Header
Page 1 of
126.
Email:

SĐT : 0986123996
Gmail:

Môn : Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống

1. Mô tả thực trạng thực tế của hệ thống cũ
Trong quá trình khảo sát thực tế từ hệ thống Quản lý thư viện Trường ĐHDL Hải
Phòng. em thu nhận được một số vấn đề sau:
Hệ thống Quản lý thư viện Trường ĐHDL Hải Phòng là một trong những hệ thống
Quản lý thư việnlớn của hệ thống các thư viện trong thành phố Hải Phòng. Công tác
quản lý “Thư viện ” tại Trường ĐHDL Hải Phòng thời gian trước khi tin học hoá
chưa phát triển thì công việc quản lý chủ yếu dùng phương pháp thủ công, tức là quản
lý trên các giấy tờ sổ sách dẫn đến việc lưu giữ rất cồng kềnh, gây tốn nhiều thời gian,
công sức và thiếu độ chính xác . Do đó, công việc quản lý sử dụng phương pháp thủ
công sẽ không đáp ứng được nhiệm vụ và mục tiêu của hệ thống và nó cũng gây ảnh
hưởng rất lớn tới năng suất, chất lượng và hiệu quả của công việc. Để khắc phục các
nhược điểm trên đây, đồng thời nhờ vào sự phát triển nhanh chóng của Công
nghệ.thông tin thì xây dựng một chương trình quản lí hệ thống “Thư viện” giúp cho
công tác quản lí là một nhu cầu cần thiết cấp bách hiện nay để tự động hóa công tác
2.Yêu cầu của hệ thống mới
Trong thời kì tin học phát triển ,để khắc phục nhược điểm trên đây Trường
ĐHDL HP cần phải xây dựng một hệ thống quản lí “Thư viện”đáp ứng yêu cầu trên của
hệ thống và nó cũng góp phần giúp cho nhân viên giảm bớt thời gian theo dõi bằng ssỏ
sách giấy tờ ,làm việc trên máy tính sẽ nhanh chóng chính xác và thuận tiện.
3.Mô tả qui trình hoạt động của hệ thống
Khi thư viện có nhu cầu nhập sách thì thủ thư sẽ lập ra danh mục sách cần mua

để trình nhà trường duyệt ,sau khi truong duyet thủ thư sẽ lập phiếu mua sách va gửi tới
nhà cung cấp . Khi Nhà cung cấp cung cấp sách cho thư viện thu thư sẽ tiếp nhận sách
và lập phiếu thanh toán gửi nhà cung cấp .Sách được xử lí trước khi cho vào kho.
Footer Page 1 of 126.


Header
Page 2 of
126.
Email:

SĐT : 0986123996
Gmail:
Quá trình mượn sách của độc giả là giáo viên và sinh viên có nhu cầu đọc tại phòng
thư viện và mượn về nhà đều thực hiện theo quy tắc sau: độc giả viết tên sách cần
mượn lên phiếu mượn sách rồi chuyển vào phòng mượn sách đăng ký mượn sách và
trinh thẻ sinh viên ,thủ thư sẽ kiểm tra thông tin phiếu và kiểm tra sách nếu sách có
trong kho thì độc giả sẽ được mượn sách .Thư viện trường làm việc theo giờ hành
chính từ thứ 2 đến thứ 7,buổi sáng từ 7h30-11h,buổi chiều từ 14h-17h. Đối với sách
mượn đọc tại phòng đọc thì không thu bất cứ 1 lệ phí nào.Nhưng nếu mượn sách khỏi
phòng đọc thì sẽ thực hiện thu phí theo bảng tính phí mượn sách cho tới thời hạn trả
sách .Giới hạn 1 sinh viên mượn tối đa là 10 đầu sách trong 1 lần mượn. độc giả đến
mượn sách đều phải theo nội quy quy định của thư viện:
+Trả sách đúng kỳ hạn định.Thời gian hạn định khi mượn sách là 1 kỳ học.Nếu vi phạm
thời gian quy định sinh viên phảI bị phạt tiền sách là 500 đồng /1 ngày cộng với tiền
mượn ban đầu.
+Sách bị mất hay hỏng so với ban đầu khi mượn lập biên bản phải bồi thường gấp đôi
tiền sách in trên bìa cộng với tiền mượn sách ban đầu.
+Sinh viên chỉ có thể mượn thêm sách khi đã hoàn trả hết hoặc 1 phần số sách đã
mượn.

