Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH
SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HÙNG NGÂN............................3
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân............................3
1.1. Vài nét về Công ty.................................................................................3
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
TNHH Sản xuất Thương mại Dịch vụ Hùng Ngân..................................4
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty....................................................4
1.2.2 Quyền hạn...........................................................................................4
1.2.3 Cơ cấu tổ chức Công ty .....................................................................5
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính
văn phòng công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng
Ngân..............................................................................................................5
2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng................................................5
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.....................5
2.1.2 Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong văn
phòng............................................................................................................7
2.1.2.1 Bản mô tả công việc của Trưởng phòng Hành chính Tổ chức....7
2.1.2.2 Bản mô tả công việc của bộ phận hành chính ..............................9
2.1.2.3 Bản mô tả công việc của bộ phận nhân sự .................................10
3. Công tác văn thư, lưu trữ của công ty TNHH Sản xuất Thương mại
và Dịch vụ Hùng Ngân.............................................................................10
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của công ty về công tác văn thư
lưu trữ .......................................................................................................10

3.2. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan .............................11
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty TNHH Sản
xuất Thương mại & Dịch vụ Hùng Ngân................................................12
Sinh viên: Hoàng Thị Tập

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý
của công ty..................................................................................................12
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty
.....................................................................................................................12
3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ
quan ...........................................................................................................14
3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến..........15
3.4.1. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi –
đến ..............................................................................................................15
3.4.1.1 Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi.................15
2.4.1.2 Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến .............16
3.4.2. Nhận xét về công tác lập hồ sơ hiện hành:....................................18
3.5. Khảo sát về tổ chức lưu trữ của công ty...........................................18
3.5.1 Văn bản quản lý công tác lưu trữ...................................................18
3.5.2 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ..................................................19
3.5.3 Người thực hiện................................................................................19
4. Khảo sát công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong
công ty.........................................................................................................19

4.1. Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng................19
4.1.1 Các máy móc dùng trong văn phòng .............................................19
4.1.2 Các đồ dùng khác trong văn phòng................................................20
4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm
việc..............................................................................................................21
4.3. Các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của công
ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân ......................21
4.3.1.Phần mềm quản lý văn bản.............................................................21
4.3.2. Phần mềm quản lý nhân sự............................................................21
4.3.3. Phần mềm quản lý tài sản...............................................................22
PHẦN II..............................................................................................................24
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP : XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP..24
Sinh viên: Hoàng Thị Tập

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG I :CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP............26
1.1 Khái niệm về văn hóa doanh nghiệp..................................................26
1.1.1 Văn hóa là gì?...................................................................................26
1.1.2. Văn hoá doanh nghiệp là gì?..........................................................27
1.2. Vai trò của văn hóa doanh nghiệp ...................................................27
1.2.1 Vai trò của Văn hoá doanh nghiệp trong quản lý.........................28
1.2.2 Ảnh hưởng của văn hoá trong kinh doanh ...................................30
1.3. Nội dung văn hoá doanh nghiệp.......................................................31
1.3.1 Văn hoá doanh nghiệp là văn hoá ứng xử......................................31

1.3.2 Văn hoá doanh nghiệp là sự tiết kiệm............................................32
1.3.3 Văn hoá doanh nghiệp là bảo vệ thương hiệu công ty..................33
CHƯƠNG 2........................................................................................................34
THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY
TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HÙNG NGÂN ............34
2.1 SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP......34
2.1.1 Sự cạnh tranh khốc liệt....................................................................34
2.1.2 Khả năng thích ứng.........................................................................34
2.1.3 Tạo nên giá trị tinh thần................................................................35
2.1.4. Tạo sức hút của doanh nghiệp........................................................35
2.2 Thực trạng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty TNHH Sản xuất
Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân........................................................35
2.2.1Các giá trị văn hóa hữu hình............................................................37
2.2.2 Các giá trị văn hóa vô hình..............................................................38
2.2.2.1 Sứ mệnh, mục tiêu chiến lược.......................................................38
2.2.2.2 Triết lý kinh doanh.......................................................................40
2.2.2.3 Các giá trị cốt lõi...........................................................................41
2.2.2.4 Niềm tin và văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp.......................42
2.2.2.5 Lịch sử phát triển và truyền thống văn hóa...............................42
2.2.3. Các giá trị ngầm định......................................................................43

Sinh viên: Hoàng Thị Tập

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


2.3 Những thành tựu đã đạt được và hạn chế còn tồn tại trong việc xây
dựng văn hóa doanh nghiệp tại công ty TNHH Sản xuất Thương mại
và Dịch vụ Hùng Ngân..............................................................................44
2.3.1 Nhữngthành tựu đã đạt được..........................................................44
2.3.2 Những hạn chế còn tồn tại...............................................................44
Chương: III MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN
VĂN HÓA DOANH NGHIỆP..........................................................................45
3.1. Coi trọng nhân tố con người trong văn hoá doanh nghiệp............45
3.2. Xây dựng hình tượng doanh nghiệp, thực hiện quảng bá thương
hiệu..............................................................................................................46
3.3. Xây dựng văn hóa ứng xử..................................................................46
3.4.Loại bỏ vấn đề gây mâu thuẫn, hiểu lầm trong Công ty..................47
3.5. Xây dựng thói quen thưởng, phạt trong doanh nghiệp. ................47
3.6. Xây dựng một tinh thần tập thể vững mạnh thông qua xác định
những giá trị cốt lõi...................................................................................47
KẾT LUẬN........................................................................................................48
PHẦN PHỤ LỤC...............................................................................................49

