TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
BỘ MÔN LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
********************

BÁO CÁO THỰC TẬP CUỐI KHÓA
CƠ QUAN THỰC TẬP: BAN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH –
BỘ THAM MƯU – QUÂN KHU 7

Sinh viên: Huỳnh Thị Hải Yến
Mã số sinh viên: SL06164
Lớp: Lưu trữ và Quản trị văn phòng – Khóa:
16
Ngành: Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
Người hướng dẫn: Mai Thanh Xuân

Thành phố Hồ Chí Minh năm 2010


2
Phụ lục
ĐỀ MỤC

NỘI DUNG
LỜI NÓI ĐẦU
CHỮ VIẾT TẮT

Phần một: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ,
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ.

1.
2.

2.1.
2.2.
2.3.
3.
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
4
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
Phần
hai:
I.

1
2
3
4
5
II.
1
2
3
4
5

III.
1
2
3
4
Phần ba:

TRANG

03
04
05

Khái quát vài nét về BTM/QK7.
Công tác văn phòng.
Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ban QLHC-BTM/QK7.
Một số nội dung của công tác văn phòng
Ưu điểm, hạn chế chủ yếu và kiến nghị đối với công tác văn phòng
Công tác văn thư.
Tổ chức và biên chế của Văn thư chuyên trách.
Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư
Tình hình thực hiện các khâu nghiệp vụ.
Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác văn thư
Ưu điểm, hạn chế và kiến nghị đối với công tác văn thư của cơ quan
Công tác lưu trữ
Tổ chức, nhiệm vụ và chỉ đạo công tác lưu trữ
Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ
Tình hình thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ
Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác lưu trữ
Ưu điểm, hạn chế và kiến nghị về công tác lưu trữ


05
08
08
09
10
14
14
14
15
26
27
29
29
29
30
34
34

NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆN

36

CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

36

Lập kế hoạch, chương trình công tác
Tổ chức hội họp
Thu thập và xử lý thông tin

Xây dựng quy chế làm việc
Sắp xếp phòng làm việc, trang thiết bị, phương tiện làm việc

36
36
36
36
36
37
37

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Soạn thảo và trình bày thể thức của 5 văn bản: Quyết định, Công văn,
Thông báo, Biên bản, Tờ trình
Trình bày trang bìa của của sổ đăng ký văn bản đến
Trình bày trang bìa của của sổ đăng ký văn bản đi
Thực hành lập hồ sơ hiện hành
Thực hành sử dụng con dấu tại bộ phận văn thư cơ quan
CÔNG TÁC LƯU TRỮ.

Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN

37
37
37

37
37
37
38
40
41
42- 50


3
51 - 95

PHỤ LỤC.

LỜI NÓI ĐẦU
Công tác Văn thư, Lưu trữ và Quản trị Văn phòng luôn là một lĩnh vực chiếm vị
trí, vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước nói
chung và quân đội nói riêng. Dù ở bất cứ thời kỳ nào, thì đây vẫn là những công tác
không thể thiếu, vì nó có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả thực hiện
nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Trong những năm qua, song song với sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá
đất nước, thì công cuộc cải cách hành chính luôn là vấn đề mà Nhà nước ta chú trọng
triển khai thực hiện, nhằm tiến tới xây dựng một nền hành chính có hiệu lực. Và từ đó,
việc đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ “Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng” cho đội ngũ
cán bộ công chức làm công tác văn phòng của các cơ quan, đơn vị cũng được quan
tâm đặc biệt.
Học đi đôi với thực hành, đó là phương châm không bao giờ thay đổi.
Vì vậy, thực tập tốt nghiệp chiếm một vị trí rất quan trọng trong sự nghiệp đào tạo của
các trường đại học nói chung và Trường Khoa học Xã hội và Nhân Văn
Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng. Việc thực tập tốt nghiệp giúp cho học viên tiếp cận

được với thực tế, từ đó vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn và cũng là
bước giúp cho học viên hoàn thiện vững chắc về nghiệp vụ của mình.
Sau bốn năm học tập, được tiếp nhận những kiến thức phong phú, bổ ích
từ các Thầy, Cô giáo của Khoa Lịch sử - Bộ môn Lưu trữ học và Quản trị Văn
phòng/Trường Khoa học Xã hội và Nhân Văn Thành phố Hồ Chí Minh; được sự chấp
thuận của Đảng ủy, Thủ trưởng Bộ Tư lệnh Quân khu 7, tôi đã tiến hành thực tập tại
Ban Quản lý Hành chính - Bộ Tham mưu Quân khu 7 từ ngày 05/7 – 05/9/2010. Trong
thời gian này, tôi luôn bám sát kế hoạch thực tập, tích cực vận dụng những kiến thức
đã được học và thực tiễn công việc.
Được sự hướng dẫn tận tình của các Thầy, Cô giáo trong Khoa và sự giúp đỡ
của cán bộ, nhân viên Bộ Tham mưu Quân khu 7, bản thân tôi đã hoàn thành các nội
dung thực tập mà Trường đã đề ra. Tuy nhiên, trong quá trình xây dựng báo cáo, do
sự tiếp thu và nhận thức của bản thân còn nhiều hạn chế nên không tránh khỏi những
thiếu sót. Rất mong nhận được những ý kiến đóng góp từ các Thầy, Cô. Qua đây, tôi
cũng xin chân thành cảm ơn sự tận tình giảng dạy của Thầy, Cô giáo Khoa Lịch sử bộ môn Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng đã truyền đạt cho tôi những kiến thức
chuyên môn, nâng cao trình độ để thực hiện tốt mọi nhiệm vụ được giao./.


4
BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
TT
1
2
3
4
5
6
7
8
9

10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26

Chữ viết đầy đủ
An ninh chính trị
Ban chấp hành Trung ương
Bộ Quốc Phòng
Bộ Tham Mưu
Bộ Tư Lệnh
Chỉ huy Quân sự
Công nhân viên Quốc phòng
Hạ sĩ quan - Chiến sĩ
Lâu dài
Lực lượng vũ trang
Quân khu 7

Quản lý Hành chính
Quân nhân Chuyên nghiệp
Quân sự địa phương
Sẵn sàng chiến đấu
Sĩ quan
Sĩ quan Lục quân II
Tài liệu lưu trữ
Thành phố
Thường vụ Trung ương
Trật tự an toàn xã hội
Ủy ban Nhân dân
Văn bản
Văn phòng
Văn thư - Bảo mật - Lưu trữ
Vĩnh viễn

Chữ viết tắt
ANCT
BCHTW
BQP
BTM
BTL
CHQS
CNVQP
HSQ-CS
LD
LLVT
QK7
QLHC
QNCN

QSĐP
SSCĐ
SQ
SQLQII
TLLT
TP
TVTW
TTATXH
UBND
VB
VP
VT - BM - LT
VV

Phần một: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU KHẢO SÁT TÌNH HÌNH
CÔNG TÁC VĂN THƯ, QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ.
1. Khái quát vài nét về BTM/QK7.


5
BTM/QK7 là đơn vị lực lượng vũ trang trực thuộc Quân khu 7, thành lập
30/12/1946 theo Quyết định số 27/QĐ của Khu trưởng Khu 7, với tên gọi là Phòng
tham mưu Khu 7.
Tháng 5/1951, do tình hình chiến trường, Xứ ủy Nam Bộ quyết định giải thể
khu 7, 8, 9 thành lập 02 phân liên khu ở miền Đông và Tây Nam Bộ. Vì vậy, cơ quan
Tham mưu Khu 7 mang tên là Phòng Tham mưu liên khu miền Đông.
Đến giữa năm 1972, tổ chức quân sự theo vùng lãnh thổ miền Đông được đổi
tên là Quân khu 7 và cũng từ đó Phòng tham mưu liên khu miền Đông tiếp tục được
đổi tên thành BTM/QK7 và hoạt động cho đến nay.

1.1. Chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động.
BTM/QK7 là cơ quan trung tâm có chức năng tham mưu tác chiến, tham mưu
địch tình, xây dựng và huấn luyện lực lượng phục vụ thủ trưởng các cấp. Để thực hiện
tốt chức năng này, cơ quan được thủ trưởng BTLQK7 giao cho những nhiệm vụ trọng
tâm là:
- Nghiên cứu xây dựng kế hoạch, chủ trương, quyết tâm và đề xuất các phương
án thực hiện kế hoạch.
- Xây dựng, huấn luyện và chỉnh đốn bộ đội chủ lực, củng cố lực lượng.
- Nắm vững dân chúng, phát triển vùng trung gian.
- Xây dựng ba thứ quân trong Quân khu và phát triển dân quân tự vệ, dự bị
động viên.
- Xây dựng lực lượng điệp báo chiến dịch, tổ chức hoạt động tác chiến, thực
hiện nhiệm vụ sẵn sàng chiến đấu trong mọi tình huống.
Do đặc thù là cơ quan tham mưu địch tình và thực hiện nhiệm vụ tác chiến, vì
vậy các đơn vị trực thuộc đều được bố trí ở 09 tỉnh - thành Đông Nam Bộ và có hệ
thống ngành dọc từ trung ương đến địa phương.
1.2. Cơ cấu tổ chức.
BTM/QK7 là cơ quan làm việc theo chế độ thủ trưởng, đứng đầu là Phó Tư
lệnh - Tham mưu trưởng phụ trách chung và 03 Tham Mưu phó, chịu trách nhiệm chỉ
đạo trực tiếp các mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị trực thuộc.
Tổ chức bộ máy làm việc của cơ quan gồm 29 cơ quan, đơn vị trực thuộc:
Phòng Tác chiến, Quân báo, Quân lực, Quân huấn, Cơ yếu, Dân quân, Thông tin, Đặc
công, Công binh, Pháo binh, Phòng không, Hoá học, Chính trị, Biên phòng, Tăng
Thiết giáp, Khoa học Công nghệ, Điều tra hình sự, Phòng Hậu cần Quân khu bộ, 05
tiểu đoàn (38, 47, 60, 180 ), Trung tâm thể dục thể thao Quốc phòng II, Ban Tác chiến
Điện tử và Ban QLHC.
Mỗi phòng, ban phụ trách một nhiệm vụ cụ thể, đặc thù. Ví dụ: Phòng Quân
lực: phụ trách quân số và tổ chức biên chế, bảo đảm công tác tuyển quân và trang bị vũ
khí; Phòng tác chiến: xây dựng các kế hoạch tác chiến, xây dựng bản đồ địa lý quân
sự và huấn luyện chiến dịch; Phòng Quân báo: tổ chức nắm tình hình ANCTTTATXH, xây dựng cơ sở, huấn luyện Trinh sát; Phòng Thông tin: Bảo đảm thông tin



6
liên lạc cho QK với các đơn vị; Phòng chính trị: Tham mưu về công tác Đảng - công
tác chính trị; Phòng Khoa học công nghệ và môi trường: Nghiên cứu quản lý hoạt
động khoa học công nghệ, quản lý sáng kiến sáng chế, công tác thông tin khoa học
quân sự, công tác bảo vệ môi trường quân sự …
BTM/QK7 có trụ sở làm việc đặt tại Khu căn cứ Trần Hưng Đạo - số 17A/
đường Hồ Văn Huê/phường 9/quận Phú Nhuận/Tp.Hồ Chí Minh.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức cơ quan BTM/QK7
PHÓ TƯ LỆNH
THAM MƯU
TRƯỞNG

PHÓ
THAM MƯU
TRƯỞNG

HUẤN LUYỆN

PHÓ
THAM MƯU
TRƯỞNG

PHÓ
THAM MƯU
TRƯỞNG

NỘI BỘ


HẬU CẦN

PHÒNG
TÁC CHIẾN

PHÒNG
QUÂN LỰC

PHÒNG
HUẤN LUYỆN
NHÀTRƯỜNG

PHÒNG
BIÊN PHÒNG

PHÒNG
CÔNG BINH

PHÒNG
HẬU CẦN

PHÒNG
QUÂN BÁO

PHÒNG
ĐẶC CÔNG

PHÒNG
CƠ YẾU


PHÒNG
THÔNG TIN

PHÒNG
ĐIỀU TRA
HÌNH SỰ

sơ đồ cơ cấu tổ chức cơ quan BTM/QK7 (tt)

PHÒNG
DÂN QUÂN
TỰ VỆ


7

TIỂU ĐOÀN 38

PHÓ
THAM MƯU
TRƯỞNG

TIỂU ĐOÀN 60

PHÓ
THAM MƯU
TRƯỞNG
HẬU CẦN

PHÓ

THAM MƯU
TRƯỞNG
NỘI BỘ

HUẤN LUYỆN
PHÒNG
TĂNG THIẾT
GIÁP

PHÓ TƯ LỆNH
THAM MƯU
TRƯỞNG

PHÒNG
PHÁO BINH

PHÒNG
PHÒNG
KHÔNG

PHÒNG
HÓA HỌC

BAN
PHÒNG
CHỐNG
LỤT, BÃO

TRUNG TÂM
TDTTQP II


TIỂU ĐOÀN 10

PHÒNG
CHÍNH TRỊ

BAN
TÁC CHIẾN
ĐIÊN TỬ

BAN
QUẢN LÝ
HÀNH CHÍNH

TIỂU ĐOÀN 180

PHÒNG
KHOA HỌC
CNMT

BAN
BẢN ĐỒ

BAN
PHÒNG
CHỐNG
BẠO LOẠN

TIỂU ĐOÀN 47



2. Công tác Văn phòng.
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ban QLHCBTM/QK7.
2.1.1. Chức năng và nhiệm vụ.
Ban QLHC-BTM/QK7 là cơ quan hoạt động dưới sự lãnh đạo, chỉ huy trực tiếp
của Đảng ủy, Thủ trưởng BTM/QK7; đồng thời, được sự hướng dẫn chỉ đạo nghiệp vụ
của Văn phòng BTLQK7.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ban QLHC được quy định
tại Quyết định số 1548/2000/QĐ-BQP ngày 02 tháng 8 năm 2000 và Quyết định số
68/2008/QĐ-BQP ngày 13 tháng 5 năm 2008 của BQP về việc ban hành Quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Văn phòng các cấp trong quân đội.
Cụ thể:
a) Chức năng: Ban QLHC-BTM/QK7 là cơ quan tham mưu, tổng hợp và hành
chính bảo đảm phục vụ sự chỉ đạo, chỉ huy của Thủ trưởng BTM/QK7.
b) Nhiệm vụ và quyền hạn.
- Lập kế hoạch, tổng hợp bố trí lịch công tác của Thủ trưởng BTM/QK7; theo
dõi, đôn đốc, tổ chức thực hiện. Thông báo, truyền đạt chỉ thị, mệnh lệnh, ý kiến chỉ
đạo của Thủ trưởng BTM/QK7 bằng VB cho các cơ quan, đơn vị liên quan thực hiện.
- Nghiên cứu, theo dõi, tổng hợp, tham mưu đề xuất, báo cáo tình hình giúp
Thủ trưởng BTM/QK7 lãnh đạo, chỉ huy kịp thời các cơ quan, đơn vị thuộc quyền
thực hiện nhiệm vụ.
- Chủ trì hoặc cùng với các cơ quan giải quyết mối quan hệ công tác giữa Thủ
trưởng BTM/QK7 với cấp trên, giữa các cơ quan, đơn vị thuộc quyền.
- Quản lý chặt chẽ việc ban hành VB của các cơ quan, đơn vị trực thuộc; chịu
trách nhiệm pháp lý về mặt thể thức VB; tham mưu cho Thủ trưởng về công tác công
văn - giấy tờ.
- Chỉ đạo, duy trì và kiểm tra việc thực hiện công tác VT-BM-LT của
cơ quan và các đơn vị cấp dưới. Tiếp nhận, đăng ký quản lý, phân loại công văn, tài
liệu, văn kiện của cơ quan, đơn vị trong và ngoài quân đội trình Thủ trưởng
BTM/QK7. Phổ biến hoặc chuyển các công văn, tài liệu, văn kiện đó đến cơ quan, đơn

vị có thẩm quyền giải quyết; tổ chức theo dõi, đôn đốc thực hiện và tổ chức sắp xếp,
quản lý các loại VB thuộc thẩm quyền.
- Quản lý cơ sở vật chất, bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc cho Thủ
trưởng, phục vụ hoạt động của cơ quan; phục vụ các cuộc họp, hội nghị, đón, tiếp
khách.
- Quản lý, chỉ huy cán bộ, nhân viên trong Ban thực hiện tốt các nhiệm vụ. Xây
dựng Ban QLHC vững mạnh toàn diện.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức.
- Trưởng Ban QLHC.
- Bộ phận Hậu cần.


9
- Trợ lý huấn luyện.
- Bộ phận Hội trường.
- Bộ phận VT - BM - LT. - Bộ phận lái xe.
- Bộ phận Quân lực.
- Công vụ.
Ban QLHC là cơ quan làm cầu nối giữa Thủ trưởng BTM/QK7 với các
đơn vị trực thuộc BTM; được quyền phối hợp với các đơn vị có liên quan trong triển
khai các hoạt động của cơ quan theo đúng Quy chế làm việc của BTM.
Quan hệ giữa Trưởng Ban và các bộ phận trong Ban QLHC-BTM/QK7 là quan
hệ cấp trên và cấp dưới. Trong đó, Trưởng Ban là người chịu trách nhiệm chung, được
quyền quyết định và điều hành mọi hoạt động của Ban.
2.1.3 Ban hành quy chế làm việc.
Theo khảo sát thì cơ quan chưa xây dựng được Quy chế hoạt động. Vì vậy, trong
những năm qua công tác văn phòng của cơ quan còn vấp phải sự lúng túng và có
những hạn chế nhất định.
2.1.4 Đội ngũ cán bộ,nhân viên văn phòng: gồm 04 QNCN
+ Trình độ đào tạo: 04 Trung cấp Văn thư - Lưu trữ (được đào tạo tại Trường

Trung học Lưu trữ và nghiệp vụ văn phòng II).
+ Nhiệm vụ: Tổ chức quản lý công văn đi; Tổ chức quản lý và giải quyết công
văn đến; Đánh máy, photo công văn tài liệu theo yêu cầu; Lập HS công việc, hướng
dẫn lập HS; Thực hiện CTLT; Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan; và hướng dẫn
nghiệp vụ chuyên môn ở các cơ quan, đơn vị cấp dưới.
2.2 Tình hình một số nội dung của công tác văn phòng:
2.2.1 Lập kế hoạch, chương trình công tác.
Xây dựng kế hoạch, chương trình hoạt động là một nhiệm vụ quan trọng được
cơ quan quan tâm tổ chức thực hiện triệt để.
Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai thực hiện nhiệm vụ trước mắt
cũng như lâu dài, theo dõi và kiểm tra giám sát tiến trình công việc, Ban QLHCBTM/QK7 luôn tiến hành lập kế hoạch công tác xác định mục tiêu, phương án hoạt
động trong từng giai đoạn cụ thể (tuần, tháng, quí, năm), kể cả những nhiệm vụ đột
xuất.
Do đã tổ chức xây dựng kế hoạch chặt chẽ, nên mọi mặt hoạt động của Ban
luôn được tiến hành trôi chảy, không bị động và đạt hiệu quả cao.
2.2.2 Hoạt động thu thập và xử lý thông tin.
a) Thu nhập thông tin.
Các thông tin cần thu thập tập trung xung quanh vấn đề cần văn bản hóa. Các
thông tin này bao gồm các loại sau:
- Thông tin pháp lý: Là những thông tin làm cơ sở pháp lý để ban hành văn bản.
Thông tin pháp lý bao gồm thông tin về thẩm quyền ban hành văn bản và thông tin
làm căn cứ pháp lý áp dụng. Thuộc dạng thông tin thứ nhất là những thông tin chứa
trong các văn bản quy phạm pháp luật được ban hành bằng các cơ quan nhà nước cấp
trên, quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của chủ thể văn bản.


10
-Thông tin thực tế: Là những thông tin phản ánh tình hình thực tế về vấn đề sẽ
đề cập đến trong văn bản sẽ được ban hành. Trước khi ban hành văn bản về một vấn
đề gì, cần phải xem xét tình hình thực tế về vấn đề cần văn bản hóa.

Chính vì vậy, việc thu nhập thông tin thực tế là rất quan trọng, cần được thực
hiện tốt trước khi ban hành văn bản. Thông tin thực tế còn là cơ sở dữ liệu để tổng
hợp, rút ra những nhận xét, những kết luận có cơ sở khoa học. Thông tin thực tế bao
gồm những số liệu về từng lĩnh vực như giáo dục, đào tạo, y tế, công nghiệp, nông
nghiệp, thương mại, tài chính…. Từ những số liệu đó, có thể rút ra những nhận xét
những kết luận này có tính thuyết phục cao vì có cơ sở dữ liệu từ thực tiễn và vì thực
tiễn là tiêu chuẩn của chân lý.
b) Xử lý thông tin
Các thông tin thu nhập được đều phải tiến hành xử lý:
- Nhóm thông tin thứ nhất là những thông tin đã được đưa vào các văn bản văn
bản cá biệt và các văn bản hành chính thông thường. Các văn bản chứa đựng các thông
tin chính thức phải là các bản chính, bản gốc. Trong trường hợp không có bản chính,
bản gốc mới sử dụng các bản sao có giá trị như bản chính, bản gốc.
- Nhóm thứ hai là các thông tin trùng lặp, có thể dựa vào các tiêu chuẩn của
khoa học Lưu trữ và sự lặp lại của thông tin trong tài liệu nhằm có được các thông tin
chính xác nhất.
- Nhóm thông tin thứ ba là nhóm thông tin phụ, được đăng trên một số tạp chí,
sách báo dưới dạng các tài liệu nghiên cứu hoặc các thông tin trao đổi trực tiếp. Nhóm
thông tin này cần có sự đánh giá, lựa chọn nhằm có được những thông tin cần thiết
phù hợp với từng vấn đề cần văn bản hóa.
Ngoài ra trong quá trình xử lý thông tin có thể bắt gặp các thông tin không cần
thiết, các thông tin không liên quan đến các vấn đề trong văn bản hoặc các thông tin có
độ tin cậy thấp. Những thông tin này cần loại ra khỏi văn bản.
Về cơ bản, việc thu thập và xử lý thông tin được thực hiện sau khi xác định
được tên thể loại của văn bản. Tuy nhiên, việc thu thập và xử lý văn bản có thể được
thực hiện trong các bước tiếp theo, nếu trong quá trình soạn thảo văn bản còn thiếu
những thông tin cần thiết.
2.2.3. Tổ chức hội họp
Cơ quan Ban QLHC-BTM/QK7 luôn tiến hành lập kế hoạch cũng như chương
trình hội nghị theo các hoạt động và yêu cầu của Thủ trưởng đề ra.

2.2.4. Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế làm việc
Theo khảo sát thì cơ quan chưa xây dựng được Quy chế hoạt động. Vì vậy, trong
những năm qua công tác văn phòng của cơ quan còn vấp phải sự lúng túng và có
những hạn chế nhất định.
2.2.5. Tổ chức, sắp xếp nơi làm việc và trang thiết bị, phương tiện làm việc
Công việc sắp xếp trang thiết bị máy móc, phương tiện làm việc tại Văn phòng
đều được sắp xếp bố trí một cách khoa học.
2.3 Ưu điểm, hạn chế và kiến nghị đối với công tác văn phòng
Công tác văn phòng của Ban QLHC-BTM/QK7 đã từng bước được kiện toàn
và đi vào hoạt động có nề nếp, góp phần quan trọng nâng cao hiệu quả lãnh đạo, chỉ
huy, quản lý của cơ quan.


11
a) Ưu điểm.
- Ban QLHC-BTM/QK7 đã phát huy tốt chức năng tham mưu, tổng hợp.
Cụ thể:
+ Giúp cấp ủy, chỉ huy xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch,
chương trình công tác năm, quí, tháng, tuần; Tham mưu, rà soát chỉnh lý các VB trình
Thủ trưởng BTM, bảo đảm đúng Nghị quyết, đường lối, chủ trương,
chính sách,
nguyên tắc của Đảng, Pháp luật của Nhà nước và quy định của Quân đội; bảo đảm
phục vụ cho cơ quan lãnh đạo về mặt hành chính, văn thư, quản trị.
+ Chủ động hiệp đồng với các cơ quan đơn vị, tổng hợp tình hình hoạt động của
các cơ quan, đơn vị, thông tin, phản ánh và kiến nghị kịp thời những vấn đề cần giải
quyết, chỉ đạo. Thực hiện tốt nhiệm vụ là cầu nối giúp lãnh đạo, chỉ huy BTM hiểu
được tâm tư nguyện vọng của các đơn vị cấp dưới và các đơn vị cấp dưới nắm được ý
định của Thủ trưởng cấp trên, từ đó quá trình xử lý công việc luôn mang tính chủ động
và đạt hiệu quả cao.
- Trụ sở làm việc Ban QLHC-BTM/QK7 được xây dựng ở vị trí trung tâm của

BTM, không gian làm việc yên tĩnh, các phòng làm việc được thiết kế mang tính hiện
đại, rộng rãi, thoáng mát.
- Công tác tổ chức lao động của cơ quan đã tổ chức đúng theo quy định của
BQP. Ban QLHC đã được bố trí đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn đủ khả năng
thực hiện nhiệm vụ, có trách nhiệm cao, thường xuyên tận tụy, chu đáo,với công việc
và mẫu mực trong phong cách ứng xử.
- Công tác xây dựng và đào tạo bồi dưỡng chuyên môn kỹ thuật cho cán bộ văn
phòng cũng được cơ quan chú trọng quan tâm.
- Cơ quan đã tạo điều kiện đầu tư trang thiết bị phục vụ cho công tác VP và
bước đầu đưa vào sử dụng các phương tiện kỹ thuật tiến tiến của công nghệ thông tin.
Nhờ có máy tính và qua việc nối mạng nội bộ (LAN) đã góp phần giúp quá trình xử lý
công việc của cơ quan luôn nhanh chóng, chặt chẽ.
- Chỉ huy các cấp, cụ thể là Trưởng Ban QLHC đã luôn bám sát quy định
của trên và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để chỉ đạo, điều hành công tác
văn phòng hoạt động trôi chảy. Công tác kiểm tra được duy trì nghiêm túc và
chặt chẽ.
b) Hạn chế.
- Chưa xác định rõ vị trí, vai trò, chức năng công tác văn phòng. Trong những
năm qua, Ban QLHC chỉ nặng triển khai công tác hành chính quân sự và phục vụ, còn
xem nhẹ công tác thu thập, nghiên cứu và tổng hợp thông tin.
- Chưa xây dựng được quy chế làm việc riêng của Ban và các bộ phận. Do ảnh
hưởng từ vấn đề này đã làm cho công tác văn phòng của cơ quan vẫn còn sự trì trệ,
luộm thuộm, chưa phát huy tốt nhất vai trò chức năng của mình.
- Do ảnh hưởng của việc bố trí văn phòng theo kinh nghiệm nên các phòng làm
việc của Ban QLHC được sắp xếp chưa thật sự khoa học. Bộ phận VT-BM-LT lại bố
trí gần phòng khách, gây ồn ào và không bảo đảm an toàn cho công tác bảo mật. Các


12
bộ phận làm việc có quan hệ thường xuyên lại bố trí xa nhau, buộc cán bộ khi cần trao

đổi công tác phải thường xuyên di chuyển, tạo tâm lý không thoải mái, thiếu tập trung
cho cán bộ...
- Việc hiện đại hóa công tác VP chưa được quan tâm đúng mức. Hệ thống trang
thiết bị của một số Bộ phận đã quá cũ kỹ, lạc hậu nhưng chưa được thay đổi. Còn thiếu
nhiều loại máy chủ yếu như: máy photocoppy (mới trang bị 01 máy), máy scanne, máy
hủy tài liệu, máy fax…
- Biên chế cán bộ còn thiếu so với yêu cầu nhiệm vụ (thiếu Trợ lý Hành chính
và nhân viên lưu trữ).
c) Kiến nghị.
Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói: Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt,
giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì
lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng…(trích bài nói chuyện với cán bộ văn
phòng Trung ương Đảng tại chiến khu Việt Bắc năm 1950).
Và vấn đề này cũng được Phó Giáo sư - Tiến sĩ Đào Xuân Chúc khẳng định:
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của một cơ quan; là nơi giao tiếp, thu nhận
và xử lý thông tin nhằm phục vụ cho lãnh đạo, quản lý; là nơi bảo đảm điều kiện vật
chất của cơ quan và tổ chức; là bộ nhớ, là tai mắt, là bộ mặt của cơ quan.
Như vậy dù ở bất cứ thời đại nào, thì văn phòng và công tác văn phòng luôn
đóng vai trò, vị trí quan trọng trong hoạt động của cơ quan. Đặc biệt, trong thời đại
“bùng nổ thông tin”, cũng như các cơ quan kinh tế và hành chính sự nghiệp, thì
BTM/QK7 rất quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để có thể quyết định
được những vấn đề mang lại hiệu quả cho đơn vị và xã hội. Nhất là việc nắm bắt
những thông tin chính xác nhằm tham mưu kịp thời cho lãnh đạo, chỉ huy BTLQK7
đưa ra những quyết định đúng đắn đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình
mới. Và để làm tốt công tác này thì không thể thiếu sự tồn tại của Ban QLHC.
Muốn công tác văn phòng của Ban QLHC-BTM/QK7 hoạt động có hiệu quả và
ngày càng phát triển, cần tập trung vào một số giải pháp cụ thể sau:
Thứ nhất, về mặt tổ chức.
- Cần nhận thức đúng vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của công tác văn
phòng; phải hiểu rõ chức năng nghiên cứu xử lý thông tin, tham mưu, tổng hợp luôn là

chức năng cơ bản, quan trọng. Khi đã nắm vững vấn đề này, thì cơ quan sẽ chủ động
triển khai có hiệu quả các nhiệm vụ chính và chắc chắn Thủ trưởng BTM sẽ quan tâm
chỉ đạo và sử dụng văn phòng đúng người, đúng việc.
- Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, khoa học và đủ về số lượng. Trong đó, làm
rõ trách nhiệm của từng chức danh, của từng cán bộ, nhân viên trong Ban theo nguyên
tắc mỗi việc chỉ do một cá nhân hay một bộ phận đảm nhiệm, nhằm hạn chế sự chồng
chéo, bỏ sót công việc.
Thứ hai, thực hiện quy chế hóa các hoạt động của cơ quan. Bao gồm: Xây
dựng và hoàn thiện quy chế làm việc của Ban QLHC, của các bộ phận và của từng cá
nhân; đồng thời xây dựng quy trình, giải quyết công việc và quy chế truyền thông tin


13
nhằm đảm bảo tính bảo mật thông tin cho hoạt động của cơ quan trong thời đại công
nghệ thông tin. Đây là một trong những giải pháp khá quan trọng góp phần đưa công
tác văn phòng của Ban QLHC đi vào nề nếp.Vì thực tế đã chứng minh những quy định
về lề lối, nề nếp làm việc luôn là công cụ điều hành công việc hết sức quan trọng. Nó
góp phần tạo lập ràng buộc các mối quan hệ công tác giữa lãnh đạo với nhân viên và
giữa các bộ phận với nhau, nâng cao ý thức kỷ luật, từ đó giúp cho việc thực hiện
nhiệm vụ được trôi chảy.
Thứ ba, về cán bộ của văn phòng.
- Tổ chức phân công lao động đúng người, đúng việc, theo đúng khả năng và
trình độ chuyên môn được đào tạo.
- Xây dựng, hoàn thiện và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ nhân viên văn
phòng về mọi mặt (nhất là những cán bộ chủ chốt của Ban). Giải pháp thực hiện là đào
tào, bồi dưỡng cả về phẩm chất, năng lực, trình độ chính trị, chuyên môn nghiệp vụ,
ngoại ngữ, tin học… theo chức trách được giao; bố trí ổn định nhằm tích lũy kinh
nghiệm thực tế trong công tác.
- Thường xuyên bồi dưỡng, tập huấn và tổ chức hội thi cán bộ văn phòng giỏi,
nhằm khuyến khích tinh thần thi đua trong công tác.

- Có chính sách đãi ngộ phù hợp cho đội ngũ cán bộ văn phòng.
Thứ tư, đổi mới phương pháp, tác phong công tác, lề lối làm việc.
- Huấn luyện cho đội ngũ cán bộ Ban phong cách làm việc chuyên nghiệp và
hiện đại nhưng vẫn đảm bảo được tính chính qui.
- Tiếp tục cải tiến, đổi mới công tác tham mưu, phục vụ, phối hợp điều hành
công việc; đổi mới xây dựng và quản lý chương trình làm việc; đồng thời đổi mới
công tác thông tin báo cáo và công tác hội họp, giao ban.
- Tiếp tục duy trì công tác kiểm tra một cách đồng bộ và thường xuyên, để phát
hiện những vấn đề tồn tại, nảy sinh, kịp thời phản ánh và đề xuất phương án giải quyết
cho thủ trưởng các cấp.
Thứ năm, cải thiện điều kiện làm việc.
- Nghiên cứu bố trí lại các phòng làm việc của Ban QLHC theo mô hình tối ưu
nhất. Đồng thời, lựa chọn phương án sắp xếp các vị trí làm việc thích hợp cho từng
loại công việc.
- Đảm bảo phương tiện làm việc đầy đủ, thích hợp, mang tính thẩm mỹ cao, tạo
tâm lý phấn khởi, thoải mái, yêu thích công việc cho cán bộ, nhân viên. Tuy nhiên,
phải cân nhắc làm sao đầu tư được những phương tiện phục vụ có
hiệu quả cho
công tác và thật sự tiết kiệm, tránh sự phô trương lãng phí.
Thứ sáu, hiện đại hóa công tác văn phòng: Đây là một xu hướng chung của xã
hội, là một yêu cầu bức thiết đối với văn phòng các cấp trong quân đội nói chung và
Ban QLHC-BTM/QK7 nói riêng. Cơ quan cần quan tâm hiện đại hóa các nội dung:
- Tiếp tục đầu tư trang thiết bị vật chất hiện đại như: máy fax, máy vi tính tốc
độ cao, máy photo đa năng, máy scanne, máy hủy tài liệu…Đây chính là những công
cụ góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu quả thực hiện nghiệp vụ văn phòng, vì


14
nhờ nó mà q trình trao đổi cập nhật thơng tin, quản lý cơng văn, tài liệu và thao tác
nghiệp vụ được nhanh, gọn, thuận lợi và kịp thời hơn.

-Tăng cường ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn phòng. Thực hiện
tin học hóa từ việc quản lý, chỉ đạo cơng việc đến việc xử lý cơng văn giấy tờ, báo cáo,
trao đổi thơng tin trên hệ thống máy tính.
Thứ bảy, thường xun phối hợp, trao đổi nghiệp vụ với các cơ quan đơn vị
bạn nhằm học hỏi trao đổi kinh nghiệm về hoạt động cơng tác văn phòng.
3. Cơng tác văn thư.
Để thực hiện tốt cơng tác cơng văn - giấy tờ bảo đảm cho hoạt động quản lý,
sau khi thành lập cơ quan đã thiết lập bộ phận văn thư chun trách thuộc Ban QLHC.
Đặc điểm tổ chức văn thư của cơ quan là tập trung. Mọi hoạt động cơng tác văn thư
của cơ quan đều tn thủ theo những quy định của Điều lệ cơng tác văn thư của BQP
(ban hành năm 1981).
3.1. Tổ chức và biên chế của văn thư chun trách.
Theo Quyết định số 1548/2000/QĐ-BQP ngày 02/8/2000 và Quyết định số
68/2008/QĐ-BQP ngày 13 tháng 5 năm 2008 của Bộ Quốc phòng thì Ban QLHCBTM/QK7 được cơ cấu Bộ phận VT-BM-LT.
Tổ chức biên chế gồm 04 cán bộ chun trách, với sự phân cơng nhiệm vụ cụ
thể như sau:
- 01 tổ trưởng: Phụ trách chung, chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra tiến trình
thực hiện cơng việc, tổng hợp, tham mưu cho Thủ trưởng các cấp, trực tiếp là Trưởng
Ban QLHC về cơng tác quản lý, chỉ đạo nghiệp vụ cơng tác văn thư.
- 01 đồng chí phụ trách cơng tác bảo mật: Chịu trách nhiệm đóng dấu, đăng ký,
chuyển giao cơng văn đi, đến.
- 01 đồng chí phụ trách cơng tác đánh máy, photo cơng văn - tài liệu.
- 01 đồng chí phụ trách cơng tác lưu trữ.
3.2 Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về cơng tác văn thư.
Ngoài sự quan tâm, tạo điều kiện về trang thiết bò văn phòng, Đảng ủy –
Thủ trưởng BTM còn quan tâm tới nghiệp vụ công tác văn thư như :
- Chỉ đạo các cơ quan – đơn vò trực thuộc phổ biến rộng rãi các Quyết đònh,
quy đònh và Chỉ thò của Bộ Quốc phòng về công tác Văn thư – Lưu trữ.
- Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình, Quân khu đã ban hành
các quyết đònh, chỉ thò về công tác Văn thư – Lưu trữ và tiến hành quán triệt đến

các cơ quan, đơn vò.
- Chỉ đạo Văn phòng Bộ Tư lệnh xây dựng các hướng dẫn về thể thức văn
bản hành chính, thể thức văn bản của Đảng, các nội dung công tác có liên quan
đến công tác công văn – giấy tờ để phổ biến cho các đơn vò cấp dưới thống nhất
thực hiện.
- Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho các đồng chí phụ trách công tác văn thư
bảo mật thực hiện nhiệm vụ.


15
- Hàng năm, cơ quan đều tổ chức các lớp tập huấn về công tác văn thư –
lưu trữ và triệu tập cán bộ phụ trách về tham gia đầy đủ.
- Bố trí cho cán bộ được tham gia các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ
Văn thư – Lưu trữ theo chỉ tiêu của Bộ Quốc phòng.
3.3 Tình hình thực hiện nghiệp vụ cơng tác văn thư.
3.3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản.
Cũng như những cơ quan khác, trong hoạt động quản lý của BTM/QK7, cơng
tác soạn thảo và ban hành VB ln là một nhiệm vụ quan trọng và mang tính chất
thường xun.
a) Về thẩm quyền ban hành VB: BTM/QK7 là đơn vị LLVT trực thuộc
BTLQK7, theo qui định của nhà nước thì khơng được ban hành VB quy phạm pháp
luật. Cơ quan chỉ có thẩm quyền ban hành một số VB áp dụng quy phạm pháp luật
(Quyết định, chỉ thị) và VB hành chính thơng thường.
Theo khảo sát thì tình hình soạn thảo và ban hành VB ở BTM/QK7 được thực
hiện rất chặt chẽ, các VB do cơ quan ban hành ln theo đúng thẩm quyền, và nội
dung của VB ln tn thủ theo quy định của cấp trên.
b) Về thể loại VB do cơ quan ban hành.
Hệ thống VB được hình thành chủ yếu trong hoạt động quản lý của BTM/QK7
là VB áp dụng qui phạm pháp luật và VB hành chính thơng thường. Gồm các thể loại:
Quyết định, Chỉ thị (ví dụ: Quyết định của Tham Mưu trưởng Qn khu về việc thành

lập Hội đồng Giáo dục quốc phòng; Chỉ thị của Tham Mưu trưởng QK7 về việc SSCĐ
bảo vệ thời gian cao điểm), Điều lệ, Quy chế, Quy định, Kế hoạch, Chương trình, Báo
cáo, Thơng báo, Tờ trình, Đề án, Phương án, Hướng dẫn, Biên bản, Hợp đồng, Cơng
điện, Cơng văn hành chính, Giấy chứng nhận, Giấy giới thiệu, Giấy cơng tác, Giấy
nghĩ phép, Giấy mời, Giấy ủy quyền, Phiếu gửi. Ngồi ra, cơ quan còn ban hành một
số VB mang tính chất đặc thù của ngành gồm: Mệnh lệnh, Chỉ lệnh, Lệnh, Quyết tâm,
Thuyết minh…Đây là các thể loại văn bản phục vụ cho cơng tác tham mưu tác chiến,
huấn luyện, được ban hành theo qui định của Điều lệ cơng tác tham mưu tác chiến,
huấn luyện năm 2002 của BQP.
Theo số liệu thống kê từ năm 2005 đến 2009, thì trung bình mỗi năm
BTM/QK7 ban hành trên 4.000 VB các loại. Số lượng VB do cơ quan ban hành nhiều
hay ít là tùy thuộc vào tình hình cơng việc của từng năm. Cụ thể:
,

TT

Tên loại văn bản
Báo cáo
Biên bản
Chỉ lệnh
Chỉ thị
Chương trình

2005
149
32
05
18
82


Số lượng/năm
2006
2007
2008
175
179
177
19
14
19
07
11
21
23
37
48
54
48
51

2009
269
13
19
46
50


16
Công điện

Công văn hành chính
Đề án
Điều lệ
Giấy chứng nhận
Giấy công tác
Giấy giới thiệu
Giấy mời
Giấy nghĩ phép
Giấy ủy quyền
Hợp đồng
Hướng dẫn
Kế hoạch
Lệnh
Mệnh lệnh
Phiếu gửi
Phương án
Quy chế
Quy định
Quyết định
Quyết tâm
Thông báo
Thuyết minh
Tờ trình
Tổng cộng

519
693
01
05
274

321
350
43
489
11
03
74
170
08
12
80
24
06
216
10
103
07
325
4.035

617
714

612
834

03
324
458
473

58
419
06
01
65
170
06
09
67
13
03
01
302
07
101
04
372
4.471

05
441
689
712
73
512
18
04
89
181
11

13
87
15
05

732
747
01
04
512
733
688
77
476
05
02
101
178
11
16
76
16
04

346
05
137
05
398
5.481


341
11
143
11
402
5.603

704
749
06
497
777
656
65
492
02
05
99
207
21
19
64
11
06
01
352
19
159
17

392
5.717

c) Thể thức và nội dung VB.
Để thống nhất trong công tác soạn thảo và ban hành VB, cơ quan luôn bám sát
theo Quyết định số 206/2005/QĐ-BQP ngày 20/12/2005 của BQP quy định về việc
ban hành và quản lý VB hành chính.
Qua khảo sát thì hầu hết các VB do cơ quan ban hành đều trình bày đúng về thể
thức, mang tính thẩm mĩ cao. Đảm bảo đầy đủ các thành phần: Quốc hiệu; tên cơ quan
ban hành; số ký hiệu VB; địa danh và thời gian ban hành VB; tên loại và trích yếu nội
dung; nội dung; chức vụ, cấp bậc, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu cơ
quan ban hành; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có).
Về nội dung thì đa số các VB được ban hành có bố cục hợp lý, tương đối chặt
chẽ về nội dung. Tuy nhiên, vẫn còn tình trạng diễn đạt nội dung VB không đảm bảo
tính logic, trình bày VB dài dòng nhưng lượng thông tin ít, lập luận không chặt chẽ,
dùng từ ngữ không chuẩn (sử dụng văn nói hoặc những từ ngữ khách sáo, ví dụ: Được
quí cơ quan cho phép; rất mong được sự hỗ trợ của quí cơ quan…) và vẫn còn trường
hợp thể loại VB không phù hợp với tính chất
vấn đề cần ra VB (ví dụ: để phân


17
công nhiệm vụ cho cán bộ trong một Bộ phận thay vì ban hành Quy chế thì có đơn vị
lại xây dựng Biên bản...).
d) Qui trình soạn thảo và ban hành VB.
BTM/QK7 là cơ quan trực tiếp lãnh đạo, chỉ huy các mặt công tác của các đơn
vị trực thuộc. Vì vậy, để BTM/QK7 ban hành VB chỉ đạo được nhanh chóng, chặt chẽ,
các đơn vị chuyên ngành có trách nhiệm soạn thảo những VB thuộc chức năng nhiệm
vụ của đơn vị mình, trình Thủ trưởng BTM thông qua và ký ban hành.
Công tác soạn thảo VB ở các đơn vị thường được phân công cho các

Trợ
lý. Để VB ban hành ra đảm bảo chất lượng, nhiệm vụ của cán bộ soạn thảo có trách
nhiệm xác định cho được các nội dung như: mục đích ban hành,
thể loại, độ
mật, khẩn, phạm vi phổ biến, thời gian thực hiện của VB...
Theo qui định của cơ quan thì quy trình soạn thảo VB phải tuân thủ theo các
bước sau:
Bước 1: Thu thập, xử lý thông tin cần thiết có liên quan đến VB cần
soạn thảo: Thông tin mà các trợ lý thường xuyên thu thập là những thông tin trên VB
(thông tin thẩm quyền, pháp luật, thực tiễn…).
Bước 2: Xây dựng đề cương và viết bản thảo: Trước khi soạn thảo VB, người
viết bắt đầu bằng việc xây dựng đề cương. Đề cương VB thể hiện rõ bố cục của VB và
khái quát được những ý tưởng định đưa vào các phần, chương, mục của VB. Nội dung
bản thảo phải bám sát theo ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng cấp trên.
Bước 3: Chuyển bản dự thảo đến các bộ phận có liên quan để xin ý kiến
đóng góp.
Ví dụ: Phòng Tác chiến là cơ quan chịu trách nhiệm soạn thảo Chỉ lệnh công
tác tham mưu năm của BTM. Vì nội dung của Chỉ lệnh có những vần đề liên quan đến
lĩnh vực công tác chuyên môn của các Phòng, Ban khác, nên Phòng Tác chiến phải
chuyển dự thảo cho các Phòng, Ban thuộc BTM đóng góp ý kiến hoàn thiện.
Bước 4: Bổ sung, sửa chữa và hoàn chỉnh bản thảo.
Bước 5: Trình duyệt bản thảo: Bản thảo phải được trình cho Thủ trưởng phụ
trách mặt công tác được đề cập trong bản thảo xem xét thông qua nội dung. Người
duyệt bản thảo phải xem xét kỹ về nội dung, quyết định độ khẩn, độ mật và phạm vi
phổ biến của VB.
Bước 6: Đánh máy bản thảo (trường hợp bản thảo được viết tay) và kiểm tra
chỉnh sửa lần cuối: Nhân viên đánh máy trước khi đánh máy VB phải đăng ký vào
“Sổ đăng ký chế bản và nhân bản” để quản lý và theo dõi.
MẪU SỔ ĐĂNG KÝ CHẾ BẢN, NHÂN BẢN
(Khổ 19 x 27)

T
T

Số sổ
nháp

Trích yếu

Tên
người

Bước 7: Trình ký văn bản.

Số
lượng

Số
lượng

Độ
mật

Người
chế

Người
đối

Trả lại cán bộ
Ngày

Ký
trả
nhận

Ghi
chú


18
VB trình ký phải hoàn chỉnh về nội dung, thể thức và đã được Thủ trưởng đơn
vị (hoặc người soạn thảo) ký nháy đảm bảo độ chính xác nội dung.
Cơ quan soạn thảo không được trình VB trực tiếp cho chỉ huy, mà phải qua văn
thư. Bộ phận văn thư có trách nhiệm kiểm tra lại thể thức, sau đó trình Trưởng Ban
QLHC xem xét nội dung, thủ tục (các giấy tờ liên quan đến VB) và thẩm quyền ký để
quyết định trình VB cho Thủ trưởng phụ trách ký ban hành.
Việc ký duyệt VB phải thực hiện theo đúng thẩm quyền đã được qui định tại
Quy chế phân công nhiệm vụ của Thủ trưởng BTM/QK7 (ban hành kèm theo Quyết
định số 892/QĐ-TM ngày 27/7/2008 của Phó Tư lệnh-Tham Mưu trưởng.
Trường hợp những VB mà các đơn vị được quyền ký thừa lệnh thì vẫn thực
hiện theo đúng thủ tục trên. Theo qui định thì Bộ phận Văn thư được quyền không
đóng dấu và trả lại những VB trình bày sai thể thức cho đơn vị soạn thảo.
Bước 8: Đăng ký văn bản: ghi số, ký hiệu, ngày, tháng cho văn bản.
Bước 9: Nhân bản, đóng dấu và làm thủ tục chuyển giao văn bản theo “nơi
nhận”.
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VB
CÁN BỘ SOẠN THẢO
- Soạn thảo.
- Trình thông qua nội dung.
- Xem xét bổ sung, sửa chữa.
,


THỦ TRƯỞNG PHÒNG, BAN
- Góp ý kiến.
- Duyệt bản thảo và ký chính thức
những VB được ký thừa lệnh.

THỦ TRƯỞNG BTM
- Góp ý kiến.
- Duyệt nội dung.
- Ký chính thức.

NHÂN VIÊN ĐÁNH MÁY
- Đánh máy.
- Nhân bản.
- Kiểm tra số lượng bản.

NHÂN VIÊN VĂN THƯ
- Kiểm tra thể thức, trình ký.
- Đăng ký, đóng dấu.
- Chuyển giao và lưu văn bản

Như vậy, so với lý thuyết thì quy trình soạn thảo VB của BTM/QK7 gần như
thống nhất. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện có lúc cơ quan vẫn chưa tiến hành
theo đúng trình tự. Song, để hoàn thiện một VB, cơ quan luôn đảm bảo đủ thành phần
tham gia xây dựng (Cán bộ soạn thảo, Thủ trưởng các Phòng, Ban, Thủ trưởng BTM
và văn thư BTM). Vì vậy, công tác soạn thảo của cơ quan đã được tiến hành khá chặt
chẽ và đa số VB được ban hành luôn đảm bảo chất lượng.


