Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

PHẦN PHỤ LỤC

SV: Ma Văn Tâm

Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU

Xã hội ngày một phát triển, kéo theo đó các cơ quan, tổ chức cũng không
ngừng đi lên để hoàn thiện và bắt kịp được đà phát triển đó. Trong những năm
gần đây, Việt Nam đang tích cực tham gia vào các tổ chức kinh tế, thương mại,
văn hóa, y tế, quân sự, ngoại giao… trong khu vực và thế giới. Ngày càng khẳng
định được vị thế của một nước có nền kinh tế đang phát triển trên trường quốc
tế. Điều này chứng tỏ rằng, Việt Nam đang vươn mình mạnh mẽ và hội nhập vào
sự phát triển chung của thế giới. Để bắt kịp với sự phát triển đó, các tổ chức,
đơn vị cần phải làm tốt công tác quản lý trong đó có hoạt động quản lý nhà nước
cũng như quản lý hành chính và để giảm bớt được gánh nặng của những người
đứng đầu trong cơ quan, tổ chức và cũng là đáp ứng yêu cầu của hoạt động quản
lý. Nghề văn phòng ra đời như một tất yếu khách quan của xã hội cũng như mọi
ngành nghề khác trong xã hội, nghề văn phòng ngày càng phát triển có xu
hướng hiện đại hóa, xuất hiện ở khắp mọi nơi trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị,
công ty, xí nghiệp….

Thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng, Nhà nước về cải cách nền
hành chính quốc gia trong thời kì mới. Công tác văn phòng đã góp phần tích cực
vào việc thực hiện chủ trương đó, là cầu nối giữa các cơ quan, tổ chức, giữ vai
trò then chốt trong việc quản lý điều hành và được phát triển ở mỗi cơ quan, đơn
vị nhất là đất nước ta đang trong quá trình xây dựng công nghiệp hóa, hiện đại
hóa đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa mà Đảng, Nhà nước ta đang giữ
gìn, bảo vệ trong suốt quá trình phát triển đất nước. Bên cạnh đó, thực hiện tốt
công tác văn phòng sẽ đem lại những hiệu suất trong hoạt động quản lý, lãnh
đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức.
Nhận thấy được tầm quan trọng và nhu cầu cần thiết của xã hội trong
việc sử dụng công tác văn phòng ở các cơ quan, đơn vị, Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội ( tiền thân của Trường Trung học Văn thư Lưu trữ TW1) đã đưa vào
giảng dạy.
chuyên ngành Hành chính văn phòng, ngày nay là Quản trị văn phòng. Để
đào tạo, bồi dưỡng ra những nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn nghiệp vụ
SV: Ma Văn Tâm
2
Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cao trong lĩnh vực văn phòng. Từ ngày đưa chuyên ngành Quản trị văn phòng
vào công tác đào tạo, đến nay Nhà trường đã đào tạo ra hàng nghìn sinh viên,
học sinh có trình độ chuyên môn làm việc tại các cơ quan, tổ chức, bổ sung cho
đất nước một đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng với số lượng lớn, nhằm đáp
ứng được yêu cầu của các loại hình văn phòng trong thời kỳ mới.
Để giúp cho sinh viên có thể nắm rõ các công việc sau này ra trường mình
phải làm gì. Và nắm bắt được các kỹ năng quản lý trong công tác văn phòng.
Ngoài việc giảng dạy cho sinh viên những kiến thức chuyên môn tại giảng

đường, Nhà trường đã tổ chức cho sinh viên các ngành học đi thực tập ngành
nghề tại các cơ quan, tổ chức trong và ngoài Nhà nước, giúp cho sinh viên nắm
bắt được các chuyên môn, nghiệp vụ, làm quen được với môi trường công việc.
Đặc biệt xuất phát từ nguyên lý của Đảng và Nhà nước về giáo dục - đào tạo
trong giai đoạn hiện nay là “ Học đi đôi với hành”, lý thuyết luôn đi kèm với
thực tiễn. Ngay từ đầu, Nhà trường đã xác định thực tập ngành nghề là một môn
học nằm trong chương trình đào tạo. Với mục đích giúp cho sinh viên làm sáng
tỏ những lý thuyết đã học trong giáo trình, sách vở bước đầu giúp cho sinh viên
làm quen được với áp lực và va chậm được với công việc. Đây cũng là lần tập
dượt cho sinh viên rèn luyện về đạo đức, văn hóa ứng xử, kỹ năng nghề nghiệp
và tác phong làm việc của một cán bộ văn phòng trong tương lai.
Được sự đồng ý và giúp đỡ của các anh chị cán bộ Phòng Nội Vụ Huyện
Chợ Đồn và sự phối hợp của Nhà trường đã tạo điều kiện cho em được thực tập
tại Phòng Nội Vụ Huyện Chợ Đồn , giúp em hiểu rõ hơn về chuyên ngành mà
em đang theo học ở trường. Qua thời gian thực tập hai tháng tại Phòng Nôi Vụ
Huyện Chợ Đồn, đã giúp em làm quen và tiếp xúc với nhiều công việc của văn
phòng, tiếp xúc với các loại văn bản, giấy tờ, cũng như nắm bắt được một số kỹ
năng của một người cán bộ văn phòng. Để em có những kết quả đánh giá và
tổng hợp các kiến thức đã lĩnh hội, trau dồi tại cơ quan thực tập của cá nhân.
Qua đó em cũng xin bày tỏ những đánh giá và đưa ra một số đề xuất, giải pháp
của bản thân đê công tác văn phòng được hoàn thiện hơn.
Để thực hiện tốt được bài báo cáo thực tập này em đã được sự hướng dẫn
SV: Ma Văn Tâm

