TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
CƠ SỞ MIỀN TRUNG

NHÓM 7

BÁO CÁO THU HOẠCH
LẦN THỨ NHẤT

HỌC PHẦN: CÔNG TÁC VĂN THƯ
LỚP: 1305 QTVE
KHÓA HỌC: 2013 -2017

Quảng Nam, 9/2015


TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
CƠ SỞ MIỀN TRUNG

NHÓM 7
- PHẠM THỊ TRÀ MY
- NGUYỄN HOÀNG ĐỨC
- NGUYỄN THỊ SONG TIỀN
- PHAN THỊ THANH THANH
- NÔNG THỊ HÀ

BÁO CÁO THU HOẠCH
LẦN THỨ NHẤT

HỌC PHẦN: CÔNG TÁC VĂN THƯ
GVHD: ThS. LÊ THANH HÙNG

Quảng Nam, 9/2015


LỜI NÓI ĐẦU
Trên đây là bài báo cáo thu hoạch lần thứ nhất của nhóm. Bài báo cáo trình
bày tổng hợp kết quả làm việc của nhóm. Bài báo cáo thu hoach của nhóm còn
nhiều thiếu sót và hạn chế mong thầy thông cảm và giúp nhóm khắc phục hạn chế,
sai sót. Nhóm xin chân thành cảm ơn.
Bài báo cáo thu hoạch của nhóm giải quyết 4 vấn đề:
Vấn đề 1: Phân tích khái niệm, nội dung, yêu cầu, vị trí, ý nghĩa của công
tác văn thư.
Vấn đề 2: Vai trò của công tác văn thư trong việc thực hiện Chương trình
tổng thể cải cách nền hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020.
Vấn đề 3: Sơ đồ hóa hệ thống tổ chức các cơ quan quản lý công tác văn thư
ở nước ta. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và biên chế của các cơ
quan đó.
Vấn đề 4: Bằng phương pháp sơ đồ hãy mô tả trách nhiệm thực hiện nhiệm
Vụ của công tác văn thư trong cơ quan, đơn vị.
LỚP 1305QTVE
NHÓM 7

Tên văn bản
Trích yếu
Ngày lập
Người ký

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc


KẾ HOẠCH
Tổ chức thực hiện bài tập nhóm, môn Công tác văn thư
31/9/2015
Phạm Thị Trà My

NỘI DUNG

TT

Nội dung công việc

Người
thực hiện

1

Nghiên cứu vai trò của công tác văn
−
Nguyễn
thư trong việc thực hiện chương
Hoàng Đức
trình tổng thể tại các cải cách hành −
Phan Thị
chính Nhà nước (2011 – 2020).
Thanh Thanh

2

Nghiên cứu vấn đề về khái niệm, nội
dung, yêu cầu, vị trí và ý nghĩa của

công tác văn thư.

Nông Thị Hà

Nghiên cứu mô tả trách nhiệm thực
hiện nhiệm vụ trong cơ quan đơn vị

Nguyễn Thị Song
Tiền

3

Phương
tiện

Thời hạn
hoàn thành

- Giáo trình
- Máy tính
- Các vật
dụng liên
quan.

06/09/2015

06/09/2015

06/09/2015



bằng phương pháp sơ đồ.

4

Nghiên cứu hệ thống tổ chức các cơ
quan quản lý công tác văn thư ở Việt
Nam hiện nay bằng phương pháp sơ
Phạm Thị Trà My
đồ hóa. Khái quát chức năng, nhiệm
vụ tổ chức bộ máy và biên chế của
các cơ quan đó.

5

Tìm hiểu nội dung các vấn đề khác
và đóng góp ý kiến thảo luận.

Phạm Thị Trà My

Tất cả các thành
viên trong nhóm

NHÓM TRƯỞNG

CÁC THÀNH VIÊN NHÓM
Nguyễn Thị Song Tiền

Phan Thị Thanh Thanh


Nguyễn Hoàng Đức

Nông Thị Hà

06/09/2015

06/09/2015


MỤC LỤC
Vấn đề 1. Khái niệm, nội dung, yêu cầu, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư........1
Vấn đề 2. Vai trò của công tác văn thư trong việc thực hiện Chương trình tổng thể
cải cách nền hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020.......................................5
Vấn đề 3. Sơ đồ hóa hệ thống tổ chức các cơ quan quản lý công tác văn thư ở nước
ta, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và biên chế của các cơ quan đó...........13
Vấn đề 4. Sơ đồ mô tả trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ của công tác văn thư trong
cơ quan, đơn vị......................................................................................................18


Vấn đề 1:
KHÁI NIỆM, NỘI DUNG, YÊU CẦU, VỊ TRÍ, Ý NGHĨA CỦA CÔNG
TÁC VĂN THƯ
Văn thư là từ gốc hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản bao
gồm cả văn bản cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra và văn bản do các cơ quan nhà
nước ban hành, dể phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung.Theo quan
niệm của các triều đại phong kiến trước đây thì làm công tác văn thư tức là làm
những công việc liên quan đến văn tự, thư tịch. Ngày nay, khái niệm văn thư dùng
để nghi chép truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo,người ta phải tiến hành
nhiều khâu xử lý như soạn thảo, duyệt ký văn bản lập hồ sơ… Những công việc
này được gọi là công tác văn thư,và trở thành một thuật ngữ quen thuộc dối với cán

bộ, viên chức mọi cơ quan tổ chức. Như vậy, ta có định nghĩa về công tác văn thư
như sau:
Công tác văn thư là họat động đảm bảo thông tin bằng văn bản,phục vụ cho
lãnh đạo chỉ đạo quản lý,điều hanh công việc của các cơ quan đảng,các cơ quan
nhà nước,các tổ chức kinh tế xã hội,các đơn vị vũ trang nhân dân.
Do văn bản là phương tiện thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý,nên có
thể nói bất cứ cơ quan nào,tổ chức nào cũng cần phải tổ chức và tiến hành công tác
văn thư. Công tác văn thư gồm những công việc chính sau đây:
Thứ nhất: Soạn thảo văn bản; đánh máy, in ấn; duyệt bản thảo.
−

Thảo văn bản công chức viên chức chuyên môn nghiệp vụ được giao theo
dõi, soạn thảo các văn bản liên quan đến lĩnh vực đó.

Bản thảo của văn bản phải được người có thẩm quyền phê duyệt,người duyệt
văn bản cuối cùng sẽ là người kĩ văn bản đó. Tùy pheo mức độ phức tạp, tầm quan
trọng của văn bản về lề lối làm việc của cơ quan việc duyệt văn bản có thể qua
nhiều khâu. Đối với những văn bản quan trọng và có nội dung phức tạp, trước khi
trình lãnh đạo cơ quan ,người soạn thảo phải đưa cho lãnh đạo đơn vị xem xét,góp
ý kiến.có thể xem đây là khâu sơ duyệt. Sau khi được sửa chữa mới trình bản thảo
lên lãnh đạo cơ quan.
−

Người duyệt văn bản có trách nhiệm xem xét nội dung bản thảo, có thể tự mình sủa
chữa vào bản thảo nếu xét thấy cần thiết, hoặc góp ý với người soạn thảo dể họ sửa
chữa. Nếu bản thảo phải sửa chữa nhiều, thì người soạn thảo phải viết lại hoặc
đánh máy lại cho rõ ràng sạch sẽ sau đó trình lãnh đạo duyệt lần cuối. Theo quy
định, người duyệt ký vào bản thảo đã được duyệt, đồng thời ấn định số lượng văn
bản cần đánh máy hoặc in.
− Hoàn thiện văn bản:

Sau khi văn bản đã được nhân bản,người soạn thảo có trach nhiệm đọc lại
văn bản,nếu phát hiện sai sót in ấn hoặc đánh máy,cần kịp thời sửa chữa.tíêp đó
,làm các thủ tục để hoàn thiện văn bản về mặt thể thức,như trình ký văn bản,đóng
dấu cơ quan,ghi số kỹ hiệu ,ngày tháng của văn bản..Những việc này do cán bộ văn
thư chuyên trách của cơ quan thực hiện.

