H C VI N CÔNG NGH B U CHÍNH VI N THÔNG

QU N LÝ D

ÁN

(Dùng cho sinh viên h đào t o đ i h c t xa)
L u hành n i b

HÀ N I - 2007


H C VI N CÔNG NGH B U CHÍNH VI N THÔNG

QU N LÝ D

Biên so n :

ÁN

THS. NGUY N H U QU C


CH

NG 1: M T S

KI N TH C C

S

M C ÍCH
-

Hi u đ

c các Khái ni m v : D án là gì, Qu n lý d án nh th nào?

-

N mđ

c các n i dung trong qu n lý d án.

-

Ki n th c, k n ng c n thi t cho Qu n lý d án.

GI I THI U CHUNG
Qu n lý d án là m t trong nh ng l nh v c ki n th c mang tính kinh nghi m, có ý ngh a
quan tr ng trong các nhi m v hàng ngày c a b t k m t nhà qu n lý hay m t cá nhân có tham
v ng tr thành nhà qu n lý.
hi u rõ và làm ch đ c nh ng ki n th c, n i dung xung quanh nhi m v , ho t đông
qu n lý d án, c th là các d án công ngh th ng tin - CNTT, tr c tiên, các b n c n ph i trang
b nh ng ki n th c c b n nh m khai thông khái ni m, thu t ng v qu n lý d án CNTT.

N I DUNG
1. CÁC KHÁI NI M C

B N: D


ÁN, D

ÁN CNTT, QU N LÝ D

ÁN

a) D án là gì?
Theo quan đi m chung d án là m t l nh v c ho t đ ng đ c thù, m t nhi m v c n ph i
th c hi n theo m t ph ng pháp riêng, trong khuôn kh ngu n l c riêng, k ho ch ti n đ c th
nh m t o ra m t s n ph m m i. T đó cho th y, d án có tính c th , m c tiêu rõ ràng xác đ nh đ
t o ra m t s n ph m m i.
Theo PMBOK® Guide 2000, p. 4, d án là “m t n l c t m th i đ
m t s n ph m ho c d ch v duy nh t”.

c cam k t đ t o ra

Theo cách đ nh ngh a này, ho t đ ng d án t p trung vào 2 đ c tính:
-

N l c t m th i: m i d án đ u có đi m b t đ u và k t thúc c th . D án ch k t thúc khi
đã đ t đ c m c tiêu d án ho c d án th t b i.

-

S n ph m và d ch v là duy nh t: đi u này th hi n có s khác bi t so v i nh ng s n
ph m, d ch v t ng t đã có ho c k t qu c a d án khác.

Tóm l i có th đ nh ngh a b ng m t câu: D án là m t chu i các công vi c (nhi m v ,
ho t đ ng), đ c th c hi n nh m đ t đ c m c tiêu đ ra trong đi u ki n ràng bu c v ph m vi,
th i gian và ngân sách.

b) Các thu c tính c a d án
-

D án có m c đích, k t qu rõ ràng: T t c các d án thành công đ u ph i có k t qu
đ c xác đ nh rõ ràng nh m t toà nhà chung c , m t h th ng m ng c quan b n, m t h
th ng m ng cáp truy n hình, … M i d án bao g m t p h p các nhi m v c n th c hi n,
m i nhi m v c th này khi th c hi n s thu đ c k t qu đ c l p và t p h p các k t qu
đó t o thành k t qu chung c a d án. Các k t qu này có th theo dõi, đánh giá b ng h
th ng các tiêu chí rõ ràng. Nói cách khác, d án bao g m nhi u h p ph n khác nhau đ c

3


qu n lý, th c hi n trên c s đ m b o th ng nh t các ch tiêu v th i gian, ngu n l c (chi
phí) và ch t l ng.
-

Th i gian t n t i c a d án có tính h u h n: d án là m t s sáng t o. Gi ng nh các
th c th s ng, d án c ng tr i qua các giai đo n: hình thành, phát tri n và k t thúc hoàn
thành. Nó không kéo dài mãi mãi, khi d án k t thúc hoàn thành, k t qu d án đ c
chuy n giao, đ a vào khai thác s d ng, t ch c d án gi i tán.

-

S n ph m, k t qu c a d án mang tính đ c đáo, m i l : Khác v i các quá trình s n
xu t liên t c, có tính dây chuy n, l p đi l p l i, k t qu c a d án không ph i là s n ph m
s n xu t hàng lo t, mà có tính m i, th hi n s c sáng t o c a con ng i. Do đó, s n ph m
và d ch v thu đ c t d án là duy nh t, h u nh khác bi t so v i các s n ph m cùng
lo i. Tuy nhiên, trong nhi u d án, tính duy nh t th ng khó nh n ra. Vì v y, m i d án
c n ph i t o ra nh ng giá tr m i ch ng h n thi t k khác nhau, môi tr ng tri n khai khác

nhau, đ i t ng s d ng khác nhau … T đó cho th y n u 2 d án hoàn toàn gi ng nhau
và không t o đ c giá tr nào m i, nó th hi n có s đ u t trùng l p, gây lãng phí, đây là
tình tr ng ph bi n c a các d án nói chung, d án Công ngh thông tin (CNTT) nói riêng.

-

D án liên quan đ n nhi u bên: D án nào c ng có s tham gia c a nhi u bên h u quan
nh nhà tài tr (ch đ u t ), khách hàng (đ n v th h ng), các nhà t v n, nhà th u (đ n
v thi công, xây d ng) và trong nhi u tr ng h p có c c quan qu n lý nhà n c đ i v i
các d án s d ng ngu n v n có ngu n g c t ngân sách nhà n c. Tu theo tính ch t c a
d án và yêu c u c a nhà tài tr mà s tham gia c a các thành ph n trên có s khác nhau.
th c hi n thành công m c tiêu c a d án, các nhà qu n lý d án c n duy trì th ng
xuyên m i quan h v i các b ph n qu n lý khác.

-

D án th ng mang tính không ch c ch n: H u h t các d án đòi h i quy mô ti n v n,
v t li u và lao đ ng r t l n đ th c hi n trong m t kho ng th i gian gi i h n. c bi t đ i
v i các d án CNTT, n i mà công ngh thay đ i c sau 18 tháng (quy lu t Moore), th i
gian đ u t và v n hành kéo dài th ng xu t hi n nguy c r i ro r t cao.

-

Môi tr ng t ch c, th c hi n: Quan h gi a các d án trong m t t ch c là quan h chia
s cùng m t ngu n l c khan hi m nh đ i ng l p yêu c u h th ng, ki n trúc s , l p
trình, ki m đ nh ch t l ng, đào t o - chuy n giao …
ng th i, d án c nh tranh l n
nhau v c ti n v n, thi t b . c bi t, trong m t s tr ng h p thành viên ban qu n lý d
án có “2 th tr ng” nên không bi t ph i th c hi n m nh l nh c a c a c p trên tr c ti p
nào khi mà hai m nh l nh có tính mâu thu n. T đó, có th th y r ng, môi tr ng qu n lý

d án có nhi u m i quan h ph c t p nh ng h t s c n ng đ ng.

c) D án CNTT.
-

CNTT = Ph n c ng + Ph n m m, s tích h p ph n c ng, Ph n m m và con ng

i

-

D án CNTT = DA liên quan đ n ph n c ng, ph n m m, và m ng

-

Thí d DA CNTT: D án xây d ng h th ng tính c c và ch m sóc khách hàng t i các
B u đi n T nh/Thành, ph c v ho t đ ng s n xu t kinh doanh.

d) Qu n lý D án là gì?
Ph ng pháp qu n lý d án l n đ u đ c áp d ng trong l nh v c quân s c a M vào
nh ng n m 50 c a th k tr c. Các l c l ng c b n thúc đ y s phát tri n ph ng pháp qu n lý
d án là:

4


-

Nhu c u th c t cho th y khách hàng ngày càng “kh t khe, khó tính” v i các hàng hoá,
d ch v , d n t i s gia t ng đ ph c t p trong quy trình t ch c, qu n lý s n xu t và ch t

l ng s n ph m, d ch v .

