BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước chương trình chuyên viên
Tổ chức cho cán bộ, công chức, viên chức tại Học viện Hành chính quốc gia
Từ ngày 28/6/2016 đến ngày 16/8/2016

TÌNH HUỐNG QUẢN LÝ

Học viên: Lê Bá Cường
Chức vụ: Giảng viên
Đơn vị công tác: Ban cơ yếu chính phủ

Hà Nội, tháng 8 năm 2016

1


BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước chương trình chuyên viên
Tổ chức cho cán bộ, công chức, viên chức tại Học viện hành chính quốc gia
Từ ngày 28/6/2016 đến ngày 16/8/2016

TÌNH HUỐNG QUẢN LÝ
Tên tình huống: Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Công Tác Văn Thư Ở
Ban Cơ Yếu Chính Phủ

Học viên: Lê Bá Cường
Chức vụ: Giảng viên
Đơn vị công tác: Ban cơ yếu chính phủ

Người hướng dẫn: ThS. CVCC. Tống Đăng Hưng

Hà Nội, tháng 8 năm 2016
2


MỞ ĐẦU
Trong quản lý Hành chính Nhà nước, công tác văn thư có vai trò hết sức
quan trọng và là công tác thường xuyên. Những công việc như soạn thảo, duyệt ký
ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ
sơ, v.v. được gọi chung là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen
thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức. Có thể định nghĩa công tác
văn thư như sau: Công tác văn thư trong các cơ quan nhà nước và các tổ chức xã
hội bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý và sử
dụng con dấu, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan nhà nước và các tổ chức xã hội.
Trong quá trình thực hiện nội dung của công tác văn thư ở các cơ quan nhà
nước và các tổ chức xã hội phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tính nhanh chóng: Nhanh chóng là yêu cầu đối với công tác văn thư. Quá
trình giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức đảng, xã hội phụ thuộc nhiều
vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Khi thực hiện
yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây
dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người,
đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải
quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản.
Tính chính xác: Nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công
việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định
của Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.
Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ
các thành phần thể thức do các tổ chức quy định.

Tính bí mật: Là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập
trung mang tính chính trị của công tác văn thư. Trong nội dung văn bản đến, văn
1


bản đi của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi
bí mật của Đảng và Nhà nước.
Tính hiện đại: Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các
phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư là một
trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở
thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức xã hội. Tuy
nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù
hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức. Nói đến
hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại.
Với các yêu cầu trên, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
thư là hết sức cần thiết và có vai trò quan trọng trong các cơ quan nhà nước, các tổ
chức xã hội nói chung. Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác văn thư ở Ban cơ yếu chính phủ chưa được triển khai rộng rãi; nhiều công việc,
nghiệp vụ vẫn phải thực hiện thủ công. Do đó, tiểu luận tình huống Ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác văn thư ở Ban cơ yếu chính phủ có ý nghĩa quan
trọng và thiết thực.

2


I. NỘI DUNG TÌNH HUỐNG
1.1. Hoàn cảnh xuất hiện tình huống
Trong Ban cơ yếu chính phủ, công tác văn thư có vai trò quan trọng, giúp bộ
máy điều hành nói chung và các đơn vị thành viên vận hành, liên kết một cách

thống nhất và thông suốt. Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và kỹ
thuật, việc ứng dụng các phương tiện hiện đại trong công tác văn thư là hết sức cần
thiết. Ở Ban cơ yếu chính phủ, hệ thống mạng nội bộ kết nối các Đơn vị, Phòng,
Ban đã vận hành tốt; hạ tầng kết nối internet cũng hoạt động ổn định. Tuy nhiên,
công tác văn thư ở Ban cơ yếu vẫn được tiến hành thủ công, chưa áp dụng công
nghệ thông tin trong quản lý văn thư rộng rãi, đồng bộ, chưa tận dụng được hạ tầng
hiện tại để triển khai số hóa, tin học hóa các hoạt động và nghiệp vụ trong công tác
văn thư.
1.2. Mô tả tình huống
Vấn đề quản lý hành chính về công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều bất cập,
chưa được chú trọng, ảnh hưởng đến quá trình điều hành hoạt động của cơ quan.
Hạn chế đến các hoạt động trong công cuộc cải cách hành chính và quản lý công
sở.
Những năm qua chưa có sự quan tâm chỉ đạo đúng mức đối với công tác văn
thư, lưu trữ. Đặc biệt hoạt động lưu trữ, thể hiện ở chỗ chưa số hóa, tin học hóa
rộng rãi trong công tác văn thư, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ còn nghèo
nàn, dẫn đến chưa phát huy được tác dụng của nguồn lực thông tin trong tài liệu lưu
trữ. Việc truy cập tài liệu lưu trữ rất khó khăn. Ảnh hưởng đến công tác thống kê,
báo cáo, v.v.
Các bộ phận chuyên môn chưa thực hiện lập hồ sơ công việc, gây khó khăn
cho việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.

