TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
Hà Nội, tháng 08/2008
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
MỤC LỤC
I. Giới thiệu chung...............................................................................................................................3
II. Một số giải thích.............................................................................................................................4
III. Bắt đầu với PMIS..........................................................................................................................8
IV. Quản trị danh mục.......................................................................................................................13
V. Quản lý thông tin hồ sơ CCVC....................................................................................................21
VI. Các tác vụ nghiệp vụ trong PMIS...............................................................................................34
VII. Làm việc với báo cáo trong PMIS.............................................................................................86
VIII. Các công cụ hỗ trợ trong PMIS...............................................................................................91
IX. Công cụ quản trị hệ thống.........................................................................................................100
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 2
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
I. Giới thiệu chung
PMIS (viết tắt của từ Personal Management Information System) là một hệ thống phần mềm cung
cấp các chức năng quản trị, công cụ theo dõi và thống kê công việc Quản lý CBGV ngành Giáo
dục & Đào tạo.
Tài liệu hướng dẫn dành cho người sử dụng (end-user) có thể dễ dàng tìm hiều và làm việc với hệ
thống PMIS một cách dễ dàng. Để làm việc tốt với các thao tác về chức năng trong hệ thống
PMIS hãy bắt đầu với tài liệu này để làm rõ về khái niệm và thao tác với các chức năng như thế
nào.
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 3
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
II. Một số giải thích
1. Giải thích thuật ngữ sử dụng
STT Tên Diễn giải
1
Tổ hợp phím
Thực hiện bầm đồng thời một số phím (thí dụ: Alt +

T để nhập mới ) để thực hiện một chức năng nào đó
tùy thuộc vào ý đồ của người lập trình
Thông thường các phím tắt được thiết kế là sự kết
hợp giữa phím tắt Alt và một từ gợi nhớ trong nút
chức năng đó.
2 Phím nóng
Minh họa
(Alt + S)
Để thực hiện một chức năng, thao tác nào đó trong
chương trình thay vì người sử dụng phải dùng chuột
hoặc di chuyển các phím mũi tên rồi dùng phím Enter
thì người sử dụng có thể dùng một tổ hợp phím để
thực hiện chức năng đó. Tổ hợp phím này được gọi là
phím nóng
- Phím nóng được sử dụng trong mỗi chức năng của
chương trình (có chức năng không có), nó bao gồm
những phím nào thì phụ thuộc vào người thiết kế
chương trình. Tuy nhiên, các tổ hợp phím thường có ý
nghĩa mô tả nội dung, chức năng, thao tác.
- Sử dụng phím nóng có thể sẽ khó khăn đối với
những người mới làm quen với chương trình hoặc
trình độ sử dụng máy tính còn yếu kém. Nhưng ngược
lại đối với những người sử dụng quen thì các thao tác
với chương trình sẽ rất nhanh và làm tăng hiệu quả
làm việc.
- Làm thế nào để biết được chức năng, thao tác nào có
sử dụng phím nóng? -> Có 2 cách để nhận biết điều
đó
+ Với các nút có dòng chữ làm tiêu đề thì chữ cái nào
được gạch chân ta có tổ hợp phím nóng là Alt + chữ

cái đó
+ Với các nút có hình ảnh: Khi di chuột trên nút sẽ
hiện dòng chữ giải thích và cho ta biết tổ hợp phím
nóng là gì
3 Biểu tượng Biểu tượng là hình ảnh tượng trưng cho một chức
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 4
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
Minh họa
(Tra cứu thông tin)
năng nào đó.
- Khi người sử dụng kích đúp chuột vào biểu tượng
thì chương trình sẽ khởi động chức năng đó. Thông
thường người sử dụng thường thiết kế các biểu tượng
có ý nghĩa tương ứng với nội dung của chức năng đó
4 Biểu tượng thông báo
lỗi
Minh họa
Trong quá trình khai báo các tham số, hay nhập dữ
liệu nếu có lỗi xảy ra chương trình sẽ hiển thị biểu
tượng thông báo lỗi màu đỏ bên cạnh công cụ nhập
liệu, kèm theo chú thích khi người sử dụng di chuột
vào biểu tượng đó.
5 Nút Thoát
Minh hoạ
(Thoát)
Thoát khỏi chức năng hiện tại trở về màn hình chức
năng trước đó
6
Server
Máy phục vụ cơ sở dữ liệu, và chia sẻ dữ liệu cho các

