Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ và tên sinh viên
NGUYỄN THỊ QUỲNH TRÂM

BÁO CÁO THỰC TẬP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP LIÊN THÔNG QUẢN
TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA (2014-2016)

Tên cơ quan thực tập: Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí – Vinacomin
Địa chỉ: Phường Bắc Sơn – Uông Bí – Quảng Ninh
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Đoàn Thùy Duyên
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Mạnh Cường

NĂM 2016

Nguyễn Thị Quỳnh Trâm

Lớp: ĐHLT QTVP K14B

1


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN
MỤC LỤC........................................................................................................2
LỜI CẢM ƠN..................................................................................................6
PHẦN MỞ ĐẦU..............................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài....................................................................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu..............................................................................................................2
3. Đối tượng nghiên cứu............................................................................................................2
4. Phạm vi nghiên cứu...............................................................................................................2
5. Phương pháp nghiên cứu......................................................................................................2
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài...................................................................................2
7. Cấu trúc của đề tài................................................................................................................3

PHẦN I.............................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ
ĐIỆN UÔNG BÍ - VINACOMIN...................................................................4
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí –
Vinacomin..................................................................................................................................4
1.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí – Vinacomin..............................................4
1.1.1. Vị trí địa lý........................................................................................................................4
1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty...............................................................4
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.......................................................................................5
1.2.1. Chức năng........................................................................................................................5
1.2.2. Nhiệm vụ chính................................................................................................................5
1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy điều hành...................................................................6
1.2.4. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, phân xưởng....................................................6
1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty. ...............................................................................................7
1.3.1. Cơ cấu tổ chức, quản lý và kiểm soát gồm:......................................................................7
1.3.2. Đặc điểm về cơ cấu tổ chức của Công ty:........................................................................7


Nguyễn Thị Quỳnh Trâm

Lớp: ĐHLT QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.3.3. Sơ đồ tổ chức:..................................................................................................................8
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính Văn phòng của Công ty
Cổ phần Cơ điện Uông Bí -Vinacomin........................................................................................8
2.1.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng..................................................................................8
2. 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng......................................................8
2.1.2. Xác định vị trí làm việc và xây dựng bản mô tả làm việc các vị trí trong văn phòng.......11
2.2.Tìm hiểu công tác văn thư-lưu trữ của công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-vinacomin........14
2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của Công ty
Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin.......................................................................................14
2.2.2. Công tác xây dựng Chương trình-Kế hoạch công tác của công ty.................................15
2.2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan..................................................16
2.2.4.Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản.......................................................18
2.2.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin.............19
3.Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Công ty....................20
3.1. Tìm hểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng............20
3.2. Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng...20
3.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn
phòng của công ty...................................................................................................................21

PHẦN II.........................................................................................................24

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ VĂN THƯ - LƯ TRỮ CỦA
CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN UÔNG BÍ – VINACOMIN..................24
Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ.....24
VĂN THƯ, LƯU TRỮ ................................................................................24
1.Khái quát về công tác văn thư, lưu trữ.................................................................................24
1.1. Khái niệm về văn thư, lưu trữ ..........................................................................................24
1.2. Vai trò của văn thư, lưu trữ..............................................................................................24
1.2.1. Vai trò của công tác văn thư..........................................................................................24
1.2.2.Vai trò của công tác lưu trữ............................................................................................25
1.3. Ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ...............................................................................26

Nguyễn Thị Quỳnh Trâm

Lớp: ĐHLT QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.4. Nội dung công tác văn thư, lưu trữ...................................................................................27
1.4.1. Công tác văn thư............................................................................................................27
1.4.2 Công tác lưu trữ..............................................................................................................27
2. Các nghiệp vụ chủ yếu trong công tác văn thư, lưu trữ.......................................................28
2.1.Nghiệp vụ trong công tác văn thư.....................................................................................28
2.1.1.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.....................................................................28
2.1.2.Tổ chức giải quyết và quản lý công văn đi......................................................................28
2.1.3.Tổ chức quản lý văn bản mật của cơ quan ....................................................................28
2.1.4.Tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu...........................................................................28
2.1.5.Công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ.................................................................................29

2.1.6.Lựa chọn hồ sơ để chuyển vào bảo quản tại các kho lưu trữ cơ quan............................30
2.2.Nghiệp vụ trong công tác lưu trữ.......................................................................................30
2.2.1.Phân loại tài liệu lưu trữ.................................................................................................30
2.2.2.Xác định giá trị tài liệu....................................................................................................31
2.2.3. Bổ xung tài liệu vào các phòng kho lưu trữ....................................................................31
2.2.4.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ..................................................................................32

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN UÔNG BÍ-VINACOMIN.....................33
1. Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư – Lưu trữ của Công ty Cổ phần Cơ điện Uông BíVinacomin................................................................................................................................33
1.1. Sự chỉ đạo về công tác Văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin
được thể hiện như sau:...........................................................................................................33
1.2. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Cơ điện Uông BíVinacomin................................................................................................................................35
2. Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin.. .37
2.1 Nội dung công tác Văn thư tại Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin...........37
2.1.1.Cách thức quản lý văn bản đi – đến tại Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin.. .37
2.1.2. Công tác lập hồ sơ.........................................................................................................45
2.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu............................................................................................46

Nguyễn Thị Quỳnh Trâm

Lớp: ĐHLT QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.Công tác lưu trữ.................................................................................................................47
2.2.1.Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ của công ty...........................................................47

2.2.2.Tình hình tài liệu của công ty..........................................................................................47
2.2.3.Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ...................................................................47

Chương 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ..........................................................51
1.Nhận xét ..............................................................................................................................51
1.1. Trong công tác tổ chức và hoạt động văn phòng..............................................................51
2.2 Trong công tác Văn thư.....................................................................................................51
3.3. Trong công tác Lưu trữ.....................................................................................................52
2.Đề xuất một số giải pháp......................................................................................................52

