BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM
KHOA KINH TẾ- BỘ MÔN LOGISTICS

MỤC LỤC


2

DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1 : Một số phương tiện, thiết bị của công ty............................................
5
Bảng 1.2: Bảng tổng hợp kết quả kinh doanh.....................................................
7

DANH MỤC SƠ ĐỒ
SƠ ĐỒ 1.1 Mô hình tổ chức..................................................................................
6

SƠ ĐỒ 2.1 Dịch vụ Logistics........................................................................
9
SƠ ĐỒ 2.2 Hệ thống Thông tin....................................................................
10
Sơ đồ 2.3 Hoạt động cơ bản của kho bãi:............................................................
13

SƠ ĐỒ 3.1 Quy trình hoạt động tại kho trước kia.....................................
22


3

LỜI MỞ ĐẦU
Nằm trong kế hoạch và chương trình đào tạo của trường Đại học Hàng Hải
Việt Nam, kỳ thực tập cơ sở ngành là một cơ hội lớn cho sinh viên năm thứ ba có
thể tiếp cận thực tế với môi trường làm việc của ngành nghề đang học ở cơ quan, xí
nghiệp. Quá trình thực tập cơ sở ngành là bước đầu giúp giới thiệu và giúp sinh viên
hình dung ra môi trường kinh doanh thực tế tại doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ
logistics, tự trau dồi rút ra kiến thức, kỹ năng cần thiết phục vụ cho nghề nghiệp;
rèn khả năng viết báo cáo khoa học. Từ đó sinh viên có thể tích lũy và rút ra kinh
nghiệm quý báu cho nghề nghiệp sau này.
Với xu hướng toàn cầu hóa nền kinh tế, Logistisc trở thành ngành có vai trò
then chốt trong việc đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng ở bất cứ nơi đâu. Với vị
trí vô cùng quan trọng trong chuỗi cung ứng dịch vụ Logistics, kho bãi vận tải đang
đóng góp một phần không nhỏ tới doanh thu, lợi nhuận cũng như sự phát triển của
Logistics. Không có kho hàng, vận tải hoạt động Logistics không thể diễn ra hoặc
có hiệu quả.Nhận thức được tầm quan trọng của việc phát triển dịch vụ kho bãi và
những kiến thức tìm hiểu được tại công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt, em quyết
định chọn đề tài cho báo cáo thực tập cơ sở ngành là: “Quy trình quản lí kho bãi tại
công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt (VIJACO)”.
Báo cáo gồm ba chương:
- Chương 1: Giới thiệu khái quát về công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt.
- Chương 2: Quy trình quản lý kho bãi tại công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt.
- Chương 3: Các giải pháp và kiến nghị hoàn thiện quy trình quản lý kho bãi.
Em bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt, đến
trường Đại học Hàng Hải Việt Nam và sự hướng dẫn của cô giáo Đỗ Như Quỳnh
tạo điều kiện cho em hoàn thành báo cáo thực tập cơ sở ngành này.Báo cáo của em
còn nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được sự góp ý và giúp đỡ từ cô.


4


CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY VẬN
TẢI QUỐC TẾ NHẬT – VIỆT (VIJACO).
1.1Quá trình hình thành và phát triển công ty.
1.1.1:Lịch sử thành lập công ty.
Công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt (VIJACO) là Công ty liên doanh giữa
Tổng Công ty Hàng Hải Việt Nam và 5 đối tác Nhật Bản (Bao gồm công ty
Kanematsu Cp., Suzue Corp., Meiko Trans Co. Ltd., Kamigumi Co., ltd., Honda
Trading Corp.) với số vốn điều lệ là US$ 5.000.000 với lịch sử phát triển:
- Năm 1994: Căn cứ vào Hợp đồng & Điều lệ liên doanh ký ngày 9/8/1994
giữa Công ty Container Việt Nam ( nay được thay bởi Tổng Công ty Hàng Hải Việt
Nam) và 05 Công ty Nhật Bản, các văn bản pháp lý có liên quan để trình Ủy ban
nhà nước về Hợp tác và đầu tư, nay là Bộ Kế hoạch và đầu tư cấp giấy phép đầu tư
số 1099/GP ngày 31/12/1994 về việc thành lập Công ty Vận tải quốc tế Nhật – Việt
(VIJACO).
- Năm 1997: Hội viên Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI).
- Năm 2001: Ngày 22/10/2001, VIJACO chính thức là hội viên – Hiệp hội
giao nhận Việt Nam (VIFFAS).
- Năm 2002: Ngày 22/10/2002 được tổ chức SGC cấp chứng chỉ ISO
9001:2000.
- Năm 2003: Ngày 23/1/2003 là Đại lý giao nhận của Tổng Cty hàng không
Việt Nam.
- Năm 2004:
+ Tại giấy phép điều chỉnh số 1099/ GPĐC 4 ngày 14/1/2004 của Bộ Kế
hoạch đầu tư, VIJACO thành lập Chi Nhánh tại TP.HCM.


