Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên

MỤC LỤC
MỤC LỤC_________________________________________________________1
LỜI CẢM ƠN_______________________________________________________3
LỜI NÓI ĐẦU ______________________________________________________4
TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN_____________________________5
TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP_____________________________ 6
BÁO CÁO THỰC TÂP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG__________________ 7
CHƯƠNG I: PHẦN LÝ THUYẾT________________________________________ 7
A. KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG QUANG TRUNG VÀ TỔNG QUAN
VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP____________________________________________ 7
I.Giới thiệu sơ lược về cơ quan thực tập____________________________________ 7
1.Vị trí địa Lý _______________________________________________________7
2.Lịch sử hình thành____________________________________________________ 7
3.Tình hình kinh tế, văn hóa, xã hội________________________________________ 7
4.Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường
Quang Trung ________________________________________________________10
4.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Phường Quang Trung__________ 10
4.2. Cơ cấu tổ chức___________________________________________________ 16
4.3.Sơ đồ cơ quan _____________________________________________________17
TỔNG QUAN VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP ______________________________18
B.NỘI DUNG THỰC TẬP_____________________________________________ 18
I. Qúa trình khảo sát tình hình và thực hiện công tác văn thư, quản trị
văn phòng và công tác lưu trữ của cơ quan________________________________ 18
 Vị trí, chức năng ____________________________________________18
 Nhiệm vụ- quyền hạn ________________________________________18
1. Công tác văn phòng_______________________________________________ 20
1.1 Cơ cấu tổ chức__________________________________________________

21

1.2 Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị văn Phòng_______ 22

1
Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học
Sinh viên: Lương Thị Thu
Mã sinh viên:


Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên
2. Công tác văn thư__________________________________________________

24

2.1. Khảo sát về công tác văn thư _______________________________________24
2.2. Soạn thảo văn bản do cơ quan ban hành _______________________________25
2.3 Quản lý văn bản đi-đến ____________________________________________29
2.4. Quản lý và sử dụng con dấu ________________________________________36
3. Công tác cải cách thủ tục hành chính__________________________________ 37
II, CÔNG TÁC LƯU TRỮ____________________________________________ 42
1. Sơ lược về Chi cục văn thư- Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên______________________42
2. Cơ cấu tổ chức____________________________________________________ 42
3. Vị trí, chức năng và nhiệm vụ_________________________________________ 44
4. Tình hình bảo quản tài liệu____________________________________________ 46
5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu_____________________________________ 46
6. Tình hình ƯDCNTT trong công tác lưu trữ_______________________________ 47
CHƯƠNG II: PHẦN THỰC HÀNH____________________________________ 48
A. NỘI DUNG TÌM HIỂU VỀ NGÀNH ĐÀO TẠO________________________27
1. Tìm hiểu về cơ cấu, cách tổ chức và hoạt động của văn phòng_______________ 27
2. Tìm hiểu những hoạt động của cơ quan, đơn vị thực tập____________________ 29

Kết quả thu được___________________________________________________

30

B.TỰ ĐÁNH GIÁ- NHẬN XÉT-ĐỀ NGHỊ_______________________________ 30
1. Tự đánh giá______________________________________________________

30

2. Nhận xét________________________________________________________

30

3. Thuận lợi và khó khăn______________________________________________ 31
4. Kết quả thu được__________________________________________________

32

C.KẾT LUẬN______________________________________________________ 33
NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ HƯỚNG DẪN THỰC TẬP

LỜI CẢM ƠN
2
Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học
Sinh viên: Lương Thị Thu
Mã sinh viên:


Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên
Lời cảm ơn đầu tiên tôi gửi tới quý thầy cô Khoa xã hội trường CĐSP

Thái Nguyên đã tận tụy truyền đạt những kiến thức cho tôi trong thời gian qua để
tôi có thể hoàn thành quá trình thực tập này.
Tôi xin chân thành cảm ơn thầy Lý Tuấn Anh, cô Lê Thị Thu Hương.
Cảm ơn thầy, cô đã tận tình giúp đỡ chỉ bảo cho tôi và hơn hết tôi xin cảm ơn tới
chị Lê Thị Hồng Liên, Cán bộ hướng dẫn thực tập phần Quản trị Văn phòng, chị
Lê Thị Hào, Cán bộ hướng dẫn phần Lưu trữ. Cảm ơn chị Lý Thị Hương Giang,
anh Bùi Tiến Dũng, anh Đỗ Quang ở phường Quang Trung đã giúp đỡ chỉ bảo
tôi rất nhiệt tình trong thời gian thực tập qua. Cám ơn thầy cô, anh chị đã tạo
điều kiện, giúp đỡ để tôi hoàn thành bài báo cáo này.
Đồng thời tôi xin trân trọng cảm ơn Ban chỉ đạo trường CĐSP Thái
Nguyên, cảm ơn các cô, chú, các anh, chị đang công tác tại Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên, cảm ơn Ban lãnh đạo cùng các cô chú, các anh chị tại
Ủy ban nhân dân Phường Quang Trung đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ tôi viết
bài báo cáo thực tập tốt nghiệp, tạo cho tôi hoàn thành chương trình thực tập
cuối khóa.
Vì đây là lần đầu tiên tôi tập làm một nhân viên văn phòng, nhân viên văn
thư, lưu trữ nên còn nhiều bỡ ngỡ và với thời gian thực tập còn hạn hẹp (thời
gian thực tập 8 tuần), vốn kiến thức còn hạn chế nên trong khuôn khổ của bản
báo cáo này không tránh khỏi những hạn chế, sai sót. Vì vậy tôi kính mong nhận
được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy giáo, cô giáo để bài báo cáo thực tập của tôi
được hoàn thiện hơn nữa.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

