Địa điểm tổ chức sự kiện

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (120.91 KB, 22 trang )

Địa điểm tổ chức sự kiện

Nội dung kịch bản
sự kiện
Đối tượng tham gia
sự kiện
Sự kiện phải phù hợp với

Bầu không khí sự
kiện
Loại hình và đặc
điểm sự kiện
Ngân sách sự kiện

Phù hợp với loại hình sự kiện

 Tạo không gian hài hoà và tâm lý môi trường tích

cực
 Khách tham dự phải cảm thấy thoải mái, dễ chịu, có
xu hướng thân thiện hoà nhập với sự kiện

Địa điểm phù hợp với nội
dung và đặc điểm của sự
kiện
 Không giới hạn địa điểm khi tiến hành lựa chọn.
 Hình dung tất cả công việc và diễn biến của sự kiện

để lựa chọn địa điểm phù hợp

 Lập bảng yêu cầu các hoạt động sự kiện và vị trí cụ

thể của từng hoạt động trước khi lựa chọn sự kiện

Chú ý khi lựa chọ địa điểm
 Sức chứa
 Vệ sinh
 Những khoanh vùng và giới hạn
 Bảo hiểm và sự an toàn
 Thời gian
 Quy chế riêng
 Những điểm cần hoàn thiện, bổ sung
 Nhà bếp
 Điều kiện phục vụ ăn uống
 Khu vực dành riêng cho nhân viên nghỉ
 Kinh nghiệm và trình độ quản lý
 Những quy định về an toàn và cháy nổ
 Nhà vệ sinh

Chú ý về sức chứa của địa
điểm
 Đảm bảo 4m2 cho 1 khách tham dự
 Đảm bảo khách mời của sự kiện trước ra về trước

khi sự kiện sau diễn ra

Chú ý về vấn đề vệ sinh

 Điều kiện vệ sinh trước trong và sau sự kiện cần

được thoả thuận và tính toán trước khi ký hợp đồng
địa điểm

 Đồ đạc sẵn có tại địa điểm sẽ được xử lý thế nào?

Chú ý những khoanh vùng
giới hạn
 Phải tìm hiểu những gì được phép và không được

phép làm

 Làm việc với chính quyền địa phương và các cơ

quan chức năng như cứu hoả, y tế, cảnh sát

 Phải có văn bản cho phép các hoạt động có trong

sự kiện như: thả bóng , đèn trời, pháo hoa, đèn
chiếu, treo băng rôn cờ phướn, âm thanh, ánh sáng,
văn nghệ,…

Chú ý về bảo hiểm và sự an
toàn

 Đảm bảo an toàn con người, thiết bị, môi

trường

 Tìm hiểu và cân nhắc mức bảo hiểm để nếu

có sự cố xảy ra mọi người đều được bảo
hiểm

Chú ý về thời gian
 Quyết định sử dụng địa điểm vào thời gian

nào và kéo dài bao lâu

Chú ý những quy định riêng
bắt buộc
 Đối với nhưng công trình lịch sử viện bảo

tàng triển lãm nghệ thuật,… thường có
những quy định riêngcần tìm hiểu và đảm
bảo khách không vi phạm

Chú ý những điểm cần hoàn
thiện, bổ sung
 Thông thường rất ít địa điểm hoàn chỉnh mà cân phải

hoàn thiện và bổ sung thêm vì vậy cần tìm hiểu trước

xem địa điểm được phép bổ sung thêm những gì?

 Vd hệ thống chiếu sáng, điều kiện cách âm, hay những

trụ cột góc khuất ảnh hưởng tới tầm nhìn của khách mời
sẽ được xử lý như thế nào?

Chú ý về nhà bếp
 Khu vực, phòng nào được sử dụng làm bếp, phục vụ

được Bao nhiêu người, phục vụ được những gì, công suất
đến đâu?

