DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT
S
TT

VIẾT TẮT

VIẾT ĐẦY ĐỦ

HĐND

Hội đồng nhân dân

0
1
0
2

HĐND - UBND

0
3
0
4

Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân
dân

UBND

Uỷ ban nhân dân

TLLT

Tài liệu lưu trữ

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu thập, tổng hợp
thông tin, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ TS. Bùi Thị Ánh Vân và các
cán bộ tại UBND huyện Gia Lâm.
Nhân đây, cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc nhất đến
TS. Bùi Thị Ánh Vân và các cán bộ tại UBND huyện Gia Lâm đã giúp đỡ tôi
thực hiện đề tài này.
Trong quá trình thực hiện đề tài, nhóm nghiên cứu gặp không ít khó khăn
về việc tìm hiểu thực tế tài liệu trong kho lưu trữ,đặc biệt là việc gặp gỡ trực tiếp
lãnh đạo Phòng Nội vụ, Văn phòng UBND huyện. Do vậy đề tài không tránh


khỏi những hạn chế nhất định. Vì thế, tôi mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp
ý kiến của các thầy, cô giáo để đề tài được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng năm

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.
Mọi số liệu và thông tin trong đề tài là sự thật. Tôi xin chịu hoàn toàn trách
nhiệm về những thông tin, số liệu viết trong đề tài này.
Hà Nội, ngày

tháng
Tác giả


năm 2016


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trải qua hàng nghìn năm lịch sử, dân tộc ta đã sáng tạo nên văn hoá Việt
Nam với biết bao giá trị cao đẹp tồn tại từ thời đại này qua thời đại khác. Những
giá trị văn hoá đó được ghi dấu và lưu giữ lại thông qua các di sản văn hoá, trong
đó TLLT là dạng di sản phi vật thể có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp dựng
nước và giữ nước của dân tộc ta. Công tác lưu trữ của nước ta đã hình thành từ
khá sớm và ngày càng có vai trò lớn trong quá trình phát triển của đất nước, góp
phần lưu giữ, bảo tồn được nhiều tài liệu từ các thế hệ trước để lại.
TLLT chứa đựng các thông tin quá khứ phản ánh một cách đầy đủ, chân
thật các sự kiện, hiện tượng xảy ra trong đời sống tự nhiên cũng như trên các
phương diện chính trị, kinh tế, văn hoá... của xã hội loài người. Khối tài liệu này
đã, đang và sẽ góp phần quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
Như vậy, đặt ra yêu cầu cần bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữvà tổ chức khai thác sử
dụng một cách hiệu quả để phát huy hết giá trị của nó.
Tổ chức khoa học TLLT, bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác sử dụng
TLLT là các nghiệp vụ trong trong công tác lưu trữ. Trong đó tổ chức khoa học
tài liệu có mối quan hệ chặt chẽ với các quy trình khác và quyết định đến hiệu
quả của công tác lưu trữ. Công tác tổ chức khoa học tài liệu baogồm các quy
trình cơ bản: Thu thập, bổ sung tài liệu; chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị tài liệu;
xây dựng công cụ tra cứu khoa học và thống kê trong lưu trữ.
Tài liệu của UBND huyện Gia Lâm hình thành qua nhiều năm đang bảo
quản tại kho lưu trữ có khối lượng tương đối lớn, nội dung phong phú. Qua khảo
sát thực tế, tài liệu đang được bảo quản tại Kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm
bước đầu đã được tổ chức nhưng chưa khoa học, tài liệu trong tình trạng tích
đống, bó gói, thất lạc... vẫn còn tồn tại. Nếu không được tổ chức khoa học dẫn
đếnkhó khăn cho việc quản lý, điều hành công việc của UBND huyện cũng như

3


không thể phát huy giá trị của TLLT đang bảo quản. Xuất phát từ lý do đó, tôi
chọn đề tài: “Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại
kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm’’ làm đề tài nghiên cứu.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Qua khảo sát thực tế nguồn tài liệu, tôi đã tìm hiểu và tổng kết được các
xuất bản phẩm, đề tài, luận văn, bài viết, khóa luận, báo cáo khoa học…có liên
quan đến đề tài. Cụ thể là:
- CTLT các cấp được trình bày và đánh giá một cách khái quát trong các
xuất bản phẩm như:“Lưu trữ Việt Nam - những chặng đường phát triển” của
PGS.TSKH.Nguyễn Văn Thâm, TS.Nghiêm Kỳ Hồng xuất bản năm 2006…;
- Bài viết, trao đổi liên quan đến tổ chức, quản lý công tác lưu trữ được
đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam như: “Bàn về vấn đề tổ chức lưu
trữ cấp huyện”của Hồ Văn Quýnh.
- Các luận văn, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học của sinh viên, học
viên cao học Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học
Xã hội và Nhân văn; như luận văn thạc sỹ của Nguyễn Nghĩa Văn“Cơ sở khoa
học để định thời hạn bảo quản văn bản quản lý nhà nước ở cấp huyện”, năm
2003; luận văn thạc sỹ của Trần Văn Quang “Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp
huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh”…
Hiện nay, ở Việt Nam đã có một số công trình nghiên cứu liên quan đến tổ
chức khoa học TLLT trong các kho, phông lưu trữ nói chung. Nhưng nghiên cứu
sâu về tổ chức khoa học TLLT tại kho lưu trữ ở UBND huyện Gia Lâm hiện
chưa có đề tài nào. Đây cũng là lý do để tôi chọn đề tài nghiên cứu này.
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Thứ nhất, làm rõ cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn của tổ
chức khoa học TLLT;
4