Sinh viên: Hoàng Thị Tập

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU

Việt Nam đang trên con đường hội nhập kinh tế thế giới đã tạo ra nhiều
cơ hội thuận lợi cũng như thách thức đòi hỏi chúng ta không ngường đổi mới

trên mọi lĩnh vực nhằm nâng cao ưu thế khả năng cạnh tranh của mình.
Để tận dụng một cách triệt để những cơ hội trong công tác điều hành và
quản lý xã hội về các lĩnh vực cũng đòi hỏi phải nâng cao năng lực, hiệu quả bộ
máy lãnh đạo môi trường cạnh tranh năng động và cải cách hiệu quả, xã hội thì
ngày càng phát triển kéo theo đó là sự phát triển đa dạng của các ngành nghề.
Theo các doanh nghiệp được hình thành ngày càng nhiều đã đặt ra những yêu
cầu cấp thiết đối với nền hành chính văn phòng cũng như hoạt động quản lý ở
mỗi doanh nghiệp. Thực tế công việc cho thấy trong bất kỳ một doanh nghiệp
hay cơ quan nhà nước nào thì văn phòng cũng đóng một vai trò, vị trí quan trọng
trong việc tổ chức tham mưu cho lãnh đạo. Văn phòng hỗ trợ cho lãnh đạo
những công việc hàng ngày, là cầu nối giữa các bộ phận với lãnh đạo….
Thực tế đó đòi hỏi phải có những người làm công tác văn phòng có trình
độ chuyên môn. Không như nhân viên bộ phận khác “việc ai người ấy làm”, nhà
quản trị văn phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xảy
ra trong công ty. Đôi khi chính nhà quản trị văn phòng phải là người đứng ra
giải quyết, cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ.
Nắm bắt được những nhu cầu thực tế đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đã nhanh chóng bắt tay vào việc đào tạo những cán bộ Quản trị văn phòng có kỹ
năng và trình độ chuyên môn để đáp ứng nhu cầu công việc trong xã hội và
tương lai cho đất nước.
Bên cạnh tiếp thu những kiến thức đã học ở trường thì việc áp dụng vào
thực
tiễn lại là một yêu cầu không thể thiếu đối với mọi sinh viên. Nhận thấy
được vị trí quan trọng của đợt thực tập trong chương trình đào tạo chuyên ngành
quản trị tế nhằm củng cố vận dụng những kiến thức mình đã học vào công việc.
Được sự giới thiệu của nhà trường và sự tiếp nhận của Công ty TNHH
Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân, tôi đã đến thực tập tại văn phòng
Sinh viên: Hoàng Thị Tập

1


Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Công ty. Qua đợt thực tập này tôi đã tích lũy thêm cho mình những kiến
thức cũng như kinh nghiệm thực tế, đó sẽ là hành trang giúp tôi năng động, tự
tin hơn trong cuộc sống và công việc sau này
Dưới đây là phần báo cáo tổng kết quá trình thực tập của tôi tại Công ty
TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân. Ghi lại và đánh giá một
cách khách quan những gì mà em đã làm được cũng như chưa làm được. Qua
đây cho tôi được gửi lời cám ơn, lời chúc sức khoẻ các thầy cô trong Khoa Quản
Trị Văn Phòng và Nhà trường đã chỉ dạy cho tôi những kiến thức bổ ích. Xin
cảm ơn ban lãnh đạo công ty, các anh chị nhân viên trong văn phòng công ty, đã
tạo mọi điều kiện tốt nhất, hướng dẫn quan tâm nhiệt tình giúp đỡ tôi hoàn thành
đợt thực tập viết bài báo cáo này.
Báo cáo thực tập của em được trình bày cơ bản theo các mục sau:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan thực tập.
Phần II: Chuyên đề thực tập: Văn hóa doanh nghiệp
Phần III: Phần phụ lục.
Do thời gian thực tập không dài trong khi kiến thức của bản thân còn phải
học hỏi nhiều, những hiểu biết và kinh nghiệm chuyên môn còn hạn chế nên bản
báo cáo sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong các thầy cô đóng góp ý
kiến để bản báo cáo được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, ngày tháng năm 2015
SINH VIÊN

Hoàng Thị Tập

Sinh viên: Hoàng Thị Tập

2

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH
SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HÙNG NGÂN
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân
1.1. Vài nét về Công ty
Công ty được thành lập ngày 11 tháng 3 năm 2011. Tuy đang còn non trẻ
nhưng đã có một số thành công nhất định. Hiện nay xây dựng và phát triển công
ty ngày càng lớn mạnh về nhiều mặt và đang dần dần khẳng định mình trong thị
trường trong nước, lấy chỉ tiêu hiệu quả kinh tế, uy tín và chất lượng dịch vụ
làm phương châm hành động và làm kim chỉ nam cho sự phát triển bền vững
của công ty và là cơ sở cho sự phát triển ra nước ngoài.
Tên công ty: TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân
Tên tiếng anh:
Tên viết tắt:
Loại hình: Công ty TNHH
Trụ sở chính: Số 102, Đào Tấn ,Phường Cống Vị, quận Ba Đình, Hà Nội
Mã số thuế: 010452141

Người đại diện:
Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân là một
trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp các sản phẩm
thiết bị văn phòng. Công ty đã thực hiện rất nhiều dự án phục vụ cộng đồng, các
tổ chức, doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân luôn áp
dụng những công nghệ tiên tiến từ các nước Châu Âu, sử dụng nguồn nhân lực
có trình độ cao và đối tác là các hãng cung cấp thiết bị văn phòng nổi tiếng thế
giới nhằm cung cấp cho khách hàng những sản phẩm chất lượng tốt với chi phí
hợp lý giúp cho quá trình hoạt động đạt được hiệu quả đầu tư tốt nhất.
Các sản phẩm chính mà Hùng Ngân sản xuất, nhập khẩu bao gồm: máy
fax, máy in, máy photo, máy scan, máy đếm tiền, máy hủy tài liệu …
Được thành lập năm 2011 Công ty có trụ sở chính tại 102 Đào Tấn- Ba
Sinh viên: Hoàng Thị Tập

3

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đình, Hà Nội. Là một doanh nghiệp còn khá trẻ. Công ty TNHH Sản xuất
Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân luôn nỗ lực không ngừng để xây dựng
hoàn thiện hình ảnh một công ty năng động sáng tạo không ngừng.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
TNHH Sản xuất Thương mại Dịch vụ Hùng Ngân
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty

Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dịch vụ Hùng Ngân đã đặt ra các
tiêu chí cho hoạt động của mình. Đó là các tiêu chí quan trọng hàng đầu bao
gồm:
Con người: Con người luôn là trung tâm, là yếu tố quyết định làm nên
các chính sách, định hướng và chiến lược của công ty. Con người là tài sản, là
bộ phận hiện thực hoá của thành công và thịnh vượng của công ty.
Đối tác: Đối tác của Công ty luôn được coi trọng xứng đáng với những gì
mà Công ty cùng họ đạt được. Quan hệ đối tác đối với Công ty được xây dựng
trên cơ sở tin cậy, bình đẳng và công bằng.
Tài sản và tài chính: Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dịch vụ
Hùng Ngân cam kết hoạt động vì sự bền vững và do vậy công ty luôn bảo vệ
quyền lợi của những nhà đầu tư. Hệ thống tài chính và quản lý tài chính, kiểm
toán và kiểm soát tài sản được xây dựng dựa trên nền tảng có độ tin cậy cao
nhất, minh bạch nhất và công khai nhất đối với các nhà đầu tư.
Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh: sản xuất, cung cấp, lắp đặt
các thiết bị văn phòng được Nhà nước chấp thuận theo quy định của pháp luật
với chức năng:
- Thi công lắp đặt các thiết bị văn phòng.
- Tư vấn lắp đặt các thiết bị văn phòng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Mua, bán sản xuất các thiết bị văn phòng.
- Dịch vụ vận chuyển tại văn phòng.
1.2.2 Quyền hạn
- Tự chủ trong kinh doanh; chủ động lựa chọn ngành, nghề, địa bàn, hình
thức kinh doanh, đầu tư; chủ động mở rộng quy mô và ngành, nghề kinh doanh;
Sinh viên: Hoàng Thị Tập

4

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

được Nhà nước khuyến khích, ưu đãi và tạo điều kiện thuận lợi tham gia sản
xuất, cung ứng sản phẩm, dịch vụ công ích.
- Chủ động tìm kiếm thị trường, khách hàng và ký kết hợp đồng.
- Kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu.
- Chủ động ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại để nâng cao hiệu quả
kinh doanh và khả năng cạnh tranh.
- Tự chủ quyết định các công việc kinh doanh và quan hệ nội bộ.
- Chiếm hữu, sử dụng, định đoạt tài sản của doanh nghiệp.
- Trực tiếp hoặc thông qua người đại diện theo uỷ quyền tham gia tố tụng
theo quy định của pháp luật.
1.2.3 Cơ cấu tổ chức Công ty
Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân được tổ
chức theo mô hình công ty TNHH với quan điểm là gọn nhẹ, linh hoạt cho phù
hợp với hoạt động kinh doanh đa dạng, của công ty. Các vị trí lãnh đạo được
phân công quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng, các phòng, ban được sắp xếp hợp
lý tối đa để bảo đảm hiệu quả hoạt động và giảm chi phí quản lý.
* Ban lãnh đạo:
- 01 Giám đốc
- 01 Phó Giám đốc
* Các phòng chuyên môn trực thuộc
1. Phòng Hành chính Tổ chức
2. Phòng Tài chính Kế toán
3. Phòng Kinh doanh
4. Phòng Quản lý vật tư và thiết bị
5. Phòng Quản lý dự án.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty (Phụ lục số 01)
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính
văn phòng công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân
2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
Sinh viên: Hoàng Thị Tập

5

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn phòng là bộ phận cấu thành giúp việc của cơ quản lý, là nơi thu thập
xử lý thông tin, là bộ phận bàn thảo và ban hành các quyết định quản lý, đồng
thời là nơi tổ chức thực hiện, theo dõi kiểm tra đánh giá kết quả thực hiện các
quyết định đã ban hành.
* Chức năng, nhiệm vụ
Phòng hành chính tổ chức có chức năng nhiệm vụ sau:
- Tham mưu, tổng hợp cho Giám đốc trong lĩnh vực quản lý, điều hành
các bộ phận trong công ty. Thu thập và xử lý thông tin kịp thời cho lãnh đạo
điều hành xử lý công việc.
- Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự, hỗ trợ cho phòng kinh doanh hoàn
thành mục tiêu.
- Chịu trách nhiệm về mặt thủ tục hành chính có liên quan đến Pháp luật
của công ty, đảm bảo tính pháp lý các văn bản do Ban lãnh đạo công ty ban hành.
Chịu trách nhiệm về hợp đồng lao động, chế độ của nhân viên, nhân viên ký hợp

đồng lao động với công ty.
- Lập kế hoạch cung cấp quảng cáo theo kế hoạch phát triển thị trường
của phòng kinh doanh.
- Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của công ty. Theo dõi, đôn
đốc các đơn vị thuộc công ty thực hiện chương trình, sắp xếp lịch công tác tuần
của Giám đốc công ty.
- Xây dựng các văn bản, quy chế thuộc lĩnh vực công tác văn phòng công
ty.
- Tổ chức việc chuẩn bị nội dung tài liệu cho các cuộc hội họp, chuyến đi
công tác của lãnh đạo công ty với cấp trên và với các cơ quan, đoàn thể, tổ chức,
cá nhân trong, ngoài công ty,tổ chức ghi biên bản các cuộc làm việc đó.
- Tổ chức và trực tiếp thực hiện công tác bảo vệ tại cơ quan công ty. Đảm
bảo cơ sở vật chất cho toàn thể công ty.
- Quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí thuộc tài khoản văn phòng công ty,
thực hiện công tác thống kê, kế toán của công ty.

Sinh viên: Hoàng Thị Tập

6

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – tổ chức:
Phòng Hành chính – tổ chức có cơ cấu gọn nhẹ, do quy mô nhỏ nên cán
bộ kiêm nhiệm công việc. Cụ thể như sau:

- Trưởng phòng: Là thủ trưởng của văn phòng, chịu trách nhiệm trước
lãnh đạo công ty về toàn bộ hoạt động công tác văn phòng, chịu trách nhiệm
chung và là người chủ tài khoản của văn phòng
- Bộ phận hành chính :Giúp thủ trưởng văn phòng thực hiện các công việc
được giao như: , công tác văn thư lưu trữ phụ trách về văn phòng phẩm cho toàn
công ty, các công tác tạp vụ, vệ sinh, ăn uống,....
- Bộ phận nhân sự: Phụ trách về tiền lương, chấm công, bảo hiểm xã hội
cho cán bộ nhân viên trong công ty, phụ trách công tác tuyển dụng đào tạo và
đánh giá nhân viên.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng (Phụ lục 02)
2.1.2 Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong văn
phòng.
Bản mô tả công việc là là một văn bản viết giải thích về những nhiệm đến
một công việc cụ thể. vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có
liên quan
2.1.2.1 Bản mô tả công việc của Trưởng phòng Hành chính Tổ chức
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Chức danh: Trưởng phòng Hành chính – tổ chức.
1) Vị trí, số lượng:
- Vị trí : Trưởng phòng Hành chính – tổ chức.
- Cấp trên trực tiếp quản lý: Giám đốc công ty.
- Mức lương: 8.000.000 vnđ
2) Tóm tắt nhiệm vụ:
- Tham mưu, giúp việc cho cấp trên trực tiếp đó là : Giám đốc Công ty.
Triển khai kế hoạch công ty hằng tuần/tháng;
- Lên chương trình kế hoạch của Phòng HC-TC;
- Quản lý tất cả mọi hoạt động của nhân viên về công tác hậu cần cuả lãnh
Sinh viên: Hoàng Thị Tập

7


Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đạo công ty;
- Lãnh đạo, điều hành chung công việc, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo
công ty và trước pháp luật về toàn bộ các hoạt động của văn phòng;
- Phụ trách chỉ đạo công tác tổ chức, tài chính, quản trị và hành chính văn
thư lưu trữ;
- Chỉ đạo việc tổ chức các hội nghị, làm việc, tiếp khách của lãnh đạo
công ty;
- Quản lý, sử dụng kinh phí, cơ sở vật chất, phương tiện, thiết bị của cơ
quan theo quy định;
- Triển khai quy đinh nội quy: triển khai thực hiện các văn bản của phòng
hành chính – tổ chức về công tác quản lý nhân sự;
- Giải quyết mâu thuẫn và những kiến nghị của người lao động;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo công ty ủy quyền.
3) Quyền hạn và quyền lợi
- Làm chủ tài khoản của phòng hành chính – tổ chức.
- Quyền quyết định tuyển dụng nhân sự, thuyên chuyển, bổ nhiệm cán bộ
thuộc quyền quản lý của phòng hành chính – tổ chức.
- Mức lương theo năng lực và theo từng khối lượng công việc;
- Công ty sẽ đưa ra các cuộc thi đua khen thưởng giưa các phòng ban, bộ
phận khi cá nhân, tập thể hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ hoặc có đóng góp có lợi
cho công ty;
- Được đóng bảo hiểm đầy đủ.

