Công tác quản trị khoản phải thu khách hàng tại công ty TNHH thương mại tổng hợp minh phương
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (639.9 KB, 79 trang )
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ
I.1
Sự cần thiết của vấn đề nghiên cứu
“Khách hàng là thượng đế”, đó là phương châm hoạt động của các doanh nghiệp
Ế
trong môi trường kinh doanh cạnh tranh với xu thế toàn cầu hóa như hiện nay. Để doanh
U
nghiệp tồn tại và phát triển bền vững, các nhà quản trị phải vạch ra chiến lược kinh doanh
-H
đúng đắn cho doanh nghiệp. Một chiến lược đúng đắn với những chính sách phù hợp sẽ
giúp doanh nghiệp đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và làm hài lòng các “thượng
TẾ
đế”, từ đó thực hiện tốt các mục tiêu cùa doanh nghiệp. Các doanh nghiệp cần phải nhận
thức được vai trò quan trọng của khách hàng trên con đường phát triển của mình. Có thể
H
nói, khi doanh nghiệp tiếp cận và chinh phục được khách hàng là đã nắm chắc thành công
IN
hơn một nửa. Vì vậy, việc chăm sóc người tiêu dùng cần phải được các doanh nghiệp đặc
K
biệt chú trọng.
C
Để giành được sự tín nhiệm của khách hàng không phải là bài toán dễ dàng đối với
Ọ
các nhà quản trị. Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, ngoài việc cung cấp
IH
sản phẩm với chất lượng đảm bào, lợi thế sẽ thuộc về các doanh nghiệp có chính sách giá
cả và đãi ngộ về thanh toán và nợ hấp dẫn. Việc cho nợ mua hàng đã trở thành điều tất
Đ
Ạ
yếu trong xu thế phát triển của thị trường hiện nay. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích
mang lại thì việc bán chịu khi không được kiểm soát chặt chẽ sẽ đem lại nhiều rủi ro tài
G
chính cho doanh nghiệp, thậm chí dẫn tới nguy cơ phá sản. Làm thế nào để việc bán chịu
Ờ
N
phát huy được hết tác dụng không hẳn là chủ doanh nghiệp nào cũng nắm được. Vì vậy,
Ư
các nhà quản trị cần phải thực sự hiểu rõ vấn đề để quản trị khoản phải thu khách hàng
TR
một cách có hiệu quả.
Quản trị khoản phải thu khách hàng còn là vấn đề rất mới đối với hầu hết các doanh
nghiệp Việt Nam hiện nay. Đa số các doanh nghiệp mới chỉ dừng lại ở chỗ hạch toán kế
toán khoản phải thu khách hàng chứ chưa có các biện pháp cụ thể, thiết thực để quản lý
tốt khoản phải thu này và tránh tình trạng rủi ro tài chính cho doanh nghiệp. Trên thực tế,
có nhiều doanh nghiệp đã bị phá sản do tổn thất nợ khó đòi quá lớn.
QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
1
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, tôi quyết định chọn đề tài “Công
tác quản trị khoản phải thu khách hàng tại Công ty TNHH Thương Mại Tổng Hợp
Minh Phương”. Là một công ty sản xuất, chế biến và xuất khẩu các mặt hàng nông sản
ra thị trường thế giới thì việc quản trị khoản phải thu khách hàng càng là một vấn đề cấp
Ế
thiết. Vì vậy, việc chọn đề tài này là thiết thực và có ý nghĩa cho bản thân cũng như cho
-H
U
doanh nghiệp.
Tuy nhiên, do đây là một đề tài còn mới và với những hạn chế nhất định nên không
TẾ
thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong nhận được sự góp ý chân thành của quý thầy
I.2
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
IN
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài này bao gồm:
H
cô, các anh chị và bạn đọc. Xin chân thành cảm ơn!
K
- Tổng hợp cơ sở lý luận về khoản phải thu khách hàng và quản trị khoản phải thu
C
khách hàng.
Ọ
- Tìm hiểu tình hình và thực trạng công tác quản trị khoản phải thu khách hàng tại
IH
Công ty TNHH Thương Mại Tổng Hợp Minh Phương, từ đó so sánh giữa thực tế và lý
Ạ
thuyết.
Đ
- Từ những hạn chế cụ thể đưa ra các giải pháp và kiến nghị giúp doanh nghiệp quản
Đối tượng nghiên cứu của đề tài
Ờ
N
I.3
G
trị khoản phải thu khách hàng hiệu quả hơn.
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác quản trị khoản phải thu khách hàng tại
Ư
Công ty TNHH Thương Mại Tổng Hợp Minh Phương.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài
TR
I.4
Phạm vi về không gian: Đề tài được thực hiện tại Công ty TNHH Thương Mại Tổng
Hợp Minh Phương.
Phạm vi về thời gian: Thu thập và nghiên cứu số liệu trong giai đoạn: 2008– 2010.
Nội dung: Công tác quản trị khoản phải thu khách hàng.
QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
2
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
I.5
Phương pháp nghiên cứu đề tài
- Tham khảo tài liệu: Tham khảo tài liệu trên Trung tâm học liệu và thư viện trường
nhằm hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác quản trị khoản phải thu khách hàng, tham
Ế
khảo các bài báo, bài viết liên quan đến đề tài trên các website.
U
- Phỏng vấn trực tiếp: Nhằm tìm hiểu các thông tin liên quan đến đề tài, đặc biệt là
-H
công tác kế toán khoản phải thu khách hàng và công tác quản trị khoản phải thu khách
hàng tại công ty.
TẾ
- Phương pháp phân tích, so sánh, đánh giá: nhằm phân tích tình hình công tác
quản trị khoản phải thu khách hàng từ đó đưa ra các giải pháp và kiến nghị giúp nâng cao
H
hiệu quả công tác quản trị khoản phải thu khách hàng tại công ty.
IN
I.6 Kết cấu đề tài
K
Đề tài gồm có ba phần:
C
Phần I: Đặt vấn đề
IH
Ọ
Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu
Chương I: Cơ sở lý luận về khoản phải thu khách hàng và quản trị khoản phải
Ạ
thu khách hàng
Đ
Chương II: Thực trạng công tác quản trị khoản phải thu khách hàng tại Công ty
G
TNHH Thương Mại Tổng Hợp Minh Phương
Ờ
N
Chương III: Đánh giá và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản trị khoản
phải thu khách hàng tại công ty
TR
Ư
Phần III: Kết luận và kiến nghị
QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
3
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
VÀ QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
1.1.1 Một số kiến thức liên quan đến khoản phải thu khách hàng
-H
a. Khái niệm
Ế
Khoản phải thu khách hàng
U
1.1
Khoản phải thu khách hàng là số tiền mà khách hàng nợ doanh nghiệp khi mua
TẾ
chịu hàng hóa và dịch vụ của doanh nghiệp. Trên Bảng cân đối kế toán, khoản phải thu
H
khách hàng là tài sản của doanh nghiệp và được thể hiện qua tài khoản 131 – phải thu của
IN
khách hàng. Hầu hết các doanh nghiệp đều phát sinh khoản phải thu khách hàng nhưng
với mức độ khác nhau. Việc kiểm soát khoản phải thu liên quan đến việc đánh đổi giữa
K
lợi nhuận và rủi ro. Nếu không bán chịu hàng hóa thì sẽ mất đi cơ hội bán hàng do đó mất
C
đi lợi nhuận. Nếu bán chịu hàng hóa quá nhiều thì chi phí cho khoản phải thu tăng, có khả
Ọ
năng phát sinh các khoản nợ khó đòi và nghiêm trọng hơn có thể dẫn tới nguy cơ phá sản
IH
cho doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải có chính sách bán chịu phù hợp.
