Áp dụng CNTT vào việc quản lý công văn đi-đến và việc thực hiện sổ họp hội đồng

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Đề tài: “Áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý công văn đi-đến và việc thực
hiện sổ họp hội đồng”.
PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ.
I.Lý do chọn đề tài:

- Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ công tác
quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản và tổ chức
quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan. Do vậy công tác
văn thư trong cơ quan là một trung tâm diễn ra các hoạt động thu nhận, trao đổi, lưu
giữ và xử lý thông tin. Trong đó công văn giấy tờ là đối tượng chủ yếu của công tác
văn thư, là một trong những khâu quan trọng nhất phục vụ cho hoạt động chung của
cơ quan. Vai trò của công tác văn thư ngày càng được tăng cường trong xã hội thông
tin hiện nay, do nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và
bức thiết. Vì thế công tác văn thư được tổ chức hợp lý và tự động hoá các khâu
nghiệp vụ được nâng cao chất lượng quản lý.
- Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời
sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn
thư là nhu cầu mang tính khách quan, nó hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của
công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh
nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ.
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là một vấn đề được Đảng và
Nhà nước ta hết sức quan tâm, đã được cụ thể hoá bằng những văn bản pháp luật như
Chỉ thị 58 của BCH TW Đảng về ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp
CNH, HĐH đất nước. Đảng xác định công nghệ thông tin là một trong các động lực
quan trọng của sự phát triển. Nhà nước ta luôn xác định ứng dụng công nghệ thông
tin trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước là ưu tiên hàng đầu và công tác văn
thư là một công việc mang tính chất hành chính cũng đã được xác định là một lĩnh
vực hàng đầu trong việc ứng dụng ứng dụng thông tin, hay nói cách khác việc ứng

dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư góp phần nâng cao chất lượng và hiệu
quả của cải cách hành chính, hướng tới xây dựng nền hành chính hiện đại, tạo môi
trường thuận lợi cho sự phát triển nền Giáo dục.
- Trải qua 52 năm hình thành và phát triển, trong đó có 40 năm của nền giáo dục
Xã hội Chủ nghĩa, thành tích và quy mô phát triển giáo dục của trường ngày càng lớn
mạnh. Năm học 2015-2016 trường có 46 lớp với 1743 học sinh và 112 cán bộ, giáo
viên, công nhân viên. Với số lượng Cán bộ, giáo viên, công nhân viên và học sinh như vậy
nên việc quản lý hồ sơ, văn bản và việc triển khai nội dung đến Cán bộ, giáo viên, công
nhân viên tương đối khó khăn, mất nhiều thời gian, công sức. Nhằm đổi mới quá trình quản
Người thực hiện: Nguyễn Thị Việt


Áp dụng CNTT vào việc quản lý công văn đi-đến và việc thực hiện sổ họp hội đồng
lý và thực hiện có hiệu quả, phục vụ tốt cho công tác dạy và học để nhà trường luôn phát
triển kịp thời với đổi mới của đất nước nói chung và của ngành Giáo dục nói riêng. Đó là lý
do tôi chọn đề tài “Áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý công văn đi-đến và việc
thực hiện sổ họp hội đồng” của trường THCS Chu Văn An.

II. Mục đích nghiên cứu:
Nhằm nâng cao năng xuất và hiệu quả công việc một cách nhanh chóng, đáp ứng nhu
cầu cho hoạt động của trường THCS Chu Văn An.
III. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng: Là Cán bộ, giáo viên, công nhân viên trường THCS Chu Văn An.
- Phạm vi nghiên cứu: Đã áp dụng trong trường THCS Chu Văn An.
PHẦN II. NỘI DUNG.
I. Khái quát về nhà trường và tình hình công tác văn thư trường THCS Chu Văn An.
1. Khái quát về nhà trường:
- Về cơ cấu tổ chức tổ chức:

Người thực hiện: Nguyễn Thị Việt



Áp dụng CNTT vào việc quản lý công văn đi-đến và việc thực hiện sổ họp hội đồng

2. Công tác văn thư tại trường:
Được sự quan tâm chỉ đạo của Ban giám hiệu nhà trường nên công tác văn thư từng
bước đi vào nề nếp. Đã chú ý tới việc cải tiến quy trình luân chuyển và xử lý văn bản
đi, đến, đồng thời đã tiến hành ứng CNTT vào soạn thảo văn bản, in ấn và gửi nhận
văn bản, việc tiếp nhận công văn đến, phát hành văn bản đi cơ bản được tập trung
thống nhất ở văn thư. Quy trình xử lý văn bản được tổ chức hợp lý, đảm bảo nhanh
chóng, chính xác, quản lý văn bản chặt chẽ, an toàn, bí mật hơn.
3. Quy trình xử lý công văn đi, đến và việc thực hiện sổ họp hội đồng.
- Văn bản trước khi ban hành được kiểm tra chặt chẽ về thể loại, thẩm quyền và thể
thức theo quy định, các công văn đi lưu trữ đầy đủ vào sổ theo dõi công văn đi bằng
điện tử (Lưu trên sổ theo dõi công văn đi trên máy tính), khi có nhu cầu khai thác
được đáp ứng kịp thời.
- Công văn đến văn thư tiếp nhận và xử lý đúng quy trình: Sau khi đã phân loại công
văn và được sự ủy quyền của Ban giám hiệu, văn thư sẽ trực tiếp chuyển mail trực
tiếp đến cho Cán bộ, giáo viên, công nhân viên cũng như các phòng bộ môn có liên
quan đến nội dung công văn một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời, không gây
thất lạc và thất thoát, đảm bảo thời gian, tránh khứu nại về sau.
Đảm bảo đúng nguyên tắc: Sau khi tiếp nhận công văn sẽ được lưu vào sổ theo dõi
công văn đến bằng điện tử (Sổ theo dõi công văn đến trên máy tính). Xử lý công văn
đến: Công tác quản lý văn bản và bảo mật thông tin tài liệu được đảm bảo.
Để đảm bảo tuyệt đối mail của trường, nhà trường đã lập một địa chỉ mail riêng
có mật khẩu truy cập để cán bộ, giáo viên, công nhân viên
dễ dàng tìm hiểu mọi thông tin một cách thuận lợi. (Mọi nội dung của công văn sau
khi được tiếp nhận, phân loại và xử lý sẽ được chuyển trực tiếp vào địa chỉ mail vừa
nêu trên).
- Do số lượng Cán bộ, giáo viên, công nhân viên nhiều nên Ban giám hiệu nhà trường

