Công tác lưu trữ tại chi cục văn thư lưu trữ tỉnh lào cai
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (4.08 MB, 36 trang )
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC................................................................................................................1
D. PHỤ LỤC............................................................................................................2
A. PHẦN MỞ ĐẦU.................................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................4
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ...........................................................4
CHI CỤC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TỈNH LÀO CAI.............................................4
1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu
trữ........................................................................................................................................................4
1.1. Lịch sử hình thành.........................................................................................................................4
1.2. Chức năng.....................................................................................................................................4
1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn................................................................................................................5
1.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế............................................................................................6
2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ
của cơ quan.........................................................................................................................................7
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ....................................11
2.1. Hoạt động quản lý.......................................................................................................................11
2.1.1 Tuyên truyền, phổ biến, xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo, quy định về công tác Văn
thư - Lưu trữ......................................................................................................................................11
2.1.2. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm công tác văn thư - lưu trữ....................................................14
2.1.3. Thanh tra, kiểm tra..................................................................................................................14
2.2. Hoạt động nghiệp vụ...................................................................................................................16
2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ......................................................................................16
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu..............................................................................................................17
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu........................................................................................................................18
2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ..............................................................19
2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ..........................................................................................................20
2.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ..............................................................................21
2.2.7. Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ...........................................................................22
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI......................................24
Sinh viên: Lương Khánh Hà
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHI CỤC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ.......................................................24
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được.............24
3.1.1. Về công tác văn thư.................................................................................................................24
3.1.2.Về công tác lưu trữ..................................................................................................................25
3.2Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ..............................................................25
3.3 Một số khuyến nghị.....................................................................................................................26
C. PHẦN KẾT LUẬN...........................................................................................28
D. PHỤ LỤC..........................................................................................................29
D. PHỤ LỤC
Sinh viên: Lương Khánh Hà
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. PHẦN MỞ ĐẦU
Công tác văn thư, lưu trữ là một trong các mặt hoạt động của bộ máy quản
lý, nó gắn liền với hoạt động của các cơ quan, tổ chức và có ảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng công việc của mỗi cơ quan, tổ chức. Làm tốt công tác văn thư sẽ
góp phần đảm bảo đủ thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, giữ gìn đầy đủ
các bằng chứng pháp lý, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác quản lý
của cơ quan và tạo tiền đề cho việc làm tốt công tác lưu trữ. Việc tổ chức tốt công
tác lưu trữ sẽ giúp các cơ quan, tổ chức lưu giữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những
thông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc;
đồng thời giúp cho các cơ quan, tổ chức trong việc khai thác thông tin trong tài liệu
để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ trong cơ quan, tổng kết hoạt động
và rút ra những bài học kinh nghiệm bổ ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh.
Cùng với sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ, trên thực tế
công tác Văn thư - Lưu trữ trong các cơ quan cũng ngày càng củng cố, nhất là
trong giai đoạn hội nhập quốc tế hiện nay. Các khâu nghiệp vụ của công tác này
càng được quy định một cách cụ thể.
Công tác Văn thư - Lưu trữ góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng
và bảo vệ tổ quốc, giữ gìn bí mật và an ninh quốc gia, là cơ sở để cung cấp những
thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử quý báu để giáo dục truyền thống
cho thế hệ hôm nay cũng như mai sau. Cũng chính vì điều đó mà công tác Văn thư
- Lưu trữ trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức ngày càng cần được quan tâm hơn.
Đặc biệt là tại cơ quan thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và
trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai là cơ quan có tính chất đặc thù về
công tác Văn thư - Lưu trữ, goài thực hiện công tác văn thư, lưu trữ cơ quan còn
thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn
toàn tỉnh. Như vậy, công tác Văn thư và Lưu trữ sẽ được quan tâm và chú trọng.
Đặc biệt, các quy trình nghiệp vụ chuyên môn đều đòi hỏi trình độ cao. Đó là cơ sở
để tôi chọn Chi cục là nơi thực tập, giúp bản thân rút ngắn khoảng cách giữa lý
luận và thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ, nâng cao kiến thức chuyên ngành
Sinh viên: Lương Khánh Hà
1
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
để có thể đảm nhiệm tốt công việc của cán bộ văn thư - lưu trữ sau này.
Được sự đồng ý của lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai , tôi
được tiếp nhận thực tập tại cơ quan từ ngày 11 tháng 1 đến hết ngày 19 tháng 3
năm 2016. Đợt thực tập giúp tôi hiểu rõ hơn thực tiễn công tác Văn thư, Lưu trữ ở
cơ quan Chi cục Văn thư - Lưu trữ; tạo cơ hội chủ động, độc lập trong quá trình
quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác Văn thư, Lưu trữ của cơ quan.
Không những vậy còn giúp tôi nâng cao ý thức, trách nhiệm trong thời gian ra
trường để làm việc sắp tới.
Dưới sự giúp đỡ của các thầy cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ của trường
Đại học Nội vụ và nhận được sự hướng dẫn nhiệt tình của các bác, các cô, các chú,
các anh, chị ở cơ quan, trong đợt thực tập, tôi đã đúc kết được những kinh nghiệm
thực tế để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn của mình, giúp tôi nhận thức
được rõ ràng hơn về công tác văn thư, lưu trữ cũng như nhận thức được tầm quan
trọng của công tác văn thư, lưu trữ đối với sự phát triển đất nước.
Đợt thực tập này giúp tôi nhận ra những thiếu sót của mình trong các khâu
nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong các thao tác, nghiệp vụ văn
thư, lưu trữ, từ đây tôi có thể rút kinh nghiệm, khắc phục những lỗ hổng về kiến
thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không đáp ứng đủ. Có thể nói, sau quá
trình thực tập ở cơ quan, tôi đã nắm vững kiến thức hơn, phục vụ cho quá trình học
tập tại trường, hoàn thiện những gì còn thiếu sót.
Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế tìm hiểu thực trạng
công tác Lưu trữ cùng sự so sánh đối chiếu kiến thức lý thuyết được trang bị ở
trường với thực tiễn tại cơ quan.
Báo cáo gồm 03 chương:
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai
Chương 2: Thực trạng công tác Lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh
Lào Cai.
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại chi cục, tổ chức và đề xuất, khuyến
nghị
Trong quá trình thực tập tôi đã thực hiện đúng trình tự, đầy đủ các nội dung
Sinh viên: Lương Khánh Hà
2
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
mà Nhà trường yêu cầu và đã thực hiện báo cáo này. Qua bản báo cáo này cho
phép tôi được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến toàn thể các thầy giáo, cô giáo trong
Trường Đại học Nội vụ Hà nội và đặc biệt các thầy giáo cô giáo trong Khoa Văn
thư - Lưu trữ đã truyền đạt cho chúng tôi những kiến thức qua các bài giảng.
Để hoàn thành được những nội dung trên, ngoài kiến thức đã học, tôi đã
nhận được sự giúp đỡ, quan tâm nhiệt tình, tạo mọi điều kiện thuận lợi của Lãnh
đạo Chi cục và toàn thể cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan. Đặc biệt là sự
giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ văn thư lưu trữ. Tuy nhiên kiến thức còn hạn chế,
nên trong quá trình làm báo cáo còn thiếu sót hay chưa đầy đủ nội dung theo yêu
cầu của nhà trường. Kính mong quý Thầy Cô quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ.
Tôi xin chân thành cảm ơn !
Lào Cai, ngày…..tháng 3 năm 2016
Sinh viên
Lương Khánh Hà
Sinh viên: Lương Khánh Hà
3
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ
CHI CỤC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TỈNH LÀO CAI
1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Chi cục Văn thư - Lưu trữ
1.1. Lịch sử hình thành
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai được thành lập ngày 19 tháng 11
năm 2010 theo Quyết định số 3325/QĐ-UBND của UBND tỉnh Lào Cai, trên cơ sở
hợp nhất Phòng quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh (theo hướng
dẫn tại Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ về hướng
dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang
Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp)
Tên gọi chính thức: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai.
1.2. Chức năng
Căn cứ Quyết định số 04/2016/QĐ-UBND ngày 15/01/2016 của UBND tỉnh
Lào Cai về việc ban hành Quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng
giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của
tỉnh và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và
công tác của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ
của Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ có tư cách pháp nhân, được phép mở tài khoản và
sử dụng con dấu riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp
theo quy định của pháp luật.
Trụ sở của Chi cục Văn thư - Lưu trữ đặt tại thành phố Lào Cai, tỉnh Lào
Cai.
Sinh viên: Lương Khánh Hà
4
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ sau:
a) Tham mưu cho UBND tỉnh ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ,
quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
b) Tham mưu cho UBND tỉnh về công tác quản lý lưu trữ thông tin số trong
các cơ quan, đơn vị nhà nước trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật;
c) Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu
trữ lịch sử của tỉnh, quyết định hủy tài liệu hết gía trị tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh
theo quy định của pháp luật;
d) Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan đối
với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; quyết
định việc hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định
của pháp luật;
đ) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu
trữ;
e) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ
công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;
g) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ;
giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xtôi xét giải quyết
khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
h) Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định
của pháp luật;
i) Thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của tỉnh, gồm:
- Trình cấp có thẩm quyền ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử
của tỉnh;
- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài
liệu nộp lưu;
- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ, phục chế, bảo hiểm,
bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu
Sinh viên: Lương Khánh Hà
5
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trữ theo quy định của pháp luật;
k) Cấp, cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ các
điều kiện theo quy định của pháp luật;
l) Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.
2. Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế, tài chính, tài sản được giao; thực
hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức của Chi cục theo quy định của
pháp luật;
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ giao hoặc cơ quan
có thẩm quyền giao theo quy định của pháp luật.
1.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế
1. Lãnh đạo Chi cục:
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ có Chi cục trưởng và 02 Phó Chi cục trưởng;
- Chi cục Trưởng là người đứng đầu Chi cục Văn thư - Lưu trữ, chịu trách
nhiệm trước Giám đốc Sở Nội Vụ và trước pháp luật về thực hiện chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Văn thư - Lưu trữ; thực hiện chức trách nhiệm
vụ của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - lưu trữ theo quy định của pháp luật;
- Phó Chi cục trưởng là người giúp Chi cục trưởng phụ trách, theo dõi, chỉ
đạo một số mặt công tác của Chi cục; chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng và
trước pháp luật về công tác được phân công. Khi Chi cục trưởng vắng mặt, Phó
Chi cục trưởng được Chi cục trưởng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Chi
cục Văn thư - lưu trữ.
- Việc điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật,
cho từ chức, nghỉ hưu và thực hiện chế độ, chính sách khác đối với Chi cục trưởng,
Phó chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện theo quy định của pháp
luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh.
2. Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ và đơn vị trực thuộc:
- Phòng Hành chính - Tổng hợp;
- Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ;
- Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
3. Biên chế.
Sinh viên: Lương Khánh Hà
6
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Biên chế của Chi cục Văn thư - Lưu trữ nằm trong tổng biên chế của Sở Nội
vụ được UBND tỉnh giao trên cơ sở Đề án vị trí việc làm và theo đề nghị của Giám
đốc Sở Nội vụ.
Năm 2015, biên chế của Chi cục Văn thư - Lưu trữ được giao là 17 biên chế
(trong đó có 07 biên chế công chức, 10 biên chế viên chức).