 Những chi tiết nhỏ của bếp như thiết bị nấu bếp và các

thiết bị bổ trợ khác

 Những yêu cầu khác về bếp như nhân viên phụ trách

bếp, thu dọn bát đĩa, đồ uống,

Chú ý về điều kiện phục vụ
ăn uống
 Số lượng, chất lượng và vệ sinh bát đĩa ly tách,…
 Nhân viên phục vụ
 Cách sắp xếp các dụng cụ phục vụ bữa ăn

Chú ý khu vực dành riêng
cho nhân viên nghỉ
 Đảm bảo nhân viên được nghỉ ngơi và điều

kiện làm việc tốt để tránh nhân viên có thái
độ hoặc những ảnh hưởng không tốt tới
khách mời

Quyết định lựa chọn địa điểm
Địa điểm ngoài trời hay trong nhà?

Một số địa điểm cụ thể
 Khách sạn
 Trung tâm hội nghị
 Nhà hàng
 Ngoài trời
 Rạp hát
 Địa điểm đặc thù: bảo tàng, triển lãm nghệ

thuật, nhà hát, sân bay, sân tennis, sân bóng,
nơi vui chơi giải trí công cộng, sân golf, cửa
hàng siêu thị,…
 Một số địa điểm đặc biệt khác: trên không,
dưới nước, trên mặt nước, online,trên đường
phố,…

Khách sạn



ưu điểm






Chi phí thấp hơn trung tâm hội nghị quốc gia
Tầm mức sự kiện cao
Có các phòng chức năng
Cán bộ nhân viên chuyên nghiệp
Có các dịch vụ hỗ trợ: trang trí, chuyển đồ,..

 Nhược điểm
 bị giới hạn bởi không gian
 Chi phí cao hơn nhà hàng và một số địa điểm khác

 Lưu ý
 Các sự kiện khác diễn ra cùng thời gian
 Cần giới hạn về phạm vi sự kiện để phân biệt với khách của

sự kiện khác và khách của khách sạn
 Chú ý các tiểu tiết của hợp đồng
 Chú ý đội ngũ nhân viên thuộc 1 hay nhiều tổ chức có ảnh
hưởng đến điều hành sự kiện không

Trung tâm hội nghị quốc gia

 Ưu điểm
 Có phòng họp lớn
 Phù hợp với sự kiện tầm cỡ
 Tính chuyên nghiệp có
 Đội ngũ nhân viên có trình độ nghiẹp vụ
 Có phòng chuyên dụng
 Nhược điểm
 Chi phí cao, có nhiều chi phí phát sinh
 Không có phòng chức năng
 Không có dịch vụ hỗ trợ

Nhà hàng
 Ưu điểm
 Chi phí thấp
 Có nhiều dịch vụ hỗ trợ kèm theo
 Nhược điểm
 Hạn chế về không gian
 Giới hạn tầm mức sự kiện
 Không có nơi nghỉ cho khách
 Không có phòng chức năng
 bị chi phối bởi môi trường xung quanh
 Liên quan nhiều đến pháp luật, quan hệ công
chúng trực tiếp

Địa điểm ngoài trời
 Ưu điểm
 Không gian mở không bị giới hạn, cơ động cao
 Chi phí không cao

 Tạo cơ chế năng động cho quy mô sự kiện
 Tạo khả năng sáng tạo
 Dễ dàng tạo sự khác biệt hoá và định vị sự kiện
 Nhược điểm
 sự kiện ngoài trời hay bị ảnh hưởng bởi thời tiết, khí
hậu và người dân địa phương
 Điều kiện đảm bảo an toàn thấp
 Trang bị và các dịch vụ hỗ trợ kém
 Chú ý
 Lều bạt , địa điểm dựng bạt, …

Rạp hát
 Ưu điểm
 hệ thống thiết bị nghe nhìn, âm thanh, ánh

sáng, sân khấu tốt
 Nhược điểm
 Kén sự kiện
 Phải bổ sung nhiều dịch vụ

Địa điểm tổ chức sự kiện

Tài liệu liên quan

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về