Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Khoa Văn thư Lưu trữ
MỤC LỤC

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
MỤC LỤC....................................................................................................... 1
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT...................................................................................... 4
A LỜI MỞ ĐẦU.............................................................................................. 1
B NỘI DUNG.................................................................................................. 3
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC................................3
I. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức.......4
1. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước..............................................................................................4
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước..................................4
1.2. Vị trí, chức năng.......................................................................................................................5
1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn...............................................................................................................5
1.4. Tổ chức bộ máy........................................................................................................................6
2. Văn phòng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.............................................................................9
2.1. Khái quát sự hình thành của Văn phòng..................................................................................9
2.2 Vị trí, chức năng......................................................................................................................10
2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn.........................................................................................................10
2.4. Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của Văn phòng....................................................................11
2.4.1. Cơ cấu tổ chức....................................................................................................................11
2.4.2. Lề lối làm việc và tổ chức nhân sự......................................................................................12
II. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư của
cơ quan, tổ chức...........................................................................................................................12
1. Khái quát về công tác Văn thư của Cục Văn thư và Lưu trữ......................................................13
2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư.....................................................13
3. Tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.................................................13
3.1. Tổ chức công tác văn thư.......................................................................................................13
3.2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư..................................................................................14

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU
TRỮ NHÀ NƯỚC.......................................................................................... 15
I. Tình hình hoạt động quản lý công tác văn thư...........................................................................15
1. Về ban hành văn bản chỉ đạo công tác văn thư.........................................................................15
2. Hệ thống văn bản quản lý công tác văn thư..............................................................................15
II. Tình hình hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư......................................................................17
1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản...................................................................................17
2. Công tác quản lý văn bản..........................................................................................................20
2.1. Nguyên tắc chung..................................................................................................................20
2.2. Công tác quản lý văn bản đến................................................................................................20

Hà Ngọc Ánh -Lớp Văn thư Lưu trữ k6


Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Khoa Văn thư Lưu trữ

2.2.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.........................................................................................21
2.2.2. Trình, chuyển giao văn bản đến..........................................................................................23
2.2.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến..............................................23
2.3. Công tác quản lý văn bản đi...................................................................................................24
2.3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, thánh, năm của văn bản. 24
2.3.2. Đăng ký văn bản đi..............................................................................................................25
2.3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật....................................................25
2.3.4. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.........................27
2.3.5. Lưu văn bản đi....................................................................................................................29
3. Công tác Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.................................................29
3.1. Lập danh mục hồ sơ...............................................................................................................29

3.2. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập....................................................29
3.2.1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc.......................................................................................29
3.2.2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập....................................................................................31
3.3. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Cơ quan Cục................................................................31
3.3.1. Trách nhiệm công chức.......................................................................................................31
3.3.2. Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu................................................................................................31
3.3.3. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu.....................................................................................31
3.3.4. Thủ tục giao nhận hồ sơ, tài liệu.........................................................................................32
3.4. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Cơ quan Cục.......32
3.4.1. Trách nhiệm của Lãnh đạo Cục............................................................................................32
3.4.2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng.....................................................................................32
3.4.3. Trách nhiệm của cán công chức (bộ chuyên môn)..............................................................32
3.4.4. Trách nhiệm của công chức văn thư, lưu trữ......................................................................32
4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu........................................................................................33
4.1. Vai trò của con dấu................................................................................................................33
4.2. Các loại con dấu.....................................................................................................................33
4.3. Quản lý con dấu.....................................................................................................................33
4.4. Sử dụng con dấu....................................................................................................................34
5. Một số khác biệt trong các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư tại Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước......................................................................................................................................34
5.1. Công tác trình văn bản...........................................................................................................34
5.2. Công tác quản lý văn bản đi...................................................................................................35
5.3. Công tác quản lý văn bản đến................................................................................................36
5.4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu.....................................................................................37
5.5. Công tác lập danh mục hồ sơ và lập hồ sơ hiện hành............................................................37

CHƯƠNG III. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ
XUẤT, KHUYẾN NGHỊ.................................................................................... 38
I. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được...........38
II. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.......................39


Hà Ngọc Ánh -Lớp Văn thư Lưu trữ k6


Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Khoa Văn thư Lưu trữ

1. Ưu điểm....................................................................................................................................39
2. Nhược điểm..............................................................................................................................39
3. Một số giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
......................................................................................................................................................40
3.1. Đối với cấp lãnh đạo:.............................................................................................................40
3.2. Đối với cán bộ làm công tác văn thư......................................................................................40
III. Một số kiến nghị......................................................................................................................41
1. Đối với cơ quan, tổ chức...........................................................................................................41
2. Đối với khoa và trường.............................................................................................................41

C. KẾT LUẬN................................................................................................ 42
D. PHỤ LỤC.................................................................................................. 44

Hà Ngọc Ánh -Lớp Văn thư Lưu trữ k6


Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Khoa Văn thư Lưu trữ

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
Tên đầy đủ

Bộ Nội Vụ
Bộ Công An
Thông tư
Thông báo
Báo cáo
Quyết định
Tờ trình
Kế hoạch
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Hà Ngọc Ánh -Lớp Văn thư Lưu trữ k6

