Khoa Văn hóa - Thông tin và Xã hội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
KTQS: Kỹ thuật quân sự
KHKT:Khoa học kỹ thuật
GT:Giáo trình
ĐA:Đồ án
NCT:Nhu cầu tin
NDT:Người dùng tin
LA:Luận án
LV:Luận văn
CSDL:Cơ sở dữ liệu
NCKH:Nghiên cứu khoa học
TTKHQS/BQP:Thông tin khoa học quân sự/ Bộ Quốc Phòng

Cao Thị Hồng

ĐH Khoa học thư viện K12A


Khoa Văn hóa - Thông tin và Xã hội
LỜI NÓI ĐẦU

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Thế kỷ XXI là thế kỷ của công nghệ thông tin và truyền thông, thông tin
ngày càng đa dạng và phong phú. Thông tin đóng một vai trò quan trọng trong

sự nghiệp phát triển của xã hội loài người. Cùng với xu thế hội nhập toàn cầu
trên tất cả các lĩnh vực, Việt Nam cũng vươn mình sẵn sàng hội nhập trong đó
có lĩnh vực giáo dục và đào tạo.Vì thế trong những năm gần đây Đảng và Nhà
nước luôn quan tâm đầu tư đến việc đổi mới hệ thống giáo dục đại học nhằm
nâng cao chất lượng nghiên cứu khoa học mà trong đó giáo dục và đào tạo cùng
với khoa học công nghệ là quốc sách hàng đầu.
Khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin và truyền thông đang phát triển
một cách mạnh mẽ làm thay đổi rõ nét các phương thức hoạt động của cơ quan
Thông tin – Thư viện (TT-TV). Các cơ quan TT-TV không chỉ đơn thuần là nơi
lưu trữ sách mà còn là nơi cung cấp và phổ biến tri thức thông tin.
Trong những năm gần đây, nhận thức được tầm quan trọng cũng như việc
hòa mình vào sự phát triển của xã hội và các trung tâm thông tin – thư viện của
các trường đại học nói chung, Thư viện Học viện KTQS nói riêng đã có sự phát
triển nhanh chóng và đạt được nhiều thành tựu trong việc đáp ứng nhu cầu
nghiên cứu giảng dạy của cán bộ giảng viên, sinh viên trong trường.
Việc “gắn lý luận với thực tiễn” là mục tiêu đào tạo của khoa Văn hoá
thông tin và xã hội của trường Đại học Nội vụ Hà Nội . Chính vì vậy, việc đưa
sinh viên đi thực tập hành nghề tại các cơ quan thông tin thư viện là một việc
làm thường niên của khoa. Được khoa phân công về thực tập tại Thư viện Học
viện Kỹ thuật quân sự. Trong thời gian thực tập tại đây em có cơ hội học hỏi và
vận dụng các kiến thức đã học và trực tiếp tham gia vào công việc chuyên môn ,
giúp em có cái nhìn tổng quát hơn về ngành mình theo đuổi cũng như ý thức hơn
về nghề nghiệp của mình trong tương lai.
Em xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc và tập thể cán bộ nhân viên tại
Thư viện Học viện Kỹ thuật quân sự đã tạo điều kiện cho em trong thời gian
thực tập tại trung tâm. Em xin cảm ơn các thầy cô trong khoa trường Đại học
Nội vụ Hà Nội đã chỉ bảo chúng em trong quá trình học tại trường.
Cao Thị Hồng

2


ĐH Khoa học thư viện K12A


Khoa Văn hóa - Thông tin và Xã hội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Sau thời gian thực tập tại Thư viện Học viện Kỹ thuật quân sự với những
kết quả thu nhận được từ thực tế em đã tổng hợp một cách đầy đủ trong bản báo
cáo thực tập với các phần như sau:
Phần 1: Giới thiệu chung về thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự.
1.1 Vài nét về Học viện Kỹ thuật quân sự
1.2 Tìm hiểu về Thư viện Học viện Kỹ thuật quân sự
1.3 Nguồn lực thông tin
1.4 Đối tượng người dùng tin
1.5 Tổ chức và hoạt động
Phần 2: Nội dung và kết quả kiến tập
2.1 Nội quy, quy chế làm việc của cơ quan
2.2 Phòng nghiệp vụ
2.3 Phòng mượn, trả giáo trình tài liệu và làm thẻ
2.4 Phòng đọc báo tạp chí, luận văn, luận án
2.5 Kết quả thu được
Phần 3: Nhận xét, đánh giá, đề xuất kiến nghị
3.1 Nhận xét, đánh giá
3.2 Đề xuất, kiến nghị

Cao Thị Hồng

3

ĐH Khoa học thư viện K12A



Khoa Văn hóa - Thông tin và Xã hội
PHẦN 1:

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ THƯ VIỆN HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ
1.1 Vài nét về Học viện Kỹ thuật quân sự
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Học viện
Học viện Kỹ thuật Quân sự được thành lập ngày 28/10/1996 theo Quyết
định 146/CP của Hội đồng Chính phủ, với tên gọi ban đầu là “Phân hiệu II Đại
học Bách Khoa”. Ngày 28/10/1996 khai giảng khóa học đầu tiên và đó chính là
ngày truyền thống của Học viện Kỹ thuật Quân sự. Ngày 16/06/1986 Thủ tướng
Chính phủ quyết định đổi tên “Phân hiệu II Đại học Bách Khoa” thành Đại học
Kỹ thuật Quân sự đóng quân tại Vĩnh Yên, Vĩnh Phúc.
Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn mới, ngày 15/12/1981 Bộ
Quốc phòng quyết định thành lập Học viện Kỹ thuật Quân sự trên cơ sở Đại học
Kỹ thuật quân sự.
Năm 1992 theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, một trụ sở chính
của Học viện KTQS đã chuyển về Nghĩa Đô - Từ Liêm - Hà Nội, nay có địa chỉ
số 100 Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội.
Ngày 31/1/2008 Phó Thủ tướng Nguyễn Thiện Nhân ký công văn bổ sung
Học viện Kỹ thuật Quân sự vào danh sách các trường Đại học trọng điểm quốc
gia Việt Nam. sung Học viện Kỹ thuật Quân sự

là một viện đại học kỹ

thuật tổng hợp, đa ngành, đa lĩnh vực trực thuộc Bộ Quốc phòng Việt Nam,
là đại học nghiên cứu và đào tạo kỹ sư quân sự, kỹ sư dân sự, chỉ huy tham mưu

kỹ thuật, quản lý khoa học và công nghệ, quản lý kinh tế-kỹ thuật các trình độ
Đại học, Thạc sĩ, Tiến sĩ trong các ngànhkhoa học kỹ thuật, công nghệ quân
sự, công nghiệp quốc phòng và công nghệ cao phục vụ sự nghiệp hiện đại hoá
quân đội và các ngành kinh tế quốc dân.
Kế thừa phát huy truyền thống quân đội nhân dân Việt Nam, tuyền thống
ngành Giáo dục đào tạo cả nước, Học viện KTQS đã nhanh chóng đạt nhiều
thành tích đào tạo nghiên cứu khoa học và xây dựng tiềm lực, đóng vao trò là
một trung tâm giáo dục đào tạo khoa học và công nghệ của quân đội và nhà
Cao Thị Hồng