3

Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
của cô giáo Lâm Thị Thu Hằng và sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của các cán bộ,
nhân viên Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn. Trong khoảng thời gian này, bản thân
em đã nỗ lực phấn đấu không ngừng, học hỏi, tiếp thu những kiến thức từ thực
tế để tổng hợp và hoàn thiện bài báo cáo này. Xong nội dung nghiên cứu, tìm
hiểu rộng nên không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót nhất định. Em rất
mong nhận được sự góp ý, đánh giá và bổ sung của các thầy, cô trong khoa,
cũng như của các cán bộ, nhân viên thuộc Văn phòng để bài báo cáo của em
được hoàn thiện hơn về cả nội dung và hình thức trình bày.
Kết thúc đợt kiến tập này cho em gửi lời cảm ơn chân thành và lời chúc
sức khỏe đến các thầy cô, giảng viên trong khoa Quản trị văn phòng, ban lãnh
đạo, các cán bộ, nhân viên trong Phòng Nộ Vụ đã giúp em hoàn thành tốt khóa
thực tập tốt nghiệp này. Đặc biệt, cho em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Chị
Triệu Thị Hiền - chuyên viên và là người hướng dấn trực tiêp em trong thời gian
vừa qua.
Bài báo cáo bố cục gồm 4 phần :
-

Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của Phòng Nội Vụ Huyện Chợ Đồn.
Phần II: Nghiệp vụ hành chính của Phòng Nội Vụ.
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị.
Phần IV : Phụ lục ( những văn bản, sơ đồ ).
Xin chân thành cảm ơn !
Chợ Đồn ,ngày tháng 05 năm 2016
Sinh viên
Ma Văn Tâm

SV: Ma Văn Tâm

4


Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Danh mục chứ viết tắt.

TÊN LOẠI VĂN BẢN
Văn bản hành chính
Quyết định (cá biệt)
Quy chế

Quy định
Thông báo
Hướng dẫn
Kế hoạch
Phương án
Đề án
Báo cáo
Biên bản
Tờ trình
Công điện
Giấy uỷ quyền
Giấy mời
Giấy giới thiệu
Giấy đi đường

SV: Ma Văn Tâm

5

CHỮ VIẾT TẮT
QĐ
QC
QyĐ
TB
HD
KH
PA
ĐA
BC
BB

TTr
CĐ
UQ
GM
GT
ĐĐ

Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHÂN I:

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ
HUYỆN CHỢ ĐỒN
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Huyện Chợ Đồn.
A. Khái quát chung về Huyện Chợ Đồn.
1. Vị trí địa lý
Huyện Chợ Đồn nằm ở phía Tây của tỉnh Bắc Kạn, có diện tích tự nhiên
91.115,00 (ha) chiếm 18,75% diện tích tự nhiên của tỉnh Bắc Kạn. Huyện Chợ
Đồn có một thị trấn (Bằng Lũng) và 21 xã. Có ranh giới tiếp giáp như sau: phía
Bắc giáp huyện Ba Bể; phía Nam giáp huyện Chợ Mới; phía Đông giáp huyện
Bạch Thông; phía Tây giáp tỉnh Tuyên Quang.
Trung tâm huyện lỵ là thị trấn Bằng Lũng cách tỉnh Bắc Kạn khoảng 40km
theo tỉnh lộ 257. Huyện Chợ Đồn có hệ thống giao thông khá đầy đủ với đường
tỉnh lộ 254, 254B, 255, 257 … các tuyến liên xã tương đối hoàn thiện tạo thuận lợi
cho huyện trong giao lưu thương mại, phát triển kinh tế xã hội, du lịch…
Như vậy, Chợ Đồn hội tụ khá đầy đủ các điều kiện, yếu tố cần và đủ về vị

trí địa lý, đặc biệt là đường bộ để phát triển kinh tế - xã hội nhanh và bền vững
từng bước phát triển trở thành đô thị trung tâm của tỉnh.
2. Địa hình, khí hậu, tài nguyên thiên nhiên
Huyện Chợ Đồn là huyện miền núi vùng cao của tỉnh Bắc Kạn, có độ cao
giảm dần từ Bắc xuống Nam, từ Đông sang Tây với các dạng địa hình phổ biến:
địa hình núi đá vôi, địa hình núi đất, địa hình thung lũng. Địa hình chia cắt mạnh
bởi hệ thống song suối khá dày đặc.
Khí hậu huyện Chợ Đồn chịu ảnh hưởng chung của khí hậu Miền Bắc
Việt Nam. Được hình thành từ một nền nhiệt cao của đới chí tuyến và sự thay
thế của các hoàn lưu lớn theo mùa, kết hợp với điều kiện địa hình nên mùa đông
(từ tháng 10 năm trước đến tháng 4 năm sau) giá lạnh, nhiệt độ không khí thấp,
khô hanh, có sương muối; mùa hè (từ tháng 5 đến tháng 9) nóng ẩm, mưa nhiều.
Ngoài chênh lệch về nhiệt độ theo các mùa trong năm, khí hậu Chợ Đồn còn có
những đặc trưng khác như sương mù. Chợ Đồn có nguồn tài nguyên thiên nhiên
SV: Ma Văn Tâm

