QUY TRÌNH H1:
TIẾP NHẬN
 Trách nhiệm:

Về nguyên tắc, Thủ trưởng đơn vị chống lao tuyến huyện
(Trung tâm Y tế huyện/ Trung tâm y tế dự phòng/ Bệnh
viện huyện) chịu trách nhiệm tiếp nhận các thuốc, vật tư,
trang thiết bị được cấp từ tuyến tỉnh để phục vụ cho hoạt
động phòng chống lao trên địa bàn huyện . Thủ trưởng
đơn vị giao nhiệm vụ này cho cán bộ/ bộ phận phụ trách
kho thuốc, vật tư để thực hiện.


QUY TRÌNH H1:
TIẾP NHẬN
 Quy trình:

Khi tiếp nhận kế hoạch phân phối từ tuyến tỉnh, Thủ trưởng
đơn vị chống lao tuyến huyện phân công cán bộ trực tiếp
thực hiện việc tiếp nhận trong vòng 2 ngày kể từ khi nhận
được kế hoạch phân phối.. Tùy theo loại mặt hàng tiếp
nhận, cán bộ được phân công đi tiếp nhận phải có trình độ
chuyên môn phù hợp, VD: đối với thuốc, hóa chất, người đi
tiếp nhận phải có chuyên môn dược (nếu không có chuyên
môn phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị.


QUY TRÌNH H1:
TIẾP NHẬN
 Quy trình:

1. Cán bộ được giao nhiệm vụ tiếp nhận nhận thực hiện các
bước chuẩn bị:
+ Liên hệ với cán bộ đầu mối ở đơn vị giao hàng ở tuyến
tỉnh để thống nhất thời gian và địa điểm giao hàng
+Chuẩn bị khu vực tiếp nhận, khu vực bảo quản trong kho
+Chuẩn bị phương tiện đi tiếp nhận
+ Chuẩn bị giấy giới thiệu của đơn vị, 01 bản chính kế
hoạch phân phối và 01 bản photo.


QUY TRÌNH H1:
TIẾP NHẬN
 Quy trình:

2. Vào thời gian giao hàng đã thống nhất, cán bộ đi tiếp nhận
tới đơn vị giao hàng để thực hiện thủ tục giao nhận hàng (gặp
bộ phận tài chính để xuất hóa đơn, sau đó gặp bộ phận kho
để giao nhận hàng). Trong quá trình giao nhận hàng cần kiểm
tra, đối chiếu số lượng, chủng loại hàng giao nhận với thông
tin trên hóa đơn và kế hoạch phân phối (xem Quy trình cấp
phát giao nhận ở tuyến tỉnh)


QUY TRÌNH H1:
TIẾP NHẬN
 Quy trình:

3. Sau khi giao nhận, cán bộ đi tiếp nhận sắp xếp hàng lên
phương tiện vận chuyển và đưa về kho của đơn vị. Lưu ý sắp
xếp hàng hóa cẩn thận, tránh đổ vỡ trong quá trình vận

chuyển cũng như đảm bảo điều kiện bảo quản hàng hóa trong
quá trình vận chuyển, đặc biệt đối với các mặt hàng cần bảo
quản lạnh, tránh ánh sáng.


QUY TRÌNH H1:
TIẾP NHẬN
 Quy trình:

4. Khi hàng về đến kho, các cán bộ bộ phận kho tiến hành bốc
dỡ lô hàng từ phương tiện vận chuyển xuống sắp xếp trên các
giá, kệ tại khu vực tiếp nhận trong kho. Các thuốc cần được
sắp xếp thành các khối theo chủng loại, lô sản xuất, hạn dùng
của lô thuốc.
Trong quá trình bốc dỡ, nhận biết, phân loại riêng những
mặt hàng có hạn sử dụng ngắn, yêu cầu bảo quản đặc biệt (bảo
quản lạnh, tránh ánh sáng) để tiến hành kiểm tra và nhập kho
trước.


