PhD. L

NG V N C NH

H
NG D N
S
D NG
MS PROJECT
2010

TÀI LI U L U HÀNH N I B


ng d ng MS Project 2010 trong Qu n lý d án

M CL C
Ch

ng I ...................................................................................................................... 5

Gi i thi u t ng quan v MS PROJECT 2010 .......................................................... 5
T ng quan ban đ u .............................................................................................. 5
Qu n lý d án là gì? ............................................................................................. 6
Các nhân t chính t o nên m t d án .................................................................. 6
Các b

c l p ti n đ ............................................................................................ 7

Các tính n ng m i trong Microsoft Project 2010 ................................................ 7
M t s t khoá trong Microsoft Project ............................................................ 11

Ch

ng 2.................................................................................................................... 13

Nh ng thi t l p ban đ u c a h th ng và d án .................................................... 13
Thi t l p đ n v ti n t ....................................................................................... 13
Thi t l p l ch n n d án ..................................................................................... 13
Thi t l p cho hi n thanh t ng ti n đ d án ...................................................... 14
T o m t d án m i ............................................................................................ 14
Ch

ng 3.................................................................................................................... 16

T o m t d án c th và l p k ho ch d án ......................................................... 16
Xác đ nh thông tin c a d án ............................................................................. 16
Thi t l p l ch cho d án ..................................................................................... 16
L p danh sách các tác v c a d án .................................................................. 17
T o các công vi c ph (subtasks) ...................................................................... 19
T o công vi c không tham gia vào d án (Inactivate) ...................................... 19
a m t công vi c vào khung nhìn th i gian (Timeline) ................................. 19
Thi t l p deadline .............................................................................................. 20
Thi t l p m c d án ........................................................................................... 21
Nh p các ghi chú công vi c (task note) ............................................................. 21
ính kèm các liên k t vào công vi c ................................................................. 21
T o các công vi c đ nh k ................................................................................. 22
Ch

ng 4.................................................................................................................... 24

T o m i liên h gi a các công vi c .......................................................................... 24

M i liên h gi a các công vi c .......................................................................... 24
Xác đ nh các m i quan h gi a các công vi c quan tr ng ................................ 24
2/58

Ths.Ks. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2010 trong Qu n lý d án

Các ki u ph thu c và lag time ......................................................................... 24
Xác đ nh nh ng ràng bu c cho các công vi c ................................................... 26
Chia (c t) công vi c thành các ph n nh ........................................................... 27
Ch

ng 5.................................................................................................................... 28

T o ngu n l c và xác đ nh ngu n l c cho d án ................................................... 28
Xác đ nh ngu n l c và thông tin cho ngu n l c d án...................................... 28
Cách thay đ i l ch cho ngu n l c ...................................................................... 30
Thi t l p ngu n l c cho các công vi c .............................................................. 31
S a đ i th i gian th c hi n công vi c ............................................................... 32
Ki m tra hi u ch nh vi c s d ng ngu n l c ..................................................... 33
Ch

ng 6.................................................................................................................... 35

Qu n lý d án (h th ng) ......................................................................................... 35
Xem xét toàn b d án ....................................................................................... 35

Ki m tra ngày b t đ u và ngày k t thúc d án .................................................. 35
Xác đ nh đ

ng g ng c a d án ........................................................................ 35

Xem xét các c t khác nhau trong m t khung nhìn ............................................ 36
Th hi n thông tin có ch n l c .......................................................................... 37
Nhóm thông tin trong m t khung nhìn .............................................................. 37
Ch

ng 7.................................................................................................................... 38

Cách th c l u k ho ch c a d án và ki m soát d án ......................................... 38
L u gi m t k ho ch ........................................................................................ 38
L u gi t i nh ng th i đi m chuy n ti p (interim) ........................................... 39
Thay đ i tham s công vi c theo th c t th c hi n ........................................... 39
So sánh gi a th i gian th c t th c hi n và k ho ch đ i v i m i công vi c ... 39
Nh p t ng th i gian th c t s d ng ngu n l c và so sánh v i k ho ch ......... 40
Ch

ng 8.................................................................................................................... 42

Qu n lý chi phí d án ............................................................................................... 42
So sánh chi phí hi n t i và k ho ch.................................................................. 42
Xem xét chi phí toàn b d án........................................................................... 42
Phân tích tài chính v i b ng Earned Value ....................................................... 43
Ch

ng 9.................................................................................................................... 47


Qu n lý chi phí d án ................................................... Error! Bookmark not defined.
3/58

Ths.Ks. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2010 trong Qu n lý d án

Các báo bi u chu n c a Microsoft Project ........................................................ 47
1.1 Báo cáo d ng đ th (Visual Reports). ............................................................. 47
1.2 Báo cáo c b n d ng b ng s li u. ................................................................... 49
Báo cáo các d li u tr c quan t i c a s đang thao tác. .................................... 51
Thêm tiêu đ và chân trang c a trang in vào m t báo cáo c b n .................... 51
Ch

ng 10.................................................................................................................. 53

