CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ NHÓM
1/ Khái niệm nhóm
-Nhóm là hai hay nhiều cá nhân, có tác động qua lại và phụ thuộc lẫn nhau, cùng
đến với nhau để đạt đến những mục tiêu cụ thể.
-Nhóm là tập hợp những con người có hành vi tương tác nhau trên cơ sở những
kỳ vọng chung có liên quan đến lối ứng xử của người khác. Bao gồm một số vị trí
và vai trò để thực hiện các mục tiêu (chung và riêng) và thỏa mãn các nhu cầu cá
nhân.
-Sự thỏa mãn các nhu cầu cá nhân này phải phụ thuộc vào việc thực hiện mục tiêu
chung của nhóm và mức độ thỏa mãn tấc nhiên phụ thuộc vào nhóm hiệu quả hay
kém hiệu quả .
-Sự tác động hỗ tương ở nhóm có được là nhờ mỗi cá nhân phát triển vai trò của
mình, thể hiện cá tính của mình và củng cố vị trí trong nhóm qua các khía cạnh
của ứng xử.
2/ Tiêu chuẩn nhóm
Từ 2 thành viên Có tối thiểu 2 người cùng làm việc, tức là phải cùng gánh vác trách
nhiệm công việc
trở lên
Phụ thuộc lẫn Các thành viên phải dựa vào nhau để đạt mục tiêu và thành công của
nhóm phải cao hơn thành công bất cứ cá nhân nào
nhau
Cùng chung mục Các thành viên phải cùng tiến đến mục tiêu chung và nhất trí cùng
nhau làm việc để đạt mục tiêu chung
đích
Nhóm phải có khả năng điều chỉnh hoạt động và hành vi của mình,
Tự quản
mà không bị ảnh hưởng bởi những yếu tố tác động từ bên ngoài.
Nhóm phải biết tự quản. VD: họp không có nhóm trưởng

3/Phân loại
- Nhóm chính thức là những nhóm có tổ chức và phân công rõ ràng, thực hiên

công việc hàng ngày mang tính kế hoạch và kỷ luật cao, hoạt động lâu dài.Họ có
cùng chuyên môn để giải quyết vấn đề và mục tiêu chuyên biệt
Vd: Trong từng môn học,như môn kỹ năng làm viêc nhóm thì nhóm chính thức
của nhóm em là nhóm Đậu
-Nhóm không chính thức: những nhóm người nhóm lại với nhau thất thường để
làm viêc theo vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm giải quyết nhu cầu riêng biệt
Vd: Một nhóm người thích chơi bóng đá,lập thành một nhóm để thỏa mãn sở
thích bản thân
- So sánh:( không cần thuộc)
Nhóm chính thức
Tổ chức cao và phân công rõ ràng
Thực hiện công việc hằng ngày

Nhóm không chính thức
Tổ chức ít chặt chẽ
Hoạt động theo yêu cầu dự án

1


Hoạt động lâu dài
Thời gian dự án,ngắn hạn
Mang tính kế hoạch, kỷ luật cao
Công việc đột xuất,thời vụ
Cùng chung chuyên môn để giải quyết Thường khác về chuyên môn, văn hóa
các vấn đề và mục tiêu tương đối
chuyên biệt
Tuân theo các quy tắc chuẩn mực thông Không tuân theo các quy tắc,chuẩn mực
thường
thông thường

Cùng quan điểm
Góc nhìn đa dạng
- Tuy nhiên, cần nhớ là, dù chính thức hay không chính thức, việc lãnh đạo nhóm
luôn phải hướng về việc hoàn thành mục tiêu và có sự phối hợp hiệu quả giữa các
thành viên với nhau.
4/ Các vị trí trong nhóm
* Người lãnh đạo nhóm
Nhiệm vụ: Lãnh đạo, hướng dẫn, dẫn dắt cả nhóm đạt được mục tiêu đề ra
- Có uy tín và năg lực quyế đán
- Khả năng điều hành công việc
- Khả năng phán đoán năg lực và cá tính của các thành viên trong nhóm
- Giỏi tìm ra các cách vượt qua nhữg điểm yếu.
- Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan trong nhóm
- Biết khích lệ và động viên
* Người phó lãnh đạo nhóm
Nhiệm vụ: Hỗ trợ (hoặc thay mặt) Team leader trong việc lãnh đạo, hướng dẫn,
dẫn dắt cả nhóm đạt được mục tiêu đề ra
- Có khả năng điều hành công việc
- Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan trong nhóm
- Biết khích lệ và động viên
*Thành viên
Nhiệm vụ: Tham gia các hoạt động của nhóm & đảm trách các công việc được
phân công
-Có khả năng hoàn thành các công việc đuợc giao.
-Tích cự tham gia các hoạt động của nhóm và hỗ trợ các thành viên khác (khi cần)
5/TEAM
- Together Everyone Achieves More
- Together Each Achieves More
- Together Everyone Accomplishes More
- Together Everyone Achieves Miracles

- Time, Energy, And Money

CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG LÀM VIỆC
NHÓM
III/ Các nguyên tắc làm việc nhóm
2