+Khi trả sách thủ thư sẽ kiểm tra sách và kiểm tra thông tin người mượn và ghi sổ trả
sách ,ghi phiếu thanh toán cho sinh viên
Cuối ngày hệ thống sẽ phải tổng hợp các hoá đợn sổ sách và tình hình hoạt động cho
ban lành đạo khi có yêu cầu

Footer Page 2 of 126.


Header
Page 3 of
126.
Email:

SĐT : 0986123996
Gmail:

1. Kế hoạch phỏng vấn
KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN
Người được hỏi :Trần Hữu trung

Người phỏng vấn :Nguyễn văn Hạnh

Địa chỉ :trường DHDL Hải Phòng
Phòng F301

Thời gian hen ngày 20/03/2006
Thời gian bắt đầu 11h
Thời gian kết thúc 11h40’

Đối tượng

-Đối tượng được hỏi là:Thủ thư
-Cần thu thập nhứng thông tin về:quá
trình quản lí sách của thư viện

Các yêu cầu đòi hỏi:
Người được phỏng vấn phải có trình độ
kinh nghiệm,chuyên môn về mượn trả
sách của trường ĐHDL Hải phòng

Chương trình
- Giới thiệu
- Tổng quan về dự án
- Tổng quan về phỏng vấn
Chủ đề sẽ đề cập
Xin phép được ghi âm
-Chủ đề 1
-Chủ đề 2

Ước lượng thời gian
1 phút
3 phút
2 phút

Footer Page 3 of 126.

10 phút
10 phút


Header

Page 4 of
126.
Email:

SĐT : 0986123996
Gmail:
-Chủ đề 3
- Chủ đề 4
- Tổng hợp các nội dung chính,ý kiến của
ngời được hỏi
Kết thúc cám ơn sự hợp tác giúp đỡ

5 phút
5 phút

Dự kiến tổng cộng:38 phút

2.Phiếu phỏng vấn
PHIẾU PHỎNG VẤN
Dự án:
Người được hỏi :Trần Hữu trung

Tiểu dự án: Quản lý thư viện trường ĐHDL HP
Ngày:20-3-2006
Người hỏi:Nguyễn văn Hạnh

Câu hỏi

Ghi chú


Trả lời : Mỗi năm thư viện cú hai đợt nhập sách là
tháng 5 và tháng 11 khi đủ thủ thư sẽ lập phiếu
yêu cầu ấn phẩm ,trình ban lãnh đạo nhà trường
duyệt và gửi tới nhà cung cấp .khi sách được nhập
về sẽ được sử lý đánh mã cho sách rồi đưa vào
kho
Câu 2: xin anh cho biết quy trình Trả lời : Sinh viên có yêu cầu mượn sách thì viết
mượn trả sách của thư viện ?
thông tin về họ và thông tin về sách cần mượn vào
phiếu mượn sách
Thủ thư sẽ kiểm tra thông tin về người mượn và
kiểm tra sách nếu sách có trong kho thì sinh viên
sẽ được mượn sách
Câu 1: Xin anh cho biết quy trình
nhập sách và xử lý sách của
thư viện ?

Footer Page 4 of 126.


Header
Page 5 of
126.
Email:

SĐT : 0986123996
Gmail:

Khi trả sách thủ thư sẽ kiểm tra sách và kiểm tra
thông tin người mượn và ghi sổ trả sách ,ghi phiếu

thanh toán cho sinh viên
Câu 3:
Nếu có sự cố sẩy ra thì xử lý như
thế nào?

