8/18/2016

Chương 9: KẾT THÚC DỰ ÁN

1

NỘI DUNG
1. Khi nào kết thúc dự án
2. Các hình thức kết thúc dự án
3. Tổ chức kết thúc dự án
4. Báo cáo tổng kết

2

Chương 9: Kết thúc dự án

1


8/18/2016

1. Khi nào kết thúc dự án

Tất cả mọi dự án đều phải kết thúc.
Giai đoạn kết thúc dự án có thể diễn ra rất
nhanh chóng,
nhưng thường là một quá
trình dài,
và có lúc không thể kết thúc dự án
3

Chương 9: Kết thúc dự án

1. Khi nào kết thúc dự án







4

Quyết định kết thúc sớm dự án, dù bằng
cách nào, cũng rất khó khăn.
Các dự án có khuynh hướng tự phát triển
vòng đời của chúng, thời gian tồn tại gần
như độc lập cho dù dự án có thành công
hay không.
Các yếu tố thành công thì đa dạng, các yếu
tố thất bại thì không rõ ràng.
Chương 9: Kết thúc dự án

2


8/18/2016

1. Khi nào kết thúc dự án



Quyết định kết thúc dự án khi:
– Dự án thành công rực rỡ, đạt các mục tiêu
đặt ra.
– Dự án không phù hợp với mục tiêu tổng thể,
mục tiêu ban đầu. Việc kết thúc sẽ tránh lãng
phí, gây mất hiệu quả của vốn đầu tư.
– Dự án gặp những rủi ro về kinh tế, kỹ thuật,
môi trường. Lúc này cần mạnh dạn quyết
định kết thúc dự án.

5

Chương 9: Kết thúc dự án

1. Khi nào kết thúc dự án



6

Nguyên nhân thất bại của dự án
– Nguồn lực thực hiện dự án không được
đáp ứng ở mức tối thiểu. Nếu không kết
thúc, dự án sẽ kéo dài triền miên và nằm
trong tình trạng bị bỏ lửng.
– Tổ chức dự án là không cần thiết: khi tổ
chức hiện thời không còn thích hợp với
mục tiêu, nhiệm vụ của dự án hoặc năng
lực của nhóm dự án không thích hợp với
yêu cầu của dự án.

Chương 9: Kết thúc dự án

3


8/18/2016

1. Khi nào kết thúc dự án



7

Nguyên nhân thất bại của dự án
– Thiếu hỗ trợ từ phía các nhà quản trị cấp
cao: dự án không chỉ cần về kinh tế mà
còn cả sự ủng hộ của lãnh đạo cấp cao,
sự đồng lòng của các thành viên.
– Lập kế hoạch kém: đây là nguyên nhân
chủ yếu dẫn tới sự thất bại của dự án.
– Khảo sát ban đầu sơ sài, không đủ thông
tin dẫn tới khi triển khai gặp quá nhiều
khó khăn
Chương 9: Kết thúc dự án

2. Các hình thức kết thúc dự án
a. Kết thúc hoàn toàn
 Khi dự án ngưng hoạt động, nó đã thành
công và đạt được mục tiêu.
 Hoặc có thể bị ngưng do không thành công

hay bị loại bỏ.
 Dự án cũng có thể bị chấm dứt tức thời với
các lý do chính trị.

8

Chương 9: Kết thúc dự án

4


8/18/2016

2. Các hình thức kết thúc dự án
a. Kết thúc hoàn toàn
 Khi kết thúc dự án, các hoạt động chính sẽ
ngừng. Tuy nhiên, nhiều hoạt động về mặt
tổ chức vẫn có thể tiếp diễn, thường là
những việc liên quan đến báo cáo, tài sản
thanh lý, thanh lý hợp đồng.

9

Chương 9: Kết thúc dự án

2. Các hình thức kết thúc dự án
b. Kết thúc bằng cách bổ sung - sát nhập
 Các dự án mang tính nội bộ do một công ty
mẹ tổ chức thực hiện có thể thay đổi bằng
các hình thức chuyển giao, sát nhập với

cùng tổ chức từ công ty mẹ.

10

Chương 9: Kết thúc dự án

5


8/18/2016

2. Các hình thức kết thúc dự án
b. Kết thúc bằng cách bổ sung - sát nhập
 Khi dự án ban đầu thành công hoặc có
những tín hiệu tốt, dự án có thể được bổ
sung, mở rộng và dẫn tới dự án ban đầu sẽ
kết thúc để sát nhập, mở rộng.
Trong hình thức kết thúc này có rất nhiều
sức ép, công việc phát sinh và chuyển đổi
(nhân sự, tài sản, công nghệ,…)
11

Chương 9: Kết thúc dự án

2. Các hình thức kết thúc dự án
c. Kết thúc bằng cách bỏ rơi
 Đó thường là hình thức giảm ngân sách và
dẫn tới dự án đi đến kết thúc.
 Khi dự án kém hiệu quả, ngân sách bị cắt
giảm sẽ dẫn tới dự án bị bỏ rơi một cách từ

từ, nhân sự thay đổi sang vị trí khác,…

12

Chương 9: Kết thúc dự án

6


8/18/2016

2. Các hình thức kết thúc dự án
c. Kết thúc bằng cách bỏ rơi
 Thực chất dự án đã đóng nhưng nó vẫn tồn
tại trên cơ sở pháp lý.
 Nguyên nhân là do lãnh đạo không muốn
kết thúc dự án không thành công hoặc dự
án bị lỗi thời hoặc nhiều nguyên nhân khác.

13

Chương 9: Kết thúc dự án

3. Tổ chức kết thúc dự án
Kết thúc dự án gồm hai vấn đề:
(i) Quyết định có kết thúc dự án hay không?
(ii) Tổ chức kết thúc như thế nào?

