BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
…………/…………

BỘ NỘI VỤ
……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

TRẦN MINH HUYỀN

HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ
VĂN BẢN ĐI, ĐẾN TẠI SỞ Y TẾ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI, 2017


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
…………/…………

BỘ NỘI VỤ
……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

TRẦN MINH HUYỀN

HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ
VĂN BẢN ĐI, ĐẾN TẠI SỞ Y TẾ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 60340403

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. Đặng Thành Lê

HÀ NỘI - NĂM 2017


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của cá nhân tôi trên cơ
sở hướng dẫn của TS. Đặng Thành Lê. Nội dung thông tin số liệu trong luận
văn là trung thực. Tài liệu tham khảo được sử dụng là những tài liệu đã được
công bố.
Hà Nội ngày tháng

năm 2017

Người cam đoan

Trần Minh Huyền


LỜI CẢM ƠN
Sau hai năm học tập nghiên cứu tại học viện Hành chính, được sự quan
tâm giúp đỡ của các thầy, cô giáo và đặc biệt có sự hướng dẫn tận tình, chu
đáo của TS. Đặng Thành Lê, tôi đã hoàn thành luận văn này. Tôi xin trân
trọng cảm ơn các thầy, cô giáo Khoa Sau đại học, lãnh đạo Sở Y tế hà Nội,
các đồng nghiệp và bạn bè đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi.

Trong qúa trình nghiên cứu, tuy đã cố gắng nhưng tôi hiểu rằng luận
văn không thể tránh khỏi thiếu sót, rất mong quý thầy cô giáo và các bạn
thông cảm.
Tác giả

Trần Minh Huyền


MỤC LỤC
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Mục lục
Danh mục các ký hiệu, các chữ viết tắt
Danh mục các bảng
Danh mục các hình vẽ
MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
QUẢN
LÝ VĂN BẢN .................................................................................................. 6
1.1. Những khái niệm liên quan đến văn bản đến, văn bản đi ...................... 6
1.1.1. Khái niệm văn bản đến.................................................................... 6
1.1.2. Khái niệm văn bản đi ...................................................................... 7
1.1.3. Khái niệm quản lý văn bản ............................................................. 8
1.1.4. Phân loại văn bản hành chính ......................................................... 8
1.2. Hiệu quả công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi............................. 12
1.2.1. Khái niệm hiệu quả và hiệu quả công tác quản lý văn bản ........... 12
1.2.2. Tiêu chí đánh giá hiệu quả của công tác quản lý văn bản đi, văn
bản đến .................................................................................................... 13
1.2.3. Yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả .................................................... 39

TIỂU KẾT ................................................................................................... 41
Chương 2
THỰC TRẠNG
QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ Y TẾ HÀ NỘI ............................................. 42
2.1. Khái quát chung về Sở Y tế Hà Nội..................................................... 42
2.2.Thực trạng công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội ......... 42
2.2.1. Tình hình quản lý văn bản tại Sở Y tế từ 2013-2016.................... 42
2.2.2. Tổ chức bộ máy quản lý văn bản- văn thư...................................... 1
2.2.3. Nhân sự ........................................................................................... 2
2.2.4.Trang thiết bị .................................................................................... 4
2.2.5.Quy trình và hiệu quả của công tác quản lý văn bản đi, đến ........... 4
2.3.Đánh giá chung ..................................................................................... 13
2.3.1.Kết quả đã đạt được ....................................................................... 13
2.3.2. Hạn chế.......................................................................................... 17
2.3.3. Nguyên nhân ................................................................................. 19
TIỂU KẾT ................................................................................................... 22


Chương 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN
BẢN TẠI SỞ Y TẾ HÀ NỘI .......................................................................... 23
3.1. Quan điểm, mục tiêu ............................................................................ 23
3.2. Giải pháp .............................................................................................. 23
3.2.1. Kiện toàn tổ chức Bộ phận Văn thư Sở Y tế Hà Nội ................... 23
3.2.2. Nâng cao kiến thức, trình độ, chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu
trữ, bảo vệ bí mật..................................................................................... 24
3.2.3. Tổ chức lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao nhận thức cho cán bộ, công
chức ......................................................................................................... 26
3.2.4. Hoàn thiện quy trình xử lý văn bản............................................... 26
3.2.5. Đầu tư, nâng cấp trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ

................................................................................................................. 28
3.3. Kiến nghị .............................................................................................. 29
3.3.1. Bộ Nội vụ ...................................................................................... 29
3.3.2. UBND Thành phố Hà Nội ............................................................ 29
3.3.3. Sở Y tế ........................................................................................... 32
TIỂU KẾT ................................................................................................... 97
KẾT LUẬN ..................................................................................................... 98
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................ 99


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
1. UBND: Ủy ban nhân dân
2. QPPL: Quy phạm pháp luật
3. UBTV: Ủy ban Thường vụ


DANH MỤC BẢNG BIỂU
STT

Bảng biểu

Bảng 2.1 Tình hình công tác quản lý văn bản đi, đến giai đoạn

Trang
48

2013-2016 của Sở Y tế Hà Nội
Bảng 2.2 Nhân lực thực hiện công tác văn thư tại Sở Y tế Hà Nội

51


Bảng 2.3 Trang bị dùng cho công tác văn thư tại Sở Y tế Hà Nội

52

Biểu 1

55

Mẫu Phiếu xử lý văn bản


DANH MỤC HÌNH VẼ
STT

Bảng biểu

Trang

Hình 2. 1

Quy trình quản lý văn bản đến

54

Hình 2. 2

Quy trình quản lý văn bản đi

58


Hình 3 1

Lưu đồ mô tả văn bản đến trong môi trường mạng

79

Hình 3.2

Lưu đồ mô tả văn bản đi trong môi trường mạng

84


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài luận văn
Trong hoạt động của các cơ quan Hành chính nhà nước, thực tế đã cho
thấy công tác quản lý văn bản nếu được tổ chức, thực hiện một cách hợp lý,
nghiêm túc và khoa học sẽ góp phần:
- Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư
liệu, phục vụ cho mục đích, nhu cầu giải quyết công việc. Đồng thời cung cấp
những thông tin quá khứ, những căn cứ, bằng chứng phục vụ cho hoạt động
quản lý của cơ quan khi cần thiết.
- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và
giải quyết, xử lý nhanh chóng các vấn đề (trên cơ sở các văn bản, tài liệu đã
được kiểm tra, tập hợp ). Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm
tra, giám sát công việc một cách có hệ thống, theo đó sẽ góp phần thực hiện
tốt các mục tiêu quản lý.
- Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng quan trọng, những
thông tin bí mật về hoạt động của cơ quan. Đồng thời công tác quản lý văn

bản cũng là cơ sở để tổng hợp tình hình văn bản của cơ quan, tổ chức.
Trong tiến trình đẩy mạnh cải cách nền hành chính quốc gia, thiết lập
hệ thống các mục tiêu, tiêu chí và các nhiệm vụ tối ưu nhằm đưa nền hành
chính nhà nước từng bước hiện đại, hoạt động quản lý văn bản có vai trò:
- Đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả của bộ máy quản lý; nâng cao chất
lượng phục vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, đóng góp vào quá trình cải
cách thể chế theo hướng phù hợp.
- Văn bản vừa được coi là một trong những sản phẩm của quá trình

quản lý, đồng thời văn bản cũng được nhìn nhận như một phương tiện hữu
hiệu, phục vụ đắc lực và có hiệu quả cho hoạt động quản lý. Vì thế, hoạt động
1


quản lý văn bản có vai trò như một công cụ để các cơ quan có thẩm quyền,
trách nhiệm kiểm soát quá trình hoạt động quản lý nhà nước cũng như cung
ứng các dịch vụ thiết yếu cho người dân theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
Đối với một đơn vị quản lý nhà nước trong lĩnh vực Y tế như Sở Y tế
Hà Nội, hoạt động liên quan tới sức khỏe và tính mạng của người dân trên địa
bàn Thủ đô thì việc quản lý hệ thống văn bản đi, đến còn giữ một vai trò đặc
biệt:
- Bảo đảm phục vụ thông tin văn bản cho hoạt động quản lý nhà nước
về y tế trên địa bàn Thành phố Hà Nội;
- Giải quyết công việc quản lý nhà nước về y tế có chất lượng; giữ gìn
bí mật Đảng, Nhà nước và cơ quan; phòng ngừa vi phạm pháp luật;
- Hình thành hệ thống hồ sơ quản lý nhà nước về y tế có giá trị phục vụ
nhu cầu tra cứu, giải quyết công việc hàng ngày và chuẩn bị nộp vào lưu trữ
để nghiên cứu và sử dụng lâu dài;
- Góp phần thúc đẩy nhanh tiến trình cải cách hành chính nhà nước;
Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đúng, nhanh chóng, kịp thời

góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động trong cơ quan, tổ chức.
Đây cũng là một tiêu chí quan trọng để đánh giá trình độ, năng lực, tinh thần
trách nhiệm công tác của cán bộ, công chức, viên chức trong việc thực thi
nhiệm vụ chuyên môn.
Vì thế, cần có một nghiên cứu mới, phù hợp với đặc thù ngành, lĩnh
vực cũng như thực tế thi hành công vụ để có thể hoàn thiện và nâng cao hiệu
quả của công tác quản lý văn bản cho cơ quan Văn phòng Sở Y tế Hà Nội.
Với mục đích nêu trên, tác giả chọn thực hiện luận văn : Hiệu quả công
tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội làm luận văn tốt nghiệp Thạc
sỹ chuyên ngành Quản lý công.

2


2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Tại Việt Nam, những năm gần đây chủ đề nghiên cứu về công tác văn
thư nói chung và công tác quản lý văn bản đi, đến nói riêng đã thu hút sự quan
tâm của nhiều nhà khoa học từ những góc độ và phạm vi khác nhau. Nhiều
công trình nghiên cứu đã được công bố, đặc biệt phần lớn công tác quản lý
văn bản đi, đến.
Trước hết phải kể đến các quy định pháp lý tại Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn
thư[12], Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia[13]; Nghị
định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/7/2007 của Chính phủ về ứng dụng Công
nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước[64]
Ngoài ra cũng có nhiều giáo trình, tài liệu của các trường, các nhà khoa
học, các cơ quan viết về lĩnh vực này, như: TS Lê Văn In, Nghiêm Kỳ
Hồng(2015), Giáo trình quản trị văn phòng, NXB ĐH Quốc gia TP. Hồ Chí
Minh[4], TS. Lưu Kiếm Thanh(2008), Văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản

quản lý hành chính nhà nước, HVHCQG[17]...
Bên cạnh đó là một số công trình nghiên cứu của các học viên cao học
tại Học viện Hành chính Quốc gia như: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý hành chính của trường Đại học
Hà Nội của Vũ Thị Thanh Hương, khóa 14[6], Soạn thảo và ban hành văn bản
quản lý hành chính nhà nước cấp xã tỉnh Ninh Bình của học viên Đinh Thị
Hoa, khóa 16[3], Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến tại
Văn phòng Chính phủ của học viên Tạ Tuyết Nhung khóa 17[14]; cũng như
đề tài khoa học cấp Bộ năm 2002: Nghiên cứu xây dựng tài liệu thực hành
môn kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước theo phương
pháp tình huống của PGS. TS. Lưu Kiếm Thanh[18]

3


Tuy nhiên, các văn bản quy phạm trên là cơ sở pháp lý quy định hoạt
động của công tác quản lý văn bản đi, đến; các giáo trình , tài liệu chủ yếu
nghiên cứu cơ sở lý luận của công tác văn thư nói chung, còn đối với một đơn
vị cụ thể như Sở Y tế Hà Nội thì cho đến thời điểm hiện tại chưa có công trình
hay đề tài nào đề cập một cách chuyên sâu về phương diện lý luận và thực
tiễn về vấn đề Nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến.
3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn
Mục đích của đề tài là nghiên cứu vấn đề nâng cao hiệu quả công tác
quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội hiện nay qua thực tiễn hoạt động
của Sở Y tế Hà Nội, đề xuất các nguyên tắc và phương pháp cụ thể để đánh
giá và nâng cao chất lượng công tác quản lý văn bản đi, đến; tạo ra cơ sở pháp
lý cho sự đảm bảo và tăng cường pháp chế, nâng cao hiệu quả pháp luật, đáp
ứng yêu cầu hội nhập quốc tế trong bối cảnh cải cách hành chính hiện nay đối
với công tác quản lý hành chính tại Sở Y tế Hà Nội.
Với mục đích trên, các nhiệm vụ của luận văn phải giải quyết là:

- Nghiên cứu cơ sở lý luận của công tác quản lý văn bản
- Nghiên cứu thực trạng hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế
Hà Nội
- Chỉ ra những kết quả đã đạt được và những hạn chế còn tồn tại ảnh
hưởng đến hiệu quả của công tác quản lý văn bản tại đơn vị Sở Y tế Hà Nội
- Đưa ra kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác
quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
- Đối tượng nghiên cứu: Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại
Sở Y tế Hà Nội