19

3.3.2. Tình hình quản lý công văn đi.
Tất cả công văn giấy tờ lấy danh nghĩa của BTM/QK7 gửi cho các đơn vị có
liên quan (kể cả giấy giới thiệu, giấy công tác), phải tập trung về Bộ phận VT- BM LT của Ban để kiểm tra, trình ký, đăng ký (số, ký hiệu và ngày tháng VB) và đóng dấu
phát hành, tuân thủ qui tắc “nhanh chóng, chính xác, bảo đảm bí mật”. Việc đăng ký
VB được tính theo năm (từ ngày 01/01 đến ngày 30 hoặc 31/12).
- Số công văn được đánh chung cho tất cả các loại VB theo thứ tự lần lượt
từ số 01 của ngày 01/01 đến số cuối cùng của ngày 30 hoặc 31/12. Ký hiệu được thiết
lập trên cơ sở chữ cái viết tắt tên loại VB và cơ quan ban hành theo quy định của BQP.
Ví dụ: Báo cáo do BTM/QK7 ban hành, được ghi số và ký hiệu là: 01/BC-TM, Tờ
trình của Phòng Quân lực ban hành được thể hiện thành phần số, ký hiệu là: 01/TTrQL.
- Ngày, tháng VB: Ghi ngày VB được ký, đối với ngày dưới 10 và tháng dưới 3
thì ghi thêm số 0 ở phía trước. Ngày, tháng ghi trên VB phải là ngày, tháng được đăng
ký trên máy vi tính.
MẪU CỬA SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI

Đăng ký cho VB xong, nhân viên văn thư tiến hành nhân bản và đóng dấu. Dấu
đóng lên VB là dấu mang phiên hiệu chính thức của BTM. Dấu của BTM chỉ được
đóng vào những VB có chữ ký hợp lệ của Thủ trưởng có thẩm quyền. Dấu phải đóng
trùm lên khoảng 1/3 về phía trái chữ ký. Những VB có phụ lục thì phải đóng dấu trùm
lên một phần tên cơ quan hoặc trích yếu của
phụ lục. Văn thư chỉ được phép
đóng dấu đúng số lượng bản như đã xác định ở thành phần “nơi nhận”.
Sau khi VB có chữ ký hợp lệ, dấu của cơ quan và được đăng ký vào sổ
theo dõi, nhân viên văn thư làm thủ tục chuyển trong ngày (chậm nhất là ngày sau).
Riêng những VB có dấu hiệu khẩn phải làm thủ tục chuyển giao ngay.


20
- VB đi phải được đóng bì trước khi chuyển (trừ những công văn chỉ gửi trong
nội bộ QK) và trên phong bì phải được thể hiện đầy đủ các thành phần số, ký hiệu và

địa chỉ đơn vị nhận.
- Để quản lý và theo dõi quá trình chuyển giao VB được chặt chẽ, nhân viên
văn thư luôn đăng ký vào “Sổ chuyển giao công văn” theo mẫu của BQP.
MẪU SỔ CHUYỂN GIAO CÔNG VĂN
Trang nội dung
Ngày

Tên người và cơ quan đơn vị

1

2

Số, ký hiệu
công văn
3

Số lượng
bì
4

Độ
mật
5

Ngày, giờ, tên
và ký nhận
6

Những công văn được gửi trong nội bộ QK thì nhân viên văn thư chịu trách

nhiệm chuyển trực tiếp, còn lại được chuyển qua đường Quân bưu. Khi chuyển giao
VB nhân viên văn thư phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ chuyển giao.
Việc giải quyết VB giữa các ngành, các cơ quan được thực hiện đúng theo hệ
thống tổ chức của bộ máy BQP; VB phải được gửi đến đúng cơ quan, đơn vị có thẩm
quyền giải quyết hoặc có trách nhiệm cần biết. Chỉ gửi VB đến thủ trưởng cơ quan,
đơn vị có trách nhiệm trực tiếp giải quyết.
Đối với những công văn mật khi chuyển giao phải tuân thủ qui định sau:
- Trường hợp nội bộ QK: nhân viên văn thư phải chuyển trực tiếp đến cán bộ
xử lý. Những VB này phải được đăng ký vào sổ “quản lý công văn mật”. Đây là loại
sổ dùng để theo dõi các tài liệu mật mà cán bộ xử lý đang quản lý, làm căn cứ thư hồi
những công văn, tài liệu đó khi công việc đã giải quyết xong.
MẪU SỔ QUẢN LÝ CÔNG VĂN MẬT
Trang nội dung (Khổ 19 x 13)
T
T

Ngày
nhận

Số
đến

Số
VB

Ngày
VB

Cơ
quan


Trích
yếu

Số
bản

Số
tờ

Độ
mật

Thời
hạn

Ngày

Chuyển sang
Họ và
Đơn
tên
vị

Chữ
ký

- Trường hợp chuyển đến các cơ quan, đơn vị ngoài QK thì cơ quan đóng vào
hai phong bì. Công văn được cho vào phong bì bên trong và đóng dấu chỉ mức độ mật
(tuyệt mật, tối mật, mật) lên phong bì, phong bì ngoài đóng dấu

ký hiệu mức độ
mật tương ứng với độ mật của VB (A, B, C). Những công văn mật thì luôn gửi kèm
theo “Phiếu gửi”.

MẪU PHIẾU GỬI

Ghi
chú


21
Ngày…………………..
Tháng…………………
Năm…………………..
Số phiếu………………
Nơi nhận……………...
………………………..
Tổng số công văn……..
………………………..
Tổng số văn kiện……...
………………………...
Người đóng gói………..

BỘ TƯ LỆNH QUÂN KHU 7
………………………………
Số……………

PHIẾU GỬI
CÔNG VĂN – VĂN KIỆN


Nơi nhận…………………………………………………………….
Ra đi hồi………giờ…….….ngày………tháng……..…năm……….
Tổng số…………………….CV…………VK……………………...
Bì số ………………………………………………………………...
Túi số……………………….Trả ngày……………………………...
Kèm theo……..……………………………………………………...
NƠI GỬI
NƠI NHẬN
Người phụ trách
…Giờ….ngày…..tháng….năm…..
(Ký rõ tên và đóng dấu)
(Ký rõ họ tên, chức vụ và

đóng dấu)
Phần này lưu lại
Đề nghị trả lại phiếu này

Tất cả công văn đi của cơ quan đều được lưu 02 bản. 01 bản chính (bản có chữ
ký tươi của Thủ trưởng và đã đóng dấu) được lưu lại tại Bộ phận Văn thư và 01 bản
được lưu tại bộ phận soạn thảo. Những bản lưu tại văn thư luôn được sắp xếp theo tên
loại nhằm phục vụ nhu cầu tra cứu khi cần thiết.
3.3.3 Tình hình quản lý công văn đến.
VB đến của BTM/QK7 là toàn bộ công văn, tài liệu...của các cơ quan,
đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài Quân đội gửi đến qua đường quân bưu và trực
tiếp. Trong đó, chủ yếu là VB của BQP, BTLQK7, của các cơ quan, đơn vị thuộc
BQP, BTLQK7 và các cơ quan, đơn vị thuộc BTM/QK7.
Hàng năm, BTM/QK7 tiếp nhận trên 7.000 công văn, tài liệu của các
cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân gửi để trao đổi giải quyết những công việc có
liên quan. Thành phần, số lượng công văn đến hàng năm được thể hiện qua bảng
thống kê và biểu đồ sau:

Số lượng VB/Năm
TT
Nội dung
2006
2007 2008
2009
VB của các cơ quan cấp trên (Chính phủ, Bộ
01
2.761 2.983 3.011 3.096
Quốc phòng, các cơ quan BQP, BTLQK7,…).
VB đến của các cơ quan ngang cấp (Cục Chính
02 trị, Cục Hậu cần, Cục Kỹ thuật/QK7 và BTM 1.972 2.265 2.387 2.064
các Quân khu, Quân đoàn thuộc BQP,…).
03 VB của các đơn vị cấp dưới.
2.719 2.739 2.787 2.893
Tổng cộng
7.452 7.987 8.185 8.593


22

Tình hình tổ chức quản lý VB đến của BTM/QK7 được tiến hành từng bước
chặt chẽ, nhanh chóng và khoa học. Theo qui định của cơ quan, tất cả các VB đến
trước khi xử lý, đều phải được đăng ký quản lý tại Bộ phận văn thư (kể cả các VB do
cán bộ của cơ quan nhận trực tiếp). Công tác tổ chức quản lý VB đến được cơ quan
thực hiện theo trình tự sau:
- Tiếp nhận công văn đến: Khi nhận nhân viên văn thư tiến hành kiểm tra
sơ bộ về số lượng bì, địa chỉ, tình trạng bì, nếu phát hiện dấu hiệu khác thường (mật
niêm phong, lộ nội dung) thì phải lập biên bản và báo cáo cấp trên.
- Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến: (Trừ những VB Mật).

+ Khi bóc bì tránh làm rách VB, không làm mất “số, ký hiệu VB và dấu bưu
điện” trên phong bì; kiểm tra số lượng VB trong bì; đối chiếu các yếu tố thông tin “số,
ký hiệu” được thể hiện trên VB và phong bì (nếu có dấu hiệu không trùng hợp thì phải
thông báo với nơi gửi công văn để kịp thời giải quyết).
+ Dấu đến được đóng lên góc phía trên, bên trái ngay dưới phần số, ký hiệu ở
trang đầu VB đến, nếu VB có phần trích yếu thì đóng dấu phía dưới phần
trích yếu nội dung. Việc đóng dấu đến để xác định VB đến ngày nào, có kịp thời hay
không và là căn cứ để truy cứu trách nhiệm về việc chuyển giao VB.
MẪU DẤU THU CÔNG VĂN
BỘ THAM MƯU QUÂN KHU 7

ĐẾN Số:_____________
Ngày: __________

- Đăng ký công văn đến: Sau khi đóng dấu đến, văn thư tiến hành đăng ký số
đến, ngày đến trên máy vi tính và ghi số và ngày tháng đến của văn bản vào dấu
“Đến”. Và tất cả công văn đến phải đính kèm “Phiếu giải quyết công văn”.


