LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan rằng đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Mọi
thông tin và số liệu trong đề tài nghiên cứu của bài tiểu luận này là hoàn toàn
trung thực.
Hà Nội, ngày 10 tháng 8 năm 2016


LỜI CẢM ƠN
Sự nỗ lực của bản thân chưa bao giờ là đủ, dù đã cố gắng song vẫn luôn
cần sự hỗ trợ của những người có kinh nghiệm, hiểu biết dẫn dắt một cách đúng
nhất. Họ là người truyền đạt kiến thức, giúp ta mở mang đầu óc trong nhiều lĩnh
vực học tập cũng như bên ngoài cuộc sống. Họ chính là những người thầy,
người cô ngày ngày đứng trên giảng đường giảng dạy cho ta những điều hay, lẽ
phải trong học tập và trong cuộc sống.
Trong suốt quá trình học tập trên lớp, có thể nói bộ môn Nghiên cứu khoa
học là một môn khá thú vị đối với tôi, vì ở môn học này tôi biết thêm được
phương pháp khi nghiên cứu một vấn đề nào đó là như thế nào, từ cách trình bày
cho đến lời văn khi áp dụng vào một bài tiểu luận phải làm sao cho chính xác và
súc tích.
Điều đầu tiên, tôi xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến Khoa Văn thư – Lưu trữ
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã giúp cho tôi học tập, tiếp cận được một môn
học ý nghĩa, hữu ích, đó là môn học “Phương pháp nghiên cứu khoa học”.
Tiếp theo, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Giảng viên TS. Bùi Thị
Ánh Vân, người đã hướng dẫn cho tôi cách để làm một bài tiểu luận sao cho
hay, có khoa học. Cô chính là người đã hướng dẫn giúp cho tôi có thể định
hướng tốt và có thể tự mình hoàn thiện bài tiểu luận này.
Hà Nội, ngày 10 tháng 8 năm 2016


MỤC LỤC

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5
6

Chữ viết tắt
HĐND
UBND
BCH
BQL
QLĐT
TLTK

Giải thích
Hội đồng nhân dân
Ủy ban nhân dân
Ban chỉ huy
Ban quản lý
Quản lý đô thị
Tài liệu tham khảo


PHẦN MỞ ĐẦU
1.


Lý do chọn đề tài
Đất nước ta đang thực hiện cải cách nền Hành chính Quốc gia, do vậy mà
việc mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư đã đóng góp một
phần quan trọng không thể thiếu. Bên cạnh đó, sự phát triển vượt bậc của các
ngành nghề trong tất cả các lĩnh vực đòi hỏi chúng ta phải học tập, rèn luyện, tu
dưỡng bản thân để phù hợp với sự phát triển đó của đất nước.
Công tác văn thư có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với các cơ quan hành
chính nói chung và UBND Quận Tây Hồ nói riêng. Làm tốt công tác văn thư
bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng
công tác của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội và phòng
chống tệ quan liêu giấy tờ. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt
động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được
cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất,
chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng,
truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý.
Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ
trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được
phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là
rất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn
bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật
của Đảng, Nhà nước và cơ quan.Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động
của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội.
Trong thời gian học tập và rèn luyện tại trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, là
sinh viên của Khoa Văn thư – Lưu trữ, tôi đã được các thầy cô trang bị cho rất
nhiều kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ của công tác Văn thư – Lưu trữ. Với
phương châm giáo dục của Đảng “Học đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với
thực tế”, do đó mà tôi lựa chọn đề tài này để có thể áp dụng được hết những kiến
thức đã được học, và cụ thể là tại UBND Quận Tây Hồ.

5



2.

Lịch sử nghiên cứu
Để có thêm thông tin, tài liệu làm đề tài này, tôi đã tìm đọc một số tài liệu
như: Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà
Nội (2009); các văn bản quy định về công tác văn thư. Bên cạnh đó, bài tiểu luận
này còn được dựa trên những thông tin từ Báo cáo của tôi, sinh viên lớp Cao
đẳng Văn thư – Lưu trữ K6, khoa Văn thư – Lưu trữ trong đợt thực tập tốt
nghiệp Cao đẳng năm 2015.
Ngoài ra, tôi còn truy cập vào cổng thông tin điện tử của UBND Quận
Tây Hồ (www.tayho.gov.vn) để có cơ sở chính xác trong khi làm bài.

3.

Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu về Công tác Văn thư tại Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ được
thể hiện cụ thể qua:

-

Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của UBND Quận Tây Hồ
Thực trạng công tác văn thư tại cơ quan
Đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra một số giải pháp hoàn thiện, nâng cao

4.

công tác văn thư
Đối tượng nghiên cứu

Công tác văn thư tại UBND quận Tây Hồ.

5.
6.

Phạm vi nghiên cứu
Không gian: Tại UBND quận Tây Hồ
Thời gian: Năm 2014
Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành bài tiểu luận tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên
cứu để phù hợp với nội dung và yêu cầu. Gồm có những phương pháp sau:
- Phương pháp quan sát, khảo sát thực tiễn.
- Phương pháp điều tra, phỏng vấn.
- Phương pháp thu thập xử lý thông tin.
- Phương pháp tư duy logic.
- Phương pháp phân tích tổng hợp.

7.