3
Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học
Sinh viên: Lương Thị Thu
Mã sinh viên:


Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên


LỜI NÓI ĐẦU

Công tác Quản trị Văn phòng và Văn thư, Lưu trữ là một lĩnh vực chiếm
vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của các cơ quan quản lý Nhà
nước nói chung. Dù bất cứ thời kỳ nào, thì đây vẫn là những công tác không thể
thiếu, vì nó có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ
của từng cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Trong những năm qua, song song với sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại
hóa đất nước, thì công cuộc cải cách hành chính luôn là vấn đề mà Nhà nước chú
trọng triển khai thực hiện, nhằm tiến tới xây dựng một nền hành chính có hiệu
lực. Từ đó việc giáo dục đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ “Quản trị Văn phòng –
Lưu trữ học” nhấn mạnh hơn là công tác hành chính văn phòng nói chung và
ngành Quản trị Văn phòng nói riêng trong những năm gần đây đã và đang được
nâng cao trong công tác giảng dạy nhằm tạo ra một đội ngũ những sinh viên có
đủ năng lực và trình độ để có thể đáp ứng được những yêu cầu cấp thiết của công
việc hiện nay.
“Học đi đôi với hành” “Lý luận phải gắn liền với thực tiễn” đó là phương
châm không bao giờ thay đổi. Vì vậy, thực tập tốt nghiệp chiếm vị trí quan trọng
trong sự nghiệp đào tạo của trường CĐSP Thái Nguyên. Việc thực tế này giúp
cho sinh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức lý
thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ
quan. Đó cũng là phương tiện để cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức,
tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một quản trị viên; cán bộ văn thư –
lưu trữ, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp
phục vụ cho công tác sau này.

4
Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học
Sinh viên: Lương Thị Thu
Mã sinh viên:



Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên

TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN
I.

TÓM TẮT LỊCH SỬ BẢN THÂN

1.

Họ và tên sinh viên: Lương Thị Thu

2.

Ngày tháng năm sinh: 16/06/1992

3.

Quê quán: Phú Xuyên - Đại Từ - Thái Nguyên

4.

Nơi cư trú: Phú Xuyên - Đại Từ - Thái Nguyên

5.

Số CMND: 091703352

6.


Số điện thoại: 01659003908

7.

Địa chỉ E-mail:

8.

Địa chỉ liên lạc: Phú xuyên - Đại Từ - Thái Nguyên

II.

THÔNG TIN KHÁC

1.

Mã số sinh viên: K2-25-0028

2.

Lớp: CĐ.QLK2

3.

Ngành học: Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học.

4.

Khóa học: 2010 – 2013


THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP
1. Tên cơ quan thực tập: UBND Phường Quang Trung
• Điện thoại: 02803852958
• Địa chỉ: Số 8 - Ngõ 312- tổ 22 phường Quang Trung, thành phố Thái
Nguyên, tỉnh Thái Nguyên.
2. Thủ trưởng đơn vị
• Chủ tịch cơ quan: Ông Tô Hạ Sỹ
• Phó Chủ tịch: Ông Nguyên Văn Thành
• Phó Chủ tịch: Bà Phạm Thị Hồng Hạnh
5
Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học
Sinh viên: Lương Thị Thu
Mã sinh viên:


Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên
3. Các bộ phận trong cơ quan:
• Đảng ủy – HĐND - UBND
• Đoàn thể
• Văn hóa, xã hội
• Địa chính - Xây dựng
• Tư pháp – Hộ tịch
• Công an
• Y tế
• Quân sự
• Văn phòng UBND
• Kế toán – tài chính
• Tổ quản lí XD – TTMQĐT- VSMT


BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
CHƯƠNG I. PHẦN LÝ THUYẾT
A. KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG QUANG TRUNG VÀ TỔNG QUAN
VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP.
I. Giới thiệu sơ lược về cơ quan thực tập
1. Vị trí địa lý: Phường Quang Trung là một trong những khối phường
trung tâm nằm ở phía Tây của thành phố Thái Nguyên và có ranh giới hành
chính như sau:
- Phía Đông: giáp Phường Hoàng Văn Thụ;
- Phía Tây: giáp Phường Tân Thịnh;
- Phía Nam: giáp Phường Đồng Quang;
- Phía Bắc: giáp phường Quang Vinh.
2. Lịch sử hình thành
6
Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học
Sinh viên: Lương Thị Thu
Mã sinh viên:


Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên
Thực hiện Nghị định số 64/NĐ-CP ngày 11 tháng 7 năm 1994 của Chính
phủ về việc chia phường Đồng Quang thành phường Quang Trung và phường
Đồng Quang thuộc thành phố Thái Nguyên tỉnh Bắc Thái, ngày 21 tháng 9 năm
1994, lễ bàn giao chính thức được tổ chức tách phường Đồng Quang thành 02
đơn vị hành chính: phường Đồng Quang và phường Quang Trung. Ngày 21
tháng 9 hàng năm được công nhận là ngày thành lập phường Quang Trung, TP.
Thái Nguyên.
3. Tình hình kinh tế, văn hóa xã hội
* Tình hình kinh tế
Là phường thuộc khối các phường trung tâm của thành phố Thái Nguyên,

có diện tích tự nhiên là 201,24 ha. Có vị trí là đầu mối giao lưu kinh tế, văn hoá xã hội quan trọng của tỉnh và thành phố Thái Nguyên, với các tuyến đường bộ
liên tỉnh, nội thị và tuyến đường sắt Hà Nội - Thái Nguyên. Đây cũng là nơi đầu
mối giao thông với các bến xe khách, ga xe lửa. Phường Quang Trung cũng là
một khu trung tâm thương mại của thành phố Thái Nguyên, tại đây có các chợ
lớn như chợ Đồng Quang (trung tâm thương mại Đồng Quang), chợ Ga, chợ Sư
phạm. Trên địa bàn có hơn 100 cơ quan, đơn vị, trường học, doanh nghiệp. Toàn
phường có 3.728 hộ dân với 30.641 nhân khẩu, trong đó có 13.009 nhân khẩu
thường trú và 17.632 nhân khẩu tạm trú, phường được phân chia thành 39 tổ dân
phố.
- Trong giai đoạn 2010 - 2015 cơ cấu phát triển kinh tế trên địa bàn
phường là: Dịch vụ - thương mại, tiểu thủ công nghiệp và nông nghiệp.
- Giá trị sản xuất công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp ngoài quốc doanh bình
quân tăng 15%/năm.
- Thu ngân sách hàng năm vượt 05 đến 10% thành phố giao.
* Tình hình văn hóa, xã hội
Phường Quang Trung 16 năm qua, thực hiện công cuộc đổi mới và hội
nhập, dưới sự lãnh đạo của Đảng - Đảng bộ, chính quyền và nhân dân các dân
7
Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học
Sinh viên: Lương Thị Thu
Mã sinh viên:


Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên
tộc phường Quang Trung luôn đoàn kết, vượt qua nhiều khó khăn, thi đua lao
động, học tập xây dựng phường không ngừng phát triển toàn diện và bền vững.
Các cơ sở vật chất đảm bảo cho đời sống an ninh xã hội thường xuyên
được cải tạo, tu bổ, nâng cấp và làm mới. Ngày mới thành lập, phường còn nhiều
khó khăn, cơ sở hạ tầng hạn chế như: các lớp học ở các trường thuộc phường hầu
hết chưa được kiên cố hoá, chưa có nhà văn hoá ở khu dân cư. Các đường liên