Việc tuyển dụng công chức, viên chức thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tuân
thủ theo quy định về tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức, viên chức văn thư,
lưu trữ theo quy định của pháp luật.
* Sơ đồ bộ máy tổ chức tại Chi cục:
CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
TỈNH LÀO CAI
Chi cục trưởng
( 02 Phó Chi cục trưởng)
Các phòng chức năng
Phòng
Hành chính - Tổng hợp
Trung tâm lưu trữ
Phòng
Quản lý Văn thư- lưu trữ
Thu thập, chỉnh lý
Bảo quản và khai thác
2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan.
Chi cục Văn thư- Lưu trữ không có Phòng hoặc bộ phận Văn thư riêng, mà
bố trí 01 cán bộ thuộc Phòng Hành chính - Tổng hợp làm văn thư kiêm lưu trữ.
Sinh viên: Lương Khánh Hà
7
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phòng Hành chính - Tổng hợp là tổ chức thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ,
có chức năng tham mưu giúp Chi cục trưởng tổ chức, chỉ đạo các hoạt động chung
của Chi cục. Theo dõi, thực hiện thông tin, tổng hợp; điều phối việc thực hiện các
chương trình, kế hoạch công tác và các hoạt động chung của Chi cục; theo dõi
công tác thi đua, khen thưởng, hành chính, quản trị, tài vụ. Tham mưu giúp Chi
cục trưởng các nội dung cụ thể: Xây dựng các báo cáo định kỳ, chuyên đề và đột
xuất của Chi cục; chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ. Tổ chức xây dựng, áp dụng,
duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác quản lý của cơ quan. Tổ chức các cuộc họp
giao ban trong cơ quan, các hội nghị sơ kết, tổng kết năm, hội nghị chuyên đề...;
ghi biên bản, lập và quản lý hồ sơ các hội nghị, cuộc họp; đảm bảo vệ sinh, cảnh
quan môi trường trong cơ quan; công tác ANTT, PCCC. Xây dựng và tổ chức thực
hiện nội quy, quy chế của Chi cục, cụ thể;
+) Công tác hành chính, văn thư:
- Thực hiện công tác văn thư của Chi cục kịp thời, thực hiện tốt việc tiếp
nhận và xử lý văn bản đến vả gửi đi trong phạm vi quyền hạn.
- Thực hiện tốt công tác bảo mật theo quy định của Nhà nước và của Chi
cục.
- Quản lý và sử dụng đúng mục đích các loại con dấu của Chi cục.
- Thực hiện in ấn, sao chụp văn bản tài liệu phục vụ cho công tác và hội
nghị.
- Theo dõi giấy giới thiệu, công lệnh, giao nhận bưu phẩm, chuyển các văn
bản đến các Phòng, Trung tâm theo yêu cầu của Chi cục trưởng.
- Quản lý và theo dõi phục vụ công tác cung ứng văn phòng phẩm cho các
Phòng, Trung tâm trong Chi cục.
- Quản lý phương tiện nghe nhìn để phục vụ các hội nghị, tập huấn của Chi
cục và các đơn vị.
- Phục vụ nước uống, vệ sinh thường xuyên trong và ngoài Chi cục.
- Công tác thủ quỹ thực hiện theo đúng quy định trong lĩnh vực tài chính.
- Tham gia công tác số hóa tài liệu lưu trữ
Sinh viên: Lương Khánh Hà
8
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thực hiện chu đáo về công tác lễ tân, có tinh thần phục vụ ân cần và hòa
nhã với khách đến giao dịch làm việc.
+) Công tác kế hoạch tổng hợp:
- Xây dựng báo cáo công tác tuần, tháng, quý, năm theo đúng quy định.
- Xây dựng và triển khai thực hiện các kế hoạch do lãnh đạo phê duyệt, tổng
hợp tình hình các hoạt động của Chi cục trên các mặt công tác, đôn đốc các Phòng,
Trung tâm đánh giá, xếp loại công chức, viên chức hàng quý.
- Tổ chức thực hiện công tác hính trị tư tưởng, công tác thi đua, khen thưởng
và các hoạt động giao lưu văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao.
- Xây dựng phương án phòng chống cháy nổ, đảm bảo công tác an toàn
phòng chống cháy nổ cho toàn Chi cục.
- Tham gia công tác dân quan tự vệ hàng năm và các phong trào khác do Sở
Nội vụ phát động.
- Đảm bảo hệ thống điện thoại, cấp điện, cấp nước phục vụ công tác trong
Chi cục.
- Theo dõi và quản lý công tác công nghệ thông tin.
- Tham gia công tác số hóa tài liệu lưu trữ.
- Ghi biên bản các cuộc họp do Chi cục trưởng triệu tập và các cuộc họp
khác theo yêu cầu của ban Lãnh đạo.
- Đăng ký danh sách cử cán bộ đi học, đào tạo, bồi dưỡng kiến thức.
- Theo dõi chế độ nghỉ phép cho toàn thể công chức, viên chức.
- Phối kết hợp, kết nối với bảo vệ đảm bảo tốt an ninh, trật tự trong những
ngày nghỉ lễ, tết theo quy định.
+) Công tác tài chính - kế toán:
- Tham mưu cho Chi cục trưởng về thực hiện quản lý nhà nước trong lĩnh
vực tài chính.
- Cập nhật các văn bản luật, các quy định hướng dẫn về tài chính - kế toán;
- Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, bổ sung quy chế chi cho việc tạo lập,
chuyển đổi thông tin điện tử, số hóa thông tin trên môi trường mạng.
- Thảo hợp đồng bảo vệ hai trụ sở làm việc của Chi cục theo từng quý.
- Xây dựng dự toán chi, kiểm soát chi tạm ứng căn cứ theo tiến độ hoạt
động, căn cứ theo dự toán chi tiết đã được duyệt, căn cứ theo nguồn kinh phí.