6

Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đa dạng và phong phú: đất, nước, khoáng sản, rừng, du lịch…thuận lợi cho phát
triển kinh tế.
3. Điều kiện phát triển kinh tế - xã hội
* Về kinh tế: Những năm qua, kinh tế nông nghiệp, nông thôn của huyện
Chợ Đồn đã có những chuyển biến rõ rệt. Tiềm năng, lợi thế của địa phương
bước đầu được khai thác có hiệu quả. Huyện Chợ Đồn đã đẩy mạnh sản xuất
nông nghiệp với phương châm đẩy nhanh ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật

vào sản xuất, tăng cường đầu tư thâm canh, nâng cao thu nhập trên một đơn vị
diện tích canh tác.
Bên cạnh đó là các cơ chế, chính sách hỗ trợ, khuyến khích phát triển sản
xuất. Nhờ đó, kết quả sản xuất nông lâm nghiệp có những bước tiến vượt bậc.
Ngoài ra các hoạt động như khai thác khoáng sản, dịch vụ…cũng được chú trọng.
* Về văn hóa, giáo dục, y tế: Giáo dục đào tạo được chú trọng và nâng
cao chất lượng; công tác xóa đói giảm nghèo, chăm lo đời sống vật chất và tinh
thần cho người dân từng bước đạt được nhiều kết quả đáng ghi nhận; phong trào
văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao quần chúng phát triển rộng rãi. Bên cạnh đó,
công tác y tế, chăm sóc sức khỏe, phòng chống dịch và khám chữa bệnh cho
nhân dân được quan tâm thường xuyên hơn; mạng lưới y tế cơ sở được củng cố.
* Về an ninh quốc phòng: Quốc phòng – an ninh được giữ vững, trật tự
an toàn xã hội được đảm bảo. Xây dựng nhiều phương án, kế hoạch để tổ chức
phối hợp cùng Đoàn thể và các ngành chức năng vận động nhân dân tham gia
phòng chống tội phạm. Công tác tuyển quân hàng năm được thực hiện tốt.
* Về xây dựng chính quyền và cải cách thủ tục hành chính: Công tác
cải cách hành chính được quan tâm thực hiện, bước đầu đã đạt được những kết
quả khả quan. Quy trình thủ tục hành chính được rà soát và điều chỉnh theo
hướng thuận tiện cho người dân.
4. Đặc điểm dân cư huyện Chợ Đồn
Trải qua thời gian dài hình thành và phát triển, ngày nay dân số của Chợ
Đồn đã lên tới khoảng 50.000 người, với 5 dân tộc cùng sinh sống: Tày, Nùng,
Dao, Kinh và Hoa.
SV: Ma Văn Tâm

7

Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A



Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chiếm số dân đông nhất trong huyện là dân tộc Tày (khoảng 70%).
Người Tày có mặt sớm hơn cả và là chủ thể của vùng đất này. Dân tộc Nùng chỉ
chiếm một bộ phận nhỏ trong dân số (khoảng 1,7%) và có mặt tại đây gần như
cùng với thời của người Tày. Dân tộc Dao (chiếm 8,6%) đến sau một thời gian
và thường sống ở vùng núi cao. Dân tộc Kinh (khoảng 19,4 %) có mặt ở vùng
này vào khoảng thế kỷ XVII (theo Chiều Mạc) và tăng lên vào đầu thế kỷ XX,
khi thực dân Pháp mở cuộc khai thác nguồn tài nguyên khoáng sản nơi đây. Từ
năm 1960 trở đi, thực hiện chủ trương của Đảng và Chính phủ, đồng bào miền
xuôi tình nguyện lên khai hoang, phát triển kinh tế. Cũng từ đó số lượng người
Kinh tiếp tục tăng lên.
5. Tài nguyên khoáng sản
Chợ Đồn là một trong hai khu vực tập trung tài nguyên khoáng sản của
tỉnh Bắc Kạn (Chợ Đồn và Ngân Sơn – Na Rì). Những khoáng sản có tiềm năng
hơn cả là sắt, chì, kẽm và vật liệu xây dựng có trữ lượng lớn. Những mỏ đã được
thăm dò và có trữ lượng lớn là mỏ Bằng Lũng khoảng 5.032 nghìn tấn có hàm
lượng Pb 3,71 – 4,61% và Zn 1,31 – 1,60% với quặng ôxít và Pb 5,51 – 9,5% Zn
3,33 – 4,25% với quặng sunphua, mỏ Chợ Điền thuộc xã Bản Thi khoảng 10
triệu tấn với hàm lượng 3-24% (Pb+Zn). Nhóm phi kim loại theo đánh giá sơ bộ
huyện có nhiều núi đá vôi, đất sét, đá hoa cương… Tại vùng Bản Khắt (xã
Quảng Bạch) có khoảng 200 triệu m3 chiếm gần 70% trữ lượng đá vôi của tỉnh,
thôn Phiêng Liềng (xã Ngọc Phái) có khoảng 32 triệu m 3 , đây là nguồn tài
nguyên lớn để sản xuất vật liệu xây dựng. Nguồn tài nguyên khoáng sản là lợi
thế lớn để Chợ Đồn có thể phát triển các ngành công nghiệp khai khoáng, công
nghiệp vật liệu xây dựng, từng bước tích lũy và xây dựng các ngành công
nghiệp khác sau này.
B. Khái quát chung về UBND Huyện Chợ Đồn.
1. Vị trí, chức năng
Căn cứ vào Hiến pháp, pháp luật hiện hành và luật tổ chức HĐND và

UBND năm 2003, UBND huyện Chợ Đồn do HĐND cùng cấp bầu, cơ quan
hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân
SV: Ma Văn Tâm