đã đề xuất thực hiện sổ họp hội đồng. Giảm chi phí, tiết kiệm thời gian, sức lao động
của Cán bộ, giáo viên, công nhân viên: Sau khi Hiệu trưởng kiểm duyệt “Sơ kết công
tác tháng và kế hoạch công tác tháng, chấm công tháng…” văn thư sẽ gửi mail trực
tiếp cho Cán bộ, giáo viên, công nhân viên. Thay vì mỗi lần họp hội đồng Cán bộ,
giáo viên, công nhân viên phải ghi chép vào một cuốn sổ, nội dung không đầy đủ thì
bây giờ nhà trường đã gửi mail để giáo viên thuận lợi trong việc theo dõi sổ họp, khi
cần thông tin hay cần thống kê thì đã có sẵn trong mail cá nhân dễ dàng cho việc sử
dụng lâu dài.
Ví dụ: Cán bộ, giáo viên, công nhân viên có thể truy cập và tìm hiểu mọi thông liên,
hệ thống văn bản tại địa chỉ mail và Website của trường tùy theo chức vụ và thẩm

Người thực hiện: Nguyễn Thị Việt


Áp dụng CNTT vào việc quản lý công văn đi-đến và việc thực hiện sổ họp hội đồng

quyền của mỗi Cán bộ, giáo viên, công nhân viên sẽ có một mật khẩu riêng để truy
cập.
4. Thực trạng ứng dụng CNTT vào công tác văn thư tại trường THCS Chu Văn
An.
* Thuận lợi:
- Trường THCS Chu Văn An đã được trang bị đầy đủ hệ thống máy vi tính và nối
mạng Internet tại tất cả các phòng bộ môn của trường để khai thác, sử dụng mạng
Internet phục vụ hoạt động dạy và học của trường.
- Công tác văn thư tại trường từng bước đã được chuyển hoá từ chuyền công văn đi,
đến qua văn bản giấy, tra cứu văn bản qua tài liệu giấy, thì nay chuyển đổi thành ứng
dụng vào CNTT. Bước đầu mang lại hiệu quả nhất định. Kết quả ứng dụng CNTT đã
góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý, điều hành và góp phần thực hiện cải
cách hành chính trong bộ máy tổ chức của trường.
- 95% Cán bộ, giáo viên, công nhân viên biết truy cập và sử dụng mạng Internet.

* Khó khăn:
Bên cạnh những kết quả đạt được công tác ứng dụng CNTT trong công tác văn thư,
vẫn còn tồn tại một số mặt sau:
- Việc công tác cập nhật quản lý văn bản đang thực hiện thủ công, chưa áp dụng các
phần mềm quản lý văn bản vào công tác văn thư, nhân viên văn thư chưa được tham
gia các lớp bồi dưỡng, tập huấn về sử dụng CNTT trong quản lý và tra cứu văn bản,
tìm kiếm văn bản trong lưu trữ còn chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu phát triển của
trường.
- Cơ sở vật chất thiết bị phục vụ công tác văn thư hiện nay tương đối phù hợp nhưng
phòng văn thư còn chung với phòng Thông tin dữ liệu nên việc bảo mật thông tin
trong quá trình xử lý nghiệp vụ chưa đúng quy trình.
- Hiện nay văn thư đang quản lý hồ sơ theo hình thức thủ công, chưa lập phần mềm
quản lý văn bản ảnh hưởng đến quá trình bảo quản tra cứu, tìm kiếm văn bản phục vụ
công tác quản lý của lãnh đạo trường.
- Mặt khác thông tin cập nhật bằng thủ công sẽ không đầy đủ, tìm kiếm mất thời gian,
không đảm bảo các yêu cầu lưu trữ văn bản lâu dài.
- Một số giáo viên đã lớn tuổi và bảo vệ, phục vụ không biết sử dụng mail ảnh hưởng
đến việc tiếp nhận và phản hồi mail.
5. Hiệu quả:
- Đề tài này đã được áp dụng tại trường THCS Chu Văn An, sau khi triển khai tôi
nhận thấy hồ sơ sổ sách đã được cải thiện một cách đáng kể. Ngoài ra giáo viên
không phải ghi lại nội dung mà xem trực tiếp trên mail cá nhân và in ra từng tháng để
theo dõi. Thuận tiện cho việc phục vụ giảng dạy và lưu trữ lâu dài.
Người thực hiện: Nguyễn Thị Việt