Sinh viên: Lương Khánh Hà
9
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thực hiện chứng từ kế toán, căn cứ theo chế độ chứng từ kế toán do Bộ Tài
chính ban hành.
- Quản lý, kiểm kê, theo dõi tài sản định kỳ theo quy định của nhà nước và
đề xuát với Chi cục trưởng mua sắm tài sản phục vụ công tác.
- Giải quyết các thủ tục chế độ chính sách khi Lãnh đạo cử công chức, viên
chức đi học, đào tạo, bồi dưỡng kiến thức.
- Theo dõi giải quyết các chế độ chính sách về BHXH,YT và cách ché độ
khác có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho công chức, viên chức như thẻ bảo
hiểm y tế…
- Lập và quản lý quỹ lương, các chế độ về tiền lương, tiền thưởng theo các
quy định của nhà nước.
- Lập báo cáo tài chính quý, năm theo quy định và báo cáo công tác tài chính
do tài chính yêu cầu.
- Lập báo cáo cáo thống kê 6 tháng đầu năm và hết năm cho Cục thống kê.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng phân công.
Phòng Hành chính - Tổng hợp bố trí 03 biên chế, cụ thể như sau: Trưởng
phòng phục trách chung ( kiêm nhiệm làm nhiệm vụ kế toán cơ quan); 01 Chuyên
viên tổng hợp - CNTT; 01 văn thư kiêm lưu trữ và thủ quỹ, tạp vụ.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ là cơ quan có tính chất đặc thù về công tác Văn
thư - Lưu trữ. Bố trí 10 biên chế (viên chức) làm lưu trữ lịch sử chuyên trách thuộc
trung tâm lưu trữ, thực hiện nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo
quy định của pháp luật.
Chi cục được bố trí đội ngũ cán bộ có trình độ và năng lực đáp ứng được yêu
cầu nghiệp vụ như thu thập tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý, hệ
thống hóa tài liệu, thống kê, lập các công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ, khai thác và sử
dụng tài liệu lưu trữ. Với trình độ và năng lực chuyên môn phù hợp với các vị trí
công việc được giao cùng với sự nhiệt tình và lòng tâm huyết với nghề, lãnh đạo và
các cán bộ công chức, viên chức của Chi cục luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được
giao về công tác văn thư và công tác lưu trữ. Vì vậy, mọi hoạt động của cơ quan
luôn được đảm bảo, khối tài liệu thu về được chỉnh lý, sắp xếp khoa học phục vụ
cho nhu cầu tra cứu của độc giả.
Sinh viên: Lương Khánh Hà
10
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học,
bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ cho
công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng
khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan của
việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, công
tác lưu trữ được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới.
Đối với nước ta, ngay từ những ngày đầu giành được độc lập, Đảng và Nhà
nước đã đặc biệt quan tâm đến công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, coi đây là công
cụ để quản lý, điều hành đất nước. Đã có rất nhiều văn bản của Đảng, Nhà nước
quy định đối với công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ được ban hành, tạo
điều kiện cho sự phát triển của ngành văn thư, lưu trữ từ Trung ương đến địa
phương.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có
chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh thực hiện chức
năng quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu
trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.
Trong những năm qua, Chi cục Văn thư - Lưu trữ luôn nhận được sự quan
tâm của UBND tỉnh, sự chỉ đạo sát sao của Sở Nội vụ và chỉ đạo về chuyên môn
của Cục VT< Nhà nước; sự phối kết hợp của các cơ quan đơn vị, huyện/thành
phố trong việc tổ chức thực hiện chỉ đạo của Trung ương, UBND tỉnh và của Sở
Nội vụ trong lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ.
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1 Tuyên truyền, phổ biến, xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo,
quy định về công tác Văn thư - Lưu trữ.
Là cơ quan tham mưu giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác văn
thư, lưu trữ trên toàn tỉnh, do vậy việc tuyên truyền, phổ biến, triển khai thực hiện
các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác Văn thư - Lưu trữ được thực hiện rất
Sinh viên: Lương Khánh Hà
11
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tốt, cụ thể đã tham mưu tổ các chức Hội nghị, tập huấn các văn bản:
- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐNN và UBND năm
2004; Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2008;
- Luật Lưu trữ năm 2011;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư;
- Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 của Chính phủ hướng dẫn
thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐNN và UBND năm
2004;
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu
và Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT ngày 06/5/2002 của Bộ Công an-Ban
TCCBCP (Bộ Nội vụ) về hướng dẫn thực hiện Nghị định số 58/2001/NĐ-CP;
- Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước.
- Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an
hướng dẫn thực hiện Nghị định 33/2002/NĐ-CP.
- Nghị định 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung
một số điều Nghị định 58/2011/NĐ-CP;
- Chỉ thị số 10/2006/CT-TTG ngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc
giảm giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8/2/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài kiệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan,
tổ chức.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Bên cạnh việc tuyên truyển, phổ biến các văn bản của Trung ương là việc
Sinh viên: Lương Khánh Hà
12
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tham mưu cho UBND tỉnh kiện toàn ban hành các văn bản quản lý nhà nước về
công tác văn thư lưu trữ, trong thời gian qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã giúp Sở
Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh ban hành các văn bản quan trọng như:
- Chỉ thị số 12/CT-UBND ngày 19/8/2013 của UBND tỉnh Lào Cai về tăng
cường công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng và lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan;
- Quyết định số 42/2013/QĐ-UBND ngày 10/10/2013 của UBND tỉnh Lào
Cai về việc ban hành quy định vê công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Lào
Cai;
- Quyết định số 3947/QĐ-UBND ngày 12/12/2014 của UBND tỉnh Lào Cai
về phê duyệt Quy hoạch ngành VTLT tỉnh Lào Cai đến năm 2020, tầm nhìn 2030.
