BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
------------------------------------------

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC
HOÀN THIỆN CƠ CHẾ QUẢN LÝ NHẰM NÂNG
CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ
NƯỚC TẠI UBND HUYỆN ĐÔNG ANH

NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH
MÃ SỐ:

PHẠM VĂN ĐỨC

Người hướng dẫn khoa học: PGS-TS. PHAN THỊ NGỌC THUẬN

HÀ NỘI 2006


MỤC LỤC
Trang
LỜI MỞ ĐẦU ...................................................................................................... 1
PHẦN I NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ .................................... 3
1.1 Các khái niệm cơ bản ..................................................................................... 4
1.2 Các nguyên tắc tổ chức quản lý ..................................................................... 7
1.3 Các phương pháp quản lý............................................................................. 16
1.4 Hình thức và quy trình ra quyết định quản lý .............................................. 21
1.5 Quy chế quản lý............................................................................................ 25
1.6 Tổ chức hoạt động của các công sở ............................................................. 27
1.7 Căn cứ pháp lý về tổ chức quản lý và hoạt động của UBND huyện ........... 32
PHẦN II PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VÀ CƠ CHẾ QUẢN LÝ

TẠI UBND HUYỆN ĐÔNG ANH.................................................................... 34
2.1 Tổ chức bộ máy của UBND Huyện Đông Anh ........................................... 35
2.2 Phân tích sự tuân thủ các nguyên tắc quản lý. ............................................. 49
2.3 Phân tích hình thức và quy trình ra quyết định ............................................ 69
2.4 Phân tích những tồn tại trong tiến trình cải cách hành chính của UBND
Huyện Đông Anh. .............................................................................................. 72
2.5 Phân tích hiệu quả hoạt động quản lý của UBND ....................................... 76
2.6 Kết luận phân tích ........................................................................................ 81
PHẦN III GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CHẾ QUẢN LÝ TẠI UBND
HUYỆN ĐÔNG ANH........................................................................................ 84
3.1 Mục tiêu hoàn thiện cơ chế quản lý. ............................................................ 85
3.2 Giải pháp hoàn thiện. ................................................................................... 85
3.3 Nội dung cụ thể từng giải pháp. ................................................................... 88
KẾT LUẬN ...................................................................................................... 118
TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………………………… 121


-1-

Hoàn thiện cơ chế quản lý nhằm…..

LỜI MỞ ĐẦU
Quản lý có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động của mọi tổ chức,
nó đã được nghiên cứu và phát triển lên thành môn khoa học – khoa học quản
lý.
Một tổ chức hoạt động hiệu quả khi công tác quản lý ở đó được coi trọng
và thực hiện tốt. Nhưng hoạt động quản lý chỉ có hiệu quả khi nó tuân thủ một
cách đầy đủ, triệt để những nguyên tắc của quản lý và được tiến hành theo
những phương pháp khoa học, phù hợp với điều kiện của tổ chức đó.
Uỷ ban nhân dân ( UBND) huyện Đông Anh là một tổ chức - một cơ

quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền chung chịu trách nhiệm
quản lý nhà nước về mọi mặt trên địa bàn huyện Đông Anh, thành phố Hà
Nội. Trong xu thế phát triển và hội nhập hiện nay cùng với quá trình đô thị
hoá diễn ra vô cùng nhanh chóng trên địa bàn thành phố nói chung và huyện
Đông Anh nói riêng thì việc nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước
của cơ quan UBND huyện là một yêu cầu tất yếu.
Xuất phát từ điều kiện đó, tác giả có mong muốn ứng dụng những kiến
thức của khoa học quản lý và các môn khoa học khác để phân tích, xây dựng
những giải pháp, biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan
UBND huyện, nơi tác giả đang công tác.
Chính vì vậy, tác giả đã lựa chọn đề tài nghiên cứu làm luận văn tốt
nghiệp là : “ Hoàn thiện cơ chế quản lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
động quản lý nhà nước tại UBND huyện Đông Anh”
Luận văn được chia ra làm 3 phần:
Phần I. Những vấn đề lý luận về quản lý.
Phần II. Phân tích hiệu quả hoạt động và cơ chế quản lý tại UBND huyện
Đông Anh.
Phần III. Giải pháp hoàn thiện cơ chế quản lý nhằm nâng cao hiệu quả
hoạt động quản lý nhà nước tại UBND huyện Đông Anh.
LVTS: Phạm Văn Đức


-2-

Hoàn thiện cơ chế quản lý nhằm…..

Tác giả xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn PGS.TS Phan Thị
Ngọc Thuận – giáo viên khoa Kinh tế và Quản lý trường Đại học Bách khoa
Hà Nội cùng toàn thể lãnh đạo, chuyên viên UBND huyện Đông Anh đã nhiệt
tình hướng dẫn, giúp đỡ tác giả trong quá trình nghiên cứu, hoàn thiện luận

văn này.
Mặc dù đã hết sức cố gắng, song do kiến thức còn hạn hẹp chắc chắn sẽ
không tránh khỏi những khiếm khuyết và sai sót, tác giả rất mong nhận được
sự chỉ bảo và góp ý của các thầy cô giáo và đồng nghiệp.
Tác giả

LVTS: Phạm Văn Đức


-3-

Hoàn thiện cơ chế quản lý nhằm…..

PHẦN I
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ

LVTS: Phạm Văn Đức


-4-

Hoàn thiện cơ chế quản lý nhằm…..

1.1 Các khái niệm cơ bản
1.1.1 Các khái niệm cơ bản về quản lý
Hiện nay có nhiều khái niệm về quản lý khác nhau. Mỗi một khái niệm
về quản lý biểu đạt, thể hiện một cách hiểu về quản lý khác nhau theo những
cách tiếp cận riêng. Tác giả có thể kể ra đây một số khái niệm thường hay
được đề cập tới:
Quản lý là sự tác động đến con người, tập thể con người để họ làm

những gì có lợi.
Với mục tiêu vì con người, do con người. Quản lý là nghiên cứu và đề ra
các phương án thực thi một cách khoa học. Để quản lý tốt nhất thiết phải có
sự hiểu biết sâu sắc về con người và về cách thức, công nghệ tác động đến con
người.
Một khái niệm khác cho rằng: Quản lý là thực hiện những công việc có
tác dụng định hướng, điều tiết, phối hợp các hoạt động của cấp dưới, của
những người thừa hành.
Với khái niệm này ta có thể hiểu quản lý là làm việc. Những công việc
mà nhà quản lý làm có tác dụng định hướng, điều tiết, phối hợp như lập kế
hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm tra. Các công việc mà nhà quản lý làm đều
là những công việc tổng hợp và phức tạp.
Quản lý là thiết lập, khai thông các quan hệ sản xuất cụ thể để các
yếu tố thuộc sức sản xuất ra đời và phát triển.
Tuy nhiên, đối với tác giả lại tâm đắc và thấy khái niệm về quản lý sau
mang tính tổng quát và khoa học hơn cả.
Quản lý là sự tác động một cách có tổ chức và định hướng của chủ
thể quản lý lên đối tượng quản lý để điều chỉnh các quá trình xã hội và
hành vi của con người nhằm duy trì tính ổn định và phát triển của đối
tượng theo các mục tiêu đã định của tổ chức.
LVTS: Phạm Văn Đức


-5-

Hoàn thiện cơ chế quản lý nhằm…..

