Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
1 Trịnh Phú Cường

MỤC LỤC
DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH.......................................................................4
LỜI NÓI ĐẦU.......................................................................................................1
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH Mỹ NGHệ TRƯỜNG
XUÂN VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU............................................................................3
1.1.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH Mỹ NGHệ TRƯỜNG XUÂN.......3
1.1.1.Những thông tin chung.........................................................................3
1.1.2.Lịch sử hình thành và phát triển...........................................................4
1.1.3.Chức năng, nhiệm vụ ...........................................................................4
1.1.4.Cơ cấu tổ chức .....................................................................................5
1.1.5.Quy trình sản xuất kinh doanh của Công ty.........................................7
1.2.ĐỊNH HƯỚNG LỰA CHỌN ĐỀ TÀI........................................................8
1.2.1. Tình hình tin học hóa của công ty.......................................................8
1.2.2. Quy trình quản lý kho của công ty......................................................9
1.2.2.1.Quy trình mua nguyên vật liệu......................................................9
1.2.2.2. Quy trình nhập kho NVL............................................................11
1.2.2.3. Quy trình xuất kho NVL.............................................................12
1.2.3. Những tồn tại trong công tác quản lý kho nguyên vật liệu ..............13
1.2.4. Giải pháp khắc phục và định hướng chọn đề tài...............................14
2.1.Hệ thống thông tin quản lý........................................................................16
2.1.1.Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý...........................................16
2.1.2.Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT quản lý................18

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943

Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
2 Trịnh Phú Cường

2.2.Các công cụ mô hình hóa HTTT...............................................................23
2.2.1.Mô hình phân rã chức năng (BFD – Bussiness Function Diagram)..23
2.2.2.Sơ đồ luồng thông tin (IFD – Information Flow Diagram)...............25
2.2.4.Thiết kế cơ sở dữ liệu.........................................................................28
CHƯƠNG 3. PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ BÀI TOÁN QUẢN LÝ KHO
NGUYÊN VẬT LIỆU................................................................................................30
3.1. PHÂN TÍCH YÊU CẦU VÀ MÔ HÌNH BÀI TOÁN............................31
3.1.1. Sơ đồ chức năng BFD.......................................................................31
3.1.2. Sơ đồ luồng thông tin IFD.................................................................31
3.1.3. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD...................................................................33
3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu ..............................................................................36
3.2.1. Xác định các tệp ................................................................................36
3.2.2. Chi tiết các tệp ..................................................................................39
3.3.3. Sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD...............................................................43
3.3.Một số giải thuật cơ bản............................................................................43
3.3.1. Giải thuật đăng nhập..........................................................................43
3.3.2. Giải thuật tìm kiếm............................................................................44
3.3.3. Giải thuật cập nhật.............................................................................45
3.3.4. Giải thuật xóa danh mục....................................................................46
3.3.5. Giải thuật in báo cáo..........................................................................47
3.5. Đặc tả của chương trình............................................................................52
KẾT LUẬN..........................................................................................................54
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................55

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

SV: Hoàng Thị Tỉnh

GVHD: Th.S
3 Trịnh Phú Cường

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
4 Trịnh Phú Cường

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH
BẢNG
Bảng 3.1:

Vật tư (tblVatTu)..............................Error: Reference source not found

Bảng 3.2:

Nhà cung cấp (tblNhaCC)................Error: Reference source not found


Bảng 3.3:

Bộ phận sản xuất (tblBPSX)............Error: Reference source not found

Bảng 3.4:

Danh mục loai vật tư (tblDMLVT). .Error: Reference source not found

Bảng 3.5:

Danh mục nhân viên (tbl)....................................................................45

Bảng 3.6:

Danh mục kho (tblDMKho).............Error: Reference source not found

Bảng 3.7:

Phiếu nhập kho (tblPhieuNK)..........Error: Reference source not found

Bảng 3.8:

Chi tiết phiếu nhập (tblChiTietNhap).........Error: Reference source not
found

Bảng 3.9:

Phiếu xuất kho (tblPhieuXK)...........Error: Reference source not found

Bảng 3.10:


Chi tiết phiếu xuất (tblChiTietXuat) Error: Reference source not found

HÌNH
DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH.......................................................................4
LỜI NÓI ĐẦU.......................................................................................................1
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH Mỹ NGHệ TRƯỜNG
XUÂN VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU............................................................................3
1.1.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH Mỹ NGHệ TRƯỜNG XUÂN.......3
1.1.1.Những thông tin chung.........................................................................3
1.1.2.Lịch sử hình thành và phát triển...........................................................4
1.1.3.Chức năng, nhiệm vụ ...........................................................................4
1.1.4.Cơ cấu tổ chức .....................................................................................5