5

+ Tại giấy phép điều chỉnh số 1099/ GPĐC 5 ngày 13/2/20014 của Bộ Kế

hoạch đầu tư, VIJACO thành lập Văn phòng làm việc tại khu Công nghiệp Nomura
Hải Phòng.
- Năm 2005:
+ Tại Quyết định số 1013/QĐUB ngày 12/4/2005 VIJACO thành lập Văn
phòng đại diện tại tỉnh Quảng Ninh – Là 01 cổ đông phổ thông của Cty cổ phần
dịch vụ hàng hóa Nội Bài (NTSC).
- Năm 2007:
+ Tại Quyết định số 96/QĐ-TCHQ ngày 30/5/2007 của Tổng cục Hải quan,
VIJACO đã xây dựng & triển khai dịch vụ kho Ngoại quan tại khu Công nghiệp
Nomura Hải Phòng.
+ Tại Quyết định số 2658/HQHP ngày 8/5/2007 Cục Hải quan Hải Phòng cấp
giấy chứng nhận VIJACO đủ điều kiện hoạt động đại lý khai thuê Hải quan.
- Năm 2008: Căn cứ vào Nghị định số 101/2006/NĐ-CP & Luật đầu tư số
59/2005/QH11 ngày 29/11/2005, đại diện của 02 bên góp vốn VIJACO ( gồm Tổng
Công ty Hàng Hải Việt Nam & 05 Công ty Nhật Bản) đã tiến hành ký Hợp đồng và
Điều lệ sửa đổi ngày 9/6/2008, các văn bản pháp lý có liên quan để trình các cơ
quan có thẩm quyền của Bộ Kế hoạch đầu tư và được UBND TP.Hải Phòng cấp
giấy chứng nhận đầu tư số 021022000111 ngày 4/7/2008.
1.1.2:Thông tin về công ty.
- Tên công ty : Công Ty Vận Tải Quốc Tế Nhật - Việt.
- Tên giao dịch quốc tế : Vietnam Janpan International Transport Co, Ltd
- Tên viết tắt : VIJACO
- Tên bộ ngành trực thuộc: Tổng Công Ty Hàng Hải Việt Nam
- Mã số thuế: 0200114893


6

- Địa chỉ: Chùa Vẽ Đường Ngô Quyền, Phường Đông Hải 1, Quận Hải An,
Hải Phòng.

- Giấy phép kinh doanh: 021022000111- ngày cấp: 27/08/1998.
- Ngày hoạt động : 16/02/1995
- Giám đốc: Nguyễn Bá Hiền
- Điện thoại: (84.31)3765316 / 3765028. Fax: (84.31)3765130
- Chi nhánh:
+ Tại Hà Nội: Phòng 1102 Đào Duy Anh, phường Phương Mai, quận Đống
Đa, Hà Nội.
+ Tại TP.Hồ Chí Minh: Phòng 407 số 92 Nam Kỳ, Khởi Nghĩa, quận 1, TP. Hồ
Chí Minh.
- Dịch vụ kinh doanh: đại lý vận tải – giao nhận, đại lý khai hải quan, đại lý
tàu biển và container, kinh doanh kho, bãi containers, dịch vụ hàng hải khác.
- Email:
- Website: vijaco.com.vn
- Logo của công ty :

1.2: Chính sách chất lượng, tiêu chí hoạt động, mô hình tổ chức.
1.2.1: Chính sách chất lượng.


7

Bảng 1.1 : Một số phương tiện, thiết bị của công ty.
STT

Phương tiện
vận tải

Số
lượng


Thiết bị vận
tải

Số
lượng

Phương tiện
khác

Số
lượng

1

Xe tải Kamaz

28

Xe nâng tay
3 tấn

1

Xe Nissan
Patrol

1

2


Mooc

42

15

Xe Camry

1

3

Xe tải Nissan

9

Container
20’
Container
40’

25

Xe Toyota

1

4

Xe nâng 3 tấn


2

5

Xe nâng 5 tấn

1

6

Xe cẩu 50 tấn

1

7

Xe tải
Misubishi

5

8

Xe tải Nisuzu

8

9


Xe tải Woho

5

10

Xe nâng
Kalmaz 45 tấn

1
(Nguồn: Phòng Vận tải nội địa)

Với cơ sở vật chất nêu trên, VIJACO luôn sẵn sàng cung cấp các dịch vụ hoàn
hảo cho khách hàng như đại lý tàu biển, đại lý giao nhận hàng không – đường bộ đường biển, vận chuyển hàng xuất nhập khẩu container và hàng thông thường theo
phương thức giao hàng đến tận kho, dịch vụ kho ngoại quan, kho hàng thông
thường và kho CFS, bãi container, đại lý khai hải quan,... Đặc biệt, đối với dịch vụ
hàng dự án, hàng siêu trường – siêu trọng, VIJACO có thể bố trí phương tiện – thiết
bị vận chuyển chuyên dụng, giám sát trong quá trình vận chuyển và lắp đặt từ xuất
phát điểm tới tận chân công trình.


8

Để đáp ứng và làm hài lòng khách hàng,

1.2.2:Tiêu chí hoạt động.
•
•
•
•

•

Hợp tác – Chia sẻ với đối tác
Chuyên nghiệp – Tín nhiệm
Năng động – Sáng tạo
Trung thực – Hợp pháp
Trung thành - Cống hiến

VIJACO luôn yêu cầu mọi cán bộ - nhân viên phải tuân
thủ chất lượng ISO 9001:2000 và đánh giá hoạt động sản
xuất kinh doanh của Công ty theo các tiêu chí QCDMS:
Q – High Quanlity (Chất lượng cao), C – Reasonable
Cost ( Chi phí hợp lí), D – Timely Delivery (Giao hàng
đúng giờ), M – Efficient Management (Quản lý hiệu
quả), S – Operation Safely (An toàn tác nghiệp).

1.2.3: Mô hình tổ chức
Tổng Giám đốc
Phó Tồng Giám đốc
Thư ký
P. Tài chính kế toán

VPĐD tại Hà Nội

P. Nhân sự tổng hợp

Chi nhánh tại TPHCM

P. Vận tải nội địa


VPĐD tại Vĩnh Phúc

P. Kinh doanh

VPĐD tại Quảng Ninh

P. Dự án II

VPĐD tại Nội Bài
VPĐD tại KCN

P. Dự án I

Nomura Hải Phòng
P. Kho bãi
P. Kỹ thuật Vật tư
SƠ ĐỒ 1.1 Mô hình tổ chức


9

1.3: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty vận tải quốc tế Nhật - Việt.