Có thể thấy quản lý là phương thức làm cho những hoạt động hoàn thành
với hiệu quả cao, bằng và thông qua những người khác. Nó là những hoạt
động có hướng đích của chủ thể quản lý tác động đến đối tượng quản lý nhằm

đạt được những mục tiêu của tổ chức.
Để hiểu rõ về quản lý ta cần phải làm rõ một số điểm trong khái niệm về
quản lý trên.
* Chủ thể quản lý: là tác nhân tạo ra các tác động quản lý. Chủ thể quản
lý luôn là con người hoặc tổ chức. Chủ thể quản lý tác động lên đối tượng
quản lý bằng các công cụ với những phương pháp thích hợp theo các nguyên
tắc nhất định.
* Đối tượng quản lý: là thành phần tiếp nhận sự tác động của chủ thể
quản lý. Tuỳ theo từng loại đối tượng khác nhau mà người ta chia ra các dạng
quản lý khác nhau.
* Tổ chức: Tổ chức là một hệ thống, một thực thể có từ hai thành viên
trở lên, có cơ cấu, có tính hệ thống và trong tổ chức có những thành viên.
1.1.2 Sự cần thiết của quản lý
Quản lý là những hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người
kết hợp với nhau thành tập thể, thành tổ chức. Bởi vì nếu không có những
hoạt động đó, mọi người trong tập thể sẽ không biết ai phải làm gì, làm vào
lúc nào hoặc sẽ làm một cách lộn xộn.
Khi con người hợp tác với nhau trong một tập thể để cùng nhau làm việc,
người ta có thể tự phát làm những việc cần làm theo cách suy nghĩ riêng của
mỗi người. Lối làm việc chung như thế cũng có thể đạt kết quả hoặc cũng có
thể không. Nhưng nếu biết tổ chức hoạt động, có người đứng ra quả lý, điều
hành hoạt động chung thì triển vọng đạt kết quả sẽ chắc chắn hơn. Không
những như vậy, sẽ còn ít tốn kém nguyên vật liệu, tiền bạc, thời gian hơn. Bởi
vì khi có sự quản lý thì sẽ có những cách thức thực thi công việc khoa học.
LVTS: Phạm Văn Đức


-6-

Hoàn thiện cơ chế quản lý nhằm…..


Khi so sánh giữa kết qủa đạt được với chi phí đã tốn kém để đạt được kết
quả đó ta có khái niệm hiệu quả. Tỷ số này càng lớn thì chỉ tiêu hiệu quả càng
cao.
Nếu ta không biết cách quản lý thì cũng không thể đạt kết quả như tổ
chức kinh tế khác nhưng chi phí lại cao hơn hoặc chi phí như vậy nhưng kết
quả thấp hơn. Như thế có nghĩa là hiệu quả kinh tế cả hai trường hợp đều thấp
hơn khi so sánh giữa các tổ chức khác nhau.
Trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong nền kinh tế có sự cạnh
tranh gay gắt, người ta luôn phải tìm cách giảm chi phí và tăng kết quả tức là
phải luôn tìm cách gia tăng hiệu quả.
Lý do tồn tại của hoạt động quản lý chính là vì muốn có hiệu quả và chỉ
khi nào quan tâm đến hiệu quả thì người ta mới quan tâm đến hoạt động quản
lý.
1.2.3 Khái niệm hiệu quả
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh hay quản lý nhà nước chúng ta
thường hay đề cập đến hiệu quả kinh tế hay hiệu quả quản lý. Vậy hiệu quả là
gì?
Hiệu quả là sự tương quan, so sánh kết quả, lợi ích thu được với
những chi phí bỏ ra để có được các kết quả, lợi ích đó.
Như vậy, muốn phân tích, đánh giá hiệu quả hoạt động của một đơn vị,
tổ chức nào chúng ta cần phải xác định được kết quả hoạt động của nó và toàn
bộ chi phí bỏ ra để thu được kết quả đó.
Đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh thì có hiệu quả kinh tế. Đối với
các đơn vị hành chính nhà nước thì có hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước…
Hiệu quả hoạt động quản lý phụ thuộc vào trình độ, năng lực của người
quản lý. Trình độ quản lý lại được nhận biết, đánh giá thông qua hiệu lực
quản lý. Hiệu lực quản lý lại được nhận biết, đánh giá thông qua chất lượng
của các quyết định, biện pháp quản lý.
LVTS: Phạm Văn Đức



-7-

Hoàn thiện cơ chế quản lý nhằm…..

Để đo lường hiệu quả, ta có hai loại chỉ tiêu đó là: chỉ tiêu định lượng,
chỉ tiêu định tính.
* Chỉ tiêu định lượng: là những chỉ tiêu mà ta có thể tính toán, đo đếm
được. Ví dụ : Sản lượng, doanh thu, số lao động…
* Chỉ tiêu định tính: là những chỉ tiêu mà ta không thể đo đếm được
bằng số liệu cụ thể. Ví dụ như : sự thoải mái của khách hàng đối với sản
phẩm, lòng tin của nhân dân đối với sự lãnh đạo của chính quyền địa phương,
sự ổn định chính trị…
1.2 Các nguyên tắc tổ chức quản lý
Trong hoạt động quản lý có các nguyên tắc tổ chức quản lý mà đòi hỏi
nhà quản lý, nhà tổ chức phải tuân theo. Để đảm bảo quản lý có hiệu quả, tổ
chức và nhà quản trị phải tuân thủ một cách đầy đủ và triệt để các nguyên tắc
này.
1.2.1 Nguyên tắc thống nhất điều khiển
Nguyên tắc thống nhất điều khiển cho rằng sự lãnh đạo trong tổ chức
phải có sự thống nhất từ trên xuống dưới, theo tuyến thẳng.
Theo nguyên tắc này thì mỗi một nhân viên, mỗi một người thừa hành
chỉ nhận lệnh và chịu sự chỉ đạo từ một cấp trên trực tiếp. Nếu không tuân thủ
nguyên tắc này, người đó sẽ gặp phải những yêu cầu mâu thuẫn nhau hoặc
cùng một lúc có nhiều mệnh lệnh của cấp trên sẽ giội xuống làm cho cấp dưới
không biết làm thế nào, nhận lệnh của ai. Tuân thủ nguyên tắc này, chúng ta
sẽ loại bỏ được tình trạng vô trách nhiệm.
Mọi chính sách, quy định trong cơ quan đều cần được thông báo đến các
bộ phận có liên quan. Nhưng không phải lúc nào những quy định, nguyên tắc

đó đều được tất cả mọi người đồng tình. Tuy vậy, người lãnh đạo có năng lực
sẽ đưa ra kết luận cuối cùng, dứt khoát và yêu cầu mọi người đều phải thể
hiện sự thống nhất bằng cách thực thi quyết định đó.
LVTS: Phạm Văn Đức


-8-

Hoàn thiện cơ chế quản lý nhằm…..