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
5 Trịnh Phú Cường

1.1.5.Quy trình sản xuất kinh doanh của Công ty.........................................7
1.2.ĐỊNH HƯỚNG LỰA CHỌN ĐỀ TÀI........................................................8
1.2.1. Tình hình tin học hóa của công ty.......................................................8
1.2.2. Quy trình quản lý kho của công ty......................................................9
1.2.2.1.Quy trình mua nguyên vật liệu......................................................9
1.2.2.2. Quy trình nhập kho NVL............................................................11

1.2.2.3. Quy trình xuất kho NVL.............................................................12
1.2.3. Những tồn tại trong công tác quản lý kho nguyên vật liệu ..............13
1.2.4. Giải pháp khắc phục và định hướng chọn đề tài...............................14
2.1.Hệ thống thông tin quản lý........................................................................16
2.1.1.Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý...........................................16
2.1.2.Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT quản lý................18
2.2.Các công cụ mô hình hóa HTTT...............................................................23
2.2.1.Mô hình phân rã chức năng (BFD – Bussiness Function Diagram)..23
2.2.2.Sơ đồ luồng thông tin (IFD – Information Flow Diagram)...............25
2.2.4.Thiết kế cơ sở dữ liệu.........................................................................28
CHƯƠNG 3. PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ BÀI TOÁN QUẢN LÝ KHO
NGUYÊN VẬT LIỆU................................................................................................30
3.1. PHÂN TÍCH YÊU CẦU VÀ MÔ HÌNH BÀI TOÁN............................31
3.1.1. Sơ đồ chức năng BFD.......................................................................31
3.1.2. Sơ đồ luồng thông tin IFD.................................................................31
3.1.3. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD...................................................................33
3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu ..............................................................................36
SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
6 Trịnh Phú Cường

3.2.1. Xác định các tệp ................................................................................36
3.2.2. Chi tiết các tệp ..................................................................................39
3.3.3. Sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD...............................................................43

3.3.Một số giải thuật cơ bản............................................................................43
3.3.1. Giải thuật đăng nhập..........................................................................43
3.3.2. Giải thuật tìm kiếm............................................................................44
3.3.3. Giải thuật cập nhật.............................................................................45
3.3.4. Giải thuật xóa danh mục....................................................................46
3.3.5. Giải thuật in báo cáo..........................................................................47
3.5. Đặc tả của chương trình............................................................................52
KẾT LUẬN..........................................................................................................54
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................55

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
1 Trịnh Phú Cường

LỜI NÓI ĐẦU
Trong thời buổi hội nhập kinh tế thế giới hiện nay, hòa theo xu hướng chung,
các doanh nghiệp Việt Nam đang không ngừng lớn lên cả về năng lực và quy mô,
kéo theo đó nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin và viễn thông để tăng cường khả
năng quản lý cũng tăng lên liên tục.Việc tin học hóa các hoạt động quản lý là điều
tất yếu trong xu hướng chung đó. Trong đó sử dụng phần mềm giúp tăng hiệu quả
trong việc xử lý một khối lượng thông tin lớn giúp đem đến sự tiện ích và nhanh
chóng trong việc điều khiển các hoạt động quản lý, kinh doanh, cũng như làm giảm
chi phí lưu trữ, cụ thể hoá thông tin đáp ứng nhu cầu của người sử dụng.
Công nghệ thông tin đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng không thể

thiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp. Trong điều kiện kinh tế thị trường cạnh tranh đòi hỏi các nhà quản lý
phải có thông tin chính xác, nhanh chóng, nắm bắt thông tin kịp thời về hàng hoá
vật tư,… từ đó ra các kế hoạch, quyết định và chiến lược kinh doanh hợp lý giúp
giảm chí phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Quản lý vật liệu
hàng hóa đạt hiệu quả cao sẽ giúp doanh nghiệp giảm thất thoát và có thêm nhiều cơ
hội phát triển trong hoạt động sản xuất và kinh doanh. Việc Quản lý kho trong các
doanh nghiệp là một công việc quan trọng, đòi hỏi bộ phận quản lý phải thực hiện
nhiều nghiệp vụ phức tạp. Để phát triển khẳ năng sản xuất, thông tin và khả năng
đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách hiệu quả nhất thì không thể thiếu một hệ
thống thông tin hỗ trợ.
Đề tài: “Phân tích thiết kế bài toán quản lý kho nguyên vật liệu của Công ty
TNHH Mỹ NGHệ Trường Xuân” được xuất phát từ những thực trạng hiện nay và
yêu cầu công việc của Công ty.
2. Phương pháp nghiên cứu
Tiếp cận và phân tích hệ thống
Trước hết là khảo sát tại công ty và sử dụng phương pháp thu thập thông tin,