máy khác sử dụng chương trình PMIS trên hệ thống
mạng truy cập vào.
7
Client
Máy tính cài đặt chương trình PMIS.
8
Web Server
Máy phục vụ cài hệ thống ứng dụng trên web, và chia
sẻ cho các máy Clients khác trên mạng.
2. Giải thích các phím nóng sử dụng trong chương trình
STT Tên tổ hợp
phím
Ý nghĩa
1
Alt + T
Thêm mới
2
Alt + S
Sửa
3
Alt + X
Xóa
4
Alt + O
Thoát
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 5
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
5
Alt + N
In ấn

6
Alt + H
Hủy
7
Alt + I
Trợ giúp
8
Alt + C
Cập nhật
9
Alt + G
Ghi
10
Alt + K
Tìm kiếm
11
Alt + N
Đánh giá
12
Alt + P
Phục hồi
13
14
15
3. Các công cụ nhập liệu
STT Tên Diễn giải
1 Nút – Button
Minh họa
- Là một nút bấm thực hiện một chức
năng nào đó tương ứng với biểu tượng

hoặc dòng chữ ghi trên nút phụ thuộc
vào ý đồ thiết kế của người lập trình
2 Ô soạn thảo – Text box
Minh họa
- Cho phép người sử dụng nhập dữ liệu
vào đó (cả số và chữ hoặc ngày tháng)
dữ liệu đó sẽ được kiểm tra tính hợp lệ
theo ý đồ thiết kế của người lập trình
3 Ô danh sách – List Box
Minh họa
- Là ô chứa một danh sách nào đó phục
vụ cho người dùng thao tác với chương
trình
- Người dùng có thể sử dụng mũi tên lên,
xuống để đi chuyển qua lại trên danh
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 6
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
sách
4 Ô danh mục – Combobox
Minh họa
- Combo box là sự kết hợp giữa ô
Textbox và Listbox
- Người dùng có thể lựa chọn các giá trị
trong hộp chọn. Để hiện danh sách
người dùng có thể kích chuột vào hình
tam giác hoặc bấm tổ hợp phím Alt+
mũi tên xuống hoặc phím nóng F4
- Ngoài ra để đến một dòng nào đó trên
danh sách người dùng chỉ cần bấm chữ
cái đầu của dòng đó chương trình sẽ tự

động chuyển đến dòng có chữ cái đầu
mà bạn bấm (nếu có)
5 Lưới – Grid
Minh họa
- Thông thường công cụ này dùng để
hiển thị dữ liệu theo dạng lưới, mỗi dòng
là một bản ghi (một dòng thông tin).
Người dùng có thể nhập, sửa dữ liệu
trên mỗi ô lưới như thao tác với ô soạn
thảo Textbox
6 Phân trang
Minh họa
Phân trang là cửa sổ giao diện được tổ
chức thành nhiều trang, thuận tiện cho
việc tổ chức các thông tin cho cửa sổ làm
việc.
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 7
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
III. Bắt đầu với PMIS
Trước khi bắt đầu làm việc với hệ thống phải chắc chắn rằng ứng dụng PMIS đã được cài đặt trên
hệ thống máy tính của mình.
Có 2 cách thức để bắt đầu với PMIS từ lựa chọn trong mục chọn Start hoặc trên màn hình làm
việc.
Cách thông dụng kích hoạt và chạy ứng dụng:
Chọn mục chọn Start trong thanh công việc (Task bar), chọn tiếp Program
Nháy đúp chuột vào biểu tượng PMIS.
Chương trình sẽ được kích hoạt, hãy bắt đầu với các cửa sổ làm việc của PMIS.
Giao diện hiển thị lần đầu tiên sau khi cài đặt thành công với màn hình khai báo thông số kết nối.
Bạn phải đưa vào thông số để kết nối đến CDSL. Các lần khởi động sau đó bạn sẽ làm việc với
cửa sổ giao diện đăng nhập.