Áp dụng CNTT vào việc quản lý công văn đi-đến và việc thực hiện sổ họp hội đồng

Một số hồ sơ minh chứng:
- Lưu công văn đi:

Số, ký
hiệu văn

Ngày,
tháng của

bản

văn bản

01/TT-

06/01/2016

CVA

Tên loại và trích yếu văn bản

Người ký

Nơi nhận
văn bản

Đơn vị nhận
bản lưu

Số lượng
bản

Tổ chức tham quan học tập cho học


Hiệu

Phòng

Văn thư

03

sinh

trưởng

giáo dục

02/TTCVA

12/01/2016

Tổ chức tham quan học tập cho học
sinh

Hiệu
trưởng

Phòng
giáo dục

Văn thư


03

03/TT-

16/01/2016

Xin nghỉ rằm tháng Giêng

Hiệu

Phòng

Văn thư

03

trưởng

giáo dục

Xin chủ trương tham gia bảo hiểm

Hiệu

Phòng

Văn thư

03


cháy nổ bắt buộc năm 2016

trưởng

giáo dục

CVA
04/TT-

24/02/2016

CVA

Ghi chú

- Lưu công văn đến:
Ngày
tháng

Số

Tác giả

Số ký hiệu

đến

đến

Ngày,

tháng của

Tên loại và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc
người nhận

văn bản

04/01/16

17

PGD- BM
Toán

04/01/16

Hội giảng Toán 7

Tổ Toán tin

04/01/16

18

PGD-BM Hóa

04/01/16


Thông báo thao giảng môn Hóa

Tổ Hóa sinh

04/01/16

19

UBND tỉnh
BD-SGD

04/01/16

Thành lập các tổ trọng tài điều hành
thi đấu môn: Bóng đá, bóng chuyền,

VTM

04/QĐ-SGD

bóng rổ tổ chức tại HKPĐ tỉnh BD
lần thứ IX-2016.
05/01/16

20

UBND

07/QĐ-PGD


05/01/16

21

BGD

5993/QĐ-

14/12/15

BGD
07/01/16

22

UBND-PGD

CM

1613/QĐ-PGD ngày 19/01/15 của
PGD.

TPTDM-PGD

05/01/16

Sửa đổi một phần nội dung QĐ số

15/PGD-PT


Tặng kỷ niệm chương “vì sự nghiệp

CĐ

giáo dục”.
07/01/16

Đề nghị nhà trường hỗ trợ hướng dẫn

VTM

học sinh tham gia các môn bóng đi
khám sức khỏe để tham gia HKPĐ
tỉnh BD 2016.
08/01/16

24

UBND tỉnh
BD-SGD

24/SGD-VP

08/01/16

Đổi mới thư viện & phát triển văn
hóa đọc trong nhà trường phổ thông,
mầm non.

Người thực hiện: Nguyễn Thị Việt


TV

Ký
nhận

Ghi
chú


Áp dụng CNTT vào việc quản lý công văn đi-đến và việc thực hiện sổ họp hội đồng
-

Thực hiện sổ họp hội đồng:

PHÒNG GDĐT TP THỦ DẦU MỘT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG THCS CHU VĂN AN

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hiệp Thành, ngày 27 tháng 02 năm 2016

HỌP HỘI ĐỒNG THÁNG 03/2016

- Thời gian:
- Địa điểm:
- Thành phần:


15h15’ ngày: 27/02/2016.
Hội trường Chu Văn An.
+ Chủ trì: Cô Đỗ Thị Như Hoa.
+ HĐSP: 111.
+ Vắng:

Nội dung:
Phần I. Triển khai công văn.
- 03/HCTĐ ngày 02/02/2016 V/v tôn vinh, khen thưởng tập thể và cá nhân có thành
tích xuất sắc trong nhiệm kỳ 2011-2016.
- 208/QĐ-SGD ngày 15/02/2016 V/v thành lập ban coi thi và chấm thi hội thi
Olympic tiếng Anh cấp THCS năm học 2015-2016.
- Thông báo dự giờ thao giảng môn Sinh (03/03/2016).
- 318/QĐ-SGD ngày 16/02/2016 V/v công nhận kết quả giáo viên đạt giải cuộc thi
dạy học theo chủ đề tích hợp cấp tỉnh dành cho giáo viên trung học năm học 20152016.
- 167/KH-LT ngày 16/02/2016 tổ chức lớp tập huấn chỉ huy các liên đội trên địa bàn
TP.TDM năm học 2015-2016.
- 85/PGD-TCCB ngày 16/02/2016 V/v hướng dẫn chuyển công tác đi ngoài thành
phố hoặc ngoài tỉnh.
- 86/PGD-PT ngày 17/02/2016 thông báo nhắc lại việc tập huấn vận động viên thi
HKPĐ vòng tỉnh năm học 2015-2016.
- 149/SGD-GDTrH ngày 17/02/2016 V/v triệu tập dự lớp tập huấn kỹ thuật trồng
các loại nấm dược liệu phục vụ giảng dạy tại trường ĐH TDM.
- 90/PGD-PT ngày 17/02/2016 V/v chuẩn bị đội học sinh thi Olympic HSG lớp 9
năm học 2015-2016.
- 168/TB-LT ngày 17/02/2016 V/v tổ chức hội thi vẽ tranh chủ đề “Tự hào Bộ đội
cụ Hồ” Lần II năm 2016.

