Chương trình hành động hiệu quả
Làm việc như một nhà khoa học
Trong bài trước, bạn đã được làm quen với ý tưởng “Danh sách việc cần làm” để
quản lý tất cả mọi đầu việc rồi. Tuy nhiên danh sách này chỉ mới liệt kê ra công
việc mà chưa có kế hoạch cụ thể để xử lý từng công việc một. Ví dụ, bạn sẽ
thấy việc “Gọi cho Huy” rất đơn giản lại được xếp cạnh một đầu việc khác phức
tạp hơn nhiều là “Bắt đầu sơn sửa lại nhà”. Rõ ràng, về quy mô, thời gian và
mức độ đầu tư, hai việc này hoàn toàn không tương xứng nhưng lại được xếp
ngang nhau.
Điều đó có nghĩa là, bạn có xu hướng thực hiện từng việc riêng lẻ nhưng không
đưa ra được quy trình thực hiện cho những dự án lớn Giả sử bạn ưu tiên làm
ngay dự án đó đi chăng nữa, bạn cũng chẳng còn thời gian mà làm thêm các
đầu việc khác. Khuyết điểm này sẽ đặc biệt gây khó khăn cho những người ở vị
trí quản lý cấp cao vì bản thân công việc đòi hỏi họ phải làm nhiều việc cùng
một lúc. Để xử lý tình huống này, bạn nên dùng phương pháp “Chương trình
hành động” – một phiên bản mở rộng của “Danh sách việc cần làm”.
Chương trình hành động là một tài liệu chứa đựng nhiều mục tiêu trong ngắn,
trung và dài hạn, giúp bạn chủ động phân bổ thời gian cho tất cả dự án. Trong
một Chương trình hành động, tất cả dự án đều được sắp xếp theo thứ tự nên
bạn chỉ cần chú tâm giải quyết các công việc quan trọng mà không cần lãng phí
thời gian vào những chuyện khác. Ngoài ra, bạn còn có thể sử dụng chức năng
“phân quyền” trong Chương trình này để san sẻ bớt công việc cho người khác,
giúp tiết kiệm thời gian và sức lực mà vẫn đạt năng suất làm việc cao.


4 bước lập ra một Chương trình hành động
Bước 1. Thu thập
Trước hết, liệt kê ra tất cả công việc đang cần xử lý ở xung quanh bạn. Cố gắng
thu thập và ghi lại mọi thứ, từ nhỏ tới lớn, từ riêng tới chung…tóm lại là bất cứ
việc nào còn đang dang dở cần bạn giải quyết.
Trên thế tế, danh mục này vẫn đang diễn tự động mà chẳng cần tới sự can thiệp

của bạn. Chẳng hạn email vẫn tự động được lưu lại trong hộp thư, các bản ghi
nhớ vẫn đang được lưu lại trong tập hồ sơ, thư vẫn đều đặn bay vào hộp thư và
các yêu cầu giải quyết công việc vẫn tới tấp đầy lên trong hộp thư thoại…
Nhưng cũng còn rất nhiều việc khác cần bạn thu thập và lưu lại trong cùng một
chỗ, gồm những dự định vốn chỉ nằm trong đầu bạn hoặc ở sâu trong ngăn kéo,
các ý tưởng vốn chỉ được ghi nhanh trên các mảnh giấy nhỏ…. Tập hợp hết lại
và lưu trữ tại một chỗ thôi.
Và quan trọng nhất, hãy nhớ mục tiêu cá nhân của bạn luôn được đặt lên hàng
đầu trong danh sách này.

GỢI Ý 1
NẾU CỨ ĐỂ “DANH SÁCH VIỆC CẦN
LÀM” LỞN VỞN TRONG ĐẦU, CHẮC
CHẮN SẼ CÓ NGÀY BẠN RƠI VÀO
KHỦNG HOẢNG TRẦM TRỌNG. BẠN LƠ
MƠ KHÔNG BIẾT MÌNH CÓ QUÊN GÌ
KHÔNG, RỒI LẠI THẤT VỌNG KHI THẤY
KHÔNG THỂ HOÀN THÀNH HẾT CÁC
MỤC TIÊU ĐỀ RA.