6


Nghị định 110/2004/ND-CP quy định: “Chánh văn phòng các cán bộ, cơ
quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ và Uỷ ban nhan dan các cấp,Trưởng
phòng hành chính ở những cơ quan,tỏ chức không có van phòng người được giao
nhiệm vụ giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những
cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác phải
kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục
ban hành văn bản”.
Thứ hai: Quản lý và giải quyết văn bản.
−
−

−

Quản lý văn bản đi: là tất cả các văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành do cơ quan, tổ chức phát hành
Quản lý văn bản đến: là tất cả các loại văn bản,ban gồm tất cả các loại văn bản quy
phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành và đơn thư gửi đến
các cơ quan tổ chức khác.
Giải quyết văn bản: trong hoạt động của cơ quan việc giải quyết văn bản có thể
thực hiện bằng hình thực trực tiếp hoặc gián tiếp. Hình thức trực tiếp là trực tiếp
truyền đạt ý kiến giải quyết đến từng dối tượng có liên quan bằng lời nói; còn hình

thức gián tiếp là truyền đạt ý kiến giải quyết thông qua văn bản.
Thứ ba: Nộp hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
−
−
−

Xây dựng và ban hành mục hồ sơ của cơ quan
Lập các loại hồ sơ
Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ theo quy dịnh
Thứ ba: Quản lý và sử dụng con dấu

Bảo quản tất cả các loại dấu của cơ quan:
Dấu phải để tại các cơ quan, đơn vị và quản lý chặt chẽ, trường hợp thật cần
thiết để giải quyết công việc ở xa cơ quan, đơn vị, thủ trưởng của cơ quan, tổ
chức có thể mang con dấu đi theo nhưng phải bảo quản cẩn thận và phải chịu
trách nhiệm trước pháp luật về việc dữ và đóng dấu trong khoảng thời gian đó.
Dấu phải để trong hòm, tủ có khóa chắc chắn trong cũng như ngoài giờ làm
việc;
Con dấu cua cơ quan tỏ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và
đóng dấu tại cơ quan tổ chức;
Khi bị mất dấu phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất, đồng thời báo báo
cáo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu để đối phối hợp truy tìm và
phải thông báo hủy con dấu bị mất;
− Trực tiếp đóng dấu vào các loại văn bản khác:
−

+

+
+


Qua đó ta thấy công tác văn thư có các tính chất đậc điểm sau:
−
−
−
−

Công tác văn thư mang tính chát nghiệp vụ kỹ thuật;
Công tác văn thư mang tính chính trị cao;
Công tac văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ quan, tổ
chức;
Công tác văn thư không phải là một ngành hay một hoạt động lĩnh vực riêng
biệt của nhà nước hay của các tổ chức chính trị - xã hội.
7


Vị tri của công tác văn thư
Hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng. Trong văn phòng, công tác
văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn
trong nội dung hoạt động của văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền hoạt
động của các cơ quan,được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước của
mỗi cơ quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước.
Ý nghĩa cua công tác văn thư
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông
tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vị nói
riêng; công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có thông tin cần thiết; thông tin phục
vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ
yếu nhất, chính xác là thông tin bằng văn bản.Về mặt nội dung công việc có thể
công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý nhà nước
văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biên những thông tin

mang tính pháp lý.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được
nhanh chóng,chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ
gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, hạn chế về bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy
tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của nhà nước để làm những việc trái pháp
luật.
Làm tốt công tác văn thư có tác dụng phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ:
Trong mỗi cơ quan,tổ chức nếu làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần tích cực vào
việc ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ nảy sinh và phát triển.
Làm tố công tác văn thư sẽ góp phần giữ bí mật nhà nước và bí mật cơ quan:
việc bảo vệ bí mật nhà nước và bí mật cơ quan liên quan chặt chẽ với công tác văn
thư. Bởi vì, phần lớn các thông tin thuộc bí mật nhà nước bí mật cơ quan đều được
văn bản hóa, có nghĩa là đều được phản ánh ở các văn bản hình thành trong hoạt
động của các cơ quan hữu quan.
Để đáp ứng yêu cầu về bảo vệ bí mật nhà nước của thời đại công nghiệp hóa
hiện đại hóa đất nước và đẩy mạnh sự hội nhập quốc tế trên nhiều lĩnh vực, ngày
28 tháng 12 năm 2000 Uỷ ban thường vụ Quốc hội khóa khóa X đã thông qua
Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước mới thay thế Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước
ban hành năm 1991.
Công tác văn thư có vai trò đối với việc bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật cơ
quan. Nếu việc bảo vệ công văn, tài liệu chứa đựng bí mât nhà nước, bí mật cơ
quan được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định một cách đầy đủ, chặt
chẽ và được các cơ quan tuân thủ nghiêm túc trong quá trình tiến hành các khâu
của công tác văn thư, thì sẽ đảm bảo được an toàn tài liệu góp phần giữ gìn cho các
thông tin bí mật nhà nước và bí mật cơ qun không bị rò rỉ ra ngoài.
Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo điều kiện cho công tác lưu trữ: Nếu các văn
bản có giá trị hình thành trong hoạt động của cơ quan được lập hồ sơ hiện hành và
giao nộp vào lưu trữ cơ quan đầy đủ, đúng hạn, sẽ tạo điều kiện để sớm đưa tài liệu
phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng của cơ quan. Mặt khác, sẽ giải phóng cho
cán bộ lưu trữ khỏi những việc vốn thuộc chức trách của văn thư để tập trung thực


8


hiện nhiệm vụ chính của mình, như tổ chức khoa học tài liệu, xây dựng công cụ tra
cứu khoa học, tổ chức sử dụng tài liệu.
Như vậy, ta có thể thấy rằng công tác văn thư có một vai trò quan trọng đối
với hoạt dộng của bộ máy của nhà nước, các cơ quan đảng, các tổ chức chính trị,
xã hội, các doanh nghiệp…Đây là một cong tác có quan hệ mật thiết với việc ban
hành đường lối, chủ trương của Đảng, pháp luật Nhà nước, với việc hoạch định
chương trình kế hoạch công tác của các cơ quan tổ chức. Do vậy, công tác này vừa
mang tính chính trị cao, cần được Đảng, Nhà nước, lãnh đạo các cơ quan, tổ chức
coi trọng.