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
2 Trịnh Phú Cường

nghiên cứu toàn bộ các quy trình liên quan đến quản lý kho sau đó tiến hành mô
hình hóa dưới dạng sơ đồ: sơ đồ chức năng BFD, sơ đồ luồng thông tin IFD, sơ đồ

luồng dữ liệu DFD để có được cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý này từ đó
đưa ra các thiết kế cho phần mềm cho tương lai
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Các vấn đề liên quan đến quản lý kho bao gồm về đề
nhập và xuất vật liệu, lưu kho, tồn kho.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là quá trình xuất – nhập kho
4. Mục đích của đề tài
- Giúp người quản lý bao quát được toàn bộ hoạt động xuất, nhập,tồn kho
nguyên vật liệu của công ty
- Hỗ trợ, giảm bớt gánh nặng trong công tác quản lý kho vật liệu nhằm giải
quyết một số vấn đề đang tồn tại trong công ty.
- Tiết kiệm chi phí, thời gian quản lý cho khối sản xuất của công ty
- Bước đầu giúp công ty tin học hóa hệ thống quản lý và đáp ứng được yêu
cầu của chuyên đề thực tập.
5. Kết cấu của chuyên đề
Ngoài phần LỜI NÓI ĐẦU, KẾT LUẬN và các PHỤ LỤC chuyên đề thực tập
gồm 3 chương như sau:
Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH Mỹ NGHệ Trường Xuân và đề tài nghiên cứu
Chương 2: Một số phương pháp luận về Phát triển Hệ thống thông tin
Chương 3: Phân tích, thiết kế bài toán quản lý kho nguyên vật liệu .
Xin gửi lời cảm ơn tới thầy giáo ThS Trịnh Phú Cường đã hướng dẫn và giúp
đỡ trong quá trình thực hiện đề tài, cảm ơn quý Công ty TNHH Mỹ NGHệ Trường
Xuân đã tạo mọi điều kiện tốt nhất đề hoàn thành chuyên đề thực tập này.
Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 16 tháng 5 năm 2015
Sinh viên
Hoàng Thị Tỉnh

SV: Hoàng Thị Tỉnh


MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
3 Trịnh Phú Cường

CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH Mỹ
NGHệ TRƯỜNG XUÂN VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1.

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH Mỹ NGHệ TRƯỜNG

XUÂN
1.1.1.

Những thông tin chung

• Tên thương hiệu: Eva de Eva
• Năm thành lập: 2007
• Địa chỉ
- Trụ sở văn phòng làm việc : Số nhà 16 Ngõ 310 Phố Nghi Tàm- HN
- E mail : hoặc
- Tel

: 04.2919269/04.2700589 Hotline : 0904.080192

• Linh vực kinh doanh: Thời trang công sở nữ


• Logo của Công ty

• Tầm nhìn
Bằng khát vọng và nỗ lực sáng tạo không ngừng, Eva de Eva luôn cập nhật và
mang những xu hướng thời trang công sở mới nhất trên Thế giới để làm đẹp hơn
cho phụ nữ Việt Nam.
• Sứ mệnh
Eva de Eva tôn vinh vẻ đẹp của phụ nữ Việt Nam bằng những bộ trang phục
công sở thực sự: “Tinh tế & Đẳng cấp”
• Giá trị cốt lõi
1) Khác biệt: Mỗi mẫu thiết kế là một tác phẩm của sự lao động sáng tạo và
hoàn toàn khác biệt giúp khách hàng thể hiện tính cách riêng của mình.
2) Trung thực: Mỗi hoạt động, mỗi sản phẩm của Eva de Eva đều cam kết và

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
4 Trịnh Phú Cường

thực hiện với tinh thần trung thực cao nhất
3) Chuyên nghiệp: Mỗi nhân viên của Eva de Eva đều là một nhà tư vấn tin
cậy cho khách hàng.
4) Sáng tạo: Coi tính sáng tạo là nền tảng của sự phát triển, cam kết trong mỗi
mẫu thiết kế của Eva de Eva đều là một tác phẩm của tính sáng tạo.

5) Khách hàng: Mỗi người phụ nữ đẹp hơn là sứ mệnh của Eva de Eva thành
công hơn, Eva de Eva cam kết phấn đầu hết mình vì lợi ích của khách hàng.
6) Slogan: “Sự kết hợp hoàn hảo”.
• Sản phẩm, dịch vụ chính: Thời trang công sở cho phái
1.1.2.