Ạ
b. Kết cấu tài khoản 131 - Khoản phải thu khách hàng
Đ
Kế toán nợ phải thu là nghiệp vụ thống kê các tồn nợ giữa công ty và các đối tác có
G
liên quan thực hiện giao dịch với nhau. Dựa vào nghiệp vụ này mà công ty biết được khi
Ờ
N
nào có thể thu hồi nợ của đối tác và khả năng chi trả nợ tồn của công ty với các đối tác
khác liên quan. Tài khoản 131 – Khoản phải thu khách hàng có kết cấu như sau:
TR
Ư
Bên Nợ: Số tiền phải thu của khách hàng.
Bên Có: - Số tiền đã thu của khách hàng;
- Số tiền giảm trừ cho khách hàng do chiết khấu, giảm giá và hàng bán bị
trả lại;
- Số tiền khách hàng ứng trước cho doanh nghiệp.
QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
4
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Dư Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng hoặc chênh lệch số tiền còn phải thu
lớn hơn số tiền khách hàng ứng trước.
Hoặc
Ế
Dư Có: Số tiền khách hàng hiện đang ứng trước hoặc chênh lệch số tiền khách
U
hàng ứng trước lớn hơn số tiền còn phải thu.
-H
c. Nguyên tắc hạch toán khoản phải thu khách hàng
Kế toán khoản phải thu khách hàng phải theo dõi chi tiết theo từng khách hàng,
TẾ
theo từng nội dung phải thu phát sinh để đáp ứng nhu cầu thông tin về đối tượng phải thu,
nội dung phải thu, tình hình thanh toán và khả năng thu nợ; cần phải theo dõi chi tiết
H
khoản phải thu ngắn hạn, khoản phải thu dài hạn và ghi chép theo từng lần thanh toán.
IN
Mỗi nghiệp vụ phát sinh đều phải có các chứng từ rõ ràng đi kèm để chứng minh hoạt
K
động của doanh nghiệp khi báo cáo với các tổ chức có liên quan.
Ọ
theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC
C
d. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ cơ bản về khoản phải thu khách hàng
IH
* Doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư xuất bán,
Đ
hàng nhưng chưa thu:
Ạ
dịch vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ. Kế toán ghi số tiền phải thu của khách
G
- Đối với hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp
Ờ
N
khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, ghi:
TR
Ư
Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311)
- Đối với hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối
tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, ghi
Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
5
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
* Trường hợp hàng bán bị khách hàng trả lại hoặc giảm giá hàng bán trong trường
hợp khách hàng chưa thanh toán
- Đối với hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng
-H
Nợ TK 3331 (Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại)
U
Nợ TK 5212, TK 5213 (Giá bán chưa có thuế GTGT)
Ế
khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:
TẾ
- Đối với hàng hoá không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng
H
chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, hạch toán:
IN
Nợ TK 5212, 5213
K
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng
Trong trường hợp hàng bán bị trả lại thì phải điều chỉnh giảm giá vốn (nếu tính giá
Ọ
C
hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên)
IH
* Số tiền chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán
tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi:
Ạ
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán)
Đ
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.
G
* Số tiền chiết khấu thương mại phải trả cho người mua trừ vào khoản nợ phải thu
TR
Ư
Ờ
N
của khách hàng, ghi:
Nợ TK 5211 - Chiết khấu thương mại
Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng
* Khi khách hàng thanh toán cho số hàng hóa, dịch vụ đã mua, ghi:
Nợ các TK 111, 112,. . .
Nợ TK 635 (nếu có) – Chi phí tài chính
QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
6
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (nếu có)
Đồng thời hạch toán số ngoại tệ thu được (nếu có): Nợ TK 007 (Chi tiết cho từng
Ế
loại ngoại tệ).
U
* Nhận tiền ứng trước, trả trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc
-H
cung cấp dịch vụ, ghi:
Nợ các TK 111, 112,…
TẾ
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng
Sau đó khi giao hàng cho khách hàng, kế toán sẽ phản ánh khoản phải thu như
IN
H
trên. Khoản chênh lệch giữa số tiền khách hàng thanh toán và số tiền khách hàng đã ứng
trước được theo dõi và xử lý trên TK 131.
K
* Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được thì được
C
phép xoá nợ, ghi:
IH
Ọ
Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi (Nếu đã lập dự phòng)
Nợ TK 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (Nếu chưa lập dự phòng)
Ạ
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng
Đ
Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý”
G
- Khi những khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xoá nợ, nếu sau đó lại thu
TR
Ư
Ờ
N
hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, ghi:
Nợ các TK 111, 112,. . .
Có TK 711 - Thu nhập khác.
Đồng thời ghi vào bên Có TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý”
QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
7
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
1.1.2 Lợi ích và rủi ro của việc bán chịu
Bán chịu là xu thế tất yếu của thị trường hiện nay. Ngoài những lợi ích mang lại thì
nó còn tiềm ẩn những rủi ro cho doanh nghiệp. Điều này được thể hiện ở những khía cạnh
Ế
sau:
U
a. Lợi ích
-H
- Việc bán chịu có tác dụng kích thích khách hàng, làm tăng doanh thu và giảm tồn
kho cho doanh nghiệp.
TẾ
Có được điều này vì khi doanh nghiệp bán chịu sẽ tạo được sự thuận tiện cho khách
hàng, đặc biệt là trong những trường hợp khách hàng đang gặp khó khăn về tài chính
H
nhưng muốn thỏa mãn nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ. Khi bán chịu, doanh nghiệp sẽ thu
IN
hút được lợi thế bán hàng về mình và quan trọng nhất là mở rộng được nhiều mối quan hệ
K
khách hàng, lượng khách hàng sẽ tăng lên và đẩy doanh thu của doanh nghiệp cũng tăng
C
theo.
IH
là một vũ khí cạnh tranh.
Ọ
- Tạo uy tín và ổn định cho doanh nghiệp, thắt chặt mối quan hệ với khách hàng và
Ạ
Một doanh nghiệp với chính sãi đãi ngộ về thanh toán và nợ đối với khách hàng
Đ
hấp dẫn sẽ luôn được nhắc đến đầu tiên khi khách hàng lựa chọn nhà cung cấp. Từ đó
G
doanh nghiệp sẽ tạo dựng được uy tín và hình ảnh đẹp trên thương trường.
Ờ
N
b. Rủi ro
- Gánh nặng về nợ khó đòi.
Ư
Khi doanh nghiệp bán chịu cho khách hàng thì chi phí bán hàng, chi phí thu nợ và
TR
khả năng mất mát tăng lên. Nếu việc bán chịu và quản lý khoản phải thu ngoài tầm kiểm
soát thì không những không mang lại lợi ích mà còn gây ra các tác hại cho doanh nghiệp.
Không xác định được rõ ràng về đối tượng bán chịu thì doanh nghiệp càng dễ đối mặt với
gánh nặng nợ khó đòi ngày càng lớn.
- Có thể dẫn tới nguy cơ phá sản cao.
QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
8
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Khi mất khả năng kiếm soát về các khoản nợ thì doanh nghiệp dễ bị mất lợi thế về
tài chính, dẫn đến mất khả năng thanh khoản, lâm vào khủng hoảng thậm chí là phá sản.
Thiếu vốn đầu tư cho các dự án mới và mở rộng sản xuất, doanh nghiệp không những
U
1.1.3 Các yếu tố quyết định đến mức “các khoản phải thu khách hàng”
Ế
không phát triển được mà còn bị tụt hậu so với các đối thủ cạnh tranh.
-H
Mức độ của khoản phải thu khách hàng chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố nhưng
trong đó có những nhân tố chủ yếu sau:
TẾ
a. Khối lượng hàng bán ra
Xét trong trường hợp doanh nghiệp bán chịu và các yếu tố khác không thay đổi thì
H
mức độ của khoản phải thu khách hàng tỷ lệ thuận với khối lượng hàng bán ra. Khối
IN
lượng hàng bán ra càng lớn thì khoản phải thu càng nhiều và ngược lại, khối lượng hàng
K
bán ra càng nhỏ thì khoản phải thu càng ít. Vì vậy, khi mức độ khoản phải thu khách hàng
C
quá lớn thì doanh nghiệp cần phải điều chỉnh giảm lượng hàng bán chịu, có thể về đến
Ọ
mức 0 đối với từng khách hàng cụ thể trong từng giai đoạn cụ thể.
IH
b. Sự thay đổi theo mùa của doanh thu
Ạ
Đối với những doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ có chu kỳ thay đổi theo
Đ
mùa thì mức độ của khoản phải thu khách hàng chịu ảnh hưởng từ nhân tố này nhiều hơn.
G
Khi doanh thu trong kỳ ít hơn nhiều so với những kỳ khác thì doanh nghiệp có xu hướng
Ờ
N
cho nợ nhiều hơn để đảm bảo tính ổn định của doanh thu.
c. Giới hạn của lượng vốn thiếu nợ
Ư
Mức độ các khoản phải thu khách hàng cũng phụ thuộc vào giới hạn số tiền mà
TR
doanh nghiệp cho khách hàng nợ. Nhưng doanh nghiệp có thể cho phép khách hàng nợ
đến con số là bao nhiêu để không ảnh hưởng tới doanh nghiệp mới là điều quan trọng.
Giới hạn đó không nên là một con số bất di bất dịch mà nên áp dụng nó một cách linh
hoạt theo từng khách hàng, từng thời điểm và từng trường hợp cụ thể.
d. Chính sách tín dụng của mỗi doanh nghiệp
QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
9
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Đây là yếu tố quan trọng quyết định tới mức độ của khoản phải thu khách hàng.
chính sách tín dụng thể hiện rõ ở hai hình thức: thời hạn bán chịu và chiết khấu. Thời hạn
bán chịu là độ dài thời gian mà các khoản tín dụng được phép kéo dài. Thông thường, thời
hạn bán chịu càng dài thì khách hàng sẽ có xu hướng nợ với số tiền càng lớn. Chiết khấu
Ế
thì có tác dụng ngược lại, nó khuyến khích khách hàng thanh toán sớm các hóa đơn mua
-H
U
hàng và làm giảm mức độ của khoản phải thu khách hàng.
e. Chính sách thu tiền
TẾ
Nếu doanh nghiệp có chính sách thu tiền hợp lý để thu hồi các khoản phải thu từ
khách hàng thì mức độ của khoản phải thu khách hàng sẽ giảm xuống. Doanh nghiệp có
H
chính sách thu tiển tốt thì sẽ tận dụng được lợi ích từ việc bán chịu đem lại.
Quản trị khoản phải thu khách hàng
1.2.1
Khái niệm quản trị khoản phải thu khách hàng
K
IN
1.2
C
Cùng với quản trị tiền mặt và hàng tồn kho, quản trị khoản phải thu có liên quan
Ọ
đến quyết định về quản trị tài sản của Giám đốc tài chính. Quyết định quản trị khoản phải
IH
thu khách hàng gắn với việc đánh đổi giữa chi phí liên quan đến khoản phải thu và doanh
Ạ
thu tăng thêm do bán chịu hàng hóa.
Đ
Theo bài viết “Quản trị khoản phải thu tại các doanh nghiệp ngành xây dựng Việt
G
Nam”, Thư viện điện tử Việt Nam (2009); quản trị khoản phải thu đòi hỏi trả lời năm tập
Ờ
N
hợp câu hỏi sau:
- Doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ của mình với điều kiện gì? Dành cho khách
Ư
hàng thời gian bao lâu để thanh toán tiền mua hàng? Doanh nghiệp có chuẩn bị giảm giá
TR
cho khách hàng thanh toán nhanh không?
- Doanh nghiệp cần đảm bảo gì về số tiền khách hàng nợ? Chỉ cần khách hàng ký
vào biên nhận hay buộc khách hàng phải ký một loại giấy nhận nợ chính thức nào khác?
QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
10
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
- Phân loại khách hàng: loại khách hàng nào có thể trả tiền vay ngay? Để tìm hiểu,
doanh nghiệp có nghiên cứu hồ sơ quá khứ hay các báo cáo tài chính đã qua của khách
hàng không? Hay doanh nghiệp dựa vào chứng nhận của ngân hàng?
- Doanh nghiệp chuẩn bị dành cho từng khách hàng với những hạn mức tín dụng
U
Ế
như thế nào để tránh rủi ro? Doanh nghiệp có từ chối cấp tín dụng cho các khách hàng mà
-H
doanh nghiệp nghi ngờ? Hay doanh nghiệp chấp nhận rủi ro có một vài món nợ khó đòi
và điều này xem như là chi phí của việc xây dựng một nhóm khách hàng lớn, thường
TẾ
xuyên?
- Biện pháp nào doanh nghiệp áp dụng thu nợ đến hạn? Doanh nghiệp theo dõi
H
thanh toán như thế nào? Doanh nghiệp làm thế nào đối với những khách hàng miễn cưỡng
IN
trả tiền hay kiệt sức vì họ?
K
Khi trả lời được các câu hỏi trên, nhà quản trị doanh nghiệp sẽ quản trị tốt hơn
C
khoản phải thu khách hàng và đem lại lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp.
Ọ
1.2.2 Mục đích của việc theo dõi khoản phải thu khách hàng
IH
Khoản phải thu khách hàng là tài sản của doanh nghiệp. Để đạt hiệu quả trong việc
Ạ
quản lý tài sản này thì doanh nghiệp cần phải tiến hành theo dõi nó. Việc theo dõi khoản
Đ
phải thu khách hàng nhằm những mục đích sau:
G
Thứ nhất: Xác định đúng thực trạng của khoản phải thu
Ờ
N
Theo dõi khoản phải thu giúp doanh nghiệp biết được tình hình hiện tại của khoản
phải thu về: giá trị, thời gian nợ...từ đó nhận biết được đó là khoản phải thu trọng yếu hay
Ư
không trọng yếu; chưa đến hạn, đến hạn hay quá hạn để thực hiện các chính sách thu hồi
TR
nợ kịp thời, hợp lý.
Thứ hai: Đánh giá tính hữu hiệu của chính sách thu tiền của doanh nghiệp
Thông qua việc theo dõi, thu hồi các khoản phải thu của khách hàng, doanh nghiệp
sẽ đánh giá được chính sách thu tiền của mình có thực sự hữu hiệu hay không, có thích
hợp hay không? Bởi vì nếu có chính sách thu tiền hợp lý thì doanh nghiệp sẽ thu hồi các
QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
11
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
khoản nợ đến hạn kịp thời. Nếu các khoản phải thu khó đòi còn lớn thì chính sách thu tiền
cần phải được thay đổi để tránh rủi ro có thể xảy ra cho doanh nghiệp.
1.2.3 Chức năng của công tác quản trị khoản phải thu khách hàng
Ế
Công tác quản trị khoản phải thu khách hàng có các chức năng sau:
U
Thứ nhất: Kiểm soát nợ xấu và những khoản phải thu hiện hành nhằm duy trì khả
-H
năng linh hoạt về tài chính.
Từ việc theo dõi, kiểm soát khoản phải thu một cách chặt chẽ, khoa học sẽ giúp
TẾ
cho doanh nghiệp quản lý tốt khoản phải thu trong hạn và kịp thời phát hiện các khoản nợ
xấu, từ đó có những chính sách thu tiền thích hợp nhằm đảm bảo khả năng tài chính của
IN
H
doanh nghiệp.
Thứ hai: Tối ưu hóa cơ cấu tài sản công ty, chuyển khoản phải thu thành tiền đúng
K
thời hạn.
C
Thông qua việc theo dõi, quản lý khoản phải thu, doanh nghiệp sẽ xác định được
Ọ
khi nào thì khoản nợ phải thu đến hạn. Qua đó sẽ tối ưu hóa cơ cấu tài sản của công ty
IH
bằng việc thu hồi các khoản nợ để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Ạ
Thứ ba: Phân tích rủi ro khách hàng và quyết định đáp ứng yêu cầu mua chịu của
Đ
khách hàng.
G
Bằng việc phân tích đánh giá khách hàng, doanh nghiệp sẽ xác định được mức độ
Ờ
N
rủi ro của từng khách hàng, từ đó đưa ra quyết định có đáp ứng yêu cầu mua chịu của họ
hay không. Tuy nhiên, việc cho khách hàng mua chịu giúp cho doanh số tăng lên nhưng
Ư
cũng chứa đựng nhiều rủi ro. Vì vậy doanh nghiệp cần phải chú trọng vào công tác đánh
TR
giá khách hàng.
1.2.4 Vai trò của công tác quản trị khoản phải thu khách hàng
Theo bài viết “Quản trị khoản phải thu tại các doanh nghiệp ngành xây dựng Việt
Nam”, Thư viện điện tử Việt Nam (2009), vai trò của công tác quản trị khoản phải thu
được thể hiện trên những khía cạnh sau:
QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
12
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
- Khoản phải thu thường chiếm tỷ trọng rất đáng kể trong tổng tài sản lưu động của
các doanh nghiệp. Do đó, quản trị tốt khoản phải thu thì vòng quay vốn của doanh nghiệp
sẽ tốt. Từ đó, kích thích hoạt động kinh doanh thay đổi.
- Tổ chức hệ thống kiểm soát nợ phải thu chuyên nghiệp, đầy đủ thông tin, kịp
U
Ế
thời, nhanh chóng sẽ giúp cho các doanh nghiệp hạn chế đến mức thấp nhất các rủi ro
-H
không thu hồi được nợ và chi phí thu hồi nợ sẽ thấp.
1.2.5 Các bước thực hiện trong công tác quản trị khoản phải thu khách hàng
TẾ
Quản trị khoản phải thu khách hàng hiệu quả không phải là điều đơn giản đối với
các nhà quản trị. Muốn quản trị tốt khoản phải thu phải có những chính sách phù hợp với
H
tình hình sản xuất kinh doanh, sản phẩm cũng như khách hàng của doanh nghiệp. Công
K
Bước 1: Thiết lập chính sách bán chịu
IN
tác quản trị khoản phải thu phải bao gồm các yếu tố sau:
C
Như đã nói ở trên, hầu hết các doanh nghiệp đều phát sinh các khoản phải thu
Ọ
khách hàng nhưng với mức độ khác nhau. Mức độ này tùy thuộc vào các yếu tố như tình
IH
hình nền kinh tế, giá cả sản phẩm, chất lượng sản phẩm và chính sách bán chịu của doanh
Ạ
nghiệp. Trong đó, chính sách bán chịu ảnh hưởng mạnh nhất đến khoản phải thu và sự
Đ
kiểm soát của Giám đốc tài chính. Việc thiết lập chính sách bán chịu phải căn cứ vào
chiến lược của công ty, các phân tích về đặc điểm thị trường, đặc điểm khách hàng và
Ờ
N
G
điều kiện cụ thể của công ty. Liên quan đến chính sách bán chịu, chúng ta sẽ lần lượt xem
xét các vấn đề như tiêu chuẩn bán chịu, điều khoản bán chịu, hạn mức bán chịu và quy
Ư
trình thu tiền.
TR
- Tiêu chuẩn bán chịu
Tiêu chuẩn bán chịu là những điều kiện tối thiểu về uy tín của khách hàng để được
doanh nghiệp chấp nhận bán chịu. Dựa trên cơ sở phân tích tài chính và những thông tin
phi tài chính, người phân tích sẽ đánh giá khách hàng là có đáp ứng tiêu chuẩn bán chịu
hay không. Những khách hàng mới thường được cấp một hạn mức tín dụng thấp và được
“thử thách” trong một thời gian nhất định, hoặc phải có tài sản đảm bảo, hoặc phải được
QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
13
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
bảo lãnh của một ngân hàng. Nhà quản trị tài chính có thể hạ thấp tiêu chuẩn tín dụng của
công ty đến khi khả năng sinh lợi từ doanh số tăng thêm còn lớn hơn tổng chi phí phát
sinh bởi sự gia tăng khoản phải thu. Khi hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu có thể kích thích
được nhu cầu dẫn tới gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi
Ế
nới lỏng tiêu chuẩn tín dụng thì chi phí sẽ tăng thêm như: quy mô bộ phận tín dụng tăng
-H
U
lên dẫn đến các chi phí liên quan đến bộ phận này cũng tăng theo, công việc hành chính
nhiều và phức tạp hơn, chi phí quản lý khoản phải thu tăng lên, mất mát tăng thêm và chi
TẾ
phí cơ hội vốn cũng tăng thêm. Vì vậy, nhà quản trị tài chính cần xem xét kỹ lưỡng sự
đánh đổi này để quyết định sẽ mở tín dụng đến nhóm khách hàng nào và với mức độ bao
H
nhiêu. Về mặt lý thuyết, doanh nghiệp nên hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu đến mức có thể
IN
chấp nhận được, sao cho lợi nhuận tạo ra do gia tăng doanh thu vượt quá mức chi phí phát
K
sinh do bán chịu. Ở đây có sự đánh đổi giữa lợi nhuận tăng thêm và chi phí liên quan đến
khoản phải thu tăng thêm do hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu. Vì vậy, doanh nghiệp phải biết
C
khi nào nên nới lỏng hay thắt chặt tiêu chuẩn bán chịu, tùy vào từng hoàn cảnh và điều
IH
Ọ
kiện cụ thể.
- Điều khoản bán chịu
Ạ
Điều khoản bán chịu là điều khoản xác định độ dài thời gian hay thời hạn bán chịu
Đ
và tỷ lệ chiết khấu áp dụng nếu khách hàng trả sớm hơn thời gian bán chịu cho phép.
G
Thời hạn bán hàng là độ dài thời kỳ tín dụng mở cho khách hàng và là thời hạn mà
Ờ
N
trong đó doanh nghiệp chấp nhận một tỷ lệ chiết khấu. Ví dụ “2/10 Net 30”.
Ư
Thời kỳ tín dụng là tổng thời gian mà tín dụng được mở cho khách hàng để thanh
TR
toán hóa đơn. Ví dụ, “Net 30” có nghĩa là yêu cầu khách hàng thanh toán toàn bộ giá trị
hóa đơn trong vòng 30 ngày kể từ ngày viết hóa đơn.
Thời hạn chiết khấu là khoảng thời gian mà nếu người mua thanh toán trước hoặc
trong thời gian đó thì sẽ được nhận tỷ lệ chiết khấu. Ví dụ “2/10” có nghĩa là công ty sẽ
chiết khấu tiền mặt trong vòng mười ngày đầu kể từ ngày viết hóa đơn.
QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
14
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Tỷ lệ chiết khấu là tỷ lệ phần trăm của doanh thu hoặc giá bán được khấu trừ nếu
người mua trả tiền trong thời hạn chiết khấu. Ví dụ, “2/10” cho phép khách hàng được
giảm 2% chiết khấu nếu thanh toán trong thời hạn chiết khấu.
Việc mở rộng thời hạn bán hàng sẽ có tác động làm cho doanh số tăng. Tuy nhiên,
U
Ế
việc kéo dài kỳ thu tiền sẽ làm tăng vốn khoản phải thu, đồng thời tăng khả năng mất mát.
-H
Ngược lại, việc áp dụng chiết khấu sẽ có tác động tích cực làm giảm khoản phải thu, ảnh
hưởng đến tốc độ thu tiền, giúp doanh nghiệp tiết kiệm vốn, giảm mất mát và giảm thiệt
TẾ
hại về giảm giá. Nhưng nó lại làm giảm doanh thu ròng, do đó làm giảm lợi nhuận. Vì
vậy doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng để đưa ra tỷ lệ chiết khấu phù hợp.
H
- Hạn mức bán chịu
IN
Tổng số tiền của tất cả các đơn đặt hàng, các hợp đồng mua bán mà khách hàng
K
được chậm trả gọi là hạn mức bán chịu. Khi mua chịu thì hạn mức sẽ giảm đi, khi thanh
C
toán thì hạn mức bán chịu tự động tăng trở lại. Có hai tiêu chí để quyết định hạn mức bán
Ọ
chịu là tình hình sản xuất hoặc sản phẩm của người bán và khả năng trả nợ của khách
IH
hàng. Trước khi ra quyết định cho nợ và xác định hạn mức tín dụng cho khách hàng,
doanh nghiệp cần thu thập thông tin về đối tượng cấp tín dụng và phân tích các thông tin
Ạ
này để xác định mức độ tín nhiệm tín dụng của đối tượng này. Khi tiến hành thu thập
Đ
thông tin, cần phải cân nhắc lượng thông tin cần thiết so với thời gian và chi phí bỏ ra cho
G
việc thu thập. Việc phân tích tín dụng cần sử dụng thông tin liên quan đến báo cáo tài
Ờ
N
chính, đặc điểm của đối tượng, đặc điểm của đội ngũ các nhà quản trị, sức mạnh tài chính
Ư
và các vấn đề riêng biệt khác của đối tượng.
TR
- Chính sách thu tiền
Chính sách thu tiền là những cách thức áp dụng để giải quyết các khoản phải thu
trong hạn và quá hạn thanh toán. Quy trình thu tiền quy định thời hạn thu tiền, các biện
pháp xử lý kể từ khi khoản nợ bị quá hạn và những trường hợp phải yêu cầu sự tham gia
của bên thứ ba. Doanh nghiệp cần xác định các mức độ vi phạm liên quan đến quy mô
khoản nợ và thời gian trễ hạn, từ đó có các thủ tục tiến hành cần thiết đối với mỗi mức độ.
QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
15
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Trong quá trình thu nợ yêu cầu bộ phận thu hồi nợ cần phải vừa mềm dẻo, vừa kiên quyết
và hợp lý trên cả phương diện chi phí. Thủ tục thu nợ có thể được tiến hành qua thư, điện
thoại hoặc viếng thăm khách hàng, thậm chí có thể nhờ sự can thiệp của luật pháp trong
những trường hợp cần thiết.
U
Ế
Chính sách bán chịu của doanh nghiệp chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố: mục tiêu
-H
mở rộng thị trường tiêu thụ, tính chất thời vụ trong sản xuất và tiêu thụ, tình trạng cạnh
tranh và tình trạng tài chính của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xác định mức độ ảnh
TẾ
hưởng của các nhân tố trên để xây dựng được chính sách bán chịu hợp lý, nâng cao hiệu
quả hoạt động kinh doanh cho doanh nghiệp.
H
Bước 2: Lập kế hoạch
IN
Căn cứ vào chính sách bán chịu đã được thiết lập ở bước 1, các nhà quản trị sẽ lập
K
kế hoạch cụ thể, chi tiết để thực hiện công tác quản trị khoản phải thu. Trong quá trình lập
C
kế hoạch, nhà quản trị cần phải xem xét tới tình hình, đặc điểm kinh doanh, đặc điểm của
Ọ
sản phẩm và khách hàng để kế hoạch lập ra phù hợp với tình hình thực tế. Trong quá trình
IH
thực hiện, có thể điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với thực tế khi thực sự cần thiết. Một
kế hoạch tốt sẽ giúp doanh nghiệp quản trị tốt khoản phải thu khách hàng, đem lại nhiều
Đ
Ạ
lợi ích cho doanh nghiệp.