3


Chưa triển khai thực hiện việc ban hành các văn bản liên quan đến công tác
văn thư, lưu trữ (danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành
phần hồ sơ, tài liệu...).
Những tồn tại trên là do phần lớn các hoạt động, nghiệp vụ văn thư vẫn phải
thực hiện thủ công nên chậm trễ, gây ảnh hưởng đến công việc chung. Việc thông

báo, phổ biến các công văn, giấy tờ đến toàn thể cán bộ nhân viên trong Ban cơ yếu
vẫn phải làm thủ công, giao cho từng đầu mối nên mất công sức, kém hiệu quả. Cơ
sở hạ tầng để số hóa văn bản và tin học hóa các hoạt động, nghiệp vụ quản lý văn
thư còn chưa được triển khai.

II. PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG
2.1. Mục tiêu phân tích tình huống
i.

Quản lý văn bản đến

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến cho cán bộ,
công chức; giúp lãnh đạo phòng đôn đốc việc giải quyết văn bản đến; tiếp nhận các
dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; kiểm tra
thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng; đóng dấu mức độ
khẩn, mật; đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi; sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu; quản
lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới
thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức; bảo quản, sử dụng con dấu
của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác. Những nội dung này đã và đang
thực hiện tương đối tốt.
Đối với văn bản đến, tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ
quan được quản lý theo trình tự sau: tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển
giao văn bản đến; giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ
quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được
4


đăng ký tại văn thư thì không giải quyết. Tuy nhiên, thực trạng có một vấn đề nhiều

văn bản đến không được chuyển qua bộ phận văn thư cơ quan, nhiều khi việc
chuyển công văn được gửi thẳng trực tiếp cho bộ phận chuyên môn.
Văn bản đến phải được kịp thời trình cho lãnh đạo cơ quan phê duyệt và
chuyển giao cho cán bộ, công chức giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ
khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung
văn bản.
Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản
đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết
những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến
thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho cán
bộ, công chức giải quyết. Cán bộ, công chức có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết
văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan,
tổ chức.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho người được giao trách
nhiệm thực hiện những công việc sau: xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về
những văn bản quan trọng, khẩn cấp; chuyển văn bản đến cho cán bộ, công chức
giải quyết; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
ii.

Quản lý văn bản đi
Đối với văn bản đi, tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành phải được

quản lý theo trình tự sau: kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số,
ký hiệu và ngày, tháng của văn bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
(nếu có); đăng ký văn bản đi; làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi; lưu văn bản đi.
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong
ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; Văn bản đi

5


có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin
nhanh. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ
quan và một bản lưu trong hồ sơ.
Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải được sắp xếp thứ tự
đăng ký.
Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm: mở hồ sơ; thu thập, cập nhật
văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;
kết thúc và biên mục hồ sơ. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập: hồ sơ được lập
phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức; văn
bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản
ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; văn bản,
tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Cán bộ, công chức trong cơ quan, phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá
trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn quy định.
Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn
nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức
nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm.
Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển
công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.
Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện các nội dung, trình tự trên chưa được
quán triệt và thực hiện nghiêm túc, bên cạnh đó công tác này cũng đang tồn tại
những hạn chế, bất cập cần được quan tâm khắc phục để có thể đáp ứng được các
yêu cầu của quản lý. Điều này thể hiện ở những vấn đề như:
Chất lượng các văn bản được soạn thảo và sử dụng trong cơ quan còn thấp.
Việc thực hiện các quy trình xây dựng, thủ tục ban hành còn chồng chéo, chưa
thống nhất.
Việc quản lý văn bản đi, đến còn chưa thực hiện theo đúng trình tự. Việc xử,

lý, theo dõi, kiểm tra chuyển giao, giải quyết văn bản còn chậm và thủ công. Việc
6


ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư còn nhiều hạn chế do cơ sở hạ
tầng công nghệ thông tin mới bắt đầu được hình thành.
Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự đi vào nề nếp. Tình trạng không
lập hồ sơ công việc hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa đáp ứng được yêu cầu vẫn
còn diễn ra khá phổ biến. Việc quản lý, nộp lưu hồ sơ tài liệu chưa được thực hiện
nghiêm túc dẫn đến tình trạng các hồ sơ tài liệu có giá trị, cần lưu trữ chưa được
nộp lưu đúng thời hạn quy định, ở nhiều nơi tài liệu còn ở tình trạng tích đống tại
các phòng làm việc của cán bộ.
2.2. Cơ sở lý luận
Pháp lệnh số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04 tháng 4 năm 2001 của Ủy
ban thường vụ Quốc hội về Lưu trữ quốc gia.
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư.
Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ
chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương.
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư.
Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia.
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Liên
tịch Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản.
2.3. Phân tích diễn biến tình huống
Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư ghi rõ: “

Công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao gồm các công việc về soạn thảo,
7


ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt
động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn
thư”.
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;
quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm thông tin
văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Có thể nói rằng, hầu hết
các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính hàng ngày đều gắn
liền với văn bản và điều đó cũng có nghĩa là gắn liền với công tác văn thư. Hầu hết
cán bộ, công chức trong cơ quan đều có tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào việc
soạn thảo và ban hành văn bản, cũng như lập hồ sơ về những việc được giao giải
quyết.
Vì vậy chất lượng của công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng và hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức, đồng thời cũng tạo nên bằng
chứng thể hiện sự minh bạch, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân đối
với việc thực hiện, giải quyết công việc.
Công tác văn thư phải đảm bảo một số nguyên tắc cơ bản sau:
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp
luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của
cơ quan, tổ chức. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát
hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn
bản đến có đóng các dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng
khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và
chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục
phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được
đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước,

v.v.
8


2.4. Nguyên nhân dẫn đến tình huống
Số lượng văn bản xử lý nhiều, công tác văn thư phân tán, dẫn đến việc thu
thập, sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ rất khó khăn. Điều này một phần là do lượng
văn bản, tài liệu rời lẻ chưa được lập hồ sơ còn nhiều do tồn đọng từ các năm trước.
Một phần là do kho lưu trữ chưa đạt yêu cầu; quá trình tổ chức sắp xếp và sử dụng
tài liệu lưu trữ vẫn còn hạn chế nhất định; bên cạch đó, một nguyên nhân quan
trọng là ý thức trách nhiệm về công tác văn thư, lưu trữ ở đại bộ phận cán bộ công
chức còn hạn chế, thiếu tính cầu thị, bảo thủ, trì trệ; làm việc theo thói quen. Thực
trạng này sẽ dẫn đến phải tốn kém một khoản kinh phí khá lớn cho việc chỉnh lý
lượng tài liệu này trong thời gian sắp tới.
Nhìn chung, nguyên nhân chính dẫn đến tình huống là chưa triển khai cơ sở
hạ tầng tin học trong công tác văn thư. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa được thực hiện. Thói quen làm việc thủ công
trong công tác văn thư vẫn còn phổ biến nên công tác văn thư chưa hiện đại và kém
hiệu quả.
2.5. Hậu quả của tình huống
Không tận dụng được cơ sở hạ tầng hiện có để triển khai tin học hóa trong
công tác văn thư.
Chưa ứng dụng các công nghệ, phương tiện tiên tiến của công nghệ thông tin
trong công tác văn thư.
Các hoạt động, nghiệp vụ văn thư vẫn còn tiến hành phổ thông nên kém hiệu
quả, mất nhiều thời gian và công sức.