14


Chương 9: Kết thúc dự án

7


8/18/2016

3. Tổ chức kết thúc dự án
a. Ra quyết định
Có hai tình huống ra quyết định kết thúc dự án
– Nằm trong lịch trình
 Quyết định nằm trong lịch trình khi
dự án đạt được những thành công
hoặc thất bại của dự án.
 Khi đó sẽ có các tiêu chí đánh giá để
ra quyết định kết thúc dự án hay
không.
15

3. Tổ chức kết thúc dự án
a. Ra quyết định
– Căn cứ vào các tình huống thực tế
 Dự án gặp quá nhiều khó khăn,
không đạt được hay quá xa vời so
với mục tiêu.
 Dự án đã đạt được những mục tiêu
đặt ra.

16


8


8/18/2016

3. Tổ chức kết thúc dự án
b. Quá trình thực hiện
 Quá trình kết thúc dự án thực tế có thể
được lên kế hoạch hoặc thực hiện tuần tự
hoặc làm tự phát.
 Việc lên kế hoạch để thu xếp thời gian, kinh
phí,… đặc biệt là những công trình trọng
điểm, cần có sự tham dự của các cấp lãnh
đạo.
17

3. Tổ chức kết thúc dự án



Các nhiệm vụ chính khi kết thúc dự án
– Kiểm soát và đảm bảo rằng các công
việc của dự án đã được hoàn tất toàn
bộ, kể cả các công việc do nhà thầu
phụ thực hiện.
– Thông báo cho khách hàng về việc dự
án sẽ kết thúc cũng như các kết quả đạt
được về khối lượng công việc hoàn
thành.


18

9


8/18/2016

3. Tổ chức kết thúc dự án



Các nhiệm vụ chính khi kết thúc dự án
– Hoàn tất hồ sơ, bao gồm hồ sơ thanh
quyết toán, bản đánh giá quá trình thực
hiện công việc và đạt được các kết quả
cụ thể, báo cáo tổng kết cuối cùng của
dự án, các số liệu, sổ sách của dự án.
– Giải quyết các vấn đề của dự án về mặt
luật pháp. Lưu giữ hồ sơ, các chứng từ
cần thiết.

19

3. Tổ chức kết thúc dự án



Các nhiệm vụ chính khi kết thúc dự án
– Thanh quyết toán, kiểm toán. Bố trí lại
nhân sự, nguyên vật liệu, thiết bị và bất

cứ nguồn lực nào cần thiết.
– Xác định rõ những nhu cầu cần hỗ trợ,
đề xuất việc thực hiện và người chịu
trách nhiệm sau này trong trường hợp
duy trì dự án.

20

10


8/18/2016

4. Báo cáo tổng kết
Mọi hệ thống quản lý dự án tốt đều ghi đầy
đủ các thông tin về dự án.
Báo cáo tổng kết là tóm tắt nhật ký ghi lại
về quá trình và lịch sử phát triển, thực hiện
dự án.
Mục đích cơ bản nhằm cải thiện các dự án
trong tương lai.

21

4. Báo cáo tổng kết
a. Quá trình thực hiện dự án
 Cần so sánh kết quả mà dự án đạt được
với mục tiêu ban đầu của dự án.
 Sự so sánh này có phạm vi rộng, bao gồm
những phân tích cụ thể về sai lệnh giữa kế

hoạch và thực tế, cũng như những đánh
giá sâu sắc về tình huống thành công hoặc
thất bại của dự án.
22

11


8/18/2016

4. Báo cáo tổng kết
b. Các vấn đề về kỹ thuật và công nghệ
 Là vấn đề cốt lõi, thu hút nhiều sự quan
tâm của những bên liên quan.
 Báo cáo tổng kết cần nêu được các vấn đề
chính về khoa học, kỹ thuật mà dự án phải
đối phó, các biện pháp giải quyết, các
thành công, thất bại để làm bài học cho các
dự án tương tự trong tương lai.
23

4. Báo cáo tổng kết
c. Hoạt động hành chính
 Mảng hành chính thường phát sinh nhiều
vấn đề do vậy các thủ tục hành chính cần
được xem xét, kiểm tra và ghi lại kết quả,
tìm hiểu lý do mang lại hiệu quả hoặc chưa
hiệu quả cho dự án.

24


12


8/18/2016

4. Báo cáo tổng kết
d. Mô hình tổ chức của dự án
 Mỗi tổ chức của dự án có những thuận lợi
và bất lợi cụ thể. Báo cáo tổng kết phải
phân tích những gì mà mô hình tổ chức đó
đóng góp hoặc ngăn cản sự phát triển hay
gây thiệt hại cho dự án.

25

4. Báo cáo tổng kết
e. Dự án và nhóm nhân viên
 Báo cáo đánh giá về năng lực của các
nhân viên tham gia dự án.
 Trong trường hợp dự án do công ty mẹ
quản lý, báo cáo đề cập tới năng lực của
nhân viên tham gia dự án, tính phù hợp của
năng lực,... đó là căn cứ để công ty mẹ sắp
xếp nhân lực cho các dự án sau này.
26

13



8/18/2016

4. Báo cáo tổng kết
f. Kỹ năng quản trị dự án
 Sự thành công của dự án phụ thuộc vào
các kỹ năng dự báo, lập kế hoạch, lập ngân
sách, lên chương trình, phân bổ nguồn lực,
quản trị rủi ro, kiểm soát thực hiện.
 Kỹ năng quản trị dự án là quan trọng vì vậy
cần xem xét kỹ vấn đề này.

27

28

14