4

ĐH Khoa học thư viện K12A


Khoa Văn hóa - Thông tin và Xã hội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
nước. Trong quá trình đào tạo khoa học và công nghệ của quân đội và nhà nước.
Trong quá trình Học viện KTQS đã không ngừng phấn đấu vươn lên làm tròn
chức năng của một trung tâm Giáo dục đào tạo khoa học và công nghệ của quân
đội. Đồng thời là nơi duy nhất đào tạo đội ngũ kỹ sư quân đội, cán bộ chỉ huy
tham mưu cho toàn quân.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ
-Đảm bảo thông tin khoa học và công nghệ, kỹ thuật quân sự cho nghiên
cứu Khoa học và đào tạo.
- Thư ký biên tập, xuất bản tạp chí “Khoa học Kỹ thuật” Học viện KTQS.
- Biên tập xuất bản các thông tin chuyên đề.
-Tham gia biên soạn từ điển Bách khoa quân sự Việt Nam.
1.2 Tìm hiểu về Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự
1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Thư viện ra đời với sự ra đời của trường Đại học KTQS năm 1966, quá
trình hình thành và phát triển có nhiều thuận lợi và khó khăn. Đặc biệt trong thời
kỳ chiến tranh, thư viện đã lưu động khắp nơi như Hà Bắc, Tuyên Quang...Tuy
nhiên trong mọi hoàn cảnh thư viện vẫn luôn cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ
cho công tác giảng dạy học tập và nghiên cứu của toàn Học viện.
Trước năm 1976 Thư viện thuộc phòng huấn luyện.
Từ năm 1978 đến tháng 4/1966 Thư viện trực thuộc phòng Khoa học
Công nghệ và Môi trường.
Từ 5/1966 đến tháng 10 năm 1998 Thư viện trực thuộc Ban Giám đốc.
Từ tháng 11 năm 1998 Thư viện trực thuộc phòng Thông tin – thư viện,
đến nay Thư viện trực thuộc phòng Thông tin Khoa học Công nghệ và Môi
trường.
Khi mới ra đời Thư viện chỉ là một tủ sách nhỏ nhưng được sự quan tâm
của Ban lãnh đạo Học viện, Thư viện ngày càng lớn mạnh với diện tích 2000m 2
với trên 9000 bạn đọc, trang thiết bị tương đối hiện đại, vốn tài liệu ngày càng
được bổ sung đầy đủ hơn về mặt số lượng lẫn chất lượng có thể đáp ứng tốt nhu
cầu tin của toàn Học viên.
Cao Thị Hồng

5

ĐH Khoa học thư viện K12A


Khoa Văn hóa - Thông tin và Xã hội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Từ năm 1993 Thư viện bắt đầu xây dựng CSDL trên phần mềm CDS/ISIS
và FOXPRO. Năm 1993 Thư viện chuyển sang phần mềm LIBOL của công ty
Tinh Vân. Đây là sự chuyển đổi, một giải pháp giáp mang tính chiến lược, ứng
dụng hơn nữa CNTT và hoạt động Thông tin – thư viện, đặc biệt nhằm quản trị tốt

vốn tài liệu bạn đọc.
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ
Ban Thông tin KHQS hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chỉ huy
Phòng Thông tin KHQS và hướng dẫn củacơ quan nghiệp vụ cấp trên; nghiên
cứu, tham mưu, đề xuất với Chỉ huy Phòng về mọi mặt hoạt động thông tin
KHQS; Trực tiếp quản lý, tổ chức thực hiện công tác thông tin KHQS trong Học
viện.
- Nghiên cứu, xác định nhu cầu của các đối tượng dùng tin trong Học viện để
thu thập, xử lý, lưu giữ và phổ biến thông tin dưới các hình thức thông tin thích
hợp, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ huy, quản lý, đào tạo và NCKH của Học viện;
tham gia phổ biến các thành tựu, tri thức KHQS trong và ngoài nước theo
chuyên ngành, góp phần nâng cao kiến thức cho cán bộ, giáo viên trong Học
viện.
- Tổ chức biên soạn, xuất bản các ấn phẩm Thông tin KHQS theo quy
định hiện hành của Nhà nước và Bộ Quốc phòng.
- Cung cấp Thông tin KHQS chuyên ngành cho cơ quan Thông tin KHQS
cấp trên theo qui định và xây dựng tiềm lực Thông tin KH trong Học viện.
- Tổ chức, quản lý hợp tác, trao đổi Thông tin KHQS trong và ngoài quân
đội theo phạm vi chức trách được giao.
- Thường xuyên sơ, tổng kết định kỳ kết quả thực hiện nhiệm vụ Thông
tin KHQS báo cáo chỉ huy Phòng, Học viện và Trung tâm TTKHQS/BQP.
1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Thư viện Học viện KTQS
Trong bối cảnh hiện nay vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức của các cơ quan
thông tin – thư viện có vai trò rất quan trọng và cần thiết. Thư viện có hoạt động
hiệu quả hay không thì cần phải có một cơ cấu tổ chức hợp lý và hiệu quả
Cơ cấu tổ chức của Thư viện Học viện KTQS bao gồm:
Chỉ huy ban 01 người
Tổ nghiệp vụ 05 người
Cao Thị Hồng


6

ĐH Khoa học thư viện K12A


Khoa Văn hóa - Thông tin và Xã hội
Tổ phòng đọc: 12 người

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Tổ phòng mượn: 06 người
Tổ bổ sung: 02 người
BAN GIÁM ĐỐC
HVKTQS

PHÒNG THÔNG TIN KHOA
HỌC CÔNG NGHỆ
VÀ MÔI TRƯỜNG

TỔ
NGHIỆP VỤ

BAN QUẢN
TRỊ MẠNG

BAN
TẠP CHÍ
KH-KT

BAN

THƯ VIỆN

BAN
THÔNG TIN
KHOA HỌC

PHÒNG
MƯỢN

PHÒNG
ĐỌC

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ban Thư viện Học viện KTQS
1.3 Nguồn lực thông tin
1.3.1 Vốn tài liệu
Vốn tài liệu là một trong bốn bộ phận cấu thành thư viện (vốn tài liệu, cơ
sở vật chất, đội ngũ cán bộ và độc giả). Giữa các bộ phận có mối liên hệ và tác
động lẫn nhau, nhưng vốn tài liệu có vị trí quan trọng đặc biệt. Vốn tài liệu là
yếu tố các thư viện tồn tại, phát triển và duy trì các hoạt động của mình. Vốn tài
liệu có phong phú, đa dạng về nội dung cũng như hình thức phù hợp với chức
năng nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan thư viện thì mới có thể phục vụ tốt cho bạn
đọc và thu hút ngày càng nhiều bạn đọc đến thư viện.
Hiện nay, Thư viện Học viện KTQS đang sở hữu một nguồn tin tương đối
phong phú đã được xử lý và đưa ra phục vụ NDT. Trong bối cảnh “xã hội thông
Cao Thị Hồng

7

ĐH Khoa học thư viện K12A



Khoa Văn hóa - Thông tin và Xã hội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
tin” hiện nay, nguồn tin của Trung tâm ngày càng gia tăng về số lượng và chất
lượng chủ yếu tập trung vào các khoa: Cơ khí, bưu chính viễn thông, vũ khí
công nghệ cao, vô tuyến điện tử, hàng không vũ trụ… Các loại hình tài liệu bao
gồm: sách, báo, tạp chí, luận văn, đồ án tốt nghiệp, nghiên cứu khoa học…thể
hiện dưới nhiều hình thức: văn bản, đĩa CD…
* Nguồn tin truyền thống
Tài liệu truyền thống vẫn giữ vai trò chủ đạo trong kho sách. Nguồn tin
truyền thống thể hiện trên giấy bao gồm tài liệu công bố và tài liệu không công
bố.
+ Tài liệu công bố: là tài liệu được xuất bản do các nhà xuất bản phát
hành chính thức, tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng nhằm
phổ biến rộng rãi đến mọi đối tượng NDT.
Tài liệu công bố chủ yếu là giáo trình, tài liệu tham khảo, sách, báo, tạp
chí tiếng Việt, tiếng nước ngoài và chuyên ngành đào tạo của trường.
Hiện nay vốn tài liệu của Thư viện có khoảng 61.713 đầu tên sách, báo,
tạp chí với 429.902 cuốn, trong đó sách giáo trình có 3.235 tên với 323.405
cuốn; sách tra cứu có 44.890 tên với 88.518 cuốn, tài liệu ngoại văn có 61696
tên tài liệu với 429876 cuốn với nhiều ngôn ngữ khác nhau như : tiếng Nga,
Tiếng Tây Ban Nha, tiếng Nhật, tiếng Anh....
STT
1
2
3