9



III. XỬ LÝ TÌNH HUỐNG
3.1. Mục tiêu xử lý tình huống
Nhằm tìm ra nguyên nhân và một số giải pháp để nâng cao chất lượng và
khắc phục những khó khăn bất cập trong công tác công tác văn thư, lưu trữ. Từng
bước hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ để phục vụ tốt hơn việc chỉ đạo, điều
hành đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính trong giai đoạn mới. Đảm bảo thực hiện
có nề nếp, hiệu quả việc hình thành, bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đối
với tổ chức, cơ quan, đơn vị và xã hội.
Cụ thể, tình huống giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn thư tại Ban cơ yếu chính phủ nhằm các mục tiêu sau:
 Tận dụng cơ sở hạ tầng hiện có
 Cải tiến và triển khai hệ thống quản lý văn thư trong Ban cơ yếu
 Từng bước cải cách, nâng cao chất lượng tác nghiệp và quản lý văn thư.
3.2. Đề xuất các phương án, chọn phương án tối ưu
Để giải quyết tình huống quản lý văn thư thủ công này, tác giả đề xuất giải
pháp ứng dụng phần mềm quản lý văn thư cho phép số hóa, tin học hóa văn bản
cũng như nghiệp vụ quản lý văn thư. Tuy nhiên, hiện nay có nhiều phần mềm hỗ
trợ công tác quản lý văn thư. Nội dung phần này sẽ tổng hợp các phần mềm quản lý
văn thư tiêu biểu và lựa chọn phần mềm quản lý văn thư tối ưu cho Ban cơ yếu
chính phủ.
i.

Tổng hợp các phần mềm quản lý văn thư

Phần mềm quản lý văn thư tác nghiệp eDoc
Quản lý và theo dõi hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ qua hệ thống
phần mềm. Khắc phục được tình trạng khó kiểm soát các văn bản đang ở đâu, quá
trình sử dụng chúng như thế nào? Những ai đang lưu giữ. Số hóa văn bản đến, văn
bản đi, văn bản nội bộ vào máy tính qua hệ thống phần mềm giúp lưu trữ văn bản


10


một cách khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu, tìm kiếm văn bản. Dễ dàng quản lý
các loại giấy tờ công văn. Tránh những sai sót có thể phát sinh.
Phân phối, luân chuyển văn bản giữa các phòng, ban, bộ phận thực hiện qua
phần mềm, giúp giảm thiểu công sức và tăng hiệu quả công việc của văn thư.
Lưu vết quá trình luân chuyển, xử lý văn bản đồng thời biết được nơi đang lưu trữ
văn bản gốc.
Tìm kiếm, tra cứu nhanh chóng và kịp thời văn bản khi có yêu cầu.
Theo dõi, kiểm soát được tình trạng công văn mình gửi đi. Lập và thống kê các báo
cáo chính xác; Tổng hợp, thống kê các văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ
theo nhiều tiêu chí, các mẫu báo cáo, thống kê được thiết kế theo tiêu chuẩn ngành
văn thư – lưu trữ.
Phần mềm CloudOffice
Phần mềm CloudOffice cho phép người quản lý có thể phân loại hồ sơ tài
liệu theo các chủ đề, nhóm lĩnh vực quản lý khác nhau, định nghĩa các thuộc tính
cho từng chủ đề tài liệu giúp quản lý tài liệu đa dạng và linh hoạt. Các hồ sơ được
phần mềm tổ chức sắp xếp quản lý theo từng năm cụ thể. Vì vậy chúng ta có thể dễ
dàng tìm kiếm một bộ hồ sơ sự kiện nào đó theo năm và theo trạng thái của hồ sơ
như: hồ sơ sự kiện đang được theo dõi tại thời điểm hiện nay, hoặc hồ sơ sự kiện đã
đóng lại trong quá khứ.
Phần mềm CloudOffice cho phép lưu trữ các hồ sơ, tài liệu dùng chung cho
cả đơn vị hoặc nhóm người dùng. Các tài liệu được lưu trữ có thể là các phần mềm,
biểu mẫu, ấn chỉ, tài liệu về hình ảnh, âm thanh, video… Chức năng này áp dụng
hiệu quả đối với trường hợp cơ quan ra quyết định thành lập tổ thực hiện nhiệm vụ
nào đó. Để các thành viên trong tổ thực hiện nhiệm vụ được tốt, tổ trưởng có thể
khởi tạo nhóm tài liệu để các thành viên trong tổ chia sẻ với nhau. Hoặc trong
trường hợp cơ quan thực hiện triển khai nhiệm vụ nào đó thì tài liệu của nhiệm vụ
đó có thể được chia sẻ để mọi người liên quan truy cập.