4


- Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý văn bản đi, đến tại bộ phận
Văn thư của Sở Y tế Hà Nội.
5. Phương pháp nghiên cứu của luận văn
Đề tài này sử dụng phương pháp nghiên cứu tổng hợp. Cụ thể là: từ các
cơ sở lý luận, căn cứ vào tình hình thực tế của hoạt động quản lý văn bản tạo
Sở Y tế Hà Nội, tổng hợp các thông tin, phân tích dựa trên các lý thuyết đã có
sẵn, từ đó nêu ra một số giải pháp, kiến nghị.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
Về lý luận: Luận văn nêu ra một cách khái quát các căn cứ lý luận và
pháp lý của công tác quản lý văn bản cũng như các tiêu chí về tính hiệu quả
đối với hoạt động này.
Về thực tiễn: Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo cho các cấp lãnh
đạo trong việc xây dựng quy trình quản lý văn bản tại cơ quan quản lý hành
chính nhà nước, đồng thời bổ sung tài liệu cho cán bộ, sinh viên trong công
tác nghiên cứu và học tập.
7. Kết cấu của luận văn:

Luận văn gồm 3 chương.
Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý liên quan đến hiệu quả công tác
quản lý văn bản
Chương 2: Thực trạng hiệu quả của công tác quản lý văn bản tại Sở Y
tế Hà Nội
Chương 3: Các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn
bản đi, đến tại cơ quan Sở Y tế Hà Nội.

5


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
QUẢN LÝ VĂN BẢN
1.1. Những khái niệm liên quan đến văn bản đến, văn bản đi
1.1.1. Khái niệm văn bản đến
Khái niệm văn bản đến được trình bày trong cuốn Giáo trình nghiệp
vụ văn thư lưu trữ của tác giả Hoàng Lê Minh như sau: “Văn bản đến là
những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ quan mình
để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công” [7].
Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ “Hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan” định nghĩa: “Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản
được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức
được gọi chung là văn bản đến.[19]
Các loại văn bản đến chứa đựng các nội dung thông tin liên quan đến
chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan nhận văn bản phải giải quyết. Văn bản đến
phong phú về thể loại, đa dạng về nội dung: luật, pháp lệnh, nghị quyết của
Quốc hội và UBTV Quốc hội, nghị định, nghị quyết của Chính phủ, lệnh,

quyết định của Chủ tịch nước, thông tư của các Bộ, quyết định (cá biệt), chỉ
thị (cá biệt), báo cáo, hướng dẫn, công văn, công hàm, hiệp định...
Văn bản đến từ nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau: loại từ cấp trên gửi
xuống để chỉ đạo, hướng dẫn; loại từ cấp dưới gửi lên để báo cáo tình hình, đề
xuất hoặc xin ý kiến giải quyết một công việc cụ thể; loại do các cơ quan
ngang cấp gửi đến để phối hợp công tác; loại là đơn thư của nhân dân gửi đến
để góp ý hay khiếu nại, tố cáo...

6


Là một công cụ và phương tiện quan trọng trong chỉ đạo, điều hành
hoạt động của cơ quan, tổ chức, văn bản đến phải được giải quyết triệt để
nhằm nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức.
1.1.2. Khái niệm văn bản đi
Khái niệm văn bản đi được giải thích trong nhiều tài liệu khác nhau. Ta
có thể xem văn bản đi là “tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảođể
gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc có liên
quan đến chức năng, nhiệm vụ của đươn vị mình”. Điều 17, Nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 quy định: “Văn bản đi là tất cả văn bản
do cơ quan, tổ chức phát hành”[8]. Bên cạnh đó, Thông tư 07/2012/TTBNV ngày 22/11/2012 định nghĩa: “ Tất cả các loại văn bản bao gồm văn
bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể
cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ
quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi”[10]
Như vậy, dù có diễn đạt khác nhau thì chúng ta vẫn hiểu văn bản đi
là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành. Văn bản đi phong
phú về thể loại, đa dạng về nội dung. Đó có thể là các văn bản quy phạm
pháp luật như: nghị định của Chính phủ, quyết định của Thủ tướng Chính
phủ, thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, chỉ thị, quyết
định của Uỷ ban nhân dân...Đó có thể là văn bản hành chính như: kế hoạch,

thông báo, báo cáo, công văn hoặc văn bản chuyên ngành như công hàm, hiệp
định, dự toán, hóa đơn, chứng từ... Văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành và
được chuyển giao trong nội bộ cơ quan, không chuyển phát ra bên ngoài cũng
được coi là văn bản đi. Ngoài ra, văn bản đi còn là văn bản của cơ quan khác
gửi đến và cơ quan tiến hành sao lại như Sao y bản chính, sao lục, trích sao
phục vụ cho quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức.

