CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BÁO CÁO TÓM TẮT SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
NĂM HỌC 2016 - 2017
Mã số

12

I. Sơ lược bản thân
Họ và tên: Nguyễn Thị Đào Năm sinh: 1990
Nhiệm vụ được phân công: Văn thư-thủ quỹ
Đơn vị: Trường THCS Tân Mỹ
Tên sáng kiến kinh nghiệm: “Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt
động lưu trữ học bạ học sinh nghỉ học”.
II. Nội dung
1. Khó khăn khi thực hiện nhiệm vụ được phân công
1.1. Khó khăn
Công tác văn thư lưu trữ chiếm một vị trí và vai trò quan trọng trong
hoạt nhà trường. Tuy nhiên hiện nay, công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa
phát huy được hết những vai trò và ý nghĩa vốn có của nó. Trong khi nhiều
cơ quan, đơn vị trường học làm rất tốt thì vẫn còn một số cơ quan, đơn vị
gặp nhiều khó khăn trong việc triển khai thực hiện các nội dung liên quan
đến công tác văn thư, lưu trữ cụ thể là bảo quản và lưu trữ học bạ học sinh
nghỉ học.
Trường THCS Tân Mỹ là ngôi trường có tiền thân lâu đời từ trường
phổ thông cấp II,II Lấp Vò 2, sau được tách ra và di dời địa điểm mới thành
lập nên trường THCS Tân Mỹ. Từ đố đến nay trãi qua thời gian khá dài nên
số lượng hồ sơ học bạ của học sinh nghỉ-bỏ học được lưu trữ rất nhiều. Và
việc di chuyển hồ sơ về đị điểm mới gặp nhiều khó khăn trong việc sắp xếp
hồ sơ học bạ và hơn nửa do trường thành lập rất lâu nên số lượng học bạ cũ
có nguy cơ hỏng rất nhiều.

Công việc quản lý và lưu trữ học bạ trong những năm gần tương đối
đễ dàng vì học bạ đuọc sắp xếp theo từng lớp, từng khối, của từng năm học.
Riêng học bạ của các học sinh đã nghỉ-bỏ học được lưu trữ qua nhiều năm
có thể trên 20 năm mà phụ huynh liên lạc đến rút hồ sơ. Vì vậy việc quản lý
hồ sơ gặp nhiều khó khăn và mất nhiều thời gian đi lại của phụ huynh vì
phải hẹn một vài ngày để tìm hồ sơ nhiều khi đã thất lạc không thể tìm
được.

Nhân viên Văn thư: Nguyễn Thị Đào – THCS Tân Mỹ – Lấp Vò

11


1.2. Nguyên nhân
Ở đơn vị vẫn gặp rất nhiều khó khăn trong việc thu thập, sắp xếp, bảo
quản, lưu trữ học bạ học sinh.
Do học sinh nghỉ học nhiều nhiều năm về trước không rút học bạ về
nhà tồn động quá nhiều, công tác bàn giao học bạ từ giáo viên chủ nhiệm
sang văn thư còn chậm, không theo thời gian học sinh nghỉ học. Và học
sinh nghỉ học có nhu cầu rút học bạ khá ít.
Do cơ sở vật chất nhà trường còn hạn chế như tủ đựng hồ sơ cũ, nhỏ
không thể lưu trữ hết học bạ của nhiều năm trước.
Do công tác văn thư chưa dược học và tập huấn. Đặc biệt ứng dụng
công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ học bạ còn hạn chế. Chủ yếu lưu
trữ qua sổ tay là chính.
2. Các biện pháp đã thực hiện
2.1 Thực hiện quy trình quản lý học bạ trước khi sử dụng công
nghệ thông tin:
Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc hết
sức quan trọng. Để quản lý tốt học bạ nhân viên văn thư nhất thiết phải