KẾT LUẬN....................................................................................................54
1. Nhận xét và đánh giá chung.................................................................................................54
2. Đề xuất, đánh giá.................................................................................................................54
2.1. Về phía công ty.................................................................................................................54
2.2. Về phía nhà trưòng...........................................................................................................55

PHỤ LỤC.......................................................................................................57

Nguyễn Thị Quỳnh Trâm

Lớp: ĐHLT QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN

Nhằm đáp ứng nhu cầu thiết yếu trong hoạt động quản lý nhà nước ở
các cấp, các ngành, ngoài chuyên ngành Quản trị văn phòng đã được mở ra

trong hệ thống các trường Đại học, Học viện... thì trường Đại học Nội vụ Hà
Nội cũng đó mở thêm nhiều ngành đào tạo: Hành chính văn phòng, Thông tin
thư viện, Thư ký văn phòng, Tin học văn phòng... Tất cả các chuyên ngành
trên đều được đào tạo bài bản với đội ngũ giảng viên đầy kinh nghiệm và
nhiệt huyết.
Thực hiện phương châm "Học đi đôi với hành" đồng thời gắn nhà trường
và xã hội, lý luận và thực tiễn" để sau khi ra trường học sinh có kiến thức để
áp dụng vào thực tế công việc cụ thể, từ đó hoàn thiện hơn những điểm còn
thiếu sót.
Với ý nghĩa và mục đích trên, theo kế hoạch của nhà trường, em đã xin
liên hệ thực tập tại phòng Tổ chức – Hành chính của Công ty Cổ phần Cơ
điện Uông Bí-vinacomin. Được sự tiếp nhận của Công ty em đến thực tập tại
Công ty trong thời gian từ ngày 04/07/2016-28/08/2016 tại bộ phận Tổ chứcHành chính. Đó là môi trường thuận lợi để em tiếp cận với thực tiễn giúp em
hiểu rõ hơn về nghiệp vụ công tác văn phòng. Với kiến thức lý luận được
trang bị, tích lũy trong thời gian học tập tại trường, cùng với quá trình tự học
và trực tiếp thực hiện các công việc thực tế ở cơ quan, em nhận thức và nắm
rõ về vai trò, nhiệm vụ của công tác hành chính, nâng cao năng lực làm việc
cũng như sự năng động, nhiệt tình và lòng say mê nghề nghiệp. Qua hai tháng
thực tập tại phòng Tổ chức-hành chính em đã nhận được sự chỉ bảo, hướng
dẫn của cán bộ hướng dẫn thực tập cùng các cán bộ, nhân viên trong công ty
giúp em tìm hiểu về tình hình thực tế và làm quen với công việc của cán bộ
hành chính văn phòng, văn thư và lưu trữ. Vì thế, em đã học hỏi được nhiều
kinh nghiệm trong thực tế, giúp em củng cố và nâng cao hơn cho công việc
chuyên môn.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng
Nguyễn Thị Quỳnh Trâm

Lớp: ĐHLT QTVP K14B



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã hướng dẫn tận tình, trang bị đầy đủ các kiến
thức giúp em hoàn thành tốt nhiệm vụ trong đợt thực tập vừa qua. Em cũng
xin cảm ơn sự giúp đỡ quý báu của các cô, chú phòng Tổ chức-Hành chính đã
tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt nhiệm vụ thực tập trong qúa trình làm
việc tại cơ quan.
Dưới đây là bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của em, do thời gian và
trình độ, vốn kiến thức còn những hạn chế nhất định vì vậy báo cáo của em
không tránh khỏi những thiếu sót, mang tính chủ quan trong nhận định, đánh
giá cũng như đề xuất giải pháp. Chính vì vậy, em rất mong nhận được những
ý kiến đóng góp quý báu của các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng để
bản báo cáo được hoàn thiện hơn.Em xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, ngày 03 tháng 09 năm 2016
Sinh viên

Nguyễn Thị Quỳnh Trâm

Nguyễn Thị Quỳnh Trâm

Lớp: ĐHLT QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN MỞ ĐẦU


1. Lý do chọn đề tài.
Công tác quản lý văn thư - lưu trữ trong đó có soạn thảo văn bản, quản
lý văn bản và hoạt động của văn phòng đó là những công việc không chỉ
quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một cơ quan Nhà nước, mà còn
có vai trò rất quan trọng cả với những công ty tư doanh nhiệp. Những hoạt
động này có vai trò rất lớn đối với hiệu quả công việc của công ty nhưng nó
đòi hỏi người làm việc trong những lĩnh vực này phải có trình độ chuyên môn
cao vì đây là một nghề lưu trữ mọi thông tin của cơ quan, tổ chức.
Trong quá trình học tập ở trường em đã được trang bị những kiến thức
có liên quan đến những lĩnh vực này và em đã có một thời gian để kiểm
nghiệm lại kiến thức tại công ty bằng việc được làm trực tiếp. Bản thân em
thấy vấn đề này rất hay và có nhiều điều thú vị muốn được khám phá vì thế
em đã quyết định chọn đề tài này để làm báo cáo cho đợt thực tập.
Vì công tác văn thư-lưu trữ có liên quan đến mọi hoạt động quản lý từ
việc đề ra những chủ trương, chính sách xây dựng chương chình kế hoạch cho
đến việc phản ánh tình hình và nêu những ý kiến lên cấp trên hoặc giải quyết
nhằm nâng cao chất lượng, hệ thống quản lý hành chính nhà nước đòi hỏi
người cán bộ phải năng cao năng lực chuyên muôn nghiệp vụ. Nhận thấy
công việc trao đổi thông tin và lưu giữ thông tin ở các cơ quan cũng như các
tổ chức là quan trọng. Có thể nói công tác văn thư-lưu trữ là sợi dây gắn kết
các chủ trương chính sách của các cơ quan đơn vị đoàn thể và sự phản hồi,
giúp những chủ trương đó đi vào thực tế.Vậy để có một đội ngũ cán bộ có khả
năng đảm nhiệm công việc được cọi là thước đo chất lượng quản lý trong các
cơ quan, các tổ chức thì công tác đào tạo đang rất được chú trọng và quan
tâm, mà người văn thư-lưu trữ ngày nay cần phải có những kỹ năng làm việc
tổng hợp với tất cả các công việc liên quan thông tin, văn bản trong văn
phòng. Tự thấy vai trò của người văn thư-lưu trữ trong công tác hành chính
văn phòng là vô cùng quan trọng nên trong thời gian được nhà trường tạo
Nguyễn Thị Quỳnh Trâm


