Chương 10
THIẾT KẾ TỔ CHỨC

© 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.


TỔ CHỨC
CHÍNH THỨC & PHI CHÍNH THỨC



Tổ chức
- Tổ chức là một thực thể xã hội tồn tại có mục tiêu rõ ràng, được cân nhắc kỹ càng về mặt cấu trúc và chức năng
hoạt động, với một đường ranh giới nhất định
- Tổ chức là một sự sắp xếp có hệ thống các cá nhân được nhóm gộp lại với nhau nhằm đạt được mục tiêu chung.
Chester Barnard chia tổ chức thành hai loại:
+ Chính thức
+ Phi chính thức
 Tổ chức chính thức
Là tổ chức mà cơ cấu về vai trò, nhiệm vụ hay chức vụ được tổ chức một cách chính thức
 Tổ chức khơng chính thức
Là tổ chức được hình thành từ sự hợp tác tự nguyện, tự giác của các cá nhân mà khơng có mục đích hợp tác

2
© 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.


Thiết kế tổ chức – hoạt động tổ chức



Thiết kế tổ chức: Đó là việc thiết kế và nhóm ngộp các công việc trong tổ chức thành các bộ phận, phân chia
quyền hành và trách nhiệm cho từng bộ phận, xác lập mối quan hệ phối hợp nhằm tạo môi trường thuận lợi
cho việc đạt được mục tiêu của tổ chức



Bản chất của việc thiết kế tổ chức: Nhà quản trị đưa ra các quyết định cụ thể nhằm hình thành một kiểu cấu
trúc tổ chức phù hợp để thực thi chiến lược nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức



Nội dụng của việc thiết kế tổ chức:
- Thiết kế công việc cho từng chức danh (phân công lao động)
- Nhóm gộp cơng việc thành các bộ phận (bộ phận chun mơn hóa)
- Xác lập cơ chế cho quan hệ phối hợp giữa các bộ phận
- Phân chia quyền hành và trách nhiệm trong tổ chức



Kết quả của việc thiết kế tổ chức: Hình thành cấu trúc của tổ chức

© 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.


Cấu trúc tổ chức



Cấu trúc của tổ chức: Là hệ thống chính thức về các mối quan hệ giữa các bộ phận, vừa có tính độc lập lại vừa có tính
phụ thuộc lẫn nhau trong tổ chức


 Cấu trúc tổ chức thể hiện qua: - Sơ đồ tổ chức
- Cơ chế phối hợp, vận hành tổ chức

 Cấu trúc tổ chức xác định:
- Một tập hợp các nhiệm vụ chính thức giao cho cá nhân và các bộ
phận thực hiện (chun mơn hóa cơng việc)
- Thiết lập các mối quan hệ báo cáo chính thức bao gồm: Tuyến
quyền hành và trách nhiệm, số lượng các cấp trong cơ cấu tổ chức,
và phạm vi (tầm hạn) kiểm soát của nhà quản trị
- Thiết kế một hệ thống đảm bảo sự phối hợp có hiệu quả giữa các
cấp và những nhân viên thuộc các bộ phận



Sơ đồ tổ chức: Là cách thể hiện bằng hình ảnh về cấu trúc tổ chức, nó mơ tả hình thức tổ chức của một tổ chức

© 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.


Ví dụ về sơ đồ tổ chức
Tổng giám đốc
(CEO)

Phó TGĐ

Phó TGĐ

Phó TGĐ


Giám đốc

phụ trách kế tốn

nguồn nhân lực

phụ trách sản xuất

Marketing

Nhà quản trị phụ
phụ trách
trách

Giám sát

Giám
Giám đốc
đốc bán
bán hàng
hàng khu
khu vực
vực

phúc
phúc lợi
lợi

bảo trì


miền
miền Bắc
Bắc

Chun viên phân tích tài

Nhà quản trị phụ
phụ trách
trách

Nhà
Nhà quản
quản trị
trị kiểm
kiểm soát
soát

Giám
Giám đốc
đốc phụ
phụ trách
trách khu
khu vực
vực

chính

quan
quan hệ
hệ lao

lao động
động

chất
chất lượng
lượng

miền
miền Trung
Trung

Giám
Giám đốc
đốc nhà
nhà máy
máy đóng
đóng

Giám
Giám đốc
đốc phụ
phụ trách
trách khu
khu vực
vực

chai
chai

miền

miền Tây
Tây

Giám đốc Trung tâm
thông tin

Kế tốn trưởng

Quản
Quản đốc
đốc

Kế tốn khoản phải trả

dây
dây chuyền
chuyền
đóng
đóng chai
chai

Kế tốn lương

5
© 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.