Các cách ki m soát, ch nh s a ti n đ .................................................................... 53
Xem l i các công vi c kh i công b ch m tr ................................................... 53
So sánh ti n trình công vi c so v i k ho ch .................................................... 54
Dùng c a s theo dõi s đ Gantt (Tracking Gantt) ......................................... 55
Xác đ nh các công vi c b tr ti n đ ................................................................ 55
Xác đ nh các công vi c có th i gian d tr ....................................................... 56
Link đ t i MS Project 2010-32bit: />Link đ t i MS Project 2010-64bit: />File ti n đ m u: ti n đ t ch c đ u th u:
/>
4/58

Ths.Ks. L


ng v n C nh


ng d ng MS Project 2010 trong Qu n lý d án

Ch ng I
Gi i thi u t ng quan v MS PROJECT 2010
T ng quan ban đ u
Micrososft Project 2010 là m t ch
lý m t d án. T

ng trình giúp b n có th l p k ho ch và qu n

th i h n c a m t cu c h p quan tr ng cho đ n ngân sách thích h p

dành cho ngu n l c c a d án, Project 2010 giúp b n tr i nghi m m t cách d dàng c ng
nh cung c p nh ng công c đ mang l i hi u qu làm vi c t t h n. B n có th s d ng
Microsoft Project đ :
Tr

c khi kh i công:

1. T ch c l p k ho ch và qu n lý d án.
2. Cung c p m t d trù v m t th i gian th c hi n m i công vi c trong k ho ch c ng
nh th i gian c a toàn b d án

3. Lên l ch công vi c c a cá nhân ho c t ch c.
4. Ch đ nh các ngu n l c và chi phí cho các công vi c trong d án.
Trong quá trình th c hi n d án:


5.

i u ch nh k ho ch đ thích ng v i các đi u ki n ràng bu c.

6. Chu n b các báo bi u c n thi t cho d án.
7. D trù các tác đ ng đ n ti n đ c a d án khi x y ra nh ng thay đ i có nh h ng l n
đ n d án.

8. In n các báo bi u ph c v d án.
9. Làm vi c và qu n lý theo nhóm.
Sau khi hoàn thành d án:

10.Xem xét l i d án đ đ i phó v i các tình hu ng ng u nhiên.
11. ánh giá tài chính chung c a d án.
12.Cho phép quan sát tr l i và phân tích d án theo th c t đã th c hi n
13.Rút kinh nghi m trong khi th c hi n d án.
Là m t ng

i b t đ u s d ng ch

ng trình Microsoft Project, b n ch c h n có r t

nhi u th c m c v vi c t o và qu n lý m t d án. Cu n sách này s cung c p cho b n
nh ng khái ni m c b n trong Microsoft Project đ qu n lý d án, sau đó b n s cùng
5/58

Ths.Ks. L

ng v n C nh



ng d ng MS Project 2010 trong Qu n lý d án

t o, qu n lý các thay đ i d án thông qua các bài gi ng c a cu n sách. M i bài gi ng là
nh ng h

ng d n c th t ng b

c trong vi c t o m i d án, theo dõi ho t đ ng và qu n

lý d án.
Qu n lý d án là gì?
Qu n lý d án là m t quá trình l p k ho ch, t ch c, theo dõi và qu n lý các công
vi c và ngu n l c đ hoàn thành các m c tiêu đ t ra v i nhi u ràng bu c v th i gian, chi
phí và ngu n l c.
K ho ch c a d án có th ch là đ n gi n, ví d nh m t t p h p nh các công
vi c cùng th i gian b t đ u và k t thúc, c ng có th ph c t p g m hàng nghìn các công
vi c và ngu n l c v i chi phí hàng t .
H u h t các d án đ u có nh ng đi m chung bao g m vi c phân chia d án thành
các công vi c nh d dàng qu n lý, l p l ch th c hi n các công vi c, trao đ i v i nhóm và
theo dõi các ti n trình th c hi n công vi c. M i d án đ u bao g m ba pha chính sau:
− L p k ho ch d án
− Theo dõi các thay đ i và qu n lý d án
− K t thúc d án.
Các giai đo n này càng đ

c th c hi n t t bao nhiêu, kh n ng thành công c a d

án càng nhi u b y nhiêu.