1

Lớp: ĐHLT QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

điều kiện cho đi thực tập, em đã quyết định đi sâu vào nghiên cứu công tác
văn thư –lưu trữ, mong sẽ hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của công tác này đối
với công ty, đồng thời trau dồi kinh nghiệm thực tiễn để làm hành trang cho
em sau này khi đi làm.
2. Mục tiêu nghiên cứu.
Vận dụng những kiến thức, cơ sở lý luận về công tác văn thư-lưu trữ đã
được học trong trường vào thực tiễn công việc tại Công ty cổ phần Cơ điện
Uông Bí-vinacomin, nhằm có được cái nhìn toàn diện và sâu sắc hơn về công
tác văn thư-lưu trữ, từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá và giải pháp tối ưu
cho những hạn chế trong công tác văn thư-lưu trữ trong các cơ quan tổ chức
nói chung và Công ty cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin nói riêng.
3. Đối tượng nghiên cứu.
Tìm hiểu công tác tổ chức văn thư-lưu trữ.
4. Phạm vi nghiên cứu.
Không gian nghiên cứu: Được trực tiếp làm việc tại bộ phận văn thư-lưu
trữ.
Thời gian nghiên cứu: Trong 2 tháng.
5. Phương pháp nghiên cứu.
Bằng phương pháp thu thập và xử lý thông tin, quan sát thực tiễn trong
các lần tiếp nhận, xử lý văn bản đi-đến, con dấu, vận dụng những kiến thức đã
học tại trường và tham khảo tài liệu trên internet vào để phân tích, so sánh với

thực tiễn để có những nội dung xác thực phục vụ cho bài báo cáo.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Làm tốt công tác văn thư có tác dụng tốt đối với toàn bộ hoạt động của
một cơ quan và đối với toàn xã hội. Là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan tổ
chức với nhau. Góp phần tích cực trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả
công tác, bảo đảm hiệu lực pháp lý của văn bản hạn chế giấy tờ vô dụng và
bệnh quan liêu giấy tờ. Giữ gìn an toàn tài liệu và bảo vệ bí mật của cơ quan,
tổ chức. Làm tốt công tác công văn giấy tờ là giữ gìn hồ sơ tài liệu lưu trữ có
Nguyễn Thị Quỳnh Trâm

2

Lớp: ĐHLT QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý lãnh đạo.
Về công tác lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung
thực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kiện lịch
sử. Nó phục vụ đắc lực cho việc thực hiện chủ trương, chính sách, kế hoạch
phát triển văn hóa-xã hội, phục vụ công tác nghiên cứu và giải quyết công
việc hàng ngày.
7. Cấu trúc của đề tài.
Nội dung bài báo cáo được chia thành 03 chương:
Chương 1: Những vấn đề cơ bản về công tác văn thư, lưu trữ
Chương 2 : Thực trạng về công tác quản lý văn thư, lưu trư tại Công ty Cổ
phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin

Chương 3: Nhận xét và giải pháp

Nguyễn Thị Quỳnh Trâm

3

Lớp: ĐHLT QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN CƠ ĐIỆN UÔNG BÍ - VINACOMIN
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ
phần Cơ điện Uông Bí – Vinacomin.
1.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí – Vinacomin.
1.1.1. Vị trí địa lý.
Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí tiền thân là nhà máy Cơ khí Uông Bí
được xây dựng ở trung tâm phía Đông Bắc thành phố thuộc Phường Bắc Sơn
– Uông Bí có diện tích 35.180m2.
- Phía Đông công ty giáp hồ nước ngọt Nhà máy Nhiệt điện Uông Bí.
- Phía Tây công ty giáp nhà ga và tuyến đường sắt của mỏ Vàng Danh.
- Phía Nam công ty giáp Nhà máy Nhiệt điện Uông Bí.
- Phía Bắc công ty giáp đồi “Et cút” và khu dân cư phường Bắc Sơn.
1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.
Sau khi miền Bắc được hoàn toàn giải phóng (1954), Đảng và Nhà nước
ta chủ trương nhanh chóng phục hồi và phát triển kinh tế, đồng thời xây dựng

các cơ sở công nghiệp mới, từng bước xây dựng công nghiệp hóa phát triển
kinh tế xây dựng chủ nghĩa xã hội ở miền Bắc, nhằm hậu thuẫn đắc lực cho
cuộc đấu tranh giải phóng miền Nam thống nhất Tổ quốc.
Một trong những nhiệm vụ trọng tâm và cấp bách lúc bấy giờ mà Đảng
và Chính phủ chỉ đạo là nhanh chóng khôi phục sản xuất than ở vùng công
nghiệp than Hồng Quảng, trong đó có vùng than Mạo Khê – Uông Bí.
Với chủ trương như vậy, căn cứ vào hiệp định hợp tác kinh tế và khoa
học kĩ thuật mà hai chính phủ Việt Nam và Liên Xô đã ký ngày 7/3/1959 Bộ
Năng lượng Liên Xô đã giao cho Viện IIOPOIIIAXT (Viện GHI PƠ RÔ
SAT) nghiên cứu khảo sát thiết kế xây dựng Nhà máy cơ khí Uông Bí.
Sau một thời gian chuẩn bị các cơ sở vật chất, kỹ thuật, vào ngày

Nguyễn Thị Quỳnh Trâm

4

Lớp: ĐHLT QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

20/7/1964 Nhà máy cơ khí bắt đầu chính thức được xây dựng và đi vào hoạt
động với nhiệm vụ chủ yếu là tiểu tu, trung tu các loại máy móc thiết bị cơ
giới của Mỏ than Vàng Danh, Mạo Khê và nhà máy Nhiệt điện Uông Bí.
Đến năm 1970 Bộ Điện và Than có quyết định số 1062 ĐT/CNQLKT
ngày 07/11/1970 đổi tên Nhà máy Cơ khí Uông Bí thành Nhà máy Cơ điện
Uông Bí trực thuộc Bộ Điện và Than hoạt động theo cơ chế hach toán độc
lập.

Đến năm 1996 Bộ Công nghiệp có quyết định số 2610 ĐT/TCCB ngày
17/9/1996 về việc thành lập doanh nghiệp nhà nước Nhà máy Cơ điện Uông
Bí doanh nghiệp thành viên độc lập thuộc Tổng công ty Than Việt Nam.
Ngày 31 tháng 02 năm 2004 sau khi tiến hành cổ phần hóa doanh nghiệp
thì tên gọi Nhà máy Cơ điện Uông Bí được đổi thành Công ty Cổ phần Cơ
điện Uông Bí.
Đến ngày 20 tháng 6 năm 2007 Tập đoàn Công nghiệp Than Khoáng sản
Việt Nam có quyết định số 1142/QĐ-HĐQT về việc công nhận Công ty là
Công ty con của Tập đoàn Công nghiệp Than-Khoáng sản Việt Nam nên có
tên là Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí – TKV và tên gọi đó được sử dụng
cho đến nay.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
1.2.1. Chức năng.
Tổ chức, điều hành mọi hoạt động nhằm duy trì công tác sản xuất kinh
doanh toàn Công ty với mục tiêu hoàn thành nghĩa vụ đối với nhà nước, đảm
bảo việc làm, đời sống cho người lao động, xây dựng và phát triển Công ty
bền vững.
1.2.2. Nhiệm vụ chính.
- Chế tạo và sửa chữa các loại sản phẩm cơ khí, cơ điện.
- Sửa chữa và chế tạo các laoij thiết bị mỏ, phòng nổ, thiết bị điện cơ và
các thiết bị chuyên dung khác.
- Chế tạo toa xe đường sắt đến 30 tấn.
Nguyễn Thị Quỳnh Trâm

5

Lớp: ĐHLT QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tư vấn, thiết kế các sản phảm cơ khí, cơ điện.
- Xuất, nhập khẩu vật tư thiết bị, phụ tùng, hàng hóa phục vụ cho sản
xuất kinh doanh cảu công ty.
- Kinh doanh vật tư, hàng hóa, thiết bị, phụ tùng; vận chuyể hàng hóa.
- Kiểm định vật tư, phụ tùng và các thiết bị điện phòng nổ.
1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy điều hành.
- Giám đốc Công ty: Giám đốc Công ty có trách nhiệm điều hành mọi
hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và bảo toàn nguồn vốn kinh
doanh.
- Phó giám đốc: Giúp giám đốc Công ty phụ trách và chỉ đạo trực tiếp
các mặt công tác như: Công tác kỹ thuật, kế hoạch và tổ chức sản xuất kinh
doanh…
- Kế toán trưởng: Giúp giám đốc Công ty chỉ đạo tổ chức thực hiện công
tác hạch toán, kế toán, thống kê, tài chính của Công ty.
1.2.4. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, phân xưởng.
- Phòng tổ chức - Hành chính: Có chức năng tham mưu, giúp việc cho
Giám đốc Công ty về các mặt công tác văn phòng tổng hợp, thi đua, tuyên
truyền, quản trị hành chính, đời sống; Công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, nâng
bậc, định mức sản phẩm, quản lý và sử dụng lao động, xây dựng kế hoạch lao
động tiền lương, trả lương và theo dõi, thực hiện giải quyết chính sách đối với
người lao động.
- Phòng kế toán, thống kê, tài chính (gọi tắt là phòng kế toán): Giám sát
toàn bộ công tác kế toán, tài chính và thống kê của Công ty, thực hiện thanh
toán tiền thưởng tiền lương cho cán bộ nhân viên.
- Phòng kế hoạch vật tư (gọi tắt là phòng kế hoạch): Tham mưu, giúp
việc, thực hiện công tác kế hoạch vật tư và công tác thị trường, hợp đồng kinh
tế, điều hành chỉ huy sản xuất.

- Kỹ thuật cơ điện (gọi tắt là phòng kĩ thuật): Tham mưu, giúp việc về
công tác kỹ thuật công nghệ sản xuất và quản lý công tác cơ điện - vận tải,
Nguyễn Thị Quỳnh Trâm

6

Lớp: ĐHLT QTVP K14B


Bỏo cỏo thc tp tt nghip

Trng i hc Ni v H Ni

sa cha thit b, ti sn.
- Phũng bo v - thanh tra quõn s v an ton (gi tt l phũng bo v):
Cú chc nng tham mu, giỳp vic cho giỏm c cụng ty v cỏc mt cụng tỏc
thanh tra bo v, an ninh chớnh tr ni b, cụng tỏc t v hun luyn quõn s
v cụng tỏc an ton BHL.
- Phõn xng A1: L phõn xng to phụi với chức năng tổ chức thực
hiện các nhim v đợc giao theo kế hoạch sn xut cỏc loi sn phm phụi
ỳc thộp, gang.
- Phõn xng A2: L phõn xng gia cụng ct gt c khớ với chức năng
tổ chức thực hiện các nhim v đợc giao theo kế hoạch sn xut gia cụng, ct
gt cỏc loi sn phm v lp rỏp hon thin sn phm.
- Phõn xng A3: L phõn xng kt cu với chức năng tổ chức thực
hiện các nhim v đợc giao theo kế hoạch sn xut gia cụng kt cu sn
phm.
- Phõn xng A4: L phõn xng sa cha với chức năng tổ chức thực
hiện các nhim v đợc giao theo kế hoạch sn xut sa cha c, in v cỏc
loi thit b, sn phm.