Lịch sử hình thành và phát triển

Năm 2007, Thời trang Eva de Eva có mặt tại Hà Nội và ghi dấu ấn bởi sự đột
phá, mới lạ trong từng mẫu thiết kế. Với sự xuất hiện liên tục của các bộ sưu tập
đẳng cấp cùng những thiết kế đầy đam mê cảm xúc, Eva de Eva đã chinh phục
được rất nhiều khách hàng kể cả những khách hàng khó tính nhất.
Eva de Eva là một nhãn hiệu thời trang của Việt Nam với phong cách lãng
mạn, sang trọng, đậm chất Pháp.Từ một cửa hàng khiêm tốn trên phố Tràng Tiền
mở cửa từ năm 2007, giờ đây Eva de Eva đã có hệ thống mạng lưới lên tới hơn 40
cửa hàng trên cả nước.Eva de Eva liên tục cho ra mắt các bộ sưu tập lớn. Đó là một
thành tích đáng ngưỡng mộ của một nhãn hiệu thời trang Việt.
1.1.3.

Chức năng, nhiệm vụ

• Chức năng
Thiết kế, sản xuất ra các sản phẩm thời trang công sở nữ. Từ khâu mua nguyên
vật liệu đến khâu thành phẩm cuối cùng và bày bán trong nước và quốc tế
• Nhiệm vụ
Cập nhật và mang những xu hướng thời trang công sở mới nhất trên Thế giới
để làm đẹp hơn cho phụ nữ Việt Nam.
Giữ vững chỗ đứng trên thị trường thời trang công sở nữ Việt Nam thì nhất
định và giữ được vị trí vững chắc trong trái tim người phụ nữ Việt. Hiểu được điều
đó, Eva de Eva không ngừng đầu tư và chăm chút cho từng sản phẩm tạo ra. Giữ

vững tiêu chí tôn vinh vẻ đẹp riêng của từng người phụ nữ, đội ngũ thiết kế của Eva
de Eva luôn sáng tạo đa dạng các dòng sản phẩm phù hợp cho từng cỡ người, cho
nhiều dịp khác nhau. Mở rộng thêm một dòng sản phẩm mới.

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

1.1.4.

GVHD: Th.S
5 Trịnh Phú Cường

Cơ cấu tổ chức

• Sơ đồ tổ chức

• Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận
 Ban giám đốc
Chức năng nhiệm vụ Chức năng nhiệm vụ của Ban giám đốc gồm có:
- Xây dựng chiến lược kinh doanh và phát triển công ty
- Điều hành thực hiện các chiến lược đặt ra Phát triển kinh doanh
- Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của công ty về tổ chức
nhân sự, lương, tài chính kế toán
- Duyệt kế hoạch năm cho toàn công ty và từng chi nhánh.
Tổ chức nhân sự của Ban giám đốc công ty gồm có:
- Tổng giám đốc, giám đốc sản xuất, giám đốc kinh doanh

 Khối kinh doanh
Chức năng nhiệm vụ
- Lập kế hoạch phát triển thị trường
- Giới thiệu sản phẩm
- Tổ chức các Show diễn giới thiệu bộ sưu tập, Marketing giới thiệu sản phẩm
- Quản lý các Showroom
Tổ chức và nhân sự

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
6 Trịnh Phú Cường

- Trưởng phòng kinh doanh: Quản lý bộ phận bán buôn, bán lẻ
- Trưởng phòng Marketing: quản lý bộ phận PR, chăm sóc khách hàng
- Các nhân viên bán hàng, nhân viên thu ngân, nhân viên PR, nhân viên chăm
sóc khách hàng
 Khối văn phòng
Chức năng nhiệm vụ
- Phòng tài chính kế toán: hiện các công việc về kế toán: chứng từ, sổ sách,
báo cáo kế toán, báo cáo thuế, báo cáo quản trị, …
- Phòng hành chính nhân sự
- Hoạch định nhân sự
- Tuyển dụng
- Đào tạo và phát triển nhân cá nhân

- Trả lương, thưởng, Quan hệ nhân viênVăn thể, công đoàn, phong trào.
- Tổ chức hoạt động từ thiện và các hoạt động ngoài khác
- Quản lý Hợp đồng lao động, Bảo hiểm xã hội và Bảo hiểm y tế
Tổ chức nhân sự
- Phòng tài chính kế toán gồm: Kế toán trưởng, nhân viên kế toán thuế, nhân
viên kế toán thanh toán, nhân viên kế toán nguyên vật liệu, nhân viên thủ quỹ
- Phòng hành chính nhân sự gồm: Trưởng phòng hành chính nhân sự,
chuyên viên nhân sự, chuyên viên hành chính
 Khối sản xuất
Chức năng
- Thiết kế, ra mẫu, may mẫu
- Sản xuất hàng loạt
- Hoàn thiện sản phẩm và đóng gói
Nhiệm vụ
- Quản lý/ theo dõi tiến trình chuẩn bị cho sản phẩm mới
- Quản lý đặt nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm mới.
- Quản lý tồn kho
- Lập kế hoạch sản xuất hàng loạt
- Báo cáo tiến trình chuẩn bị và sản xuất sản phẩm mới

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
7 Trịnh Phú Cường


Tổ chức nhân sự
Nhân sự gồm: Giám đốc sản xuất, trợ lý sản xuất, trưởng phòng sản xuất, tổ
trưởng cắt, tổ trưởng xưởng sản xuất, và các nhân viên
1.1.5.