làm:
- Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng kẹp đựng theo từng
lớp, bỏ vào một tủ riêng để lưu giữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp, khối, năm
học, số lượng và có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện trong việc tra cứu
thông tin.
Khi quản lý hồ sơ học sinh nhân viên văn thư cần mở các loại sổ
quản lý như:
+ Sổ bàn giao học bạ học sinh nghỉ-bỏ học để giáo viên chủ nhiệm
ghi rõ khi bàn giao: số học bạ bàn giao, tên học sinh, ngày tháng năm
sinh,
lớp,
năm
học.
+ Sổ rút học bạ: cho học sinh hoặc phụ huynh đến rút ký tên xác
nhận đã rút học bạ.
Khi học sinh hoặc phụ huỳnh có nhu cầu rút học bạ, người làm công
tác văn thư rất vất vả trong việc tìm thông tin vì mọi thứ đều lưu vào

Nhân viên Văn thư: Nguyễn Thị Đào – THCS Tân Mỹ – Lấp Vò

12


sổ tay, phải tìm thông tin rất mất thời gian, sau khi tìm được thông
tin học sinh chính xác phải vào tủ lục hồ sơ học bạ, đôi khi có sự
nhầm tên càng gây khó khăn hơn trong công tác tìm rút học bạ cho
học sinh. Chưa kể đến những hồ sơ đã khá lâu, có khi tìm không thấy
phải hẹn lại phụ huynh vào ngày khác vào lấy. Như vậy tốn rất nhiều
thời gian, công sức của văn thư và của cả học sinh-phụ huynh.
2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào bảo quản và lưu trữ học bạ học

sinh nghỉ học:
Việc quản lý và lưu trữ học bạ của học sinh đã nghỉ- bỏ học là một
công việc tôi trân trở rất nhiều, vì thế tôi ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác bảo quản và lưu trữ học bạ học sinh nghỉ - bỏ học.
Hàng năm số lượng học bạ học sinh nghỉ học được giáo viên chủ
nhiệm chuyển sang văn thư khá nhiều. Việc bảo quản lưu trữ học bạ hết sức
quan trọng, không để học bạ bị thất lạc, bị mói mọt, không hồ sơ bên trong
học bạ. Do đó văn thư phải sắp xếp và phân loại học bạ cho ngăn nắp, theo
khối, theo từng năm học cụ thể để việc tìm kiếm cho dễ dàng.
Trước khi ứng dụng công nghệ thì việc tìm kiếm học bạ bằng thủ
công khá vất vả. Khí ứng dụng công nghệ vào công tác lưu trữ thì việc tìm
kiếm dễ dàng và nhanh chóng hơn. Cụ thể tôi mở sổ quản lý học bạ trên
máy bằng Microsoft Office Excel, lập danh sách học sinh bỏ học theo từng
khối, năm học như sau:
HỌC BẠ HỌC SINH BỎ HỌC KHỐI LỚP 8
Năm học

STT
1
2
2014-2015
3
4

Họ và tên học sinh
Nguyễn Thị Hiền
Lê Thị Anh Thy
Đinh Công Cộng
Nguyễn Thị Kim
Chi


Ngày sinh
27/05/1905
09/11/1977
30/05/1905

Ghi chú
Nghỉ đầu năm
Nghỉ HK1

1975

Khi học sinh hoặc phụ huynh cần rút học bạ thì chì cần tôi mở trang lưu trữ
ra và nhấn vào lệnh Edit trên thanh công cụ
Chọn Find and Replace
Nhập họ và tên học sinh cần
tìm mà ta đã lưu trước đó và nhấn Enter sẽ cho ra kết quả học bạ cần tìm.
Lưu học bạ vào máy tính được nhiều lợi ích:
+ Khi ta tra nhập vào bảng lưu nếu thật sự em đó nghỉ vào năm đó sẽ
hiện lên mọi thông tin đầy đủ để ta biết được thông tin học sinh hoặc phụ

