UBND TỈNH PHÚ THỌ
SỞ NỘI VỤ
Số:

/PA-SNV

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Phú Thọ, ngày

tháng

năm

PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ
SỞ NỘI VỤ TỈNH PHÚ THỌ GIAI ĐOẠN 2008 – 2014
Căn cứ vào Quyết định số: 1979/2008/QĐ-UBND về việc quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội Vụ tỉnh Phú Thọ;
Căn cứ thành phần, nội dung tài liệu trong phông lưu trữ của Sở Nội Vụ
tỉnh Phú thọ;
Phương án phân loại cho sở này được lựa chọn phân loại phông lưu trữ là
thời gian – cơ cấu tổ chức.Vận dụng phương án này trước hết ta lấy tài liệu
trong phông phân loại ra thời gian ( năm/giai đoạn); sau đó phân chia thành đơn
vị/ tổ chức; tiếp theo phân loại theo lĩnh vực hoạt động.
A. Năm 2008
- Văn phòng sở
- Phòng Tổ chức, biên chế và tổ chức phi chính phủ
- Phòng Công chức, viên chức
- Phòng Xây dựng chính quyền và công tác thanh niên
- Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ và Cải cách hành chính

- Phòng Tôn giáo
- Thanh tra sở
I. Văn phòng.
- Vấn đề chung
- Tài liệu về quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm và các đề
án, chương trinh về công tác nội vụ, công tác của Sở.
- Tài liệu báo cáo tổng hợp, nhiệm vụ của các phòng ban chuyên môn và
các tổ chức trực thuộc
- Hồ sơ, tài liệu về công tác tổ chức, quy oạch, nhân sự, tuyển dụng và
quản lý công chức, viên chức trong cơ quan va ngành nội vụ
- Văn bản, tài liệu xây dựng hệ thống quy chế và các quy định nội bộ
- Hồ sơ, tài liệu về các công tác văn thư lưu trữ, công tác pháp chế và các
tài liệu về hướng dẫn, kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành văn bản
của sở
- Tài liệu về dự toán ngân sách, công tác tài vụ


- Hồ sơ, tài liệu về công tác tài chính, tài sản thuộc sở
- Hồ sơ, tài liệu tổ chức các hội nghị, hội thảo, các buổi tập huấn. Các tài
liệu thuộc nhiệm vụ chuyên môn, công tác hậu cần thuộc sở
- Hồ sơ, tài liệu về công tác bảo vệ an ninh nội bộ; cơ quan an toàn, cơ
quan văn hóa; công tác quân sự. lực lượng tự vệ; các tài liệu phối hợp với chính
quyền địa phương, các cơ quan liên quan thực hiện công tác phòng cháy chữa
cháy, phòng chống bão lụt, bảo vệ an ninh trật tự, vệ sinh môi trường của sở
- Chương trình, kế hoạch triển khai công tác an ninh mạng nội bộ và công
tác bảo mật
- Chương trinh, kế hoạch về công tác cải cách hành chính chung của sở,
công tác tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “một cửa” tại sở và các tài liệu liên
quan đến áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO tại sở
- Hồ sơ, tài liệu, thông tin quản trị mạng, quản trị Website đối với cơ quan

và các đơn vị trực thuộc.
- Hồ sơ các tập lưu các văn bản QPPL, các văn bản hành chính thông
thường khác của sở và đơn vị
- Tập lưu các văn bản khác.
II. Phòng Tổ chức biên chế và Tổ chức phi chính phủ
1. Về tổ chức bộ máy
- Tài liệu về tanh lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND tỉnh, UBND cấp huyện
- Tài liệu về tanh lập, sáp nhập, giải thể, hợp nhất các đơn vị sự nghiệp
nhà nước thuộc UBND tỉnh
- Văn bản, tài liệu dự thảo quy định, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ
cấu tổ chức cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộ UBND tỉnh
- Hồ sơ các văn bản, tài liệu phối hợp các cơ quan chuyên môn cùng cấp
hướng dẫn UBND cấp huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ
chức các phòng ban chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND cấp huyện
- Tài liệu, hồ sơ tổ chức bộ máy, biên chế đối với các đơn vị sự nghiệp
công lập theo quy định của pháp luật
2. Dịch vụ công
- Hồ sơ tài liệu văn bản chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức các hoạt động dịch vụ
công trong lĩnh vực công tác
- Tập các văn bản hành chính thông thường về dịch vụ công