Quy trình sản xuất kinh doanh của Công ty

Quy trình sản xuất của công ty theo sơ đồ sau

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
8 Trịnh Phú Cường

Hình 1.1. Sơ đồ quy trình sản xuất
1.2.

ĐỊNH HƯỚNG LỰA CHỌN ĐỀ TÀI

1.2.1. Tình hình tin học hóa của công ty
Công nghệ thông tin ngày càng được đưa vào ứng dụng rộng rãi trong các
doanh nghiệp. Công ty TNHH Mỹ NGHệ Trường Xuân hoạt động trong lĩnh vực
hang thời trang may mặc hiện đại, có thương hiệu trên thị trường trong nước cũng
như nước ngoài, chuyên sản xuất và bán các sản phẩm của mình. Là một công ty có
uy tín thì toàn bộ các khâu cũng cần phải chuyên nghiệp và hiệu quản. Chính vì

vậy công ty cũng đang dần thay đổi cách quản lý từ quản lý thủ công sang quản lý
tự động nhằm giảm chi phí, nâng cao năng suất lao động, đưa ra các quyết định
chính xác và kịp thời.
Hiện nay một số phòng ban đã đưọc trang bị máy tính, mạng, phần mềm…

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
9 Trịnh Phú Cường

Tuy nhiên mới chỉ trang bị công nghệ hiện đại cho một số phòng ban, vẫn còn một
số phòng ban vẫn thực hiện thủ công. Cụ thể như sau
Khối văn phòng: các công tác quản lý nhân sự , các nghiệp vụ kế toán đều
được trang bị phần mềm chuyên dụng, nên việc quản lý đã được chặt chẽ, nhanh và
chính xác
Khối kinh doanh: đã được trang bị máy tính, máy in nối mạng nên đã thuận
tiên cho việc nghiên cứu thị trường cũng như tình hình của các doanh nghiệp và các
đối thủ cạnh tranh, từ đó nhanh chóng đưa ra cá chiến lược tiêu thụ sản phẩm để
đem lại doanh thu cao cho công ty. Việc quản lý bán hàng của công ty bằng phần
mềm bán hàng chuyên dụng. Điều đó làm giảm chi phí, thời gian.
Riêng trong khối sản xuất, công ty quản lý sản xuất từ khâu nguyên vật liệu
tới thành phẩm bằng Excel và thủ công. Nguyên vật liệu mua về được nhập thủ
công từ hóa đơn
Toàn bộ máy tính của công ty chưa được nối với nhau thành mạng cụ bộ nên
việc chia sẻ thông tin và quản lý các nguồn lực của công ty bị hạn chế và khó khăn

hơn. Công ty chưa được trang bị phần mềm tích hợp toàn diện. Các phòng ban cần
thông tin của các phòng ban khác không thể tìm kiếm ngay trên máy tính của mình
mà phải làm văn bản gửi yêu cầu và phải đợi phản hồi. Điều đó dẫn đến việc chậm
chễ đáp ứng thông tin, gây khó khăn.
1.2.2. Quy trình quản lý kho của công ty
1.2.2.1.Quy trình mua nguyên vật liệu
−Quy trình mua nguyên vật liệu Thiết kế: Nguyên vật liệu tìm kiếm, thu mua
các chủng loại nguyên vật liệu phục vụ cho ra mẫu và dự trù trong kho phục vụ cho
việc thiết kế. Quá trình này được thực hiện trước khi ra mẫu dập
+Nguyên vật liệu thiết kế dự trù: Tất cả các chủng loại nguyên vật liệu được
bộ phận nguyên vật liệu thu mua theo số lượng tiêu chuẩn trước khi thiết kế do
giám đốc sáng tạo hoặc trưởng bộ phận thiết kế lựa chọn.

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
10 Trịnh Phú Cường

+Nguyên vật liệu thiết kế phát sinh: Tất cả các chủng loại nguyên vật liệu
được yêu cầu mua phục vụ cho 1 mã sản phẩm nhất định. Các chủng loại nguyên
vật liệu thu mua lần đầu sẽ do BP.Thiết kế; P.Sáng tạo tự mua mẫu, sau đó sẽ
chuyển mọi thông tin cho BP.Nguyên vật liệu thu mua dự trù.
−Quy trình mua nguyên vật liệu Sản xuất: Nguyên vật liệu thu mua
nguyên vật liệu đáp ứng đủ chủng loại, số lượng cho sản xuất sau khi mẫu thiết
kế được duyệt.