1/Tạo sự đồng thuận
-Những buổi họp là cách thức tuyệt hảo để bồi đắp tinh thần đồng đội và thói
quen làm việc theo nhóm ngay từ lúc đầu mới thành lập nhóm.
-Những loạt buổi họp giúp các thành viên mới làm quen với nhau, tạo sự nhất trí
về các mục tiêu được giao cùng các vấn đề cần giải quyết về mặt tổ chức.
-Những điểm cần ghi nhớ :
+Mọi thành viên của nhóm cần thống nhất về mục tiêu phải nhắm tới.
+Sau đó thảo luận các biện pháp thực hiện mục tiêu
+Tạo sự đồng thuận về mục tiêu, giải pháp, phân công phân nhiệm
+Để đạt được những kết quả cao nhất, các mục tiêu còn phải được thử thách bằng
cách kết hợp giữa những mục tiêu chung và riêng
2/ Thiết lập các mối quan hệ với ban quản trị
- Mọi nhóm cần có sự cam kết hỗ trợ từ BGĐ/ cơ quan chủ quản/cấp trên
-Ba mối quan hệ chủ yếu mà nhóm cần tới là:
+Nguồn bảo trợ chính của nhóm
+Người đẩu ngành hoặc phân ban có liên quan
+ Và bất ký ai quản lý tài chính của nhóm
3/Khuyến khích óc sáng tạo
-Nhiều người trở thành những kẻ chỉ biết làm theo kinh nghiệm và tính cách riêng
của họ . Hãy phá bỏ“sức ì"sự chủ quan và tạo tính sáng tạo.
-Đừng để nhóm của bạn bị phân lớp thành những con người chuyên sáng tạo và
những kẻ thụ động. Muốn vậy, bạn luôn biết hoan nghênh tính đa dạng của các

quan điểm và ý tưởng, để rồi lái buổi tranh luận đi đến chỗ thống nhất
4/Phát sinh những ý kiến mới
-Việc có được những sáng kiến đòi hỏi có người lãnh đạo và cần một hình thức tổ
chức nào đó, để kết quả buổi họp có thể mở ra một hướng đi.
-Mọi ý kiến cần được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để mọi người có thể nhìn
thấy. Sau đó, loại bỏ những ý kiến bất khả thi và tóm tắt những ý khả thi.
-Thảo luận theo phương pháp BRAIN STORMING
- Phương pháp Brain Storming
+ Thảo luận mở, tự do đưa ra các ý kiến kế cả những sáng kiến điên rồ nhất
+ Yêu cầu tất cả mọi thành viên tham gia
+Mỗi thành viên phải đưa ra giải pháp của riêng mình
+Team leader tập hợp các ý kiến
+Ghi lên bảng,thảo luận mở và lựa chọn sáng kiến tốt nhất trên sự đồng thuận
cao nhất của nhóm
+Không có Đ S mà chỉ lựa chọn giải pháp tốt nhất
+ Những ý kiến sáng tạo tổng hợp trong báo cáo
5/ Họp ủy thác
- Sự ủy thác có hai hình thức: công việc và quyền điều hành
- Ủy thác công việc là phân nhỏ mỗi kế hoạch thành các phần việc riêng và với
mục tiêu riêng, rồi phân chúng cho các thành viên của nhóm. Sau đó, để cho họ
3


triển khai và chỉ can thiệp khi phát sinh vấn đề hoặc không đạt mục tiêu
- Ủy thác quyền điều hành là sau khi tham khảo ý kiến, trao cho người được ủy
quyền đầy đủ quyền hạn để xử lý công việc trong nhóm.
- Khi ủy thác cần nhận diện các loại đặc tính khi ủy thác:
+Người có khả năng,muốn làm:Đây là trường hợp ta gặp người được ủy nhiệm lý
tưởng, sẵn lòng nhận trách nhiệm và cũng sẵn lòng tham khảo ý kiến người khác,
thực hiện theo ý khi được ủy nhiệm.

+Người có khả năng,không muốn làm:Loại người này có khả năng nhưng không
sẵn lòng học hỏi và tiếp thu ý kiến của người khác, thiếu tinh thần hợp tác. Không
nên giao quyền cho họ.
+Người thiếu khả năng,muốn làm:Cần được đào tạo bổ khuyết những mặt yếu
trước khi được ủy nhiệm.
+ Người thiếu khả năng,không muốn làm:Không giao việc cho loại người này.
6/ Khuyến khích mọi người phát biểu ý kiến
-Người lãnh đạo cần đông viên mọi người bàn thảo, ngay cả với ý kiến nghịch lại
cũng có giá trị của nó.
- Có tinh thần phản biện khoa học và đóng góp trên xây dựng tích cực
7/ Chia sẻ trách nhiệm
-Chia sẻ trách nhiệm giữa các thành viên trong nhóm khi có một thành viên gặp
khó khăn
-Khi áp lực công việc quá nhiều cho một thành viên
-Cần tạo bầu không khí thông hiểu nhau giữa các thành viên nhất là về môi
trường/ văn hóa làm việc
8/ Cần linh hoạt
-Mỗi thành viên phải có khả năng đảm nhiệm 1 vài (or tất cả) công việc của thành
viên khác.
-Mỗi người phải đuợc phân nhiệm để hành động chủ động trong nhóm.
-Dù việ khó đến đâu nhưng nếu có sự động lòng của toàn nhóm thì đều có thể
hoàn thành.
-Mọi người điều đuợc phân nhiệm rõ ràng từ đâu đến cuối.
-Mọ người điều được khuyến khích làm theo phương cách hiệu quả nhất của mình
IV/ Quá trình làm việc theo nhóm
A/ Lý do tại sao làm việc theo nhóm?
- Tập trung được những mặt mạnh để bổ sung cho nhau
- Hiệu quả hơn,năng suất cao hơn
- Tiết kiệm thời gian,công sức,tiền bạc
-Giải quyết các vấn đề lớn,phức tạp