1.3. C cu t chc ca Cụng ty.
1.3.1. C cu t chc, qun lý v kim soỏt gm:
- Hi ng qun tr.
- Giỏm c iu hnh: Giỳp vic cú phú giỏm c, k toỏn trng.
- Ban kim soỏt.
- Cỏc phũng nghip v v phõn xng sn xut.
1.3.2. c im v c cu t chc ca Cụng ty:
T khi thnh lp Cụng ty ó tri qua mt thi gian di sn xut v phỏt
trin i lờn vi nhiu bin i thng trm qua nhiu mụ hỡnh c cu t chc
khỏc nhau phự hp vi iu kin v tỡnh hỡnh SXKD.
Sau khi thc hin c phn hoỏ doanh nghip nh nc 31/12/2004.
cú th trin khai thc hin cỏc hiu qu kế hoạch sản xuất kinh doanh v sp
Nguyn Th Qunh Trõm

7

Lp: HLT QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

xếp khoa học vÒ cơ cấu tổ chức C«ng ty ®ã tiÕn hµnh s¾p xÕp hoµn thiÖn c¬
cÊu tæ chøc vµ biªn chÕ lao ®éng theo m« h×nh c¬ cÊu tæ chøc ở trên.
Đây là cơ cấu tổ chức khá hợp lý và có khoa học phù hợp với đặc điểm
tình hình thực tế của công ty. Cơ cấu này được tổ chức theo kiểu trực tuyến
chức năng.
1.3.3. Sơ đồ tổ chức:
Sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí –

Vinaconmin như sau: (Xem ở Phụ lục số 01)
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính
Văn phòng của Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí -Vinacomin.
2.1.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng
2. 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
Phòng Tổ chức - Hành chính là một đơn vị tham mưu cho Giám đốc
công ty trong quá trình điều hành quản lý công ty.
a.Chức năng:
- Tham mưu, quản lý công tác Tổ chức, cán bộ và tiền lương; quản lý
nhà ăn công nghiệp và các công trình phúc lợi trong công ty.
- Tham gia tuyển dụng, quản lý lao động, thực hiện các chế độ đối với
người lao động.
- Tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty.
- Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự,
đào tạo và tái đào tạo.
- Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định, chỉ thị của
lãnh đạo.
- Tham mưu và đề xuất với Giám đốc Công ty các vấn đề liên quan đến
quản trị - hành chính
- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong
Công ty.
- Phục vụ công tác hành chính để Giám đốc thuận tiện trong việc chỉ
Nguyễn Thị Quỳnh Trâm

8

Lớp: ĐHLT QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đạo, điều hành, phục vụ hành chính để các bộ phận khác có điều kiện hoạt
động tốt.
- Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của công ty, đảm bảo
an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong công ty.
- Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự - hành chính và là
cầu nối giữa giám đốc và người lao động trong công ty.
b. Nhiệm vụ:
- Lập kế hoạch công tác của công ty. Tham mưu cho giám đốc sắp xếp
tổ chức bộ máy hoạt động trong công ty.
- Tham mưu cho giám đốc trong công tác quy hoạch, đào tạo, bồi
dưỡng đội ngũ cán bộ, nhân viên, bổ nhiệm miễn nhiệm cán bộ lãnh đạo các
đơn vị thuộc cơ quan.
- Lên chương trình tuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng và tổ chức thực
hiện.Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt.
- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức;
Tổ chức thực hiện công tác đánh giá, thi đua, khen thưởng, kỷ luật; Hướng
dẫn thủ tục xét chức danh, danh hiệu của ngành.
- Điều động nhân sự theo yêu cầu sản xuất kinh doanh, quản lý nghỉ
việc riêng, nghỉ phép, nghỉ việc của công nhân viên. Giải quyết khiếu nại kỷ
luật của công nhân viên công ty.
- Bảo vệ lợi ích hợp pháp của công ty và của người lao động. Xây dựng
và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động.
-Tham gia nghiên cứu và tổ chức thực hiện phương pháp hình thức trả
lương, thưởng, phụ cấp làm việc tại công ty.
- Lập kế hoach về lao động biên chế: Quản lý hồ sơ nhân sự, theo dõi,
kiểm tra việc tổ chức quản lý lao động và sử dụng lao động.
- Giám sát việc thực hiện theo các phương án đã được duyệt, báo cáo

đầy đủ, kịp thời và trung thực tình hình diễn biến và kết quả công việc khi
thực hiện nhiệm vụ giám đốc giao cho.
Nguyễn Thị Quỳnh Trâm

9

Lớp: ĐHLT QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Xây dựng, tổ chức và quản lý hệ thống thông tin.
- Phục vụ hành chính và phục vụ một số mặt hậu cần cho sản xuất kinh
doanh.
- Giúp lãnh đạo soạn thảo văn bản kiểm tra trước khi trình kí.
- Tiếp nhận các loại công văn, vào sổ công văn đi và đến.
- Phân loại và phân phối công văn cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp
tài liệu hồ sơ theo yêu cầu.
- Chuyển giao công văn tài liệu, phân loại báo chí và chuyển giao báo
chí, báo cáo đến các bộ phận liên quan.
- Đánh máy, photo coppy các loại văn bản, công văn giấy tờ thuộc thẩm
quyền được giao.
- Ký các loại giấy tờ trong phạm vi đã được quy định.
- Quản lý con dấu và đóng dấu theo quy định.Cấp giấy giới thiệu công
tác theo phân cấp.
- Tổ chức bảo vệ tài sản, công tác vệ sinh môi trường, quản lý nhà ăn
công nghiệp trong công ty.
- Chủ trì hoặc phối hợp các đơn vị chuẩn bị tổ chức các cuộc họp, hội

nghị, hội thảo, các cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan, tổ chức việc ghi biên
bản các cuộc họp, cuộc làm việc.
- Tham mưu cho giám đốc về công tác đào tạo tuyển dụng, xây dựng
các phương án về lương bổng, khen thưởng phúc lợi cho người lao động.
- Làm các thủ tục liên quan đến nhà đất.
- Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên, cách thức
tuyển dụng, công tác hành chính.
- Đề xuất kế hoạch mua sắm vật tư, trang thiết bị phục vụ cho công tác
làm việc của cơ quan
- Thực hiện các công việc khác do giám đốc giao.
c. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng (phòng Tổ chức – Hành chính)
công ty.
Nguyễn Thị Quỳnh Trâm