−Quá trình mua nguyên vật liệu định kỳ: được hiểu là quá trình BP.Nguyên
vật liệu thu mua nguyên vật liệu phục vụ cho công việc hàng ngày của khối Sản
xuất. Quy trình này được thực hiện định kỳ 2 lần / tháng căn cứ theo đề xuất của các
trưởng bộ phận liên quan.
Quy cách thanh toán
−

Một bộ chứng từ thanh toán hợp lệ bao gồm các loại giấy tờ sau:

Phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu (kèm hình ảnh mẫu thiết kế đối với nhu cầu mua
nguyên vật liệu phát sinh hoặc lệnh sản xuất đối với nhu cầu mua nguyên vật liệu
sản xuất) có đầy đủ chữ ký của các cá nhân có trách nhiệm, hóa đơn - chứng từ mua
hàng (kèm phần diễn giải cho các hóa đơn mua hàng) và phiếu nhập kho.
−

Phòng kế toán có trách nhiệm thanh toán cho các đối tác và nhân viên

thu mua theo đúng tiến độ đã được quy định
Các bộ phận liên quan: Tổng giám đốc, phòng hành chính nhân sự, phòng kế
toán, phòng logistic, bộ phận thiết kế, phòng mẫu, phòng quản lý sản xuất
Trách nhiệm
−Trưởng bộ phận nguyên vật liệu sản xuất, trưởng bộ phận nguyên vật liệu
thiết kế, thủ kho có trách nhiệm phối hợp với trưởng phòng logistic đảm bảo thủ tục
quy trình này được thực hiện đúng quy định
−Nhân viên nguyên vật liệu thiết thiết kế và nhân viên nguyên vật liệu sản
xuất có trách nhiệm thực hiện đúng các bước theo thủ tục quy trình này
−Trưởng các bộ phận thuộc khối sản xuất có trách nhiệm định kỳ hàng tháng gửi
SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943



Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
11 Trịnh Phú Cường

Bảng dự trù các nguyên phụ liệu cần sử dụng trong tháng gửi cho Trưởng phòng logistic
1.2.2.2. Quy trình nhập kho NVL
Khi nhận được thông báo của nhà cung ứng về việc nhập NVL, phòng mua
hàng lập một bản tiến độ mua hàng. Tiến độ nhập hàng được chuyển cho phòng
mua hàng, kho biết để chủ động sắp xếp công việc, xác định tiến độ
• Kiểm tra hàng hoá:
Khi NVL nhập kho, Thủ kho có trách nhiệm mời nhân viên mua hàng, nhân
viên bán hàng xuống cùng kiểm tra chất lượng hàng hoá
Kiểm tra số lượng: cân, đong, đo, đếm từng lô, xác định số lượng theo đơn vị
tính Kiểm tra chất lượng: theo tiêu chuẩn từ hợp đồng mua hàng.
• Kiểm tra về qui cách và lập phiếu nhập
- Thủ kho tiến hành lập biên bản kiểm tra hàng hoá, biên bản có chữ ký xác
nhận của Thủ kho, nhà cung cấp, phòng cung ứng. Nếu hàng không đạt hoặc một
phần không đạt hoặc không đúng theo thoả thuận, phòng cung ứng phải làm việc
với nhà cung cấp giao hàng lại theo đúng hợp đồng.
- Trường hợp hàng hoá đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho. Thủ kho lập phiếu
nhập kho, phiếu nhập kho phải chuyển cho phòng kế toán, phòng cung ứng, phòng
bán hàng. Phiếu nhập kho theo mẫu của Bộ tài chính.
• Nhập kho và sắp xếp
- NVL được sắp xếp và lưu vào kho
- Thủ kho tiến hành lưu hồ sơ hàng nhập, hồ sơ phải rõ ràng dễ, thuận tiện
cho việc tìm kiếm.
- Sau khi hàng hoá đã được nhập kho, Thủ kho tổ chức ghi đầy đủ nội

dung vào thẻ kho. Thẻ kho ghi nội dung hàng hoá cả nhập và xuất. Thẻ kho
được ghi theo thứ tự thời gian nhập xuất vào cột đầu tiên. Mỗi loại hàng hoá
phải ghi một thẻ kho riêng.
Mẫu phiếu nhập kho bộ tài chính