Loại tài liệu
Đầu tài liệu
Giáo trình

3235
Sách tra cứu
44.890
Tài liệu ngoại văn
61696
Bảng 1. Thống kê tài liệu công bố

Số lượng cuốn
323.405
88.518
429876

+ Tài liệu không công bố hay còn gọi là tài liệu “xám”: là tài liệu không
phát hành chính thức, phổ biến hạn chế phục vụ cho các đối tượng NDT phạm vi
hẹp. Tài liệu không công bố của Thư viện gồm: đồ án, luận văn, luận án, sách
mật, các công trình nghiên cứu. Số liệu thống kê được cụ thể như sau:
Cao Thị Hồng

8

ĐH Khoa học thư viện K12A


Khoa Văn hóa - Thông tin và Xã hội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

STT

Loại hình tài liệu


Đầu tài liệu

Số lượng cuốn

1

Luận án, luận văn

6839

6915

2

Sách mật

1735

6056

3

Đồ án

4658

4658

Bảng 2. Thống kê tài liệu không công bố


Biểu đồ thống kê tỷ lệ số đầu ấn phẩm tài liệu theo ngôn ngữ
Nhìn vào biểu đồ, chúng ta có thể nhận thấy, tài liệu Ngoại văn của Thư
viện Học viện KTQS có vai trò chủ đạo chiếm 45,28% số đầu ấn phẩm của tài
liệu chiếm một tỉ kệ không nhỏ trong kho sách của thư viện, giữ vai trò quan
trọng với Học viện đáp ứng tối đa cho chuyên ngành đào tạo của nhà trường với
nhiều hệ, bậc khác nhau. Điều này cho thấy việc sử dụng vốn ngoại ngữ của
NDT tại đây và ngân sách bổ sung tài liệu bằng tiếng nước ngoài được đáp ứng
kịp thời, nguồn tài liệu của thư viện được đa dạng và phong phú
* Nguồn tin hiện đại
Sự phát triển của khoa học hiện đại đã kéo theo sự ra đời và phát triển của
một loại tài liệu mới, đó là tài liệu điện tử được lưu giữ trên CD- ROM, DVD ROM, trên mạng cục bộ, mạng internet... với sự phát triển của công nghệ kỹ
thuật hiện đại ra đời nguồn tin điện tử (e-book, e-journal, e-magazine), các cơ sở
dữ liệu điện tử đã và đang tạo ra nguồn tin phong phú. Tài liệu điện tử của Thư
viện hiện nay có 6.418 biểu ghi. NDT không nhất thiết phải đến thư viện mới có
thể tìm được thông tin, mà ở bất cứ đâu cũng có thể nắm bắt được tin tức nhanh
chóng thông qua các tài liệu điện tử, ngày càng chiếm ưu thế trong đời sống xã
hội. Các cơ quan TT-TV có xu hướng xây dựng các ngân hàng dữ liệu, nhằm
tăng thêm nguồn thông tin số hóa và từng bước trở thành thư viện số hiện đại.
Hiện nay, Thư viện đang sử dụng phần mềm Libol của công ty Tinh Vân,
là phần mềm hữu hiệu để quản lý tài liệu và các vấn đề liên quan đến hoạt động
thư viện. Nguồn tin điện tử của Thư viện là đĩa CD, các học viên khi nộp luận
án luận văn…đều phải nộp bản word và dạng sách. Đây chính là nguồn tin nội
Cao Thị Hồng

9

ĐH Khoa học thư viện K12A



Khoa Văn hóa - Thông tin và Xã hội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

lực cơ bản để có thể đáp ứng tốt nhu cầu của NDT tại trường.
Đĩa CD: Trung tâm sưu tập khoảng 100 tài liệu được số hóa dưới dạng đĩa
CD, nội dung chủ yếu là luận án, luận văn, đồ án.
Lợi ích của sách điện tử mang lại rất lớn:
+ Mua một lần có thể dùng được nhiều năm.
+ Có thể phục vụ nhiều bạn đọc cùng một thời gian.
+ Không hạn chế lượng truy cập và khai thác.
+ Tiết kiệm kinh phí, diện tích kho, công sức của cán bộ thư viện.
Thời gian tới, Thư viện sẽ tăng cường bổ sung sách điện tử nhằm làm
phong phú nguồn tin và đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thư viện. Hiện nay
Thư viện đang phấn đấu trở thành thư viện điện tử trong tương lai, bổ sung
nguồn tài liệu điện tử là điều tất yếu và cần thiết.
Biểu đồ thống kê cơ sở tài liệu số
1.3.2 Cơ sở vật chất và trang thiết bị của thư viện
Được sự quan tâm của Ban giám đốc Học viện KTQS và các cơ quan
chức năng, Thư viện đã được xây dựng một tòa nhà 4 tầng khang trang với tổng
diện tích là 2000m2 và đầy đủ trang thiết bị mới tương đối hiện đại: 300 giá sách
trong đó có: 100 giá chuyên dụng, 150 bàn đọc, 300 ghế, 94 máy tính, 02 máy
in, 04 máy quét, 02 máy in mã vạch, 01 máy camera, 03 máy hút ẩm, 10 điều
hòa nhiệt độ. Bên cạnh đó, Thư viện có một hệ thống camera đặt tại phòng đọc
mở, có 02 cổng từ đề quản tình trạng thất thoát tài liệu, 01 hệ thống mạng
INTRANET toàn học viện và hệ thống mạng INTERNET toàn học viện.
Nhìn chung cơ sở vật chất kỹ thuật hiện có của thư viện cũng đã đáp ứng
được nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu của bạn đọc.
1.3.3 Đội ngũ cán bộ
Khi mới thành lập, số lượng cán bộ là gần 30 người. Hiện nay Thư viện

Học viện có số lượng là gần 25 người và được phân bố như sau:
Chỉ huy ban: 01 người
Tổ nghiệp vụ có: 05 người
Tổ phòng đọc có: 12 người
Cao Thị Hồng

