ĐỀ CƯƠNG MÔN HỌC
KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
LỚP CHẤT LƯỢNG CAO KHÓA 39
PHẦN 1. ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT CỦA MÔN HỌC
1. Tên môn học: Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính
2. Số đơn vị tín chỉ: 2 tín chỉ (30 giờ tín chỉ)
- Số giờ giảng: 24 giờ tín chỉ
- Số giờ thảo luận – thực hành : 12 giờ
3. Mục tiêu của môn học
Môn học Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính trang bị cho sinh viên kiến thức lý
luận, kiến thức pháp luật thực định và kỹ năng thực hành về soạn thảo và ban hành văn
bản hành chính, bao gồm: thẩm quyền ban hành văn bản; các hình thức và nội dung của
từng loại văn bản; các yếu tố cấu thành văn bản; hiệu lực và nguyên tắc áp dụng văn
bản; ngôn ngữ trong văn bản; những hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ trong quá trình
xây dựng văn bản hành chính.
Trên nền tảng kiến thức được trang bị đó sinh viên có thể xử lý các tình huống, bài
tập liên quan như việc ban hành, soạn thảo các văn bản phổ biến.
4. Phương pháp giảng dạy
+ Phương pháp thuyết giảng
+ Phương pháp thảo luận
+ Phương pháp tình huống
5. Phương pháp đánh giá:
+ Chuyên cần (đi học tối thiểu 85% số giờ lên lớp; thảo luận, làm việc nhóm tích
cực): 10%
+ Bài kiểm tra giữa kỳ: 20%
+ Thi hết môn: 70%
Tổng cộng: 100%
6. Nội dung chi tiết môn học

1

CHƯƠNG I:
KHÁI QUÁT VỀ KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH (2 giờ TC)
I.

II.

KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN PHÁP LUẬT
1. Khái niệm, đặc điểm về văn bản pháp luật
2. Phân loại văn bản pháp luật
2.1.
Văn bản quy phạm pháp luật
2.2.
Văn bản hành chính
2.2.1. Khái niệm văn bản hành chính
2.2.2. Đặc điểm văn bản hành chính
2.2.3. Vai trò văn bản hành chính
2.2.4. Chức năng của văn bản hành chính (chức năng thông tin, chức năng
pháp lý, chức năng quản lý và các chức năng khác).
2.3.
Một số khái niệm văn bản khác
KHÁI NIỆM KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1. Định nghĩa kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính
2. Các nhóm quy tắc soạn thảo văn bản hành chính
- Quy tắc do nhà nước quy định
- Quy tắc thực tiễn
3. Một số các khái niệm liên quan
- Kỹ thuật xây dựng văn bản
- Kỹ thuật xây dựng văn bản PL
- Kỹ thuật biên tập văn bản PL

- Kỹ thuật soạn thảo văn bản pháp luật
- Kỹ thuật lập pháp
- Kỹ thuật lập quy
- Công tác văn thư( Điều 1 Nghị định 110, Nghị định 09)
- Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính.

III.

NHỮNG YÊU CẦU CƠ BẢN ĐỐI VỚI NGƯỜI SOẠN THẢO VĂN BẢN.

CHƯƠNG II:
CÁC HÌNH THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH (4 giờ)
2


I. VĂN BẢN ÁP DỤNG QUY PHẠM PHÁP LUẬT
1.Thẩm quyền ban hành văn bản áp dụng QPPL
1.1. Thẩm quyền về hình thức
1.2. Thẩm quyền về nội dung
2.Phân biệt giữa văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng quy pạm pháp luật
II. VĂN BẢN HÀNH CHÍNH KHÁC.
1. Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính: quyết định (cá biệt), nghị quyết, chỉ
thị.
2. Phân biệt văn bản hành chính khác với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp
dụng quy phạm pháp luật.
CHƯƠNG III:
THỂ THỨC CHUNG VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH (4 giờ)
I. KHÁI QUÁT VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
HÀNH CHÍNH

1. Khái niệm
2. Ý nghĩa của các yếu tố về thể thức của văn bản hành chính
II. THỂ THỨC CHUNG CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Gồm: (1) Quốc hiệu; (2) Tên cơ quan ban hành; (3) Số và ký hiệu văn bản; (4)
Địa danh, ngày tháng năn ban hành; (5) Tên loại văn bản; (6) Trích yếu; (7)
Căn cứ ban hành; (8) Nội dung; (9) Thể thức ký, dấu; (10) Nơi nhận.
1. Quốc hiệu
Quốc hiệu là yếu tố bắt buộc trong văn bản hành chính, là yếu tố hình thức đầu tiên
chứng minh rằng đây là văn bản được ban hành bởi các chủ thể mang quyền lực nhà
nước, cũng là yếu tố đầu tiên thể hiện giá trị pháp lý của văn bản.
2. Tên cơ quan, tổ chức, chức danh ban hành văn bản
Yếu tố chủ thể ban hành văn bản thể hiện chế độ hoạt động của chủ thể ban hành
văn bản (theo chế độ tập thể lãnh đạo hay theo chế độ thủ trưởng), thể hiện vị trí pháp lý
của cơ quan đó trong bộ máy nhà nước ta, cũng như mối quan hệ của các cơ quan nhà
nước với nhau.
Về cơ bản, tên chủ thể ban hành được ghi theo một trong hai cách sau đây:
Thứ nhất, với các cơ quan nhà nước hoạt động theo chế độ tập thể lãnh đạo như
Quốc hội, UBTVQH, Chính phủ, HĐND và UBND các cấp, các cơ quan nhà nước ở
trung ương, Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn

3


Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91, tên cơ quan được ghi độc lập (tức là trong yếu tố
này chỉ ghi tên chủ thể ban hành mà thôi).
Thứ hai, với các cơ quan nhà nước, tổ chức nhà nước hoạt động theo chế độ thủ
trưởng mà trực thuộc cơ quan, tổ chức cấp trên (ví dụ: các Sở, Phòng là cơ quan chuyên
môn thuộc UBND, trường đại học trực thuộc Bộ giáo dục và Đào tạo, bệnh viện trực
thuộc Sở Y tế..), hoặc với các đơn vị nằm trong cơ cấu tổ chức của cơ quan nhà nước (ví
dụ: Vụ Pháp chế trực thuộc Bộ) thì tên cơ quan chủ quản, (hoặc tên cơ quan mà chủ thể

ban hành là bộ phận trực thuộc) được ghi ở phía trên, tên cơ quan, tổ chức, đơn vị ban
hành văn bản được ghi ở phía dưới.
3. Số và ký hiệu của văn bản
- Số và ký hiệu của văn bản là yếu tố một mặt xác định giá trị pháp lý của văn bản,
chứng tỏ văn bản được ban hành bởi chủ thể nhất định, là văn bản thuộc hệ thống
văn bản pháp luật; mặt khác, giúp cho công tác tra cứu, sưu tầm, lưu trữ văn bản
được thuận lợi.
- Ký hiệu của công văn hành chính có nhiều cách ghi nhận.
4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng
của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc
tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở.
- Việc ghi địa danh phải đảm bảo hai yêu cầu sau đây:
+ Thuận tiện cho việc liên hệ, giao dịch công tác – tức là phải thể hiện được rằng
cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trên địa bàn nào.
+ Thể hiện địa vị pháp lý của chủ thể ban hành văn bản.
5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản pháp luật
- Tên loại của văn bản là tên gọi của văn bản đó, là yếu tố thể hiện thẩm quyền về
hình thức của chủ thể ban hành văn bản.
- Trích yếu nội dung văn bản là một cụm từ (không nhất thiết phải là một câu) thể
hiện khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
- Việc ghi trích yếu phải đảm bảo: tính chính xác, ngắn gọn, dễ hiểu, giúp cho đối
tượng tiếp nhận văn bản hình dung ngay vấn đề mà văn bản giải quyết.
6. Nội dung văn bản pháp luật
Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản, trong đó đặt ra chuẩn mực
hành vi xử sự, quy định các đối tượng có liên quan được làm gì? Không được làm gì?
Phải làm như thế nào, và giới hạn của hành vi xử sự đó; cũng như hậu quả pháp lý phải
gánh chịu khi vi phạm pháp luật.
7. Thể thức ký
4