8

Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên. UBND chịu trách nhiệm chấp hành
Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của
HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh
tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên
địa bàn. UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần
đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ
trung ương tới cơ sở.
UBND huyện Chợ Đồn tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân
chủ; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo Hiến pháp, luật và các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên; phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường
pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa và phòng chống các biểu hiện quan liêu,
hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm và các biểu hiện tiêu
cực khác của cán bộ, công chức và trong bộ máy chính quyền huyện.
UBND huyện Chợ Đồn chịu sự chỉ đạo của UBND tỉnh Bắc Kạn. Hiệu
quả hoạt động của UBND được đảm bảo bằng hiệu quả hoạt động của tập thể
UBND và các thành viên khác của UBND cùng các cơ quan chuyên môn. Trong
hoạt động của mình UBND phối hợp chặt chẽ với ban thường trực UBMTTQ
Việt Nam và các thành viên của mặt trận, các tổ chức xã hội khác chăm lo và
bảo vệ lợi ích của người dân, vận động nhân dân tham gia vào việc QLNN và

thực hiện nghĩa vụ với nhà nước, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó. Trong
phạm vi quyền hạn do pháp luật quy định, UBND huyện được ra quyết định, chỉ
thị và tổ chức thực hiện.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Theo luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003, UBND huyện Chợ Đồn thực
hiện các nhiệm vụ quyền hạn được quy định từ điều 97 đến 110, cụ thể như sau:
-

Trong lĩnh vực kinh tế;

-

Trong lĩnh vực nông lâm ngư nghiệp, thủy lợi;

-

Trong lĩnh vực công nghiệp, thủ công nghiệp;

-

Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải;

-

Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch;
SV: Ma Văn Tâm

9

Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A



-

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, thông tin và thể thao;

-

Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường;

-

Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự và an toàn xã hội;

-

Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo;

-

Trong việc thi hành pháp luật;

-

Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính;
3. Cơ cấu tổ chức
UBND huyện Chợ Đồn có cơ cấu tổ chức chính quyền như sau:


-

Phòng Nội vụ;

-

Văn phòng HĐND và UBND;

-

Phòng công thương;

-

Phòng Tài chính – Kế hoạch;

-

Phòng Kinh tế hạ tầng;

-

Phòng Dân tộc;

-

Phòng Văn hóa – Thông tin và Thể thao;

-


Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội;

-

Phòng Tài nguyên – Môi trường;

-

Phòng Tư pháp;

-

Phòng Y tế;

-

Phòng Giáo dục;

-

Ban quản lý các dự án;

-

Phòng thanh tra;

-

Nông nghiệp & phát triển nông thôn;


-

Đài phát thanh truyền hình;
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Chợ Đồn ( xem phụ lục I )

SV: Ma Văn Tâm

10

Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Nội
Vụ Huyện Chợ Đồn.
1. Vị trí, chức năng
Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện, là cơ quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự
nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành
chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường,
thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo, thi đua
khen thưởng.
Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu
sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện
Chợ Đồn, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp
vụ của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch

dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
Trình UBND huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ trên địa
bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.
Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch
sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về
các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
2.1. Về tổ chức, bộ máy:
Tham mưu giúp UBND huyện quy định các chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND theo hướng dẫn của
UBND tỉnh.
Trình UBND huyện quyết định hoặc để UBND huyện trình cấp có thẩm
quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện.
SV: Ma Văn Tâm

11

Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tham mưu giúp chủ tịch UBND huyện quyết định thành lập, giải thể, sáp
nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định của pháp luật.
Trình UBND huyện quyết định hoặc để UBND huyện trình cấp có thẩm
quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện.
2.2. Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế hành

chính, sự nghiệp hàng năm.
Giúp UBND huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế
hành chính, sự nghiệp.
Giúp UBND huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế độ
tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp
thuộc huyện và UBND xã, thị trấn.
2.3. Về công tác xây dựng chính quyền:
Giúp UBND huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện việc
bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo phân công của UBND huyện và
hướng dẫn của UBND tỉnh.
Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch UBND huyện phê chuẩn các chức danh
lãnh đạo của UBND các xã, thị trấn; giúp UBND huyện trình UBND tỉnh phê
chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật.
Tham mưu, giúp UBND huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia,
điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để UBND trình HĐND huyện thông
qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định. Chịu trách
nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện.
Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập và
kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, tổ dân phố trên địa bàn huyện
theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó thôn, tổ dân phố.
Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc
thực hiện Pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự
nghiệp, xã, thị trấn trên địa bàn huyện.
SV: Ma Văn Tâm

12

Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A



Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2.4. Về cán bộ, công chức, viên chức:

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tham mưu giúp UBND huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều động,
bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng về
chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên
chức.
Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thực hiện
chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã, thị trấn
theo phân cấp;
2.5. Về cải cách hành chính:
Giúp UBND huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn
cùng cấp và UBND các xã, thị trấn thực hiện công tác cải cách hành chính ở địa
phương.
Tham mưu, giúp UBND huyện về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải
cách hành chính trên địa bàn huyện.
Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo UBND
huyện và tỉnh.
Giúp UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động
của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn.
2.6. Về công tác văn thư, lưu trữ:
Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành
chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn
huyện.
2.7. Về công tác tôn giáo:
Giúp UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các

chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và công
tác tôn giáo trên địa bàn.
Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện
nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của UBND
SV: Ma Văn Tâm