10

ĐH Khoa học thư viện K12A


Khoa Văn hóa - Thông tin và Xã hội
Tổ phòng mượn: 06 người

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Tổ bổ sung: 02 người
Trình độ cán bộ: có 01 là Thạc sỹ; 20 người có trình độ Đại học, 04 người
có Cao đẳng . Tuy nhiên trong đó chỉ có 11 người được đào tạo đúng chuyên
ngành thông tin –thư viện, như vậy khó khăn trong những công việc chuyên
môn. Các cán bộ Thư viện 100% được đào tạo cơ bản và được dự các khóa bồi
dưỡng trong và ngoài Quân đội. Trong số cán bộ có trên một nửa tổng số biết sử
dụng thành thạo tiếng Anh, hoặc tiếng Nga, số còn lại đều có trình độ B tiếng
Anh. Họ đều năng động, nhiệt tình luôn học và tự học nhằm nâng cao trình độ
chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ và vi tính.
1.4 Đối tượng người dùng tin của Thư viện Học viện
Việc nắm bắt đặc điểm nhu cầu của người dùng tin (NDT) có ý nghĩa
quan trong trong hoạt động TT – TV, qua đó Thư viện có thể đáp ứng đầy đủ và
chính xác những nhu cầu tin đó. Đây là nhiệm vụ hàng đầu của các Thư viện nói
chung và của Học viện KTQS nói riêng. Hiện tại, Thư viện Học viện KTQS có

gần 12.732 NDT thuộc các đối tượng phục vụ chính của Thư viện là cán bộ lãnh
đạo quản lý, cán bộ giảng dạy và nghiên cứu khoa học, học viên quân sự và sinh
viên thuộc các ngành đào tạo dân sự, cao đẳng. Bên cạnh đó còn những người
dùng tin ngoài nhà trường được sử dụng tài liệu tại chỗ nếu có giấy giới thiệu
của cơ quan chủ quản của cá nhân đó. Để tiện phục vụ và đáp ứng tối đa nhu cầu
NDT, thư viện luôn trú trọng để nghiên cứu, phân chia các đối tượng NDT thành
các nhóm khác nhau để nắm bắt kịp thời nhu cầu tin (NCT) của NDT, NDT tại
Học viện gồm 3 nhóm sau:
• Nhóm cán bộ lãnh đạo quản lý có 1210 người bao gồm: Ban Giám đốc Học
viện, cán bộ lãnh đạo Đảng, Trưởng ban, Trưởng Bộ môn.... Nhóm này thường
cần những thông tin để đưa ra quyết định chỉ đạo và điều hành công việc. Chính
vì vậy, nhu cầu tin của họ rất phong phú và đa dạng, cường độ lao động cao cho
nên họ cần những thông tin phải cô đọng, xúc tích.
• Nhóm cán bộ giảng dạy và nghiên cứu khoa học:
Cán bộ giảng dạy và nghiên cứu khoa học là những người đóng vai trò
Cao Thị Hồng

11

ĐH Khoa học thư viện K12A


Khoa Văn hóa - Thông tin và Xã hội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
nòng cốt của Học viện, với số lượng 1.000 người. Bao gồm: Đội ngữ giáo sư,
Phó giáo sư, Tiến sỹ, Tiến sỹ khoa học và giảng viên. Hình thức phục vụ là
thông tin chuyên đề, thông tin chọn lọc, thư mục chuyên đề...về khoa học,
chuyên ngành chung và kỹ thuật quân sự.
• Nhóm học viên quân sự và sinh viên dân sự:
Hiện tại Học viên có 10.000 học viên đủ các loại hình khác nhau: Học

viện cao học và nghiên cứu sinh, học viên quân sự và sinh viên dân sự. Đặc
điểm nhu cầu tin của họ rất phong phú và đa dạng, họ cần những thông tin cụ thể
chi tiết và đầy đủ thiết thực phục vụ đắc lực cho việc học tập và nghiên cứu.
Hình thức phục vụ cho nhóm này chủ yếu là những thông tin về kiến thức cơ
bản, kỹ thuật quân sự dưới dạng sách giáo khoa, giáo trình, sách tham khảo,
nguồn tin điện tử cho từng môn học về chuyên ngành đào tạo.
Thư viện Học viện KTQS có số lượng NDT đông đảo và ngày càng tăng.
Hiện tại, thư viện đang phục vụ tại 2 cơ sở tại địa chỉ: 100-đường Hoàng Quốc
Việt – Cầu Giấy – Hà Nội và 125 phường Liên Bảo – thành phố Vĩnh Yên – tỉnh
Vĩnh Phúc.
1.5 Hoạt động và tổ chức của Thư viện Học viện KTQS
1.5.1 Công tác bổ sung tài liệu
Để công tác bổ sung tài liệu được tốt và thực sự phát huy hiệu quả, hàng
năm Thư viện phối hợp với các Khoa chuyên môn, Phòng ban trong toàn Học
viện lựa chọn những tài liệu chuyên ngành phù hợp với chương trình đào tạo của
Học viện, phục vụ cho công tác học tập và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên và
sinh viên trong toàn Học viện.
- Mục đích :
+ Đảm bảo việc lựa chọn và bổ sung tài liệu cho Thư viện là khách quan
và phù hợp với chương trình đào tạo, mục tiêu giảng dạy của Học viện.
+ Quy định trách nhiệm của các cá nhân, tập thể trong việc lựa chọn tài
liệu cho Thư viện Học viện; quy định về ngân sách bổ sung tài liệu; và thống
nhất các quy trình, thủ tục trong việc lựa chọn tài liệu nhằm đảm bảo sự cân đối
Cao Thị Hồng

12

ĐH Khoa học thư viện K12A



Khoa Văn hóa - Thông tin và Xã hội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
và chính xác trong hoạt động bổ sung vốn tài liệu.
Bổ sung tài liệu cho Thư viện phải dựa vào các chính sách nội dung sau đây:
+ Các loại hình tài liệu cần bổ sung và tỷ lệ giữa các loại hình
+ Nội dung và chủ đề của tài liệu cần bổ sung
+ Tài liệu phải phù hợp với lợi ích người dùng
+ Ngôn ngữ của tài liệu
+ Mức độ phổ biến của tài liệu
+ Năm xuất bản của tài liệu
+ Các tiêu chuẩn cho việc thanh lọc tài liệu
Biểu đồ thống kê bổ sung bản ấn phẩm theo dạng tài liệu
1.5.1.1 Chính sách bổ sung
Chính sách phát triển nguồn tin là công cụ hỗ trợ cho việc lập kế hoạch và
làm việc hàng ngày của cán bộ bổ sung, là kim chỉ nam để xây dựng nguồn tin
khoa học trong hoạt động thư viện. Xác định mục tiêu trước mắt và mục tiêu lâu
dài để xây dựng chính sách phát triển nguồn tin để đáp ứng nhu cầu của NDT
đảm bảo tính liên tục, nhất quán của bộ sưu tập khi có sự luân chuyển ban quản
lý và cán bộ bổ sung của thư viện.
Chính sách phát triển nguồn tin tại Thư viện bao quát các vấn đề sau:
* Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện.
- Đưa ra hướng bổ sung ưu tiên cho từng lĩnh vực, từng chủ đề cụ thể.
- Nội dung, chủ đề tài liệu bám sát chương trình đào tạo của Học viện.
Vốn tài liệu theo từng chuyên ngành trật tự ưu tiên gồm các bước sau:
+ Bổ sung giáo trình và tài liệu phục vụ gần nhất những hoạt động học
tập, giảng dạy của từng chuyên ngành đào tạo.
+ Bổ sung tài liệu chuyên khảo của từng lĩnh vực, nhằm tạo điều kiện cho
người đọc mở rộng phạm vi nghiên cứu tìm hiểu sâu về một lĩnh vực.
+ Bổ sung tài liệu tra cứu cho từng chuyên ngành: bách khoa toàn thư, từ
điển chuyên ngành, từ điển ngôn ngữ, niên giám, tài liệu thống kê…

+ Bổ sung tài liệu phổ cập kiến thức.
- Ưu tiên lựa chọn những tài liệu của các nhà xuất bản khoa học, chuyên
Cao Thị Hồng
13
ĐH Khoa học thư viện K12A