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
12 Trịnh Phú Cường

1.2.2.3. Quy trình xuất kho NVL
Lập phiếu xuất kho dể theo dõi chặt chẽ số lượng nguyên vật liệu cho các đơn
sản xuất làm căn cứ hạch toán chi phí, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra thực
hiện việc tiêu hao mua sắm, sử dụng theo ngân sách được phê duyệt
Quy trình luân chuyển
Bước 1: Đơn vị có nhu cầu sử dụng, lập giấy xin cấp nguyên vật liệu
Bước 2: chuyển giấy xin cấp cho phòng Kế hoạch – Tài chính và Ban giám
đốc ký duyệt.
Bước 3: Thủ kho và kế toán theo nguyên vật liệu căn cứ và đề nghị cấp đã
SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập


GVHD: Th.S
13 Trịnh Phú Cường

được duyệt đối chiếu với số dư tồn kho, tiến hành lập phiếu xuất kho.
Bước 4: Cuối tháng thủ kho lập báo cáo phát sinh nhập, xuất, tồn kho kèm
theo hồ sơ chứng từ cho ké toán theo dõi vật tư lập chứng từ ghi sổ
Mẫu phiếu xuất kho theo mẫu của bộ tài chính

1.2.3. Những tồn tại trong công tác quản lý kho nguyên vật liệu
Công ty đang ngày càng phát triển , mở rộng thêm nhiều dòng sản phẩm, sức
sản xuất và tiêu thụ nhiều. Hàng năm công ty sản xuất ra 1000 sản phẩm và đang
tăng thêm qua các năm sau. Công ty đang mở rông thêm hàng may mặc cho
trẻ..Nhà cung cấp nguyên vật liệu phong phú ở cả trong nước và nước ngoài, hơn.
Nguyên vật liệu ngày càng nhiều đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ, tránh sai sót.
Số lượng dự trữ vật tư quá nhiều mà không biết được cụ thể tồn những gì và tồn
bao nhiêu, như vậy sẽ làm tồn đọng các nguồn tài nguyên có giá trị mà chưa được
mang ra sử dụng, khiến cho công ty hao hụt, thất thoát.

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
14 Trịnh Phú Cường

Trong khi đó công ty vẫn đang quản lý sản xuất, nguyên vật liệu bằng Exell

dẫn đến sảy ra rất nhiều khó khăn, cụ thể những tồn tại trong công tác quản lý kho
như sau:
- Việc cập nhật danh mục vật liệu, danh mục nhà cung cấp chưa thực hiện một
cách thường xuyên và liên tục.
- Việc báo cáo xuất, nhập tồn còn chậm chạp, chưa đáp ứng được một cách kịp
thời theo yêu cầu.
- Việc cung cấp thông tin các vật liệu thừa, tồn đọng kho lâu chưa đầy đủ dẫn
hao hụt cho công ty
- Khó khăn trong việc quản lý được những hao hụt, phế phẩm thừa, trả lai
- Phương pháp xử lý không chặt chẽ nên việc thêm bớt hay chỉnh sửa rất khó
khăn
- Tất cả các thông tin, dữ liệu chỉ được lưu trong 1 tập tin duy nhất. Do vậy
khi tập tin này bị lỗi, bị mất do vô ý, nhiễm virus sẽ làm ảnh hưởng đến các dữ liệu
quan trọng
- Khi file Excel có dung lượng quá lớn sẽ làm chậm tốc độ của máy tính, ảnh
hưởng đến tốc độ công việc
- Người quản lý cũng phải mất nhiều thời gian để thống kê, báo cáo chi tiết
- Khi nhập các vật liệu với một số lượng lớn sẽ bị ùn tắc và sẽ bị sai lệch, phải
sử dụng nguồn nhân lực lớn không đáp ứng được nhu cầu liên tục.
1.2.4. Giải pháp khắc phục và định hướng chọn đề tài
Với những tồn tại của Công ty ở trên cùng với sự góp ý của giáo viên
hướng dẫn và cán bộ hướng dẫn thì giải pháp tin học hóa hệ thống quản lý kho
nguyên vật liệu và xây dựng phần mềm quản lý kho. Cũng chính vì thế mà đề tài:
“Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý kho nguyên vật liệu của Công ty TNHH
Mỹ NGHệ Trường Xuân”
Việc quản lý mới này sẽ giúp cho công ty giải quyết các vấn đề đang tồn tại
và thu được những lợi ích như sau:
•

Tạo báo cáo chỉ trong vòng vài phút.


•

Dễ nhìn thấy sự biến động hàng kho..

•

Theo dõi lượng vật liệu trong kho.

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
15 Trịnh Phú Cường

•

Quản lý số lượng không giới hạn các nhà cung cấp trong nước và quốc tế

•

Dễ dàng thấy được dư thừa và thiếu vật tư.

•

Quản lý lượng tồn chính xác


SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
16 Trịnh Phú Cường

CHƯƠNG 2. MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÁT
TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN
2.1.