9


Vấn đề 2:
VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG VIỆC THỰC HIỆN
CHƯƠNG TRÌNH TỔNG THỂ CẢI CÁCH NỀN HÀNH CHÍNH NHÀ
NƯỚC GIAI ĐOẠN 2011 - 2020
Cải cách nền hành chính quốc gia có vị trí đặc biệt quan trọng trong chiến
lược phát triển của đất nước và của mỗi địa phương; bản thân cải cách hành chính
là một chiến lược quốc gia đã được Đảng và Nhà nước đặc biệt quan tâm và triển
khai thực hiện qua nhiều năm ở tất cả mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, là một
trong những lĩnh vực được đầu tư khá lớn song song với đầu tư xây dựng kết cấu
hạ tầng kinh tế - xã hội… cả về vật chất, nhân lực, nghiên cứu khoa học…và đã đạt
được những kết quả đáng trân trọng và tạo đà cho đẩy mạnh cải cách hành chính
trong những năm tiếp theo của quá trình phát triển đất nước… Tuy nhiên, khi đánh
giá về kết quả của quá trình thực hiện cải cách hành chính trong những năm qua,

chúng ta thấy còn rất nhiều mặt hạn chế, thậm chí có mặt, có lĩnh vực không đạt
yêu cầu cả về phạm vi, tính chất và chất lượng... Đặc biệt, trong đó có một công
việc mà chúng ta không nhiều người biết đến hoặc không đánh giá đúng mức tầm
quan trọng khi đây chính là một trong những tiền đề để xây dựng cải cách một nền
hành chính hiện đại trong tương lai. Đó là công tác văn thư.
Công tác văn thư đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều dài lịch sử của
dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ chức và trách nhiệm thực
hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ chức. Nhưng hiện nay, trong
suy nghĩ của không ít người, công tác này hình như mới có từ một vài năm trở lại
đây và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làm công tác
văn thư nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng đáng. Đây là suy
nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ, cần thiết
phải được nhìn nhận lại.
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản lý
văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ.... Theo đó, việc
tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu,
phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉ
đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền
của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm
của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như vậy để thấy rằng, tất cả
các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực
hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao
và để khẳng định rằng công tác văn thư không phải của riêng những người làm văn
thư.
Cũng với suy nghĩ, công tác văn thư chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ, không
quan trọng nên không ít người đánh giá không đúng đối với những người làm công
tác văn thư, lưu trữ mà không biết được rằng họ là những người hy sinh thầm lặng.
Chúng ta cứ nhìn vào những kết quả tổng kết đầy chất lượng và đáng chú ý mà các

10



nhà lãnh đạo, các vị thủ trưởng, người đứng đầu các tổ chức cơ quan diễn thuyết
trình bày trong cuộc họp đầy một cách đầy hảo sảng trong khi quên mất rằng để
đạt được những kết quả đó, có phần đóng góp không nhỏ của những người làm văn
thư. Để văn bản đến được chuyển giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịp
thời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc
tra cứu, cung cấp thông tin… thì những người làm công tác này luôn nổ lực, tận
tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưng cũng không ít áp lực, khổ cực. Thế nhưng,
những đóng góp của họ lại chưa được ghi nhận xứng đáng.
Hơn nữa, đối với không ít người, công việc được giao đã giải quyết xong là
hết trách nhiệm mà chưa ý thức được rằng phải lập hồ sơ, quản lý đối với những
văn bản, tài liệu được hình thành và cũng không nghĩ rằng những tài liệu hôm nay
sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu những tài
liệu đó. Hiện nay, không ít tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức được chất đống, bỏ trong bao tải, thùng cattong… Nếu không có sự
cần cù, không có sự đóng góp của họ thì chúng ta sẽ kiếm tìm được thông tin gì từ
những đống tài liệu này và liệu những tài liệu đó có trở nên có ý nghĩa? Những văn
bản thực sự có ý nghĩa khi được đưa ra phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi vì nó
chứa đựng những tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo, có độ chính
xác cao và có giá trị đặc biệt. Nhờ ý thức quản lý, chuyển giao, sử dụng, giữ gìn,
bảo quản tốt các loại văn bản, tài liệu qua các thời kỳ của các thế hệ đi trước, mà
những thế hệ sau mới hiểu được những bước chuyển mình lớn lao của đất nước
qua từng giai đoạn với từng nỗ lực thay đổi, hoàn thiện từ cả nền hành chính.
Việc cải cách nền hành chính đòi hỏi một sự đổi mới từng bước, toàn diện
trên nhiều mặt khác nhau của đất nước. Những khía cạnh quan trọng nhất trong cải
cách nền hành chính nhà nước Việt Nam bao gồm: Cải cách thể chế hành chính
nhà nước, cải cách bộ máy hành chính Nhà nước từ TW đến địa phương, đổi mới
nâng cao chất lượng cán bộ, công chức, và cải cách tài chính công. Dù có nhiều
điểm khác nhau về loại hình va nội hàm bên trong nhưng để cải cách được toàn

diện có hiệu quả các mặt trên thì nhất thiết đều đòi hỏi phải xây dựng một cơ chế
đề cao và phát huy hơn nữa vai trò của công tác văn thư vì đây là nền tảng vững
chắc cho bước tiến cải cách hành chính Nhà nước Việt Nam.
Thứ nhất, về cải cách thể chế hành chính nhà nước:
Thể chế ở đây được hiểu là toàn bộ các quy định của pháp luật về việc xây
dựng các thiết chế và tổ chức thực hiện chúng trong quá trình thực thi. Cụ thể là:
Xây dựng thể chế về tổ chức và hoạt động của hệ thống hành chính trước hết
là xây dựng mối quan hệ giữa Nhà nước với nhân dân như: thu thập ý kiến của
nhân dân trước khi quyết định các chủ trương, chính sách quan trọng; chưng cầu
dân ý; xử lý các hành vi trái pháp luật của các cơ quan và cán bộ, công chức trong
khi làm nhiệm vụ; thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan hành chính và Toà án
trong việc giải quyết khiếu nại của nhân dân. Đây cũng là nhiệm vụ to lớn nhằm
xác định lại mối quan hệ quyền lực giữa bộ máy hành chính với xã hội và công
dân. Đối với công tác văn thư, đây vừa là trách nhiệm lớn lao nhưng cũng vừa là
sứ mạng to lớn kết nối chính quyền và người dân một cách sát sao nhất. Việc tiếp
11


nhận đơn thư, đóng góp của người dân và chuyển giao đến người có thẩm quyền
giải quyết cũng như đưa những quyết định, chính sách của Đảng và Nhà nước đến
được với người dân cũng là công việc đòi hỏi tinh thần tận tụy và nghiêm túc,
chính xác cao độ đối với cán bộ văn thư.
Về đổi mới quy trình xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
Quy trình này ở nước ta từ trước đến nay còn nhiều bất cập, ảnh hưởng trực tiếp
đến việc thực thi pháp luật và hiệu quả của hệ thống pháp luật. Do đó, việc cải
cách thể chế cũng nhằm “bảo đảm cho các văn bản quy phạm pháp luật có nội
dung đúng đắn, nhất quán, khả thi”. Các nội dung trọng tâm bao gồm:
+ Rà soát và hệ thống hoá các văn bản quy phạm pháp luật theo từng lĩnh
vực, loại bỏ những quy định pháp luật không còn hiệu lực hoặc chồng chéo, trùng
lặp. Phát huy hiệu quả của cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản quy phạm pháp luật.

