ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
CƠ SỞ MIỀN TRUNG

Học phần:
Công tác văn thư lưu trữ


Đề tài

Xác định giá trị
Tài liệu lưu trữ
Tài liệu tham khảo:
- Giáo trình lưu trữ _Nxb GTVT_
- Lý luận và công tác văn thư _Nxb ĐH QG HN_
- Các thông tư số 09/2011/TT-BNV; số
13/2011/TT-BNV; số 155/2013/TT-BTC
- Thông tư liên tịch số 879/VTLTNN-NVTW
- Luật 01/2011/QH13
- Nghị định số 01/20133/NĐ-CP
- Nguồn tài liệu từ Internet.


Nội dung
I.
II.
III.
IV.
V.

Khái niệm về xác định giá trị tài liệu
Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu

Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu
Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu


Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

I. Khái niệm về xác định giá trị tài liệu
(XĐGTTL)
- Khái niệm
- Mục đích, ý nghĩa của việc XĐGTTL
- Yêu cầu của việc XĐGTTL
- Giá trị của tài liệu
- Nội dung công tác XĐGTTL


Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

1. Khái niệm
XĐGTTL là dựa trên những nguyên tắc, tiêu
chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để:
- Quy định THBQ cho từng loại TL hình
thành trong quá trình hoạt động của cq, tổ
chức, cá nhân theo giá trị của chúng về các
mặt k.tế, chính trị, khoa học, lịch sử…
- Lựa chọn, bổ sung những TL có giá trị
đưa vào bảo quản và loại ra những TL đã
hết giá trị để tiêu huỷ.



Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

2. Mục đích, ý nghĩa của việc xác định giá trị
tài liệu lưu trữ
•Giúp cho việc quản lý chặt chẽ TLLT
•Tạo điều kiện để bổ sung TL có giá trị vào các
phông lưu trữ, nhằm tối ưu hoá thành phần
phông lưu trữ QGVN, nâng cao hiệu quả phục
vụ khai thác sử dụng TLLT
•Giải phóng kho tàng, phương tiện bảo quản
TL.
•Việc XĐGTTL tốt sẽ khắc phục tình trạng tiêu
huỷ TL một cách tuỳ tiện.


Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

3. Yêu cầu của việc xác định giá trị tài liệu
lưu trữ
XĐGTTL là một công việc khó, phức
tạp, có ý nghĩa quyết định đến số phận của lưu
trữ
Yêu cầu: những người làm công tác lưu trữ
phải có tinh thần trách nhiệm cao, thận trọng
khi XĐGTTL, phải thực hiện đầy đủ các quy
định của Nhà nước và các hướng dẫn nghiệp
vụ về XĐGTTL.


Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ


4. Giá trị của tài liệu lưu trữ
• Giá trị của TL là ý nghĩa thông tin chứa đựng
trong TL, phục vụ cho hoạt động thực tiễn và
nghiên cứu lịch sử trên các lĩnh vực chính trị,
kinh tế, văn hóa, XH, KHKT …
• Xét ở góc độ khái quát, TLLT có 2 giá trị: Giá
trị thực tiễn và giá trị lịch sử


Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

4.1. Giá trị thực tiễn
• Là những thông tin chứa đựng trong tài liệu
có thể phục vụ hoạt động hiện hành của các
cơ quan, cá nhân
• (VD để xem xét lại những công việc đã kết
thúc nhưng còn liên quan đến hiện tại, cần
được khảo cứu).


Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

4.2. Giá trị lịch sử
•Là giá trị của những thông tin chứa đựng
trong tài liệu để phục vụ cho yêu cầu nghiên
cứu lịch sử.
•Tài liệu có giá trị lịch sử chiếm tỉ lệ thấp so
với tổng số tài liệu được hình thành.(khoảng
1-10% )

•Tài liệu có giá trị lịch sử được bảo quản vĩnh
viễn trong các lưu trữ lịch sử.


Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

5. Nội dung công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ
•Nghiên cứu, nắm vững các nguyên tắc, phương
pháp, tiêu chuẩn để XĐGTTL
•Nghiên cứu, xây dựng các bản hướng dẫn công tác
XĐGTTL ở giai đoạn VT, LTHH, LTLS
•Xác định THBQ cho từng hồ sơ TL
•Lựa chọn những TL có giá trị để đưa vào bảo quản
tại các lưu trữ
•Tổ chức kiểm tra và loại ra những TL hết giá trị để
tiêu hủy


Công tác văn thư lưu trữ Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

II. Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu lưu trữ
1.Ý nghĩa của việc nghiên cứu các nguyên tắc xác
định giá trị tài liệu lưu trữ
• Giúp chúng ta xử lý khách quan đối với tài liệu.
• Chỉ ra phương hướng giải quyết đúng đắn những
vấn đề liên quan đến giá trị của các TL sẽ được
lựa chọn để đưa vào thành phần PLTQGVN
• Có ý nghĩa chỉ đạo đối với quá trình giải quyết
các nhiệm vụ cụ thể
• Giúp cán bộ lưu trữ có cơ sở lý luận để bác bỏ

quan điểm sai lầm.


Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

2. Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu lưu
trữ
2.1 Nguyên tắc tính đảng (chính trị)
2.2 Nguyên tắc lịch sử
2.3 Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp


Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

2.1. Nguyên tắc chính đảng (Chính trị)
- Tài liệu đưa vào bảo quản trong các lưu trữ
phục vụ cho quyền lợi cho nhân dân, cho dân tộc,
cho quốc gia và cho Đảng.

- Tài liệu lưu trữ là di sản của nhân loại, của quốc
gia, dân tộc, của Đảng, là bằng chứng lịch sử,
nguồn sử liệu tin cậy để nghiên cứu lịch sử chính
xác nhất. Việc xác định giá trị tài liệu phải đứng
trên quan điểm bảo vệ di sản dân tộc.
- Lý giải vì sao phải lưu giữ tài liệu của các chế
độ khác nhau


Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ


2.2. Nguyên tắc lịch sử
- TLLT chứa đựng thông tin quá khứ cả về nội
dung và hình thức.
- Khi xét giá trị của TL phải chú ý tới hoàn
cảnh lịch sử, điều kiện và thời gian mà TL hình
thành.
- Cần phải có những kiến thức lịch sử mới có
thể xác định đúng được ý nghĩa của TL.


Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

2.3. Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp
Ý nghĩa của TL phụ thuộc vào nội dung thông tin
của TL, mục đích sử dụng của người nghiên cứu, vì
vậy khi xem xét giá trị của TL phải có quan điểm
toàn diện và tổng hợp.
Khi XĐGTTL không được tách rời từng TL riêng
biệt mà phải đặt tài liệu vào mối quan hệ với những
TL có liên quan.
Khi xem xét giá trị tài liệu phải chú ý đến ý nghĩa
toàn quốc, ý nghĩa địa phương, của từng ngành khoa
học.


Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

III. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu
trữ
1. Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của TL

2. Tiêu chuẩn tác giả TL
3. Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, cá nhân hình
thành phông
4. Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong TL
5. Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành TL
6. Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng
của PLT
7. Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của TL
8. Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các


Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

1. Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu
- Nội dung TL là những thông tin chứa đựng
trong TL. Có thể nói, nội dung là linh hồn của
TL, giá trị các mặt của TL chủ yếu do nội dung
quyết định.
- Khi xác định đến nội dung của TL, cần phải
đặt TL trong mối liên hệ với chức năng, nhiệm
vụ của ĐVHTP.
- Ý nghĩa nội dung của TL không thể xét 1 cách
riêng rẽ mà phải đặt chúng vào nhóm TL để xem
xét


Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

2. Tiêu chuẩn tác giả tài liệu
•Tác giả là cơ quan hoặc cá nhân làm ra TL

•Khi XĐGTTL phải xét đến vai trò và ý nghĩa
của cơ quan hoặc cá nhân làm ra TL.
•Trong 1 PLT thường có các tác giả sau: cơ
quan cấp trên; cơ quan hình thành phông; cơ
quan hữu quan; cơ quan, đơn vị trực thuộc.
•Đối với những nhân vật kiệt xuất trong lịch sử
=> toàn bộ tài liệu sẽ được giữ lại.


Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

3. Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phông
- Cơ quan, đơn vị hình thành phông là những cơ

quan, cá nhân trong quá trình hoạt động của mình
đã sản sinh ra phông lưu trữ
- Theo tiêu chuẩn này, những CQ có vị trí quan
trọng trong bộ máy nhà nước, những cá nhân kiệt
xuất, tiêu biểu thì tài liệu của những cơ quan, cá
nhân đó được xem là nguồn bổ sung quan trọng
nhất cho phông lưu trữ quốc gia
- Những CQ có vị trí ít quan trọng trong bộ máy
nhà nước thì tài liệu sản sinh ra sẽ được bảo quản
tại kho lưu trữ của CQ nhằm phục vụ cho hoạt
động hàng ngày cũng như phục vụ việc nghiên cứu


Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

4. Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong tài liệu lưu

trữ
• Sự trùng lặp thông tin của TL là sự lặp lại nội dung
của TL này trong các TL khác.
• Sự trùng lặp thông tin có thể xảy ra trong phạm vi 1
CQ hoặc trong nhiều CQ
• Trong 1 CQ, sự trùng lặp thông tin thường có 2
dạng:
+Trùng lặp do việc sao in
+ Trùng lặp do việc tổng hợp thông tin


Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

5. Tiêu chuẩn về thời gian, địa điểm hình thành
tài liệu
- Về thời gian
- Về địa điểm


Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

6. Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng
của phông lưu trữ


Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

7. Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu
Hiệu lực pháp lý của tài liệu được thể hiện ở
cả hai mặt :

- Thể thức
- Nội dung


Công tác văn thư lưu trữ - T Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

8. Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và
các đặc điểm bề ngoài của tài liệu
•Ngôn ngữ thể hiện trên TLLT của nước ta
gồm: chữ Hán, chữ Nôm, chữ quốc ngữ, chữ
của 1 số dân tộc ít người…
•Vật liệu và phương pháp chế tác TLLT của
nước ta gồm: gỗ, đá, thẻ tre, lá đồng, dải lụa,
giấy bạc, giấy gió, giấy trắng, đĩa, băng…