 Cách ghi thành phần này được xác định căn cứ vào chế độ hoạt động của cơ quan,
tổ chức ban hành văn bản, cụ thể là:
 Đối với cơ quan nhà nước hoạt động theo chế độ tập thể lãnh đạo: người
đứng đầu cơ quan thay mặt tập thể ký văn bản bằng cách: ghi chữ viết tắt “TM.” (thay
mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức. Trừ trường hợp đối với
văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan quyền lực nhà nước thì không ký theo thể
thức “thay mặt”, mà trong thành phần này, chỉ cần ghi chức vụ, họ tên của người đứng
đầu cơ quan.
 Đối với các cơ quan, tổ chức hoạt động theo chế độ thủ trưởng: thủ trưởng
cơ quan, tổ chức trực tiếp ký văn bản.
 Yêu cầu khi ký văn bản:
Người có thẩm quyền ký văn bản phải ký theo đúng mẫu chữ ký đã đăng ký
với cơ quan có thẩm quyền, và mẫu chữ ký đã thông báo với các cơ quan, tổ
chức có quan hệ giao dịch
 Không được dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai để
ký văn bản.
8. Dấu của cơ quan, tổ chức
Cũng như thành phần chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, tổ chức là
yếu tố quan trọng khẳng định giá trị pháp lý, tính bắt buộc thi hành của văn bản.
Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu
tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm:
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người
có thẩm quyền;
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có
thẩm quyền;
- Không được đóng dấu khống chỉ.”
9. Nơi nhận

Nơi nhận trong văn bản là thành phần “xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và
cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm
tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu”.
II. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BỔ SUNG:
- Cơ sở pháp lý: Thông tư số 01/2011/TT-BNV
- Dấu chỉ mức độ khẩn, dấu chỉ mức độ mật, chỉ dẫn địa lý; địa chỉ cơ quan tổ chức,
email, điện thoại, số fax…

5


CHƯƠNG IV:
NGÔN NGỮ TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH (2 GIỜ)
I. NGÔN NGỮ TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1. Khái niệm ngôn ngữ trong văn bản hành chính
Ngôn ngữ trong văn bản hành chính là phong cách của tiếng Việt hiện đại sử dụng
trong lĩnh vực pháp luật và quản lý nhà nước. Việc sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt trong
văn bản hành chính có những đặc trưng riêng biệt cần được lưu ý khi soạn thảo như sử
dụng từ có nghĩa trung tính, không sử dụng các biện pháp tu từ…
2. Đặc điểm ngôn ngữ trong văn bản hành chính:
a. Tính chính xác
Tính chính xác yêu cầu ngôn ngữ trong văn bản chỉ có một cách hiểu duy nhất,
không cho phép có những cách hiểu, cách giải thích khác nhau và từ ngữ dùng trong văn
bản phải gợi lên trong đầu mọi người những ý niệm giống nhau.
b. Tính dễ hiểu
Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phải chính xác, phổ thông, cách diễn đạt phải rõ
ràng, dễ hiểu. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung, thì phải được
định nghĩa trong văn bản.
Từ ngữ dùng trong thuật ngữ pháp luật phải bảo đảm tính dễ hiểu, không dùng từ
có nghĩa bóng để người đọc có thể hiểu được tinh thần của các điều luật, nếu từ ngữ

không dễ hiểu thì pháp luật sẽ không bảo đảm tính khả thi
c. Tính khách quan
Văn bản nhà nước thể hiện ý chí của nhà nước, của quyền lực công nên ngôn ngữ
trong văn bản nhà nước phải mang tính chất khách quan, không được đưa quan điểm cá
nhân hoặc quan điểm có lợi cho một nhóm lợi ích nào đó vào nội dung văn bản vì văn
bản pháp luật là ý chí của quyền lực nhà nước, chứ không phải là ý chí riêng của một cá
nhân dù rằng văn bản có thể được giao cho một cá nhân soạn thảo.
d. Tính văn minh lịch sự, tính khuôn mẫu
Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản pháp lý phải có tính văn hoá, lịch sự để người
tiếp nhận, thực hiện hoặc được đề cập đến luôn được cảm thấy tôn trọng và tự nguyện
thực hiện. Văn bản là ý chí của chính quyền hoặc cơ quan này với cơ quan khác, hoặc cơ
quan với cá nhân, là lời nói có hiệu lực thi hành đối với nơi nhận (đối tượng có liên
quan), nên phải thể hiện tính trang trọng, uy nghiêm
3. Ngữ pháp trong văn bản hành chính
Trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính, cần bảo đảm độ chính xác cao nhất
về chính tả và thuật ngữ. Cách diễn đạt phải bảo đảm độ chính xác về chính tả, thuật ngữ
6


và ngữ pháp. Sai sót chính tả có thể xử lý được dễ dàng bởi đội ngũ biên tập nhưng sai
sót về thuật ngữ thì chỉ có các nhà soạn thảo mới khắc phục được.
a.
Cách sử dụng từ ngữ
- Lựa chọn và sử dụng từ đúng ngữ nghĩa như: Cần dùng từ đúng nghĩa từ vựng
sao cho từ biểu hiện được chính xác nội dung cần thể hiện; Hạn chế sử dụng từ làm phát
sinh cách hiểu đa nghĩa hoặc sử dụng từ đúng nghĩa ngữ pháp...
- Sử dụng từ đúng văn phong pháp lý như: không sử dụng từ Hán – Việt khi có từ
tiếng Việt thay thế.
b.
Câu và dấu câu trong văn bản pháp luật

- Về câu: Tiếng Việt có 4 loại câu nhưng trong văn bản pháp luật thường sử dụng
câu tường thuật, hạn chế sử dụng câu cầu khiến, không sử dụng câu hỏi và câu cảm. Do
vậy, khi soạn thảo văn bản, cần bảo đảm sự ngắn gọn về cấu trúc của thuật ngữ pháp lý,
tránh tạo ra thuật ngữ quá dài, quá nhiều âm tiết.
- Tiếng Việt sử dụng 10 loại dấu câu, nhưng trong văn bản pháp luật chỉ sử dụng
7 loại, không sử dụng dấu chấm cảm (!), dấu hỏi (?) và hạn chế sử dụng dấu ba chấm
(…) vì việc sử dụng những dấu câu này không đảm bảo yêu cầu về tính chính xác, khách
quan.
II. TRÌNH BÀY NỘI DUNG VĂN BẢN
1. Phương pháp điều khoản hóa: áp dụng với văn bản nghị quyết và quyết định
2. Phương pháp phân chia đề mục: áp dụng với văn bản chỉ thị và các văn bản
hành chính thông thường.
CHƯƠNG V:
HIỆU LỰC VÀ NGUYÊN TẮC ÁP DỤNG VĂN BẢN
QUY PHẠM PHÁP LUẬT (2 giờ)
I. HIỆU LỰC CỦA VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT
1. Hiệu lực theo thời gian
1.1. Thời điểm phát sinh hiệu lực
1.2. Thời điểm chấm dứt hiệu lực
1.3. Hiệu lực trở về trước
2. Hiệu lực về không gian và đối tượng áp dụng
3. Trường hợp ngưng hiệu lực của văn bản
II. NGUYÊN TẮC ÁP DỤNG VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT
1. Những nguyên tắc chung
7


- Những vấn đề liên quan đến nguyên tắc áp dụng chưa được pháp luật quy định rõ
- Vấn đề quyền ưu tiên áp dụng luật và mối quan hệ luật chung - luật chuyên ngành
- Hiệu lực của nghị định, thông tư hướng dẫn thi hành khi luật hết hiệu lực.

2. Nguyên tắc áp dụng văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa
phương trong trường hợp điều chỉnh địa giới hành chính
3. Giá trị của văn bản QPPL được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc

8


CHƯƠNG VI:
SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH (10 giờ)
I. SOẠN THẢO NGHỊ QUYẾT CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN CÁC CẤP
1.Giá trị pháp lý văn bản nghị quyết của HĐND
Tuỳ thuộc vào nội dung của nghị quyết mà văn bản này thể hiện một trong hai tư
cách sau đây:
- Nghị quyết QPPL được sử dụng để giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền của
HĐND tại các điều 12, 15, 18 của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của
HĐND và UBND năm 2004 (gọi tắt là Luật 2004).
Việc soạn thảo, ban hành loại nghị quyết này cần căn cứ vào quy định của Luật
2004 (về thẩm quyền về nội dung, về trình tự, thủ tục) và Nghị định 91/2006/NĐ-CP
ngày 06 tháng 9 năm 2006 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật ban hành văn
bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND - sau đây gọi tắt là Nghị định 91).
Ví dụ: Với nghị quyết của HĐND cấp huyện là văn bản quy phạm pháp luật, theo
quy định tại khoản 1 điều 30 Luật 2004 thì dự thảo nghị quyết của HĐND cấp huyện do
UBND cùng cấp trình HĐND. Quy trình soạn thảo nghị quyết của HĐND cấp huyện
phải quán triệt các quy định tại các điều 30, 31, 32 của Luật 2004 và điều 20 của Nghị
định 91.
- Nghị quyết là văn bản áp dụng pháp luật (một dạng văn bản hành chính - từ đây sẽ
gọi là “nghị quyết cá biệt” để phù hợp với Nghị định 110, Thông tư 01), nghị quyết
được sử dụng để giải quyết các vấn đề cụ thể thuộc thẩm quyền của HĐND. Ví dụ:
miễn nhiệm, bãi nhiệm Đại biểu HĐND, phê chuẩn kết quả bầu cử Đại biểu HĐND…
2.Thể thức nghị quyết

- Nghị quyết được trình bày theo mẫu 1.1. và 1.1.1. Thông tư 01. Theo các mẫu
này, thể thức nghị quyết bao gồm các thành phần sau:
(1) Quốc hiệu và tiêu ngữ: trình bày giống các văn bản pháp luật khác
(2) Tên chủ thể ban hành văn bản được ghi như sau: Tên cơ quan ban hành văn
bản được ghi độc lập. Ví dụ: Nếu là nghị quyết của HĐND tỉnh Cà Mau:
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
TỈNH CÀ MAU
Cách ghi tên cơ quan ban hành văn bản trong nghị quyết cá biệt của Thường trực
HĐND được áp dụng giống như nghị quyết của HĐND.
(3) Số và ký hiệu của nghị quyết
Nếu nghị quyết của HĐND mang tính cá biệt thì thành phần số và ký hiệu không
ghi kèm theo năm ban hành.
9


Ví dụ: nghị quyết số 20 “Về bãi miễn tư cách Đại biểu HĐND huyện B của ông
Nguyễn Văn X.” của HĐND huyện B được ghi như sau:
Số: 20/NQ-HĐND
Ngoài ra, đối với những nghị quyết có số từ 1- 9 thì phải ghi thêm số 0 phía trước. Ví
dụ: Số: 09/NQ- HĐND.
(4) Địa danh, ngày tháng năm ban hành nghị quyết
 Địa danh ban hành Nghị quyết: là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi
cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở.
Ví dụ: Hà Nội,
Thành phố Hồ Chí Minh,
 Ngày tháng năm ban hành văn bản: Đối với nghị quyết cá biệt (của HĐND và
Thường trực HĐND) thì được xác định “là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành”
(Điểm b, Khoản 1, Điều 9, Thông tư 01).
 Cách ghi ngày tháng năm phải thực hiện theo đúng quy định tại Điều 9 Thông
tư 01.

Ví dụ: Hoà Bình, ngày 05 tháng 11 năm 2015
(5) Tên loại và trích yếu của nghị quyết.
Được ghi ngay dưới yếu tố địa danh ngày tháng năm. Ví dụ:
NGHỊ QUYẾT
Về việc miễn nhiệm đại biểu Hội đồng nhân nhân
(6) Nội dung của Nghị quyết: được trình bày mục 3
(7) Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Theo quy định tại Khoản 3 Điều 32, Khoản 4 Điều 34 Luật 2004 thì Chủ tịch HĐND
ký chứng thực nghị quyết (ký thẳng).Ví dụ:
CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
Tuy nhiên, theo hướng dẫn tại tại Thông tư 01 (điểm a, khoản 1 điều 12; mẫu 1.1.1nghị quyết cá biệt của Thường trực HĐND) thì nghị quyết lại do Chủ tịch HĐND ký
theo thể thức “thay mặt”. Ví dụ:
TM. THƯỜNG TRỰC HĐND
CHỦ TỊCH
(chữ ký, dấu)
Nguyễn Thanh T
10


Hoặc Phó chủ tịch HĐND có thể được giao ký theo thể thức “ký thay” – KT. Ví dụ:
TM. THƯỜNG TRỰC HĐND
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
(chữ ký, dấu)
Trần Xuân X
(8) Dấu của Hội đồng nhân dân: theo quy định tại Điều 13 Thông tư 01, Khoản 2,
3 Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 09/2010/NĐ-CP).

(9) Nơi nhận nghị quyết
- Đối với nghị quyết cá biệt của HĐND, Thường trực HĐND thì nơi nhận được
trình bày theo hướng dẫn tại mẫu 1.1. - nghị quyết (cá biệt), và mẫu 1.1.1.- nghị quyết
(cá biệt) của Thường trực HĐND.
+ Yếu tố nơi nhận bao giờ cũng có ghi nội dung đầu tiên là “Như Điều…”, nghĩa
là nhấn mạnh trách nhiệm phải gửi nghị quyết đến những tổ chức, cá nhân được nêu
trong nội dung nghị quyết.
+ Nghị quyết cũng có thể gửi cho nơi để biết, để phối hợp, để lưu.
3.Bố cục nội dung của nghị quyết
Nội dung của nghị quyết có thể chia thành ba phần sau đây:
 Phần mở đầu: Đây là phần nêu những căn cứ (lý do của việc ban hành
nghị quyết).
+ Theo hướng dẫn của (mẫu 1.2); (mẫu 1.1) 1; mẫu 1.1.1 căn cứ đầu tiên của
việc ban hành nghị quyết luôn là căn cứ pháp lý.
+ Có thể có các căn cứ khác như căn cứ thực tiễn, căn cứ thủ tục của việc ban
hành nghị quyết, hoặc có thể nêu mục đích của việc ban hành nghị quyết… Phần mở
đầu của nghị quyết không đặt thành mục, khoản riêng.
 Phần nội dung: tuỳ thuộc vào vấn đề nghị quyết giải quyết mà viết phần
nội dung cho phù hợp.
Ví dụ: nghị quyết bãi bỏ nghị quyết trái pháp luật của HĐND cấp dưới trực tiếp thì
cần nêu rõ bãi bỏ nghị quyết nào (số, ký hiệu, trích yếu, cơ quan ban hành nghị quyết),
lý do bãi bỏ..
Nếu là nghị quyết chuyên đề (về giáo dục, y tế, phát triển sản xuất nông nghiệp, cải
cách hành chính …) thì ngoài phần nêu các kết luận, quyết định của đại biểu HĐND, nội

1

Mẫu 1.1. này không chỉ áp dụng cho nghị quyết của HĐND, mà còn được áp dụng cho nghị quyết của các chủ thể
khác


11


dung nghị quyết này nhất thiết phải nêu rõ các giải pháp để thực hiện nhiệm vụ, mục
tiêu.
Phần nội dung của nghị quyết bắt đầu bằng hai chữ “QUYẾT NGHỊ”, thể hiện kết
luận, kết quả sự thống nhất ý chí của tập thể đại biểu HĐND, hoặc tập thể lãnh đạo (nếu
là nghị quyết của Thường trực HĐND).

Phần kết thúc: là phần nêu hiệu lực thi hành của nghị quyết. Phần kết thúc
có thể nêu: “Giao cho Ủy ban nhân dân tổ chức thực hiện nghị quyết này”, hoặc “Ủy ban
nhân dân có trách nhiệm tổ chức thực hiện nghị quyết này”…
4.Phương pháp trình bày và mẫu nghị quyết
 Về phương pháp trình bày nghị quyết:
- Điểm b Khoản 1 Điều 11 Thông tư 01 thì Nghị quyết cá biệt được chia thành theo
điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm.
 Về mẫu nghị quyết:
- Trong trường hợp HĐND ban hành nghị quyết với tư cách là văn bản quy phạm
pháp luật thì dùng mẫu 1.2 của Thông tư 55
- Trong trường hợp HĐND ban hành nghị quyết cá biệt thì dùng mẫu 1.1 của
Thông tư 01.
- Trong trường hợp Thường trực HĐND ban hành nghị quyết cá biệt để giải quyết
các vấn đề cụ thể thuộc thẩm quyền của mình như thì mẫu được sử dụng là mẫu 1.1.1
của Thông tư 01. Cũng cần có sự kết hợp giữa quy tắc do nhà nước quy định và quy tắc
thực tiễn (như đã trình bày trong phần 2 về thể thức của nghị quyết).
II. SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH
1.Về tư cách sử dụng quyết định
- Tuỳ thuộc vào nội dung quyết định mà quyết định có thể có một trong hai giá trị
pháp lý sau đây:
- Thứ nhất, là văn bản QPPL. Theo quy định của Luật BHVBQPPL năm 2008

(sau đây gọi tắt là Luật 2008) và Luật 2004 thì thẩm quyền ban hành quyết định thuộc
về nhiều chủ thể như Chủ tịch nước (điều 13 - Luật 2008), Thủ tướng Chính phủ (điều
15- Luật 2008), Tổng kiểm toán nhà nước (điều 19 – Luật 2008), UBND các cấp (điều
13, 16, 19 Luật 2004).
- Thứ hai, là văn bản áp dụng pháp luật. Cần lưu ý rằng, mặc dù theo quy định tại
Nghị định 110, một trong các nhóm văn bản pháp luật được xác định là “văn bản hành
chính “ (Khoản 2 điều 4), và trong nhóm văn bản này có “ quyết định cá biệt”. Thông tư
12


01 cũng đưa ra mẫu của “quyết định cá biệt”. Tuy nhiên, như đã phân tích trong mục II
chương 3 của giáo trình này, nên xác định đây chính là văn bản áp dụng pháp luật, vì nó
là sản phẩm của hoạt động áp dụng pháp luật.
- Tuy nhiên, để đảm bảo tính phù hợp với quy định của pháp luật - tính hợp pháp
- là tiêu chuẩn quan trọng nhất đánh giá văn bản pháp luật- từ đây sẽ gọi là “quyết định
cá biệt” cho phù hợp với Nghị định 110). Theo đó, chủ yếu là cá nhân có thẩm quyền
ban hành như Thủ tướng Chính phủ, Chủ tịch UBND, giám đốc sở, Chánh thanh tra,
nhân viên thuế vụ…tức là trong trường hợp các chủ thể này được giao giải quyết những
vấn đề cụ thể thuộc thẩm quyền như bổ nhiệm, khen thưởng, điều động, kỷ luật, xử phạt
hành chính … Trong phạm vi chương này chỉ trình bày về việc soạn thảo quyết định
của UBND, chủ tịch UBND các cấp; của thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc UBND,
của thủ trưởng đơn vị cơ sở.
2. Thể thức văn bản quyết định
(1) Quốc hiệu và tiêu ngữ: trình bày như các văn bản pháp luật khác
(2) Tên cơ quan ban hành văn bản:
+ Đối với quyết định của UBND: theo quy định pháp luật, tên UBND cũng được ghi
độc lập.
Theo mẫu 1.5 Thông tư 55 thì quyết định của UBND tỉnh được ghi độc lập. Ví dụ:
UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH TIỀN GIANG

Tuy nhiên, cách ghi tên cơ quan ban hành văn bản trong quyết định của UBND cấp
huyện, cấp xã cũng nên quán triệt cả quy tắc do nhà nước quy định (tên cơ quan được
ghi độc lập) và cả quy tắc thực tiễn (ghi tên địa phương mà cơ quan ban hành văn bản
trực thuộc). Ví dụ, quyết định của UBND huyện Châu Thành tỉnh Tiền Giang nên được
ghi như sau:
TỈNH TIỀN GIANG
UỶ BAN NHÂN DÂN
HUYỆN CHÂU THÀNH
Hoặc văn bản của UBND xã Hành Nhân huyện Nghĩa Hành được ghi như sau:
HUYỆN NGHĨA HÀNH
UỶ BAN NHÂN DÂN
XÃ HÀNH NHÂN
+ Đối với quyết định của Chủ tịch UBND: quyết định của Chủ tịch UBND luôn
mang tư cách quyết định cá biệt sẽ thực hiện theo mẫu 1.2 của Thông tư 01. Theo hướng
dẫn tại mẫu này, ở thành phần tên chủ thể ban hành sẽ ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc
chức danh ban hành quyết định. Ví dụ:
13


CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH HÀ TĨNH
Hoặc:
TỈNH QUẢNG NGÃI
CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN
HUYỆN ĐỨC PHỔ
Hoặc:
HUYỆN ĐỨC PHỔ
CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN
XÃ PHỔ CƯỜNG
Tuy nhiên, trên thực tế, ở nhiều địa phương, dù là quyết định của UBND hay Chủ

tịch UBND, ở phần tên cơ quan ban hành văn bản đều ghi là Ủy ban nhân dân. Cách ghi
này là không phù hợp với hướng dẫn của Thông tư 01và không thể hiện chính xác tên
chủ thể ban hành quyết định,
+ Đối với quyết định của Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc UBND (Giám đốc
Sở, Trưởng phòng và tương đương) thì ghi tên cơ quan đó. Cũng nên có sự kết hợp giữa
quy tắc do nhà nước quy định và quy tắc thực tế (chú thích 4: xem phần 2 mục I (thể
thức nghị quyết).Ví dụ:
UBND TỈNH TÂY NINH
SỞ CÔNG THƯƠNG
Hoặc
UBND HUYỆN DƯƠNG MINH CHÂU
PHÒNG TƯ PHÁP
Đối với quyết định của thủ trưởng đơn vị cơ sở, ví dụ giám đốc bệnh viện, hiệu
trưởng, viện trưởng…thì tên cơ quan chủ quản được ghi ở phía trên, tên chủ thể ban
hành quyết định được ghi ở ghi ở phía dưới. Ví dụ:
UBND TỈNH CÀ MAU
BỆNH VIỆN ĐA KHOA
(3) Số và ký hiệu văn bản
- Điều 8 Thông tư 01 theo công thức sau:
- Quyết định cá biệt của đều được ghi theo công thức: “Số: số thứ tự /chữ viết tắt tên
loại văn bản/chữ viết tắt chủ thể ban hành”
Ví dụ: Quyết định cá biệt số 05 ban hành năm 2015 của UBND tỉnh A được ghi như
sau:
Số: 05/QĐ-UBND
14


- Đối với các quyết định có số từ 1 đến 9 phải thêm số 0 phía trước (01-09) để đảm
bảo tính chính xác về số của văn bản cũng như thuận tiện cho công tác tra cứu, lưu trữ
văn bản.