Bảng 1.2: Bảng tổng hợp kết quả kinh doanh
(Đơn vị tính: VNĐ)
ST
T

1
2

3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13

Chi tiêu

2013

2014

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

22,821,236,431 26,542,642
,264
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp 22,821,236,431 26,542,642
dịch vụ
,264
Giá vốn hàng bán
13,387,030
14,311,117
Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch 9,434,025
12,231,524

vụ
Doanh thu từ hoạt động tài chính
917,446
908,351
Tổng chi phí
55,689
75,404
Chi phí quản lí doanh nghiệp
3,109,898
3,181,287
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
7,216,841
9,931,268
Thu nhập khác
59,921
106,363
Lợi nhuận khác
29,143
56,279
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế
7,245,984
9,987,547
Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 1,811,496
2,496,886
Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
5,434,488
7,490,660

(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Tổng doanh thu của công ty năm 2013 là 22,821,236,431 VNĐ, năm 2014 là

26,542,642,264 VNĐ, tăng thêm 3,721,405,833 VNĐ. Doanh thu của Công ty tăng
khá cao chứng tỏ ban lãnh đạo công ty đã có những chính sách hợp lý nhằm khai
thác tối đa hiệu quả sử dụng của các phương tiện vận tải, không ngừng tìm hiểu,
thăm dò thị trường nhằm đưa ra những mức giá cạnh tranh để thu hút khách hàng.
Doanh thu hoạt động tài chính năm 2014 giảm so với năm 2013 chứng tỏ công
ty đã giảm bớt tiền gửi ngân hàng nên tiền lãi đã giảm.
Lợi nhuận của công ty tăng chứng tỏ hoạt động kinh doanh của công ty tương
đối tốt và có hiệu quả.


10

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO BÃI TẠI
CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT - VIỆT (VIJACO).
2.1. Những lý luận cơ bản về Logistics và kho bãi.
2.1.1. Tổng quan Logistics.
2.1.1.1. Khái niệm Logistics.
Logistics còn khá mới mẻ tại Việt Nam song đã xuất hiện khá lâu trên thế giới
và là một trong số ít các thuật ngữ khó dịch nhất, bởi, nghĩa của nó quá rộng. Có rất
nhiều khái niệm về thuật ngữ này mà em đã tìm hiểu được:
- Theo Liên Hợp Quốc (Khóa đào tạo quốc tế về vận tải đa phương thức và
quản lý logistics, Đại học Ngoại Thương, tháng 10/2002), Logistics là hoạt động
quản lý quá trình lưu chuyển nguyên vật liệu qua các khâu lưu kho, sản xuất ra sản
phẩm cho tới tay người tiêu dùng theo yêu cầu của khách hàng.
- Theo Hội đồng quản trị logistics (The council of Logistics Managerment),
Logistics là sự quản lý, sự kiểm soát các nguồn lực ở trạng thái động và tĩnh, một
phần của chuỗi cung ứng bao gồm quy trình hoạch định, quản lý, thực hiện và kiểm
soát hiệu quả, tiết kiệm nhất về chi phí và thời gian các dòng chảy xuôi chiều cũng
như ngược chiều từ điểm sản xuất tới điểm tiêu thụ cuối cùng với mục tiêu đáp ứng
nhu cầu khách hàng, quy trình bao hàm cả các hoạt động đầu vào, đầu ra, bên trong

cũng như bên ngoài doanh nghiệp.
- Cuốn “The handbook of Logistics and distribution management” (2000), là
nghệ thuật và khoa học giúp quản trị và kiểm soát dòng chảy của hàng hóa, năng
lượng, thông tin và những nguồn lực khác.
2.1.1.2. Logistics và dịch vụ Logistics.
- Theo Hội đồng chuyên gia quản trị chuỗi cung ứng đưa ra, logistics là bộ
phận của quản trị chuỗi cung ứng thực hiện kế hoạch và kiểm soát tính hiệu quả và
kết quả của các luồng lưu chuyển và của việc lưu kho hàng hóa, dịch vụ và thông


11

tin liên quan giữa điểm khởi nguồn và điểm tiêu thụ nhằm đáp ứng nhu cầu khách
hàng.
Hàng hóa

Hiệu quả tối ưu

Lên kế hoạch
Thực hiện
Kiểm soát

Từ

Luồng lưu
chuyển và lưu

khởi

nguồn

Dịch vụ

kho
Thông tin

Tới điểm tiêu
thụ

Đáp ứng nhu cầu khách hàng

SƠ ĐỒ 2.1 Dịch vụ Logistics.
- Dịch vụ logistics, bao gồm 6 thành phần chính:
Luật Thương mại Việt Nam 2005 (Điều 233) quy định: “ Dịch vụ Logistics là
hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công
đoạn bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các
thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng
hoặc các dịch vụ khác có liên quan tới hàng hóa theo thỉa thuận với khách hàng để
hưởng thù lao”.
1. Vận tải: Hoạt động vận tải bao gồm lựa chọn phương thức và phương tiện
vận tải, lập kế hoạch xếp hàng và lập kế hoạch lịch trình.
2. Lưu kho: Lưu trữ hàng hóa kể từ sau khi sản xuất/ thu hoạch tới khi tiêu
dùng/sử dụng nhằm duy trì chất lượng hàng hóa hoặc tồn trữ hàng hóa để
đáp ứng kịp thời các đơn hàng.
3. Làm hàng: Là chuỗi các hoạt động trung gian giữa vận tải và lưu kho, từ khi
hàng hóa được gửi đến cho đến khi hàng hóa xuất kho hoặc xuất đi khỏi
trung tâm Logistics.
4. Bao gói: Bảo vệ hàng dễ dàng cho việc làm hàng, truyền tải thông tin.