-

Ki n th c c a con ng

i không ng ng phát tri n v t nhiên, xã h i, kinh t , k thu t …

Qu n lý d án là “ ng d ng ki n th c, k n ng, công c và k thu t vào các ho t đ ng d
án đ th a mãn các yêu c u c a d án.” (PMI2, Project Management Body of Knowledge
(PMBOK® Guide), 2000, p.6).
Xét theo khía c nh khác, qu n lý d án là m t quá trình l p k ho ch, đi u ph i th i gian,
ngu n l c và giám sát quá trình phát tri n c a d án nh m đ m b o cho d án hoàn thành đúng
th i h n, trong ph m vi ngân sách đ c duy t và đ t đ c các yêu c u đã đ nh v k thu t, ch t
l ng c a s n ph m, d ch v , b ng các ph ng pháp và đi u ki n t t nh t cho phép.
e) M c tiêu c a qu n lý d án
M c tiêu c b n c a qu n lý d án nói chung là hoàn thành các công vi c d án theo đúng
yêu c u k thu t và ch t l ng, trong ph m vi ngân sách đ c duy t và theo đúng ti n đ th i
gian cho phép.
Ba y u t : th i gian, ngu n l c (c th là chi phí, ngu n nhân l c …) và ch t l ng có
quan h ch t ch v i nhau. T m quan tr ng c a t ng m c tiêu có th khác nhau gi a các d án,
gi a các th i k đ i v i t ng d án, nh ng t u chung, đ t đ c t t đ i v i m c tiêu này th ng
ph i “hy sinh”, m t trong hai m c tiêu kia. C th , trong quá trình qu n lý d án th ng di n ra
các ho t đ ng đánh đ i m c tiêu. ánh đ i m c tiêu d án là vi c hy sinh m t m c tiêu nào đó đ
th c hi n t t h n các m c tiêu kia trong ràng bu c không gian và th i gian. N u công vi c d án
di n ra theo đúng k ho ch thì không ph i đánh đ i m c tiêu. Tuy nhiên, do nhi u nguyên nhân
khách quan, c ng nh ch quan công vi c d án th ng có nhi u thay đ i nên đánh đ i là m t k
n ng quan tr ng c a nhà qu n lý d án.
f) Tác d ng c a qu n lý d án
Ph ng pháp qu n lý d án là s đi u ph i n l c cá nhân, t p th ; đòi h i s h p tác ch t

ch , k t h p hài hoà gi a các ngu n l c h n h p nên b n ch t c a nó là:
-

Liên k t t t c các ho t đ ng, các công vi c c a d án

-

T o đi u ki n thu n l i cho vi c liên h th ng xuyên, g n bó gi a các nhóm qu n lý d
án v i khách hàng và các nhà cung c p đ u vào cho d án

-

T ng c ng s h p tác gi a các thành viên và ch rõ trách nhi m c a các thành viên tham
gia d án

-

T o đi u ki n s m phát hi n nh ng khó kh n, v ng m c phát sinh và đi u ch nh k p th i
tr c nh ng thay đ i ho c đi u ki n không d đoán đ c. T o đi u ki n cho vi c đàm
phán gi a các bên liên quan trong vi c gi i quy t b t đ ng c c b .

-

T o ra s n ph m và d ch v có ch t l

ng cao.

Tuy nhiên, ph ng pháp qu n lý d án c ng có m t h n ch c a nó. Nh ng mâu thu n do
cùng chia nhau m t ngu n l c c a đ n v ; quy n l c và trách nhi m c a các nhà qu n lý d án
trong m t s tr ng h p không đ c th c hi n đ y đ ; v n đ h u d án là nh ng đi m c n đ c

kh c ph c v i ph ng pháp qu n lý các d án CNTT.

5


2. CAC GIAI DO N C A M T D
LÝ TRONG D AN)

AN, VONG D I D

AN (CAC LINH V C QU N

D án là m t th c th th ng nh t, th i gian th c hi n xác đ nh và có đ b t đ nh nh t đ nh
nên các t ch c, đ n v th ng chia d án thành m t s giai đo n đ qu n lý th c hi n. M i gian
đo n đ c đánh d u b ng vi c th c hi n m t hay nhi u công vi c. T ng h p các giai đo n này
đ c g i là chu k hay vòng đ i c a d án. Chu k c a d án xác đ nh th i đi m b t đ u, th i
đi m k t thúc và th i gian th c hi n d án. Chu k d án xác đ nh nh ng công vi c nào s đ c
th c hi n trong t ng giai đo n và ai s tham gia th c hi n. Nó c ng ch ra nh ng công vi c nào
còn l i giai đo n cu i s thu c v ho c không thu c v ph m vi c a d án. Thông qua chu k d
án có th nh n th y m t s đ c đi m:
-

M c chi phí và yêu c u nhân l c th ng là th p khi m i b t đ u d án, t ng cao h n vào
th i k phát tri n, nh ng gi m nhanh khi d án b c vào giai đo n k t thúc.

-

Xác su t hoàn thành d án thành công th p nh t và do đó m c đ r i ro là cao nh t khi d
án b t đ u th c hi n. Xác su t thành công s t ng lên khi d án b c qua các giai đo n
sau.


-

Kh n ng nh h ng c a nhà tài tr t i đ c tính cu i cùng c a s n ph m d án và do đó
t i chi phí là cao nh t vào th i k b t đ u và gi m m nh khi d án ti p t c trong các giai
đo n sau.

Vòng đ i d án xác đ nh các giai đo n mà m t d án ph i tr i qua tính t lúc b t đ u cho
t i khi k t thúc d án. Các giai đo n th ng có c ch t hoàn thi n ki m soát qu n lý thông qua
các công vi c giám sát, đánh giá. i n hình, s chuy n ti p gi a các giai đo n th ng có đi m
m c đánh d u và m t k t qu chuy n giao c th , kèm theo nh ng phê duy t, tán thành c a nhà
tài tr tr c khi b c sang giai đo n ti p theo.
Vòng đ i phát tri n d án (Systems Development Life Cycle - SDLC) là khung làm vi c
dùng đ mô t các giai đo n trong quá trình phát tri n và duy trì h th ng. SDLC c b n là nhóm
các giai đo n c a d án. Các giai đo n c a d án thay đ i tùy theo d án, t ch c ho c lãnh v c
kinh doanh, th ng đ c chia thành 4 giai đo n nh sau:
Giai đo n xây d ng ý t ng: Xây d ng ý t ng là vi c xác đ nh b c tranh toàn c nh v
m c tiêu, k t qu cu i cùng c a d án và ph ng pháp th c hi n d n t i k t qu đó. Xây
d ng ý t ng d án b t đ u ngay khi hình thành d án. Kh o sát-t p h p s li u, xác đ nh
yêu c u, đánh giá r i ro, d tính ngu n l c, so sánh l a ch n d án, … là nh ng công vi c
tri n khai và c n đ c qu n lý trong gian đo n này. Quy t đ nh l a ch n d án là nh ng
quy t đ nh chi n l c d a trên m c đích, nhu c u và các m c tiêu lâu dài c a t ch c,
doanh nghi p. Trong giai đo n này nh ng n i dung đ c xét đ n là m c đích yêu c u c a
d án, tính kh thi, l i nhu n ti m n ng, m c đ chi phí, m c đ r i ro và c l ng các
ngu n l c c n thi t.
ng th i c ng c n làm rõ h n n a ý t ng d án b ng cách phác
th o nh ng k t qu và ph ng pháp th c hi n trong đi u ki n h n ch v ngu n l c. Phát
tri n ý t ng d án không c n thi t ph i l ng hoá h t b ng các ch tiêu nh ng nó ph i
ng n g n, đ c di n đ t trên c s th c t . i v i các d án CNTT, tính h th ng và kh
n ng t ng h p có vai trò quan tr ng, d a trên n n t ng m t ki n trúc CNTT do nhà n c

quy đ nh. Ki n trúc này có vai trò h ng d n vi c xây d ng các d án sao cho chúng có
th k t n i, t ng h p v i nhau, t o ra m t m ng qu c gia liên thông, th ng nh t c ch
k t n i, chia s và cung c p d ch v . K t thúc giai đo n này là s phê duy t v ch tr ng
th c hi n d án (ý t ng).

-

6


-

Giai đo n phát tri n: Là giai đo n chi ti t xem d án c n đ c th c hi n nh th nào, n i
dung ch y u c a giai đo n này t p trung vào công tác thi t k và l p k ho ch. ây là giai
đo n ch a đ ng nh ng công vi c ph c t p nh t c a d án. N i dung ch y u bao g m:
o Thành l p nhóm d án, xác đ nh c u trúc t ch c.
o L p k ho ch t ng th
o Phân tích, l p b ng chi ti t công vi c – WBS
o L p k ho ch ti n đ th i gian
o L p k ho ch ngân sách
o L p k ho ch ngu n l c c n thi t
o L p k ho ch chi phí
o Xin phê chu n th c hi n ti p

K t thúc giai đo n này, ti n trình d án có th b t đ u. Thành công c a d án ph thu c
r t l n vào ch t l ng và s chu n b k l ng c a các k ho ch trong giai đo n này.
-

Giai đo n th c hi n: Là giai đo n qu n lý t ch c tri n khai các ngu n l c bao g m các
công vi c c n thi t nh xây d ng phòng c, h th ng, l a ch n công c , mua s m trang

thi t b , l p đ t … ây là giai đo n chi m nhi u th i gian và n l c nh t. Nh ng v n đ
c n xem xét trong giai đo n này là nh ng yêu c u k thu t c th nh m so sánh, đánh giá
l a ch n công c thi t b , k thu t l p ráp, mua thi t b chính, phát tri n h th ng. K t
thúc giai đo n này, các h th ng đ c xây d ng và ki m đ nh, h th ng có th chuy n
sang giai đo n v n hành, đ a vào khai thác th nghi m.

