ĐẠI HỌC HUẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH

tế
H
uế

----------

ại
họ
cK
in
h

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG

Đ

TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU THỪA THIÊN HUẾ

Sinh viên thực hiện

Giáo viên hướng dẫn

Nguyễn Thị Ngọc Yến

Ths. Phạm Thị Ái Mỹ

Lớp: K44B Kiểm toán
Niên khóa: 2010 - 2014

Huế, tháng 05/2014


Lời Cảm Ơn

Được sự phân công của các thầy cô khoa Kế
toán – Tài chính trường Đại học kinh tế Huế, sau gần
3 tháng thực tập, tôi đã hoàn thành xong khóa luận
tốt nghiệp: “Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán

hàng tại công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế”.

Đ

ại
họ
cK
in
h

tế
H
uế

Để đạt được kết quả như ngày hôm nay, tôi
luôn ghi nhớ công ơn lớn lao của các thầy cô khoa
Kế toán – Tài chính, trường Đại học kinh tế Huế đã

trực tiếp tham gia giảng dạy, tận tình truyền đạt
kiến thức trong suốt thời gian qua. Với vốn kiến
thức tiếp thu được trong quá trình học tập thì đó
không chỉ là nền tảng nghiên cứu của khóa luận mà
còn là hành trang giúp tôi tự tin bước vào đời.
Tôi xin chân thành cảm ơn cô Phạm Thị Ái Mỹ,
người đã trực tiếp hướng dẫn, động viên, khích lệ tôi
trong suốt quá trình hoàn thánh khóa luận.
Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ban
gián đốc, các anh chị phòng Kế toán, phòng Kinh
doanh của công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế đã cho
phép và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành
khóa luận này.
Cuối cùng tôi xin kính chúc quý thầy cô, các
anh chị, cô chú trong công ty dồi dào sức khỏe, đạt
được nhiều thành công trong công việc và cuộc
sống!

Huế, ngày 30 tháng 04 năm
2014
Nguyễn Thị Ngọc Yến


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD ThS Phạm Thị Ái Mỹ

PHẦN I
ĐẶT VẤN ĐỀ
1.1. LÝ DO NGHIÊN CỨU

Trong một nền kinh tế, doanh nghiệp thương mại giữ vai trò phân phối lưu thông
hàng hóa, thúc đẩy quá trình tái sản xuất xã hội. Hoạt động của doanh nghiệp thương
mại diễn ra theo chu kỳ T-H-T’ hay nói cách khác nó bao gồm hai giai đoạn mua hàng
và bán hàng. Như vậy, trong hoạt động kinh doanh thương mại, bán hàng là một trong

tế
H
uế

hai nghiệp vụ kinh doanh cơ bản, nó giữ vai trò chi phối các nghiệp vụ khác. Các chu
kỳ kinh doanh chỉ có thể diễn ra liên tục, nhịp nhàng khi khâu bán hàng được tổ chức
tốt nhằm quay vòng vốn nhanh, tăng hiệu suất sinh lời.

ại
họ
cK
in
h

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay cùng với sự phát triển các thành
phần kinh tế, các doanh nghiệp Việt Nam không chỉ chịu sức ép cạnh tranh gay gắt,
quyết liệt hơn từ các công ty nước ngoài, các công ty hùng mạnh cả về vốn, thương
hiệu và trình độ quản lý, mà còn bị sự ràng buộc bởi sự hoàn thiện dần hệ thống các
quy định, chế độ tài chính kế toán của nhà nước. Việc bán hàng hóa của các doanh
nghiệp trên toàn quốc đối mặt với không ít khó khăn, thử thách. Nó vừa là cơ hội, vừa
là thách thức. Để có thể tồn tại và phát triển trong môi trường đầy cạnh tranh đó, mỗi

Đ

doanh nghiệp đều phải ý thức không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh của mình.

Trong công tác kế toán, doanh nghiệp nào tổ chức tốt nghiệp vụ bán hàng, đảm
bảo thu hồi vốn và có lãi sẽ có điều kiện tồn tại và phát triển. Ngược lại, doanh nghiệp
non kém trong tổ chức hoạt động kinh doanh thì chẳng bao lâu sẽ đi đến bờ vực phá
sản, thực tế nền kinh tế nước ta đang chứng minh điều đó.
Công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế, trực thuộc Tổng công ty xăng dầu Petrolimex,
là một đơn vị hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu đóng trên địa bàn
tỉnh Thừa Thiên Huế. Qua thời gian thực tập tại công ty, thấy rõ tầm quan trọng của
công tác tổ chức kế toán bán hàng, cùng với sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ phòng

SVTH Nguyễn Thị Ngọc Yến – K44B Kiểm toán

1


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD ThS Phạm Thị Ái Mỹ

kế toán, tôi đã mạnh dạn đi sâu tìm hiểu thực tế qua đề tài: “Thực trạng tổ chức công
tác kế toán tại công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế”.

1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Đề tài được nghiên cứu nhằm ba mục tiêu sau đây:
Thứ nhất, hệ thống hóa các vấn đề lý luận về tổ chức công tác kế toán bán hàng
trong doanh nghiệp thương mại.
Thứ hai, khảo sát thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng tại công ty Xăng
dầu Thừa Thiên Huế.

tế
H

uế

Thứ ba, đánh giá và đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác
kế toán bán hàng tại công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế.

1.3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

ại
họ
cK
in
h

 Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức công tác kế toán bán hàng tại công ty Xăng dầu
Thừa Thiên Huế.

 Phạm vi nghiên cứu:

+ Phạm vi không gian: Hoạt động bán hàng tại công ty Xăng dầu Thừa Thiên
Huế.

+ Phạm vi thời gian: Thời gian số liệu là giai đoạn 2012 – 2013

Đ

1.4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
 Phương pháp nghiên cứu tài liệu

Phương pháp dựa trên nguồn tài liệu nghiên cứu trước đây để xây dựng cơ sở lý
luận cứ chứng minh giả thiết. Bao gồm các chứng từ thực tế hoạt động của công ty

qua 2 năm gần đây. Thu thập số liệu, thông tin qua sổ sách kế toán, quyết toán của
công ty.
 Phương pháp điều tra
Phỏng vấn trực tiếp những người có liên quan về việc tổ chức công tác kế toán tại
đơn vị.
SVTH Nguyễn Thị Ngọc Yến – K44B Kiểm toán

2


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD ThS Phạm Thị Ái Mỹ

 Phương pháp phân tích và xử lý số liệu
Phương pháp mô tả toàn bộ hiện trạng về tổ chức công tác hạch toán thông qua
phân tích, tổng hợp, so sánh số liệu; sử dụng lưu đồ mô tả, những ứng dụng của phần
mềm kế toán đang có tại công ty.