phố, liên tổ chỉ là đường đất hoặc rải cấp phối. Cùng với sự đi lên của thành phố,
được Nhà nước quan tâm đầu tư và sự tham gia đóng góp, ủng hộ của nhân dân,
nay hạ tầng cơ sở của phường đang ngày càng hoàn thiện. Các dự án chỉnh trang
đô thị được triển khai, mở rộng và nâng cấp các tuyến đường, các hệ thống cấp
điện chiếu sáng, điện sinh hoạt, cấp nước sạch và thoát nước thải, hệ thống bưu
chính viễn thông, thông tin công nghệ cao, xây dựng mới và nâng cấp nhà ở của
nhân dân, nhà văn hoá, công sở, chợ, trường học... công tác quản lý trật tự đô thị
và vệ sinh môi trường được quan tâm và từng bước đổi mới với sự phát triển
nhanh chóng ở các khu dân cư.
Trong sự nghiệp giáo dục, đào tạo, phường Quang Trung có hệ thống giáo
dục với đa hệ đào tạo, rất thuận lợi cho công dân địa phương học tập từ bậc học
mầm non cho đến bậc học đại học và trên đại học. Là nơi đặt trụ sở của Đại học
Thái Nguyên cùng với một số các trường đại học trực thuộc như trường Đại học
Y Dược, trường Đại học Sư phạm. Phường Quang Trung là một trong những đơn
vị hành chính cấp phường, xã được thành phố Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên
công nhận sớm hoàn thành và duy trì tốt các chương trình quốc gia về: Xoá mù
chữ, chống tái mù chữ; phổ cập giáo dục trung học cơ sở và phổ cập giáo dục
bậc trung học. Hệ thống các nhà trường do địa phương quản lý, từ giáo dục bậc
học mầm non, tiểu học đến giáo dục bậc học trung học cơ sở đã có tiến bộ vượt
bậc. 100% các trường thuộc phường đã có một cơ sở vật chất khang trang, đảm
bảo cho gần 3000 học sinh của địa phương học tập. Cả 04 trường thuộc phường
vinh dự được đón nhận danh hiệu “Trường chuẩn Quốc gia mức độ I ”.
8
Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học
Sinh viên: Lương Thị Thu
Mã sinh viên:


Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên
Phường Quang Trung là một phường đông dân, có vị trí địa lý tự nhiên thuận

lợi, là cơ sở và tiền đề cho sự phát triển kinh tế - xã hội của địa phương, song
qua đó cũng tiềm ẩn những phức tạp trong quản lý xã hội, đó là các vấn đề
thường phát sinh từ mặt trái của nền kinh tế thị trường và thường có nhiều ở các
đô thị. Tuy nhiên, liên tục nhiều năm qua, phường Quang Trung luôn giữ vững
an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, với sự quản lý chặt chẽ của các cơ quan,
thực hiện tốt phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc; chặn đứng và từng
bước đẩy lùi các tệ nạn xã hội. Công tác quân sự địa phương luôn đảm bảo hoàn
thành các chỉ tiêu và nhiệm vụ trong tình hình mới. Duy trì lực lượng sẵn sàng
chiến đấu, phòng chống âm mưu “Diễn biến hoà bình” và “Bạo loạn lật đổ” của
các thế lực thù địch. Bảo vệ Đảng, chính quyền và nhân dân trong mọi tình
huống, đây cũng là điều kiện và môi trường tốt cho các hoạt động phát triển kinh
tế xã hội trên địa bàn phát triển, vững bước đi lên.
4. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường
Quang Trung
4.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Theo Luật về tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân của Quốc
Hội Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 11/2003/QH11 ngày 26
tháng 11 năm 2003 thì chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp xã,
phường, thị trấn được quy định như sau:
Điều 111
 Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a. Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ
chức thực hiện kế hoạch đó;
b. Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
9
Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học
Sinh viên: Lương Thị Thu
Mã sinh viên:



Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên
sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán
điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán
ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
c. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn và
báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;
d. Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các
nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,
đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy
định của pháp luật;
e. Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã, Phường, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự
nguyện. Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra,
kiểm soát và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của
pháp luật.
Điều 112
 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ
công nghiệp, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền
hạn sau đây:
a. Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển
sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi
trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối
với cây trồng và vật nuôi;
b. Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; phòng, chống và
khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm

10
Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học
Sinh viên: Lương Thị Thu
Mã sinh viên:


Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên
pháp luật về bảo vệ đê điều tại địa phương;
c. Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo
quy định của pháp luật;
d. Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền
thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để
phát triển các ngành, nghề mới.
Điều 113
 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân xã, thị
trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a. Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong Phường
theo phân cấp;
b. Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm
dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật
về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
c. Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp
luật;
d. Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
Điều 114
 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao, Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a. Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp

với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; Thực hiện xoá mù
chữ cho những người trong độ tuổi;
b. Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên
11
Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học
Sinh viên: Lương Thị Thu
Mã sinh viên:


Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên
quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
c. Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia
đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;
d. Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao;
tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
e. Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình
liệt sỹ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
f. Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các
gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa
phương theo quy định của pháp luật;
g. Quản lý, quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở địa phương.
Điều 115
 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành
pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân xã,Phường, thị trấn thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a. Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây
dựng kế hoạch chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
b. Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng

ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn
luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;
c. Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây
dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện
biện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi
phạm pháp luật khác ở địa phương;
d. Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của
12
Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học
Sinh viên: Lương Thị Thu
Mã sinh viên:


Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên
người nước ngoài ở địa phương.
Điều 116
 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban
nhân dân xã,Phường, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực
hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của
nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật.
Điều 117
 Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã,Phường, thị trấn thực
hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a. Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp
luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;
b. Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân
theo thẩm quyền;
c. Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi
hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi
phạm hành chính theo quy định của pháp luật.