7


1.1.3. Khái niệm quản lý văn bản
Quản lý văn bản chính là việc áp dụng các biện pháp khoa học, nghiệp
vụ để nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn
văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức; lưu giữ
văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng. Việc quản lý văn bản là
một khâu của công tác văn thư. “Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm
thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều
hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức
kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã hội, các đơn vị Vũ trang Nhân dân” (dưới đây
gọi chung là các cơ quan, tổ chức)[16]
Quản lý văn bản nhằm mục tiêu phục vụ thông tin trong công việc.
“Quản trị hành chính văn phòng trong đó đặc biệt là quản trị thông tin đều
nhằm mục đích phục vụ cho mọi hoạt động của cơ quan” (Nghiêm Kỳ Hồng,
Kỷ yếu Hội nghị khoa học Quản trị văn phòng - Lý luận và thực tiễn Trường
Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, (2005)[5]
Hành động quản lý văn bản do các cơ quan, tổ chức có chức năng,
nhiệm vụ theo quy định của pháp luật thực hiện trong lĩnh vực của mình,
nhằm tiếp nhận, xử lý, chuyển giao văn bản nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo
an toàn cho văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ
chức; lưu giữ văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin

trong văn bản đó vì: “Trong thế giới thương mại, công nghiệp và chính quyền
hiện nay, thông tin là nguồn lực quan trọng nhất hiện có” [1].
“Việc tổ chức giải quyết tốt văn bản góp phần giải quyết công việc
nhanh chóng, chính xác trong các cơ quan tổ chức”.[15]
1.1.4. Phân loại văn bản hành chính
Việc phân loại văn bản có vai trò rất quan trọng, giúp cho người soạn
thảo văn bản lựa chọn loại văn bản phù hợp với mục đích sử dụng của mình,

8


vì mỗi loại văn bản khác nhau thường có nội dung, hình thức và chức năng
khác nhau.
Văn bản phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí như tính chất
của văn bản , chủ thể ban hành văn bản, chức năng của văn bản, thuộc tính
pháp lý của văn bản, hình thức của văn bản. Theo nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ, hệ thống văn bản được chia
thành các loại: hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và hệ thống văn bản
hành chính.[12] Trong đó, hệ thống văn bản hành chính gồm:
Các văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính
thông tin quy phạm nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng
để thực hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạt động của các cơ quan quản
lý hành chính nhà nước, các tổ chức khác. Đây là hình thức văn bản được sử
dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức.
Trong hệ thống văn bản hành chính, ngoại trừ chỉ thị ( cá biệt) và thông
cáo quy định rõ chủ thể ban hành, các văn bản hành chính khác không xác
định thẩm quyền ban hành theo tên loại của văn bản. Các cơ quan, tổ chức,
đơn vị, cá nhân tùy theo thẩm quyền giãi quyết công việc có thể ban hành loại
văn bản phù hợp.
Hệ thống văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản cá biệt, văn bản
hành chính thông thường có tên loại, văn bản hành chính thông thường không

có tên loại.
* Văn bản cá biệt:
- Quyết định (cá biệt) : Là loại văn bản dùng để quy định các vấn đề về
chế độ, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự và giải quyết những vấn đề khác
dưới hình thức áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật. Việc áp dụng này
chỉ được thực hiện một lần cho một cá nhân, một sự việc hay một vấn đề cụ
thể. Do đặc điểm nói trên, chủ thể ban hành quyết định là Thủ trưởng các cơ
quan quản lý Nhà nước (Thủ tướng, Bộ trưởng hoặc thủ Trưởng cơ quan