Khoa Văn hóa - Thông tin và Xã hội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
ngành hoặc các cộng đồng xuất bản, phát hành nổi tiếng. Người lựa chọn có thể
dựa vào danh tiếng và trình độ khoa học của tác giả, người biên tập, người hiệu
đính…
- Ưu tiên bổ sung tài liệu Ngoại văn đặc biệt là tiếng Nga và tiếng Anh
nhằm phục vụ số đông bạn đọc.
- Nguồn tin lựa chọn đảm bảo tính mới về khoa học, đặc biệt lĩnh vực kỹ
thuật, khoa học – công nghệ.
* Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Thư viện do đó vốn tài liệu của
Thư viện đa dạng các lĩnh vực và loại hình cần:
- Xác định nhu cầu trước mắt và lâu dài của NDT tại Thư viện và đặt ra
ưu tiên trong sự phân bổ kinh phí để đáp ứng nhu cầu của họ.
- Thiết lập những tiêu chuẩn chất lượng lựa chọn và thanh lọc tài liệu.
Các ngành đào tạo chủ yếu là về điện, kỹ thuật và công nghệ nhằm đáp
ứng tốt nhu cầu thông tin cho NDT.
- Kinh phí bổ sung chia đều các ngành học.
Trung tâm đã xây dựng chính sách bổ sung dựa trên cơ sở tìm hiểu các tài
liệu liên quan đến khung chương trình đào tạo của các khoa và nhu cầu tin của
NDT. Thực hiện chính sách ưu tiên bổ sung những tài liệu phục vụ các chuyên
ngành đặc thù của trường: Điện- điện tử, cơ khí, vũ khí, (tên lửa, ra đa, súng,
pháo, đạn, thuốc phóng-thuốc nổ, khí tài quang học, thông tin liên lạc, xe tăngthiết giáp, tàu chiến, công trình ngầm, cầu cảng, sân bay, công trình biển đảo
…), công nghệ thông tin, chương trình thiết kế, chế tạo, cải tiến, hiện đại hoá,

khai thác hiệu quả các vũ khí trang bị kỹ thuật
1.5.1.2 Hình thức và nguyên tắc bổ sung
Công tác bổ sung đòi hỏi được tiến hành một các khoa học và dựa trên
những cơ sở nguồn tin và kinh phí mà Thư viện hiện có. Đặc biệt là cần có hình
thức bổ sung sao cho phù hợp và tiết kiệm về kinh phí. Nhận thức được vấn đề
trên, Thư viện Học viện KTQS đã có những hình thức bổ sung như sau:
Trung tâm thực hiện hình thức bổ sung ban đầu, là cơ sở hoạt động và
Cao Thị Hồng

14

ĐH Khoa học thư viện K12A


Khoa Văn hóa - Thông tin và Xã hội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
phục vụ bạn đọc có hiệu quả nhất, xây dựng nguồn tin hạt nhân dựa vào cơ cấu,
thành phần, số lượng và chất lượng của nguồn tin.
Thực hiện hình thức bổ sung hiện tại của Thư viện trong suốt quá trình
hoạt động đã có được một khối lượng tài liệu đầy đủ và phong phú, kịp thời với
sự phát triển của xã hội, cung cấp cho NDT những tài liệu cần thiết về các lĩnh
vực trong năm, một vài năm trước đang bày bán trên thị trường.
Ngoài ra Thư viện Học viện KTQS thực hiện hình thức bổ sung hoàn bị,
nhằm tiếp tục bổ sung nhưng nguồn tin còn thiếu, nguồn tin đã có nhưng bị mất
hoặc hư hỏng do quá trình sử dụng. Đồng thời tiến hành nghiên cứu, lựa chọn
những tài liệu có giá trị và thanh lý những tài liệu lỗi thời, hư hỏng.
Nhìn chung công tác bổ sung tại Thư viện Học viện KTQS đang đạt hiệu
quả đem lại bộ mặt mới trong hoạt động công tác thư viện, bổ sung những tài
liệu thiết thực, phấn đấu sử dụng hiệu quả, hợp lý nguồn ngân sách Học viện
cấp.

1.5.1.3 Nguồn bổ sung
Là cơ quan thông tin chuyên ngành về khoa học kỹ thuật nên Thư viện
xây dựng và phát triển nguồn sách, báo, tạp chí về: khoa học kỹ thuật điện –điện
tử, công nghệ thông tin, vũ khí, cơ khí, vô tuyến điện tử...
Nguồn tin của Thư viện được bổ sung từ 2 nguồn chính: nguồn trả tiền và
nguồn không phải trả tiền.
 Nguồn trả tiền: Hàng năm Thư viện được Học viện cấp một khoản kinh phí mua
sách, báo, tạp chí.
+ Nguồn mua: Sách là loại tài liệu được đầu tư kinh phí nhiều nhất, chiếm
số lượng lớn trong Thư viện bao gồm: sách giáo trình, sách tham khảo, sách tra
cứu, sách ngoại văn. Việc đặt mua chủ yếu dựa vào nhu cầu tin của NDT, căn cứ
danh mục giới thiệu của các Nhà xuất bản (Nxb) và cơ quan phát hành. Đây là
những nguồn mua tương đối ổn định và có chất lượng về nội dung và giá trị
khoa học.
Hiện nay, Thư viện Học viện KTQS đang ứng dụng tính năng ưu việt của
Cao Thị Hồng

15

ĐH Khoa học thư viện K12A


Khoa Văn hóa - Thông tin và Xã hội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
phần mềm Libol vào công tác bổ sung, nhằm từng bước hiện đại hóa khâu hoạt
động này. Phân hệ Bổ sung thực hiện chức năng đơn đặt bổ sung tài liệu thông
qua mạng, có thể lập đơn đặt hàng danh sách ấn phẩm, đồng thời theo dõi thời
gian giao hàng và lập thư khiếu nại nếu việc bàn giao diễn ra chậm trễ.
Phân hệ Libol cung cấp việc quản lý bổ sung theo đơn đặt hàng, lên danh
sách các ấn phẩm đặt mua (có kiểm soát), lựa chọn nhà phát hành dựa trên

những thống kê về các lần giao dịch diễn ra trước đó, theo dõi thời gian giao
hàng và lập thư khiếu nại nếu việc bàn giao diễn ra chậm trễ hoặc không đầy đủ.
Phân hệ cho phép quản lý bổ sung theo các kênh khác như trao đổi, tặng biếu.
Hoạt động bổ sung được quản lí theo một chu trình xuyên suốt kể từ thời điểm
lập đơn đặt hàng cho tới lúc ấn phẩm được biên mục sơ lược, gán mã xếp giá và
đưa vào khai thác, nhằm giảm bớt việc đi lại, giấy tờ thời gian công sức cho cán
bộ bổ sung của Trung tâm.
Để công tác bổ sung tài liệu được tốt và thực sự phát huy hiệu quả, hàng
năm Thư viện Học viện KTQS phối hợp với các Khoa chuyên môn, dựa vào nhu
cầu thực tế của người dùng tin trong toàn Học viện lựa chọn những tài liệu
chuyên ngành phù hợp với chương trình đào tạo của Học viện, phục vụ cho công
tác học tập và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong toàn Học
viện.Công tác bổ sung tài liệu tại Học viện hiện tại tiến hành thủ công theo quy
trình bổ sung như sau:
Khảo sát
nhu cầu tin

Cao Thị Hồng

Căn cứ danh mục giới thiệu
sách mới của nhà xuất bản

16

Lựa chọn
tài liệu

ĐH Khoa học thư viện K12A



Khoa Văn hóa - Thông tin và Xã hội

Gửi Học viện xét duyệt

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Tập hợp tài liệu và cân đối ngân sách