13

Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
tỉnh và theo quy định của pháp luật.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.8. Về công tác thi đua, khen thưởng:
Tham mưu, đề xuất với UBND huyện tổ chức các phong trào thi đua và
triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn
huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua – Khen thưởng huyện.
Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,
khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua,
khen thưởng theo quy định của pháp luật.
2.9. Về công tác thanh niên:
Trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch
dài hạn, năm năm, ‰ang năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về công tác thanh niên được giao.
Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch
về thanh niên và công tác thanh niên sau khi được phê duyệt.
Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên và

công tác thanh niên được giao.
Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm
về công tác nội vụ theo thẩm quyền.
Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch UBND huyện và
Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ trên địa bàn.
Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ
thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ
trên địa bàn.
Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,
khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với
cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theo quy
định của pháp luật và theo phân cấp của UBNDhuyện.
Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật
và theo phân cấp của UBND.
Giúp UBND huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
SV: Ma Văn Tâm

14

Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác khác
được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ.
Như vậy, trong công tác ĐTBD CBCC, phòng Nội vụ đóng vai trò quan
trọng trong việc:
Xây dựng kế hoạch ĐTBD CBCC theo sự chỉ đạo, hướng dẫn của Sở Nội vụ.
Tổ chức triển khai thực hiện, phối hợp cùng các sở, ban, ngành trong thực

hiện kế hoạch.
Tổ chức sơ kết đánh giá kết quả và tiến độ thực hiện kế hoạch, định kỳ
‰ang năm báo cáo Sở Nội vụ.
3. Cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn:
Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn hiện nay gồm 08 thành viên bao gồm: 01
trưởng phòng, 01 phó phòng và 05 chuyên viên và 1 nhân viên hợp đồng:
1. Trưởng phòng: Đồng chí: Nông Thế Thái
2. Phó trưởng phòng: Đồng chí: Nông Văn Dương
3. Chuyên viên: 05
Đồng chí: Ma Xuân Tỉnh
Đồng chí: Hứa Đức Thuận
Đồng chí: Mai Thanh Nghị
Đồng chí: Triệu Thị Hiền
Đồng chí: Ma Thị Nga
4. Nhân viên hợp đồng: 01
Đồng chí: Nguyễn Minh Phương
Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND huyện,
đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ về thực hiện các mặt công
tác chuyên môn và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của Phòng.
Phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặt
công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ
được phân công. Khi Trưởng phòng vắng mặt Phó trưởng phòng được Trưởng
SV: Ma Văn Tâm

15

Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A



Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Phòng.
Chuyên viên: Làm các công việc được giao theo sự phân công của Trưởng
phòng.
Biên chế của Phòng Nội vụ do UBND huyện giao trong tổng biên chế
hành chính của UBND huyện được UBND tỉnh phân bổ hàng năm.
* Sơ đồ tổ chức bộ máy Phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn (xem phụ lục II )
* Thống kê nhân sự trong văn phòng, bản mô tả phân công nhiệm vụ đối
với cán bộ, công chức Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn.
a. Thống kê nhân sự trong văn phòng.
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ quyền hạn quy mô cơ cấu tổ chức của
phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn, phòng Nội vụ gồm có 8 thành viên 01 trưởng
phòng, 01 phó phòng, 05 chuyên viên và 01 nhân viên làm hợp đồng.
b. Bản mô tả vị trí việc làm cho từng cá nhân.
Căn cứ thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ
Nội vụ Hướng dấn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở
Nội vụ thuộc ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng
Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;
Căn cứ Quyết định số 32/2014/QĐ-UBND ngày 31/12/2014 của Ủy ban
nhân dân tỉnh Bắc kạn về việc ban hành quy định, phân cấp quản lý, tổ chức bộ
máy và cán bộ, công chức, viên chức nhà nước
Căn cứ Quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức,
biên chế và quan hệ công tác của phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn.
Phòng Nội vụ thống nhất phân công nhiệm vụ đối với cán bộ, công chức
trong cơ quan từ 16 tháng 3 năm 2016 như sau.


Ông Nông Thế Thái – Trưởng phòng:
- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trong việc chỉ đạo, điều hành và quản

lý về toàn bộ hoạt động của cơ quan theo chức năng, nhiệm vụ được quy định.
- Phụ trách công tác cán bộ, công chức, viên chức về tuyển dụng, chế độ
chính sách, đào tạo bồi dưỡng, khen thưởng , kỷ luật; công tác tổ chức, bộ máy
cấp huyện.
SV: Ma Văn Tâm

16

Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tham mưu cho UBND huyện trong công tác chỉ đạo, điều hành, theo
dõi, kiểm tra, đôn đốc việc chấp hành và thực hiện chức năng QLNN chuyên
môn của phòng.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hằng tháng, quý, 6 tháng và
chương trình công tác năm của phòng.
- Chủ tài khoản, quản lý tài chính, tài sản của cơ quan theo các quy định
của Nhà nước hiện hành.
- Triệu tập, chủ trì cuộc họp để giải quyết nhiệm vụ cơ quan và xem xét
việc thực hiện các Chỉ thị, Nghị quyết; khi công việc cần giải quyết gấp có thể tổ
chức họp đột xuốt.
- Tham mưu các cuộc họp, Hội nghị do Ủy ban nhân dân, các cơ quan có
mối quan hệ công tác hoặc do cơ quan chuyên môn cấp trên tổ chức; đồng thời
phân công Phó trưởng Phòng hoặc Chuyên viên của phòng dự các cuộc họp, hội
nghị, các cuộc làm việc của Thường trự theo tùng lính vực.
- Tham gia thành viên một số Ban, Hội đồng do Ủy ban nhân dân huyện
hoặc do cơ quan chuyên môn cấp trên phân công;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND huyện giao.



