ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

PHẠM THỊ BÍCH HẢI

NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG
CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ
TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA III
Chuyên ngành: Lƣu trữ học và Tƣ liệu học
Mã số:

51002

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
LƯU TRỮ HỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. NGUYỄN CẢNH ĐƢƠNG

HÀ NỘI - 2004


LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của
riêng tôi. Trong luận văn có tham khảo và sử dụng một số
kết quả nghiên cứu và đã có chú thích.
Công trình này chƣa đƣợc công bố lần nào.

Tác giả

Lã Thị Hồng

2


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
CCTC
CCTCKH
CNTT
CV
CSDL
Cục VT<NN
HĐND
KHKT
KPLTT
KPLTNTTTLLT
TT
TTKHKT
TTLTQG
TW
UBHC
UBND

Công cụ tra cứu
Công cụ tra cứu khoa học
Công nghệ thông tin
Công văn
Cơ sở dữ liệu
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
Hội đồng nhân dân

Khoa học kỹ thuật
Khung phân loại thông tin
Khung phân loại thống nhất thông tin
tài liệu lưu trữ
Trung tâm
Thông tin khoa học kỹ thuật
Trung tâm lưu trữ Quốc gia
Trung Ương
Ủy ban hành chính
Ủy ban nhân dân

3


MC LC
Mở ĐầU

1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài ..............................................................

7

2. Mục tiêu nghiên cứu.............................................................................

8

3. Đối t-ợng và phạm vi nghiên cứu.......................................................
4. Nhiệm vụ nghiên cứu..........................................................................

8
9


5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề...................................................................

10

6. Ph-ơng pháp nghiên cứu và nguồn tài liệu tham khảo...................

17

7. Đóng góp của luận văn.........................................................................

18

8. Bố cục của luận văn.............................................................................

18

Ch-ơng 1
khái niệm, nguyên tắc, yêu cầu, thành phần và cơ cấu của hệ thống
công cụ tra cứu khoa học tài liệu l-u trữ

1.1. Khái niệm........................................................................................

19

1.2. Nguyên tắc........................................................................................

23

1.3. Yêu cầu.............................................................................................


25

1.4.Thành phần của hệ thống CCTC thông tin tài liệu l-u trữ.........

26

1.4.1. Theo đặc tr-ng cấp độ......................................................................

27

1.4.2. Theo đặc tr-ng chức năng...............................................................

27

1.5. Cơ cấu của hệ thống CCTC tài liệu l-u trữ.................................

28

1.5.1. Hệ thống CCTC truyền thống...........................................................

28

1.5.2. Hệ thống CCTC tự động hóa............................................................

39

Tiểu kết ch-ơng I....................................................................................

43


4


Ch-ơng 2
Hiện trạng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu
l-u trữ tại Trung tâm LU TR QUC GIA III

2.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của TTLTQG III...........

45

2.2. Tình hình tài liệu l-u trữ ............................................................

53

2.2.1. Thành phần, nội dung và ý nghĩa tài liệu l-u trữ ........................

46

2.2.2. Đặc điểm tài liệu l-u trữ .............................................................

51

2.3. Tỡnh hỡnh khai thỏc, s dng ti liu lu tr ti TT III...........

53

2.3.1. Cỏc hỡnh thc khai thỏc, s dng ti liu.......................................


54

2.3.2. Nhu cu v hiu qu s dng ti liu.............................................

62

2.4. Hin trng h thng cụng c tra cu khoa hc ti liu lu tr
truyn thng........................................................................................

60

2.4.1. Mc lc h s................................................................................

60

2.4.2. Sỏch ch dn..................................................................................
2.4.3. Cỏc loi s, sỏch phc v t chc s dng ti liu........................

62
63

2.4.4. Mt s nhn xột v thc trng h thng CCTCKH ti liu lu tr
ti TT III................................................................................................

64

2.5. Tỡnh hỡnh ng dng cụng ngh thụng tin vo vic xõy dng c
s d liu phc v qun lý v tra tỡm ti liu.....................................

65


2.5.1. Khung phõn loi thng nht thụng tin ti liu lu tr sau nm
1945....................................................................................................... ..

66

2.5.2. Xõy dng c s d liu................................................................

72

2.5.3. Mt s nhn xột v tỡnh hỡnh ng dng cụng ngh thụng tin vo
vic xõy dng c s d liu ti liu lu tr hin nay ca TT III...........

79

Tiểu kết ch-ơng 2....

82

5


Ch-ơng 3
các giải pháp hoàn thiện và nâng cao
hệ thống CCTCKH taì liệu l-u trữ tại TTLTQG III

3.1. Nâng cấp và bổ sung các loại công cụ tra cứu tài liệu l-u
trữ truyền thống.............................................................................

84


3.1.1. Mc lc h s.......................................................................

84

3.1.2. Th.......................................................................................

84

3.1.3. Sỏch ch dn..........................................................................

85

3.2. Ho n thin cụng c tra cu hin i...................................

86

3.2.1. Khung phõn loi thụng tin...................................................

86

3.2.2. Hệ thống cơ sở dữ liệu ........................................................

87

3.1.3. Nghiên cứu xây dựng từ điển từ chuẩn tài liệu l-u trữ...........

91

3.3. Mt s giải phỏp h tr.........


92

3.3.1. Ti u húa thnh phn v ni dung ti liu ........................

92

3.3.2. Các văn bản ch o ......................................................

93

3.3.3. Đầu t- cơ sở vật chất..............................................................

95

3.3.4. Nâng cao chất l-ợng và trình độ cỏn b.............................

96

Tiểu kết ch-ơng III.........................................................................

97

Kết luận...............................................................................................

99

Danh mục tài liệu tham Khảo..............................................

101


Phụ lục........................................................................................

111

6


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài
Các trung tâm lưu trữ quốc gia là một trong những nguồn di sản văn hóa có
giá trị đặc biệt của mỗi dân tộc. Nơi đây hội tụ và tích lũy cả kho tàng tri thức và
kinh nghiệm phong phú được đúc kết theo bề dày lịch sử dựng nước và giữ nước của
các thế hệ cha ông. Tài liệu lưu trữ là những chứng cứ xác thực phản ánh mọi khía
cạnh trong đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học của đất nước, và do đó tài
liệu lưu trữ đồng thời cũng là những nguồn tài nguyên thông tin vô tận cần được
khai thác và sử dụng rộng rãi trong cộng đồng.
Được xã hội giao sứ mệnh là gìn giữ nguồn di sản văn hóa đó, chức năng cơ
bản cña các cơ quan Lưu trữ là không những phải bảo đảm bảo quản an toàn mà còn
phải tổ chức sử dụng có hiệu quả các loại hình tài liệu phục vụ các nhu cầu khác
nhau của xã hội. Điều đó đã được nhấn mạnh nhiều lần trong các văn kiện của Đảng
và văn bản chỉ đạo của Nhà nước về công tác lưu trữ [81]. Đặc biệt gần đây, Pháp
lệnh lưu trữ Quốc gia đã khẳng định: “Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được khai
thác sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội” [62].
Ngày nay, trong điều kiện phát triển và biến đổi không ngừng của khoa học
công nghệ với sự bùng nổ thông tin, nhu cầu dùng tin của xã hội trong đó có thông
tin quá khứ chứa đựng trong tài liệu lưu trữ ngày càng gia tăng. Do đó các trung tâm
lưu trữ quốc gia đang là đối tượng tìm tin và sử dụng tin của toàn xã hội. Tuy nhiên,
tài liệu lưu trữ được phát huy sử dụng thế nào, mang lại lợi ích cho xã hội và được
xã hội nhận biết ra sao không những chỉ phụ thuộc vào nhu cầu dùng tin của xã hội

mà còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố chủ quan của ngành lưu trữ, trong đó có các vấn
đề như: tài liệu được thu thập, chỉnh lý, phân loại, tổ chức sắp xếp và bảo quản thế
nào, khả năng đáp ứng của hệ thống công cụ tra tìm và điều kiện tiếp cận ra sao
v.v…
Trong các yếu tố trên, hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ có một vai trò và ý
nghĩa hết sức quan trọng như chiếc cầu nối hay chìa khóa để dẫn dắt các nhà nghiên
cứu đến với tài liệu một cách nhanh nhất và đồng thời cũng là các công cụ giúp