Một tổ chức sẽ vận hành một cách trơn chu và hoạt động có hiệu quả
nếu có sự đồng lòng, thống nhất của các thành viên trong tổ chức đó.
1.2.2 Nguyên tắc phân công
Theo nguyên tắc này, công việc cần được chia nhỏ ra và phân công cho
mỗi người thực hiện một phần việc nhất định. Làm như thế sẽ tạo điều kiện
cho họ làm nhanh hơn. Nhờ chuyên môn hoá lao động mà tăng được năng
suất, cải thiện chất lượng công việc, sản phẩm dẫn đến hiệu quả hoạt động
chung của bộ phận, của phòng, ban chuyên môn.
Theo nguyên tắc phân công thì nhân viên phải được giao nhiệm vụ, trách
nhiệm và quyền hạn để thực thi nhiệm vụ, trách nhiệm đó.
Giao quyền có tác dụng rất lớn đối với mỗi một thành viên trong tổ
chức: Nhân viên sẽ làm việc hưng phấn hơn, muốn đóng góp nhiều hơn cho
cơ quan, đơn vị và quan trọng hơn cả là nhà quản lý sẽ có thời gian tập trung
vào nhiều việc khác quan trọng hơn.
Mỗi một nhân viên đều có thể là một nhà quản lý nếu được giao việc
phù hợp với năng lực, và sở trường của họ. Người lãnh đạo có năng lực, trình
độ đều nhận thức được điều này và sẽ có sự phân công, phân quyền một cách
rõ ràng để mọi thành viên đều phát huy hết khả năng, thế mạnh của mình vào
phục vụ hoạt động chung của tổ chức. Khuyến khích mọi người cùng tham
gia vào hoạt động quản lý còn là cách giúp cho nhà quản lý rèn luyện và nâng

cao tinh thần trách nhiệm của các nhân viên trong tổ chức.
1.2.3 Nguyên tắc phân nhóm, phân ngành
Nguyên tắc phân ngành cho rằng mọi hoạt động của tổ chức phải được
phân thành các nhóm và trao cho mỗi bộ phận riêng biệt một số công việc
nhất định. Có các cách phân nhóm như sau:
- Phân nhóm theo chức năng:
- Phân nhóm theo sản phẩm dịch vụ:
- Phân nhóm theo qúa trình:
LVTS: Phạm Văn Đức


-9-

Hoàn thiện cơ chế quản lý nhằm…..

- Phân nhóm theo khu vực địa lý:
1.2.4 Tầm hạn quản lý
Tầm hạn quản lý là khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới
mà một nhà quản lý có thể điều khiển và kiểm soát tốt nhất.
Tầm hạn quản lý đối với nhà quản lý bình thường là 3-9 nhân viên thuộc
cấp. Con số này có thể tăng lên đến 12-15 người trong trường hợp nhân viên
dưới quyền chỉ thực hiện những hoạt động đơn giản, và rút xuống còn 2-3
người khi công việc cấp dưới phải thực hiện thường xuyên thay đổi, công việc
phức tạp.
Tầm hạn quản lý có liên quan trực tiếp đến số lượng các tầng nấc
trung gian trong tổ chức.
Những bộ máy, tổ chức có nhiều tầng nấc trung gian thường làm chậm
trễ và lệch lạc sự thông đạt cũng như tiến trình giải quyết công việc trong tổ
chức, làm tăng chi phí quản lý dẫn đến giảm hiệu quả quản lý.
Chẳng hạn như khi có thêm một phó phòng phải bố trí thêm phòng làm

việc và trang thiết bị văn phòng kèm theo. Chi phí điện, điện thoại và các
khoản chi phí tiền lương, phụ cấp khác cũng tăng lên.
Nếu tầm hạn quản lý rộng, tổ chức có ít tầng nấc. Ngược lại, tầm hạn
quản lý mà hẹp thì sẽ phát sinh thêm tầng nấc, thêm một số bộ phận độc lập.
Do đó, muốn giải quyết vấn đề tầng nấc trung gian cho đơn giản, gọn nhẹ
phải xác định tầm hạn quản lý ở mức nào. Sự xác định này không thể chủ
quan. Tầm hạn quản lý rộng chỉ thuận lợi khi nhà quản lý có đầy đủ năng lực,
khi cấp dưới có trình độ làm việc khá, sáng tạo, có kỷ luật, tự giác và khi công
việc ổn định, công việc có kế hoạch trước, ít thay đổi. Còn nếu năng lực nhà
quản lý hạn chế, cấp dưới không tự giác, làm việc ít sáng tạo, trình độ không
khá, hoặc công việc thường xuyên thay đổi thì tầm hạn quản lý hẹp sẽ thích
hợp hơn. Khi đó tổ chức phát sinh thêm bộ phận, thêm tầng nấc trung gian là
không tránh được.
LVTS: Phạm Văn Đức


- 10 -

Hoàn thiện cơ chế quản lý nhằm…..

Muốn mở rộng tầm hạn quản lý phải giải quyết nhiều vấn đề khác trong
đó có việc tăng năng lực quản lý và tuyển những nhân viên có trình độ, khả
năng làm việc tốt có ý nghĩa quyết định nhất.
1.2.5 Các kiểu cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức hay còn gọi là mô hình tổ chức là sự sắp xếp các bộ
phận bên trong tổ chức thành một thể thống nhất trong đó quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn cho mỗi bộ phận và mối liên hệ giữa các bộ
phận đó.
Cơ cấu tổ chức quản lý điều hành bao gồm các cấp quản lý, các bộ phận,
các đối tượng quản lý và những mối quan hệ trực thuộc, phối hợp giữa chúng.