CHI BẰNG HÃY TỰ GIẢI PHÓNG NỖI ÁM
ẢNH ĐÓ BẰNG CÁCH VIẾT LẠI VÀ SẮP
XẾP LẠI MỌI THỨ TRONG MỘT
CHƯƠNG TRÌNH HÀNH ĐỘNG. VIỆC ĐÓ
SẼ GIÚP BẠN TẬP TRUNG HƠN, ĐƠN
GIẢN VÌ KHÔNG PHẢI BẬN TÂM BẮT
MÌNH NHỚ HẾT MỌI CHUYỆN.
GỢI Ý 2
THÔNG THƯỜNG, MỘT NGƯỜI MỚI BẮT

ĐẦU THỰC HIỆN MỘT CHƯƠNG TRÌNH
HÀNH ĐỘNG CÓ THỂ PHẢI LOAY HOAY
CẢ TIẾNG ĐỂ SẮP XẾP VÀ TỔ CHỨC
CÁC DỰ ÁN. NHƯNG DÙ SAO, ĐÓ CŨNG
LÀ CHI PHÍ HỢP LÝ ĐỂ BẮT ĐẦU KIẾN
THIẾT LẠI CUỘC SỐNG BẢN THÂN.
CŨNG ĐỪNG QUÊN BỎ MỘT ÍT THỜI
GIAN ĐỂ CẬP NHẬT CHƯƠNG TRÌNH
THƯỜNG XUYÊN.
GỢI Ý 3
BẠN NÊN SỬ DỤNG NHỮNG PHẦN MỀM
NHƯ WORD HOẶC EXCEL KHI THỰC


HIỆN MỘT CHƯƠNG TRÌNH HÀNH
ĐỘNG ĐỂ DỄ DÀNG CẮT DÁN, CẬP
NHẬT MÀ KHÔNG MẤT QUÁ NHIỀU THỜI
GIAN BIÊN SOẠN LẠI.
Bước 2. Giản lược
Giờ là lúc xào nấu lại danh sách ở trên một bằng cách săm soi từng mục một.
Nên nhớ trong cuộc sống có rất nhiều thứ chẳng liên quan và cũng chẳng quan
trọng với bạn nên cứ mạnh dạn gạch bỏ những “việc không tên” ấy trong danh
mục.

Bước 3. Tổ chức và sắp xếp gồm 3 bước phần
nhỏ
Trước hết, rà soát lại danh mục xem có đầu việc nào thuộc cùng một dự án lớn
hơn không. Nhóm chúng lại.
Ví dụ, việc sửa lại phòng khách và sơn lại phòng tắm sẽ được xếp chung vào dự
án “Cải tạo nhà”. Hoặc “yêu cầu đóng góp cho hệ thống mạng máy tính mới” tất

nhiên sẽ được gộp chung với “yêu cầu kiểm tra và hướng dẫn cách sử dụng máy
tính” trong dự án “hệ thống máy tính”.
Cứ thế, rồi bạn thấy các đầu việc sẽ được tự động gom lại với nhau thật gọn
gàng.
Nên để riêng các mục tiêu cá nhân vào “dự án cá nhân” nhé!
Tiếp đó, rà soát và xếp thứ tự ưu tiên cho từng dự án bằng cách cho điểm hoặc
đánh số từ A (rất quan trọng) tới F(không quan trọng). Nên đặt dấu “cực kì
quan trọng” cho các mục tiêu cá nhân.
Cuối cùng, sắp xếp những dự án đó vào Chương trình hành động theo 3 phần
1.

“Danh sách các bước tiếp theo” gồm những thao tác nhỏ để thực hiện dự


án
2.

“Danh sách phân công công việc” gồm những công việc đã phân công cho

người khác.
3.

“Danh mục dự án” gồm tất cả dự án hiện tại và các thao tác khác cần thực

hiện để đóng góp cho các dự án đó.
Trong đó phần 3, tạo “Danh mục dự án” là trọng tâm của giai đoạn này, giúp
bạn tập hợp tất cả dự án đã được sắp xếp thứ tự và những nhiệm vụ riêng lẻ
khác cần được hoàn thành.
Thông thường, “Danh mục dự án” sẽ nằm ở sau cùng của Chương trình hành
động và thường được xem lại mỗi tuần một lần.

Tiếp đó, tạo “Danh sách Phân công công việc” bằng cách xem lại toàn bộ Danh
mục dự án, tìm ra công việc nào nên phân bổ cho người khác. Ghi tên của người
được phân công ngay bên dưới kèm theo thỏa thuận giữa bạn và người đó.