7


những người làm lưu trữ có thể quản lý và tra tìm tài liệu phục vụ xã hội hiệu quả
nhất.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là một trong những trung tâm lưu trữ lớn của
Nhà nước đang bảo quản hàng trăm phông tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình
hoạt động của các cơ quan Nhà nước Việt Nam từ sau Cách mạng tháng Tám đến
nay. Đây là nguồn sử liệu quí phản ánh mọi mặt đời sống chính trị – kinh tế - xã hội
– văn hóa của Nhà nước Việt Nam DCCH và nay là Nhà nước CHXHCN Việt Nam.
Mặc dù mới thành lập, nhưng thời gian qua tài liệu của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III đã được khai thác sử dụng và đã đáp ứng nhiều nhu cầu nghiên cứu của
nhiều đối tượng độc giả. Tuy nhiên, những kết quả đạt được đó chưa thể xứng đáng
với một tiềm năng thông tin vô giá như TT III. Điều đó xuất phát từ nhiều nguyên
nhân mà một trong những nguyên nhân chính là hệ thống CCTC khoa học tài liệu
lưu trữ còn quá thô sơ và nghèo nàn, chưa đáp ứng nhu cầu tìm tin cũng như chuyển
tải thông tin rộng rãi trong cộng đồng. Bên cạnh đó, do mới được thành lập, TT phải
tập trung vào giải quyết nhiều nhiệm vụ cấp bách liên quan đến ổn định tổ chức, kho
tàng và tài liệu nên từ trước đến nay chưa có điều kiện đi sâu nghiên cứu hệ thống
CCTCKH tài liệu lưu trữ tại TT.
Để phát huy hơn nữa vai trò của tài liệu lưu trữ đáp ứng nhu cầu tiếp cận
thông tin ngày càng tăng của xã hội, việc khảo sát, nghiên cứu thực trạng tình hình

và đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống CCTC tại Trung tâm III là một đòi
hỏi khách quan, cấp bách và cần thiết. Trên tinh thần đó, và xuất phát từ nhiệm vụ
chuyên môn thực tế đòi hỏi, chúng tôi chọn đề tài cho luận văn là: Nghiên cứu các
giải pháp hoàn thiện hệ thống CCTC khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III.
2. Mục tiêu nghiªn cøu:
- Xác định đúng được thực trạng của hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ hiện
nay tại TT III;
- Nghiên cứu và phân tích các giải pháp có thể thực thi nhằm hoàn thiện và
nâng cao hệ thống CCTC thông tin tài liệu lưu trữ quản lý nhà nước tại TTLTQG
III.

8


3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu.
3.1. Đối tượng nghiên cứu:
Căn cứ vào mục tiêu và nhiệm vụ chính đã nêu, luận văn sẽ đi sâu nghiên cứu:
- Các kết quả nghiên cứu cơ bản (đã có) về hệ thống CCTC thông tin tài liệu lưu
trữ nói chung;
- Các khối tài liệu lưu trữ quản lý hành chính nhà nước hiện đang bảo quản tại
TTLTQG III;
- Hệ thống CCTC hiện có và thực trạng của công tác khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ tại TT III;
- Vai trò của công nghệ thông tin và tình hình ứng dụng CNTT vào việc xây
dựng CSDL quản lý và tra tìm tài liệu.
3.2. Phạm vi nghiên cứu:
Đề tài chỉ đi sâu nghiên cứu loại hình tài liệu lưu trữ quản lý hành chính nhà
nước (tài liệu hành chính) với thực trạng hệ thống CCTC tài liệu đó hiện có tại
TTLTQG III. Trên cơ sở đó, các giải pháp mà đề tài đặt ra để giải quyết cũng chỉ

nhằm mục đích hoàn thiện hệ thống CCTC phục vụ cho việc tra tìm thông tin tài liệu
của TTLTQG III chứ không đi sâu vào lĩnh vực công cụ thống kê. Đề tài mang tính
chất nghiên cứu ứng dụng chứ không nặng về phương pháp luận và cũng không đi
sâu vào các vấn đề kỹ thuật.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu:
Để đạt được mục tiêu trên, đề tài có nhiệm vụ nghiên cứu các nội dung dưới
đây:
- Nghiên cứu cơ sở lý luận chung về hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ, trong
đó có vị trí, vai trò và ý nghĩa của hệ thống CCTC thông tin tài liệu trong công tác
lưu trữ;
- Khảo sát, phân tích thực tiễn và đưa ra những nhận xét đánh giá về đặc
điểm, tình hình tài liệu lưu trữ và thực trạng hệ thống CCTC của Trung tâm III hiện
nay;
- Đề xuất các giải pháp có thể thực thi nhằm hoàn thiện hệ thống công cụ tra
cứu tài liệu tại TTLTQG III.

9


5. Lch s nghiờn cu vn
5.1. Tỡnh hỡnh nghiờn cu cỏc nc:
Vi vai trũ l nhng chic cầu nối hay chìa khoá dẫn dắt độc giả đến với
các kho tài nguyên thông tin chứa trong tài liệu l-u trữ, hệ thống CCTCKH tài liệu
l-u trữ t lõu ó thu hút một số l-ợng không nhỏ các công trình nghiên cứu, đề tài,
luận án, bài viết. ở nhiều n-ớc.
Từ những năm 80 của thế kỷ 20 trong bài viết Thực trạng và xu h-ớng phát
triển hệ thống CCTC tài liệu l-u trữ [90, 96-99] tiến sỹ sử học ng-ời Bun- Ga- ri
X. Xlavôva Petkôva đã điểm lại lịch sử quá trình hình thành và phát triển của các
loại công cụ tra cứu tài liệu l-u trữ trên thế giới từ thời cổ đại. Theo tác giả, thì từ
thời cổ đại ở các n-ớc Ph-ơng Đông khi mà tài liệu còn đơn giản và với số l-ợng

