KẾ HOẠCH KHO VẬN 2017
I-

Sơ Đồ Tổ Chức Bộ Phận Kho Vận

Trực tiếp
GIÁM ĐỐC MIỀN BẮC

Kiểm tra, phối hợp

Kế Toán, HCNS

Admin

Kho Vận ( điều phối)

Xếp dỡ

Marketing

Kinh Doanh

Thủ Kho

Giao nhận

IIMô Tả Chung và Kế Hoạch Phối Hợp.
1- Quy Định Chung.
Điều phối có quyền xuất nhập hàng theo chỉ đạo của giám đốc Miền Bắc và có trách nhiệm yêu cầu
các bộ phận liên quan bổ xung chứng từ cần thiết theo yêu cầu của công ty.
1.1 Quản Lý Xuất Nhập Hàng

Nhằm tránh việc thừa hoặc thiếu hàng so với nhu cầu thực tế. Việc quản lý lượng hàng tồn kho

-

giúp chủ động trong việc cân đối lượng hàng hóa cần nhập theo từng giai đoạn.
a. Về nhập kho :
Nhập mua hàng : Là hình thức nhập thêm những mặt hàng, phụ kiện … không phải do công ty
sản xuất, theo chỉ đạo của giám đốc Miền Bắc. Nghiệp vụ này làm tăng số lượng hàng tồn ở kho

-

( văn phòng và kho tổng miền Bắc), cần tạo mã mới theo quy định để theo dõi.
Tờ trình  GĐ MB duyệt  Mua hàng  Tạo mã  Nhập kho  theo dõi XNT.
Nhập đổi hàng : sau khi bán hàng cho khách, do hàng bị lỗi nên ta phải xuất đổi cái khác cho
khách và nhập lại hàng lỗi này. Thường thì nghiệp vụ nhập đổi hàng đi kèm với nghiệp vụ theo

-

dõi sự gia tăng số lượng hàng hư tồn kho. Nó làm tăng số lượng hàng tồn ở kho tổng.
Tờ trình  GĐ MB duyệt  thu hồi  nhập kho  phân loại  theo dõi  xử lý.
Nhập hàng mẫu : hàng mẫu là số lượng hàng được xuất đi chào hàng, cho khách hàng xem mẫu
để giới thiệu SP. Sau một thời gian nếu khách hàng mua luôn thì chuyển qua xuất bán, nếu không
thì đem về nhập lại kho. Nó sẽ làm tăng số lượng hàng tồn ở kho tổng.
Tờ trình  GĐ MB duyệt  giao hàng  nhập lại  hoàn thiện chứng từ  theo dõi XNT


-

Nhập nội bộ : để thuận lợi cho việc quản lý hàng hóa và xuất bán cho khách thì ta phải xuất và
nhập chuyển kho nội bộ. Nhập nội bộ là việc nhập kho một số lượng hàng hóa được xuất từ

những kho khác chuyển sang.Nghiệp vụ này làm thay đổi số lượng hàng hóa ở các kho chi tiết,

-

nhưng sẽ không làm thay đổi số lượng hàng hóa tồn kho ở kho tổng (toàn công ty).
Kế hoạch  GĐMB duyệt  điều chuyển  nhập kho  theo dõi XNT
Nhập khác : ngoài những nghiệp vụ nhập kho nêu trên, còn có một số nghiệp vụ khác cũng làm
gia tăng số lượng hàng hóa ở kho tổng như : Nhập đảo mã hàng do khi kiểm kê có sự sai lệch về

-

-

số lượng giữa hai mặt hàng, hay nhập số hàng thừa do kiểm kê phát hiện tăng…
Theo dõi XNT  sai lệch  GĐ MB duyệt  nhập kho  Theo dõi XNT
b. Về xuất kho :
Xuất bán : là nghiệp vụ xuất kho hàng hóa bán cho khách hàng.
Khách hàng  đặt hàng  xuất hóa đơn  giao hàng  khách hàng xác nhận nhận hàng  theo
dõi XNT.
Xuất đổi : là xuất hàng trong kho ra đổi cho khách hàng do hàng kém chất lượng, sau đó nhập lại

-

số hàng lỗi này.
Tờ trình  GD MB duyệt  giao hàng  theo dõi XNT
Xuất mẫu : Xuất hàng trong kho ra đi trưng bày, làm mẫu giới thiệu với khách hàng.
Tờ trình  GĐ MB duyệt  xuất hàng  hoàn thiện chứng từ  theo dõi XNT
Xuất nội bộ : là xuất hàng trong kho ra để nhập vào kho khác, nhằm thuận lợi cho việc quản lý

-


cũng như bán hàng.
Phiếu điều chuyển  GĐ MB duyệt  xuất hàng  theo dõi XNT
Xuất khác : bao gồm các nghiệp vụ xuất kho khác làm tăng số lượng hàng hóa ở kho tổng như

-

xuất đảo mã hàng, xuất bỏ theo đề nghị, xuất tặng…
Theo dõi XNT  sai lệch  GĐ MB duyệt  xuất kho  theo dõi XNT
1.2 Hướng Dẫn Điều Chuyển Hàng Nội Bộ
- GĐ MB duyệt các chương trình hỗ trợ bán hàng.
- Bộ phận kinh doanh gửi kế hoạch kinh doanh hàng tháng theo SKU.
- Thủ kho báo cáo tồn kho.
- Điều phối căn cứ vào dữ liệu kế hoạch, lịch sử bán hàng, tồn kho, lên lệnh điều chuyển nội bộ gửi
-

GĐ MB duyệt.
Điều phối gửi lệnh điều chuyển nội bộ cho điều phối tại Nhà Máy, yêu cầu điều chuyển.
Theo dõi sự di chuyển của hàng hóa, thông báo cho bộ phận kho và đối tác vận chuyển lịch trình

hàng hóa để tiến hành khai thác.
1.3 Hướng Dẫn Xuất Hàng
• Mục đích:
Qui định cách thức đảm bảo rằng hàng hoá được xếp dỡ - lưu kho - bao gói bảo quản và giao
hàng đúng quy định nhằm tránh hiện tượng sử dụng sai, làm hỏng, làm suy giảm về chất lượng và
•
•
-

mất mát.

Phạm vi: Nhân viên kho và đối tác kho vận của công ty.
Nội dung:
Chuẩn bị giao hàng:
Yêu cầu xuất hàng có thể xuất phát từ các nguồn: xuất bán cho khách hàng, xuất chuyển cho siêu
thị- NPP, xuất cho Horebar , xuất để thay hàng bị hư (đổi hàng cho khách).


-

Nhận đơn hàng trên hệ thống, in đơn hàng.
Nhân viên điều phối tập hợp tất cả các phiếu yêu cầu xuất hàng của các kênh, căn cứ vào lượng
hàng bán của từng địa điểm, bản hàng tồn kho, tình trạng tồn kho tại các NPP, điểm bán. Sau đó

-

kiểm tra và điều chỉnh yêu cầu xuất hàng của các kênh phù hợp.
Thủ kho chuẩn bị hồ sơ xuất hàng, photo làm 03 phiếu giao nhận hàng hóa, 03 hóa đơn photo và

-

các chứng từ đi kèm. Cho tập kết hàng hóa vào vị trí xuất hàng.
Thủ kho bàn giao hồ sơ giao hàng cho nhân viên giao nhận, nhân viên giao nhận lấy phiếu xuất

-

hàng và nhận hàng tại kho.
Thủ kho xuất hàng theo đúng mã và tên hàng, theo đúng nguyên tắc kế toán FIFO ( nhập trước
xuất trước) trường hợp đặc biệt, điều phối sẽ trình GĐ MB duyệt để phù hợp với tình hình. Thủ

-


kho xuất kho hàng hoá, nhân viên giao nhận ký vào ô người nhận, thủ kho giữ lưu hồ sơ.
Thủ kho, nhân viên giao hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng hoá về các thông số: quy cách,số
lượng, chất lượng, bao bì sản phẩm. Nếu phát hiện không đạt yêu cầu, phải đổi hàng khác, báo lại

-

cho điều phối kết quả.
Giao hàng:
Điều phối liên hệ với khách hàng, lên kế hoạch giao hàng.
Trước khi chuẩn bị giao hàng, nhân viên giao hàng phải liên hệ với nơi nhận hàng, xác định giờ

-

hẹn, người nhận hàng, thông tin đường đi.
Điều phối liên hệ phương tiện chuyên chở hoặc thuê ngoài để giao hàng cho khách, nếu đối tác

-

vận chuyển không đáp ứng đủ nhu cầu.
Nhân viên giao hàng chuẩn bị các phương án dự phòng như phương tiện bị hư, trời mưa, nếu

-

hàng bị hư hỏng do nguyên nhân chủ quan sẽ phải chịu trách nhiệm.
Khi đến giao hàng cho khách, cùng khách kiểm tra hàng hoá. Nếu đầy đủ, giao cho khách hoá
đơn hoặc phiếu xuất kho nếu không có hoá đơn, yêu cầu khách ký vào bản photo phiếu xuất kho.
Người ký nhận hàng phải có văn bản uỷ quyền của khách hàng.
Trong trường hợp phát sinh, có tranh chấp với khách hàng, hàng thiếu.., phải liên hệ điều phối để


-

xin ý kiến giải quyết, không tự ý giải quyết hoặc bỏ về.
Nhân viên giao nhận phải bàn giao chứng từ nhận hàng của khách hàng cho thủ kho, thủ kho bàn
giao cho kế toán làm thanh toán và lưu.
Điều phối tiếp nhận đơn hàng, chứng từ  lên kế hoạch giao hàng  thủ kho chuẩn bị hàng hóa,
hồ sơ giao hàng  giao nhận nhận hàng tại kho  giao hàng cho khách  bàn giao chứng từ ký

nhận của khách hàng
1.4 Hướng dẫn nhập hàng.
• Mục đích:
Qui định cách thức đảm bảo rằng hàng hoá được xếp dỡ - lưu kho - bao gói bảo quản và nhập
hàng đúng quy định nhằm tránh hiện tượng sử dụng sai, làm hỏng, làm suy giảm về chất lượng và
•
•

mất mát, tối ưu chi phí.
Phạm vi: Nhân viên kho và đối tác kho vận của công ty.
Nội dung:
Chuẩn bị nhập hàng:


-

Thủ kho nhận lệnh điều chuyển nội bộ từ điều phối, sắp xếp kho để nhập hàng, thông báo nhân

-

viên kho chuẩn bị nhập hàng.
Thủ kho nhận chứng từ bàn giao hàng theo container, kiểm tra seal chì, hướng dẫn lái xe vào khu


-

vực nhập hàng.
Nhập hàng :
Thủ kho hướng dẫn nhân viên xếp dỡ theo đúng hướng dẫn xếp dỡ ( đính kèm)
Theo dõi hàng bằng thẻ kho ( ngày tháng nhập kho, số lượng, date)
Thủ kho ký nhận hàng theo lệnh điều chuyển, bên vận tải ký bàn giao hàng hóa theo lệnh điều

-

chuyển, giữ lại kho lưu 1 bản, chuyển về kế toán lưu 1 bản.
Nhập bảng xuất nhập tồn.
Báo cáo điều phối những phát sinh trong quá trình nhập hàng.
Điều phối gửi lệnh điều chuyển  thủ kho nhập hàng báo cáo phát sinh  theo dõi XNT

1.5 Kiểm Tra Đối Chiếu
- Hàng tháng bộ phận kho vận tổng hợp số liệu XNT.
- Hàng tháng bộ phận admin tổng hợp các đơn hàng đã xuất trên hệ thống.
- Hàng tháng bộ phận kế toán tổng hợp các chứng từ nhận về.
Kiểm tra đối chiếu chéo số liệu, báo cáo lên giám đốc Miền Bắc.
1.6 Giao nhận hàng hóa theo tờ trình ( hàng mẫu, hàng biếu tặng …)
- Trưởng các bộ phận lên kế hoạch theo tháng đối với mùa trũng ( tháng 3 đến tháng 8) , theo tuần
đối với mùa cao điểm ( tháng 9 đến tháng 2 năm sau) trình giám đốc Miền bắc phê duyệt theo
-

from mẫu của công ty.
Trưởng các bộ phận phân bổ cho nhân viên theo quy đinh. Có thể lấy toàn bộ, hoặc từng phần tại
kho. Nhân viên các bộ lấy hàng, phải có giấy tờ ký nhận của trưởng bộ phận theo from mẫu của


-

công ty.
Trường hợp phát sinh ngoài kế hoạch, trưởng bộ phận gửi tờ trình hoặc email trình giám đốc
Miền Bắc, giám đốc Miền Bắc chỉ đạo trực tiếp điều phối xuất nhập hàng. Trưởng các bộ phận bổ
xung tờ trình nếu thiếu ( không xuất, nhập hàng tiếp nếu chưa bổ xung đầy đủ chứng từ lần

trước).
1.7 Bảo Quản Hàng Hóa
- Xếp dỡ hàng hóa theo đúng quy trình xếp dỡ ( đính kèm)
- Thủ kho gửi báo cáo xuất nhập tồn, tình trạng hàng hóa hàng ngày.
- Phân loại ghi rõ nguồn gốc hàng nhập kho, thu hồi.
- Xuất hàng cho khách hàng theo quy trình.
- Những hàng hóa lỗi xử lý tại chỗ được, thủ kho tiến hành xử lý ( thay vỏ thùng, dán tem rượu …)
- Phối hợp với các bộ phận khác xử lý thông tin
- Điều phối sắp xếp điều tiết hàng hóa phù hợp, an toàn, nhanh chóng.


LƯU ĐỒ QUẢN LÝ KHO

Thông Báo Lịch Nhập Kho
ĐẦU VÀO
Nhập

Kho

Thông Báo Lịch Nhập Kho

Chuẩn Bị Nhân Lực, Vật Lực


Phát sinh ngoài
quy trình: giấy
tờ, nhân sự,
hàng hóa bất
thường, thừa,
thiếu, date, tình
trạng bao bì …

Khai Thác, Kiểm Tra Hàng Hóa

Nhập Mua Hàng
Nhập Đổi Hàng
Nhập Hàng Mẫu
Nhập Nội Bộ

Cập Nhật XNT, Hồ Sơ Lưu
Kiểm
Tra

Đề Xuất

Định

Xử Lý

Kỳ
Thông Báo Đơn Hàng
ĐẦU RA
Xuất


Kho

Lập, Nhận Hồ Sơ Xuất Kho

Chuẩn Bị Nhân Lực, Vật Lực

Hoàn Tất Thủ Tục Xuất Kho

Phát sinh ngoài
quy trình: giấy
tờ, nhân sự,
hàng hóa bất
thường, thừa,
thiếu, date, tình
trạng bao bì …

Xuất Bán Hàng

Xuất Đổi Hàng

Xuất Hàng Mẫu

Xuất Nội Bộ
Cập Nhật XNT, Hồ Sơ Lưu


2. Kế Hoạch Phối Hợp, Phương Án Chi Phí.
2.1 Phương án 1: Thuê đối tác kho vận toàn diện ( kho bãi, thủ kho, xếp dỡ, giao nhận)
2.1.1 Kế hoạch phối hợp:
a. Giao nhận hàng.

- Điều phối điều tiết hàng hóa xuất nhập, nhận bàn giao đơn hàng, tờ trình, chứng từ xuất nhập kho.
Bàn giao lại cho đối tác kho vận.
- Điều phối tiếp nhận thông tin từ khách hàng, các kênh kinh doanh, các bộ phận liên quan từ đó
phối hợp với đối tác kho vận lập kế hoạch điều phối giao nhận hàng phù hợp với thị trường và
nhu cầu của các bộ phận khác.
- Đối tác kho vận tiến hành giao nhận hàng hóa, bàn giao chứng từ giao nhận cho điều phối, điều
phối bàn giao lại cho bộ phận kế toán làm thanh toán và lưu.
- Điều phối xác nhận với khách hàng về lượng hàng nhận, hóa đơn, chứng từ đi kèm. Nếu có phát
sinh yêu cầu đối tác kho vận tiến hành bổ xung.
- Đối tác kho vận gửi báo cáo XNT theo ngày về lượng hàng, tình trạng hàng hóa.
- Đối với các hàng hóa lỗi, nếu có thể xử lý tại Miền Bắc, điều phối trình GĐ MB phê duyệt các
phương án xử lý theo từng trường hợp cụ thể.
b. Chứng từ bàn giao.
- Hóa đơn, chứng từ bàn giao đều có ký xác nhận chi tiết ( số hóa đơn, chứng từ, tờ trình, thời
gian )
- Đối tác vận chuyển bàn giao chứng từ giao hàng có chữ ký xác nhận của khách hàng theo đúng
yêu cầu ( số lượng hàng nhận, date …)
- Trường hợp thiếu chứng từ, đối tác kho vận phải bổ xung đầy đủ chứng theo yêu cầu của điều
phối dựa trên những quy định của bộ phận kế toán.
c. Thanh toán.
- Đối tác kho vận phải làm hồ sơ thanh toán trước ngày 10 hàng tháng. Thanh toán chi phí kho vận
dựa trên các đơn hàng và số lượng hàng đã giao.
- Điều phối đánh giá và trình GĐ MB quyết định tỷ lệ thanh toán trên hiệu quả công việc của đối
tác kho vận, dựa trên hợp đồng ký giữa 2 bên.
2.1.2 Phương án chi phí.
a. Theo hợp đồng cũ. ( triệu)

Doanh số/ hạng mục

60000


70000

80000

90000

Kho, xếp dỡ (0.5%)

300

350

400

450

Vận chuyển ( 2%)

1200

1400

1600

1800

Hoa hồng ( 0.5%)

300


350

400

450

Tổng

1800

2100

2400

3000

b. Theo hợp đồng tương tự Miền Nam. ( chưa cập nhật)
2.2 Thuê đối tác bán toàn diện. ( Vận tải)
2.2.1 Phương án phối hợp.


( tương tự như phương án 1)
2.2.2

phương án chi phí.

G/S: phương án lương nhân viên, chi phí kho, mỗi cont hàng trị giá 1 tỷ, doanh số 60 tỷ, diện tích kho
tăng 50m cho 10 tỷ doanh thu gia tăng như sau:
•

•
•
•

Chi phí thuê kho 500 mét vuông x 70 nghìn x 12 = 420 tr.
Chi phí dỡ cont thuê ngoài 1.2 tr/cont x 60 = 72 tr
Chi phí nhân viên thủ kho : 8tr/tháng x 13 = 104 tr ( tính thưởng)
Chi phí vận tải 2% : 2% x 60 tỷ = 1,2 tỷ
(Triệu)

Doanh số/ hạng mục

60000

70000

80000

90000

Kho bãi

420

462

504

546


Dỡ cont

72

84

96

108

Thủ kho

104

104

104

104

Vận tải ( 2%)

1200

1400

1600

1800


Tổng

1796

2050

2304

2558

Chưa tính các phát sinh khác ( + 2% tổng chi )
 Nhìn vào bảng tính chi phí giữa 2 phương án thì không có sự chênh lệch nhiều về chi phí.
 Giải pháp kiến nghị:
- Vẫn dùng phương án kho vận cũ. Bổ xung phụ lục hợp đồng cho những đơn hàng ngoại
tỉnh dưới 50 triệu.
- Kiểm kê hàng hóa theo tháng, chốt số liệu hàng thực tồn, để kiểm soát hàng hóa với đối
tác.
- Đối tác gia cố kho chống nóng ( trừ phương án trần xốp , bởi trần xốp rất dễ bắt lửa), có
thể sử dụng phin cách nhiệt.
- Về nhân sự đối tác: bổ xung thêm yêu cầu, mùa trũng doanh số, tối thiểu 1 nhân viên giao
hàng xe máy, mùa cao điểm tối thiểu 3 nhân viên giao hàng xe máy để đáp ứng nhu cầu,
theo thực tế với những đơn hàng nhỏ lẻ, tốc độ giao hàng xe máy nhanh gấp gần 4 lần
giao hàng ô tô.