Công tác văn thư sẽ thông qua việc quản lý và thống kê dữ liệu từ các văn bản đã
đăng ký sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc ban hành những văn bản quy phạm
pháp luật mới khi những văn bản cũ không còn giá trị cao ở thời điểm hiện hành;
+ Tăng cường năng lực của các cơ quan hành chính Nhà nước ở Trung ương
và địa phương trong việc xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Khắc
phục tình trạng luật, pháp lệnh “chờ” Nghị định và thông tư hướng dẫn thi hành.
Công tác văn thư sẽ tạo sự năng động và chính xác cho cơ quan chủ quản dựa trên
những cơ sở dữ liệu quy phạm pháp luật có sẵn trong hồ sơ quản lý đăng ký văn
bản khi ban hành van bản quy phạm pháp luật;
+ Khắc phục các biểu hiện thiếu khách quan cục bộ trong việc xây dựng văn
bản quy phạm pháp luật của các bộ, ngành chủ trì soạn thảo bằng cách nghiên cứu,
đổi mới phương thức, quy trình xây dựng pháp luật từ khâu bắt đầu soạn thảo đến
khi đưa ra Chính phủ xem xét, quyết định hoặc thông qua để trình Quốc hội theo
hướng “cải tiến sự phối hợp giữa các ngành, các cấp có liên quan, coi trọng sử
dụng các chuyên gia liên ngành và dành vai trò rất quan trọng cho tiếng nói của
nhân dân, của doanh nghiệp”. Công tác văn thư là câù nối kịp thời, thuận tiện nhất
cho sự phối hợp chuyển giao nối tiếp trong quá trình nghiên cứu và hoạch định,
xây dựng pháp luật giữa các đơn vị và cá nhân có liên quan;
+ Bảo đảm tính minh bạch, công khai của pháp luật, cần tổ chức tốt việc lấy
ý kiến của nhân dân, của những người là đối tượng điều chỉnh của văn bản trước
khi ban hành; đồng thời, các văn bản quy phạm pháp luật sau khi ký ban hành hoặc
có hiệu lực pháp luật phải được đăng Công báo hoặc yết thị, đưa tin trên các
phương tiện thông tin đại chúng để công dân, các tổ chức có điều kiện tìm hiểu và
thực hiện. Công tác văn thư sẽ chịu trách nhiệm ghi nhận và bảo quản các ý kiến
của người dân để trực tiếp các cơ quan có trách nhiệm sử dụng khi cần đồng thời
cũng là bộ phận trung gian hoặc trực tiếp truyền tải các chủ trương, chính sách
pháp luật đến người dân.
+Bảo đảm việc thực thi pháp luật nghiêm chỉnh của các cơ quan Nhà nước,
của cán bộ, công chức. Các văn bản pháp luật cụ thể hoá thẩm quyền của mỗi một
cơ quan, mỗi người trong bộ máy theo hướng “người nào việc nấy” và trách

nhiệm của cơ quan, cá nhân trước pháp luật. Công tác văn thư với việc quản lý các
12


văn bản quy phạm pháp luật cũng như các văn bản hướng dẫn thi hành sẽ là cơ sở
dữ liệu về trách nhiệm và quyền hạn của cơ quan chủ quản trong các trường hợp
cần xử lý một cách kịp thời, chính xác.
Với những nội dung quan trọng nêu trên về cải cách thể chế hành chính, chúng ta
có thể thấy rất rõ vai trò của công tác văn thư. Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu
các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn
bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị
pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ
quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải
quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời
thông tin từ tài liệu văn thư. Công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay
chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do
việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt
công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc hoạt động của các cơ quan, tổ
chức.
Thứ hai, cải cách bộ máy hành chính từ TW đến địa phương:
Nội dung cụ thể của cải cách bộ máy hành chính như sau:
+ Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ tập trung thực hiện chức năng xây
dựng, ban hành thể chế, kế hoạch chính sách quản lý vĩ mô đối với sự phát triển
kinh tế – xã hội. Ở nội dung này, công tác văn thư sẽ giúp tổng hợp các dữ liệu cụ
thể về tình hình phát triển kinh tế xã hội cũng như tổng kết, so sánh giữa các giai
đoạn, các mốc thời gian để các cấp lãnh đạo có cái nhìn khách quan, thiết thực nhất
trước tình hình mới nhằm đưa ra quyết định đúng đắn nhất với quá trình tiến lên
của đất nước;
+ Từng bước điều chỉnh những công việc của Chính phủ, các bộ, cơ quan
ngang bộ, các cơ quan thuộc Chính phủ và chính quyền địa phương đảm nhiệm để

khắc phục những chồng chéo, trùng lặp về chức năng, nhiệm vụ. Chuyển cho các
tổ chức xã hội, tổ chức phi Chính phủ hoặc doanh nghiệp làm những việc về dịch
vụ công không cần thiết phải do cơ quan hành chính Nhà nước trực tiếp thực hiện.
Chính phủ thực hiện việc “cung cấp các dịch vụ công” khi xét thấy không có chủ
thể nào trong xã hội đảm nhận được. Để Chính phủ biết đến những chồng chéo, sai
sót trong quá trình hoạt động hay phát hiện những bất cập trong “cung cấp dịch vụ
công” ấy một phần lớn phải nhờ đến những kiến nghị, phản ánh, báo cáo của các
đơn vị thực hiện mà người trực tiếp truyền tải những ý kiến ấy là văn thư và cũng
chính nhờ công tác văn thư sẽ đưa các quyết định phù hợp về cho những đơn vị, cá
nhân có quyền hạn và khả năng nhất mà Chính phủ tin tưởng, giao phó để giải
quyết công việc;
+ Xây dựng các quy định mới về phân cấp giữa các cấp chính quyền địa
phương, nâng cao thẩm quyền và trách nhiệm của chính quyền địa phương. Gắn
phân cấp công việc với với phân cấp về tài chính, tổ chức và cán bộ. Định rõ việc
nào địa phương được quyền quyết định, việc nào phải có ý kiến của Trung ương.
13


Công tác văn thư chịu trách nhiệm tiếp nhận, chuyển giao đúng người đúng việc
các quyết định của cấp trên để thuận tiện cho việc phân cấp trong công tác hoạt
động;
+ Cơ cấu lại các bộ và bộ máy làm việc của Chính phủ một cách khoa học
có hiệu lực, hiệu quả, giảm mạnh các cơ quan thuộc Chính phủ và tổ chức trực
thuộc Thủ tướng Chính phủ. Chỉ duy trì một số ít cơ quan thuộc Chính phủ có tính
chất chuyên môn, nghiệp vụ phục vụ cho công việc quản lý vĩ mô của Chính phủ.
Công tác văn thư sẽ ghi nhận lại các cơ sở dữ liệu mới này để kịp thời xử lý công
việc trong hoàn cảnh và khung thời gian đổi mới;
+ Cải cách bộ máy chính quyền địa phương (gồm HĐND và UBND các cấp)
trên cơ sở xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của chính quyền ở đô thị với chính
quyền ở nông thôn; sắp xếp lại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND các cấp theo

tinh thần gọn nhẹ, tăng tính chuyên nghiệp cho các cơ quan loại này. Động thời,
cần có những văn bản pháp lý có giá trị cao quy định các tiêu chí cụ thể đối với
từng loại hình đơn vị hành chính ở nước ta để đi đến ổn định, chấm dứt tình trạng
chia tách nhiều như thời gian qua. Công tác văn thư sẽ cung cấp những cơ sở dữ
liệu phù hợp và thiết thực nhất để bộ phận soạn thảo văn bản sẽ có được hướng
giải quyết hợp lý nhất. Bên cạnh đó, văn thư sẽ là nơi tiếp nhận, tạo dữ liệu xác
đáng nhất về mối liên hệ chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, các cấp với nhau;
+ Cải tiến phương thức quản lý, lề lối làm việc của cơ quan hành chính các
cấp, loại bỏ những việc làm hình thức, không có hiệu quả thiết thực, giảm hội họp,
giấy tờ hành chính. Nội dung này công tác văn thư sẽ là bộ phận được chú ý và
thay đổi cốt yếu trong hoạt động công việc;
+ Từng bước hiện đại hoá nền hành chính, triển khai và áp dụng công nghệ
thông tin trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của hệ thống hành chính Nhà nước,
khởi đầu cho quá trình xây dựng “Chính phủ điện tử” ở Việt Nam trong tương lai
không xa. Dù việc giải quyết công việc, thủ tục hành chính, ban hành, sử dụng văn
bản hành chính và quy phạm pháp luật có hiện đại, tiện lợi bao nhiêu thì công tác
văn thư vẫn luôn đóng vai trò quan trọng, đặc biệt là các hình thức tiếp nhận, sử
dụng, lưu giữ, đăng ký hồ sơ bằng viết tay vẫn không thể thay thế trong các trường
hợp máy móc, các thiết bị hiện đại bị hỏng hoặc dữ liệu trên mạng bị tấn công.
Thứ ba, đổi mới nâng cao chất lượng cán bộ, công chức:
Đây là nội dung mang tính “động lực” cho quá trình cải cách hành chính.
Bởi lẽ,“cán bộ quyết định tất cả”. Tuy nhiên, đổi mới, nângcao chất lượng đội ngũ
cán bộ, công chức phải được đặt trong lộ trình phát triển kinh tế – xã hội của từng
thời kì, có bước đi thích hợp.
+ Tiến hành tổng điều tra, đánh giá lại đội ngũ cán bộ, công chức; xây dựng
hệ thống cơ sở dữ liệu về cán bộ, công chức. Trên cơ sở định hướng phát triển kinh
tế – xã hội của đất nước, xu hướng phát triển của thế giới, xây dựng dự báo sự phát
triển của đội ngũ cán bộ, công chức đáp ứng yêu cầu của thời kỳ công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước. Công tác văn thư sẽ có trách nhiệm quản lý hồ sơ lý lịch,
quá trình công tác để các bộ phận có liên quan căn cứ giúp đưa ra các kiến nghị


14


phù hợp lên cấp trên về phân bổ, sắp xếp nhân sự hợp lý trong cơ quan, đơn vị
hoặc có những quyết định phù hợp với chủ trương, chính sách, quy định mới của
Chính phủ trong tình hình mới;
+ Khắc phục tệ nạn quan liêu, cửa quyền, tham nhũng, hách dịch, lãng phí
và xa dân. Muốn vậy,việc khẩn trương xây dựng luật công vụ không chỉ là yêu cầu
cần thiết mà phải coi đây là việc cần làm ngay. Nhấn mạnh đạo đức “cần kiệm,
liêm chính, chí công, vô tư” của người cán bộ, công chức phải là cốt lõi xuyên suốt
toàn bộ đạo luật này. Bộ máy hành chính trì trệ một phần là do sự sa sút về đạo
đức, đặc biệt là đạo đức công vụ của cán bộ, công chức. Đây cũng là một nguyên
nhân làm cho bộ máy hành chính xa dân. Xử lý tốt vấn đề đạo đức công vụ sẽ khắc
phục được những biểu hiện như thiên vị khi xử lý công vụ, kém hiệu lực của các
quyết định hành chính, hành vi hc, hành vi hành chính, thiếu trách nhiệm khi thi
hành công vụ, không trung thực hoặc thông tin thiếu chính xác khi báo cáo. Công
tác văn thư là công việc đòi hỏi tinh thần trách nhiệm cao, phục vụ tận tụy, hết lòng
vì nhân dân cũng như sự nghiệp của nền hành chính, không ngại khó khăn, trở
ngại. Nếu cán bộ văn thư không nghiêm túc, tự giác thực hiện đúng phần việc của
mình sẽ gây chậm trễ công việc của cả một hệ thống trong cơ quan cũng như gây
mất lòng dân và nhiều hệ quả xấu khác;
+ Đổi mới cách đánh giá cán bộ, công chức cả khâu tuyển dụng và sử dụng.
Người lao động được tuyển dụng hay bổ nhiệm, đề bạt phải xuất phát từ đòi hỏi
của công vụ, phải qua kỳ thi. Thực hiện việc thi tuyển theo những quy định chặt
chẽ bảo đảm được tính công bằng, công khai tạo điều kiện thuận lợi cho những
người có nguyện vọng, tài năng, đức độ trong xã hội có cơ hội ngang nhau để trở
thành cán bộ, công chức. Nội dung và hình thức thi tuyển phải linh hoạt, không
dập khuôn, máy móc, tuỳ theo từng loại cán bộ, công chức và lĩnh vực hoạt động,
đảm bảo thu hút được nhân tài thực sự vào làm việc trong bộ máy Nhà nước. Hàng
năm, Ban Tổ chức cán bộ của Chính phủ hướng dẫn đánh giá cán bộ, công chức,

nhưng tiêu chí rất chung chung, các cơ quan không có Hội đồng đánh giá, mà việc
này thường giao cho thủ trưởng đơn vị. Cách quy định này vừa không chính xác
vừa không dân chủ, còn nặng về tình cảm “nội bộ”. Công tác văn thư phải quản lý,
giữ gìn các cơ sở dữ liệu trong các kì thi một cách cẩn mật, thận trọng để tạo cơ sở
cho các năm tiếp theo các bộ phận có trách nhiệm dựa vào đó đưa ra những tiêu chí
đánh giá phù hợp hơn trong tình hình mới. Đặc biệt là khi tiếp nhận văn bản đề thi
mới của các năm tiếp theo, cán bộ văn thư càng đòi hỏi sự thận trọng, cẩn mật để
đảm bảo an toàn cho kì thi và công tâm cho tất cả các thí sinh;
+ Có chính sách khuyến khích hỗ trợ vật chất để thu hút người tài giỏi vào
nền công vụ. Hiện nay trên thực tế, do nhiều nguyên nhân, nhất là do tiền lương
thấp và sự bố trí trái ngành nghề, nên nhiều người giỏi đã ra khỏi nền công vụ.
Thực hiện cải cách cơ bản chế độ tiền lương nhằm khuyến khích cán bộ, công chức
làm việc tận tuỵ, trung thành, công tâm. Một hệ thống tiền lương hợp lý và thoả
đáng mới góp phần khuyến khích tinh thần trách nhiệm cao và phát huy tính tích
cực, sáng tạo của cá nhân. Công tác văn thư hiện nay vẫn chưa được nhiều người
có cái nhìn đúng đắn về tầm quan trọng cũng như đãi ngộ nhìn chung cùng với các
cán bộ nền hành chính vẫn chưa có đãi ngộ tốt so với yêu cầu tinh thần trách nhiệm
15


công việc cao, vì vậy, nếu cải có các cải cách về chính sách hỗ trợ cho các cán bộ
văn thư sẽ càng giúp họ an tâm hoàn thành tốt công việc, tránh được tình trạng trì
trệ, thiếu tập trung cho công việc;
+ Tiếp tục đổi mới nội dung chương trình đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công
chức, chú trọng nâng cao kiến thức, kỹ năng hành chính cho đội ngũ cán bộ, công
chức theo chức trách, nhiệm vụ đang đảm nhận; các hình thức và phương thức đào
tạo, bồi dưỡng phù hợp với mỗi loại cán bộ, công chức. Tạo điều kiện để các cơ sở
đào tạo cán bộ, công chức từ Trung ương đến địa phương chủ động sắp xếp thời
gian và giáo trình phù hợp với việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ,
công chức. Đối với cán bộ văn thư cũng vậy, việc không ngừng bồi dưỡng trau dồi

kỹ năng công việc sẽ giúp tạo được hệ thống văn thư tận tụy có tâm cũng như có
tầm, có chuyên môn tốt phục vụ cho các công tác chuyên trách ngày một hiệu quả
hơn.
Thứ tư, cải cách tài chính công:
Phải khắc phục ngay thực trạng: công tác quản lý tài chính lỏng lẻo; trình tự
thủ tục đầu tư rất phức tạp, rườm rà; hoạt động thanh tra, kiểm tra không thường
xuyên, không cương quyết; hoạt động kiểm toán không duy trì, thậm chí không
được coi trọng. Với các biện pháp sau:
+ Đổi mới phương thức quản lý tài chính công bằng cáchvừa tiếp thu, duy trì
phương thức truyền thống là giao, giám sát, kiểm tra, báo cáo và tổng kết, vừa phải
chú trọng xây dựng giải pháp bổ sung: tự chịu trách nhiệm. Khi ấy cơ quan hành
chính Nhà nước và công chức sẽ phải tiết kiệm, phải chủ động, phải hạch toán,
phải suy nghĩ để có được một tổ chức tinh gọn và hiệu quả. Công tác văn thư phải
quản lý, giữ gìn những cơ sở dữ liệu về các cuộc kiểm tra, giám sát một cách cẩn
thận để các bộ phận chuyên trách có con số chính xác nhất để báo cáo với cấp trên
nhằm đưa ra biện pháp giải quyết đúng đắn, kịp thời nhất trong mọi trường hợp;
+ Mạnh dạn và cương quyết đổi mới cơ chế phân cấp quản lý tài chính. Phân
cấp phải đi liền với phân quyền, nếu phân cấp mà không phân quyềnthì phân cấp
cũng như không. Vì vậy, phân cấp, phân quyền quản lý tài chính cho địa phương,
cho cơ sở để địa phương, cấp dưới phát huy tính chủ động, sáng tạo mà dám chịu
trách nhiệm trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn mà dân giao
cho. Cơ sở dữ liệu từ văn thư sẽ là căn cứ minh bạch nhất để phân cấp, phân quyền
ở các đơn vị, cơ quan diễn ra thỏa đáng nhất.
+ Cần đưa hoạt động kiểm toán là một hoạt động bắt buộc thường xuyên đối
với các cơ quan; mỗi cơ quan, đơn vị nên bố trí một kiểm toán viên là biên chế của
đơn vị mình. Thực hiện dân chủ, công khai về tài chính công, tất cả các chi tiêu tài
chính đều được công bố công khai. Cán bộ văn thư vừa là cộng tác viên vừa là báo
cáo viên cho kiểm toán viên thực hiện tốt chức trách của mình;
+ Thực hiện thí điểm để áp dụng rộng rãi một số cơ chế tài chính mới như:
cho thuê đơn vị sự nghiệp công; cho thuê đất để xây dựng cơ sở nhà trường, bệnh

viện; chế độ bảo hiểm xã hội đối với cán bộ, công chức chuyển từ các đơn vị công
lập sang dân lập…; thực hiện cơ chế hợp đồng đối với một số dịch vụ công tác

16


trong các cơ quan hành chính. Để các hoạt động trên được diễn ra công khai, minh
bạch, chính xác, công tác văn thư sẽ chịu trách nhiệm triển khai các quyết định
cũng như các thông tin liên quan đến các mặt tài chính, tài sản của cơ quan chủ
quản đến các đơn vị và người dân biết trong các trường hợp cần thiết.
Tóm lại, vai trò của công tác văn thư trong nền hành chính nhà nước Việt
Nam nói chung và trong công cuộc cải cách hành chính nói riêng có thể được tóm
gọn trong các đặc điểm sau:
+ Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp
những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế,
văn hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ,
những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
+ Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải
quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ
tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống,
qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện
tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những
mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
+ Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức,
cá nhân. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan,
phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
+ Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.
Từ những nội dung trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn
thư sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được

thông suốt, hơn nữa sẽ là tiền đề cho công cuộc cải cách nền hành chính nhà nước
Việt Nam. Mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn
về về vị trí và vai trò của công tác văn thư để có thể đưa ra những biện pháp phù
hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và
góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị.

17


Vấn đề 3:
SƠ ĐỒ HÓA HỆ THỐNG CƠ QUAN QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ
LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM HIỆN NAY. KHÁI QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM
VỤ, TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ BIÊN CHẾ CỦA CÁC CƠ QUAN ĐÓ
Sơ đồ hóa hệ thống cơ quan quản lý công tác văn thư lưu trữ ở Việt Nam hiện
nay:
Bộ Nội vụ
Cục VTLTNN
Bộ, cơ quang Bộ, VPCP
Sở Nội vụ
Văn phòng VTLT
Chi cục VTLT

Phòng Nội vụ

Khái quát chức năng, nhiệm vụ, tổ chức, biên chế của các cơ quan:
CCVC là CTVT ở xã

Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước
về văn thư lưu trữ nhà nước. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là cơ quan của
Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ và

quản lý tài liệu lưu trữ tài liệu quốc gia.
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau
đây:
−

−

−

Trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành và trình cấp có thẩm quyền ban
hành các văn bản quy phạm pháp luật; chiến lược; chương trình mục tiêu
quốc gia; đề án, dự án quốc gia; quy hoạch, kế hoạch dài hạn; tiêu chuẩn,
quy trình, quy phạm và định mức kinh tế - kỹ thuật về văn thư, lưu trữ.
Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về
văn thư, lưu trữ và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về
văn thư, lưu trữ.
Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và tổ chức thực hiện các văn
bản quy phạm pháp luật, chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch,
chương trình, dự án, đề án về văn thư, lưu trữ sau khi được cấp có thẩm
quyền ban hành hoặc phê duyệt.

18


−

−
−
−


−

−

−

−

−
−
−
−

Thực hiện hoạt động về sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; chỉnh
lý, xác định giá trị tài liệu, bảo vệ, thống kê, bảo quản và bảo hiểm tài liệu
lưu trữ; tổ chức giải mật, công bố, giới thiệu, triển lãm, trưng bày và tổ
chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; quyết định danh mục tài
liệu hạn chế sử dụng đối với tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại các
Trung tâm Lưu trữ quốc gia theo ủy quyền của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện lưu trữ thông tin số trong các cơ
quan nhà nước.
Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thống nhất quản lý về thống kê văn thư, lưu
trữ trên phạm vi cả nước.
Tổ chức thực hiện công tác nghiên cứu khoa học, ứng dụng và chuyển
giao công nghệ về văn thư, lưu trữ; hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật
công tác văn thư, lưu trữ.
Xây dựng và trình cấp có thẩm quyền ban hành chương trình, nội dung
bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng và kiểm
tra công tác đào tạo, bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ.
Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn, kiểm tra việc cấp, quản lý chứng

chỉ hành nghề lưu trữ; thống kê, tổng hợp tình hình cấp chứng chỉ hành
nghề lưu trữ trong phạm vi cả nước. Quản lý và phát hành phôi chứng chỉ
hành nghề lưu trữ.
Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình cải cách hành chính theo mục
tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước đã được cấp
có thẩm quyền phê duyệt.
Tổ chức quản lý bộ máy, biên chế công chức, viên chức; quyết định việc
bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyể, từ chức, miễn nhiệm, biệt
phái, khen thưởng, kỷ luật, thôi việc, nghỉ hưu, đào tạo, bồi dưỡng, thực
hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách khác đối với công chức,
viên chức, lao động hợp đồng khác thuộc phạm vi quản lý theo phân cấp
của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và quy định của pháp luật.
Quản lý tài chính, tài sản và đầu tư xây dựng cơ bản theo phân cấp của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ và quy định của pháp luật.
Hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội
vụ và quy định của pháp luật.
Thực hiện cung cấp dịch vụ công về văn thư, lưu trữ theo quy định của
pháp luật.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao.
Cơ cấu tổ chức:
Các đơn vị trực thuộc cục:
a) Phòng Nghiệp vụ văn thư - Lưu trữ Trung ương
b) Phòng Nghiệp vụ văn thư – Lưu trữ địa phương
c) Phòng kế hoạch – Tài chính
d) Phòng Hợp tác kinh tế

19


đ) Phòng Tổ chức – Cán bộ

e) Văn Phòng
Ở các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các cơ quan thuộc chính phủ (gọi tắt là
Bộ) có Phòng Văn thư – Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ, thực hiện chức năng
giúp Chánh văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng quản lý công tác văn thư, lưu trữ
tại cơ quan và các đơn vị thuộc Bộ.
Nhiệm vụ:
−
−
−

−
−
−
−

Căn cứ vào quy định của pháp luật, giúp Chánh Văn phòng xây dựng các
văn bản của Bộ hướng dẫn thực hiện công tác văn thư - lưu trữ;
Giúp Chánh văn phòng Bộ xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn
về văn thư, lưu trữ;
Giúp Chánh văn phòng Bộ xây dựng kế hoạch ứng dụng khoa học công
nghệ vào văn thư, lưu trữ; phối hợp với các cơ quan, tổ chức khác thuộc Bộ
thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ;
Giúp Chánh văn phòng Bộ phối hợp với Thanh tra Bộ trong việc giải quyết
khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
Thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về văn thư và lưu trữ theo quy định
của pháp luật.
Sơ kết, tổng về văn thư lưu trữ
Thực hiện công tác thi đua, khn thưởng về văn thư lưu trữ
Cơ cấu tổ chức:


Ở mỗi bộ, cơ quan ngang bộ và các cơ quan thuộc chính phủ đều có các
Phòng Văn Thư – Lưu trữ gồm: Trưởng phòng các Phó Trưởng phòng và một số
công chức, viên chức.
Biên chế:
Biên chế của phòng Văn thư – Lưu trữ do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủ trong tổng số biên chế hành chính và sự nghiệp
của Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ để đảm bảo
nhiệm vụ.
Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh có chức năng tham
mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu
trữ nhà nước ở địa phương
Thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở hợp
nhất Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ Tỉnh
Chức năng của Chi cục Văn Thư: Giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu
cho Ủy ban nhân dân Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung
là tỉnh) quản lý nhà nước về văn thư-lưu trữ của Tỉnh à trục tiếp quản lý tài liệu
lưu trữ lịch sử của Tỉnh theo quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ:
Giúp Giám đốc Sở Nôi vụ thực hiện các nhiệm vụ sau:

20


−
−
−
−
−
−
−

−
−
−

Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạc dài hạn, hàng năm các
chương trình, đề án, và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư - lưu trữ
Hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ
Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài
liệu thuộc diên nộp lưu và lưu trữ lịch sử của Tỉnh”
Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “ Danh mục tài liệu hết giá trị” của
lưu trữ lịch sử của Tỉnh
Thẩm định, trình cấp phê có thẩm quyền phê duyệt “ Danh mục tài liệu hết giá trị”
bảo quản tại cơ quan, tổ chức tại nguồn nộp vào lưu trữ lịch sử của Tỉnh
Nghiên cứu ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ
Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
Phối hợp với Thanh tra Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp
luật về văn thư lưu trữ
Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ
Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ
Cơ cấu tổ chức:
Chi cục Văn thư – lưu trữ có các phòng chuyên môn, nghiệp vụ để quản lý
và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao
Biên chế:
Biên chế của Chi cục do Ủy ban nhân dân Tỉnh quyết định trong tổng số
biên chế hành chính và sự nghiệp của Sở Nội vụ
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện có chức năng
tham mưu. Giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước công tác văn
thư, lưu trữ nhà
Nhiệm vụ:
−

−
−
−
−

Hướng dẫn kiểm tra thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của
Nhà nước và của Tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức cấp Huyện và cấp Xã
Thực hiện báo cáo, Thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của Pháp luật
Tổ chức sơ kết, tổng kết và thưc hiện công tác thi đua, khen thưởng trong
hoạt động văn thư, lưu trữ
Quản lý tài liệu của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ
Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư lưu trữ
Cơ cấu tổ chức:

Trong cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ có bộ phận chuyên trách giúp
Trưởng phòng thực hiện chức năng tham mưu cho UBND cấp huyện quản lý nhà
nước về văn thư lưu trữ của huyện.
Biên chế: Công chức chuyên trách làm văn thư, lưu trữ tại phòng Nội vụ bố
trí trong biên chế được giao
Cơ quan chuyên môn thuộc các Tỉnh, Huyện, các đơn vị sự nghiệp Nhà
nước và các tổ chức kinh tế Nhà nước trực thuộc cấp Tỉnh, Huyện tùy theo khối

21


lượng công việc về văn thư, lưu trữ để thành lập Phòng, Tổ hoặc bố trí người làm
văn thư, lưu trữ cho phù hợp.
Văn thư, lưu trữ cấp Xã: Có cán bộ văn phòng Ủy ban nhân dân xã kiêm
nhiệm công tác lưu trữ.


22


Vấn đề 4:
SƠ ĐỒ MÔ TẢ TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN CÁC NHIỆM VỤ CỦA
CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN, ĐƠN VỊ

Triển khai và tổ chức thực hiện các quy định
của cơ quan, tổ chức về văn thư, lưu trữ
Trực tiếp
quản lý,
kiểm tra,
giám sát,
tổ chức
hướng dẫn
nghiệp vụ
về công tác
văn thư,
lưu trữ cho
cơ quan, tổ
chức và
đơn vị trực
thuộc.

Ký ban hành VB

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
TRƯỞNG ĐƠN VỊ
3


Duyệt hình thức VB

2

CHÁNH VP/TRƯỞNG
PHÒNG HC

Duyệt nội
dung VB

1
CÁN BỘ,CÔNG CHỨC, VIÊN
CHỨC

VĂN THƯ
4
Kiểm tra lại toàn bộ văn bản, làm
thủ tục ban hành văn bản, lưu
vào lưu trữ cơ quan.

Gửi lại bản
chính cho
ĐVST

Soạn thảo VB

5

Sau khi nhận
lại bản chính

VB thì lưu vào
hồ sơ

Trong quá trình giải quyết công việc liên
quan đến công tác văn thư, lưu trữ, mỗi
cán bộ, công chức, viên chức phải thực
hiện nghiêm túc các quy định của cơ
quan, tổ chức về văn thư, lưu trữ

Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan.
−

Trách nhiệm chung.

Thủ trưởng cơ quan chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong phạm vi cơ
quan mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thưở các cơ quan cấp dưới và các
đơn vị trực thuộc. Công tác văn thư của cơ quan có làm tốt hay không tốt, trước hết
thuộc trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan. Để thực hiện nhiệm vụ này, Thủ trưởng
cơ quan có thể giao cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính (ở cơ
quan không có Văn phòng) tổ chức quản lý công tác văn thư trong phạm vi trách
nhiệm của mình.
Những nhiệm vụ cụ thể.
Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản
đến của cơ quan;
Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cán bộ cấp dưới giải quyết những văn bản cần
thiết nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết những văn bản đó;
Thủ trưởng cơ quan phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan theo quy định
của Nhà nước. Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cấp phó của mình ký thay
−


+
+
+

23


những văn bản mà theo quy định thì mình phải ký và những văn bản thuộc phạm vi
lĩnh vực công tác đã giao cho cấp phó phụ trách hoặc giao cho Chánh Văn phòng
(hoặc Trưởng phòng Hành chính của cơ quan) ký thừa lệnh những văn bản có nội
dung không quan trọng.Ngoài những nhiệm vụ chính nêu trên, tuỳ theo điều kiện
cụ thể của mỗi cơ quan mà thủ trưởng cơ quan có thể làm một số việc cụ thể khác
như: xem xét và cho ý kiến về việc phân phối, giải quyết văn bản đến của cơ quan,
tham gia vào việc soạn thảo văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định
về công tác văn thư các cơ quan cấp dưới, các đơn vị trực thuộc.
Trách nhiệm của Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính.
Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính ở cơ quan không có Văn
phòng) là người trực tiếp giúp Thủ trưởng cơ quan tổ chức thực hiện các nhiệm vụ
công tác văn thư ở cơ quan mình và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở
các cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng
phòng Hành chính) phải trực tiếp làm các công việc sau:
−
−
−
−
−
−
−

Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo Thủ

trưởng cơ quan về những công việc quan trọng;
Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan một số văn bản được Thủ trưởng giao và ký văn
bản do Văn phòng trực tiếp ban hành;
Tham gia xây dựng văn bản theo cầu của Thủ trưởng cơ quan;
Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả văn bản trước khi ký gởi đi;
Tổ chức việc đánh máy văn bản đi;
Trong những điều kiện cụ thể, có thể được thủ trưởng giao làm một sốviệc thuộc
nhiệm vụ của văn thư chuyên trách;
Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) có thể giao cho cấp phó hoặc
cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạnh
của mình.
Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị.
Trưởng các đơn vị trong cơ quan chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về
toàn bộ công tác văn thư của đơn vị và là người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc và kiểm
tra công chức, viên chức trong đơn vị thực hịên tốt các nhiệm vụ quản lý văn bản,
tài liệu ở đơn vị. Cụ thể là:

−
−
−
−

Tổ chức giải quyết văn bản đến thuộc phạm vi đơn vị.
Tổ chức soạn thảo văn bản trong phạm vi đơn vị.
Tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào phòng lưu trữ cơ quan trong phạm vi đơn vị.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Thủ trưởng giao.
Trách nhiệm của công chức, viên chức trong cơ quan nói chung.
Tất cả công chức của cơ quan nói chung phải thực hiện đầy đủ những nội dung
công tác văn thư có liên quan đến phần việc của mình. Cụ thể là:


−
−
−

Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của Thủ trưởng.
Thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình.
Lập hồ sơ công việc mình làm và nộp hồ sơ vào lưu trữ theo quy định của cơ quan.

24


−
−

Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản.
Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể trong chế độ công tác văn thư của cơ
quan.
Trách nhiệm của văn thư chuyên trách trong cơ quan.
Tại khoản 2, Điều 29 của Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của
Chính phủ quy định trách nhiệm của văn thư cơ quan như sau:

−
−
−
−
−
−
−
−


−
−

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;
Giúp Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao
trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;
Tiếp nhận các dự thảo của văn bản trình người có thẩm quyến xem xét, phê duyệt,
ký ban hành;
Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày; Ghi số, ký hiệu văn bản, ngày
tháng văn bản; Đóng dấu văn bản (Kể cả dấu Khẩn, Mật);
Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi;
Sắp xếp, bảo quản, phục vụ việc tra cứu, sử dụng các bản lưu;
Hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ, Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
Giúp Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính đôn đốc, nhắc nhở, kiểm
tra công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu, đăng ký quản lý văn bản; Làm thủ tục cấp Giấy
Giới thiệu, Giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức;
Bảo quản, sử dụng các loại con dấu của cơ quan.
Ngoài những công việc chính như nói trên, tuỳ theo năng lực và yêu cầu cụ
thể của cơ quan, văn thư chuyên trách có thểđược giao kiêm nhiệm thêm một số
công việc nhánh máy, trực điện thoại, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ văn thưở
các cơ quan, đơn vị cấp dưới và cả công tác lưu trữ của cơ quan nếu công việc văn
thư ít, chưa sử dụng hết thời gian làm việc.
LỚP 1305 QTVE
NHÓM 7

Tên văn bản
Trích yếu
Ngày lập

Người ký

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BÁO CÁO
Kết quả thực hiện bài tập nhóm, môn Công tác văn thư.
07/9/2015
Phạm Thị Trà My

NỘI DUNG
Mức độ
TT

1

Người thực
hiện

tham gia

Nội dung công việc
1
Nghiên cứu vai trò của

25




2

3

Tiến
độ
hoàn
thành

Tự
ĐG

Tốt

8

Điểm
GV
ĐG