Trả lời:Nếu mượn sách qúa hạn thì ngoài lệ phí
mượn sách bình thường cùng tiền phạt 500
đồng/ngày.
Sách bị mất hay hỏng so với ban đầu khi mượn lập
biên bản phải bồi thường gấp đôi tiền sách in trên
bía cộng với tiền mượn sách ban đầu

Đánh giá chung:

3.Lưu đồ công việc (lưu khi phỏng vấn)
Dự án:

Tiểu dự án: Quản lý thư viện trường
ĐHDL Hải Phòng

Trang 1

Loại: Lưu đồ

Nhiệm vụ: lập phiếu mượn sách

Ngày 10/05/2006

Thủ thư


Người quản lý

Phiếu yêu cầu
(D1)

Phiếu mượn,
trả (D4)

Footer Page 5 of 126.

Danh sách cần
mượn(D2)

Bên ngoài

Thẻ thư
viện(D3)

Lập phiếu
mượn sách(T1)

BAN LÃNH
ĐẠO

Đơn sách
D(5)

Tiếp nhận ,ghi
phiếu (T3)


Tiếp nhận

NHA CUNG
CAP


Header
Page 6 of
126.
Email:

SĐT : 0986123996
Gmail:

4.Bảng mô tả chi tiêt tài liệu
Dự án:
Tiểu dự án: Quản lý thư viện trường
ĐHDL Hải Phòng

Trang

Loại: Phân tích hiện
trạng

Số tt: 1
Ngày 10/05/2006

Mô tả dữ liệu
Tên dữ liệu: Phiếu mượn sách


Định nghĩa
Cấu trúc và khuôn dạng
Loại hình
Số lượng
Ví dụ
Lời bình

Là phiếu dựng để ghi thông tin người mượn và các loại sách
cần mươn
Kích cỡ nhỏ,có ghi thông ting sinh viên mượn,các loại sách
mượn,số lượng sách mượn…
Sơ cấp (Tài liệu gốc)
10quyển/1 lần

Ưu điểm :Nhanh , rõ ràng thông tin người mượn,và cách sách
cần mượn
5.Bảng mô tả chi tiết công việc:
Dự án:
Tiểu dự án:Quản lý thư viện
Trang:1
trường ĐHDL Hải Phòng
Loại:Phân tích hiện
Số tt:1
Mô
tả
công
việc
trạng
Ngày:18-3-2006
Công việc:Lập phiếu mượn sách

Điều kiện bắt đầu
Sinh viên có yêu cầu mượn sách,còn sách trong kho.
Trong thời gian mở cửa của thư viện
Thông tin đầu vào:
Phiếu yêu cầu,danh mục sách cần mượn.

Footer Page 6 of 126.


Header
Page 7 of
126.
Email:

SĐT : 0986123996
Gmail:
Kết quả đầu ra:
Nơi sử dụng:
Tần xuất:
Thời lượng:
Quy tắc:
Lời bình:

Phiếu mượn có chữ ký của người mượn và sách được
chuyển cho người mượn.
Phòng mượn,phòng đọc
Thực hiện theo nội quy của thư viện
Trường hợp thư viện hết sách thì có thông báo.
Nếu sinh viên nào mượn sách qúa hạn thì sẽ bị phạt
Trong thời gian mượn sách mà đụng sinh viên khi đó hết

thời gian mở của mà vần còn người mượn sách thì phải sang
ngày hôm khác mới mượn được.
Nếu ngày nào thư viện không mở cửa thì có thông báo cho
sinh viên biết.

6.Bảng tổng hợp công việc
7.Bảng tổng hợp hồ sơ ,tài liệu(thực thể dữ liệu)
Số tt
Tên vai trò
D1
D2
D3
D4
D5
D6
D7
D8
D9
D10

Danh mục sách mượn
Phiếu nhập sách
bảng tính phí mượn sách
Phiếu mượn sách
phiếu giao sách
sổ mượn sách
sổ trả sách
phiếu thanh toán
Biên bản sự cố
Báo cáo


Kiểu
Ký tự
Ký tự
Ký tự
Ký tự
Ký tự
Ký tự
Ký tự
Ký tự
Ký tự

Công việc
liên quan
T1
T1
T1
T1,T2
T1
T2,T3

T1,T

8:Bảng tổng hợp từ điển dữ liệu
STT Tên gọi ý
nghĩa
1
Số phiếu
Footer Page 7 of 126.