9


ngang Bộ, UBND các cấp), Thủ trưởng các cơ quan hành chính sự nghiệp,
Thủ trưởng các doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp dân doanh.
- Chỉ thị (cá biệt): Là loại văn bản dùng để giải quyết những công việc
mang tính chất cá biệt của các cơ quan quản lý Nhà nước. Chỉ thị (cá biệt) do
Thủ tướng, Bộ trưởng và Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ ban hành.
* Văn bản hành chính thông thường có tên loại:
- Thông cáo: Là văn bản do các cơ quan quản lý Nhà nước trung ương
dùng để công bố với Nhân dân một quyết định hoặc một sự kiện quan trọng
về đối nội, đối ngoại của quốc gia. Thông cáo do Quốc hội, Ủy ban Thường
vụ Quốc hội, Chính phủ, Ban chấp hành trung ương Đảng cộng sản Việt nam
ban hành.
- Thông báo: Là loại văn bản dùng để thông tin các vấn đề trong hoạt
động của các cơ quan,đơn vị, tổ chức, cá nhân… để các đối tượng có liên
quan biết hoặc thực thi.
- Chương trình: Là loại văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác,
lịch làm việc cụ thể theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất
định.
- Kế hoạch: Là loại văn bản được dùng để xác định mục tiêu, yêu cầu,

chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong một thời gian nhất định và các
biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ
đó.
- Phương án : Là loại văn bản nêu dự kiến về cách thức, trình tự tiến
hành công việc trong hoàn cảnh, điều kiện nhất định.
- Đề án: Đề án là văn bản dùng để trình bày dự định, mục tiêu, kế
hoạch thực hiện công tác trong một khoảng thời gian nhất định dựa trên cơ sở
những đặc điểm, tình hình thực tiễn của cơ quan, đơn vị.
- Báo cáo: Là loại văn bản dùng để phổ biến tình hình, sự việc, vụ việc,
hoạt động của các cơ quan, tổ chức,đơn vị, cá nhân trong một khoảng thời

10


gian cụ thể nhằm kiến nghị các giải pháp hoặc đề nghị cấp trên cho phương
hướng xử lý.
- Biên bản: Là loại văn bản dùng để ghi lại sự việc, vụ việc đã hoặc
đang xảy ra để làm chứng cứ pháp lý. Biên bản được sử dụng trong các hoạt
động của cơ quan, doanh nghiệp hoặc trong hoạt động giữa cơ quan nhà nước
với công dân.
-Tờ trình : Là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên phê chuẩn hay
xét duyệt một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch mà cấp dưới không thể
tự quyết định được.
- Hợp đồng : Là văn bản dùng để ghi lại sự thỏa thuận giữa hai hay
nhiều bên bằng văn bản, trong đó các bên ký với nhau lập một quan hệ pháp
lý về quyền lợi và nghiã vụ.
- Công điện: Là loại văn bản đặc trưng dùng để truyền đạt nhanh một
mệnh lệnh, một nội dung công việc đến cơ quan, đơn vị, tổ chức để thực hiện
trong trường hợp khẩn cấp.
- Giấy chứng nhận: Là văn bản dùng để xác nhận một sự việc, một đối

tượng có liên quan đến hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
- Giấy uỷ nhiệm: Là loại văn bản dùng để ghi nhận sự thỏa thuận giữa
người có quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật) và người được ủy nhiệm.
Theo đó, người được ủy nhiệm thực hiện quyền hoặc nghĩa vụ thay cho người
có quyền ( hoặc người đại diện theo pháp luật).
- Giấy mời : Là loại văn bản dành cho cơ quan nhà nước sử dụng khi
cần triệu tập công dân đến trụ sở cơ quan để giải quyết những vấn đề liên
quan đến yêu cầu hoặc khiếu nại của công dân đó (giấy mời của cơ quan hành
chính).
- Giấy giới thiệu: Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên
liên hệ giao dịch, giải quyết các nhiệm vụ được giao khi đi công tác.

11


- Giấy nghỉ phép: Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên
được nghỉ phép tho Luật lao động để giải quyết các công việc của cá nhân.
- Giấy đi đường: Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên đi
công tác để tính phụ cấp đi đường, không có giá trị thay cho giấy giới thiệu.
- Giấy biên nhận hồ sơ: Là loại văn bản dùng để xác nhận số lượng và
loại hồ sơ, giấy tờ do cơ quan hoặc cá nhân khác gửi đến.
- Phiếu gửi: Là loại văn bản dùng để gửi tài liệu của cơ quan, tổ chức
đơn vị, cá nhân này đến cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân khác. Phiếu gửi
không thay thế cho công văn.
- Phiếu chuyển: Là loại văn bản dùng để chuyển hồ sơ, tài liệu của cơ
quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân đến bộ phận khác để tiếp tục giải quyết hoặc do
chủ thể chuyển không có thẩm quyền giải quyết.
* Văn bản hành chính thông thường không có tên loại:
- Công văn (hành chính) Là loại văn bản dùng làm phương tiện giao
dịch hành chính giữa các cơ quan, tổ chức hoặc giữa cơ quan, tổ chức với