4) Thời gian và địa điểm làm việc
4.1 Thời gian làm việc:
Sáng: 8h00’ – 12h00’, chiều: 13h00’ – 17h00’
Làm việc từ thứ 2 – hết thứ 7
4.2 Địa điểm làm việc : 102 Đào Tấn, Cống Vị, Ba Đình, Hà Nội
4.3 Điệu kiện làm việc: Làm việc tại văn phòng, được trang bị đầy đủ các
thiết bị phục vụ cho công việc.
5) Yêu cầu khả năng chuyên môn
Sinh viên: Hoàng Thị Tập

8

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp Đại học trở lên
Kỹ năng chính:
- Có khả năng giao tiếp tốt và xử lý tình huống nhanh chóng.
- Am hiểu đường lối, chủ trương của Đảng, Pháp luật và Nhà nước.
- Có năng lực lãnh đạo, tổ chức đơn vị.
6) Kinh nghiệm và thái độ đối với công ty
* Kinh nghiệm
- Có sự quan sát bao quát;
- Hiểu biết về nhiều công việc;
- Có ít nhất là 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nghành quản trị
* Thái độ đối với công việc của Công ty

- Có thái độ ứng xử tốt với môi trường làm việc trong và ngoài công ty;
- Thái độ sẵn sàng làm việc và học hỏi, cầu tiến;
- Tuân thủ các nội quy mà công ty đặt ra;
- Tôn trọng và thực hiện theo sự quản lý của người quản lý trực tiếp.
2.1.2.2 Bản mô tả công việc của bộ phận hành chính
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Chức danh công việc: Nhân viên Hành chính
1) chế độ báo cáo: báo cáo với Trưởng phòng Hành chính tổ chức
2) Nhiệm vụ
- Thu thập, cập nhập các văn bản của Nhà nước quy định của cơ quan văn
thư lưu trữ.
- Tham mưu cho lãnh đạo văn phòng, lãnh đạo cơ quan về tổ chức quản lý
công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.
- Thực hiện các nghiệp vụ văn thư lưu trữ.
3) Kỹ năng, trình độ chuyên môn:
- Trình độ: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên
- Chuyên ngành: Hành chính văn phòng
- Chứng chỉ: Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ
- Kinh nghiệm: Trên 02 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương.
Sinh viên: Hoàng Thị Tập

9

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


- Kỹ năng: Độc lập, chủ động và chịu áp lực công việc, có khả năng sáng
tạo;
- Thành thạo các phần mềm máy tính phục vụ cho công việc.
2.1.2.3 Bản mô tả công việc của bộ phận nhân sự
Chức danh công việc: Nhân viên nhân sự
1) chế độ báo cáo: báo cáo với Trưởng phòng Hành chính tổ chức
2) Nhiệm vụ
- Tham mưu cho lãnh đạo văn phòng, lãnh đạo cơ quan về công tác tổ
chức cán bộ
- Lập kế hoạch tuyển dụng hàng tháng, hàng năm theo yêu cầu của Công
ty và các bộ phận liên quan.
- Thực hiện công tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi số lượng
nhân
viên nghỉ việc.
- Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lượng đội ngũ nhân viên,
lập các báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
3) Kỹ năng, trình độ chuyên môn:
- Trình độ: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên
- Chuyên ngành: Quản trị Nhân lực
- Kinh nghiệm: Trên 02 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương.
- Kỹ năng: Độc lập, chủ động và chịu áp lực công việc, có khả năng sáng
tạo;
- Thành thạo các phần mềm máy tính phục vụ cho công việc.
3. Công tác văn thư, lưu trữ của công ty TNHH Sản xuất Thương mại
và Dịch vụ Hùng Ngân
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của công ty về công tác văn thư
lưu trữ
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ

Sinh viên: Hoàng Thị Tập

10

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng
4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư
Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8
năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu
Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và
lập hồ sơ trong môi trường mạng
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư
3.2. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
choviệc chỉ đạo quản lý, điều hành văn bản của cơ quan. Đối tượng của công tác
văn thư là văn bản, công tác văn thư bao gồm toàn bộ các công việc về văn bản
giấy tờ. Công tác văn thư là một khâu quan trọng trong bộ máy hành chính nhà
nước nói chung và quản lý cơ quan đơn vị nói riêng.

Công tác văn thư đối với hoạt động của công ty ví như một sợi dây
chuyền trong một nhà máy tự động, sợi dây chuyền đó liên hệ tất cả các bộ phận
đó trong công ty với Giám đốc, liên hệ các bộ phận với nhau, liên hệ giữa cơ
quan với cơ quan cấp trên và cơ quan cấp dưới. Nếu sợi dây chuyền đó ngừng
hoạt động hoặc hoạt động không đồng đều sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động
của nhà máy. Vì vậy công tác văn thư có tác dụng rất lớn trong hoạt động của
doanh nghiệp.
Công ty TNHH Sản xuất Thương mại & Dịch vụ Hùng Ngân đã xây dựng
một hệ thống Văn thư tập trung, xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ
chức và hình thức làm việc theo chế độ thủ trưởng. Toàn bộ khâu tiếp nhận và
xử lý văn bản; quản lý và sử dụng các loại con dấu, thống nhất được cả quy trình
Sinh viên: Hoàng Thị Tập