Các nhân t chính t o nên m t d án
D án c a b n ch có th thành công n u b n hi u rõ đ

c 3 nhân t hình thành

nên m i d án, đó là:
− Th i gian: g m th i gian đ hoàn thành t ng công vi c trong m i m t giai đo n.
− Ngu n l c (ti n): g m các chi phí ngu n l c: nhân l c, thi t b , nguyên v t li u
đ hoàn thành các công vi c.
− M c đích: m c đích c a các công vi c và k ho ch đ hoàn thành chúng.
Th i gian, ngu n l c và m c đích là chi c ki ng ba chân đ a d án đ n thành
công, m i m t thành ph n đ u có nh h
r t quan tr ng và tr c ti p nh h

ng đ n hai ph n còn l i. Ba thành ph n này là

ng đ n d án, m i quan h gi a ba thành ph n này là

khác nhau đ i v i m i d án và nó quy t đ nh t i nh ng v n đ và cách th c th c hi n
d án.
6/58

Ths.Ks. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2010 trong Qu n lý d án

Các b


c l p ti n đ

1. Thu th p thông tin, phân tích công ngh , dây chuy n s n xu t, nguyên lý v n
hành…
2. L p danh sách các h ng m c, các công vi c c a h ng m c (WSB) s ti n hành
th c hi n.
3. Xác đ nh s b các ràng bu c gi a các h ng m c v i nhau, gi a các công vi c
v i nhau
4. Xác đ nh kh i l

ng c a các công vi c

5. Xác đ nh thành ph n hao phí (v t li u, nhân công , ca máy) và đ n giá c a nó
c n cho các công vi c.
6. S p x p th t
7.

cl

u tiên các ngu n l c

ng th i gian thi công và chi phí các ngu n l c

8. L p ti n đ theo k ho ch đã đ nh.
9. Xác đ nh các y u t , các ch tiêu kinh t k thu t đ so sánh v i ti n đ k
ho ch đã l p
10. i u ch nh, t i u hóa ti n đ
11. Ch p thu n ti n đ đã l p.
12. In các báo cáo, bi u m u đ ph c v công tác qu n lý.

13. Theo dõi, c p nh t ti n đ . i u ch nh ti n đ .
Các tính n ng m i trong Microsoft Project 2010
•

Giao di n Microsoft Office Fluent (thanh Ribbon) thân thi n. V i Ribbon, b n có
th truy c p đ n các tab trên c a s ch

ng trình m t cách d dàng, ho c thêm b t

nhóm l nh ra kh i tab. N u b n không bi t ch c n ng c a m t nút, b n rà chu t lên
nút, m t c a s nh (Sreen tip) hi n lên n i dung ch c n ng c a nút.

•

Menu truy c p nhanh (Quick access toolbar): thay th các thanh công c c a phiên
b n tr

c. Mu n thay đ i m c đ nh s l

ng nút c a nó, ta nh p vào nút cu i cùng

bên ph i đ thêm b t nút.
7/58

Ths.Ks. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2010 trong Qu n lý d án


•

Thanh công c nh (Mini Toolbar): n phím ph i chu t vào m t ô trong b ng, mini
toobar s xu t hi n đ b n ch n nhanh nh ng tác v thông th

ng nh t c a ô đang

ch n.
•

Giao di n Backstage v i t t c các công c c n thi t đ làm vi c v i t p tin c a b n.

•

Lên l ch các công vi c: b n có th t lên l ch các công vi c trong d án sau khi đã t o
các công vi c đó. Các thông tin g m ngày b t đ u, ngày k t thúc, th i l

ng công

vi c, s ph thu c c a các công vi c b n có th thi t l p trong Microsoft Project
2010. Là m t nhà qu n lý d án, b n s có r t nhi u công vi c đ làm. V y thì
Microsoft Project có th giúp gì cho b n? Tr

c h t, nó l u tr thông tin chi ti t v d

án c a b n trong c s d li u và s d ng các thông tin này đ tính toán, theo dõi ti n
trình, chi phí c a d án và các thành ph n khác đ ng th i t o ra m t k ho ch cho d
8/58


Ths.Ks. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2010 trong Qu n lý d án

án c a b n. Càng nhi u thông tin v d án mà b n cung c p, d án càng đ

c th c

hi n chính xác b y nhiêu. Gi ng nh m t b ng tính, Microsoft Project th hi n k t
qu ngay sau các tính toán. Tuy nhiên k ho ch c a d án s không đ

c l p cho đ n

khi b n hoàn thành các thông tin quan tr ng c a các công vi c. Microsoft Project l u
gi thông tin b n nh p và thông tin nó tính toán trong các tr

ng nh tên công vi c

hay kho ng th i gian th c hi n. Trong Microsoft Project, m i tr

ng đ

c th hi n

trong m t c t.
•


Giao di n Timeline: mang đ n cho b n giao di n tr c quan sinh đ ng g m b n tóm
t t các công vi c, công vi c và các s ki n quan tr ng mà b n mu n xem. D dàng
sao chép Timeline và dán chúng vào m t ng d ng khác.

di chuy n khung nhìn

này cho phù h p v i th i đo n c n xem, ta kéo m r ng ho c tr
nh t trên cùng.

t thanh màu xanh

copy khung nhìn Timeline này qua ph n m m khác, n phím ph i

vào khung nhìn, ch n

•

Làm vi c t t v i Excel và Word: b n có th dán các d li u c a Microsoft Project
2010 vào Excel ho c Word theo các c t và c u trúc d li u c a Microsoft Project.