Bố cục đề tài
Ngoài Phần mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục. Đề tài được
bố cục thành 03 chương:
Chương 1: Một số vấn đề lý luận về Công tác Văn thư và Tổng quan về
6


UBND quận Tây Hồ.
Chương 2: Thực trạng về Công tác Văn thư tại UBND quận Tây Hồ.
Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao hiệu quả của Công tác Văn thư
tại UBND quận Tây Hồ


7


Chương 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ
TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ
1.1.

Một số vấn đề lý luận về Công tác Văn thư tại UBND quận Tây Hồ

1.1.1. Khái niệm Công tác Văn thư
Công tác văn thư là tất cả các công việc liên quan đến công văn, giấy tờ,
bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với văn bản đi), hay từ khi tiếp nhận (đối với
văn bản đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào
lưu trữ cơ quan. Công tác văn thư còn được định nghĩa như sau: “Công tác văn
thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho việc lãnh đạo,
chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quan nhà nước, các
tổ chức kinh tế, các đơn vị vũ trang”. [TLTK, 7, Tr. 28].
Theo như PGS.Vương Đình Quyền thì công tác văn thư là: “Khái niệm
dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ
chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành để đảm bảo thông tin văn
bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.” [TLTK, 3, Tr. 28 ]
Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư đưa ra: “Công tác
văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn
bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức,
quản lý và sử dụng con dấu.”[TLTK, 1, Tr. 28]
1.1.2. Vị trí, yêu cầu của công tác văn thư
Công tác văn thư có một vị trí quan trọng trong hoạt động của bộ máy
quản lý nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng. Công tác

văn thư tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ cũng vậy, đó là một bộ
phận không thể thiếu, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn
phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem
như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, ảnh hưởng trực
tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước.
Yêu cầu của cán bộ làm công tác văn thư có hai yêu cầu chính đó là:
8


-

Yêu cầu về phẩm chất chính trị.
Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ.
Yêu cầu về phẩm chất chính trị nêu rõ đó là người cán bộ văn thư hàng
ngày tiếp xúc với văn bản, có thể nắm được những hoạt động quan trọng của các
cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội, trong đó có cả những vấn đề có
tính chất cơ mật. Vì vậy, đòi hỏi đầu tiên với người cán bộ văn thư là yêu cầu về
phẩm chất chính trị, cụ thể là:
- Người cán bộ văn thư phải có lòng trung thành. Lòng trung thành ấy
phải được thể hiện bằng sự trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành
với các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, nơi cán bộ văn thư đang
công tác.
- Người cán bộ văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, chính sách
của Đảng và Nhà nước, giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong bất cứ
tình huống nào.
- Người cán bộ văn thư phải luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp
luật của Nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật là nghĩa vụ của mình.
- Người cán bộ văn thư phải luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập
chính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nước, về giai cấp vô sản
là nhiệm vụ thường xuyên.

Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ được thể hiện qua hai mặt đó là:

-

Lý luận nghiệp vụ.
Kỹ năng thực hành.
Về lý luận nghiệp vụ: Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận
nghiệp vụ về công tác văn thư, trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở
khoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó. Bên cạnh sự hiểu biết
về chuyên môn nghiệp vụ phải có sự hiểu biết về một số nghiệp vụ cơ bản khác
có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình. Yêu cầu quan trọng
đặt ra đối với người cán bộ văn thư là không chỉ học tập về lý luận nghiệp vụ ở
trường, mà còn phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trong
suốt quá trình công tác.
Về kỹ năng thực hành: Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luận
9


nghiệp vụ mà còn phải có kỹ năng thực hành. Chính kỹ năng thực hành sẽ là
thước đo năng lực thực tế của người cán bộ văn thư một cách trung thực, chính
xác nhất.
Ngoài ra, còn một số yêu cầu khác như:
-

Nhanh chóng
Chính xác
Bí mật
Hiện đại.
1.2.


Tổng quan về UBND quận Tây Hồ

1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của UBND quận Tây Hồ
Thực hiện đường lối đổi mới của Đảng, từ những năm 90 của thế kỷ XX,
cùng với nhịp độ phát triển kinh tế, tốc độ đô thị hóa trên địa bàn Hà Nội diễn ra
ngày càng nhanh. Để đáp ứng yêu cầu xây dựng, phát triển Thủ đô trong thời kỳ
công nghiệp hóa – hiện đại hóa, Đảng và Nhà nước đã chủ động mở rộng nội
thành Hà Nội, ngày 28/10/1995, Chính phủ ra Nghị định số 69/CP về việc thành
lập Quận Tây Hồ. Tại điều 1 của Nghị định nêu rõ:
“ Thành lập quận Tây Hồ trên cơ sở các phường: Bưởi, Thụy Khuê, Yên
Phụ của quận Ba Đình và các xã: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phu
Thượng của huyện Từ Liêm.
Thành lập các phường: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú
Thượng thuộc quận Tây Hồ trên cơ sở các xã Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An,
Xuân La, Phú Thượng cũ”.[TLTK, 1, Tr.28]
Tổ chức bộ máy của Quận chính thức đi vào hoạt động từ tháng 1/1996.
Quận Tây Hồ nằm ở phía Tây Bắc thành phố Hà Nội, phía Nam giáp quận
Ba Đình, phía Đông Bắc và Đông Nam giáp huyện Đông Anh và huyện Gia
Lâm, phía Tây giáp huyện Từ Liêm và quận Cầu Giấy. Quận Tây Hồ có diện
tích tự nhiên 24.000km2, bao gồm :
-

