ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐINH THỊ HẠNH MAI

Đảm bảo thông tin tư liệu của hệ thống quản lý tin học hóa
hồ sơ cán bộ, công chức ở văn phòng quốc hội

Người hướng dẫn: NGUYỄN HỮU HÙNG

HÀ NỘI – 2003


Mở đầu
1. Tính cấp thiết của đề tài.

Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật trong thời đại ngày nay đang diễn ra
với quy mô to lớn, khoa học ngày càng trở thành lực l-ợng sản xuất trực tiếp của
xã hội. Thông tin thật sự đang trở thành nguồn lực quan trọng tạo nên những -u
thế kinh tế và chính trị. Thông tin đ-ợc xem nh- là tài nguyên đặc biệt của mỗi
quốc gia. Với những giá trị tiềm tàng không bị cạn đi mà càng trở nên phong phú
do luôn luôn đ-ợc cập nhật bổ sung mới. Nguồn tài nguyên này khi đ-ợc sử dụng
sẽ đem lại hiệu quả kinh tế thực sự to lớn. Bàn về vai trò của thông tin, từ Nghị
quyết của Bộ Chính trị về chính sách khoa học kỹ thuật số 37 NQ/TW ngày 20
tháng 4 năm 1981 chỉ rõ "Công tác thông tin phải góp phần tích cực rút ngắn
quá trình từ nghiên cứu đến sản xuất, nâng cao chất l-ợng quản lý và lãnh đạo".
Là một cơ quan cấp bộ thuộc khối hành chính sự nghiệp, Văn phòng Quốc
hội do Chủ nhiệm Văn phòng trực tiếp chỉ đạo, có nhiệm vụ phục vụ các mặt
hoạt động của Quốc hội, Uỷ ban Th-ờng vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc và các
Uỷ ban của Quốc hội. Công tác tổ chức cán bộ giữ vị trí, vai trò đặc biệt quan
trọng để Văn phòng Quốc hội thực thi hiệu quả nhiệm vụ của mình. Là một công

tác đặc biệt có liên quan tới vấn đề nh-: Tuyển dụng, quản lý nhân sự, lao độn g
tiền l-ơng, đào tạo, quy hoạch, đề bạt, điều động, h-u trí, khen th-ởng, kỷ luật,
thực hiện chế độ, chính sách ... Công tác cán bộ tại Văn phòng Quốc hội th-ờng
xuyên cần phải đ-ợc đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời.
Xuất phát từ yêu cầu nêu trên, Văn phòng Quốc hội phải xây dựng một hệ
thống thông tin về cán bộ, công chức để thực hiện việc quản lý, th-ờng xuyên bổ
sung hồ sơ, lý lịch gốc của cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Quốc hội; các
văn bản quy định về chính sách, chế độ đối với cán bộ, công chức; thống kê và tổ
chức khai thác t- liệu phục vụ việc xây dựng bộ máy giúp việc của Quốc hội và


các cơ quan của Quốc hội; cung cấp thông tin về hồ sơ cán bộ, công chức Văn
phòng Quốc hội cho các cơ quan có liên quan.
Trong những năm qua việc quản lý và khai thác thông tin hồ sơ cán bộ,
công chức ở Văn phòng Quốc hội đã có những b-ớc cải tiến nh-ng nhìn chung
vẫn theo ph-ơng pháp thủ công truyền thống, ch-a có một hệ thống thông tin
đầy đủ để đảm bảo tra cứu hồ sơ đ-ợc thuận tiện, dễ dàng. Công việc tra cứu các
thông tin về lý lịch; lập các báo cáo tổng hợp, thống kê về cán bộ, công chức
(theo độ tuổi, giới tính, trình độ chính trị, chuyên môn nghiệp vụ, ngạch công
chức, tiền l-ơng ...); tổng hợp danh sách cán bộ theo yêu cầu của lãnh đạo còn
gặp nhiều khó khăn. Các công cụ tra cứu truyền thống nh- mục lục hồ sơ cá
nhân, sổ sách đăng ký... trong quá trình sử dụng đã bộc lộ nhiều thiếu sót nh-:
phải mất nhiều thời gian và công sức nh-ng thông tin vẫn ch-a đảm bảo đầy đủ,
kịp thời. Vì vậy, việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý và khai thác hồ sơ
cán bộ, công chức tại Văn phòng Quốc hội là một yêu cầu cấp bách đ-ợc đặt ra
để đáp ứng những đòi hỏi của thực tiễn.
Tuy nhiên, việc ứng dụng tin học vào hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ, công
chức của Văn phòng Quốc hội còn gặp nhiều khó khăn do việc quản lý và khai
thác hồ sơ theo cách thức cũ đã hình thành từ nhiều năm nay. Một trong số các
khó khăn đó là cách tổ chức và quy trình đảm bảo thông tin t- liệu ch-a đ-ợc

