MỤC LỤC
Chức năng..........................................................................................................................................4
Nhiệm vụ của công ty.........................................................................................................................4
Quyền hạn của công ty.......................................................................................................................4
Cơ cấu tổ chức của công ty................................................................................................................4

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng..........................................................7
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.............................7
2.1.1.1 Chức năng của văn phòng......................................................................7
2.1.1.2 Nhiệm vụ của Văn phòng........................................................................7
2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng......................................................................8
2.1.2 Bản mô tả công việc của các vị trí trong văn phòng................................9
2.1.2.1 Trưởng phòng Hành Chính....................................................................9
2.1.2.2 Bộ phận tổng hợp...................................................................................10
2.1.2.3 Bộ phận văn thư – Lưu trữ...................................................................10
2.1.2.4 Bộ phận Hành chính quản trị...............................................................10
3. Công tác văn thư, lưu trữ của Công ty TNHH Đăng Khoa.......................11
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu
trữ của công ty...................................................................................................11
3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty Đăng Khoa...................................11
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty.............................11
3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của
công ty.................................................................................................................11
3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty.........12
3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của công ty
.............................................................................................................................12
3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản...............................13
3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi- đến...................13
3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của công ty Đăng Khoa.....................15
3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của công ty....................................................15
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong công

ty..........................................................................................................................16


4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn
phòng..................................................................................................................16
4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm
việc của văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.........................16
4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang sử dụng trong
công tác văn phòng của công ty Đăng Khoa . Nhận xét bước đầu những
hiệu quả mang lại...............................................................................................16
Lý do chọn đề tài:..............................................................................................19
Lịch sử nghiên cứu:...........................................................................................19
Mục tiêu nghiên cứu:.........................................................................................20
Mục đích nghiên cứu:.......................................................................................20
Nhiệm vụ nghiên cứu:.......................................................................................21
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:...................................................................21
Phương pháp nghiên cứu:................................................................................21


LỜI NÓI ĐẦU
Văn phòng là bộ máy không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan, đơn vị, doanh
nghiệp nào, và làm tốt các nghiệp vụ của Nhà quản trị Văn phòng sẽ đảm bảo
cho hoạt động của cơ quan đơn vị hoạt động hiệu quả hơn.Ngày nay, cùng với
sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hóa và bộ
máy văn phòng cũng được thay đổi để phù hợp với mỗi cơ quan tổ chức.
Trong thời gian học tập và rèn luyện tại trường Đại học Nội Vụ với
chuyên ngành Quản trị văn phòng chúng em đã được các thầy cô truyền đạt rất
nhiều kiến thức mà người cán bộ văn phòng tương lai như chúng em cần có để
có thể góp một phần nhỏ bé vào công cuộc nâng cao năng lực cán bộ, đặc biệt là
công cuộc cải cách hành chính của đất nước. Thực hiện phương châm “Học đi

đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tế”, nhằm giúp cán bộ văn phòng tương
lai nắm vững lý thuyết đã được học để vận dụng vào thực tế thì sau mỗi khóa
học nhà Trường nói chung và khoa Quản trị văn phòng nó riêng đã tạo điều kiện
liên hệ, giúp đỡ học sinh, sinh viên đi thực tập tốt nghiệp tại các cơ quan, đơn vị,
tổ chức nhằm giúp sinh viên nâng cao nghiệp vụ chuyên ngành, tích lũy kinh
nghiệm từ thực tế. Đồng thời có thể phần nào đánh giá năng lực của mỗi cá nhân
trong quá trình học tập, giúp cho sinh viên bắt nhịp được tác phong nghề nghiệp
của một cán bộ Quản trị văn phòng trong tương lai.
Là sinh viên cuối khóa ngành Quản trị văn phòng của Trường Đại học
Nội Vụ, dưới sự chỉ đạo và hướng dẫn nhiệt tình của các thầy cô giáo trong khoa
em đã được tiếp nhận thực tập tại Văn phòng Công ty THHH Đăng Khoa. Trong
thời gian thực tập, em đã củng cố được phần chuyên môn nghiệp vụ yêu cầu
công việc cũng như kỹ năng giao tiếp bên ngoài, em dần tiếp thu được một số
kinh nghiệm, mở rộng và phát huy được những kiến thức học trong trường một
cách hiệu quả nhất, đồng thời rút ra được những ưu điểm, khuyết điểm của bản
thân và có những biện pháp khắc phục nhất định cho phù hợp với yêu cầu của
thực tế.
Dưới đây là báo cáo tổng kết quá trình thực tập của em tại Công tyTNHH
Đăng Khoa. Ghi lại và đánh giá một cách khách quan những gì mà em đã làm
1


được cũng như chưa làm được. Qua đây cho em được gửi lời cám ơn, lời chúc
sức khoẻ đến các cán bộ tại Văn phòng Công ty TNHH Đăng Khoa, các thầy cô
trong Khoa Quản Trị Văn Phòng và Nhà trường đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn
thành nhiệm vụ trong đợt thực tập tốt nghiệp. Do thời gian thực tập không nhiều
và thiếu kinh nghiệm thực tế nên bài Báo cáo này còn nhiều thiếu sót khó tránh.
Vì vậy em rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, bạn
bè để em có cơ hội học tập thêm kinh nghiệm và có thể vận dụng tốt hơn những
kiến thức đã học vào thực tế sau này.