- Thứ hai, đánh giá thực trạng công tác tổ chức khoa học TLLT tại kho lưu
trữ UBND huyện Gia Lâm;
- Thứ ba, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế trong công tác tổ chức khoa học
TLLT tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm và nguyên nhân của vấn đề này; từ
đó đề xuất các nhóm giải pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức
khoa học TLLT tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm.
4. Đối tượng nghiên cứu
- Cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn của tổ chức khoa học
TLLT;
- Thực trạng công tác tổ chức khoa học TLLT tại kho lưu trữ UBND huyện
Gia Lâm.
5. Phạm vi nghiên cứu
Với thời gian và khả năng nghiên cứu của bản thân có hạn nên đề tài chỉ
đề cập tới tổ chức khoa học TLLT tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm, thành
phố Hà Nội thuộc thẩm quyền quản lý của UBND huyện.
Về thời gian nghiên cứu đề tài bắt đầu từ năm 1998, tính từ thời điểm hệ
thống tổ chức lưu trữ cấp huyện được hình thành.
6. Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học TLLT tại kho lưu trữ UBND
huyện Gia Lâm, tôi sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn: Tôi đã tiến hành điều tra,
khảo sát đặc biệt kết hợp với phỏng vấn lãnh đạo Văn phòng UBDN huyện, cán
bộ lưu trữ tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp và thống kê: Đây là nhóm phương pháp
được tôi sử dụng xuyên suốt trong quá trình thực hiện đề tài. Do phạm vi khảo
sát rộng, thực hiện trong thời gian khác nhau, lượng thông tin nhiều, nội dung
5



phong phú. Vìvậy,đòi hỏi phải được phân tích, tổng hợp nhằm rút ra những nhận
định, giải pháp đối với công tác này.
- Phương pháp phân tích, so sánh chức năng: Phân tích chức năng của đơn
vị, bộ phận hình thành nên tài liệu. Phân tích chức năng của các loại tài liệu
trong mối quan hệ với chức năng cơ quan hay đơn vị sử dụng văn bản.
7. Bố cục của đề tài
Ngoài Phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục thì đề tài được
chia thành 03 chương:
Chương 1: Cơ sở khoa học của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại kho
lưu trữ UBND huyện Gia Lâm
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại kho
lưu trữ UBND huyện Gia Lâm
Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức khoa học tài liệu lưu
trữ tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm

Chương 1:
CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA TỔ CHỨC KHOA HỌC
TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI KHO LƯU TRỮ UBND HUYỆN GIA LÂM
1.1. Cơ sở lý luận của tổ chức khoa học tài liệu
1.1.1. Khái niệm tổ chức khoa học tài liệu
Hiện nay, trong hệ thống văn bản về công tác lưu trữ của Đảng và Nhà
nước chưa có văn bản nào quy định về khái niệm “Tổ chức khoa học tài liệu”.
Tuy nhiên, trên cơ sở Luật Lưu trữ 2011 và các văn bản của Nhà nước quy định
về công tác lưu trữ, có thể hiểu như sau: Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp
các quy trình nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ có liên quan tới việc thu
6


thập, bổ sung tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; thống kê và xây

dựng công cụ tra cứu khoa học nhằm tạo điều kiện cho việc bảo quản và tổ chức
khai thác sử dụng TLLT có hiệu quả.
1.1.2. Nội dung của công tác tổ chức khoa học tài liệu
- Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên
quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan
và phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ
theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định. [9;77]. Thu thập, bổ
sung tài liệu nhằm mục đích đưa những tài liệu có giá trị vào các lưu trữ cơ quan
và lưu trữ lịch sử theo các quy định hiện hành của Nhà nước.
- Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và
phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại hình
tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân
theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các giá
trị khác. Từ đó lựa chọn để thu thập, bổ sung những tài liệu có giá trị cho phông
lưu trữ quốc gia và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. [9;41-42].
- Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa
học, tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá
trị tài liệu; hệ thống hóa các hồ sơ tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với
phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. [9;92]. Chỉnh lý tài liệu giúp tổ chức
sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu trong phông một cách khoa
học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu.
- Xây dựng công cụ tra cứu khoa học. Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là
một phương tiện tra tìm và thông tin TLLT trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ
lịch sử. Công cụ tra tìm TLLT dùng để giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu
của các kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ của từng tài liệu, giúp cho người nghiên cứu
7


tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác, sưu tầm và tập hợp tài liệu theo yêu cầu
của họ. [9;165].

- Thống kê trong công tác lưu trữ là việc áp dụng các phương pháp, công
cụ chuyên môn để xác định rõ ràng, chính xác số lượng, chất lượng, thành phần,
nội dung, tình hình tài liệu và các đối tượng khác trong công tác lưu trữ nhằm
phục vụ hoạt động quản lý và hoạt động tác nghiệp tác nghiệp lưu trữ.
1.1.3. Yêu cầu của công tác tổ chức khoa học tài liệu
Tổ chức khoa học TLLT là công việc phức tạp đòi hỏi người nghiên cứu
phải dựa trên đặc điểm của từng loại hình tài liệu được hình thành, lý luận và
thực tiễn của công tác lưu trữ, thực trạng cơ sở vật chất của cơ quan, tổ chức và
đơn vị hình thành tài liệu. Tài liệu sau khi được tổ chức khoa học phải đảm bảo
các yêu cầu nghiệp vụ công tác lưu trữ, đảm bảo tính lôgic hợp lý và phải phản
ánh được cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của đơn vị hình thành phông. Khai
thác sử dụng thông tin trong tài liệu có hiệu quả đó chính là mục đích cuối cùng
của công tác lưu trữ. Chính vì vậy, tổ chức khoa học tài liệu phải thực hiện sao
cho hợp lý, khoa học, đơn giản, dễ thấy, dễ tiếp cận, dễ tra tìm phục vụ cho độc
giả khi cần nghiên cứu.
Mỗi quy trình nghiệp vụ trong tổ chức khoa học tài liệu là một mắt xích
liên quan với nhau một cách mật thiết. Thực hiện tốt quy trình này sẽ tạo điều
kiện thuận lợi cho việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ tiếp theo.
1.1.4. Sự cần thiết của việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại kho
lưu trữ UBND huyện Gia Lâm
Tổ chức khoa học TLLT là nghiệp vụ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng
của công tác lưu trữ. Hiện nay, trong kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm tài liệu
chưa được tổ chức khoa học gây khó khăn cho việc bảo quản và khai thác các