23
MẪU PHIẾU GIẢI QUYẾT CÔNG VĂN
BỘ TƯ LỆNH QUÂN KHU 7 PHIẾU GIẢI QUYẾT CÔNG VĂN
BỘ THAM MƯU
(Số….. ………ngày……………..)

Kính gửi:………………………………

MẪU CỬA SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN

- Trình công văn đến: Khi kết thúc công việc đăng ký, văn thư có

trách nhiệm xin ý kiến của Trưởng Ban QLHC để phân phối. Sau khi Trưởng Ban
QLHC xem xét, phân loại, văn thư tiếp tục trình công văn cho Thủ trưởng có thẩm
quyền giải quyết.
- Chuyển giao công văn đến: Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết của
Thủ trưởng, nhân viên văn thư tiếp tục chuyển giao VB đến cho các đơn vị có trách
nhiệm giải quyết. Thủ tục chuyển giao cũng được thực hiện chặt chẽ như chuyển giao
công văn đi (đăng ký vào sổ chuyển giao, yêu cầu người nhận công văn ký nhận vào
sổ, những VB khẩn, mật thì nhanh chóng chuyển trực tiếp cho thủ trưởng đơn vị có
trách nhiệm giải quyết), nhằm đảm bảo việc theo dõi, đôn đốc quá trình giải quyết VB
đến.


24
Như vậy, công tác quản lý công văn đi, đến văn thư ở BTM/QK7 đã thực hiện
một cách nghiêm túc, kịp thời, chính xác, đảm bảo tính cơ mật trong tài liệu và qui
trình giải quyết gần như thống nhất theo lý thuyết. Cụ thể:
- Quy trình xử lý VB đi : Kiểm tra VB trình ký chính thức đăng ký
nhân bản đóng dấu làm thủ tục chuyển giao chuyển giao lưu.
- Quy trình xử lý VB đến: Nhận sơ bộ phân loại, bóc bì VB đóng dấu đến
đăng ký trình
chuyển VB đến
theo dõi giải quyết.
3.3.4. Quản lý và sử dụng con dấu.
Hiện BTM/QK7 đang quản lý và sử dụng các loại con dấu: dấu cơ quan BTM,
dấu nhỏ đóng Giấy chứng nhận Quân nhân, dấu chức vụ, tên thủ trưởng và các con
dấu nghiệp vụ văn thư như: bảo mật, mật, tối mật, tuyệt mật, thượng khẩn, hỏa tốc.
Các loại dấu của cơ quan đang sử dụng được VP/BQP khắc theo mẫu và qui định của
BQP, Chính phủ.
Công tác quản lý và sử dụng con dấu là nhiệm vụ của nhân viên văn thư
phụ trách công tác bảo mật. Nhân viên bảo mật là người trực tiếp đóng dấu và chịu

trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan nếu như tình hình sử dụng và quản lý con dấu
xảy ra vấn đề sai sót. Con dấu chỉ được sử dụng tại phòng làm việc của Bộ phận Văn
thư. Hết giờ làm việc các con dấu được cho vào két sắt, khóa và niêm phong cẩn thận.
Nếu nhân viên bảo mật nghĩ thì tất cả các con dấu được bàn giao lại cho Trưởng Ban
QLHC (phải làm biên bản bàn giao).
Công tác quản lý con dấu ở cơ quan được thực hiện chặt chẽ và nghiêm túc theo
quyết định số 503/1999/QĐ – BQP ngày 19/4/1999 của Bộ trưởng BQP “về việc ban
hành Quy định quản lý và sử dụng con dấu”. Vì vậy, cơ quan chưa để xảy ra một
trường hợp sai sót nào về “quản lý và sử dụng con dấu”.
3.3.5. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ.
Theo Điều 39 - chương IV (Lập HS và nộp HS vào LTCQ) của Quyết định số
206/2005/QĐ-BQP và Chỉ thị 1080/CT-TL ngày 14/11/2007 của Tư lệnh QK7 về việc
củng cố công tác VT, BM, LT thì công tác lập HS và nộp HS vào LTCQ là trách
nhiệm bắt buộc đối với mọi cán bộ, nhân viên. Lập HS hiện hành sẽ góp phần nâng
cao chất lượng và hiệu suất công tác, giúp cơ quan quản lý VB được chặt chẽ và tạo
thuận lợi cho CTLT.
Quán triệt các qui định của trên, hàng năm cơ quan luôn xây dựng kế hoạch
hướng dẫn cán bộ, nhân viên tiến hành lập HS công việc. Tuy nhiên, hiện nay công tác
lập HS chưa được thực hiện nghiệm túc (trừ cơ quan Quân lực và Quân huấn). Tình
trạng tài liệu rời lẽ, phân tán vẫn còn phổ biến. Đa số cán bộ của các đơn vị khác sau
khi kết thúc năm công việc thường sắp xếp tài liệu vào cặp ba dây. Thực tế tài liệu ở
văn thư cũng chưa được lập HS đầy đủ, chủ yếu ở dạng tập lưu VB đi và VB đến. Việc
giao nộp tài liệu về LTCQ cũng chưa được tiến hành triệt để, vẫn còn nhiều trường
hợp cán bộ không chịu giao nộp mà cất giữ tài liệu tại đơn vị nhiều năm liền. Nguyên
nhân:


25
- Mặc dù đã qui định nhưng đây chỉ là nội dung công việc tồn tại trên
giấy tờ, chưa đôn đốc triển khai thực hiện và tổ chức mở các lớp tập huấn hướng dẫn

cụ thể về công tác LHS cho cán bộ, nhân viên. Chưa xây dựng được danh mục HS để
làm căn cứ cho các đơn vị tổ chức thực hiện thống nhất.
- Ý thức trách nhiệm của cán bộ còn hạn chế, tư tưởng xem công việc lập HS là
nhiệm vụ của cán bộ văn thư, lưu trữ vẫn còn tồn tại phổ biến.
- Công tác tham mưu của cán bộ chuyên trách chưa đến nơi đến chốn, từ đó dẫn
đến tình trạng thiếu kiên quyết trong tổ chức thực hiện và xử lý vi phạm.
Chính những tồn tại trên đã có ảnh hưởng nhất định trong hoạt động quản lý
của cơ quan và làm hạn chế sự phát triển của công tác lưu trữ. Mặc dù hàng năm, cơ
quan đều có kế hoạch bổ sung tài liệu nhưng do tư tưởng “tài liệu giữ bên mình vẫn
hơn” của cán bộ chuyên môn đã gây nhiều khó khăn, trở ngại cho nhân viên lưu trữ
trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Nhất là tình trạng tài liệu được giao nộp vẫn còn
rời lẽ, buộc cán bộ lưu trữ luôn phải tiến hành lập HS lại trong quá trình chỉnh lý. Dù
có nhiều cố gắng, song với tình trạng tài liệu bị phân tán ở nhiều nơi, nhất là những tài
liệu có nội dung then chốt nên số HS được lập không nhiều và chất lượng HS không
cao.
3.3.6 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác văn thư.
Hàng ngày, lưu lượng công văn đi, đến ở BTM/QK7 khá nhiều. Song tình hình
tổ chức quản lý VB “đi, đến” được văn thư của BTM/QK7 thực hiện một cách chặt
chẽ, thống nhất theo quyết định 206/2005/QĐ-BQP ngày 20/12/2005 của BQP quy
định về việc ban hành và quản lý VB hành chính.
Để hỗ trợ cho công tác quản lý VB được tiện lợi và khoa học hơn, năm 2003,
cơ quan đã nghiên cứu và xây dựng “Chương trình quản lý văn thư, lưu trữ”. Và cũng
từ năm 2003 việc đăng ký công văn đi, đến được tiến hành trên máy vi tính. Đây là
một bước tiến bộ của cơ quan trong ứng dụng công nghệ thông tin vào thực hiện công
tác chuyên môn. Vì đến cuối năm 2009, BQP mới bắt đầu triển khai phần mềm “Quản
lý công tác văn thư”.
(Hiện cơ quan đang tiến hành triển khai áp dụng phần mềm quản lý VT, LT
của BQP).