12


5. Logistics processing: Gia công cho hàng hóa trong quá trình logistics mà
đáng ra phải thực hiện trong quá trình sản xuất nhằm tối ưu hóa hoạt động
logistics.
6. Hệ thống Thông tin: Mô hình hệ thống thông tin, kiểm soát thông tin dự
báo thông tin.Luồng thông tin xuyên suốt từ khách hàng qua trung tâm thông
tin tới trung tâm Logistics hoặc nhà sản xuất lắp ráp.
Luồng dịch chuyển
Luồng phản hồi
Sản xuất/ lưu kho

Nguyên vật

Dòng thông tin

liệu thô
Linh kiện
Vật liệu bao
gói

Quy

Khách hàng

trình

sản xuất

Đóng gói


Lắp ráp

Nguồn cung
ứng sản phẩm

Quy

Đơn

trình

hàng

gia công

vị

Thành

Kho bãi

phẩm

Trung

Lưu kho

Nguyên vật

tâm


phân phối

và

hàn

liệu nhập khẩu
Bộ phận

Người tiêu

lắp ráp mua

dùng cuối
cùng

Quy trình cung ứng đầu vào
Quản trị nguyên vật liệu
Phân phối
Logistics

SƠ ĐỒ 2.2 Hệ thống Thông tin
2.1.1.3. Nhà kinh doanh dịch vụ logistics bên thứ ba 3PL.


13

- Theo Lied, “Logistics bên thứ ba là việc các công ty bên ngoài thực hiện
chức năng logistics mà trước đây thường tiến hành trong doanh nghiệp...”

- “Logistics bên thứ ba là các hoạt động do một nhà cung cấp dịch vụ logistics
thực hiện, tối thiểu bao gồm việc quản lý và thực hiện hoạt động vận tải và khai
thác kho. Ngoài ra, nhà cung cấp dịch vụ logistics có thể quản lý các hoạt động
khác, giá trị khác. Hợp đồng thực hiện phải có các nội dung chi tiết về quản lí, phân
tích hoặc thiết kế, và thời gian hợp tác tối thiểu là một năm”.
2.1.2. Kho bãi trong logistics.
2.1.2.1. Khái niệm.
- Theo cách hiểu truyền thống, nhà kho đóng vai trò quan trọng trong việc lưu
trữ nguyên liệu và thành phẩm dài hạn.Những nhà sản xuất tiến hành sản xuất hàng
hóa, sau đó lưu kho và cuối cùng bán hàng hóa trong kho ra thị trường.
- Theo cách hiểu hiện đại, với sự xuất hiện của thuật ngữ “just in time” và
những thay đổi trong chuỗi logistics, không chỉ đơn thuần là phương tiện cất trữ
hàng hóa trong một khoảng thời gian dài mà còn là nơi tạo ra giá trị gia tăng cho
hàng hóa theo yêu cầu của doanh nghiệp.
2.1.2.2. Vai trò.
- Kho bãi có vai trò và vị trí quan trọng đối với sản xuất và lưu thông, nhằm
phục vụ cho sản xuất liên tục và lưu thông hàng hóa bình thường.Kho bãi là kết cấu
hạ tầng của các ngành sản xuất, và dịch vụ cho nền kinh tế, góp phần nâng cao hiệu
quả sản xuất xã hội.
- Hoạt động của kho bãi tốt hay không có ảnh hưởng đến nhiều mặt các hoạt
động kinh tế xã hội. Kinh tế càng phát triển thì hệ thống kho bãi càng phải đáp ứng
nhu cầu của nền kinh tế quốc dân.
Trên thực tế, kho bãi không phải là những sản phẩm tự nhiên, trừu tượng. Nó
là những thực thể vật chất do con người tạo ra nhằm phục vụ con người. Nên nó


14

luôn tồn tại gía trị và giá trị sử dụng. Trong điều kiện sản xuất hàng hóa nhiều thành
phần, kho bãi là sản phẩm hàng hóa của nhiều thành phần cần được trao đổi mua

bán. Chính vì vậy kho bãi cần được ưu tiên đầu tư phát triển, khuyến khích các
thành phần kinh tế đầu tư theo quy hoạch, dần đi vào tổ chức hoạt động của một
ngành kinh tế - kĩ thuật đúng tầm với nền kinh tế.
2.1.2.3. Các hoạt động cơ bản của kho bãi.
- Receiving: Nhận hàng từ hệ thống vận tải vào kho. Người vận tải phải giao
hàng theo lịch trình nhằm nâng cao năng suất. Hàng được chuyển vào khu nhận
hàng, được kiểm tra về những hư hỏng có thể có. Các hư hỏng này được phản ánh
lên phiếu giao hàng của người vận tải. Phiếu nhập kho sẽ được nhập ở giai đoạn
này.
- Put-away: Chuyển hàng vào vị trí cụ thể trong kho. Giai đoạn này có thể tiến
hành một số biện pháp nghiệp vụ: nhận dạng sản phẩm (quét mã vạch), xác định vị
trí sẽ lưu trữ, đưa hàng vào vị trí lưu trữ. Hệ thống tồn kho phải được cập nhật để
phản ánh việc nhận hàng và vị trí của chúng trong kho hàng.
Nguyên tắc cho việc xếp hàng: hàng phổ thông được xếp gần khu vực xuất
hàng hơn và ngược lại, hàng có kích thước nhỏ hơn, tổng thể tích nhỏ hơn xếp gần
khu hàng xuất.
- Order picking: Lựa chọn các nhóm hàng cụ thể cho đơn hàng của khách
hàng. Chuyển thông tin đơn hàng cho nhân viên phụ trách, tối ưu hóa sự di chuyển
lấy hàng, chuyển ra khu vực chờ vận tải.
- Shipping: Xếp hàng để vận chuyển đến khách hàng. Khi phương tiện đến
nhận hàng tại cửa giao hàng, hàng được lên phương tiện chứa hàng rồi đưa lên
phương tiện vận tải.
- Người vận tải phải trình các chứng từ hợp lệ. Nhập liệu vào hệ thống để phản
ánh xuất hàng, trừ hàng đã xuất khỏi danh sách hàng tồn và hàng đã được giao cho
người nhận hợp lệ.


