Công Tác Lưu Trữ Và Hủy Bỏ Hồ Sơ Tài Liệu
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (82.43 KB, 14 trang )
CHƯƠNG 8
CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ
HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU
I. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU
II. HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU
I. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU
1. Sự cần thiết của công tác lưu trữ
Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin
quá khứ thể hiện những sự kiện, những hoạt
động của tổ chức, cá nhân.
Tài liệu lưu trữ là những bản chính, bản
gốc thể hiện tính chính xác và tin cậy của
những thông tin chứa đựng trong nó.
Tài liệu lưu trữ gắn liền với những đối
tượng nhất đònh và là tài sản được bảo vệ.
I. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU
2. Nội dung của công tác lưu trữ
Phân loại các tài liệu một cách khoa học.
Đánh giá và xác đònh giá trò tài liệu.
Bổ sung tài liệu lưu trữ
Thống kê và kiểm tra các tài liệu.
Tổ chức và triển khai các kỹ thuật bảo
quản.
Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu
trữ.
LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU
3- Các phương án phân loại tài liệu
Đặc trưng cơ cấu tổ chức
Đặc trưng mặt hoạt động
Đặc trưng thời gian
Đặc trưng vấn đề
Đặc trưng đòa dư
LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU
4. Thu thập, bổ sung và chỉnh lý tài liệu
lưu trữ
4.1 Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ
Xác đònh những nguồn cung cấp tài liệu lưu
trữ.
Xác đònh những tài liệu có giá trò và quan
trọng cần bổ sung vào lưu trữ.
Thực hiện các thủ tục giao nộp tài liệu.
LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU
4.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Quá trình chỉnh lý tài liệu phải tuân thủ
nguyên tắc không phân tán tài liệu trong lưu
trữ
LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU
5 – Sắp xếp và bảo quản tài liệu lưu trữ
5.1 Sắp xếp hồ sơ lưu trữ
1.Sắp xếp trực tiếp
2.Phương pháp gián tiếp
3.Phương pháp kết hợp
LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU
5.2 Bảo quản hồ sơ lưu trữ
Nội dung cơ bản của bảo quản tài liệu là
phòng chống các yếu tố phá hoại tài liệu, giảm
tối đa những thiệt hại và phục chế sửa chữa
những tài liệu đã hư hỏng
LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU
6. Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ
6.1 Thống kê tài liệu lưu trữ
Giúp cơ quan nắm chắc được số tài liệu đang
lưu trữ nhằm có kế hoạch bảo quản và sử
dụng hiệu quả các tài liệu này.
Lên kế hoạch kòp thời nhằm bổ sung, điều
chỉnh và nâng cao giá trò của tài liệu lưu trữ,
chủ động trong việc tổ chức lưu trữ tại cơ
quan.
LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU
6.2 Kiểm tra tài liệu lưu trữ
Kiểm tra tài liệu lưu trữ là việc tiến hành kiểm
tra thực tế các tài liệu có trong kho lưu trữ.
Kiểm tra đònh kỳ (5 năm) hay kiểm tra đột
xuất (do thiên tai, cháy nổ…).
Việc kiểm tra hồ sơ tài liệu cho phép bộ phận
lưu trữ xác đònh được những mất mát hay hư
hỏng tài liệu để có phương án khắc phục
LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU
7. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Nguyên tắc lợi ích doanh nghiệp
Nguyên tắc bảo mật
II. HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU
Giá trò thực tiễn
thường xuyên
Giá trò
thực tiễn
Giá trò
tài liệu
Giá trò
lòch sử
Giá trò thực tiễn
không thường
xuyên
II. HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU
2. Tiêu chuẩn đánh giá tài liệu
Tiêu chuẩn nội dung tài liệu
Tiêu chuẩn tác giả tài liệu
Tiêu chuẩn thời gian và đòa điểm của tài liệu
Tiêu chuẩn sự lặp lại của thông tin
Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu
Tiêu chuẩn về tình trạng vật lý của tài liệu
LẬ
LẬP
P HỒ
HỒ SƠ
SƠ HỦ
HỦY
Y TÀ
TÀII LIỆ
LIỆU
U
•Lập danh mục tài liệu hủy
•Bản thuyết minh lý do hủy
•Tờ trình xin hủy tài liệu
TRÌNH
TRÌNH HỒ
HỒ SƠ
SƠ HỦ
HỦY
Y TÀ
TÀII LIỆ
LIỆU
U LÊ
LÊN THỦ
TRƯỞ
TRƯỞN
NG
G CƠ
CƠ QUAN
QUAN
LẬ
LẬP
P HỘ
HỘII ĐỒ
ĐỒN
NG
G XÁ
XÁC
C ĐỊNH
ĐỊNH GIÁ
GIÁ TRỊ
TRỊ TL
TL
•Phân tích giá trò tài liệu
•Kiểm tra trực tiếp tài liệu
QUYẾ
QUYẾT
T ĐỊNH
ĐỊNH HỦ
HỦY
Y TÀ
TÀII LIỆ
LIỆU
U
•Thủ trưởng cơ quan QĐ
•Trình cấp cao hơn khi tài liệu
ngoài thẩm quyền tiêu hủy
HỦ
HỦY
Y TÀ
TÀII LIỆ
LIỆU
U
•Lậ
•Lậpp bả
bảnngg thố
thốnngg kê
kê tà
tàii liệ
liệuu
•Lậ
•Lậpp biê
biênn bản giao nhận tài liệu giữa bộ
phậ
phậnn lưu
lưu trữ
trữ vớ
vớii bộ
bộ phậ
phậnn hủ
hủyy tà
tàii liệ
liệuu
•Tiế
•Tiếnn hà
hànnhh tiê
tiêuu hủ
hủyy tà
tàii liệ
liệuu
LẬ
LẬP
P BIÊ
BIÊN
N BẢ
BẢN
N HỦ
HỦY
Y TÀ
TÀII LIỆ
LIỆU
•Lập biên bản hủy tài liệu
•Lưu biên bản hủy