- Quyết định số 1339/QĐ-UBND ngày 14/5/2015 của UBND tỉnh Lào Cai
về phê duyệt Danh mục các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp
lưu tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh ( theo Thông tư số 17/2014/ /TT - BNV ngày
20/11/2014 của Bộ Nội Vụ ) gồm 331 cơ quan, trong đó có 77 cơ quan cấp tỉnh và
254 cơ quan cấp huyện.
Đặc biệt trong năm 2015, chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tập trung tham mưu,
hướng dẫn các cấp, các ngành triển khai Quy hoạch ngành VTLT tỉnh Lào Cai đến
năm 2020 tầm nhìn đến 2030; cụ thể đã tham mưu UBND tỉnh ban hành Kế hoạch
số 148/KH - UBND ngày 05/6/2015 triển khai thực hiện quy hoạch ngành VTLT
tỉnh Lào Cai giai đoạn 2015 - 2020.
Cùng với việc thực hiện tốt chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu
cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn, Chi cục
Văn thư - Lưu trữ luôn quan tâm, chú trọng xây dựng và ban hành các văn bản
quản lý văn thư, lưu trữ của Chi cục; cụ thể hoá các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo
của Bộ Nội vụ, của UBND tỉnh, Cục Văn thư & Lưu trữ Nhà nước trong lĩnh vực
văn thư, lưu trữ bằng Chương trình, kế hoạch chi tiết để thực hiện, như: Ban hành
Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Nội quy cơ quan, Quy chế phối hợp; hàng năm
ban hành Kế hoạch về công tác văn thư, lưu trữ, Danh mục hồ sơ của Chi cục và
văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về quản lý hồ sơ, lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ
Sinh viên: Lương Khánh Hà
13
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
sơ vào lưu trữ cơ quan đối với công chức, viên chức theo quy định. Thường xuyên
tổ chức sinh hoạt chuyên môn gắn với việc phổ biến, quán triệt các văn bản hướng
dẫn mới về văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ và của Cục Văn thư & Lưu trữ Nhà
nước và trao đổi, thảo luận về những vướng mắc trong quá trình triển khai thực
hiện ở cơ sở; nhờ đó chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư, lưu trữ ngày
càng được nâng cao.
Các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật Lưu trữ và hướng dẫn về Văn thư Lưu trữ tiếp tục được Bộ Nội vụ, Cục VT< Nhà nước hoàn thiện, ban hành làm
cơ sở cho việc cụ thể hóa văn vản quản lý nhà nước trong lĩnh vực Văn thư - Lưu
trữ ở địa phương.
Bộ máy làm Văn thư - Lưu trữ các cấp tiếp tục được kiện toàn. Cán bộ công
chức, viên chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ đoàn kết, nỗ lực phấn đấu hoàn thành
tốt nhiệm vụ được giao.
2.1.2. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm công tác văn thư - lưu trữ.
Cùng với việc tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ ,
Chi cục Văn thư - Lưu trữ luôn quan tâm đến công việc đào tạo bồi dưỡng, nâng
cao trình độ nghiệp vụ cho công chức, viên chức; cụ thể là cử cán bộ tham gia các
lớp tập huấn bồi dưỡng nâng cao kỹ năng quản lý nhà nước về Văn thư lưu trữ do
Trung ương tổ chức; hàng năm tham mưu UBND tỉnh tổ chức Hội nghị tổng kết về
công tác Văn thư - Lưu trữ, tập huấn nghiệp vụ VTLT cho cán bộ làm văn thư, lưu
trữ các cơ quan, tổ chức trên địa bàn; đưa hoạt động văn thư, lưu trữ dần đi vào nề
nếp, hiệu quả, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý điều hành của cơ quan, tổ
chức.
2.1.3. Thanh tra, kiểm tra
Hàng năm, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đều tham mưu cho Sở Nội vụ thành
lập Đoàn, tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu và các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh; xây dựng kế hoạch
kểm tra; nội dung, thời gian kiểm tra; kết thúc sau một năm được kiểm tra các cơ
quan, đơn vị, huyện, thành phố đánh giá kết quả khắc phục tồn tại hạn chế đã được
chỉ ra trong quá trình đã được kiểm tra và Báo cáo kết quả thực hiện.
Sinh viên: Lương Khánh Hà
14
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Số lượng cơ quan được kiểm tra hàng năm: từ 10-15 cơ quan, tổ chức cấp
tỉnh và từ 02-03 huyện, thành phố (trong đó mỗi huyện, thành phố kiểm tra từ 0305 phòng, ban chuyên môn, 04-06 xã, phường, thị trấn).
Năm 2015, Chi cục thực hiện kiểm tra định kỳ công tác VTLT theo kế hoạch
tại 17 cơ quan, đơn vị ( trong đó 05 cơ quan cấp tỉnh; 05 phòng chuyên môn và 07
xã, thị trấn thuộc huyện Bảo Thắng và Bắc Hà); ngoài ra thường xuyên đôn đốc,
trực tiếp hướng dẫn đối với các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử
tỉnh. Tham mưu thẩm định tài liệu hết giá trị tại 03 cơ quan ( Kho bạc Nhà nước
tỉnh, Bảo hiểm Xã hội tỉnh, Kho bạc Nhà nước huyện Mường Khương).