không nhiều thì công cụ tra cứu còn rất thô sơ. Dần dần, công tác văn th- ngày càng
trở nên phức tạp do sự phức tạp dần trong hoạt động quản lý và điều hành của các
quốc gia. Kết quả là số l-ợng tài liệu l-u trữ ngày càng nhiều và nhu cầu sử dụng
chúng ngày càng tăng. Điều đó dẫn đến sự ra đời tất yếu của hệ thống CCTC tài liệu
l-u trữ. Cũng theo tác giả thì từ thời Trung cổ (thế kỷ XVI) đã có mục lục hồ sơ và
Bản h-ớng dẫn phân nhóm và mô tả tài liệu trong sách của Iakôp Fon Pamingen. Và
sau đó 100 năm, Krixtốp Siônbéc- ng-ời Phổ và những ng-ời làm l-u trữ kế nhiệm
ông đã lập đ-ợc những bảng danh mục hồ sơ đầu tiên, và đó là tiền đề cho các mục
lục hồ sơ sau này. Từ những năm 1830 1850 đã hình thành nên những nét cơ bản
của l-u trữ hiện đại. Sự phát triển của công tác l-u trữ đòi hỏi phải tối -u hóa, phân
loại và mô tả tài liệu trong tầm cỡ quốc gia với nguyên tắc xuất xứ (xut sinh) và
tôn trọng phông (ở Pháp). Trên cơ sở đó, hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu
l-u trữ đã đần dần đ-ợc hình thành và hoàn thiện ở các n-ớc châu Âu.Thực tiễn phát
triển đó đã đ-ợc các nhà nghiên cứu đúc kết thành các giáo trình, công trình mang
tính chất lý luận và h-ớng dẫn nghiệp vụ và đ-ợc giới thiệu rộng rãi. Ví dụ, theo sự
nghiên cứu của tiến sỹ Phan Đình Nham [56] ở Hà Lan từ năm 1898 đã có Sách
H-ớng dẫn sắp xếp và biên mục trong các viện l-u trữ trong đó trình bầy các bản chỉ
dẫn nội dung, các mục lục và sách chỉ dẫn; ở Anh từ năm 1927 đã có Sách h-ớng
dẫn hành chính (Manual of administrations), trong đó giới thiệu các công cụ tra cứu;
ở Đức từ năm 1929 đã biên soạn Thuật ngữ l-u trữ trong đó có nêu khái niệm về hệ
10


thống CCTCKH; ở Pháp [77] và Australia [97] trong Sách giáo khoa về l-u trữ đều
có một ch-ơng trình bầy có hệ thống về CCTCKH (Finding Aids) tài liệu l-u trữ
v.v
Cũng nh- các n-ớc châu Âu khác, Liên Xô (cũ) là một n-ớc có ngành l-u trữ
t-ơng đối phát triển. Đặc biệt, l-u trữ học Xô viết đ-ợc trang bị một hệ thống lý luận
và cơ sở ph-ơng pháp luận t-ơng đối đầy đủ, với những tổng kết kinh nghiệm thực
tiễn phong phú, trong đó vấn đề về hệ thống công cụ tra tìm tài liệu đ-ợc nhiều sự

quan tâm. Điều đó đ-ợc thể hiện bằng sự ra đời của hàng loạt các văn bản, nội quy,
quy tắc mang tính chất pháp quy của Nhà n-ớc, các công trình nghiên cứu khoa học
l-u trữ của Viện nghiên cứu văn kiện học và công tác l-u trữ, kỷ yếu các hội nghị,
hội thảo chuyên đề, các sách giáo khoa hay giáo trình nghiệp vụ cũng nh- nhiều bài
viết của nhiều tác giả. Giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác l-u trữ đ-ợc xuất bản
lần đầu vào năm 1935 và tính đến nay đã qua nhiều lần điều chỉnh và tái bản, nh-ng
trong cuốn nào cũng giành một ch-ơng về hệ thống CCTCKH tài liệu l-u trữ [92].
Đặc biệt, năm 1981, Viện Nghiên cứu Văn kiện học và Công tác l-u trữ Liên Xô đã
phát hành Những nội quy cơ bản phát triển hệ thống CCTCKH tài liệu l-u trữ Nhà
n-ớc Liên Xô [88]. Đ-a ra những định nghĩa, thành phần, cấu trúc, quy luật, triển
vọng và những nguyên tắc cơ bản của việc xây dựng hệ thống CCTCKH tài liệu l-u
trữ, bản quy tắc này đồng thời cũng nêu nên vai trò của CCTC tự động hóa và mối
quan hệ t-ơng hỗ bổ sung lẫn nhau giữa các CCTC trong một hệ thống. Phải nói
rằng, bản quy tắc này là cẩm nang hữu ích và cần thiết cho mọi cơ quan l-u trữ trong
công tác xây dựng và hoàn thiện hệ thống CCTCKH tài liệu l-u trữ ở Liên Xô. Bên
cạnh đó, trong các Nội quy hay Quy tắc công tác của các cơ quan l-u trữ đều có các
phần mục quy định cụ thể về hệ thống CCTCKH tài liệu l-u trữ.
Ngoài các văn bản, giáo trình mang tính chất chỉ đạo và h-ớng dẫn nghiệp vụ,
các nhà l-u trữ Xô viết còn nghiên cứu nhiều công trình và đ-a ra những kết quả hữu
ích cho thực tiễn, ví dụ nh- đề tài nghiên cứu khoa học Hệ thống CCTCKH Phông
l-u trữ Quốc gia Liên Xô của Cô -van- chuc N.A; Bộ thể sự vật chuyên đề cho tài liệu
trong các viện l-u trữ lịch sử nhà n-ớc của Ru-đen-xơn K.I. Cùng với các công trình
nghiên cứu đó, l-u trữ Xô viết còn cho ra đời Khung phân loại thông tin tài liệu
thống nhất trong bộ thẻ hệ thống các viện l-u trữ Liên Xô (năm 1950). Ngoài ra, vấn

11


đề về hệ thống CCTCKH tài liệu l-u trữ còn là chuyên đề th-ờng xuyên đ-ợc đề cập
đến trên các sách báo và tạp chí chuyên ngành, thể hiện qua các bài viết, trao đổi

kinh nghiệm hoặc thông báo tình hình thực tế xây dựng hệ thống CCTCKH ở các l-u
trữ khác nhau. Theo sự tổng hợp của các nhà nghiên cứu l-u trữ Liên bang Nga thì
đến năm 2000 trong các viện l-u trữ Nga có khoảng 96,5% đơn vị bảo quản đã đ-ợc
lập mục lục hồ sơ. Công cụ tra cứu chủ yếu vẫn là các công cụ truyền thống, cụ thể
là, ở cấp độ toàn liên bang có Bộ thẻ Phông Trung -ơng, ở các kho l-u trữ có các bộ
thẻ hệ thống, th tên gọi hay chuyên đề. L-u trữ Nga rất coi trọng việc biên soạn và
xuất bản các loại sách h-ớng dẫn, chỉ dẫn, sơ yếu l-u trữ. Đến nay, có khoảng 65%
các viện l-u trữ nhà n-ớc đã có các loại sách h-ớng dẫn, chỉ dẫn hoặc sơ yếu, trong
đó có sách chỉ dẫn theo phông hoặc chuyên đề. Đặc biệt có nhiều sách h-ớng dẫn về
thành phần và nội dung Phông l-u trữ Nhà n-ớc hoặc phông l-u trữ của Đảng Cộng
sản Liên Xô cũng nh- của nhiều viện l-u trữ nhà n-ớc trung -ơng và địa ph-ơng
đ-ợc biên soạn gồm nhiều tập kế tiếp nhau theo thứ tự thời gian [84].
Từ những năm 60 70, cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật với tính năng -u
việt của công nghệ thông tin đã có những tác động không nhỏ đến mọi lĩnh vực hoạt
động của xã hội, trong đó có công tác l-u trữ. Bên cạnh việc thừa kế một số CCTC
thủ công truyền thống, ở một số n-ớc đã bắt đầu ứng dụng công nghệ thông tin vào
việc quản lý và tra tìm thông tin tài liệu. ở Liên Xô năm 1980 đã nghiên cứu và đ-a
vào ứng dụng Các quy trình xử lý thông tin tự động công tác l-u trữ bằng máy tính
điện tử vào hệ thống quản lý và thống kê tài liệu phông l-u trữ nhà n-ớc đ-ợc xây
dựng dựa trên cơ sở bộ thẻ phông trung -ơng. Trong thời gian này, các n-ớc XHCN
khác nh- Ba Lan, Bun-ga-ri, CHDC Đức, Hung-ga-ri, Tiệp Khắc cũng đồng loạt
nghiên cứu và ứng dụng tự động hóa vào công tác thống kê và quản lý tra tìm tài liệu
l-u trữ. Kết quả và kinh nghiệm nghiên cứu đ-ợc đ-a ra bàn luận và xem xét tại các
Hội nghị những ng-ời lãnh đạo l-u trữ các n-ớc XHCN [17].
ở các n-ớc khác nh- Australia, Đan Mạch, Pháp, Thụy Điển, Mỹ... việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác tra tìm tài liệu với phần mềm tối -u đã đ-ợc
áp dụng cách đây hàng vài thập kỷ. Ví dụ, ở Đan Mạch từ năm 1975 đã xây dựng hệ
thống CSDL kết nối cho 7000 phông tài liệu l-u trữ quốc gia từ trung -ơng đến địa
ph-ơng [11]. ở Thuỵ Điển, hệ quản trị cơ sở dữ liệu ARKIS cung cấp chìa khoá tra
12