Điều 118
 Uỷ ban nhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn quy định
tại các điều 111, 112, 113, 114, 115, 116 và 117 của Luật này và thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a. Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân Phường về việc
bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và quy hoạch
đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống các tệ nạn xã hội, giữ
gìn trật tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lòng đường, lề đường, trật tự công cộng
và cảnh quan đô thị; quản lý dân cư đô thị trên địa bàn;
b. Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phường
theo quy định của pháp luật;
13
Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học
Sinh viên: Lương Thị Thu
Mã sinh viên:


Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên
c. Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn phường theo phân
cấp; ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng kỹ thuật
theo quy định của pháp luật;
d. Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phường; lập
biên bản, đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo không có giấy
phép, trái với quy định của giấy phép và báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm quyền
xem xét, quyết định.
4.Cơ cấu tổ chức
* UBND Phường Quang Trung gồm 26 cán bộ, công chức chuyên trách.
Trong đó: cán bộ có trình độ đại học: 17 đồng chí, cao đẳng 3 đồng chí, trung
cấp 4 đồng chí; Trong đó: có 10 người là cán bộ, 16 người là công chức, 4
người là nhân viên hợp đồng.

HĐND phường có 27 đại biểu.
Các tổ chức đảng, đoàn thể: Đảng bộ phường có 946 đảng viên sinh hoạt
ở 46 chi bộ. 05 đoàn thể chính trị: Ủy ban mặt trận tổ quốc, Hội liên hiệp phụ
nữ, Hội nông dân, Hội cưu chiến binh, Đoàn thành niên và các đoàn thể Xã Hội.

14
Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học
Sinh viên: Lương Thị Thu
Mã sinh viên:


Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG QUANG TRUNG

Chủ tịch UBND

Phó chủ
tịch Văn
hóa

Văn
hóa xã
hội

Giáo
dục

Phó chủ
tịch Kinh tế


Y tế

Thuế

Tư
pháp
- Hộ
tịch

Ủy viên
UBND
Quân sự
( Phường
đội trưởng)

Văn
phòng
Thống
kê

Địa
chính
- Xây
dựng

Ủy viên
UBND
Công an
(Trưởng
công an

phường)

Trật tự
đô thị

Đội
thu
gom
giác
thải

15
Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học
Sinh viên: Lương Thị Thu
Mã sinh viên:


Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên
4.3.Sơ đồ cơ quan
SƠ ĐỒ TRỤ SỞ HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG QUANG TRUNG

thanh

Cầu thang

Kho - Trạm phát

Kho cơ quan


Cầu thang

Hành lang tầng 3
Phó Bí
thư
Phó
C.tịch
HĐND

Bí thư
Đảng
ủy Chủ
tịch
HĐND

Cầu thang

MTTQ Các
Văn
Người đoàn phòng
cao tuổi thể
Đảng
ủy

Chủ
Phòng Hội trường WC
tịch
tiếp
B
UBND công

dân
Hành lang tầng 2

Tiếp
Phó
Địa
Văn
nhận
Chủ
chính phòngvà trả
tịch
tư pháp
kết quả Kinh tế

Cầu thang

Quân
sự Đội
VSMT

Phó
Văn Kế
Chủ
hóa toán
tịch
-Xã
VH-XH Hội

Trật
tự

quản
lý đô
thị

16
Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học
Sinh viên: Lương Thị Thu
Mã sinh viên:

WC


Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên
Hành lang tầng 1

TỔNG QUAN VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
B. NỘI DUNG THỰC TẬP
I. Qúa trình khảo sát tình hình và thực hiện công tác văn thư, quản trị văn
phòng và công tác lưu trữ của cơ quan
 Vị trí, chức năng
Văn phòng Ủy ban nhân dân Phường Quang Trung ( sau đây gọi tắt là Văn
phòng):
Văn phòng là một đơn vị tổ chức của cơ quan, Văn phòng cùng với các bộ
phận khác tạo thành một bộ máy tổ chức hoàn chỉnh của Ủy ban nhân dân
Phường;
Văn phòng là “ tai mắt” của lãnh đạo, là đầu mối giao tiếp thông tin phục vụ
nhu cầu quản lý điều hành của lãnh đạo;
Văn phòng giúp lãnh đạo xây dựng chương trình công tác chung của cơ quan,
đề xuất các biện pháp để thực hiện chương trình công tác đã đề ra;
Văn phòng đảm bảo điều kiện vật chất cho cơ quan hoạt động;

Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa Ủy ban với các cơ quan, đoàn thể và
công dân, Văn phòng thể hiện được tính chất trang nghiêm của công sở.Thông
qua Văn phòng, cơ quan Ủy ban nhân dân Phường thể hiện được nết văn minh,
lịch sự, quyền uy nhưng lại gần gũi với nhân dân;
17
Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học
Sinh viên: Lương Thị Thu
Mã sinh viên:


Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên
Văn phòng là đơn vị không thể thiếu của mỗi cơ quan, làm tốt công tác Văn
phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc hoàn thành hoạt động của cơ quan.
Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp, phục vụ sự quản lý tập trung
thống nhất, sự chỉ đạo điều hành mọi mặt của lãnh đạo; nghiên cứu, đề xuất ý
kiến, phương án, giải pháp cho lãnh đạo Uỷ ban Phường. Văn phòng còn có
chức năng đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho hoạt động
của cơ quan. Thuộc chức năng này văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu đề xuất ý
kiến với Thủ trưởng cơ quan, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc khi có ý
kiến với phê duyệt của Thủ trưởng. Văn phòng mua sắm quản lý tổ chức sử dụng
toàn bộ tài sản, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của Ủy ban nhân dân Phường
Quang Trung.
 Nhiệm vụ - quyền hạn
* Công tác tham mưu - tổng hợp và phục vụ các hoạt động của Ủy ban
nhân dân phường
- Trình Ủy ban nhân dân phường chương trình làm việc, kế hoạch công tác
hàng tuần, tháng, quý, sáu tháng và cả năm của Ủy ban nhân dân Phường. Đôn
đốc, kiểm tra các ban, ngành, Ủy ban nhân dân Phường trong việc thực hiện
chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân phường; theo dõi, đôn
đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các ban, ngành, Ủy ban nhân dân Phường

theo quy định của pháp luật.
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ công tác lãnh đạo,
chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường
theo quy của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất
được giao theo quy định của pháp luật.
- Giúp Ủy ban nhân dân Phường và Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường giữ
mối quan hệ phối hợp công tác với Thường trực Đảng ủy , Thường trực Hội

18
Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học
Sinh viên: Lương Thị Thu
Mã sinh viên:


Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên
đồng nhân dân phường, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam phường Quang
Trung, các đoàn thể phường, các cơ quan, tổ chức.
- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch
Ủy ban nhân dân phường Quang Trung; theo dõi, đôn đốc các Ban,ngành Ủy
ban nhân dân Phường soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách.
- Chịu trách nhiệm rà soát trình tự thủ tục, thể thức đề án, văn bản trước
khi trình Ủy ban nhân dân phường và Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường xem
xét, quyết định.
- Theo dõi, đôn đốc các ban, ngành, Ủy ban nhân dân Phường, giúp Ủy
ban nhân dân phường kiểm tra việc thực hiện ý kiến chỉ đạo của Ủy ban nhân
dân, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Phường. Chủ trì phối hợp
với các cơ quan liên quan lập, điều chỉnh Chương trình xây dựng văn bản quy
phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân trình phường Ủy ban nhân dân phường
xem xét, quyết định.
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân

phường; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên có liên
quan.
- Phối hợp với Văn phòng Tiếp công dân phường Quang Trung giúp Chủ
tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường tổ chức tiếp công dân, tiếp
nhận và giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo theo quy định.
- Tổ chức phục vụ các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách của Ủy ban
nhân dân phường Quang Trung, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân
Phường.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân
dân thành phố Thái Nguyên giao.
* Công tác nội vụ của Văn phòng; công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
hiện hành.
19
Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học
Sinh viên: Lương Thị Thu
Mã sinh viên:


Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên
1. Công tác văn phòng.
Theo Quyết định số 04/2004/QĐ-BNV ngày 16-1-2004 của Bộ trưởng Bộ
Nội Vụ về việc ban hành quy định cụ thể đối với cán bộ, công chức phường đã
quy định công chức văn phòng có nhiệm vụ cụ thể sau:
- Giúp Uỷ ban nhân dân Phường xây dựng chương trình công tác, lịch làm
việc và theo dõi thực hiện chương trình, lịch làm việc đó; tổng hợp báo cáo tình
hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND trong việc chỉ đạo thực hiện.
- Giúp Uỷ ban nhân dân dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền; làm báo
cáo gửi lên cấp trên.
- Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu
báo cáo thống kê; theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chức