3. Quản lý, sử dụng biên chế hành chính sự nghiệp
- Hồ sơ các kế hoạch, báo cáo biên chế của tỉnh
- Hồ sơ, tài liệu văn bản chỉ tiêu biên chế hành chính, sự nghiệp nhà nước
- Hồ sơ Quản lý, định mức hợp đồng với các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND tỉnh, UBND cấp huyện và các đơn vị sự nghiệp
4. Công tác tổ chức hội và tổ chức phi chính phủ
- Hồ sơ Thành lập, giải thể, phê duyệt điều lệ hội, tổ chức phi chính phủ

- Tài liệu hướng dẫn, kiểm tra điều lệ hội, tổ chức phi chính phủ, xử lý vi
phạm các hội, tổ chức phi chính phủ trên địa bàn
- Tài liệu định xuất các chế độ, chính sách khác đối với tổ chức hội
5. Về quản lý chức danh thuộc diện UBND tỉnh quản lý
- Hồ sơ, tài liệu quyết định bổ nhiệm, điều động, đánh giá, nhận xét, kỷ
luật và cho nghỉ hưu đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc sở ban ngành,
các đơn vị sự nghiệp, tổ chức thuộc UBND tỉnh, UBND huyện
- Hồ sơ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức với các chức danh
thuộc UBND tỉnh quan lý
III. Phòng Công chức, viên chức
1. Công tác tuyển dụng, sử dụng và quản lý đội ngũ cán bộ công chức,
viên chức
- Văn bản quy hoạch, kế hoạch về xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ,
công chưc, viên chức
- Văn bản hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ, kiểm tra về công tác tuyển
dụng, chế độ, chính sách đối với đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; lao động
hợp đồng trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp
- Hồ sơ, tài liệu quy định chức danh, tiêu chuẩn; tổ chức tuyển dụng công
chức hành chính, nâng ngạch, nâng bậc lươn đối với cán bộ công chức, viên
chức
- Tài liệu quy định văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính, đơn vị sự
nghiệp quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức viên chức
2. Công tác đào tạo, bồi dưỡng
- Hồ sơ, tài liệu quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ,
công chức
- Chương trình, kế hoạch mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ
công chức hàng năm


3. Quản lý, tiếp nhận, bố trí học sinh, sinh viên cử tuyển

- Tài liệu về công tác quản lý, tiếp nhận, bố trí học sinh sinh viên cử tuyển
tốt nghiệp ra trường
4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đội ngũ cán bộ, công
chức, viên chức, cán bộ, công chức cấp xa
- Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức trên ứng dụng công nghệ thông tin
- Hồ sơ, tài liệu thống kê số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức,
viên chức nha nước và các lĩnh vực được giao
IV. Phòng Xây dựng chính quyền và Công tác thanh niên
1. Về tổ chức hoạt động chính quyền
- Tài liệu về hướng dẫn tổ chức và hoạt động của bộ máy chính quyền địa
phương các cấp trên địa bàn
- Tập văn bản tổ chức, hướng dẫn về công tác bầu cử đại biểu Quốc hội,
đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp theo quy định
- Tài liệu về kết quả bầu cử, thủ tục bầu cử
- Hồ sơ, tài liệu về các báo cáo số lượng, chất lượng đại biểu Hội đồng
nhân dân và thành viên UBND các cấp; công tác bồi dưỡng đại biểu Hội
đồng nhân dân các cấp
2. Về quản lý cán bộ, công chức cấp xa, nhưng nười hoạt động chuyên
trách ở cấp xa và ở thôn, khối phố
- Tập tài liệu về độ ngũ cán bộ, công chức cấp xã
- Hồ sơ các văn bản về tuyển dụng quản lý, sử dụng và thực hiện chế độ,
chính sách đối với cán bộ, công chức cấp xã; chính sách đối với cán bộ,
công chức xã
- Hồ sơ các văn bản quy định về tiêu chuẩn chức danh đối với cán bộ,
công chức xã, hướng dẫn quản lý hồ sơ cán bộ, công chức xã
- Hồ sơ các văn bản quy định chức danh, số lượng, chế độ, chính sách với
những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã và ở thôn, khối phố
4. Về công tác địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính
- Hồ sơ các văn bản về quản lý công tác hành chính, các đề án, thủ tục về
việc thành lập, sáp nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới, đổi tên đơn vị hành

chính, nâng cấp đô thị trên địa bàn
- Hồ sơ, bản đồ địa giới, mốc địa giớ hành chính của cấp tỉnh
- Hồ sơ các văn bản hướng dẫn kiểm tra hoạt động của thôn, khối phố