B/ Quá trình làm việc theo nhóm
1. Tại lần hợp đầu tiên
- Khi nhóm nhận đề tài trưởng nhóm sẽ đem ra cho các thành viên trong nhóm
thảo luận chung tìm ra ý tưởng hay, phát biểu đóng góp ý kiến
- Nhóm sẽ phân công, thảo luận công việc phù hợp khả năng từng người dựa trên
4


chuyên môn của họ
- Đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành và
chuẩn bị cho lần họp sau.Thông báo chính sách khen thưởng, kỷ luật với các thành
viên
2. Những lần họp sau
- Tiếp tục có nhiều cuộc họp khác để bổ sung thêm ý kiến và giải đáp thắc mắc
cho từng người
- Biên soạn, chỉnh sửa các đóng góp, tài liệu của từng thành viên
3. Lần họp cuối trước khi hoàn thành công việc
- Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viên
- Chuẩn bị sẵn bài thuyết trình và trả lời những câu hỏi thường gặp
- Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi chú và một số người
dự bị
C/Tổ chức họp hiệu quả
1/ Yêu cầu trước buổi họp
-Gởi nội dung buổi họp,báo cáo trình bày cho các thành viên
- Gởi thời gian, địa điểm
-Tất cả thành viên tham dự phải xem trước báo cáo trình bày
2/ Yêu cầu trong buổi họp
-Có người chủ trì
- Đến giờ họp thì tiến hành ngay
- Kéo dài 90p-120p

-Kiểm soát nội dung buổi họp và cảm xúc của từng thành viên
- Cố gắng đạt được sự đồng thuận
-Có thư ký ghi biên bản họp
3/ Yêu cầu sau buổi họp
- Gởi biên bản cho các thành viên
4/Tần số buổi họp
- Thông thường có hai dạng họp: định kỳ và đột xuất
+ Họp định kỳ: Tổng kết và báo cáo công việc trong một khoảng thời gian
+Họp đột xuất:Khi có yêu cầu công việc phát sinh
- Tránh họp quá nhiều,họp ngắn và khi cần thiết

CHƯƠNG 3;CÁC GIAI ĐOẠN HÌNH
THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN NHÓM
I/ Giai đoạn hình thành
1/ Đặc điểm
-Thăm dò: Các thành viên biểu lộ thái độ thăm dò xem nhóm có chấp nhận hay
phản đối gì không nhằm đánh giá tính tương thích với nhóm và các cá nhân khác
trong nhóm.
- Tính phụ thuộc: Các thành viên không tự mình quyết định hay làm bất cứ điều
gì. Họ chờ đợi và cần sự hướng dẫn của người lãnh đạo chính thức hay bán chính

5


thức.
- Tham gia một cách do dự: Bởi vì các thành viên chưa chắc chắn về vai trò cũng
như vị trí của mình trong nhóm nên họ do dự biểu lộ ý kiến hay tình cảm. -Biện
minh:Các thành viên thường biện minh, nói vòng vo về việc làm của mình khi gặp
các rắc rối hoặc không hoàn thành công việc được giao.
- Nghi ngờ, lo lắng, sợ hãi: Các thành viên điều có cảm giác không biết mình có

được chấp nhận trong nhóm này hay không, liệu mình có nên tin tưởng các thành
viên khác hay không hay mình có đáp ứng những gì mà tổ chức mong đợi.
- Phàn nàn, thắc mắc: Trong giai đoạn này, các thành viên thường hay phàn nàn
về điều kiện làm viêc, môi trường làm việc,tình hình nhóm và mối quan hệ giữa
các thành viên
- Mức độ hoàn tất công việc thấp: Hiệu suất công việc thấp vì bỏ phí nhiều thời
gian, sức lực vào việc chờ đợi sự hướng dẫn, bầu người lãnh đạo, thăm dò thái độ
nào được chấp nhận, thái độ nào không được chấp nhận và giải quyết những nghi
ngờ, lo lắng và sợ hãi
II/ Giai đoạn mâu thuẫn
1/ Đặc điểm
- Mâu thuẫn nội bộ:Các thành viên tự cho mình chỗ đứng của người lãnh đạo và
mở rộng phạm vi điều hành và ảnh hưởng công việc. Trong quá trình này, nỗi bất
hòa ngày càng phát triển giữa các thành viên và các thành viên nhận thấy cần phải
bảo vệ vị trí của mình.
-Ganh đua tự vệ: Các thành viên thẳng thừng ganh đua những vị trí lãnh đạo và
có ảnh hưởng. Vì vậy mối bất hòa càng thể hiện rõ rệt và các thành viên tạo ra
những hàng rào chắn (ví dụ nói chuyện thậm thì, lảng tránh nhau v.v...) như là
cách tự vệ chống lại mối bất hòa.
-Phân chia bè phái:Các thành viên bắt đầu phân chia bè phái với những người có
cùng quan điểm và vị trí. Trong quá trình này, những nhóm bè phái ganh đua lẫn
nhau và giành những vị trí đối nghịch và mâu thuẫn với nhau.
-Than phiền: Bản thân các thành viên bắt đầu có thói quen phàn nàn chính bản
thân mà không có hành động cụ thể để giải quyết những than phiền đó. Điều này
ảnh hưởng đến công việc và gây bất hòa trong nhóm.
-Thờ ơ thiếu quan tâm nhóm:Các thành viên cố gắng đương đầu với tình thế bất
thuận của nhóm bằng thái độ thờ ơ, thiếu quan tâm đến nhóm và các vấn đề cá
nhân.
-Yêu cầu công việc xen lẫn nhu cầu cá nhân: Yêu cầu công việc đối nghịch lại
nhu cầu cá nhân khiến các thành viên thường xuyên né tránh yêu cầu công việc để