Gợi ý

ĐỪNG QUÁ LO LẮNG NẾU BẠN CHƯA
TỪNG PHÂN CÔNG CHO AI HOẶC CHƯA
THỎA THUẬN ĐƯỢC CÁC ĐIỀU KHOẢN.
CHỈ CẦN LÀM XONG SƯỜN BÀI, SAU
NÀY BẠN SẼ THA HỒ ĐƯỢC THỰC
HÀNH.
THÔNG THƯỜNG, “DANH SÁCH PHÂN
CÔNG CÔNG VIỆC” NÊN NẰM TRƯỚC
“DANH MỤC DỰ ÁN” VÌ BẠN THƯỜNG
XEM LẠI DANH SÁCH ĐÓ HƠN.


TIẾP ĐÓ, TẠO “DANH SÁCH CÁC BƯỚC
TIẾP THEO” BẰNG CÁCH TÌM RA DỰ ÁN
NÀO ĐƯỢC ƯU TIÊN CAO NHẤT, CHIA
NHỎ DỰ ÁN ĐÓ THÀNH CÁC ĐẦU VIỆC
NHỎ HƠN VÀ DỄ THỰC HIỆN HƠN.
“DANH SÁCH CÁC BƯỚC TIẾP THEO”
NÊN ĐƯỢC SẮP Ở TRANG ĐẦU TIÊN
TRONG CHƯƠNG TRÌNH HÀNH ĐỘNG VÌ
SẼ ĐƯỢC THAM KHẢO RẤT NHIỀU LẦN
TRONG NGÀY.
Gợi ý 1


KHI ĐANG LẬP “DANH SÁCH CÁC BƯỚC
TIẾP THEO”, NẾU THẤY VIỆC NÀO CHỈ
CẦN VÀI PHÚT XỬ LÝ THÌ LÀM LUÔN ĐI.
NHƯNG PHẢI NHỚ QUAY LẠI VÀ HOÀN
THÀNH NÔT CHƯƠNG TRÌNH HÀNH
ĐỘNG NHÉ!


Gợi ý 2

TRONG QUÁ TRÌNH LẬP “DANH SÁCH
CÁC BƯỚC TIẾP THEO”, NẾU PHÁT
HIỆN RA DỰ ÁN NÀO THẬT SỰ QUAN
TRỌNG, BẠN NÊN TẠO THÊM MỘT VÀI
“DANH SÁCH CÁC BƯỚC TIẾP THEO” ĐỂ
HỖ TRỢ THỰC HIỆN DỰ ÁN ĐÓ. CÁC
DỰ ÁN KHÁC SẼ ĐƯỢC TIẾT CHẾ Ở
MỨC THẤP NHẤT. TRONG TRƯỜNG
HỢP CÓ QUÁ NHIỀU DỰ ÁN THUỘC
TẦM “CỰC KÌ QUAN TRỌNG”, NÊN CHO
MỖI DỰ ÁN VÀI “DANH SÁCH CÁC BƯỚC
TIẾP THEO”.
Gợi ý 3

NÊN NHỚ, MỖI “BƯỚC TIẾP THEO” PHẢI
THẬT GỌN GÀNG VÀ HỢP LÝ ĐỂ CÓ
THỂ HOÀN THÀNH TRONG VÒNG 2
TIẾNG ĐỒNG HỒ. ĐÓ LÀ CÁCH GIÚP
BẠN GIỮ LỬA CHO MỌI DỰ ÁN VÀ CÓ



ĐƯỢC NGÀY LÀM VIỆC THẬT NĂNG
ĐỘNG VÀ HIỆU QUẢ.
VÍ DỤ, NẾU “BƯỚC TIẾP THEO” CỦA
BẠN LÀ VIẾT MỘT BÀI BÁO, HÃY CHIA
NHỎ VIỆC ĐÓ THÀNH CÁC THAO TÁC
LÀ TÌM KIẾM, LÊN KẾ HOẠCH, VIẾT,
ĐỌC LẠI VÀ ĐIỀU CHỈNH. ĐẶT THAO
TÁC TÌM KIẾM LÀ “BƯỚC TIẾP THEO” VÀ
BỎ TOÀN BỘ CÁC THAO TÁC KHÁC VÀO
THƯ MỤC DỰ ÁN.
Gợi ý 4

NÊN SẮP XẾP DANH SÁCH CÁC “BƯỚC
TIẾP THEO” THEO THỨ TỰ ƯU TIÊN TỪ
A ĐẾN F DỰA TRÊN TẦM QUAN TRỌNG,
TÍNH KHẨN CẤP, TRỊ GIÁ VÀ MỨC ĐỘ
LIÊN QUAN TỚI DỰ ÁN.
CUỐI CÙNG, VIỆC CÒN LẠI CỦA BẠN LÀ
XỬ LÝ NHỮNG “BƯỚC TIẾP THEO” ĐÓ.
NẾU TRONG DANH MỤC CÓ QUÁ NHIỀU
THAO TÁC BỊ “TRÌ TRỆ”, HÃY CÂN


NHẮC CÓ NÊN HỦY BỎ NHỮNG DỰ ÁN
NÀY KHÔNG HOẶC ĐẶT CHO CHÚNG
ƯU TIÊN CAO HƠN KHÔNG.
CŨNG ĐỪNG THAM LAM BỎ QUÁ NHIỀU
THAO TÁC TRONG “DANH SÁCH CÁC
BƯỚC TIẾP THEO”.