Nội dung kiểm tra
+ Kiểm tra sự lãnh đạo, chỉ đạo của chính quyền các cấp đối với công tác
văn thư, lưu trữ; việc xây dựng, ban hành văn bản quản lý về văn thư, lưu trữ;
+ Công tác tổ chức và biên chế cán bộ; công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp
vụ văn thư, lưu trữ; thực hiện chế độ phụ cấp đối với công chức, viên chức làm
công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, huyện, thành phố;
+ Công tác triển khai các văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ và công tác
kiểm tra đối với các cơ quan, đơn vị thuộc quyền quản lý;
+ Kiểm tra hoạt động nghiệp vụ văn thư, nghiệp vụ lưu trữ; công tác thu thập
và xử lý tài liệu tồn đọng;
+ Việc triển khai, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ;
việc bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ;
+ Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về văn thư, lưu trữ và tài liệu
lưu trữ;
Không chỉ thực hiện công tác kiểm tra mà hàng năm Chi cục Văn thư - Lưu
trữ còn phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ thực hiện thanh tra về công tác văn thư,
lưu trữ đối với các sở, ngành, huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh.
Nhìn chung, những năm qua, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã thực hiện tốt
nhiệm vụ tham mưu cho Sở Nội vụ, UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác văn
thư, lưu trữ. Các cấp, các ngành trên địa bàn tỉnh đã quan tâm, chú trọng hơn đến
công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ không ngừng được củng
Sinh viên: Lương Khánh Hà
15
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cố, kiện toàn; quản lý văn bản ngày càng chặt chẽ, đúng trình tự, thủ tục, thẩm
quyền; Tài liệu được thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị và giao nộp vào Lưu trữ cơ
quan, Lưu trữ lịch sử theo quy định.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
+) Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Chi cục
Hàng năm, công chức, viên chức lưu trữ của Chi cục có nhiệm vụ tổ chức
thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;
- Phối hợp với các Phòng, Trung tâm, công chức, viên chức Chi cục xác
định hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan;
- Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận tài liệu;
- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa “Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu” với thực tế tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”. Lưu trữ cơ
quan và bên giao nộp tài liệu mỗi bên giữ một bản.
+) Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
Trung tâm lưu trữ thuộc Chi cục có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ lịch
sử tỉnh, tổ chức giao nhận hồ sơ, tài liệu từ các cơ quan tổ chức thuộc Danh mục số
1, Danh mục số 2 và các cơ quan tổ chức cấp huyện là nguồn nộp lưu tài liệu vào
lưu trữ lịch sử tỉnh.
Trung tâm lưu trữ đã chủ động xây dựng Kế hoạch công tác hàng năm và
phân công nhiệm vụ đối với các viên chức trong Trung tâm. Tham mưu với Lãnh
đạo Chi cục ban hành thông báo phân công cán bộ theo dõi, hướng dẫn nghiệp vụ
văn thư - lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị, các huyện, thành phố là nguồn nộp
lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh hàng năm.
Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, thành phần tài liệu nộp lưu và tiến hành
các thủ tục giao nộp theo quy định.
Trung tâm lưu trữ được giao đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị là
nguồn nộp lưu tài liệu. Trong quá trình hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị là nguồn
nộp lưu cơ bản các cơ quan thuộc Danh mục số 2 nên khối lượng tài liệu ít và tài
Sinh viên: Lương Khánh Hà
16
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
liệu cơ quan cơ bản là hồ sơ tập lưu do cơ quan phát hành. Trong 55 cơ quan, đơn
bị là nguồn nộp lưu tài liệu đã cơ bản chỉnh lý tài liệu nộp lưu vào lưu trữ hiện
hành của cơ quan, lựa chọn thành phần nộp vào lưu trữ lịch sử theo đúng quy định.
Cho đến nay Lưu trữ Lịch sử tỉnh ( Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh) đang bảo
quản trên 405 mét giá tài liệu, thành phần chủ yếu là tài liệu hành chính với tổng số
69 phông tài liệu, bao gồm: 01 phông tài liệu UBHC tỉnh Lào Cai cũ ( giai đoạn
1954 – 1975), 01 phông tài liệu Đoàn Đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh, 01 phông
tài liệu UBND tỉnh, 01 phông tài liệu Văn phòng UBND tỉnh và 65 phông tài liệu
của các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
tỉnh. Trong năm 2015, Chi cục tập trung hệ thống tài liệu của các cơ quan nộp lưu
năm 2014 (tương ứng 4 mét giá); tập trung hệ thống tài liệu mật, xác định lại thời
hạn bảo quản một số tài liệu để phục vụ công tác nghiên cứu (10 mét giá), bổ sung
phông lưu trữ UBND tỉnh giai đoạn 2002 – 2008. Thu tài liệu của 5 đơn vị cấp tỉnh
thuộc danh mục nộp năm 2015 (tương ứng 04 mét giá).
Công tác thu thập tài liệu của Chi cục được thực hiện đúng theo quy chế
công tác Văn thư - Lưu trữ của Chi cục một cách thường xuyên, đảm bảo cho việc
quản lý và thống nhất. Tuy nhiên có một số cơ quan trong tỉnh chưa coi trọng giá
trị tài liệu lưu trữ nên còn rất nhiều tài liệu tồn đọng tại các đơn vị gây khó khăn
cho việc thu thập tài liệu của cán bộ lưu trữ, nhiều cơ quan còn chưa có phòng,
kho, giá… để bảo quản tài liệu.
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu.
Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên
tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định
những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
Việc xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa hết sức quan trọng, quyết định đến số
phận của tài liệu nên yêu cầu quan trọng đề ra cho công tác này là phải chính xác
và thận trọng. Người làm công tác xác định giá trị tài liệu không được làm tổn thất
tài liệu có giá trị của các phông lưu trữ.
Cán bộ văn thư, lưu trữ có trách nhiệm giúp Trưởng phòng Hành chính –
Tổng hợp xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo Chi cục ban
Sinh viên: Lương Khánh Hà
17
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.
Việc xác định giá trị tài liệu đạt những yêu cầu sau:
- Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản lâu dài
hay tạm thời (tính bằng số lượng năm).