8 phường: Bưởi, Thụy Khuê, Yên Phụ, Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La,

-

Phú Thượng;
12 cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận giúp việc trong công tác quản lý

•


hành chính nhà nước ở địa phương bao gồm:
Văn phòng HĐND&UBND
10


•
•

Thanh tra quận
Các phòng: Nội vụ, Tư pháp, Tài chính – Kế hoạch, Kinh tế, Tài nguyên và môi
trường, Quản lý đô thị, Văn hóa thông tin, Lao động thương binh và Xã hội, Y
tế, Giáo dục&Đào tạo.
1.2.2. Địa lý dân cư
Quận Tây Hồ có địa hình tương đối bằng phẳng, có chiều hướng thấp dần
từ bắc xuống nam. Cấu tạo địa chất ở khu vực trong đê thuận lợi cho xây dựng
các công trình cao tầng. Đất đai, khí hậu thuận lợi cho việc trồng các loại lúa,
hoa, cây cảnh và các sản phẩm nhiệt đới. Quận đang trong quá trình đô thị hóa,
dân số cơ học tăng nhanh, năm 2010 trên địa bàn quận có 13,9 vạn dân, đến năm
2014 có 15,7 vạn dân.
Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện tích 526,17ha với chu vi 17km, nằm
trọn trong địa giới Quận, là một cảnh quan thiên nhiên đẹp của Hà Nội và cả
nước, phía bắc và phía đông là sông Hồng chảy từ phía bắc xuống phía nam.
Khu vực xung quanh Hồ Tây có nhiều làng xóm tồn tại từ lâu đời với nhiều
nghề thủ công truyền thống. Với các công trình di tích lịch sử có giá trị, tập
trung xung quanh Hồ Tây, tạo cho Tây Hồ trở thành một danh thắng nổi bật nhất
của Thủ đô.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức và hoạt động bộ máy của UBND quận Tây Hồ




Cơ cấu tổ chức
Gồm có 01 Chủ tịch, 03 Phó chủ tịch và 12 phòng, 6 ban chuyên môn.
Mỗi thành viên của UBND Quận chịu trách nhiệm cá nhân về công việc được
phân công trước Hội đồng nhân dân, UBND và Chủ tịch UBND Quận.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ [Phụ lục, sơ đồ 1, tr. 29]


•

Lãnh đạo của UBND quận Tây Hồ:
Chủ tịch UBND Quận: Nguyễn Phúc Quang
Chủ tịch Ủy ban nhân dân là người đứng đầu, lãnh đạo, quản lý, điều
hành và chịu trách nhiệm toàn diện các mặt công tác của UBND Quận trước
UBND Thành Phố Hà Nội, Quận ủy và HĐND Quận. Thực hiện các nhiệm vụ
quy định tại Điều 4 - Quy chế làm việc của UBND Quận Tây Hồ nhiệm kỳ
2011-2016;
11


Thực hiện công tác đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, quốc
phòng, quân sự địa phương, đối ngoại, công tác cải cách hành chính, công tác tổ
chức bộ máy, thi đua khen thưởng, kỷ luật. Phê duyệt chủ trương đầu tư, phê
duyệt đầu tư dự án theo thẩm quyền.
Đảm bảo giữ mối quan hệ phối hợp giữa UBND quận với các Ban Đảng
Quận ủy, Thường trực HĐND quận.
-

Nhiệm vụ:Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng; Chủ tịch Hội đồng kỹ thuật
quân sự; Chủ tịch Hội đồng tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật; Trưởng

Ban chỉ đạo thi hành án dân sự quận.

-

Phụ trách và chỉ đạo các đơn vị: Phòng Nội vụ, phòng Tư pháp, Thanh tra Nhà
nước, Công an, BCH Quân sự, BQL Hồ Tây; UBND các phường: Xuân La, Phú
Thượng.

-

Là chủ tài khoản thu, chi ngân sách quận Tây Hồ.

•

Phó Chủ tịch: Đinh Trọng Sơn
Phụ trách các lĩnh vực công tác về công tác văn hóa và thông tin, giáo dục
– đào tạo, thể dục – thể thao, lao động, thương binh và xã hội, y tế, gia đình, trẻ
em; Công tác tôn giáo, dân tộc.

-

Nhiệm vụ: chỉ đạo thực hiện phòng chống tệ nạn xã hội.

-

Phụ trách và chỉ đạo các đơn vị: phòng văn hóa thông tin, phòng Giáo dục &
Đào tạo, phòng Y tế, phòng Lao động, thương binh và xã hội, Trung tâm dân số
- Kế hoạch hóa gia đình, Trung tâm Thể dục thể thao, Trung tâm Văn hóa,
Trung tâm dạy nghề; UBND các phường: Bưởi, Thụy Khuê.


•

Phó Chủ tịch: Đỗ Anh Tuấn
Phụ trách các lĩnh vực công tác về quản lý đô thị, quản lý trật tự xây
dựng, quản lý đất đai và tài nguyên môi trường, công tác giải phòng mặt bằng

-

Nhiệm vụ: Trưởng ban chỉ đạo 197, Trưởng ban chỉ huy phòng chống lụt bão &
tìm kiếm cứu nạn, Chủ tịch Hội đồng bồi thường, hỗ trợ tái định cư dự án xây
dựng trên địa bàn quận.