đáp ứng nhu cầu riêng.
- Dao động rõ rệt trong mối quan hệ:Quan hệ giữa các thành viên không bền
vững. Tình cảm của người này đối với người khác dao động từ tích cực sang tiêu
cực. Sự dao động đó được giải thích là do các vấn đề nảy sinh, khác nhau về ý
nghĩ hoặc các điều kiện chung của toàn nhóm
-Thiếu tin tưởng: Các thành viên không tin tưởng lẫn nhau và thiếu sự ủng hộ khi
cần thiết.
6


- Năng suất làm việc thấp:Các thành viên dành thời gian và sức lực để tranh
giành quyền lực trong nhóm và những tranh chấp đó dẫn đến việc hiệu quả thực
hiện công việc thấp
III/ Giai đoạn hợp nhất
1/ Đặc điểm
- Đi vào nề nếp: Các thành viên bắt đầu tìm cách là việc.Họ bắt đầu xây dựng các
hệ thống và thủ tục để giúp đạt được mục tiêu một cách hiệu quả hơn.Họ đề ra
những vị trí chịu trách nhiệm ở các khía cạnh khác nhau của công việc
- Nói chuyện cởi mở với nhau: Tại thời điểm này, các thành viên tỏa ra cởi mở
với nhau.Họ có thể bộc lộ và lắng nghe ý nghĩ và tâm tư tình cảm của nhau, đồng
thời bàn bac về sự bất đồng trong công việc để tìm hướng giải quyết.
- Đối đầu với các vấn đề: Các thành viên nhận thấy rằng họ phải nêu ra các vấn đề
khó khăn và mâu thuẫn để phòng tránh. Đồng thời họ bắt đầu đi vào thực tế nhận
định, thảo luận và giải quyết các điều trên.
- Tinh thần và ý chí chung: Các thành viên bắt đầu có những suy nghĩ đồng cảm
và phân biệt rõ ràng giữa nhóm mình với các nhóm khác. Từng cá nhân hòa nhập
mục đích riêng và khát vọng vào công việc chung.
- Xây dựng và duy trì quy định của nhóm: Xây dựng những nội quy, quy định
cho các hành vi, thái độ được chấp nhận và không được chấp nhận cho nhóm.
-Mức độ thực hiện công việc trung bình:Nhóm thực hiện mức độ công việc vừa

phải. Sức lực được phân bố đồng đều để thực hiện công việc và xây dựng mối
quan hệ giữa các thành viên và hệ thống làm việc.
IV. Giai đoạn thể hiện
1/Đặc điểm
-Có sự sáng tạo đổi mới: Các thành viên tìm ra những cách tốt hơn, hiệu quả hơn
để đạt được mục đích. Họ đặt câu hỏi mang tính chất xây dựng, thu thập ý kiến,
nêu rõ cách thức và phương tiện làm việc một cách hiệu quả hơn và có lợi hơn.Họ
không bị các thói qun cũ ràng buộc.Những ý tưởng được thảo luận và thực thi
- Thống nhất giữa phương châm,mục đích, mục tiêu: Các thành viên tham gia
vào các hoạt động đề ra để hiểu rõ, chấp hành và đóng góp ý kiến cho phương
châm, mục đích và mục tiêu của tổ chức. Phương châm, mục đích và mục tiêu cá
nhân phải phù hợp với phương châm, mục tiêu và mục đích của tổ chức.
-Tự thay đổi để trao dồi bản thân:Các thành viên liên tục tìm tòi để trao dồi bản
thân, và thường xuyên đánh giá bản thân về kiến thức, kỹ năng và thái độ. Đồng
thời các thành viên phải tiếp nhận những thông tin phản hồi và góp ý để trao dồi
bản thân. Họ có thể tự đào tạo và phát triển thông qua các hoạt động của công ty
và của bản thân
-Quan tâm sâu sắc đến nhau:Các thành viên có mối quan tâm thực sự lẫn nhau,
giúp đỡ và ủng hộ đồng nghiệp để có sự cởi mở và thi đua lành mạnh, để công
việc suôn sẻ và quan hệ giữa các cá nhân tốt hơn.
-Thể hiện sự tháo vát: Các thành viên tỏ ra tháo vát để hoàn thành công việc cho
dù có sự bế tắc, có khả năng tìm kiếm các cách thức và phương tiện để thoát ra
khỏi những hạn chế đó và đơn giản hóa và thiết lập hệ thống cho các hoạt động
7


làm việc đang đa dạng.
-Thể hiện sự sáng tạo:Các thành viên không còn thụ động mà chủ động hơn. Họ
đoán trước được những nhu cầu tương lai và chuẩn bị nhân lực và phương tiện để
đáp ứng nhu cầu đó. Và họ tự bắt đầu công việc để đạt được mục tiêu và mục đích.

