Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

ĐẶNG THỊ NHUẦN

BÁO CÁO KIẾN TẬP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1C
KHÓA HỌC (2012 - 2016)

Tên cơ quan: NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN CÔNG THƯƠNG
VIỆT NAM CHI NHÁNH BA ĐÌNH

Địa chỉ: 34 Cửa Nam - Hoàn Kiếm - Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Đặng Phương Hoa
Giảng viên hướng dẫn: Ths. Lâm Thu Hằng

HÀ NỘI - 2015

Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................2

PHẦN III: PHỤ LỤC.........................................................................................3
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................2
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGÂN HÀNG
THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM CHI NHÁNH
BA ĐÌNH..............................................................................................................3
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng thương mại cổ phần Công
Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình..............................................................................................3
1.1Chức năng..................................................................................................................................3
1.2Nhiệm vụ và quyền hạn.............................................................................................................3
1.3Cơ cấu tổ chức...........................................................................................................................5
2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Ngân hàng
thương mại cổ phần Công Thương Việt Nam.................................................................................5
1.4Tổ chức và hoạt động của Phòng Tổ chức – Hành chính...........................................................5
1.4.1Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức – Hành chính................................5
1.4.2Mô tả bản phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Phòng Tổ chức – Hành chính..7
3.Công tác văn thư lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình.....15
1.5Hệ thống hóa các văn bản quản lí của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba
Đình về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan..............................................................................15
1.6 Mô hình tổ chức văn thư của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình..16
1.7Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi
nhánh Ba Đình..............................................................................................................................17
1.7.1Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan........................17
1.7.2Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan.........................................17
1.7.3Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan. So sánh với quy
định hiện hành và nhận xét, đánh giá...........................................................................................27
1.7.3.1Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Ngân hàng TMCP Công Thương
Việt Nam chi nhánh Ba Đình:........................................................................................................27
1.7.3.2So sánh với quy trình hiện hành........................................................................................28


Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

1.7.3.3Nhận xét và đánh giá:........................................................................................................29
1.8 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản...............................................................30
1.8.1Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến..................................................30
1.8.2Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba
Đình..............................................................................................................................................34
1.9Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình
......................................................................................................................................................35
4.Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Ngân hàng TMCP Công
Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình............................................................................................36
1.10Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sơ vật chất của văn phòng.................36
1.11Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của Phòng Tổ
chức – Hành chính. Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu................................................................37
1.12Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn
phòng của cơ quan. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại..........................................37

PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ......................................40
1.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của Ngân hàng
TMCP Công thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình.........................................................................40
2.Đề xuất những giải phát để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm........................42

............................................................................................................................43
PHẦN III: PHỤ LỤC........................................................................................47
PHẦN III: PHỤ LỤC


Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, quản trị văn phòng đã và đang trở thành lĩnh vực được toàn thể xã
hội quan tâm. Quản trị văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu
chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lí thông tin trong các cơ quan, doanh
nghiệp.
Quản trị văn phòng có vị trí, vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của
mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Bất kỳ một cơ quan, doanh nghiệp nào nếu thiếu đi
yếu tố quản trị văn phòng thì cơ quan, doanh nghiệp đó khó có thể đứng vững và
tồn tại được, đặc biệt trong giai đoạn hội nhập hiện nay.
Với mục tiêu đào tạo ra những thế hệ sinh viên xuất sắc về cả đạo dức và
chuyên môn nghiệp vụ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đề ra chương trình
kiến tập ngành nghề với mục tiêu lấy lí luận làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn
và ngược lại lấy thực tiễn bổ sung những kiến thức lí luận còn thiếu hụt.
Quá trình kiến tập ngành nghề giúp sinh viên làm quen với công việc thực
tế, vận dụng những kiến thức khi được giảng dạy trên ghế nhà trường vào công
việc. Tự đúc kết kinh nghiệm và trau dồi kiến thức hoàn thiện bản thân và
hướng tới đạt kết quả cao trong quá trình kiến tập ngành nghề.

Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C

1



Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, tôi xin phép gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Lê Thị Phương
Chi – Trưởng phòng Phòng Tổ chức – Hành chính, chị Đặng Phương Hoa –
chuyên viên văn thư lưu trữ cùng toàn thể các cô chú, anh chị cán bộ nhân viên
trong Ngân hàng thương mại cổ phần Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba
Đình đã giúp đỡ tôi rất nhiệt tình trong suốt thời gian về kiến tập tại Phòng Tổ
chức – Hành chính của cơ quan.
Bên cạnh đó, tôi xin chân thành cảm ơn cô Lâm Thu Hằng – giảng viên
hướng dẫn báo cáo kiến tập cùng các quý thầy cô giảng viên tại Trường Đại Học
Nội Vụ Hà Nội đã tận tình giảng dạy cho tôi những kiến thức chuyên môn và
kinh nghiệm quan trọng để tôi có thể hoàn thành đợt kiến tập này.
Tục ngữ có câu: “ Học đi đôi với hành”. Thời gian được các thầy cô giảng
dạy kiến thức trên giảng đường rất quý báu đối với tôi. Càng ý nghĩa hơn khi
được nhà trường và các thầy cô tạo điều kiện để tôi cũng như các bạn được trải
nghiệm qua đợt kiến tập này, được kiến tập tại cơ quan có ý nghĩa chuyên môn
rất lớn đối với tôi nói riêng và các thế hệ sinh viên nói chung. Thời gian kiến tập
từ ngày 20/4/2015 đếm ngày 25/5/2015, tuy khoảng thời gian kiến tập không
quá dài nhưng nhờ có sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú,anh chị trong cơ quan
tôi đã có cơ hội vận dụng những kiến thức được học vào thực tế công việc tại cơ
quan. Từ đó nâng cao kỹ năng chuyên môn và rút ra những kinh nghiệm quy báu
cho bản thân.
Tuy nhiên do đây là lần đầu tiếp xúc thực tế vào công việc nên không tránh
khỏi còn nhiều bỡ ngỡ và thiếu xót trong quá trình tìm hiểu thông tin, vận dụng
thực tế và trình bày báo cáo kiến tập. Rất mong nhận được sự bỏ qua của quý cơ
quan, nhận được sự đóng góp ý kiến và giúp đỡ của quý thầy cô.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C