-

Phụ trách các đơn vị: phòng tài nguyên môi trường, phòng QLĐT, Ban Bồi
thường giải phóng mặt bằng, BQL dự án, Trung tâm phát triển quỹ đất; UBND
12


các phường: Yên Phụ, Quảng An.
•

Phó chủ tịch: Lê Văn Phượng
Được chủ tịch ủy quyền điều hành công việc của UBND quận khi Chủ
tịch vắng mặt.
Phụ trách các lĩnh vực công tác về kinh tế, tài chính – ngân sách, quản lý
đầu tư và công tác giải phóng mặt bằng thực hiện dự án Xây dựng hạ tầng kỹ
thuật xung quang Hồ Tây, tiếp dân và giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo liên quan
đến lĩnh vực phụ trách.


-

Nhiệm vụ: Trưởng các Ban chỉ đạo chống thất thu ngân sách, Ban chỉ đạo 127,
Chương trình phát triển chợ.

-

Phụ trách, chỉ đạo các đơn vị: Văn phòng HĐND và UBND, phòng Tài chính –
Kế hoạch, phòng Kinh tế, UBND các phường: Tứ Liên, Nhật Tân.


-

Các ủy viên UBND Quận:
Uỷ viên UBND quận (Nguyễn Anh Tuấn) – Trưởng công an.
Uỷ viên UBND quận (Nguyễn Văn Kha) - Chỉ huy trưởng BCH quân sự quận.
Uỷ viên UBND quận (Lê Trung Đức) - Chánh Văn phòng HĐND&UBND



quận.
Uỷ viên UBND quận (Phan Tuấn Ngọc) – Chánh Thanh tra Nhà nước.
Ủy viên UBND quận (Nguyễn Thanh Tịnh) – Trưởng phòng Nội vụ.
Hoạt động của bộ máy
Giúp việc cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch có 12 Phòng, ban chuyên môn trực
thuộc UBND Quận, hoạt động theo chức năng và nhiệm vụ của mình.

13



1. Văn phòng
2. Phòng Nội vụ
3. Phòng Thanh tra
4. Phòng Lao động Thương binh- Xã hội
5. Phòng Văn hoá thông tin- Thể dục thể thao
6. Phòng Kinh tế
7. Phòng Y tế
 Ngoài ra, còn có 6 Đoàn thể chính trị:

8. Phòng Quản lý đô thị
9. Phòng Tư pháp
10. Phòng Tài chính- Kế hoạch
11. Phòng Thống kê
12. Phòng Tài nguyên & Môi trường
13. Phòng Giáo dục – Đào tạo

1.

Hội Cựu chiến binh

4.

Đoàn Thanh niên

2.

Hội Phụ nữ

5.


Mặt trận Tổ quốc

3.

Hội Nông dân

6.

Liên đoàn Lao động

1.2.4. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
bộ phận văn thư của cơ UBND quận


Tổ chức hoạt động chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn
phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ:



Chức năng của Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ:
Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trực
thuộc UBND Quận Tây Hồ; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và
công tác của UBND Quận; đồng thời, chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về
chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng HĐND, UBND Thành phố Hà Nội.



Chức năng tham mưu tổng hợp
Chức năng Hành chính quản trị
Nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng HĐND & UBND


•

Quận Tây Hồ:
Nhiệm vụ:
- Thu thập, xử lý thông tin, phối hợp với các phòng, ban, ngành, UBND
phường chuẩn bị các báo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của UBND
quận theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ,
đột xuất theo quy định và theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND, UBND quận;
- Giúp UBND quận theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn
bản, chỉ đạo của UBND Quận tại các phòng, ban, ngành, UBND phường;
- Tham mưu giúp UBND quận về công tác dân vận trên địa bàn quận;
- Phối hợp với phòng Nội vụ tham mưu giúp UBND quận tổ chức thực
14


hiện Quyết định số 181/2003/QĐ-TTG ngày 24/9/2003 của Thủ tướng Chính
phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế " một cửa" tại cơ quan hành
chính Nhà nước ở địa phương. Tại Điều 1 của quyết định đã nêu rõ: “ "Một
cửa" là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, công dân thuộc thẩm quyền của
cơ quan hành chính nhà nước từ tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ đến trả lại kết quả
thông qua một đầu mối là "bộ phận tiếp nhận và trả kết quả" tại cơ quan hành
chính nhà nước.” [TLTK, 5, tr. 28] Điều hành hoạt động của bộ phận tiếp nhận
hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế "một cửa" tại
UBND quận;
- Tổ chức việc tiếp dân, tiếp nhận đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tổ cáo
của tổ chức, công dân gửi đến UBND quận, tham mưu đề xuất chuyển các
phòng, ban, ngành và UBND các phường xem xét, giải quyết;
- Quản lý việc tiếp nhận văn bản gửi đến và ban hành văn bản của
Thường trực HĐND, UBND quận; văn bản của Thường trực HĐND, UBND

quận;
•

Quyền hạn:
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND quận và
các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Triệu tập các cuộc họp để phổ biến, triển khai các nhiệm vụ công tác do
Văn phòng quản lý có liên quan đến các cơ quan đơn vị trực thuộc UBND quận;
- Kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, cơ quan thuộc UBND
quận và UBND các phường thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của
UBND quận.
1.2.5. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND Quận
Văn phòng UBND Quận Tây Hồ làm nhiệm vụ tham mưu trực tiếp cho
UBND Quận. Đồng thời, Văn phòng cũng là đầu mối quan hệ công tác giữa
UBND Quận với các đoàn thể, các phòng, ban chức năng và UBND các Phường
thuộc Quận. Văn phòng có trách nhiệm phục tùng sự chỉ đạo của UBND Quận
trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được phân công.
Cơ cấu tổ chức của Văn Phòng gồm có: 01 Chánh Văn Phòng, 02 Phó
15