10

Lớp: ĐHLT QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phòng Tổ chức – Hành chính của Công ty gồm có lãnh đạo Văn phòng
và cán bộ, nhân viên được sắp xếp theo hướng tinh gọn, hoạt động có hiệu
lực, hiệu quả phù hợp với tình hình thực tế, cụ thể:
- Chánh văn phòng (Trưởng phòng): cán bộ Nguyễn Năng Đệ
- Hai phó phòng:
+ Cán bộ: Nguyễn Đình Võ
+ Cán bộ: Vũ Thanh Hải

- Cán bộ chuyên môn của phòng Tổ chức – Hành chính có 04 nhân
viên, được bố chí theo chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
Sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ
phần Cơ điện Uông Bí – Vinacomin như sau:
(Xem ở Phụ lục số 02)
1. Phòng Tổ chức – Hành chính của Công ty gồm có lãnh đạo Văn
phòng và cán bộ, nhân viên được sắp xếp theo hướng tinh gọn, hoạt
động có hiệu lực, hiệu quả phù hợp với tình hình thực tế, cụ thể:
2. - Chánh văn phòng (Trưởng phòng): cán bộ Nguyễn Năng Đệ
3. -

Hai phó phòng:

4. + Cán bộ: Nguyễn Đình Võ
5. + Cán bộ: Vũ Thanh Hải
6. - Cán bộ chuyên môn của phòng Tổ chức – Hành chính có 04 nhân
viên, được bố chí theo chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
2.1.2. Xác định vị trí làm việc và xây dựng bản mô tả làm việc các vị trí
trong văn phòng
a.Trưởng phòng: Phòng Tổ chức Hành chính làm việc theo chế độ thủ
trưởng đứng đầulà Chánh văn phòng do Giám đốc bổ nhiệm và chịu mọi trách
nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật. Chánh văn phòng là người chỉ đạo
các hoạt động của văn phòng
Công việc cụ thể:
-Quản lí chung.
-Thiết lập, xây dựng các quy chế phù hợp với hoạt động của từng
Nguyễn Thị Quỳnh Trâm

11


Lớp: ĐHLT QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

bộ phận
-Thường xuyên cập nhật các chế độ chính sách đối với người lao động
tham mưu cho lãnh đạo
-Xây dựng các quy trình, quy chế phối hợp trong công tác đối với các
đơn vị trong cơ quan.
-Chịu trách nhiệm mua sắm trang thiết bị, đảm bảo đầy đủ cơ sở vật
chất cho hoạt động của cơ quan
Ngoài ra Chánh văn phòng còn kiêm phụ trách bộ phận tổ chức cán bộ,
cụ thể như sau:
-Tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng bộ máy và tổ chức điều
hành trong cơ quan, các nội quy, quy định về quản lí cán bộ, bảo vệ an ninh
chính trị, trật tự an toàn cơ quan.
-Đề xuất việc xây dựng biên chế, tổ chức tuyển dụng, sử dụng, điều
động, thuyên chuyển, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ
công nhân viên trong cơ quan.
-Tổ chức quản lí lưu trữ hồ sơ lý lịch của cán bộ công nhân viên trong
cơ quan, bổ sung lí lịch hàng năm, thống kê, báo cáo số lượng và chất lượng
cán bộ nhân viên theo quy định
-Ký các loại giấy tờ trong phạm vi đã được quy định.
-Quản lý toàn bộ nhân sự, cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của
cơ quan.
-Đề xuất việc xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an
ninh trật tự trong cơ quan.

Trưởng phòng ngoài công việc chuyên môn còn phụ trách thêm việc
tham mưu cho lãnh đạo trong việc lập kế hoạch và tổ chức thực hiện mua
sắm, bảo dưỡng , sửa chữa tài sản , trang thiết bị phục vụ cho công tác quản
lý. Đồng thời thường xuyên theo dõi các phương tiện làm việc, trang thiết bị
nội thất và kịp thời báo cáo cho đơn vị chức năng đến sửa chữa, bảo trì những
tài sản bị hư hỏng hoặc trang bị thay thế, bổ sung tài sản cho các đơn vị.
b.Bộ phận văn thư – lưu trữ:
Cá nhân phụ trách: Đoàn Thùy Duyên
Nhiệm vụ chức năng chính
-Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Cơ quan, quản lý thực

