BÀI TẬP CÁ NHÂN
KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

Họ và tên: Vi Hoàng Hưng
Lớp:

GaMBA01.N05

Đề tài:
“Tại sao kế hoạch Ngân sách (ngân quỹ) lại không tốt cho doanh
nghiệp”.
Các yêu cầu liên quan đến bài đọc như sau:
1. Mục tiêu của kế hoạch ngân quỹ trong doanh nghiệp là gì?
2. Điều gì khiến cho việc lập kế hoạch ngân quỹ không còn đúng với mục tiêu
ban đầu của nó? Và khi đó kế hoạch ngân quỹ trở thành cái gì?
3. Theo bài đọc trên thực tế mối quân hệ giữa kế hoạch ngân quỹ với thực hiện
mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp như thế nào? Nguyên nhân là gì?
4. Các công ty Xerox, Emerson và 3M đã tổ chức hoạt động và hệ thống đánh
giá thế nào để tránh “cuộc chiến nội bộ” giữa các bộ phận trong cùng tổ
chức? Sự khác biệt giữa cách làm của các công ty đó là gì?
5. Liên hệ với thực tế tại đơn vị anh chị đang công tác.
Bài làm:
Mục tiêu của Doanh nghiệp xây dựng kế hoạch để đạt được mức lợi nhuận
theo kế hoạch của họ và một quá trình được gọi là lập kế hoạch lợi nhuận. Kế
hoạch lợi nhuận được thực hiện thông qua việc lập một số dự toán liên quan đến
kế hoạch kinh doanh được gọi là Dự toán chủ đạo. Dự toán chủ đạo là một công
cụ quản lý cần thiết để truyền đạt các kế hoạch của ban quản lý vào tổ chức, phân
bổ nguồn lực và kết hợp các hoạt động.
Dự toán chủ đạo đề cập tới các dự toán quan trọng của doanh nghiệp gồm
những mục tiêu cụ thể về bán hàng, sản xuất, và các hoạt động tài chính. Dự toán
chủ đạo - tích luỹ từ bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh dự toán và một

bảng cân đối kế toán dự toán - chính thức chi tiền theo các dự toán tài chính của
các kế hoạch quản lý trong tương lai và hỗ trợ quản lý các chi phí thực tế liên quan
đến các kế hoạch đấy.
Dự toán thường được sử dụng cho hai mục đích riêng biệt - Lập kế hoạch
và kiểm soát. Lập kế hoạch bao gồm phát triển các mục tiêu và lập các dự toán
khác nhau cho các mục đích này. Kiểm soát bao gồm các bước được thực hiện bởi
1


ban quản lý để tăng khả năng làm việc cùng nhau cho các bộ phận trong tổ chức
để đạt được các mục tiêu được thiết lập trong giai đoạn lập kế hoạch.
Để có hiệu quả thì một hệ thống dự toán tốt phải cung cấp cả việc lập kế
hoạch cũng như kiểm soát. Một kế hoạch tốt mà không kiểm soát tốt thì sẽ lãng
phí thời gian và công sức.
Lợi ích của lập dự toán:
- Dự toán truyền đạt kế hoạch của ban quản trị trong tổ chức.
- Dự toán cho phép những người quản lý suy nghĩ và lên kế hoạch cho
tương lai. Khi không có các dự toán cần thiết thì những người quản lý phải dành
tất cả thời gian của mình để giải quyết các việc khẩn cấp hàng ngày.
- Qui trình lập dự toán cung cấp các phương tiện để phân bổ nguồn lực vào
các bộ phận của tổ chức để có thể sử dụng một cách hiệu quả nhất.
- Qui trình lập dự toán có thể phát hiện ra các “bế tắc” trước khi chúng xảy
ra.
- Dự toán liên kết các hoạt động của toàn bộ tổ chức thông qua việc tham
gia vào kế hoạch của các bộ phận khác nhau. Dự toán giúp cho mọi hoạt động
trong tổ chức đi đúng hướng.
- Dự toán xác định các mục tiêu, mục đích và được coi là tiêu chuẩn để đo
lường các hiệu quả hoạt động thực tế.
Một doanh nghiệp muốn hoạt động và kinh doanh tốt ngoài việc xây dựng
kế hoạch và lập dự toán tốt còn phải xây dựng Kế hoạch ngân sách cho phù hợp

với thực tế của doanh nhiệp vì Kế hoạch Ngân sách là một công cụ quản lý chủ
yếu giúp lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát các nguồn tài chính cho một dự án
hoặc một tổ chức. Nội dung của ngân sách là dự tính các khoản thu và chi cho một
thời kỳ nhất định của một dự án hoặc tổ chức. Kế hoạch ngân sách là cách thức để
theo dõi tiền được chi tiêu như thế nào trong tổ chức. Cụ thể hơn, kế hoạch ngân
sách là lộ trình cụ thể cho việc sử dụng tài chính trong tổ chức và liên quan chặt
chẽ tới từng cá nhân trong tổ chức đó.
Ngân sách được sử dụng với một số mục đích sau:
Giám sát các khoản thu chi trong thời hạn 1 năm (hoặc khung thời gian cụ
thể của một dự án).
Giúp xác định những điều chỉnh cần thiết đối với các chương trình và mục
tiêu.
Dự báo thu chi đối với các dự án, bao gồm thời gian và dự báo các nguồn
thu dự kiến.
2