-

Giai đo n k t thúc: Trong giai đo n k t thúc c a chu k d án, c n th c hi n nh ng công
vi c còn l i nh hoàn thành s n ph m, bàn giao h th ng, công trình và nh ng tài li u liên
quan; đánh giá d án, gi i phóng các ngu n l c. D i đây là m t s các vi c c th :
o Hoàn ch nh và l p k ho ch l u tr h s liên quan đ n d án
o Ki m tra l i s sách k toán, ti n hành bàn giao và báo cáo
o Thanh quy t toán
o

i v i phát tri n, xây d ng h th ng c n chu n b và bàn giao s tay h
l p đ t, qu n tr và s d ng

ng d n

o Bàn giao d án, l y ch ký c a khách hàng v vi c hoàn thành
o B trí lao đ ng, gi i quy t công n vi c làm cho nh ng ng

i t ng tham gia d án

o Gi i phóng và b trí l i thi t b
Các d án th ng bao g m m t s quy trình liên k t v i nhau. Các quy trình này l p đi l p
l i và di n ra trong t ng giai đo n c a vòng đ i d án và tác đ ng l n nhau. Hình 1-1 mô t các
m i quan h gi a các quy trình. C 5 quy trình qu n lý d án đ u ho t đ ng t i t ng giai đo n

vòng đ i d án, nh ng m i quy trình ho t đ ng có m c đ khác nhau tu theo m i giai đo n.
Ch ng h n nh s l p l i c a quá trình kh i t o ti n hành ph n đ u c a m i gian đo n nh m t p
trung vào các yêu c u và m c tiêu nghi p v trong giai đo n đó. Các quy trình này là:
-

Kh i t o: S c p phép cho d án hay giai đo n nào đó

-

L p k ho ch: Sàng l c các m c tiêu c a d án và l a ch n ph
đ đ t đ c các m c tiêu đó

-

Th c thi k ho ch: Qu n lý, phân b các ngu n l c đ th c hi n k ho ch

ng án hành đ ng t t nh t

7


-

Ki m soát: Là giai đo n giám sát và xem xét m c đ ti n hành trên c s nguyên t c
nh m xác đ nh nh ng đi m khác bi t so v i k ho ch đã đ ra đ th c hi n các ho t đ ng
c n thi t nh m hi u ch nh, đ m b o d án đang đi đúng h ng, đáp ng các m c tiêu c a
d án ban đ u.

-


K t thúc: t đ c ký k t hoàn t t t nhà tài tr và đ a d án ho c giai đo n đó đ n m t
k t thúc theo th t

L pk
ho ch

Kh i t o

Ki m soát

Th c hi n

K t thúc

Hình 1-1. Các quy trình trong m i giai đo n phát tri n d án
M c đích
XÁC
NH

Các ho t đ ng trong
t ng giai đo n

Ti n hành

Tìm hi u đ M c đích, m c tiêu Qu n
có đánh giá Trình bày v n đ .
DA.
kh i đ u.
áng giá r i ro.
K ho ch &


Tài li u và các m c đi m

Lý Ý t

c tính.

ng v DA

(NDùng Thông qua) Yêu
c u Ndùng.
B ng các R i ro.
K ho ch Kh i đ u. (Các
Thành viên
thông qua)
Hi n ch ng DA (NDùng
thông qua)

PHÂN
TÍCH

H th ng s
làm gì

Giao di n ng

i dùng.

Các đi u kho n h p
đ ng.

Thi t k ban đ u.

8

Xem xét,

c t Ch c n ng (Ndùng
thông qua)
K ho ch cu i cùng
xu t th c hi n(Ndùng
thông qua)


THI T
K

Các ph n c a Quy t
đ nh
H th ng, H d ng/Mua.
th ng s làm
vi c nh th

Thi t k
l ng.

xây Báo cáo
Tình hình.

Xem xét k


K ho ch ki m th
nh n

Ch p

c tính đã đ c xem xét
l i. (Thông qua v Ch t
l ng)

nào.

TH C
HI N

c t Thi t k (Thông qua
KT)

Thi t k các Thành ph n.

L p ráp các L p trình.
thành ph n
Xây d ng/Mua.

(Thông qua KT)

Khách hàng hóa.

K ho ch Ki m th
th ng.


Ki m th t ng ph n.

H

(Thông qua KT)
Các Thành ph n đã
đ c ki m th . (Thông qua
KT).
Tài li u s d ng
KI M
TH
H
TH NG

Làm vi c, H Tích h p.
th ng hi u Ki m tra ch t l
ch nh nh ng càng.
sai sót.

H th ng làm vi c
ng k

Ki m th H th ng.
Báo cáo (Thông qua v
Ch t l ng)

KI M
TH
CH P
NH N


S ch p nh n Qui trình Ch p nh n
c a
khach
hàng.

Ki m th
Ch p
(Ndùng thông

V N
HÀNH

Cài đ t r ng Cài đ t r ng rãi.
rãi và hoàn Chuy n đ i.
thành.
ào t o, H tr , Xem
xét.

nh n

qua)
Báo cáo (NDùng thông
qua)
H th ng m i có đ
dùng?( Ndùng)

c

Báo cáo ào t o

K ho ch H tr . (Ndùng
thông qua)
Xem xét. Báo cáo hoàn
thành DA.

B ng 1-1. Các công vi c trong t ng giai đo n vòng đ i d án

3. CÁC BÊN THAM GIA TRONG M T D

ÁN

Các bên tham gia (liên quan) là t t c nh ng ai có liên quan ho c b
ho t đ ng c a d án, c th :
-

Có l i ích nghi p v trong k t qu d án

-

Liên quan tr c ti p t i d án

-

nh h

ng b i các

óng góp các ngu n l c cho d án

9



Các bên liên quan d án có nh ng l i ích, nhu c u và u tiên khác nhau. H có th có
nh ng quan đi m khác nhau v vi c d án c g ng hoàn thành nh ng gì. Do đó, vi c xác đ nh
đ c các bên liên quan trong d án càng s m càng t t, đ c bi t trong giai đo n xây d ng ý t ng.
Xem qua các bên liên quan còn ch a l di n s là m t r i ro r t l n đ n vi c t ch c th c hi n d
án. Thông th ng, trong m t d án, các bên tham gia bao g m:
-

Nhà tài tr :
o Ch u trách nhi m cu i cùng đ i v i s thành công c a d án. Nhà tài tr có trách
nhi m ký k t hoàn t t các tài li u l p k ho ch và các yêu c u thay đ i.
o

ng th i cho phép nhóm qu n lý d án s d ng các ngu n l c, b o v và c v n
cho nhóm qu n lý d án.

o Trong quá trình th c hi n d án, nhà tài tr có thêm các trách nhi m xem xét l i
các ti n trình và ch t l ng, c t b ng khai tr ng, khánh thành, ký và công b tôn
ch d án.
-

Nhà qu n lý d án (giám đ c d án):
o Làm vi c v i các đ i t

ng liên quan đ đ nh ngh a d án

o L p k ho ch, s p x p l ch trình và d th o ngân sách các ho t đ ng c a d án v i
đ i ng ban đ u; chi huy nhóm d án th c thi k ho ch
o Giám sát hi u qu ho t đ ng và th c hi n các ho t đ ng hi u ch nh.

o Th ng xuyên thông báo cho nhà tài tr và các đ i t
yêu c u và trình bày nh ng thay đ i v ph m vi
o
-

óng vai trò là ng

i trung gian gi a nhóm d án và các đ i t

Nhà qu n lý ch c n ng: Các nhà qu n lý này ch u nh h
qu c a d án.
o Có th có nh ng yêu c u trái ng

-

ng liên quan

ng b i các ho t đ ng hay k t

o Ki m soát và đóng góp ngu n l c cho d án (con ng
o Trong m t s tr

ng liên quan d án: đ a ra

i, trang thi t b …)

c v i k t qu d án

ng h p là c p trên c a nhà qu n lý d án


Khách hàng: Trong tr ng h p nhà tài tr không ph i là đ n v tri n khai s n ph m c a
d án thì nhà tài tr chính là khách hàng. i t ng này có nhi m v nh sau:
o Nh n đ u ra c a d án
o Thanh toán cho đ u ra d án
o Xác đ nh nhu c u cho đ u ra d án
o Có th là nhi u công ty hay cá nhân v i nh ng đ c đi m và yêu c u trái ng
nhau

-

Nhà cung c p: m t d án th
h ng m c khi xem xét yêu t
nhi m cung c p các thi t b , s
án thông qua hình th c h p đ

10

c

ng bao g m nhi u h ng m c khác nhau, trong đó có nh ng
kh thi, nhà tài tr quy t đ nh mua. Nhà cung c p có trách
n ph m hay d ch v c n thi t ph c v cho ho t đông c a d
ng, đ đ m b o d án đ t đ c m c tiêu đã đ ra.