Kiểu

Cỡ

Ký tự

4

Khuôn dạng

Lĩnh
vực
Kế

Quy tắc, ràng
buộc
Số


Header
Page 8 of
126.
Email:

SĐT : 0986123996
Gmail:

2

Ngày mượn Ngày


15

3

Tên sinh
viên
Mã sinh
viên
địa chỉ

Ký tự

30

Ký tự

5

Ký tự

50

Tên ,mã các Ký tự
loại sách đã
mượn

40

4

5
6

toán
Ngày…thỏng…năm… Kế
toán
Kế
toán
Mã SV . . .
Kế
toán
Lớp…Khoa…
Kế
toán
M+mã sách
Thủ
quỹ

Chữ,số
Chữ
Số
Chữ,số
Chữ,số

Biểu đồ ngữ cảnh :

NHÀ
CUNG

y/c mua

sách
Thông tin
Cung cấp
sách
Hoá đơn TT

y/c
mượn
sách

0
QUẢN L
Ý THƯ
VIỆN

Cun
trả Thông
g
sách tin
cấp
sách
ĐỘC GIẢ

Footer Page 8 of 126.

y/c báo
cáo
báo cáo

Phiếu

TT

BAN
LÃNH
ĐẠO


Header
Page 9 of
126.
Email:

SĐT : 0986123996
Gmail:

Mô tả bằng lời : Khi thư viện có nhu cầu nhập sách thì thủ thư sẽ lập ra lập phiếu mua
sách và gửi tới nhà cung cấp yêu cầu mượn sách .Nhà cung cấp sẽ có thông tin phản hồi
lại thư viện .Khi Nhà cung cấp cung cấp sách cho thư viện thủ thư sẽ tiếp nhận sách và
lập phiếu thanh tóan gửi nhà cung cấp .
độc giả có nhu cầu mượn sách , độc giả viết phiếu y/c mượn sách rồi chuyển vào
phòng mượn sách đăng ký mượn sách , hệ thống sẽ có thông tin phản hồi lai độc giả
,thủ thư sẽ kiểm tra thông tin phiếu và kiểm tra sách nếu sách có trong kho thì độc giả
sẽ được cung cấp sách. Khi độc giả trả sách thủ thư sẽ kiểm tra sách và kiểm tra thông
tin người mượn và ghi sổ trả sách ,ghi phiếu thanh toán cho sinh viên
Cuối ngày hệ thống sẽ phải tổng hợp các hoá đợn sổ sách và tình hình hoạt động cho
ban lãnh đạo và khi có yêu cầu báo cáo.

QUẢN LÝ
MƯỢN TRẢ
SÁCH


1. Nhập
sách

2. Mượn sách

3.Trả sách

1.1 Phiếu
nhập
1.2 Kiểm tra

2.1 Tra cưu
sách
2.2 lập phiếu
mượn sách
2.3 Xử lý
phiếu mượn
2.4 giao sách

3.1 y/c trả sách

Kiểm tra sự cố

3.2 Kiểm tra sách

Lập biên bản

3.3 Ghi sổ trả sách


Giả quyết sự
cố

1.3 Sử lý
sách
1.4Ghi sổ
nhập

2.5 ghi sổ
mượn

Footer Page 9 of 126.

3.4 Lập phiếu TT

4. sự cố

5. Báo cáo

Yêu cầu báo
cáo
Báo cáo


Header
Page 10
126.
Email:

SĐT : 0986123996

Gmail:

Mô tả chi tiết chức năng lá :
1.1 phiếu nhập :khi thư viện có nhu cầu nhập sách mới thủ thư sẽ lập ra phiếu nhập gửi
tới nhà cung cấp để yêu cầu mua sách.
1.2 Kiểm tra : khi nhà cung cấp cung cấp sách cho thư viện thủ thư sẽ kiểm tra sách
kiểm tra đon giá sách
1.3 Sử lý sách: sách được nhập về sẽ được thủ thư ghi mã số đăng ký cá biệt và dán mã
vạch để chuyển vào kho
1.4 Ghi sổ nhập: sau khi sách được dán mã vạch và ghi số đăng ký cá biệt sẽ được ghi
vào sổ nhập kho
2.1 Tra cứu sách : độc giả muốn mượn sách gì thì tra cứu trong danh mục sách nếu
sách có trong kho thì đăng ký mượn .
2.2 Lập phiếu mượn sách :Khi đã tra cứu sách có trong kho độc giả sẽ lập phiếu mượn
sách để gửi tới thủ thư yêu cầu mượn sách.
2.3 Sử lý phiếu mượn sách :Thủ thư nhận được phiếu mươn sách sẽ kiểm tra phiếu và
thông tin người mượn vào kho lấy sách và làm thủ tục cho mượn sách .
2.4Giao sách : Khi đã kiểm tra phiếu mượn và thông tin người mượn sách xong, thủ thư
sẽ lập ra phiếu giao sách và giao sách cho độc giả
2.5 Ghi sổ mượn sách :Khi giao sách cho độc giả xong thủ thư sẽ ghi sổ mượn sách để
luu thông tin về người mượn ,ngày mượn , ngày trả sách .
3.1 Yêu cầu trả sách : độc giả đem sách mượn của thư viện tới phòng trả sách giao cho
thủ thư yêu cầu trả sách
3.2 Kiểm tra sách : khi độc giả trả sách ,thủ thư sẽ kiểm tra sách xem có đúng là sách
mượn của thư viện và sách có bị hư hỏng không
3.3 Ghi sổ trả sách : Sau khi nhận sách thủ thư sẽ ghi sổ trả sách để xác nhận độc giả đó
trả sách và để lưu thông tin cho quá trình tổng hợp báo cáo .
3.4 Lập hóa đơn TT : Thủ thư nhận sách và kiểm tra sách xong sẽ lập phiếu thanh toán
gửi cho độc giả để độc giả thanh toán phiếu mượn sách
4.1 Kiểm tra sự cố : Khi sẩy ra sự cố thủ thư sẽ kiểm tra sự cố để tìm hiểu thông tin lập

biên bản sự cố
4.2 Lập biên bản : Sau khi kiểm tra sự cố thủ thư sẽ lập biên bản ghi rõ sự cố là gì và
như thế nào để có phương hướng giải quyết sự cố.

Footer Page 10 of 126.


Header
Page 11
126.
Email:

SĐT : 0986123996
Gmail:
4.3 Giải quyết sự cố : Dựa vào biên bản sự cố và các quy định đã có của thư viện thủ
thư sẽ giải quyết sự cố bằng cách phạt tiền, nếu sự cố nằm ngoài sự kiểm soát của thủ
thư thì thủ thư sẽ trình lên ban lãnh đạo giải quyết.

Ma trận thực thể chức năng:
D1 Danh mục sách
D2 Phiếu nhập sách
D3 Bảng tính phí mượn sách
D4 Phiếu mượn sách
D5 Phiếu giao sách
D6 Sổ mượn sách
D7 Sổ trả sách
D8 Phiếu thanh toán
D9 Biên bản sự cố
D10 Báo cáo


Nhập sách

Footer Page 11 of 126.

D1

D2

R

C

D3

D4 D5 D6 D7

D8 D9
C

D10


Header
Page 12
126.
Email:

SĐT : 0986123996
Gmail:


Mượn sách

R

C

Trả sách

R

Sự cố
Báo cáo

U
R

U

R
R

Mô hình luồng dữ liệu ở mức 0:

Footer Page 12 of 126.

C

R

R


R

C
C

C

R

R

C


Header
Page 13
126.
Email:

SĐT : 0986123996
Gmail:

1.0
NHÀ
CUNG CẤP

phiếu nhập sách D2

NHẬP

SÁCH
2.0
MỰƠN
SÁCH

D4 phiếu

mượn sách

D5 phiếu giao sách

SINH VIÊN
D3 Bảng tính phí mượn
sách

Danh mục sách D1

3.0
TRẢ
SÁCH

D6 Sổ mượn sách

D7 Sổ trả sách
4.0
SỰ CỐ
phiếu thanh toán D8
D9 Biên bản sự cố

D10


Báo cáo

5.0
BÁO
CÁO
BAN LÃNH
ĐẠO

Footer Page 13 of 126.


Header
Page 14
126.
Email:

SĐT : 0986123996
Gmail:

Footer Page 14 of 126.