Gợi ý 5

TRONG QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC, CÂN
NHẮC XEM CÓ THỂ GIAO VIỆC CHO
NGƯỜI KHÁC ĐƯỢC KHÔNG? NẾU CÓ,
XẾP VIỆC ĐÓ VÀO “DANH SÁCH CÁC
BƯỚC TIẾP THEO” VỚI MÔ TẢ LÀ NHIỆM
VỤ ĐÃ GIAO CHO NGƯỜI KHÁC.
SAU KHI BÀN GIAO XONG, DỜI MỤC
NÀY SANG “DANH SÁCH BÀN GIAO
CÔNG VIỆC” CÙNG VỚI THỜI GIAN VÀ
CÁC ĐIỀU KHOẢN THỎA THUẬN.
NẾU THẤY “DANH SÁCH CÁC BƯỚC
TIẾP THEO” QUÁ LỘN XỘN, BẠN NÊN
DỜI VIỆC NÀO ÍT QUAN TRỌNG HƠN


TRỞ LẠI “MỤC LỤC DỰ ÁN”. CÒN NẾU
THẤY DANH SÁCH NÀY VẪN CÒN THƯA
QUÁ, THÌ LẤY VIỆC TỪ DANH MỤC DỰ
ÁN LÊN.
ĐỪNG QUÊN SẮP XẾP THEO THỨ TỰ
TỪ A ĐẾN C CHO TỪNG THAO TÁC
TRONG “DANH SÁCH CÁC BƯỚC TIẾP
THEO” ĐỂ TỰ BIẾT NÊN TẬP TRUNG
GIẢI QUYẾT TỪ ĐÂU.
Bước 4. “Xử lý” Chương trình hành động
Một Chương trình hành động thường dài và phức tạp nên bạn không cần xem lại
toàn bộ nội dung mỗi ngày mà chỉ cần xử lý một hoặc một vài trang đầu theo
ngày hoặc theo thời gian cụ thể. Bạn có thể lưu những công việc này ở trang

đầu của Chương trình hành động hoặc gắn vào lịch làm việc hằng này. Khi đó,
những trang này sẽ được xem là một phiên bản mới của “Danh sách việc cần
làm”, gồm các thao tác ngắn cụ thể. Còn toàn bộ dự án lớn hơn đã được lưu
trong “Danh mục dự án” rồi.
Tuy nhiên, bạn cũng nên xem lại “Chương trình hành động” định kỳ, có thể là
mỗi tuần để xóa bớt việc nào đã xong, di chuyển các thư mục từ trang này lên
trang khác hoặc điền thêm các thao tác mới cần thiết.


Điểm cốt lõi:
Tóm lại, “Chương trình hành động” là một phiên bản mạnh hơn của “Danh sách
việc cần làm”, giúp bạn tiến hành dự án bằng nhiều thao tác nhỏ hợp lý và quản
lý chúng theo cấu trúc 3 tầng. Trong đó:
“Danh sách các bước tiếp theo” liệt kê các thao tác cần thiết và quan trọng để
thực hiện được dự án.
“Danh sách bàn giao công việc” ghi lại chi tiết dự án và những công việc đã bàn
giao.
“Thư mục dự án” liệt kê toàn bộ các dự án đang làm và những thao tác khác
cần thiết nhưng không quan trọng để hoàn thành dự án này.
Từ đây, bạn có thể vừa tập trung giải quyết công việc thường ngày vừa theo
đuổi các mục tiêu dài hạn nhờ biết cách lập kế hoạch cho từng “bước tiếp theo”.
Ngoài ra, phương pháp này còn giúp bạn quản lý và xử lý hiệu quả nhiều công
việc cùng lúc. Đây thật sự là một kỹ năng giúp bạn thành công trong sự nghiệp,
đặc biệt khi công việc ngày càng trở nên phức tạp và nhiều thách thức.