•

Tùy bi n Ribbon: b n có th t o các tab và nhóm chúng l i đ làm vi c. Chú ý m i
tên nh xu t hi n bên c nh các nút, nó cho ta danh dách th xu ng đ ch n các ch c
n ng khác cùng nhóm v i nút đó.

9/58

Ths.Ks. L


ng v n C nh


ng d ng MS Project 2010 trong Qu n lý d án

Tùy bi n các tr

•

ng d li u: ch c n t o m t giá tr s , ngày ho c ch t c t ngoài

cùng bên ph i c a b ng, Microsoft Project có th xác đ nh chính xác lo i d li u b n
s d ng.
Tính n ng AutoFilter đ

•

c c i thi n, s d ng công c l c gi ng Microsoft Excel

giúp b n có th phân lo i, s p x p theo nhóm.
L u t p tin sang đ nh d ng PDF ho c XPS: Microsoft Project 2010 cho phép b n

•

l u t p tin có đ nh d ng *.mpp thành đ nh d ng tài li u PDF ho c XPS.
Giao di n Team Planner (ch có

a)

phiên b n Microsoft Project Professional 2010):


giúp b n có th thay đ i công vi c t ngu n l c này sang ngu n l c khác b ng cách
kéo th t i c a s Team Planner.
Tính n ng Inactive task (ch có

•

phiên b n Microsoft Project Professional 2010 tr

v sau): giúp b n có th vô hi u hóa các công vi c đ
không nh h

ng gì đ n ti n đ d án. B n có th kích ho t l i công vi c này n u c n.

Tích h p SharePoint Task List (ch có

•

c ch n t m t d án vì th nó

phiên b n Microsoft Project Professional

2010): đ ng b hóa các công vi c gi a Microsoft Project v i Project Task List trên
Microsoft SharePoint.

•
•

Microsoft Project qua nhi u n m phát tri n các ph


ng pháp qu n lý d án cung c p

cho b n m t s công c l p k ho ch và theo dõi. M t vài đi m chú ý:
•

Bi u đ Gantt là giao di n chính c a Microsoft Project, hi n thì các b ng tính v i các
c t d li u cùng giao di n đ h a các công vi c trong d án b trí d c theo m t th i
10/58

Ths.Ks. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2010 trong Qu n lý d án

gian n m ngang. B ng cách xem xét các d li u trong các c t (ch ng h n tên công
vi c, ngày b t đ u, ngày k t thúc, các ngu n l c) b n có th hi u các thông s c a
t ng công vi c và xem th i gian c a mình.
•

S đ Network Diagram (hay còn g i là s đ logic) th c ch t là phiên b n bi u
đ PERT. S đ này cho b n xem đ

c các công vi c hi n t i đang đ

c kh p

v i nhau


•

Qu n lý r i ro là m t ph n quan tr ng trong m t d án vì b t c d án nào c ng có
r i ro. B n có th g p r i ro v ngu n l c, v nguyên v t li u, chi phí và r i ro này có
th khi n d án c a b n ch m ti n đ . Qu n lý r i ro là m t ngh thu t d đoán r i ro,
là sao đ d án c a b n ít r i ro nh t và xác đ nh chi n l

c ng n ng a c ng nh kh c

ph c r i ro x y ra. Microsoft Project giúp b n qu n lý r i ro b ng cách cho phép đ a
ra các tình hu ng r i ro có th . Ví d , khi b n thay đ i th i gian c a ngày b t đ u s
kéo theo s thay đ i trong d án, lúc này b n có th th y đ

c s ch m tr , chi phí

thay đ i và các ngu n l c có th xung đ t v i nhau. V i nh ng thông tin này b n có
th qu n lý các r i ro m t cách hi u qu h n.
•

Qu n lý ngu n l c bao g m vi c s d ng các ngu n l c m t cách thông minh. M t
ng

i qu n lý d án gi i s tìm ra các ngu n l c thích h p cho công vi c, giao cho

thành viên kh i l

ng công vi c h p lý. Trong Microsoft Project có các công c

ch ng h n m t bi u đ Resource Usage cho phép b n bi t đ
d ng, bên c nh đó bi u đ s ph n ánh kh i l


c ngu n l c đang s

ng công vi c.