8


thông tin trong tài liệu. Trước thực trạng đó cần tổ chức khoa học để giúp UBND
huyện Gia Lâm:
- Thứ nhất, thực hiện các quy trình nghiệp vụ một cách hiệu quả và khoa

học. Thông qua tổ chức khoa học TLLT giúp cán bộ lưu trữ cũng như lãnh đạo
UBND huyện nắm chắc được số liệu cụ thể về khối lượng, thành phần, nội dung
TLLT ở các phông hiện đang bảo quản trong kho, giúp cho công tác thống kê,
kiểm tra tài liệu được dễ dàng và xây dựng các công cụ tra cứu phù hợp.
- Thứ hai, tổ chức khoa học TLLT tốt sẽ tạo thuận lợi cho công tác bảo
quản và khai thác sử dụng TLLT tại UBND huyện Gia Lâm đạt được hiệu quả.
Từ đó góp phần nâng cao nhận thức về vai trò, ý nghĩa của TLLT cũng như ý
thức bảo vệ tài liệu của cán bộ công chức, viên chức ngay từ khâu lập hồ sơ.
- Thứ ba, góp phần tối ưu hóa thành phần tài liệu của các phông lưu trữ,
tiết kiệm nhân lực, vật lực (diện tích kho bảo quản, các trang thiết bị bảo quản
TLLT và kinh phí phục vụ cho công tác lưu trữ) cho UBND huyện.
1.2. Cơ sở pháp lý của tổ chức khoa học tài liệu tại kho lưu trữ UBND
huyện Gia Lâm
Cơ sở pháp lý của tổ chức khoa học tài liệu là các văn bản quy phạm pháp
luật của Nhà nước quy định trực tiếp hoặc có liên quan đến tổ chức khoa học tài
liệu và các quy trình nghiệp vụ trong tổ chức khoa học TLLT. Trong khuôn khổ
nghiêu cứu đề tài, để tìm hiểu các văn bản của Nhà nước quy định tổ chức khoa
học TLLT, tôi đã tìm hiểu một số văn bản quản lý có liên quan chỉ đạo, qui định
về chuyên môn và các văn bản qui phạm quản lý của ngành lưu trữ về tổ chức
khoa học tài liệu như sau:
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành các văn bản hướng dẫn có
liên quan tới tổ chức khoa học tài liệu như: Công văn số 283/VTLTNN-NVĐP
ban hành ngày 19 tháng 5 năm 2004 về việc ban hành bảng hướng dẫn chỉnh lý
9


tài liệu hành chính (sau đây gọi là Công văn 283), Công văn số 879/VTLTNNNVĐP ban hành ngày 19 tháng 12 năm 2006 về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy
tài liệu hết giá trị; Thông tư số 09/2011/TT-BNVngày 03 tháng 6 năm 2011 của
Bộ Nội vụ về việc quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong
các cơ quan, tổ chức…

Theo khoản 2, Điều 1 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11
năm 2011 của Quốc hội (sau đây gọi là Luật Lưu trữ) quy định rõ đối tượng áp
dụng: “Luật này áp dụng đối với cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức
xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân
(sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân” [27;1]. UBND huyện Gia
Lâm là một cơ quan nhà nước ở địa phương, do đó công tác lưu trữ nói chung
cũng như công tác tổ chức khoa học TLLT nói riêng của UBND huyện đều chịu
sự điều chỉnh của Luật này. Luật này đã quy định trực tiếp hoặc có liên quan đến
vấn đề tổ chức khoa học tài liệu.
Dựa trên các văn bản quy định của Nhà nước, UBND huyện cũng đã ban
hành Quyết định số 1419/QĐ-UBND ngày 23 tháng 5 năm 2012 của UBND
huyện Gia Lâm về việc Quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ cơ quan.
1.3. Cơ sở thực tiễn của tổ chức khoa học tài liệu tại kho lưu trữ
UBND huyện Gia Lâm
1.3.1. Giới thiệu về UBND huyện Gia Lâm
1.3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của UBND huyện Gia Lâm
Gia Lâm - vùng đất địa linh nhân kiệt, nằm ở cửa ngõ phía Đông của Thủ
đô Hà Nội ngàn năm văn hiến, nơi giao thoa của dòng văn hoá Thăng Long và
Kinh Bắc. Huyện Gia Lâm nằm ở phía Đông của Thủ đô Hà Nội. Phía Bắc của
Huyện là quận Long Biên; phía Tây Nam có địa giới là dòng sông Hồng, bên kia
bờ là huyện Thanh Trì và quận Hoàng Mai; phía Đông Bắc và Đông giáp với các
10


huyện Từ Sơn, Tiên Du, Thuận Thành của tỉnh Bắc Ninh; phía Nam giáp với
huyện Văn Lâm, tỉnh Hưng Yên, có diện tích 114,79 km 2 với dân số khoảng
243.957 người (theo số liệu thống kê năm 2011).
Thời Lý, Gia Lâm thuộc phủ Thiên Đức. Thời Trần, thuộc lộ Bắc Giang.
Thời Hậu Lê, thuộc phủ Thuận An, trấn Kinh Bắc. Thời Nguyễn, huyện Gia Lâm
nằm trong trấn Kinh Bắc. Trước năm 1945, huyện Gia Lâm thuộc phủ Thuận An,

rồi phủ Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh. Sau ngày Thủ đô giải phóng, đặc khu Ngọc
Thuỵ trở thành Quận 8 thuộc thành phố Hà Nội. Theo Nghị quyết của Quốc hội
nước Việt Nam dân chủ cộng hoà, kỳ họp thứ 2 ngày 20/4/1961 và Quyết định
của Thủ tướng Chính phủ ký ngày 31/5/1961 quy định địa dư hành chính huyện
Gia Lâm và sáp nhập huyện Gia Lâm về Hà Nội bao gồm: toàn bộ Quận 8,
huyện Gia Lâm, 7 xã và thị trấn Yên Viên của hai huyện Từ Sơn và Tiên Du, 2
xã Dương Quang, Dương Xá (huyện Thuận Thành) và xã Văn Đức (huyện Văn
Giang); huyện Gia Lâm có 31 xã và 2 thị trấn. Huyện Gia Lâm ngày nay gồm 20
xã, 2 thị trấn (Bát Tràng, Cổ Bi, Dương Hà, Dương Quang, Dương Xá, Đặng Xá,
Đa Tốn, Đình Xuyên, Đông Dư, Kiêu Kỵ, Kim Lan, Kim Sơn, Lệ Chi, Ninh
Hiệp, Phù Đổng, Phú Thị, Trung Màu, Yên Viên, Yên Thường, Văn Đức và 2 thị
trấn: Yên Viên, Trâu Quỳ).
1.3.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Gia Lâm
UBND do HĐND bầu, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành
chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ
quan nhà nước cấp trên. UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các
văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm
bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố
quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.

