TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
Khoa Khách sạn – Du lịch
----------

BÀI THẢO LUẬN
HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ SỰ KIỆN

Đề tài:
Tổ chức lễ khai trương, khánh thành một doanh nghiệp.

Nhóm thực hiện
: Nhóm 09
Giáo viên hướng dẫn : Bùi Thị Quỳnh Trang
Lớp học phần
: 1659TMKT3911

Hà Nội, năm 2016


MỤC LỤC
Chương 1. Những lý luận cơ bản về tổ chức sự kiện
1.1 Khái niệm về sự kiện và TCSK
1.2 Lập kế hoạch và triển khai TCSK
1.2.1 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
1.2.1.1 Công tác chuẩn bị TCSK
1.2.1.2 Quá trình lập kế hoạch TCSK
1.2.2 Triển khai TCSK
Chương 2. Tổ chức sự kiện khai trương, khánh thành Showroom Thời trang
Bella Moda
2.1 Giới thiệu DN
2.2 Tiến hành tổ chức sự kiện khai trương, khánh thành Showroom Thời trang

Bella Moda
2.2.1 Lập kế hoạch
2.2.1.1 Xác định mục tiêu
2.2.1.2 Xác định chủ đề
2.2.1.3 Xác định đối tượng đại biểu
2.2.1.4 Xây dựng chương trình kế hoạch với thời gian và địa điểm cụ thể
2.2.1.5 Xác định ngân sách
2.2.1.6 Tài trợ sự kiện
2.2.2. Triển khai sự kiện
2.2.3 Đánh giá
2.2.3.1 Tích cực
2.2.3.2 Hạn chế
Chương 3. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức sự kiện.


CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1.1 Khái niệm về sự kiện và tổ chức sự kiện
1.1.1 Khái niệm về sự kiện:
Theo từ điển Chambers: Sự kiện là bất cứ điều gì diễn ra có kết quả, bất kỳ sự ảnh
hưởng bất ngờ hoặc có khả năng gây sự chú ý hay đơn giản là 1 mục trong một
chương trình.
APEX: Một dịp được tổ chức như 1 cuộc họp; hội nghị, triển lãm, sự kiện đặc biệt,
tiệc chiêu đãi….Một sự kiện thường gồm nhiều chức năng khác nhau nhưng liên
quan đến nhau.
Từ điển Tiếng Việt: Sự kiện là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra; có ý
nghĩa với đời sống xã hội.
Sự kiện là các hành động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí,
thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt
động khác liên quan đến lễ hội, văn hoá, phong tục-tập quán…
1.1.2 Khái niệm tổ chức sự kiện:

Theo quan điểm về hoạt động tổ chức sự kiện: là việc liên quan đến thiết kế, tổ
chức sự kiện
Theo quan điểm kinh doanh: Quá trình từ việc thiết kế, triển khai đến kiểm soát
các hoạt động của sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu nhất định
Qua nghiên cứu ở Việt Nam: Bao gồm các hoạt động như nghiên cứu sự kiện, lập
kế hoạch, chương trình cho sự kiện, điều hành các diễn biến của sự kiện, kết thúc
sự kiện…
Tổ chức sự kiện: là kết hợp các hoạt động lao động cùng việc sử dụng máy móc
thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ nhằm đảm bảo toàn bộ các công
việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian và không
gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự .

1.2 Lập kế hoạch và triển khai TCSK


1.2.1 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
1.2.1.1 Công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện
- Nghiên cứu nhu cầu và loại hình tổ chức sự kiện:
Những nhu cầu gồm:
- Nhu cầu của các tổ chức xã hội
- TC phi chính phủ
- Các doanh nghiệp
- Nhu cầu của các gia đình, các cá nhân.
Các loại hình:
- Tổ chức lễ khai trương, khánh thành
- Tổ chức lễ khởi công động thổ
- Tổ chức hội nghị khách hàng
- Tổ chức tiệc tất niên, gặp mặt đầu xuân
- Tổ chức lễ cưới , hỏi
- Tổ chức buổi lễ giới thiệu sản phẩm mới

- Tổ chức lễ hội, hội trợ, sự kiện cộng đồng
- Tổ chức trương trình ca nhạc, biểu diễn nghệ thật
- Tổ chức các sự kiện cho trẻ em
- Thành lập ban tổ chức sự kiện
Ban tổ chức phải được thành lập ngay từ giai đoạn đầu để giúp nhà quản trị
thực hiện các công việc chuẩn bị cho sự kiện.
Ban tổ chức bao gồm những thành viên thuộc những thành phần khác nhau,
có khả năng tổ chức và có kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp để chủ động trong
thực hiện.
- Ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện
Nội dung hợp đồng : Theo Goldblatt (2008) giải thích, một hợp đồng sự kiện
điển hình sẽ chứa các nội dung cơ bản, bao gồm:
- Tên của các bên tham gia ký kết hợp đồng,
- Thông tin chi tiết về dịch vụ hay sản phẩm được đặt hàng (ví dụ, thiết bị,
giải trí…)
- Bồi hoàn hoặc các điều khoản trao đổi để lấy sản phẩm, dịch vụ.
- Quyền lợi và nghĩa vụ của các bên.
- Phương thức giải quyết tranh chấp.
- Chữ ký của cả hai bên thể hiện sự nhất trí với các điều khoản và các thoả
thuận trong hợp đồng.