Ông Nông Văn Dương- Phó Trương phòng.
- Phụ trách công tác xây dựng chính quyền địa phương; Địa giới hành
chính (364); Hội và Tổ chức phi Chính phủ; công tác cải cách hành chính;
- Theo dõi thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ công chức cấp xã,
thị trấn;
- Phụ trách công tác hoạt động phong trào văn hóa, văn nghệ, thể dục thể
thao của cơ quan;
- Giúp trưởng phòng tham mưu cho UBND huyện trong công tác chỉ đạo,
điều hành, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc chấp hành và thực hiện chức năng
QLNN chuyên môn của phòng; giúp Trưởng phòng điều hành chung khi Trưởng
phòng đi vắng và được Trưởng phòng ủy quyền;
- Tham dự các cuộc họp, Hội nghị do Ủy ban nhân dân, các cơ quan có
mối quan hệ công tác hoặc do cơ quan cấp trên tổ chức khi được sự phân công
SV: Ma Văn Tâm

17

Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
của Trưởng phòng.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tham gia một số Ban, Hội đồng do UBND huyện, cơ quan chuyên môn
cấp trên thành lập và được sự phân công của lánh đạo phòng.



Bà Triệu Thị Hiền - Chuyên viên.
- Trực tiếp phụ trách, tham mưu công tác cán bộ, công chức, viên chức về
tuyển dụng, chế độ chính sách, đào tạo bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật liên
quan lính vực phụ trách công tác tổ chức, bộ máy cấp huyện.
- Công tác Công đoàn, thủ quỹ cơ quan;
- Thực hiện các công việc khác khi được lánh đạo Phòng hoặc UBND
huyện giao.



Ông Mai Thanh Nghị - Chuyên viên.
- Trực tiếp tham mưu công tác: Quản lý nhà nước về cải cách hành chính,
Văn thư – Lưu trữ.
- Tổng hợp báo cáo chung: xây dựng báo cáo tháng, Quý, 6 tháng, báo cáo
năm của phòng.
- Chủ tịch công đoàn cơ quan.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo Phòng hoặc UBND
huyện phân công.



Ông Hứa Đức Thuận – Chuyên viên:
- Trực tiếp tham mưu công tác: Quản lý nhà nước về công tác Hội, Công
tác Tôn giáo, Tổ chức phi chính phủ;
- Công tác thi đua – Khen thưởng;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lánh đạo Phòng hoặc UBND
huyện phân công.




Ông Ma Xuân Tỉnh – Cán sự:
- Trực tiếp phụ trách, tham mưu các công tác: Chính quyền địa phượng,
xây dựng, củng cố, đánh giá xếp loại chính quyền cơ sở…; các vấn đề liên quan
đến chế độ chính sách của cán bộ, công chức cấp xã, thị trấn, thôn, tổ; khen
thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức xã, thị trấn; địa giới hành chính (364).
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lánh đạo Phòng hoặc UBND
SV: Ma Văn Tâm

18

Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
huyện phân công.


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

7 Bà Ma Thị Nga – Chuyên viên:
- Tham mưu công tác quản lý nhà nước về Thanh Niên;
- Công tác Tài chính – kế toán Phòng Nội vụ và Hội Luật Gia;
- Quản lý con dấu, văn thư cơ quan;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lánh đạo Phòng hoặc UBND
huyện phân công.



Bà Nguyễn Minh Phương – NV hợp đồng.

- Công tác Văn thư: Nhận cập nhật số văn bản đến, photo chuyển gửi văn
bản của cơ quan.
- Công tác Hành chính – lế tân.
* Văn bản kèm theo: THÔNG BÁO về việc phân công nhiệm vụ đối
với cán bộ, công chức Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn.
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của Phòng Nội vụ.
1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.
1.1 Vai trò của Phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn trong việc thực hiện chức
năng tham mưu tổng hợp giúp việc đảm bảo hậu cần cho UBND Huyện.
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Huyện có
chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân Huyện quản lý nhà nước về: Tổ
chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức trong
các cơ quan, tổ chức hành chính; vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức
danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công
lập; tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong
cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách hành chính, cải
cách chế độ công vụ, công chức; chính quyền địa phương; địa giới hành chính;
cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn (sau đây
gọi chung là cấp xã); đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ,
công chức cấp xã; những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; tổ chức
hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen
SV: Ma Văn Tâm

19

Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

thưởng và công tác thanh niên.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Qua một thời gian thực tập tốt nghiệp tại Phòng Nội vụ, em được tiếp cận
và làm quen với một số nghiệp vụ trong công tác văn phòng. Sau đây em xin có
những đánh giá của bản thân về vai trò của Văn phòng trong việc tham mưu
tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan:
Phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn là một bộ phận hệ thống thuộc UBND
Huyện là đầu mối giúp việc cho UBND. Trong những năm qua, lãnh đạo phòng
đã xác định được vị trí, tầm quan trọng của mình trong hoạt động của Huyện.
Do vậy, từng cán bộ, nhân viên trong văn phòng luôn có những nỗ lực phấn đấu,
ý thức được trách nhiệm công việc của mình, để hoàn thành các nhiệm vụ công
việc được giao; quán triệt từng nội dung chỉ đạo của cấp trên. Lãnh đạo phòng
xác định được chức năng chính, trọng tâm của mình là tham mưu tổng hợp, giúp
việc. Bằng việc thu thập, phân tích, tổng hợp thông tin cung cấp cho lãnh đạo.
Hiện thực hóa các đường lối, chủ trương của Đảng, đưa vào tình hình phát triển
cụ thể của địa phương. Vì vậy, hàng năm phòng đã tham mưu cho UBND Huyện
hàng trăm bản quyết định, công văn, kế hoạch, báo cáo….. chương trình hành
động và các loại văn bản khác nhau,
Ngoài ra, phòng còn tham mưu cho UB trong công tác quản lý Văn thư,
Lưu trữ; trong công tác lập kế hoạch tài chính-kế toán, tài sản; công tác nội
chính. Giúp UB làm tốt công tác tiếp dân, tổng hợp những đơn thư, khiếu nại có
tính chất quan trọng.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của UBND huyện. Đánh giá ưu điểm, hạn chế.
Những chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của Uỷ ban, quy mô
thời gian có thể là tuần, tháng, quý, năm… Kế hoạch tuần được lập vào ngày
cuối cùng của tuần trước; Kế hoạch tháng được lập vào tuần cuối cùng của
tháng trước; Kế hoạch quý được lập vào tháng cuối cùng của quý trước; Kế