11

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thực hiện công tác văn thư trong toàn công ty, do đó văn thư phải đảm nhận một
khối lượng công việc rất lớn. Việc được đào tạo đúng chuyên môn, nghiệp vụ về
văn thư, lưu trữ, thường xuyên được bồi dưỡng, không ngừng nâng cao kiến
thức nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ, tin học, nhận thức chính trị - xã hội cùng với
kinh nghiệm làm việc lâu năm đã giúp cán bộ văn thư – lưu trữ của công ty làm
việc ngày càng hiệu quả.
* Ưu điểm:
- Hình thức tổ chức văn thư tập trung cho phép giảm bớt chi phí cho việc

thực hiện các công tác văn thư, cải tiến tổ chức lao động, tạo điều kiện nâng cao
hiệu quả công việc, đẩy mạnh hoạt động của Công ty.
Để đảm bảo cho công tác văn thư được thực hiện một cách hiệu quả Công
ty đã ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ.
Hiện tại công ty đã đưa phần mềm công tác văn thư – lưu trữ vào sử dụng,
điều này góp phần lớn vào việc lưu giữ những giấy tờ quan trọng của công ty.
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty TNHH Sản
xuất Thương mại & Dịch vụ Hùng Ngân
3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản
lý của công ty
Công ty TNHH Sản xuất Thương mại & Dịch vụ Hùng Ngân có thẩm
quyền ban hành những loại văn bản sau:
- Quyết định
- Tờ Trình
- Công văn
- Báo cáo
- Kế hoạch
- Biên bản
- Giấy mời
- Giấy giới thiệu
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm
Sinh viên: Hoàng Thị Tập

12

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ
sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định
theo quy định tại Nghị định số: 110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 của chính
phủ về công tác văn thư và Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01
năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản,
thể thức văn bản phải có đầy đủ những yếu tố sau:
- Quốc hiệu
- Tác giả văn bản
- Số và ký hiệu văn bản
- Địa danh, ngày, tháng, năm
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
- Nội dung văn bản
- Chữ ký của người có thẩm quyền
- Dấu của cơ quan tổ chức
- Nơi nhận văn bản
- Dấu mức độ mật, khẩn của văn bản.
Ngoài các yếu tố trên đối với công văn công điện, giấy giới thiệu, giấy
mời, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, địa chỉ email số điện thoại, số telex, Fax.
Các thành phần thể thức khác được trình bày theo quy định của thông
tư Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Đại đa số văn bản ban hành của công ty Công ty TNHH Sản xuất Thương
mại và Dịch vụ Hùng Ngân đều đảm bảo về thể thức và kỹ thuật trình bày theo
đúng tiêu chuẩn quy định của Nhà nước, đó là văn bản được trình bày trên khổ
giấy A4 có đầy đủ các yếu tố thể thức. Nội dung của văn bản không trái với chủ
trương đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước sát với thực tế, đúng với
thẩm quyền ban hành văn bản vì thế mỗi văn bản củacông ty TNHH Sản xuất

Thương mại & dịch vụ Hùng Ngân khi ban hành đều mang tính hiệu lực pháp lý
cao.
Tuy nhiên có đôi khi do công việc gấp nên có một số văn bản soạn thảo
Sinh viên: Hoàng Thị Tập

13

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

có nội dung sơ sài, không được trình duyêt về thể thức và khi đánh công văn vẫn
chưa bỏ tên cv đi theo thông tư 01/2011/TT-BNV đã hướng dẫn.
3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của
cơ quan
Bước 1. chuẩn bị trước khi soạn thảo văn bản: bước này yêu cầu người
soạn thảo văn bản cần nắm rõ các yếu tố để soạn thảo như: hoàn cảnh xuất hiện
văn bản , mục đích, nội dung, các căn cứ cho văn bản.
Bước 2. Viết để cương bản thảo (viết sơ bộ và viết chi tiết): vạch ra những
ý lớn, cơ bản nhất của văn bản sau đó chắp nối những ý lớn thành dàn ý chi tiết
cho văn bản.
Bước 3. Viết thành văn bản: viết thành một văn bản hoàn chỉnh từ bản
thảo chi tiết.
Bước 4. Chỉnh sửa văn bản: bước này giúp người soạn thảo kiểm tra lại
xem trong văn bản có sai sót gì về nội dung, hình thức, cách dùng ngôn ngữ,
chính tả của văn bản hay không?
Bước 5. ký duyệt và ban hành: văn bản đc soạn thảo xong thì trình người

có thẩm quyền xem xét, ký rồi chuyển đến văn thư đóng dấu và ban hành. Đây
là bước cuối cùng để văn bản có hiệu lực.
Nếu một văn bản quan trọng mà không tuân theo quy trình như trên thì có
thể dẫn tới những sai sót đáng tiếc trong việc truyền đạt thông tin, mong muốn,
ý trí của người soạn thảo văn bản với người nhận văn bản.
* Nhận xét
Quy trình soạn thảo văn bản: Việc soạn thảo văn bản được thực hiện đầy
đủ các bước theo quy định soạn thảo và ban hành văn bản, việc hoàn chỉnh các
bước trong soạn thảo văn bản là rất quan trọng nên trong quá trình thực hiện thì
cán bộ văn phòng không bỏ qua bước nào. Vì vậy việc hoàn thành bản thảo cũng
ít sai sót và đem lại hiệu quả công việc cao. Hầu hết văn bản soạn thảo xong đều
trình Trưởng phòng hành chính - tổ chức kiểm tra trước khi đóng dấu và ban
hành.