Người thực hiện: Nguyễn Thị Việt



Áp dụng CNTT vào việc quản lý công văn đi-đến và việc thực hiện sổ họp hội đồng

- 80/CĐGD ngày 17/02/2016 tổ chức các hoạt động nhân chào mừng kỷ niệm 106
năm ngày Quốc tế phụ nữ, 1976 năm Khởi nghĩa Hai Bà Trưng và ngày Quốc tế
hạnh phúc 20/3 năm 2016.
- 07/CĐGD ngày 17/02/2016 hướng dẫn công tác nữ công năm 2016.
- 18/02/2016 danh sách học sinh tỉnh BD tham dự kỳ thi Olympic Toán Hà Nội mở
rộng lần thứ 13 năm 2016.
- 93/QĐ-PGD ngày 18/02/2016 V/v thành lập hội đồng chấm thi và BGK hội thi và
triển lãm thiết bị dạy học năm học 2015-2016.
- 117/PGD-PT ngày 19/02/2016 V/v tổ chức hội thi HSG Toán THCS giải thưởng
Lương Thế Vinh lần VII năm 2016.
- Chuyên đề Toán 9: 01/03/2016 trường THCS Phú Hòa.
- Thông báo dự giờ môn Lịch sử: 27/02/2016.
- 156/SGD-GDCNĐH ngày 18/02/2016 V/v đề nghị các Phòng GDĐT, các trường
THCS, THPT, GDBDTX trong tỉnh hỗ trợ các trường TCCN trong việc tư vấn
tuyển sinh năm 2016.
- 114/PGD-TVTB ngày 18/02/2016 V/v thông báo ngày tổ chức hội thi Giáo viên
thư viện giỏi cấp thành phố năm học 2015-2016.
- 106/QĐ-SGD ngày 04/02/2016 V/v thành lập các tổ trọng tài điều hành thi đấu
môn: Đá cầu, Vovinam, bóng bàn, thể dục, Karatedo, bơi lội, cầu long,
Taekwondo, cờ vua điền kinh và kéo co tại HKPĐ tỉnh BD lần thứ IX năm 2016.
- 153/SGD-GDTrH ngày 18/02/2016 V/v chuẩn bị tham dự cuộc thi KHKT cấp
quốc gia năm học 2015-2016, khu vực phía nam.
- 116/QĐ-PGD ngày 18/02/2016 thành lập các Hội đồng coi thi cuộc thi giải Toán
bằng tiếng Việt qua Internet cấp TP năm học 2015-2016.
* Chấm công tháng 02:
+ Tổ Toán – tin: Phúc Hậu (6P)
+ Lý – CN: Nguyễn Ánh Hồng (1P)

+ Hóa – Sinh:
+ Ngữ văn: Ngọc Nhựng (1P)
+ Sử - Địa – GDCD: Trần Thị Vân (2P), Lâm Thị Thúy (P)
+ Ngoại ngữ: Ngọc Lan (1 P)
+ Văn – Thể - Mỹ: Trần Đăng Khoa (P)
+ Văn phòng: Mai Thị Bích Ngọc (1P), Phạm Thị Liễu (1P)
Phần II. Ngày pháp luật.

Người thực hiện: Nguyễn Thị Việt


Áp dụng CNTT vào việc quản lý công văn đi-đến và việc thực hiện sổ họp hội đồng

- 85/PGD-TCCB ngày 16/02/2016 V/v hướng dẫn chuyển công tác đi ngoài
thành phố hoặc ngoài tỉnh.
- Triển khai luật bầu cử quốc hội & HĐND các cấp.
Phần III. Sơ kết công tác tháng 02/2016.
“Kỷ niệm 86 năm ngày thành lập Đảng”

I. Công tác tổ chức:
- 3.2: Tổ chức lễ hội phố xuân:
+ Phát quà tết cho học sinh 56 phần, trị giá 11.600.000đ và 5.600.000đ tiền mặt.
+ Hát múa sân trường.
+ Triển lãm:
 Tranh thực hiện 5 điều Bác dạy
 Bài viết “Mùa xuân nhớ Bác”
- 4/2-> hết ngày 14/02: Nghỉ tết âm lịch.
- Trực tết nghiêm túc.
- 15/2: Thực hiện báo cáo nhanh sau tết: Nhận xét: Tốt.
- Hội thi làm ĐDDH cấp thành phố: Trường dự thi 2 sản phẩm (17/03).

- 25/2: Đi học lại sau tết.
- Thực hiện tổng vệ sinh trường, lớp:
+ Thời gian thực hiện: 03/02/2016
+ Số lượng tham gia:
* Học sinh: 1055 HS (3 lớp 6 TN, 12 lớp 7, 3 lớp 8 TN, 11 lớp 9).
* Giáo viên: 29 GV
- Niêm phong tài sản, trang thiết bị, phòng học: 100% niêm phong đúng quy định, có biên
bản.
- Chế độ chính sách đã thực hiện cho GV, NV:
+ Lương: Tháng 01, 02/2016
+ Tiền tết của UBND tỉnh: 1.000.000đ
+ Tiền tiết kiệm: A: 7.326.000đ, B: 7.272.000đ, C: 7.236.000đ.
+ CĐCS: Quà tết: 186.000đ/GV
+ PHHS: Tặng 26 phần quà tết trị giá: 11.000.000đ và 5.600.000đ tiền mặt.