1.2.1.2 Quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Bước 1: xác định mục tiêu
- Mục tiêu của sự kiện là những kết quả mà nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ chức sự
kiện, cũng như các thành phần tham gia khác định ra nhằm phấn đấu đạt
được trong quá trình thực hiện sự kiện
- Xác định mục tiêu sự kiện bao gồm các bước:
1. Gia tang doanh số
2. Tìm kiếm khách hàng mục tiêu

3. Mở rộng thị trường
4. Mở rộng mối quan hệ.
- Yêu cầu của mục tiêu: mục tiêu phải linh hoạt và có tính khả thi, mục tiêu
phải đảm bảo sự thống nhất….
Bước 2 : Xác định chủ đề sự kiện
- Khái niệm: Chủ để sự kiện được hiểu là nội dung ngắn gọn mang tính khái quát,
biểu tượng chứa đựng các ý tưởng, mục đích, nội dung, hình thức… của sự kiện.
- Qúa trình hình thành chủ đề của sự kiện:
1. Hình thành chủ đề sự
2. Lên các ý tưởng cho sự kiện.
Bước 3: Xác định đối tượng đại biểu/ khách mời
- Khái niệm: Khách mời tham gia sự kiện là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá
nhân được chủ đầu tư sự kiện chủ động mời tham gia vào các diễn biến, hoạt dộng
của sự kiện. học là đối tượng mà mục tiêu sựu kiện muốn tác động đến.\
- Phân loại:
• Theo kế hoạch tổ chức sự kiện được chia thành 2 loại: khách mời chính thức
và khách mời dự bị.
• Theo vị trí, vai trò hiện tại của khách được chia thành: nhân vật quan trọng,
cơ quan truyền thông, khách hàng và các nhà cung ứng.
- Các cơng việc chuẩn bị có liên quan tới khách mời:


• Lập danh sách khách mời
• Chuẩn bị và gửi giấy mời cho khách
• Kiểm tra, xác nhận
Một số điểm cần chú ý:
 Danh sách khách mời nên đươc soạn thảo trên Microsoft Excel
 Cột họ và tên khách mời nên được tách thành 2 cột
 Danh sách thường được hoàn tất trước 6,7 tuần trước khi sự kiện diễn ra.
 Tùy theo yêu cầu cụ thể của danh sách cần thiết kế với các nội dung phù

hợp.
Bước 4: Xây dựng chương trình và kế hoạch.
- Xây dựng chương trình: là cách tạo sản phẩm sự kiện trên giấy tờ. Từ chương
trình tổng thể của sự kiện sẽ là cơ sở để lập kế hoạch chuẩn bị, tổ chức. Từ chương
trình tổng thể có thể xác định csac dịch vụ cần thiết cho chương trình và có thể từ
đây xác định được sơ bộ giá thành của chương trình.
- Quy trình xây dựng:
1. Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng
2. Xác định chủ đề, xây dựng ý tưởng cho sự kiện.
3. Xây dựng chương trình và lập dự tốn ngân sách cho sự kiện
4. Thảo luận, thống nhất và điều chỉnh chương trình
5. Hồn thiện chương trình
6. Thống nhất chương trình chính thức
7. Lập kế hoạch chi tiết về chuẩn bị và tổ chức sự kiện.
8. Điều chỉnh chương trình trong khi chuẩn bị, hồn thiện chương
trình lần cuối trước khi khai mạc diễn ra.
- Xây dựng kế hoạch: kế hoạch tổ chức sự kiện có thể được hiểu là một bản
thiết kế những nội dung công việc của sự kiện, được sắp xếp có khoa học
theo một trình tự nhất định về thời gian cho phép nhà tổ chức sự kiện triển
khai có hiệu quả cac hoạt động chuẩn bị cũng nhữ thực hiện được các nội


dung cơng việc có trong sự kiện nhằm đat được cac mục tiêu của tổ chức sự
kiện.
• Về hình thức: kế hoạch TCSK là tập văn bản trình bày rõ rang, sạch
sẽ, có tính logic cao, có tính thuyết phục đảm bảo tính khả thi và tính
hướng dẫn cho người sử dụng.
• Về nội dung: kế hoạch cần đề cập đầy đủ các hoạt động, cơng việc
cần làm tiến trình và thời gian chuẩn bị triển khai, trách nhiệm của
tửng bộ phận. từng cá nhân.

Bước 5: lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm
- Xác định thời gian cho chuẩn bị tổ chức sự kiện:
• Khống chế tồn bộ thời gian các hạng mục cơng việc chuẩn bị
• Xác định thời gian cho từng hạng mục công việc, đặc biệt là những hạng
mục cơng viêc chủ yếu quan trọng.
• Xác định thêm mức thời gian dự phịng cho tồn bộ hệ thống cơng việc
• Xác định phương pháp chuẩn bị cho thích hợp.
- Xác định địa điểm
• Địa điểm phù hợp góp phần thực hiện tốt hơn mục tiêu của sự kiện.
• Địa điểm thuận lợi giúp cho nhà tổ chức sự kiện thực hiện chường trình sự
kiện một cách tốt nhất
• Địa điểm phù hợp sẽ tạo cho khách hàng tâm lý thoải mái, hứng thú và dễ
dàng hịa nhập vào sự kiện, góp phần tạo nên bầu khơng khí của sự kiện.
• Việc lựa chọn địa điểm còn ảnh hưởng tới tất cả các yếu tố khác của tổ chức
sự kiện…
Bước 6: Xác định ngân sách
- Xác định ngân sách là việc liệt kê và tính tốn các khoản chi phí theo kế
hoạch,dự tính sẽ phat sinh trong quá trình tổ chức sự kiện.
Bước 7: tài trợ sự kiện
- Tài trợ là hỗ trợ tài chính cho sự kiện quan trọng, tổ chức hoặc cá nhân tiêu
biểu nào đó.


- Đặc điểm: Thông qua tài trợ doanh nghiệp sẽ tranh thủ được những cơ hội
quảng bá trên các phương tiện truyền thơng với chi phí thấp hơn quảng cáo
nhưng lại đem lại hiểu quả cao hơn.
- Phân loại: tài trợ thương mai, tài trợ bảo hiểm.