Tạo cơ sở cho việc giải trình trách nhiệm và tính minh bạch.
Kế hoạch ngân sách cho thấy đặc trưng của quản trị tài chính; Sự chắc chắn
thể hiện trong kế hoạch, tính dự báo ... Kế hoạch ngân sách nó nói lên giới hạn tài
chính. Giới hạn tài chính là tất yếu của sự tồn tại của các kế hoạch ngân sách. Điều
này càng đúng với các công ty vừa và nhỏ không có được sự hậu thuẫn to lớn về
tài chính. Khi vấp phải giới hạn khả năng chi trả, các nhà quản trị sẽ phải quan
tâm nhiều hơn đến cách thức tiêu dùng của tổ chức.
Xây dựng kế hoạch ngân sách cũng có thể giúp chủ các doanh nghiệp đánh
giá năng lực tài chính của công ty mình, xác định những cơ hội kinh doanh mới và
những tiến bộ đạt được.
Một kế hoạch ngân sách thường bao gồm việc xác định thu nhập và các
khoản chi của công ty. Mọi công ty đều theo dõi thu nhập, chi phí và lợi nhuận,
đồng thời lên kế hoạch cho một năm hoặc thậm chí một vài năm. Điều này sẽ cho

thấy công ty mong muốn đạt được gì trong tương lai, và khi thời gian qua đi,
những mong muốn đó có thể được đem so sánh với những gì mà công ty đã đạt
được trong thực tế.
Nói tóm lại, không có doanh nghiệp nào tồn tại và phát triển tốt được nếu
không có một kế hoạch ngân sách được tính toán chi li cho từng hoạt động. Vai trò
của các kế hoạch ngân sách đối với các tổ chức rất quan trọng. Các nhà quản trị
cần phải được biết trong vòng nửa năm hoặc một năm tới doanh nghiệp của họ sẽ
như thế nào.
Đối với một doanh nghiệp nói chung kế hoạch ngân sách có vai trò hết sức
quan trọng nhưng sự tự tin thái quá vào vai trò của kế hoạch ngân sách hay tính
cầu toàn cao trong quản trị đều dẫn đến một kết quả là các kế hoạch ngân sách
được gán cho những chức năng to lớn, chúng trở thành một chiếc chìa khoá thần
kỳ. Trong lập kế hoạch ngân sách, đặc biệt khi đó là cơ sở của lương, thưởng, là
thước đo sự hiệu quả, là tiêu chí của sự phát triển hay là mục tiêu của sự phát triển
dài hạn… Cách thức tổ chức công ty dựa chủ yếu vào những báo cáo về kế hoạch
ngân sách là một sai lầm lớn.
Việc sử dụng kế hoạch ngân sách để đo lường sự hiệu quả chẳng khác nào
việc đánh giá chất lượng dựa trên số lượng. Cách làm này không cho thấy bản chất
thực sự của công việc kinh doanh bởi lẽ các kế hoạch ngân sách không đo lường
được các yếu tố về lợi nhuận, nhân sự... Thành tích về doanh số đôi khi là rất ảo,
nó không cho thấy cách thức cũng như cái giá mà công ty phải trả để đạt được
doanh số đó. Nếu các quyết định được đưa ra chỉ dựa trên những con số này sẽ
3


dẫn đến những hậu quả rất nghiêm trọng. Hơn nữa, việc sử dụng kế hoạch ngân
sách một cách thái quá sẽ cản trở sự phát triển của doanh nghiệp. Thói quen này
thường bắt nguồn từ cách thức quản trị cầu toàn. Đôi khi người ta thích kiểm soát
mọi thứ, điều đó làm họ yên tâm hơn nhưng cũng có nghĩa là nó sẽ hạn chế sự
sáng tạo và tính đột biến.