Người thực hiện: Nguyễn Thị Việt


Áp dụng CNTT vào việc quản lý công văn đi-đến và việc thực hiện sổ họp hội đồng
- Tình hình trực gác theo phân công: Đầy đủ, nghiêm túc, đảm bảo CSVC không để xảy ra
hư hao, mất mát.
- Bảo quản tài sản, trang thiết bị: Tốt
- Số học sinh có mặt ngày 15/02: (Mùng 6 tết)
+ Khối sáng: VM: 27 (8KP)
+ Khối chiều: VM: 18 (2KP)
+ Giáo viên: VM: 1(Khoa)
- Hành chánh – phục vụ giảng dạy: Đủ

- 22/2 – 24/2: Các tổ kiểm tra hồ sơ cá nhân.
II. Chuyên môn:

- SKKN đã nộp đợt 2: (Toán: 3, Văn: 5, Anh: 2, Sử: 1, Địa: 2, GDCD: 1, Hóa- sinh:
3, Lý- CN: 1, TD: 1, Chủ nhiệm: 1): Tổng cộng: 20
- Thi dạy tích hợp: Đạt 3 giải III vòng tỉnh: Toán, Văn, Lý.
- Kiểm tra hồ sơ tổ, các nhân đợt 3: 88 hồ sơ (A: 88, B: Không)
- Dự giờ GV nước ngoài (Tổ AV + Cô Như Hoa + Cô Bình): 1 tiết.
- Tổ chức tiết học thực tế cho HS khối 7,9.
- Thi hùng biện tiếng Anh cấp THCS do SGD tổ chức (23/02): 3 HS (1KK, 2 vào
vòng chung kết).
- Kiểm tra chuẩn bị báo cáo điểm giữa kỳ II.
- BDHSG, phụ đạo HSY.
- Đội tuyển thi Olympic Toán Hà Nội mở rộng lần thứ 13 tại Buôn Mê Thuật: 10
HS.
- Thi IOE toàn quốc : 19 HS.
III. Chủ nhiệm:
- Thành Đoàn tổ chức: 1 giải I vẽ tranh & giải KK toàn đoàn.
- Trường tổ chức lễ hội phố xuân: 100% các lớp tham gia:
+ Khối 6 vẽ tranh tết: Giải I: 6.8, giải II: 6.7.
+ Khối 7 kể chuyện về Bác: Giải I: 7.1, Giải II: 7.10
+ khối 8 sưu tầm ảnh về Bác: Giải I: 8.9, giải II: 8.10
+ Khối 9 viết “Mùa xuân nhớ Bác”: Giải I: 9.2, Giải II: 9.1
- HS làm kiểm tra chuẩn bị báo điểm giữa kỳ II.
IV. Hoạt động khác:
1. Đoàn:
- Hỗ trợ tổ chức lễ hội phố xuân.
- Đoàn viên trực tết nghiêm túc.
Người thực hiện: Nguyễn Thị Việt


Áp dụng CNTT vào việc quản lý công văn đi-đến và việc thực hiện sổ họp hội đồng


- Tuyên truyền ý nghĩa ngày thành lập Đảng 3/2, thành công đại hội Đảng lần thứ
12.
- Lên kế hoạch kết nạp Đoàn cho 265 ĐTĐ là HS lớp 9 (21/3).
- Cập nhật thông tin tuyên truyền ATGT, VSATTP dịp tết Nguyên đán.
2. Đội:
- Tập huấn BCH liên đội (19/2).
- Sinh hoạt ý nghĩa ngày 3/2.
- Tổ chức lễ hội phố xuân - Bính Thân 2016: 100% các lớp tham gia.
- Phát quà tết cho 56 HS có hoàn cảnh khó khăn: 16.600.000đ.
- Thu kế hoạch nhỏ đợt I: 1660kg giấy vụn & lon bia trị giá: 4.658.000đ.
3. Phòng bộ môn:
- BD HSG thi THTN tỉnh (2 HS).
- Thực hiện các tiết THTN theo PPCT:

4.
-

5.
-

+ Lý TNBD: 114

THTN: 11

+ Hóa TNBD: 88

THTN: 33

+ Sinh TNBD: 04


THTN: 33

Thư viện:
Giới thiệu sách chủ đề kỷ niệm 86 năm ngày thành lập Đảng công sản Việt Nam.
Dự hội thi GV phụ phụ trách thư viện giỏi (30/3).
Tổ chức cho HS kể chuyên về Bác hàng tuần.
Phong trào đọc và mượn sách:
+ Đọc GV: 160

HS: 1290

+ Mượn GV: 190

HS: 1080

Thiết bị:
Cập nhật phần mềm VMIS.
Cập nhật số liệu làm & SD ĐDDH.
Chuẩn bị thi ĐDDH cấp thành phố.
Làm & sử dụng ĐDDH:
+ Làm: 9
+ SD: 2297

6.
-

Tài chánh:
Báo số liệu chi năm 2015.
Báo cáo kiểm kê tài sản năm 2016.
Công khai tài chánh.

Hợp đồng anh Nghĩa bảo vệ cho đến khi phòng tổ chức điều bảo vệ mới về thay.