1.2.2. Triển khai tổ chức sự kiện
Việc triển khai tổ chức sự kiện là một trong những công việc phức tạp, gồm nhiều

bước và địi hỏi tính chun mơn cao
Triển khai tổ chức sự kiện bao gồm những công việc liên quan đến:
-Tổ chức đưa đón, tiếp khách
-Tổ chức khơng gian âm thanh, ánh sáng
-Tổ chức ăn uống trong sự kiện
-Tổ chức quay phim chụp ảnh và hoặt động giải trí
1.2.2.1 Tổ chức đưa đón, tiếp khách
- Đối với từng loại sự kiện, địa điểm và khoảng cách mà lựa chọn loại hình phương
tiện đưa đón khách phù hợp: có thể là xe 4 chỗ, hay xe khách còn tùy thuộc vào số
lượng người tham dự và số chỗ ngồi.
- Việc xác định điểm đỗ xe là rất cần thiết và quan trọng:
Điểm đố xe phải đảm bảo được các yêu cầu như: được sử dụng, an tồn, và khơng
để khách mất thời gian chờ đợi; đồng thơi thời gian phải cụ thể và linh hoạt. Nhà tổ
chức phải nắm được điểm đỗ có thể chứa được bao nhiều xe, và bao nhiêu chỗ phải
dành lại.
Hoạt động tại bến đỗ: Điểm đỗ xe đều tồn tại trước sự kiện, đảm bảo cho các hoạt
động nhận xe, trả xe, thời gian mở, đóng, các quy chế bến bãi.
Chi phí gửi xe: Nhà tổ chức cần xác định rõ người sở hữu điểm đỗ, chi phí thanh
toán trước hay sau khi sử dụng? và nhà tổ chức sự kiện thanh toán hay người tham
dự thanh toán.
Giấy phép đỗ xe: Cần xác định: Ai là người xin giấy phép đỗ xe? Cần thông báo
cho nhân viên trong bến đỗ xe biết thời gian của sự kiện.
- Đưa đón khách tham dự sẽ căn cứ vào địa điểm mà có hình thức đưa đón cụ thể:


Trước hết các nhà tổ chức cần xác định rõ khách tham dự từ địa điểm nào tới sự
kiện?
Tổ chức vận chuyển khách mời phụ thuộc vào địa điểm tập kết, vào nơi ăn nghỉ
của khách tham dự;
Đồng thời cần xác định trên đường đi tới sự kiện cần có những dịch vụ hỗ trợ cho

dịch vụ vận chuyển nào?
- Tổ chức đón tiếp khách trong sự kiện gồm các cơng việc:
• Chuẩn bị thành phần đón tiếp
Phân cơng nhóm đón tiếp khách
Đối với khách Vip cần có các thành viên quan trọng của ban tổ chức sự kiện
Chuẩn bị đội ngũ lễ tân/PG…(nếu cần thiết trong việc đón tiếp khách)
• Chuẩn bị khu vực đón tiếp và các trang thiết bị hỗ trợ
Khu vực đón tiếp phải được bố trí hợp lý
Diện tích phải đủ rộng, tương đương với số lượng khách
Trang thiết bị hỗ trọ như: bàn ghế, phù hiệu, hoa, ruy bang và hệ thống tín hiệu trợ
giúp
• Đón tiếp khách
Cần kiểm tra thơng tin về thời gian và điều kiện vận chuyển của khách đến sự kiện
Lịch sự, trang trọng đón tiếp khách phù hợp các quy tắc xã giao
Với các khách đặc biệt(theo kế hoạch) phân cơng người đi kèm hướng dẫn.
• Mời hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức sự kiện
Để tăng thêm ấn tượng, và tạo sự khác biệt, sôi nổi, thông thường các nhà tổ chức
sẽ bố trí các hoạt động như:
Âm thanh, nhạc điệu, vỗ tay ca múa, mừng reo hị, hay có thể là pháo hoa chào
mừng
• Làm các thủ tục đăng ký ban đầu cho khách
Hướng dẫn khách đăng ký tham quan;


Phát tài liệu, quà cho khách
Hướng dẫn khách vào khu vực chính của sự kiện.
1.2.2.2 Tổ chức khơng gian, âm thanh ánh sáng
-Về khơng gian:
• Sự kiện trong nhà
Ngồi chỗ của khách mời, cần một khoảng không gian cho các hoạt động sựu kiện

Không gian cụ thể phụ thuộc vào từng loại hình sự kiện. Một số ví dụ điển hình
như:
Tiệc cocktail:8m2/người
Tiệc cocktail có phục vụ ăn: 12m2-15m2/người
Tiệc ăn tối: 20m2/người
• Sự kiện ngồi trời :
sẽ khơng bị đóng khung giới hạn bởi một phạm vi không gian cụ thể và tạo ra sự
linh hoạt cho quy mô của sự kiện tuy nhiên cần chú ý tới các yêu cầu thời gian, âm
thanh ánh sáng.
-Về âm thanh trong sự kiện:
Âm thnah trong sự kiện trở thành một phương tiện truyền thơng tin và mật mã hóa
tin trong hầu hết tất cả các sự kiện. Âm thanh là một trong những tác nhân kích
thích vào mơi trường khơng gian sự kiện, tạo bầu không khi cho sự kiện. Các nhà
tổ chức cần bố trí vị trí thích hợp cho cơng ty phụ trách thơng tin và vị trí của các
thiết bị âm thanh có thể ở ngồi phịng họp, một số ở phía trên hay phía dưới sân
khấu.
-Ngơn ngữ trong sự kiện:
Nhà tổ chức cần xác định ngôn ngữ chủ đạo trong sự kiện: việc chọn lựa ngôn ngữ
phù hợp sẽ mang lại kết quả cao cho sự kiện
Đối với quốc tế, theo quy định hiện nay sử dụng 5 thứ tiếng: Nga, Anh, Pháp, Đức,
Trung.
Nhà tổ chức cần xác định vị trí dành cho phiên dịch: có thế là trong phịng hội
nghị, đằng sau sân khấu,…bên ngồi hội trường.