tìm cho hơn 100 km/ giá tài liệu hành chính và hàng chục ngàn cuộn microfilm; ở
Mỹ sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu MARC AMC và ở Australia RINSE and
ANGAM có thể đáp ứng cho vịêc quản lý và tra tìm thông tin tài liệu ở nhiều góc độ
yêu cầu và lựa chọn khác nhau. Xu thế chung nhất của các n-ớc hiện nay là áp dụng
các tiêu chuẩn quốc tế trong công tác văn th- và l-u trữ, trong đó có hệ thống CCTC
thông tin tài liệu.
5.2. Tình hình nghiên cứu ở trong n-ớc:
ở Việt Nam, tình hình nghiên cứu về lý thuyết cũng nh- thực tế xây dựng hệ
thống CCTCKH tài liệu l-u trữ còn ở mức độ khiêm tốn. Sở dĩ nh- vậy là xuất phát
từ nhiều nguyên nhân. Một trong những nguyên nhân cơ bản mang tính chất lịch sử
là Việt Nam là một đất n-ớc phải trải qua nhiều ách đô hộ của các thế lực phong
kiến thực dân ngoại bang vốn không chú trọng đến việc l-u giữ và bảo tồn tài liệu
l-u trữ cũng nh- tổ chức sử dụng tài liệu l-u trữ nói chung. Những năm sau khi dành
đ-ợc độc lập tự do, trong hoàn cảnh đất n-ớc còn có chiến tranh nên mục tiêu chính
của các cơ quan l-u trữ là bảo đảm bảo vệ và bảo quản an tòan tài liệu. Trong những
năm 70 80, vấn đề về CCTC tài liệu l-u trữ cũng có đ-ợc đề cập đến nh-ng chỉ
giới hạn bằng một số bài viết đăng lẻ tẻ trên tạp chí chuyên ngành Văn th- L-u
trữ, ví dụ nh- các bài: Đã đến lúc cần nghĩ tới việc xây dựng các bộ thẻ tra cứu tài
liệu l-u trữ của Đỗ Ngọc Phác [61]; Cách xây dựng đề c-ơng phân loại để làm thẻ
hệ thống phục vụ tra tìm của kho l-u trữ UBHC tỉnh của Lê Văn In [32]; Giới thiệu
việc xây dựng Khung phân loại thông tin và làm thẻ hệ thống ở Kho l-u trữ UBND
tỉnh Hà Tuyên của Trần Hoàng [24]; Lập bộ thẻ sự vật chuyên đề để tra tìm tài liệu
thiết kế xây dựng của Nguyễn Cảnh Đ-ơng; Một số ý kiến về h-ớng phát triển hệ
thống CCTCKH cho tài liệu văn kiện phông l-u trữ quốc gia của Trần Hoàng và
Mạnh Hùng [23]; Xây dựng hệ thống công cụ tra tìm khoa học tài liệu l-u trữ là
nhiệm vụ cấp thiết của ngành l-u trữ Việt Nam của Phan Đình Nham [56]Để trang
bị cho học sinh những kiến thức cơ bản nhất, các giáo trình giảng dậy đại học cũng
nh- trung học về Lý luận và thực tiễn công tác l-u trữ đều có riêng một ch-ơng liên

quan đền vấn đề này {4], [5]. Ngoài ra, đi sâu nghiên cứu hệ thống CCTCKH tài liệu
l-u trữ truyền thống còn có một số đề tài khoa học trong phạm vi ngành nh-: Nghiên
cứu, xây dựng hệ thống công cụ tra tìm tài liệu phông l-u trữ quốc gia do tiến sỹ
13


Phan Đình Nham làm chủ nhiệm [57]; Mẫu hóa thẻ tra tìm tài liệu l-u trữ của Phạm
Thị Thúy và Tiêu chuẩn về mục lục hồ sơ của Nguyễn Thị Trà v.vThời gian gần
đây, công cuộc xây dựng và đổi mới đất n-ớc đã đặt ra nhiều nhu cầu đối với việc sử
dụng tài liệu l-u trữ. Bên cạnh đó, sự phát triển của khoa học công nghệ với những
tính năng -u việt của công nghệ thông tin đã có những tác động không nhỏ đến mọi
khía cạnh của đời sống xã hội, và đồng thời cũng là một áp lực lớn cho ngành l-u
trữ. Hoàn cảnh mới đó buộc các nhà l-u trữ phải nghiên cứu để tìm ra các giải pháp
đảm bảo đáp ứng các nhu cầu của xã hội đối với thông tin tài liệu l-u trữ. Một trong
những giải pháp đó là nghiên cứu, đề xuất các công cụ tra cứu khoa học tự động hóa
để giúp cho việc tra tìm thông tin nhanh nhất. Chính vì vậy, trong thời gian qua đã
một số công trình nghiên cứu khoa học, một số đề tài luận án tiến sỹ, thạc sỹ và
nhiều bài viết liên quan đến lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản
lý và tra tìm tài liệu l-u trữ.
Cục L-u trữ nhà n-ớc là cơ quan đi đầu trong lĩnh vực nghiên cứu ứng dụng
công nghệ thông tin trong l-u trữ mà ng-ời đặt nền móng và có nhiều công trình
đóng góp nhất là tiến sỹ D-ơng Văn Khảm. Từ đầu những năm 90, tác giả đã nghiên
cứu và nghiệm thu công trình cấp Nhà n-ớc: Xây dựng hệ thống thông tin tự động l-u
trữ quốc gia [44]. Bên cạnh đó, tác giả còn công bố hàng loạt xuất bản phẩm và bài
viết khác nh-: Những nội dung cơ bản xây dựng hệ quản trị tài liệu l-u trữ Quốc gia
[33], Những yêu cầu cơ bản trong việc xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu
l-u trữ quốc gia [35], ứng dụng bộ thẻ phông trung -ơng tự động hóa vào quản lý tài
liệu l-u trữ [36], Xây dựng và khai thác cơ sở dữ liệu phông Phủ Thủ t-ớng [37], Lựa
chọn phần mềm ứng dụng cho CSDL l-u trữ [39], Tin học hóa công tác văn th- - l-u
trữ và th- viện [43]Trên cơ sở những nghiên cứu trên, năm 1999 Cục L-u trữ ban

hành Bản h-ớng dẫn về ứng dụng CNTT trong văn th- l-u trữ [10]. Năm 2001
TTLTQG III d-ới sự chủ trì của Cục L-u trữ Nhà n-ớc đã hoàn thành việc soạn thảo
Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu l-u trữ từ sau năm 1945 [47]. Những
kết quả nghiên cứu trên đã và đang đ-ợc ứng dụng vào thực tế công tác l-u trữ của
các TTLTQG I, II, III để xây dựng CSDL thông tin cấp I và cấp II phục vụ cho việc
quản lý và tra tìm tài liệu. Để đẩy mạnh hơn nữa công tác ứng dụng CNTT, hiện nay

14


Cục Văn th- và L-u trữ Nhà n-ớc đang đ-ợc Nhà n-ớc cho phép b-ớc đầu triển khai
Dự án ứng dụng CNTT phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu phông
l-u trữ quốc gia Việt Nam. Mục tiêu và quy mô của dự án là: đầu t- và xây dựng cơ
sở hạ tầng về CNTT, bao gồm hệ thống máy chủ, máy trạm, ph-ơng tiện truyền
thông, môi tr-ờng hệ điều hành, phần mềm CSDL, công cụ lập trình, phần mềm ứng
dụng, các CSDL về tài liệu l-u trữ quốc gia đáp ứng các yêu cầu về quản lý và phục
vụ khai thác sử dụng tài liệu l-u trữ một cách hiệu quả nhất [6].
Cùng với Cục L-u trữ Nhà n-ớc, L-u trữ Trung -ơng Đảng cũng là nơi có sự
đầu t- nghiên cứu nghiêm túc về ứng dụng CNTT trong l-u trữ Đảng, điển hình là
các công trình nghiên cứu nh-: Nghiên cứu, thiết kế hệ thống CSDL và xây dựng
ch-ơng trình máy tính phục vụ cho việc quản lý và khai thác sử dụng tài liệu phông
l-u trữ Đảng Cộng sản Việt Nam của Hoàng Quốc Tuấn [76]; Xây dựng công cụ tra
tìm thông tin sử liệu Kho L-u trữ Trung -ơng Đảng Cộng sản Việt Nam Kho L-u trữ
Trung -ơng Đảng Cộng sản Việt Nam của tiến sỹ Chu Thị Hậu [17]; Nghiên cứu xây
dựng CSDL thống kê tài liệu tại Kho L-u trữ Trung -ơng Đảng Cộng sản Việt Nam
của thạc sỹ Nguyễn Thị Thu H-ơng [29]
Ngoài các cơ quan đầu ngành là Cục Văn th- và L-u trữ Nhà n-ớc và L-u trữ
Văn phòng Trung -ơng Đảng, một số kho l-u trữ chuyên ngành cũng có sự quan tâm
cho việc nghiên cứu ứng dụng CNTT vào việc xây dựng CSDL tài liệu l-u trữ, ví dụ
nh- Trung tâm Thông tin L-u trữ Tổng cục Dầu khí xây dựng CSDL các hệ thống

thông tin chuyên đề về các mỏ dầu khí và giá dầu, Trung tâm Thông tin Tổng cục
Địa chất xây dựng CSDL địa chất Việt Nam (VN-GEODATA) v.v[65]
Đối với hai cơ quan Nhà n-ớc lớn nh- Văn phòng Chính phủ và Văn phòng
Quốc hội, việc nghiên cứu ứng dụng CNTT vào công tác xử lý và l-u trữ văn bản
đ-ợc thực hiện sớm hơn. Tại Văn phòng Chính phủ, từ năm 1993 đã tiến hành xây
dựng CSDL các văn bản pháp quy của Nhà n-ớc Việt Nam từ năm 1945 [72]. Đến
năm 2001 Văn phòng Chính phủ nghiên cứu và triển khai đề tài ứng dụng tin học
vào việc quản lý hồ sơ vụ việc bao gồm một quy trình liên quan đến thu hồi, chỉnh
lý, bảo quản và tìm kiếm hồ sơ phục vụ độc giả [50]. T-ơng tự, Văn phòng Quốc hội
từ năm từ năm 1993 đã nghiên cứu ứng dụng tin học vào việc xây dựng CSDL đầy đủ

15


về pháp luật Việt Nam. Năm 2000, Văn phòng Quốc hội triển khai đề tài ứng dụng
tin học vào công tác quản lý và tra tìm hồ sơ tài liệu l-u trữ của Quốc hội .
Ngoài các cơ quan đã nêu trên, hiện nay, nhiều bộ ngành cũng đang đặt ra
nhiệm vụ nghiên cứu và ứng dụng tin học vào việc quản lý và tra tìm hồ sơ tài liệu
l-u trữ nh- Bộ Khoa học Công nghệ, Bộ Nội vụ, Bộ Quốc phòng
Th vin l mt lnh vc cú nhiu chc nng tng t nh lu tr. mt s
th vin ln nh Th vin Quc gia ó ỏp dng h thng tra tỡm t ng húa t u
nhng nm 90 vi chng trỡnh phn mm CDS/ISIS cú nhiu tớnh nng tra cu phự
hp. Hin nay Th vin Quc gia ang a vo th nghim chng trỡnh ILIB - H
qun tr th vin in t tớch hp liờn kt c mi lnh vc hot ng nghip v th
vin v tỡm kim [18].
Điểm qua lịch sử nghiên cứu vấn đề trong và ngoài n-ớc có thể rút ra một số
nhận xét nh- sau:
Thứ nhất, hệ thống CCTCKH tài liệu l-u trữ hình thành và phát triển đồng
hành với sự phát triển của công tác l-u trữ;
Thứ hai, công cụ tra cứu khoa học tài liệu l-u trữ chiếm một vị trí hết sức

quan trọng trong công tác l-u trữ, do đó vấn đề này luôn đ-ợc quan tâm và nghiên
cứu;
Thứ ba, ở nhiều n-ớc đã xây dựng đ-ợc hệ thống CCTCKH tài liệu l-u trữ
hoàn chỉnh với đầy đủ các loại CCTC khác nhau;
Thứ t-, công nghệ thông tin đã đ-ợc ứng dụng vào việc quản lý và tra tìm tài
liệu l-u trữ ở nhiều n-ớc;
Thứ năm, ở đại bộ phận các n-ớc bên cạnh hệ thống CCTCKH tự động hóa
vẫn duy trì hệ thống CCTCKH truyền thống sẵn có.
Th sáu, Việt Nam hầu hết các cơ quan l-u trữ ch-a có hệ thống CCTCKH
tài liệu l-u trữ hoàn chỉnh. Ngoài mt số trung tâm l-u trữ có một số bộ thẻ truyền
thống và sách chỉ dẫn các phông l-u trữ, còn lại công cụ tra cứu chủ yếu là mục lục
hồ sơ. Công nghệ thông tin đã bắt đầu đ-ợc đ-a vào ứng dụng nh-ng chủ yếu chỉ
trong phạm vi trong các trung tâm l-u trữ quốc gia và một số l-u trữ chuyên ngành,
địa ph-ơng. Hiện nay, ngành l-u trữ đứng đầu là Cục Văn th- và L-u trữ Nhà n-ớc

16


đang triển khai Đề án ứng dụng tin học trong công tác l-u trữ. Sự thành công của đề
án này sẽ mở ra một khả năng tự động hóa công tác quản lý và tra tìm tài liệu l-u trữ,
đáp ứng mọi nhu cầu dùng tin của xã hội.
6. Phng phỏp nghiờn cu v ngun ti liu tham kho.
6.1. Phng phỏp nghiờn cu
Phng phỏp lun ca ch ngha Mỏc Lờ Nin l cm nang xuyờn sut quỏ
trỡnh nghiờn cu ca ti. Bờn cnh ú, yu t khụng th thiu l c s phng
phỏp lun ca lu tr hc cựng vi vic vn dng mt s phng phỏp nghiờn cu
khỏc nh phng phỏp lch s v lụgớc. V cỏc phng phỏp c th, c bit l
phng phỏp iu tra, phõn tớch, kho sỏt, so sỏnh, tng hp v th nghim thc t
u c ỏp dng trong quỏ trỡnh thc hin ti.
6.2. Ngun ti liu tham kho:

Do cú mt vai trũ ht sc quan trng trong cụng tỏc lu tr nờn h thng
CCTCKH ti liu lu tr ó cú sc thu hỳt nhiu cụng trỡnh, ti nghiờn cu m
kt qu l ó hỡnh thnh nờn mt ngun ti liu liờn quan ht sc a dng v phong
phỳ. vit lun vn ny, tỏc gi ó cú dp tham kho nhiu ti liu, t liu liờn
quan trong v ngoi nc, c th cú th phõn thnh cỏc nhúm ch yu sau:
Th nht l ngun t liu liờn quan n vn lý lun chung v h thng
CCTC ti liu trong lu tr hc nh cỏc khỏi nim, nh ngha, nguyờn tc, yờu cu,
thnh phn v c cu ca h thng CCTCKH ti liu lu tr th hin trong cỏc giỏo
trỡnh ging dy i hc v trung hc chuyờn nghip, cỏc cụng trỡnh, ti nghiờn
cu khoa hc cp ngnh v c s, cỏc bỏo cỏo khoa hc, cỏc bn tham lun ti cỏc
hi tho, hi ngh chuyờn , cỏc bi vit ng ti trờn cỏc tp chớ chuyờn ngnh, cỏc
lun vn tin s, thc s v i hc trong v ngoi nc cú liờn quan n cỏc vn
lu tr núi chung v h thng cụng c tra cu khoa hc núi riờng.
Th hai thnh phn v ni dung ti liu lu tr, cỏc s liu v thc trng cụng
tỏc t chc s dng ti liu lu tr v cỏc loi CCTC hin ang c s dng ti
TTLTQG III v mt s c quan lu tr khỏc cng vi vic tham kho kinh nghim
thc tin.

17


Th ba l ngun cỏc vn bn mang tớnh phỏp qui, ch o, ti liu hng dn
nghip v v cụng tỏc vn th lu tr núi chung cng nh trong trong lnh vc h
thng CCTCKH ti liu lu tr núi riờng, trong ú cú cỏc thụng t, ch th, phỏp
lnh, ngh nh ca ng v Nh nc, cỏc tiờu chun quc gia v tiờu chun
ngnh...
7. Đóng góp của luận văn:
Với mục tiêu đã đặt ra, luận văn hy vọng:
- Trình bầy một cách có hệ thống một số vấn đề có tính chất lý luận về hệ
thống CCTC thông tin tài liệu l-u trữ trong công tác l-u trữ;

- Nghiên cứu, rút ra đ-ợc những kinh nghiệm về lý luận cũng nh- thực tiễn
trong công tác với Công cụ tra cứu tài liệu l-u trữ của các n-ớc;
- Phân tích đ-ợc thầnh phần, nội dung ý nghĩa và đặc điểm thông tin tài liệu
l-u trữ tại TTLTQG III;
- Đánh giá đ-ợc thực trạng công tác tổ chức sử dụng tài liệu và hệ thống
CCTC hiện nay tại TTLTQG III;
- Đ-a ra các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao chất l-ợng hệ thống
CCTC tại TTLTQG III
8. Bố cục của luận văn:
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Mục lục t- liệu tham khảo và Phụ lục, luận văn
đ-ợc chia thành 3 ch-ơng:
Ch-ơng 1: Khái niệm, nguyên tắc, yêu cầu, thành phần và cơ cấu của hệ
thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu l-u trữ
Nội dung của ch-ơng này nhằm trình bầy một số khái niệm, định nghĩa về Hệ
thống CCTCKH tài liệu l-u trữ, đồng thời phân tích các nguyên tắc, yêu cầu, thành
phần, c cu của hệ thống CCTCKH tài liệu l-u trữ. Bên cạnh đó, ch-ơng này cũng
giành một phần mục nói về vai trò của công nghệ thông tin trong công tác l-u trữ,
trong đó nội dung chính là xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ tra tìm thông tin tài liệu tự
động hóa.
Ch-ơng 2. Hin trạng hệ thống công cụ tra cứu khoa hc ti liu lu tr
Trung tâm L-u trữ Quốc gia III.

18


Sau khi nêu một số nét về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của TTLTQG
III, nội dung chính của ch-ơng này tập trung chủ yếu vào việc phân tích tình hình, ý
ngha nội dung, thành phần và đặc điểm tài liệu l-u trữ, tình hình khai thác sử dụng
tài liệu và thực trạng của hệ thống CCTC tài liệu l-u trữ, đồng thời đ-a ra các nhận
xét về mặt mạnh, mặt yếu của hệ thống CCTCKH tài liệu lu tr ca TT III để làm

cơ sở đề xuất các giải pháp giải quyết.
Ch-ơng 3: Các giải pháp hoàn thiện và nâng cao hệ thống CCTC tại
TTLTQG III.
Đây là nhiệm vụ trọng tâm của luận văn. Xuất phát từ sự nghiên cứu hệ thống
cơ sở lý luận, lịch sử nghiên cứu vấn đề ở trong và ngoài n-ớc cũng nh- tình hình tài
liệu và thực trạng hệ thống CCTCKH l-u trữ tại TT III, đề tài đã nhận thức và đề
xuất các giải pháp chính về nghiệp vụ để hoàn thiện và nâng cấp hệ thống CCTCKH
tài liệu l-u trữ. Để cho các giải pháp nghiệp vụ đ-ợc khả thi, tác giả đã đề xuất một
số giải pháp hỗ trợ liên quan đến cơ chế chỉ đạo, cơ sở vật chất và con ng-ời.
***
Luận văn này đ-ợc hoàn thành ngoài sự cố gắng, nỗ lực của bản thân còn có
sự giúp đỡ thiết thực và nhiệt tình của các thầy cô giáo trong Khoa L-u trữ học và
Quản trị Văn phòng, lãnh đạo Cục Văn th- và L-u trữ Nhà n-ớc, Ban Giám đốc
TTLTQG III và toàn thể các bạn bè đồng nghiệp trong cơ quan, đặc biệt là sự giúp
đỡ đầy nhiệt tình và trách nhiệm của TS Nguyễn Cảnh Đ-ơng, ng-ời đã h-ớng dẫn
và giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn này. Nhân dịp này, cho phép tôi đ-ợc bày tỏ lòng
biết ơn sâu sắc với mọi sự giúp đỡ quý báu đó.
Mặc dù đã cố gắng hết sức, nh-ng do lĩnh vực nghiên cứu còn mới mẻ mà khả
năng trình độ và điều kiện thời gian có hạn nên luận văn không tránh khỏi hạn chế.
Tác giả luận văn mong nhận đ-ợc sự thông cảm và góp ý chân tình của các thầy cô
giáo và các bạn đồng nghiệp.
Hà Nội, tháng 8 năm 2004
Tác giả

19


DANH MC T LIU THAM KHO
A. Ting Vit


[1].

Bản h-ớng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong Văn th-- L-u trữ,
Cục L-u trữ Nhà n-ớc, Tp chớ L-u trữ Việt Nam, số 5/1999, tr.1-4.

[2].