công dân. Phạm vi sử dụng của công văn rất rộng, liên quan đến các lĩnh vực
hoạt động thường xuyên của cơ quan, tổ chức.
1.2. Hiệu quả công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi
1.2.1. Khái niệm hiệu quả và hiệu quả công tác quản lý văn bản
Cuốn điển tiếng Pháp Lepetit Lasousse định nghĩa, “hiệu quả” là kết
quả đạt được trong việc thực hiện một nhiệm vụ nhất định (Từ điển Lepetit
Lasousse, Paris, năm 1905)[22]. Còn từ điển Bách khoa Tiếng Việt lại định
nghĩa, “hiệu quả” là kết quả đạt được giống nhau nhưng sử dụng ít thời gian,
công sức và nguồn lực nhất[8]
Trong lĩnh vực ngôn ngữ học, các nhà ngôn ngữ học định nghĩa khái
niệm hiệu quả là kết quả như yêu cầu của việc làm mang lại. Trong khi đó, ở
lĩnh vực quản lý hành chính, các nhà quản lý hành chính lại cho rằng, hiệu
quả là mục tiêu chủ yếu của khoa học hành chính, là sự so sánh giữa các chi
12


phí đầu tư với các giá trị của đầu ra, sự tăng đối đa lợi nhuận và tối thiểu chi
phí, là mối tương quan giữa sử dụng nguồn lực và tỷ lệ đầu ra – đầu vào.
Trong lĩnh vực kinh tế, xác định hiệu quả thường gắn với một hoạt
động kinh tế cụ thể và thường cho chúng ta những con số chính xác và cụ thể.
Còn đối với các hoạt động xã hội nói chung, hiệu quả thông tin báo chí nói
riêng, để tính được hiệu quả đạt được như thế nào sẽ rất khó khăn và phức
tạp. Bởi đây là hoạt động mang tính chất định tính nhiều hơn định lượng.
Như vậy, thuật ngữ hiệu quả tương đối phong phú về khái niệm, để tối
ưu hóa cách hiểu về khái niệm này, chúng ta nên gắn khái niệm với một nội
dung, bối cảnh cụ thể để phân tích. Cụ thể, trong phạm vi luận văn này, chúng
ta hiểu “hiệu quả là phép so sánh dùng để chỉ mối quan hệ giữa kết quả thực
hiện các mục tiêu, hoạt động của chủ thể và chi phí mà chủ thể bỏ ra để có
kết quả đó trong những điều kiện nhất định”.
Theo các khái niệm về công tác quản lý văn bản ở phần trên và khái

niệm về hiệu quả được đề cập đến ở phần này, ta có thể hiểu “Hiệu quả công
tác quản lý văn bản là kết quả thực của hành động quản lý văn bản mang
lại”.
1.2.2. Tiêu chí đánh giá hiệu quả của công tác quản lý văn bản đi,
văn bản đến
1.2.2.1. Kinh phí dành cho công tác quản lý văn bản
Kiểm soát kinh phí là hoạt động thiết yếu cho bất kỳ đơn vị, cơ quan, tổ
chức nào. Hiểu được các loại chi phí, các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí,
chúng ta có thể kiểm soát được chi phí, từ đó có thể tiết kiệm chi phí, vấn đề
chi tiêu sẽ hiệu quả hơn, và sau cùng là tăng hiệu quả hoạt động của đơn vị.
Dù cung cấp những sản phẩm hay dịch vụ khác nhau, song hoạt động của các
cơ quan quản lý Nhà nước là chuyển hoá các dạng khác nhau của nguồn lực
kinh tế thành các dạng khác có giá trị hơn để đáp ứng nhu cầu của người dân
13