Lấy kế hoạch ngân sách là cơ sở xây dựng nền tảng của hệ thống quản trị sẽ
dẫn đến việc hình thành một môi trường cạnh tranh thiếu lành mạnh trong nội bộ
tổ chức, ảnh hưởng rất không tốt đến sự phát triển của công ty. như việc lấy kế
hoạch ngân sách được làm cơ sở của lương, thưởng: thực tế này thường hay xảy ra
với những công ty làm trong lĩnh vực phân phối sản phẩm, nơi mà vai trò của các
nhân viên bán hàng được đánh giá rất cao. Nhiệm vụ của những nhân viên này rất
rõ ràng: đạt doanh thu cao nhất có thể trong giới hạn của nguồn chi phí eo hẹp đã
được định trước. Đây cũng là cách các nhà quản trị đánh giá năng lực của từng
nhân viên bán hàng. Nhưng vấn đề là ở chỗ các đánh giá công việc kiểu này không
cho thấy sự quá trình vận hành của cả hệ thống, cách thức tổ chức công việc trong
doanh nghiệp hay những tín hiệu phản hồi từ khách hàng.
Tiêu chí đánh giá này đôi khi được áp dụng tràn lan trong tổ chức, chứ
không dựa vào thực tế phân công công việc của mỗi bộ phận. Sức ép của mục tiêu
doanh thu, giảm chi phí… trong nhiều trường hợp là vô cùng lớn. Lợi ích giữa các
bộ phận đôi khi là mâu thuẫn với nhau, điều này dẫn đến thực tế là có các cuộc
chiến ngầm trong nội bộ công ty. Đây là một vấn đề vô cùng nghiêm trọng, ảnh
hưởng trực tiếp tới sức mạnh của doanh nghiệp trên thị trường.
Nếu coi kế hoạch ngân sách là tiêu chí của sự phát triển dài hạn còn nguy
hiểm hơn. Thay vì xác định một tầm nhìn dài hạn phù hợp như xác lập vị trí, thị
phần sản phẩm, danh tiếng… thì các nhà quản trị lại tìm kiếm những con số ví dụ
như mục tiêu tăng 200% doanh thu trong vòng hai năm. Điều này giống như nỗ
lực của các nước phát triển tăng gấp đôi GDP trong vòng 10 năm mà quên đi cái
giá phải trả cho kết quả đó: khoảng cách giàu nghèo, vấn đề môi trường, phát triển
bền vững…
Một doanh nghiệp muốn đạt được mức doanh thu như mong đợi thì tất
nhiên họ phải trả giá không hề nhỏ. Việc xây dựng kế hoạch ngân sách chặt chẽ sẽ
dẫn đến chế độ hoạt động rất cầu toàn điều này trái ngược hẳn với lợi ích về tính
linh động dựa trên quy mô của các công ty vừa và nhỏ. Hầu hết những chi tiêu đều
sẽ được cho là không cần thiết do đó sẽ không tránh khỏi việc cắt giảm những sự
đầu tư cho việc phát triển thị trường, phát triển sản phẩm và chăm sóc khách hàng.

4


Trên thực tế cho ta thấy một doanh nghiệp có mô hình quản trị hiệu quả là
sự kết hợp của rất nhiều yếu tố như: tính chiến lược, sự lãnh đạo, mô hình kinh tế,
nhân sự, văn hóa… Công cụ tài chính nói chung và kế hoạch tài chính nói riêng
chỉ phản ánh một bộ phận rất nhỏ trong bức tranh tổng thể đó mà thôi.
Qua bài đọc về các công ty Xerox, Emerson và 3M, ta thấy cách thức các
công ty đó được tổ chức hoạt động và hệ thống đánh giá là những bài học rất thực
tế về việc giảm thiểu ảnh hưởng của kế hoạch ngân sách tồi lên môi trường cạnh
tranh giữa các bộ phận trong một tổ chức.
Đối với Công ty Xerox thiết kế tổ chức của mình theo vị trí địa lý thay cho
kiểu vận hành theo các chức năng song song. Công ty Emerson lại có cách tiếp
cận khác, họ đưa ra kế hoạch về lợi nhuận thay cho những con số về chi phí.
Chính các con số thể hiện lợi nhuận mới là thước đo hoạt động chung của công ty.
Điều này đã giúp Emerson tránh đi một rủi ro rất lớn. Đó là việc các bộ phận sẽ đá
chân nhau khi đều cố gắng giảm chi phí, thay vào đó họ đều có một mục tiêu
chung là tối đa hóa lợi nhuận.
Công ty 3M thiết kế tổ chức của họ khá phức tạp theo kiểu ma trận. Điều
này là một nguy cơ tiềm ẩn đối với những cuộc chiến nội bộ giữa các bộ phận của
công ty. Tuy nhiên khả năng điều hành tốt cộng với một môi trường văn hóa doanh
nghiệp lành mạnh đã hạn chế rất nhiều nguy cơ này. Hơn nữa, khái niệm về sự
giới hạn tài chính dường như rất tương đối ở đây. Luôn có 1 sự lưu chuyển về tiền
tệ giữa các đơn vị. Điều này mang lại hai lợi ích rất rõ: thứ nhất kế hoạch ngân
sách chung vẫn được tuân thủ chặt chẽ; thứ hai luôn có nguồn tài chính phù hợp
cho những sự đầu tư vào sản phẩm, đầu tư phát triển sản xuất.
Công ty Xerox, Emerson và 3M có các cách làm khác nhau nhưng đều có
tác dụng hạn chế tình trạng xung đột giữa các bộ phận của tổ chức. Điều này có
nghĩa là cùng để giải quyết một vấn đề, các nhà quản trị sẽ có những cách tiếp cận
rất khác nhau.