M t s t khoá trong Microsoft Project
Task: công vi c, công vi c
Duration: th i gian th c hi n công vi c
11/58

Ths.Ks. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2010 trong Qu n lý d án
Start: ngày b t đ u

Finish: ngày k t thúc
Predecessors: công vi c làm tr

c

Successors: công vi c k ti p
Task list: danh sách các công vi c
Resource: ngu n l c bao g m v t li u, nhân l c, máy móc th c hi n các công vi c c a
d án
Work: s gi công đ

c gán đ th c hi n công vi c


Unit: đ n v tính c a ngu n l c

Milestone: lo i công vi c đ c bi t (đi m m c) có Duration=0, dùng đ k t thúc các giai
đo n trong d án ho c đi m d ng k thu t, tài chính, thanh toán h p đ ng
Recurring Task: công vi c đ nh k , l p đi l p l i nhi u l n theo chu k trong th i gian
th c hi n d án. Ví d các bu i h p giao ban đ u tu n
Shedule: l ch trình, ti n đ c a d án
Std. Rate: giá chu n
Ovr. Rate: giá ngoài gi
Cost/use: phí s d ng ngu n l c
Baseline: theo k ho ch, theo đ

ng k ho ch c s

Actual cost: chi phí đã s d ng t i th i đi m hi n t i
Current cost: chi phí đã s d ng t i th i đi m hi n t i + chi phí còn l i theo th i đi m
hi n t i
Remaining cost: chi phí c n có đ ti p t c th c hi n d án.
Summary Task (công vi c tóm l
đ ng và tóm l

c): công vi c mà ch c n ng duy nh t c a nó là ch a

c th i kho ng, công vi c và chi phí c a các công vi c khác.

12/58

Ths.Ks. L


ng v n C nh


ng d ng MS Project 2010 trong Qu n lý d án

Ch ng 2
Nh ng thi t l p ban đ u c a h th ng và d án
Vào menu File ch n Option s có h p tho i Project Option hi n ra đ chúng ta có
th thi t l p nh ng đ nh d ng ban đ u v i MS Project. Sau đây là hai thi t l p c b n hay
dùng cho m t d án.
Thi t l p đ n v ti n t
Ch n th Display ta đ

c nh sau:

Ta thay đ i đ n v ti n t c a Vi t Nam là VND, ch n s th p phân là 0.
Thi t l p l ch n n d án
Ch n th Schedule, ta có th thay đ i nh ng thi t l p trong nh ng l a ch n trên đ
đ

c m t l ch n n phù h p nh t v i d án.

13/58

Ths.Ks. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2010 trong Qu n lý d án


Thi t l p cho hi n thanh t ng ti n đ d án

Công c p cho ta cái nhìn t ng quan v t ng th i gian th c hi n d án.
T o m t d án m i
a) B

c 1 : Kh i đ ng MS Project vào File ch n New\Blank Project nh n Create đ

h th ng t o m t d án m i. Ho c có th click chu t vào nút New trên Quick
toolbar.

14/58

Ths.Ks. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2010 trong Qu n lý d án

b) B

c 2: l u t p tin l i dùng Ctrl + S đ t tên cho t p tin l u vào v trí phù h p

trong c ng.
c) B

c 3 : ch n File \ Info nh n nút Project Information bên phía tay ph i ch n


Advanced Properties, ta đ

c m t h p tho i sau đó ta ch nh nh ng thông tin c n

thi t cho h th ng.

15/58

Ths.Ks. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2010 trong Qu n lý d án

Ch ng 3
T o m t d án c th và l p k ho ch d án
Xác đ nh thông tin c a d án
Sau khi t o l p đ
l u thông tin c a d

c m t t p tin m i

án, ta c n thi t l p

nh ng thông tin cho d án, đi u này h t s c
quan tr ng cho vi c phát tri n d

án sau


này. Ch nh s a các thông s trên h p tho i
cho phù h p d án: ngày b t đ u, ngày k t
thúc, ngày hi n t i. Nên ch n th i gian bi u
b t đ u t ngày kh i đ ng d án.
Thi t l p l ch cho d án
M i d án d a vào m t l ch c s đ thi t l p ngày làm vi c, ngày không làm vi c
đ l p l ch cho các công vi c sau này. Thi t l p l ch trình cho d án v a là công vi c đ n
gi n nh t v a là vi c ph c t p nh t trong các công vi c c a qu n lí d án. Nó là d dàng
vì b n có th t o nh ng gì b n mong mu n, nh ng nó c ng là khó kh n nh t vì vi c t o
nh h

l ch s

ng đ n toàn b đ n các ph n còn l i c a d án.

a. Trên tab Project ch n Change Working Time, xu t hi n h p tho i. Ta click
ch n lo i l ch làm vi c đã t o s n ho c n
nút Creat New Calendar đ t o lo i l ch
làm vi c m i.
Start date: ch n ngày b t đ u kh i
công d án.
Current date: ta có th ch n l i khác
đ nh p li u thu n ti n h n.
Schedule from: l p ti n đ t ngày b t đ u đ n k t thúc hay l p ti n đ t ngày k t
thúc ng

c đ n ngày b t đ u.

