BÀI TẬP CÁ NHÂN
MÔN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

HỌ VÀ TÊN HỌC VIÊN: VŨ VĂN KHIÊM
LỚP: GAMBA01.X0310

HÀ NỘI, THÁNG 10 N¡M 2010


ĐỀ BÀI: Sau khi xem xét các bài đọc, học viên chọn bài “ Chi phí quản lý:
vùng đất màu mỡ cho sự gian lận” với những câu hỏi như sau:
1. Vì sao chi phí quản lý là “ vùng đất màu mỡ cho sự gian lận”?
2. Theo bài học, các doanh nghiệp làm thế nào để kiểm soát được chi phí
quản lý.
3. Liên hệ thực tế tại đơn vị các anh chị đang công tác.
BÀI LÀM
1. Vì sao chi phí quản lý là “vùng đât màu mỡ cho sự gian lận”
* Khái niệm về chi phí quản lý: Là các chi phát sinh có liên quan đến hoạt động
quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và quản lý điều hành chung của toàn doanh
nghiệp. Chi phí quản lý bao gồm các khoản sau:
- Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp: Gồm các khoản tiền lương và các
khoản phụ cấp, ăn giữa ca phải trả cho lãnh đạo, cán bộ nhân viên các phòng ban và
các khoản trích bảo hiểm xã hội, y tế, kinh phí công đoàn.
- Chi phí vật liệu phục vụ cho quản lý doanh nghiệp.
- Chi phí dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho bộ phận quản lý doanh nghiệp.
- Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ chung cho toàn doanh nghiệp như nhà văn
phòng vật kiến trúc, phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn, thiết bị văn phòng…
- Thuế, phí, lệ phí và các khoản phí khác.
- Chi phí dự phòng.
Trong thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh, chi phí quản lý thường chiếm tỷ
trọng tương đối lớn trong các doanh nghiệp. Trong chi phí quản lý có thể tạo ra rất

nhiều chi phí riêng biệt khác, bao gồm mọi thứ như trà, nước cho khách hàng chờ đợi,
chi lương cho các nhà quản lý... Chi phí quản lý này rất khó kiểm soát so với chi phí
lao động và chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Kiểm soát chi phí quản lý ngày càng
phức tạp hơn bởi vì chi phí quản lý thường không cố định mà nó tùy thuộc vào quy mô
hoạt động để xây dựng định mức cho chi phí quản lý.
Thực tế tại các doang nghiệp vừa và nhỏ tại Việt nam chưa thực sự chú trọng,
quan tâm vấn đề ghi chép sổ sách và kiểm soát số liệu kế toán một cách chuyên
nghiệp. Thường thì các doanh nghịêp này bố trí bộ máy rất gọn nhẹ thậm chí là làm


kiêm nhiệm thêm nhiều việc khác nữa, vì họ nghĩ như thế đển gọn nhẹ bộ máy hoạt
động tiết kiệm chi phí.
Trên thực tế bất cứ một doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh nào hàng năm
cũng lập kế hoạch cho sản xuất kinh doanh, trong đó bao gồm cả kế hoạch sản xuất,
tiêu thụ sản phẩm và kế hoạch tài chính. Để sản xuất và kinh doanh sản phẩm, các nhà
quản lý thường chú trọng đến giá thành của sản phẩm mà không quan tâm nhiều đến
chi phí quản lý của doanh nghiệp, sẽ là một sai lầm rất lớn đối với một nhà quản lý
nếu họ thực sự không quan tấm đến chi phí này. Để tính toán lên giá thành sản phẩm
các doanh nghiệp sản xuất đã tính toán được đơn giá nhân công trực tiếp, nguyên vật
liệu trực tiếp, chi phí bán hàng, chi phí lãi vay và một khoản rất quan trọng đó là chi
phí quản lý là rất lớn. Nhóm các chi phí này là rất lớn nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến
kết quả hoạt động của doanh nghiệp, và đặc biệt nó rất khó kiểm soát. Các chi phí
thuộc nhóm này thường không được phân bổ cho sản phẩm sản xuất, hoặc sản phẩm
bán ra mà nó được hoạch toán toàn bộ vào chi phí phát sinh trong kỳ. Vì vậy nó không
có điểm so sánh và rất khó soát xét cho từng khoản mục, chỉ đến khi chi tiêu xong rồi
mới nhận ra rằng nó quá nhiều hay quá ít.
Từ các phân tích như trên ta thấy được rằng chi phí quản lý chính là mảnh đất
màu mỡ cho sự gian lận, trong thực tế các vụ án về tham nhũng, gây thất thoát lãng
phí tiền của Nhà nước trong thời gian qua đều xuất phát từ việc quản lý lỏng lẻo các
khoản chi phí trong đó có chi phí quản lý.

2. Theo bài học, các doanh nghiệp làm thế nào để kiểm soát được chi phí quản
lý.
Kiểm soát chi phí là hoạt động thiết yếu cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Hiểu
được các loại chi phí, các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, chúng ta có thể kiểm soát
được chi phí, từ đó có thể tiết kiệm chi phí, vấn đề chi tiêu sẽ hiệu quả hơn, và sau
cùng là tăng lợi nhuận hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp là một tổ chức kinh
doanh. Khác với các tổ chức không vì lợi nhuận như cơ quan Nhà nước, các tổ chức
xã hội, tôn giáo. Doanh nghiệp được thành lập với mục đích thu được lợi nhuận.
Đối với nhà quản lý thì các chi phí là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì lợi nhuận


thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí đã chi ra. Do đó,
kiểm soát chi phí là vấn đề quan trọng và mang tính sống còn đối với doanh nghiệp.
Quản lý chi phí là việc tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về việc sử
dụng các nguồn vốn và chi phí, từ đó đưa ra những quyết định về các chi phí ngắn hạn
cũng như dài hạn của doanh nghiệp. Kiểm soát chi phí là một hoạt động quan trọng
của quản lý chi phí. Đối với nhà quản lý, để kiểm soát được chi phí phát sinh hàng
ngày, điều quan trọng là phải nhận diện ra các loại chi phí, đặc biệt là nhà quản lý nên
nhận dạng những chi phí kiểm soát được để đề ra biện pháp kiểm soát chi phí thích
hợp và nên bỏ qua những chi phí không thuộc phạm vi kiểm soát của mình nếu không
việc kiểm soát sẽ không mang lại hiệu quả so với công sức, thời gian bỏ ra.
Chi phí cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn có những biến động
nhất định trong từng thời kỳ. Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản
lý chi phí là xem xét, lựa chọn cơ cấu chi phí sao cho tiết kiệm, hiệu quả nhất.
Sau đây là một số giải pháp để các doanh nghiệp kiểm soát được chi phí nhằm
nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
2.1. Xây dựng định mức chi phí tiêu hao và hoạch định chi phí: Định mức chi
phí là khoản chi được định trước bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng
trường hợp hay từng điều kiện làm việc cụ thể. Định mức chi phí không những chỉ ra
được các khoản chi dự kiến mà còn xác định nên chi trong trường hợp nào.Tuy nhiên,

trong thực tế chi phí luôn thay đổi vì vậy các định mức cần phải được xem xét lại
thường xuyên để đảm bảo tính hợp lý của chúng. Để công tác định mức chi tiêu được
tốt chúng ta cần nhiều kênh thông tin khác nhau, cụ thể như sau:
Tiêu chuẩn kỹ thuật (kỹ thuật cung cấp); Chi phí thực tế nhiều kỳ (kế toán cung
cấp); Dự toán chi phí (kế toán cung cấp).
2.2. Phân tích biến động chi phí thực tế so với định mức: Chi phí phát sinh thực
tế có thể cao hơn hoặc thấp hơn so với định mức ban đầu, điều này tạo nên sự biến
động chi phí so với định mức. Biến động có thể là bất lợi khi chi phí thực tế cao hơn
chi phí định mức hoặc có lợi khi chi phí thực tế thấp hơn chi phí định mức. Mục đích
phân tích biến động các khoản mục chi phí nhằm đánh giá chung mức chênh lệch giữa
thực tế so với định mức để làm rõ mức tiết kiệm hay vượt chi của từng khoản mục chi


phí phát sinh.
2.3. Kiểm soát chi phí thông qua các trung tâm quản lý chi phí: Việc phân chia
chi phí ra thành nhiều trung tâm quản lý chi phí sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác
thu thập thông tin về chi phí dễ dàng hơn, qua đó cung cấp thông tin về chi phí phát
sinh ở nhiều bộ phận khác nhau của doanh nghiệp. Hơn nữa, người quản lý của một
trung tâm chi phí nào đó có thể được cấp khoản ngân sách và thông qua đó giúp họ có
thể kiểm soát được chi phí. Quan niệm các trung tâm quản lý chi phí ở đây không có
nghĩa là tập hợp toàn bộ các bộ phận hoặc các phòng ban trong doanh nghiệp làm
trung tâm quản lý chi phí. Chỉ bộ phận nào mà nhà quản lý muốn tính và kiểm soát chi
phí hoạt động của nó thì chúng ta mới nên thành lập trung tâm quản lý chi phí.
Để có thể kiểm soát chi phí thông qua các trung tâm chi phí, doanh nghiệp cần
xây dựng hệ thống mã số chi phí với hai loại mã chi phí sau:
+ Một mã đặc biệt cho mỗi trung tâm quản lý chi phí dùng để xác định bất kỳ
khoản chi phí nào phát sinh trong trung tâm đó.
+ Một mã đặc biệt cho mỗi loại chi phí hay nhóm các chi phí dù cho chúng phát
sinh bất kỳ nơi nào trong doanh nghiệp.
Bằng cách kết hợp mã số của các trung tâm quản lý chi phí và mã số của từng

loại chi phí sẽ giúp doanh nghiệp có thể xác định đã chi hết bao nhiêu cho một khoản
mục chi phí cụ thể nào đó tại một trung tâm chi phí bất kỳ và cứ như vậy có thể quản
lý được chi phí trong toàn doanh nghiệp.
2.4. Biện pháp giảm chi phí:
Để năng cao hiệu quả chi tiêu trong doanh nghiệp, nhà quản lý phải đưa ra
được các biện pháp làm giảm chi phí. Bất kỳ doanh nghiệp nào khi hoạt động đều phát
sinh chi phí, đối với nhà quản lý thì vấn đề kiểm soát được các chi phí là mối quan tâm
hàng đầu, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những
chi phí đã chi ra. Kiểm soát được chi phí sẽ nâng cao hiệu quả chi tiêu, từ đó sẽ làm


tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.
3. Liên hệ thực tế tại đơn vị các anh chị đang công tác:
Dù cung cấp những sản phẩm hay dịch vụ khác nhau, song hoạt động chủ yếu
của các doanhn nghiệp nói chung và của ngân hàng nói riêng, việc kiểm soát chi phí là
một hoạt động rất quan trọng của các doanh nghiệp. Do đặc thù kinh doanh của ngân
hàng khác với các doanh nghiệp sản xuất hay các doanh nghiệp thương mại, nên chi
phí của hoạt động kinh doanh ngân hàng cũng khác với các doanh nghiệp. Để kiểm
soát và quản lý được các chi phí trong quá trình hoạt động kinh doanh nhằm đảm bảo
tính khách quan, hiệu quả và tiết kiệm của Chi nhánh Ngân hàng Đầu tư và Phát triển
Thanh Xuân, Chi nhánh đã ban hành quy định về mua sắm tài sản, hàng hóa dịch vụ
và chi tiêu nội bộ cụ thể như sau:
- Về hình thức mua sắm tài sản Chi nhánh đã chia thành 4 hình thức đó là: Chỉ
định thầu; Mua sắn trực tiếp; Mua sắm theo hình thức chào hàng cạnh tranh
và Mua sắm theo hình thức tự thực hiện.
Để thực hiện việc mua sắm tài sản, Chi nhánh cũng đã quy định cụ thể về
trình tự mua sắm như đối với những tài sản nào thì phải qua tổ mua sắm và
những tài sản nào không phải qua tổ mua sắm.
- Quy định về chi phí vận chuyển, áp tải tiền, ngoại tệ, vàng bạc kim khí đá
quý và chứng từ có giá.

- Chi tiểu hủy ấn chỉ quan trọng
- Chi lương, làm thêm giờ
- Chi bồi dưỡng độc hại bằng hiện vật
- Chi về tài sản
- Chi mua vật liệu, giấy tờ in, văn phòng phẩm
- Chi công tác phí trong nước
- Chi điện thoại, cước phí bưu điện phục vụ giao dịch kinh doanh
- Chi phí tiếp khách
- Chi xăng dầu
- Chi mua tài liệu sách báo
- Chi điện nước, y tế, vệ sinh cơ quan


Trong các khoản chi phí trên mà đơn vị chúng tôi hiện đang thực hiện để phục
vụ kinh doanh thì có các khoản chi phí cố định theo định mức quy định của Bộ Tài
chính như chi phí tài sản, mua sắm tài sản, chi lương, làm thêm giờ… còn lại các
khoản chi phí khác dựa trên quy mô hoạt động của từng Chi nhánh mà hàng năm Ngân
hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam giao khoán định mức chi tiêu cụ thể cho các Chi
nhánh. Trên cơ sở định mức chi phí được giao, để kiểm soát và quản lý được chi phí
trong quá trình hoạt động nhằm đảm bảo tính minh mạch khách quan, tiết kiệm được
chi phí, Chi nhánh cũng đã có những quy định, định mức cụ thể về các khoản chi phí
để giao khoán cho các đơn vị trong Chi nhánh thực hiện, giám sát việc thực hiện các
khoản chi phí này, Chi nhánh đã giao cho Phòng Tài chính Kế toán đầu mối phối hợp
với Tổ mua sắm, Phòng Tổ chức Hành chính thường xuyên kiểm tra, kiểm soát các
đơn vị thực hiện để đảm bảo không gây ra lãng phí trong quản lý chi phí nhằm nâng
cao hiệu quả hoạt động của Chi nhánh.