Bước 3: Tổ chức thực hiện
Ờ
N
G
Sau khi lập kế hoạch cụ thể, doanh nghiệp cần triển khai tổ chức thực hiện các
bước công việc theo đúng kế hoạch đã vạch ra. Cần phải hiểu rằng hiệu quả của hoạt động
Ư
về các khoản phải thu không chỉ là trách nhiệm của bộ phận kế toán - tài chính mà là sự
TR
phối hợp hoạt động giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Bộ phận kế toán - tài chính
được xem là đầu mối để phối hợp giải quyết các khoản phải thu. Tuy nhiên để công tác
quản trị khoản phải thu hiệu quả, bộ phận kế toán - tài chính phải được sự hỗ trợ của bộ
phận bán hàng, bộ phận dịch vụ khách hàng và thậm chí cả là cả Ban giám đốc.
Bước 4: Giám sát và kiểm soát toàn diện khoản bán chịu
QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
16
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch, nhà quản trị cần phải giám sát và kiểm
soát toàn diện các khoản bán chịu. Thông qua đó, xem xét và đánh giá liệu kế hoạch lập
ra và công tác tổ chức thực hiện có thực sự thống nhất và hữu hiệu hay không. Từ đó có
những điều chỉnh hợp lý nhằm đảm bảo hoàn thành những mục tiêu doanh nghiệp đã đặt
Ế
ra.
-H
U
1.2.6 Các công cụ tín dụng thương mại sử dụng trong công tác quản trị khoản phải
thu khách hàng
TẾ
Để đảm bảo người mua chịu trả nợ đúng hạn, bên cạnh sự tin tưởng, người bán
chịu còn đòi hỏi phải có một chứng cứ pháp lý. Đó chính là tờ giấy chứng nhận quan hệ
H
mua bán chịu đã xảy giữa hai bên. Hay nói cách khác, để quản lý tốt khoản phải thu thì
IN
các nhà quản trị cần có sự trợ giúp của các công cụ tín dụng thương mại. Theo bài viết
K
“Quản trị khoản phải thu tại các doanh nghiệp ngành xây dựng Việt Nam”, Thư viện điện
Ọ
a. Hợp đồng mua bán
C
tử Việt Nam; các công cụ tín dụng thương mại bao gồm:
IH
Hợp đồng mua bán là sự thỏa thuận được ghi bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa
các bên ký kết có liên quan đến hoạt động sản xuất, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, nghiên
Đ
Ạ
cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và các thỏa thuận khác có mục đích kinh doanh;
trong đó quy định rõ ràng về quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng và thực hiện kế
Ờ
N
G
hoạch của mình.
Hợp đồng mua bán có vai trò rất quan trọng trong công tác quản trị khoản phải thu
Ư
khách hàng nói riêng cũng như hoạt động mua bán của doanh nghiệp nói chung. Nó ràng
TR
buộc khách hàng phải thực hiện những điều khoản đã cam kết trong hợp đồng về việc
thanh toán tiền hàng. Và nó là căn cứ, là cơ sở để giải quyết những tranh chấp liên quan
đến những vấn đề mà hai bên đã thỏa thuận và thống nhất.
b. Lệnh phiếu
Lệnh phiếu là chứng từ có giá do người mua chịu lập, cam kết trả một số tiền xác
định trong một thời gian và ở một địa điểm nhất định cho người thụ hưởng. Nếu đơn đặt
QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
17
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
hàng lớn và không có các quy định giảm giá phức tạp, khách hàng có thể được yêu cầu ký
một lệnh phiếu. Căn cứ vào lệnh phiếu do người mua lập, người bán tiến hành thu nợ tiền
hàng. Nó còn là cơ sở pháp lý giúp tránh được những tranh chấp về khoản nợ. Mặc dù
lệnh phiếu là một chứng khoán, người nắm giữ lệnh phiếu có thể bán hoặc sử dụng nó làm
U
Ế
vật thế chấp để vay tiền nhưng trong thực tế việc sử dụng lệnh phiếu ít được phổ biến.
-H
c. Hối phiếu
Hối phiếu là chứng chỉ có giá do người bán chịu lập, yêu cầu người mua chịu trả
TẾ
một số tiền xác định vào một thời gian và ở một địa điểm nhất định cho người thụ hưởng.
Hối phiếu là tờ mệnh lệnh đòi tiền vô điều kiện. Người trả tiền phải thực hiện việc trả tiền
H
ngay sau khi hối phiếu trả ngay được xuất trình. Nếu là hối phiếu kỳ hạn thì người trả tiền
IN
được phép trả tiền sau một thời hạn nhất định được ghi trên hối phiếu. Hối phiếu kỳ hạn
K
được sử dụng khi nào có sự thỏa thuận giữa hai bên, theo đó người bán muốn bán chịu
C
hàng hóa cho người mua. Hối phiếu là một trong những phương tiện thanh toán quốc tế
IH
d. Thư tín dụng (L/C)
Ọ
cũng như công cụ quản lý khoản phải thu hữu hiệu.
L/C là một văn kiện của ngân hàng, được lập ra theo yêu cầu của nhà nhập khẩu và
Đ
Ạ
dựa trên giấy đề nghị mở L/C do nhà nhập khẩu lập ra, nhằm cam kết trả tiền cho nhà
xuất khẩu (người hưởng lợi) một số tiền nhất định trong một thời gian nhất định với điều
G
kiện nhà xuất khẩu phải thực hiện đúng và đầy đủ những điều khoản ghi trong L/C. Để
Ờ
N
được ngân hàng mở L/C trả tiền hay chấp nhận trả tiền, người xuất khẩu phải lập bộ
Ư
chứng từ thanh toán gửi vào ngân hàng trong thời gian hiệu lực của L/C. L/C là hình thức
TR
thanh toán được sử dụng phổ biến hiện nay, nó giúp cho việc thanh toán diễn ra nhanh
chóng hơn và đảm bảo quyền lợi cho nhà nhập khẩu cũng như nhà xuất khẩu.
1.2.7 Các chỉ tiêu đo lường hiệu quả công tác quản trị khoản phải thu khách hàng
Khoản phải thu khách hàng là một tài sản quan trọng trong tổng tài sản của doanh
nghiệp. Vì vậy, khoản phải thu này cần phải được quản lý chặt chẽ. Để biết được tình
QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
18
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
hình quản lý khoản phải thu tại doanh nghiệp có thực sự tốt hay không chúng ta có thể
dựa vào các chỉ tiêu sau để đánh giá:
a. Hệ số vòng quay khoản phải thu (H)
Ế
Hệ số vòng quay khoản phải thu là một trong những tỷ số tài chính để đánh giá
U
hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong công tác quản trị khoản phải thu. Nó cho biết
-H
các khoản phải thu phải quay bao nhiêu vòng trong một kỳ báo cáo nhất định để đạt được
doanh thu trong kỳ đó. Hệ số vòng quay khoản phải thu được tính theo công thức:
TẾ
Doanh thu thuần trong kỳ
Hệ số vòng quay khoản phải thu (H) =
(lần)
IN
H
Số dư bình quân các khoản phải thu
Hệ số này phản ánh tốc độ biến đổi các khoản phải thu thành tiền mặt. Hệ số này
K
càng lớn chứng tỏ tốc độ thu hồi nợ của doanh nghiệp càng nhanh, khả năng chuyển đổi
C
các khoản phải thu sang tiền mặt cao. Điều này giúp cho doanh nghiệp nâng cao luồng
Ọ
tiền mặt, tạo ra sự chủ động trong việc tài trợ nguồn vốn lưu động trong hoạt động sản
IH
xuất kinh doanh. Ngược lại, nếu hệ số này càng thấp thì số tiền của doanh nghiệp bị
Ạ
chiếm dụng ngày càng nhiều, lượng tiền mặt sẽ ngày càng giảm, làm giảm sự chủ động
Đ
của doanh nghiệp trong việc tài trợ nguồn vốn lưu động trong sản xuất kinh doanh và có
G
thể doanh nghiệp sẽ phải đi vay ngân hàng để tài trợ thêm cho nguồn vốn lưu động này.
