TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ THU HÀ

BÁO CÁO THỰC TẬP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỚP ĐẠI HỌC LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 14
KHÓA HỌC (2014 - 2016)

Tên cơ quan: Văn phòng UBND huyện Mộc Châu
Địa chỉ: Tiểu khu 14, thị trấn Mộc Châu, huyện Mộc Châu, tỉnh Sơn La
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Xuân Trường
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Mạnh Cường

HÀ NỘI - 2016


MỤC LỤC


A. LỜI NÓI ĐẦU
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thế giới trong xu thế toàn cầu hóa,
đất nước ta đang từng ngày trưởng thành và chuyển mình, xuất phát từ nền kinh
tế nông nghiệp lạc hậu đã trở thành một nước đang phát triển ổn định. Song
song với sự phát triển của kinh tế, nến giáo dục ngày càng được chú trọng, đất
nước đã và đang triển khai nhiệm vụ xã hội hóa giáo dục một cách có hiệu quả.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được thành lập và quản lý dưới sự chỉ đạo
của Bộ Nội vụ, với hơn 40 năm phát triển trường đã đào tạo và cung cấp hàng
ngàn cán bộ có trình độ chuyên môn vững vàng về cả lý luận và thực tiễn nhằm
đáp ứng kịp thời những nhu cầu của xã hội trong thời kỳ Công nghiệp hóa Hiện đại hóa phát triển đất nước.

Thực tập tốt nghiệp là giai đoạn quan trọng trong quá trình đào tạo cán bộ
thực hành có lý luận, rút ngắn được khoảng cách giữa lý luận và thực tiễn. Quá
trình thực tập là thời gian để làm quen và đi vào thực tế giúp sinh viên đi sâu, đi
sát hơn vào việc tiếp cận với công việc cụ thể. Bên cạnh đó việc thực tập còn là
khâu để đánh giá chất lương học tập của sinh viên và hoàn thiện kiến thức cho
sinh viên trước khi ra trường. Thực hiện phương châm “ Học đi đôi với hành”
giúp sinh viên có dịp áp dụng những lý thuyết vào công việc, từ đó hoàn thiện kỹ
năng làm việc của bản thân. Chính vì vậy chương trình đào tạo của nhà trường đã
dành 2 tháng để tạo điều kiện cho sinh viên va chạm với thực tế ngoài sách vở,
trong đó thực tập 2 tuần tại trường và gần 2 tháng tại cơ quan ngoài trường.
Được sự giúp đỡ của Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội và sự đồng ý tiếp nhận của Ban lãnh đạo văn phòng UBND huyện Mộc
Châu, tỉnh Sơn La, tôi đã được thực tập tại tại cơ quan từ ngày 4/7/2016 đến
ngày 26/8/2016. Trong thời gian thực tập tôi đã được các cô, chú, anh, chị trong
Văn phòng UBND huyện tận tình hướng dẫn, chỉ dạy. Thời gian này tôi có điều
kiện thâm nhập vào thực tế, hiểu biết thêm về công tác Văn thư – Lưu trữ và
Quản trị văn phòng của cơ quan. Qua đó còn giúp tôi rèn luyện kỹ năng chuyên
môn nghiệp vụ cũng như những kinh nghiệm quý báu về cách giao tiếp, ứng xử
nơi công sở, phong cách làm việc của một cán bộ văn phòng.
3


Dưới đây là bài báo cáo thực tập tốt nghiệp cũng chính là công trình đánh
dấu sự trưởng thành của tôi sau gần 2 năm học tập và rèn luyện tại trường. Qua
bài báo cáo này tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy, cô khoa
Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các cán bộ tại Văn
phòng UBND huyện Mộc Châu, đặc biệt là anh Nguyễn Xuân Trường – Chánh
văn phòng UBND huyện đã giúp tôi hoàn thành tốt đợt thực tập và viết bài báo
cáo tốt nghiệp này.
Với những kiến thức được các thầy cô giáo truyền đạt tại trường cũng như

với khả năng áp dụng, nắm bắt của bản thân trong thực tế thì cách nhìn nhận và
đánh giá vấn đề chưa thể bao quát, sâu sắc. Hơn nữa do thời gian có hạn và kinh
nghiệm thực tế còn ít, tuy bản thân đã cố gắng song bên cạnh đó không thể tránh
khỏi những thiếu sót. Vì thế tôi rất mong nhận được sự góp ý của cán bộ cơ
quan, các thấy, cô giáo và các bạn để bài báo cáo được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội, ngày 1 tháng 9 năm 2016
SINH VIÊN