Người thực hiện: Nguyễn Thị Việt


Áp dụng CNTT vào việc quản lý công văn đi-đến và việc thực hiện sổ họp hội đồng

7.
8.
9.
10.
11.
-

Công khai các khoản thu HKII.
Phát các khoản tiền BDHSG, PĐHSY, dạy 2 buổi.
Y tế:
Tuyên truyền vệ sinh ATTP ngày tết.
Kiểm tra vệ sinh canteen.
Kiểm tra bữa ăn bán trú.
Tuyên truyền phòng chống bệnh tiêu chảy, ngộ độc cấp.
TDTT:
Tập huấn HS tham gia HKPĐ cấp tỉnh: 120 HS.
Xếp lại TKB (Cô Nga về hưu).
Đảm bảo vệ sinh nhà thi đấu, sân tập hố nhảy.
Duy trì thể dục buổi sáng và giữa giờ.
Giám thị:
Chưa thực hiện báo cáo theo quy định.
Theo dõi việc thực hiện nề nếp của HS.
Bảo vệ:

Đảm bảo trực tết: Tốt.
Hợp đồng anh Nghĩa làm bảo vệ tiếp tục.
Chữ thập đỏ:
Phát quà tết cho HS có hoàn cảnh khó khăn: (56 phần quà + tiền mặt:
16.600.000đ).
- Chăm sóc vườn cây thuốc nam.
- Làm bản thành tích đề nghị khen thưởng công tác Chữ thập đỏ (2011-2016).
12. TTDL:
- Báo cáo đơn vị dạy và học ngoại ngữ điển hình.
- Báo cáo nhanh sau tết.
- Thực hiện tin nhăn VNEDU.
13. Văn thư:
- Đi và đến công văn theo quy định.
- Cập nhật kết quả thi HSG (lớp TN, ĐT).
- Nộp hồ sơ đăng ký “Xây dựng cơ quan, nhà trường đạt tiêu chuẩn an toàn về an
ninh trật tự” về công an Thành phố ngày 25/02/2016.
14. Thực hiện phong trào và các cuộc vận động:
a. Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh:
- Phát quà tết cho HS có hoàn cảnh khó khăn: 56 phần quà.
- Dự họp mặt kỷ niệm ngày 3/2 tại UBND Phường Hiệp Thành.
- Tổ chức các hoạt động kỷ niệm ngày thành lập Đảng:
Người thực hiện: Nguyễn Thị Việt


Áp dụng CNTT vào việc quản lý công văn đi-đến và việc thực hiện sổ họp hội đồng

b.
c.
d.
e.

f.
g.
-

+ Sưu tầm ảnh gương làm theo lời Bác.
+ Viết bài mùa xuân nhớ Bác.
+ Vẽ tranh thực hiện 5 điều Bác Hồ dạy
+ Thi kể chuyện về Bác.
Vui tết tiết kiểm – an toàn.
Vì sự tiến bộ phụ nữ:
Nữ GV đăng ký viết SKKN hoàn thành và nộp sau tết.
Phát quà tết cho nữ HS có hoàn cảnh khó khăn: 26/56 HS.
Quy chế dân chủ:
Thực hiện chế độ chính sách cho GV nhân dịp tết theo công văn công đoàn ngành
gửi.
Họp liên tịch, họp BGH.
Công khai tài chánh, ngân sách, quy chế chi tiêu 2016.
Ngày pháp luật:
Phổ biến luật bình đẳng giới.
Phổ biến các công văn đến.
Trường học thân thiện – học sinh tích cực:
Tổ chức lễ hội phố Xuân Bính Thân - năm 2016.
Trồng thêm cây cảnh ngày tết cổ truyền: 1.220.000đ.
Thăm TT nuôi trẻ mồ côi – người khuyết tật BD: 3.000.000đ, lớp học tình thương:
3.000.000đ.
Phát quà cho HS có hoàn cảnh khó khăn: 56 phần.
Thực hiện nuôi heo đất.
Thu kế hoạch nhỏ: 4.650.000đ
Thực hiện công trình măng non năm học 2015-2016 (Hệ thống âm thanh).
“Mỗi thầy cô giáo là tấm gương đạo đức tự học và sáng tạo”:

Viết SKKN (CSTĐ cơ sở): 5 GV.
Chuẩn bị thi ĐDDH cấp thành phố (2 SP: Toán: 1, HS: 1).
Kiểm tra hồ sơ lần 3.
BDHSG dự thi HSG TNTH, thi Casio cấp toàn quốc, thi IOE cấp khu vực, HSG
Olympic, thi HOMC, tin học văn phòng: (Đạt 1 giải KK).
Tăng cường thao giảng dự giờ.
Trường học an toàn:
Thực hiện nghiêm túc cấm đốt pháo, tự tạo pháo nổ.
Vui tết tiết kiệm – an toàn.
Thực hiện “Đi nhẹ - nói khẽ” không chạy nhảy ở hành lang.
Lau sàn chống trơn trượt.

Người thực hiện: Nguyễn Thị Việt


Áp dụng CNTT vào việc quản lý công văn đi-đến và việc thực hiện sổ họp hội đồng

-

Nộp hồ sơ đăng ký “Xây dựng cơ quan, nhà trường đạt tiêu chuẩn an toàn về an
ninh trật tự” về công an Thành phố ngày 25/02/2016.
Phần IV. Kế hoạch công tác tháng 3/2016
“Kỷ niệm ngày thành lập Đoàn 26/03”

I. Công tác tổ chức:
1/3: + Cô Nga Nghỉ hưu
+ Cô Bích: TT tổ VTM, Thầy Tân: TP tổ VTM.
3/3: Thao giảng môn sinh (lớp 8.9 – Cô Nguyệt)
4/3: Nộp hồ sơ Olympic về PGD
8/3: Tổ chức hoạt động kỷ niệm ngày Quốc tế phụ nữ.