MƠ HÌNH THIẾT KẾ TỔ CHỨC




Mơ hình tổ chức cơ giới



Mơ hình tổ chức hữu cơ



Mối quan hệ cấp bậc cứng nhắc



Mối quan hệ chiều dọc và chiều ngang



Nhiệm vụ cố định-CMH cao



Nhiệm vụ thích ứng - CMH thấp



Nhiều quy tắc và thủ tục - cứng nhắc trong công việc



Một vài quy tắc, thủ tục-linh hoạt trong công việc




Kênh truyền thơng chính thức



Truyền thơng phi chính thức



Quyền hành quyết định tập trung



Quyền hành quyết định phi tập trung



Kiểm soát tập trung-cấp cao



Kiểm sốt phi tập trung-cá nhân, nhóm



Cơ cấu tổ chức cao hơn (nhiều cấp)




Cơ cấu tổ chức phẳng hơn (ít cấp)

Hữu cơ

Cơ giới

6
© 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.


Yêu cầu đối với cấu trúc tổ chức








Cấu trúc phải phù hợp với mục tiêu và chiến lược của tổ chức
Cấu trúc cần gọn nhẹ, tinh giản, cắt giảm chi phí
Cấu trúc có sự cân đối
Cấu trúc cần linh hoạt
Phân công chức năng, nhiệm vụ rõ ràng
Quyền hành và trách nhiệm phải cụ thể, phù hợp với nhau

© 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.



Chun mơn hóa cơng việc



Chun mơn hóa cơng việc (CMH lao động hay phân công lao động): Nhiệm vụ của tổ chức được phân chia
thành các bộ phận nhỏ hơn gọi là công việc và giao cho mỗi người, mỗi bộ phận thực hiện

 Thiết kế công việc cho từng vị trí (cá nhân-chức danh)
 Thiết kế các bộ phận trong cấu trúc tổ chức (nhóm gộp cơng việc)

© 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.


Thiết kế công việc cho từng cá nhận



Thiết kế công việc: Quá trình nhà quản trị quyết định cách thức phân bổ những nhiệm vụ thành công việc cụ
thể cho một vị trí hay chức danh đảm nhận



Kỹ thuật thiết kế cơng việc

 Mở rộng cơng việc
 Đơn giản hóa cơng việc
 Làm phong phú cơng việc
 Cơng việc có tính phản hồi

9

© 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.


Thiết kế công việc cho từng cá nhận



Mở rộng công việc: Làm tăng số lượng những nhiệm vụ khác nhau vào một công việc cụ thể bằng cách phân
công lại lao động



Đơn giản hóa cơng việc: Giảm bớt số lượng nhiệm vụ trong một công việc mà mỗi nhân viên đảm nhận



Làm phong phú công việc: Làm cho công việc trở nên hấp dẫn hơn, mang lại cho người thực hiện những giá
trị cao hơn bằng cách trao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm cho người thực hiện



Thiết kế cơng việc có tính phản hồi: Thiết kế cơng việc để người thực hiện có thể cảm nhận được ngay kết
quả khi thực hiện cơng việc của mình

10
© 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.


Mơ hình các đặc trưng cơng việc


© 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.