=>để đảm bảo cho việc nghe rõ âm nhạc, bài phát biểu và các hiệu ứng âm thanh
nhà tổ chức nên chuẩn bị kỹ càng cho các thiết bị âm thanh
Những vật dụng cần thiết khi thiết kế âm thanh có thể bao gồm: micro day và
micro vơ tuyến điện; ắc quy , bộ mixte, có thể điều chỉnh chất lượng và mức độ
của âm thanh phát ra từ micro trước khi nó đi ra khỏi loa; một bộ khuyeech đại loa

-Ánh sáng trong sự kiện: thườn chia thành 3 loại sau:
+ánh sáng phục vụ các hoạt động sự kiện: ánh sáng tắng, ánh sáng màu, tạo phong
cảnh và ánh sáng chuyển động. Những thiết bị chuyên dụng như đèn trịn quay,
đèn chiều, đèn laze…
• Ánh sáng bảo vệ:
Bao gồm hệ thống đèn với cường độ sáng thích hợp bảo vệ phòng hội nghị và khu
vực sự kiện vao các đêm trong thời gian diễn ra sự kiện.
• Ánh sáng phục vụ các hoạt động chuẩn bị
Hỗ trợ các hoạt động như:lắp dựng thiết bị, phục vụ sinh hoạt của khách tham dự
và cán bộ, nhân viên công ty trong thời gian diễn ra sự kiện
1.2.2.3. Tổ chức ăn uống trong sự kiện
a, Lên thực đơn với nhà cung ứng sản phẩm ăn uống đáp ứng các tiêu chuẩn
- Thực đơn phong phú, đa dạng,
- Đảm bảo yêu cầu về mặt dinh dưỡng của bữa ăn và hiệu quả kinh tế.
- Cơ cấu món ăn hợp lý
- Đảm bảo có các món ăn đặc sản của địa phương
-

Thực đơn phải được thay đổi từng bữa

- Khơng đưa q nhiều món ăn lạ vào bữa ăn.
- Trong thực đơn phải ghi rõ chế độ ăn kiêng, hay những yêu cầu đặc biệt của
khách.
-

Ghi rõ số lượng món ăn trong từng bữa

- Lượng thức ăn cần dùng trong từng bữa
b, Thông báo chính xác địa điểm và thời gian diễn ra bữa ăn của đoàn



- Trước bữa ăn 15 phút, nhân viên phụ trách cần có mặt tại nơi diễn ra bữa ăn
của đồn
- Đảm bảo vệ sinh
-

Bố trí bàn ăn chu đáo

-

Kiểm tra cẩn thận tình hình phục vụ bữa ăn tại nhà hàng, khách sạn

- Đón khách và sắp xếp khách vào bàn ăn chu đáo.
c. Thông báo rõ ràng thực đơn của bữa ăn
- Hướng dẫn cách ăn cho khách đối với những món ăn lạ
- Đảm bảo vệ sinh
- Giới thiệu các món ăn đặc sản của địa phương (nguyên liệu, cách chế biến)
- Chúc khách ăn ngon miệng
- Xử lý các vấn đề phát sinh.
d. Thông tin phản hổi về chất lượng và cách phục vụ bữa ăn cho nhà hàng
- Ký xác nhận số lượng suất ăn + đồ uống (nếu có).
- Thanh tốn + lấy hóa đơn (nếu ăn tại nhà hàng bên ngoài khách sạn)
- Thống nhất thực đơn, giờ ăn và suất ăn cho bữa ăn kế tiếp tại nhà hàng (nếu
có)
1.2.2.4. Tổ chức quay phim chụp ảnh và các hoạt động giải trí
a, Quay phim
- Mục đích:
• Quảng cáo cho nhà tổ chức hoặc chủ sở hữu sự kiện
• Quảng cáo cho nhà tài trợ
• Nhằm đưa tin sự kiện, quay phim làm tài liệu lưu trữ cho doanh nghiệp sau

này
- Ngân sách: Chi phối mục đích quay phim, phương thức thực hiện, cảnh quay
và trình độ nghệ thuật phim
- Số lượng


• Yêu cầu phim chất lượng và đảm bảo được tính nghệ thuật địi hỏi phải có:
• Một số chun gia bấm máy
• Một số người phục vụ chuyên nghiệp
b, Chụp ảnh
- Chuẩn bị: Phải lên kế hoạch chi tiết cho việc chụp ảnh. Các cảnh chụp phải
đón bắt và có kế hoạch dự phịng để chủ động ứng xử khi có sự cố xảy ra
- Số lượng thợ
• Cần huy động phụ thuộc vào yêu cầu của sự kiện và mục tiêu sự kiện đặt ra.
• Có thể chụp ảnh theo truyền thống hoặc chụp theo phong cách nhà báo
- Thời gian làm việc
• Trước: để thấy rõ cảnh bố trí sắp đặt và trang trí
• Trong: phải đón bắt những hoạt động
c. Tổ chức các hoạt động giải trí
- Chọn dịch vụ giải trí :
• Phải biết rõ về khán giả
• Lập kế hoạch chi tiết cho hoạt động giải trí trong sự kiện.
•

Nhà tổ chức cần hiểu rõ về những hoạt động giải trí trong sự kiện ; ln tìm
những trị vui nhộn, mới mẻ,... để hấp dẫn khách mời.