Văn phòng và các bộ phận chuyên môn, các chuyên viên làm công tác tổng hợp
các lĩnh vực.
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế, Văn phòng được chia
thành các bộ phận sau:
- Bộ phận chuyên viên tham mưu tổng hợp (6 người)
- Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính (5
người)
- Bộ phận tiếp dân (1 người)
- Bộ phận công nghệ thông tin (4 người)

- Bộ phận kế toán, thủ quỹ (3 người)
- Bộ phận văn thư - lưu trữ (3 người)
- Bộ phận hành chính, quản trị, phục vụ (19 người)
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND quận TâyHồ [Phụ
lục, sơ đồ 2, tr. 29]

•

Lãnh đạo Văn phòng HĐND & UBND quận:
Phó chánh văn phòng UBND: Dương Văn Trường – phụ trách hành chính quản

•

trị
Phó chánh văn phòng UBND: Võ Bích Thủy - phụ trách tư pháp, văn thư – Lưu
trữ



Bộ phận Văn thư cơ quan:
Bộ phận này nằm trong phạm vi Văn phòng của UBND nhiệm vụ tham
mưu cho Văn phòng soạn thảo văn bản, hướng dẫn cán bộ trong cơ quan về
nghiệp vụ công tác văn thư có nhiệm vụ làm công tác về công văn giấy tờ như là
tiếp nhận ban hành, quản lý các loại sổ, văn bản, giấy tờ thuộc phạm vi quản lý
và ban hành của cơ quan. Bên cạnh đó bộ phận văn thư cũng quản lý con dấu và
tiến hành làm các thủ tục về giấy tờ cho các cá nhân đơn vị thuộc cơ quan.
Ngoài ra còn phải đánh máy, sao chụp, in ấn các loại văn bản tài liệu thuộc
phạm vi trách nhiệm của văn phòng.
* Tiểu kết
Trong chương 1 tôi đã trình bày một số vấn đề lí luận về công tác văn thư,

những khái quát về địa lí dân cư, lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và hoạt động
16


bộ may của UBND quận Tây Hồ. Đây sẽ là cơ sở để tôi triển khai những vấn đề
trong Chương 2 và Chương 3 một cách có hiệu quả hơn.

17


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ
2.1. Tình hình chung
Văn thư là một bộ phận của Văn phòng được xây dựng, sắp xếp, bố trí
theo sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng. Bộ phận văn thư của UBND quận Tây
Hồ được tổ chức theo mô hình khép kín, phòng văn thư được bố trí nằm tách
biệt so với các phòng ban chuyên môn khác, phòng làm việc được trang bị đầy
đủ các trang thiết bị làm việc cho cán bộ văn thư, phòng văn thư của UBND
quận Tây Hồ có 2 nhân viên làm việc, một nhân viên quản lý văn bản đi, và một
nhân viên quản lý văn bản đến của cơ quan.
Hiện nay, Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ phân công 01 đồng
chí lãnh đạo Văn phòng phụ trách công tác văn thư, ngoài ra văn phòng đã bố trí
02 công chức và 01 hợp đồng lao động ngắn hạn làm nhiệm vụ văn thư có trình
độ Đại học đảm bảo tiêu chuẩn ngạch văn thư. Tại phòng Nội vụ Quận đã phân
công 01 đồng chí lãnh đạo phòng và bố trí 01 cán bộ chuyên trách có chuyên
môn, nghiệp vụ làm công tác quản lý nhà nước về văn thư. Các cán bộ văn thư
phụ trách hầu hết đã học xong chương trình tin học cơ sở, sử dụng máy vi tính
thành thạo.
2.2. Hoạt động quản lý
Văn thư UBND Quận Tây Hồ được tổ chức theo mô hình tập trung, tất cả

các văn bản đi - đến đều phải qua bộ phận văn thư của Ủy ban, văn thư sẽ kiểm
tra rồi phát hành văn bản, nhằm đảm bảo thông tin đạt hiệu quả. Văn thư có
nhiệm vụ tiếp nhận các văn bản dự thảo để trình người có thẩm quyền xem xét,
giải quyết; kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, đăng ký văn bản bằng
phần mềm, phát hành chuyển giao văn bản đi đến qua mạng và qua giao thông,
sắp xếp văn bản phục vụ nghiên cứu và sử dụng. Giải quyết các khâu về nghiệp
vụ đối với văn bản đến như: Tiếp nhận, bóc bì, phân loại, đăng ký văn bản đến,
trình văn bản đến cho Chánh văn phòng và chuyển giao văn bản đến các phòng
ban và các ô chứa văn bản của các phòng ban có trách nhiệm giải quyết, giúp
chánh văn phòng tổ chức, theo dõi, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến.
18