11/3: Thi HSG Lương Thế Vinh tại trường CVA
20/3: Tiết học thực tế tại Sở thú – Khu du lịch Bình Quới Thanh Đa và Bảo tang
Hồ Chí Minh (Khối 9).
17/3: Thi ĐDDH cấp TP.
21/3: + Kết nạp Đoàn (Tiết sinh hoạt dưới cờ)
+ GV hoàn thành nhập điểm
22/3: + DLTT hoàn thành bảng điêm gửi GVCN lúc 10h.
+ GVCN xem xếp loại, hạnh kiểm gửi lại DLTT lúc 15h.
23/3: + Báo tin nhắn Edu cho PH
+ Hoàn thành bảng điểm tổng hợp gửi GVCN & BGH.
24/3: Thị HSG kỷ thuật vòng tỉnh.
25/3: Tổng kết Thực tập sư phạm.
25/3: + Sơ kết lớp giữa kỳ II (VT chuẩn bị biên bản phát cho GVCN.
+ Phát phiếu điểm cho PH.
26/3: Họp HĐSP.
25-26/3: Cử 1 GV đi tập huấn trồng nấm dược liệu phục vụ giảng dạy (Ngày
01&08 thực hành) tại trường ĐH TDM
26,27/3: Họp PHHS yếu kém.
28-31/3: Đăng ký học phụ đạo HSY.
30/3: Thi GV thư viện giỏi cấp TP (Cô Ngọc dự hội thi để học hỏi).
31/3: Thi HSG Olympic cấp tỉnh (HS nghỉ học)
01/4: Thi HSG THTN cấp tỉnh.
04/4: Dạy phụ đạo (5 tuần) HS học đăng ký theo dạy học thêm trong nhà trường
(80.000đ/5 tuần).
Thi Olympic Toán giải thưởng Lương Thế Vinh cấp TP.
Người thực hiện: Nguyễn Thị Việt


Áp dụng CNTT vào việc quản lý công văn đi-đến và việc thực hiện sổ họp hội đồng


II.
-

Tuyên truyền về bầu cử HĐND các cấp nhiệm kỳ 2016-2021. Lấy ý kiến giới
thiệu nhân sự ứng cử đại biểu HĐND thành phố nhiệm kỳ 2016-2021.
Chuyên môn:
Hướng dẫn TTSP năm 3.
Bồi dưỡng HSG thi IOE cấp toàn quốc, Violympic tiếng Việt – tiếng Anh,
Olympic, Lương Thế Vinh, THTN.
Dạy thêm trong nhà trường đối tượng HSY kém (5 tuần, học phí 80.000đ/1 môn)
Hoàn thành báo điểm đợt III.
Kiểm tra 1 tiết đề chung.

III. Chủ nhiệm:
-

-

Hoạt động ngày 8/3:
+ Khối 6: Vẽ tranh chủ đề “Mẹ và Cô”
+ Khối 7: Thiết kế thiệp chủ đề mừng ngày 8/3
+ Khối 8: Thi cắm hoa chủ đề ngày 8/3.
+ Khối 9: Thi nấu ăn.
Tiết học thực tế + Tham quan tại Sở thú (Sinh, Địa), Bảo tang Hồ Chí Minh
(Sửi) cho HS Khối 9 ngày 20/3.
21/3: HS lớp 9 kết nạp Đoàn.

IV.Công tác khác:
1.
2.

3.
4.
-

Đoàn:
20/3: Hỗ trợ chuyên môn tổ chức tiết học thực tế.
21/3: Kết nạp Đoàn.
23/3: Hoàn thành tờ báo tường “Đoàn viên trong trường THCS Chu Văn An học
tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh”
Hỗ trợ ổn định nề nếp học sinh.
Đội:
Hỗ trợ tổ chức tiết học thực tế và kết nạp Đoàn.
Tổ chức các hoạt động kỷ niệm ngày 8/3.
Thi sáng tạo trẻ cấp thành phố.
Thi nghi thức đội cấp trường.
Tổ chức kể chuyện về Bác hàng tuần.
Thư viện:
Giới thiệu sách chủ đề ngày thành lập Đoàn 26/3.
Dự hội thi GV thư viện giỏi.
Phát động tặng SGK cũ cho HS có hoàn cảnh kinh tế khó khăn.
Thiết bị:
Phục vụ ĐDDH theo đăng ký.

Người thực hiện: Nguyễn Thị Việt


Áp dụng CNTT vào việc quản lý công văn đi-đến và việc thực hiện sổ họp hội đồng

5.
6.

7.
8.
9.
10.
-

Nhập phần mềm quản lý VMIS
Nhập tài sản mới.
Phòng bộ môn:
Chuẩn bị hội thi THTN vòng tỉnh (1/4), sắp xếp vệ sinh 3 phòng bộ môn.
BDHSG dự thi tỉnh (Lý: 1, Sinh: 1).
Thực hiện các tiết THTN theo PPCT.
Tài chánh:
Làm bảng lương tháng 3.
Công khai tài chánh.
Cập nhật tài sản.
Ký duyệt hồ sơ quản lý tài chánh.
Phát các khoản tiền dạy tăng tiết, 2 buổi.
TDTT:
Tham gia HKPĐ cấp tỉnh.
Tham gia trọng tài cấp tỉnh (phân công dạy thay)
Duy trì tốt thể dục đầu & giữa giờ (trời nắng gắt cho HS nghỉ).
Bàn giao tổ trưởng (1/3).
Y tế:
Kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm (bán trú, canteen).
Kiểm tra vệ sinh lớp học.
Hỗ trợ tiết học thực tế.
Báo cáo tổ chủ nhiệm hàng tuần.
Giám thị:
Báo cáo đúng quy định.