phường.
- Giúp Hội đồng nhân dân tổ chức kỳ họp, giúp Uỷ ban nhân dân tổ chức
tiếp dân, tiếp khách, nhận đơn khiếu nại của nhân dân chuyển đến Hội đồng nhân
dân và Uỷ ban nhân dân hoặc lên cấp trên có thẩm quyền giải quyết.
- Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của Hội đồng nhân
dân cho công việc của Uỷ ban nhân dân.
- Giúp Uỷ ban nhân dân về công tác thi đua khen thưởng ở xã, phường, thị
trấn.
- Giúp Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân thực hiện nghiệp vụ công
tác bầu cử đại biểu HĐND và UBND theo quy định của pháp luật và công tác
được giao.
- Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giữa Uỷ ban nhân dân với
cơ quan, tổ chức và công dân theo cơ chế "một cửa".
1.1. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND Phường Quang Trung:
* Nhân sự:
20
Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học
Sinh viên: Lương Thị Thu
Mã sinh viên:


Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên
 Nhân sự của UBND phường Quang Trung gồm hai cán bộ:
Cán bộ văn phòng 1: Lê Thị Hồng Liên phụ trách:
- Tham mưu cho UBND tổng hợp các báo cáo Kinh tế - Xã hội;
- Thư ký hội đồng thi đua khen thưởng phường;
- Quản lý hồ sơ, cán bộ, công chức, người lao động;
- Tham gia các công việc khác khi được phân công;
- Làm công tác tổ chức Hội nghị UBND;
- Thực hiện công tác thống kê.

Cán bộ văn phòng 2: Lý Thị Hương Giang phụ trách:
- Văn thư, đóng dấu, lưu trữ;
- Tham gia công tác hậu cần của cơ quan và các công việc khác khi
được phân công;
- Quản lý tài sản và thanh quyết toán các công việc do văn phòng
UBND thực hiện;
- Phục vụ các kỳ họp Hội đồng Nhân dân.
* Bộ máy: Các phòng ( hoặc tổ, bộ phận) tổng hợp, Hành chính, Quản trị,
Lưu trữ.
- Phòng ( Tổ, bộ phận) tổng hợp: Giúp Chánh văn phòng thực hiện công
tác thông tin tổng hợp, xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan,
Văn phòng, thẩm định đề án, biên tập văn bản…
- Phòng ( Tổ, bộ phận) Quản trị: Giúp Chánh văn phòng quản lý tài sản,
bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật, điều kiện làm việc của cơ quan
hoạt động, trường hợp cơ quan không lập phòng Tại vụ riêng thì phòng Quản trị
có nhiệm vụ quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí thuộc tài khoản riêng của Văn
phòng.
- Phòng ( Tổ, bộ phận) lưu trữ: Giúp Chánh văn phòng và Thủ trưởng cơ
quan quản lý, chỉ đạo công tác Lưu trữ và quản lý kho lưu trữ ở cơ quan.
21
Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học
Sinh viên: Lương Thị Thu
Mã sinh viên:


Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên
1.2. Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị văn
phòng:
* Mô hình tổ chức văn phòng cơ quan:
Văn phòng của cơ quan được bố trí theo kiểu hiện đại đã hạn chế việc

lãng phí thời gian công sức vào tổ chức, điều hành hoạt động của văn phòng và
giảm được chi phí về quản lý điều hành. Đồng thời nó cũng giúp cho nhà lãnh
đạo thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện cho
mỗi cán bộ, viên chức văn phòng phát huy được tính sáng tạo, tự chủ và hoàn
thành tốt nhiệm vụ của mình một cách tốt nhất.
Văn phòng được phân theo chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban
nhưng các hoạt động tập trung vào một đầu mối duy nhất đặt dưới sự điều hành
của nhà quản trị hành chính.
- Ưu điểm của hình thức này là dễ điều hành công việc, huy động nhân
sự, dễ kiểm tra, điều động trang thiết bị, phương tiện làm việc...
- Nhược điểm của hình thức này là nó khó chuyên môn hóa, công việc
thiếu chính xác, có thể dẫn đến trì trệ do chuyển giao công việc, khó quan tâm
đúng mức từng loại công việc.
SƠ ĐỒ PHÒNG LÀM VIỆC VĂN PHÒNG UBND

Bàn làm việc 1

Bàn làm việc 2

PHƯỜNG QUANG TRUNG

Tủ đựng
hồ sơ

Lối vào

Tủ đựng tài liệu

Tủ đựng tài liệu


22
Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học
Sinh viên: Lương Thị Thu
Mã sinh viên:


Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên

* Trang thiết bị văn phòng cơ quan
Trang thiết bị văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động văn phòng.
Văn phòng được bố trí một cách hợp lí nhằm phục vụ cho công việc của mình
được thuận lợi hơn.Tùy theo mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầu thực
tiễn của văn phòng mà cơ quan sẽ trang bị những máy móc đồ dùng cần thiết
khác nhau.Văn phòng UBND Phường Quang Trung có thể phân loại các trang
thiết bị văn phòng thành từng nhóm:
- Các trang thiết bị trong văn phòng chính: Hiện nay văn phòng đã có: Máy
in, máy tính, máy điện thoại mỗi nhân viên văn phòng được bố trí một máy tính
để bàn và mỗi phòng được bố trí một máy in để phục vụ cho công tác của mình.
- Các đồ dùng văn phòng phẩm: Như bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, giá đựng tài
liệu, giấy viết, bút, tủ hoặc mắc áo…Các đồ vật dùng cho công việc hàng ngày
của nhân viên văn phòng rất đa dạng, phong phú và ngày càng được cải tiến theo
hướng bền đẹp, đa năng, thuận lợi như cặp, kẹp, ghim, bút…
- Trang thiết bị phụ: Bao gồm những máy móc không có liên quan trực tiếp
đến việc thực hiện công việc của công chức nhưng lại có tác dụng tạo điều kiện
thuận lợi cho công chức làm việc như phương tiện chuyên chở: Xe dùng di
chuyển dụng cụ, vật tư, hàng hóa…
2. Công tác văn thư
2.1. Khảo sát về công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công
tác quản lý, tổ chức và điều hành, bao gồm toàn bộ công việc về xây dựng và

ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, tổ chức khoa học văn
bản hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử
dụng con dấu. Công tác văn thư là một công việc không thể thiếu trong hoạt
23
Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học
Sinh viên: Lương Thị Thu
Mã sinh viên:


Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên
động của một cơ quan, là một bộ phận quan trọng, là trung tâm, là đầu mối thông
tin liên lạc bởi vì tất cả công văn đi – đến đều phải qua văn thư để đăng ký.
Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xen
như là một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng quản lý nhà nước.
* Các loại văn bản do cơ quan ban hành:
Theo số liệu thống kê từ năm 2011 đến 2012, thì trung bình mỗi năm
UBND Phường Quang Trung ban hành trên 1.000 văn bản các loại. Số lượng
văn bản do cơ quan ban hành nhiều hay ít là tùy thuộc vào tình hình công việc
của từng năm. Cụ thể:
Bảng số lượng Văn bản do UBND Phường Quang Trung ban hành
( Trong năm 2011 và 2012)
TT
1
2
3
4
5
6
7

8
9
10

Tên loại văn bản
Báo cáo
Công văn
Quyết đinh
Giấy mời
Phương án
Hướng dẫn
Hợp đồng
Kế hoạch
Thông báo
Tờ trình
Tổng cộng

Số lượng/ năm
Năm 2011
Năm 2012
84
157
261
327
330
484
67
87
8
3

12
22
39
30
73
67
70
99
140
87
1.084
1.363

2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản
Cũng như các cơ quan khác, trong hoạt động quản lý của Ủy ban nhân dân
phường Quang Trung công tác soạn thảo và ban hành văn bản luôn là một nhiệm
vụ quan trọng và mang tính chất thường xuyên.
* Các bước tiến hành soạn thảo và ban hành văn bản:
24
Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học
Sinh viên: Lương Thị Thu
Mã sinh viên:


Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên
Văn phòng UBND phường chủ yếu ban hành các văn bản hành chính
thông thường trong giải quyết các công việc của mình. Chính vì vậy, chủ thể ban
hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và ban
hành văn bản của Văn phòng UBND phường là rất cần thiết và quan trọng bởi vì
một mặt đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của của văn bản, mặt khác đây là điều

kiện quan trọng quyết định chất lượng của một văn bản.
Tại UBND phường, cho đến nay chưa có một văn bản nào quy định cụ
thể, chi tiết về trình tự, thủ tục ban hành văn bản quản lý nhà nước, hầu hết các
văn bản quản lý nhà nước được ban hành chủ yếu dựa trên quy định của pháp
luật của cơ quan nhà nước cấp trên. Việc các cơ quan nhà nước phải xác định
một trình tự, thủ tục cho việc xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước
nói chung là rất khó, đặc biệt Văn phòng là một đơn vị nhỏ trong UBND
phường. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản
mà có thể xây dựng một quy trình ban hành sao cho thích hợp.
Quy trình cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây dựng
dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái quát
quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Soạn thảo văn bản
Bước 2: Duyệt bản thảo (Những văn bản quan trọng thì phải lấy ý kiến của
cấp trên, của các cơ quan, tổ chức có liên quan, phải thành lập hội đồng thẩm
định), thông qua lãnh đạo
Bước 3: Đánh máy, nhân bản
Bước 4: Xử lý kỹ thuật, kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Bước 5: Ký văn bản.

25
Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học
Sinh viên: Lương Thị Thu
Mã sinh viên: