NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ NGHỀ THƯ KÝ
NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG
VÀ NGHỀ THƯ KÝ
Tác giả: ThS. LÊ VĂN IN
PHẠM HƯNG - LIÊNG BÍCH NGỌC
LỜI NHÀ XUẤT BẢN
Thời đại tự động hoá ở trình độ cao đẳng thúc đẩy sự bùng nổ thông
tin, đẩy nhanh xu hướng toàn cầu hóa, đặt các quốc gia nói chung, các tổ
chức - doanh nghiệp nói riêng, trước nhiều thời cơ và nhiều thách thức mới.
Những thách thức ấy càng gay gắt hơn ở các nước chậm phát triển.
Để phục vụ kịp thời cho công tác điều hành có hiệu quả của các nhà
quản lý, lãnh đạo, công tác văn phòng phải nhanh chóng vươn lên ở trình độ
cao. Nghiệp vụ văn phòng phải khoa học và hiện đại, vận dụng có hiệu quả
khoa học quản trị, năng lực xử lý thông tin yểm trợ hành chính, cung cấp kịp
thời nhiều chọn lựa cho cấp quản lý ra quyết định tối ưu.
Với mục đích đó, các tác giả, là các cán bộ quản lý và giảng dạy tại
Trường Cán bộ Thành phố Hồ Chí Minh, đã biển soạn cuốn “NGHIỆP VỤ
VĂN PHÒNG VÀ NGHỀ THƯ KÝ”. Nội dung sách gồm 6 phần chính, vừa
nhấn mạnh đến khoa học quản trị hành chính văn phòng, vừa đi sâu vào
nghiệp vụ của người thư ký, thúc đẩy ba mặt cấu trúc cơ bản của một văn
phòng hiện đại, phối hợp chặt chẽ, phát huy hiệu quả cao nhất cho công tác
lãnh đạo, quản lý, điều hành.
Chúng tôi mong rằng cuốn sách sẽ là tài liệu bổ ích cho mọi văn phòng
của các cơ quan hành chính, các công ty, các doanh nghiệp và học sinh đang
nghiên cứu về môn học này.
Xin giới thiệu cuốn sách với bạn đọc.
Tháng 7-2001
NHÀ XUẤT BẢN TP. HỒ CHÍ MINH


Phần 1. ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ

NGHỀ THƯ KÝ
Chương 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH
I. ĐỊNH NGHĨA QUẢN TRỊ
1. Khái quát chung
- Quản trị được định nghĩa bằng nhiều cách khác nhau. Ví dụ: quản trị
là quá trình hoàn thành công việc thông qua con người và với con người.
- Quản trị là hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát
công việc và những nỗ lực của con người nhằm đạt các mục tiêu đã vạch ra,
v.v…
2. Định nghĩa một cách tổng hợp
Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh đạo và
kiểm soát công việc và những nỗ lực của con người, đồng thời vận dụng một
cách có hiệu quả mọi tài nguyên để hoàn thành mục tiêu đã định.
II. CÁC CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ
Các chức năng của quản trị được thực hiện trong một tiến trình hoạt
động phối hợp các việc hoạch định (kế hoạch), tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh
đạo hoặc điều khiển, chỉ huy và kiểm tra một cách có hệ thống nhằm hoàn
thành mục tiêu chung của tổ chức (công ty, xí nghiệp, các đơn vị, ban ngành).
Các chức năng cụ thể của quản trị:
1. Chức năng hoạch định
- Hoạch định (làm kế hoạch) là tiến trình nghiên cứu đề ra các quyết
định về những việc phải làm trong tương lai nhằm hoàn thành các mục tiêu đã
định.
- Muốn thực hiện chức năng này, nhà quản trị phải nghiên cứu, phân
tích tình hình hoạt động đã qua, kết hợp với những điều kiện môi trường bên


ngoài để đề ra những việc phải làm nhằm đạt mục đích và chương trình đã
định.
2. Chức năng tổ chức

- Chức năng tổ chức hay còn gọi là công việc tổ chức là một tiến trình
xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp với các mục tiêu, nguồn lực của đơn vị với
các yếu tố bên ngoài.
- Cơ cấu tổ chức là quan hệ bố trí, sắp xếp các thành phần, các bộ
phận và các cương vị trong một đơn vị. Do đó cơ cấu tổ chức bao gồm các
cấp quản trị, các khâu quản trị và các quan hệ quyền hành trong hệ thống
quản trị.
3. Chức năng bố trí nhân sự
- Bố trí nhân sự còn gọi là xác định biên chế nhằm đặt đúng người vào
đúng chỗ và đúng lúc.
- Yếu tố con người trong tổ chức có vai trò rất quan trọng, nhất là trong
quan hệ sản xuất công nghiệp.
4. Chức năng lãnh đạo (điều khiển, chỉ huy)
- Lãnh đạo (điều khiển, chỉ huy) là chức năng hướng dẫn và tác động
lên người khác để thúc đẩy họ làm tốt công việc được giao hoặc do họ tự
nguyện nhằm hoàn thành mục tiêu đã định.
- Muốn lãnh đạo có hiệu quả phải gắn liền với việc nghiên cứu các
động cơ thúc đẩy trong lao động và vai trò của việc truyền đạt trong quản trị
nói chung.
5. Chức năng kiểm tra
- Kiểm tra là nhằm đảm bảo các hoạt động hiện tại và tương lai của đơn
vị phù hợp với kế hoạch đề ra.
- Công việc kiểm tra được tiến hành ngay cả trước khi hoạt động, đang
hoạt động và sau khi kết thúc hoạt động.


III. VAI TRÒ CỦA CÁC NHÀ QUẢN TRỊ
1. Các cấp quản trị
a) Quản trị viên cấp cao:
Chủ tịch hội đồng, các ủy viên, các Tổng giám đốc và Giám đốc - là

những người chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tố chức.
Quản trị viên cấp cao thường có nhiệm vụ quyết định về chiến lược của
công ty.
b) Quản trị viên cấp trung gian:
Trưởng phòng, trưởng ban, quản đốc phân xưởng và các chức vụ phó là người thực hiện các kế hoạch, chính sách của tổ chức bằng cách phối hợp
các công việc cần được thực hiện nhằm hoàn thành các mục tiêu chung.
Quản trị viên cấp trung gian thường đưa ra các quyết định mang tính
chiến thuật trong công việc mà mình đảm nhiệm.
c) Quản trị viên cấp cơ sở:
Là những quản trị viên ở bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc quản trị
trong cùng một tổ chức. Họ là những người tổ trưởng, trưởng nhóm, trưởng
ca, đốc công,…
- Nhiệm vụ của quản trị viên cấp cơ sở là hướng dẫn, đôn đốc, điều
khiển công nhân hoặc nhân viên trong các công việc thường ngày để đưa đến
sự hoàn thành mục tiêu chung của các tổ chức.
- Quản trị viên cấp cơ sở thường trực tiếp tham gia làm việc như những
người cấp dưới của họ.
- Quản trị viên cấp cơ sở có nhiệm vụ đưa ra các quyết định tác nghiệp
tại hiện trường và trong công tác hàng ngày, hàng tuần.
Sơ đồ cấp bậc quản trị trong một tổ chức
2. Các kỹ năng quản trị
a) Kỹ năng kỹ thuật (chuyên môn):


Kỹ năng kỹ thuật hoặc còn gọi là chuyên môn nghiệp vụ bao gồm các
việc như: lập trình, soạn thảo hợp đồng pháp lý, kinh tế (kỹ năng này rất cần
đối với các quản trị viên cơ sở).
b) Kỹ năng nhân sự:
Kỹ năng này liên quan đến khả năng cùng làm việc, động viên và điều
khiển nhân sự. Một số kỹ năng nhân sự cần thiết cho bất cứ cấp quản trị nào

như: biết cách truyền đạt có hiệu quả với đối tượng quản lý, quan tâm tích
cực đến các người khác, xây dựng không khí hợp tác trong lao động, biết
cách tác động và hướng dẫn nhân sự trong tổ chức để hoàn thành mục tiêu.
c) Kỹ năng nhận thức (tư duy):
Kỹ năng nhận thức có vai trò đặc biệt quan trọng, nhất là đối với các
nhà quản trị cấp cao, cần có tư duy chiến lược để giải quyết các vấn đề chính
sách, hoạch định chiến lược và đối phó với những tình huống bất trắc có thể
tác động mạnh đến sự tồn tại của một tổ chức.
Sơ đồ các kỹ năng quản trị
3. Vai trò chính của nhà quản trị
Vai trò chính của nhà quản trị thể hiện trên 10 vấn đề (điểm) và được
tập hợp thành 3 nhóm chính:
Nhóm 1: Nhóm các vai trò quan hệ với con người
- Vai trò đại diện cho tổ chức, cho tập thể trong việc thực hiện các nghi
lễ, các cuộc tiếp xúc xã giao.
- Vai trò tác động đối với các thành viên trong việc thực hiện các nhiệm
vụ.
- Vai trò liên lạc, giao dịch với bên ngoài để thu thập, nắm thông tin về
những cơ hội và nguy cơ tác động đến sản xuất - kinh doanh của công ty.
Nhóm 2: Vai trò thông tin


- Vai trò cung cấp thông tin ra bên ngoài giúp các đối tác nắm vững tình
hình trong quan hệ giao dịch phù hợp với mục tiêu của tổ chức (công ty).
- Vai trò phổ biến, truyền đạt thông tin đến các đối tượng quản lý trong
tổ chức (công ty) và cả đối với cấp trên, ngang cấp và cấp dưới.
- Vai trò thu thập, xử lý thông tin để tìm ra những tin tức, những hoạt
dộng tạo thuận lợi cho việc điều hành tốt hơn (vai trò này thể hiện qua đọc
sách, báo, văn bản, tiếp xúc, hỏi ý kiến mọi người).
Nhóm 3: Vai trò quyết định

- Quyết định áp dụng kỹ thuật mới, nâng cấp; điều chỉnh kỹ thuật đang
áp dụng để cải tiến hoạt động sán xuất - kinh doanh.
- Giải quyết các xáo trộn đối với những sự cố bất ngờ xảy ra nhằm sớm
ổn định trở lại (Ví dụ: bãi công, đối tác hợp đồng bị phá sản, vi phạm hợp
đồng, sự cố xảy ra).
- Quyết định trong việc phân phối tài nguyên (nguồn lực) cho các đối
tượng nào, vào thời gian nào (tài nguyên bao gồm tiền bạc, trang thiết bị, thời
gian).
- Thương thuyết, đàm phán trong quan hệ với các đối tác để có hợp
đồng kinh tế, tạo công việc làm cho công ty.

Chương 2. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ VĂN
PHÒNG HIỆN ĐẠI
I. KHÁI NIỆM VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
Mỗi cơ quan, đơn vị đều có văn phòng. Song văn phòng trong thực tế
hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội,
các doanh nghiệp, các đơn vị hành chính sự nghiệp lại được gọi với các tên
khác nhau và có các chức năng, nhiệm vụ, cách tổ chức hoạt động khác
nhau.


A. ĐỊNH NGHĨA VĂN PHÒNG
Văn phòng là bộ máy làm việc của cơ quan, giúp giải quyết công việc
thuộc chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của cơ quan, đơn vị; là địa điểm
giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị; nơi
làm việc trực tiếp của các nhà chức trách, các nghị sĩ, các luật sư, các giám
đốc (Văn phòng giám đốc, Văn phòng luật sư).
B. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, VỊ TRÍ CỦA VĂN PHÒNG NÓI CHUNG
1. Chức năng

Văn phòng là bộ máy làm việc của cơ quan, đơn vị, có chức năng phục
vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ
thuật cho mọi hoạt động theo chức năng, thẩm quyền.
2. Nhiệm vụ
a) Xây dựng chương trình công tác năm, 6 tháng, tháng, tuần.
b) Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề án, ra quyết định
quản lý theo sự giao phó của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị.
c) Biên tập văn bản và quản lý văn bản.
d) Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, Thủ trưởng cơ
quan, giữ vị trí chiếc cầu nối liên hệ với các cơ quan,cấp trên, cấp dưới,
ngang cấp, các cơ quan, đơn vị hữu quan và công dân.
đ) Bảo đảm nhu cầu phục vụ hoạt động của cơ quan về mặt kinh phí,
cơ sở vật chất, quản lý vật tư, tài sản của cơ quan, dơn vị.
3. Vị trí
a) Giúp lãnh dạo hoạt động có chương trình, kế hoạch, tránh những
công việc mang tính vụ việc.
b) Giúp lãnh đạo trong công việc điều hòa, phối hợp công việc chung
của cơ quan, đơn vị bảo đảm sự hoạt động liên tục và thống nhất.


c) Văn phòng bảo dảm tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ quan,
đơn vị được trôi chảy, đạt hiệu quả cao.
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
ỦY BAN NHÂN DÂN (UBND) CÁC CẤP
Cơ sở xác định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức hoạt động của văn
phòng UBND các cấp chính là chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của
UBND các cấp do luật định.
A. CHỬC NĂNG
Văn phòng UBND các cấp là cơ quan chuyên môn làm việc của ủy ban,
có chức năng giúp ủy ban trong việc tổ chức thực hiện các hoạt dộng chung

của ủy ban, tham mưu giúp Chủ tịch, các Phó Chủ tịch trong việc lãnh đạo,
chỉ đạo điều hành bảo đảm tính thống nhất, liên tục, đúng pháp luật và có
hiệu lực trong hoạt động của ủy ban.
B. NHIỆM VỤ
1. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, giúp ủy ban theo dõi việc
thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của các cơ quan, đơn vị trực
thuộc.
2. Giúp ủy ban theo dõi, đôn đốc các cơ Quan chuyên môn của ủy ban,
ủy ban nhân dân cấp dưới trong việc chuẩn bị các đề án, tham gia góp ý kiến
trong quá trình xây dựng các đề án trình ủy ban duyệt.
3. Tổ chức truyền đạt các quyết định của ủy ban và kiến nghị với ủy ban
những biện pháp cần thiết thúc đẩy việc thực hiện các quyết định của ủy ban.
4. Đề xuất với Chủ tịch những vấn đề về chủ trương, chính sách, biện
pháp quản lý cần giao cho các cơ quan chuyên môn nghiên cứu trình Chủ tịch
UBND ký. Nghiên cứu đề xuất với UBND, Chủ tịch UBND những ý kiến về xử
lý công việc thuộc về điều hành.
5. Tổ chức phục vụ các cuộc họp của ủy ban, Chủ tịch UBND.


6. Quản lý thông nhất việc ban hành văn bản của ủy ban và Chủ tịch ủy
ban.
7. Trình Chủ tịch UBND ban hành các quy định về thủ tục hành chính
trong việc xử lý các công việc và quản lý công văn giấy tờ trong các cơ quan,
ban ngành chuyên môn và UBND cấp dưới.
8. Bảo đảm thông tin kịp thời phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của
UBND.
9. Tố chức thực hiện các mối quan hệ làm việc giữa UBND với các ban
của HĐND, Mặt trận Tổ quốc và với Ban chấp hành các đoàn thể quần chúng.
10. Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn văn phòng cho văn phòng các
ban ngành chuyên môn của UBND và UBND cấp dưới.

11. Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND,
quản lý tổ chức, biên chế, tài khoản, tài sản được giao.
C. TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND
Đối với văn phòng của các cơ quan làm chức năng quản lý hành chính
Nhà nước (thuộc loại thẩm quyền chung), thì cách tổ chức phổ biến nhất, hay
nói theo "truyền thống", thường có 3 bộ phận cấu thành:
1. Bộ phận nghiên cứu tổng hợp;
2. Bộ phận hành chính;
3. Bộ phận quản trị.
1. Nhiệm vụ của bộ phận nghiên cứu tổng hợp
a) Theo dõi nắm tình hình hoạt động của các ngành, các đơn vị thuộc
phạm vi quản lý của UBND, tổng hợp tình hình và đề xuất ý kiến giải quyết
các vấn đề để báo cáo với Chánh văn phòng và lãnh đạo cơ quan.
b) Đề xuất ý kiến về nội dung chương trình công tác, giúp Chánh văn
phòng chuẩn bị báo cáo cho lãnh đạo; chuẩn bị nội dung các cuộc họp, rà


soát, chỉnh lý, sửa đổi bảo đảm tính pháp lý của dự thảo văn bản do các cơ
quan chuyên môn và UBND cấp dưới thuộc UBND đưa lên.
c) Cán bộ tổng hợp được dự các cuộc họp của lãnh đạo UB và các
cuộc họp với các ngành, các cấp, các UBND cấp dưới khi: bàn đến các vấn
đề thuộc phạm vi được phân công theo dõi; được cung cấp có hệ thống các
văn bản pháp quy trong phạm vi công tác được phân công.
2. Bộ phận hành chính - văn thư lưu trữ
a) Tiếp nhận và phát hành công văn, giấy tờ, các loại đơn từ, tư liệu;
giữ gìn, bảo quản con dấu.
b) Lưu trữ công văn, giấy tờ.
c) Quản lý và cấp phát các loại giấy giới thiệu, công lệnh; xác nhận các
giấy tờ thuộc thẩm quyền được giao.
d) Nhân văn bản bằng các phương tiện kỹ thuật được trang bị như máy

đánh chữ, in ronéo, photocopy, máy vi tính, v.v…
đ) Tổ chức bảo vệ cơ quan, phòng cháy, chữa cháy theo đúng quy định
của Nhà nước.
e) Công tác thủ quỹ.
g) Giúp Chánh văn phòng theo dõi công tác nhân sự, nội bộ ủy ban.
h) Tham mưu cho Chánh văn phòng hướng dẫn, giúp đỡ về mặt nghiệp
vụ hành chính đối với văn phòng của các cơ quan trực thuộc và văn phòng
UBND cấp dưới.
3. Bộ phận quản trị
a) Thực hiện công tác tài vụ, kế toán.
b) Bảo đảm phục vụ cho các hoạt động của lãnh đạo và các bộ phận
chức năng của ủy ban về mặt vật chất, kỹ thuật khi cần thiết (phục vụ các
cuộc họp, các cuộc hội nghị, tiếp khách, đi công tác, v.v…).


c) Quản lý thường xuyên và sửa chữa kịp thời để các phương tiện
thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài được liên tục, thông suốt.
d) Lập kế hoạch mua sắm các trang thiết bị, đồ dùng cần thiết; bảo
quản các phương tiện, dụng cụ,nhà cửa phục vụ cho các nhu cầu làm việc,
sinh hoạt của cán bộ, nhân viên.
đ) Tổ chức công tác giao tế của cơ quan.
III. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ TỔ CHỨC CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH
(PHÒNG HÀNH CHÍNH - QUẢN TRỊ)
Cơ sở xác định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức hoạt động của phòng
hành chính (Phòng hành chính - quản trị) là chức năng nhiệm vụ của cơ
quan, đơn vị mà nó phục vụ. Các cơ quan, đơn vị mà phòng hành chính phục
vụ thường là những đơn vị sự nghiệp, hay những cơ quan có chức năng
quản lý Nhà nước thuộc thẩm quyền riêng, có phạm vi quản lý hẹp.
Ngoài ra, chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính vốn được xác
định bởi việc hiểu khái niệm hành chính là sự vụ giấy tờ.

A. CHỨC NĂNG
Phòng hành chính là bộ phận giúp việc của cơ quan, đơn vị, có chức
năng giải quyết những vấn đề sự vụ và giấy tờ phục vụ cho hoạt động của cơ
quan, đơn vị trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của mình.
B. NHIỆM VỤ
1. Lập chương trình công tác (năm, 6 tháng, tháng, tuần).
2. Biên tập các văn bản tổng hợp (báo cáo sơ kết, tổng kết) và một số
công văn, giấy tờ có tính giao dịch hoặc những văn bản hành chính khác trên
cơ sơ chức năng, nhiệm vụ được phân công.
3. Phục vụ cho các hội nghị, cuộc họp, các chuyến đi công tác của lãnh
đạo.
4. Tổ chức việc giao tế, tiếp khách đến liên hệ công tác với lãnh đạo,
với các bộ phận trong cơ quan, đơn vị.


5. Quản lý công văn, giấy tờ (tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao, lưu trữ)
và tổ chức quản lý hồ sơ lưu trữ của cả cơ quan, đơn vị.
6. Giúp lãnh đạo quản lý kinh phí và tài sản.
7. Bảo vệ cơ quan, đơn vị.
8. Phục vụ những yêu cầu khác trong hoạt động của cơ quan, đơn vị,
của lãnh đạo.
C. TỔ CHÚC HOẠT ĐỘNG
Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã nêu, phòng hành chính thường
có 2 bộ phận tương ứng với 2 loại chức năng và nhiệm vụ.
1. Bộ phận hành chính làm các nhiệm vụ:
a) Công tác văn thư - đánh máy.
b) Tiếp khách, giao dịch qua phương tiện thông tin liên lạc.
c) Lưu trữ hồ sơ.
d) Thủ quỹ.
đ) Bảo vệ.

e) Y tế.
g) Tạp dịch.
2. Bộ phận quản trị:
a) Kế toán.
b) Thủ kho.
c) Điện, nước.
d) Quản lý nhà cửa, cơ sở vật chất, trang thiết bị.
đ) Quản lý phương tiện giao thông.
(Tùy theo phạm vi, quy mô hoạt động, việc tổ chức các bộ phận công
tác trong phòng hành chính - quản trị có thể có phương thức khác nhau cho
phù hợp).


IV. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG DOANH NGHIỆP
Cơ sở để xác định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức hoạt động của văn
phòng doanh nghiệp chính là chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp.
A. CHỨC NĂNG
Chức năng - cơ bản của văn phòng doanh nghiệp là xử lý thông tin yểm
trợ hành chính.
Chức năng xử lý thông tin yểm trợ hành chính góp phần vào việc điều
hành và ra quyết định kịp thời, có hiệu quả của các cấp quản trị. Chức năng
này còn gọi là chức năng tư vấn - tham mưu…
B. NHIỆM VỤ
Để thực hiện được chức năng xử lý thông tin yểm trợ hành chính, văn
phòng của doanh nghiệp phải làm các nhiệm vụ sau đây:
1. Công tác kế toán.
2. Công tác tài chính.
3. Công tác kế hoạch - thống kê.
4. Công tác viễn thông.

5. Công tác in ấn.
6. Công tác quản trị hành chính.
7. Công tác xử lý văn bản.
8. Công tác xử lý các dữ liệu.
9. Công tác quản lý công văn, giấy tờ, hồ sơ tài liệu.
10. Công tác tổng hợp.
11. Công tác quản lý nhân sự.
Các nhiệm vụ trên thường được chia làm 3 nhóm:


Nhóm thứ nhất: Nhóm các nhiệm vụ có tính chuyên môn như: công tác
kế toán, công tác tài chính, công tác kế hoạch - thống kê.
Nhóm thứ hai: Nhóm các nhiệm vụ thuộc về quy trình xử lý thông tin
như: xử lý văn bản, viễn thông, in ấn tài liệu.
Nhóm thứ ba: Nhóm các nhiệm vụ thuộc công tác tổng hợp - hành
chính - nhân sự.
C. TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP
Căn cứ vào chức năng yểm trợ hành chính - xử lý thông tin và những
nhiệm vụ, công việc phải làm của văn phòng để thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của mình có thể có các mô hình tổ chức văn phòng doanh nghiệp khác
nhau phù hợp với quy mô của mỗi doanh nghiệp.
1. Mô hình văn phòng
Tùy theo qui mô xí nghiệp nhỏ, vừa hay lớn mà văn phòng có 3 kiểu mô
hình khác nhau.
2. Các kiểu mô hình văn phòng
a) Mô hình kiểu tập trung:
- Đặc trưng của mô hình này là tất cả các nhiệm vụ phải làm theo chức
năng xử lý thông tin yểm trợ của văn phòng đều tập trung về văn phòng. Các
bộ phận, các phòng ban của văn phòng được phân công phụ trách từng
nhiệm vụ theo 11 nhiệm vụ đã được thống kê hay theo từng nhóm nhiệm vụ.

- Mô hình này thường áp dụng cho các hãng, các công ty, các tập đoàn
lớn.
b) Mô hình kiểu phân tán:
- Đặc trưng của mô hình kiểu này là tất cả các nhiệm vụ thuộc chức
năng xử lý thông tin yểm trợ đều do các phòng, ban, khối đơn vị trực thuộc
hãng, xí nghiệp, công ty, thực hiện.


- Kiểu tổ chức phân tán này hiện đang được áp dụng phổ biến trong
các doanh nghiệp.
c) Mô hình kiểu bán phân tán, bán tập trung:
- Đặc trưng của mô hình này là các nhiệm vụ có tính chuyên đề được
tách ra thành các phòng, ban chức năng riêng như: Phòng kế toán - tài vụ,
Phòng kế hoạch - thống kê, Phòng tổ chức - nhân sự.
Các nhiệm vụ còn lại như: quy trình xử lý văn bản, quản lý hồ sơ, tài
liệu, giấy tờ tổng hợp - quản trị làm thành Phòng hành chính - quản trị.
- Loại mô hình này thường được áp dụng cho các xí nghiệp, các công
ty loại nhỏ. Các phòng chức năng làm tham mưu cho lãnh đạo. Còn Phòng
hành chính - quản trị chỉ giải quyết những vấn đề sự vụ hành chính - công văn
giấy tờ.
V. VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI
A. NHỮNG BIẾN Đổi CƠ BẢN TẠO NÊN VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI
Có 3 biến đổi cơ bản:
1. Tính mục đích:
Hiện đại hóa văn phòng nhằm 3 vấn đề có ý nghĩa mục đích gắn bó với
nhau:
- Góp phần tăng năng suất của đơn vị.
- Chấp nhận thách thức cạnh tranh kinh tế - xã hội.
- Hội nhập cộng đồng quốc tế.
2. Chức năng cơ bản:

Chủ động xử lý thông tin yểm trợ hành chính, kịp thời cung cấp cho các
nhà quản lý những thông tin mới (hoặc mới bổ sung) về nội dung, nhanh
chóng, kịp thời về thời gian, chắt lọc, dễ hiểu về hình thức.
Chức năng xử lý thông tin của văn phòng hiện đại được thực hiện qua
bốn loại nhiệm vụ cơ bản sau đây:


a) Thực hiện chu trình xử lý thông tin 5 giai đoạn kết nối vào nhau:
- Trước đây, chu trình xử lý thông tin 5 giai đoạn diễn ra theo đường
thẳng, giai đoạn trước làm xong mới qua giai đoạn sau:
+ Nhập dữ liệu ở đầu vào.
+ Xử lý.
+ Đầu ra.
+ In ấn phát hành - truyền thông.
+ Lưu trữ.
- Nay, bằng máy vi tính và các phương tiện điện tử khác chu trình 5 giai
đoạn đan kết vào nhau, nhập dữ liệu ở đầu vào làm luôn khâu lưu trữ thông
tin, nhanh chóng hơn, chính xác hơn, khả năng phương án chọn lựa nhiều
hơn.
b) Soạn thảo văn bản: kết hợp sự sáng tạo của người biên tập với các
ưu thế của máy vi tính và các phuơng tiện điện tử khác.
c) Làm các báo cáo kế toán quản trị và kế toán tài chính.
d) Quản lý hồ sơ theo vòng đời của tài liệu qua 3 giai đoạn:
- Giai đoạn I: Tạo thành tài liệu.
- Giai đoạn II: Khai thác sử dụng.
- Giai đoạn III: Lưu trữ hồ sơ tài liệu.
3. Ba mặt cấu trúc cơ bản
a) Trang thiết bị kỹ thuật ở trình độ điện tử hiện đại, được coi là nhân tố
cách mạng nhất.
b) Con người làm văn phòng - chủ thể sáng tạo của văn phòng hiện

đại:
- Phải được đào tạo có hệ thống, đa năng, gắn bó chặt chẽ thành ê kíp.
- Đáp ứng 3 mặt yêu cầu:


+ Bản chất mới.
+ Năng lực chuyên môn mới.
+ Phẩm chất mới (nhấn mạnh hoài bão nghề nghiệp).
c) Các nghiệp vụ văn phòng phát triển tương ứng, được coi là điều kiện
quyết định biến tiềm năng ở 2 nhân tố trên thành hiệu quả thực tế.
Các mặt cấu trúc cơ bản vừa vận động và phát triển nhanh chóng, vừa
phải kết hợp chặt chẽ với nhau.
B. TỔ CHÚC BỘ MÁY VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI
1. Mười một phân hệ yểm trợ hành chính:
- Kế toán
- Tài chính
- Kế hoạch - Thống kê
- Xử lý văn bản
- Xử lý dữ liệu
- Quản lý hồ sơ tài liệu
- In ấn
- Viễn thông
- Quản trị - Hành chính
- Tổng hợp
- Nhân sự.
2. Ba kiểu tổ chức:
- Tổ chức phân tán, mỗi phòng, ban, khối đều có bộ máy văn phòng khá
hoàn chỉnh (Xem hình 1).
- Tổ chức tập trung tại văn phòng đầu não, mỗi phân hệ yểm trợ hành
chính lập thành một bộ phận tách riêng.



- Tổ chức phối hợp giữa phân tán với tập trung (Xem hình 2).
3. Hệ thống yểm trợ hành chính
Với vai trò quán xuyến của các phụ tá hành chính, các quản trị viên văn
phòng các thư ký giám đốc và thư ký điều hành (xem hình 3 và hình 4).
C. NHỮNG LĨNH VỰC KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT PHỤC VỤ VĂN
PHÒNG HIỆN ĐẠI
1. Phải đáp ứng 3 yêu cầu:
a) Làm cho mỗi nhiệm vụ, mỗi phần việc đều có sự hỗ trợ của một loạt
các vật dụng và trang thiết bị hiện đại phù hợp, có hiệu quả.
b) Tạo nên quá trình hiện đại hóa văn phòng trong tổng thể, nhất quán,
đạt hiệu quả cao nhất.
c) Cân đối high-tech với high-touch, có nghĩa là cân đối:
- Một mặt là các trang thiết bị kỹ thuật cao, con ngươi làm việc với máy
móc.
- Một mặt là quan hệ con người với con người, nhấn mạnh các quan hệ
giao tiếp - ứng xử.
2. Huy động 5 lĩnh vực khoa học-kỹ thuật:
a) Trước hết là vận dụng các khoa học - công nghệ, chuyên sâu vào tin
học và các máy tính văn phòng (phần cứng và phần mềm, máy đơn và nối
mạng), thiết bị truyền thông, các vật dụng hiện đại.
b) Vận dụng các khoa học giao tiếp - ứng xử, tạo nên ý thức sâu sắc về
cá thể người và chính mình, phát huy các động cơ thúc đẩy, xây dựng các tập
thể văn phòng vững mạnh.
c) Vận dụng các khoa kinh tế, phân tích hiệu quả kinh tế của các kỹ
thuật và nghiệp vụ văn phòng.
d) Vận dụng công thái học (ergonomics) nhằm tạo nên sự thích ứng
giữa con người và công việc, tối ưu hóa các mẫu thiết bị, môi trường làm việc



và quy tắc nghiệp vụ sao cho người lao động cảm thấy thoải mái và cả kíp lao
động đạt hiệu năng cao (Xem hình 1).
đ) Từ thực tiễn hiện đại hóa văn phòng mà xây dựng, hoàn thiện và
phát triển quản trị học văn phòng.
D. KHÍA CẠNH KHOA HỌC - CÔNG NGHỆ TRONG VĂN PHÒNG
HIỆN ĐẠI
Đây là nhân tố đang biến đổi rất nhanh, kéo theo sự biến đổi nhanh
chóng của cả 3 mặt cấu trúc cơ bản, mà sự hài hòa chỉ đạt được trong sự
thường xuyên mất cân đối.
1. Trang bị các thiết bị điện tử
Có hai loại:
- Các hệ thống máy tính và thiết bị xử lý thông tin yểm trợ hành chính.
- Các phương tiện truyền thông.
a) Các hệ thống máy tính:
- Dàn máy chủ (Main-Franme) được trang bị tại các trạm xử lý thông tin
cỡ lớn. Loại Super-Computer có khả năng xử lý thông tin nhanh nhất, mạnh
nhất.
- Dàn máy mini (Mini-Computer).
- Máy vi tính cá nhân (CPC).
b) Cấu tạo trạm làm việc:
- Máy tính đơn.
- Nối mạng nội bộ.
- Mạng LAN (Local Area Network).
- Mạng WAN (Wide Area Network).
c) Các bộ phận khác:


- Hệ thống đọc - ghi âm - bóc dịch và các thiết bị điện tử nhập dữ liệu
khác.

- Các hệ thống in ấn.
- Các phương tiện truyền thông.
- Các máy đánh chữ điện tử.
- Các máy tính cầm tay.
2. Các phần mềm máy tính
a) Có 3 loại:
- Phần mềm lập trình.
- Phần mềm điều hành.
- Phần mềm ứng dụng.
Có tới 5 loại trình ứng dụng:
+ Trình tiện ích.
+ Các công cụ năng suất: xử lý văn bản, dữ liệu, xử lý bảng số, biểu
đồ…
+ Các công cụ kế hoạch.
+ Các công cụ thông tin.
+ Các công cụ đặc biệt.
b) Nắm vững các phần mềm như thế nào?
Có 5 cách học: học ở các lớp tin học; học theo đĩa Tutoriall; sử dụng
các bảng hướng dẫn; các Help-Facilities; tìm sự giúp đỡ của các nhà chế tạo
và nhà cung cấp phần mềm.
VI. MẤY VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ HỌC VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI
Chỉ mới qua 14 năm hình thành và từng bước phát triển, quản trị văn
phòng và văn phòng hiện đại đã đạt những thành tựu to lớn làm biến đổi cơ
bản vai trò và hoạt động của các văn phòng. Tuy nhiên, quá trình chưa dài,


nhiều mặt được tổng kết ở trình độ cao; hơn nữa các cấu trúc cơ bản đang
biến đổi nhanh chóng, thực tế đó càng buộc chúng ta, là nước đi sau, phải ra
sức học tập và vận dụng sáng tạo, phù hợp và nghiêm túc quản trị học văn
phòng hiện đại.

Nhấn mạnh bốn vấn đề:
A. Quản trị việc xây dựng, phát triển và phối hợp ba mặt cấu trúc
cơ bản của văn phòng hiện đại
1. Để đi nhanh, đi tắt, đuổi kịp, phải tập trung trước hết cho mặt cấu
trúc có tính cách mạng nhất, là trang thiết bị kỹ thuật ở trình độ hiện đại. Tạo
ra những bước đột phá thích hợp vào thời điểm nhất định.
2. Đồng thời nhanh chóng khắc phục những yếu kém về tổ chức nhân
sự, phấn đấu tiêu chuẩn hóa từng chức danh, đạt cơ cấu đồng bộ.
3. Trong đó, tiêu chuẩn nghiệp vụ người thư ký phải trở thành tiêu
chuẩn bảo đảm ý nghĩa thực tiễn trực tiếp, không thể nhân nhượng, nhưng
không thể nóng vội, mà phải có kế hoạch dài hạn, kết hợp với ngắn hạn.
4. Quản trị quá trình xây dựng, phát triển và phối hợp ba mặt cấu trúc
cơ bản của văn phòng hiện đại đòi hỏi sự phấn đấu toàn diện của cả tập thể
quản trị viên, thư ký và nhân viên văn phòng hiện đại nhằm khắc phục có hiệu
quả tình trạng mất cân đối, mất đồng bộ thường xuyên giữa ba mặt cấu trúc
cơ bản.
B. Quản trị hành chính văn phòng hướng tới yêu cầu tạo thêm giá
trị mới
1. Chức năng xử lý thông tin yểm trợ hành chính của văn phòng nhằm
"bôi trơn" hoạt động tác nghiệp vốn không tạo thêm giá trị mới.
2. Nhưng văn phòng hiện đại trong điều kiện bùng nổ thông tin, nhờ
giúp lãnh đạo chọn lựa phương án tác nghiệp tối đa lại tạo thêm giá trị mới,
mà không có từ ngữ kinh tế nào diễn đạt chính xác được.