- Lưu ý: về ký hiệu công văn hành chính
(4) Về địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Cách ghi yếu tố này trong
quyết định được thực hiện tương tự như đối với văn bản nghị quyết của HĐND các cấp
(xem phần 2 mục I về thể thức nghị quyết)
(5) Về tên loại và trích yếu của quyết định:
- Ghi ngay dưới yếu tố ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Phải tuân theo những yêu cầu chung của việc ghi tên loại, trích yếu của văn bản
như: phù hợp với tên chủ thể ban hành văn bản, trích yếu phải ngắn gọn, đầy đủ, chính
xác, thể hiện ngay được nội dung chủ yếu cần giải quyết trong nội dung của quyết định.
Ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc bổ nhiệm Giám đốc Sở Tài chính tỉnh A
Quyết định thường bắt đầu bằng hai chữ “về việc”, nhưng không nên viết tắt hai chữ
này theo kiểu “V/v…”
Ví dụ không được trình bày phần trích yếu theo cách viết sau đây:
QUYẾT ĐỊNH
(V/v bổ nhiệm Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Y)
Cách viết phù hợp, rõ ràng sẽ là:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc bổ nhiệm Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Y
Tuy nhiên, nếu UBND dùng quyết định với tư cách là văn bản quy phạm pháp luật để
ban hành Quy chế, quy định, hoặc thủ trưởng cơ quan chuyên môn, thủ trưởng đơn vị cơ
sở dùng quyết định với tư cách là quyết định cá biệt để ban hành Nội quy, Quy định…
thì trong phần trích yếu luôn bắt đầu bằng hai chữ “ban hành…” để đảm bảo tính ngắn
gọn mà vẫn chính xác của trích yếu.
(6) Nội dung quyết định: được trình bày thành phần riêng
(7) Quyền hạn, chức vụ của người ký
Đối với quyết định của UBND các cấp, Chủ tịch UBND sẽ thay mặt (TM.)
UBND ký quyết định:
TM. UỶ BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH
Hoặc Phó Chủ tịch UBND phụ trách lĩnh vực nhất định được giao ký theo thể
thức ký thay (KT.) những quyết định về lĩnh vực đó:
15


TM. UỶ BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
 Đối với quyết định của Chủ tịch UBND, quyết định này bao giờ cũng là quyết
định cá biệt, được sử dụng để giải quyết các vấn đề cụ thể thuộc thẩm quyền của Chủ
tịch UBND do Chủ tịch UBND ký trực tiếp (ký thẳng):
CHỦ TỊCH
 Quyết định của Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND do thủ
trưởng cơ quan quan đó ký trực tiếp. Ví dụ:
GIÁM ĐỐC
Hoặc phó giám đốc ký theo thể thức ký thay:
KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Hoặc người dưới một cấp được giao ký theo thể thức thừa lệnh:
TL.GIÁM ĐỐC
CHÁNH VĂN PHÒNG
Trong trường hợp đặc biệt, giám đốc sở có thể uỷ quyền cho người đứng đầu các đơn
vị thuộc Sở (trưởng phòng thuộc sở, người đứng đầu đơn vị sự nghiệp thuộc Sở) ký
quyết định theo thể thức thừa ủy quyền. Ví dụ:
TUQ. GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG KẾ HOẠCH
(8) Dấu của cơ quan, đơn vị ban hành quyết định
- Quyết định của UBND, của thủ trưởng cơ quan chuyên môn, thủ trưởng đơn vị cơ
sở được đóng dấu của chính cơ quan, đơn vị đó. Trong đó, UBND được sử dụng con dấu

có hình quốc huy, còn cơ quan chuyên môn và đơn vị cơ sở sử dụng con dấu không có
hình quốc huy.
- Dấu phải được đóng ngay ngắn, đúng chiều, và đúng màu sắc mực dấu quy định.
Dấu được đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái thì mới có giá trị.
(9) Nơi nhận quyết định
- Thông thường quyết định của UBND, Chủ tịch UBND được gửi cho HĐND cùng
cấp, hoặc cho Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ (đối với quyết định của UBND tỉnh),
UBND cấp trên để báo cáo; hoặc có thể gửi cho UBND cấp dưới, các cơ quan chuyên
môn, đơn vị cơ sở trực thuộc để triển khai thực hiện; hoặc có thể gửi cho các chủ thể
khác để phối hợp thực hiện…Và nhất thiết, quyết định phải được lưu tại văn phòng
UBND.

16


- Quyết định của Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc UBND, Thủ trưởng đơn vị
cơ sở: cần xác định rõ và viết chính xác những đối tượng tiếp nhận quyết định, bảo đảm
cho quyết định có đối tượng thực hiện, phối hợp …và lưu quyết định.
3.Bố cục nội dung quyết định
 Phần mở đầu:
- Nêu căn cứ pháp lý của việc ban hành quyết định (một hoặc nhiều văn bản,
trong đó gồm:
(1) Văn bản quy định về việc thành lập, hoặc nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan,
đơn vị ban hành quyết định.
Ví dụ: căn cứ pháp lý đầu tiên được nêu trong quyết định của UBND, Chủ tịch
UBND là Luật Tổ chức Chính quyền địa phương 2015
(2) Văn bản liên quan trực tiếp tới nội dung quyết định. Ví dụ: trong quyết định
của giám đốc Sở có thể nêu căn cứ đầu tiên là quyết định của UBND tỉnh ban hành Quy
chế tổ chức và hoạt động của Sở đó.
- Các căn cứ tiếp theo có thể là căn cứ thực tế (thường được nêu rất ngắn gọn. Ví

dụ: “ Xét tình hình thực tế”.
- Có thể nêu căn cứ thủ tục dưới dạng: “ Theo đề nghị…” hay “Xét đề nghị…” .
 Phần nội dung của quyết định:
- Quyết định của UBND, với tư cách là văn bản quy phạm pháp luật, được sử
dụng để giải quyết các vấn đề được quy định tại các điều 13, 16, 19 của Luật 2004. Do
vậy, nội dung quyết định này rất đa dạng.
- Đối với quyết định cá biệt, nội dung đa dạng quyết định này thường ngắn gọn,
có thể chỉ cần 3- 4 điều. Ví dụ: phần nội dung của quyết định về nhân sự có thể trình
bày như sau:
Điều 1. Bổ nhiệm, điều động, kỷ luật ai? Từ ngày nào?
Nếu là quyết định điều động thì nêu rõ điều động đến cơ quan, đơn vị nào. Nếu là
quyết định kỷ luật thì nêu rõ hình thức xử lý kỷ luật).
Điều 2. Quyền lợi của người được bổ nhiệm, điều động, người bị kỷ luật (thường đề
cập đến vấn đề lương và phụ cấp của họ (nếu có)
Điều 3. Nêu hiệu lực thi hành của quyết định về thời gian và đối tượng áp dụng
 Phần kết thúc: là phần nêu rõ hiệu lực thi hành của quyết định về mặt thời gian
và đối tượng áp dụng.
4.Phương pháp trình bày quyết định và mẫu quyết định
 Về phương pháp trình bày quyết định: phương pháp trình bày phù hợp với nội
dung này chính là phương pháp điều khoản hoá. Cụ thể:

17


- Theo hướng dẫn tại Thông tư 55 thì quyết định là văn bản trình bày theo phương
pháp: chia điều, khoản, điểm. Các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định:
theo chương, mục, điều, khoản, điểm; (điểm b, khoản 6, mục II).
- Thông tư 01 cũng hướng dẫn tương tự: quyết định cá biệt được trình bày theo
điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương,
mục, điều, khoản, điểm (Điểm b, khoản 1 điều 11 Thông tư 01).