Nguyễn Thị Thu Hà

4


B. NỘI DUNG
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CỦA UBND HUYỆN MỘC CHÂU
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của huyện Mộc
Châu, tỉnh Sơn La
1.1. Giới thiệu về huyện Mộc Châu
a. Vị trí địa lý, ranh giới và đơn vị hành chính
Mộc Châu là huyện miền núi, cao nguyên và biên giới, nằm ở hướng
Đông Nam của tỉnh Sơn La, cách Hà Nội 180 km về hướng Tây Bắc, diện tích
tự nhiên là 1.081,66 km2, chiếm 7,49% diện tích của tỉnh Sơn La, đứng thứ 8
trong số 12 huyện, thành phố của tỉnh Sơn La. Huyện Mộc Châu có Quốc lộ 6,
43 đi qua, có chung đường biên giới với Việt Nam - Lào dài 40,6 km.

Toàn huyện có 15 xã, thị trấn gồm 2 thị trấn (thị trấn Mộc Châu và thị
trấn Nông Trường Mộc Châu) và 13 xã.

b. Đặc điểm địa hình, phân vùng
Mộc Châu có đặc điểm đặc trưng địa hình vùng miền núi Tây Bắc, chia
cắt phức tạp, nằm trên hệ thống núi đá vôi, có cao nguyên Mộc Châu với địa
hình tương đối bằng phẳng, đất đai màu mỡ, khí hậu mát mẻ, độ cao trung bình
khoảng 1.050 m so với mặt nước biển.
5


c. Khí hậu, thuỷ văn
Mộc Châu có cả bốn mùa rõ rệt, với đặc điểm nổi bật là vùng khí hậu cao
nguyên ôn hòa, mát mẻ quanh năm. Nhiệt độ trung bình/năm khoảng 18-20 0C,
lượng mưa trung bình/năm khoảng 1.500 - 1.600 mm và độ ẩm không khí trung
bình 85%.
d. Tài nguyên du lịch
Cao nguyên Mộc Châu diện tích rộng lớn với điều kiện khí hậu mát mẻ,
có vị trí thuận lợi cách Hà Nội 180 km, cách Sơn La 120 km, đủ gần để khách
đến, đủ xa để khách ở lại; Hệ sinh thái đa dạng, trong đó đặt biệt là vùng thảo
nguyên cảnh quan đẹp (đồng cỏ, vườn hoa), khí hậu ôn hòa, với các điểm danh
thắng Ngũ Động bản Ôn, thác Dải Yếm, đỉnh Pha Luông, khu hồ sinh thái rừng
thông bản Áng, đồi chè, vườn đào, vườn mận, trang trại chăn nuôi bò sữa...

Phong tục tập quán với lễ hội của người Mông, nét văn hóa người Mường
và nếp sống của đồng bào Thái rất hấp dẫn du khách, nhất là ngày Hội văn hóa
các dân tộc được tổ chức từ ngày 30/8 đến ngày 02/9 hàng năm, lễ hội Hết Chá,
Cầu Mưa được tổ chức vào tháng 3 hàng năm; Ngày hội hái quả tổ chức vào
tháng 5 hàng năm...

6



Có các di tích lịch sử văn hoá: Chùa Vặt Hồng; Văn bia trung đoàn Tây
Tiến; Di tích lịch sử Bác Hồ nói chuyện với nhân dân Mộc Châu; di tích lịch sử
văn hóa nơi Bác Hồ nói chuyện với cán UBND, chiến sĩ công nhân Nông
Trường Mộc Châu; di tích lịch sử Văn bia Trung đoàn 83 quân tình nguyện Việt
Nam - Lào; Di tích lịch sử bia căm thù Khu 64; Di tích lịch sử bia căm thù Km
70; Di tích lịch sử đồn Mộc Lỵ...

1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Mộc Châu
UBND huyện là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm, tổ chức và chỉ đạo việc thi hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ
quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND huyện, đồng thời chỉ đạo
họat động của các cơ quan thuộc UBND huyện và UBND các xã.
Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện được qui định tại điều 97, 98, 99,
100, 101, 102, 103, 104, 105, 106, 107 và 110 Luật tổ chức HĐND và UBND
ngày 26/11/2003; Nghị định 107/2004/NĐ- CP ngày 01/4/2004 của Chính phủ
về việc quy định các Phó Chủ tịch và cơ cấu thành viên ủy ban nhân dân các
cấp; Quyết định số 129/2001/QĐ-UBND ngày 04/12/2001 của UBND tỉnh Sơn
La về việc tổ chức lại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Mộc Châu
và Quyết định số 255/2004/QĐ- UB ngày 06/9/2004 của UBND huyện Mộc
Châu về ban hành quy chế làm việc và mối quan hệ công tác của UBND huyện
Mộc Châu.
1.2.1. Chức năng:
7


Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản

của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong Bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:
A.Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
2. Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
3. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết
của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy
định của pháp luật;
4. Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
B. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất
đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương
trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương
8


và tổ chức thực hiện các chương trình đó;

2. Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển
dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
3. Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
4. Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân
xã, thị trấn;
5. Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
C. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
2. Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,
dịch vụ ở các xã, thị trấn;
3. Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,
sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến
nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban
nhân dân tỉnh.
D. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
2. Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ
tầng cơ sở theo sự phân cấp;
3. Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
9



hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý
đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
4. Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo
phân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
E. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm
tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và
du lịch trên địa bàn huyện;
2. Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
3. Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
E. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
2. Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa
bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,
quy chế thi cử;
3. Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý;
4. Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y

tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống
dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi
10


nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế
hoạch hoá gia đình;
5. Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
6. Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao
động; tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động
từ thiện, nhân đạo.
H. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
2. Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu
quả thiên tai, bão lụt;
3. Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường
và chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.
K. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
2. Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường

hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
3. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
11


4. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản
lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
5. Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
L. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban
nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và
tôn giáo;
2. Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
3. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân ở địa phương;
4. Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
M. Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra
việc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan
nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;

2. Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
3. Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
4. Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
5. Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước;
12


tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
N. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ
ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật;
2. Quy định tổ chức Bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
3. Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
4. Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
5. Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp
trên xem xét, quyết định.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy
( Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Mộc Châu – Phụ lục I)
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của cơ quan

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng:
2.1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn
phòng UBND huyện Mộc Châu:
* Vị trí, chức năng:
1. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là UBND cấp huyện), có chức năng
tham mưu, tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND cấp huyện; tham mưu
giúp UBND cấp huyện quản lý nhà nước đối với lĩnh vực ngoại vụ và công tác
tiếp công dân; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ
tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng
13


nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ
sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.
2. Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện có tư cách pháp nhân, có con
dấu và tài khoản riêng, chịu sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt
động của UBND cấp huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về
chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng Đoàn Đại biểu
Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh.
* Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng UBND huyện Mộc Châu:
1. Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các Ban
của HĐND, các đại biểu HĐND cấp huyện và tham mưu cho Thường trực Hội
đồng nhân dân cấp huyện thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn theo luật định.
2. Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND trong chỉ đạo,
điều hành các hoạt động chung của Bộ máy hành chính nhà nước; giúp Chủ
tịch UBND cấp huyện tổ chức việc điều hòa, phối hợp hoạt động của các cơ
quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, HĐND và UBND xã, phường, thị
trấn, để thực hiện nhiệm vụ, chương trình công tác của UBND cấp huyện; tham
mưu giúp UBND cấp huyện về công tác ngoại vụ và dân tộc ( trừ các địa

phương đã thành lập Phòng Dân tộc) và công tác tiếp công dân; đồng thời phối
hợp với các cơ quan chuyên môn tham mưu giúp UBND cấp huyện thực hiện
việc tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông”, “một
cửa liên thông hiện đại”.
3. Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng,
quý, năm của Thường trực HĐND, UBND cấp huyện. Theo dõi đôn đốc, kiểm tra
thực hiện chương trình, kế hoạch và công tác phối hợp giữa các cơ quan chuyên
môn thuộc UBND cấp huyện và HĐND, UBND các xã, phường, thị trấn.
4. Quản lý thống nhất các văn bản của Thường trực HĐND và UBND cấp
huyện theo đúng quy định của pháp luật.
14


5. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung,
phục vụ tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND cấp huyện; đôn đốc, kiểm tra việc thực
hiện văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND cấp huyện và của cấp trên;
giữ mối quan hệ phối hợp giữa Thường trực HĐND, UBND huyện với Thường
trực Huyện ủy, UBMTTQ Việt Nam và các tổ chức đoàn thể cấp huyện.
6. Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo điều hành của HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UBND cấp
huyện theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác báo cáo định kỳ, đột xuất
về tình hình hoạt động của HĐND và UBND cấp huyện.
7. Trình UBND cấp huyện các chương trình, kế hoạch, biện pháp tổ chức
thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng
HĐND và UBND cấp huyện.
8. Tiếp nhận, tham mưu giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm
quyền; thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống
lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện.
9. Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và

UBND cấp huyện.
10. Quản lý tài chính, tài sản của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện
theo quy định của pháp luật và phân cấp của UBND cấp huyện.
11. Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi
ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối
với cán UBND, công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản
lý của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện theo quy định của pháp luật và
phân công của UBND cấp huyện.
12. Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập
15


đối với các văn bản của các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan trình Ủy
ban nhân dân cấp huyện hoặc Chủ tịch UBND cấp huyện; phối hợp với các cơ
quan, đơn vị, địa phương có liên quan hoàn chỉnh hồ sơ, văn bản dự thảo trước
khi trình lãnh đạo UBND cấp huyện xem xét, quyết định.
13. Đôn đốc các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện những công việc
được UBND cấp huyện giao.
14. Thực hiện một số nhiệm vụ khác do HĐND và UBND cấp huyện giao
hoặc theo quy định của pháp luật.
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng (phụ lục II).
2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí
trong văn phòng
(Phụ lục III)
2. 2. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức:
2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn
thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức
(Phụ lục IV)
2.2.2. Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác
* Xây dựng chương trình công tác thường kỳ là việc làm thường xuyên

của văn phòng. Hàng tuần, hàng tháng, quý, năm văn phòng có nhiệm vụ lập
lịch công tác cho lãnh đạo UBND và cơ quan. Việc xây dựng phải đảm bảo tính
thực tiễn và các nguyên tắc ưu tiên, không trùng lặp, dự phòng, điều chỉnh lịch.
Việc xây dựng chương trình công tác rất quan trọng vì sẽ xác định được các
công việc cần phải làm và là tiêu chuẩn để đánh giá việc thực hiện công việc. Từ
đó có hướng giải quyết các vấn đề còn tồn đọng, những kiến nghị và bổ sung
cho chương trình công tác tiếp theo.
* Sơ đồ hóa Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của Văn phòng UBND huyện Mộc Châu (Phụ lục V)
16