15

Receiving

(nhận hàng)

Pick

Put-away (sắp
Storge

xếp)

hàng)

(lấy

Pack, ship (đóng, vận
chuyển)

(lưu trữ)

Sơ đồ 2.3 Hoạt động cơ bản của kho bãi:
2.2. Quy trình quản lý kho bãi tại công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt.
2.2.1. Cơ sở hạ tầng kho bãi tại công ty vận tải quốc tế Nhật - Việt.
Từ năm 1995 – 2007, VIJACO đã triển khai đầu tư, xây dựng và ký hợp đồng
quản lý và khai thác kho thông thường, kho CFS, kho ngoại quan, bãi container tại
Hải Phòng, kho chứa hàng XNK tại Vĩnh Phúc.
Kho hàng thông thường và CFS tại Hải Phòng: 1.000m2, thuận tiện cho việc
chất xếp, bảo quản, phân loại hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng và có cán bộ
Hải quan giám sát 24/24h.
- Bãi containers tiêu chuẩn tại Hải Phòng: 7.000m2, sức chứa 3.500 cao bản:
Thuận tiện cho việc chất xếp hàng và vỏ containers cao 3 của những hãng tàu Nam
Sung, Dong Nam A, APL, Shan Dong,..

- Kho ngoại quan tại khu công nghiệp Nomura Hải Phòng: 2.000m2, và khu
vực bãi để tập kết phục vụ bốc xếp, giao nhận hàng hóa là 2.000m2, sức chứa 500
pallet, có Hải Quan giám sát 24/24h.
- Kho hàng thông thường tại Vĩnh Phúc: 10.000m2, 5000 cao bản, thuận tiện
cho việc chất xếp, bảo quản, phân loại hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng.
Các trang thiết bị và điều kiện bảo quản hàng hóa trong kho hàng:
- Tất cả các nguyên vật liệu đều được bảo quản trong các bao bì, thùng chứa
tránh được sự ảnh hưởng trực tiếp từ môi trường bên ngoài. Mỗi thùng hàng đều
được dán nhãn ghi đầy đủ thông tin sản phẩm: về mã sản phẩm, tên sản phẩm, lô


16

sản xuất, hạn sử dụng, điều kiện bảo quản. Tại các kệ hàng, cũng được dán nhãn
phân biệt rõ khu vực hàng hóa riêng biệt.
- Tầng cao 6m, giá chứa hàng cao 4 tầng.
- Xe nâng bằng điện không gây ra tiếng ồn, bảo vệ môi trường, phục vụ việc
xếp dỡ hàng hóa.
- Hệ thống mái được lắp đặt vật liệu cách nhiệt, tấm tôn trong suốt, giúp nhiệt
độ luôn đạt chuẩn và tận dụng được nguồn ánh sáng mặt trời. Toàn hệ thống kho
hàng được trang bị hệ thống quạt thông gió và hệ thống phát hiện khói, báo cháy
kịp thời để giảm thiểu thiệt hại.
- Toàn bộ cao bản trong kho làm bằng nhựa, sạch sẽ, tránh mối mọt và các loài
côn trùng gặm nhấm.
- Lối đi trong kho được thiết kế rộng, phù hợp cho xe nâng di chuyển. Khu
vực xuất và nhập kho được xây dựng riêng để tránh bị nhầm lẫn khi nhiều đơn hàng
vào cùng lúc.
- Các nhân viên làm trong kho được kiểm tra tình hình sức khỏe định kỳ 6
tháng/lần. Xây dựng bảng nội quy kho rõ ràng, khu vực bên ngoài kho có diện tích
lớn, thuận tiện cho việc ra vào của các phương tiện cơ giới.

2.2.2. Quy trình quản lý kho bãi tại công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt.
2.2.2.1. Quy trình nhập kho.
- Khi có thông báo hàng về thì chuẩn bị khu vực tiếp nhận hàng, kiểm tra
chứng từ và thông báo hàng đến kho cho kho.
- Ký phiếu cho xe vào vị trí làm hàng, đưa cho kho. Yêu cầu chủ kho bố trí
công nhân và phương tiện cần thiết để tiến hành mở máng nhận hàng. Phối hợp với
chủ kho cho xe vào vị trí cửa kho nhận hàng ghi trên phiếu nhập.


17

- Giao chứng từ cho người kiểm tra hoặc lái xe, phối hợp với kho nhận hàng
và kiểm tra hàng. Nhập hàng theo thứ tự thời gian ghi trên phiếu mua hàng và người
giao hàng hướng dẫn cho xe vào cửa kho.
- Lập phiếu kiểm đếm hàng và thông báo cho người giao hàng. Ghi lại thời
gian bắt đầu và kết thúc cho từng xe trên phiếu kiểm kê.
- Bên giám định mở kiện hàng, chụp hình hóa đơn và kiện hàng trong suốt quá
trình nhập kiện. Nếu phát hiện có hỏng hóc và lỗi hàng thì lấy đó làm bằng chứng
yêu cầu bên giao hàng bồi thường hoặc khắc phục tổn thất.
- Thủ kho cùng quản lý giám sát và kiểm đếm chính xác lượng hàng nhập theo
chứng từ nhận hàng đã được người giao hàng ký, hàng hóa còn nguyên đai nguyeên
kiện. Ghi lại số lượng hàng đếm được và gắn vào mỗi kiện hàng đếm được ở vị trí
sễ thấy nhất.
- Theo dõi dỡ hàng và công nhân xếp hàng lên cao bản theo đúng đơn đặt
hàng. Đo kích thước của thùng hàng ( ghi rõ chi tiết), đối chiếu kích thước với
phiếu đóng gói hàng hóa của hàng hóa và viết phiếu nhập hàng giao cho chủ hàng
01 bản và giao 01 bản cho người giao hàng.
- Theo dõi, giám sát từng Carton của từng đơn đặt hàng và xe nâng đưa vào vị
trí trong kho lần lượt theo từng đơn đặt hàng.
- Thông báo cho bên chủ hàng nếu có vấn đề về hàng hóa trong lúc nhập hàng