Về mẫu quyết định:
Đối với quyết định của Chủ tịch UBDND, Thủ trưởng cơ quan chuyên môn
thuộc UBND, Thủ trưởng đơn vị cơ sở - các quyết định này bao giờ cũng mang tư cách
là quyết định cá biệt nên sử dụng mẫu 1.2 (mẫu quyết định cá biệt – quy định trực tiếp Thông tư 01).
Còn trong trường hợp các chủ thể này dùng quyết định để ban hành quy chế,
quy định, chương trình, kế hoạch… thì sử dụng mẫu 1.3 (mẫu quyết định cá biệt - quy
định gián tiếp -Thông tư 01.
III. SOẠN THẢO CHỈ THỊ
1.Về tư cách sử dụng
Chỉ thị được sử dụng với hai tư cách:
Thứ nhất, là văn bản quy phạm pháp luật. Theo Luật 2008 thì ở trung ương không
còn một chủ thể nào có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật là chỉ thị. Còn
theo Khoản 2, Điều 1, Luật 2004, thì chỉ có duy nhất một cơ quan có quyền ban hành chỉ
thị với tư cách này, đó là UBND các cấp sử dụng Chỉ thị để để giải quyết các vấn đề
thuộc thẩm quyền được quy định tại các điều 14, 17, 20 Luật 2004.
Thứ hai, với tư cách là văn bản hành chính (văn bản cá biệt) Chỉ thị thuộc thẩm
quyền ban hành của nhiều chủ thể như Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ
quan ngang Bộ, Chánh án Toà án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân
tối cao, Ủy ban nhân dân... Xuất phát từ quan điểm nên đơn giản hoá hình thức văn bản
quy phạm pháp luậtcác chủ thể có thẩm quyền ở trung ương vẫn có quyền ban hành chỉ
thị, nhưng chỉ thị không mang tư cách là văn bản quy phạm pháp luật nữa, mà là văn bản
hành chính với chức năng đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện pháp luật, phát động phong
trào thi đua… Ví dụ: Chỉ thị số 17/CT-UBND ngày 03 tháng 6 năm 2011 của UBND
tỉnh Sơn La về “Tăng cường công tác quản lý nhà nước về Quốc tịch và Hộ tịch có yếu
tố nước ngoài trên địa bàn tỉnh Sơn La”
Tuy chỉ thị thuộc thẩm quyền ban hành của nhiều chủ thể, nhưng trong phạm vi
chương này, chỉ trình bày về thể thức, bố cục nội dung cũng như phương pháp trình bày
và mẫu chỉ thị của UBND, Chủ tịch UBND các cấp
2.Thể thức chỉ thị

18


Việc trình bày các thành phần thể thức như quốc hiệu và tiêu ngữ; tên cơ quan ban
hành văn bản; địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản; quyền hạn, chức vụ, họ tên
của người ký văn bản; dấu của cơ quan ban hành, nơi nhận… trong chỉ thị của UBND và
Chủ tịch UBND được trình bày tương tự như quyết định của UBND, Chủ tịch UBND.
Ngoài ra, có một số điểm khác cần lưu ý như sau:
Thứ nhất, về cách ghi tên chủ thể ban hành trong chỉ thị của Chủ tịch UBND các cấp,
thành phần tên chủ thể ban hành chỉ thị được ghi thẳng chức danh . Ví dụ:
CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH LÀO CAI
Hoặc là:
TỈNH LONG AN
CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN
HUYỆN CẦN GIUỘC
Hoặc là:
HUYỆN MỘ ĐỨC
CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN
XÃ ĐỨC LÂN
Tuy nhiên, trên thực tế, chỉ thị do Chủ tịch UBND ban hành rất ít, mà các mệnh lệnh
cụ thể của Chủ tịch UBND thường thể hiện dưới dạng như quyết định, công văn hành
chính, thông báo..
Thứ hai, về số và ký hiệu của Chỉ thị
Nếu chỉ thị của UBND là văn bản quy phạm pháp luật thì số, ký hiệu của chỉ thị
được ghi kèm theo năm ban hành. Ví dụ: Số: 28/2015/CT-UBND
Nếu chỉ thị của UBND là văn bản hành chính thì số, ký hiệu của chỉ thị không ghi
kèm theo năm ban hành. Ví dụ: Số: 07/CT-UBND
Nếu là chỉ thị của Chủ tịch UBND thì ký hiệu của văn bản được ghi là CT. Ví dụ: Số:
13/CT-CT

Thứ ba, về tên loại và trích yếu của Chỉ thị
Cách ghi được thực hiện tương tự như đối với quyết định của UBND và Chủ tịch
UBND, đương nhiên khác về tên loại văn bản và vấn đề mà văn bản (chỉ thị) giải quyết.
Ví dụ:
CHỈ THỊ
Về việc phòng chống thiên tai năm 2015
3.Bố cục nội dung của chỉ thị
Về mặt bố cục nội dung, có thể chia chỉ thị thành ba phần:
19


 Phần mở đầu:
Chỉ thị có chức năng là đôn đốc, nhắc nhở, phối hợp hoạt động của các chủ thể, phát
động phong trào thi đua… nên cách viết phần mở đầu rất linh hoạt, miễn đạt được tính
thuyết phục cao, vì có liên quan tới việc thực thi trách nhiệm của các chủ thể. Cụ thể là,
phần mở đầu có thể sử dụng những cách viết sau đây:
Thứ nhất, có thể nêu mục đích của việc ban hành chỉ thị. Ví dụ: “Nhằm nâng cao ý
thức của người dân và doanh nghiệp trong việc tiết kiệm điện…”
Thứ hai, có thể nêu căn cứ pháp lý của việc ban hành chỉ thị. Ví dụ: Căn cứ quyết
định số…ngày…tháng…năm…của UBND tỉnh X. về…”
Thứ ba, có thể nêu căn cứ thực tiễn của việc ban hành chỉ thị.Ví dụ: “ Trong thời gian
vừa qua, trên địa bàn thành phố Y. đã xảy ra nhiều vụ hoả hoạn lớn, gây thiệt hại nghiêm
trọng tới tài sản nhà nước, tài sản, tính mạng của dân…”
Thứ tư, có thể kết hợp tất cả các căn cứ nêu trên.
 Phần nội dung:
Đây là phần quan trọng nhất của chỉ thị. Phần này có thể nêu chủ trương, phương
hướng chung về một lĩnh vực công tác nhất định (trồng cây gây rừng, phát triển sản
xuất nông nghiệp…). UBND là cơ quan có thẩm quyền ban hành chỉ thị để triển khai
nội dung nghị quyết của HĐND. Do vậy, để tránh sự trùng lặp về mặt thông tin,
trong chỉ thị không cần nhắc lại các chủ trương, phương hướng chung đó (nhưng

trong phần mở đầu của chỉ thị nên nêu căn cứ pháp lý là nghị quyết của HĐND để
đối tượng thực hiện chỉ thị có sự hiểu biết sâu sắc về vấn đề giải quyết trong chỉ thị),
mà trực tiếp đưa ra các biện pháp, kế hoạch cần tiến hành để đạt được mục tiêu đề ra.
Phần này cần cụ thể, rõ ràng về: mục tiêu, nhiệm vụ cần đạt, cách thức thực hiện, đối
tượng thực hiện, thời gian thực hiện, trách nhiệm phối hợp giữa các chủ thể…
 Phần kết thúc:
Đặc tính của chỉ thị là văn bản đôn đốc, nhắc nhở, hướng dẫn, và trong nhiều
trường hợp đòi hỏi sự phối hợp của nhiều chủ thể; quá trình thi hành, phối hợp thi
hành chỉ thị có thể phát sinh tình huống ngoài dự đoán của cả chủ thể ban hành chỉ
thị, của đối tượng thực thi chỉ thị. Do vậy, phần này của chỉ thị thường có cách viết
rất linh hoạt, thể hiện sự quan tâm, sự theo dõi sâu sát của UBND về quá trình thi
hành chỉ thị.
Ví dụ “ Đề nghị các cơ quan, đơn vị thực hiện nghiêm túc các nội dung nêu trên.
Trong qúa trình thực hiện, nếu có vấn đề gì vướng mắc thì kịp thời báo cáo về
Thường trực UBND để giải quyết”.
4.Phương pháp trình bày chỉ thị và mẫu chỉ thị
20




Về phương pháp trình bày chỉ thị: phương pháp trình bày chia khoản,

điểm. Tuy nhiên, nếu chỉ thị có nội dung dài, phức tạp. Ví dụ: Chỉ thị về cải cách hành
chính; Chỉ thị về tổ chức Tết nguyên đán…thì việc chia thành mục, khoản, điểm sẽ phù
hợp hơn để nội dung chỉ thị được trình bày rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu. Riêng phần mở đầu
của chỉ thị thường rất ngắn gọn, mang tính chất là phần đặt vấn đề nên cần viết thành
đoạn riêng mà không chia thành mục, điểm.