11


Về nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện được thực hiện theo Luật Tổ
chức HĐND và UBND năm 2003. Các nhiệm vụ và quyền hạn thực hiện cụ thể
trên các lĩnh vực sau: Trong lĩnh vực kinh tế; lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp,
ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai; lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; lĩnh
vực xây dựng, giao thông vận tải; lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch; lĩnh
vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao; lĩnh vực khoa
học, công nghệ, tài nguyên và môi trường; lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật

tự, an toàn xã hội;... UBND huyện Gia Lâm làm việc theo nhiệm kỳ 5 năm.
UBND huyện được tổ chức và hoạt động theo chế độ tập thể với Chủ tịch, các
Phó chủ tịch và các ủy viên.
1.3.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Gia Lâm
Căn cứ Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05 tháng 5 năm 2014 của
Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân
huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, theo đó hiện nay cơ cấu tổ chức
UBND huyện Gia Lâm bao gồm các cơ quan chuyên môn như Phòng Nội vụ,
Phòng Kinh tế.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Gia Lâm (xem phụ lục số 1).
Bên cạnh sự tồn tại và phối hợp hoạt động giữa hệ thống cơ quan quyền
lực nhà nước, hành chính- hành pháp, trên địa bàn huyện Gia Lâm còn có những
cơ quan nhà nước thực hiện những nhiệm vụ kinh tế - xã hội, đây cũng là một
trong số những nguồn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ như: Các cơ quan tư pháp;
các cơ quan nhà nước trực thuộc ngành dọc; các doanh nghiệp nhà nước, các đơn
vị sự nghiệp và các Hội tại cấp huyện hoạt động bằng ngân sách nhà nước.
1.3.2. Giới thiệu về Kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm
1.3.2.1. Thành phần tài liệu tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm
TLLT trong kho lưu trữ UBND huyện sản sinh ra trong quá trình hoạt
động của UBND Huyện. Với việc phân loại tài liệu theo vật mang tin thì hiện
12


nay tài liệu giấy là loại hình tài liệu duy nhất đang được bảo quản trong kho lưu
trữ UBND huyện Gia Lâm và gồm hai loại:
- Thứ nhất, tài liệu hành chính: Loại tài liệu này chủ yếu là hệ thống các
văn bản quản lý nhà nước, đây là loại hình tài liệu chiếm một khối lượng lớn
trong kho lưu trữ và được hình thành từ các nguồn sau:
+ Tài liệu của cơ quan cấp trên gửi xuống chỉ đạo trực tiếp việc thực hiện
các nhiệm vụ được giao, bao gồm các loại Nghị quyết, Chỉ thị, Kế hoạch...

+ Tài liệu do các đơn vị thuộc UBND huyện ban hành.
+ Tài liệu của các cơ quan ngang cấp gửi đến, bao gồm các loại Nghị
quyết liên tịch, Kế hoạch phối hợp thực hiện, Thông báo, Công văn...
+ Tài liệu của các cơ quan cấp dưới gửi lên bao gồm Đề án, Tờ trình, Báo
cáo, Công văn, Thông báo...
- Thứ hai, tài liệu khoa học, kỹ thuật và công nghệ: loại tài liệu này chiếm
số lượng ít. Tài liệu khoa học kỹ thuật có trong kho như: các bản vẽ thiết kế kỹ
thuật, bản vẽ thiết kế thi công, hoàn công, bản vẽ chi tiết công trình, bản vẽ tổng
thể công trình, các loại bản đồ địa giới hành chính, trắc địa ....
Qua khảo sát thực tế cho thấy số lượng tài liệu đang bảo quản tại kho lưu
trữ UBND huyện Gia Lâm chưa đa dạng về loại hình tài liệu, chỉ có duy nhất tài
liệu giấy.
1.3.2.2. Nội dung tài liệu tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm
Qua nghiên cứu khối tài liệu trong kho lưu trữ cho thấy nội dung TLLT
của UBND huyện Gia Lâm bao gồm các nhóm sau:
a. Tài liệu của HĐND
Tài liệu của các HĐND phản ảnh quá trình hình thành HĐND; quá trình
HĐND đại diện cho nhân dân địa phương đề ra các chính sách, biện pháp phát
triển kinh tế trên địa bàn. Điều đó chủ yếu thể hiện ở những nội dung sau: Văn
13


bản chỉ đạo, hướng dẫn trực tiếp về tổ chức và hoạt động của HĐND; Hồ sơ về
việc tổ chức Hội nghị tổng kết, sơ kết của HĐND huyện;…
b. Tài liệu của UBND
Nội dung tài liệu chủ yếu phản ảnh quá trình hình thành UBND; quá trình
hoạt động tổ chức, điều hành các mặt của đời sống xã hội trên địa bàn huyện
như: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ương, của thành phố về các vấn đề kinh
tế - xã hội; hồ sơ về các hội nghị, kỳ họp của huyện; kỳ họp của UBND; Báo cáo
thống kê tổng hợp của UBND huyện về công tác văn thư, lưu trữ và TLLT…

c. Tài liệu phòng Nội vụ
Tài liệu của Phòng Nội vụ thể hiện nội dung sau: Tài liệu chỉ đạo, hướng
dẫn về công tác xây dựng, củng cố, bảo vệ chính quyền và bầu cử ở huyện; Hồ
sơ thành lập, sáp nhập, giải thể, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ
chức của các phòng, ban chuyên môn, các tổ chức trực thuộc UBND huyện quản
lý; Hồ sơ xây dựng chỉ tiêu biên chế của huyện…
d. Tài liệu phòng Tư pháp
Tài liệu của Phòng Tư pháp thể hiện nội dung sau: Tài liệu chỉ đạo, hướng
dẫn, kiểm tra về công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; hồ sơ xử lý các
vụ phạm pháp và xử phạt hành chính…
đ. Tài liệu của Phòng Tài nguyên và Môi trường
Tài liệu của Phòng Tài nguyên và Môi trường thể hiện nội dung sau: Tài
liệu chỉ đạo lĩnh vực tài nguyên, môi trường; tài liệu quản lý hồ sơ địa chính…
e. Tài liệu phòng Lao động – Thương binh và Xã hội
Tài liệu thể hiện nội dung sau: Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn về lĩnh vực lao
động, thương binh xã hội; Chương trình, kế hoạch, báo cáo về công tác lao động,
thương binh xã hội trên địa bàn huyện…
f. Tài liệu phòng Giáo dục và đào tạo
14