QUY TRÌNH H1:
TIẾP NHẬN
 Quy trình:

5. Sau khi lô hàng được bốc dỡ xuống khu vực tiếp nhận,
trong vòng 24 giờ làm việc đối với hàng nguyên đai, nguyên
kiện và trong vòng một tuần đối với toàn bộ lô hàng, Hội đồng
kiểm nhập (bao gồm lãnh đạo đơn vị, đại diện bộ phận kho,
Tổ chống lao, bộ phận kế hoạch tài chính) tiến hành kiểm
nhập, đối chiếu lô hàng thực nhận với các thông tin trên hóa

đơn, kế hoạch phân phối về các nội dung: số lượng, chủng
loại, quy cách đóng gói, số đăng ký, lô sản xuất, hạn sử dụng,
cảm quan tình trạng lô hàng nhận được.


QUY TRÌNH H1:
TIẾP NHẬN
 Quy trình:

Kết quả kiểm nhập phải có Biên bản kiểm nhập với tất cả các
thông tin trên và có chữ ký của các thành viên của Hội đồng
kiểm nhập.
Các nội dung sai lệch giữa kết quả kiểm nhập và các thông tin
trên hóa đơn, kế hoạch phân phối cần được ghi rõ (nếu có).
Trong trường hợp có sai lệch, bộ phận tiếp nhận cần gửi biên
bản kiểm nhập có đầy đủ chữ ký của Hội đồng kiểm nhập về
đơn vị giao hàng (đơn vị chống lao tuyến tỉnh) trong vòng 1
tuần kể từ khi kiểm nhập để bổ sung, giải quyết.


QUY TRÌNH H1:
TIẾP NHẬN
 Quy trình:

6. Sau khi hàng đã được kiểm nhập, cán bộ bộ phận kho
chuyển hàng vào sắp xếp tại khu vực bảo quản đã được
chuẩn bị trước trong kho. Hàng cần được sắp xếp trên các giá
kệ thành các khối theo chủng loại, lô sản xuất, hạn sử dụng
(cách mặt đất không dưới 10cm, cách tường không dưới
30cm và một khối không cao quá 1.2m). Sắp xếp các lô hàng

để dễ dàng thực hiện nguyên tắc FEFO và FIFO khi xuất xuất
hàng (các lô hàng có hạn sử dụng ngắn hơn để ở phía ngoài,
dễ lấy hơn các lô hàng có hạn sử dụng dài). Ghi thông tin lô
sản xuất, hạn sử dụng trên khối thuốc.


QUY TRÌNH H1:
TIẾP NHẬN
 Quy trình:

7. Ngay sau khi sắp xếp lô hàng vào khu vực bảo quản, thủ
kho thực hiện cập nhật chủng loại, số lượng và các thông tin
khác về lô hàng nhận được vào sổ nhập và thẻ kho (sổ xuất
nhập).
8. Sau khi hoàn tất việc sắp xếp các lô thuốc và cập nhật sổ
sách, bộ phận kho lưu giữ biên bản kiểm nhập và bản photo
hóa đơn giao hàng, kế hoạch phân phối. Bản chính hóa đơn
giao hàng, biên bản kiểm nhập, kế hoạch phân phối do bộ
phận tài chính lưu giữ.


QUY TRÌNH H1:
TIẾP NHẬN
 Quy trình:

9. Cuối tháng/ quý, bộ phận kho gửi báo cáo tình hình xuất
nhập sử dụng hàng hóa cho Tổ chống lao và lãnh đạo đơn vị
trong đó có thông tin về các lô hàng tiếp nhận trong
tháng/quý.



QUY TRÌNH H1:
TIẾP NHẬN
 Các biểu mẫu:
1. Biên bản kiểm nhập của Hội đồng kiểm nhập (Sổ

kiểm nhận):
2. Sổ nhập (Sổ nhập hóa đơn):
3. Sổ xuất nhập / Thẻ kho :


QUY TRÌNH H2:
BẢO QUẢN
 Trách nhiệm:

Về nguyên tắc, việc bảo quản thuốc, vật tư phục vụ chương
trình chống lao quốc gia tại tuyến huyện được giao cho đơn
vị chống lao tuyến huyện (Thủ trưởng đơn vị chịu trách
nhiệm). Thủ trưởng đơn vị chống lao tuyến huyện phân công
nhiệm vụ này cho bộ phận quản lý kho tại đơn vị.