11


Phần mềm CloudOffice cho phép quản lý các hồ sơ sự kiện. Các sự kiện có
thể được quản lý thành 1 hồ sơ theo dõi diễn tiến từ lúc bắt đầu cho tới khi kết thúc
sự kiện. Chức năng này áp dụng hiệu quả trong trường hợp quản lý hồ sơ khiếu nại
tố cáo, hồ sơ vi phạm, hồ sơ triển khai dự án, triển khai hợp đồng. Chúng ta dễ
dàng tìm kiếm lại hồ sơ của sự kiện nào đó để theo dõi hoặc tiếp tục cập nhận các
nội dung, vấn đề mới của sự kiện.
Phần mềm CloudOffice còn cho phép quản lý các loại tài liêu đặc thù và theo
dõi đánh dấu kết quả thực hiện. Đặc biệt, phần mềm còn có chức năng cảnh báo các
tài liệu sắp hết hạn áp dụng đối với một số tài liệu có hạn quản lý hoặc theo dõi như
Hợp đồng, Dự án…
Có thể nói, phần mềm CloudOffice xây dựng tính năng quản lý hồ sơ tài liệu
một cách khoa học, chặt trẽ. Cho phép các nhà quản lý có nhiều phương án tổ chức
lưu trữ hồ sơ tài liệu phù hợp cho đơn vị mình. Toàn bộ tài nguyên về hồ sơ, dữ
liệu của đơn vị sẽ được điện tử hóa để lưu trữ trên máy chủ cơ sở dữ liệu một cách
an toàn, bảo mật, hiện đại và lâu dài.
Ngoài ra, còn một số phần mềm tác nghiệp văn thư như:
 Phần mềm quản lý văn thư AWAS


ii.

Phần mềm eDMS

Lựa chọn phương án tối ưu

Phương án tối ưu được lựa chọn là phần mềm quản lý văn thư CloudOffice vì
các lợi ích sau:

Đối với cấp lãnh đạo: Giảm công sức và tiết kiệm thời gian công việc; ra
các chỉ thị điều hành nhanh chóng, kịp thời; theo dõi và xử lý kịp thời tình trạng chỉ
thị mình ban ra; nhận công văn và phê duyệt dễ dàng; quản lý các thông tin của cơ
quan; tránh được những sai sót phát sinh, v.v.
Đối với bộ phận văn thư: Khắc phục được tình trạng khó kiểm soát các văn
bản đang ở đâu, quá trình sử dụng chúng như thế nào? Những ai đang lưu giữ?Dễ
12


dàng quản lý các loại giấy tờ công văn; nhanh chóng khi lập các loại công văn, giấy
tờ khi trình hoặc xin ý kiến lãnh đạo; theo dõi, kiểm soát được tình trạng công văn
mình gửi đi; lập và thống kê các báo cáo chính xác;tránh được những sai sót phát
sinh, v.v.
Đối với toàn thể cán bộ nhân viên trong Ban cơ yếu: Nhận được các chỉ
thị, công văn một cách nhanh chóng; phản hồi lại ý kiến của mình một cách thuận
tiện; tiết kiệm các chi phí văn phòng, giảm được sự nhầm lẫn; người sử dụng dễ
dàng làm việc, sắp xếp và quản lý được công việc của mình; các tiện ích đi kèm
giúp nâng cao hiệu quả công việc; tránh được những sai sót phát sinh, v.v.
3.3. Các giải pháp thực hiện phương án đã lựa chọn
Nội dung phần này sẽ trình bày về giải pháp triển khai phương pháp tối ưu
đã lựa chọn. Sau khi đã lựa chọn được phần mềm quản lý văn thư trong Mục 3.2,
phần này sẽ trình bày giải pháp triển khai phần mềm này tại Ban cơ yếu. Tiến hành
cụ thể theo các bước sau:
 Thành lập đội dự án triển khai hệ thống quản lý văn thư trong Ban cơ yếu.
 Trung tâm CNTT phụ trách cải tiến cơ sở hạ tầng như mạng nội bộ, kết
nối internet cho phù hợp với các hoạt động, nghiệp vụ văn thư.
 Trung tâm CNTT kết hợp với Bộ phận văn thư phụ trách triển khai hệ
thống.
 Bộ phận văn thư tiến hành thử nghiệm và kết hợp với trung tâm CNTT
chỉnh sửa, cải tiến.