Phòng chức năng là những bộ phận độc lập có nhiệm vụ thực hiện một
số hoạt động quản lý nhất định. Chúng được phân công chuyên môn hoá theo
chức năng quản trị có nhiệm vụ giúp ban lãnh đạo chuẩn bị các quyết định,
theo dõi, hướng dẫn các đơn vị, bộ phận sản xuất thực hiện đúng, kịp thời
những quyết định quản lý. Trách nhiệm chung của các phòng chức năng là
vừa phải hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao đồng thời phải phối hợp chặt chẽ
với các phòng chức năng khác nhằm đảm bảo tốt các lĩnh vực công tác của
đơn vị được tiến hành ăn khớp, nhịp nhàng và đồng bộ.
Khoa học quản lý đã đúc kết ra các mô hình cơ cấu tổ chức quản lý phổ
biến như sau:
a. Mô hình tổ chức đơn giản
Đây là mô hình tổ chức mà không tổ chức, sắp xếp gì cả. Mô hình này
được áp dụng trong các cơ sở, tổ chức sản xuất kinh doanh nhỏ.
Nhà quản lý trực tiếp ra lệnh, kiểm soát tất cả các nhân viên của mình
mà không qua bất cứ người trung gian nào.
Do được tổ chức đơn giản nên thông tin mệnh lệnh được truyền đạt rất
chính xác và nhanh chóng vì không phải qua cấp quản lý trung gian nào do đó
nó làm tăng tính linh hoạt, nhạy bén của hệ thống. Với mô hình này, chi phí
LVTS: Phạm Văn Đức


- 11 -

Hoàn thiện cơ chế quản lý nhằm…..

cho quản lý là thấp nhất vì không phải chi trả lương cho cấp trung gian cũng
như các chi phí khác kèm theo như phòng làm việc, trang thiết bị, điện, điện
thoại…
Tuy nhiên, nếu quy mô tổ chức lớn, số nhân viên tăng lên thì nhà quản
lý không thể kiểm soát hết công việc của họ, sự quá tải gây nên sự chậm trễ

trong tiến trình giải quyết công việc. Hơn nữa, nếu một người nắm toàn bộ
quyền mà đi vắng thì tổ chức sẽ vấp phải những khó khăn trong điều hành
ngay lập tức.
Với hạn chế của cơ cấu tổ chức giản đơn, khi quy mô tổ chức lớn lên,
nhà quản lý phân tán bớt quyền cho những người khác để họ giúp mình điều
khiển, kiểm soát những người thừa hành, và một cơ cấu tổ chức khác xuất
hiện cho phù hợp với điều kiện đó là cơ cấu kiểu chức năng.
b. Mô hình tổ chức kiểu chức năng.
Đây là mô hình mà cơ cấu của nó gồm có một thủ trưởng và một số bộ
phận, nhân viên giúp việc về nghiệp vụ quản lý và những người thừa hành.
Mô hình tổ chức này được xây dựng trên nguyên tắc phân nhóm theo
chức năng. Tổ chức chia thành nhiều nhóm, mỗi nhóm đảm nhiệm những
công việc nhất định gọi là phòng chức năng.
Trong mô hình tổ chức kiểu chức năng, nhà quản lý được giải phóng bớt
công việc điều hành trực tiếp hàng ngày do giao bớt việc cho người phụ trách
nhóm và trao quyền kiểm soát nhân viên cho họ nên có thời gian rảnh rỗi tập
trung vào hoạch định chiến lược phát triển tổ chức nhiều hơn.
Tuy nhiên, khi quy mô của tổ chức lớn hơn nữa thì cơ cấu tổ chức theo
quy mô chức năng sẽ không phù hợp vì một nhà quản trị cấp cao không thể
kiểm soát hết cấp dưới của mình ở nhiều địa điểm khác nhau hoặc số nhà
quản lý cấp dưới quá nhiều, và đó chính là nguyên nhân khách quan dẫn tới
việc ra đời thêm một loại mô hình cơ cấu tổ chức mới đó là cơ cấu tổ chức
kiểu trực tuyến.
LVTS: Phạm Văn Đức


- 12 -

Hoàn thiện cơ chế quản lý nhằm…..


c. Mô hình tổ chức kiểu trực tuyến.
Mô hình này nhấn mạnh tính chất trực tiếp chỉ đạo sản xuất sản phẩm,
dịch vụ được trao cho các nhà quản lý cấp thấp hơn. Những nhà quản lý cấp
dưới này thay thế nhà quản lý cấp cao phụ trách toàn bộ công việc sản xuất
sản phẩm, dịch vụ thuộc lĩnh vực mình phụ trách. Nguyên tắc thống nhất điều
khiển được tuân thủ triệt để.
Mô hình tổ chức kiểu trực tuyến có đặc điểm là tổ chức được chia thành
nhiều đơn vị tương đối độc lập gọi là bộ phận trực tuyến. Mỗi đơn vị trực
tuyến được trao quyền tự quyết toàn bộ hoạt động của mình sao cho có hiệu
quả nhất.
Khi quy mô lớn, quy trình sản xuất phức tạp, những nhà quản lý cũng
không thể tự mình thu thập thông tin, xử lý và ra quyết định có hiệu quả nên
nhà quản trị cấp cao phải sử dụng những bộ phận tham mưu cho mình trước
khi ra quyết định. Nhà quản trị cấp trung cũng vậy, tuyển cho mình một người
phó để đỡ đần công việc và do đó trong bộ máy tổ chức xuất hiện thêm những
phòng chức năng làm nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc, phó giám đốc. Và
cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến chức năng xuất hiện như một sự cần thiết
khách quan đòi hỏi.
d. Mô hình tổ chức kiểu trực tuyến - chức năng
Trong mô hình này, mỗi một đơn vị trực tiếp làm ra sản phẩm hoặc tham
gia sản xuất sản phẩm như phân xưởng, xưởng, công trường, đội sản xuất do
một nhà quản lý phụ trách trực tiếp nhưng không toàn quyền hoạch định, tổ
chức, điều khiển, kiểm tra như trong mô hình trực tuyến. Chức năng hoạch
định và kiểm tra các đơn vị sản xuất đã được chuyển cho một số bộ phận chức
năng chuyên thực hiện các công việc đó như phòng kế hoạch, phòng tài
chính, phòng kỹ thuật…
Mỗi nhà quản trị cấp cao phụ trách một số mảng công việc của các chức
năng quản lý. Để làm tốt chức năng quản lý họ phải chia hoạt động quản lý
LVTS: Phạm Văn Đức



- 13 -

Hoàn thiện cơ chế quản lý nhằm…..