QUY TRÌNH H2:
BẢO QUẢN
 Quy trình:

1. Chỉ lưu kho thuốc, vật tư phục vụ chương trình chống lao
quốc gia trong các kho đã được chỉ đinh. Có thể lồng ghép
việc quản lý thuốc, vật tư dành cho chương trình lao trong
kho chung của đơn vị. Kho bảo quản thuốc, vật tư cần đảm

bảo các yêu cầu cơ bản như sau:


QUY TRÌNH H2:
BẢO QUẢN
 Quy trình:

+ Nhân sự: Thủ kho thuốc cần có trình độ chuyên môn từ
dược sĩ trung học trở lên.
+ Kho phải có đủ diện tích (bao gồm diện tích để sắp xếp
hàng và diện tích cho các hoạt động như tiếp nhận, đi lại,
nâng đỡ hàng, khu vực biệt trữ…), xây dựng kiên cố, cửa ra
vào có khóa an toàn, đủ ánh sáng (nhưng tránh ánh sáng
chiếu trực tiếp vào hàng hóa), thông thoáng, cách ly khỏi các
nguồn lây nhiễm; trần, tường và sàn nhà sạch sẽ, không bị
nứt vỡ, rò rỉ nước, ẩm thấp.


QUY TRÌNH H2:
BẢO QUẢN
 Quy trình:

+ Các trang thiết bị đảm bảo trong tình trạng hoạt động tốt:
Hệ thống giá, kệ, điều hòa nhiệt độ, tủ lạnh, nhiệt kế, ẩm kế,
thiết bị phòng cháy, chữa cháy (bình cứu hỏa, thùng cát)…
Có hướng dẫn sử dụng cho các thiết bị. Nhân viên kho cần
được tập huấn để có thể sử dụng thiết bị khi cần.
+ Có nội quy kho quy định việc ra vào và trách nhiệm của
các nhân viên kho.



QUY TRÌNH H2:
BẢO QUẢN
 Quy trình:

2. Hàng trong kho phải được bảo quản theo điều kiện ghi trên
nhãn sản phẩm. Đối với các loại thuốc, nếu trên nhãn thuốc
không ghi rõ điều kiện bảo quản thì bảo quản ở điều kiện bình
thường (khô, thoáng, nhiệt độ 15-300C, độ ẩm <70%). Trường
hợp trên nhãn thuốc ghi là bảo quản nơi mát, hoặc đông lạnh…
thì áp dụng các quy định sau: Kho lạnh (nhiệt độ không vượt
quá 80C), Tủ lạnh (nhiệt độ trong khoảng 2-80C), Kho đông
lạnh (nhiệt độ không vượt quá - 100C), kho mát (nhiệt độ trong
khoảng 8-150C), nhiệt độ phòng (trong khoảng 15-250C, trong
thời gian nhiệt độ cao có thể lên 300C)


QUY TRÌNH H2:
BẢO QUẢN
 Quy trình:

3. Thủ kho theo dõi, ghi chép nhiệt độ, độ ẩm ít nhất 2 lần/
ngày để đảm bảo việc bảo quản thuốc, vật tư, trang thiết bị
đáp ứng điều kiện ghi trên nhãn sản phẩm. Các bảng theo dõi
nhiệt độ, độ ẩm này cần được thủ kho lưu trữ theo từng
tháng.
4. Thủ kho thường xuyên làm vệ sinh khu vực kho, đảm bảo
kho sạch sẽ, gọn gàng, không bị ảnh hưởng bởi côn trùng gây
hại (như mối, mọt, chuột, rán…).