1. Bắt đầu với cửa sổ cấu hình.
Lần đầu tiên khi khởi động ứng dụng PMIS sau khi cài đặt, bạn phải qua bước khai báo thống số
kết nối. Giao diện hiện thị như sau:
Trước khi bắt đầu với phần khai báo thông tin kết nối, bạn hãy tìm hiểu một chút về các khái
niệm sau:
III.1.1 Khái niệm:
III.1.2 Khái niệm ứng dụng mạng (Client/Server).
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 8
Đưa vào tên máy chứa dữ
liệu chia sẻ
Đưa vào tên cơ sở dữ liệu
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
PMIS là một thống ứng dụng trên môi trường mạng máy tính. Các máy tính cài đặt ứng dụng
PMIS hoặc các ứng dụng trong hệ thống PEMIS sẽ phải sử dụng chung một cơ sở dữ liệu được
chia sẻ trên mạng do một máy đóng vai trò làm máy phục vụ (Server) cung cấp.
Vì vậy bạn cần phải hiểu được một số thông tin sau đây:
Tên máy chủ Tên máy chủ hay còn gọi là máy phục vụ (Server) cung cấp chia sẻ
CSDL, được gọi là Database Server.
Quy tắc để xác định tên máy chủ:
[Tên máy tính]\SQLEXPRESS
Ngầm định nếu cài ứng dụng và dữ liệu trên cùng máy tính thì tên
máy chủ sẽ là (Local)\SQLEXPRESS
Tên CSDL Tên cơ sở dữ liệu chương trình sẽ truy xuất dữ liệu.
Quy tắc để xác định tên:
PEMIS
* Nếu tên CSDL thay đổi, bạn cần chắc chắn phải biết rõ tên thay
đổi đó
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 9
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
III.1.3 Cấu hình kết nối

Khai báo thông tin kết nối:
Tên máy chủ: <tên máy chủ>
Ngầm định là : (Local)\SQLEXPRESS
Tên CSDL: <Tên CSDL>
Ngầm định là: PEMIS
Chọn nút “Kiểm tra lại kết nối” để đảm bảo thông tin đưa vào là hợp lệ.
Chọn nút “Ghi” để lưu lại thông tin kết nối.
Kiểm tra lại dữ liệu đưa vào không hợp lệ.
Khi thông tin kết nối đưa vào không hợp lệ, khích hoạt một nút thực hiện nào đó (ví dụ: Nút
“Kiểm tra lại kết nối” hoặc nút “Ghi”). Chương trình sẽ hiện thị các cảnh báo lỗi trên cửa sổ làm
việc. Biểu tượng lỗi thường xuất hiện ở bên trái các công cụ nhập liệu. Hãy di chuyển biểu tượng
của con chuột đến biểu tượng lỗi để xem thông tin.
* Ghi chú: Khai báo thành công thông tin kết nối, hãy khởi động lại ứng dụng để chắc chắn
thông số đã được ghi hợp lệ.
III.1.4 Thông số đơn vị sử dụng
Hãy bắt đầu với phần kiểm tra và khai báo lại thông số cho đơn vị sử dụng của mình sau khi bạn
khai báo thông số kết nối thành công. Mỗi đơn vị quản lý (như các đơn vị cấp Sở, Phòng) hoặc
trường học trong hệ thống ngành GD&ĐT, khi sử dụng chương trình PMIS sẽ được xác nhận một
mã cho đơn vị, mã này sẽ là duy nhất và thống nhất về nguyên tắc đặt mã trong toàn ngành
GD&ĐT.
Thực hiện các bước sau để kiểm tra lại thông tin đăng ký đơn vị sử dụng:
Chọn mục chọn Hệ thống  Thống tin đơn vị để kiểm tra lại thông tin. Bạn không thể thực hiện
sửa đổi thông tin đơn vị trong chức năng này. Nếu thông tin không hợp lệ, bạn sử dụng Công cụ
quản trị để thay đổi lại chức năng nếu bạn có quyền quản trị. Chi tiết hãy xem phần Công cụ quản
trị ở phần tiếp theo trong tài liệu
2. Đăng nhập chương trình
Với mỗi người sử dụng chương trình PMIS, khi bắt đầu làm việc đẩu phải qua bước đăng nhập.
Quá trình đăng nhập là quá trình hệ thống kiểm tra và hợp thức hóa người sử dụng đối với
chương trình PMIS. Hãy bắt đầu với giao diện đăng nhập trong hình minh họa dưới đây.
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 10

Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
Bạn hãy đưa thông tin đăng nhập của cá nhân vào các ô nhập liệu tương ứng. Thông tin nhập liệu
là thông tin của bạn đã được đang ký trong hệ thống, bao gồm:
Tên truy nhập Nhập tên người sử dụng trực tiếp từ bàn phím
Mật khẩu Nhập mật khẩu người sử dụng
Nhớ mật khẩu Lựa chọn nhớ mật khẩu cho việc đăng nhập tự động lần sau
Nhấn nút để đăng nhập vào hệ thống
Nhấn nút để thoát khỏi chức năng và hệ thống.
Nếu tên truy nhập hoặc mật khẩu bị nhập sai màn hình sẽ xuất hiện thông báo lỗi tương ứng.
Nếu tên truy nhập và mật khẩu bị nhập sai quá ba lần hệ thống sẽ tự động thoát.
* Lưu ý:
Phải đảm bảo thông tin đăng nhập đã được đăng ký hợp lệ
Phải chắc chắn thông tin đăng nhập là thông tin của cá nhân mình
3. Thay đổi thông tin mật khẩu cá nhân
Để đảm bảo tính bảo mật cho thông tin đăng nhập của cá nhân, nên thường xuyên thay đổi nó.
Thực hiện thay đổi mật khẩu của cá nhân, bạn hãy thao tác như sau.
Từ cửa sổ chính của chương trình lựa chọn menu Hệ thống → Đổi mật khẩu sau khi màn hình
hiển thị, thực hiện thay đổi mật khẩu của cá nhân mình
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 11
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
Màn hình hiển thị gồm 4 thông tin chính Tên đăng nhập, Mật khẩu cũ, nhập mật khẩu mới và
nhập lại mật khẩu mới.
Bắt buộc phải nhập mật khẩu cũ để xác định chính xác người đang đăng nhập vào hệ thống.
Chức năng cho phép thực hiện các thao tác Sửa đổi và Thoát.
Cập nhật thông tin thay đổi
Mật khẩu cũ: Nhập trực tiếp từ bàn phím giá trị mật khẩu cũ (chức năng không cho phép thực
hiện thao tác Copy dữ liệu).
Mật khẩu mới: Nhập một chuỗi ký tự hoặc số làm mật khẩu mới từ bàn phím.
Nhập lại mật khẩu mới: Nhập lại chuỗi ký tự hoặc số trùng khớp với dữ liệu trường Mật khẩu
mới. Không cho phép sử dụng thao tác Copy.

Khi nhấn vào nút hệ thống sẽ thực hiện kiểm tra mật khẩu cũ đã nhập đúng hay
chưa, mật khẩu mới có chính xác giữa 2 lần nhập hay không? Nếu sai hệ thống sẽ hiển thị thông
báo lỗi tương ứng. Ngược lại nếu việc kiểm tra chính xác hệ thống sẽ cập nhật mật khẩu mới của
người sử dụng tương ứng vào cơ sở dữ liệu.
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 12
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
IV. Quản trị danh mục
1. Giới thiệu chung.
Danh mục là các trạng thái thông tin của một Hồ sơ CCVC hay một quá trình, và được chuẩn hóa
thành một tập thông tin dưới dạng một bảng.
Mục đích sử dụng của danh mục là quan trọng, nó giúp cho các đối tượng sử lý thông tin – như
Hồ sơ, quá trình - của chúng ta tường minh hơn rất nhiều. Dưới đây là một số lợi ích của danh
mục.
Chuẩn hóa được thống tin.
Dễ dàng trong việc thống kê theo các chỉ tiêu dạng danh mục
Dễ dàng lọc và tìm kiếm thông tin.
Và còn rất nhiều lợi khác nữa.
Thông thường cấu trúc của danh mục bao gồm 2 phần và được tổ chức dưới dạng bảng.
Phần Mã: mỗi danh mục được cấp phát một mã duy nhất, được sử dụng như một thông tin nhận
dạng của danh mục. Mã thường sử dụng thông tin ngắn gọn, và thông thường là thông tin số.
Phân Chi tiết: bao gồm các thông tin của danh mục, thông thường là tên + các thông tin khac nếu
có
Mã Tên Các thông tin khác nếu có
Mã Tên của một danh mục Các thông tin liên quan khác của
danh mục
… … …
Danh mục trong PMIS và cả hệ thống PEMIS là được đồng nhất trong toàn nghành GD&ĐT. Hệ
thống PMIS có chức năng đồng bộ các thay đổi danh mục từ cấp cao xuống các cấp thâp.
Và bây giờ, bạn hãy làm quen với các quy tắc và danh mục hiện có trong PMIS.
2. Các chức năng và thao tác với danh mục.