2


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGÂN
HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM
CHI NHÁNH BA ĐÌNH
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng
thương mại cổ phần Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình
1.1 Chức năng
- Ngân hàng thương mại cổ phần Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba
Đình là đơn vị trực thuộc của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam, chịu
sự lãnh đạo và điều hành tập trung, thống nhất của Ngân hàng TMCP Công
Thương Việt Nam.
- Có chức năng tham mưu, giúp Ngân hàng TMCP Công Thương Việt
Nam về tiền tệ và hoạt đọng ngân hàng trên địa bàn Ba Đình và thực hiện một số
nghiệp vụ ngân hàng chi nhánh theo ủy quyền của Ngân hàng TMCP Công
Thương Việt Nam.
- Chi nhánh là đơn vị hoạch toán, kế toán phụ thuộc, có con dấu và bảng
cân đối tài khoản theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của Ngân hàng
TMCP Công Thương Việt Nam.
1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
- Tổ chức phổ biến, chỉ đạo, triển khai thi hành các văn bản quy định của

Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam về tiền tệ và hoạt động ngân hàng
đến các tổ chức tín dụng và các tổ chức khác có hoạt động trên địa bàn Ba Đình.
- Tổng hợp, thống kê, nghiên cứu, phân tích và dự báo kinh tế trên địa
bàn để tham mưu cho Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam và chịu trách
nhiệm triển khai chỉ đạo của Tổng giám đốc thực hiện chính sách tiền tệ và hoạt
động ngân hàng trên địa bàn; tham mưu cho cấp uỷ, chính quyền địa phương
trong việc xây dựng và phát triển kinh tế-xã hội địa phương có liên quan đến
hoạt động ngân hàng; thực hiện công tác thông tin tín dụng.
- Thực hiện nhiệm vụ cấp, thu hồi giấy phép thành lập và hoạt động của
các phòng giao dịch trên địa bàn theo uỷ quyền của Ngân hàng TMCP Công
Thương Việt Nam và quy định của pháp luật.
Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C

3


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Giám sát, chỉ đạo hoạt động của các phòng giao dịch trên địa bàn theo
uỷ quyền của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam và quy định của pháp
luật.
- Tổ chức, thực hiện công tác thanh tra, giám sát, xử lý vi phạm đối với
hoạt động của các phòng giao dịch trên địa bàn theo quy định của Ngân hàng
TMCP Công Thương Việt Nam và của pháp luật.
- Cung ứng dịch vụ thanh toán, ngân quỹ và các dịch vụ ngân hàng khác
cho các phòng giao dịch trên địa bàn.
- Thực hiện các nghiệp vụ và biện pháp quản lý về ngoại hối trên địa bàn
theo quy định của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam và của pháp luật.

- Thực hiện nghiệp vụ tái cấp vốn và cho vay thanh toán đối với các
phòng giao dịch trên địa bàn khi được Ngân hàng TMCP Công Thương Việt
Nam uỷ quyền.
- Thực hiện các nghiệp vụ và biện pháp quản lý về tiền tệ, kho quỹ, bảo
đảm an toàn về tài sản, tiền và các giấy tờ có giá bảo quản trong kho, quỹ tại chi
nhánh, khi giao nhận theo quy định của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt
Nam và của pháp luật.
- Thực hiện công tác, phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm,
chống lãng phí; giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của Ngân hàng TMCP
Công Thương Việt Nam và của pháp luật.
- Thực hiện quy chế dân chủ cơ sở, công khai tài sản, tài chính theo quy
định của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam và của pháp luật.
- Báo cáo, trả lời chất vấn theo yêu cầu của Ngân hàng TMCP Công
Thương Việt Nam; trả lời kiến nghị của các cơ quan báo chí về tiền tệ và hoạt
động ngân hàng trên địa bàn theo quy định của Ngân hàng TMCP Công Thương
Việt Nam và của pháp luật.
- Quản lý tài chính, tài sản được giao theo quy định của Ngân hàng
TMCP Công Thương Việt Nam và của pháp luật.
- Thực hiện công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy, phòng chống cháy
nổ, phòng chống bão lụt, đảm bảo an ninh, trật tự an toàn tại Trụ sở chi nhánh và
các cơ sở vật chất khác thuộc thẩm quyền quản lý của chi nhánh.
- Thực hiện chế độ báo cáo thông tin, báo cáo theo quy định của Ngân
hàng TMCP Công Thương Việt Nam và của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ngân hàng TMCP Công Thương Việt
Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C

4


Báo cáo kiến tập


Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Nam giao.
1.3 Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (Phụ
lục).
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của Ngân hàng thương mại cổ phần Công Thương Việt Nam
1.4 Tổ chức và hoạt động của Phòng Tổ chức – Hành chính
1.4.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức –
Hành chính
a) Chức năng
- Phòng Tổ chức – Hành chính là đơn vị thuộc bộ máy quản lí của Ngân
hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình có chức năng tham
mưu và tổ chứ thực hiện công tác tổ chức, lao động tiền lương, công tác thi đua
khen thưởng, quản lí hành chính, y tế và chăm lo sức khỏe của người lao động.
- Là đơn vị tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc chi nhánh trong công
tác nhân sự, văn phòng, hành chính quản trị của chi nhánh theo quy định của
ngân hàng công thương trong từng thời kỳ.
b) Nhiệm vụ
Thứ nhất, nhiệm vụ về công tác nhân sự:
- Phòng Tổ chức – Hành chính trực tiếp phối hợp với bộ phận quản lí
nhân sự, quản lí tiền lương và đào tạo tại TSC để phổ biến, triển khai thực hiện
và theo dõi giám sát kết quả thực hiện các cơ chế, chính sách và quy định quy
trình quản lí nhân sự của ngân hàng công thương tại chi nhánh một cách hiệu
quả.
- Phòng Tổ chức – Hành chính là đầu mối thực hiện công tác cán bộ
trong toàn chi nhánh: định biên lao động, tuyển dụng, điều động, luân chuyển
cán bộ / chuyển đổi công việc; nhận xét, đánh giá; thi đua, khen thưởng cán bộ;