3. Cái mới ấy được các nhà quản trị doanh nghiệp, các nhà khoa học
kinh tế tận dụng, nâng quản trị hành chính văn phòng thành một trọng tâm
của quản trị doanh nghiệp.
4. Ở nước ta, một số ngành, một số cơ sở cũng đã đạt trình độ điện tử
hóa cao, cần vươn lên tầm mức đó, chăm lo hơn nữa quản trị văn phòng hiện

đại.
C. Đẩy mạnh việc quản trị ra quyết định đúng thời điểm
1. Hàng ngày, các thành viên văn phòng phải xúc tiến công việc bằng
nhiều quyết định theo chuẩn mực ổn định mà cái khó là quan hệ phối hợp thời
điểm, hiệu quả cao, trên cơ sở không ngừng ra sức nâng cao năng lực
nghiệp vụ của mỗi người.
2. Đồng thời, phải linh hoạt, khẩn trương đề ra các quyết định chính xác
cho những tình huống đột xuất nảy sinh, và triển khai thực hiện tốt nhất.
3. Vận dụng các kỹ thuật hỗ trợ ra quyết định.
D. Nâng cao vai trò và trách nhiệm của người thư ký được đào tạo
có hệ thống
1. Do nguồn nhân lực các văn phòng ở nhiều cơ sở còn nhiều yếu kém,
nên người thư ký được đào tạo có hệ thống phải ra sức phát huy vai trò xung
kích của mình, kể cả việc tham gia đào tạo, bồi dưỡng một tập thể thư ký theo
tiêu chuẩn văn phòng hiện đại. 
2. Mặt khác, phải phấn đấu học thêm nữa, sáng tạo hơn nữa, tự tin hơn
nữa.
3. Phấn đấu vươn lên đảm nhiệm chức vụ thư ký - trợ lý giám đốc –
phụ tá hành chính.
HÌNH 1 - Cách bố trí một văn phòng mãi vụ (Văn phòng mặt bằng mở)
1. Vách ngăn
2. Ô kéo đựng hồ sơ theo kiểu treo


3. Hồ sơ xếp kiểu treo
4. Tại ria hồ sơ
5. Cặp hồ sơ gáy rộng
6. Nhân viên phòng lưu trữ hồ sơ
7. Phụ tá phòng lưu trữ hồ sơ
8. Danh mục hồ sơ

9. Máy điện thoại
10. Các kệ hồ sơ
11. Bàn làm việc của phụ tá phòng lưu trữ hồ sơ
12. Tủ lớn văn phòng
13. Chậu dài trồng cây xanh
14. Cây xanh trồng trong nhà
15. Lập trình viên
16. Màn hình nhánh cuối
17. Đại diện dịch vụ khách hàng
18. Khách hàng
19. Đổ hình do máy tính lập
20. Vách hấp thụ âm
21. Thư ký đánh máy chữ
22. Máy đánh chữ
23. Ô kéo hồ sơ
24. Phiếu tra cứu khách hàng
25. Ghế xoay
26. Bàn đánh máy


27. Hộc phiếu tra cứu
28. Ngăn kệ nhiều công dụng
29. Giám đốc
30. Thư giao dịch thương mại
31. Thư ký giám đốc
32. Sổ ghi tốc ký
33. Thư ký đánh máy theo băng ghi âm
34. Máy ghi âm văn phòng
35. Ống nghe áp vào tai
36. Biểu đồ thống kê

37. Hộc chân bàn có ô kéo
38. Tủ ngang cửa lùa
39. Tủ văn phòng xếp làm vách ngăn
40. Kệ gắn vào vách
41. Khay đựng bưu tín
42. Lịch tường
43. Trung tâm dữ liệu
44. Truy xuất thông tin trên màn hình nhánh cuối
45. Giỏ giấy loại
46. Biểu đồ thống kê bán hàng
47. Tập tài liệu do máy xử lý dữ liệu in ra
48. Phần tử ghép nối
HÌNH 2 - Sơ đồ tổ chức một công ty ở Mỹ
(Chú ý xem cách tổ chức văn phòng, các quan hệ làm việc và vai trò
của phụ tá hành chính)


Ghi chú:
1. Chủ tịch
2. Phó chủ tịch
3. Giám đốc nghiên cứu và phát triển
4. Phụ tá hành chính (bạn)
5. Giám đốc nhân sự
6. PCT tiếp thị - mãi vụ
7. PCT sản xuất
8. PCT tài chính
9. QTV quảng cáo.
10. QTV bán hàng.
11. QTV kho vận.
12. QTV xưởng sản xuất

13. QTV tiếp liệu.
14. Kế toán trưởng.
15. Tổ trưởng (TT) xuất nhập.
16. TT vận tải.
17. TT tín dụng.
18. TT kiểm toán.
19. TT tiền lương.
20. TT văn phòng (bạn phụ trách).
21. Xử lý văn bản (3 PC đầu nhánh).
22. Nhập dữ liệu (3 NV – 3 PC đầu nhánh).
23. Tiếp tân, viễn thông, trực đài điện thoại.