Báo cáo thực tập của em được trình bày cơ bản theo các mục sau:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan thực tập.
Phần II: Chuyên đề thực tập: Văn hóa doanh nghiệp
Phần III: Phần phụ lục.
Do thời gian thực tập không dài trong khi kiến thức của bản thân còn phải
học hỏi nhiều, những hiểu biết và kinh nghiệm chuyên môn còn hạn chế nên bản
báo cáo sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong các thầy cô đóng góp ý
kiến để bản báo cáo được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, ngày tháng năm 2015
SINH VIÊN

HOÀNG LAN PHƯƠNG

2


Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH
PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI ĐĂNG KHOA
Công ty TNHH Phát Triển Thương Mại Đăng Khoa được thành lập ngày
10 tháng 5 năm 2002. Ngay từ khi thành lập, với quy mô là một công ty tư nhân
nhỏ nhưng công ty luôn đặt tiêu chí lợi ích của khách hàng lên hàng đầu. Vì vậy
uy tín cũng như tên tuổi của Công ty đã được nhiều khách hàng biết đến, sản
phẩm của công ty đã có mặt trong nhiều lĩnh vực trên thị trương.
Trong quá trình hoạt động và phát triển, công ty đã không ngừng phát
triển và mở rộng quy mô hoạt động của mình. Khi mới thành lập công ty cung
cấp các mặt hàng của mình chủ yếu cho những khách hàng trong khu vực Hà
Nội và một số khách hàng lẻ do mối quan hệ quen biết từ trước, nhưng hiện nay
công ty đã đủ năng lực cung cấp các mặt hàng của mình không chỉ ở khu vực Hà
Nội mà còn phân phối cho các đơn vị ở khắp các tỉnh Miền Bắc. Sau 13 năm

hoạt động, nhân viên của công ty đã tăng không ngừng về số lượng cũng như
chất lượng phục vụ khách hàng. Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên được
đào tạo làm việc với tinh thần trách nhiệm cao. Đặc biệt đội ngũ nhân viên kinh
doanh phải thường xuyên nghiên cứu, tìm hiểu thị trường, gặp gỡ khách hàng và
tạo mối quan hệ tốt với khách hàng. Tuy công việc vất vả và đòi hỏi có sự tìm
hiểu kỹ lưỡng về đối tác nhưng đội ngũ cán bộ nhân viên luôn làm việc hết sức
mình và đã mang lại cho công ty ngày càng nhiều mối quan hệ với khách hàng.
Vì vậy doanh thu của công ty mỗi năm tăng lên đáng kể.
Hiện nay cùng với sự phát triển của nền kinh tế của cả nước, hoạt động
của công ty đã đi vào ổn định, phát triển, hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch đề ra
và kinh doanh có hiệu quả, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước,
đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng được cải thiện và nâng
cao.
-Tên đầy đủ: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN PHÁT TRIỂN
THƯƠNG MẠI ĐĂNG KHOA
-Tên viết tắt: Công ty TNHH Đăng Khoa
3


- Hình thức công ty: Công ty TNHH
- Mã số thuế: 0105447236
- Vốn điều lệ: 10.000.000.000 NVĐ (Mười tỷ đồng)
- Tài khoản: 801.120.100.1611 Ngân hàng thương mại cổ phần Công
Thương Việt Nam
- Địa chỉ: Ngách 21- Ngõ 310- Đường Nghi Tàm -Tây Hồ -Hà Nội
- Điện thoại: 04.62661716

Fax: 04.62660356

- Năm thành lập: 2002

- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp: LÊ THỊ THÚY
HUYỀN
Chức danh: Giám đốc
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
Chức năng.
Chức năng chính của công ty TNHH Phát Triển Thương Mại Đăng Khoa
là kinh doanh thiết bị điện như điện tử, điện lạnh, điện dân dụng.
Nhiệm vụ của công ty.
• Nâng cao tiêu thụ và Kinh doanh đúng danh mục các mặt hàng đã
đăng ký kinh doanh.
•

Thực hiện đầy đủ các chính sách và pháp luật của nhà nước.

•

Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định

•

Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ theo quy định của nhà nước.

Quyền hạn của công ty.
Mỗi phòng ban có quyền hạn và trách nhiệm riêng quy định rõ phân cấp
từ trên xuống dưới, từ bộ phận lãnh đạo tới các phòng, ban. Bộ phận quản lý của
công ty hoạt động nhịp nhàng, hài hoà.
Lập kế hoạch sản xuất hàng tháng, quý. Tổ chức, sắp xếp, điều động nhân
lực phù hợp để kiểm tra chất lượng nguyện vật liệu đầu vào. Phân loại, đánh giá
nguyên vật liệu đầu vào, lựa chọn nhà cung ứng phù hợp với yêu cầu của thực tế.
Cơ cấu tổ chức của công ty.

Các phòng ban đều có một bộ máy quản lý riêng thích hợp nhằm đảm bảo
4


hoạt động của từng khâu, từng bộ phận trong toàn hệ thống phối hợp nhịp
nhàng, không gián đoạn và đạt hiệu qua cao nhất nhằm phát triển sản xuất về số
lượng lẫn chất lượng với chi phí thấp nhất đồng thời không ngừng cải thiện điều
kiện lao động, nâng cao đời sống cả về chất lượng tinh thần cho mọi thành viên.
Công ty TNHH Phát Triển Thương Mại Đăng Khoa là một doanh nghiệp hạch
toán kinh tế độc lập, bộ máy quản lý tổ chức thành các phòng ban với chức năng
quản lý nhất định và được phân cấp bậc rõ ràng, điều này cho phép xác định rõ
trách nhiệm, tránh được sự chồng chéo bất hợp lý mà lắm khi gây phiền hà, cản
trở và đình trệ sản xuất. Thêm vào đó các cán bộ cao cấp không phải mất thời
gian giải quyết các vụ việc lặt vặt, tập trung quản lý tổ chức mang tính khoa học
mà Công ty TNHH Phát Triển Thương Mại Đăng Khoa đã chủ động tháo gỡ
được những khó khăn, cản trở rất kịp thời và hiệu quả.
∗ Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
(Sơ đồ: Phụ lục 01)
Giám đốc:
Là người đứng đầu Công ty, chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh
của Công ty và đặc biệt có nhiệm vụ hoàn thành kế hoạch sản xuất và kinh
doanh, thực hiện đầy đủ các quyết định, đại diện cho Công ty trong quan hệ với
Nhà nước về các bên thứ 3 về tất cả các vấn đề có liên quan đến hoạt động của
Công ty trong phạm vi điều lệ của công ty.
Phòng Hành chính:
Có nhiệm vụ chung là phụ trách tiếp tân, đón khách, thực hiện các giao
dịch với các đối tác khách hàng.
Soạn thảo văn bản và phụ trách công tác văn thư.
Phụ trách tuyển dụng.
Điều động và luân chuyển nhân viên khi cần.