7-11


Mơ hình các đặc trưng cơng việc
(J.R.Hackman & G.R.Holdham)

Đặc trưng công việc

Trạng thái tâm lý

Kết quả

Cảm nhận được ý nghĩa khi trải

1. Kỹ năng phong phú

nghiệm công việc

2. Nhận diện công việc
3. Tầm quan trọng của công việc (ý
nghĩa)

- Động lực cao
4. Tự chủ

5. Phản hồi

Có trách nhiệm đối với kết quả


- Thành tích cao

cơng việc được trải nghiệm

- Hài lịng cao

Hiểu biết về kết quả cơng việc

© 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.

7-12


Thiết kế các bộ phận
(Nhóm gộp cơng việc)



Thiết kế các bộ phận

Quá trình nhà quản trị quyết định cách thức các vị trí cơng việc được nhóm gộp lại với nhau để phù hợp nhất
với chiến lược, môi trường, công nghệ và nhân lực của tổ chức



Cách thức nhóm gộp cơng việc thành các bộ phận CMH

 Chun mơn hóa theo chức năng
 Chun mơn hóa theo sản phẩm

 Chun mơn hóa theo khu vực
 Chun mơn hóa theo khách hàng
Lưu ý:- Ngồi ra cịn nhóm gộp theo thiết bị chun dụng, quy
trình cơng nghệ sản xuất
- Phần lớn các tổ chức thường kết hợp đồng thời nhiều
cách thức nhóm gộp cơng việc

13
© 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.


Chun mơn hóa chức năng


Nhóm gộp các vị trí cơng việc vào trong một bộ phận dựa trên các kỹ năng, năng lực chun mơn, tính chất
cơng việc, và việc sử dụng những nguồn lực tương tự nhau. Hình thành các bộ phận chức năng chuyên môn
nhất định: sản xuất, tài chính, nhân sự, marketing…

Giám đốc

Sản xuất

Marketing

Tài chính

Nhân sự

Bảo
Bảo trì

trì

Khuyến
Khuyến mãi
mãi

Phân
Phân tích
tích TC
TC

Phúc
Phúc lợi
lợi

Vận
Vận hành
hành

Quảng
Quảng cáo
cáo

KH
KH tài
tài chính
chính

Quan
Quan hệ

hệ LĐ
LĐ

© 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.


CHUN MƠN HĨA THEO CHỨC NĂNG
Thuận lợi

Khó khăn

 Thúc đẩy chun mơn hố các kỹ năng

 Nhấn mạnh vào những nhiệm vụ thường xuyên

 Giảm thiểu các nguồn lực và gia tăng sự hợp tác trong cùng

 Hạn chế sự liên kết

lĩnh vực chức năng

 Tạo ra sự xung đột giữa các bộ phận

 Thúc đẩy sự phát triển nghề nghiệp và đào tạo

 Có thể tạo ra thủ tục liên kết khó khăn

Cho phép các nhà quản trị và cấp dưới chia sẻ kinh nghiệm

 Tập trung vào các mục tiêu chức năng mà khơng vì những


nghề nghiệp của nhau

vấn đề và mục tiêu của tổ chức

Thúc đẩy giải quyết vấn đề kỹ thuật chất lượng cao

 Phát triển các nhà quản trị tổng quát

giữa các bộ phận trong tổ chức

Ra quyết định tập trung

15

© 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.


Chun mơn hóa sản phẩm(đầu ra)


Nhà quản trị nhóm gộp các công việc thành các bộ phận dựa trên trách nhiệm về một loại sản phẩm, tuyến sản phẩm hay dịch vụ đó là những trung tâm tạo ra lợi nhuận riêng. Mỗi đơn vị có khả năng thiết kế, sản xuất, marketing hay dịch vụ cho sản phẩm của
chính nó (mỗi bộ phận như một đơn vị kinh doanh độc lập)

Giám đốc

Sản phẩm may

Sản phẩm nhựa


Sản phẩm ô tô

Thiết
Thiết kế
kế

Thiết
Thiết kế
kế

Thiết
Thiết kế
kế

Cung
Cung ứng
ứng

Sản
Sản xuất
xuất

Sản
Sản xuất
xuất

Sản
Sản xuất
xuất


Kho
Kho hàng
hàng

Marketing
Marketing

Marketing
Marketing

Marketing
Marketing

Marketing
Marketing

Bán
Bán hàng
hàng

Bán
Bán hàng
hàng

Bán
Bán hàng
hàng

…….
…….