- Chọn thời gian diễn tập

CHƯƠNG 2. TỔ CHỨC SỰ KIỆN KHAI TRƯƠNG, KHÁNH THÀNH

SHOWROOM THỜI TRANG BELLA MODA.
2.1 Giới thiệu doanh nghiệp
Nhãn hiệu Bella Moda được ra đời từ lòng đam mê thời trang, mong muốn mang
đến cho người sử dụng những sản phẩm thời trang tốt nhất. Bella theo tiếng Ý có
nghĩa là “đẹp”. đây cũng là mục đích, là mục tiêu mà Bella Moda hướng tới: “tôn
vinh nét đẹp của người phụ nữ thông qua trang phục công sở”


Trải qua hơn 06 năm thành lập và phát triển, từ một cửa hàng kinh doanh nhỏ, đến
nay Bella Moda đã có mặt tại hơn 50 tỉnh thành, với 7 showroom và 45 đại lý, tập
trung chủ yếu ở Miền Bắc và Miền Trung với dây chuyền sản xuất, thiết kế hiện
đại, tinh túy nhất.
6 năm trước, thương hiệu thời trang công sở cao cấp Bella Moda ra mắt đã nhận
được sự tín nhiệm của khách hàng. Sự nhiệt tình, tận tâm tận lực của đội ngũ cán
bộ công nhân viên trong tồn cơng ty chính là yếu tố quan trọng giúp Bella Moda
đứng vững và ngày càng khẳng định mình trên thị trường trong nước và vươn ra
thị trường quốc tế trong một tương lai gần.

2.2 Tiến hành tổ chức sự kiện khai trương, khánh thành Showroom Thời
trang Bella Moda
2.2.1 Lập kế hoạch
2.2.1.1 Xác định mục tiêu
Chia sẻ về bí quyết xây dựng thành cơng thương hiệu thời trang công sở cao cấp
Bella Moda, bà Lê Thị Minh Ngân cho biết, “Việc xây dựng được thương hiệu đã
khó, bảo tồn, giữ gìn và phát triển thương hiệu trong thời buổi hội nhập hiện nay
lại càng khó hơn rất nhiều. Chính vì vậy, Bella Moda ln lấy uy tín, danh dự và
chất lượng sản phẩm làm đẩu để phục vụ khách hàng. Xây dựng thương hiệu Bella
Moda bằng niềm tin của khách hàng”.
Với chiến lược phát triển thị trường nội địa thông qua việc phát triển thương hiệu
mạnh, mở rộng kênh phân phối, đa dạng hóa mẫu mã, sản phẩm đồng thời là bí

quyết thành cơng của Bella Moda. Các sản phẩm mang thương hiệu Bella Moda
hiện có mặt ở hầu hết tất cả các tỉnh thành với những thiết kế nhẹ nhàng, quyến rũ,
lãng mạn qua từng đường nét.
Thời gian qua, hàng loạt các showroom và đại lý của Bella Moda được khai
trương, mở rộng trên cả nước như: showroom 102B1 Nguyễn Khánh Toàn, Bella
Moda 59 Thái Hà và 443 Nguyễn Văn Cừ... mang những sản phẩm tinh túy, nhẹ
nhàng,kiểu dáng và chất liệu ngoại nhập cao cấp, sản phẩm của Bella Moda luôn
phù hợp với xu hướng thời trang thế giới, tôn lên vẻ đẹp của phụ nữ, tạo niềm
hứng khởi cho mỗi ngày mới bắt đầu.
Hiện nay, Bella Moda đang đầu tư phát triển thương hiệu mới cho thị trường nội
địa với những dòng sản phẩm cao cấp dành riêng cho giới công sở và những đối
tượng khách hàng có thu nhập khá. Với mục tiêu đa dạng hóa, phát triển sản phẩm,


mẫu mã kinh doanh, mục tiêu đến năm 2020 Bella Moda trở thành hãng thời trang
cơng sở Việt Nam có hệ thống phân phối lớn nhất tại thị trường Việt Nam và đến
2025, trở thành tập đoàn thời trang với mạng lưới trên khắp toàn cầu.
2.2.1.2 Xác định chủ đề
Trong những ngày đầu tháng 11 của năm 2016, Showroom Bella Moda tiếp tục
khai trương Showroom tại Vincom Phạm Ngọc Thạch, Hà Nội nhằm phục vụ tốt
nhất nhu cầu mua sắm của khách hàng.
2.2.1.3 Xác định đối tượng đại biểu
Tham dự lễ khai trương và cắt băng khánh thành có Bà Lê Thị Minh Ngân – Chủ
tịch Hội đồng Quản trị thương hiệu thời trang Bella Moda, Bà Chu Thu Hiền – Phó
Giám đốc thương hiệu Bella Moda, Bà Nguyễn Ngọc Diệp – Tổng biên tập Tạp chí
tư vấn và tiêu dùng, thuộc thời báo Kinh tế Việt Nam, Á Hậu Hồng Anh – Á hậu
Việt Nam 2012, Bà Ngơ Thị Bích Quyên – Giám đốc điều hành BNI khu vực HN
và Bà Phạm Mai Phương – Đại diện nhà phân phối của thời trang Bella Moda và
những đối tác khác.
2.2.1.4 Xây dựng chương trình kế hoạch với thời gian và địa điểm cụ thể

Buổi lễ khai trương Bella Moda diễn ra song song cùng sự kiện khai trương
Vincom Center Phạm Ngọc Thạch là cơ hội để Bella Moda tiếp cận một lượng
khách hàng tiềm năng lớn đến với những sản phẩm thời trang nữ cao cấp của mình.
Bella Moda là thương hiệu thời trang cao cấp có nguồn gốc từ Ý với phong cách
thiết kế mang hơi hướng đậm chất cổ điển pha lẫn nét phá cách trẻ trung, hiện đại.
Với thảm đỏ trải dài trên lối đi từ cửa chính, hoa tươi trang trí đẹp mắt cùng với
tiệc ngọt sang trọng đã khiến bất cứ khách hàng nào cũng phải chú ý và ấn tượng
với showroom Bella Moda ngay từ cái nhìn đầu tiên.

THỜI
GIAN

TIẾT
MỤC

Ngày
4/11/2016

Các hạng
mục cần
Set up
trước

NỘI DUNG
- Sân khấu, âm thanh, ánh sáng, ghế ngồi
cho quan khách

- Trang trí lối đi, bandroll, banner treo dọc
các tuyến đường và xung quanh địa điểm tổ
chức.


GHI
CHÚ


- Set up mái che, quạt cơng nghiệp, màn
hình, máy chiếu, pháo hoa, bong, nước
uống…..

Ngày
5/11/2016

7h15 - 8h

8h - 8h30

Chuẩn bị
và kiểm
tra các
khâu
Đón
khách

Mơ tả khơng gian:
- Banner theo màu chủ đạo có ghi tiêu đề:
“Lễ khai trương…..” được treo dọc hai bên
showroom và dọc theo lối đi để chào mừng,
bandrol đón khách màu đỏ được treo chính
giữa cửa.
- Nhà bạt dựng trước cửa chính để đón tiếp

khách mời, trước cửa nhà bạt trang trí các
lẵng hoa tươi chân cao và các standee,trên
nhà bạt các cờ đi nheo có dịng chữ “Lễ
Khai Trương…” được treo trên các chùm
bóng bay thả xuống.
- Các cọc xích inox hai bên dẫn đường vào
sảnh. Thảm đỏ đươc trải từ ngoài vào đến
sân khấu. Bốn PG mang áo dài màu đỏ đứng
đón khách mời.Đội Sư Rồng múa đón chào
quan khách đến dự khai trương khách sạn.
- Các standee và lẵng hoa chúc mừng được
đặt dọc theo đường đến bục sân khấu, 4 PG
đứng tiếp khách ngay tại cửa, đứng chào
quan khách và cài hoa lên áo các khách mời
khu vực tổ chức khai trương. Tại đây, đặt
sẵn bàn ghế, café, bánh ngọt, nước suối cho
khách trong khi chờ đợi


- Sân khấu được trang trí bằng hoa ,thảm
đỏ.Backrop được thiết kế theo màu sắc chủ
đạo của showroom.
- Các ghế ngồi được sắp xếp theo hàng,bọc
váy và gắn nơ.
Cách bố trí và phân bổ lực lượng PG phục
vụ cho chương trình
• PG chia thành 3 nhóm:
- Nhóm 1 (03PG) đứng tại bàn tiếp tân đón
và cài hoa lên áo cho khách.
- Nhóm 2 (2PG) đón tiếp và hướng dẫn

khách đến ghế ngồi.
- Nhóm 3 (PG) Khu vực khách VIP.
• Bố trí nhân viên BV hướng dẫn khách đậu
xe và nhận hoa khách tặng
• Teabreak: phục vụ nước trái cây, bánh
ngọt và hoa quả.
• Hịa tấu những bản nhạc sơi động, vui vẻ.
• LCD chiếu các hình ảnh về doanh nghiệp.
• Đội lân múa đón khách trước cổng.
• Kiểm tra lần cuối các khâu chuẩn bị, thử
âm thanh, Micro.
• BTC xác nhận lại danh sách khách mời
cho MC

8h30 - 9h

Tiết mục MC giới thiệu nhóm nhạc ,Ca Sỹ, Ca khúc
biểu diễn sẽ biểu diễn trong tiết mục văn nghệ
văn nghệ
1. Tiếc mục 1: Sơn Tùng ATM
2. Tiết mục 2: Nhảy

Chuẩn bị:
Micro,
Clip nhạc,
….


3. Tiết mục 3: Trình diễn thời trang
Chú ý:

- Số lượng tiết mục và ca sĩ biểu diễn phụ
thuộc vào thời gian và yêu cầu của khách.

9h - 9h10
9h10 - 9h15

Khai mạc (MC bước ra Sân khấu) : Xin chào mừng
và tuyên các Quý vị đã đến tham dự Lễ Khai trương
bố lý do Showroom Bella Mode....
Giới
thiệu
khách
mời, đại
biểu

Kính thưa Quý vị đến dự Buổi Lễ Khánh
Thành …. hôm nay, về phía Quan khách
chúng tơi xin trân trọng giới thiệu :
- Ơng/Bà………………………………Đại
diện………
- Về phía các đối tác, chúng tơi hân hạnh
giới thiệu và đón tiếp:
- Ơng:………………… - Chức vụ:…….
- Thuộc tập đồn…..
Về phía ban tổ chức, chúng tơi vui mừng
được giới thiệu và được đón tiếp:
- Ơng:……………………………
CTHĐQT

-


- Chúng ta vui mừng được đón tiếp Q
doanh nghiệp, các Cơ quan Thơng tin Báo
chí - Truyền hình, cùng với sự có mặt của
……..(lãnh đạo cao cấp, khách mời đặc
biệt…)
- Xin Qúy vị dành tràng pháo tay cho sự có
mặt của tất cả chúng ta trong ngày hôm nay


Kính thưa Quý vị, để mở đầu cho Buổi Lễ
Phát biểu Khánh Thành …. hôm nay, chúng tôi xin
khai mạc trân trọng kính mời Bà Lê Thị Minh Ngân –
buổi lễ Chủ tịch Hội đồng Quản trị thương hiệu thời
9h15 - 9h30
của Lãnh trang Bella Moda lên Phát biểu Khai mạc.
đạo Cơng
Xin trân trọng kính mời bà!
ty

- Clip
nhạc
chào
mừng.

Trong chặnng đường phát triển của ……
Phát biểu luôn nhận được sự đồng hành của các đối
của các tác:…… Trong buổi lễ trang trọng này ,
đối tác và chúng tơi trân trọng kính mời ơng/ bà:
9h30 - 9h45

những ………………..có đơi lời
bên liên
Trân trọng kính mời!
quan

- Nhạc
hiệu chào
mừng

- Quý vị kính mến, và bây giờ chúng tơi xin
kính mời Q vị cùng tham dự nghi thức Lễ
Khánh Thành.
9h45 - 9h55

9h55 10h10
10h10

Cắt băng Người cuối cùng cắt xong là bắn pháo bông.
khánh
- 6 PG trong trang phục áo dài đỏ hỗ trợ đại
thành
biểu tiến hành nghi thức cắt băng. Pháo giấy
bắn lên cùng nhạc nền sôi động.

Nghi
MC mời đại biểu thực hiện nghi thức khui
thức khui sâm-panh. PG mang khay mời khách dùng
sâm sâm-panh.
panh


- Âm
nhạc

Kết thúc
buổi lễ

Nhạc nhẹ

MC ngỏ lời cảm ơn tới toàn thể khách mời
đã tới tham dự buổi lễ.


- Tiếp tân tiễn khách ra về, tặng quà (nếu có)
- Tháo dỡ thu gọn tất cả thiết bị
- Dọn dẹp vệ sinh trả mắt bằng cho doanh
nghiệp, địa phương.

Thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện là cùng lúc khai trương Vincom Phạm Ngọc
Thạch, 9h 5/11/2016.
2.2.1.5 Xác định ngân sách
STT

Danh mục

SL

Đơn giá

ĐVT
Từ


Đến

1

Giấy phép tổ chức

1

Bản

2.000.000

10.000.000

2

Giấy phép quảng cáo

1

Bản

3.000.000

5.000.000

3

TiệC Tea-Break, Cocktail


100

Người 12.000.000

15.000.000

4

Thiết kế và in ấn phẩm

1

Bộ

8.000.000

15.000.000

5

Thiết kế sân khẩu

1

Mẫu

5.000.000

10.000.000


6

Trang trí

1

Mẫu

10.000.000

20.000.000

7

Màn hình, máy chiếu 300
inch

1

Bộ

4.000.000

8.000.000

8

Th MC


2

Người 5.000.000

15.000.000

9

Vũ đồn dancer

1

Nhóm 3.000.000

10.000.000

10

Người mẫu thời trang

6

Người 18.000.000

24.000.000

11

Ca sỹ


2

Người 5.000.000

20.000.000

12

Chụp hình và quay phim

1

Buổi

10.000.000

13

Bảo vệ

5

Người 1.000.000

3.000.000

14

Nhân viên lễ tân và phục
vụ


6

Người 1.500.000

3.000.000

15

Điện, nước, máy lạnh

1

Buổi

6.000.000

16

Nhân viên vệ sinh

2

Người 400.000

5.000.000

3.000.000

600.000



17

Dự trù chi phí phát sinh

1

Buổi

20.000.000

30.000.000

Tổng chi phí: 105.900.000 - 204.600.000 (VNĐ)
2.2.1.6 Tài trợ sự kiện
Bà Lê Thị Minh Ngân – Tổng giám đốc công ty thời trang Bella Moda ra quyết
định chi dự tính 200.000.000VNĐ cho việc khai trương, khánh thành mỗi
showroom tại Hà Nội vào tháng đầu 11/2016.
2.2.2 Triển khai tổ chức sự kiện
2.2.3 Đánh giá
2.2.3.1 Tích cực
Sự kiện đã mang đến không chỉ cho các nhân viên cũng như ban điều hành của
công ty mà cũng mang đến cho khách hàng một khơng khí vui vẻ. Điều này tạo ấn
tượng tốt đẹp cho hình ảnh của cơng ty ngày càng được nâng cao. Thông qua sự
kiện khánh thành showroom mới của công ty đã nhận được nhiều ý kiến tích cực
của khách hàng. Sau khi sự kiện diễn ra bao giám đốc cơng ty đã có sự phân tích
giữa hai mặt tích cực và hạn chế, trước hết ta đi đến mặt tích cực:
Thứ nhất: Trước khi sự kiệm diễn ra
- Từng khâu chuẩn bị cho sự kiện đã được set up cơ bản hoàn chỉnh và đã

thuê , ký được hợp đồng tài trợ cũng như những hợp đồng thuê địa điểm một
cách thuận tiện, các đối tác có sự hợp tác, tài trợ tương đối ổn định trong quá
trình chuẩn bị cho sự kiện diễn ra
- Đã cập nhật được những thông tin kịp thời và những sự kiện sắp diễn ra
nghiên cứu một cách kỹ lưỡng để chọn thời gian và địa điểm phù hợp
Thứ hai: Trong quá trình sự kiện diễn ra
- Truyền tải được thơng điệp và hình ảnh tốt đẹp mà công ty muốn gửi gắm
tới khách mời, khách hàng
Với thông điệp “tôn vinh nét đẹp của người phụ nữ thông qua trang phục công sở”.
với những trang phục đẹp mắt cùng với đó là những mẫu thiết kế sang trọng,lịch
lãm nhưng lại tôn lên vẻ đẹp quá phái của người phụ nữ. Những trang phục không
quá là nhiều chi tiết hoa văn nhưng trên đường nét từng đường chỉ thiết kế của nhà
thiết kế đã tạo ra những điểm nhấn trên từng bộ trang phục
- Tạo được khơng khí trang trọng, tạo sự hài lòng cho tất cả những người
tham dự