hoạch năm được lập vào quý cuối cùng của năm trước.
Để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra liên tục, thống nhất và
hiệu quả thì văn phòng có trách nhệm xây dựng kế hoạch, chương trình công tác
SV: Ma Văn Tâm

20

Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
tuần, tháng, quý, năm cho Uỷ ban.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Ưu điểm.
-Nắm rõ được chương trình công tác của cơ quan đẻ thực hiện.
- Các đơn vị, bộ phận thực hiện tốt chương trình công tác thường kỳ của
cơ quan.
- Có được sự tham khảo, đóng góp ý kiến của từng đơn vị, bộ phận để
chương trình công tác thường kỳ được hoàn thiện hơn.
- Có sự thống nhất thực hiện trong chương trình công.
* Hạn chế.
Việc đăng ký chỉ là tương đối vì các phòng ban không thể biết trước
những công việc phải làm vì thế sẽ có những chương trình được đăng ký nhưng
không thực hiện hoặc những nội dung không đăng ký thì lại phải làm.
*Sơ đồ nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ
của UBND huyện Chợ Đồn xem Phụ lục III
1.3. Sơ đồ công tác tổ chức hội nghị.
Ngay từ những buổi đầu thực tập em đã được tham gia các hoạt động của

cơ quan, trong đó có cuộc hội nghị “ triển khai công tác thi đua khen thưởng
năm 2016” của UBND huyện do Phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn chủ trì tổ chức.
Đấy cung là một may mắn đối với em được tham gia các hoạt động ngay từ
những buổi đầu thực tập.
Sau đây em xin được trình bày tóm tắt công tác tổ chức hội nghị của
phòng Nội vụ.
B1. Lập kế hoạch hội nghi.
B2. Xây dựng chương trình hội nghị.
B3. Chuẩn bị tổ chức hội nghị
- Chuẩn bị về thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị;
Cán bộ Văn phòng UBND có trách nhiệm dọn dẹp và chuẩn bị phòng
họp.
- Chuẩn bị về cơ sở vật chất cho hội nghị;
- Dự trù khách mời của hội nghị;
SV: Ma Văn Tâm

21

Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Soạn thảo và gửi giấy mời tới các đại biểu;
- Dự trữ kinh phí cho hội nghị.
* Kế toán phòng có trách nhiệm chuẩn bị trước khi diến ra hội nghị.
B4. Tiến hành hội nghị:
- Đón khách;
- Làm công tác lễ tân;
- Ghi biên bản hội nghị;

- Báo cho các đại biểu làm tham luận và điều hành phát biểu tham luận,
thảo luận và góp ý kiến cho hội nghị.
- Thu dọn hội trường;
* Cán bộ văn phòng UBND co trách nhiệm dọn dẹp sau hội nghị.
- Lập hồ sơ hội nghị;
- Quyết toán kinh phí;
- Báo cáo kết quả hội nghị.
(Sơ đồ tổ chức hội nghị xem phụ lục IV)
1.4. Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lánh đạo cơ quan.
Ở các cơ quan, tổ chức đi công tác là hoạt động thường xuyên và đáp ứng
nhu cầu công việc trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ. Thiết lập, xây
dựng các mối quan hệ giữa các cơ quan, tổ chức với nhau.
Trong khóa thực tập tốt nghiệp phòng Nội vụ, em đã được chứng kiến một
số chuyến đi công tác làm việc của Trưởng phòng và đồng chí quản lý công tác
tôn giáo tại Huyện Na Rỳ.
* Tổ chức chuẩn bị chuyến đi công tác
Trước mỗi chuyến đi công tác, phòng phải lập kế hoạch cụ thể của chuyến
đi. Phải xác định rõ ràng mục đích, nội dung công việc, địa điểm, thời gian
thành phần, phương tiện, kinh phí.
- Chuẩn bị thành phần lập đoàn đi công tác gồm: tên đoàn, trưởng đoàn và
các thành viên trong đoàn, lịch làm việc.
- Nội dung chuyến đi do chuyên viên quản lý công tác tôn giáo chuẩn bị
tài liệu cho chuyến đi công tác.
SV: Ma Văn Tâm