Về mẫu chỉ thị:

- Thông tư 55 có đưa ra mẫu 1.7 (mẫu Chỉ thị) với tư cách là văn bản quy phạm
pháp luật.
- Thông tư 01 thì đưa ra mẫu 1.4 (mẫu văn bản có tên loại khác) – trong đó có chỉ
thị (cá biệt). Với mẫu này thì Chỉ thị có thể thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch
UBND, hoặc UBND2.
IV. SOẠN THẢO CÔNG VĂN HÀNH CHÍNH
1.Thể thức công văn hành chính
Công văn hành chính là một loại văn bản hành chính, một dạng thư công – thư giao
dịch giữa các cơ quan nhà nước, tổ chức, cán bộ, công chức nhà nước và công dân. Chức
năng của công văn hành chính là để đề nghị, hướng dẫn, hỏi, trả lời, mời họp, đôn đốc
nhắc nhở…
Cách trình bày các thành phần thể thức của công văn hành chính được thực hiện
tương tự như các văn bản pháp luật khác.
Tuy nhiên, là dạng văn bản hành chính không có tên gọi xác định, thể thức của công
văn hành chính có nhiều điểm đặc biệt so với các loại hình văn bản pháp luật có tên loại,
cụ thể là:
(1) Về số và ký hiệu của công văn hành chính
Do công văn hành chính là một dạng thư công (thư giao dịch), không có tên gọi xác
định nên trong phần ký hiệu của công văn hành chính chỉ có chữ viết tắt của tên chủ thể
ban hành công văn hành chính và chữ viết tắt của tên chủ thể soạn thảo công văn hành
chính đó.
Ví dụ: công văn số 13 của Tổng Công ty X do Phòng Hành chính tổng hợp thuộc
Tổng Công ty soạn thảo thì số, ký hiệu được ghi như sau: Số: 13/TCT-HCTH
(2) Địa danh công văn hành chính

2

Điểm ghi chú thứ 9 của mẫu 1.4 có hướng dẫn: trong thành phần quyền hạn, chức vụ của người ký, nếu là chỉ

thị cá biệt của UBND thì ghi: TM. Ủy ban nhân dân.


21


- Do công văn hành chính là dạng thư giao dịch nên cách ghi địa danh trong văn bản
này phải quán triệt hai yêu cầu: (1) phù hợp với quy định của pháp luật ;(2) thuận tiện
cho việc liên hệ giao dịch công tác.
- Địa danh trong văn bản của đơn vị cơ sở trực thuộc trung ương là tên của tỉnh mà
đơn vị đó đóng trụ sở. Ví dụ: văn bản của Trường Đại học Tài chính kế toán thuộc Bộ
Tài chính (có trụ sở tại thị trấn La Hà, huyện Tư Nghĩa, tỉnh Quảng Ngãi), địa danh được
ghi là: Quảng Ngãi, (điểm a khoản 1 điều 9 Thông tư 01).
Ngoài ra, để đáp ứng cho yêu cầu này, trong công văn hành chính đã có các thông tin
cụ thể về cơ quan, đơn vị ban hành công văn (địa chỉ, điện thoại, website, email…), là
thành phần cuối cùng của công văn hành chính.
(3) Về tên loại và trích yếu của công văn hành chính
- Công văn hành chính là dạng thư giao dịch không có tên gọi xác định nên trong
thành phần thể thức của công văn hành chính không có phần ghi tên loại.
- Ngoài ra, để các thành phần thể thức của công văn hành chính được trình bày đẹp,
hợp lý nên bộ phận trích yếu của công văn hành chính được ghi dưới số và ký hiệu của
công văn hành chính.
(4) Về nơi nhận công văn hành chính
Thành phần nơi nhận của công văn hành chính được trình bày ở hai vị trí
(5) Về các thông tin giao dịch, liên hệ
Khác với các văn bản có tên loại, thành phần thể thức cuối cùng của văn bản là “nơi
nhận”, thì công văn hành chính, với mục đích ban hành là giao dịch, nên nhất thiết phải
thể hiện các thông tin cần thiết để thuận tiên cho việc giao dịch, liên hệ của cơ quan, tổ
chức, bao gồm: Địa chỉ cơ quan, tổ chức; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ E-Mail;
Website (nếu cần).
2.Bố cục nội dung của công văn hành chính
Công văn hành chính có thể chia thành ba phần: Phần mở đầu, phần nội dung, và

phần kết thúc.
Tùy thuộc vào từng nội dung cụ thể được giải quyết mà công văn hành chính trong
một số trường hợp cụ thể có thể được viết theo hướng sau:
 Soạn thảo công văn mời họp, mời dự hội thảo, hội nghị
Tùy thuộc vào nội dung họp mà cơ quan, người có thẩm quyền quyết định nên sử
dụng công văn để mời họp hay dùng hình thức văn bản khác. Việc viết công văn mời
họp chỉ đặt ra trong trường hợp đó là cuộc họp quan trọng, thành phần tham gia bao gồm
cả đại diện các cơ quan, tổ chức khác.
Ví dụ: Trường đại học X tổ chức Hội thảo về Lấy ý kiến dự án Luật Trưng cầu ý dân
có thể gửi công văn mời họp để mời đại diện các trường đại học tham gia.
22


 Phần mở đầu: nêu mục đích của cuộc họp, có thể nhằm triển khai kế hoạch
công tác cụ thể của cơ quan, đơn vị; có thể tổng kết hoạt động của cơ quan, đơn vị
trong một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ:
“Nhằm triển khai kế hoạch phòng chống thiên tai năm 2011…”
 Phần nội dung:
- Thời gian tiến hành cuộc họp: nêu rõ cuộc họp được tiến hành dự kiến kết thúc vào
lúc mấy giờ. Nếu cuộc họp (hội thảo, hội nghị) được tiến hành trong nhiều ngày thì phải
nêu rõ ngày, giờ bắt đầu, và ngày, giờ dự kiến kết thúc.
- Địa điểm tiến hành cuộc họp: Nêu rõ số phòng (khu vực). ví dụ: Phòng họp, Hội
trường 309 - Khu D- Trường Đại học K.
- Thành phần tham gia cuộc họp: cơ quan, đơn vị tổ chức họp cần cân nhắc rất thận
trọng về thành phần được mời họp để đảm bảo tính thực tế, hiệu quả của cuộc họp. Có
thể mời đại diện hoặc mời đích danh tuỳ vào nội dung cuộc họp.
- Nội dung, chương trình cuộc họp: phải được nêu ngay trong công văn, nếu nội dung
cuộc họp dài, chương trình cuộc họp có thể kéo dài cả ngày, thậm chí nhiều ngày, thì cơ
quan, đơn vị mời họp có thể gửi cho đại biểu một bản dự kiến chương trình kèm theo.
 Phần kết thúc: Phần kết thúc của công văn mời họp cần rất ngắn gọn, đơn giản,