đào tạo và phát triển quy hoạch bổ nhiệm, miễn nhiệm nghỉ việc / chấm dứt hợp
đồng lao động… cán bộ trong phạm vi, thẩm quyền được giao.
- Thực hiện quy định của nhà nước và của ngân hàng công thương có kiên
quan đến chính sách cán bộ về tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, …
- Đầu mối hướng dẫn sử dụng và trực tiếp thực hiện việc duy trì, báo cáo
về cơ sở dữ liệu thông tin nhân sự trên các hệ thống phần mềm quản lí nhân sự
Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C

5


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

của ngân hàng công thương một cách đầy đủ, chính xác theo quy định.
Thứ hai, nhiệm vụ về công tác văn phòng, hành chính quản trị:
- Phòng Tổ chức – Hành chính có nhiệm vụ lập kế hoạch, thực hiện việc
mua sắm tài sản và ccong cụ lao đọng, trang thiết bị và phương hướng làm việc,
văn phòng phẩm phục vụ hoạt động kinh doanh tại chi nhánh; thực hiện theo dõi
bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, công cụ lao động theo ủy quyền.
- Quản lí cơ sở nhà đất, thực hiện thủ tục xin chứng nhận sử dụng đất,
giấy phép đăng ký kinh doanh của chi nhánh và các phó giám đốc trực thuộc chi
nhánh; thực hiện công tác xây dựng cơ bản, nâng cấp và sửa chữa trụ sở làm
việc phó giám đốc, trạm ATM, QTK đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh và
quy chế, quy định quản lí đầu tư xây dựng cơ bản của nhà nước và ngân hàng
công thương.
- Quản lí việc sử dụng xe ô tô, sử dụng điện, điện tử, công cụ hỗ trợ và
các trang thiết bị của chi nhánh. Định kỳ bảo dưỡng và kiểm tra xe ô tô theo
quy định đảm bảo lá xe an toàn. Đầu mối xây dựng nội quy quản lí, sử dụng

trang thiết bị tại chi nhánh. Quản lí và bảo quản kho chứng từ chi nhánh.
- Tổ chức công tác văn thư – lưu trữ tại chi nhánh theo đúng quy định
của nhà nước và của ngân hàng công thương. Đánh máy in, in ấn tài liệu của cơ
quan khi đã được ban giám đốc chi nhánh phê duyệt.
- Tổ chức thực hiện công tác y tế tại chi nhánh.
- Chuẩn bị công tác bảo vệ an toàn cơ quan; phối hợp với các phòng
nghiệp vụ liên quan bảo vệ an toàn công tác vận chuyển hàng đặc biệt, phòng
chống cháy nổ, chống bão lũ theo quy định của ngành và các cơ quan chức năng.
- Thực hiện nhiệm vụ thành viên của Hội đồng lương, Hội đồng kiểm kê
tài sản, Hội đồng tiêu hủy giấy tờ in quan trọng và các Hội đồng khác theo quy
định của ngân hàng công thương.
- Quản lí và duy trì hình ảnh thương hiệu ngân hàng công thương tại chi
nhánh và trên địa bàn.
c) Cơ cấu tổ chức
Trưởng phòng

Phó phòng
Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C

Phó phòng
6


Báo cáo kiến tập

Chuyên
viên văn
thư

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội


Chuyên
viên
hành
chính
quản trị

Chuyên
viên y tế

Chuyên
viên lao
động –
xã hội

Tạp
vụ

Đội
xe

Đội
bảo vệ

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức – Hành chính
1.4.2 Mô tả bản phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong
Phòng Tổ chức – Hành chính
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của phòng Tổ chức – Hành chính, nhằm
nâng cao trách nhiệm của từng nhân viên trong việc tham mưu, đề xuất các lĩnh
vực công tác và chủ động thực hiện chức trách nhiệm vụ được giao; Nhiệm vụ

của từng vị trí trong phòng Tổ chức – Hành chính được phân công như sau:
a. Trưởng phòng – Lê Thị Phương Chi
- Chức danh: Trưởng phòng Phòng Tổ chức – Hành chính
- Mục đích của chức danh:
Chỉ đạo triển khai và giám sát công tác quản lí nguồn nhân lực: tổ chức
nhân sự, tiền lương, giải quyết chế độ chính sách, quan hệ lao động, đào tạo phát
triển tại chi nhánh với mục tiêu đảm bảo nguồn nhân lực đủ số lượng, không
ngừng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển
hoạt động kinh doanh của chi nhánh trong khuôn khổ của pháp luật hiện hành,
quy định của ngân hàng công thương và theo phân công của giám đốc.
- Nhiệm vụ công tác được phân công:
 Quản lí nguồn nhân lực:
Chỉ đạo, tổ chức thực hiện và kiểm soát công tác quản lí cán bộ, đào tạo
nguồn nhân lực của chi nhánh nhằm cung cấp lao động đủ và đạt yêu cầu chất
lượng, đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh của chi nhánh.
 Tiền lương và chế độ, chính sách cho người lao động:
Chỉ đạo: Tổ chức thực hiện, kiểm soát việc thực hiện chế độ tiền lương,
chi lương, thưởng và chế độ, chính sách đối với người lao động toàn chi nhánh.
Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C

7


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Nhằm thực hiện đúng chế độ tiền lương các chế độ chính sách đối với người lao
động theo quy định của nhà nước và ngân hàng công thương, không để xảy ra
các tranh chấp, khiếu kiện.