* Giải thích các bước trong sơ đồ:
- Bước 1: Văn phòng yêu cầu các đơn vị đăng ký chương trình công tác
của đơn vị mình
Văn phòng cuối mỗi năm, quý, tháng, tuần sẽ gửi công văn đến các đơn vị
trong cơ quan yêu cầu các đơn vị lập chương trình công tác của tuần, tháng, quý,
năm tiếp theo.
- Bước 2: Các đơn vị lập chương trình công tác của đơn vị mình
Các đơn vị sau khi nhận được công văn của văn phòng sẽ lập danh mục
chương trình công tác theo yêu cầu. mỗi nhân viên sẽ tự xác định công việc của
mình sau đó tổng hợp thành công việc chung của cả đơn vị. Sau đó gửi lại lịch
cho văn phòng
- Bước 3: Văn phòng tiếp nhận và tổng hợp chương trình công việc
Văn phòng sau khi nhận được lịch công tác của các đơn vị gửi về sẽ tổng
hợp lại và xây dựng chương trình làm việc cho cả cơ quan
- Bước 4: Lãnh đạo văn phòng duyệt
Sau khi văn phòng xây dựng chương trình công tác cho cơ quan sẽ trình
lên lãnh đạo văn phòng xem xét. Lãnh đạo văn phòng sau khi xem xét về nội
dung và thể thức nếu thấy đúng thì sẽ ký duyệt và ngược lại nều chưa được sẽ

gửi lại văn phòng để chỉnh sửa lại
- Bước 5: Văn phòng trình lên lãnh đạo UBND
Sau khi lãnh đạo văn phòng ký duyệt thì văn phòng có nhiệm vụ trình
chương trình làm việc lên lãnh đạo UBND
- Bước 6: Lãnh đạo UBND xem xét ký duyệt

17


Lãnh đạo UBND sau khi nhận được chương trình sẽ xem xét lần cuối
và ký ban hành. (hoặc lãnh đạo UBND sẽ thừa lệnh cho chánh văn phòng ký
ban hành)
2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
2.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản
Đa phần văn bản đều được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và
UBND ban hành về cả thẩm quyền cũng như hình thức, thể thức, kỹ thuật văn
bản. Tuy nhiên,chất lượng văn bản soạn thảo chưa cao, còn sai về thể thức, nội
dung thẩm quyền ban hành (phụ lục VI). Mặc dù văn phòng UBND đã thành lập
tổ rà soát văn bản nhưng vẫn không tránh khỏi những thiếu sót
2.3.2. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ
quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.
a. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản
Văn phòng UBND huyện Mộc Châu chủ yếu ban hành các loại văn bản
hành chính thông thường trong giải quyết các công việc hàng ngày được giao.
Chình vì vậy các chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình
tự, thủ tục quy trình soạn thảo.Vì điều đó rất cần thiết, quan trọng để một mặt
đảm bảo tính hợp pháp, hợp lí của văn bản và đây là điều kiện quan trọng quyết
định đến chất lượng của văn bản.
Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản được xây dựng dựa trên

yêu cầu thực tế đặt ra với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái quát quy trình soạn
thảo gồm các bước cơ bản sau:
- Bước 1. Phân công soạn thảo: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản
cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị, cá nhân soạn
thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
- Bước 2. Các đơn vị, cá nhân soạn thảo xác định mục đích, nội dung, tính
chất của vấn đề cần ra văn bản. Xác định tên loại và đối tượng của văn bản.
- Bước 3. Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết

18


có liên quan tới nội dung của vấn đề cần soạn thảo. Từ đó xây dựng đề cương
(đề cương sơ lược hoặc đề cương chi tiết, tùy vào mức độ phức tạp).
- Bước 4. Trên cơ sở đề cường, soạn thảo văn bản phù hợp với nội dung,
hình thức, thể thức đã xác định. Xin ý kiến góp ý (văn bản có tính chất quan
trọng), tổng hợp ý kiến và hoàn chỉnh bản thảo.
- Bước 5. Duyệt văn bản: Lãnh đạo phụ trách duyệt nội dung; Chánh văn
phòng duyệt thể thức; Lãnh đạo cơ quan duyệt và ký ban hành.
- Bước 6. Hoàn thiện thể thức và làm thủ tục ban hành: Ghi số ngày,
tháng, năm ban hành văn bản; nhân bản; đóng dấu; ban hành; lưu văn bản theo
quy định.
b, So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá
Các bước trong quy trình soạn thảo của UBND huyện Mộc Châu đều rất
phù hợp và tương ứng với các Quy định hiện hành. Từng khâu trong quy trình
đều rõ rang, dễ hiểu, phân công công việc, trách nhiệm rõ rang, điều này đã góp
phần rất lớn cho việc soạn thảo văn vản đúng và hiệu quả
2.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản
2.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản
đến; lập hồ sơ hiện hành của cơ quan

* Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản đến
(Phụ lục VII)
* Một số mẫu sử dụng trong việc quản lí văn bản đến, văn bản đi
(Phụ lục VIII)
2.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị
Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ là khâu cuối cùng của công tác
văn thư, là mắt xích gắn công tác văn thư với công tác lưu trữ.
Lãnh đạo UBND đã ban hành Công văn số 141/CV-UBND-VP ngày
19/5/2004 của Văn phòng UBND huyện Mộc Châu về việc sắp xếp, chỉnh lý và
nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

19


Văn phòng đã tổ chức các đợt hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành cho các đơn vị
Văn phòng đã đầu tư cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công tác
lập hồ sơ và lưu trữ.
Nhưng với khối lượng tài liệu văn bản lớn nên nhiều khi việc phân loại,
sắp xếp tài liệu còn lộn xộn, thiếu chính xác. Tiêu đề hồ sơ với tài liệu bên trong
đôi khi còn chưa thống nhất. Điều đó gây khó khăn cho phòng lưu trữ , gây ảnh
hưởng đến việc tra cứu, tra tìm tài liệu phục vụ công việc.
2.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức
Công tác lưu trữ được thực hiện theo quy định của nhà nước và quy định
của UBND ban hành (Quy chế công tác lưu trữ). Tổ chức công tác lưu trữ là một
trong những khâu quan trọng của văn phòng , để đảm bảo cho việc khai thác sử
dụng tài liệu một cách hiệu quả thì phòng lưu trữ đã triển khai theo quy trình đã
đề ra (thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; Chỉnh lý tài liệu lưu trữ; bảo quản tài
liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ).
Hàng năm phòng lưu trữ phối hợp với các phòng ban hướng dẫn các đơn
vị cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “ Mục lục hồ sơ,

tài liệu nộp lưu”. Nhưng đôi khi việc bổ sung tài liệu còn gặp khó khăn do các
phòng nộp nhỏ lẻ, chưa biên mục rõ ràng.
Công tác chỉnh lý tài liệu là khâu quan trọng nhất, đây là việc tổ chức lại
tài liệu cơ quan, phân loại một cách khoa học, sửa chữa, phục hồi và làm mới hồ
sơ. Các cán bộcủa phòng lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, được
đào tạo đúng chuyên ngành và có kinh nghiệm lâu năm về việc thực hiện tương
đối hiệu quả. Song do có nhiều hồ sơ cũ đã bị ẩm mốc, thiếu sót, rách nên gây
khó khăn cho việc chỉnh lý.
Văn phòng UBND quan tâm chú trọng đến việc trang bị cơ sở vật chất,
trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ, đặc biệt là cho việc bảo quản tài liệu.
20


phòng lưu trữ đã thực hiện công tác bảo quản tài liệu theo một hệ thống từ việc
tổ chức, sắp xếp các loại giá trong kho. Hồ sơ tài liệu được bảo quản trong hộp
có cặp nhãn, ký hiệu, mã số theo mục lục hồ sơ và sắp xếp gọn gàng trên giá,
thuận tiện cho việc khai thác và di chuyển khi cần thiết. Hiện nay lưu trữ UBND
có 2 kho, mỗi kho gồm khoảng 15 giá và đều có các hệ thống quạt thông gió, hút
ẩm, hút bụi, bình chữa cháy. Nhưng do chưa được sắp xếp hơp lý nên kho tài
liệu được đặt ở tầng 1 dẫn đến tài liệu dễ ẩm mốc. Hệ thống giá tủ vẫn còn chưa
đáp ứng đủ nhu cầu tiêu chuẩn nên việc sắp xếp còn khó khăn. Hơn nữa lại có
nhiều tài liệu hình thành từ rất lâu nên chất lượng giấy kém, bị mục nát, mối
mọt, số liệu mờ, khó đọc gây khó khăn cho việc bảo quản, song hiện nay chất
lượng giấy đã tốt hơn và có nhiều trang thiết bị hỗ trợ cho việc bảo quản lâu và
tốt hơn.
Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đã có những quy định rõ ràng theo
đúng quy định về công tác lưu trữ của nhà nước và quy định quản lý hồ sơ của
UBND. Hàng năm có khoảng 70 lượt người đến khai thác tài liệu, song do điều
kiện chưa bố trí được phòng đọc nên vẫn dùng chung với phòng làm việc. Hiện
nay UBND đã thực hiện chương trình “ Ứng dụng công nghệ thông tin trong