Nguyễn Thị Quỳnh Trâm

12

Lớp: ĐHLT QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hiện công tác văn thư – lưu trữ hiện hành, tham mưu cho lãnh đạo về công tác
hành chính, văn thư theo quy định của cơ quan.
-Công tác văn thư bao gồm: Quản lý, sắp xếp, chuyển giao văn bản
đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ, sắp xếp bản lưu lưu
trữ hồ sơ tài liệu theo quy định. Quản lý cấp phát công lệnh như: giấy giới
thiệu, giấy đi đường cho cán bộ công nhân viên.
Công việc cụ thể:
-Xây dựng và đề xuất quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơ

quan: tư vấn và thẩm định cơ sở pháp lý của văn bản, kiểm tra thể thức, kỹ
thuật soạn thảo, trình bày các văn bản hành chính của cơ quan trước khi ký và
ban hành.
-Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, gửi các công văn
tài liệu đến và đi trong phạm vi quyền hạn;
-Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan theo quy định của Nhà nước;
-Quản lý và phục vụ công tác thông tin liên lạc, thư, báo chí;
-Trích sao tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu sử dung của các đơn vị, cán bộ
công nhân viên trong cơ quan;
-Thừa lệnh lãnh đạo cơ quan cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán
bộ viên chức trong cơ quan;
-Quản lý công tác hành chính, văn thư – lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong
cơ quan, chủ trì xây danh mục các tài liệu cần hải lưu trữ theo quy định của
nhà nước.
c.Bộ phận hậu cần, nội vụ
-Bộ phận quản lí tài sản, vật tư, trang thiết bị
Có chức năng tham mưu lãnh đạo trong công tác quy hoạch, quản lý, sử
dụng cơ sở vật chất tong cơ quan; Quản lý và giám sát việc sử chữa thường
xuyên các công trình nhà cửa, hệ thống điện nước-điện thoại, theo dõi quản lý
mua sắm, sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản vật tư, văn phòng phẩm phục
vụ cho công việc

Nguyễn Thị Quỳnh Trâm

13

Lớp: ĐHLT QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

c.Bộ phận tạp vụ.
Có nhiệm vụ giữ gìn môi trường trong công ty, tổ chức quản lý và phát
triển cảnh quan góp phần tạo môi trường làm việc văn minh, lịch sự, lành
mạnh đáp ứng được các yêu cầu thực hiện nhiệm vụ, nâng cao chất lượng,
hiệu quả công việc.
Công việc cụ thể:
-Tổ chức trông và chăm sóc cây xanh , bồn hoa, thu gom rác về thùng
chứa rác.
-Thực hiện các công việc vệ sinh hàng ngày như quét dọn sân cơ quan,
tiền sảnh, bãi xe, hành lang, cầu thang; quét và thu gom rác, bụi; vệ sinh làm
sạch tổng thể khu vực toilet; lau chùi bàn ghế và các trang thiết bị trong
phòng làm việc; vệ sinh định kỳ theo tháng; hỗ trợ phát sinh theo yêu cầu của
cơ quan.
-Nhắc nhở các hiện tượng sai trái nội quy, quy định của cơ quan đối với
công chức, nhân viên giữ trật tự vệ sinh môi trường.
-Phục vụ nước uống và công tác vệ sinh môi trường cho các sự kiện trong
cơ quan.
-Phối hợp quản lý việc sử dụng và bảo vệ tài sản của cơ quan, đảm bảo an
ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.
e.Bộ phận Y tế
Có nhiệm vụ chăm sóc và bảo vệ sức khỏe cán bộ công nhân viên, tổ
chức thực hiện công tác phòng chống dịch, bệnh trong cơ quan, tổ chức tuyên
truyền về những dịch bệnh, nguyên nhân, biểu hiện bệnh lý, các tai nạn
thương tích thường gặp, cách phòng chống, vận động gìn giữ vệ sinh, an toàn
thực phẩm.
2.2.Tìm hiểu công tác văn thư-lưu trữ của công ty Cổ phần Cơ điện Uông
Bí-vinacomin

2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác
văn thư, lưu trữ của Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin
a. Văn bản hành chính cá biệt gồm các văn bản:

Nguyễn Thị Quỳnh Trâm

14

Lớp: ĐHLT QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Quyết định cá biệt (bao gồm Quyết định về nhân sự; Quyết định về
thành lập tổ chức bộ máy; Quyết định về việc ban hành các loại quy chế, nội
quy hoặc điều lệ hoạt động của cơ quan; Quyết định về xử phạt hành chính...)
- Chỉ thị cá biệt;
- Nghị quyết cá biệt.
b. Văn bản hành chính thông thường gồm các loại văn bản: Công văn
(các loại); Báo cáo (các loại); Thông báo; Biên bản; Tờ trình; Đề án; Chương
trình; Kế hoạch; Hợp đồng; các loại giấy; các loại phiếu.
c. Bản sao văn bản gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao
lục.
2.2.2. Công tác xây dựng Chương trình-Kế hoạch công tác của
công ty
Trong quá trình hoạt động của công ty thì công việc xây dựng kế hoạch
công tác tuần, tháng, quý, năm là vấn đề rất quan trọng và cần thiết.Để công
việc được giải quyết một cách khoa học, nhanh chóng thì cần phải lập kế

hoạch công tác tuần, tháng,quý, năm vấn đề này đòi hỏi các phòng ban ,đơn
vị chủ động trong công việc chuyên môn của mình.Đặc biệt, tổ chức-hành
chính là phòng chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch công tác tuần, tháng,
quý,năm.
Kế hoạch công tác tuần của công ty do các phòng ban lập, thứ hai
hàng tuần đều họp giao ban đầu tuần để báo cáo tình hình và vạch ra kế
hoạch cho tuần kế tiếp.Sau khi tổng hợp kế hoạch tuần của các phòng ban
truởng phòng làm cơ sở để lập kế hoạch tháng, quý.Căn cứ vào kế hoạch quý
để lập kế hoạch năm cho công ty.Sau khi trưởng phòng Hành chính tổng hợp
xong thì lên kế hoạch cụ thể . Khi hoàn thiện về nội dung, thể thức tiến hành
đánh máy, nhân bản gửi cho lãnh đạo công ty, các phòng ban, xí nghiệp.Căn
cứ vào kế hoach đó triển khai thực hiện.
Sơ đồ quy trình hóa xây dựng kế hoạch công tác tuần của công ty và của
từng đơn vị riêng: (Xem ở Phụ lục số 03)
Nguyễn Thị Quỳnh Trâm

15

Lớp: ĐHLT QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nhận xét: Việc xây dựng kế hoạch công tác tuần, tháng,quý,năm hợp
lý thể hiện phong cách làm việc khoa học của công ty, tránh sự chồng chéo và
mâu thuẫn trong lãnh đạo và điều hành. Điều đáng nói hơn cả kế hoạch này
nâng cao hiệu suất công tác quản lý và giúp các bộ phận làm việc đảm bảo cơ
sở vật chất và phương tiện làm việc.