Kiểm tra nề nếp học sinh.
Báo cáo tổ chủ nhiệm hàng tuần.
Kiểm tra bàn ghế.
Điểm danh qua tin nhắn VNEDU.
Bảo vệ - phục vụ:
BV: + Trực gác theo quy định
+ Kiểm tra hệ thống điện.
+ Phục vụ hội thi HSG Olympic & THTN..

-

PV: + Vệ sinh theo phân công.
+ Phục vụ hội đồng thi HSG Olympic & THTN.

11. Văn thư:
Hoàn thành hồ sơ giới thiệu nhân sự ứng cử HĐND cấp TP 2016-2021.
Người thực hiện: Nguyễn Thị Việt


Áp dụng CNTT vào việc quản lý công văn đi-đến và việc thực hiện sổ họp hội đồng

12.
13.
14.
a.
b.
c.
d.
e.


Đi và đến công văn theo quy định.
Photo học bạ chuẩn bị thi HSG Olympic.
Chuẩn bị hồ sơ xét thi đua, xét loại công chức cuối năm.
Chữ thập đỏ:
Chăm sóc vườn cây thuốc năm.
Chuẩn bị báo cáo tổng kết CTĐ và xét thi đua cuối năm.
DLTT:
Báo điểm đợt 3.
Thông báo lịch học và kiểm tra đề chung.
Tham gia kỳ thi IOE, Violympic.
Báo cáo theo quy định.
Các phong trào và cuộc vận động:
Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh:
Hoàn thành chương trình giảng dạy (Lớp 9: 4/4)
Xét SKKN đợt 2.
Kết nạp Đoàn đợt 1.
Thi đua đạt kết quả tốt báo điểm đợt 3.
Xây dựng trường học thân thiện – học sinh tích cực:
Tổ chức hoạt động kỷ niệm 8/3 và 26/3:
Thi HSG Lương Thế Vinh, Kỷ thuật, Internet (Toán &TA), Toán HOMC,
Olympic.
Chăm sóc cây xanh.
Vệ sinh trường, lớp.
Kết nạp Đoàn đợt 1.
Tiết học thực tế tại Sở thú – Khu du lịch Bình Quới – Bảo tàng. Hồ Chí Minh
Mỗi thầy cô giáo là một tấm gương đạo đức tự học và sáng tạo:
Tổng kết thực tập sư phạm.
Hoàn thành hướng dẫn tập sự.
BD HSG, PĐ HSY.
Xét SKKN đợt 2 & gửi về PGD.

Thi ĐDDH cấp TP.
Quy chế dân chủ:
Lấy ý kiến giới thiệu nhân sự ứng cử HĐND TP.TDM.
Họp liên tịch.
Họp BGH.
Công khai tài chánh.
Vì sự tiến bộ phụ nữ:

Người thực hiện: Nguyễn Thị Việt


Áp dụng CNTT vào việc quản lý công văn đi-đến và việc thực hiện sổ họp hội đồng

f.
g.
h.
i.
-

Tổ chức hoạt động ngày quốc tế phụ nữ (GV-HS).
Khen thưởng nữ GV hoàn thành tốt nhiệm vụ (8 nữ GV/8 tổ).
Ngày pháp luật:
Triển khai luật bầu cử quốc hội & HĐND các cấp.
Trường học an toàn:
Thay nền trước phòng lớp 6.11.
Sửa chữa đèn, quạt, kiểm tra hệ thống điện.
Thực hành tiết kiệm – chống lãng phí:
Tiết kiệm sử dụng văn phòng phẩm.
Sử dụng giấy in đúng mục đích, sử dụng mặt 2 của giấy đã in để làm nháp.
Phòng chống tham nhũng:

Công khai tài chánh.
Lên lớp đúng giờ.
Dạy thêm học thêm đúng quy định.

* Ý kiến đóng góp:
- ..................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................

HIỆU TRƯỞNG
(Đã ký)
Đỗ Thị Như Hoa
II. Kết luận và đề xuất:
1. Kết luận:
- Áp dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư để đảm bảo thông tin thông suốt
cho mọi hoạt động quản lý, điều hành, chỉ đạo của Ban giám hiệu đạt hiệu quả cao.
- Giúp Cán bộ, giáo viên, công nhân viên nâng cao hiệu xuất công việc, giải quyết, xử
lý công việc nhanh chóng, đầy đủ cơ sở pháp lý, đáp ứng được yêu cầu đổi mới giáo
dục.
Rèn luyện được tính khoa học, năng động và sáng tạo của công tác văn thư.
2. Đề xuất:
Người thực hiện: Nguyễn Thị Việt


Áp dụng CNTT vào việc quản lý công văn đi-đến và việc thực hiện sổ họp hội đồng

- Những giải pháp đưa ra chỉ là giải pháp tạm thời em mong muốn thời gian tới
Phòng cũng như Nhà trường hỗ trợ bộ phận văn thư phần mềm quản lý văn bản điđến.

- Thường xuyên mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, tấp huấn về sử dụng công nghệ
thông tin.
Trên đây là một số công việc đã được triển khai và đúc kết từ thực tiễn của trường.
Rất mong hội đồng chấm xem xét và góp ý để sáng kiến được hoàn chỉnh hơn.
Người viết

Nguyễn Thị Việt

Người thực hiện: Nguyễn Thị Việt