công tác lưu trữ” giúp cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng, hiệu quả. Với sự
phát triển của khoa học công nghệ, UBND cần phải nắm bắt và nghiên cứu để
từng bước hiện đại hóa nghành lưu trữ, theo kịp thực tiễn phát triển.
3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng
trong cơ quan
3.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất
của văn phòng
Văn phòng UBND huyện Mộc Châu được bố trí ở tầng 1, khu nhà 3 tầng,
gồm có 8 phòng làm việc riêng biệt: đầu tiên là phòng của Chuyên viên và Cán
UBND, tiếp theo là phòng của Văn thư, tiếp theo là phòng của Chánh văn
phòng, tiếp nữa là phòng của Phó chánh văn phòng, sau đó là phòng của Lưu
trữ, cuối cùng là phòng của nhân viên tạp vụ, lái xe.Bên cạnh đó phía ngoài bên
21


cạnh cổng là phòng của bảo vệ và phòng tiếp dân.
Bên trong mỗi phòng làm việc đều được bố trí đầy đủ các trang thiết bị
cũng như các đồ dùng vật phẩm như: bàn ghế, tủ đựng, giá để tài liệu, máy tính,
máy in, máy photo, điều hòa, máy fax,…Các phòng làm việc đều được bố trí,
sắp xếp hợp lý với nhau để tiện cho việc trao đổi thông tin cũng như công việc
giữa các nhân viên với nhau và với lãnh đạo.
Tùy vào tính chất công việc và sự phân công nhiệm vụ mà mỗi phòng làm
việc lại được bố trí các trang thiết bị khác nhau. Hiện tại văn phòng cơ quan
được trang bị những trang thiết bị như sau: 13 máy tính, 2 máy photo, 13 máy
in, 3 máy fax, 8 máy điện thoại, 7 máy điều hòa…Các phòng làm việc đều được
làm mát bằng máy điều hòa nhằm đảm bảo cho các trang thiết bị cũng như các
bộ, nhân viên văn phòng làm việc một cách hiệu quả.Ngoài ra các phòng làm
việc còn được bố trí các chậu cây cảnh làm thoáng mát không khí, cùng đó là 1
bộ bàn ghế để sau giờ làm cán bộ, nhân viên phòng có thể nghỉ ngơi cũng như
tiếp khách khi đến trao đổi công việc.Mối cán bộ đều có máy tính để bàn riêng

để phục vụ cho công việc của mình.
Một số loại máy hay sử dụng trong Văn phòng:
- Điện thoại là một phương tiện kỹ thuật phổ biến, được dùng thường
xuyên để liên lạc, trao đổi thông tin giữa lãnh đạo với các nhân viên hay các
nhân viên với nhau, giữa các cơ quan, đơn vị với nhau. Đây là công cụ giao tiếp
hàng đầu về mức độ giao tiếp, trao đổi, tiện lợi, thông dụng, nhanh chóng, dễ sử
dụng và được phản hồi ngay.
- Máy photo là phương tiện khá phổ biến, nó dùng để tạo ra bản sao một
cách dễ dãng, nhanh chóng. Nó còn có thể tạo ra một bản sao thu nhỏ hay phóng
to so với bản gốc.
- Máy fax là một bộ phận sử lý văn bản có thể truyền thông tin bằng cách
trao đổi văn bản đã in tới bộ phận xử lý văn bản khác qua máy computer và máy
sao chụp, hữu ích cho việc trao đổi tài liệu bằng văn bản một cách nhanh chóng
và tiện lợi.
- Máy tính là 1 tập hợp 4 đơn vị: thiết bi bàn phím, bộ xử lý, màn hình
22