Calendar: ch n l ch c s đ


c đ nh ngh a

Option đ làm vi c.

b. Thay đ i l ch n n cho phù h p th c t
16/58

Ths.Ks. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2010 trong Qu n lý d án

Vào tab Project, ch n ribbon Properties, ch n nút Change Working Time
Tab Work week là đ đ nh ngày gi làm vi c và ngh bình th
nh p ngày làm vi c ho c ngày ngh b t th

ng. Tab Exception là đ

ng. Ta nh p thông tin Name, Start, Finish sau

đó nh n Details… đ l a ch n ngo i l cho ngày đó ngày đó có ph i là ngày làm vi c hay
không? Làm th i gian nh th nào?
•

Create New Calendar: t o l ch làm

vi c riêng cho d án.
•


Sau đó ch n tab Work Week, phía

d

i danh m c s hi n ra tên l ch làm

vi c Default. B m double click vào nó
ho c click vào nút Detail đ hi n lên chi
ti t l ch làm vi c. Ch n ngày th

b y

ho c ch nh t ho c ch n 2 ngày cùng
lúc, và ch n Set day(s) to these specific
woking time đ nh p vào gi làm vi c c
th trong ngày.
•

Ch n tab Exception đ t o ra các

th i đi m làm vi c ho c ngh ngo i l
nh

l , t t…Sau khi đ t tên c a l ch

ngo i l vào c t Name, click nút Details
đ mô t chi ti t ngo i l : gi ngày tháng,
có l p đi l p l i hay không, x y ra b t
đ u khi nào, k t thúc khi nào…


L p danh sách các tác v c a d án
qu n lí đ
án đ có đ

c m t d án hi u qu đ u tiên ta đi xây d ng các công vi c c a d

c m t cách nhìn t ng quát nh t v d án. Ta xác đ nh t t c các nhi m c c n

thi t đ hoàn thành d án.
M t d án là m t chu i nh ng công vi c có liên quan t i nhau.
li t kê các b

u tiên b n hãy

c đ hoàn thành d án, b t đ u v i t ng kh i công vi c và chia nh nh ng

kh i công vi c thành nh ng kh i nh h n. C nh v y cho t i khi nó đ
17/58

c chia thành

Ths.Ks. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2010 trong Qu n lý d án

nh ng công vi c nh có th phân giao c th đ


c. Cu i cùng nh p các kho ng th i gian

thi t l p cho t ng công vi c. M t công vi c s chi m gi m t kho ng th i gian và chúng
s đ

c theo dõi ti n trình th c hi n. M t công vi c có th đ

c th c hi n trong m t

ngày hay nhi u tu n.
B n hãy nh p các công vi c theo th t mà chúng x y ra, sau đó

c tính s th i

gian đ th c hi n công vi c đó.
a) Vào Task ch n Grantt Chart

b) Nh p tên trong c t Task name. Ta c ng có th copy t Excel đ dán vào c t Task
Name.
c) Trong c t Task Mode ch n m t trong hai lo i Task Mode: th i bi u b ng tay
(manually scheduled) hay t đ ng (auto scheduled) . N u ta ch n ki u t đ ng, khi đó
ta ch a tính toán s ngày cho t ng công vi c thì MS Project m c đ nh là 1 ngày b t
đ u t ngày b t đ u d án. Ta c ng có th quét kh i các công vi c, r i ch n ki u t
đ ng

trên

Ribbon


Task.

N u

mu n

m c

đ nh

ch n

ki u,

ta

vào

option\schedule\scheduling option for project.
d) Trong c t Duration, nh p th i gian th c hi n công vi c theo tháng, tu n, ngày, gi
hay phút. B n có th s d ng các d u t t sau:
tháng = mo tu n = w ngày = d gi = h phút = m
Chú ý:

ch ra đây là th i gian

c tính, đánh thêm d u h i sau kho ng th i

gian th c hi n.
18/58


Ths.Ks. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2010 trong Qu n lý d án

T o các công vi c ph (subtasks)
Các subtask là các công vi c n m bên trong m t công vi c l n nào đó. Nh ph n
trên ta đã xác l p các công vi c t trên xu ng d
công vi c n m d

i, t c là các công vi c con c a m t

i nó trong b ng công vi c. Gi ta t o các công vi c con đó b ng cách

nh sau
a) Ch n các công vi c con c a m t công vi c (có th là m t ho c h n 1 công vi c là con
c a công vi c khác) b ng cách bôi đen các công vi c đó.
b) Trong menu Task nh n Indent Task

đ báo r ng đây là m t công vi c con ho c

n nút Outdent Task đ báo r ng đây là tên nhóm công vi c bao trùm các công vi c
con. N u mu n th hi n các s ID c a các công vi c, ta ch n menu Format, ch n
Ribbon Show/Hide, click vào ô Outline Number

Chú ý: đ thêm m i m t công vi c vào gi a nh ng công vi c đã t n t i, kích
chu t ph i t i v trí mu n chèn công vi c m i, ch n Insert Task .