Khi bạn được cấp quyền thao tác với chức năng quản lý danh mục có nghĩa là bạn có thể sử dụng
được các chức năng sau:
Thêm mới danh mục
Sửa danh mục
Xóa danh mục
Tìm kiếm
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 13
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
Chú thích: Cửa sổ bên tay trái là danh sách các bảng danh mục, cửa sổ bên phải thể hiện nội
dung của danh mục và các chức năng người dùng có thể thao tác thông qua các nút tùy chọn bên
dưới
Các bảng danh mục được chia làm 2 loại:
Loại không có cấp con : Ví dụ Cấp giáo dục, Cấp học, …
Loại có cấp con : Ví dụ DM tỉnh , Đơn vị, Loại nhân viên, trường…
Các thao tác thực hiện thêm, sửa, xóa danh mục:
Loại không có cấp con :
Thêm mới dữ liệu trong 1 danh mục :
Trên màn hình chính của phần quản lý danh mục, lựa chọn tên danh mục cần thêm.
Nhấn nút “Thêm” khi đó form hiển thị thêm mới sẽ xuất hiện. Ví dụ thêm mới “Cấp giáo dục”:
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 14
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
Nhập các thông tin vào form , ô nào chứa dấu (*) sẽ bắt buộc phải nhập dữ liệu
Nhấn nút “Ghi” để lưu lại dữ liệu thêm mới
Cập nhật dữ liệu trong 1 danh mục :
Trên màn hình chính của phần quản lý danh mục, click chuột vào danh mục cần sửa
Nhấn nút khi đó form hiển thị thêm mới sẽ xuất hiện . Ví dụ cập nhật danh mục “Cấp
giáo dục” :
Nhập các thông tin vào form , ô nào chứa dấu (*) sẽ phải nhập dữ liệu
Nhấn nút “Ghi” để lưu lại dữ liệu cập nhật
Xoá dữ liệu trong danh mục:

Trên màn hình chính của phần quản lý danh mục, click chuột vào đúng phần danh mục cần xóa
Nhấn nút . Chương trình hiển thị cảnh báo người sử dụng có chắc chắn muốn xóa
nhấn nút”Có” để đồng ý hoặc “Không” để hủy bỏ yêu cầu xóa.
Loại có cấp con :
Thêm mới :
Click chuột vào nút cha
Nhấn nút , sẽ hiển thị form để thêm thông tin cho cấp con
Nhấn nút “Ghi” để ghi lại
Cập nhật :
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 15
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
Click chuột vào nút cha , khi đó bên danh sách phải sẽ xuất hiện các con của nút cha đó
Click chuột vào 1 dòng muốn sửa thông tin
Nhấn nút “Sửa” , khi đó form sửa thông tin sẽ hiện thị ,ví dụ
Chú ý : Mục chọn “Không là đơn vị thực”: Là bản ghi nhóm lại các đơn vị cùng loại (ví dụ: Bản
ghi nhóm các đơn vị là:” Các trường THCS”
Thực hiện sửa thông tin cần thay đổi
Nhấn nút “Ghi” để lưu lại thông tin
Xoá:
Click chuột vào nút cha , khi đó bên danh sách phải sẽ xuất hiện các con của nút cha đó
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 16
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
Click chuột vào 1 dòng muốn xóa thông tin
Nhấn nút “Xoá” để xoá danh mục con nằm trong danh mục cha đó
3. Các danh mục trong hệ thống.
Biểu tượng:
Trong hệ thống quản lý CBGV ngành GD – ĐT việc quản lý thông tin dựa trên các tiêu chí được
qui chuẩn bằng các bảng danh mục (ví dụ như danh mục Quận/huyện, Tỉnh/Thành phố trong tiêu
chí quê quán,danh mục Quốc gia…). Ngoài ra, để thuận tiện cho việc quản lý cũng như để có thể
tra cứu thống kê một cách có hiệu quả và chính xác chúng tôi đã xây dựng các bảng danh mục với