Sinh viên: Hoàng Thị Tập

14

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến
3.4.1. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi –
đến
3.4.1.1 Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi
Bước 1:Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,

tháng của văn bản
⃰ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư
cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát
hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải
quyết.
⃰ Ghi số và ngày, tháng văn bản
- Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy
định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do
văn thư thống nhất quản lý.
- Ngày, tháng văn bản ghi sau địa danh, dưới quốc hiệu.
c) Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định.
Bước 2: Đóng dấu
Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của
văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan , tổ chức.
Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản có chữ kí hợp lệ
của người có thẩm quyền. Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng.
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
Đăng kí văn bản đi là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển
giao văn bản đến các đối tượng có liên quan
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu
văn bản đi trên máy vi tính.
Bước 4: Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản
Sinh viên: Hoàng Thị Tập

15

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đi
⃰ Làm thủ tục phát hành văn bản
⃰ Chuyển phát văn bản đi
- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ
chức
⃰ Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;
Bước 5: Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của
người có thẩm quyền.
Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những
văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh
số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì
được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản.
* Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi (Phụ lục
số 03)
2.4.1.2 Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến
Bước1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
⃰ Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, phải kiểm tra sơ bộ
về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v...; đối với văn

bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
⃰ Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như
sau:
- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các
đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận,
Sinh viên: Hoàng Thị Tập

16

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người
nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá
nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ
những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);
⃰ Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn
thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và
quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v…
⃰ Đăng ký văn bản đến
Đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi
chuyển giao văn bản đến các đợn vị và cá nhân có liên quan.
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn

bản đến trên máy vi tính.
Bước 2. Trình và chuyển giao văn bản đến
⃰ Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu
cơ quan, tổ chức hoặc người được người có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến
phân phối, chỉ đạo giải quyết.
⃰ Chuyển giao văn bản đến
Sau khi có ý kiến chỉ đạo việc giải quyết và sao văn bản của thủ trưởng cơ
quan, bộ phận văn thư chuyển giao văn bản cho các đơn vị hoặc cá nhân giải
quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền.
Bước3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
⃰ Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ
quan, tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải
quyết khẩn trương, không được chậm trễ.
⃰ Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Sinh viên: Hoàng Thị Tập

17

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp
luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời

hạn giải quyết.
* Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến (Phụ lục
số 04)
3.4.2. Nhận xét về công tác lập hồ sơ hiện hành:
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc và
phương pháp quy định.
Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, giải quyết
xong công việc nhưng chưa lập hồ sơ coi như chưa hoàn thành công việc.
Việc lập hồ sơ hiện hành tốt sẽ giúp cho công việc tra tìm được nhanh
chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả. Đồng
thời nhằm quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của công ty. Không những
vậy việc lập hồ sơ còn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt
cho công tác nghiên cứu trước mắt và lâu dài.
Công tác lập hồ sơ hiện hành tại công ty TNHH Sản xuất Thương mại và
dịch vụ Hùng Ngân chưa được thực hiện.
Do công ty mới thành lập chưa lâu nên số lượng văn bản, tài liệu không
nhiều và do chưa có người làm công tác văn thư – lưu trữ chính thức.
Trong thời gian tới do yêu cầu mở rộng kinh doanh công ty TNHH Sản
xuất người phụ trách công tác văn thư.
3.5. Khảo sát về tổ chức lưu trữ của công ty
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn, pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa
học tài liệu, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ công tác
quản lý của cơ quan.
3.5.1 Văn bản quản lý công tác lưu trữ.
Công ty TNHH Sản xuất Thương mại & Dịch vụ Hùng Ngân thực hiện
tốt các nghiệp vụ lưu trữ theo quy định của nhà nước và theo quy chế văn thư –
Sinh viên: Hoàng Thị Tập


18

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lưu trữ của công ty. Quy chế này quy định về việc soạn thảo, ban hành văn bản
hành chính; quản lý và xử lý văn bản; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư;
lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; thu thập,
chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ.
3.5.2 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Do Công ty không có kho lưu trữ mà chủ yếu tài liệu của Công ty được
bảo quản ngay tại phòng Hành chính – Tổ chức nên cơ sở vật chất phục vụ cho
công tác lưu trữ rất ít và thiếu quan tâm, chủ yếu chỉ là các hộp đựng tài liệu có
ghi tên cụ thể các loại tài liệu, hồ sơ bên ngoài được để ngay ngắn trong tủ đựng
tài liệu.
Để có thể bảo quản tài liệu lưu trữ được tốt, Công ty cần quan tâm hơn
nữa đến việc trang bị cơ sở vật chất cho văn phòng như bình chữa cháy mini,
thuốc chống ẩm, mốc, xịt gián, mối…
Ngoài ra còn cần thường xuyên lau bụi cho hồ sơ, tài liệu, quét dọn lau
chùi tủ đựng tài liệu.
Công tác Lưu trữ của Công ty TNHH Sản xuất Thương mại & Dịch vụ
Hùng Ngân nhìn chung là được thực hiện tốt ,chất lượng tài liệu đưa vào Kho
lưu trữ khá tốt, phần lớn là những tài liệu có giá trị vĩnh viễn và giá trị lâu dài.
3.5.3 Người thực hiện
Do quy mô công ty nhỏ và được tổ chức theo mô hình gọn nhẹ nên nhân
viên thuộc bộ phận hành chính kiêm nhiệm công tác văn thư lưu trữ.