4. NH H
ÁN

NG C A MÔI TR


NG

N CÔNG TÁC T

CH C, QU N LÝ D

a) Qu n lý v mô
Qu n lý v mô còn đ c g i là qu n lý nhà n c đ i v i các d án bao g m t ng th các
bi n pháp v mô tác đ ng đ n các y u t c a quá trình hình thành, th c hi n và k t thúc d án.
Trong quá trình tri n khai d án, nhà n c luôn theo dõi ch t ch , đ nh h ng và chi ph i
ho t đ ng c a d án nh m đ m b o cho d án đóng góp tích c c gián ti p hay tr c ti p vào phát
tri n kinh t -xã h i. Nh ng công c qu n lý v mô c a nhà n c bao g m chính sách, k ha ch,
quy ho ch nh chính sách v tài chính, ti n t , t giá, lãi su t, chính sách đ u t , chính sách thu ,
…
b) Qu n lý vi mô đ i v i các ho t đ ng d án
Qu n lý d án t m vi mô là qu n lý các ho t đ ng c th c a d án. Nó bao g m nhi u
khâu công vi c nh l p k ho ch, đi u ph i, ki m soát, … các ho t đ ng c a d án. Qu n lý d án
bao g m hàng lo t các v n đ nh qu n lý th i gian, chi phí, ngu n nhân l c, ch t l ng, r i ro,
qu n ly ho t đ ng mua bán, … Quá trình qu n lý đ c th c hi n trong su t các giai đo n t chu n
b đ u t đ n giai đo n v n hành các k t qu c a d án.
Theo đ i t
nghiên c u là:

ng qu n lý, qu n lý d án bao g m 9 l nh v c chính c n đ

c xem xét,

-

L p k ho ch t ng th : l p k ho ch cho d án là quá trình t ch c d án theo m t trình t

lô gích, chi ti t hoá các m c tiêu c a d án thành nh ng công vi c c th và ho ch đ nh
m t ch ng trình th c hi n nh ng công vi c đó nh m đ m b o các l nh v c qu n lý khác
nhau c a d án đã đ c k t h p m t cách chính xác và đ y đ .

-

Qu n lý ph m vi: Là vi c xác đ nh ph m vi, giám sát vi c th c hi n m c đích, m c tiêu
c a d án, xác đ nh công vi c nào thu c v d án và c n ph i th c hi n, công vi c nào
n m ngoài ph m vi c a d án.

-

Qu n lý th i gian: Là vi c l p k ho ch, phân ph i và giám sát ti n đ th i gian nh m
đ m b o th i h n hoàn thành d án. Nó ch rõ m i công vi c ph i kéo dài bao lâu, khi nào
thì b t đ u, khi nào thì k t thúc và toàn b d án kéo dài bao lâu, ph i hoàn thành khi nào.

-

Qu n lý chi phí: Là quá trình d toán kinh phí, giám sát th c hi n chi phí theo ti n đ cho
t ng công vi c và toàn b d án. C th là t ch c, phân tích s li u, báo cáo nh ng thông
tin v chi phí.

-

Qu n lý ch t l ng: Là quá trình tri n khai giám sát nh ng tiêu chu n ch t l ng cho vi c
th c hi n d án, đ m b o ch t l ng k t qu c a d án ph i đáp ng mong mu n c a nhà
tài tr (ch đ u t ).

-


Qu n lý nhân l c: Là quá trình h ng d n, ph i h p nh ng n l c c a m i thành viên
tham gia d án vào vi c hoàn thành m c tiêu c a d án. Nó cho th y vi c s d ng l c
l ng lao đ ng c a d án hi u qu đ n đâu?

-

Qu n lý thông tin (truy n thông): Là quá trình b o đ m các dòng thông tin thông su t,
nhanh chóng và chính xác gi a các thành viên d án và v i các c p qu n lý, gi a các t
nhóm qu n lý d án. Thông qua qu n lý thông tin có th tr l i các câu h i: ai c n thông
tin v d án? m c đ chi ti t? các nhà qu n lý d án c n báo cáo cho h b ng cách nào?

11


-

Qu n lý r i ro: Là vi c nh n di n các nhân t r i ro trong d án, s d ng các ph ng pháp
đ nh tính, đ nh l ng đ xác đinh tính ch t, m c đ r i ro và có k ho ch đ i phó c ng
nh qu n lý t ng lo i r i ro.

-

Qu n lý h p đ ng và các ho t đ ng
hoá và d ch v ; th ng l ng v i h
nguyên v t li u, trang thi t b , d ch v
các hàng hoá, v t li u c n thi t cho d

mua s m: Là quá trình l a ch n nhà cung c p hàng
, qu n lý các h p đ ng và đi u hành vi c mua bán
nh m gi i quy t cácv n đ : b ng cách nào cung c p

án? ti n đ cung c p, ch t l ng cung c p đ n đâu?

L p k ho ch t ng
th :
- L p k ho ch
- Th c hi n k ho ch
- Qu n lý nh ng thay đ i

Qu n lý ph m vi:
- Xác đ nh ph m vi d án
- L p k ho ch ph m vi
- Q/lý ph m vi thay đ i

Qu n lý th i gian:
- Xác đ nh công vi c
- D tính th i gian
- Q/lý ti n đ

Qu n lý chi phí:
- L p k ho ch ngu n l c
- Tính toán chi phí, l p d
toán
- Qu n lý chi phí

Qu n lý ch t l ng:
- L p k ho ch ch t l ng
m b o ch t l ng
- Qu n lý ch t l ng

Qu n lý nhân l c:

- L p k ho ch nhân l c,
ti n l ng
- Tuy n d ng, đào t o
- Phát tri n nhóm

Qu n lý thông tin:
- L p k ho ch qu n lý
thông tin
- Xây d ng kênh và quy
ch chia s thông tin
- Báo cáo ti n đ

Qu n lý ho t đ ng
cung ng, mua bán:
- K ho ch cung ng
- L a ch n nhà cung c p,
t ch c đ u th u
- Qu n lý h p đ ng, ti n
đ cung ng

Qu n lý r i ro:
- Xác đ nh r i ro
- ánh giá m c đ r i ro
- Xây d ng k ho ch qu n
lý, phòng ng a

Hình 1-2. 9 L nh v c c b n trong qu n lý d án

5. CÁC KI N TH C, K N NG C N THI T TRONG QU N LÝ D


ÁN

Ph n l n ki n th c c n thi t đ qu n lý d án là ki n th c riêng c a ngành QLDA. Ngoài ra,
Ng i qu n tr d án còn ph i có ki n th c và kinh nghi m trong:
-

Qu n lý t ng quát

-

Lãnh v c ng d ng c a d án

Các k n ng c n thi t c a nhà qu n lý d án:
-

K n ng lãnh đ o: Lãnh đ o là k n ng c b n đ nhà qu n lý d án ch đ o, đ nh h ng,
khuy n khích và ph i h p các thành viên trong nhóm cùng th c hi n d án. ây là k
n ng quan tr ng nh t. Nó đòi h i các nhà qu n lý d án có nh ng ph m ch t c n thi t, có
quy n l c nh t đ nh đ th c hi n thành công m c tiêu d án.

-

K n ng l p k ho ch và ki m soát d án: Nhà qu n lý d án ph i là ng i ch u trách
nhi m v k ho ch t ng th tr c nhà tài tr và khách hàng. Vì v y, nhà qu n lý d án

12


ph i có k n ng l p l ch trình d án và xác đ nh các tiêu chí đ đánh giá công vi c hoàn
thành.

ng th i, nàh qu n lý d án ph i bi t thi t l p các quy trình h th ng đ đánh giá
và ki m soát m c đ thành công c a b ng k ho ch.
-

K n ng giao ti p và thông tin trong qu n lý d án: Nhà qu n lý d án có trách nhi m
ph i h p, th ng nh t các ho t đ ng gi a các b ph n ch c n ng và nh ng c quan liên
quan đ th c hi n các công vi c c a d án nên b t bu c ph i thành th o k n ng giao ti p.
Nhà qu n lý d án ph i có ki n th c, hi u bi t các công vi c c a các phòng ch c n ng, có
ki n th c r ng v m t s l nh v c k thu t. Nhà qu n lý d án c ng c n gi i k n ng
thông tin, truy n thông, k n ng chia s thông tin gi a các thành viên d án và nh ng
ng i liên quan trong quá trình tri n khai d án.

-

K n ng th ng l ng và gi i quy t khó kh n v ng m c: Nhà qu n lý d án trong quá
trình th c hi n tr ng trách c a mình có quan h v i r t nhi u nhóm.
ng th i, cùng v i
s phát tri n t ch c c a d án, trách nhi m c a nhà qu n lý d án ngày càng t ng nh ng
quy n l c c a h đ c c p không t ng x ng. Do thi u quy n l c, b t bu c các nhà qu n
lý ph i có k n ng th ng l ng gi i v i các nhà qu n lý c p trên và nh ng ng i đ ng
đ u các b ph n ch c n ng chuyên môn nh m tranh th t i đa s quan tâm, ng h c a
c p trên, ng i đ ng đ u trong vi c giành đ ngu n l c c n thi t cho ho t đ ng c a d án.