Tra trùng

Nhận xét duyệt và làm thủ tục đặt mua

- Khảo sát nhu cầu tin: căn cứ vào nhu cầu của cán bộ, giảng viên, sinh
viên thường được thực hiện thông qua hình thức phát phiếu bảng hỏi, phân tích
phiếu yêu cầu của họ khi đến đọc mượn.
- Căn cứ danh mục giới thiệu sách mới của Nxb: Khi nắm được nhu cầu
tin, Trung tâm dựa vào danh mục tài liệu sách mới của Nxb để đặt mua tài liệu,
chủ yếu là: Nxb Giáo dục, Nxb Giao thông vận tải, Nxb khoa học kỹ thuật, Nxb
Đại học Bách Khoa, Nxb Văn học…
- Lựa chọn tài liệu: Dựa trên danh mục tài liệu sách mới tiến hành kiểm
tra, sang lọc những tài liệu phù hợp và thiết thực nhất với những yêu cầu của
Học viện, của NDT. Việc lựa chọn và đánh giá tài liệu chủ yếu thông qua tên
sách đây chỉ là việc lựa chọn ban đầu mang tính định hướng nhằm chuẩn bị cho
việc tra trùng.
- Tra trùng: Sau khi lựa chọn tài liệu, Trung tâm tiến hành tra trùng xem
xét nhu cầu tin nếu có nhu cầu tin tiếp tục bổ sung, ngược lại loại bỏ. Nếu không
có trong danh sách tài liệu sẽ lựa chọn để mua.
- Tập hợp tài liệu và cân đối ngân sách: Tài liệu sau khi tra sẽ tập hợp
thành danh sách bao gồm các thông tin: tên tài liệu, số lượng, giá cả, tên Nxb…
- Gửi nhà trường xét duyệt: tài liệu đặt mua được tập hợp, trình nhà

trường xét duyệt.
- Nhận xét duyệt và làm thủ tục đặt mua tài liệu: Sau khi nhà trường
duyệt, Trung tâm được cấp kinh phí và làm các thủ tục đặt mua tài liệu.
Cao Thị Hồng

17

ĐH Khoa học thư viện K12A


Khoa Văn hóa - Thông tin và Xã hội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Thư viện chọn mua những loại cần thiết nhằm phục vụ cho quá trình
giảng dạy, học tập nghiên cứu của cán bộ, giảng viên, sinh viên trong nhà
trường. Theo số liệu thống kê trong báo cáo tổng kết của thư viện năm 2015,
Thư viện Học viện KTQS đã bổ sung 3.040 đầu ấn phẩm với tổng số bản là
16.094 cuốn, bao gồm sách tham khảo và giáo trình các ngành học.
 Nguồn không phải trả tiền.
+ Nguồn lưu chiểu: Hàng năm Trung tâm tổ chức hoạt động hội thảo
khoa học cho cán bộ, giảng viên, sinh viên trong trường. Hoạt động này thu hút
đông đảo thành viên tham gia, nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa
học của nhà trường, nguồn tài liệu nội sinh bổ sung nguồn tin vào Thư viện.
Với tài liệu xám của trường, Trung tâm đã thực hiện lưu giữ và bảo quản
nguồn tin hiệu quả. Đồng thời cũng đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của NDT.
+ Trung tâm tự in sách: Chủ yếu là giáo trình, bài giảng chiếm một tỷ lệ
lớn trong nguồn bổ sung. Tuy nhiên, những tài liệu này chủ yếu do giáo viên
trong trường biên soạn và gửi thư viện in thành sách. Giáo trình và bài giảng rất
hiếm khi mua ở ngoài, trừ những tài liệu không thể viết được: Giáo trình Triết
học Mác-Lênin, giáo trình tư tưởng Hồ Chí Minh, giáo trình kinh tế chính trị
Mác-Lênin….

+ Nguồn biếu tặng: Thư viện được Bộ Quốc Phòng tặng một số tài liệu
bao gồm cả tiếng Việt và tiếng Nga. Ngoài ra, Học viện có liên hệ mật thiết với
Viện Khoa học – Công nghệ Việt Nam, Trung tâm nhiệt đới Việt-Nga, Viện
khoa học – Công nghệ Quân sự, Các Viện thuộc Tổng cục CNQP (Viện Vũ khí,
Viện Thuốc phóng - thuốc nổ), Tổng cục Kỹ thuật (Viện cơ giới quân sự …).
Học viện có quan hệ hợp tác với Hiệp hội doanh nghiệp cơ khí, Tập đoàn than
và khoáng sản TKV, Tổng công ty 18 Lilama, Bộ Công an…do vậy hàng năm
nguồn biếu tặng từ các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức tăng cao, bổ sung thêm
nhiều tài liệu quý hiếm cho các ngành học tại Học viện, nguồn bổ sung tổng số
lượng là 63.270 đầu ấn phẩm
Sơ đồ nguồn bổ sung theo đầu ấn phẩm năm 2015
Cao Thị Hồng

18

ĐH Khoa học thư viện K12A


Khoa Văn hóa - Thông tin và Xã hội
1.5.1.4 Kinh phí bổ sung

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

+ Nguồn kinh phí từ nhà trường
Học viện thuộc Bộ Quốc Phòng, kinh phí luôn mang tính chất quyết định
trong sự hình thành, tồn tại và phát triển của một Thư viện. Trong suốt quá trình
phát triển thì nguồn tin là yếu tố nuôi dưỡng, duy trì và phát triển thư viện. Thư
viện hiện đang trong quá trình kết hợp sử dụng mô hình truyền thống và hiện
đại, từng bước tiến hành tin học hóa trong các khâu hoạt động của mình. Do đó,
nguồn kinh phí đòi hỏi là rất lớn trong việc nâng cấp cơ sở vật chất, bổ sung các

tài liệu phi truyền thống, trang bị hệ thống máy tính điện tử và các thiết bị hiện
đại khác.
Trung tâm chủ yếu phục vụ cho cán bộ, giảng viên và sinh viên, nguồn
kinh phí hoạt động chủ yếu do Học viện cung cấp. Hàng năm, hiệu trưởng nhà
trường xét duyệt kinh phí theo yêu cầu của lãnh đạo Thư viện Học viện KTQS
để bổ sung tài liệu và trang thiết bị phục vụ công tác đào tạo, tùy theo từng năm
và khung chương trình đào tạo mà kinh phí được cấp cũng khác nhau.
Hiện nay Thư viện có xu hướng ít bổ sung tài liệu dạng sách do vậy kinh
phí cho tài liệu truyền thống chỉ chiếm một tỉ lệ nhỏ, xu hướng tập trung bổ sung
nguồn tin điện tử nên kinh phí chiếm tỉ lệ lớn.
+ Nguồn kinh phí khác:
Quyết định số 688/QĐ, ngày 14/7/1986 của Bộ trưởng Bộ Đại học và
trung học chuyên nghiệp, quy định kinh phí cho bổ sung được cộng thêm cả
khoản “ Thư viện được phép thu phí các thẻ đọc mua sách do độc giả làm mất
hoặc hư hỏng, tiền sao chụp tài liệu”
Hiện nay, Thư viện đã có quy định riêng trong việc bảo quản tài liệu theo
Quyết định số 3228/QĐ-HV ngày 14/10/2010 Ban hành Quy định về việc quản
lý tài liệu và khai thác Thư viện trong Chương II: Quản lý và sử dụng tài liệu
phòng mượn tại điều 9, điều 10 quy định như sau:
Điều 9: Khi làm mất tài liệu, làm bẩn hoặc hư hỏng nặng tài liệu, bạn đọc
phải tìm mua và trả cho Thư viện tài liệu như nguyên bản đã mượn. Nếu hoàn
Cao Thị Hồng