Tài liệu thể hiện nội dung sau: Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn về các hoạt
động giáo dục trên địa bàn huyện; Hồ sơ xây dựng phương hướng, nhiệm vụ
năm học các cấp học…
g. Tài liệu của Phòng Y tế
Tài liệu thể hiện nội dung sau: Tài liệu hướng dẫn về các hoạt động y tế
trên địa bàn huyện; Chương trình, báo cáo hoạt động y tế ở địa phương…
1.3.3. Giá trị của tài liệu đang bảo quản tại kho lưu trữ UBND huyện
Gia Lâm
TLLT đang bảo quản trong kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm có giá trị

hết sức thiết thực trên nhiều phương diện đối với các nhà quản lý, các nhà nghiên
cứu và người dân. Xét một cách khái quát TLLT UBND huyện Gia Lâm có hai
giá trị cơ bản: Giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử.
* Giá trị thực tiễn: Là giá trị thông tin chứa đựng trong tài liệu. Giá trị
thực tiễn của TLLT trong kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm được xét dưới các
khía cạnh sau:
- Đối với hoạt động quản lý điều hành của UBND huyện Gia Lâm: TLLT
đang bảo quản trong kho được hình thành trong hoạt động của UBND huyện Gia
Lâm, phản ánh chức năng, nhiệm vụ của HĐND-UBND, các đơn vị phòng ban
thuộc UBND huyện và quá trình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ. Đây là
nguồn thông tin không thể thiếu giúp cholãnh đạo, cán bộ quản lý sử dụng thông
tin trong TLLT để hoạch định các chính sách, chương trình, kế hoạch và ban
hành các quyết định quản lý cho phù hợp.
Ví dụ: Những tài liệu của Phòng Tài nguyên và Môi trường như: các văn
bản của UBND thành phố lãnh đạo, chỉ đạo về lĩnh vực tài nguyên và môi
trường; báo cáo thực hiện công tác tài nguyên và môi trường của UBND huyện
sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết vấn đề liên quan đất đai sau này.
15


Hồ sơ về nhà đất của UBND huyện Gia Lâm (xem phụ lục số 2).
- Đối với việc quản lý lãnh thổ: TLLT UBND huyện Gia Lâm là một kho
kinh nghiệm quản lý qúy giá để phục vụ cho hoạt động quản lý lănh thổ trong
từng giai đoạn lịch sử nhất định. Đồng thời, thông qua nguồn tài liệu này các nhà
quản lý và người nghiên cứu có thể hiểu rõ được chính sách của chính quyền
Trung ương đối với cấp huyện. Thông qua các hồ sơ như hồ sơ địa chính là căn
cứ để tiến hành các thủ tục cấp mới, chuyển quyền sử hữu giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất, thực hiện các thủ tục thừa kế đất đai, nhà ở, giải quyết các
tranh chấp liên quan đến đất đai, quy hoạch và quản lý việc sử dụng quỹ đất. Mặt
khác thông qua TLLT trong kho lưu trữ UBND Huyện Gia Lâm, các cơ quan nhà

nước có thẩm quyền có thể kiểm tra tình hình quản lý tại địa phương, giám sát,
thanh tra hoạt động và tuân thủ pháp luật của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trên
địa bàn huyện.
* Bên cạnh giá trị thực tiễn TLLT trong kho lưu trữ UBND huyện Gia
Lâm còn có giá trị lịch sử cụ thể:
Giá trị lịch sử của TLLT là giá trị của những thông tin chứa đựng trong tài
liệu để phục vụ cho nghiên cứu lịch sử. Những tài liệu có giá trị lịch sử hiện
đang bảo quản trong kho chiếm tỷ lệ thấp. TLLT trong kho lưu trữ huyện mang
dấu ấn của thời đại chúng được hình thành, là nguồn sử liệu quan trọng phục vụ
cho công tác nghiên cứu lịch sử cấp huyện. Nó phản ánh một cách sinh động,
chân thực tiến trình lịch sử của từng địa phương qua các thời kỳ lịch sử khác
nhau. Qua việc nghiên cứu tài liệu ở từng thời kỳ các nhà nghiên cứu, nhà sử học
có thể tái hiện đầy đủ, chính xác hoạt động các ngành như kinh tế, văn hóa, giáo
dục, y tế,... của UBND huyện Gia Lâm. TLLT hình thành tại huyện Gia Lâm liên
quan đến chính sách của Đảng và Nhà nước trên các lĩnh vực, vì nó chứa đựng

16


những thông tin có độ tin cậy cao và là nguồn sử liệu chân thực nhất phục vụ cho
công tác nghiên cứu lịch sử của huyện Gia Lâm.
Tiểu kết Chương 1:
Trong các cấp hành chính ở địa phương, cấp huyện có một vị trí vai trò rất
quan trọng trong việc quản lý, điều hành các hoạt động. Với sự đa dạng về thành
phần, nội dung thì TLLT ở UBND huyện Gia Lâm có giá trị về nhiều mặt dưới
các góc độ nghiên cứu khác nhau. Những giá trị quan trọng đó được thể hiện
trong nội dung tài liệu và tùy thuộc vào mục đích sử dụng của đối tương nghiên
cứu. Việc khai thác sử dụng TLLT không chỉ để phục vụ cho việc quản lý nhà
nước của lãnh đạo UBND,các cơ quan chuyên môn, các cán bộ chuyên môn mà
còn giúp ích cho các nhà nghiên cứu lịch sử, chính trị, kinh tế, văn hóa. Điều này