-

K n ng ti p th và quan h khách hàng: M t trong nh ng nhi m v quan tr ng nh t c a
nhà qu n lý d án là tr giúp các đ n v , doanh nghi p trong ho t đ ng Marketing. Làm
t t công tác ti p th s giúp đ n v gi đ c khách hàng hi n t i, t ng thêm khách hàng
ti n n ng.


-

K n ng ra quy t đ nh: L a ch n ph ng án và cách th c th c hi n các công vi c d án là
nh ng quy t đ nh r t quan tr ng, đ c bi t trong nh ng đi u ki n thi u thông tin và có
nhi u thay đ i, bi n đ ng.
ra đ c quy t đ nh đúng và k p th i c n nhi u k n ng t ng
h p c a nhà qu n lý nh : k n ng t ch c bao g m l p k ho ch, xác đ nh m c tiêu, phân
tích; k n ng xây d ng nhóm nh th u hi u, thúc đ y, tinh th n đ ng đ i và k n ng công
ngh liên quan đ n kinh nghi m, ki n th c v d án.

TÓM T T N I DUNG CH
Ch

NG

ng này đã trang b các ki n th c c b n v t ch c, qu n lý các d án nh :

1. Các khái ni m c b n: d án, d án CNTT, qu n lý d án
-

D án là gì

-

Các thu c tính c a d án

-

Phân bi t d án CNTT


-

Khái ni m qu n lý d án

-

M c tiêu qu n lý d án

-

Tác d ng c a qu n lý d án

2. Các giai đo n c a m t d án, vòng đ i d án
-

4 giai đo n c b n trong qu n lý d án

-

5 quy trình đ

c t ch c th c hi n l p đi l p l i trong t ng giai đo n d án

3. Các bên tham gia trong m t d án
4.

nh h

ng c a môi tr


ng đ n công tác t ch c, qu n lý d án

13


5. Các ki n th c, k n ng c n thi t trong qu n lý d án

BÀI T P K T THÚC CH

NG

1. B n là giám đ c d án cho m t d án l n đã ti n hành m t vài l n. B n v a hoàn t t giai
đo n thi t k giao di n ng i dùng c a d án và đang ti n hành công vi c trong giai đo n tri n
khai. T i th i đi m này, ba thay đ i nào có th x y ra mà không có r i ro ti n hành l i công vi c
toàn b d án? (Ch n 3)
A. Ph m vi
B. Ngu n tài chính
C. Thi t k d li u
D. Ngày chuy n giao
2. Các nhà tài tr d án có nh h
phí c a d án trong su t giai đo n nào?

ng l n nh t đ n ph m vi, ch t l

ng, th i đo n và chi

A. Giai đo n l p k ho ch
B. Giai đo n th c thi
C. Giai đo n hoàn thi n
D. Giai đo n xây d ng

3. Các nhóm nào sau đây xác đ nh rõ nh t ai là các đ i t

ng liên quan trong d án?

A. i ng thành viên d án, nhân viên đi u hành công ty b n, nhân viên đi u hành
c a khách hàng và các tr ng b ph n ch c n ng c a công ty b n.
B. i ng thành viên d án, các nhà tài tr , nhân viên đi u hành c a công ty b n và
nhân viên đi u hành c a khách hàng.
C.
i ng thành viên d án, các nhà cung c p, đ i di n t công ty c a khách hàng
là ng i s s d ng ph n có th chuy n giao.
D.
i ng thành viên d án, nhà tài tr , nhà cung c p, đ i di n t công ty c a
khách hàng là ng i s s d ng ph n có th chuy n giao và các tr ng b ph n ch c n ng
c a công ty b n.
4. M t nhi m v c a ban qu n lý d án là gì?
A. Cung c p h tr qu n lý d án
B. Cung c p s tr giúp v i vi c hoàn t t các nhi m v
C. Cung c p s giám sát và ch đ o
D.

a ra phân tích l i nhu n chi phí cho giám đ c d án

5. M t giám đ c d án thành công v a là m t giám đ c v a là m t:
A. Chuyên gia v k thu t.
B.

it

ng liên quan d án.


C. Nhà lãnh đ o.
D. Nhà tài tr .
6. Nhà tài tr d án ch u trách nhi m v :
A. C ngu n tài chính và k t qu d án.
B. Không ph i ngu n tài chính c ng không ph i k t qu d án.

14


C. Ngu n tài chính ch không ph i k t qu .
D. K t qu d án ch không ph i ngu n tài chính.
7. B n đ i t

ng liên quan chính trong m i d án?

A. Giám đ c d án, đ i d án, các giám đ c cao c p và khách hàng.
B. Giám đ c cao c p, giám đ c ch c n ng, khách hàng và nhà tài tr .
C. Giám đ c d án, khách hàng, t ch c th c hi n và các nhà tài tr .
D. Giám đ c d án, giám đ c ch c n ng, khách hàng và giám đ c cao c p.
8. Qu n lý d án là ph
A. Môi tr

ng pháp ti p c n qu n lý đ

c a u tiên h n ngo i tr đ i v i.

ng s n xu t s n ph m.

B. Các nhi m v đa ch c n ng.

C. Các ho t đ ng duy nh t.
D. Các ph n có th chuy n giao b ràng bu c th i gian.
9. B n đ c b nhi m là giám đ c d án c a m t d án hi n t i. B n đã t ng công ty m t
vài n m nh ng không n m trong ph m vi d án này đang di n ra. K ho ch qu n lý d án đ c
đ t đúng ch . D án không v t quá m t vài ng ng c a thay đ i nào đó. Khách hàng không vui
v i tr ng thái d án. Trong các hành đ ng sau đây thì hành đ ng ban đ u t t nh t là gì?
A. Xác nh n h th ng qu n lý thay đ i đang v n hành thích h p.
B. Ti n hành xây d ng đ i ng v i t t c các đ i t

ng liên quan d án.

C. Xác nh n các nhu c u và k v ng c a khách hàng.
D. Chu n b k ho ch hành đ ng hi u ch nh.
10. Vai trò c a giám đ c d án trong d án là gì?
A. Cung c p ngu n l c cho d án.
B. Qu n lý m i quan h gi a các thành viên trong đ i.
C. Hoàn t t nhi m v đ
D. Xác đ nh toàn b

c giao.

u tiên c a d án trong t ch c.

15


CH

NG 2: TÍNH CH NH TH C A D


ÁN

M C ÍCH
-

Hi u đ c tính ch nh th c a d án thông qua công tác l p k ho ch, t đó th y đ c t m
quan tr ng c a công tác l p k ho ch toàn di n nh h ng sâu s c đ n tính ch nh th , h
th ng c a d án.

-

Nhìn nh n toàn b d án t k ho ch t ng th đ n t ng k ho ch b ph n; hi u đ
th c l p k ho ch d án.

-

N mđ

-

Xác đ nh đ c v trí c a công vi c ki m soát thay đ i k ho ch, t đó áp d ng các k
thu t đ ki m soát thay đ i

c cách

c các n i dung v giám sát vi c th c hi n k ho ch

GI I THI U CHUNG
Theo m t nghiên c u m i ti n hành n n 1998 thì có t i 51% s d án công ngh thông tin
(CNTT) quy mô l n đã v t qua ngân sách trung bình kho ng 189% ( Gartner 2000.107 ).Có m t

s nhân t nh h ng đ n th c t này. Tr c đây chúng ta đã xác đ nh đ c m t trong s các
nhân t này liên quan tr c ti p đ n các yêu c u v ch c n ng, yêu c u k thu t đ c xây d ng
không đ y đ . N u nh quá trình l p k ho ch không đ c th c hi n đúng cách thì nh h ng c a
nó có th s là m t th m h a. Ng c l i, n u quá trình l p k ho ch d án đ c th c hi n t t, thì
nh ng l i trong yêu c u k thu t có th đ c xác đ nh s m và d án có th đ c đ a tr v m t
n n t ng v ng ch c. Trong bài h c này b n s h c cách đ t n n t ng cho m t d án.
B n ch t đ ng và s ph c t p c a các d án công ngh thông tin đòi h i m t giám đ c d
án xu t s c ph i thi t l p đ c m t n n t ng v ng ch c. Thi t l p đ c n n t ng nh v y đòi h i
ph i có s hi u bi t v ng ch c v phân tích m t c u trúc chi ti t công vi c ( Work Breakdown
Structure, vi t t t WBS ) và cách s d ng các s đ m ng ( Network Diagram ), ph ng pháp
đ ng t i h n ( Critical Path Method ), l ch trình d án ( Project Schedules) và ngân sách d án.
Không n m v ng đ c nh ng v n đ này th ng d n t i vi c d án ho t đ ng v i hi u qu không
n đ nh th m chí có th th t b i. Tuy nhiên, n u b n n m v ng nh ng công c này, b n s d n
th y mình có m t c s v ng ch c b t k b n đang làm cho D án CNTT nào.
1. K v ng cho quy trình l p k ho ch
t nh ng k v ng có tính th c t cho quy trình l p k ho ch và th o lu n v các ph
pháp truy n t i nh ng k v ng này tr c khi b t đ u công vi c l p k ho ch d án.