- Niềm tin tưởng cao:Các thành viên tin tưởng vào sự trưởng thành của nhóm và
đồng nghiệp. Chính sự tin tưởng này mở đường cho những lần nói chuyện cởi mở,
không e dè.
- Thường xuyên tao đổi thông tin phản hồi:Các thành viên thường xuyên đưa ra
và tiếp nhận những thông tin phản hồi. Cả việc trao lẫn việc nhận thông tin phản
hồi đó sẽ khuyến khích cải tiến mối quan hệ và/ hoặc giải quyết những vấn đề phát
sinh bởi vì thông tin mang tính chất 2 chiều.
- Thực hành hành vi, thái độ mới:Các thành viên thử nghiệm những hành vi, thái
độ mới mà họ đã trải qua để khuyến khích mối quan hệ giữa các cá nhân với nhau.
Họ tiếp tục thực hành và áp dụng những hành vi, thái độ đó.
- Mức độ hoàn thành công việc cao nhất:Các thành viên làm việc hiệu quả. Năng
suất và chất lượng công việc cao. Hầu hết các công việc hoàn thành trước hay vào
khoảng thời gian dự định
LƯU Ý:
1. Trong quá trình hình thành và phát triển một nhóm giai đoạn hình thành là giai
đoạn dễ thay đổi. Do đó cần có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng và xác định mục
tiêu cụ thể ban đầu
2. Việc lựa chọn thành viên cho một nhóm cần dựa trên những tiêu chí năng lực,
khả năng,...
3. Hiểu rõ
4. Các mục tiêu và nhiệm vụ cá nhân phải theo tiêu chí SMART
Specific (Cụ thể)
Measurable( Có thể đo lường đc)
A greed (Đc nhất trí)
Realistic ( Khả thi)
Time constrainned( Có thời hạn xác định)
5. Để đạt đc thống nhất cao trong nhóm phương cách quan trọng nhất là khuyến
khích sự tham gia của các thành viên trong việc lập kế hoạch, tổ chức và đánh giá
6.Trong suốt giai đoạn hợp nhất của quá trình phát triển nhóm, mâu thuẫn giữa
các cá nhân trong nhóm là điều không thể tránh khỏi. Để có thể đối phó với tình

trạng biến động và những mâu thuẫn trong giai đoạn này mỗi thành viên phải thể
hiện tinh thần hợp tác và xây dựng nhóm lãnh đạo nhóm phải tỏ ra tự tin, quyết
đoán, dám nghĩ dám làm đi tiên phong
7.Giai đoạn thể hiện là thời điểm mà nhóm bắt đầu làm việc có hiệu quả. Các
thành viên trong nhóm cần phải được giám sát, duy trì các chuẩn mực đã đề ra và
khuyến khích đạt được những chuẩn mực cao hơn.
Khen thưởng công tâm
Phê bình thẳng thắn, có tính xây dựng
Khuyến khích sáng tạo, đổi mới
8


8.Phối hợp và hợp tác các nhóm khác trong một tổ chức là điều rất cần thiết.
Người lãnh đạo nhóm phải đảm bảo việc thiết lập và duy trì các quan hệ và trao
đổi thông tin hiệu quả

CHƯƠNG 4: HOẠT ĐỘNG NHÓM
I/ Thông tin trong nhóm
1. Những phương pháp thông tin
-Trực tiếp: tương tác trực tiếp giữa các thành viên: gặp mặt trực tiếp, điện thoại,
chat, họp,..
-Gián tiếp: tương tác gián tiếp giữa các thành viên : nhở chuyển thông tin, báo
cáo, sổ sách, fax, email...
2. Chọn phương pháp thông tin
- Tùy yêu cầu, tính chất công việc, chúng ta lựa chọn cách thức thông tin phù hợp
+ Vấn đề quan trọng: gặp mặt trực tiếp,họp
+Vấn đề phức tạp: gặp mặt,họp,báo cáo,...
+Vấn đề bảo mật: gặp mặt trực tiếp,họp
+ Khẩn cấp: điện thoại,..
+ Trao đổi thông thường: trực tiếp hoặc gián tiếp

+ Báo cáo định kỳ: báo cáo, email...
+Liên quan đến tài chính: báo cáo, fax, email,...
3. Chia sẻ và bảo mật thông tin
- Thông tin là một trong những tài sản quý giá nhất của nhm1.Vì vậy cần phải
biết bảo mật, chia sẻ thông tin cho phù hợp
-Bảo mật thông tin
+Xếp loại thông tin bảo mật
+Phương tiện và cách thức lưu trữ
+ Công nghệ bảo mật
- Chia sẻ thông tin
+ Xếp loại thông tin cần chia sẻ
+Đối tượng chia sẻ
4. Duy trì thông tin thông suốt
- Cần biết duy trì thông tin thông suốt trong nhóm trong suốt quá trình hoạt động
thông qua sự giao tiếp trực tiếp hoặc gián tiếp thường xuyên
- Trong thực tế vì nhiều lý do, thông tin thường bị tắc nghẽn do chủ quan( dấu
giếm, làm tài sản riêng của mình) hoặc khách quan ( bận rộn, quên, không có điều
kiện...).Do đó, cần có sự chỉ đạo từ cấp cao nhất trong nhóm tổ chức các văn bản
quy định và sự nhận thức từng thành viên
II. Thuận lợi khi làm việc nhóm
1. Một tập hợp tài năng:Không một cá nhân nào có đầy đủ kiến thức và kinh
nghiệm để hiểu hết mọi việc. Vì vậy phần lớn chất lượng và hiệu quả đạt được đều
là sản phẩm tập thể - của một nhóm người cùng góp chung kỹ năng, tài năng và
kiến thức để bổ trơ cho nhau.
2. Giúp đỡ lẫn nhau:Các thành viên trong một tập thể có thể giúp đỡ và động viên

9


lẫn nhau, nhất là trong giai đoạn khó khăn.

3. Cơ hội hợp tác trên diện rộng:Kết hợp tài năng, kiến thức, kinh nghiệm từ
nhiều nơi trên thế giới để có thể giải quyết các vấn đề lớn & phức tạp
4. Đổi mới hơn và sáng tạo hơn: Làm việc với nhiều người trong môi trường tích
cực và hợp tác thường có khuynh hướng làm tăng sự đổi mới và sáng tạo.
5. Giao tiếp tốt hơn:Các thành viên làm việc trong tập thể thường có khuynh
hướng tán thưởng lẫn nhau hơn, vì vậy họ sẽ giao tiếp tốt hơn.
6.Quyết định sáng suốt hơn:Làm việc trong một tập thể cho phép các thành viên
phân tích và hiểu vấn đề sâu hơn, do đó có quyết định sáng suốt hơn.
III. Khó khăn khi làm việc nhóm
1. Lạm dụng nhóm:Có một số công việc, cá nhân thực hiện sẽ tốt hơn là phân
công cho cả nhóm. Nếu cứ để cả nhóm cùng thực hiện công việc đó thì sẽ gây ra
tình trạng lạm dụng
2. Lan truyền cảm tính cá nhân:Có những vấn đề nảy sinh trong nhóm nhưng lại
lan truyền ra cả một tổ chức. Mâu thuẫn giữa các thành viên có thể trở nên thù
địch thường xuyên, nhiều khi còn lan sang cả các đồng nghiệp ở bộ phận khác
3.Tránh trách nhiệm và ỷ lại:Các thành viên của nhóm làm việc không hiệu quả
hay tìm cách trốn tránh trách nhiệm, đẩy trách nhiệm cho người khác.
4. Giảm hiệu quả: Nhóm làm việc không hiệu quả cần nhiều thời gian hơn thực tế
để thực hiện công việc. Vì vậy nhóm hay họp hành và điều đó dẫn đến giảm hiệu
quả trong công việc.
IV.Đặc điểm của nhóm làm việc hiệu quả:
1. Mục đích,quy định và vai trò rõ ràng:Mục tiêu của nhóm phải rõ ràng, phải
thích hợp và phải được mọi thành viên chấp nhận. Trách nhiệm của từng cá nhân
và nhóm phải rõ ràng và được mọi thành viên chấp nhận.
2. Tham gia đồng đều:Mọi thành viên phải đồng tham gia vào các buổi thảo luận.
Mặc dù đã có người lãnh đạo trong nhóm, nhưng nhiều khi việc lãnh đạo đó cũng
cần san sẻ cho các thành viên khác để hoàn thành các loại công việc.
3. Đoàn kết:Đoàn kết sẽ gắn bó, tạo sức mạnh chung cho nhóm, đặc biệt để có thể
vượt qua những giai đoạn khó khăn.
4.Kỷ luật:Tạo nề nếp, nâng cao năng suất và tính chuyên nghiệp cho nhóm

5.Tôn trọng:Các thành viên cảm thấy tự do ngôn luận và ý kiến của họ được tôn
trọng. Họ sử dụng hiệu quả kỹ năng lắng nghe và tránh các cuộc đối đầu không
cần thiết.
6. Thái độ tích cực:Thảo luận, góp ý trên tinh thần xây dựng, tích cực
7. Đồng thuận:Các thành viên chấp nhận rằng bất đồng ý kiến thường xảy ra và
rất có ích nếu được dàn xếp ổn thỏa. Họ duy trì được mức độ thân mật thích hợp
và không cá nhân nào được chi phối các buổi thảo luận. Mâu thuẫn được giải
quyết hiệu quả và mọi nỗ lực được chú ý thì các vấn đề quan trọng đều được các
thành viên đồng quyết định.
8. Quan hệ với bên ngoài:Nhóm phát triển và duy trì quan hệ tốt với không những
bên trong mà còn bên ngoài tổ chức.
9. Tự đánh giá:Nhóm thường xuyên xem lại những tiến bộ và thành quả của nhóm
10