Chấm công
Phòng kinh doanh
Phụ trách về công tác tiêu thụ sản phẩm như: Lập kế hoạch kinh doanh,
đưa ra các chiến lược kinh doanh, tìm hiểu phân tích thị trường, tìm kiếm đối tác
5


từ đó mở rộng thị trường kinh doanh cho Công ty.
Phòng Marketing:
Định hướng chiến lược các hoạt động Marketing tại công ty. Xây dựng
chiến lược & các hoạt động Marketing cụ thể cho từng thương hiệu. Sáng tạo
các hình thức Marketing phù hợp với đặc tính của thương hiệu.
Phối hợp với bộ phận kinh doanh để theo dõi hiện trạng từng nhãn hiệu
của công ty.
Phối hợp với bộ phận kinh doanh trong việc sáng tạo và phát triển các vật
phẩm quảng cáo tại cửa hiệu, các chương trình khuyến mãi.
Lên kế hoạch các hoạt động PR và lập ngân sách theo chiến lược ngắn
hạn và dài hạn của công ty. Tổ chức các sự kiện (họp báo, hội thảo, soạn thông
cáo báo chí, cung cấp thông tin ra bên ngoài). Xây dựng, duy trì và phát triển
các mối quan hệ với các cơ quan truyền thông. Đánh giá kết quả truyền thông
dựa trên khảo sát. Chăm sóc website, đưa tin bài lên website. Tổ chức các hoạt
động trong nội bộ công ty nhằm tạo tinh thần đoàn kết giữa các thành viên trong
công ty.
Đảm bảo mục tiêu của Marketing luôn gắn liền với kinh doanh.
Tạo mối quan hệ với các khách hàng trung gian để thúc đẩy doanh số
thông qua việc tổ chức các hội nghị khách hàng, chương trình khách hàng thân
thiết…
Cập nhập và đưa ra những phản hồi về thị trường và thông tin đối thủ
cạnh tranh, đề xuất những hoạt động phản ứng lại đối thủ cạnh tranh nhằm
chiếm ưu thế trên thị trường.

Tổ chức các hội chợ thương mại trong nước và quốc tế.
Kết hợp với bộ phận kinh doanh đưa ra chiến lược phát triển mới.
Phòng tài chính kế toán
Là quản lý lập kế hoạch cho các hoạt động tổ chức, kết hợp với các
phòng ban khác trong Công ty trong các hợp đồng mang tính chất chiến lược và
chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc về hoạt động của các phòng nhân sự,
phòng Tài chính.
6


Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ vận chuyển hàng hóa.
Phòng hành chính bảo vệ:Có nhiệm vụ quản lý tài sản của Công ty
không bị mất mát.
Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng Công ty TNHH Phát Triển Thương Mại Đăng Khoa
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
2.1.1.1 Chức năng của văn phòng
Văn phòng công ty TNHH Phát Triển Thương Mại Đăng Khoa là cơ quan
tham mưu, tổng hợp hậu cần cho Ban giám đốc và toàn công ty.
- Tổ chức, phục vụ hoạt động công ty
- Tham mưu cho việc xây dựng các quy chế, các quy định tổ chức điểu
hành của công ty.
- Tham mưu cho công ty thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ.
- Tham mưu về việc bao hiểm xã hội cho toàn bộ nhân viên công ty.
- Tham mưu về tuyển nhân sự.
- Xây dựng và tổ chức các chương trình cho khóa đào tạo, đảm bảo được
tiến hành thường xuyên, hiệu quả.
- Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin sao cho hiệu quả.
- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho lãnh đạo và chịu trách nhiệm về

pháp lý, kỹ thuật soạn thả văn bản của công ty ban hành.
- Xây dựng, tổ chức củng cố bộ máy Văn phòng.
- Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của Văn phòng.
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của công ty, giữ vai trò là chiếc cầu
liên hệ với các đối tác.
2.1.1.2 Nhiệm vụ của Văn phòng.
Xây dựng và trình Ban giám đốc chương trình làm việc, kế hoạch công
tác thường kỳ của công ty.
Thu thập xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ sự chỉ đạo lãnh đạo,
điều hành của ban Giám đốc theo quy định. Thực hiện các thông tin báo cáo
7


định kỳ đột xuất được giao theo quy định.
Trình ban Giám đốc các kế hoạch phát triển dài hạn, ngắn hạn của công ty
và các chương trình thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng.
Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện công việc thuộc phạm vi Văn
phòng.
Phối hợp với các phòng ban, bộ phận thực hiện các kế hoạch được Ban
lãnh đạo phê duyệt.
Giúp ban Giám đốc duy trì mối quan hệ công tác với khách hàng, đối tác
trong và ngoài công ty.
Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của công ty, và các
văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan.
Lên kế hoạch, tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách của công
ty.
Đảm bảo cho các cơ sở vật chất, điều kiện làm việc sao cho hiệu quả nhất.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do ban lãnh đạo công ty giao.
2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng.
(Sơ đồ: Phụ lục 02)

Phòng Hành Chính Công ty TNHH Phát Triển Thương Mại Đăng Khoa
bao gồm: Trưởng phòng và các bộ phận chuyên môn
* Trưởng phòng:
Là lãnh đạo đứng đầu Văn phòng, chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo
công ty, trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
Trưởng phòng có nhiệm vụ và quyền hạn:
- Chỉ đạo các bộ phận trực thuộc, tham mưu xây dựng, trình ban Giám
đốc chương trình làm việc, kế hoạch công tác thường kỳ của của công ty; đôn
đốc kiểm tra các bộ phận việc thực hiện các quyết định, chỉ thị của cấp trên.
- Chỉ đạo các bộ phận chuyên môn xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục
vụ sự lãnh đạo chỉ đạo, điều hành của công ty và ban Giám đốc.
- Tham mưu cho lãnh đạo về công tác Văn thư - Lưu trữ
- Tham mưu cho ban lãnh đạo, Giám đốc giữ các mối quan hệ lâu dài với
8


đối tác, khách hàng.
- Lập kế hoạch giới thiệu sản phẩm, chăm sóc khách hàng của công ty.
- Giải quyết các đề xuất, yêu cầu của cán bộ, nhân viên công ty.
* Các bộ phận chuyên môn.
Văn phòng công ty có các bộ phận như: Bộ phận Văn Thư - Lưu trữ, Bộ
phận tổng hợp, bộ phận hành chính quản trị,…
2.1.2 Bản mô tả công việc của các vị trí trong văn phòng.
2.1.2.1 Trưởng phòng Hành Chính
- Chức danh: Trưởng phòng Hành chính
- Phòng/Ban: Phòng Hành chính - Tổ chức
- Người quản lý trực tiếp: Giám đốc
- Cấp bậc: Quản lý
*Tóm tắt công việc.
Điều hành, phụ trách chung nhiệm vụ của phòng Hành chính và các công

việc khác khi ban lãnh đạo phân công.
Lập chương trình công tác của Phòng Hành chính
Chỉ đạo công tác Văn thư - Lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ công ty.
Thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài công ty, chỉ đạo, tổ chức tiếp
đón khách đến làm việc tại công ty.
Thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể: Tổ chức nhân viên, cải cách hành
chính, thi đua khen thưởng, quản lý tài chính cơ quan.
*Yêu cầu.
-

Nắm vững các văn bản quy định Nhà nước về quản lý lao động, luật

doanh nghiệp, thủ tục hành chính.
- Trưởng phòng Hành chính phải có khả năng lãnh đạo, tạo dựng được
các mối quan hệ, làm việc độc lập và biết cách giải quyết công việc tập thể.
- Có trình độ và nghiệp vụ chuyên môn giỏi.
- Am hiểu về quản trị, phát triển nguồn nhân lực.
- Thành thạo công nghệ thông tin như các phần mềm: Word, Excel,
Powerpoint, phần mềm quản lý nhân sự, phần mêm quản ly Văn thư - Lưu trữ…
- Khả năng giao tiếp và thuyết phục tốt.
- Biết cách sắp xếp công việc, phân công nhân lực hợp lý.
9


Chịu được áp lực công việc, có khả năng công tác xa nhà
*Mối quan hệ.
- Quan hệ nội bộ:
+ Ban lãnh đạo: Tham mưu cho ban Giám đốc một số công việc thuộc
lĩnh vực chuyên môn của phòng Hành chính. Báo cáo công việc thường xuyền
đối với cấp trên và nhận chỉ đạo giải quyết công việc.

+ Các phòng ban khác: Có trách nhiệm phối hợp, trao đổi và hướng dẫn
công tác chuyên môn.
+ Các tổ trong phòng Hành chính: Luôn hòa đồng với mọi người, lắng
nghe ý kiến phản hồi của nhân viên và chỉ đạo việc thực hiện công việc một
cách khoa học có hiệu quả.
* Bên ngoài: Trưởng phòng Hành chính là đại diện công ty, do vậy phải
có khả năng giao tiếp tốt.
2.1.2.2 Bộ phận tổng hợp
Là bộ phận giúp Trưởng phòng thực hiện công tác thông tin tổng hợp,
tham mưu cho thủ trưởng, xây dựng công tác tuần cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức
thẩm định đề án, biên soạn các văn bản khác của cơ quan khi được cấp trên giao.
2.1.2.3 Bộ phận văn thư – Lưu trữ
- Bộ phận văn thư là một mắt xích quan trọng trong hoạt động của Văn
phòng. Tiếp nhận, chuyển giao kịp thời các văn bản theo đúng sự điều hành của
Trưởng phòng. Bảo quản tài liệu, con dấu theo chế độ bảo mật và quy định bảo
vệ bí mật của công ty.
- Bộ phận Lưu trữ: Đây là bộ phận làm công tác lưu trữ và quản lý kho
lưu trữ của công ty. Giúp trưởng phòng và giám đốc công ty quản lý, chỉ đạo
công tác lưu trữ ở các đơn vị thuộc thẩm quyền của giám đốc công ty.
2.1.2.4 Bộ phận Hành chính quản trị
Thường xuyên kiểm tra, phát hiện, báo cáo đề xuất sửa chữa thay thế và
giám sát việc sữa chữa, thay thế các thiết bị, cơ sở vật chất của công ty. Chịu
trách nhiệm tham mưu đề xuất việc mua sắm các trang thiết bị, các cơ sở vật
chất phục vụ lãnh đạo và hoạt động chung của công ty.
10


3. Công tác văn thư, lưu trữ của Công ty TNHH Đăng Khoa
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn
thư, lưu trữ của công ty.

Hiện tại Công ty đang áp dụng các văn bản sau:
-

Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001
Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật Lưu trữ
Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính Phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004

về công tác văn thư.
- Thông Tư số 07/2012/TT-BNV ngày 21 tháng 11 năm 2012 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan.
3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty Đăng Khoa
Công tác văn thư là một khâu quan trọng trong hoạt động quản lý doanh
nghiệp nói chung, và doanh nghiệp Đăng Khoa nói riêng. Hoạt động văn thư là
hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, cho công việc
của toàn công ty.
Xác định rõ tầm quan trọng của công tác văn thư, công ty TNHH Đăng
Khoa luôn chú ý chỉ đạo mọi mặt hoạt động của công tác này. Công tác văn thư
góp phần lớn cho việc giải quyết công việc, giữ lại đầy đủ các văn bản về mọi
mặt hoạt động của công ty.
Trong văn bản quy định về quy trình làm việc của Phòng Hành chính đã
nói rất cụ thể về cách thức làm việc và quy trình tiếp nhận văn bản giấy tờ, nhân
viên phụ trách mảng công việc này cứ theo quy định mà làm và trong quá trình
làm việc nếu có gì không hợp lý thì có ý kiến đến trưởng phòng. Đây cũng là
cách làm việc khoa học và rất logic.
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty.
3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý
của công ty
Văn bản quản lý của Công ty Đăng Khoa ban hành theo đúng thẩm quyền,
luôn bảo đảm tính pháp lý và tính khả thi của văn bản.

Công ty có thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản sau:
11


- Văn bản hành chính: quyết định (cá biệt), quy chế, quy định, hướng dẫn,
thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình,
công văn, hợp đồng, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, thư mời, giấy mời, giấy
giới thiệu, giấy đi đường, phiếu chuyển.
- Văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.
Mỗi năm công ty thành lập đoàn kiểm tra và rà soát hệ thống văn bản hóa
của công ty. Để kiểm tra xem văn bản ban hành có đúng thẩm quyền không,
đúng luật, nội dung và thể thức không. Từ đó tổng kết được mô hình tổ chức văn
thư của công ty, rút ra được những ưu và nhược điểm để có những biện pháp
khắc phục kịp thời.
3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty
Soạn thảo tất cả các loại văn bản của công ty đều phải tuân theo quy định,
đó là soạn thảo theo thông tư 01/2011/TT-BNV về việc hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản Hành chính, thống nhất cả về hình thức và nội dung
của các loại văn bản. Chính vì thế công ty TNHH Đăng Khoa đã soạn thảo mẫu
văn bản cho toàn bộ các phòng ban.
3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của
công ty
Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của công ty là trình tự
các bước được sắp xếp khoa học và nhất thiết phải tiến hành trong công tác soạn
thảo và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi
hoạt động .
Bao gồm 4 bước:
Bước 1: Chuẩn bị
-


Phân công soạn thảo: phân công cho các phòng ban hoặc cá nhân soạn

-

Xác định mục đích ban hành văn bản, đối tượng và phạm vi áp dụng

thảo.
của văn bản
- Xác định tên loại văn bản
- Thu thập và xử lý thông tin
Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo
12


-

Lập đề cương:
+ Đề cương văn bản là bản trình bày những điểm cốt yếu dự định thể hiện

ở nội dung văn bản
-

Viết bản thảo:
+ Dùng lời văn câu chữ để cụ thể hóa những ý tưởng, những dự kiến được

xác lập ở đề cương
+ Kiểm tra, rà soát bản thảo, kiểm tra bố cục nội dung
+ Kiểm tra thể thức văn bản, ngôn ngữ diễn đạt và trình bày
Bước 3: Trình duyệt, ký văn bản
-


Các phòng ban soạn thảo văn bản trình Hồ sơ trình duyệt dự thảo văn

bản lên cấp trên để xem xét thông qua.
- Hồ sơ trình duyệt bao gồm:
+ Tờ trình
+ Bản dự thảo
+ Các văn bản giấy tờ khác liên quan
Bước 4: Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành văn bản
-

Ghi số , ngày tháng năm ban hành văn bản
Vào sổ văn bản đi, sổ lưu văn bản
Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản
Nhân văn bản đủ số lượng ban hành
Đóng dấu công ty
Bao gói và chuyển giao văn bản
Nhìn chung quy trình soạn thảo văn bản quản lý của công ty TNHH Đăng

Khoa là thực hiện đúng theo quy định hiện hành của nhà nước. Các bước trong
quy trình soạn thảo văn bản là tương đối rõ ràng, rành mạch và có sự logic. Các
bước được sắp xếp theo một trình tự khoa học và hợp lý từ đó dễ dàng cho việc
soạn thảo văn bản của công ty. Cắt bớt các khâu rờm rà không cần thiết mang lại
hiệu quả cao trong quá trình soạn thảo văn bản.
3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản.
3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi- đến.
*Văn bản đi
-Sơ đồ qui trình
13



Đơn vị

Kiểm tra

Tập

Kiểm tra

VPHV

Xử lý văn

chức

nội dung

hợp văn

thể thức

Trình ký

bản tại văn

năng

văn bản

bản


văn bản

Ban Giám

thư công

soạn thảo

(2)

trình ký

(4)

đốc

ty

(5)

(6)

văn bản

(3)

(1)
-Diễn giải qui trình
Bước 1:


Nhân viên hoặc văn thư đơn vị được giao nhiệm vụ có trách

nhiệm soạn thảo văn bản
Bước 2: Trưởng Phòng đơn vị kiểm tra, ký nháy vào một trong các văn
bản gốc và chịu trách nhiệm nội dung văn bản.
(Lãnh đạo đơn vị ký nháy sau chữ cuối cùng của nội dung văn bản)
Bước 3: Nhân viên hoặc văn thư đơn vị chuyển văn bản trình ký đến Bộ
phận văn thư của công ty
Bước 4: Trưởng phòng kiểm tra, ký nháy và chịu trách nhiệm về thể thức
văn bản
Bước 5: Văn thư Công ty trình ký Ban Giám đốc theo lĩnh vực được phụ
trách
Bước 6: Văn bản Ban Giám đốc đã ký chuyển về Văn thưcông ty, đóng
dấu, vào sổ theo dõi, lưu 1 văn bản gốc (văn bản có 3 chữ ký) các văn bản còn
lại trả về đơn vị để làm thủ tục gửi văn bản tới các đơn vị trong, ngoài công ty
*Văn bản đến
- Sơ đồ qui trình
Tiếp nhận

Xử lý

Vào sổ

Gửi văn

văn bản

văn bản


theo dõi

bản đến

(1)

(2)

(3)

các đơn
vị, cá
nhân
(4)
14


-

Diễn giải qui trình
Bước 1: Văn thư công ty chịu trách nhiệm tiếp nhận và phân loại văn bản

gửi đến trình
Trưởng các phòng ban của công ty
Bước 2: Trưởng phòng phê duyệt Văn bản trước khi chuyển đến các đơn
vị, cá nhân.
Bước 3: Văn thư vào sổ theo dõi, lưu bản gốc tại Văn thư công ty
Bước 4: Văn thư Scan văn bản đến. Chuyển văn bản tới các đơn vị, cá
nhân


theo đúng phê duyệt của

Trưởngphòng

bằng

đường thư điện tử

(E_Mail).
3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của công ty Đăng Khoa
Lập Hồ sơ hiện hành là công việc thường xuyên của tất cả các phòng ban,
không phải chỉ có ở phòng hành chính. Các văn bản tài liệu của một công ty doanh
nghiệp tư nhân là không ít, do vậy việc lập hồ sơ hiện hành phải thật thành thạo,
làm theo đúng quy trình và chọn lọc những văn bản cần thiết lập hồ sơ.
- Tất cả công nhân viên trong công ty khi làm việc có liên quan đến công
văn , giấy tờ đều phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình làm , đến thời
hạn quy định nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của công ty
Tài liệu lưu trữ phản ánh một cách chân thực về tình hình phát triển của
công ty TNHH Đăng Khoa. Do đó, việc bảo quản tốt tài liệu lưu trữ có ý nghĩa
vô cùng quan trọng, có tính lâu dài.
Công ty TNHH Đăng Khoa có 01 cán bộ lưu trữ, có nhiệm vụ thu thập, bổ
sung tài liệu, bảo quản tài liệu và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ của công ty
đã được bố trí kho lưu trữ 20m 2 làm kho chuyên dụng bảo quản tài liệu lưu trữ
của công ty. Không gian thoáng, khô và có các biện pháp tránh chuột gián, các
con côn trùng phá hoại khác vào kho. Trong kho được chuẩn bị 04 giá sắt để
đựng tài liệu, 01 tủ sắt để đựng hồ sơ, 02 hòm cất giữ tài liệu quan trọng, 01 tủ
15



làm bằng gỗ và 04 bình chữa cháy. Ngoài ra, công ty đã tiến hành chuẩn bị cho
bộ phận lưu trữ 250 cặp ba dây, 100 bìa hồ sơ, 10 hộp ghim giấy… tất cả là để
phục vụ cho việc thu thập, lưu trữ và bảo quản tài liệu. Nếu thiếu, hoặc hết một
số đồ dùng cho lưu trữ thì nhân viên lưu trữ viết giấy Oder hàng lên trưởng
phòng Hành chính.
Lãnh đạo công ty được trưởng phòng Hành chính tham mưu về một số
văn bản quy định công tác lưu tữ và cách thức giải quyết công việc lưu trữ sao
cho có hiệu quả, giúp cho việc thực hiện công việc của văn thư được thuận lợi
hơn.
Công ty đã ban hành những quy trình thực hiện công tác lưu trữ, Quy
trình làm việc của phòng Hành chính.
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng
trong công ty.
4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất
của văn phòng.
Nhìn chung trang thiết bị văn phòng của công ty Đăng Khoa là tương đối
đầy đủ, cơ sở vật chất tiện nghi đảm bảo phục vụ cho tốt nhất cho công nhân
viên làm việc tại công ty.
Văn phòng công ty Đăng Khoa là một phòng khép kín, được trang bị đầy
đủ các trang thiết bị cần thiết để tiến hành các công việc chuyên môn như:
-

Các phương tiện kỹ thuật gồm: Máy tính ( có kết nối internet), Máy in,

Máy fotocopy, máy điều hòa nhiệt độ, thiết bị âm thanh nghe nhìn, điện thoại,
Fax,…
-

Các dụng cụ làm việc: Bàn, Ghế, tủ đựng hồ sơ, bảng biểu, văn phòng


phẩm.
-

Các dụng cụ cần thiết khác: Hộp y tế, thiết bị phòng cháy chữa cháy,…
4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng

làm việc của văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.
(Phụ lục 03)
4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang sử dụng
trong công tác văn phòng của công ty Đăng Khoa . Nhận xét bước đầu
16


những hiệu quả mang lại
Phần mềm quản lý văn bản
Phần mềm quản lý văn bản Cloudoffice là phần mềm đang được nhiều cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp áp dụng bởi những tính năng quản lý chuyên
nghiệp và ưu điểm vượt trội so với các phương pháp quản lý truyền thống.
* Các chức năng chính của phần mềm quản lý văn bản Cloudoffice
Phần mềm quản lý văn bản CloudOffice có đầy đủ các chức năng nghiệp
vụ quản lý văn bản như: Quản lý công văn đi, công văn đến, tờ trình .. phân
loại, phê duyệt văn bản, báo cáo tình hình xử lý văn bản, theo dõi thời hạn xử lý
văn bản. Ngoài ra, khả năng truy cập, điều hành từ xa thông qua thông qua các
thiết bị thông minh như máy tính bảng, smartphone rất phù hợp với nhu cầu thực
tế của các lãnh đạo khi đi công tác.
* Những lợi ích mà phần mềm quản lý văn bản Clouoffice mang lại
Áp dụng phần mềm quản lý văn bản Cloudoffice sẽ mạng lại những thay
đổi tích cực trong công tác quản lý. Giúp đơn vị cơ quan thay đổi phương pháp
làm việc truyền thống vốn tồn tại nhiều hạn chế, giúp quá trình xử lý văn bản

được nhanh chóng đúng hạn, đổi mới phong cách làm việc, , dễ dàng tiếp nhận ý
kiến chỉ đạo công việc của lãnh đạo, tiết kiệm chi phí văn phòng, giấy tờ in ấn.
Phần mềm quản lý nhân sự
* Các chức năng chính của phần mềm quản lý
Phần mềm Quản lý Nhân Sự HRM Pro không chỉ đáp ứng các nghiệp vụ
thông thường trong việc quản lý nhân sự như chấm công, tính lương, quản lý
thông tin nhân viên… mà còn là công cụ để xây dựng hệ thống chức danh, bộ
tiêu chuẩn đào tạo, bộ tiêu chuẩn đánh giá, phân tích và hoạch định nguồn lực,
quản trị chi phí nhân sự, xây dựng chính sách đãi ngộ giữ chân người tài… cho
một doanh nghiệp không chỉ lực lượng nhân sự lớn, nhiều cấp bậc đòi hỏi phải
có các nghiệp vụ vô cùng phức tạp mang tính đặc thù riêng của từng ngành mà
còn phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu thay đổi chính sách nhân sự từ chính phủ.
HRM Pro cung cấp các công cụ hữu hiệu trong việc dự báo tình hình nhân
sự trong tương lai giúp doanh nghiệp có nhiều không gian và thời gian cho việc
17


đào tạo, hoạch định và ổn định đội ngũ nhân sự kế cận.
* Những lợi ích mà phần mềm quản lý văn bản Clouoffice mang lại
Tự động hóa và tin học hóa công việc quản trị nhân sự.
Tiết kiệm thời gian và chi phí.
Cung cấp các báo cáo quản trị nhân sự và báo cáo lương chính xác và
nhanh chóng.
Cung cấp thông tin phân tích về hiệu quả giờ làm việc, tăng ca, thôi
việc… hỗ trợ quá trình ra quyết định.
Tránh sự các rủi ro trong việc thực hiện công việc do phụ thuộc vào nhân
viên thừa hành
Phần mềm quản lý tài sản
* Các chức năng chính của phần mềm quản lý tài sản
Quản lý thông tin, lý lịch tài sản

Quản lý điều chuyển tài sản,cho phép người dùng thực hiện điều chuyển
tài sản từ đơn vị này đến đơn vị khác; theo dõi quá trình điều chuyển tài sản
Quản lý hoạt động tài sản,cho phép người dùng cập nhật các thông tin về
hoạt động của tài sản, lưu quá trình hoạt động trong vòng đời của tài sản
Quản lý sửa chữa bảo dưỡng tài sản,quản lý thông tin bảo dưỡng tài sản
Quản lý kiểm định tài sản, cho phép người dùng thiết lập lại thông tin
kiểm định tài sản trong quá trình quản lý hoạt động của tài sản và đưa ra kế
hoạch kiểm định tài sản trong năm.
Quản lý chi phí cho tài sản, cho phép người dùng cập nhận các chi phí
hoạt động của tài sản trong tháng, quí,năm, và tạo ra một bảng báo cáo chi phí
hoạt động của tài sản theo tháng, quí hoặc năm..
Quản lý thanh lý tài sản.
Quản lý vật tư thiết bị
* Lợi ích mà phần mềm mang lại
Phần mềm quản lý, lưu trữ dữ liệu tài sản tập trung, giúp cho việc khai
thác, cập nhật dữ liệu nhanh chóng, đơn giản, đồng bộ, đạt hiệu quả cao ở đơn vị
các cấp có cùng triển khai chương trình.
18


Phần mềm luôn tự động cập nhật các tính năng mới, các quy định mới
nhất về quản lý và sử dụng tài sản theo luật hiện hành.
Dễ dàng thực hiện công tác quản lý theo dõi tài sản của đơn vị theo các
qui định của pháp luật về quản lý tài sản.
Các công việc như đề xuất trang cấp tài sản, đề nghị xử lý tài sản của đơn
vị cũng như việc nhận các quyết định phê duyệt từ cấp trên được thực hiện tự
động thông qua các chức năng của chương trình với thao tác nhanh chóng, thuận
tiện.
Gửi các báo cáo tài sản cho cấp trên cũng như cho cơ quan tài chính một
cách dễ dàng, nhanh chóng.


PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ: XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ
A. PHẦN MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài:
Trong một vài năm trở lại đây dưới sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế
thị trường và xu hướng toàn cầu hóa đòi hỏi các công ty, doanh nghiệp phải xây
dựng và duy trì một nề nếp văn hóa đặc thù phát huy được năng lực và và thúc
đẩy sự đóng góp của toàn thể nhân viên. Vì vậy phát triền văn hóa nơi công sở
là vấn đề cần thiết và quan trọng. Nếu văn hóa công ty được chú trọng và được
thực hiện tốt sẽ giúp công việc được thuận lợi cũng như xã hội văn minh hơn.
Theo đó, mục đích nghiên cứu văn hóa công sở tại công ty Đăng Khoa là giúp
tập thể công ty cũng như chúng ta hiểu được tầm quan trọng của văn hóa doanh
nghiệp từ đó đánh giá qua thực trạng hoạt động để rút kinh nghiệm đồng thời
đưa ra giải pháp, phương hướng để xây dựng văn hóa công sở giúp cơ quan hoạt
động hiệu quả và phát triển vững mạnh.
Lịch sử nghiên cứu:
Văn hóa công sở là đề tài chưa bao giờ cũ, xã hội ngày càng phát triển thì
19


yêu cầu về xây dựng văn hóa công sở càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết
đối với cơ quan Nhà nước và cả các công ty, doanh nghiệp. Đã có nhiều nhà
khoa học, nhiều tác giả đề cập tới và được đăng tải trên các sách, giáo trình, luận
văn như:
- Võ Nguyên Giáp, “Tư tưởng Hồ Chí Minh về xây dựng văn hóa Việt
Nam”, NXB Chính Trị Quốc gia, Hà Nội năm 2008.
- Nguyễn Văn Minh, “Cải cách Hành chính – Những bài học vẫn mang
tính thời sự”.
- Trịnh Thanh Hà, “Văn hóa ứng xử công vụ - Khái quát từ thực tiễn lịch

sử”, Tạp chí Tổ chức Nhà nước số 09 năm 2007.
- Đào Thị Ái Thi, “Xây dựng mô hình lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng kỹ
năng giao tiếp của đội ngũ công chức hiện nay”, Tạp chí tổ chức Nhà nước số 09
năm 2007.
- GS. Trần Ngọc Thêm, “Cơ sở Văn hóa Việt Nam” năm 2001.
- Ban chỉ đạo Cải cách Hành chính của Chính phủ, “Văn hóa công sở”
(12/2006).
Nhìn chung, tới thời điểm hiện tại, đã có một số bài viết, công trình
nghiên cứu dưới góc độ khác nhau có đề cập tới vấn đề trên. Song tới thời điểm
này chưa có công trình nào nghiên cứu trực tiếp về phạm trù văn hóa công sở mà
ta đang bàn tới, và đó vẫn là mục tiêu đòi hỏi các cấp, các ngành và các đơn vị,
doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm.
Mục tiêu nghiên cứu:
- Tìm hiểu cơ sở lý luận về văn hóa công sở.
- Tìm hiểu thực trạng về văn hóa công sở tại Công ty TNHH Phát Triển
Thương Mại Đăng Khoa.
- Đề xuất giải pháp và kiến nghị xây dựng môi trường văn hóa công sở
hiệu quả tại Công ty TNHH Phát Triển Thương Mại Đăng Khoa.
Mục đích nghiên cứu:
Việc nghiên cứu vấn đề văn hóa công sở tại Công ty Đăng Khoa nhằm
nhìn nhận, đánh giá thực trạng việc thực hiện văn hóa công sở tại công ty để từ
20


đó rút ra giải pháp, điều chỉnh những hạn chế đồng thời phát huy những ưu điểm
giúp công ty ngày càng phát triển và vững mạnh hơn.
Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Khảo sát văn hóa công sở công ty TNHH Phát Triển Thương Mại Đăng
Khoa qua các biểu hiện: cách bài trí công ty, phong cách làm việc, giao tiếp ứng
xử, trang phục… của tập thể nhân viên công ty.

- Đánh giá thực trạng nghiên cứu qua ưu điểm, hạn chế liên quan đến
việc thực hiện văn hóa công sở của công ty.
- Đưa ra giải pháp, kiến nghị và rút ra kết luận.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng và phạm vi nghiên cứu là tập thể nhân viên Công ty TNHH
PHát Triển Thương Mại Đăng Khoa.
Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp quan sát: Tiến hành xem xét, quan sát thực tiễn các khía
cạnh cấu thành văn hóa công sở tại công ty, từ đó đưa ra lý thuyết nghiên cứu.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: qua các tác phẩm khoa học, tạp chí,
thông tin đại chúng…
- Phương pháp phân tích, tổng hợp.
Kết cấu của chuyên đề:
Chuyên đề gồm:
Chương 1: Cơ sở lý luận về văn hóa công sở trong công ty TNHH Phát
Triển Thương Mại Đăng Khoa.
Chương 2: Thực trạng văn hóa công sở tại Công ty TNHH Phát Triển
Thương Mại Đăng Khoa.
Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị xây dựng môi trường văn hóa
công sở.

21


B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ.
1.1 Khái niệm văn hóa.
Tuy “VĂN HÓA” đã trở thành một cụm từ xuất hiện thường xuyên trong
cuốc sống như: gia đình văn hóa, cư xử có văn hóa, văn hóa đời sống và xã hội,
văn hóa nghệ thuật… nhưng ít ai hiểu cặn kẽ về “VĂN HÓA”. Nói về định

nghĩa của văn hóa, hiện nay có rất nhiều cách định nghĩa về văn hóa, sau đây là
một số tham khảo
Ở phương Đông, Văn hoá có nghĩa gốc là “Văn trị và giáo hoá”.
Ở phương Tây họ lại quan niệm Văn hoá là “trồng trọt tinh thần”
(Cultusanimi), hay chính là việc giáo dục, bồi dưỡng cho con người những phẩm
chất tốt đẹp. Con người chỉ có được văn hoá thông qua giáo dục dù là vô thức
hay có ý thức. Văn hóa với ý nghĩa bao trùm nhất là chăm bón, vun trồng trí tuệ
và sau này còn có cả yếu tố thiêng liêng, tôn thờ. (theo Bách khoa toàn thư mở).
Định nghĩa văn hoá đầu tiên được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa do nhà
nhân chủng học E.B Tylor đưa ra: “Văn hoá là một tổng thể phức hợp bao gồm
các kiến thức, tín ngưỡng, nghệ thuật, đạo đức, luật lệ, phong tục và toàn bộ
những kỹ năng, thói quen mà con người đạt được với tư cách là thành viên của
một xã hội”.
Theo Tylor ta có thể hiểu: “Văn hoá, là toàn bộ phức hợp những ứng xử,
giá trị và những thành tựu con người như một thành viên xã hội lịch sử trong các
mối quan hệ với thế giới tự nhiên, quần thể cộng đồng và bản ngã tâm linh”, nói
một cách ngắn gọn hơn: Văn hoá, sự phản ứng và cách ứng xử chung của cộng
đồng trước thiên nhiên và xã hội.
Có một định nghĩa khác dễ hiểu hơn và tiệm cận gần hơn đến bản chất
của văn hoá, ngày nay nhiều người tán thành với định nghĩa này của ông
Frederico Mayyor, tổng giám đốc UNESCO: “Văn hoá bao gồm tất cả những gì
làm cho dân tộc này khác với dân tộc khác, từ những sản phẩm tinh vi, hiện đại
nhất cho đến tín ngưỡng, phong tục, tập quán, lối sống và lao động”.
22


Còn theo GS.VS. TSKH Trần Ngọc Thêm trong cuốn Cơ sở văn hoá Việt
Nam thì “Văn hoá là một hệ thống hữu cơ các giá trị vật chất và tinh thần do
con người sáng tạo và tích luỹ qua quá trình hoạt động thực tiễn, trong sự
tương tác giữa con người với môi trường tự nhiên và xã hội”. Với các đặc trưng

của nó là tính hệ thống, tính giá trị, tính nhân sinh và tính lịch sử.
Theo một cách tiếp cận khác của tác giả Phan Ngọc trong tác phẩm Bản
sắc văn hóa Việt Nam , NXB Văn học, “Văn hoá là mối quan hệ giữa thế giới
biểu tượng trong óc một cá nhân hay một tộc người với cái thế giới thực tại ít
nhiều đã bị cá nhân này hay tộc người này mô hình hoá theo cái mô hình tồn tại
trong biểu tượng. Điều biểu hiện rõ nhất chứng tỏ mối quan hệ này, đó là văn
hóa dưới hình thức dễ thấy nhất, biểu hiện thành một kiểu lựa chọn riêng của cá
nhân hay tộc người, khác các kiểu lựa chọn của cá nhân khác, tộc người khác”.
Lần đầu Hồ Chí Minh đưa ra khái niệm về văn hóa: “Vì lẽ sinh tồn cũng
như vì mục đích cuộc sống, loài người mới sáng tạo và phát minh ra ngôn ngữ,
chữ viết, đạo đức, pháp luật, khoa học, tôn giáo, văn học nghệ thuật, những
công cụ cho sinh hoạt hàng ngày về mặc, ăn, ở và các phương tiện, phương
thức. Sử dụng toàn bộ những sáng tạo và phát minh đó tức là văn hoá. Văn hoá
là sự tổng hợp của mọi phương thức sinh hoạt cùng với biểu hiện của nó mà
loài người đã sản sinh ra nhằm thích ứng những nhu cầu đời sống và đòi hỏi
của sự sinh tồn”.
Như vậy, có thể tóm tắt lại: Văn hóa là hệ thống giá trị, niềm tin, chuẩn
mực hành vi (bao gồm cả vật chất và tinh thần) của một tập hợp, nhóm người,
cộng đồng có cùng môi trường hoạt động.
1.2 Khái niệm công sở.
Công sở theo các khái niệm được hiểu chung thì: Công là chung, Sở là cơ
quan; công sở là chỗ làm việc của các cơ quan công quyền. Tuy nhiên cũng có
rất nhiều định nghĩa khác nhau về công sở, tùy thuộc thuật ngữ này để chỉ khía
cạnh nào: Vật chất; địa điểm hoạt động, hay còn gọi là trụ sở, nơi công vụ được
tiến hành hoặc dịch vụ công được cung cấp; hay một số trường hợp thuật ngữ
này được sử dụng cho thuật ngữ quen dùng là cơ quan hành chính nhà nước.
23