ng

Là m t giám đ c d án CNTT, b n đ c đánh giá ch y u trên c s thành công hay th t
b i c a các d án mà b n đang tham gia, tuy nhiên b n l i có th đ c giao m t chút th i gian quý
giá ho c ngu n l c đ l p k ho ch. Do các d án CNTT r t ph c t p và luôn bi n đ ng nên
chúng đòi h i quá trình l p k ho ch t ng th ph i thành công. N u mu n d án c a mình hoàn
thành đúng th i h n, đúng ngân sách và đúng yêu c u k thu t thì b n ph i đ m b o ban qu n lý
d án có nh ng k v ng h p lý v th i gian và tài nguyên đ hoàn thành công vi c.
a. L p k ho ch
Xác đ nh các ph

16


ng pháp, tài nguyên và công vi c c n thi t đ đ t đ

c m c tiêu.


nh ngh a:
L p k ho ch là m t ph ng th c ti p c n có h th ng, cách nhìn ch nh th , toàn di n d
án nh m xác đ nh các ph ng pháp, tài nguyên và các công vi c c n thi t đ đ t đ c m c tiêu.
M c tiêu c a các D án CNTT là hoàn thành đúng th i h n, đúng ngân sách, cung c p hi u qu
ho t đ ng mong mu n v m t k thu t đ c ch p nh n c a nhà tài tr /khách hàng. Quá trình l p
k ho ch xác đ nh c n ph i làm gì? Làm nh th nào? Ai là ng i th c hi n và th c hi n khi nào?
M c đích chính c a quá trình l p k ho ch v ch ra ph ng h ng, quan tr ng h n đ tránh các
v n đ r c r i, r i ro. L ng th i gian và ti n b c dành cho quá trình l p k ho ch c n ph i t l
tr c ti p v i chi phí ti m n ng t các l i g p ph i do thi u quá trình l p k ho ch. M c tiêu là chi
đ tài nguyên trong quá trình l p k ho ch nh m thúc đ y th c hi n thành công d án ch không
ph i là chi phí quá nhi u tài nguyên đ n m c không còn đ cho quá trình th c hi n d án. L p k
ho ch d án là m t quá trình l p di n ra b t c khi nào có nh ng thay đ i quan tr ng trong d án.
Ví d : Khi các nhà tài tr giao cho th c hi n m t d án phát tri n Web, Giám đ c d án
Phong đã r t ph n kh i nh ng anh c ng bi t r ng có r t nhi u vi c đang phía tr c b i vì anh
v n còn ch a quen v i các ng d ng theo mô hình ch khách 3 t ng. Anh đã tìm th y m t tài
nguyên r t quý đó là m t SME v Web làm cho m t công ty t v n có m i quan h r t t t v i
công ty anh và anh đã dùng ng i này vào vi c xây d ng các yêu c u k thu t. Anh đã b ra m t
s ti n trong c tính v chi phí đ có đ c s giúp đ t bên ngoài. Bây gi là lúc lên l ch cho
chuyên gia t v n giúp anh tách c u trúc chi ti t đ anh có th đ nh ngh a các gói công vi c, l p h
s m ng, lên l ch trình d án và ngân sách chính xác.
b. K ho ch d án công ngh thông tin
-

M c đích giám sát vi c th c hi n d án

Các thành ph n c a b n k ho ch d án
K ho ch chi ti t cho nh ng l nh v c c th

N u b n g p m t Giám đ c D án CNTT và h i “ Ông có k ho ch không? ” “ B n ngh
r ng câu tr l i s ra sao? ” “ T i sao ch , đ ng nhiên r i! ”. M i ng i đ u có m t k ho ch cho
dù đôi khi nó ch ng khác gì nh ng dòng ch vi t v i vàng trên m t chi c kh n n. Cái gì t o nên
m t b n k ho ch d án? M t b n k ho ch d án th c s bao g m nh ng gì? Hi u bi t rõ ràng
m t b n k ho ch d án ph i bao g m nh ng gì có th là vô giá trong vi c thi t l p k v ng đ i
v i ban qu n lý d án.
nh ngh a:
K ho ch d án CNTT ( IT Project Plan ) là m t tài li u d án chính th c do giám đ c d
án, nhà tài tr , các đ i t ng liên quan đ n d án và các thành viên đ i d án xây d ng v i m c
đích giám sát vi c th c hi n d án. Kích th c và m c đ chi ti t c a b n k ho ch d án ph i
t ng ng v i lo i d án. M t b n k ho ch d án t i thi u ph i có nh ng thành ph n quan tr ng
sau:
-

Tôn ch d án ( Project Charter )

-

Báo cáo ph m vi ( Scope Statement )

-

C u trúc chi ti t công vi c (Work Breakdown Structure)

-

Ma tr n trách nhi m ( Responsibility Matrix ) đ i v i k t qu chuy n giao chính.


17


-

Ma tr n phân b tài nguyên cho vi c th ng kê các k n ng, nguyên v t li u và c s v t
ch t c n thi t.

-

c tính chi phí và th i gian cho d án.

-

L ch trình c a d án, bao g m c ngày tháng cho t t c các m c quan tr ng.

-

Ngân sách c a d án, bao g m c chi phí c s ( Cost Baselines)

-

K ho ch qu n lý r i ro.

-

K ho ch truy n thông. ( Communication Plan )

Nh ng D án CNTTcó quy mô l n và đ ph c t p cao đòi h i ph i có k ho ch chi ti t h n

cho nh ng l nh v c c th . Nh ng k ho ch qu n lý chi ti t này bao g m:
-

K ho ch qu n lý ph m vi

-

K ho ch qu n lý l ch trình

-

K ho ch ki m th hay qu n lý ch t l

-

K ho ch qu n lý nhân s

-

K ho ch qu n lý mua s m.

-

K ho ch ph n ng tr

ng

c r i ro ho c đ i phó v i nh ng b t ng trong d án.

Không ph i m i k ho ch d án đ u đòi h i ph i có nh ng y u t này m i đ t tính hi u qu .

i v i nh ng d án l n và ph c t p nên có t t c nh ng y u t này. Tuy nhiên, các nhân t h
tr và tài li u đ c dùng đ lên k ho ch cho d án c ng r t quan tr ng và c n thi t ph i có đ
ki m tra theo dõi các gi đ nh và k thu t ( PMI 2000, 45 ).

N I DUNG
1. TRI N KHAI K HO CH D

ÁN

-

Gi i thi u v đ i t

-

C u trúc phân rã chi ti t công vi c (WBS)

-

Các thành ph n c b n c a m t b n k ho ch d án toàn di n

ng, l nh v c qu n lý trong k ho ch d án

Trong ch đ này, ng i h c s dùng nh ng thành ph n đã đ
thi u chung đ biên so n m t b n k ho ch d án toàn di n.

c đ c p trong ph n gi i

L p k ho ch là m t k n ng mà nhi u ng i ngh r ng mình đã có kinh nghi m, tuy
nhiên r t ít ng i th c s có đ c k n ng này.

ng nh m l n, l p k ho ch là m t công vi c
khó kh n! Xây d ng m t b n k ho ch d án toàn di n là m t trong nh ng công vi c khó kh n
nh t mà b n s làm trong su t vòng đ i c a d án. N u b n có th t p trung vào nh ng y u t
chính c a b n k ho ch d án toàn di n, b n s có th hoàn thành đ c b n k ho ch và đ c phê
chu n. M t b n k ho ch dài 20 trang trong 1 tu n có th có hi u qu h n m t tài li u dài 100
trang trong vòng 1 tháng. Trong ch đ này, b n s h c v nh ng k thu t giúp t p trung vào xây
d ng m t b n k ho ch d án ch t l ng ch không ph i là s l ng. Vi c này giúp cho b n
thành công.
a) Gi i thi u
Sau khi xác đ nh d án s đ t t i cái gì? Thì b c ti p theo là xác đ nh cách nó s hoàn
thành các m c đích và m c tiêu đó nh th nào. Cách th c đ hoàn thành m c đích và m c tiêu là

18


t o ra c u trúc phân tích công vi c, xây d ng các
phát tài nguyên, tính chi phí và qu n lý r i ro.