Nhân viên Văn thư: Nguyễn Thị Đào – THCS Tân Mỹ – Lấp Vò

13


huynh cung cấp chính xác hay không để ta tìm rút học bạ nhanh chóng,
không bị nhầm.
+ Khi tạo bảng lưu đã nhập đầu đủ thông tin, vị trí lưu ở hồ sơ nào
chỉ cần lục ngay hồ sơ đó là tìm gặp học bạ cần tìm một cách nhanh nhất,

và chính xác nhất.
+ Không mất nhiều thời gian cho cả người làm văn thư và cho học
sinh-phụ huynh.
* Với những thực tế vừa nêu trên và qua thời gian công tác văn thư
tôi nhận thấy. Để làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư, văn phòng đòi hỏi
người làm công tác này cần phải có tinh thần, trách nhiệm cao. Người làm
công tác này phải luôn năng động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công
tác văn thư hành chính nhằm giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan
nhà trường được nhanh chóng, chính xác, góp phần tiết kiệm được công
sức, thời gian, cho người làm công tác văn thư và cho cả học sinh hoặc phụ
huynh thì như thế công tác văn thư sẽ kgông còn gập nhiều khó khăn.
3. Hiệu quả
Qua thời gian áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động lưu trữ học
bạ học sinh nghỉ học nhận thấy đạt được hiệu quả như sau:
Hồ sơ, sổ sách học bạ lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện
thuận lợi trong công việc tìm kiếm được nhanh chóng, chính xác, khoa học
và mang lại hiệu quả cao hơn, công tác tìm kiếm học bạ tốn ít thời gian
hơn.
Trong công việc hàng ngày bản thân hình thành được thói quen ngăn
nắp, tỉ mĩ trong công việc, xử lí công việc trôi chảy hơn để công việc đạt
hiệu quả cao.
Tạo uy tín, sự tín nhiệm của học sinh- phụ huynh đối với nhà trường.
4. Khả năng vận dụng
Không chỉ áp dụng cho việc bảo quản và lưu trữ học bạ mà cho cả
việc lưu trữ văn bản đi- đến của văn thư mà cho giáo viên có nhu cầu quản
lý hồ sơ học sinh của mình theo từng năm cụ thể.

Nhân viên Văn thư: Nguyễn Thị Đào – THCS Tân Mỹ – Lấp Vò

14



Từ khi kinh nghiệm trên được vận dụng cho nhà trường đến nay có rất
nhiều trường và anh em đồng nghiệp tham khảo học hỏi để rút kinh
nghiệm, một mặt tôi giới thiệu quang cảnh trường lớp, các phòng ban, một
mặt tôi đưa ra những kinh nghiệm trong công tác văn thư. Muốn có công
việc đạt hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên bản thân của mỗi cán
bộ văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trao dồi kinh
nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế ở mỗi nơi. Biến cái
khó thành cái dễ, thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào cũng trôi
chảy và đạt hiệu quả cao. Công tác văn thư, văn phòng là bộ mặt của cơ
quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác này phải nhạy bén, phương
pháp làm việc khoa học, nhanh chóng, chính xác và phải trực tiếp xử lý
từng công việc một với thái độ hoà nhã, ân cần siêng năng. Phải thực sự
yêu công việc, xem việc mình làm là tạo điều kiện để cơ quan hoàn thành
nhiệm vụ.
* Kết luận chung
Trên đây là sáng kiến kinh nghiệm của tôi trong quá trình thực hiện
công tác văn thư của mình về việc “Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt
động lưu trữ học bạ học sinh nghỉ - bỏ học”. mà bản thân tôi đã nghiên cứu,
đúc kết trong công tác Văn thư. Rất mong được sự đóng góp ý kiến.
..........................., ngày ..... tháng ..........năm 2017
Xác nhận của Thủ trưởng đơn vị
Người viết

Nhân viên Văn thư: Nguyễn Thị Đào – THCS Tân Mỹ – Lấp Vò

15