Chỉ thị số 58/CT-TW ngày 17.10.2000 của Bộ chính trị BCHTW Khoá
VIII về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong sự
nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hóa giai đoạn 2001-2005. T liu
Cc Vn th v Lu tr Nh nc.

[3].

Ngô Minh Châu. ứng dụng tin học trong công tác văn th- l-u trữ tại
Văn phòng Quốc hội, Kỷ yếu hội nghị ứng dụng CNTT trong văn th-
l-u trữ, Cục L-u trữ Nhà n-ớc, H, 1996, tr. 43;

[4].

Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, V-ơng Đình Quyền, Nguyễn Văn
Thâm. Lý luận và thực tiễn công tác l-u trữ, NXB Đại học và Giáo dục
chuyên nghiệp, H, 1990.

[5].

Công tác l-u trữ Việt Nam, Cục L-u trữ Nhà n-ớc, NXB Khoa học xã
hội, H, 1987.

[6].


Dự án ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý và khai
thác sử dụng tài liệu Phông L-u trữ Quốc gia Việt Nam, Cục L-u trữ
Nhà n-ớc, H, 2001.

[7].

Nguyễn Cảnh Đ-ơng (chủ nhiệm). Nghiên cứu xây dựng hệ thống công
cụ thống kê các loại tài liệu l-u trữ, Đề tài nghiên cứu khoa học,
H,1999.

[8].

Nguyễn Cảnh Đ-ơng. Mấy vấn đề ứng dụng CNTT ở các TTLTQG, Kỷ
yếu hội nghị ứng dụng CNTT trong văn th- l-u trữ, Cục L-u trữ Nhà
n-ớc, H, 1996, tr. 93;

[9].

Nguyễn Cảnh Đ-ơng (chủ nhiệm). Nghiên cứu đổi mới công tác khai
thác sử dụng tài liệu l-u trữ ở các Trung tâm l-u trữ Quốc gia, H, 2004.

[10]. Giáo trình Quản lý nhà n-ớc, Học viện Hành chính Quốc gia, H, 2001;

20


[11]. Nguyễn Đông Hải. ứng dụng công nghệ máy tính ở các l-u trữ Đan
Mạch, Kỷ yếu hội nghị ứng dụng CNTT trong văn th- l-u trữ, Cục
L-u trữ Nhà n-ớc, H, 1996, tr.

[12]. Phạm Bích Hải. Tài liệu l-u trữ ở Trung tâm l-u trữ quốc gia III nguồn
t- liệu để nghiên cứu lịch sử Việt Nam hiện đại, Tạp chí L-u trữ Việt
Nam , số 1/2000, tr. 15.
[13]. Nguyễn Văn Hàm. Một vài vấn đề về công cụ tra cứu khoa học của xuất
bản phẩm văn kiện và ý nghĩa, tác dụng của nó đối với ng-ời đọc, Tạp
chí văn th- - L-u trữ, số 3/1986.
[14]. Chu Thị Hậu. Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu tại các
phòng, kho l-u trữ, ý nghĩa và tác dụng, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số
4/1997.
[15]. Chu Thị Hậu. Xây dựng Khung phân loại thông tin tài liệu Kho L-u trữ
Trung -ơng Đảng Cộng sản Việt Nam, Đề tài khoa học, H,1999.
[16]. Chu Thị Hậu. Tình hình tài liệu và các loại công cụ tra tìm hiện có tại
kho l-u trữ Trung -ơng Đảng, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 2/1997.
[17]. Chu Thị Hậu. Xây dựng công cụ tra tìm thông tin sử liệu Kho L-u trữ
Trung -ơng Đảng Cộng sản Việt Nam, Luận án Tiến sỹ sử học, H, 2000.
[18]. Hệ quản trị th- viện điện tử tích hợp ILIB tại Th- viện Quốc gia
[19]. Hệ thống mục lục hồ sơ các phông l-u trữ tại TTLTQG III;
[20]. Hệ thống các loại sổ sách thống kê, tra cứu tại TTLTQG III;
[21]. Ngô Thiếu Hiệu. Mấy việc phải làm để thúc đẩy việc khai thác sử dụng
tài liệu l-u trữ ở Trung tâm L-u trữ Quốc gia,Tạp chí L-u trữ Việt
Nam, số 6/2001, tr.15.
[22]. Ngô Thiếu Hiệu. ứng dụng CNTT ở TTLTQG I Hà Nội, Kỷ yếu hội
nghị ứng dụng CNTT trong văn th- l-u trữ, Cục L-u trữ Nhà n-ớc,
H, 1996, tr. 79;
[23]. Trần Hoàng, Mạnh Hùng. Một số ý kiến về h-ớng phát triển hệ thống
CCTCKH cho tài liệu văn kiện Phông LTQG, Tạp chí Văn th- L-u
trữ, số 1/1987.

21



[24]. Trần Hoàng. Giới thiệu việc xây dựng khung phân loại và làm thẻ hệ
thống ở kho l- trữ UBND tỉnh Hà Tuyên, Tạp chí Văn th- L-u trữ, số
1/1980.
[25]. Nghiêm Kỳ Hồng, Nguyễn Quốc Bảo, Nguyễn Văn Kết, Nguyễn Thị
Thủy, Phan Thị Hợp. Xây dựng, ban hành, quản lý văn bản và công tác
l-u trữ (các văn bản quy định, h-ớng dẫn chủ yếu của Đảng và Nhà
n-ớc), NXB Chính trị Quốc gia, H,1998.
[26]. Nguyễn Hữu Hùng. Sự hình thành và phát triển của thông tin học, Tạp
chí Thông tin và t- liệu, số 2/2001.
[27]. Nguyễn Hữu Hùng. Tập bài giảng về thông tin trong hoạt động quản lý
dành cho lớp cao học, năm 2002;
[28]. Lê Tuấn Hùng. Về tình hình ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác
l-u trữ tại TTLTQG I, Khóa luận tốt nghiệp cử nhân khoa học ngành
L-u trữ học và Quản trị văn phòng, H, 1999, T- liệu Khoa L-u trữ học
và Quản trị văn phòng.
[29]. Nguyễn Thị Thu H-ơng. Nghiên cứu xây dựng CSDL thống kê tài liệu
tại kho l-u trữ Trung -ơng Đảng, luận văn thạc sỹ khoa học l-u trữ học
và t- liệu học, H, 2002. T- liệu Khoa L-u trữ học và Quản trị văn
phòng.
[30]. Vũ Minh H-ơng. ứng dụng tin học vào việc xây dựng và quản lý công
cụ tra cứu cho khối tài liệu hành chính tiếng Pháp tr-ớc cách mạng
Tháng tám ở TTLTQG I, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 2/1992.
[31]. Trần Thị H-ơng, Nguyễn cảnh Đ-ơngĐề tài nghiên cứu khoa học:
Nghiên cứu các nguyên tắc và ph-ơng pháp mô tả tài liệu l-u trữ tại các
TTLTQG (tài liệu quản lý Nhà n-ớc từ sau Cách mạng Tháng Tám
1945), H, 1998. T- liệu Cục Văn th- và L-u trữ nhà n-ớc.
[32]. Lê Văn In. Cách xây dựng đề c-ơng phân loại để làm thẻ hệ thống phục
vụ tra tìm của kho l-u trữ UBHC tỉnh, Tạp chí Văn th- L-u trữ, số
1/1976.