để điều chỉnh công việc nếu cần.
V. Đặc điểm của thành viên tích cực ( Tự giải thích)
1. Tôn trọng các thành viên khác
2.Tham gia nhóm tích cực
3. Gánh vác trách nhiệm
4. Tin tưởng thành công của nhóm
5. Chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, tài năng
6. Sẵn sàng lắng nghe và dàn xếp ổn thỏa mâu thuẫn
VI.Dấu hiệu làm suy yếu nhóm
1. Các thành viên không thể nêu được mục tiêu, vai trò
2. Các cuộc họp "khó chịu"
3. Thảo luận ít
4.Tham dự thảo luận nhưng kết quả thấp
5. Mức độ tin tưởng thấp
6. Quyết định đơn phương

7. Bất đồng nổi lên từ lời đồn đại bên ngoài
VII. Quản lý xung đột
1. Khái niệm
-Xung đột là một quá trình trong đó một bên nhận ra rằng quyền lợi của mình
hoặc đối lập hoặc bị ảnh hưởng tiêu cực bởi một bên khác
2. Vai trò xung đột
-Một thống kê ở Mỹ, các nhà quản lý dùng 21% thời gian trong tuần để giải
quyết các xung đột và mâu thuẫn.
- Mâu thuẫn là điều không thể tránh được.Xung đột mâu thuẫn có ở mọi nơi, mọi
cấp độ từ nhỏ đến lớn
-Tuy nhiên xung đột cũng là nguồn gốc cho sự cách tân, tăng trưởng và phát
triển
3. Các dạng mâu thuẫn
- Mâu thuẫn giữa các bộ phận
- Giữa cấp quản lý và nhân viên
- Giữa các nhân viên
- Nhân viên cũ- mới
-Mâu thuẫn nội tại
4.Xung đột và thực hiện nhiệm vụ
a. Xung đột chức năng
-Xung đột xuất phát từ những bất đồng chuyên môn, năng lực làm việc
Nâng cao chất lượng các quyết định
Kích thích sự sáng tạo và đổi mới
Khuyến khích sự quan tâm và tò mò
Cung cấp những phương tiện theo đó vấn đề được bộ lộc và làm giảm căng
thẳng
Thúc đẩy tự đánh giá và thay đổi môi trường làm việc
b.Xung đột phi chức năng
11



Tốn nhiều thời gian giải quyết
Dẫn tới theo đuổi lợi ích cá nhân và hi sinh các lợi ích của tổ chức
Làm tổn hại tình trạng tâm lý và sức khỏe của các thành viên tổ chức
Tốn kếm tiền bạc
Mệt mỏi
c. Xung đột và thực hiện nhiệm vụ( Xem slide 143)
d. Xử lý xung đột
-Đánh giá các bên tham gia
- Đánh giá nguyên nhân gây ra xung đột
-Chọn lựa chiến lược phù hợp
e.Nguyên nhân xung đột
-Truyền đạt
-Cấu trúc tổ chức
Sự khác biệt cá nhân
5.Chiến lược giải quyết xung đột
a. Chiến lược xử lý công việc
-Né tránh: Rýt lui khỏi xung đột và lờ đi về sự tồn tại của nó
Khi chưa có hướng xử lý rõ ràng
Khi xung đột là nhỏ
Khi các cảm xúc đang ở mức độ cao đòi hỏi phải có thời gian để làm dịu
Khi ảnh hưởng đến quyền lợi của các thành viên, nhóm
Khi cân thời gian để tuh thập thông tin
-Nhượng bộ:Duy trì quan hệ hài hòa bằng việc đặt lợi ích và quan tâm của đối
tác lên trên lợi ích của bạn
Khi thấy mình sai
Khi tranh chấp là không quan trọng
Khi sự hòa thuận là quan trọng
Khi muốn có những quan hệ cho những vấn đề tiếp sau to lớn hơn cho lợi ích
của bạn

- Ép buộc: Những nỗ lực thỏa mãn nhu cầu và quan tâm của cá nhân bằng cách
hy sinh lợi ích của đối tác
Khi cần một giải pháp nhanh chóng cho tình thế
Khi bạn biết chắc là mình đúng
Khi vấn đề là quan trọng với tổ chức
Khi sực tích cực nhiệt tình tham gia cùng đối tác với giải pháp của bạn là
không quan trọng
-Thỏa hiệp:Mỗi bên từ bỏ một ít và nhượng bộ lẫn nhau
Khi hai bên là tương đồng về quyền lực, sức mạnh
Khi mục tiêu là tương đối quan trọng
Khi cần một giải pháp tạm thời cho những vấn đề phức tạp
Khi những áp lực thời gian đòi hỏi một giải pháp tích cực
Một giải pháp dự trữ khi các chiến lược khác thất bại
-Hợp tác: Các bên tham gia, theo đuổi việc thỏa mãn các lợi ích và quan tâm của
12


tất cả các bên
Khi không bị áp lực về thời gian
Khi quan tâm,lợi ích của cả hai bên là quan trọng
Khi các bên thực sự quan tâm tới lợi ích của nhau và muốn đạt được tình huống
các bên đều thắng
Khi vấn đề là quan trọng đến mức thỏa hiệp là không đáp ứng được
b. Thế nào là một chiến lược tốt
- Tùy thuộc vào tầm quan trọng của vấn đề xung đột và tình huống xung đột để
lựa chon chiến lược phù hợp
-Chọn lợi ích hay mối quan hệ
-Nên chọn chiến lược duy trì mối quan hệ lâu dài