1.5. CẤU TRÚC KHÓA LUẬN
Khóa luận được thiết kế theo 03 phần như sau:
Phần I: Giới thiệu đề tài

tế
H
uế

Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu

- Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán bán hàng trong doanh

nghiệp sản xuất, thương mại.

ại
họ
cK
in
h

Chương này tập hợp các định nghĩa, các nội dung làm cơ sở cho việc tổ chức công
tác kế toán bán hàng tại doanh nghiệp.

- Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng tại công ty Xăng dầu
Thừa Thiên Huế.

Chương này giới thiệu về quá trình hình thành, phát triển, chức năng, nhiệm vụ,
thực trạng tổ chức quản lý và tổ chức công tác kế toán bán hàng tại công ty Xăng dầu

Đ

Thừa Thiên Huế thông qua hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo kế toán
cũng như một số vấn đề liên quan đến kiểm soát nội bộ trong bộ máy kế toán bán
hàng.
Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng
tại công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế.
Chương này đưa ra nhận xét và đề xuất một số biện pháp nhằm cải thiện công tác
tổ chức kế toán bán hàng tại công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế.
Phần III: Kết luận và kiến nghị

SVTH Nguyễn Thị Ngọc Yến – K44B Kiểm toán


3


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD ThS Phạm Thị Ái Mỹ

1.6.TÌNH HÌNH ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
 Tình hình các đề tài nghiên cứu tại công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế
Công ty xăng dầu Thừa Thiên Huế là một công ty có quy mô khá lớn, hoạt động
chủ yếu trong lĩnh vực kinh doanh các mặt hàng xăng dầu. Với tính chất trên, công ty
đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu do các cán bộ, cá nhân trong và ngoài đơn vị tiến
hành. Các đề tài nghiên cứu về kế toán trước đây thường tập trung chủ yếu vào những
mảng cụ thể như kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, kế tài sản cố định

tế
H
uế

hay kế toán công,... mà vẫn chưa có đề tài nào nghiên cứu về công tác tác tổ chức kế
toán nói chung và công tác tổ chức kế toán bán hàng nói riêng. Nhận thấy được tầm
quan trọng của công tác tổ chức kế toán, tôi đã thực hiện đề tài này để có thể đưa ra
một cái nhìn tổng quát hệ thống tổ chức kế toán bán hàng trong công ty, từ đó đề xuất

ại
họ
cK
in
h


một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống này.

 Tình hình các đề tài nghiên cứu tại trường Đại học kinh tế Huế
Đối với loại hình doanh nghiệp thương mại, các đề tài nghiên cứu tại trường Đại
học kinh tế Huế thường đi sâu nghiên cứu một số đề tài như: Kế toán doanh thu và xác
định kết quả kinh doanh; kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương; kế toán các
khoản phải thu, phải trả; kế toán thuế,…

Đ

Đề tài nghiên cứu về “tổ chức công tác kế toán” cũng không phải là một đề tài quá
mới lạ tại trường Đại học kinh tế Huế nhưng hầu hết các đề tài này nghiên một cách
khái quát về tổ chức công tác kế toán của toàn bộ công ty. Cũng đã có một số đề tài
nghiên cứu cụ thể về từng phần hành kế toán nhưng chưa có đề tài nào đi sâu nghiên
cứu về công tác tổ chức kế toán bán hàng. Vì vậy tuy mô típ không mới nhưng ưu
điểm của đề tài này là đi vào nghiên cứu một nội dung chưa được khai thác trước đó.

SVTH Nguyễn Thị Ngọc Yến – K44B Kiểm toán

4


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD ThS Phạm Thị Ái Mỹ

PHẦN II
NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI

tế
H
uế

1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
1.1.1 .Một số khái niệm cơ bản về tổ chức công tác kế toán

“Kế toán là hệ thống thông tin và kiểm tra dùng để đo lường, phản ánh, xử lý và

ại
họ
cK
in
h

truyền đạt những thông tin về tài chính, kết quả kinh doanh và các luồng tiền tạo ra
của một đơn vị kinh tế.” (Phan Thị Minh Lý và cộng sự, 2008)
Tài chính liên quan tới việc diễn giải các dữ liệu đã được kế toán ghi chép, tập hợp
nhằm đánh giá tình hình hoạt động trong quá khứ và lập kế hoạch cho hoạt động ở
tương lai.

Một cách tổng quan, có thể thấy khối lượng thông tin kế toán cần phải đo lường,

Đ

xử lý và truyền đạt là rất lớn. Mặt khác, thông tin kế toán cung cấp cần phải dễ hiểu,
có thể so sánh được và đáng tin cậy. Vì vậy muốn cung cấp những thông tin đảm bảo
những điều trên, công tác kế toán trong doanh nghiệp cần có một sự tổ chức hợp lý,

khoa học cũng như cần có những sự kiểm tra, giám sát chặt chẽ đối với thông tin kế
toán được cung cấp. Thế nên tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là một công
việc rất quan trọng, cần có sự quan tâm đúng mực của ban lãnh đạo các doanh nghiệp.
“Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp được hiểu là một hệ thống các
phương pháp, các cách thức phối hợp sử dụng toàn bộ biện pháp và kỹ thuật cũng
như toàn bộ nguồn nhân lực của tổ chức kế toán để thực hiện các chức năng, yêu cầu
và nhiệm vụ của kế toán.” (Hoàng Giang, 2007)
SVTH Nguyễn Thị Ngọc Yến – K44B Kiểm toán

5


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD ThS Phạm Thị Ái Mỹ

Tổ chức công tác kế toán là tổ chức khối lượng công tác và bộ máy kế toán nhưng
phải trên cơ sở vận dụng kế toán hiện hành theo điều kiện cụ thể của đơn vị. Đó là
công việc phức tạp và phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: loại hình tổ chức hoạt động
của đơn vị; quy mô của đơn vị; nhu cầu thông tin phục vụ quản trị doanh nghiệp; số
lượng và trình độ kế toán của từng đơn vị; mức độ trang bị các phương tiện kỹ thuật
tại đơn vị hay chuẩn mực chế độ kế toán hiện hành. Trong đó, những con người am
hiểu về kế toán là yếu tố quan trọng có tính quyết định.
1.1.2. Vai trò và nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
1.1.2.1. Vai trò của tổ chức công tác kế toán

tế
H
uế


- Tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán có tầm quan trọng to lớn đối với
hoạt động quản lý tài chính, quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Trong bối cảnh thông
tin là chìa khóa của vấn đề thì tổ chức công tác kế toán ngày càng có vai trò to lớn.