Từ năm 2004, Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ được Thành phố Hà Nội
giao thí điểm là đơn vị đầu tiên ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác
văn thư đó là quản lý văn bản đi - đến bằng phần mềm quản lý văn bản. Tất cả
các văn bản đi - đến được nhập vào phần mềm quản lý văn bản của UBND Quận
để thuận tiện cho việc theo dõi, giải quyết.
Các văn bản hành chính thông thường của cơ quan được các phòng, ban,
đơn vị thực hiện theo đúng quy trình từ soạn thảo cho đến lúc trình ký. Số lượng
văn bản mà cơ quan ban hành cũng như văn bản của các cơ quan khác gửi đến là
rất nhiều; đòi hỏi sự nhanh chóng và chính xác trong quá trình tiếp nhận vầ gải
quyết của cán bộ văn thư.
Các loại văn bản đi như: Quyết định, báo cáo, kế hoạch, công văn, tờ
trình, thông báo, giấy mời… được cán bộ chuyên môn ở các phòng, ban soạn
thảo, thể thức văn bản đảm bảo áp dụng đúng theo Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính.
Tiếp theo đó là văn bản đến được tiếp nhận và phải thông qua ý kiến của
lãnh đạo trước khi chuyển cho các đơn vị. Vì vậy mà những văn bản này phải
được giải quyết ngay trong ngày nhận.

-

Văn bản đến được gửi từ rất nhiều cơ quan và được phân thành ba nhóm: Trung
ương (là văn bản của UBND thành phố Hà Nội, các Bộ, Sở…);

-

Địa phương như: Văn bản của các phường, các trung tâm,…;

-

Các cơ quan khác như: công ty, xí nghiệp, trường học…



Công tác quản lý và sử dụng con dấu của UBND quận Tây Hồ
Dấu là thành phần thể hiện giá trị pháp lý của văn bản cũng như là quyền
lực của Nhà nước và cơ quan trong văn bản đó.
Quy định của cơ quan về quản lý con dấu: Theo điều 3 Nghị định số
58/2001/NĐ- CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 quy định về quản lý và sử dụng con
dấu. UBND quận đã quản lý con dấu bằng cách giao cho cán bộ văn thư trực
tiếp quản lý và sử dụng con dấu theo sự chỉ đạo và hướng dẫn của lãnh đạo cơ
19


quan và chịu trách nhiệm trước pháp luật. Theo điều 6 thì việc quản lý và sử
dụng con dấu được quy định như sau: “Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình. Con dấu phải
được để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lý chặt chẽ. Trường hợp
thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì Thủ trưởng cơ

quan, tổ chức đó có thể mang con dấu đi theo và phải chịu trách nhiệm về việc
mang con dấu ra khỏi cơ quan..”[TLTK, 1, Tr. 28]


Ngoài ra UBND còn sử dụng một số con dấu như:

-

Dấu chức danh
Dấu đến
Dấu tên
Dấu chỉ mức độ: Hoả tốc, khẩn, mật
2.3. Hoạt động ngiệp vụ
2.3.1. Hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư được thực hiện qua các
công việc sau
Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi - đến là một phần công tác
nghiệp vụ quan trọng của công tác văn thư. Mỗi ngày, tại UBND quận Tây Hồ
phát hành số lượng lớn văn bản đi và nhận về rất nhiều văn bản đến vì vậy công
tác quản lý văn bản đi, văn bản đến rất được chú trọng và đầu tư thực hiện.
Việc tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, đến được các chuyên viên văn
thư của cơ quan thực hiện đúng theo các quy định của Nhà nước và các quy định
của UBND quận. Bên cạnh việc tổ chức quản lý, giải quyết văn bản theo hình
thức truyền thống là quản lý văn bản bằng cách đăng ký văn bản bằng sổ đăng
ký, UBND quận Tây Hồ đã đưa Công nghệ thông tin ứng dụng vào công tác
quản lý văn, đưa phần mềm quản lý văn bản của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước
vào sử dụng, tất cả các văn bản đi, văn bản đến cơ quan đều được quản lý trên
mạng máy tính nên hiệu quả quản lý và giải quyết văn bản đạt hiệu quả cao.
Năm 2013, UBND quận áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn ISO 9001:2008 vào thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, 100% các phòng,
ban chuyên môn phải xây dựng các quy trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn

20


gắn với lập hồ sơ hiện hành, quy trình quản lý văn bản đi – đến theo quy trình
kiểm soát hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn.
Tại Điều 3 của thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011
của Bộ Nội Vụ, hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
nêu rõ: “Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ
giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể
thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng
đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn
thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được
làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in
trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.”[TLTK, 5, tr. 28]


Quy trình giải quyết văn bản đi (Do chuyên viên Đặng Thanh Hằng phụ trách)
Năm 2014 thì các loại văn bản đi của cơ quan được thống kê với số lượng
là:

-

Quyết định: 4189 văn bản
Công văn: 1183 văn bản
Thông báo: 412 văn bản
Báo cáo: 374 văn bản
Kế hoạch: 221 văn bản
Giấy mời: 205 văn bản
Tờ trình: 260 văn bản
Văn phòng: 241 văn bản

Còn lại là các loại văn bản hành chính như: mật, lưu dấu, Quyết định quy
phạm pháp luật, vi phạm hành chính, HĐND ,…Thư công có đặc điểm là không
có số của văn bản, không đóng dấu và chữ ký, có thể đóng dấu treo ở phía trên
tiêu đề của văn bản nhằm xác định văn bản do cơ quan ban hành. Thư công có
thể được chuyển qua đường bưu điện, giao thông và trao tay.
Các bước trong quản lý văn bản đi:
Bước 1: Tổ chức soạn thảo, duyệt, đánh máy văn bản;
Bước 2: Trình văn bản đi;
Bước 3: Kiểm tra thể thức, ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
Bước 4: Đóng dấu văn bản đi;
21