Không chỉ đep về trang phục ngay cả cách bày trí khơng gian hay sự hiện diện của
âm thanh ánh sáng đã góp phần làm cho buổi lễ được mọi người chú tâm đến. Các
khách mời được phục vụ một cách chu đáo như: phục vụ nước đến tận bàn, đồ ăn.
Đồng thời những dịch vụ này đã đảm bảo được vệ sinh an toàn thực phẩm, chất
lượng phục vụ chuyên nghiệp, tối ưu. Menu thực đơn đã được set up rõ ràng và
chất lượng một cách kỹ lưỡng.
- Lễ khai trương diễn ra thuận lợi, phù hợp với văn hố cũng như sự phát triển
của xã hội
Hình ảnh người phụ nữ Việt Nam được hiện lên với một vẻ đẹp mới mẻ quý
phái hơn so với những trang phục khác. Điều này đã nhận được nhiều phản
hồi tích cực của khách hàng, đặc biệt là nữ giới những người có con mắt
thẩm mỹ trong q trình lựa chọn trang phục cho mình. Điều này mang lại
thành cơng lớn cho cơng ty

- Ngồi ra, chi phí đã đạt mức tối ưu khơng chỉ làm hài lịng khách tham dự
mà bên cạnh đó cũng mang lại lợi ích tối đa cho cơng ty.
- Nhân viên trong cơng ty đã có sự sáng tạo trong thiết kế,trang trí đẹo mắt, có
nhiều hình ảnh chi tiết giới thiệu và quảng bá cho công ty thời trang Bella
Moda và đối tác của công ty được đặt vào những vị trí khách hàng dễ dàng
nhìn thấy, khẩu hiệu catalog được bố chí trong một hệ thống.
- Lựa chọn được vị trí thuận lợi cho quá trình di chuyển và lưu thơng của
khách tham dự, bãi đỗ xe, trạm dừng đều thuận lợi cho khách hàng khơng
phải đợi chờ lâu hay có cảm giác bực bội khi bị tắc đường .
2.2.3.2. Hạn chế
Bên cạnh những thành cơng của cơng ty đã đạt được thì cũng có một số hạn chế
cần khắc phục:
- Trong quá trình họp bàn ý tưởng xây dựng Event bị thay đổi vì có sự khơng
thống nhất giữa các ban quản trị đến phút chót ý tưởng mới được thống nhất
giữa các bộ phận và các nhân trong cấp quản trị
- Công tác set up hội trường q lâu và khơng có sự thống nhất giữa bố cục
của các khâu với nhau. Bộ phận kỹ thuật chuẩn bị khá rườm rà và lâu mất
nhiều thời gian do có một số thiết bị như micaro bị hỏng, một số dụng cụ
chưa kịp chuyển đến
- Sự kiện sắp diễn ra nhưng khâu chuẩn bị về người mẫu vẫn chưa make up
xong, chưa có sự chủ động về thời gian dẫn đến một số người mẫu được
thuê chưa kíp chỉnh trang lại trang phục đến phút chót ra biểu diễn mới hồn
thành
- Một số khách hàng cũng phàn nàn về sự phục vụ của nhân viên trong quá
trình tổ chức chương trình. Nhân viên chưa nhanh nhẹn để giả quyết một số
khó khăn của khách hàng như: Lượng khách hàng đến tham dự khá đông do
không tính sát được số lượng khách và khơng có sự chuẩn bị trước những


chiếc ghê dự phòng cho những trường hợp này làm cho khách hàng phải

đứng lâu.
- Khi ca sĩ đến không được chu đáo trong việc chuyên chở và di chuyển vì có
q nhiều người hâm mộ gây ùn tắc và náo loạn trong sự kiện
CHƯƠNG 3 : ĐÈ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ
CHỨC SỰ KIỆN
Để cải thiện chất lượng của sự kiện , giảm thiểu những khuyết điểm khơng đáng
có, ban quản trị sự kiện có thể áp dụng một số giải pháp sau :
- Cần cải thiện cách thức giao tiếp giữa các bộ phận tổ chức với ban quản trị của sự
kiện bằng cách đưa ra những thông tin cụ thể , chi tiết hơn , thống nhất đưa ra
những quy định chung về thời gian , cách thức liên lạc giữa các bên để tránh những
trường hợp hiểu sai và làm ảnh hưởng đến hoạt động tổ chức sự kiện .
- Trước khi lễ khánh thành diễn ra ít nhất 3 ngày, cần có thêm 1 lần kiểm tra kỹ
lượng các đồ dụng , dụng cụ sử dụng trong khi sự kiện diễn ra , để kịp thời gian
sửa chữa , mua mới thay thế phịng khi có sự hỏng hóc Đầu tư thay cơ sở vật chất ,
kĩ thuật đã hết hạn sử dụng .
- Cần tăng năng suất làm việc của đội ngũ nhân viên ,các bộ phận trang trí , bộ
phận ánh sáng , kĩ thuật , âm thanh ,... bằng cách mở các khóa đào tạo nghiệp vụ
chuyên sâu hơn, đưa những nhân viên quản lí ưu tú đi học hỏi thêm ở những đơn vị
tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để trau dồi kinh nghiệm .
- Lập thời gian biểu cho các khâu trong sự kiện chính xác hơn , có thể đề ra những
biện pháp xử lí nếu như có sự vi phạm xảy ra. Khơng nên đặt thời gian chuẩn bị
quá sát với thời gian diễn ra , cần cách nhau ít nhất là 40 phút để có thể kiểm tra
tổng thể lần cuối.
- Mời 1 số chuyên gia về nghiệp vụ từ các khách sạn lớn đến để hướng dẫn nhân
viên phục vụ , giúp nhân viên xử lý các tình huống bất ngờ xảy ra , tránh tình trạng
lóng ngóng ảnh hưởng đến tâm trạng của khách tham dự.
- Chuẩn bị thêm lực lượng bảo vệ để tránh tình trạng ùn tắc do người hâm mộ của
ca sĩ thần tượng đứng chờ . Hoặc là chuẩn bị sẵn 1 khu vực để cho người hâm mộ
đứng chờ , không để ảnh hưởng đến việc di chuyển của các khách hàng .



BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN NHÓM 9

STT
1.
2.

Họ và tên

Điểm tự
đánh giá

Điểm nhóm
trưởng đánh giá

Ký tên


3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.