 Công tác văn phòng, hành chính quản trị:
Chỉ đạo: lập kế hoạch mua sắm tài sản và công cụ lao động, trang thiết bị
và văn phòng phẩm bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, máy móc, phương tiện làm
việc, quản lí sử dụng, bồi dưỡng trang thiết bị của chi nhánh.
Tổ chức công tác văn thư – lưu trữ, công tác hậu cần, thực hiện công tác y
tế, công tác bảo vệ an toàn tại chi nhánh nhằm phục vụ hoạt động kinh doanh
tại chi nhánh.
 Quản lí nhân viên:
Đào tạo, sử dụng cán bộ. nhận xét đánh giá cán bộ thuộc thẩm quyền quản
lí nhằm phát huy tốt nhất năng lực, sở trường của các cá nhân tạo môi trường
học tập tốt nhất.
 Tự nâng cao trình độ:
Tự tham gia các khóa đào tạo do ngân hàng công thương tổ chức và các
lớp/ khóa đào tạo từ bên ngoài.
 Các công việc khác:
Theo sự phân công của ban giám đốc; huy động vốn phát triển kế hoạch –
các sản phẩm thẻ; công tác đảng – đoàn, …
- Yêu cầu tối thiểu:
 Trình độ học vấn: Đại học chuyên ngành kinh tế( Tài chính/ ngân hàng/
quản trị nhân lực/kinh tế lao động.
 Kinh nghiệm: Có 5 năm kinh nghiệm về công tác tổ chức, nhân sự, tiền
lương trong đó đã có 2 năm làm công tác quản lí.
 Hiểu biết về hoạt động kinh doanh: Kinh tế vĩ mô; hiểu biết về nghiệp
vụ và hoạt động ngân hàng; hiểu biết sâu luật ngân hàng nhà nước và các luật
có liên quan.
 Kỹ năng:
Tiếng anh: B
Vi tính văn phòng: B
Kỹ năng quản lý
Kỹ năng phân tích

Kỹ năng lập kế hoạch
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng thuyết trình
b. Phó phòng:

Đ/c Đinh Anh Kiên

Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C

8


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Đ/c Hoàng Trung Kiên
- Chức danh: Phó phòng Phòng Tổ chức – Hành chính
- Mục đích của chức danh:
Triển khai và giám sát công tác quản lí nguồn nhân lực: tổ chức nhân
sự, tiền lương, giải quyết chế độ chính sách, quan hệ lao động, đào tạo phát triển
tại chi nhánh với mục tiêu đảm bảo nguồn nhân lực đủ số lượng, không ngừng
nâng cao chất lượng nguồn nhân lực nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển hoạt động
kinh doanh của chi nhánh trong khuôn khổ của pháp luật hiện hành, quy định
của ngân hàng công thương và theo phân công của trưởng phòng Tổ chức –
Hành chính.
- Nhiệm vụ công tác được phân công:
 Quản lí nguồn nhân lực :
Triển khai, tổ chức thực hiện và kiểm soát công tác quản lí cán bộ, đào tạo
nguồn nhân lực của chi nhánh nhằm cung cấp lao động đủ và đạt yêu cầu chất

lượng, đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh của chi nhánh.
 Tiền lương và chế độ, chính sách cho người lao động:
Triển khai: Tổ chức thực hiện, kiểm soát việc thực hiện chế độ tiền lương,
chi lương, thưởng và chế độ, chính sách đối với người lao động toàn chi nhánh.
Nhằm thực hiện đúng chế độ tiền lương các chế độ chính sách đối với người lao
động theo quy định của nhà nước và ngân hàng công thương, không để xảy ra
các tranh chấp, khiếu kiện.
 Công tác văn phòng, hành chính quản trị:
Triển khai: lập kế hoạch mua sắm tài sản và công cụ lao động, trang thiết
bị và văn phòng phẩm bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, máy móc, phương tiện làm
việc, quản lí sử dụng, bồi dưỡng trang thiết bị của chi nhánh.
Tổ chức công tác văn thư – lưu trữ, công tác hậu cần, thực hiện công tác y
tế, công tác bảo vệ an toàn tại chi nhánh nhằm phục vụ hoạt động kinh doanh
tại chi nhánh.
 Quản lí nhân viên:
Đào tạo, sử dụng cán bộ. nhận xét đánh giá cán bộ thuộc thẩm quyền quản
lí nhằm phát huy tốt nhất năng lực, sở trường của các cá nhân tạo môi trường
học tập tốt nhất.
 Tự nâng cao trình độ:
Tự tham gia các khóa đào tạo do ngân hàng công thương tổ chức và các
lớp/ khóa đào tạo từ bên ngoài.
Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C

9


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội


 Các công việc khác:
Theo sự phân công của trưởng phòng Tổ chức – Hành chính; huy động
vốn phát triển kế hoạch – các sản phẩm thẻ; công tác đảng – đoàn, …
- Yêu cầu tối thiểu:
 Trình độ học vấn: Đại học chuyên ngành kinh tế( Tài chính/ ngân hàng/
quản trị nhân lực/kinh tế lao động.
 Kinh nghiệm: Có 5 năm kinh nghiệm về công tác tổ chức, nhân sự, tiền
lương trong đó đã có 2 năm làm công tác quản lí.
 Hiểu biết về hoạt động kinh doanh: Kinh tế vĩ mô; hiểu biết về nghiệp
vụ và hoạt động ngân hàng; hiểu biết sâu luật ngân hàng nhà nước và các luật
có liên quan.
 Kỹ năng:
Tiếng anh: B
Vi tính văn phòng: B
Kỹ năng quản lý
Kỹ năng phân tích
Kỹ năng lập kế hoạch
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng thuyết trình
c. Chuyênviên lao động – tiền lương:

Đ/c Đào Thị Minh Ngân
Đ/c Trần Phương Hoa
- Chức danh: Chuyên viên lao động – tiền lương của Phòng Tổ chức –

Hành chính
- Mục đích của chức danh:
Thực hiện công tác quản lí nguồn nhân lực: Tổ chức lao động, tiền lương,
giải quyết chế độ chính sách, quan hệ lao động, đào tạo phát triển tại chi nhánh
với mục tiêu đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được phân công, đảm bảo tính tuân

thủ các quy chế, quy trình hoạt động của chi nhánh trong khuôn khổ của pháp
luật hiện hành, quy trình của ngân hàng công thương và theo sự phân công của
trưởng phòng Tổ chức – Hành chính.
- Nhiệm vụ công tác được phân công:
 Thực hiện công tác tổ chức nguồn nhân lực
 Thực hiện công tác tiền lương và chế độ chính sách đối với người lao
động
 Mua sắm văn phòng phẩm, công cụ,dụng cụ lao động, công tác hậu cần
hội nghị
 Thủ quỹ nội bộ chi nhánh
 Tự nâng cao trình độ:
Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C

10


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Tự tham gia các khóa đào tạo do ngân hàng công thương tổ chức và các
lớp/ khóa đào tạo từ bên ngoài.
 Các công việc khác:
Theo sự phân công của trưởng phòng Tổ chức – Hành chính; huy động
vốn phát triển kế hoạch – các sản phẩm thẻ; công tác đảng – đoàn, …
- Yêu cầu tối thiểu:
 Trình độ học vấn: Đại học chuyên ngành kinh tế( tài chính ngân hàng,
luật hoặc quản trị nhân sự, tiền lương)
 Hiểu biết về hoạt động của ngân hàng, hiểu biết về các luật chuyên
ngành thuộc mảng công việc được giao.

 Kỹ năng:
Tiếng anh:A
Vi tính văn phòng: B
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Kỹ năng lập kế hoạch
Kỹ năng giao tiếp
d. Chuyên viên văn thư – lưu trữ:

Phạm Thị Thu Hiền
Đặng Phương Hoa
- Chức danh: Chuyên viên văn thư – lưu trữ của Phòng Tổ chức – Hành

chính.
- Mục đích của chức danh:
Thực hiện công tác quản lí, sử dụng con dấu tròn của chi nhánh theo đúng
quy định, quy trình của nhà nước và của ngân hàng công thương; Kiểm tra thể
thức trình bày văn bản theo đúng quy định lập sổ sách theo dõi văn bản tài liệu
đi đến; thực hiện công tác hậu cần hành chính quản trị và công việc khác với
mục tiêu đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được phân công, đảm bảo tính tuân thủ
các quy chế, quy trình hoạt động của chi nhánh trong khuôn khổ của pháp luật
hiện hành, quy định của ngân hàng công thương và theo sự phân công của
trưởng phòng Tổ chức – Hành chính.
- Nhiệm vụ công tác được phân công:
 Quản lí sử dụng con dấu tròn:
• Thực hiện công tác quản lí con dấu tròn đảm bảo an toàn tuyệt đối.
• Đóng dấu đúng chữ ký người có thẩm quyền / ủy quyền.
• Kiểm soát thể thức trình bày văn bản, công văn trước khi đóng dấu để
phát hành.
• Nhân bản đúng số lượng nơi đề gửi.
 Lập sổ theo dõi:

• Lập sổ theo dõi số hợp đồng, phụ lục…
Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C

11


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

• Lập sổ theo dõi công văn phát hành trong và ngoài hệ thống ngân hàng
công thương.
• Lập các loại sổ sách khác theo quyết địng của ngân hàng công thương.
• Tự nâng cao trình độ:
Tự tham gia các khóa đào tạo do ngân hàng công thương tổ chức và các
lớp/ khóa đào tạo từ bên ngoài.
• Các công việc khác:
Theo sự phân công của trưởng phòng Tổ chức – Hành chính; huy động
vốn phát triển kế hoạch – các sản phẩm thẻ; công tác đảng – đoàn, …
- Yêu cầu tối thiểu:
 Trình độ học vấn: Chuyên ngành văn thư – lưu trữ
 Kỹ năng:
Tiếng anh: B
Vi tính văn phòng: B
Kỹ năng trình bày, soạn thảo văn bản
Kỹ năng giao tiếp
e. Chuyên viên hành chính quản trị - Bùi Thái Bảo
- Chức danh: Nhân viên hành chính quản trị của Phòng Tổ chức – Hành
chính
- Mục đích của chức danh:

Lập kế hoạch thực hiện mua sắm, quản lí, sửa chữa, bảo dưỡng tài sản,
công cụ lao động, trang thiết bị, phương tiện làm việc; theo dõi, giám sát sửa
chữa tài sản, công cụ lao động, các công trình xây dựng cơ bản với mục tiêu
trang thiết bị đầy đủ tài sản, công cụ lao động, trang thiết bị làm việc phục vụ
hoạt động kinh doanh của chi nhánh trong khuôn khổ của pháp luật hiện hành
quy định, của ngân hàng công thương và theo sự phân công của trưởng phòng
Tổ chức – Hành chính.
- Nhiệm vụ công tác được phân công:
 Mua sắm tài sản, công cụ, dụng cụ lao động
 Bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, …
 Quản lí kho chứng từ
 Công tác điện nước
 Phục vụ tổ chức sự kiện
 Tự nâng cao trình độ:
Tự tham gia các khóa đào tạo do ngân hàng công thương tổ chức và các
lớp/ khóa đào tạo từ bên ngoài.
 Các công việc khác:
Theo sự phân công của trưởng phòng Tổ chức – Hành chính; huy động

Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C

12


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

vốn phát triển kế hoạch – các sản phẩm thẻ; công tác đảng – đoàn, …
- Yêu cầu tối thiểu:

 Trình độ học vấn: Chuyên ngành kinh tế/ Tổ chức – Ngân hàng.
 Hiểu biết về hoạt động của ngân hàng
 Kỹ năng:
Tiếng anh:B
Vi tính: B
Kỹ năng chuyên môn
f. Chuyên viên y tế - Nguyễn Xuân Hiếu
- Chức danh: Nhân viên y tế của Phòng Tổ chức – Hành chính
- Mục đích của chức danh:
Thực hiện công tác y tế tại chi nhánh; quản lí hồ sơ sức khỏe cán bộ nhân
viên; kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm với mục tiêu đảm bảo chăm sóc sức
khỏe cho cán bộ nhân viên trong khuôn khổ của pháp luật hiện hành, quy định
của ngân hàng công thương và theo sự phân công của trưởng phòng Tổ chức –
Hành chính.
- Nhiệm vụ công tác được phân công:
 Thực hiện theo sự hợp đồng làm việc, quy chế của cơ quan và sự điều
động của trưởng, phó phòng phòng Tổ chức – Hành chính.
 Quản lí hồ sơ sức khỏe cán bộ nhân viên.
 Kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm với mục tiêu đảm bảo chăm sóc sức
khỏe cho cán bộ nhân viên
 Tự nâng cao trình độ:
Tự tham gia các khóa đào tạo do ngân hàng công thương tổ chức và các
lớp/ khóa đào tạo từ bên ngoài.
 Các công việc khác:
Theo sự phân công của trưởng phòng Tổ chức – Hành chính; huy động
vốn phát triển kế hoạch – các sản phẩm thẻ; công tác đảng – đoàn, …
- Yêu cầu tối thiểu:
 Trình độ chuyên môn: Đại học chuyên ngành y khoa
 Kỹ năng:
Tiếng anh: B

Vi tính: B
g. Nhân viên tạp vụ: Trần Thị Dung
Ngô Thị Hải
- Chức danh: Nhân viên tạp vụ
- Nhiệm vụ công tác được phân công:
 Lau chùi, quét dọn vệ sinh sạch sẽ các phòn, khu nhà vệ sinh, các hành
lang.
 Tưới, chăm sóc cây xanh hàng ngày.
Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C

13


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

 Phục vụ các sự kiện do đơn vị tổ chức.
 Tự nâng cao trình độ:
Tự tham gia các khóa đào tạo do ngân hàng công thương tổ chức và các
lớp/ khóa đào tạo từ bên ngoài.
 Thực hiện các công tác khác khi được phân công.
h. Đội lái xe
- Tổ trưởng tổ lái xe: Đỗ Văn Nam
 Theo dõi hoạt động của từng xe và lái xe; kiểm tra kỹ thuật của xe trước
khi đề xuất tu sửa; đăng ký mua bảo hiểm và hoàn tất thủ tục đăng kiểm cho các
xe đúng thời hạn; kiểm tra và xây dựng lại định mức xăng dầu cho từng xe. Báo
cáo Km hoạt động của các xe/ tháng trong cuộc họp giao ban, trường hợp đột
xuất phải báo cáo Lãnh đạo phòng.
 Chịu trách nhiệm điều hành công tác của tổ xe

 Điều tài sản có giá trị, lái xe trở ban lãnh đạo, cán bộ công nhân viên đi
công tác
 Đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh của chi nhánh; đảm bảo an toàn
trong quá trình vận chuyển tài sản và con người
 Tự nâng cao trình độ:
Tự tham gia các khóa đào tạo do ngân hàng công thương tổ chức và các
lớp/ khóa đào tạo từ bên ngoài.
 Các công việc khác theo sự phân công của trưởng phòng
- Nhân viên lái xe: Lê Văn Hiếu
Phạm Đình Trung
Nguyễn Cao Cầu
Lê Trọng Nghĩa
Đặng Viết Thủy
 Thực hiện công tác lái xe với mục tiêu đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh
doanh của chi nhánh trong khuôn khổ của pháp luật hiện hành, quy định của
ngân hàng công thương và theo sự phân công của trưởng phòng phòng Tổ chức
– Hành chính.
 Lái xe trở ban lãnh đạo, cán bộ công nhân viên đi công tác
 Quản lí sử dụng xe, định kỳ bảo dưỡng và kiểm tra xe theo đúng quy
định
 Tự nâng cao trình độ:
 Tự tham gia các khóa đào tạo do ngân hàng công thương tổ chức và các
lớp/ khóa đào tạo từ bên ngoài.
 Các công việc khác theo sự phân công của trưởng phòng
i. Đội bảo vệ
Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C

14



Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Tổ trưởng đội bảo vệ:
 Theo dõi công việc về lịch trực của tổ bảo vệ; kiểm tra thanh toán ngoài
giờ; xây dựng kế hoạch huấn luyện về công tác bảo vệ và phòng cháy chữa
cháy; kiểm tra và đề xuất mua sắm, sửa chữa trang thiết bị của tổ. Kiểm tra sổ
trực và báo cáo Lãnh đạo phụ trách theo kế hoạch; trường hợp đột xuất phải báo
cáo ngay
 Thực hiện các công việc liên quan đến công tác bảo vệ an toàn, an ninh
tiền mặt tại chi nhánh, phòng giao dịch ATM và trên đường vận chuyển tài sản
có giá trị nhằm đáp ứng yêu cầu an toàn trong hoạt động
 Chịu trách nhiệm điều hành công tác của tổ bảo vệ ( bố trí lích trực )
 Tự nâng cao trình độ:
Tự tham gia các khóa đào tạo do ngân hàng công thương tổ chức và các
lớp/ khóa đào tạo từ bên ngoài.
 Thực hiện công tác khác khi được phân công
- Nhân viên bảo vệ:
 Thực hiện công tác theo đúng quy định
 Bảo vệ an toàn, an ninh tại chi nhánh
 Tự nâng cao trình độ:
Tự tham gia các khóa đào tạo do ngân hàng công thương tổ chức và các
lớp/ khóa đào tạo từ bên ngoài.
 Thực hiện các công tác khác khi được phân công
3. Công tác văn thư lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt
Nam chi nhánh Ba Đình
1.5 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của Ngân hàng TMCP Công
Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình về công tác văn thư lưu trữ của cơ
quan