các tiêu chí như bên dưới và được phân loại theo 3 cấp: Danh mục dùng chung cho toàn bộ hệ
thống, danh mục dùng trong PMIS, và danh mục EMIS.
Các bảng danh mục trong hệ thống PMIS sẽ là:
1. Cấp học
2. Cấp quản lý
3. Cấp quản lý giáo dục
4. Cấp trường
5. Chức danh
6. Chức vụ chính quyền
7. Chức vụ Ðảng
8. Chức vụ Đoàn thể
9. Chức vụ kiêm nghiệm
10. Chứng chỉ
11. Chuyên môn đào tạo
12. Công việc được giao
13. Công việc hiện nay
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 17
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
14. Dân tộc
15. Đang theo học
16. Danh hiệu được phong
17. Diện ưu tiên bản thân
18. Diện ưu tiên gia đình
19. DM tỉnh
20. Độ tuổi giáo viên
21. Hạng trường
22. Hình thức đào tạo
23. Hình thức kỉ luật
24. Học hàm
25. Khen thưởng

26. Lí do nghỉ việc
27. Lĩnh vực ngạch công chức
28. Loại cán bộ
29. Loại đơn vị
30. Mức lương tổi thiểu chung
31. Ngạch công chức
32. Ngành đào tạo
33. Nghỉ bảo hiểm xã hội
34. Ngoại ngữ
35. Nhiệm vụ
36. Nhóm chức danh
37. Nhóm chuyên môn đào tạo
38. Nhóm công việc được giao
39. Nhóm công việc hiện nay
40. Nhóm ngạch
41. Nhóm nơi đào tạo
42. Nhóm trình độ chuyên môn
43. Nơi đào tạo
44. Phụ cấp chức vụ
45. Quan hệ gia đình
46. Thành phần xuất thân
47. Tình trạng hôn nhân
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 18
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
48. Tôn giáo
49. Trạng thái trường
50. Trình độ chuẩn
51. Trình độ chuyên môn
52. Trình độ lý luận chính trị
53. Trình độ ngoại ngữ

54. Trình độ quản lý giáo dục
55. Trình độ quản lý nhà nước
56. Trình độ tin học
57. Trình độ văn hóa phổ thông
58. Văn bằng đào tạo
59. Xếp loại chung
60. Xếp loại đạo đức
61. Xếp loại sức khỏe
62. Xếp loại trình độ chuyên môn
Phần lớn các bảng danh mục trong chương trình đã được chúng tôi xây dựng và cập nhật đầy đủ.
Công việc của người quản trị trong phần này là rà soát lại các bảng danh mục để cập nhập thêm
trong các bảng danh mục cho phù hợp với địa phương mình.Hầu hết các bảng danh mục được
nhập bằng cách điền vào một bảng dữ liệu gồm các cột: mã danh mục, tên danh mục.
4. Các danh mục quan trọng
Trong các hệ thống nói chung và với PMIS nói riêng có một số danh mục sẽ là xương sống cho
toàn bộ hệ thống, nó quyết định cách tổ chức cho toàn bộ hệ thống của bạn. Hãy bắt đầu với
PMIS với các danh mục quan trọng đó.
Các danh mục sau đây bạn nên đặc biệt chú ý. Danh mục liên quan đến đơn vị sử dụng là những
danh mục quan trọng và người quản trị sẽ phải cập nhật bảng danh mục cấp quản lý giáo dục,
hoặc bảng danh mục trường đầu tiên trước khi thực hiện các chức năng khác có trong chương
trình này.
IV.4.1 Danh mục đơn vị quản lý
Danh mục đơn vị quản lý là một danh mục quan trọng. Nó quyết định cấu trúc tổ chức cho toàn
nghành GD&ĐT và được tổ chức thành một cây phân cấp. Chọn “Cấp quản lý giáo dục” trong
giao diện danh mục để tìm hiểu về nó.
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 19
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
IV.4.2 Danh mục trường
Trường là một danh mục trong hệ thống phân cấp cuối của các đơn vị trong ngành GD&ĐT. Bạn
sẽ nhìn thấy trong giao diện làm việc với trường trong hệ thống cây phân cấp. Chọn “Trường”