chuẩn bị trên quan điểm của hệ thống. Bởi vậy, việc nghiên cứu vấn đề đảm bảo
thông tin t- liệu cho hệ thống quản lý tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn
phòng Quốc hội sẽ có ý nghĩa thiết thực, góp phần không nhỏ vào việc hỗ trợ cho
công tác tổ chức cán bộ; thực hiện những chính sách, chế độ cho cán bộ, công
chức Văn phòng Quốc hội.


Xuất phát từ yêu cầu trên đây chúng tôi chọn vấn đề

làm đề tài luận văn thạc sĩ khoa học này.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.

Tại Việt Nam với sự phát triển của công nghệ thông tin và việc đảm bảo
thông tin t- liệu cho các ngành, các nhà quản lý đang rất đ-ợc coi trọng. Nhất là
trong giai đoạn hiện nay, khi thông tin đ-ợc coi nh- một nguồn lực thì việc tin
học hoá các loại hình thông tin rất đ-ợc xã hội quan tâm. Đối với khối hành
chính sự nghiệp vấn đề này đã trở thành một nhu cầu thiết yếu. ở một số bộ và cơ
quan ngang bộ nh- Ban Tổ chức Trung -ơng, Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ
(nay là Bộ Nội vụ), Thông tấn xã Việt Nam, Cục l-u trữ Nhà n-ớc ... đã xây dựng
đ-ợc một số cơ sở dữ liệu về quản lý cán bộ. Nội dung chủ yếu của các cơ sở dữ
liệu này là xây dựng một số chỉ tiêu thông tin về cán bộ công chức, cập nhật và
giới thiệu một số văn bản pháp quy về chế độ chính sách của Đảng và Nhà n-ớc
đối với đội ngũ cán bộ, công chức.
ở Văn phòng Quốc hội, việc tin học hoá một số loại hình thông tin t- liệu
cũng đã đ-ợc nghiên cứu ứng dụng nh- cơ sở dữ liệu luật Việt Nam, dữ liệu về
Đại biểu Quốc hội, dữ liệu về quản lý và tra tìm các hồ sơ, tài liệu l-u trữ của
Quốc hội ... Tuy nhiên tất cả các ch-ơng trình này mới chỉ chú trọng đến vấn đề
tìm kiếm, xây dựng các ch-ơng trình phần mềm. Việc nghiên cứu xây dựng các
quy trình xử lý tiền máy, xem xét các hợp phần thông tin, nghiên cứu đảm bảo
loại hình tài liệu của hồ sơ cán bộ, công chức ch-a đ-ợc đặt ra.

Nh- vậy, nghiên cứu để xem xét việc tổ chức đảm bảo thông tin t- liệu
của hệ thống quản lý tin học hóa hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hộ i


là một yêu cầu cần thiết; đáp ứng việc hiện đại hoá công tác quản lý hành chính
văn phòng nói riêng và nền hành chính Nhà n-ớc Việt Nam hiện nay nói chung.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu.

Vấn đề đảm bảo thông tin t- liệu là một nội dung khoa học và là thành
phần quan trọng của bất kỳ một hệ thống thông tin nào. Phạm vi đảm bảo thông
tin t- liệu của một hệ thống quản lý trong lĩnh vực xã hội bao gồm nhiều nội
dung liên quan tới các vấn đề về tổ chức thông tin t- liệu và các quy trình dữ
liệu trên các giai đoạn khác nhau. Cụ thể hơn, đối với hệ thống quản lý hồ sơ
cán bộ, công chức đó là việc nghiên cứu các nguyên tắc, yêu cầu; thiết kế các
quy trình xử lý thông tin tiền máy; chuẩn hoá các chỉ tiêu thông tin, mẫu biểu
ghi, mẫu tiểu sử tóm tắt lý lịch, các loại danh sách, các biểu mẫu; báo cáo thống
kê, tổng hợp ... phục vụ cho các yêu cầu khai thác thông tin đa dạng, phong phú.
Việc tạo lập các quy trình này sẽ làm cơ sở quan trọng cho vấn đề tổ chức quản
lý và tra cứu có hiệu quả các thông tin t- liệu về hồ sơ cán bộ, công chức của
Văn phòng Quốc hội.
Tr-ớc những đòi hỏi về mặt lý luận và thực tiễn của việc xây dựng một hệ
thống quản lý tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội, luận
văn cũng nhằm vào việc giải quyết hai mục đích sau đây:
- Hệ thống hoá cơ sở khoa học và ph-ơng pháp để đảm bảo thông tin tliệu đối với một hệ thống quản lý tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức.
- Đề xuất các ph-ơng h-ớng hoàn thiện đảm bảo thông tin t- liệu cho hệ
thống quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội.
Để đạt đ-ợc mục tiêu trên đây, luận văn h-ớng vào triển khai nghiên cứu
với nội dung chính sau:
- Khảo sát tình hình tổ chức và đội ngũ cán bộ, công chức của Văn phòng
Quốc hội;