hiển thị và máy in. Nó cung cấp những tiện nghi toàn diện, trong đó cung cấp hệ
thống lưu trữ hồ sơ, cung cấp một bàn tính, cung cấp module, đồ họa, tất cả đều
được kết nối với nhau, ngoài ra đây còn là phương tiện cung cấp tiện nghi và xử
lý văn bản nhanh nhất. Các máy xử lý văn bản có thể kết nối trực tiếp với máy
in, tất cả thông tin vể nội dung của một văn bản sẽ được in trên giấy và sẽ cho ta
một văn bản hoàn chỉnh trên mặt giấy.
- Bên cạnh đó các phòng còn được trang bị bàn ghế, tủ đựng, giá đựng hố
sơ, tài liệu và vật dụng cần thiết cho công việc. Các thiết bị trong phòng được bố
trí một cách hợp lý, sắp xếp ở những chỗ nhất định, dễ làm, dễ nhìn, dễ lấy để
tạo điều kiện thuận lợi cho công việc.
* Ưu điểm và hạn chế của cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một
phòng làm việc của văn phòng:

- Ưu điểm: Cách sắp xếp phòng làm việc tốt, khoa học sẽ tạo điều kiện
thuận lợi cho cho hoạt động công việc
+ Phòng làm việc có cây xanh tạo sự thoải mái, không khí thoáng mát
trong khi làm việc
+ Các trang thiết bị cần thiết được trang bị đầy đủ tạo điều kiện tốt nhất
cho giải quyết công việc
+ Các trang thiết bị và phương tiện trong phòng được sắp xếp tương đối
hợp lý và hoa học tạo được điều kiện tốt nhất cho việc xử lý công việc một cách
nhanh chóng, hiệu quả, không bị chồng chéo
- Nhược điểm:
+ Do Sự eo hẹp về kinh tề cho nên một số trang thiết bị đã cũ, hay bị hỏng,
khó sử dụng gây cản trở đến quá trình làm việc cũng như hiệu quả công việc
+ Văn phòng vẫn còn thiếu một số tủ và giá đựng chuyên dụng, dẫn đến
việc văn bản, tài liệu để vẫn còn không đúng chỗ, làm ảnh hưởng đến việc tra
tìm văn bản khi cần thiết
+ Diện tích khuôn viên phòng vẫn còn chật nên phần nào đã ảnh hưởng
tới công việc của cán bộ, nhân viên phòng
- Cách khắc phục:
23


+ Cần sửa chữa hay thay mới một số trang thiết bị đã cũ, hỏng không thể
sử dụng
+ Bổ sung thêm tủ, giá đựng chuyên dụng
+ Trồng thêm nhiều cây xanh để tạo không khí thoáng đãng hơn
3.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng
làm việc của văn phòng
Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của
văn phòng (phụ lục IX)
3.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử

dụng trong công tác văn phòng của cơ quan
Hiện nay việc ứng dụng phần mềm trong công tác văn phòng của cơ quan
huyện Mộc Châu còn rất hạn chế. Ở văn phòng cơ quan chưa xây dựng được các
phần mềm trong công tác quản lý của phòng (phần mền quản lý nhân sự, quản lý
văn bản, quản lí tài sản, quản lí tài chính). Tất cả mọi công tác quản lý, làm việc
của phòng đều được thực hiện bằng biện pháp thủ công nên rất mất thời gian và
hiệu quả chưa cao.
Nhưng ngày nay với những thành tựu của công nghệ tin học, công nghệ
truyền thông và máy tính đã làm cho hoạt động của văn phòng thay đổi căn bản
Hầu hết công việc của văn phòng đều có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, của
máy tình và công nghệ hiện đại. Đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ thông tin
nhanh chóng xây dựng mạng tin học nghành (AGURNET), mạng nội UBND
(LAN), các văn bản đều được đăng trên cổng thông tin điện tử của UBND giúp
việc thực hiện công việc hiệu quả cao hơn trước.

24


Phần II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu này là kết quả thu được trong quá
25