nhưng cần thể hiện tính trang trọng, lịch sự, thể hiện sự hợp tác giữa các cơ quan, đơn
vị.
Ví dụ: “Rất mong sự có mặt của quý ông, bà để cuộc họp thu được nhiều kết
qủa…”; Hoặc “ Kính đề nghị quý cơ quan cử công chức dự họp đúng thành phần và
thời gian quy định”.
Để đảm bảo cuộc họp đạt kết quả cao, trong trường hợp cần thiết, trong công văn
mời họp cần thể hiện sự quan tâm đúng mực tới những điều kiện cho đại biểu dự họp
như: (1) tài liệu phục vụ cuộc họp; (2) Với những cuộc họp quan trọng, thì có thể xác
định ngay trong công văn về yêu cầu trang phục theo nguyên tắc: lịch sự, nghiêm túc 3;
(3) Nếu đại biểu được mời dự họp ở xa thì cũng ghi chú rõ nơi ở của đại biểu (đại biểu
tự thu xếp, hay cơ quan mời họp bố trí khách sạn, hay ở nhà khách của cơ quan …), về
phương tiện đi lại của đại biểu…
 Soạn thảo công văn hỏi
Công văn hỏi được soạn thảo trong nhiều trường hợp. Ví dụ:
- Cơ quan cấp trên gửi công văn hành chính xuống cơ quan cấp dưới để hỏi về vấn
đề nhất định (hỏi về tiến trình xây dựng Quy chế làm việc của cơ quan, hỏi về vấn
đề bố trí người lao động trong cơ quan ...).
3

Xem Quy chế văn hoá công sở ban hành kèm theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007
của Thủ tướng Chính phủ.

23


- Cơ quan cấp dưới hỏi cơ quan cấp trên về vấn đề cấp dưới quan tâm: (hỏi về quy
trình xét tuyển công chức do quy định pháp luật hiện hành còn những điểm mâu
thuẫn; hỏi về chỉ tiêu tuyển sinh…)
- Các cơ quan ngang cấp hỏi nhau về các vấn đề có liên quan đến hoạt động của cơ
quan (hỏi về cách thức, trình tự phối hợp giữa các trường về việc tổ chức các Hội

nghị khoa học..).
Nên gọi loại công văn này là công văn dùng để hỏi, không nên gọi là công văn chất
vấn, vì một trong những yêu cầu của ngôn ngữ trong văn bản nhà nước nói chung, trong
công văn hành chính nói riêng là tính văn minh, lịch sự.
Về mặt cơ cấu, nội dung của công văn dùng để hỏi có thể được chia làm ban phần:
Phần mở đầu: Phần mở đầu của công văn hành chính dùng để hỏi có thể nêu mục
đích của việc ban hành công văn văn. Ví dụ: “Nhằm thực hiện đúng đắn các quy định
của pháp luật về việc điều động công chức…”. Hoặc có thể nêu căn cứ pháp lý của việc
ban hành công văn. Ví dụ: “Căn cứ chỉ thị số…ngày…tháng…năm…”.
Phần nội dung:
Yêu cầu chung đặt ra đối với với phần này là phải nêu rõ những nội dung (câu hỏi)
mà cơ quan ban hành công văn mong muốn cơ quan được hỏi trả lời. Một điều hiển
nhiên rằng nội dung hỏi rõ ràng thì sẽ nâng cao khả năng cơ quan trả lời sẽ trả lời rõ
ràng, có trách nhiệm.
Để đảm bảo tính trang trọng, nghiêm túc, tính thuyết phục của công văn, nên tuy đây
là công văn dùng để hỏi, nhưng trong công văn này không dùng câu hỏi (kèm theo
dấu ?), mà nội dung hỏi này phải được trình bày dưới dạng câu cầu khiến. Nội dung hỏi
diễn đạt dưới dạng câu cầu khiến như sau:
“Yêu cầu Ban lãnh đạo Công ty báo cáo một số nội dung sau:
- Tổng số lao động hiện đang làm việc tại Công ty
- Mức tiền thưởng trung bình cho những người có sáng kiến cải tiến kỹ thuật
- Những biện pháp ban lãnh đạo đã tiến hành để hạn chế tình trạng đình công của
người lao động.”
Phần kết thúc: Phần kết thúc này cần rất ngắn gọn, mặc dù chủ yếu là mang tính thủ
tục, nhưng vẫn phải thể hiện được tính trang trọng, lịch sự của công văn hành chính. Ví
dụ: “Rất mong sự hợp tác của quý cơ quan.”. hoặc có thể xác định trách nhiệm của cơ
quan nhận công văn “Đề nghị quý cơ quan trả lời đúng nội dung và thời gian quy định”..
 Soạn thảo công văn trả lời (công văn phúc đáp)
Loại công văn này được sử dụng để thực hiện mối quan hệ giữa các cơ quan , tổ
chức.

Về mặt bố cục, công văn trả lời cũng được chia làm ba phần:
24


Phần mở đầu: công văn trả lời được soạn thảo, ban hành trong trường hợp trước đó
cơ quan này đã nhận được công văn hỏi. Do vậy, thích hợp nhất là trong phần mở đầu,
nên nêu căn cứ pháp lý của việc ban hành công văn hành chính. Ví dụ: “ Trả lời công
văn số…ngày…tháng…năm… của quý cơ quan về…”
Phần nội dung: nêu cụ thể những nội dung trả lời theo yêu cầu, đề nghị của cơ quan
hỏi. Ví dụ:…” Về vấn đề quý cơ quan yêu cầu, chúng tôi xin trả lời như sau:…”. Nếu có
những nội dung không trả lời được thì có thể nêu rõ lý do. Ví dụ “Vấn đề đề bù giải toả
đã được quy định trong quyết định số…ngày…tháng…năm… của UBND tỉnh A”.
Phần kết thúc: tương tự như công văn mời họp hay công văn hỏi, phần kết thúc cần
rất ngắn gọn, thể hiện sự hợp tác. Ví dụ: “Kính trình quý cơ quan xem xét, quyết định”;
hay “Trân trọng.”

Soạn thảo công văn đề nghị
Bố cục nội dung của công văn đề nghị cũng có thể chia thành ba phần
Phần mở đầu: Nêu mục đích, lý do của việc nêu đề nghị: nhằm thi hành văn bản của
cơ quan nhà nước cấp trên; nhằm tăng cường cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan,
đơn vị…Có thể nêu rõ nếu đề nghị được chấp thuận thì cơ quan, đơn vị đề nghị sẽ giải
quyết được vấn đề gì…
Phần nội dung: trong phần này cần nêu cụ thể đề nghị của cơ quan, đơn vị ban hành
công văn hành chính. Nội dung đề nghị phải được nêu rõ ràng, có sức thuyết phục, phù
hợp với thực tế, với khả năng và thẩm quyền giải quyết của cơ quan nhận công văn hành
chính.
Phần kết thúc: Phần này cần viết ngắn gọn, thể hiện sự mong muốn đề nghị của mình
được cấp trên chấp thuận. Ví dụ: “Rất mong nhận được sự phúc đáp của quý cơ quan”;
hay “Kính trình Giám đốc Sở xem xét, quyết định”…
 Soạn thảo công văn đôn đốc, nhắc nhở

Công văn đôn đốc, nhắc nhở luôn là văn bản của cấp trên gửi cấp dưới. Có thể chia
thành ba phần
Phần mở đầu: phần này có thể nhắc lại những nhiệm vụ mà trước đây cấp dưới được
giao. Ví dụ: nhiệm vụ tổ chức Hội thao, nhiệm vụ tổ chức phát động phong trào thi
đua…Đồng thời đánh giá sơ bộ về kết quả thực hiện những công việc đó, chú trọng đến
những việc chưa làm được, bởi đây chính là lý do ban hành công văn đôn đốc, nhắc
nhở .
Phần nội dung: nêu rõ những công việc mà các chủ thể có liên quan cần tiến hành
trong thời gian tới. Ví dụ: “Để khắc phục những tồn tại nêu trên, đề nghị quý cơ quan
tiếp tục thực hiện một số công việc sau đây:
1…………………………………………………………………………..
25