cl

ng th i gian, xây d ng l ch bi u, c p

C u trúc chi ti t công vi c (WBS): WBS là b n thi t k phân c p các s n ph m, s n
ph m ph , nhi m v và nhi m v con c n đ hoàn thành d án. M t WBS t t cung c p c s cho
vi c xây d ng các c l ng th i gian và chi phí có ý ngh a c ng nh l ch bi u kh thi.
c l ng th i gian. Ng i qu n lý d án có th áp d ng các c l ng th i gian theo
các nhi m v và nhi m v con đ c nh n di n trong WBS. Có m t s k thu t c l ng có th
đ c áp d ng tùy theo m c đ tin c y mà h
c l ng.
L ch bi u. Ng i qu n lý d án có th phân tích t WBS và các c l ng th i gian đ

xây d ng l ch bi u. Tr c h t h nh n di n m i quan h logic gi a các nhi m v r i áp d ng các
c l ng th i gian cho các nhi m v đó. Ti p đó, h tính ngày tháng cho t ng nhi m v trong
khi v n nh t i các ràng bu c lên d án. Qua vi c tính toán l ch bi u, ng i qu n lý d án nh n
di n các nhi m v c n cho vi c hoàn thành d án đúng h n.
Vi c xây d ng L ch bi u đích và L ch bi u hi n th i là tính n ng quan tr ng khác. L ch
bi u đích hay v ch ranh gi i, là l ch bi u b n đ ng ý theo đu i. L ch bi u hi n th i là s t h p
c a l ch bi u đích và hi n tr ng so v i các kho n m c đ c ch a trong đó. L ch bi u hi n th i
c ng d ki n khi nào các ho t đ ng hi n th i và t ng lai s b t đ u hay k t thúc, hay c hai n u
d án ti p t c nh nh p đ hi n t i c a nó. Ng i qu n lý d án theo đu i b t k cái gì c n thi t đ
so sánh l ch bi u hi n th i v i l ch bi u đích. Ng u nhiên, ph n l n các gói đ u cho phép b n s a
đ i l ch bi u đích b t k khi nào c n thi t.
Phân b tài nguyên. Các d án đ u tiêu th tài nguyên nh con ng i, đ cung c p, v t
t , trang thi t b và không gian làm vi c. Ng i qu n lý d án ph i phân b tài nguyên cho các
nhi m v đ hoàn thành chúng. Sau khi dùng các tài nguyên, ng i qu n lý d án có th xác đ nh
li u tài nguyên có đ đ hoàn thành vi c chuy n giao s n ph m hay không?
Tính chi phí. Sau khi t o ra c u trúc phân vi c, xác đ nh các c l ng th i gian; Xây
d ng l ch bi u; Và c p phát tài nguyên, ng i qu n lý d án có th tính toán chi phí đ th c hi n
t ng nhi m v và cho toàn b d án. Chi phí đ c c l ng cu i cùng tr thành ngân sách.
Trong khi th c hi n d án, ng i qu n lý theo dõi hi u n ng chi phí so v i ngân sách.
Ki m soát r i ro. Không d án nào ho t đ ng đ c l p, mà ph i n m trong m t môi
tr ng có t ch c. M i ch ng ng i là m i đe d a, nh h ng t i s th c hi n và s thành công
c a d án. Ng i qu n lý d án hi u qu đ nh xác đ nh nh ng đe d a đó và xây d ng m t k
ho ch hi n th c đ gi m thi u tác đ ng. Ng i qu n lý d án, khi bi t t i các đe d a, có th phát
tri n nh ng k ho ch đ làm gi m thi u s xu t hi n c a chúng hay làm nh b t tác đ ng c a
chúng lên d án. Sau đây ta đi sâu vào c u trúc chi ti t công vi c.
C u trúc phân tích chi ti t công vi c hay g i t t là C u trúc phân vi c. Bi t m c đích
và m c tiêu c a mình, m c d u là r t quan tr ng nh ng v n ch a đ đ hoàn thành d án c a b n.
B n ph i bi t nh ng nhi m v nào là c n đ đ t t i các m c tiêu và m c đích. M t c ch đ phân
tích các m c đích c a b n là dùng c u trúc chi ti t công vi c hay còn g i là c u trúc phân vi c
(WBS).

b) C u trúc phân vi c
nh ngh a v WBS và cái l i ích c a nó.
WBS là m t danh sách chi ti t các b c c n đ hoàn thánh m t d án. Nó cung c p nhi u
l i ích cho ng i qu n lý d án. Vi c xây d ng WBS bu c ng i qu n lý d án ph i c g ng t

19


duy đ hi u nh ng cái s ph i làm đ k t thúc d án. N u phân tích đúng đ n, khoa h c, nó cho
phép xác đ nh các b c chính xác đ làm xong d án.
WBS thi t l p n n t ng h th ng hóa các công vi c v ng ch c, làm c s cho các c
l ng th i gian và chi phí hi n th c. Danh sách chi ti t các nhi m v t o đi u ki n cho tính chi
phí riêng cho các ho t đ ng và toàn b d án. B ng vi c làm các c l ng th i gian cho các
nhi m v chi ti t, ng i qu n lý d án có th “ tích l y ” d li u liên k t v i t ng m c c a WBS
đ xây d ng m t b c tranh h p thành, ch nh th v d án.
M t WBS t t c ng cho phép ng i qu n lý d án xây d ng vi c gi i trình gi a các thành
viên t d án. Sau khi li t kê t t c các nhi m v ng i qu n lý d án có th phân công công vi c
cho t ng ng i. i u này th hi n không khí dân ch , th ng th n, đ y trách nhi m và gi i trình
gi a các thành viên t .
Ng i qu n lý d án có th dùng WBS đ xây d ng l ch bi u h u d ng. M t danh sách c
th các nhi m v , làm c s cho các c l ng hi n th c và vi c xây d ng cu i cùng v các l ch
bi u. Bên c nh đó, nó làm cho ng i qu n lý d án có kh n ng phát tri n các l ch bi u, đ c bi t
đ n nh l ch bi u t ng.
Cu i cùng, vi c xây d ng m t WBS t t bu c các v n đ c b n s m n y sinh trong d án
thay vì mu n ( Khi còn khó kh n h n đ thay đ i tình hu ng ). Vi c xây d ng WBS đòi h i
nh ng đóng góp đáng k t nh ng ng i tham d d án ( Nh : ng i qu n lý d án, khách hàng,
thành viên t , ng i tài tr d án và qu n lý c p cao ).
Các đ c tr ng c a WBS
c tr ng chính c a WBS là có khuynh h ng trên xu ng. Ng i qu n lý d án b t đ u
v i s n ph m cu i cùng và chia nó ra thành nh ng y u t nh h n, các s n ph m trung gian hay

s n ph m con. Hình d i ch ra vi c t ch c này c a WBS.
Vi c chia ra là r t gi ng v i vi c chu n b dàn bài cho m t bài v n. M i ch đ đ u đ
chia thành nh ng ch đ con, và m i ch đ con l i đ c chia thêm n a thành các c u ph n.

c

Hình 2.1. C u trúc phân vi c
M t đ c tr ng khác c a WBS là đ c tách thành nhi u m c. Không ph i t t c “ nhánh ”
c a WBS đ u c n bung ra h t. B n thân m c là không có ý ngh a chính. M i m c đ n gi n cho
phép b n t o ra l ch bi u và báo cáo tóm t t thông tin t i t ng m c đó.

20


Câu h i đ t ra là WBS đ l ra cái gì? Trình t c a t ng nhi m v là không quan tr ng. M c
d u m i ng i quen đ c t trái sang ph i, không có trình t nào c n đ c suy di n ra c . N u b n
ngh theo ki u trình t thì vi c xây d ng WBS có th s r t n n lòng. Nó bu c b n ph i ngh v
cái gì c n đ c làm, thay vì khi nào nó c n đ c làm. B n có th đ a vào các cách th c và khi
nào cho các nhi m v sau khi c u trúc nên WBS, t c là khi b n xây d ng l ch bi u

Hình 2.2. C u trúc phân s n ph m
Quá trình phân rã (Decomposition)
Nh ng ph thu c ph c t p trong các d án CNTT đòi h i t t c các công vi c ph i đ c
đ nh ngh a đ có th v ch ra chính xác m i t ng tác gi a chúng. Nh t thi t ph i phân tách các
k t qu chuy n giao c p cao thành nh ng gói công vi c d qu n lý và phân công nh m l p ra
các s đ m ng, tính toán và phân tích đ ng t i h n, phác th o l ch trình và ngân sách.
C u trúc chi ti t công vi c WBS xác đ nh ph m vi c a d án b ng cách li t kê ra t t c
nh ng d án nh (sub-project) ho c nh ng k t qu chuy n giao trong m t d án. Công tác phân
tách c u trúc chi ti t công vi c là vi c đ i d án phân tách nh ng d án nh ho c nh ng k t qu
chuy n giao thành nh ng công vi c c u thành và các gói công vi c c n thi t đ th c hi n d án.

M t c u trúc chi ti t công vi c đ c coi là đã phân tách khi:
-

Các công vi c c u thành (component tasks) ho c các gói công vi c ph i là nh ng vi c duy
nh t có th phân bi t đ c v i các công vi c khác và d xác đ nh b i nh ng ng i s th c
hi n công vi c, ví d “nâng c p C a hàng s 7” ch không ph i là “nâng c p đ a đi m bán
l ”.

-

Các công vi c c u thành ho c các gói công vi c ph i có th i gian đ
ho c m t n l c có th l p l ch đ c.