- Xác định tài liệu hết giá trị cần phải tiêu hủy.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai có nhiệm vụ thu thập, chỉnh lý, xác
định giá trị tài liệu. Do vậy tài liệu của các cơ quan thuộc Danh mục nguồn nộp lưu
vào lưu trữ lịch sử đều được Chi cục hướng dẫn các cơ quan thành lập hội đồng
xác định giá trị tài liệu để tiến hành xác định giá trị tài liệu của những phông lưu
trữ thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh. Khi xác định giá trị tài liệu
xong, những tài liệu không thuộc danh mục nguồn nộp lưu thì người phụ trách sẽ
thống kê số lượng tài liệu loại và làm thủ tục loại, khối tài liệu này được tiêu hủy
theo đúng quy trình quy định tại Luật Lưu trữ về tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Nhìn chung, công tác xác định giá trị tài liệu đã được Chi cục thực hiện tốt.
Đúng theo quy định của pháp luật. Quá trình làm việc nhanh chóng, tiết kiệm thời
gian. Tài liệu có giá trị sẽ được bảo quản tại kho lưu trữ phục vụ nhu cầu cần thiết
của xã hội.
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập
công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan.
Đây là việc tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, gồm
các việc như chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi, hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị,
hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài
liệu đưa ra chỉnh lý. Làm tốt công tác này hồ sơ tài liệu của phông hoặc khối tài
liệu đưa ra chỉnh lý sẽ được tổ chức sắp xếp một cách khoa học tạo điều kiện thận
lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu.
Tiếp tục thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của chính phủ và Chỉ thị số
12/CT-UBND của UBND tỉnh về tăng cường công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng vầ
lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
* Công tác chỉnh lý tài liệu tại Kho Lưu trữ cơ quan: hàng năm công chức,
Sinh viên: Lương Khánh Hà
18
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
viên chức Chi cục Văn thư Lưu trữ đều thực hiện tốt lập hồ sơ công việc và giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định nên không có
tình trạng tài liệu tồn đọng. Hồ sơ, tài liệu của Chi cục được chỉnh lý hoàn chỉnh và
bảo quản trong kho lưu trữ.
Nguyên tắc chỉnh lý:
- Không phân tán phông lưu trữ;
- Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ
sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi giải quyết công việc
(không phá vỡ hồ sơ đã lập).
Tài liệu khi chỉnh lý đạt yêu cầu:
- Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;
- Hệ thống hóa hồ sơ tài liệu;
- Lập công cụ tra cứu : Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu
khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu tài liệu.
* Chỉnh lý tài liệu tại Kho Lưu trữ lịch sử
Năm 2012 - 2014, Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện chỉnh lý 143 mét giá tài liệu
thuộc Phông lưu trữ UBND tỉnh niên hạn từ 2008 trở về trước, trong đó 112,5 mét
giá ( 3718 hồ sơ) được hệ thống hóa đưa vào cặp, hộp lưu giữ theo quy định; đồng
thời hệ thống hóa tài liệu thu về của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu có
niên hạn từ 2006 trở về trước (17 mét giá).
Năm 2015, Lưu trữ tỉnh tiếp tục thu tài liệu của 05 cơ quan, đơn vị thuộc
nguồn nộp, nâng tổng số cơ quan, đơn vị nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
lên 70 cơ quan, đơn vị.
2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Thống kê tài liệu lưu trữ là việc áp dụng các phương pháp và công cụ
chuyên môn để xác định số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình của
tài liệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ. Nhằm
giúp cho các cơ quan chỉnh lý các kho lưu trữ, xây dựng kế hoạch thập, bổ sung tài
liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo vệ
Sinh viên: Lương Khánh Hà
19
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
an toàn tài liệu lưu trữ.
Trong thời gian thực tập tại đây, qua tìm hiểu tôi thấy đối tượng thống kê
của Chi cục chủ yếu là thống kê tài liệu lưu trữ, thống kê các công cụ tra tìm (chủ
yếu là mục lục hồ sơ), thống kê phương tiện bảo quản tài liệu, Sổ sách thống kê
đều thực hiện theo mẫu quy định sẵn.
Sổ nhập tài liệu lưu trữ: Thực hiện theo quyết định số 02/QĐ-QHTK ngày
12/01/1990 của cục Văn thư lưu trữ nhà nước. Sổ này dùng để thống kê tình hình
nhập tài liệu vào kho lưu trữ. Đơn vị thống kê tài liệu vào sổ nhập là mét giá, hồ
sơ, bó, cặp hộp.
Sổ thống kê lưu trữ: Sổ này dùng để thống kê số lượng các phông lưu trữ
cho từng kho, cố định trật tự sắp xếp các phông lưu trữ trong kho và để phản ánh
tình hình tài liệu trong kho. Đối tượng thống kê của sổ này là phông lưu trữ đã
được bảo quản trong kho.
Mục lục hồ sơ là một trong những công cụ tra cứu cơ bản trong kho lưu trữ
của Chi cục, dùng để thống kê các hồ sơ, cố định trật tự các hồ sơ theo phương án
hệ thống hóa và phản ánh thành phần, nội dụng các hồ sơ trong phông lưu trữ. Qua
mục lục hồ sơ có thể giới thiệu cho độc giả thành phần và nội dung tài liệu hiện
đang bảo quản tại kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng hồ sơ, thống kê số lượng hồ sơ
hiện có trong kho lưu trữ và cố định trật tự hồ sơ đã hệ thống hóa.
Hiện nay Chi cục đã kết hợp sử dụng công nghệ hiện đại đó là sử dụng phần
mềm tin học quản lý hồ sơ lưu trữ của Chi cục. Tuy nhiên,việc sử dụng công cụ để
tra tìm phục vụ khai thác vẫn phải tiến hành đồng thời tra cứu sổ mục lục hồ sơ.