ại
họ
cK
in
h

- Tổ chức công tác kế toán sẽ tạo điều kiện để đảm bảo cung cấp thông tin kế toán
tài chính chính xác và kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý kinh tế tài chính, giúp cho
doanh nghiệp nâng cao được hiệu quả kinh doanh, hiệu suất làm việc của bộ phận kế toán.
Mặt khác thông tin kế toán không chỉ cần thiết cho đối tượng bên trong doanh nghiệp mà
còn nó còn được sự quan tâm, tìm hiểu của các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.
- Tổ chức công tác kế toán tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản,
vốn, ổn định trong việc thu hồi công nợ, tránh hiện tượng nợ quá hạn kéo dài và trình

Đ

trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau. Mặt khác, nó sẽ thực hiện tốt chức năng thông tin và
giám sát chặt chẽ về toàn bộ tài sản của doanh nghiệp, ngăn ngừa hành vi tổn hại tài
sản doanh nghiệp.
1.1.2.2. Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán bao gồm những nhiệm vụ sau:
- Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán ở doanh nghiệp để thực hiện toàn bộ công tác kế
toán, công tác tài chính, thống kê, có sự phân công công việc rõ ràng cho từng bộ
phận kế toán, từng kế toán viên trong bộ máy kế toán tại đơn vị.

SVTH Nguyễn Thị Ngọc Yến – K44B Kiểm toán


6


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD ThS Phạm Thị Ái Mỹ

- Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, chế độ kế toán và vận dụng các
nguyên tắc kế toán, hình thức tổ chức chứng từ và sổ sách kế toán.
- Tổ chức lập báo tài chính một cách nhanh chóng, đúng niên độ kế toán nhằm
cung cấp thông tin kịp thời đúng hạn, theo yêu cầu quản lý kinh tế - tài chính của
doanh nghiệp.
- Tổ chức lưu trữ, bảo quản chứng từ tài liệu kế toán một cách khoa học, hợp lý
theo đúng quy định hiện hành.
- Tổ chức việc giám sát, kiểm tra kế toán theo đúng chế độ quy định trong nội bộ

tế
H
uế

doanh nghiệp.
1.1.3. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán

Tổ chức công tác kế toán cần tuân thủ những nguyên tắc kế toán sau đây:

ại
họ
cK
in

h

 Nguyên tắc thống nhất

Tổ chức công tác kế toán phải thống nhất và có quan hệ mật thiết với các bộ phận
khác. Các nội dung của tổ chức kế toán phải được triển khai thống nhất với các chế độ
kế toán hiện hành. Đảm bảo sự thống nhất về các phương pháp sử dụng như: phương
pháp kế toán hàng tồn kho, phương pháp tính giá hàng tồn kho, phương pháp khấu
hao tài sản cố định,…

Đ

 Nguyên tắc phù hợp

Khi triển khai tổ chức kế toán phải nghiên cứu thật đầy đủ những đặc điểm riêng
của đơn vị để triển khai việc tổ chức kế toán phù hợp.
 Nguyên tắc hiệu quả
Tổ chức kế toán phải tính toán sao cho chi phí công tác ít nhất mà vẫn đảm bảo
công việc kế toán đạt được hiệu quả mong muốn, đảm bảo thu nhận và cung cấp thông
tin hiệu quả về toàn bộ hoạt động kinh tế - tài chính của đơn vị.

SVTH Nguyễn Thị Ngọc Yến – K44B Kiểm toán

7


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD ThS Phạm Thị Ái Mỹ


1.1.4. Những căn cứ chủ yếu để tổ chức công tác kế toán
Trong phạm vi quy định của Chế độ kế toán doanh nghiệp và các văn bản hướng
dẫn của cơ quan quản lý cấp trên, mỗi doanh nghiệp phải dựa vào những căn cứ cụ thể
để tiến hành tổ chức công tác kế toán phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp mình.
Cụ thể:
- Căn cứ vào quy định về quản lý và tổ chức quản lý kinh tế tài chính nói chung
và chế độ kế toán nói riêng.
- Căn cứ tình hình đặc điểm phân cấp quản lý như: doanh nghiệp là đơn vị thuộc

tế
H
uế

quyền quản lý cấp trên hay là một chủ thể kinh tế độc lập có tư cách pháp nhân.
- Căn cứ vào nội dung, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
-Căn cứ vào trình độ trang bị và sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán.

ại
họ
cK
in
h

- Căn cứ vào quy mô, phạm vi hoạt động của doanh nghiệp.

- Căn cứ vào khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán.
1.1.5. Nội dung tổ chức công tác kế toán

Theo Quyết định 15/2006 ngày 20/03/2006 về việc ban hành Chế độ kế toán doanh
nghiệp theo quy định “Chế độ kế toán doanh nghiệp” áp dụng cho tất cả cá doanh

nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nước. Hệ thống kế toán

Đ

Việt Nam bao gồm:

 Hệ thống chứng từ kế toán.
 Hệ thống tài khoản kế toán.
 Hệ thống sổ sách kế toán.
 Hệ thống báo cáo kế toán.
Với nhiệm vụ thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về toàn bộ tài
sản, hoạt động của công ty cũng như kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế tài
chính trong doanh nghiệp phù hợp điều kiện mỗi doanh nghiệp và tuân thủ quy định
nhà nước, tổ chức công tác kế toán bao gồm những nội dung cụ thể sau:
SVTH Nguyễn Thị Ngọc Yến – K44B Kiểm toán

8


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD ThS Phạm Thị Ái Mỹ

 Xây dựng mô hình tổ chức kế toán.
 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán.
 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán.
 Tổ chức vận dụng báo cáo tài chính
 Một số nội dung khác liên quan đến tổ chức khối lượng công tác kế toán (kiểm
tra, kiểm soát, hệ thống báo cáo quản trị)


NGHIỆP THƯƠNG MẠI

tế
H
uế

1.2. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI DOANH

1.2.1. Tổng quan về hoạt động bán hàng trong doanh nghiệp thương mại
1.2.1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng

ại
họ
cK
in
h

Ngành thương mại thống nhất thực hiện chức năng nối liền giữa sản xuất và tiêu
dùng. Quá trình lưu chuyển hàng hóa là quá trình đưa hàng hóa từ lĩnh vực sản xuất
sang lĩnh vực tiêu dùng thông qua trao đổi mua bán trên thị trường. Trong doanh
nghiệp thương mại, cùng với với hoạt động mua hàng, hoạt động bán hàng tạo nên cầu
nối trong quá trình lưu chuyển đó. Bán hàng – thu tiền (tiêu thụ) là giai đoạn cuối
cùng, là giai đoạn đoạn thực hiện giá trị của hàng hóa. Thông qua nghiệp vụ bán hàng,

Đ

hàng hóa được chuyển đến tay người tiêu dùng, và hoàn thành sứ mệnh của quá trình
lưu chuyển hàng hóa trong hoạt động kinh doanh thương mại. Trong nghiệp vụ này,
doanh nghiệp mất quyền kiểm soát đối với hàng hóa và có quyền lợi thu tiền hàng từ

khách hàng của mình. Chu trình bán hàng – thu tiền không những đánh giá hiệu quả của
các chu trình trước đó như chu trình tiền, tiếp nhận – hoàn trả vốn, mua hàng – thanh
toán… mà còn đánh giá hiệu quả của toàn bộ quá trình kinh doanh của doanh nghiệp
1.2.1.2. Thời điểm xác định hàng bán, ghi nhận doanh thu
Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14, mặc dù hàng hóa được bán theo nhiều
hình thức khác nhau nhưng hàng hóa chỉ được xác định là tiêu thụ khi và doanh thu
bán hàng được ghi nhận đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:
SVTH Nguyễn Thị Ngọc Yến – K44B Kiểm toán

9


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD ThS Phạm Thị Ái Mỹ

 Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở
hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
 Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý sản phẩm, hàng hóa như
người sỡ hữu sản phẩm, hàng hóa, hoặc quyền kiểm soát sản phẩm, hàng hóa.
 Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
 Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
 Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch.
Như vậy, thời điểm xác định hàng bán, ghi nhận doanh thu là khi bên bán mất

1.2.1.3. Các phương thức bán hàng

tế
H
uế


quyền sở hữu hàng hóa, không kể doanh nghiệp đã thu được tiền hay chưa.

Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất, song phương thức thực hiện

ại
họ
cK
in
h

mục đích này rất đa dạng.

 Theo phương thức trao đổi và thanh toán, bán hàng được phân loại thành:
-

Bán hàng thu tiền mặt trực tiếp về két hoặc thu qua ngân hàng.

-

Bán hàng thu tiền sau (bán chịu)

-

Bán hàng theo phương thức gửi hàng, theo yêu cầu của khách hàng và chờ

khách hàng chấp nhận (sau khi kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa rồi trả tiền)

Đ


 Theo phương thức lưu chuyển hàng hóa trên thị trường, bán hàng bao gồm bán
buôn và bán lẻ:
- Bán buôn hàng hóa là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các
doanh nghiệp sản xuất. Đặc điểm của hàng hóa bán buôn là hàng vẫn còn nằm trong
lĩnh vực lưu thông, chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Hàng thường được bán theo lô
hoặc bán với số lượng lớn. Lưu chuyển hàng hóa bán buôn có hai phương thức:
+ Bán hàng qua kho: Hàng hóa được mua và dự trữ trong kho, sau đó mới xuất ra
bán. Trong đó có hai hình thức giao hàng là:

SVTH Nguyễn Thị Ngọc Yến – K44B Kiểm toán

10


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD ThS Phạm Thị Ái Mỹ

Bán hàng tại kho: Người mua nhận hàng trực tiếp tại đơn vị bán hàng. Bên bán
xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu.
Giao hàng theo hình thức chuyển hàng: Bên bán xuất kho gửi hàng và giao tại địa
điểm quy định trong hợp đồng cho bên mua. Khi xuất hàng kế toán xuất hóa đơn và
khi việc giao nhận kết thúc, bên mua chấp nhận và ký vào hóa đơn thì doanh thu được
ghi nhận.
+ Bán buôn không qua kho (bán buôn vận chuyển thẳng): Hàng hóa được mua và
bán lại ngay mà không qua thủ tục nhập xuất kho trong doanh nghiệp.
+ Bán hàng theo phương thức giao hàng đại lý ký gửi bán đúng giá hưởng hoa

tế
H

uế

hồng: Theo phương thức này, doanh nghiệp sẽ xuất hàng ký gửi cho các đại lý để đại
lý bán. Đại lý cam kết bán đúng giá doanh nghiệp giao và hưởng hoa hồng đại lý. Đại
lý phải nộp thuế GTGT đối với khoản hoa hồng được hưởng.
- Bán lẻ hàng hóa có hai hình thức sau:

ại
họ
cK
in
h

+ Bán hàng thu tiền tập trung: Trong phương thức này nhân viên bán hàng phụ
trách việc quản lý hàng, giao hàng; thu tiền do nhân viên khác đảm nhận. Cuối ngày
hoặc cuối ca, nhân viên thu tiền lập phiếu nộp tiền, nhân viên bán hàng lập báo cáo
bán hàng. Thực hiện đối chiếu giữa báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền, sau đó chuyển
đến phòng kế toán để ghi sổ.

+ Bán hàng và thu tiền trực tiếp: Theo phương thức này nhân viên bán hàng kiêm
luôn việc thu tiền, hình thức này phù hợp với quy mô bán lẻ, nhỏ. Cuối ngày, lập báo

Đ

cáo bán hàng và giấy nộp tiền gửi về phòng kế toán.
Mỗi phương thức tiêu thụ đều có ưu, nhược điểm của nó. Việc lựa chọn và áp
dụng linh hoạt các phương thức tiêu thụ sẽ giúp đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm
của doanh nghiệp.
1.2.1.4 . Các phương thức thu tiền hàng
 Thanh toán trực tiếp

Sau khi nhận được quyền sở hữu về hàng hóa, bên mua thanh toán ngay cho bên
bán bằng tiền, chuyển khoản hoặc hiện vật.

SVTH Nguyễn Thị Ngọc Yến – K44B Kiểm toán

11


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD ThS Phạm Thị Ái Mỹ

 Thanh toán trả chậm
Theo phương thức này thời điểm thanh toán tiền hàng của bên mua sẽ diễn ra sau
thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa. Hay nói cách khác, doanh nghiệp bán
sẽ cấp tín dụng cho bên mua với quy định về thời hạn thanh toán, thời hạn được
hưởng chiết khấu thanh toán, tỷ lệ chiết khấu thanh toán được hưởng,…
1.2.2. Tổ chức công tác kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại
1.2.2.1. Vai trò của tổ chức công tác kế toán bán hàng
Đối với doanh nghiệp, với tính chất là khâu trung gian nối liền sản xuất và tiêu

tế
H
uế

dùng, đáp ứng nhu cầu thường xuyên, liên tục của thị trường thì bán hàng là một khâu
vô cùng quan trọng nhằm tạo ra những kết quả cụ thể giúp doanh nghiệp đạt được
mục tiêu đề ra.Vì vậy, việc cung cấp thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác là
rất cần thiết.


ại
họ
cK
in
h

Tổ chức tốt công tác kế toán đối với từng phần hàng cụ thể sẽ góp phần hoàn
thiện công tác tổ chức kế toán trong doanh nghiệp. Đối với nghiệp vụ bán hàng, tổ
chức công tác kế toán bán hàng là một hệ thống các phương pháp, cách thức phối hợp
để sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn nhân lực của bộ máy kế toán để
phản ánh, đo lường, giám sát và thông tin bằng số liệu một cách trung thực, chính xác
và kịp thời về toàn bộ hoạt động bán hàng trong doanh nghiệp.

Đ

1.2.2.2. Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán bán hàng
Là một phần quan trọng trong toàn bộ hoạt động tổ chức công tác doanh nghiệp,
tổ chức công tác kế toán bán hành có các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời doanh thu tiêu thụ các loại sản
phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp cũng như các khoản chi phí phát sinh trong quá
trình tiêu thụ hàng hóa theo các nguyên tắc, phương pháp kế toán, hình thức kế toán
thống nhất trong công ty.
- Tổ chức theo dõi, kiểm tra, giám sát hoạt động bán hàng để thực hiện tốt kế
hoạch kinh doanh của công ty, tình hình thanh toán tiền hàng của khách.
SVTH Nguyễn Thị Ngọc Yến – K44B Kiểm toán

12


Khóa luận tốt nghiệp


GVHD ThS Phạm Thị Ái Mỹ

- Tổ chức cung cấp thông tin kịp thời, chính xác để ban quản lý có quyết định
mua hàng, bán hàng kịp thời, đảm bảo lượng hàng hóa tồn kho đúng mức, không gây
ứ đọng vốn cho công ty.
- Tổ chức thực hiện chế độ lưu trữ và bảo quản chứng từ, tài liệu về nghiệp vụ
bán hàng.
1.2.2.3. Nội dung tổ chức công tác kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại
a. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán bán hàng
a.1. Khái niệm

tế
H
uế

Theo khoản 7 – Điều 4 – Luật kế toán: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật
mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ
ghi sổ kế toán”

Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế đã phát

ại
họ
cK
in
h

sinh và thực sự hoàn thành theo địa điểm và thời gian phát sinh của chúng, làm cơ sở
cho việc kiểm tra thông tin các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh làm căn cứ để ghi

sổ. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh điều phải có chứng từ.
Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán bán hàng là việc xác định chủng
loại, số lượng cũng như nội dung, kết cấu và quy chế sử dụng chứng từ gắn liền với
đặc điểm bán hàng tại mỗi doanh nghiệp

Đ

a.2. Xây dựng hệ thống chứng từ kế toán bán hàng trong doanh nghiệp
Tùy vào đặc điểm của mỗi doanh nghiệp và chế độ kế toán hiện hành mà kế toán
xây dựng một hệ thống các chứng từ sử dụng cho hoạt động bán hàng trong công ty.
Hệ thống chững từ này phải đảm bảo đầy đủ các chứng từ bắt buộc theo quy định của
nhà nước về cả hình thức và số lượng, các chứng từ kế toán mang tính chất hướng
dẫn, doanh nghiệp có quyền đăng ký nếu có nhu cầu sử dụng. Căn cứ vào hệ thống
chứng từ, việc lập và sử dụng chứng từ phải đảm bảo tính hợp lệ , hợp pháp, thể hiện
các yếu tố đầy đủ và đúng mẫu quy định.

SVTH Nguyễn Thị Ngọc Yến – K44B Kiểm toán

13


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD ThS Phạm Thị Ái Mỹ

Có nhiều phương pháp để xây dựng nên một hệ thống chứng từ trong doanh
nghiệp, trong đó phương pháp xây dựng hệ thống chứng từ theo chu trình nghiệp vụ là
một phương pháp khá hữu hiệu. Qua việc phân tích các hoạt động được thực hiện
trong chu trình, các bộ phận liên quan cũng như các đối tượng tham gia vào chu trình,
kế toán hình thành nên danh mục các chứng từ cần thiêt cho chu trình đó.

Theo Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp, gồm:
- Chứng từ kế toán ban hành theo Chế độ kế toán doanh nghiệp này, gồm 5 chỉ tiêu:

+ Chỉ tiêu hàng tồn kho;
+ Chỉ tiêu bán hàng;

ại
họ
cK
in
h

+ Chỉ tiêu tiền tệ;

tế
H
uế

+ Chỉ tiêu lao động tiền lương;

+ Chỉ tiêu TSCĐ.

- Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác (Mẫu và hướng
dẫn lập áp dụng theo các văn bản đã ban hành).

Để có thể nghiên cứu đầy đủ về công tác tổ chức kế toán chu trình bán hàng – thu
tiền của doanh nghiệp cũng như các vấn đề có liên quan, khóa luận xin trình bày cách

Đ


thức tổ chức chu trình bán hàng đối với doanh nghiệp có quy mô tương đối lớn (bán
buôn) và chủ yếu thực hiện bán chịu. Thông thường trong những đơn vị này, chu trình
bán hàng có thể được cụ thể hóa với các bước công việc và các bộ phận tham gia
tương ứng như sau:
 Xử lý đơn đặt hàng của người mua, lập lệnh bán hàng
Căn cứ vào đơn đặt hàng của người mua (có thể là đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu
mua hàng, yêu cầu qua thư, fax, điện thoại,…) các bộ phận liên quan sẽ xét duyệt đơn
đặt hàng về số lượng, chủng loại,… để xác định về khả năng cung ứng đúng hạn của
đơn vị và lập lệnh bán hàng hay phiếu tiêu thụ. Trong trường hợp nhận đặt hàng qua
email, điện thoại, fax,… cần có những thủ tục đảm bảo cơ sở pháp lý về việc khách
SVTH Nguyễn Thị Ngọc Yến – K44B Kiểm toán

14


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD ThS Phạm Thị Ái Mỹ

hàng đã đặt hàng. Việc chấp thuận đơn đặt hàng cần được hồi báo cho khách hàng biết
để tránh các tranh chấp có thể xảy ra trong tương lai.
 Xét duyệt bán chịu
Trước khi bán hàng, căn cứ đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác từ trong và
ngoài doanh nghiệp, bộ phận bán chịu cần đánh giá về khả năng thanh toán của khách
hàng để xét duyệt việc bán chịu. Việc xét duyệt có thể đực tính toán cụ thể trên lợi ích
của cả hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ giảm giá
khác nhau theo thời hạn thanh toán. Một số cách thức có thể hỗ trợ cho công việc này là
thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, lập danh sách và luôn cập nhật thông tin về tình


tế
H
uế

hình tài chính, vấn đề chi trả,… của khách hàng. Trong môi trường kinh doanh có rủi ro
cao, một biện pháp khá hữu hiệu là yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản hay ký quỹ.
 Chuyển giao hàng

ại
họ
cK
in
h

Căn cứ lệnh bán hàng đã được phê chuẩn bởi bộ phận phụ trách bán chịu, thủ kho
xuất hàng cho bộ phận bán hàng thông qua phiếu xuất kho. Bộ phận gửi hàng lập
chứng từ chuyển hàng và gửi hàng cho khách. Chứng từ này là cơ sở để lập hóa đơn
và thường bao gồm thông tin về quy cách, chủng loại hàng hóa, số lượng và các dữ
liệu liên quan. Vào lúc giao hàng, chứng từ vận chuyển cũng được lập. Chứng từ vận
chuyển thường là hóa đơn vận chuyển (vận đơn) hay phiếu xuất kho kiêm vận chuyển
nội bộ. Các công ty lớn , có thể diễn biến thường xuyên về nghiệp vụ bán hàng thường

Đ

lập sổ vận chuyển để cập nhật các chứng từ vận chuyển.
 Lập, kiểm tra hóa đơn và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng
Các cơ quan thuế quy định: Khi vận chuyển hàng hóa phải có hóa đơn bán hàng.
Vì vậy trong trường hợp này hóa đơn bán hàng phải được lập đồng thời với vận đơn
hoặc kiêm chức năng chứng từ vận chuyển. Do hóa đơn vừa cung cấp thông tin cho
khách hàng về số tiền mà họ phải trả, vừa là căn cứ ghi sổ kế toán, theo dõi các khoản

phải thu nên nó cần được lập chính xác và đúng thời gian. Hóa đơn cần được lập bởi
một bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng. Bộ phận này có trách
nhiệm kiểm tra số hiệu chứng từ chuyển hàng; so sánh lệnh bán hàng với chứng từ
SVTH Nguyễn Thị Ngọc Yến – K44B Kiểm toán

15


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD ThS Phạm Thị Ái Mỹ

chuyển hàng, đơn đặt hàng và các thông tin điều chỉnh (nếu có); ghi tất các những dữ
liệu cần thiết vào hóa đơn; ghi giá vào hóa đơn dựa trên bảng giá hiện hành của đơn
vị; tính số tiền từng loại và cho cả hóa đơn.
 Theo dõi thanh toán
Sau khi thực hiện các chức năng vè bán hàng và ghi sổ kê toán các nghiệp vụ này
cần tiếp tục theo dõi các khoản nợ phải thu. Để theo dõi chặt chẽ việc thu tiền, cần liệt
kê các khoản nợ phải thu theo từng nhóm tuổi để theo dõi và phân công đòi nợ, thông
thường công việc này được giao cho bộ phận phụ trách bán chịu.Ngoài ra, nên thường
xuyên gửi thông báo nợ cho khách hàng định kỳ hàng tuần, hàng tháng hay hàng quý.

tế
H
uế

Điều này, một mặt sẽ giúp cho đơn vị nhanh chóng thu hồi các khoản phải thu, mặt
khác còn giúp đơn vị xác minh và điều chỉnh kịp thời những chênh lệch nếu có giữa
số liệu của hai bên.


ại
họ
cK
in
h

 Xử lý hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán

Nếu khách hàng không hài lòng với số hàng nhận được do sai quy cách hay kém
phẩm chất, họ có thể gửi trả lại cho đơn vị. Vì thế doanh nghiệp cần có một bộ phận
độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt cũng như khấu trừ những khoản liên
quan đến các hàng hóa này. Trong trường hợp đó, phải lập bảng ghi nhớ, thư báo Có
hoặc hóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm các khoản phải thu, hàng bị trả lại hay
giảm giá; chứng từ này cũng được sử dụng làm căn cứ ghi sổ nghiệp vụ trên.

Đ

 Thẩm định, xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được
Có những trường hợp khách hàng không chịu thanh toán hay mất khả năng thanh
toán, khi đó nhà quản lý có trách nhiệm xem xét hoặc đề nghị cấp thẩm quyền cho
phép xóa sổ các khoản nợ này. Căn cứ vào đó, bộ phận kế toán ghi chép vào sổ sách.
Tiếp cận hệ thống chứng theo chu trình bán hàng – thu tiền, qua việc xác định các
công việc và các bộ phận tham gia chủ yếu tham gia vào chu trình, sau đây là danh
mục các chứng từ chủ yếu liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.

SVTH Nguyễn Thị Ngọc Yến – K44B Kiểm toán

16



Khóa luận tốt nghiệp

GVHD ThS Phạm Thị Ái Mỹ

Bảng 1.1: Danh mục các chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ bán hàng
STT

Tên chứng từ

Nơi lập

Mục đích sử dụng

1

Lệnh bán hàng

Bộ phận bán chịu

Căn cứ để lập PXK

2

Phiếu xuất kho

Bộ phận kinh doanh

Căn cứ để xuất hàng

4


Phiếu xuất kho kiêm vận
chuyển nội bộ
Phiếu xuất kho hàng gửi
bán đại lý

Bộ phận kinh doanh

Bộ phận kinh doanh

Căn cứ để xuất hàng và
vận chuyển hàng hóa
Căn cứ để xuất hàng và

tế
H
uế

3

Căn cứ để gửi hàng và

Hóa đơn vận chuyển

8

Hóa đơn GTGT

Bộ phận kế toán


9

Biên bản kiểm nghiệm

Bộ phận giao hàng

Căn cứ để giao hàng

10

Biên bản giao nhận

Bộ phận giao hàng

Căn cứ đã giao hàng

12

Đ

ại
họ
cK
in
h

7

11


Bộ phận gửi hàng

ghi nhận hàng gửi đại lý

Phiếu thu

Giấy báo có

Bộ phận kế toán

vận chuyển hàng hóa

Giao cho khách hàng và
cơ sở ghi sổ kế toán

Chứng minh đã thu được
tiền hàng

Ngân hàng (Kế toán

Chứng minh khách hàng

thanh toán)

đã thanh toán

Đối với trường hợp xuất khẩu hàng hóa, ngoài ra còn có các chứng từ sau:
 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice),
 Vận đơn đường biển (B/L) hay đường hàng không (B/A),


SVTH Nguyễn Thị Ngọc Yến – K44B Kiểm toán

17


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD ThS Phạm Thị Ái Mỹ

 Chứng từ bảo hiểm: đơn bảo hiểm (Insurance Policy) hoặc giấy chứng nhận
bảo hiểm (Insurance Certificate),
 Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Original),
 Phiếu đóng gói (Packing list),
 Tờ khai hải quan,
 Hối phiếu,…
a.3. Tổ chức luân chuyển chứng từ bán hàng trong doanh nghiệp
Chu trình bán hàng là một chu trình quan trọng, nó bao gồm nhiều bước công

tế
H
uế

việc, mỗi bước lại bao gồm nhiều nghiệp vụ với những minh chứng bằng các chứng từ
khác nhau. Hiểu được các chức năng của các chứng từ cùng quá trình luân chuyển của
chúng, chu trình sẽ diễn ra nhanh hơn, hiệu quả hơn; nhà quản lý có thể kiểm soát chu
trình tốt hơn. Vì vậy song song với việc xây dựng hệ thống chứng từ bán hàng đầy đủ,

ại
họ
cK

in
h

kế toán cần tổ chức tốt khâu luân chuyển chứng từ trong doanh nghiệp.
Tổ chức luân chuyển chứng từ bán hàng trong doanh nghiệp là xác định mối quan
hệ giữa cá bộ phận liên quan trong chu trình, đồng thời xác định trình tự vận động của
chứng từ từ khi được lập cho đến khi lưu trữ. Quy định thể hiện qua sơ đồ cho từng
laoij chứng từ, trong đó quy định rõ đường đi và thời gian cho mỗi bước luân chuyển.
Điều này sẽ giúp nhà quản lý rút ngắn thời gian vận động của chứng từ nhưng vẫn

Đ

đảm bảo kiểm soát tốt chu trình.

Sơ đồ sau đây là một ví dụ tổng quát về quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng
ở loại công ty bán buôn – một đại diện điển hình của chu trình bán hàng – thu tiền.
(Lưu đồ 1.1 )
Khi khách hàng gửi đơn đặt hàng (ĐĐH) về công ty, phòng kinh doanh phụ trách
tiếp nhận và tiến hành tìm hiểu thông tin khách hàng, kết hợp các bộ phận khác đánh
giá khả năng thanh toán, trả tiền đúng hạn cũng như khả năng cung cấp hàng hóa của
công ty (tồn kho đủ). Nếu đơn đặt hàng được chấp nhận , phòng kinh doanh lập lệnh
bán hàng (LBH) và phiếu xuất kho (3 liên) gửi cho kế toán trưởng duyệt. Sau đó,

SVTH Nguyễn Thị Ngọc Yến – K44B Kiểm toán

18


Khóa luận tốt nghiệp


GVHD ThS Phạm Thị Ái Mỹ

phòng kinh doanh gửi PXK (liên 2) cho thủ kho để thủ kho tiến hành xuất kho hàng
bán và gửi PXK (liên 3) cho Kế toán hàng tồn kho để tiến hành hạch toán hàng xuất.
Phòng kinh doanh đồng thời gửi ĐĐH và lệnh bán hàng (LBH) đến Kế toán bán hàng
và thanh toán. Tại đây dựa trên bảng giá của công ty, kế toán xuất hóa đơn GTGT (3
liên) gửi cho kế toán trưởng duyệt, sau đó gửi liên 2 HĐ GTGT cho bộ phận giao hàng
để giao cho khách hàng. Liên 3 HĐ GTGT được sử dụng để ghi sổ kế toán bán hàng và
thanh toán, lưu theo cách thức thích hợp để dễ theo dõi thanh toán của khách hàng.
Thủ kho sau khi nhận PXK từ phòng kinh doanh tiến hành xuất kho hàng hóa giao
cho bộ phận giao hàng và ghi thẻ kho.

hàng và giao hàng cho khách hàng.

tế
H
uế

Bộ phận giao hàng nhận hàng từ thủ kho, hóa đơn GTGT (liên 2) từ Kế toán bán

b. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán bán hàng

ại
họ
cK
in
h

b.1. Khái niệm


Chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự
kiện phát sinh liên quan đến việc bán hàng và thu tiền khách hàng. Các công việc ghi
nhận, xử lý những nghiệp vụ liên quan đến bán hàng diễn ra liên tục và lặp lại đối với
từng lần bán hàng. Vì vậy việc lập một hệ thống tài khoản kế toán bán hàng cũng như
hệ thống mã hóa các đối tượng quản lý của công ty là rất cần thiết. Nó góp phần tăng
cường hiệu quả, rút ngắn thời gian đối với công việc hạch toán kế toán và quản lý chi

Đ

tiết các mặt hàng.

Tài khoản (TK) kế toán là một phương tiện của kế toán được sử dụng để phản ánh
tình hình hiện có và sự vận động của từng đối tượng kế toán, nhằm phục vụ cho yêu
cầu quản lý của các chủ thể quản lý.

SVTH Nguyễn Thị Ngọc Yến – K44B Kiểm toán

19


GVHD ThS Phạm Thị Ái Mỹ

Đ

ại
h

ọc

K


in
h

tế
H

uế

Khóa luận tốt nghiệp

Lưu đồ 1.1: Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng ở loại hình công ty bán buôn
SVTH Nguyễn Thị Ngọc Yến – K44B Kiểm toán

20


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD ThS Phạm Thị Ái Mỹ

b. 2. Hệ thống tài khoản sử dụng cho nghiệp vụ bán hàng
Mỗi đối tượng kế toán, người ta sử dụng một tài khoản kế toán để phản ánh. Mỗi
tài khoản chỉ quản lý, theo dõi, phản ánh một đối tượng kế toán duy nhất. Nói cách
khác, tài khoản kế toán được sử dụng để phản ánh từng loại tài sản, từng loại nguồn
vốn, từng quá trình kinh doanh. Nó giúp kế toán phân loại và hệ thống hóa các nghiệp
vụ theo nội dung kinh tế. Việc vận dụng hệ thống tài khoản, chi tiết hóa theo các cấp
(cấp 2,3,4) phải căn cứ vào nội dung, quy mô, phạm vi hoạt động, mức độ phân cấp
quản lý của mỗi doanh nghiệp.


tế
H
uế

Theo Quyết định 15/2006/QĐ – BTC, danh mục hệ thống tài khoản kế toán doanh
nghiệp, khóa luận xin trích một số loại tài khoản thường dùng cho nghiệp vụ bán
hàng, thu tiền như sau:

STT
1

SỐ HIỆU TK
Cấp 1
Cấp 2
111
1111
1112
112

Đ

2

ại
họ
cK
in
h

Bảng 1.2: Danh mục tài khoản sủ dụng trong nghiệp bán hàng


1121
1122

TÊN TÀI KHOẢN
Tiền mặt
Tiền Việt Nam
Ngoại tệ
Tiền gửi Ngân hàng
Tiền Việt Nam
Ngoại tệ

3

131

Phải thu khách hàng

4

156

Hàng hóa

5

333

Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
3331


Thuế giá trị gia tăng phải nộp

SVTH Nguyễn Thị Ngọc Yến – K44B Kiểm toán

21


Khóa luận tốt nghiệp
5

GVHD ThS Phạm Thị Ái Mỹ
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

511
5111

6

Doanh thu bán hàng hóa

521
531
532

Chiết khấu thương mại
Hàng bán bị trả lại
Giảm giá hàng bán

632


Giá vốn hàng bán

Theo Thông tư 53/2006/TT-BTC, ngày 12/06/2006, doanh nghiệp căn cứ vào hệ
thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành hoặc được Bộ Tài chính chấp thuận

tế
H
uế

áp dụng cho doanh nghiệp để chi tiết hoá theo các cấp tài khoản ( TK cấp 2, 3, 4) để
phù hợp với kế hoạch, dự toán đã lập và yêu cầu cung cấp thông tin của kế toán quản
trị trong doanh nghiệp. Việc chi tiết hoá các cấp tài khoản kế toán phải dựa trên các
yêu cầu sau:

ại
họ
cK
in
h

- Việc chi tiết hóa tài khoản kế toán phải xuất phát từ yêu cầu cung cấp thông tin
kế toán quản trị của từng cấp quản lý.

- Các tài khoản có mối quan hệ với nhau cần đảm bảo tính thống nhất về ký hiệu,
cấp độ,…(Ví dụ: TK 15411, 51111, 63211, 91111,...).
- Việc chi tiết hoá tài khoản không được làm sai lệch nội dung, kết cấu và phương

Đ


pháp ghi chép của tài khoản.

b.3. Tổ chức dữ liệu và mã hóa các đối tượng quản lý:
Cơ sở dữ liệu kế toán bao gồm các tập tin có các quan hệ rất chặt chẽ với nhau
được thiết kế để ghi nhận, lưu trữ và xử lý toàn bộ các dữ liệu và thông tin kế toán.
Mã hóa thông tin mang tính khoa học, tạo thuận lợi cho việc quản lý dữ liệu, cập
nhật số liệu và nhất là truy xuất thông tin, yêu cầu bộ mã được xây dựng phải đảm bảo
các yếu tố: gọn, dễ nhớ, dễ bổ sung, nhất quán trong tên gọi các đối tượng được mã hóa.
Trong công tác bán hàng, các nghiệp vụ kế toán thường xuyên xảy ra, các thông
tin về khách hàng, số dư tài khoản cũng như tình hình hàng hóa cần được thường

SVTH Nguyễn Thị Ngọc Yến – K44B Kiểm toán

22


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD ThS Phạm Thị Ái Mỹ

xuyên cập nhật và lưu trữ có hệ thống. Việc tổ chức dữ liệu và mã hóa các đối tượng
quản lý sẽ giúp quản lý thông tin một cách khoa học và hữu hiệu hơn.
b.4. Tổ chức hạch toán nghiệp vụ bán hàng:
Dựa trên hệ thống tài khoản đã được thiết lập, doanh nghiệp hạch toán kế toán các
nghiệp vụ phát sinh. Sau đây là sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán buôn qua kho – một
điển hình cho chu trình bán hàng – thu tiền:
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán buôn qua kho
632
(1)


911
(2)

511
111,112,131

111,112,131
(3)

tế
H
uế

156

531,532
(7)
(5)
641
(11)

(10)

3331

(4)

152,153,156

(8)


ại
họ
cK
in
h

531,532
(6)

331
(9)

Giá vốn hàng bán

(2)

Kết chuyển giá vốn hàng bán

(3)

Doanh thu bán hàng

(4)

Thuế GTGT đầu ra

(5)

Giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại


(6)

Kết chuyển giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại

(7)

Kết chuyển giá vốn hàng bán bị trả lại

(8)

Doanh thu hàng đổi hàng (khi 2 bên giao nhận đồng thời)

(9)

Doanh thu hàng đổi hàng khi khách hàng chưa giao hàng cho doanh nghiệp

(10)

Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần

Đ

(1)

SVTH Nguyễn Thị Ngọc Yến – K44B Kiểm toán

23