đã đặt ra một thách thức lớn đối với lưu trữ UBND huyện Gia Lâm trong việc
làm tròn sứ mệnh bảo vệ và phát huy giá trị của TLLT đối với xã hội. Để làm
được điều đó, lưu trữ UBND huyện Gia Lâm phải tăng cường trong việc quản lý
và tổ chức khoa học TLLT một cách hiệu quả.
Chương 2:
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU
TẠI KHO LƯU TRỮ UBND HUYỆN GIA LÂM
2.1. Quản lý công tác lưu trữ
2.1.1. Ban hành văn bản quản lý
Các văn bản quản lý là văn bản được hình thành và sử dụng trong hoạt
động quản lý, là phương tiện để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc
các thông tin cần thiết hình thành trong quản lý. Trong công tác lưu trữ, các văn
bản quản lý luôn giữ vai trò quan trọng, định hướng cho hoạt động lưu trữ. Muốn
công tác lưu trữ nói chung và tổ chức khoa học tài liệu tại UBND huyện Gia
Lâm nói riêng được thực hiện tốt thì ngoài thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng
17


dẫn chung của Nhà nước và cơ quan cấp trên thì cần phải có những văn bản
hướng dẫn trực tiếp của UBND huyện nhằm cụ thể hóa các văn bản chỉ đạo
hướng dẫn đối với công tác này.
Qua thực tế khảo sát, UBND huyện đã ban hànhmột số văn bản quản lý về
công tác lưu trữ:
- Quyết định số 1419/QĐ-UBND ban hành ngày 23 tháng 5 năm 2012 của
UBND huyện Gia Lâm về việc ban hành quy chế về công tác văn thư, lưu trữ cơ
quan.
- Quyết định số 2064/QĐ-UBND 24 tháng 7 năm 2014 về thành lập đoàn
kiểm tra đánh giá hoạt động công tác văn thư, lưu trữ.
- Công văn số 111/UBND-NV ngày 19 tháng 02 năm 2014 của UBND
huyện Gia Lâm về quy chế về văn thư lưu trữ.

- Công văn số 646/UBND-NV ngày 04 tháng 7 năm 2014 của UBND
huyện Gia Lâm về việc cử cán bộ tham gia đoàn kiểm tra chéo về công tác văn
thư, lưu trữ.
- Kế hoạch số17/KH-UBND ngày 27tháng 01năm 2014 của UBND huyện
Gia Lâm với nội dung triển khai về công tác văn thư, lưu trữ.
- Kế hoạch số 32/KH-UBND ngày 19 tháng 02 năm 2014 của UBND
huyện Gia Lâm về tổ chức kiểm tra công tác văn thư lưu trữ.
- Kế hoạch số 16/KH-UBND ngày 15 tháng 01 năm 2015 của UBND
huyện Gia Lâm về công tác văn thư, lưu trữ.
Nội dungcác văn bản UBND huyện Gia Lâm đã ban hànhngày càng hoàn
thiện theo hướng chỉ đạo của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Nhất là trong năm 2014UBND huyện đãban hành quy chế công tác văn thư, lưu
trữ để thực hiện thống nhất các nghiệp vụ. Việc ban hành danh mục hồ sơ, tài
liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữhuyện sẽ giúp
18


cho các cơ quan, tổ chức chủ động trong việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào kho lưu
trữ.
2.1.2. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm lưu trữ
Yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến công tác lưu trữ là tổ chức bộ máy quản
lý công tác lưu trữ và nhân sự làm lưu trữ vì đây là thành phần trực tiếp quản lý,
thực hiện các quy trình nghiệp vụ.
Trước 2008, Văn phòng HĐND-UBND huyện trực tiếp quản lý công tác
lưu trữ, tham mưu giúp UBND huyện quản lý, chỉ đạo các cơ quan, đơn vị thuộc
huyện và UBND các xã, phường, thị trấn thực hiện nhiệm vụ công tác lưu trữ.
Đến năm 2008, khi Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008
của Chính Phủ về việc quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh ban hành, UBND Thành phố Hà Nội đã
ban hành Quyết định số 1601/QĐ-UBND ngày 06 tháng 5 năm 2008 về kiện

toàn tổ chức bộ máy làm công tác văn thư, lưu trữ. Khi đó, kho lưu trữ UBND
huyện Gia Lâm vẫn thuộc sự quản lý của Văn phòng HĐND - UBND huyện.
Khi Luật Lưu trữ được ban hành, đã làm thay đổi về tổ chức và quản lý
lưu trữ cấp huyện. Theo quy định, không tổ chức lưu trữ lịch sử cấp huyện và tài
liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn trong kho lưu trữ huyệnđược giao nộp vào
Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội. Như vậy, kho lưu trữ UBND huyện
Gia Lâm trở thành kho lưu trữ cơ quan do Văn phòng HĐND - UBND quản lý
và chỉ quản lý khối tài liệu của HĐND và UBND huyện.
Văn phòng HĐND - UBND huyện Gia Lâm đã bố trí 01 cán bộ kiêm
nhiệm làm công tác văn thư và lưu trữ, có trình độ trung cấp văn thư - lưu trữ và
có 15 năm công tác. Cán bộ lưu trữ không chỉ thực hiệnnhiệm vụcông việc ở lưu
trữ cơ quan mà còn phải thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ đối với lưu trữ lịch sử

19


huyện (trước khi Luật Lưu trữ ban hành) từ tổ chức khoa học tài liệu đến bảo
quản và tổ chức khai thác, sử dụng TLLT.
2.1.3. Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản
UBND huyện Gia Lâm đã quan tâm và đầu tư cho kho cũng như các trang
thiết bị bảo quản tài liệu. Hiện nay UBND có 2 kho lưu trữ, được bố trí tại tầng 1
và trên tầng 3 của trụ sở UBND huyện. Kho lưu trữ bố trí cạnh các phòng làm
việc chuyên môn của UBND huyện, chưa bố trí tách biệt (trước đâylà phòng làm
việc), kho lưu trữcó một cửa ra vào và một cửa sổ 2 lớp (trong cửa kính, ngoài là
cửa gỗ), không có rèm che cửa sổ, hệ thống ánh sáng chủ yếu sử dụng ánh sáng
đèn neon, trong kho có 15 giá tương đương 116,6 mét lưu trữ. UBND huyện đã
đầu tư kinh phí để mua sắm các trang thiết bị như giá, tủ, cặp, hộp hồ sơ và trang
bị các hệ thống phòng cháy, chữa cháy để đảm bảo an toàn cho tài liệu trong kho.
Hiện nay kho có 01 máy hút bụi, 05 bình chữa cháy, 01 máy hút ẩm, 01 máy vi
tính.