4. Khảo sát công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong
công ty
4.1. Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng
4.1.1 Các máy móc dùng trong văn phòng
- Máy tính: được trang bị đầy đủ cho mỗi nhân viên trong văn phòng phục
vụ công tác. Loại máy tính được trang bị trong văn phòng chủ yếu là máy tính
để bàn của hãng Sam sung.
- Máy photocopy:
- Máy fax:
Sinh viên: Hoàng Thị Tập

19

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Máy scan:
- Điện thoại: là một trong những phương tiện thông tin nhanh nhất, thuận
tiện và kinh tế nhất. văn phòng công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ
Hùng Ngân được trang bị máy điện thoại để bàn cho mỗi nhân viên viên trong
văn phòng phục vụ cho công tác thông tin liên lạc.
4.1.2 Các đồ dùng khác trong văn phòng
Đồ dùng trong văn phòng gồm nhiều loại, mỗi loại có tính năng, tác dụng
khác nhau, văn phòng công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng
Ngân được trang bị các đồ dùng sau:
-Bàn ghế: gồm bàn ghế làm việc, bàn ghế tiếp khách, bàn để đồ dùng. Các

loại bàn ghế này được thiết kế phù hợp với mục đích sử dụng, tạo cảm giac thoải
mái khi làm việc.
- Tủ hồ sơ : trong văn phòng cần thiết phải có tủ đựng hồ sơ tài liệu, gồm
nhiều ngăn để sắp xếp tài liệu được gọn gang. Ngoài ra còn có giá sách đựng
sách báo tham khảo.
- Tủ lạnh : được dùng để chứa hoa quả, nước giải khát… phục vụ cho hoạt
động tiếp khách và nhân viên trong văn phòng.
Ngoài các máy móc và đồ dùng nêu trên, để văn phòng có thể hoạt động
được còn có các vật dụng cần thiết khác như: hộp đựng tài liệu, các loại dụng cụ
dập ghim, đục lỗ, bút, thước, dao kéo…
* Nhận xét
- Không gian làm việc trong văn phòng công ty rộng rãi được trang trí phù
hợp với văn hóa công ty và tạo sự năng động, thân thiện.
- Bàn ghế làm việc thuận tiện, thoải mái.
- Các thiết bị văn phòng được trang bị đầy đủ, hiện đại phục vụ cho hoạt
động của văn phòng được diễn ra thuận tiện: máy tính, điện thoại, máy in, máy
scan, máy fax, máy photo tài liệu....
- Có thể thấy văn phòng công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ
Hùng Ngân được tổ chức theo mô hình văn phòng hiện đại, chú trọng đến sự
thoải mái, thân thiện khi làm việc, tạo điều kiện để nhân viên phát huy hết khả
Sinh viên: Hoàng Thị Tập

20

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


năng của mình
4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm
việc
Sơ đồ bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc( phụ lục số 05)
4.3. Các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của
công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân
4.3.1.Phần mềm quản lý văn bản
Phần mềm quản lý văn bản Cloudoffice là phần mềm đang được nhiều
cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp áp dụng bởi những tính năng quản lý
chuyên nghiệp và ưu điểm vượt trội so với các phương pháp quản lý truyền
thống.
* Các chức năng chính của phần mềm quản lý văn bản Cloudoffice
Phần mềm quản lý văn bản CloudOffice có đầy đủ các chức năng nghiệp
vụ quản lý văn bản như: Quản lý công văn đi, công văn đến, tờ trình .. phân
loại, phê duyệt văn bản, báo cáo tình hình xử lý văn bản, theo dõi thời hạn xử lý
văn bản. Ngoài ra, khả năng truy cập, điều hành từ xa thông qua thông qua các
thiết bị thông minh như máy tính bảng, smartphone rất phù hợp với nhu cầu thực
tế của các lãnh đạo khi đi công tác.
* Những lợi ích mà phần mềm quản lý văn bản Clouoffice mang lại
Áp dụng phần mềm quản lý văn bản Cloudoffice sẽ mạng lại những thay
đổi tích cực trong công tác quản lý. Giúp đơn vị cơ quan thay đổi phương pháp
làm việc truyền thống vốn tồn tại nhiều hạn chế, giúp quá trình xử lý văn bản
được nhanh chóng đúng hạn, đổi mới phong cách làm việc, , dễ dàng tiếp nhận ý
kiến chỉ đạo công việc của lãnh đạo, tiết kiệm chi phí văn phòng, giấy tờ in ấn.
4.3.2. Phần mềm quản lý nhân sự
* Các chức năng chính của phần mềm quản lý
Phần mềm Quản lý Nhân Sự HRM Pro không chỉ đáp ứng các nghiệp vụ
thông thường trong việc quản lý nhân sự như chấm công, tính lương, quản lý
thông tin nhân viên… mà còn là công cụ để xây dựng hệ thống chức danh, bộ

tiêu chuẩn đào tạo, bộ tiêu chuẩn đánh giá, phân tích và hoạch định nguồn lực,
Sinh viên: Hoàng Thị Tập

21

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B