( bao bì, lỗi, hỏng) để có hướng giải quyết, gửi lại bằng chứng bằng hình ảnh cho
bên chủ hàng (đã được bên giám định chụp lại). Thủ kho có quyền từ chối nhận
hàng.
- Giao lại chứng từ nhập hàng, phiếu nhập kho cho bộ phận chứng từ.
- Kết thúc nhập hàng.
* Nguyên tắc lưu hàng trong kho:


18

+ Hàng xếp trên từng cao bản hoặc chồng các cao bản lên với nhau để bảo vệ
hàng, tránh tiếp xúc trực tiếp với nền kho.
+ Hàng xếp theo các mã hàng, mỗi mã hàng tương ứng với các cảng đến khác
nhau.Hàng đi sớm sẽ được xếp trên cùng, gần cửa kho để dễ lấy, dễ kiểm tra.
+ Hàng xếp theo quy định: nặng xếp dưới, nhẹ xếp trên, cao không quá
140cm, mác mã quay ra ngoài. Các loại hàng không tương thích không xếp gần
nhau tránh sự tác động.Hàng hóa dễ vỡ không được chất cao quá gây khó khăn cho
việc chất dỡ hàng.
+ Hàng xếp trên cao bản phải được chằng buộc bằng dây nilon nhẹ, dai, có
dán nhãn ghi rõ tên hàng, mã hàng, số lượng, số lô, ngày nhập hàng, tên người
nhận, ngày tháng giờ nhận, tên chữ kí của người giám sát hàng/chủ hàng.
2.2.2.2. Quy trình xuất kho.
- Khi nhận được yêu cầu xuất hàng, nhân viên tập hợp các phiếu xuất hàng.
Thủ kho căn cứ vào yêu cầu xuất hàng và phiếu xuất hàng kiểm tra các hàng yêu
cầu xuất còn tồn tại trong kho hay không.
- Nếu một trong những mặt hàng yêu cầu không còn trong kho thì thủ kho tiến
hành báo cáo lại cho cấp trên liên quan và chờ quyết định.
- Nếu các mặt hàng yêu cầu xuất còn trong kho thì thủ kho tiến hành lập phiếu
xuất kho theo đúng nguyên tắc đã quy định.
- Thủ kho tiến hành lập phiếu yêu cầu xuất hàng (chi tiết ô và vị trí ô).Bộ phận

quản lý hàng bố trí thủ kho, phương tiện, công nhân lên kế hoạch để xuất hàng.
- Khi xe container đến kho chuẩn bị đóng hàng, thủ kho phải kiểm tra tình
trạng của cotainer đảm bảo đủ tiêu chuẩn đóng hàng (nếu không đạt phải trả
container hoặc đổi lấy xe container khác). Thủ kho chụp hình container trước khi
đóng hàng.


19

- Thủ kho có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa về các thông số: quy cách, số
lượng, chất lượng, bao bì sản phẩm. Nếu phát hiện không đạt yêu cầu phải đổi lại
hàng khác.
- Thủ kho kiểm tra, đối chiếu thực tế hàng hóa đúng với các chứng từ liên
quan rồi cho công nhân tập kết hàng để đóng vào container. Khi đóng hàng xong
thủ kho chụp hình, đóng cửa container.
- Căn cứ vào lượng hàng thực tế xuất, viết phiếu xuất kho, làm biên bản giao
hàng, đưa hồ sơ đến hải quan kho ngoại quan ký xác nhận, giao biên bản cho bộ
phận giao nhận.
- Thủ kho lưu lại hồ sơ cho đến khi hàng được giao cho bên nhận, tiến hành
lập bảng kê lưu kho, cập nhật công nợ và yêu cầu thanh toán theo tỉ giá và ngày đề
nghị.
* Ưu điểm, nhược điểm trong quá trình nhập xuất hàng qua kho tại công ty
vận tải quốc tế Nhật – Việt:
+ Nhược điểm:
- Trước khi nhập hàng, công ty chỉ nhận được thông tin dự kiến về tổng thể
khối lượng hàng sẽ xuất theo tuần từ khách hàng, công ty không liên hệ trực tiếp
với các nhà máy mà thông qua hãng tàu.
- Trong quá trình nhập hàng, nhà máy gửi lẫn các đơn hàng khác nhau, hàng
hóa sai bao bì, nhãn mác. Việc kiểm tra hàng hoác còn nhiều sai sót, do nhân viên
không cẩn thận. Xếp hàng sai khu vẽ đã quy định sẵn. Kiểm tra kích thước thực tế

của hàng chưa chính xác, vì vậy nhân viên đóng hàng chưa chuẩn.
- Trong quá trình lấy hàng xuất đi, đóng sai hàng. Đóng không hết hàng hoặc
đóng hàng không tận dụng được hết dung tích chuyên chở. Lựa chọn vỏ container
không phù hợp: bẩn, hư hỏng...
+ Ưu điểm:


20

- Việc khách hàng, đại lý bên kia chậm giao chứng từ hoặc thông tin trên
chứng từ chưa chính xác, công ty đã thúc giúc họ gửi đầy đủ, kịp thời bổ sung thông
tin cần thiết cho bộ chứng từ.
- Đối với việc giao hàng chậm: về hàng xuất, công ty thúc giục khách hàng
giao kịp tiến độ, nếu không bên giao hàng phải chịu mọi tổn thất. Về hàng nhập,
nếu xảy ra việc chậm giao hàng, công ty phàn nàn với đại lý bên kia, người chuyên
chở để thúc đẩy tiến độ.
- Đối với hàng nhập về bị hỏng, không đúng với phẩm chất yêu cầu, công ty
khiếu nại người chuyên chở hoặc đại lý bên kia...
- Đối với hàng nhập về thấy tình trạng hàng hóa bị hỏng bao bì bên ngoài,
công ty chụp ảnh lưu lại tình trạng của hàng hóa để thông báo với khách hàng để có
biện pháp xử lý kịp thời.
- Thanh toán, công ty phàn nàn và thúc giục họ thúc đẩy việc thanh toán đúng
hạn, nếu không áp dụng chế tài giữ hàng.