- Phân tích đặc điểm và tình hình quản lý, khai thác thông tin về hồ sơ hồ
sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội;
- Nghiên cứu các hợp phần đảm bảo thông tin t- liệu của hệ thống quản lý
hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội.
4. Đối t-ợng và ph-ơng pháp nghiên cứu.

Đối t-ợng nghiên cứu của luận văn là khối hồ sơ nhân sự (tài liệu bằng
giấy) của cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội (bao gồm hồ sơ của các cán
bộ trong biên chế Nhà n-ớc, hợp đồng quỹ l-ơng, hợp đồng giao khoán công
việc); các văn bản pháp quy của Đảng, Nhà n-ớc về chế độ chính sách đối với
cán bộ, công chức.
Phạm vi nghiên cứu của luận văn chỉ tập trung vào các khía cạnh thông tin
và t- liệu đảm bảo cho hệ thống cùng với các quy trình quản lý thông tin tiền
máy để tiến hành tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội.
Luận văn không đi sâu nghiên cứu các phần đảm bảo về kỹ thuật và công nghệ
đối với hệ thống.
Nghiên cứu luận văn đ-ợc thực hiện trên cơ sở áp dụng ph-ơng pháp luận
của triết học Mác - Lê nin, các nguyên tắc biện chứng, lịch sử và hệ thống.
Trong quá trình triển khai nghiên cứu vấn đề đã sử dụng các ph-ơng pháp
cụ thể nh-:
- Nghiên cứu t- liệu: Thu thập, phân tích các t- liệu có liên quan đến nội
dung nghiên cứu, hiện trạng về quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức Văn
phòng Quốc hội.
- Phân tích và tổng hợp tình hình quản lý và khai thác thông tin t- liệu về
hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội.
- Hệ thống hoá và mô hình hoá các tiêu chí thông tin về hồ sơ của cán bộ,
công chức của Văn phòng Quốc hội.



- Thống kê, so sánh để lựa chọn quy trình thích hợp cho việc tin học hoá
hồ sơ cán bộ, công chức.
5. Nguồn tài liệu tham khảo.

Trong quá trình nghiên cứu vấn đề chúng tôi chủ yếu đã sử dụng nguồn tài
liệu tham khảo sau đây:
Nguồn tài liệu chính là hồ sơ gốc và các nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ
cán bộ, công chức của Văn phòng Quốc hội.
Các văn bản của Đảng và Nhà n-ớc về công tác tổ chức, cán bộ; về chế độ
chính sách đối với cán bộ, công chức. Các sách, tạp chí về thông tin t- liệu, về hệ
thống quản lý thông tin t- liệu; sách, tạp chí nghiên cứu thông tin chuyên đề.
Các luận văn của sinh viên v.v
Một số ch-ơng trình ứng dụng tin học:
- "ứng dụng tin học trong công tác quản lý tra tìm các hồ sơ, tài liệu l-u
trữ của Quốc hội" Đề tài khoa học cấp Bộ, mã số 96-98-005/ĐT do cử nhân
Hoàng Thị Thanh làm chủ nhiệm;
- ứng dụng tin học trong công tác Văn th- của cử nhân Nguyễn Thị
Thảo, cơ sở dữ liệu về Đại biểu Quốc hội do vụ Hoạt động đại biểu dân cử, Văn
phòng Quốc hội chủ trì.
- Ch-ơng trình ứng dụng tin học về quản lý cán bộ, công chức của Ban Tổ
chức Trung -ơng, Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ, Thông tấn xã Việt Nam.
6. Đóng góp mới của luận văn.