Mu n nhìn th y ho c d u subtask đi, ta ch n các cách sau:
T o công vi c không tham gia vào d án (Inactivate)
N u m t công vi c hi n gi ta th y không c n cho d án, nh ng trong t
th c n tr l i, ta cho nó

ng lai có

d ng t m th i không tham gia vào d án.

Ch n menu Task, ch n công vi c, ch n ribbon Schedule và ch n nút Inactivate
a m t công vi c vào khung nhìn th i gian (Timeline)
19/58

Ths.Ks. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2010 trong Qu n lý d án

N u có m t s công vi c c n theo dõi xem v trí và th i gian th c hi n nh th nào
so v i ti n đ t ng th , ta có th đ a nó vào khung nhìn Timeline .

• Ho c ch n menu Task, ch n công vi c, ch n ribbon Properties và ch n nút
Add Task to Timeline

.

• Ho c ch n công vi c, n phím ph i chu t, ch n Add to Timeline.
• Ho c nh p đôi lên công vi c đ m h p h i tho i Task Information, ch n tab

General và click d u ch n Display on Timeline.
T

ng t thao tác nh trên, ta có th lo i b công vi c ra kh i khung nhìn th i

gian, ho c n phím ph i công vi c đó trên khung nhìn Timeline và ch n Remove from
Timeline
N u khung nhìn th i gian không xu t hi n, ta ch n menu View, ch n ribbon Split
View, ch n
Thi t l p deadline
Deadline là th i h n cu i cùng có th đ th c hi n công vi c đó. Sau khi thi t l p
ta s th y có m i tên

th i đi m ta thi t l p.

a) Ch n công vi c , kích đúp vào công vi c đó ta đ

20/58

c h p tho i Task Information:

Ths.Ks. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2010 trong Qu n lý d án

b) Ch n tab Advanced vào ph n deadline ch n ngày là h n cu i cùng nh hình trên. Khi
đó công vi c này


Grantt Chart có thêm bi u t

ng

Thi t l p m c d án
T o m c d án là công vi c r t có ý ngh a trong k ho ch th c hi n d án, ví d
vi c hoàn thành m t pha chính c a d án, báo cáo thành qu ho c m t s ki n đánh d u
k t thúc công vi c, đi m d ng k thu t, đi m d ng thanh toán h p đ ng...
Trong c t Duration c a công vi c c n t o m c nh p 0, nh n phím Enter. Công
vi c này

Grantt Chart có thêm bi u t

Chú ý:

ng

hi n th t t c các đi m m c trong khung nhìn, ch n ki u hi n th trong

danh sách là Milestones.

hi n th l i toàn b các công vi c trong d án, ch n All task

trong danh sách ki u hi n th .
Nh p các ghi chú công vi c (task note)
Các ghi chú này r t c n thi t đ c bi t là trong nh ng d án có s tham gia c a
nhi u ng

i thì đây s cung c p thông tin h u ích cho ng


i khác khi xem vi c l p k

ho ch c a mình
Trong c t Task Name ,
ch n tên công vi c c n thêm
chú thích, sau đó kích nút Task
Notes

trên Ribbon Properties,

ho c nh n double click c t có
ký hi u

. Nh p thông tin chú

thích trong h p tho i Notes, sau
đó kích nút OK.

ính kèm các liên k t vào công vi c
Vi c đính kèm các liên k t vào các công vi c có nh ng lí do riêng đ th c hi n
thay vì ch đính kèm các ghi chú vào công vi c nh ph n trên đã nói. Ví d nh công
vi c thông báo trúng th u và m i th

ng th o h p đ ng - thông báo k t qu l a ch n nhà

th u, chúng ta c n đính kèm file quy t đ nh và g i mail ch ng h n thì vi c này s h t s c
21/58

Ths.Ks. L


ng v n C nh


ng d ng MS Project 2010 trong Qu n lý d án

có ý ngh a. Ngoài ra n u d li u mu n đính kèm khá l n không th truy n t i h t qua
Note thì ta có th đ t đ

ng link đ n đó đ có th m ra t t nh t, nhanh nh t.