21

CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN
THIỆN QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO BÃI TẠI CÔNG TY
VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT – VIỆT (VIJACO).

3.1. Định hướng hoạt động của công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt trong tương
lai.
Từ năm 2015 cho đến những năm tiếp theo, công ty tiếp tục lộ trình hội nhập,
nền kinh tế nước ta phải mở cửa hơn nữa, các chính sách kinh tế phải có những điều
chỉnh phù hợp, điều này sẽ dẫn tới việc cạnh tranh về giá thành sản phẩm, hàng hóa
buộc các nhà sản xuất phải cố găng giảm chi phí sản xuất, trong đó có các dịch vụ
liên quan. Đồng thời các đối tượng tham gia vào chuỗi logistics sẽ tăng nhiều cả về
số lượng và chất lượng, khi đó các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ này sẽ cạnh
tranh gay gắt và khóc liệt hơn, các doanh nghiệp muốn tồn tại, ổn định và phát triển
phải chấp nhận giảm chi phí, giảm lợi nhuận và quan trọng hơn hết là tăng chất
lượng dịch vụ. Trong khi đó, chi phí cho các yếu tố đầu vào tăng, đặc biệt là chi phí
về nhiên liệu: biến động bất thường của giá xăng dầu, chi phí phụ tùng, vật tư, tiền
lương, bảo hiểm cho công nhân... Do đó, để giảm giá cước dịch vụ cho khách hàng
mà doanh nghiệp của mình không bị lỗ, công ty VIJACO đã vạch ra các định hướng
phát triển cho doanh nghiệp như sau:
- Từ nay đến năm 2020, công ty phải mở rộng kinh doanh, nâng cao chất
lượng dịch vụ và mua thêm các trang thiết bị cần thiết phục vụ cho dịch vụ.
- Doanh thu dự kiến đạt trên 40 tỷ đồng, tăng khoảng 35% so với năm 2014.
- Lợi nhuận đạt trên 10 tỷ đồng, tăng khoảng 17% so với năm 2014.
- Nộp ngân sách khoảng 3 tỷ đồng.


22

3.2. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả, hoàn thiện quy trình quản lý kho bãi
tại công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt.
3.2.1. Vị trí của kho.
- Kho công ty khai thác được xây dựng gần tuyến đường xuyên đảo Đình Vũ
với tổng diện tích cả kho khoảng 1.000m2.
- Kho hàng nằm gần hệ thống cảng biển của Hải Phòng ( từ kho ra cảng Chùa

Vẽ là 1,1km, cảng Nam Hải là 1,4km...). Rất thuận tiện cho việc giao nhận vận
chuyển hàng hóa từ kho ra cảng và ngược lại.
- Vị trí kho hàng nằm cạnh đường bao quanh thành phố, thuận tiện chuyên chở
hàng đi tới các thành phố lớn, các khu công nghiệp lớn được xây dựng như: Hải
Dương, Hưng Yên, Hà Nội, Thái Nguyên,...
Đây là vị trí hết sức thuận lợi, giúp công ty rút ngắn được quãng đường vận
chuyển, tiết kiệm chi phí, đảm bảo lưu thông thông suốt đối với hàng nhập kho và
thuận tiện chuyên chở hàng ra cảng xuất khẩu.
3.2.2. Cơ sở vật chất - kỹ thuật và nguồn nhân lực.
3.2.2.1. Cơ sở vật chất – kỹ thuật.
- Diện tích kho bãi: Hiện tại tổng diện tích kho hàng của công ty là 13.000m2.
Trong đó, kho hàng thông thường và CFS tại Hải Phòng: 1.000m2, kho ngoại quan
tại khu công nghiệp Nomura là 2.000m2, kho thông thường tại Vĩnh Phúc là
10.000m2.
- Trang thiết bị làm việc trong kho, bãi:
+ Hiện tại công ty có khoảng 15 xe nâng tay. Mỗi xe nâng có thể nâng 1 cao
bản hàng với dung tích 2 Cbm trong vòng 10 phút. Tạo thuận tiện cho việc nhập,
xuất hàng trong kho, tuy nhiên, đôi khi phải dùng xe nâng 2,5 tấn.
+ Xe nâng 3 tấn: 02 xe.