cũng như mục tiêu quản lý đối với xã hội. Vấn đề tiêu hao các nguồn lực kinh
tế ban đầu của các cơ quan Nhà nước được xem là chi phí. Như vậy, chi phí là
khoản tiêu hao của các nguồn lực đã sử dụng cho một mục đích, biểu hiện
bằng tiền.
Để đạt được một mục tiêu, hoặc thực hiện một nhiệm vụ, cần chi phí.
Chi phí càng thấp, hiệu quả càng cao, xét trên khía cạnh kinh tế.
Kinh phí dành cho công tác quản lý văn bản tại đơn vị Sở Y tế Hà Nội
gồm lương, thưởng, chi phí vận hành các thiết bị hỗ trợ, chi phí chỉnh sửa, lưu
kho tài liệu. Đây là những khoản chi bắt buộc và thường xuyên hàng năm.
1.2.2.2. Thời gian
Thời gian là một nguồn lực đặc biệt, chúng ta không thể lưu trữ hay tiết
kiệm thời gian để ngày mai mang ra dùng. Mỗi người đều có cùng một lượng
thời gian giống nhau trong ngày. Lãng phí thời gian sẽ không thể lấy lại được.
Vì thế, để có thể giải quyết một khối lượng công việc hay nhiệm vụ cụ thể

được giao, việc sắp xếp thời gian là vô cùng quan trọng. Thời gian càng ít,
càng có thể giải quyết được nhiều công việc, hiệu quả công việc càng cao.
Với hoạt động quản lý văn bản tại đơn vị Sở Y tế, hiệu quả về thời gian được
xét trên lĩnh vực giờ làm thêm hàng ngày, vì quy định của Nhà nước là
8h/ngày và 5ngày/tuần là không thay đổi và với thực tế là khối lượng văn bản
quá lớn, việc phải làm thêm giờ hàng ngày ở Sở là thường xuyên.
1.2.2.3. Tính hợp lý của công việc
Khi giải quyết công việc, ngoài chi phí và thời gian bỏ ra, chúng ta
cũng cần xét đến sự hợp lý khi công việc được giải quyết xong, tức là kết quả
công việc. Công việc không thể xem là có hiệu quả khi những khâu tiếp theo
trong quá trình vận hành bị ảnh hưởng. Xét trong phạm vi công tác xử lý văn
bản đi và đến, hiệu quả công việc còn phải xem xét ở khía cạnh phục vụ và hỗ
trợ cho công tác của các đơn vị có liên quan như thế nào cũng như sử dụng và
14


phân bố nguồn nhân lực ra sao, ứng dụng được các máy móc, công nghệ gì
vào công việc để giảm bớt sức lao động của con người, nâng cao năng suất.
1.2.2.4. Đảm bảo tuân thủ theo quy trình và nguyên tắc quản lý được
pháp luật quy định
Để đánh giá hoạt động quản lý văn bản có hiệu quả hay không, ngoài
các tiêu chí trên, chúng ta cần phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp
luật. Chúng ta không thể vi phạm các quy định này để đạt được các yêu cầu
về thời gian, chi phí. Đây là yêu cầu tối quan trọng mà những người thực hiện
công việc phải tuân thủ.
Quy trình quản lý văn bản
Văn bản đến
Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến
Tất cả các loại văn bản đến cơ quan, tổ chức từ các nguồn khác nhau
đều phải tập trung tại văn thư cơ quan. Việc thống nhất quản lý văn bản đến ở

văn thư cơ quan sẽ giúp lãnh đạo cơ quan quản lý điều hành công việc của cơ
quan một cách thuận lợi, thống nhất, khoa học, nắm và phân loại được tầm
quan trọng của từng công việc mà cơ quan cần giải quyết.
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải
kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra,
đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn
hoặc văn bản được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản
có đóng "HỎA TỐC HẸN GIỜ" ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ
tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp
cần thiết; phải lập biên bản với người chuyển văn bản.

15


Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng,
văn thư kiểm tra về số lượng văn bản, số trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện
có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách
nhiệm xem xét, giải quyết.
Đối với tài liệu mật: Mọi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến từ
các nguồn đều phải qua văn thư vào sổ “Tài liệu mật đến” để theo dõi và
chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết.
Trường hợp thấy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến mà nơi gửi
không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm
giải quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm. Nếu phát hiện
tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ bí
mật nhà nước hoặc tài liệu, vật bị tráo đổi, mất, hư hỏng … thì người nhận
phải báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp
thời.

Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
* Phân loại sơ bộ
Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:
- Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.
- Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ mức độ mật,
gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức, văn thư
chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là
văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận
văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng ký.
*Bóc bì văn bản đến
Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:
- Những bì có đóng dấu chỉ mức độ khẩn phải được bóc trước để giải
quyết kịp thời.

16