trong giao diện danh múc
5. Một số kinh nghiệp và lưu ý khi làm việc với danh mục
Để làm việc có hiêu quả và đảm bảo tính đồng nhất về hệ thống danh mục, bạn hãy lưu ý các kinh
nghiệm sau đây.
Không nên thêm danh mục khi không có thẩm quyền
Không nên sửa mã các danh mục gây phá vỡ cấu trúc danh mục
Không nên xóa danh mục khi chưa cân nhắc kỹ, vì như vậy sẽ làm mất thông tin dữ liệu của
mình.
Gán quyền hạn chế truy nhập sửa đổi danh mục cho các thành viên sử dụng không có quyền hạn.
Nên hạn chế quyền với các đơn vị ở cấp trường vì nếu không dữ liệu danh mục của hệ thống sẽ
thiếu đồng bộ
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 20
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
V. Quản lý thông tin hồ sơ CCVC
1. Các khái niệm trong quản lý hồ sơ.
V.1.1 Hồ sơ
Là một tập các thông tin quản lý về một cán bộ CCVC trong ngành GD&ĐT, nó bao gồm các
thông tin cá nhân, thông tin trình độ,.. và các thông tin quá trình khác. Nhìn chung một hồ sơ bao
gồm 2 phần chính.
Thông tin hồ sơ: là thông tin chung được đăng ký cho hồ sơ, nó bao gồm các thông tin cá nhân,
công việc hiện tại, trình độ học vấn…
V.1.2 Quá trình
Thông tin quá trình: là các thông tin lưu lại các vết về các quá trình gắn với một hồ sơ, với một
cán bộ CCVC như: quá trình công tác, quá trình hưởng lương.
2. Làm thế nào để nhập thông tin cho một hồ sơ.
Từ giao diện chính nhập thông tin hồ sơ lựa chọn nút , màn hình thêm mới thông tin
hồ sơ hiển thị như sau:
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 21
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
Trong phần này người sử dụng có thể chọn đặt lọc danh sách hồ sơ theo từng đơn vị. Ví dụ: Nếu

người sử dụng chọn đơn vị là 1 phòng giáo dục nào đó trong Sở thì danh sách hồ sơ hiển thị sẽ là
toàn bộ công chức trực thuộc phòng giáo dục đó. Công việc đầu tiên để nhập mới hồ sơ là người
sử dụng sẽ phải chọn đơn vị có công chức được nhập mới bằng cách chọn nút "Chọn đơn vị".

Các trường có dấu * là trường bắt buộc phải nhập dữ liệu.
Cách thức cập nhật dữ liệu vào các trường như sau:
Phần nhập thông tin chung:
• Mã số hồ sơ: Do chương trình tự sinh hoặc NSD có thể nhập vào từ bàn phím
• Họ và tên(*): Nhập trực tiếp từ bàn phím tên nhân viên theo tên trong giấy khai sinh.
• Tên gọi khác: Nhập tên gọi khác của CBNV trực tiếp từ bàn phím nếu có
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 22
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
• Giới tính(*): Chọn một trong hai giá trị Nam hoặc Nữ hiển thị trong danh sách sau khi
nhấn chuột vào trường này.
• Ngày sinh: Chọn từ danh sách ngày hiển thị sau khi nhấn chuột vào trường này.
• Nơi sinh: Nhập nơi sinh của CBNV trực tiếp từ bàn phím
• Số hiệu CC(*):Nhập trực tiếp từ bàn phím các giá trị kiểu số hoặc chữ theo qui định đánh
mã nhân viên của Bộ giáo dục và đào tạo.
• Số CMND: Nhập số Chứng minh thư nhân dân
• Nơi cấp: Chọn từ danh sách tên tỉnh để xác định nơi cấp chứng minh thư nhân dân của
nhân sự
• Ngày cấp: Nhập kiểu dd/mm/yyyy ngày nhân sự được cấp CMND.
• Ảnh: trường này cho phép cập nhật ảnh của nhân sự, nhấn vào đường link”Chọn ảnh” để
hiển thị màn hình sau:
Chọn đường dẫn file ảnh tại phần Look in, chọn file ảnh cần cập nhật cho nhân sự tại phần màn
hình hiển thị, nhấn nút để load ảnh về màn hình trước đó.
Nhấn vào đường link” Xóa ánh” để xóa ảnh của nhân sự được cập nhật tại màn hình.
Phần nhập các thông tin chi tiết khác liên quan tới nhân sự:
1> Thông tin cá nhân:
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 23

Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
• Tên tắt(Xếp TKB): Nhập tên viết tắt xếp thời khóa biểu của nhân sự nếu có
• Dân tộc: Chọn dân tộc từ danh sách hiển thị.Giá trị mặc định là dân tộc Kinh
• Tôn giáo: Chọn tôn giáo hiển thị trong danh sách.
• Quốc tịch: Chọn từ danh sách hiển thị các quốc tịch, giá trị mặc định là Việt nam.
• Quê quán: Cho phép cập nhật tuần tự từ Tỉnh/thành phố, Quận/huyện, Phường/xã, địa chỉ.
Các trường này được lựa chọn bằng cách nhấn chuột vào từng trường và chọn một giá trị
từ danh sách hiển thị. Sau khi chọn Tỉnh/Thành phố tương ứng với Tỉnh/Thành phốhiển
thị trong danh sách các huyện/quận thuộc tỉnh sẽ hiển thị trong danh sách tương ứng,...
• Địa chỉ TT, Nơi ở hiện nay: Nhập trực tiếp dữ liệu từ bàn phím.
• Số điện thoại: Nhập số điện thoại của nhân sự chú ý nhập dữ liệu kiểu số
• Email: Nhập địa chỉ email của nhân sự lưu ý email phải đúng định dạng và duy nhất.
• Tình trạng hôn nhân: Chọn từ danh sách hiển thị các loại tình trạng gia đình của nhân sự
bằng cách click chuột vào hộp thoại
• Thành phần xuất thân: Chọn trong danh sách thành phần xuất thân của nhân sự nếu có.
• Diện ưu tiên: Nhân sự thuộc diện ưu tiên nào thì chọn diện ưu tiên tương ứng trong hộp
thoại tương ứng
• Năng khiếu/Sở trường: Nhập năng khiếu của nhân sự trực tiếp từ bàn phím.
• Sức khỏe: Chọn một trong các loại sức khỏe hiển thị trong danh sách.
• Nhóm máu: Chọn nhóm máu trong danh sách
• Chiều cao: Nhập chiều cao của nhân sự.
• Cân nặng: Nhập trực tiếp cân nặng của nhân sự.
• Khuyết tật: Nhập dữ liệu trực tiếp từ bàn phím vào trường này trong trường hợp nhân sự
có khuyết tật gì
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 24
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT
• Số Tài khoản: Nhập số tài khoản của nhân sự trực tiếp từ bàn phím.
• Ngân hàng mở TK: Nhập tên ngân hàng mà nhân sự đăng ký tài khoản.
• Ngày bắt đầu đóng BHXH: Nhập dữ liệu kiểu ngày/tháng/năm
• Số sổ BHXH: Nhập số sổ bảo hiểm hiểm xã hội của nhân sự

2> Tuyển dụng – Đoàn – Đảng:
Cách thức nhập liệu như sau:
• Ngày hợp đồng: Nhập giá trị kiểu dd/mm/yyyy.
• Ngày tuyển dụng: Nhập giá trị kiểu dd/mm/yyyy.
• HT tuyển dụng: Nhập hình thức tuyển dụng nhân sự bằng cách click chuột vào mũi tên đi
xuống bên phải hoặc chọn phím tắt F4.
• CQ tuyển dụng: Nhập trực tiếp giá trị từ bàn phím tên cơ quan tuyển dụng nhân sự.
• Nhóm công việc được giao: Nhân sự thuộc nhóm công việc được giao nào thì lựa chọn
nhóm công việc được giao tưng ứng đó.
• Công việc được giao: Tên công việc được giao sẽ được hiển thị tương ứng sau khi chọn
nhóm công việc được giao trong danh sách.NSD chỉ việc lựa chọn tên công việc được
giao mà nhân sự đảm nhiệm
• Ngày bổ nhiệm vào ngạch: Nhập giá trị kiểu dd/mm/yyyy.
• Ngày về CQ hiện nay: Nhập giá trị kiểu dd/mm/yyyy ngày nhân sự về làm việc tại đơn vị
hiện nay.
• Thuộc loại cán bộ: Chọn trong danh sách tên loại cán bộ mà nhân sự đảm nhiệm
• Nhóm công việc hiện nay: Nhân sự thuộc nhóm công việc đang phụ trách nào thì lựa chọn
nhóm công việc hiện nay tưng ứng đó.
Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 25