a) Ch n công vi c c n đính kèm thêm các liên k t. Nh n chu t ph i ch n Hyperlink

b) Ch n tài li u mu n liên k t đ n trong ph n Link to nh hình trên, ta đ

c nh sau:

c) N u là g i mail thì vào Mail Address ,
r i thi t l p đ a ch ng

i nh n, tiêu

đ …
d) Trên ph n Text to display đ t l i tên
cho d nh , nh n OK. C t
hi n bi u t

s xu t

ng


e) Khi mu n m link liên k t này

Grantt

chart nh n chu t ph i ch n Hyperlink, ch n Open hyperlink
T o các công vi c đ nh k
Công vi c đ nh k là nh ng công vi c th

ng xuyên l p đi l p l i, ví d nh 1

bu i h p giao ban th hai hàng tu n. Công vi c đ nh k có th x y ra hàng ngày, hàng
tu n, hàng tháng hay hàng n m. B n có th xác đ nh kho ng th i gian th c hi n đ i v i
m i l n công vi c xu t hi n hay th i gian nào nó s x y ra.

22/58

Ths.Ks. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2010 trong Qu n lý d án

a) Ch n menu Task, ch n công vi c

c t Task Name, ch n n i b n mu n công vi c

đ nh k x y ra
b) Trong Ribbon Insert, ch n Task\Recurring Task.

c) C a s Recurring Task Information xu t hi n, nh p các thông tin vào.Sau khi OK
thoát ra, công vi c này s xu t hi n bi u t

23/58

ng

trên c t

Ths.Ks. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2010 trong Qu n lý d án

Ch ng 4
T o m i liên h gi a các công vi c
M i liên h gi a các công vi c
thi t l p m i quan h gi a các công vi c, chúng ta s d ng các đ
Tr

ng k t n i.

c h t, ch n nh ng công vi c có liên quan, k t n i chúng và sau đó có th thay đ i

ki u k t n i. Công vi c có ngày b t đ u và k t thúc ph thu c vào công vi c khác g i là
công vi c k ti p. Công vi c mà công vi c k ti p ph thu c vào g i là công vi c làm
tr


c. Ví d sau s ch rõ cho các b n th y m i quan h gi a các công vi c, n u b n thi t

l p m i quan h gi a 2 công vi c là treo đ ng h và s n t
là công vi c làm tr

ng thì công vi c s n t

ng s

c, công vi c treo đ ng h s là công vi c k ti p.

Có 4 ki u liên k t gi a các công vi c v i nhau ph thu c vào ngày b t đ u và
ngày k t thúc c a các công vi c :
-

Finish to Start (FS ): công vi c tr

-

Start to Start (SS): hai công vi c b t đ u cùng m t lúc

-

Finish to Finish (FF): c 2 công vi c hoàn thành cùng lúc

-

Start to Finish( SF): công vi c này b t đ u công vi c kia m i k t thúc

c hoàn thành r i m i t i công vi c sau


Xác đ nh các m i quan h gi a các công vi c quan tr ng
Th

ng các công vi c l n th

ng có ki u quan h là hoàn thành vi c tr

c sau đó

m i b t đ u công vi c phía sau, do đó ta có th t o m i quan h đó h t s c đ n gi n nh
sau:
a) G p các công vi c l n l i b ng cách nh n vào nút c ng c a công vi c l n

b) Nh p vào c t Predecessor mã c a công vi c tr

c đó

Các ki u ph thu c và lag time
24/58

Ths.Ks. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2010 trong Qu n lý d án

Sau khi các công vi c đã đ


c liên k t v i nhau, b n có th ch n s m h n hay

thêm m t kho ng tr th i gian gi a 2 công vi c b ng cách nh p vào ô Lag
a) Ch n công vi c c n thi t nh p, kích đúp vào ra h p tho i Task Information

b) Ch n tab, ch n công vi c tr

c công vi c đó, ch n lo i ph thu c nh p lag time. Lúc

này, c t Predecessor s xu t hi n d ng

Nh p th i gian g i ch ng theo s âm (ví d , –2d cho 2 ngày g i ch ng). Nh p th i
gian tr theo s d

ng.

nhanh chóng đ a th i gian x p ch ng hay th i gian tr cho m t công vi c k
ti p, kích đúp vào đ

ng k t n i gi a công vi c đó và công vi c làm tr

c Gantt Chart,

và sau đó nh p th i gian g i ch ng hay th i gian tr trong h p tho i Task Dependency
c) Th c hi n nh v y cho toàn b các công vi c c a d án
Chú ý: đ liên k t các công vi c liên ti p nhau theo ki u FS , gi phím Shift, và
sau đó kích chu t vào công vi c đ u tiên và công vi c cu i.

liên k t các công vi c


cách xa nhau, gi phím CTRL. Nh ng công vi c b n mu n liên k t v i nhau theo th t
công vi c nào ch n tr

c s là công vi c làm tr

vi c k ti p. Sau khi ch n xong, ch n menu Task,
25/58

c, công vi c nào ch n sau s là công
Ribbon Schedule, n nút Link Tasks
Ths.Ks. L

ng v n C nh