19

ĐH Khoa học thư viện K12A


Khoa Văn hóa - Thông tin và Xã hội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

trả đúng tên tài liệu đã mượn, bạn đọc phải nộp phí xử lý nghiệp vụ 10.000đ/
cuốn. Nếu không hoàn trả được tài liệu đã mượng, bạn đọc phải bồi thường bằng
tiền với trị giá gấp 5 lần giá in ở bìa hoặc 500đ/trang in đối với tài liệu Tiếng
Việt và gấp 5 lần giá Thư viện mua về với tài liệu nước ngoài.
Điều 10: Xử lý khi sách trả chậm, mượn quá hạn quy định
Bạn đọc sẽ phải nộp tiền nếu trả liệu quá hạn. Mức nộp tùy theo số ngày
quá hạn và theo loại tài liệu mượn như sau:
-Giáo trình: nộp 500đ/ 1 ngày/ 1 cuốn, nếu thời hạn quá hạn không quá 30
ngày, từ 31 ngày thứ 31 nộp 1000đ/ 1 ngày/ 1 cuốn.
-Tài liệu tham khảo: sách văn học : nộp 1000đ/ 1 ngày/ 1 cuốn nếu thời
hạn mượn quá hạn không quá 30 ngày, từ 31 ngày thứ 31 nộp 2000đ/ 1 ngày/ 1
cuốn.
Bạn đọc làm mất tài liệu phải đền theo quy định vì thế mà số lượng tài
liệu của Trung tâm cũng có sự thay đổi ít nhiều.
Thực tế cho thấy với số lượng kinh phí được cấp không lớn, Trung tâm
không đủ để có thể bổ sung được nhiều tài liệu mới, hiện đại trên thế giới về
công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật là một trở ngại lớn trong công tác phục
vụ NDT.
Nhìn chung, kinh phí cấp cho Trung tâm bổ sung không nhiều, chưa thỏa
đáng phát triển theo định hướng tin học hóa và nâng cao chất lượng, số lượng
nguồn tin.
1.5.1.5 Phối hợp trao đổi - chia sẻ nguồn tin
Công tác phối hợp trao đổi chia sẻ nguồn tin trong giai đoạn hiện nay
đang được các cơ quan thông tin -thư viện cả nước thực hiện, xu hướng giao lưu
chia sẻ nguồn lực thông tin là một giải pháp mang tính thời đại, điều này không
ngoại trừ với Thư viện Học viện KTQS.
Trong nước Thư viện cần tích cực hợp tác với Thư viện Quốc gia Việt
Nam, các thư viện liên ngành để có thể chia sẻ nguồn lực thông tin. Thư viện
cần đẩy mạnh hợp tác quốc tế nhằm tiếp thu kinh nghiệm, công nghệ và chia sẻ
Cao Thị Hồng


20

ĐH Khoa học thư viện K12A


Khoa Văn hóa - Thông tin và Xã hội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
tài nguyên. Lợi ích của việc phối hợp chia sẻ nguồn tin: Tránh mua trùng bản
không cần thiết; Tiết kiệm kinh phí, kho tàng, thời gian; Tạo sự thống nhất về
nghiệp vụ trong mô tả và phân loại nguồn tin; Tạo ra mức độ đầy đủ của nguồn
tin.
Bên cạnh lợi ích, công tác phối hợp chia sẻ nguồn tin chịu sự tác động:
+ Sự tăng trưởng của các sản phẩm thông tin.
+ Tin học hóa và công nghệ thông tin thay đổi: sự phát triển lớn mạnh của
công nghệ thông tin đã thúc đẩy các cơ quan TT-TV ứng dụng vào các quá trình:
xử lý, bổ sung, truyền tải thông tin. Hiện nay các thư viện đã đưa tin học hóa
vào các khâu hoạt động chuyên môn, đồng thời kết nối mạng LAN, WAN, mạng
intranet và mạng internet
+ Ngân sách bổ sung nguồn tin
Với các chương trình đào tạo của trường thì việc mở rộng quan hệ hợp tác
với các cơ quan thư viện trong và ngoài nước là điều cần thiết. Nhằm nâng cao
chất lượng giáo dục và phát triển hợp tác đào tạo quốc tế, Học viện thực hiện
các hoạt động hợp tác liên kết đào tạo với nước ngoài như: Viện Khoa học –
Công nghệ Việt Nam, Trung tâm nhiệt đới Việt-Nga, Viện khoa học – Công
nghệ Quân sự, Các Viện thuộc Tổng cục CNQP (Viện Vũ khí, Viện Thuốc
phóng - thuốc nổ), Tổng cục Kỹ thuật (Viện cơ giới quân sự …). Học viện có
quan hệ hợp tác với Hiệp hội doanh nghiệp cơ khí, Tập đoàn than và khoáng sản
TKV, Tổng công ty 18 Lilama, Bộ Công an… Đây là điều kiện giúp Thư viện
bổ sung đa dạng nguồn lực thông tin.

Hiện nay, Thư viện đang ứng dụng phần mềm Libol vào công tác phối
hợp, trao đổi và chia sẻ nguồn tin được Libol hỗ trợ với 2 phân hệ: OPAC và
Lưu thông.
Phân hệ OPAC: là một phân hệ quan trọng có vai trò làm dẫn đường cho
người đọc đến các vị trí của tài liệu, quyết định tới chất lượng sử dụng nguồn tin
hay nói cách khác là định mức giá trị của nguồn tin.
OPAC là một cổng nối giúp bạn đọc và Thư viện giao tiếp với nhau tiện
lợi và hiệu quả, có thể tích hợp trên mạng Intranet/ Internet để tạo ra một môi
Cao Thị Hồng

21

ĐH Khoa học thư viện K12A


Khoa Văn hóa - Thông tin và Xã hội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
trường phục vụ bạn đọc tra cứu và sử dụng thông tin do Thư viện cung cấp vào
mọi lúc mọi nơi. Ngược lại, Thư viện Học viện KTQS có thể điều tra và thống
kê được những lĩnh vực mà bạn đọc quan tâm cũng như nhận các ý kiến phản
hồi của họ.
Tính năng này hỗ trợ cho quá trình bổ sung tài liệu về thư viện được diễn
ra có hệ thống, nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Phân hệ này giúp cho NDT tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và chính xác:
+ Tìm đơn giản và tìm chi tiết: được bạn đọc sử dụng thường xuyên, có
thể tiến hành tìm thông qua: nhan đề, tác giả, từ khoá...Bạn đọc có thể tự lựa
chọn các phương thức tìm tài liệu cho mình và thực hiện điền thông tin lên giao
diện tìm kiếm.
+ Tìm kiếm nâng cao: được thực hiện chủ yếu bởi các cán bộ thư viện và
một số ít sinh viên. Với cách tìm này kết quả sẽ chính xác hơn bởi biểu thức tìm

đòi hỏi có mức độ chi tiết hơn cùng với khả năng kết hợp với các toán tử AND,
OR và NOT.
Ngoài những tính năng ưu việt và lợi ích mà phân hệ OPAC mang lại,
phân hệ này cho phép tra cứu liên thư viện theo giao thức Z39.50 và trao đổi bản
ghi biên mục theo chuẩn ISO 2709 hoặc XML giúp thư viện có thể kết nối khai
thác, chia sẻ tài nguyên và dịch vụ của mình với các thư viện khác không chỉ
trong nước mà ở bất cứ nơi nào trên mạng Internet.
Tuy nhiên Thư viện Học viện KTQS được đầu tư với trang thiết bị khá
đầy đủ và hiện đại đang tiến hành ứng dụng phần mềm Libol ở giai đoạn đầu, do
đó phân hệ OPAC cũng chưa được phổ biến sử dụng. Đây cũng là một hạn chế
lớn của Trung tâm trong công tác phục vụ NDT, đồng thời việc giao lưu chia sẻ
nguồn tin còn hạn chế và chưa có lời giải.
Phân hệ lưu thông: giúp cho quá trình tin học hoá công tác lưu thông ấn
phẩm giữa thư viện và bạn đọc cũng như với các thư viện với nhau. Đồng thời
giúp thư viện sử dụng hiệu quả các thông tin được ghi nhận trong quá trình
mượn trả để tiến hành những thống kê đa dạng. Với các tính năng như:
- Tự động hoá tối đa hoạt động mượn trả nhằm giảm bớt thao tác thủ công
Cao Thị Hồng