22

Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A



Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Kế toán phải dự trù kinh phí, phục vụ chuyến đi công tác.
* Trách nhiệm của văn phòng khi thủ trưởng đi công tác
- Báo cáo phân công công việc khi trưởng phòng đi công tác.
-Thường xuyên dữ liên lạc với lãnh đạo để báo cáo tình hình công tác của
cơ quan cho trưởng phòng, đồng thời nhấn sự chỉ đạo từ trưởng phòng.
*Tổ chức thực hiện nhiệm vụ sau chuyến đi công tác
- Thông báo kết quả công tác với toàn thể cơ quan.
- Kết toán quyết toán kinh phí chuyến đi công tác
- Lập hồ sơ chuyến đi công tác và rút kinh nghiệm về tổ chức chuyên đi
công tác.
(Sơ đồ tổ chức chuyến đi công tác xem phụ lục V )
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hóa công sở.
Trong các cơ quan điều đầu tiên cần phải chú ý đến là văn hóa công sở.
Chính vì vậy mà việc thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ
quan được quan tâm nhiều nhất. Hằng năm, Phòng Nội vụ đều tổ chức triển khai
nghi thức nhà nước về văn hóa công sở cho cán bộ, công chức, viên chức, nhân
viên trong cơ quan. Khi đến làm việc ở cơ quan cán bộ, công chức, viên chức và
nhân viên lao động hợp đồng đều ăn mặc gọn gàng, lịch sự và đeo thẻ. Cách
giao tiếp và ứng xử với khách và nhân dân đến liên hệ công tác thì thái độ rất
nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định
của cơ quan liên quan đến nội dung giải quyết công việc, chỉ dẫn người đến liên
hệ công tác đến đúng nơi cần liên hệ. Trong giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp
đều có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác, phối hợp cùng hoàn thành nhiệm
vụ chung của cơ quan. Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên
chức, nhân viên lao động hợp đồng đều xưng tên cơ quan, đơn vị nơi công tác
với giọng nói nhẹ nhàng; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc,...
Ngoài ra trong các cuộc họp cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên đi họp rất

đúng giờ, ngồi đúng chỗ và lắng nghe. Việc tổ chức các buổi lễ mít tinh, lễ kỷ
niệm... tính thống nhất, trang trọng, tôn vinh, khoa học, thiết thực, hiệu quả và
SV: Ma Văn Tâm

23

Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tiết kiệm. Việc triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở tốt
nên Phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn luôn được khen thưởng và thực hiện tốt
nghiệp vụ được giao phục vụ cho sự phát triển của Đảng và nhà nước.
1.6. khảo sát mô hình mô hình văn phòng của Phòng Nội vụ Huyện
Chợ Đồn.
Phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn có một trưởng phòng, một phó phòng và
các chuyên viên, cán sự và lao động hợp đồng.
Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban
nhân dân Huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ
quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
Phó phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặt công tác;
chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được giao.
Khi trưởng phòng vắng mặt phó phòng được trưởng phòng ủy nhiệm điều hành
các hoạt động của Văn phòng.
Qua tình hình trên em xin đưa ra một số nhận xét về tình hình tổ chức bộ
máy văn phòng Phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn.
* Ưu điểm
Bộ máy có sự liên két chặt chẽ, quan hệ mật thiết với nhau
Tổ chức bộ máy rõ ràng giúp cho việc phân công công việc rõ ràng và

rành mạch, tránh tình trạng công việc bị trồng chéo lên nhau.
Phân cấp rõ ràng tránh tình trạng cậy cấp, quyền mà chèn ép nhân viên
* Nhược điểm
Do cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng của Phòng Nội vụ huyện gồm có
một trưởng phòng và một phó phòng và các chuyên viên. Nhìn chung thì khá là
hợp lý nhưng với số lượng công việc nhiều, cán bộ, nhân viên không nhiều nên
sẽ gây áp lực cho cán bộ, nhân viên trong việc giải quyết các công việc, một số
cán bộ còn kiêm nhiệm nhiều bộ phận khác nhau.

SV: Ma Văn Tâm

24

Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2. Khảo sát về công tác văn thư.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1. Mô hình tổ chức văn thư cơ quan.
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định Văn bản và tổ chức quản
lý, sử dụng các loại Văn bản trong hệ thống cơ quan Nhà nước kết quả của công
tác Văn thư là sự khởi đầu công tác Lưu trữ, công tác Văn thưu chính là tiền đề
của công tác Lưu trữ. Công tác Văn thư được thể hiện tốt có tác dụng đối với
toàn xã hội.
Công tác Văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn đóng vai trò hết sức
quan trọng.
- Công tác Văn thư là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, quần

chúng nhân dân và giữa các cơ quan với nhau. Công tác Văn thư góp phần nâng
cao chất lượng và hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản.
- Công tác Văn thư được xác định như một hoạt động, một mắt xích quan
trọng không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của Phòng Nội vụ huyện
Chợ Đồn. Cho nên làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc
của cơ quan nhanh chóng, chính xác, khoa học đảm bảo được các bí mật.
- Công tác Văn thư được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng với mục
đích nâng cao hiệu quả của công tác Văn thư trong quá trình giải quyết công
việc, đáp ứng nhu cầu thực tế của UBND huyện – là có quản lý Nhà nước ở địa
phương, công tác Văn thư ở Phòng Nội vụ đang rất được quan tâm, chỉ đạo,
giám sát, đôn đốc của lãnh đạo, cán bộ văn phòng đã làm tốt công tác này.
- Trong quá trình hoạt động Phòng Nội vụ huyện ban hành các văn bản
nhằm chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư. Đặc biệt là ban hành các Văn bản
nhằm chỉ đạo về Nghiệp vụ chuyên môn cho Cán bộ chuyên trách lĩnh vực này.
Thực hiện Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ
Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, Nghị
định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tac Văn thư..Phòng Nội vụ cũng
luôn quan tâm cụ thể đến công việc đưa Cán bộ đi tập huấn chuyên môn ở cấp
tỉnh, để nhằm nâng cao chất lượng cán bộ phòng cuối mỗi năm hoạt động, văn
phòng thường tổ chức Hội nghị tổng kết về công tác Văn thư – Lưu trữ trên địa
SV: Ma Văn Tâm

25

Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A