Lần đầu tiên, luận văn giới thiệu một cách có hệ thống các hợp phần đảm
bảo thông tin phù hợp với các căn cứ khoa học và thực tiễn của việc quản lý và
khai thác hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội. Một phần kết quả
nghiên cứu đã đ-ợc thể hiện và trình bày trong đề tài nghiên cứu cấp bộ Hệ



thống hoá các chỉ tiêu thông tin về cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội mà
tác giả của luận văn là thành viên kiêm th- ký của đề tài.
7. Bố cục của luận văn.

Luận văn bao gồm 108 trang phần chính văn, đ-ợc cấu trúc thành 3
ch-ơng.
Ch-ơng 1: Văn phòng Quốc hội với việc quản lý và khai thác hồ sơ cán
bộ, công chức.
Ch-ơng 2: Tổ chức đảm bảo thông tin t- liệu của hệ thống quản lý tin
học hoá hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội.
Ch-ơng 3: Ph-ơng h-ớng hoàn thiện hệ thống quản lý tin học hoá hồ sơ
cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội.
Ngoài phần chính văn đ-ợc trình bày trong các ch-ơng còn có mở đầu, kết
luận, mục lục, tài liệu tham khảo; để minh hoạ thêm các nội dung, nhiều dữ liệu,
bảng biểu, quy trình đ-ợc mô tả và giới thiệu trong phần phụ lục.


Kết luận

Để thực hiện đ-ờng lối công nghiệp hoá và hiện đại hoá, công tác cán bộ
luôn là một chiến l-ợc trung tâm. Cũng nh- các hoạt động quản lý xã hội, công
tác cán bộ cần có sự hỗ trợ về mặt thông tin.
Sự ra đời và phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin trong thời đại
ngày nay, mà cốt lõi của nó là các công cụ về tin học và tin viễn thông là cơ sở
vững chắc của quá trình tin học hoá các hệ thống thông tin quản lý, để biến
thông tin trở thành nguồn lực phát triển quan trọng.
ở Việt Nam, Đảng và Nhà n-ớc ta đã sớm thấy đ-ợc ý nghĩa chiến l-ợc
và vai trò quan trọng của công nghệ thông tin, đặc biệt sau Đại hội Đảng lần thứ
VII, ngày 4 tháng 8 năm 1993 Chính phủ đã ban hành Nghị quyết 49/CP v à
ngày 7 tháng 4 năm 1995, Thủ t-ớng Chính phủ đã phê duyệt kế hoạch tổng thể

về chiến l-ợc phát triển công nghệ thông tin của n-ớc ta trong những năm 1990.
Ch-ơng trình này đã xây dựng đ-ợc nền móng ban đầu cho tin học hóa quản lý
trong các cơ quan Đảng và Nhà n-ớc.
B-ớc sang thiên niên kỷ mới, ngày 17 tháng 10 năm 2000, Bộ Chính trị
Ban Chấp hành Trung -ơng Đảng Cộng sản Việt Nam (khoá VIII) đã ban hành
Chỉ thị 58-CT/TW về đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công
nghiệp hoá, hiện đại hoá. Để triển khai Chỉ thị quan trọng của Đảng, Thủ t-ớng
Chính phủ đã phê duyệt đề án tin học hoá quản lý Nhà n-ớc giai đoạn 2001 2005 tại Quyết định số 112/2001/QĐ-TTg.
Cùng với xu thế chung của đất n-ớc, việc tin học hoá hệ thống quản lý hồ
sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội cũng các cấp lãnh đạo quan tâm. Đề
tài luận văn thạc sĩ khoa học


đã đ-ợc thực hiện trong bối cảnh đó với những kết quả thu đ-ợc nh- sau:
1. Lần đầu tiên ở Văn phòng Quốc hội đã nghiên cứu một cách có hệ
thống về nhiệm vụ và đặc điểm của bài toán quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ,
công chức; đi sâu phân tích các mặt về nghiệp vụ công tác l-u trữ nh- tình hình
quản lý, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức của Văn phòng Quốc hội trong những
năm vừa qua; đánh giá phân tích những -u và nh-ợc điểm của cách quản lý và
khai thác hồ sơ cán bộ theo ph-ơng pháp thủ công truyền thống hiện nay. Từ đó
nêu lên sự cần thiết phải xây dựng hệ thống quản lý tin học hoá nguồn thông tin
t- liệu này.
2. Luận văn đã trình bày những nguyên tắc chung và ph-ơng pháp về hệ
thống thông tin tin học hoá đối với các nguồn tin của hồ sơ cán bộ, công chức
Văn phòng Quốc hội.
3. Đã khảo sát các hợp phần cơ bản của việc đảm bảo thông tin t- liệu
trong hệ thống tin học hoá quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc
hội, trong đó có việc xem xét cơ sở xây dựng danh mục từ khoá và chuẩn hoá
các biểu bảng; xây dựng các quy trình để lựa chọn công cụ thự c hiện và môi
tr-ờng hệ thống; tạo lập, phát triển và khai thác cơ sở dữ liệu; thiết kế và biên