Đối với những nhà quản trị muốn phân tích, đánh giá một cách chích xác
hơn về công ty của mình thì cần phải có một môi trường quản trị chuyên nghiệp và
dựa vào đó họ có thể lập kế hoạch cho phù hợp và điều chỉnh khi cần thiết. Tại
Việt Nam những tín hiệu này rất dễ bị nhiễu do có nhiều ảnh hưởng không rõ ràng,
do đó các quyết định cũng sẽ bị ảnh hưởng. Cuộc khủng hoảng tài chính từ cuối
năm 2008 đã có những tác động rất lớn đối với hoạt động kinh doanh của công ty.
Chính sách kiểm soát chi tiêu chặt chẽ đã được áp dụng và có hiệu quả rất lớn
trong việc giúp công ty giảm thiểu những tác động đó. Tuy nhiên, sử dụng phương
5


thức quản trị ngân sách kiểu này trong thời gian dài, khi đã có những chuyển biến
tích cực từ thị trường, lại đem tới những hạn chế. Sự thận trọng và bảo thủ trong
việc tuân thủ kế hoạch ngân sách đã khiến công ty bắt kịp chậm với những thay
đổi từ thị trường. Thay đổi là một điều kiện bắt buộc.
Bản thân tôi đang công tại ngành Ngân hàng, nghiệp vụ chủ yếu của một
Ngân hàng thương mại là kinh doanh trên lĩnh vực tiền tệ, tín dụng, thanh toán,
cung cấp các dịch vụ tài chính … Qua tìm hiểu tại đơn vị tôi thấy việc xây dựng
Kế hoạch kinh doanh là hết sức quan trọng nó giúp cho doanh nghiệp định hướng
phát triển trong tương lai và đề ra các chỉ tiêu đạt được như: Nguồn vốn, Sử dụng
nguồn, Quỹ dự trữ thanh toán, Thừa, thiếu vốn, chênh lệch thu, chi … Kế hoạch
kinh doanh tại đơn vị được xây dựng từ đầu năm, qua thời gian thực hiện có thể
thay đổi lại cho phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị. Kế hoạch ngân quỹ là một
chỉ tiêu trong Kế hoạch kinh doanh của Ngân hàng, có vai trò rất quan trọng đối
với Ngân hàng, phải thường xuyên lập kế hoạch ngân quỹ cho phù hợp với từng
thời điểm, thời kỳ và phải được kiểm soát chặt chẽ đảm bảo khả năng thanh khoản
của Ngân hàng vì Ngân hàng là trung gian thanh toán cho nền kinh tế.
Qua bài đọc về Kế hoạch ngân sách đi phân tích và đánh giá những thất bại
của việc sử dụng các kế hoạch ngân sách một cách thái quá trong doanh nghiệp.
Sai lầm này có thể dẫn đến những hậu quả rất nghiêm trọng đối với doanh nghiệp

như việc đánh giá sai tình hình thực tế của doanh nghiệp, tạo điều kiện cho mâu
thuẫn phát triển… Nguyên nhân chủ yếu của sai lầm này là việc sử dụng các kế
hoạch ngân sách như một công cụ quản trị toàn năng.
Để khắc phục được các hạn chế đó, có rất nhiều cách thức tổ chức, điều
hành công việc có thể hạn chế được tình trạng này hoặc giảm thiểu những tác hại
của việc sử dụng kế hoạch ngân sách không phù hợp. Chúng ta có thể áp dụng từ
những kinh nghiệm thực tế của các công ty lớn trên thế giới là vô cùng hữu ích,
tuy nhiên để áp dụng vào Việt Nam, đối với các công ty vừa và nhỏ thì cần phải
nghiên cứu và áp dụng cho phù hợp. Các nhà quản trị phải nắm vững nguyên lý
xây dựng các mô hình quản trị phù hợp với doanh nghiệp của mình.

6