2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Đây là công tác sử dụng các biện pháp khoa học kĩ thuật để kéo dài tuổi thọ
và đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài
liệu. Tài liệu được chỉnh lý xong mà không bảo quản tốt sẽ làm ảnh hưởng đến giá
trị của tài liệu, gây khó khăn đối với nhu cầu khai thác của độc giả.
Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan do cán bộ, công
chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu
Hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan và
Sinh viên: Lương Khánh Hà
20
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tập trung bảo quản trong kho lưu trữ. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các
thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.
Trưởng phòng Hành Chính - Tổng hợp có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các
quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ, bố trí kho theo đúng tiêu chuẩn quy định,
thực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian,
bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật,
phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ, duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng
loại tài liệu lưu trữ.
Cán bộ văn thư, lưu trữ có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu
trữ, hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo
quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài
liệu có trong kho để nắm bắt được số lượng, chất lượng tài liệu lưu trữ.
Trong quá trình thực tập tại Chi cục, tôi thấy tài liệu trong kho được sắp xếp
gọn gàng, khoa học, sạch sẽ; định kỳ phun thuốc chống mối mọt, vệ sinh. Công tác
phòng cháy chữa cháy(PCCC) và phòng chống cháy nổ (PCCN), an toàn trong
mùa mưa bão được thực hiện thường xuyên; các thiết bị thường xuyên được kiểm
tra, rà soát, bổ sung, thay thế kịp thời. Tổ chức các lớp tập huấn về PCCC cho toàn
thể cán bộ viên chức của Chi cục. Tuy nhiên do kho lưu trữ tỉnh là kho tạm nên
diện tích không đủ để sắp xếp các giá tài liệu, nguy cơ mất an toàn, mối mọt, tác
động của thời tiết ảnh hưởng rất lớn đến tuổi thọ của tài liệu lưu trữ, các phòng ban
thuộc huyện/thành phố thiếu diện tích bố trí các phòng(kho) bảo quản tài liệu,
thiếu thiết bị bảo quản theo quy định.
Hiện nay, Chi cục chuẩn bị chuyển sang trụ sở mới, được đầu tư xây dựng
Kho lưu trữ lịch sử tỉnh. Kho được xây dựng khang trang, đầu tư trang thiết bị hiện
đại đảm bảo an toàn cho tài liệu.
2.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác
thông tin phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết
những nhiệm vụ hiện hành của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Đây là một trong những
công tác quan trọng nhất và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ.
Sinh viên: Lương Khánh Hà
21
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Giám đốc trung tâm lưu trữ tham mưu với lãnh đạo Chi cục trình UBND
tỉnh ký ban hành Quyết định phân cấp thẩm quyền khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Lào Cai thay thế Quyết định số 897/QĐUBND ngày 13/4/2009 của UBND tỉnh Lào Cai về việc phân cấp thẩm quyền khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ tỉnh Lào Cai;
Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ được thực hiện theo đúng quy định và
quy trình ISO; các hình thức khai thác sử dụng tài liệu chủ yếu là cung cấp bản sao
công chứng, bản photo và khai thác tài liệu tại chỗ, với công cụ tra tìm là 58 quyển
mục lục hồ sơ, phần mềm ứng dụng của dự án số hóa tài liệu lưu trữ mang lại
nhiều tiện ích cho việc quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời góp
phần vào việc bảo quản hồ sơ, tài liệu khoa học, an toàn.
Công tác phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ được thực hiện tốt. Việc chứng
thực tài liệu, công chứng bản sao tài liệu được thực hiện đúng quy định.
Năm 2015 có trên 100 lượt cá nhân, tổ chức đến khai thác, tra cứu.
* Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
Tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong, ngoài cơ quan và mọi cá nhân
đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu
riêng chính đáng.
Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu của Chi cục được quy định như sau:
+) Đối với công chức, viên chức có yêu cầu xin khai thác tài liệu tại Kho
Lưu trữ cơ quan Chi cục phải có giấy đề nghị và phải được Lãnh đạo Chi cục hoặc
trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp đồng ý.
+) Cán bộ công chức, viên chức có yêu cầu khai thác tài liệu tại Kho Lưu
trữ lịch sử vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu
tài liệu, và phải được sự đồng ý của lãnh đạo Chi cục, Lãnh đạo Sở Nội vụ, Chủ
tịch UBND tỉnh theo quy định về phân cấp thẩm quyền khai thác tài liệu tại Lưu
trữ lịch sử tỉnh.
2.2.7. Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh đã triển khai ứng dụng Phần mềm quản lý tài
liệu lưu trữ; 100% CCVC của Chi cục đã được đào tạo kỹ năng vận hành phần
Sinh viên: Lương Khánh Hà
22
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
mềm quản lý tài liệu lưu trữ và Quy trình số hóa tài liệu, sử dụng hộp thư điện tử
của tỉnh, cổng thông tin nội bộ để phục vụ trao đổi, xử lý công việc hàng ngày. Hệ
thống máy tính phục vụ chuyên môn của các phòng chức năng được kết nối mạng
Internet. Hệ thống mạng LAN, máy trạm được cài đặt Phần mềm Quản lý tài liệu
liệu lưu trữ gắn với thiết bị số hóa tài liệu được đầu tư tại Trung tâm Lưu trữ.
Đến hết năm 2014 Trung tâm lưu trữ đã số hóa hồ sơ tài liệu của 69 phông
lưu trữ đang bảo quản tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh (tương ứng trên 8000 hồ sơ, tài
liệu); góp phần đảm bảo an toàn tài liệu trên dữ liệu điện tử song song với hình
thức bảo quản tài liệu giấy, đồng thời giúp cho việc tra cứu được nhanh chóng,
thuận tiện, tiết kiệm chi phí.
Sinh viên: Lương Khánh Hà
23
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