Bước 5: Đăng ký văn bản đi;
Bước 6: Chuyển giao văn bản đi;
Bước 7: Sắp xếp, bảo quản và sử dụng bản lưu.
Các văn bản gửi đi đều phải nhập một số thông tin cần thiết cho việc đăng
ký vào sổ đăng ký văn bản đi của UBND Quận để thuận tiện cho việc quản lý và
tra tìm tài liệu vừa nhanh chóng và chính xác, một bản sẽ gửi đi, một bản sẽ
được lưu tại văn thư cơ quan.
Đối với UBND quận sổ đăng ký văn bản đi dùng chung cho tất cả các loại
văn bản của quận. Bên cạnh đó thì UBND quận đã áp dụng việc quản lý văn bản
đi bằng phần mềm quản lý văn bản đi. [Phụ lục, ảnh 1, tr. 29]
Phân loại các văn bản ra từng loại: Quyết định, Công văn, Tờ trình,
Thông báo, Kế hoạch, HĐND, VP, Mật, Quyết định xử phạt vi phạm hành
chính,… Khi đã được sắp xếp văn bản ra từng loại ta lại để các văn bản đó từ số
văn bản nhỏ để dưới và số văn bản lớn hơn để trên.
Tiếp đến là scan văn bản trước khi nhập phần mềm quản lý văn bản, khi
quản lý văn bản bằng phần mềm cần lưu ý đó là: Nếu văn bản gốc có nơi nhận là
UBND Thành phố Hà Nội thì ta phải ký số điện tử để gửi gmail cho UBND

thành phố. Quy trình các bước làm y như các văn bản nhưng ta phải có thêm tích
vào ô gmail cạnh ô số đi văn bản. Ta vào phần mềm ký số điện tử để ký số.
Sau khi đăng ký văn bản đi xong thì văn thư làm thủ tục chuyển phát văn
bản đi và cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển giao văn bản đi
sau khi thủ tục đã hoàn tất. Đối với UBND quận Tây Hồ thì việc chuyển giao
văn bản đi được áp dụng với những đơn vị, tổ chức trực thuộc quận thì cán bộ
văn thư sẽ chuyển giao văn bản vào các ngăn riêng của từng phòng ban trong cơ
quan, còn đối với những phòng ban không thuộc quận hoặc các đơn vị tổ chức
khác thì cán bộ văn thư sẽ cho văn bản vào bì thư ( tuỳ thuộc vào số lượng văn
bản, cũng như khổ giấy mà văn thư lựa chọn loại bì có kích thước phù hợp ).
Cán bộ văn thư ghi đầy đủ các thông tin bên ngoài bì, văn bản sẽ được chuyển đi
bởi nhân viên giao liên hoặc chuyển qua mạng, qua fax. [Phụ lục, văn bản 1, tr.
33]
Tất cả các văn bản các văn bản gửi đi đều phải đúng đối tượng, đúng thời
22


gian, chính xác và kịp thời (đối với văn bản mật). Đối với văn bản có dấu “Tài
liệu thu hồi” thì phải theo dõi để thu hồi đúng thời gian quy định, khi nhận lại tài
liệu phải kiểm tra đối chiếu để đảm bảo văn bản tài liệu không bị thất lạc.
Đối với văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó không có người nhận, không
có địa chỉ mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo
văn bản đó đồng thời phải ghi vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để tiện cho việc
theo dõi khi cần thiết, trường hợp bị mất hoặc thất lạc thì phải báo ngay cho
người có trách nhiệm giải quyết.
In sổ quản lý văn bản đi Vào phần mềm quản lý văn bản đi ấn vào phần
tìm kiếm và in ấn rồi lọc tìm theo loại văn bản rồi xuất ra word để chỉnh sửa và
in ra. [Phụ lục, ảnh 2, tr. 29]



Quy trình giải quyết văn bản đến (Do chuyên viên Nguyễn Thị Hương phụ
trách)
Theo công văn 425/VTLTNN- NVTW ngày 18/7/2005, tất cả các văn bản
quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản
fax, văn bản truyền qua mạng …) và các loại đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức
được gọi chung là văn bản đến. Cụ thể: “Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến
từ mọi nguồn, người làm văn thư của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là cán
bộ văn thư) hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường
hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm
tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v...; đối
với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký
nhận.” [TLTK, 2, tr. 28] Năm 2014, số lượng văn bản đi được tổng kết như sau:

•
•
•

Trung ương: 4383 văn bản
Địa phương: 1395 văn bản
Khác:436 văn bản
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, cán bộ văn thư sẽ kiểm tra số lượng bì,
tình trạng của bì, kiểm tra nơi nhận và dấu niêm phong (đối với văn bản mật),
phải kiểm tra đối với nơi gủi trước khi nhận và ký nhận. Cán bộ văn thư sẽ phân
loại văn bản đến: Phân loại những văn bản nào gửi cho UBND quận và Văn
phòng UBND quận thì cán bộ văn thư sẽ bóc bì, phân loại văn bản, kẹp phiếu
23


tiếp theo là trình lên lãnh đạo. Tiếp theo lãnh đạo chuyển lại văn bản xuống cho
văn thư thì tiến hành đóng dấu “đến” ghi số và ngày đến. Dấu đến được đóng rõ