của tổ chức ra nhiều nhóm, mỗi nhóm đặt tên là phòng hay ban và cử một
người phụ trách gọi là trưởng phòng, trưởng ban.
Mỗi phòng ban có chức năng chuẩn bị và xử lý thông tin để cung cấp
cho nhà quản trị cấp cao của mình chuẩn bị ra quyết định, tham mưu cho họ
những vấn đề thuộc lĩnh vực mình phụ trách.
Mô hình trực tuyến - chức năng thường áp dụng nguyên tắc phân nhóm
và nguyên tắc thống nhất điều khiển. Thường phân nhóm theo chức năng hoạt
động quản lý và sản phẩm đối với các hoạt động sản xuất.
Hệ thống chỉ huy sản xuất tổ chức theo nguyên tắc thống nhất điều khiển
từ trên xuống dưới, mới có quyền ra lệnh theo chiều tin đi xuống từ nhà quản
trị cấp cao đến nhà quản trị cấp trung rồi đến cấp cơ sở.
Hệ thống các phòng ban chức năng chỉ làm nhiệm vụ tham mưu cố vấn
cho những nhà lãnh đạo trực tiếp của mình và nhận lệnh trực tiếp từ họ mà
không có quyền ra lệnh cho các bộ phận sản xuất, chính vì thế mà mô hình
này được gọi là cơ cấu trực tuyến - chức năng. Cơ cấu này kết hợp ưu điểm
của 2 cơ cấu chức năng và cơ cấu trực tuyến và khắc phục nhược điểm của
chúng.
Nếu không có các phòng ban chức năng riêng biệt, cơ cấu trực tuyến chức năng sẽ biến thành cơ cấu trực tuyến. Nếu không có các bộ phận độc lập
chuyên thực hiện tất cả các công việc sản xuất sản phẩm, dịch vụ, cơ cấu này
sẽ biến thành cơ cấu chức năng.
Do những ưu, nhược điểm của mình, mô hình này ngày nay được áp
dụng rất rộng rãi và cũng chỉ có thể áp dụng cơ cấu này. Trừ những cơ sở sản
xuất nhỏ có thể áp dụng mô hình tổ chức giản đơn hoặc mô hình trực tuyến,
hoặc mô hình chức năng, nhiều tổ chức khi lớn lên về quy mô đều buộc phải
áp dụng cơ cấu trực tuyến - chức năng nếu không sẽ rất khó có thể quản lý có

hiệu quả được.
LVTS: Phạm Văn Đức


- 14 -

Hoàn thiện cơ chế quản lý nhằm…..

1.2.6 Phân cấp quản lý, uỷ quyền và phân chia quyền lực
Nguyên tắc phân cấp quản lý chỉ rõ, sự phân chia bớt quyền hành của
nhà quản lý cấp cao cho nhà quản lý cấp trung hoặc cho những người phó của
mình là để nhằm mục đích giải phóng bớt công việc của nhà quản lý cấp cao,
để nhà quản lý có thể tập trung thời gian nhiều hơn cho hoạch định. Mặt khác
tạo điều kiện cho tổ chức đáp ứng kịp thời với những tình huống thực tế đòi
hỏi phải nhanh chóng ra quyết định.
Nhà quản lý cấp cao do có rất nhiều công việc phải giải quyết do đó
phải giao bớt việc cho cấp dưới (cấp phó) của mình đồng thời khi giao
việc cho họ thì cũng phải trao cho họ những quyền hạn nhất định để thực
thi các công việc được giao. Chức vụ phó được thiết lập là để thay thế trưởng
trong những trường hợp cần thiết.
Phân công nhiệm vụ và phân chia quyền lực về cơ bản chính là sự phân
công lao động trong quản lý. Đây là việc tạo điều kiện cho cấp dưới được
tham gia vào công tác quản lý nhằm triển khai các hoạt động được phân công.
Phân chia quyền lực còn có thể được hiểu là sự uỷ quyền, sự đảm bảo về mặt
công cụ quản lý để cho cấp dưới có quyền lực và chủ động thực hiện các
nhiệm vụ được giao.
Khi phân công nhiệm vụ, phân chia quyền lực trong quản lý cần phải
đảm bảo một số yêu cầu sau:
- Đảm bảo sự phù hợp với chức trách đã quy định cho thuộc cấp.
- Đảm bảo quyền lực đi đôi, tương xứng với trách nhiệm.

- Đảm bảo phù hợp với trình độ, độ tin cậy của thuộc cấp.
- Đảm bảo đi đôi, tương xứng với thông tin giám sát, kiểm tra, đánh giá
(khen, chê).
- Đảm bảo công bố chính thức, trình bày rõ ràng, cụ thể.
Nếu không phân chia bớt quyền, mọi quyền lực tập trung vào tay một
người, mọi việc đều chờ chủ tịch quyết định thì sẽ làm chậm trễ tiến độ giải
LVTS: Phạm Văn Đức


- 15 -

Hoàn thiện cơ chế quản lý nhằm…..

quyết công việc, bỏ lỡ thời cơ và không đáp ứng được những yêu cầu, đòi hỏi
của thực tế, nhiệm vụ quản lý. Việc phân cấp cũng rất cần thiết khi tổ chức có
nhiều bộ phận ở nhiều nơi khác nhau.
1.2.7 Quyền hành trong quản lý.
Quyền hành là năng lực cho phép một người yêu cầu người khác
phải hành động theo ý mình. Để điều khiển người khác, mọi nhà quản lý
đều phải có quyền hành thì mới chỉ huy được. Nếu ra lệnh mà cấp dưới không
làm, thì không thể lãnh đạo được tập thể đi tới mục tiêu chung.
Quyền hành là công cụ của nhà quản lý. Nó giúp cho nhà quản lý thực
hiện vai trò lãnh đạo, chỉ huy của mình. Vậy quyền hành của nhà quản lý xuất
phát từ đâu và làm sao có được quyền hành?
Lý thuyết về quản lý cho rằng: Quyền hành quản lý xuất phát từ chức
vụ. Một người được bổ nhiệm làm trưởng phòng tự khắc ông ta có quyền
hành. Vì kể từ thời điểm nhận chức, mệnh lệnh của ông ta phát ra thì cấp dưới
phải tuân thủ theo quy định của tổ chức đó.
Lý thuyết này đúng nhưng vẫn chưa đủ vì nó không giải thích được
trường hợp lãnh đạo ra lệnh nhưng nhân viên không làm hoặc không tuân thủ

triệt để mệnh lệnh đó.
Quyền hành của nhà quản lý xuất phát từ sự thừa nhận của cấp dưới.
Chừng nào cấp dưới thừa nhận người lãnh đạo của mình và dó đó làm theo sự
chỉ đạo của ông ta, chừng đó nhà quản lý có quyền hành. Ngược lại, nếu cấp
dưới phủ định quyền hành của lãnh đạo thì nhà quản lý không có quyền hành.
Cách giải thích này cũng không giải thích trọn vẹn nguồn gốc của quyền hành
vì trong một số trường hợp cấp dưới phủ định quyền của cấp trên, do không
thừa nhận nhà quản lý cấp trên của mình xứng đáng ở vị trí đó. Nhưng vẫn
làm theo lệnh vì sợ mất quyền lợi vật chất, sợ kỷ luật hoặc lý do ép buộc nào
khác.
LVTS: Phạm Văn Đức


- 16 -

Hoàn thiện cơ chế quản lý nhằm…..