- Quyết định số 2400/2014/QĐ-TGĐ-NHCT99 ngày 30 tháng 9 năm
2014 về việc ban hành quy định quản lí văn bản trong hệ thống Ngân hàng
thương mại cổ phần Công Thương Việt Nam. Mã số quyết định: QĐ.99.05.I.
- Quyết định của Tổng giám đốc Ngân hàng thương mại cổ phần Công
Thương Việt Nam.
- Quyết dịnh số 22/2007/QĐ-NHNN ngày 28 tháng 5 năm 2007 của
Thống đốc ngân hàng nhà nước ban hành quy chế về công tác văn thư và lưu trữ
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính
Phủ về công tác văn thư lưu trữ.
Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C

15


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

1.6 Mô hình tổ chức văn thư của Ngân hàng TMCP Công Thương
Việt Nam chi nhánh Ba Đình
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan
đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lí, giải quyết văn bản, lập hồ sơ
hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lí của cơ quan,
tổ chức.
Tuy công tác văn thư liên quan đến nhiều đơn vị, bộ phận, cán bộ trong cơ
quan nhưng nói chung cơ quan nào cũng cần có cán bộ văn thư chuyên trách.
Mỗi cơ quan lại lựa chọn hình thức tổ chức văn thư khác nhau. Tùy thuộc vào
tính chất công tác, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan; Số lượng
văn bản đi và đến nhiều hay ít,…
Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình tổ chức

văn thư theo mô hình văn thư tập trung.
Mô hình văn thư tập trung là tất cả các công việc tiếp nhận, đăng ký,
chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết công văn đến; đánh máy, in; trình
ký, đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi công văn đi của cơ quan và các đơn vị
trực thuộc đều tập trung ở Văn phòng cơ quan.
Áp dụng hình thức văn thư tập trung thì ngoài việc soạn thảo, giải quyết
văn bản và lập hồ sơ hiện hành, các khâu khác của công tác văn thư của Ngân
hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình đều tập trung vào một
mối: tại Phòng Tổ chức – Hành chính của cơ quan. Còn các phòng ban khác của
Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình không bố trí bộ
phận, cán bộ văn thư chuyên trách hay kiêm nhiệm về công tác văn thư.
Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình tổ chức
công tác văn thư theo hình thức văn thư tập trung bởi căn cứ vào các yếu tố sau:
1- Tính chất công tác của cơ quan
Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình là đơn vị
trực thuộc của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam.
Chi nhánh có con dấu và bảng cân đối riêng hạch toán kế toán và quản lí
tài chính theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của Ngân hàng TMCP Công
Thương Việt Nam
Thực hiện các hoạt động ngân hàng thương mại và các hoạt động kinh
doanh khác có liên quan trên địa bàn hoạt động theo quy định của Ngân hàng
Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C

16


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội


Nhà nước Việt Nam và ủy quyền của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt
Nam.
2- Nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan
Được nêu tại 1.2 mục 1 phần 1Khảo sát công tác văn phòng của Ngân
hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình
3-Cơ cấu tổ chức của cơ quan
Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình có cơ cấu
tổ chức đơn giản, không nhiều tần nấc.
Gồm có: 01 giám đốc; 05 phó giám đốc; 07 phòng( phòng kế hoạch doanh
nghiệp, tổ chức – hành chính, tổng hợp, tài trợ thương mại, bán lẻ, kế toán, tiền
lệ kho quỹ).
Ngoài ra, còn có các tổ được chia trong các phòng.
4- Số lượng văn bản đi – đến của cơ quan
Căn cứ vào sổ đăng kí văn bản đi vào năm 2010: 3005 văn bản.
Căn cứ vào sổ đăng kí văn bản đến vào năm 2010: 3890 văn bản
Số lượng văn bản trong 1 năm không quá nhiều
Áp dụng hình thức văn thư tập trung mang lại nhiều kết quả tốt cho cơ
quan. Giảm bớt được các thủ tục, tiết kiệm nguồn nhân lực và nâng cao hiệu
suất công tác.
1.7 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Ngân hàng TMCP
Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình
1.7.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí
của cơ quan
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thì Ngân hàng TMCP Công
Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình được phép ban hành các văn bản sau:
(Xem phụ lục).
1.7.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan
Thể thức văn bản là các thành phần cần phải có và cách thức trình bày các
thành phần đó dối với một thể loại văn bản nhất định do cơ quan có thẩm quyền
quy định.