Hệ thống thông tin quản lý

2.1.1.

Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý

Có nhiều cách hiểu về hệ thống thông tin quản lý (HTTT):
Hiểu theo yếu tố cấu thành và chức năng

Hình 2.1: Hệ thống thông tin theo yếu tố cấu thành và chức năng
Chức năng: Thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phát thông tin
HTTT quản lý là tổ hợp các yếu tố: Phần cứng, phần mềm, con người, dữ liệu
và viễn thông thực hiện các chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phát thông
tin phục vụ quản lý và hoạt động tác nghiệp trong tổ chức.


SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
17 Trịnh Phú Cường

Hiểu theo vai trò và vị trí trong tổ chức

Hình 2.1: HTTT dưới góc độ vị trí và vai trò trong tổ chức
Theo cách hiểu này tổ chức được chia làm 3 khối:
Khối quản lý: Là hệ thống những nhà ra quyết định
Khối tác nghiệp: Là hệ thống tác nghiệp, nơi biến đầu vào của tổ chức thành
đầu ra của tổ chức.
Khối thông tin: Là hệ thống thu thâp dữ liệu từ hệ thống tác nghiệp lên, thu
nhận các thông tin từ môi trường bên ngoài tổ chức, chịu trách nhiệm lưu trữ và xử
lý để cung cấp các thông tin phục vụ yêu cầu của các nhà quản lý.
Theo cách hiểu này hệ thống thông tin lằm ở giữa và có chức năng liên kết các
hoạt động của hệ thống quản lý và hệ thống tác nghiệp

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập


GVHD: Th.S
18 Trịnh Phú Cường

Hiểu theo các chức năng xử lý thông tin

Theo cách hiểu của những nhà thuần túy tin học thì HTTT có bốn yếu tố cấu
thành bên trong: Khối thu thập, Khối xử lý, Khối phân phát, Khối lưu trữ và Khối
phân phát thông tin; có hai yếu tố bên ngoài:Nguồn thông tin và Đích nhận tim.
Nguồn thông tin là một cơ quan hoặc một con người có tư cách pháp nhân liên
quan tới tổ chức, cung cấp thông tin cho hệt thống.
Nguồn nhận tin là mộ cơ quan hay một con người có tư cách pháp nhân liên
quan tới tổ chức được nhận thông tin từ hệ thống. Có thể xem xét đích bên trong và
đích bên ngoài tổ chức
2.1.2.

Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT quản lý

Mục tiêu phát triển hệ thống thông tin là để cung cấp cho các thành viên của tổ
chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm
việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến
hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh
đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế đã xác định các
bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng
các mô hình lô gíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Thực hiện hệ thống
thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943



Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
19 Trịnh Phú Cường

mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt
động của tổ chức.
Sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin cũ, những vấn đề về quản lý và việc
thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một yêu cầu phát
triển hệ thống mới. Và cũng còn một số nguyên nhân khác nữa như yêu cầu của nhà
quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổi sách lược chính trị. Có thể tóm lược
các nguyên nhân đó như sau:
- Vấn đề về quản lý.
- Áp lực cạnh tranh
- Sự thay đổi của công nghệ.
- Yêu cầu của cấp trên
- Áp lực từ cấp dưới
- Thay đổi sách lược chính trị.
- ...
Có thể nguyên nhân là tích hợp của nhiều vấn đề, như vậy thúc đẩy yêu cầu
phát triển HTTT. Đối với công ty TNHH Mỹ NGHệ Trường Xuân, đang gặp vấn
đề:
về quản lý: cần xây dựng mục tiêu cụ thể, hàng hóa cần được kiểm tra và kiểm
soát chặt chẽ.
Quy mô sản xuất đang tăng cao nên cấp trên ra lệnh phải nâng cấp HTTT
quản lý.
2.1.3.

Mục đích xây dựng hệ thống thông tin quản lý


Xây dựng HTTT mới để đáp ứng nhu cầu của nhà quản lý và của người sử
dụng. HTTT mới được hòa hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chuẩn xác về
mặt kỹ thuật, tuân thủ các hạn định về tài chính và thời gian đã định.
2.1.4.

Phương pháp phát triển một HTTT quản lý

Thực hiện một dự án phát triển HTTT nhất thiết phải sử dụng phương pháp
nào đó đặc biệt là các dự án lớn. Không có phương pháp thì sẽ có nguy cơ lớn là sẽ
không đạt được những mục tiêu định trước. Vì HTTT là một hệ thống phức tạp, vận
đọng trong một môi trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phát triển
viên hệ thống, phân tích viên cần phải có một phương pháp tiến hành nghiêm túc…

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943