Theo lý thuyết của Max Weber thì quyền hành của nhà quản lý chỉ đầy
đủ nếu có đủ 3 yếu tố đó là:
- Sự hợp pháp khi đảm nhận chức vụ
- Cấp dưới thừa nhận quyền hành đó chính đáng.
- Bản thân nhà quản lý có đủ năng lực và phẩm chất khiến cấp dưới tin
tưởng.
Nếu không có đủ 3 yếu tố đó, quyền hành của nhà quản lý sẽ không
vững mạnh và sẽ rất khó để điều khiển cấp dưới.
1.3 Các phương pháp quản lý
Phương pháp quản lý là tổng thể các cách thức tác động có hướng đích
lên người lao động và tập thể nhằm đảm bảo phối hợp hoạt động của họ để
thực hiện các nhiệm vụ quản lý.
Có thể nói: phương pháp quản lý là tổng thể những hình thức biểu hiện

của các mối liên hệ qua lại giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý. Người
ta có nhiều cách phân loại các phương pháp quản lý. Tuy nhiên, cách phân
loại theo nội dung tác động của nó lên đối tượng quản lý được thừa nhận và
phổ biến. Theo cách phân loại này ta có các phương pháp quản lý sau:
1.3.1 Phương pháp quản lý hành chính.
Phương pháp quản lý hành chính là phương pháp tác động vào các mối
quan hệ tổ chức của hệ thống quản lý và kỷ luật của tổ chức, doanh nghiệp.
Bất kỳ một hệ thống quản lý nào cũng hình thành mối quan hệ tổ chức
trong hệ thống. Về phương diện quản lý nó biểu hiện thành mối quan hệ giữa
quyền uy và phục tùng.
Phương pháp hành chính trong quản lý là cách tác động trực tiếp
của chủ thể quản lý ( người lãnh đạo) lên tập thể những thành viên dưới
quyền bằng cách quyết định dứt khoát, mang tính bắt buộc; đòi hỏi các
nhân viên phải chấp hành nghiêm ngặt nếu vi phạm sẽ bị xử lý kịp thời,
thích đáng.
LVTS: Phạm Văn Đức


- 17 -

Hoàn thiện cơ chế quản lý nhằm…..

Vai trò của phương pháp quản lý hành chính trong quản lý là rất to lớn;
nó xác lập trật tự, kỷ cương làm việc trong cơ quan, doanh nghiệp; khâu nối
các phương pháp quản lý khác lại với nhau; dấu được những bí mật, ý đồ kinh
doanh và giải quyết được những vấn đề đặt ra trong tổ chức rất nhanh chóng.
Phương pháp này tác động vào đối tượng quản lý theo hai hướng là: tác
động về mặt tổ chức và tác động điều chỉnh hành động của đối tượng quản lý.
Theo hướng tác động về mặt tổ chức, người lãnh đạo hay chủ doanh
nghiệp ban hành các văn bản quy định về quy mô, cơ cấu, nội quy, điều lệ

hoạt động, tiêu chuẩn nhằm thiết lập tổ chức và xác định các mối quan hệ
hoạt động trong nội bộ theo hướng tác động điều chỉnh hành động của đối
tượng quản lý. Người lãnh đạo, quản lý đưa ra những chỉ thị, mệnh lệnh hành
chính bắt buộc cấp dưới thực hiện những nhiệm vụ nhất định hoặc hoạt động
theo những phương hướng nhất định nhằm đảm bảo cho các bộ phận trong hệ
thống hoạt động ăn khớp và đúng hướng, uốn nắn những lệch lac…
Phương pháp quản lý hành chính còn đòi hỏi người lãnh đạo phải có
quyết định dứt khoát, rõ ràng, dễ hiểu, có địa chỉ người thực hiện, loại trừ khả
năng có sự giải thích khác nhau đối với nhiệm vụ được giao.
Tác động hành chính có hiệu lực ngay từ khi ban hành quyết định. Vì
vậy, các phương pháp hành chính hết sức cần thiết trong những trường hợp hệ
thống quản lý bị rơi vào những tình huống khó khăn, phức tạp.
Đối với những quyết định hành chính thì cấp dưới bắt buộc phải thực
hiện, không được lựa chọn. Chỉ người có thẩm quyền ra quyết định mới có
quyền thay đổi quyết định.
Để có thể sử dụng tốt phương pháp quản lý hành chính đòi hỏi các cấp
quản lý phải nắm vững những yêu cầu chặt chẽ sau đây:
Quyết định hành chính chỉ có hiệu quả cao khi quyết định đó có căn cứ
khoa học, được luận chứng đầy đủ về mặt kinh tế. Khi đưa ra một quyết định
hành chính phải cân nhắc, tính toán đến các lợi ích kinh tế. Người ra quyết
LVTS: Phạm Văn Đức


- 18 -

Hoàn thiện cơ chế quản lý nhằm…..

định phải hiểu rõ tình hình thực tế, nắm vững tình huống cụ thể. Cho nên, khi
đưa ra quyết định hành chính phải cố gắng có đủ những thông tin cần thiết
cho việc ra quyết định.