22


[33]. D-ơng Văn Khảm. Những nội dung cơ bản xây dựng hệ quản trị tài liệu
l-u trữ quốc gia, Tạp chí Thông tin học, số 1/1998.
[34]. D-ơng Văn Khảm. Đổi mới việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu l-u
trữ - một yêu cầu cấp bách có tính chất xã hội, Tạp chí L-u trữ Việt
Nam, số 3/1998.
[35]. D-ơng Văn Khảm. Những yêu cầu cơ bản trong việc xây dựng hệ thống
thông tin tự động tài liệu l-u trữ quốc gia, Tạp chí Văn th- L-u trữ,
số 2+3+4/1989.
[36]. D-ơng Văn Khảm. ứng dụng bộ thẻ Phông Trung -ơng tự động hóa vào
quản lý tài liệu l-u trữ, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 2/1990.
[37]. D-ơng Văn Khảm. Xây dựng và khai thác CSDL Phông Phủ Thủ t-ớng,
Tạp chí Thông tin học, 4/1990
[38]. D-ơng Văn Khảm. Xây dựng và khai thác CSDL Phông Phủ Thủ t-ớng,
Tạp chí Thông tin học, số 1/1991.
[39]. D-ơng Văn Khảm. Lựa chọn phần mềm ứng dụng cho CSDL l-u trữ,
Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 2/1991.
[40]. D-ơng Văn Khảm. Một số điểm khi ứng dụng tin học vào l-u trữ, Tạp
chí L-u trữ Việt Nam, số 3/1991.
[41]. D-ơng Văn Khảm. Tin học văn phòng, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số
2/1992.
[42]. D-ơng Văn Khảm. Mô hình Chính phủ điện tử sự thách thức lớn đối
với ngành l-u trữ, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 1/2002.
[43]. D-ơng Văn Khảm. Tin học hóa công tác văn th-, l-u trữ và th- viện,
NXB Chính trị Quốc gia, H,1995.
[44]. D-ơng Văn Khảm. Xây dựng hệ thống thông tin tự động l-u trữ quốc gia
, Đề tài nghiên cứu khoa học mã số 48A 02 04, H, 1990.

[45]. D-ơng Văn Khảm. Yêu cầu biên soạn sách chỉ dẫn sử liệu Việt Nam,
Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 1/1993.
[46]. Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu Phông L-u trữ Nhà n-ớc
Việt Nam (thời kỳ DCND và XHCN), Cục L-u trữ Nhà n-ớc, H, 1989.

23


[47]. Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu l-u trữ từ sau năm 1945,
Cục L-u trữ Nhà n-ớc, H, 2001.
[48]. Kỷ yếu Hội nghị khoa học về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn
th- - l-u trữ, Cục L-u trữ Nhà n-ớc, H, 1996.
[49]. Kỷ yếu Hội nghị khoa học Tổ chức sử dụng tài liệu l-u trữ phục vụ yêu
cầu chia sẻ nguồn lực thông tin theo tinh thần Pháp lệnh l-u trữ quốc
gia, Cục L-u trữ Nhà n-ớc, H, 2004.
[50]. Kiều Mai. Vài nét về ứng dụng công nghệ tin học vào việc quản lý hồ sơ
vụ việc ở Văn phòng Chính phủ, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 2/2001.
[51]. Nguyễn Thị Ph-ơng Mai. Vài nét về hệ thống công cụ tra tìm tài liệu l-u
trữ ở TTLTQG I, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 2/1993.
[52]. Lê Thị Mùi. Bàn về mối quan hệ giữa thông tin và công tác l-u trữ trong
thời đại số hóa, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 5/2002.
[53]. Huỳnh Thị Diệu Mỹ. Tin học hóa công tác văn th- l-u trữ của Văn
phòng Chính phủ, Kỷ yếu hội nghị ứng dụng CNTT trong văn th- l-u
trữ, Cục L-u trữ Nhà n-ớc, H, 1996, tr. 10;
[54]. Lê Văn Năng, Vũ Xuân Thắng. Giải pháp công nghệ trong việc l-u giữ
và quản lý tài liệu ghi âm tại TTLTQG III, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số
1/2000.
[55]. Lê Văn Năng. Phân tích và thiết kế hệ thống Thông tin l-u trữ, Kỷ yếu
hội nghị ứng dụng CNTT trong văn th- l-u trữ, Cục L-u trữ Nhà
n-ớc, H, 1996, tr. 101;

[56]. Phan Đình Nham. Xây dựng hệ thống công cụ tra tìm khoa học tài liệu
l-u trữ là nhiệm vụ cấp thiết của ngành l-u trữ Việt Nam, Tạp chí Văn
th- L-u trữ, số 3+4/1989.
[57]. Phan Đình Nham. Nghiên cứu, xây dựng hệ thống công cụ tra tìm tài
liệu Phông L-u trữ Quốc gia, Đề tài khoa học cấp ngành, Hà Nội, 1989.
[58]. Phan Đình Nham. Tổ chức sử dụng tài liệu l-u trữ trong thời kỳ đổi mới,
Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 1/1994.

24


[59]. Phan Đình Nham. Khung phân loại thông tin tài liệu thời kỳ Mỹ ngụy
1954 1975, Tp Hồ Chí Minh, 1998.
[60]. Trần Hồng Nhạn. Tìm hiểu hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu
hành chính ở TTLTQG I, Luận văn tốt nghiệp cử nhân chuyên ngành l-u
trữ học, H, 1993. T- liệu Khoa L-u trữ học và Quản trị Văn. phòng
[61]. Đỗ Ngọc Phác. Đã đến lúc cần nghĩ tới việc xây dựng các bộ thẻ tra cứu
tài liệu l-u trữ, Tạp chí Văn th- L-u trữ, số 3/1970.
[62]. Pháp lệnh l-u trữ quốc gia ngày 15.4.2001. Tạp chí L-u trữ Việt Nam
năm 2001, số 2.
[63]. Lê Khả Phiêu. Nâng cao nhận thức và tăng c-ờng sự lãnh đạo của các
cấp ủy Đảng đối với công tác l-u trữ Đảng, Tạp chí L-u trữ Việt Nam,
số 4/1997.
[64]. Nguyễn Minh Ph-ơng. Những kết quả chủ yếu trong 35 năm hoạt động
khoa học công nghệ của Cục L-u trữ Nhà n-ớc, Tạp chí L-u trữ Việt
Nam, số 3/1997.
[65]. Nguyễn Minh Ph-ơng. ứng dụng CNTT trong văn th- l-u trữ ở Việt
Nam, kết quả và triển vọng, Kỷ yếu hội nghị ứng dụng CNTT trong văn
th- l-u trữ, Cục L-u trữ Nhà n-ớc, H, 1996, tr. 3.
[66]. Quyết định của Thủ t-ớng Chính phủ số 81/2001/QĐ-TTg ngày

24.5.2001 v/v phê duyệt Ch-ơng trình hành động triển khai chỉ thị số
58- CT/TW về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin
trong sự nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hóa giai đoạn 2001 -2005.
Công báo CHXHCNVN năm 2001, số 23.
[67]. Quyết định của Thủ t-ớng Chính phủ số 112/2001/QĐ-TTg ngày
25.7.2001 phê duyệt Đề án tin học hóa quản lý hành chính nhà n-ớc
giai đoạn 2001-2005. Công báo CHXHCNVN năm 2001, số 31.
[68]. Quyết định số 53 QĐ/LTVN NVTW ngày 28 tháng 4 năm 2000 của
Cục L-u trữ Nhà n-ớc v/v ban hành mẫu phiếu tin, bản h-ớng dẫn biên
mục phiếu tin và phần mềm ứng dụng Visual basic để lập cơ sở dữ liệu
quản lý tài liệu l-u trữ, T- liệu Cục L-u trữ Nhà n-ớc.

25