CHƯƠNG 5 : LÀM VIỆC NHÓM HIỆU

QUẢ
7 KỸ NĂNG CƠ BẢN ĐỂ LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ
1.Lắng nghe:Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Các thành viên
trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau. Kỹ năng này phản ánh sự tôn
trọng (hay xây dựng) ý kiến giữa các thành viên.
2.Chất vấn:Qua cách thức mỗi người đặt câu hỏi, chúng ta có thể nhận biết mức
độ tác động lẫn nhau, khả năng thảo luận, đưa ra vấn đề cho các thành viên khác
của họ.
3.Thuyết phục:Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra.
Đồng thời họ cần biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến
của mình.
4.Tôn trọng:Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của những người
khác thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực.
5.Trợ giúp:Các thành viên phải biết giúp đỡ nhau.
6.Sẻ chia:Các thành viên đưa ra ý kiến và tường thuật cách họ nghĩ ra nó cho
nhau.
7.Chung sức:Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch
đã đề ra.
8 NGUYÊN TẮC VÀNG ĐỂ LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ
1. Hãy đúng giờ
2.Luôn đặt mục tiêu cuộc thảo luận lên hàng đầu tránh nói chuyện về những chủ
đề không liên quan, gây loãng chủ đề, thiếu tập trung.
3.Hãy ngĩ mình là một phần của nhóm chứ không là cá nhân riêng lẻ:Thảo luận
với cả nhóm chứ không phải chỉ với người ngồi cạnh bạn. Hãy rõ ràng và ngắn
gọn. Luôn ý thức rằng bạn đang sử dụng thời gian của tất cả mọi người.
4.Đừng ngắt lời người khác:Hãy lắng nghe và cố hiểu họ. Cũng đừng nghĩ về ý
kiến sắp trình bày của mình, hãy chú ý những gì người khác nói. Nếu có gì chưa
rõ, hãy hỏi lại khi họ kết thúc.
5.Hãy đoàn kết để đạt mục tiêu chung:Không ai có đầy đủ kiến thức về bất cứ một


13


vấn đề nào, chỉ có là họ đóng góp được nhiều hay ít mà thôi. Hãy thuyết phục mọi
người bằng lý lẽ và dẫn chứng, không phải bằng cảm xúc.
6.Đừng chỉ trích:Đừng phản đối ngay ý kiến của người khác dù bạn có thấy nó
thiếu thực tế đến đâu. Cũng đừng gắn mỗi cá nhân với ý kiến của họ, chỉ thảo luận
về ý kiến thôi, đừng chỉ trích riêng ai cả.
7.Hãy luôn tâm niệm rằng, kết quả cuối cùng thu nhận được phải là sự đồng lòng
của cả nhóm kể cả những cá nhân có ý kiến bị bác bỏ. Việc này không thể nhanh
chóng đạt được mà phải cần có thời gian.
8.Hãy cố gắng tôn trọng những thành viên khác và hướng tới mục tiêu chung.
NÂNG CAO KHẢ NĂNG LÀM VIỆC THEO NHÓM
Hoàn thành công việc đúng thời hạn:Nếu bạn không hoàn thành công việc đúng
thời hạn, bạn có thể làm đình trệ công việc của cả nhóm. Một người làm việc theo
nhóm hiệu quả là người mà những thành viên khác trong nhóm có thể dựa vào và
tin tưởng được
Có chính kiến:cần có ý kiến đóng góp riêng, nhất là những ý kiến mang tính xây
dựng, để cả nhóm cùng tiến lên.
Thích nghi nhanh chóng:Trong công ty, bạn có thể tham gia một vài nhóm khác
nhau, mỗi nhóm lại tập trung vào những mục tiêu nhất định. Chính vì vậy, khả
năng thích nghi nhanh chóng là một phẩm chất cần thiết của một người làm việc
theo nhóm.
Sự linh hoạt sáng tạo: Một cách thể hiện sự linh hoạt là đưa ra đề nghị thay đổi
cách làm việc nếu nó có thể giúp đỡ đồng nghiệp khác.
Tôn trọng phong cách làm việc của đồng nghiệp:Trong một nhóm, mỗi người
thích làm việc theo một cách khác nhau. Nhóm làm việc tốt nhất sẽ có sự hòa trộn
của nhiều phong cách. Một người có khả năng làm việc theo nhóm tốt là người có
thể hiểu và tôn trọng phong cách làm việc của người khác
Tránh va chạm:Là một thành viên nhóm, bạn đừng để bị phân tâm vì những vấn

đề không cần thiết và có thể gây ảnh hưởng đến nhiệm vụ của cả nhóm.

14


15


16