© 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.

Phân phối Đ tử


CHUN MƠN HĨA THEO SẢN PHẨM

Thuận lợi

Khó khăn

 Phù hợp với những thay đổi nhanh chóng đối với một loại sản

 Không thể sử dụng các kỹ năng và các nguồn lực một cách

phẩm

hiệu quả

 Cho phép thấy được hiệu quả từng tuyến sản phẩm

 Không tạo sự hợp tác của những tuyến sản phẩm khác nhau

 Khuyến khích quan tâm đến nhu cầu của khách hàng, đa

 Phát triển những chính sách trong phân chia các nguồn lực

dạng hóa sp


 Giới hạn việc giải quyết vấn đề một tuyến sản phẩm đơn nhất

 Xác định trách nhiệm một cách rõ ràng

 Khó điều động các nguồn nhân lực thuộc các tuyến sản phẩm

 Phát triển những nhà quản trị tổng quát

17

© 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.


Chun mơn hóa theo khu vực địa lý


Tất cả mọi hoạt của một tổ chức tại một khu vực được nhóm gộp thành một nhóm, mọi chức năng ở cùng khu vực cụ thể sẽ chịu sự
điều hành và báo cáo cho cùng một giám đốc phụ trách khu vực đó

Giám đốc

GĐ Miền Bắc

GĐ Miền Trung

GĐ Tại EU

GĐ Bắc Mỹ

Sản

Sản xuất
xuất

Sản
Sản xuất
xuất

Cung
Cung ứng
ứng

Cung
Cung ứng
ứng

Tài
Tài chính
chính

Tài
Tài chính
chính

Tài
Tài chính
chính

Tài
Tài chính
chính


Marketing
Marketing

Marketing
Marketing

Marketing
Marketing

Marketing
Marketing

Nhân
Nhân sự
sự

Nhân
Nhân sự
sự

Bán
Bán hàng
hàng

…….
…….

© 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.



CHUN MƠN HĨA THEO ĐỊA LÍ

Thuận lợi

Khó khăn

 Các thiết bị sản xuất sản phẩm được đặt ở một vị trí địa lý,

 Tất cả các chức năng - kế toán, mua sắm, sản xuất, dịch vụ

tiết kiệm thời gian và chi phí

khách hàng cần có sự nhân bản trong mỗi tổ chức.

 Có cơ hội để đào tạo các nhà quản trị tổng quát

 Có thể gây ra sự xung đột giữa mục tiêu của khu vực địa lý và

 Nắm bắt được những vấn đề của khách hàng ở mỗi khu vực

mục tiêu của công ty

 Phương thức này phù hợp với các tổ chức hạn chế phát triển

 Cần những quy tắc và quy định chung để hợp tác và đảm bảo

các tuyến sản phẩm nhưng mở rộng theo khu vực địa lý

sự đồng nhất về chất lượng của các vị trí


19

© 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.


Chun mơn hóa theo khách hàng


Do áp lực từ nhu cầu có tính đa dạng của những khách hàng khác nhau đối với một loại sản phẩm hay dịch vụ. Nhà quản trị tiến
hành nhóm gộp cơng việc theo từng loại khách hàng để thỏa mãn tốt hơn nhu cầu của họ.

GĐ Internal Revenue Service(IRS)



Bộ phận KH

Bộ phận KH

Bộ phận KH

Bộ phận KH

cá nhân

D nghiệp nhỏ

D nghiệp lớn


Tổ chức củaNN

Lưu ý: - Trên thực tế cịn nhóm gộp theo thiết bị chuyên dụng, theo dây chuyền SX
- Phần lớn các tổ chức thường áp dụng đồng thời nhiều cách để nhóm gộp
Chức
năng
cơng
việc
Chức
năng A
A

Chức
Chức năng
năng A
A

……
……

……
……

Chức
Chức năng
năng B
B

Chức
Chức năng

năng C
C

……
……

……
……

© 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.


CHUN MƠN HĨA THEO KHÁCH HÀNG

Thuận lợi

Khó khăn

 Cho phép tập trung vào khách hàng

 Khơng khuyến khích việc liên kết các nhóm phục vụ

 Nhận diện được những khách hàng chủ yếu

khách hàng

 Thích hợp để hiểu được những nhu cầu của khách hàng

 Khó phát triển các chính sách trong phân phối các


 Phát triển những nhà quản trị ủng hộ khách hàng

nguồn lực

 Nhân viên cảm thấy áp lực từ khách hàng để nhận được
những quyền lợi từ họ

 Chỉ giải quyết vấn đề cho từng loại khách hàng riêng
biệt

21

© 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.


Bộ phận trực tuyến và tham mưu



Bộ phận trực tuyến: Là những bộ phận trực tiếp làm ra sản phẩm hay dịch vụ để thỏa mãn nhu cầu của khách
hàng

 Trực tiếp làm ra lợi nhuận
 Hồn thành mục đích của tổ chức
VD: Phân xưởng trong nhà máy, tổ bộ môn hay khoa trong trường Đại học



Bộ phận tham mưu: Là tất cả các bộ phận cung cấp các kỹ năng chuyên môn để hỗ trợ bộ phận trực tuyến.
Những bộ phận này có chức năng là tham mưu cho các cấp quản trị và bộ phận trực tuyến theo từng lĩnh vực

chun mơn mà nó đảm nhận
VD: Bộ phận R&D, nhân sự, kế tốn, hành chính…

22
© 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.


Quyền hành và trách nhiệm



Quyền hành: Là thẩm quyền chính thức và hợp pháp trong việc đưa ra quyết định và hành động dành cho một
người nhằm hoàn thành nhiệm vụ đã được phân công

 Quyền hành trực tuyến: Là quyền chính thức trong việc ra quyết định và kiểm soát hoạt động của nhân
viên cấp dưới tại bộ phận họ được giao nhiệm vụ quản trị.
Tuyến quyền hành từ cấp cao nhất đến thấp nhất trong tổ
chức sẽ tạo thành chuỗi mệnh lệnh

 Quyền hành tham mưu: Là quyền đưa ra lời khuyên, tham mưu, tư vấn theo lĩnh vực chun mơn mà
người đó phụ trách.
Chỉ tham mưu chứ khơng có quyền quyết định cho người
khác

 Vùng khơng quan tâm (Chester Barnard)
Xác định giới hạn của quyền hành (quyền hạn)

23
© 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.



Quyền hành và trách nhiệm



Trách nhiệm: Trách nhiệm thể hiện nghĩa vụ trong việc thực hiện công việc hay hoạt động đã
được phân cơng

Trách nhiệm thực hiện: Cấp dưới có nghĩa vụ thực hiện công việc được giao
Trách nhiệm giải trình: Cấp dưới có nghĩa vụ giải trình (báo cáo) về kết quả thực hiện cơng
việc của mình với cấp trên trực tiếp trong chuỗi mệnh lệnh
- Giải trình là cơ chế để quyền hành và trách nhiệm
tương thích với nhau
- Giải trình di chuyển từ cấp thấp nhất đến cấp cao
nhất theo chuỗi mệnh lệnh

24
© 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.


Quyền hành và quyền lực




Quyền hành: Được xác định bởi phạm vi công việc(chức năng) và cấp bậc quản trị
Quyền lực: Là năng lực tiềm năng để tạo ảnh hưởng đến việc ra quyết định và hành vi của người khác (khả năng một cá
nhân gây ảnh hưởng đến cá nhân khác)

 Quyền lực là sự kết hợp của: Phạm vi công việc với cấp bậc quản trị và trung tâm quyền lực

 Quyền hành tạo ra quyền lực nhưng khơng nhất thiết phải có quyền hành để có quyền lực

Trung tâm quyền lực
Cao

Cấp bậc quản trị
Trung

Thấp

Kế tốn
Marketing

Tài

chính
N. nhân lực
Sản xuất

Chức năng

R&D

© 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.

25