Khi sử dụng phương pháp hành chính phải gắn chặt quyền hạn và trách
nhiệm của người ra quyết định. Mỗi bộ phận, cán bộ khi sử dụng quyền hạn
của mình phải có trách nhiệm về việc sử dụng các quyền hạn đó. Ở cấp càng
cao, phạm vi tác động của quyết định càng rộng, nếu càng sai thì tổn thất càng
lớn. Người ra quyết định phải chịu trách nhiệm đầy đủ về quyết định của
mình.
Như vậy, phải bảo đảm gắn quyền hạn với trách nhiệm, chống việc lạm
dụng quyền hành nhưng không có trách nhiệm, cũng như chống hiện tượng
trốn tránh trách nhiệm, không chịu sử dụng những quyền hạn được phép sử
dụng và phải chịu trách nhiệm.
Tóm lại, phương pháp hành chính là rất cần thiết, không có phương pháp
hành chính thì không thể quản lý tổ chức, doanh nghiệp có hiệu quả.
1.3.2 Phương pháp kinh tế.
Phương pháp kinh tế là phương pháp tác động gián tiếp đến hành
vi của các đối tượng quản lý thông qua việc sử dụng những đòn bẩy kinh
tế tác động đến lợi ích của con người.
Mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của con người đều tuân theo các
quy luật kinh tế khách quan. Sự chi phối của quy luật đối với hoạt động của
con người đều thông qua các lợi ích kinh tế. Các phương pháp kinh tế tác
động thông qua các lợi ích kinh tế nghĩa là thông qua sự vận dụng các phạm
trù kinh tế, các đòn bẩy kích thích kinh tế, các định mức kinh tế - kỹ thuật, đó
thực chất là sự vận dụng các quy luật kinh tế.
Tác động thông qua lợi ích kinh tế chính là tạo ra động lực thúc đẩy con
người tích cực lao động. Động lực đó càng lớn nếu nhận thức đầy đủ và kết
hợp đúng đắn các lợi ích tồn tại khách quan trong doanh nghiệp. Mặt mạnh
LVTS: Phạm Văn Đức


- 19 -


Hoàn thiện cơ chế quản lý nhằm…..

của phương pháp kinh tế chính là ở chỗ nó tác động vào lợi ích kinh tế của
đối tượng quản trị (cá nhân hoặc tập thể lao động), xuất phát từ đó mà họ lựa
chọn phương án hoạt động, bảo đảm cho lợi ích chung cũng được thực hiện.
Vì vậy, thực chất của phương pháp kinh tế là đặt mỗi người lao động,
mỗi tập thể lao động, vào những điều kiện kinh tế để họ có khả năng kết hợp
đúng đắn lợi ích của mình với lợi ích của tổ chức, doanh nghiệp. Điều đó cho
phép người lao động lựa chọn con đường có hiệu quả nhất để thực hiện nhiệm
vụ của mình.
Đặc điểm của phương pháp kinh tế là tác động lên đối tượng quản trị
không bằng cưỡng bức hành chính mà bằng lợi ích, tức là nêu mục tiêu nhiệm
vụ phải đạt được, đưa ra những điều kiện khuyến khích về kinh tế, những
phương tiện vật chất có thể huy động để thực hiện nhiệm vụ.
Các phương pháp kinh tế tạo ra sự quan tâm vật chất thiết thân của đối
tượng quản lý chứa đựng nhiều yếu tố kích thích kinh tế cho nên tác động
nhạy bén, linh hoạt, phát huy được tính chủ động, sáng tạo của người lao
động và các tập thể lao động. Với một biện pháp kinh tế đúng đắn, các lợi ích
được thực hiện thoả đáng thì tập thể con người trong tổ chức, doanh nghiệp
quan tâm hoàn thành nhiệm vụ, người lao động hăng hái sản xuất và nhiệm vụ
chung được giải quyết nhanh chóng, có hiệu quả. Các phương pháp kinh tế là
các phương pháp quản trị tốt nhất để thực hành tiết kiệm và nâng cao hiệu quả
kinh tế. Thực tế quản lý chỉ rõ khoán là biện pháp tốt để giảm chi phí, nâng
cao năng suất sản xuất.
Các phương pháp kinh tế mở rộng quyền hành động cho các cá nhân và
cấp dưới, đồng thời cũng tăng trách nhiệm kinh tế của họ. Điều đó giúp chủ
doanh nghiệp giảm được nhiều việc điều hành, kiểm tra, đôn đốc chi li, vụn
vặt mang tính chất sự vụ hành chính, nâng cao ý thức kỷ luật tự giác của
người lao động. Việc sử dụng các phương pháp kinh tế luôn luôn được chủ
doanh nghiệp định hướng, nhằm thực hiện các nhiệm vụ kế hoạch, các mục

LVTS: Phạm Văn Đức


- 20 -

Hoàn thiện cơ chế quản lý nhằm…..

tiêu kinh tế của từng thời kỳ. Nhưng đây không phải là những nhiệm vụ có
căn cứ khoa học và cơ sở chủ động. Chủ doanh nghiệp tác động vào đối tượng
bằng phương pháp kinh tế theo những hướng sau:
- Định hướng phát triển doanh nghiệp bằng các mục tiêu, nhiệm vụ phù
hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp, bằng những chỉ tiêu cụ thể cho
từng thời gian, từng phân hệ của doanh nghiệp.
- Sử dụng các định mức kinh tế, các biện pháp đòn bẩy, kích thích kinh
tế để lôi cuốn, thu hút, khuyến khích các cá nhân phấn đấu hoàn thành tốt
nhiệm vụ được giao.
- Bằng chế độ thưởng phạt vật chất, trách nhiệm kinh tế chặt chẽ để điều
chỉnh hoạt động của các bộ phận các cá nhân, xác lập trật tự kỷ cương, xác
lập chế độ trách nhiệm cho mọi bộ phận, mọi phân hệ cho đến từng người lao
động trong doanh nghiệp.
Ngày nay, xu hướng chung của các nước là mở rộng việc áp dụng các
phương pháp kinh tế. Để làm việc đó, cần chú ý một số vấn đề quan trọng sau
đây:
Một là, việc áp dụng các biện pháp kinh tế luôn luôn gắn liền với việc sử
dụng các đòn bẩy kinh tế như giá cả, lợi nhuận, tín dụng, lãi suất, tiền lương,
tiền thưởng…Nói chung, việc sử dụng các phương pháp kinh tế có liên quan
chặt chẽ đến việc sử dụng các quan hệ hàng hoá - tiền tệ. Để nâng cao hiệu
quả sử dụng các phương pháp kinh tế, phải hoàn thiện hệ thống các đòn bẩy
kinh tế, nâng cao năng lực vận dụng các quan hệ hàng hoá - tiền tệ, quan hệ
thị trường.