Trang thiết bị bảo quản tài liệu trong Kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm
(xem phụ lục số 3).
Tổ chức khoa học tài liệu tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm sẽ giúp
tối ưu hóa tài liệu các phông lưu trữcũng như các trang thiết bị bảo quảnvà diện
tích kho. Ngược lại, đây cũng là tiền đề trong việc tổ chức khoa học tài liệu, nếu
tài liệu được tổ chức một cách khoa học nhưng không có giá hộp, không có
phương tiện bảo quản thì việc giữ gìn an toàn tài liệu và phát huy giá trị của
TLLT không thể thực hiện tốt.
2.2. Vấn đề phân phông
Trong công tác lưu trữ, phân loại tài liệu là một mặt công tác rất quan
trọng để đáp ứng được tốt nhất các yêu cầu khai thác sử dụng TLLT ngày càng
nhiều. Hiện nay tại Việt Nam, đã sử dụng phân loại tài liệu theo nguồn gốc hình
thành đối với tất cả các lưu trữ như một phương pháp tất yếu để quản lý khối tài
20


liệu hình thành của các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, việc phân loại tại các kho
lưu trữ cũng có sự khác nhau dẫn đến công tác quản lý còn gặp nhiều khó khăn.
Cụ thể, tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm hiện đang bảo quản tài liệu
củaUBND, HĐND huyện và một số cơ quan chuyên môn thuộc UBND. Do chưa
xác định và phân chia tài liệu theo phông nên toàn bộ tài liệu từ khi thành lập
UBND từ năm 1959 đến nay đều được đánh chung một hệ thống số, không tách
riêng tài liệu của từng phông (phông lưu trữ UBND huyện Gia Lâm, phông lưu
trữ HĐND huyện Gia Lâm và phông lưu trữ của các cơ quan, đơn vị thuộc
UBND), điều đó vi phạm nguyên tắc thu thập tài liệu theo phông lưu trữ.Tài liệu
của từng đơn vịhình thành phông phải được sắp xếp riêng biệt, tài liệu của phông
nào thì phải để vào đúng phông đó. Điều đó làm cho cán bộ và độc giả khó khăn
trong việc tìm kiếm và khai thác tài liệuvì muốn tìm một tài liệu về một vấn đề
cần phải tra cứu mục lục từ đầu. Yêu cầu đặt ra là phải phân chia phông cho hợp
lý để đảm bảo nguyên tắc phân loại theo nguồn gốc hình thành tài liệu và đảm

bảo tính toàn vẹn của Phông lưu trữ, không xé lẻ tài liệu, hạn chế tài liệu trùng
trong các phông.
2.3. Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại kho lưu
trữ UBND huyện Gia Lâm
2.3.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
2.3.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ được coi là tiền đề quan trọng cho tổ
chức khoa học. Tài liệu được thu thập, bổ sung đầy đủ, chính xác có giá trị, thì
mới có thể tổ chức tốt các nghiệp vụ còn lại của tổ chức khoa học tài liệu như
chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học và
thống kê trong công tác lưu trữ. Qua khảo sát, thu thập, bổ sung tài liệu tại
UBND huyện Gia Lâm từ khi thành lập đến nay được thực hiện như sau:
21


Trước khi Luật lưu trữ được ban hành, công tác thu thập, bổ sung tài liệu
của UBND huyện Gia Lâm được thực hiện theo Pháp Lệnh Lưu trữ Quốc gia
năm 2001 và Công văn số 26/LTNN-NVĐP của Cục Lưu trữ nhà nước ngày 22
tháng 1 năm 2003 hướng dẫn xây dựng và ban hành Danh mục số 1 các cơ quan,
tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện
quy định. Theo quy định này Văn phòng HĐND-UBND huyện, Phòng Nội vụ đã
tham mưu cho UBND huyện xây dựng, ban hành Quyết định số 1023/QĐUBND ngày 30 tháng 8 năm 2006 ban hành Danh mục các cơ quan thuộc nguồn
nộp lưu tài liệu và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào lưu trữ cơ quan, có
trách nhiệm nộp toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong vào kho lưu trữ UBND
huyện. Tuy nhiên trong quá trình thu thập tài liệu vào kho lưu trữ cán bộ lưu trữ
mới chỉ thu thập được những tài liệu của HĐND,UBND vàcác cơ quan chuyên
môn thuộc UBND huyện Gia Lâm. Hồ sơ, tài liệu được thu về đều được để thành
các khối chứ không theo từng phông, do nhận thức cả cán bộ lưu trữ nên đãsắp
xếp vào một phông là “Phông tài liệu lưu trữ UBND huyện Gia Lâm” và đánh
chung một hệ thống số lưu trữ. Việc để hồ sơ, tài liệu như vậy đã vi phạm

nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ. Do các cơ quan chuyên
môn thuộc UBND huyện đều đủ điều kiện thành lập một phông riêng: được
thành lập bằng văn bản pháp quy của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, cơ quan
có tổ chức và biên chế riêng, có tài khoản, có văn thư và con dấu riêng. Việc để
tài liệu chung như vậydẫn đến tài liệu bị phân tán, xé lẻ ở nhiều nơi, tài liệu của
phông này lại để vào phông khác sẽ gây khó khăn cho việc phân loại,thống kê,
xác định giá trị tài liệu,…phá vỡ mối liên hệ mật thiết của các sự kiện, các vấn
đề được phản ánh trong tài liệu của phông.
Cơ quan chuyên môn không nộp tài liệu vào kho lưu trữUBND huyện Gia
Lâm là phòng Kinh tế,phòng Quản lý đô thịvà phòng Kế hoạch - Tài chính.
22