Ờ
N
Quan sát số vòng quay khoản phải thu sẽ cho biết chính sách bán hàng trả chậm của
doanh nghiệp hay tình hình thu hồi nợ của doanh nghiệp như thế nào.
Ư
Để tính toán chính xác hơn, người ta có thể sử dụng chỉ tiêu doanh thu bán chịu
TR
thuần thay cho chỉ tiêu doanh thu thuần trong kỳ.
b. Kỳ thu tiền bình quân của các khoản bán chịu (N)
Từ chỉ tiêu hệ số vòng quay khoản phải thu ta tính được chỉ tiêu kỳ thu tiển bình
quân của các khoản bán chịu theo công thức:
N = 360 / H
QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
19
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Ngược lại với chỉ tiêu hệ số vòng quay khoản phải thu, chỉ tiêu kỳ thu tiền bình
quân của các khoản bán chịu càng nhỏ thì tốc độ thu hồi nợ phải thu của doanh nghiệp
càng nhanh. Trong mỗi ngành khác nhau thì chỉ tiêu này cũng khác nhau. Để đánh giá
U
thanh toán cho các khoản nợ phải thu mà doanh nghiệp đó quy định.
Ế
hiệu quả quản lý của doanh nghiệp, cần so sánh hệ số ngày thu tiền bình quân với số ngày
-H
c. Tỷ lệ khoản phải thu trên doanh thu
Chỉ tiêu này được sử dụng để đánh giá xu hướng hiệu quả các khoản phải thu. Tỷ
TẾ
lệ này càng cao, công ty càng bị chiếm dụng vốn nhiều. Khi tỷ lệ này vượt quá định mức
do công ty đặt ra, Ban Giám đốc cần có những quy định siết chặt để tránh tình trạng thiếu
H
vốn lưu động cho doanh nghiệp. Chúng ta tính tỷ lệ khoản phải thu trên doanh thu theo
IN
công thức:
K
Khoản phải thu trong kỳ
C
Tỷ lệ khoản phải thu trên doanh thu =
Ọ
d. Tuổi nợ
Doanh thu thuần trong kỳ
IH
Bằng cách phân tích tuổi nợ, doanh nghiệp có thể xác định sớm những khoản phải
Ạ
thu có vấn đề và hành động thích hợp nhằm bảo vệ doanh thu. Và cũng thông qua đó, có
Đ
thể đánh giá được tình hình thu nợ của doanh nghiệp có thực sự tốt hay không.
G
e. Cơ cấu nợ phải thu khách hàng trong tổng tài sản thanh toán nhanh
TR
Ư
Ờ
N
Công thức tính:
Nợ phải thu khách hàng ngắn hạn
x 100 (%)
Tiền + Đầu tư tài chính ngắn hạn + các khoản phải thu ngắn hạn
Tỷ lệ này cho biết tỷ trọng nợ phải thu khách hàng trong tổng tài sản thanh toán
nhanh của doanh nghiệp. Tỷ lệ này lớn sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc
thanh toán nhanh các khoản nợ ngắn hạn nếu doanh nghiệp có chính sách thu hồi nợ
không hợp lý dẫn tới việc không thu hồi được các khoản nợ kịp thời. Ngược lại, nó sẽ
QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
20
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
không ảnh hưởng nhiều tới tính thanh khoản nếu doanh nghiệp có chính sách thu tiền hợp
lý. Vì vậy, doanh nghiệp cần đảm bảo tính cân đối của dòng tiền để đảm bảo việc thanh
toán các khoản nợ kịp thời, đúng lúc nhằm tạo uy tín cho doanh nghiệp.
Ế
f. Chỉ số thanh toán nhanh của nợ phải thu khách hàng
U
Công thức tính:
-H
Nợ phải thu khách hàng ngắn hạn
(lần)
TẾ
Nợ ngắn hạn
Chỉ số này dùng để đánh giá khả năng thanh toán tức thời (thanh toán ngay) các
H
khoản nợ ngắn hạn của doanh nghiệp nếu huy động toàn bộ các khoản phải thu khách
IN
hàng ngắn hạn. Nó cho biết cứ một đồng nợ ngắn hạn được đảm bảo bằng bao nhiêu đồng
K
nợ phải thu khách hàng ngắn hạn. Tuy nhiên, không phải lúc nào chỉ số này cao cũng tốt
hay thấp cũng xấu. Bởi vì, nếu chỉ số này cao chứng tỏ vốn của doanh nghiệp bị chiếm
Ọ
C
dụng nhiều. Và ngược lại, chỉ số này thấp chứng tỏ vốn của doanh nghiệp ít bị chiếm
IH
dụng. Nhìn chung, việc đánh giá khả năng thanh toán nhanh của doanh nghiệp nếu chỉ
dựa vào chỉ tiêu này thì rất khó đánh giá, thậm chí có thể sai lệch. Vì vậy để đánh giá
Ạ
chính xác hơn thì chúng ta sử dụng công thức sau:
(lần)
Nợ ngắn hạn
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Tiền + Đầu tư tài chính ngắn hạn + các khoản phải thu ngắn hạn
QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
21
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP MINH PHƯƠNG
2.1
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP MINH
Ế
PHƯƠNG
-H
U
Giới thiệu khái quát hoạt động của công ty
2.1.1
2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
TẾ
Công ty TNHH Thương Mại Tổng Hợp Minh Phương (tên tiếng anh:
MinhPhuong Genaral Trading Company) được thành lập theo giấy phép đăng ký kinh
H
doanh do Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh Nghệ An cấp vào ngày 24/07/2003, với tổng số vốn
IN
điều lệ là 1.820.000.000 đồng. Qua quá trình phát triển, công ty đã trở thành một trong
K
những nhà thu mua, chế biến, xuất khẩu gạo và gia vị có uy tín trên thị trường Việt Nam
C
nói chung cũng như trên địa bàn tỉnh nói riêng. Phương châm kinh doanh của công ty
Ọ
không chỉ là với chất lượng và giá cả phù hợp mà đường vận chuyển cũng được lựa chọn
IH
cẩn thận, chủ trương rằng hàng hóa mang đến cho người mua nhanh chóng và an toàn.
Công ty Minh Phương đã trở thành một nhà sản xuất và xuất khẩu đáng tin cậy. Công ty
Ạ
luôn muốn tìm và thiết lập mối quan hệ kinh doanh lâu dài, ổn định với các đối tác đáng
Đ
tin cậy trên cơ sở lợi ích của đối tác là sự thành công của công ty.
Ờ
N
G
Các ngành, nghề đăng ký kinh doanh của công ty bao gồm:
- Chế biến, mua bán hàng nông, lâm, hải sản;
TR
Ư
- Sản xuất, mua bán vật liệu xây dựng;
- Trang trí nội thất;
- Mua bán, tư vấn, lắp đặt hệ thống, thiết bị, dụng cụ, phương tiện phòng cháy,
chữa cháy, cứu hộ, cứu nạn;
- Sữa chữa, mua bán ô tô và phụ tùng thay thế;
- Sản xuất các sản phẩm từ lâm sản (trừ gỗ) cói và vật liệu tết bện;
QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
22
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
- Mua bán đồ uống các loại;
- Mua bán nước hoa, hàng mỹ phẩm;
- Dịch vụ kho bãi và lưu trữ hàng hóa trong các loại kho;
Ế
- Kinh doanh nhà hàng, dịch vụ ăn uống đầy đủ;
U
- Mua bán đường, sữa và các sản phẩm từ sữa, bánh kẹo và các loại chế biến từ
-H
ngũ cốc, bột, tinh bột.
Hiện nay, Công ty Minh Phương chủ yếu chuyên chế biến và cung cấp các mặt
TẾ
hàng nông sản, bao gồm: gạo trắng hạt dài, gạo thơm, hạt tiêu đen, hạt tiêu trắng, đường,
H
cà phê hạt, cơm dừa sấy khô, tinh bột sắn, lạc nhân, trà xanh và hạt điều.
IN
2.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty
Công ty TNHH Thương Mại Tổng Hợp Minh Phương là một doanh nghiệp
K
thương mại chuyên cung cấp các mặt hàng nông sản theo hình thức bán buôn trong nước
a. Chức năng
Ọ
IH
năng và nhiệm vụ như sau:
C
và xuất khẩu trực tiếp ra các quốc gia trên thế giới. Hiện nay, Công ty có những chức
Ạ
- Thu mua, chế biến các mặt hàng nông sản, tiêu thụ sản phẩm trong nước theo
Đ
hình thức bán buôn và kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp. Qua hoạt động của mình,
G
công ty đã góp phần giải quyết khâu đầu ra cho người dân, đồng thời quảng bá các mặt
Ờ
N
hàng nông sản Việt Nam rộng rãi trên cả nước và ra thị trường quốc tế, khẳng định giá trị
hàng Việt Nam đối với người dân Việt Nam và bạn bè quốc tế.
Ư
- Cung ứng các mặt hàng nông sản đảm bảo cả về số lượng lẫn chất lượng, phù
TR
hợp với thị trường trong nước và quốc tế; tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp, nâng cao
mức sống cho người lao động. Bên cạnh đó, công ty còn góp phần tăng ngoại tệ cho Nhà
nước.
b. Nhiệm vụ
QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
23
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
- Công ty chịu trách nhiệm xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh
doanh nhằm khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn vốn kinh doanh, tạo thu nhập và tích
lũy nguồn vốn nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được diễn
ra bình thường và liên tục.
U
Ế
- Tăng cường hoạt động liên doanh, liên kết với các thành phần kinh tế trong và
-H
ngoài nước nhằm phát triển ngành hàng, chủng loại và nâng cao chất lượng sản phẩm.
Qua đó góp phần tìm kiếm thị trường, mở rộng quy mô hoạt động của công ty.
TẾ
- Tuân thủ luật pháp của Nhà nước về quản lý kinh tế - tài chính, quản lý xuất
nhập khẩu và làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước.
H
2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty
IN
Bộ máy của công ty được tổ chức gọn nhẹ, phù hợp với trình độ, năng lực và
K
chuyên môn nghiệp vụ của từng cán bộ quản lý. Hiện nay, bộ máy quản lý được tổ chức
C
theo kiểu trực tuyến, tạo ra sự năng động, tự chủ trong kinh doanh, các mệnh lệnh và chỉ
Ọ
thị của Giám đốc được truyền đạt một cách nhanh chóng tới bộ phận có liên quan. Cơ cấu
Giám đốc
Phó Giám đốc
Bộ phận Kế
hoạch
Bộ phận Kinh
doanh
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
IH
tổ chức của công ty được thể hiện dưới sơ đồ sau:
Phòng Vật tư
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH Thương Mại Tổng Hợp Minh Phương
QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
24
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận:
- Giám đốc: Là người lãnh đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty
nhằm thực hiện các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn để giúp tổ chức đạt được các mục tiêu
Ế
đã đề ra. Giám đốc là người đại diện trước pháp luật về quyền và nghĩa vụ của công ty.
U
- Phó Giám đốc: Là người trợ giúp Giám đốc trong công tác điều hành công ty
-H
và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các mặt công tác được Giám đốc ủy nhiệm.
- Bộ phận Kinh doanh: Chịu trách nhiệm chính về marketing sản phẩm của công
TẾ
ty, chăm sóc khách hàng, liên hệ nhận đơn đặt hàng từ khách hàng; kịp thời đề xuất các
biện pháp khi có biến động trong khâu thu mua và khâu tiêu thụ, đưa ra chiến lược phù
H
hợp với từng thời điểm để đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất. Bên cạnh đó, bộ phận kinh
IN
doanh còn có nhiệm vụ tạo mối quan hệ tốt với khách hàng nhằm duy trì và mở rộng thị
K
trường trong và ngoài nước.
C
- Bộ phận Kế toán: Tổ chức chặt chẽ công tác hạch toán, giám sát toàn bộ hoạt
Ọ
động sản xuất kinh doanh của công ty, lập báo cáo quyết toán do Bộ tài chính quy định,
IH
theo dõi thu hồi công nợ kịp thời, chính xác, không để thất thoát tài sản của công ty; tham
Ạ
mưu cho lãnh đạo công ty trong lĩnh vực quản lý các hoạt động tài chính - kế toán, trong
Đ
đánh giá sử dụng tài sản và tiền vốn theo đúng chế độ quản lý tài chính của Nhà nước.
G
- Phòng Vật tư: Chủ yếu thực hiện 3 chức năng chính, đó là nghiên cứu các sản
Ờ
N
phẩm bên ngoài thị trường, giúp lãnh đạo nắm bắt được các thông tin biến động về tình
hình cung - cầu trên thị trường, chất lượng, giá cả và chủng loại các mặt hàng nông sản;
Ư
quản lý xuất nhập tồn các sản phẩm của công ty và quản lý việc giao nhận hàng hóa đối
TR
với các khách hàng hoặc chủ hàng.
2.1.1.4
Tình hình nguồn lực của công ty trong giai đoạn 2008 – 2010
2.1.1.4.1 Đánh giá các chỉ tiêu nguồn lực của công ty
QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
25