QUY TRÌNH H2:
BẢO QUẢN
 Quy trình:

5. Sắp xếp hàng trên các giá, kệ theo trật tự chủng loại, lô sản
xuất, hạn sử dụng để đảm bảo dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra.
Lưu ý khoảng cách thích hợp giữa các giá kệ và giữa giá, kệ
với tường, sàn, trần nhà để đảm bảo vệ sinh kho, kiểm tra đối
chiếu xếp dỡ hàng hóa (cách mặt đất không dưới 10cm, cách
tường không dưới 30cm và một khối không cao quá 1.2m)


QUY TRÌNH H2:
BẢO QUẢN
 Quy trình:

6. Sắp xếp các lô hàng để dễ dàng thực hiện nguyên tắc
FEFO (hạn ngắn xuất trước) và FIFO (nhập trước xuất trước)
khi xuất xuất hàng (các lô hàng có hạn sử dụng ngắn hơn để
ở phía ngoài, dễ lấy hơn các lô hàng có hạn sử dụng dài). Ghi
thông tin lô sản xuất, hạn sử dụng trên khối hàng.
7. Sắp xếp các thùng hàng theo sao cho chiều mũi tên chỉ lên
trên và nhãn quay ra ngoài để dễ dàng nhận biết sản phẩm.


QUY TRÌNH H2:
BẢO QUẢN
 Quy trình:


8. Bao bì hàng hóa phải được giữ nguyên vẹn trong suốt quá
trình bảo quản, không dùng lẫn lộn bao bì đóng gói của loại
này sang loại khác.
9. Các hàng hóa dễ cháy nổ, hóa chất phải được bảo quản ở
kho riêng.
10. Các hàng hư hỏng, hàng hết hạn sử dụng cần được cách
ly ở khu vực biệt trữ và có dấu hiệu nhận biết. Tuyệt đối
không cấp phát các loại thuốc, vật tư đã hư hỏng, hết hạn sử
dụng cho các đơn vị tuyến dưới.


QUY TRÌNH H2:
BẢO QUẢN
 Quy trình:

11. Thủ kho chỉ nhập hàng vào kho khi hàng hóa có chứng từ
đầy đủ, trước khi nhập hàng vào kho phải được kiểm nhập
bởi Hội đồng kiểm nhập.
12. Thủ kho chỉ tiến hành xuất hàng khi có kế hoạch phân
phối đã được phê duyệt.


QUY TRÌNH H2:
BẢO QUẢN
 Quy trình:

13. Thường xuyên kỉểm tra (ít nhất 1tháng/1lần) số lô và hạn
dùng của các loại thuốc, sinh phẩm, luôn áp dụng nguyên tắc
FEFO khi xuất kho.
14. Đối với các trang thiết bị, vật tư tiêu hao không có hạn

dùng, luôn áp dụng nguyên tắc FIFO khi xuất kho.


QUY TRÌNH H2:
BẢO QUẢN
 Quy trình:

15. Thủ kho cập nhật sổ xuất nhập/thẻ kho sau mỗi lần xuất
nhập. Trên thẻ kho/sổ xuất nhập cần có các thông tin về: Tên
sản phẩm (tên gốc và hàm lượng đối với thuốc), lô sản xuất,
hạn sử dụng, đơn vị tính. Thông tin cần cập nhật sau mỗi lần
xuất nhập bao gồm: Ngày xuât/nhập, nơi chuyển đi/chuyển
đến, số chứng từ, số lượng xuất/nhập, tồn sau từng lần xuất
nhập…


QUY TRÌNH H2:
BẢO QUẢN
 Quy trình:

16. Định kỳ kiểm kê ít nhất 1 tháng/ lần, đối chiếu số lượng
giữa sổ sách theo dõi và thực tế. Tất cả các sai lệch thất thoát
phát hiện trong quá trình kiểm kê đều phải được điều tra, tìm
hiểu nguyên nhân. Thủ kho lưu lại biên bản mỗi lần kiểm kê
với đầy đủ chữ ký của các thành viên tham gia.
17. Định kỳ kiểm tra tình trạng hàng hóa ít nhất 1 tháng/ lần
để phát hiện những biến chất, sự cố trong quá trình bảo quản.