Hai là, để áp dụng phương pháp kinh tế phải thực hiện sự phân cấp đúng
đắn giữa các cấp quản lý.
Ba là, sử dụng phương pháp kinh tế đòi hỏi cán bộ quản lý phải có một
trình độ và năng lực về nhiều mặt. Bởi vì sử dụng các phương pháp kinh tế
LVTS: Phạm Văn Đức


- 21 -

Hoàn thiện cơ chế quản lý nhằm…..

còn là điều rất mới mẻ, đòi hỏi cán bộ quản trị phải hiểu biết và thông thạo
kinh doanh, đồng thời phải có phẩm chất kinh doanh vững vàng.
1.3.3 Phương pháp giáo dục.
Các phương pháp giáo dục là các cách tác động vào nhận thức và
tình cảm của người lao động nhằm nâng cao tính tự giác và nhiệt tình lao
động của họ trong việc thực hiện nhiệm vụ.
Các phương pháp giáo dục có ý nghĩa lớn trong quản trị kinh doanh vì
đối tượng của quản trị là con người- một thực thể năng động, tổng hoà của
nhiều mối quan hệ.
Tác động vào con người không chỉ có bằng các biện pháp hành chính,
kinh tế, mà còn có tác động tinh thần, tâm lý – xã hội…
Các phương pháp giáo dục dựa trên cơ sở vận dụng các quy luật tâm lý.
Đặc trưng của các phương pháp này là tính thuyết phục, tức là làm cho người
lao động phân biệt phải – trái, đúng – sai, lợi - hại, đẹp - xấu, thiện – ác, từ đó
nâng cao tính tự giác làm việc và gắn bó với doanh nghiệp.
Các phương pháp giáo dục thường được sử dụng kết hợp với các phương
pháp khác một cách uyển chuyể, linh hoạt, vừa nhẹ nhàng vừa sâu sát đến
từng người lao động, có tác động giáo dục rộng rãi trong doanh nghiệp, đây là
một trong những bí quyết thành công của các xí nghiệp tư bản Nhật hiện nay.

1.4 Hình thức và quy trình ra quyết định quản lý
Trong quá trình quản lý điều hành hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp
thường xuyên phải đưa ra những quyết định và tổ chức thực hiện các quyết
định đó. Ra quyết định và xây dựng các biện pháp quản lý là loại công việc
đặc biệt quan trọng nên phải tuân thủ các quy trình nghiêm ngặt.
Quyết định là sự lựa chọn chính thức. Quyết định có thể bằng văn bản
hoặc có thể không bằng văn bản. Con người luôn luôn phải cân nhắc, lựa
chọn cách làm, cách phân chia lợi ích, thành quả lao động…để có thể đi đến
quyết định chính thức, con người phải trải qua quá trình như sau:
LVTS: Phạm Văn Đức


- 22 -

Hoàn thiện cơ chế quản lý nhằm…..

1. Tìm hiểu, nhận thức rõ vấn đề cần có quyết định
2. Nghiên cứu, tìm kiếm các khả năng có thể quyết định
3. Chính thức quyết định.
4. Công bố quyết định
1.4.1 Quy trình ra quyết định bởi một cá nhân.
Mỗi cá nhân hàng ngày có thể đưa ra những quyết định làm gì hay
không làm gì và có những vấn đề lớn như vào học trường nào, xin làm việc ở
đâu, đi hay không đi du lịch, thuyên chuyển đến nơi làm việc mới hay ở lại
nơi cũ…
Những quyết định đơn giản, quyết định tác nghiệp có khi được đưa ra
nhanh chóng và có khi không được cân nhắc kỹ lưỡng, khi nó ít liên quan đến
sử dụng nguồn lực. Nhưng những quyết định lớn liên quan đến sự phát triển
cả đời người như học ngành gì, trường nào, ở đâu, lấy ai… lại đòi hỏi phải
thận trọng cân nhắc, nếu không sẽ không mang lại hiệu quả kinh tế.

Để ra một quyết định đúng đắn, hiệu quả nhà quản lý phải nắm vững
quy trình ra quyết định bao gồm những bước sau đây:
- Vạch rõ mục tiêu ra quyết định: Mỗi quyết định quan trọng của cá nhân
hay quyết định của nhà quản lý hướng vào tổ chức đều phải có mục tiêu.
- Xác nhận các tiêu chuẩn liên quan đến quyết định: đó chính là các tiêu
chuẩn liên quan đến mục tiêu của quyết định đó.
- Nhận ra các khả năng lựa chọn: ở bước này đòi hỏi người ra quyết định
phải liệt kê tất cả các khả năng có thể lựa chọn.
- Nhận ra những khả năng đáng giá (xác đáng): Trong số tất cả các khả
năng đã liệt kê ở trên, có những khả năng không hiện thực (không thể thực
hiện) và những khả năng sẽ có thể thực hiện tốt.
- Định lượng các tiêu chuẩn và đánh giá các khả năng để lựa chọn khả
năng tốt nhất: Khi đã nhận ra được các khả năng hiện thực, người ra quyết
định cần phải định lượng hoá các tiêu chuẩn bằng cách cho điểm hoặc xếp
LVTS: Phạm Văn Đức


- 23 -

Hoàn thiện cơ chế quản lý nhằm…..

hạng. Khả năng nào có số điểm cao nhất hoặc hạng cao nhất sẽ là căn cứ ra
quyết định.
Trên đây là quy trình ra quyết định bởi một cá nhân và quyết định bởi
một cá nhân nhà quản trị đối với công việc trong tổ chức của mình. Khi quyết
định do một nhóm người làm ra, người ta gọi đó là quyết định tập thể.
1.4.2 Quy trình ra quyết định bởi một tập thể.
Trong thực tế, có những quyết định được làm ra bởi một tập thể, một
nhóm người, có thể là một bộ phận, phòng ban hoặc ban lãnh đạo cơ quan,
doanh nghiệp hoặc nhà quản trị tập hợp các chuyên gia giỏi về lĩnh vực nào

đó để thu hút họ, khai thác ý kiến của họ mà đưa ra quyết định.
Phương pháp các nhà quản trị thường dùng là đưa vấn đề ra thảo luận
trước một tập thể. Trên cơ sở các ý kiến đóng góp, nhà quản trị đưa ra quyết
định.
Những quyết định như vậy vẫn là quyết định của cá nhân nhà quản lý.
Vì nhà quản trị có thể tiếp nhận ý kiến của người khác, có thể không nên nó
vẫn mang nặng ý kiến chủ quan của người lãnh đạo.
Nếu dùng những kỹ thuật ra quyết định tập thể, có thể sẽ có được những
quyết định tốt hơn, hiệu quả chắc chắn hơn.
Có hai phương pháp ra quyết định tập thể, đó là kỹ thuật tập thể danh
nghĩa và kỹ thuật Delphi.
1.4.2.1 Kỹ thuật tập thể danh nghĩa.
Là phương pháp ra quyết định bởi một tập thể, với quy trình ra quyết
định như sau:
Một số chuyên gia giỏi, hoặc những người công tác trong một bộ phận
hay nhiều bộ phận khác nhau có liên quan đến việc giải quyết vấn đề nan giải
được mời tham gia vào việc ra quyết định.
Vấn đề cần thảo luận, được nêu ra trước khi họp để các thành viên tham
dự chuẩn bị trước những ý kiến của mình.
LVTS: Phạm Văn Đức