ràng vào khoảng trống dưới số, ký hiệu của văn bản (đối với văn bản có tên loại)
và đóng dưới trích yếu nội dung (đối với công văn).
Mẫu phiếu xử lý này được kẹp cùng với các văn bản được gửi đến cơ
quan, nhằm mục đích là xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo trước khi chuyển văn
bản cho các phòng ban có liên quan giải quyết. [Phụ lục, văn bản 2, tr. 34]
Dấu văn bản đến được đóng bên trái, phía trên trang đầu, dưới số ký hiệu
bằng mực đỏ. [Phụ lục, văn bản 3, tr. 34]
Đối với các văn bản “mật”, văn bản gửi đích danh tên tên phòng, tên cá
nhân thì văn thư sẽ chuyển tiếp vào hộp thư của phòng đó.
Đối với các đơn thư khiếu nại, tố cáo thì văn thư sẽ chuyển đến bộ phận
Tiếp dân. Đối với các văn bản “khẩn”, “ hỏa tốc” văn thư bóc bì chuyển ngay
lên lãnh đạo Văn Phòng.
Việc lấy số đến của văn bản sẽ giúp cho những người có trách nhiệm quản
lý công tác văn thư của UBND quận lắm rõ được hàng năm cơ quan có bao
nhiêu văn bản đến.
Việc đăng ký văn bản đến sẽ giúp cho cán bộ văn thư dễ dàng trong việc
quản lý và tra tìm văn bản, qua đó thủ trưởng cơ quan biết được một năm có bao
nhiêu văn bản đến.
•

Văn bản sau khi có ý kiến đề xuất của LĐVP sẽ được chuyển lại cho văn thư để
cập nhật vào chương trình Quản lý văn bản đi – đến để lấy số đến và chuyển lên

•

co lãnh đạo Ủy ban lấy ý kiến chỉ đạo. [Phụ lục, ảnh 3, tr. 30]
Quá trình Trình văn bản: Sau khi văn thư đã đăng ký văn bản đến vào trang
quản lý văn bản đến bằng phần mềm quản lý văn bản đến, văn bản được cho
vào cặp trình ký sẽ trình cho Chánh văn phòng xem xét và cho ý kiến phân phối
giải quyết, đối với văn bản quan trọng sẽ được chuyển ngay cho Chủ tịch UBND


•

để cho ý kiến xử lý.
Chuyển giao văn bản: Cán bộ văn thư căn cứ vào dòng chuyển để gửi văn bản,
hiện nay UBND quận đã áp dụng cách thức chuyển giao văn bản bằng cách
truyền mạng. [Phụ lục, ảnh 4, tr. 30]
24


•
o

Việc scan văn bản để gửi đi cần có những yêu cầu sau:
Đối với các phòng ban, các đơn vị trực thuộc Quận có nối mạng LAN, văn thư

o

có trách nhiệm scan văn bản và gửi đi qua chương trình Web chỉ đạo;
Đối với các phòng ban, đơn vị không nối mạng LAN, văn thư có trách nhiệm
nhân bản và gửi tới nơi nhận theo ý kiến chỉ đạo lãnh đạo UBND Quận & giao
văn bản cho nhân viên Giao thông, khi nhận văn bản, nhân viên Giao thông ký
nhận vào Sổ bàn giao công văn.
Hình ảnh máy scan [Phụ lục, ảnh 5, tr. 31]
Chương trình scan văn bản [Phụ lục, ảnh 6, tr. 31]

•

Đối với văn bản “ Khẩn, thượng khẩn, hoả tốc ‘’ được ưu tiên truyền qua mạng
trước để đảm bảo cho việc giải quyết văn bản

Văn thư căn cứ vào dòng chuyển để nhân bản và gửi cho các đối tượng
nhận văn bản thực hiện theo ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng .
Vào tháng 12 hàng năm, văn thư có trách nhiệm in Sổ theo dõi công văn
đi – đến từ chương trình quản lý văn bản đi – đến;
Văn bản đến được lưu theo 03 cấp: Trung ương, quận và các cơ quan
khác. Mỗi cấp đánh số bắt đầu từ số 01/năm nhận văn bản. Hình ảnh sổ quản lý
văn bản đến [Phụ lục, ảnh 7, tr. 32]
2.3.2. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của
UBND quận.
Lập hồ sơ là công việc cuối cùng của công tác văn thư cơ quan, được thực
hiện ngay sau khi sự việc, vấn đề đề cập trong văn bản đã được giải quyết xong.
Đối với văn bản đến UBND quận sẽ được văn thư phân loại văn bản theo cấp để
lập thành hồ sơ phục vụ cho việc quản lý tra tìm và nộp vào lưu trữ sau này.
Sau khi văn bản được phân loại xong thì cán bộ văn thư phải sắp xếp văn
bản theo số đến của từng cấp để lập hồ sơ, số đến được sắp xếp theo thứ tự từ
nhỏ đến lớn. Đối với văn bản đi thì cán bộ văn thư phân loại văn bản theo loại
văn bản để lập hồ sơ và sắp xếp theo số của từng loại văn bản.
Tại Điều 21 Nghị định 110/2004/NĐ –CP ngày 08 tháng 4 năm 2004
của Chính phủ về công tác Văn thư ghi rõ nội dung việc lập hồ sơ hiện hành và
yêu cầu đối với hồ sơ được lập:
25