Thể thức văn bản bao gồm các thành phần bắt buộc phải có đối với một
thể loại văn bản nhất định. Nếu thiếu các thành phần này, sẽ ảnh hưởng đến hiệu
lực pháp lý và độ tin cậy của văn bản đó. Theo quy định hiện hành, văn bản
Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C

17


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

quản lí nhà nước gồm có các thành phần: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản; số,ký hiệu văn bản; địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản;
tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; quyền hạn, chức vụ, họ
tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu cơ quan, tổ chức; nơi nhận. Ngoài
ra, ở một số văn bản còn có một số thành phần như dấu chỉ mức độ mật, khẩn,
dự thảo văn bản…
Các thành phần của văn bản phải được trình bày một cách thống nhất theo
Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Trong thời gian kiến tập tại cơ quan, được tiếp xúc với các văn bản quản
lí hành chính của cơ quan thì tôi xin nhận xét về một số văn bản thu thập được
như sau:
(1) Công văn số 100/CV-CNBĐ-TH ngày 13 tháng 04 năm 2015 của
Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình về việc triển khai
chương trình khuyến mại “Chung sức thành công”.( Xem Phụ lục)
 Ưu điểm:
Văn bản có đầy đủ các thành phần thể thức văn bản theo quy định.
Một số thành phần thể thức văn bản trình bày đúng, như:

- Quốc hiệu:
Ghi trên 2 dòng chữ “ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”
và “ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”.
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng ½ trang giấy theo
chiều ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất “ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng đậm.
Dòng thứ hai “ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm; được đặt canh giữa dòng thứ nhất; phía
dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài dòng chữ. Cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
- Tên cơ quan ban hành văn bản
Tên cơ quan được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng ½ trang giấy theo
chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C

18


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Cỡ chữ bằng cỡ chữ quốc hiệu; do tên cơ quan dài nên tách làm nhiều
dòng và có đường kẻ ngang nét liền có độ dài bằng 1/3 đến ½ độ dài dòng chữ.

Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C


19


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Cụ thể:
NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƯƠNG
VIỆT NAM
CHI NHÁNH BA ĐÌNH

- Ngày tháng năm ban hành văn bản:
Đúng thể thức và kỹ thuật trình bày.
- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
- Dấu cơ quan, tổ chức
 Nhược điểm:
Về hình thức văn bản:
Căn chỉnh lề văn bản sai quy định: theo đúng quy định lề trái 3.0 cm, lề
phải 1.5 cm, lề trên – dưới 2.5 cm, giãn dòng 1.5 line.
Cỡ chữ sai. Đúng theo quy định là cỡ chữ 14
Về các thành phần thể thứ thì một số thành phần thể thức trình bày sai
quy định, như:
- Số, ký hiệu văn bản:
Trong công văn này, thành phần số, ký hiệu đã trình bày sai. Cụ thể: Số
100/CV-CNBĐ-TH
Công văn là văn bản hành chính không có tên loại văn bản. Vì vậy, số, ký
hiệu của văn bản không thể cho chữ viết tắt “CV” vào được.
Theo quy định, thành phần số, ký hiệu được trình bày như sau:
Số: 100/CNBĐ-TH

- Trích yếu nội dung của văn bản:
Trích yếu nội dung được trình bày ngay dưới thành phần Số, ký hiệu của
văn bản là đúng. (Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV). Trích yếu nội dung
công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ
12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản.
không có dấu “:” đằng sau “V/v”. Theo đúng quy định, thành phần trích yếu nội
dung được trình bày như sau:

Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C

20


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

V/v Triển khai chương trình khuyến
mại “Chung sức thành công”
- Nơi nhận:
Trong công văn này phần nơi nhận đã bị sai về kỹ thuật trình bày. Mỗi tên
cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận
văn bản phải được trình bày tại một một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng
sát lề trái. Sau chữ “Lưu” phải thêm dấu hai chấm ( xem phần phụ lục).
Theo đúng quy định, thành phần nơi nhận trong công văn này phải được
trình bày như sau:
Nơi nhận:
-Như đề gửi;
-BGĐ(để chỉ đạo)
-Lưu: VT,TH,

(2)

Quyết định số 105/QĐ-CNBĐ-TCHC ngày 14 tháng 4 năm 2015

của Giám đốc Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình về
việc điều động cán bộ( xem phụ lục)
 Ưu điểm
Văn bản có đầy đủ các thành phần thể thức văn bản theo quy định.
Một số thành phần thể thức văn bản trình bày đúng, như:
- Quốc hiệu:
Ghi trên 2 dòng chữ “ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”
và “ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”.
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng ½ trang giấy theo
chiều ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất “ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng đậm.
Dòng thứ hai “ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm; được đặt canh giữa dòng thứ nhất; phía
dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài dòng chữ. Cụ thể:

Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C

21


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc


- Tên cơ quan ban hành văn bản
Tên cơ quan được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng ½ trang giấy theo
chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Cỡ chữ bằng cỡ chữ quốc hiệu; do tên cơ quan dài nên tách làm nhiều
dòng và có đường kẻ ngang nét liền có độ dài bằng 1/3 đến ½ độ dài dòng chữ.
Cụ thể:
NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƯƠNG
VIỆT NAM
CHI NHÁNH BA ĐÌNH

- Ngày tháng năm ban hành văn bản:
Đúng thể thức và kỹ thuật trình bày.
- Tên loại và trích yếu nội dung
- Nội dung văn bản
- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
- Dấu cơ quan, tổ chức
 Nhược điểm:
Về hình thức văn bản:
Căn chỉnh lề văn bản sai quy định: theo đúng quy định lề trái 3.0 cm, lề
phải 1.5 cm, lề trên – dưới 2.5 cm, giãn dòng 1.5 line.
Cỡ chữ sai. Đúng theo quy định là cỡ chữ 14
Về các thành phần thể thức thì một số thành phần thể thức trình bày sai
quy định, như:
- Số, ký hiệu văn bản:
Số, ký hiệu trong quyết định này được trình bày như sau: Số 105/QĐCNBĐ-TCHC
Thành phần số ký hiệu trình bày như vậy là sai. Thành phần số, ký hiệu
của quyết định không có chữ viết tắt của đơn vị soạn thảo văn bản. chỉ có chữ
viết tắt của tên loại văn bản và cơ quan ban hành văn bản. trình bày theo đúng
quy định, như sau:

Số 105/QĐ-CNBĐ
- Nơi nhận:
Cũng giống như công văn ở trên. Phần nơi nhận trong quyết định này
cũng sai lỗi tương tự. gạch đầu dòng ở mỗi tên cơ quan, cá nhân nhận văn bản
Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C

22