Lớp GaMBA01.X0310

Kế toán quản trị

BÀI KIỂM TRA HẾT MÔN
MÔN: KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
Học viên: Phạm Kiều Vân
Lớp: GaMBA01.X0310
Chi phí quản lý: Vùng đất màu mỡ cho sự gian lận
Đặc biệt ở các công ty nhỏ, người kiểm soát có thể là người duy nhất hiểu các
khái niệm các chênh lệch chi phí quản lý và chi phí quản lý dưới và trên mức ấn định
này. Hơn nữa người giám sát ở các công ty nhỏ có thể vừa có quyền chi tiền vừa có
quyền tính toán chung. Bởi vì công ty nhỏ thường không thuê các kiểm toán viên bên
ngoài, các điều kiện này tạo ra môi trường lý tưởng cho sự gian lận.
Trường hợp trong một công ty sản xuất nhỏ với 100 nhân viên và $30 triệu doanh
thu bán hàng năm. Người kiểm soát biển thủ gần $1 triệu của công ty trong hơn 3 năm
bằng cách tự viết hoá đơn cho anh ta. Nhà tư vấn đã phát hiện ra sự gian trá mà người
kiểm soát đã che đậy bằng các chênh lệch chi phí quản lý cao bất bình thường và ghi
nhận các chi phí giả định trong các tài khoản chi phí quản lý để bù lại khoản tiền gian
lận mà anh ta đã rút ra. Sau khi sự việc được phơi bày, công ty thực hiện nhiều sự kiểm
soát khác nhau để giảm rủi ro cho các vấn đề trong tương lai. Các sự kiểm soát này bao
gồm việc thuê một kiểm toán viên nội bộ và yêu cầu được xem xét các chênh lệch của
chi phí quản lý định kỳ để phát hiện và giải thích những chênh lệch lớn.
Nguồn: Jonh B.MacAthur, Bobby E.Waldrup, và Gary R.Fane, “cảnh giác: Gian lận chi
phí quản lý”, Tài chính chhiến lược, tháng 10/2004, trang 28-32.

1.

Vì sao chi phí quản lý là “vùng đất màu mỡ cho sự gian lận”?
Bất cứ một tổ chức, đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh nào cũng cần được

quản lý thật tốt chi phí. Cho dù tổ chức, đơn vị sản xuất kinh doanh có hoạt động tốt đến
đâu mà quản lý lỏng lẻo chi phí sẽ làm giảm hiệu quả hoạt động của chính đơn vị đó.


Lớp GaMBA01.X0310

Kế toán quản trị

Chúng ta sẽ nghiên cứu vấn đề quản lý chi phí trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
như đầu bài đã đưa ra. Trên thế giới cũng như tại Việt Nam hiện nay, tình trạng các
doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa thực sự chú trọng công tác ghi chép sổ cách và vấn đề
kiểm soát số liệu kinh doanh một cách chuyên nghiệp. Thường thì các doanh nghiệp này
bố trí bộ máy kế toán rất gọn nhẹ và đôi khi dùng cả người thân trong giá đình làm công
tác kế toán, họ quan niệm để dễ quản lý và tiết kiệm chi phí hoạt động.
Tuy nhiên thực tế diễn ra lại khác, công tác ghi chép của kế toán đòi hỏi phải có
trình độ chuyên môn và người trực tiếp theo dõi chi phí ngoài yếu tố kỹ năng còn đòi
hỏi phải phẩm chất nghề nghiệp tốt, không gian lận để vụ lợi cá nhân.
Kế toán quản trị đòi hỏi phải tuân thủ rất chặt chẽ các quy tắc ghi chép và phản
ánh của kế toán. Cụ thể trong một doanh nghiệp sản xuất cũng như hoạt động thương
mại đòi hỏi phải phân biệt và bóc tách được rất rõ ràng các loại chi phí, nhóm chi phí.
Nhưng cho dù là doanh nghiệp sản xuất hay thương mại cũng cần chi rõ đâu là chi phí
sản phẩm, hàng hoá và đâu là chi phí thời kỳ.
Chi phí sản phẩm là các chi phí trực tiếp tạo ra sản phẩm và các chi phí chung
phân bổ cho sản phẩm đó trong quá trình sản xuất kkinh doanh (đôi khi nó cònnằm lại
trong trường hợp có sản phẩm tồn kho chưa tiêu thụ được).
Chi phí thời kỳ bao gồm các chi phí cho một kỳ kế toán, các chi phí này được
hạch toán đầy đủ trong kỳ kế toán và được xác định kết quả kinh doanh cho kỳ đó.
Muốn làm rõ hơn cho vấn đề chi phí quản lý trong doanh nghiệp, ta sẽ nghiên
cứu đặc thù này trong doanh nghiệp sản xuất.
Bất cứ một tổ chức, doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh nào hàng năm đều

phải lập kế hoạch ngân quỹ, ở Việt Nam thường là lập Kế hoạch sản xuất kinh doanh,
trong đó bao gồm cả kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm và kế hoạch tài chính. Trong
đó các kế hoạch chi phí được đặc biệt chú trọng vì nó ảnh hưởng rất lớn đến kế hoạch
lợi nhuận, đế sản xuất và kinh doanh sản phẩm, các nhà quản trị thường chú trọng đến
giá thành của sản phẩm (giá thành sản xuất) mà đôi khi coi nhẹ phần chi phí quản lý của
doanh nghiệp; có lẽ đó sẽ là một sai lầm rất lớn.
Vì kế hoạch sản xuất và giá thành sản phẩm hầu hết đã có các định mức kinh tê
kỹ thuật, bao gồm cả định mức cho nguyên vật liệu trực tiếp, định mức cho các chi phí


Lớp GaMBA01.X0310

Kế toán quản trị

chung phân bổ (theo các tiêu chí mà doanh nghiệp tự lựa chọn) để cấu thành lên giá
thành của sản phẩm.
Tuy nhiên từ khâu sản xuất ra sản phẩm cho đến khi đến được tay người tiêu
dùng (khách hàng) còn là một quãng đường rất dài đòi hỏi các nhà quản trị cần quan
tâm. Các chi phí như : chi phí bán hàng, chi phí tài chính (lãi vay) và chi phí quản lý là
rất lớn; nhóm các chi phí này không những rất lớn mà nó còn ảnh hưởng trực tiếp đến
kết quả hoạt động từng thời kỳ của doanh nghiệp, và thêm nữa nó rất khó kiểm soát.
Các chi phí thuộc nhóm này thường không được phân bổ cho sản phẩm sản xuất, hoặc
sản phẩm bán ra mà nó được hoạch toán toàn bộ vào chi phí phát sinh trong kỳ. Vì thế
nó không có điểm so sánh và rất khó soát xét cho từng khoản mục, chỉ đến khi chi tiêu
xong rồi mới nhận ra rằng nó quá nhiều hay quá ít.
Như vậy nếu các khoản chi phí thuộc nhóm chi phí thời kỳ, mà đặc biệt là chi phí
quản lý cần phải được các chuyên gia, các tổ chức (có thể là kiểm toán viên nội bộ hoặc
thuê kiểm toán độc lập) kiểm ttra kiểm soát định kỳ dựa trên các quy chế hoạt động của
tổ chức, doanh nghiệp đó và các chứng từ cụ thể theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh..
Từ các phân tích như trên ta thấy được rằng chi phí quản lý chính là mảnh đất

màu mỡ cho sự gian lận.
2. Theo bài đọc, các doanh nghiệp làm thế nào để kiểm soát được chi phí quản lý?
Câu hỏi đặt ra: Các doanh nghiệp làm thế nào để kiểm soát được chi phí? Đây là
một câu hỏi rất lớn, tuy nhiên theo bài đọc đã nói sau khi phát hiện ra sự gian trá, công
ty đã thực hiện nhiều sự kiểm soát khác nhau để giảm rủi ro cho các vấn đề trong tương
lai. Các sự kiểm soát này bao gồm việc thuê một kiểm toán viên nội bộ và yêu cầu được
xem xét các chênh lệch của chi phí quản lý định kỳ để phát hiện và giải thích các chênh
lệch lớn.
Cách thức mà nhà quản lý đã làm trong bài đọc trên là rất hợp lý, tuy nhiên ta sẽ
phân tích trên thêm trên các khía cạnh khác của kế toán. Nếu kế toán của một số nước
phát triển trên thế giới, các doanh nghiệp có quyền tự lựa chọn hình thức và phương
pháp kế toán cho doanh nghiệp của mình. Vì vậy tính chất của chứng từ và ý nghĩa của
các nghiệp vụ phát sinh kinh tế có thể không giống nhau.


Lớp GaMBA01.X0310

Kế toán quản trị

Còn ở Việt Nam, chúng ta đang áp dụng chính sách chế độ kế toán tuân thủ
( trong kế toán tài chính) để tất cả các doanh nghiệp hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam
thực hiện: bao gồm cả kỳ kế toán báo cáo, chính sách pháp luật…dưới sự giám sát và
quản lý cuủa một hệ thống dày đặc các cơ quan quản lý Nhà nước. Có thể nói rằng đó
là một sự quản lý ngặt nghèo nhưng nếu nói rằng đã thực sự hạn chế được sự gian lận
chi phí trong kế toán chưa thì câu trả lời là chưa có.
Các ông chủ doanh nghiệp tại các doanh nghiệp ở Việt Nam (bao gồm cả Nhà
nước) chưa thực sự quản lý tốt các chi phí hoạt động tại doanh nghiệp của mình. Đặc
biệt sự yếu kém này nằm ngay ở chính các doanh nghiệp có vồn Nhà nước, nó bị gian
lận rất lớn bằng chính hệ thống chính sách do Nhà nước ban hành. Mới nghe có lẽ mọi
người sẽ không tin được, nhưng đó là sự thật vì bản chất xoay quan vấn đề chủ sở hữu

vốn. Những người làm công tác quản lý, soát xét trong các doanh nghiệp đó đang tranh
thủ các khe hở của pháp luận để tư hữu cá nhân và một số lợi ích nhóm.
Các chi phí quản lý của các doanh nghiệp tại Việt Nam như đã nói ở trên, thường
được bộ phận lập kế hoạch lấy dữ liệu từ các năm trước để lại, lấy tổng chi phí quản lý
chia chho doanh số, hoặc tổng chi phí thực hiện trong năm để có được một tỷ lệ (thường
là 5-7% chiếm trong tổng chi phí), dùng tỷ lệ này áp dụng chho kế hoạch tương đương
của năm sau trên cơ sở kế hoạch doanh thu hoặc kế hoach chi phí.
Rất ít có đơn vị nào lập được chi tiết kế hoạch chi phí quản lý của năm tài chính
gồm những khoản mục nào, và khi nào thì ngừng các chi phí đó nếu thiếu điều kiện cần
và đủ. Họ cứ chhi cho những nghiệp vụ phát sinh,, sau mỗi kỳ kế toán họ bão cáo rằng
chi phí quản lý kỳ này cao/thấp hơn kỳ trước và chiếm bao nhiêu trong tổng chi phí. Rõ
ràng rằng như thế thì không thể quản lý được các chi phí quản lý, nhưng hiện nay ở các
doanh nghiệp của Việt nam không có sự tham gia vốn của Nhà nước (hoặc có tham gia
thì chỉ là tỷ lệ nhỏ) thì vấn đề này đã được cải thiện.
Từ các phân tích ở trên, có thể kết luận: Để kiểm soát được chi phí quản lý các
doanh nghiệp cần:
- Xây dựng được kế hoạch ngân quỹ hoạt động hàng năm, càng chi tiết được các
khoản chi phí càng tốt;
- Xây dựng và tuân thủ chặt chẽ các quy chhế hoạt động của doanh nghiệp;
- Có bộ máy kiểm toán nội bộ tại doanh nghiệp; định kỳ đánh giá nội bộ;


Lớp GaMBA01.X0310

Kế toán quản trị

- Sau mỗi kỳ kế toán (quý/năm) nên thuê các đơn vị kiểm toán độc lập có uy tín
thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính.
- Xây dựng các quy chế kiểm soát hoạt động và giám sát chéo giữa các bộ phận,
có các chính sách khích lệ người lao động;

- Xây dựng văn hoá doanh nghiệp tại sự hợp tác chặt chẽ mọi người trong doanh
nghiệp với nhau; khơi dậy sự trung thực trong công việc của mỗi nhân viên trong công
ty.
3. Liên hệ với thực tế tại đơn vị đang công tác.
Thực tế tại đơn vị đang công tác:
Công ty TNHH 1 thành viên Vân Trang.
Lĩnh vực hoạt động: Xây dựng các công trình xây dựng cơ bản.
Trụ sở: Tổ 1, đường Quang Trung, TP. Hà Giang.
Ban lãnh đạo và bộ máy kế toán của công ty, ngoài việc thực hiện đầy đủ các
chính sách về kế toán, quản lý tài chính của Nhà nước ban hành, tất cả luôn tuân thủ các
quy chế tài chính của Tổng công ty và của chính công ty thật tốt. Trong kế hoạch sản
xuất kinh doanh hàng năm , phần kế hoạch chi phí đã lần lượt chỉ ra được cơ bản các
khoản chi phí và mức độ của nó trong niên độ kế toán.
Định kỳ hàng tháng Kế toán trưởng và Giám đốc chủ động rà soát các khoản chi
phí quản lý đã thực hiện, so sánh với kế hoạch, với thực tế phát sinh của tổng chi phí và
doanh thu và sẽ có sự điều chỉnh và kỳ kế tiếp nếu thấy cần thiết. Tìm tòi các phương án
cắt giảm chi phí quản lý để tăng một phần lợi nhuận, vì chi phí quản lý là chi phí thời kỳ
nó ảnh hưởng trực tiếp kết quả hoạt động kinh doanh của kỳ đó.
Báo cáo tài chính hàng kỳ (theo quý) sẽ được Ban tài chính của Tổng công ty
phân tích và cảnh báo các rủi ro, đồng thời cũng được kiểm toán độc lập thực hiện, vì
thế nếu có sai xót sẽ được phát hiện kịp thời và có phương án khắc phục.
Kết luận:
Một kinh nghiệm dành cho các nhà quản trị: hãy phân biệt được rõ ràng các
nhóm, loại chi phí và tìm ra các phương cách khác nhau để quản lý chúng, đặc biệt là
kiểm soát thật tốt các chi phí quản lý.


Lớp GaMBA01.X0310

Kế toán quản trị