5. Về công tác thanh niên
- Tập văn bản về quy hoạch kế hoạch, chương trình, đề án, dự án liên
quan đến thanh niên và công tác thanh niên; các tập dự thảo về quyết định, chỉ
thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hang năm thuộc phạm vi quản lý
nhà nước về công tác thanh niên trên địa bàn tỉnh
- Tập văn bản QPPL về thanh niên và công tác thanh niên
- Tài liệu về kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về
thanh niên và công tác thanh niên, các chính sách chế độ, tổ chức quản lý thanh
niên, công tác thanh niên của tỉnh
- Hồ sơ, tài liệu về công tác vì sự tiến bộ của phụ nữ, bình đẳng giới trên
địa bàn tỉnh
- Báo cáo, tổng hợp tình hình hoạt động công tác thanh niên và các tài liệu
khác liên quan đến công tác thanh niên
V. Phòng Quản lý Văn Thư – Lưu trữ và Cải cách hành chính
1. Về quản lý công tác văn thư – lưu trữ
- Hồ sơ hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan hành chính, tổ chức sự nghiệp và
các doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn về văn thư lưu trữ
- Hồ sơ về chế độ, quy định pháp luật về văn thư lưu trữ
- Hồ sơ, tài liệu các kế hoạch, báo cáo văn thư lưu trữ
- Hồ sơ, tài liệu hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập,
bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa
bàn và Trung tâm Lưu trữ tỉnh
- Hồ sơ về Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào
Trung tâm Lưu trữ tỉnh của các đơn vị
- Hồ sơ, tài liệu về Danh mục tài liệu hết giá trị

2. Về công tác cải cách hành chính
- Hồ sơ, tài liệu về cải cách thể chế
- Hồ sơ, tài liệu về cải cách tổ chức bộ máy hành chính
- Hồ sơ tài liệu về xây dựng và phát triển độ ngũ cán bộ, công chức
- Hồ sơ, tài liệu về cải cách tài chính công
- Hồ sơ, tài liệu về hiện đại hóa nền hành chính


- Tài liệu về các văn bản hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND tỉnh và UBND cấp huyện cấp xã triển khai kế hoạch
công tác cải cách hành chính
- Chương trình, kế hoạch cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại các cơ
quan các cấp
- Hồ sơ, tài liệu về các kế hoạch,báo cáo định kỳ cải cách hành chính theo
quy định
VI. Phòng Tôn giáo
- Những vấn đề chung về tôn giáo
- Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các chủ
chương của đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước về tôn giáo và công tác
tôn giáo
- Tập hồ sơ, tài liệu vê các quyết định, quy định, báo cáo về công tác tôn
giáo
- Tài liệu về chính sách đãi ngộ đối với những tổ chức, cá nhân tôn giáo;
tài liệu nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực tôn giáo
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức quản lý nhà nước về tôn giáo thuộc
Phòng Nội vụ cấp huyện giải quyết những vấn đề về tôn giáo
VII. Thanh tra sở
- Vấn đề chung về thanh tra
- Chương trình, kế hoạch công tác kiểm tra hàng năm về thực hiện chính
sách pháp luật, nhiệm vụ, kế hoạch đối với công tác nội vụ thuộc sở; Các kế

hoạch thanh tra, kiểm tra đã được phê duyệt thanh tra, kiểm tra đột xuất của
Giám đốc sở
- Các văn bản hướng dẫn thực hiện công tác thanh tra đối với các phòng
ban thuộc sở, các tổ chức thuộc sở; Các quy định về công tác thanh tra và giải
quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực nội vụ thuộc phạm vi tỉnh
- Tài liệu về công tác tiếp công dân trong việc thanh tra
- Hồ sơ, tài liệu, các đơn thư của tổ chức và cá nhân có nội dung khiếu
nại, tố cáo
- tài liệu tổng hợp kết quả kê khai, xác minh tài sản đối với các cơ quan,
đơn vị trong tỉnh và các báo cáo định kỳ.
- Tập văn bản pháp luật quy định của cấp ó thẩn quyền về chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn cuẩ thanh sở


- Các tập lưu văn bản khác có liên quan


B. Năm 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 phương án phân loại giống năm
2008./.
Nơi nhận:
-

GIÁM ĐỐC

Giám đốc, Phó Giám đốc (để biết);
Các phòng, ban trực thuộc Sở (để t/h);
UBND các huyện;
Lưu: VT.

Hoàng Quốc Việt