 Hướng dẫn nghiệp vụ hệ thống cho toàn thể cán bộ, nhân viên trong Ban
cơ yếu.
 Vận hành hệ thống.
Phần mềm quản lý văn thư này có một số giao diện sử dụng chính như trong
Hình 1 (Giao diện nhận công văn), Hình 2 (Quản lý công văn và điều hành).

13


Hình 1: Giao diện Nhận công văn

Hình 2: Giao diện quản lý công văn và điều hành

14


IV. KIẾN NGHỊ
4.1. Kiến nghị với các cơ quan Đảng, Nhà nước
Vấn đề hiện đại hóa các hoạt động, nghiệp vụ văn thư trong các cơ quan
Đảng, Nhà nước như số hóa, tin học hóa, v.v. dựa trên hạ tầng công nghệ thông tin
có tính cấp thiết, có vai trò quan trọng và cần được triển khai.
4.2. Kiến nghị với cơ quan quản lý cấp trên
Tận dụng cơ sở hạ tầng mạng nội bộ và kết nối internet để triển khai hệ
thống quản lý văn thư.
Tiến hành số hóa và tin học hóa các hoạt động và nghiệp vụ quản lý văn thư
trong toàn Ban.
Chuyển đổi thói quen thủ công, truyền thống sang thói quen sử dụng hạ tầng
công nghệ, các phương tiện hỗ trợ hiện đại trong công tác văn thư cho toàn thể cán
bộ, nhân viên trong Ban cơ yếu.


15


V. KẾT LUẬN
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng, hỗ trợ điều phối các hoạt động
trong các cơ quan, tổ chức nhà nước. Nhiều cơ quan Đảng, Nhà nước và các tổ
chức xã hội vẫn quản lý, tác nghiệp thủ công, do đó chậm trễ và đạt hiệu quả không
cao. Chưa ứng dụng được khoa học, công nghệ và phương tiện hiện đại vào quản
lý, tác nghiệp văn thư. Với cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin hiện tại ở Ban cơ
yếu chính phủ hoàn toàn có thể thực hiện số hóa, tin học hóa trong công tác văn
thư. Việc triển khai một hệ thống phần mềm tác nghiệp văn thư ở Ban cơ yếu chính
phủ là hết sức cần thiết và khả thi.

16


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ......................................................................................................................................... 1
I. NỘI DUNG TÌNH HUỐNG ........................................................................................................ 3
1.1. Hoàn cảnh xuất hiện tình huống ........................................................................................... 3
1.2. Mô tả tình huống .................................................................................................................. 3
II. PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG ..................................................................................................... 4
2.1. Mục tiêu phân tích tình huống .............................................................................................. 4
2.2. Cơ sở lý luận ......................................................................................................................... 7
2.3. Phân tích diễn biến tình huống ............................................................................................. 7
2.4. Nguyên nhân dẫn đến tình huống ......................................................................................... 9
2.5. Hậu quả của tình huống ........................................................................................................ 9
III. XỬ LÝ TÌNH HUỐNG ........................................................................................................... 10
3.1. Mục tiêu xử lý tình huống .................................................................................................. 10
3.2. Đề xuất các phương án, chọn phương án tối ưu ................................................................. 10

3.3. Các giải pháp thực hiện phương án đã lựa chọn................................................................. 13
IV. KIẾN NGHỊ ............................................................................................................................ 15
4.1. Kiến nghị với các cơ quan Đảng, Nhà nước ....................................................................... 15
4.2. Kiến nghị với cơ quan quản lý cấp trên .............................................................................. 15
V. KẾT LUẬN .............................................................................................................................. 16
MỤC LỤC ..................................................................................................................................... 17

17