23

+ Xe nâng container hàng (45 – 50 tấn): 02 xe.
+ Xe nâng 5 tấn: 01 xe.
+ Cổng ra vào: 02 làn xe
+ Đội xe: 55 xe các loại và 42 mooc.
Số lượng xe tương đối nhiều, tuy nhiên chưa đủ để hoạt động nhập hàng và
đóng hàng xuất đi diễn ra thường xuyên. Do đó, với định hướng mở rộng phát triển
ngành dịch vụ này, công ty dự định sẽ mua thêm 10 xe tải và 5 xe nâng, đảm bảo

đúng tiến độ đống xuất hàng như trong hợp đồng đã ký kết với khách hàng.
3.2.2.2. Nguồn nhân lực.
- Do đặc điểm là một công ty vận tải quốc tế nên lao động trực tiếp chiếm số
lượng rất lớn, công ty có khoảng hơn 200 nhân viên đang lao động.
- Lực lượng nhân viên trực tiếp chiếm khoảng 120 người: Thợ sửa chữa 20
người, công nhân bốc xếp hàng 20 người, lái xe 70 người, bảo vệ, nhân viên vệ sinh
10 người. Còn lại là các nhân viên 100% đã tốt nghiệp đại học và cao đẳng đúng
chuyên ngành. Với môi trường làm việc chuyên nghiệp, họ đã phát huy được trình
độ, chuyên môn của mình. Những năm vừa qua, nhận thức được tính cạnh tranh
mạnh mẽ của lĩnh vực giao nhận, công ty đã cử các nhân viên tham gia các khóa
học để bồi dưỡng thêm chuyên môn, nghiệp vụ để phát triển công ty. Nhân viên
trong công ty được đóng bảo hiểm y tế 100%.
3.2.3. Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình quản lý kho bãi.
3.2.3.1. Về nguồn nhân lực
+ Tiếp tục đào tạo nhân lực đặc biệt trong lĩnh vực quản lý và khai thác kho.
Đặc biệt cần nâng cao nhận thức và trình độ của nguồn nhân lực trực tiếp như: bốc
xếp, bảo vệ cần được đào tạo lại để đảm bảo thực hiện tốt quá trình làm hàng: nhận
biết mã, bao bì, kí hiệu đảm bảo an toàn cho hàng hóa...


24

+ Tổ chức các khóa đào tạo bởi chính nhân viên quản lý của công ty cho các
đơn vị bốc xếp trực tiếp nhằm giảm chi phí cũng như tăng sự hiệu quả trong quá
trình làm hàng.
+ Thường xuyên cử nhân viên bộ phận kho tham gia các khóa học về giao
nhận vận tải, quản lý khai thác kho để nâng cao trình độ.
3.2.3.2 Về cơ sở vật chất
+ Tiếp tục xây dựng thêm hệ thống kho mới để đưa vào khai thai có hiệu quả
các đơn hàng mới trong năm 2015.

+ Triển khai đầu tư thêm phương tiện vận tải, phương tiện xếp dỡ, lắp đặt hệ
thống camera giám sát, tu sửa lại hệ thống báo khói.
+ Đưa vào sử dụng phần mềm quản lý tránh những nhầm lẫn và quản lý kho
hàng dễ dàng hơn.
3.3. Kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình quản lý kho tại công ty vận tải quốc
tế Nhật – Việt.
Thực chất là sự kết hợp cả 3 quy trình làm hàng tại kho hiện tại, trên cơ sở cắt
giảm những bước không cần thiết, bổ sung các công việc cụ thể trên cơ sở ứng dụng
mạnh công nghệ thông tin.
- Quy trình hoạt động tại kho trước kia:

Quy trình nhập

Quy trình xuất

Quy trình làm
thủ tục hải quan

SƠ ĐỒ 3.1 Quy trình hoạt động tại kho trước kia
- Quy trình dự kiến: hàng nhập vào đến đâu – xuất theo kế hoạch dự kiến –
làm thủ tục hải quan thực xuất khi hàng đã đóng vào container theo kế hoạch.
- Quy trình này đòi hỏi:


25

+ Khâu nhận hàng: cần nắm chính xác số lượng hàng hóa các nhà máy sẽ giao
cho bộ phận kho trong tuần. Trên cơ sở bảng dự báo sản lượng chuyển từ khách
hàng. Bộ phận tiếp nhận thông tin hàng nhập kho của công ty phải liên hệ thường
xuyên với bộ phận xuất kho của nhà máy.

+ Khâu lưu kho: Đảm bảo bố trí các đơn đặt hàng phù hợp với kế hoạch nhập
– xuất, đơn đặt hàng nào đủ số lượng có thể lưu kho ở khu vực bên ngoài, thuận tiện
cho việc lấy hàng hoặc đóng hàng trực tiếp vào container mà không qua lưu kho. Để
đóng hàng trực tiếp mà không qua lưu kho đòi hỏi phải kiểm tra chính xác số lượng
hàng hóa theo đơn đặt hàng (nhà máy có giao đủ hay không, đơn đặt hàng có chính
xác hay không, quét lại mã hàng).
+ Khâu xuất đóng hàng container: đảm bảo lấy đúng hàng với thao tác, thời
gian, tính chính xác cao nhất, kịp thời với lịch trình của khách hàng.
* Các bước cụ thể như sau:
- Nhận thông báo làm hàng từ khách hàng, nhận dự kiến kế hoạch từ khách
hàng, liên hệ trực tiếp với nhà máy để chuẩn bị hàng và với kho để chuẩn bị phương
tiện nhận hàng.
- Nhận chứng từ nhập hàng thực tế từ khách hàng: Nhận theo thứ tự thời gian
ghi trên phiếu mua hàng, xếp hàng lên cao bản để kiểm tra lại đơn đặt hàng, kiểm
tra lại tình trạng của hàng hóa, đo kích thước hàng hóa (báo ngay hãng tàu làm kế
hoạch đóng hàng).
- Kết thúc nhận hàng: kiểm tra xem hàng hóa có vào đúng vị trí quy định hay
không.Kiểm tra lại toàn bộ chứng từ (phiếu nhập kho so với thực tế hàng hóa); lập
báo cáo nhanh về số lượng hàng hóa thừa thiếu lỗi hỏng từ nhà máy, báo số lượng
hàng đã đóng vào container và số lượng hàng còn thiếu.
- Nhận kế hoạch đóng hàng từ khách: yêu cầu bộ phận bãi chuẩn bị sẵn các vỏ
container để đóng hàng, kiểm tra lại vỏ, tình trạng vỏ, tình trạng hàng có sẵn trong
kho và tờ khai hàng xuất từ nhà máy.