QUY TRÌNH TRÌNH KÝ VĂN BẢN
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (97.72 KB, 3 trang )
VĂN PHÒNG ĐHQGHN
PHÒNG THƯ KÝ TỔNG HỢP
QUY TRÌNH
XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI TRÌNH BAN GIÁM ĐỐC
CÁC BƯỚC
NỘI DUNG CÔNG VIỆC
NGƯỜI
THỰC HIỆN
1. Tiếp nhận văn bản (kèm hồ sơ) của Văn phòng, các
Ban chức năng, các đơn vị (sau đây gọi chung là đơn vị)
trình Giám đốc, các Phó Giám đốc:
- Văn bản trình Giám đốc;
- Văn bản trình các Phó Giám đốc.
Chuyên viên
Tổng hợp
Thư ký Phó
Giám đốc
NGƯỜI PHỐI HỢP
THỜI HẠN
HOÀN THÀNH
Sáng: Trước 9h00
Chiều: Trước 14h30
2. Kiểm tra hồ sơ trình,nội dung và thể thức văn bản
I. TIẾP NHẬN, PHÂN
LOẠI VĂN BẢN
- Kiểm tra hồ sơ trình: Nếu thiếu phải báo ngay cho đầu
mối trình của đơn vị để bổ sung.
- Kiểm tra nội dung và thể thức văn bản: Nếu thấy cần
sửa phải trao đổi trực tiếp với đầu mối trình của đơn vị
để hoàn thiện lại văn bản.
Chuyên viên
Tổng hợp /
Thư ký Phó
Giám đốc
3. Phân loại, sắp xếp các văn bản trình, ưu tiên trình
những văn bản cần xử lý gấp.
4. Nhập trích yếu vào file theo dõi văn bản đi.
II. TRÌNH GIÁM ĐỐC,
CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC
PHÊ VĂN BẢN
Trình Giám đốc, các Phó Giám đốc văn bản đơn vị trình
(kèm hồ sơ trình).
Thư ký Giám
đốc / Thư ký
Phó Giám đốc
Chuyên viên
Tổng hợp
Sáng: Trước 10h30
(chuyển văn bản trình
Giám đốc tới Thư ký Chiều: Trước 16h00
Giám đốc)
CÁC BƯỚC
NỘI DUNG CÔNG VIỆC
1. Nhận văn bản đã có ý kiến chỉ đạo của Giám đốc, các
Phó Giám đốc.
III. TRẢ VĂN BẢN CÓ
BÚT PHÊ CỦA GIÁM
ĐỐC, CÁC PHÓ GIÁM
ĐỐC
2. Kiểm tra, phân loại, trình lại văn bản nếu Giám đốc, các
Phó Giám đốc ký sót.
3. Nhập ý kiến chỉ đạo của Giám đốc, các Phó Giám đốc
vào file theo dõi văn bản đi.
4. Trả văn bản vào các khay trình theo đúng tên nhãn; trực
tiếp thông báo cho các đơn vị tới nhận văn bản đã có bút
phê của Giám đốc, các Phó Giám đốc nếu văn bản cần
ban hành gấp.
IV. LẬP BẢNG TỔNG
HỢP THEO DÕI BÚT
PHÊ CỦA GIÁM ĐỐC,
CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC
NGƯỜI
THỰC HIỆN
NGƯỜI PHỐI HỢP
Sáng: Trước 8h30
Chiều: Trước 14h00
Thư ký Giám
đốc / Thư ký
Phó Giám đốc
Chuyên viên
Tổng hợp /
Thư ký Phó
Giám đốc
THỜI HẠN
HOÀN THÀNH
Sáng: Trước 9h00
Chiều: Trước 14h30
Thư ký Giám đốc
(giao văn bản cho
Chuyên viên
Tổng hợp)
Sáng trước 10h00
Chiều trước 15h30
1. Gửi bảng tổng hợp file theo dõi chỉ đạo của Giám đốc,
các Phó Giám đốc trong tuần cho Phó Trưởng phòng.
Chuyên viên
Tổng hợp /
Thư ký Phó
Giám đốc
Trước 15h00 thứ 6
hàng tuần
2. Tổng hợp file theo dõi, gửi báo cáo Phó Chánh Văn
Phòng phụ trách và Trưởng phòng.
Phó Trưởng
phòng
Trước 17h00 thứ 6
hàng tuần
Ghi chú: Văn bản đi là văn bản trình Giám đốc, các Phó Giám đốc ký ban hành.
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG PHỤ TRÁCH DUYỆT
TRƯỞNG PHÒNG
Trần Quang Nam
Lê Thị Thanh Xuân