2.2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
a. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí
của cơ quan
Văn bản là phương tiện ghi nhận thông tin và truyền đạt thông tin từ
đối tượng này sang đối tượng khác hoặc cơ quan đơn vị này sang đơn vị khác.
Hay nói cách khác văn bản là sản phẩm của hoạt động quản lý. Vì vậy, xây
dựng và ban hành văn bản là nội dung trọng tâm của công tác văn thư.
Thẩm quyền ban hành văn bản được quy định dựa vào chức năng,
nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi cá nhân, đơn vị trong phạm vi công ty cụ thể
như sau:
-Giám đốc ban hành
-Giám đốc có quyền ủy quyền cho các phó giám đốc hoặc trưởng các đơn vị
Theo quy định chung về công tác văn thư thì giám đốc công ty phải ký
những văn bản quan trọng trong quá trình hoạt động sản sinh
Những văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực mà giám đốc giao cho cấp phó
phụ trách hoặc giao cho chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính cơ
quan) ký thừa lệnh thì hầu như những bản đó không mấy quan trọng
* Ưu điểm:
Công tác ban hành và soạn thảo văn bản của công ty được thực hiện
theo đúng quy định của Nhà nước. Bởi đó là khâu quan trọng trong hoạt động
quản lý và chất lượng của văn bản ảnh hưởng đến hiệu lực và hiệu quả công
tác của cơ quan, bởi vậy mà công tác soạn thảo văn bản của công ty đã dược
tiến hành một cách tỉ mỉ, thận trọng và được coi là một công tác khoa học
không được xem nhẹ.
Nguyễn Thị Quỳnh Trâm

16

Lớp: ĐHLT QTVP K14B



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Nhược điểm:
Trong việc ban hành các văn bản để diều hành công việc do đôi khi
chưa có sự phân biệt rõ ràng giữa các văn bản do cơ quan ban hành ra còn
chưa đảm bảo đúng quy trình thủ tục và thẩm quyền ban hành .
b.Nhận xét về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của công ty
* Ưu điểm:
Về mặt thể thức và nội dung văn bản nhìn chung đã đảm bảo được tính
kỷ cương và sự thống nhất trong việc ban hành văn bản của cơ quan, đảm bảo
tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản, thể hiện được quyền uy và
tinh thần trách nhiệm của cơ quan, cá nhân có thẩm quyền ký văn bản tạo điều
kiện thuận lợi cho việc giải quyết văn bản.
Trong công tác soạn thảo văn bản của công ty luôn tuân thủ theo đúng
quy định của Nhà nước và quy định của công ty được lãnh đạo quan tâm chỉ
đạo nên công tác soạn thảo văn bản luôn đảm bảo về mặt thể thức và nội dung
thông tin.
* Nhược điểm:
Tuy nhiên bên cạnh việc trình bày đúng và trình bày đủ các thành phần
thể thức văn bản theo đúng quy định, đi sát về mặt nội dung thực hiện đúng
các bước của quy trình soạn thảo văn bản thì vẫn còn một số lỗi mắc phải so
với tiêu chuẩn của Nhà nước ban hành đó là: chưa chuẩn về cỡ chữ, kiểu chữ,
phông chữ, cách trình bày các thành phần chưa đúng với quy định của Nhà
nước.
Quy trình soạn thảo văn bản dài dòng, về hình thức văn bản còn rườm
rà, một số văn bản còn thiếu số và ký hiệu, trích yếu nội dung dài, một số văn
bản còn chưa đúng quy định. Chính những điều này dẫn tới việc tra tìm tài

liệu rất khó.
c. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của
Công ty.
Quy trình soạn thảo văn bản: Là toàn bộ trình tự các buớc tiến hành,
Nguyễn Thị Quỳnh Trâm

17

Lớp: ĐHLT QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

các công việc kể từ khi bắt đầu đến khi kết thúc để hoàn thành ra một văn
bản.Các bước tiến hành trong quy trình soạn thảo được sắp xếp theo thứ tự
nối tiếp nhau.Kết quả của bước này ảnh hưởng trực tiếp tới các bước
khác.Quy trình soạn thảo văn bản của công ty là:
- B1: Xác định mục đích, tính chất ,mức độ quan trọng của văn bản
cần soạn thảo
- B2: Chọn thể loaị văn bản
- B3: Thu thập và xử lý thông tin
- B4: Soạn thảo văn bản
- B5: Trao đổi ý kiến sửa chữa hoàn thiện văn bản
- B6: Trình duyệt người có thẩm quyền và làm thủ tục hoàn thiện văn bản
- B7: Nhân bản văn bản
 So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá:
Theo các văn bản quy định hiện hành việc trình bày đúng và trình bày
đủ các thành phần thể thức văn bản theo đúng quy định, đi sát về mặt nội

dung thực hiện đúng các bước của quy trình soạn thảo văn bản thì vẫn còn
một số lỗi so với tiêu chuẩn của Nhà nước, chưa đúng với quy định của Nhà
nước, chưa theo sát với sự hướng dẫn tại Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn
Phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
2.2.4.Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản
a. Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải quyết văn bản đi; văn bản đến;
lập hồ sơ hiện hành của công ty
• Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi gồm các bước trong
sơ đồ như sau: (xem ở phụ lục số 04)
• Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến được tiến hành
theo các bước sau: (xem ở phụ lục số 05)
• Quy trình lập hồ sơ hiện hành của công ty được tiến hành theo các bước
sau: (xem ở phụ lục số 06)
Nguyễn Thị Quỳnh Trâm

18

Lớp: ĐHLT QTVP K14B