22

ĐH Khoa học thư viện K12A


Khoa Văn hóa - Thông tin và Xã hội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
của cán bộ thư viện và đảm bảo chính sách với bạn đọc của thư viện được tiến
hành chặt chẽ.
- Khả năng tích hợp mã vạch (cho thẻ bạn đọc và cho ấn phẩm) giúp cho
cán bộ thư viện có thể nhanh chóng ghi mượn, trả bằng máy đọc mã vạch. Có

thể tích hợp các thiết bị ngoại vi khác như thẻ từ, cổng từ.
- Cung cấp khả năng thống kê đa dạng bằng các đồ thị về hoạt động lưu
thông tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau.
- Lên danh sách những ấn phẩm mượn quá hạn và gửi thư nhắc nhở qua
email hoặc in thư theo mẫu định sẵn theo thời gian biểu quy định.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác chia sẻ nguồn tin, Thư viện
Học viện KTQS đang cố gắng mở rộng các mới quan hệ với các thư viện trong
và ngoài nước. Hy vọng trong thời gian tới Thư viện làm tốt công tác trao đổi
chia sẻ nguồn tin.
1.5.2 Công tác thanh lý tài liệu
Thanh lý tài liệu là công việc loại bỏ hoặc chuyển lưu kho những bản sách
thừa những sách ít được sử dụng và không dùng được nữa. Thanh lý tài liệu có ý
nghĩa quan trọng bởi: Nâng cao chất lượng kho tin; Tiết kiệm diện tích kho;
Giảm chi phí bảo quản nguồn tin.
Tại Thư viện công tác thanh lý tài liệu vẫn chưa được thực hiện kể từ khi
đi vào hoạt động, trước đây Thư viện có thực hiện thanh lý kho báo nhưng với
số lượng không đáng kể. Hiện nay dịp nghỉ hè của sinh viên, Thư viện đã quyên
góp sách, báo chí cũ cho nhóm sinh viên tình nguyện phục vụ đồng bào ở những
vùng sâu, vùng xa nhằm khuyến khích nhu cầu đọc của đồng bào.
Do đặc thù là ngành khoa học kỹ thuật và công nghệ nên tốc độ lỗi thời
của các tài liệu là rất nhanh chóng, nên Thư viện cần có những biện pháp trong
công tác thanh lý tài liệu, cần thực hiện thường xuyên, có định kỳ nhằm loại bỏ
những tài liệu cũ, lạc hậu mặt khác tiết kiệm diện tích kho giá.
1.5.3 Về công tác xử lí nghiệp vụ
Cao Thị Hồng

23

ĐH Khoa học thư viện K12A



Khoa Văn hóa - Thông tin và Xã hội
1.5.3.1 Biên mục tài liệu

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hiện tại, Thư viện đang triển khai những ứng dụng các phân hệ của phần
mềm Libol 6.0 vào hoạt động thông tin -thư viện như: bổ sung, lưu thông, mượn
trả, OPAC, biên mục… Đặc biệt là trong phân hệ biên mục, ngoài việc trợ giúp
Trung tâm tiến hành biên mục gốc với các tài liệu tiếng Việt, tiếng Nga, tiếng
Anh...
Phân hệ này còn có một chức năng là biên mục sao chép. Biên mục sao chép
thực chất là hình thức biên mục dựa trên việc khai thác kết quả biên mục của các
trung tâm thông tin – thư viện khác thông qua hệ thống mạng máy tính hoặc thông
qua các vật mang tin khác trên đĩa từ, đĩa CD. Sau đó bổ sung thêm các yếu tố đặc
thù của Thư viện vào để tạo nên một biểu ghi mới. Tuy nhiên, tính năng này của
phân hệ biên mục đã được Thư viện sử dụng một cách rất hiệu quả.
Sau khi cài đặt phần mềm, Trung tâm sẽ tiến hành xây dựng các CSDL,
ban đầu là CSDL thư mục, CSDL dữ kiện, CSDL toàn văn.
Trong năm 2015 đã hoàn thành việc biên mục giáo trình trong dự án thư viện
điện tử,số lượng biên mục được 3235 giáo trình. Việc biên mục sẽ thực hiện tiếp tục
trong các đợt bổ sung giáo trình tiếp theo. Điểm nổi bật trong năm học này, Trung
tâm đã thu và biên mục được 6839 luận án, luận văn tiến sĩ, thạc sĩ, đồ án biên mục
được 4656 của các giảng viên, học viên và cán bộ trong trường.
Sơ đồ thống kê biên mục theo dạng tài liệu
1.5.3.2 Phân loại tài liệu
Ngày nay, trong quá trình tin học hóa thư viện, ký hiệu phân loại được
xem như một trong các điểm truy cập quan trọng trong hệ thống tra cứu trực
tuyến của thư viện hiện đại. Vì vậy, việc bổ sung vào đúng vị trí của bảng phân
loại là công việc cần thiết để đáp ứng nhu cầu tra cứu của đông đảo độc giả.

Thư viện Học viện KTQS hiện nay đang sử dụng công cụ phân loại là Bảng
phân loại Phân loại Thư viện – Thư mục (BBK) dùng cho các thư viện Khoa
Cao Thị Hồng

24

ĐH Khoa học thư viện K12A


Khoa Văn hóa - Thông tin và Xã hội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
học xã hội và Nhân văn, tái bản năm 2002 với ba tập gồm 28 chữ cái từ A-Z và
ở đầu mỗi ngành khoa học đều có “Lời nói đầu” giới thiệu nội dung, cấu trúc
của ngành đó. Cấu trúc của khung BBKcó cấu trúc gồm các loại bảng tra: Bảng
chính, các bảng mẫu (còn gọi là Bảng trợ ký hiệu), và Bảng tra chủ đề - chữ cái.
Tập I bao gồm: Bảng mẫu địa lý, Bảng mẫu chung
A Chủ nghĩa Mác Lênin,
B/N Khoa học tự nhiên – Khoa học kỹ thuật.
Tập II: Các khoa học xã hội gồm:
OKhoa học Xã hội nói chung
PLịch sử. Các khoa học lịch sử
QKinh tế. Khoa học kinh tế
RChính trị. Các khoa học chính trị
SNhà nước và pháp luật. Khoa học pháp lý
TQuân sự. Khoa học quân sự
Tập III gồm: Các khoa học nhân văn
UVăn hóa. Khoa học. Giáo dục
VCác khoa học ngữ văn. Tác phẩm văn học
WNghệ thuật. Nghệ thuật học
XTôn giáo. Chủ nghĩa vô thần

YCác khoa học triết học. Tâm lý học
ZTài liệu có nội dung tổng hợp
Để phân loại tài liệu phải thực hiện qua các bước sau:
+ Phân tích nội dung tài liệu (đọc lướt tài liệu)
+Xác định chủ đề nội dung tài liệu
+Gắn ký hiệu phân loại (gắn ký hiệu chính và gắn ký hiệu phụ trợ)
1.5.4 Công tác phục vụ bạn đọc tại Học viện KTQS
Công tác phục vụ bạn đọc là công đoạn cuối cùng trong dây chuyền hoạt
động Thông tin Thư viện. Tài liệu từ khi nhập vào thư viện đến khi đưa ra phục
vụ bạn đọc phải trải qua rất nhiều khâu công tác nghiệp vụ kết quả cuối cùng là
phục vụ bạn đọc.
Cao Thị Hồng

25

ĐH Khoa học thư viện K12A