-

Các công vi c c u thành và các gói công vi c ph i đ c th đ thi t l p các gi i h n chi
phí và l ch trình b ng các metric chung nh đô la ho c s gi làm vi c.

-

Trách nhi m và th m quy n đ i v i các công vi c c u thành ho c gói công vi c có th
đ c giao cho m t ng i ho c m t nhóm.

-

C n thi t ph i phân tách m t c u trúc chi ti t công vi c m c cao thành nh ng gói công
vi c có th qu n lý và phân công đ c vì c u trúc chi ti t công vi c là m t tài li u đ u vào
quan tr ng đ i v i r t nhi u tài li u k ho ch d án c n đ c xây d ng.

c xác đ nh rõ ràng


C u ph n c a WBS

21


WBS bao g m 2 c u ph n chính. Ph n th nh t c a WBS đ c g i là c u trúc s n ph m
(PBS). PBS gi ng nh WBS nói chung, đòi h i l y vi n c nh trên xu ng. Hình trên minh h a cho
c u trúc ph n s n ph m.
L n n a vi c chia ra này c a PBS là t ng t v i dàn bài c a bài v n – m i ch đ đ c
chia thành các ch đ con và m i ch đ con l i đ c chia nh thêm thành các c u ph n. M c đ
bung ra tùy theo m c đ ph c t p c a s n ph m. Nói chung s n ph m càng ph c t p thì s các
m c càng l n h n.
PBS c ng chi m ph n trên c a c u trúc phân vi c. M i nhánh c a PBS l i đ c phân nh
h n thành các m c khác nhau. S n ph m toàn b và t ng s n ph m con đ c mô t b ng danh t
hay ch ng .

Hình 2.3. C u trúc phân nhi m v
Ph n th hai c a WBS đ c g i là c u trúc phân nhi m v , c ng còn đ c bi t là TBS.
Nó bao g m các nhi m v , nhi m v con đ xây d ng t ng s n ph m con và chung cu c xây
d ng nên s n ph m toàn b .
TBS, c ng gi ng nh PBS.
c chia thành nhi u m c và đòi h i vi n c nh trên xu ng.
Hình trên ch ra c u trúc phân nhi m v .
S m c c a vi c bung ra tùy thu c vào đ ph c t p c a s n ph m toàn b hay s n ph m
con. Nói chung d án càng ph c t p thì l i càng c n nhi u m c.
TBS không gi ng PBS, nó chi m ph n th p h n c a WBS. M i nhánh c a TBS có th
đ c chia thành các m c khác nhau. M i nhi m v và các y u t th p h n đ u đ c mô t b ng
đ ng t ra l nh ( đ ng t hành đ ng ) và m t b ng . Do đó m t TBS bao g m ph n xác đ nh (
đ ng t ra l nh ) và ph n x lý ( b ng ). N u g p c 2 s cho ta ph n v ng trong m t câu mà

ch ng là các PBS.
Trong m t s công ty, ph n PBS tr c nh t còn đ ng t ho t đ ng thì đ c thêm vào phía
tr c danh t . M i nhi m v ti p đó đ c bung ra thành các m c chi ti t h n. c tr ng khác
ch m i kho n m c trong WBS ( c ph n PBS và TBS ) đ u có s duy nh t, hay mã. S này đ nh
danh v trí, hay m c c a ph n t bên trong WBS. Hãy xét ví d đ c nêu trong hình d i đây:

22


Hình 2.4. Ví d v WBS đ y đ
Không ph n t nào đ c li t kê trong WBS l i có cùng s hay mã, và khi b n ti n xu ng
các m c th p h n thì s tr lên l n h n. S đ đánh s ph n ánh ph n t nào là t p con c a ph n
t
m c cao h n. Ch ng h n, xác đ nh x lý 2 ( 2.1, 2.2) là t p con c a xác đ nh B-1 x lý ( 2.1,
2). Mà nó l i là t p con c a S n ph m con B-1( 2.1) và c th . M i ph n t
m c càng th p trong
WBS thì s hi u WBS càng dài h n.
Các b

c xây d ng WBS

Nh các đ c tr ng đã nói trên đây, b n có th b t đ u xây d ng WBS. M c d u ch c n 5
b c nh ng b n đ ng v i vàng. Vi c xây d ng WBS t t, h u d ng th ng tiêu t n nhi u th i
gian, làm vi c c t l c và s a ch a.
B

c1:

Vi t ra s n ph m toàn b b n s xây d ng. Hãy dùng danh t hay thu t ng mô t tr c ti p
nh h th ng qu n lý kho hay k ho ch ti p th . Hãy mang tính mô t mà không b dài dòng. C

b n, mô t chính xác v s n ph m nên b t ngu n t Phát bi u v công vi c (Statement of Work).
B

c 2:

Bung s n ph m toàn b ra thành các m c bi n thiên theo các s n ph m con. i u này giúp
cho vi c xây d ng c u trúc s n ph m c a WBS.
ng lo l ng n u b n chia t ng nhánh ra thành
các m c khác nhau. B n đ a ra đánh giá xem mình chia nh các nhánh đ n đâu? Thông th ng
hai hay 3 m c là đ .
B

c 3:

Sau khi b n đã hoàn thành bung ph n PBS, b n có th b t đ u làm gi ng th cho ph n
TBS b ng vi c vi t ra m t chu i các nhi m v m c ti p d i m i ph n t PBS th p nh t. Các
nhi m v bên trong t ng nhánh s
cùng m c, r i nh ng ch áp d ng đ c b n hãy bung t ng
nhi m v ra thành các m c th p h n. L n n a m i nhánh c a TBS có th thay đ i t ng ng v i
các s m c.
Câu h i thông th ng hay đ c h i là b n nên bung m t nhánh bao xa trên WBS? Cách
thông th ng nh t đ xác đ nh m c thích h p đ c bi t t i xem nh qui t c là 2 tu n hay 80 gi .

23


i u này có ngh a là n u m t ph n t TBS đòi h i h n 2 tu n làm vi c (80h làm vi c) thì hãy
bung ph n t TBS đó thành m c khác n a. Qui t c này s đ m b o nh n di n chi ti t h n các
nhi m v và s tr giúp cho vi c theo dõi d u v t các nhi m v này.
B


c 4:

ánh mã cho m i ph n t trong WBS b ng m t mã s duy nh t. Th nh t cho ph n t s n
ph m mã 0.0 ( Cách th c hành thông th ng ), Th 2, t i m c ti p c a PBS cho m i ph n t s n
ph m con m t s duy nh t, v c b n là 1.0, 2.0,vv..vv. Dùng các s này và b t đ u đi xu ng
t ng nhánh, vi t ra mã WBS duy nh t. Mã này nên ch ra m c c a nó l thu c vào ph n t m c
cao h n.
B

c 5:

Xét duy t l i WBS, giám đ nh đ đ m b o r ng (1) t t c các ph n t PBS đ u có danh t
( và có th thêm tính t đi kèm ), (2) t t c các ph n t TBS đ u có đ ng t ra l nh và b ng , và
(3) t t c các ph n t đ u có mã WBS duy nh t.
Nguyên t c 8/80
Nguyên t c 8/80 là m t h ng d n cho r ng không có gói công vi c nào ít h n 8 gi ho c
nhi u h n 80 gi . ây ch là m t h ng d n ch không ph i là m t nguyên t c. C s c a ý t ng
r t đ n gi n, b n không mu n theo dõi b t c vi c gì ch m t ch a đ n m t ngày đ hoàn thành và
n u công vi c đó đòi h i ph i m t 10 ngày đ hoàn thành thì có l nên chia nh ra thành nhi u
h n m t gói công vi c.
Các cách khác nhau đ bung WBS
C u trúc phân vi c có th đ
-

c bung ra theo nhi u cách:

M t cách là phân chia s n ph m thành các s n ph m con, nh đã đ c mô t trong đo n
tr c. B n li t kê s n ph m và các s n ph m con và các ph n t TBS đ xây d ng. cách
ti p c n này đ c v nh hình d i đây:


Hình 2.5. Ví d WBS theo s n ph m

24


-

Cách th 2 là vi t s n ph m toàn b t i đ nh. B n có th chia WBS theo pha. Bên d i
pha ng d ng, b n nên ghi l i các s n ph m con là k t qu t pha tr c. Sau đó b n phát
tri n ph n TBS. Cách ti p c n này đ c v trong hình d i:

Hình 2.6. Ví d WBS theo trách nhi m chia thành nhi u pha
-

Cách th 3 là vi t s n ph m toàn b t i đ nh r i chia WBS ra theo mi n trách nhi m, nh
ti p th , k toán, vv..vv. Bên d i t ng mi n ghi trách nhi m áp d ng cho các s n ph m
con đ c t o ra – đi u này có th đ a đ n nhi u m c. Sau khi làm đi u đó b n phát tri n
ph n TBS. Cách ti p c n này đ c v hình đ i:

Hình 2-7. Ví d WBS theo trách nhi m

25