mục biểu ghi; thiết kế mô hình và tổ chức thông tin trong cơ sở dữ liệu; xây dựng
quy trình cập nhật, tra cứu thông tin trong cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc tin học
hoá hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội.
4. Kiến nghị và đề xuất các giải pháp có tính khả thi để tiếp tục hoàn
thiện phần thông tin t- liệu của hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của
Văn phòng Quốc hội trong môi tr-ờng công nghệ số hoá hiện đại. Các khâu
nghiệp vụ cơ bản của l-u trữ nh- khai thác, tra cứu, bổ sung hồ sơ cán bộ, công
chức Văn phòng Quốc hội với ph-ơng pháp thủ công truyền thống sẽ thay thế


bằng các quy trình hiện đại với sự trợ giúp của máy tính, trong đó kể cả việc sẽ
xây dựng một th- viện điện tử về hồ sơ cán bộ, công chức của Văn phòng Quốc
hội với đầy đủ các chức năng cơ bản nh- cập nhật, tra cứu, bổ sung, quản lý ...
dữ liệu. Cơ sở dữ liệu này nếu đ-ợc tạo lập sẽ góp phần làm phong phú thêm
nguồn lực thông tin của Văn phòng Quốc hội.
Nhìn một cách tổng thể luận văn đã có những đóng góp mới, đó là:
- Về mặt lý luận, đóng góp cơ bản của luận văn là nghiên cứu các nguyên
tắc, yêu cầu, thiết kế các quy trình xử lý thông tin tiền máy để đảm bảo việc ứng
dụng tin học trong trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng
Quốc hội.
- Xây dựng một hệ thống thông tin t- liệu làm cơ sở cho việc ứng dụng tin
học hoá hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội.
- Xây dựng cơ sở khoa học để đảm bảo thông tin t- liệu, chuẩn hoá các chỉ
tiêu thông tin (ảnh, giới tính, ngạch công chức, mã số l-ơng, trình độ học vấn,
khen th-ởng, kỷ luật ...) về hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội để tiến
hành tin học hoá.
- Chuẩn hoá mẫu biểu ghi, mẫu tiểu sử tóm tắt lý lịch; các loại danh sách,
biểu mẫu; các báo cáo thống kê, tổng hợp ... phục vụ cho các yêu cầu khai thác
thông tin đa dạng, phong phú về hồ sơ cán bộ, công chức của Văn phòng Quốc
hội.

- Thiết kế các quy trình xử lý thông tin tiền máy giúp cho công tác quản lý,
khai thác và sử dụng có hiệu quả hồ sơ cán bộ, công chức. Việc tạo lập các quy
trình này sẽ làm cơ sở quan trọng cho vấn đề tổ chức quản lý và tra cứu có hiệu
quả các thông tin t- liệu về hồ sơ cán bộ, công chức của Văn phòng Quốc hội.
- Nghiên cứu xây dựng các yêu cầu, các nguyên tắc đảm bảo việc bảo mật,
an toàn của dữ liệu khi triển khai thực hiện việc tin học hoá hồ sơ cán bộ, công


chức.
Một số kết quả đã đạt đ-ợc trong quá trình làm luận văn đã đ-ợc kiến
nghị và áp dụng vào hệ thống tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức của Văn
phòng Quốc hội.
Hy vọng trong t-ơng lai với việc xây dựng một th- viện điện tử về hồ sơ
cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội sẽ cung cấp nhiều thông tin t- liệu kịp
thời, chính xác cho Lãnh đạo Quốc hội và Văn phòng Quốc hội, cán bộ chuyên
viên và các cơ quan có liên quan. Các kết quả của cơ sở dữ liệu sẽ phục vụ công
tác đề bạt, điều động, đào tạo, bổ nhiệm, khen th-ởng ...; thực hiện những chính
sách, chế độ đối với cán bộ, công chức của Văn phòng Quốc hội đ-ợc nhanh
chóng, thuận tiện. Đó cũng là góp phần vào việc thực hiện thắng lợi Nghị quyết
Hội nghị Ban chấp hành Trung -ơng 3 khoá VIII về chiến l-ợc cán bộ thời kỳ
đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất n-ớc.