Những cơ quan này đã tự quản lý, hồ sơ tài liệu của mìnhphục vụ trực tiếp công
việc của cán bộ chuyên môn.Các cơ quan đơn vị trực thuộc như Viện Kiểm sát,
Tòa án nhân dân, Bưu điện huyện, Kho bạc Nhà nước huyện, Ngân hàng Nhà
nước huyện,Chi cụ thuế.... thuộc nguồn nộp lưu nhưng không thu về được, do
các cơ quan này hồ sơ tài liệu sẽ được quản lý theo ngành dọc.
Tài liệu của HĐND huyện, UBND huyện, các cơ quan chuyên môn nộp
vào kho lưu trữphản ánh các vấn đề liên quan đến việc thực hiện các công việc
theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
Mặc dù quy trình thu thập tài liệu vào lưu trữ rất chặt chẽ, xong vẫn còn
tình trạng tài liệu của năm trước đến những năm tiếp theo mới được giao nộp,
dẫn tới khó khăn trong công tác tổ chức khoa học tài liệu, đặc biệt là công tác
chỉnh lý. Tồn tại này là doUBND huyện chưa lập được danh mục hồ sơ, các đơn
vị chưa quản lý được hồ sơ ngay từ giai đoạn hình thành ở các bộ phận chuyên
môn nên khi giao nộp tài liệu vào lưu trữ, bộ phận lưu trữ cũng như các đơn vị
chưa chủ động được số lượng hồ sơ cần thu thập. Một số cán bộ, nhân viên chưa
nhận thức được tầm quan trọng của công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ đã tự ý
giữ lại tài liệu sau khi đã hoàn thành công việc và đến hạn nộp lưu nhằm sử dụng

khi cần thiết.
Luật Lưu trữ 2011 quy định:“trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc
kết thúc đơn vị, cá nhân phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; trong
thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh
mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài
liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử”[27;5].Theo quy định này
công tác thu thập, bổ sung tài liệu ở UBND huyện Gia Lâm cũng chưa có những
biến chuyển tích cực hơn so với trước đây, vì vậy còn nhiều vấn đề phải giải
quyết tồn đọng trong những năm qua.
23


Đặc biệt, theo quy định của Nhà nước cụ thể trong Thông tư 16/2014/TTBNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận TLLT
vào lưu trữ lịch sử các cấp, UBND thành phố Hà Nội đãthành lập Trung tâm Lưu
trữ lịch sử Thành phố Hà Nội trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ
thành phố Hà Nội. Theo đó, khối tài liệu đang bảo quản trong kho lưu trữ UBND
huyện Gia Lâm sẽ được lựa chọn và giao nộp những tài liệu có giá trị bảo quản
vĩnh viễn vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội.Kho lưu trữ UBND
huyện Gia Lâm sẽ không còn là kho lưu trữ lịch sử mà trở thành lưu trữ cơ quan
do Văn phòng HĐND-UBND quản lý và bảo quản tài liệu 2 phông lưu trữ là
phông lưu trữ HĐND, UBND huyện Gia Lâm. Bên cạnh đó, những cơ quan
trước đây thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữsẽ tự quản lý tài liệu của
mình và giao nộp TLLT có giá trị bảo quản vĩnh viễn lên Trung tâm lưu trữ lịch
sử Thành phố Hà Nội, tuy nhiên hiệnnay công việc đó vẫn chưa được thực hiện.
Đối vớikhốiTLLT không được nộp lên trên, mà lưu trữ trong kho lưu trữ UBND
huyện Gia Lâm trước đây sẽ được bảo quản tiếp cho đến khi hết thời hạn bảo
quản. Tuy nhiên tài liệu dù đang bảo quản trong kho lưu trữ hay được bảo quản
tại các cơ quan chuyên môn thì vấn đề tổ chức khoa học tài liệu vẫn được đặt ra
để lựa chọn được các tài liệu có giá trị vĩnh viễn đưa vào Trung tâm lưu trữ lịch
sử Thành phố Hà Nội.

Qua nội dung trên cho thấy, công tác thu thập, bổ sung tài liệu của UBND
huyện Gia Lâm chưa thực hiện đầy đủ theo quy định của pháp luật. Mặc dù đã
có những quy định về trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ nhưng chủ yếu các tài liệu này do mỗi phòng ban chuyên môn quản lý, bảo
quản riêng. Về khối lượng, thành phần tài liệu được nộp vào các lưu trữ còn quá
ít so với thực tế tài liệu hình thành, đặc biệt những tài liệu quan trọng phản ánh

24


tình hình hoạt động của chính quyền địa phương liên quan đến chính sách về tài
chính, chính sách thuế, quản lý đất đai...đều rất ít xuất hiện trong kho lưu trữ.
2.3.2. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là công việc phức tạp có liên quan trực tiếp đến số
phận tài liệu. Thời gian lưu giữ tài liệu dài hay ngắn là phụ thuộc vào ý nghĩa
chính trị, kinh tế, văn hóa... của chúng. Điều đó đã làm cho việc xác định giá trị
tài liệu là nhiệm vụ tất yếu khách quan của công tác lưu trữ nói chung cũng như
tổ chức khoa học tài liệu nói riêng.
Trước khi ban hành Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm
2011của Bộ Nội Vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ
biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là Thông tư 09),
thì tại các phòng ban chuyên môn, những tài liệu mới chỉ lập hồ sơ sơ bộ và chưa
được xác định giá trị tài liệu. Sau khi nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ,cán bộ lưu
trữ sẽ tiến hành xác định thời hạn bảo quản một cách tương đối, chủ yếu đánh
giá mang tính chủ quan, kinh nghiệm của cán bộ lưu trữ theo các mức thời hạn
bảo quản vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời. Do bản thân cán bộ thực hiện không đủ
kiến thức, kỹ năng để tiến hành công tác xác định giá trị tài liệu cho nên giải
pháp an toàn được cán bộ lưu trữ lựa chọn là chủ yếu đánh giá tài liệu ở các mức
thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời.
Thông tư 09 ban hành, phòng Nội vụ đã yêu cầu các phòng ban chuyên

môn trong khi lập hồ sơ sẽ tiến hành xác định giá trị tài liệu ở các mức bảo quản
vĩnh viễn và có thời hạn. Vì vậy, khi giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ, việc xác
định giá trị tài liệu chỉ được thực hiện trong quá trình chỉnh lý tài liệu. Ở giai
đoạn này thông qua Hội đồng xác định giá trị tài liệu để đánh giá lại những hồ sơ
tài liệu hết thời hạn bảo quản và loại ra những tài liệu không có giá trị để tối ưu
hóa kho lưu trữ.
25