Chữ viết tắt
BNV
BCA
TT
TB
BC
QĐ
TTr
KH
VTLTNN


Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Khoa Văn thư Lưu trữ

A LỜI MỞ ĐẦU
Để hướng tới mục tiêu trở thành một nước công nghiệp hóa, hiện đại hóa

thì yêu cầu về trao đổi thông tin ngày càng lớn và đã trở thành một nhu cầu tất
yếu của con người dưới nhiều hình thức khác nhau.Hoạt động quản lý của các
cơ quan, tổ chức đều phải dựa vào các nguồn thông tin.Trong đó, nguồn thông
tin chủ yếu, đáng tin cậy và chính thống nhất là thông tin bằng văn bản.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo quản lý điều hành công tác của các cơ quan Đảng, cơ quan
Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân
để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình. Có thể khẳng định, công tác văn
thư là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng, nó có vai trò trong tất cả các lĩnh
vực của đời sống xã hội. Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động
của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động của từng cơ quan nói riêng. Trong
văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng,
chiếm một phần rất lớn trong hoạt động của văn phòng.
Công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, tổ chức, được
xem như một bộ phận quản lý, một guồng máy chỉ đạo điều hành, ảnh hưởng
trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. Hiệu quả hoạt động quản lý cao hay
thấp phụ thuộc một phần vào công tác này có được làm tốt hay không. Vì đây là
công tác vừa mang tính chính trị vừa mang tính nghiệp vụ, liên quan tới mọi
người.
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ,
chính xác những thông tin cần thiết góp phần giải quyết công việc của cơ quan,
đơn vị được nhanh chóng, hiệu quả, đúng chính sách chế độ. Nâng cao hiệu suất
và chất lượng công tác, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế bệnh
quan liêu giấy tờvà việc lợi dụng những văn bản của Nhà nước để làm trái pháp
luật. Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ
quan và các cá nhân. Đồng thời bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều
kiện làm tốt công tác lưu trữ.
Để công tác này đi vào nề nếp, có hiệu quả trong các cơ quan, tổ chức
Nhà nước, góp phần đáng kể vào sự nghiệp chung của đất nước thì cùng với
việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ còn cần phải có đội ngũ

cán bộ có năng lực và trình độ chuyên môn tốt. Xuất phát từ nhu cầu thực tế
ngày càng cao của Xã hội cần có đội ngũ cán bộ văn thư có chuyên môn nghiệp
Hà Ngọc Ánh -Lớp Văn thư Lưu trữ k6

1


Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Khoa Văn thư Lưu trữ

vụ giỏi, trường Đại học Nội vụ Hà Nội với chức năng nhiệm vụ của mình đã
không ngừng đào tạo, quản lý và giảng dạy một cách chuyên nghiệp cho học
sinh, sinh viên. Trên cơ sở đảm bảo kế hoạch đào tạo đề ra, thực hiện phương
châm “học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tế” và “nhà trường gắn liền
với xã hội” hàng năm nhà trường đã tiến hành tổ chức cho sinh viên đi thực tập,
thực tế tại các cơ quan.Giữa lý luận và thực tiễn có mối quan hệ chặt chẽ với
nhau không thể tách rời song cũng có sự khác biệt tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức,
chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị.
Đây chính là cơ hội quý báu cho mỗi sinh viên, giúp sinh viên có dịp
nghiên cứu, rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ, tìm hiểu tình hình thực tế về công tác
văn thư. Đồng thời, qua quá trình thực tập có thể đánh giá chất lượng và khả
năng của sinh viên cũng như phương pháp đào tạo của nhà trường. Trang bị cho
sinh viên những kiến thức từ thực tế, nâng cao năng lực vận dụng kiến thức, rèn
luyện kỹ năng nghề nghiệp, làm quen với những công việc phải làm sau này và
có cái nhìn đầy đủ hơn về nghề nghiệp của mình.
Với những lý do trên và để hiểu chính xác hơn về giá trị vai trò của công
tác văn thư, em chọn lĩnh vực “Công tác văn thư” làm nội dung thực tập tốt
nghiệp.
Thực hiện kế hoạch đào tạo của nhà trường, được sự phân công và tiếp

nhận của Cục Văn thư- Lưu trữ Nhà nước (Cục VTLTNN), em đã có điều kiện
thực tập từ ngày 02/3/2015 đến ngày 24/4/2015 tại Văn phòng Cục VTLTNN.
Em đã khảo sát, thực hành và làm quen với công tác văn thư tại Văn phòng Cục.
Với thời gian thực tập tuy không phải là dài nhưng đã đem lại cho em bài học
kinh nghiệm thực tế quý giá để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn của
mình. Dưới sự quan tâm giúp đỡ của lãnh đạo Văn phòng, cùng với sự thân
thiện, hướng dẫn tận tình, động viên và chia sẻ của các bộ trong Văn phòng Cục.
Đặc biệt, cô Trần Thị Thu Hiền là người trực tiếp hướng dẫn cho em các khâu
nghiệp vụ công tác văn thư. Em nhận ra những điểm yếu của mình trong các
khâu nghiệp vụ, sự thiếu chuyên nghiệp. Từ đây, có thể khắc phục những lỗ
hổng về kiến thức chuyên môn. Mặc dù bản thân đã có nhiều cố gắng
nhưngkinh nghiệm làm việc nơi công sở chưa nhiều nên không thể tránh được
sai sót và hạn chế. Báo cáo dưới đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế
cùng sự kết hợp với lý thuyết mà em đã rút ra được trong thời gian thực tập. Nội
dung báo cáo gồm 3 chương:
Hà Ngọc Ánh -Lớp Văn thư Lưu trữ k6

2


Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Khoa Văn thư Lưu trữ

Chương I.Giới thiệu thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức.
Chương II.Thực trạng công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
Chương III.Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất,
khuyến nghị.
Qua bản báo cáo thực tập này, cho phépem gửi lời cảm ơn chân thành đến
lãnh đạo Văn phòng Cục đã tạo điều kiện giúp đỡem hoàn thành đợt thực tập

cũng như báo cáo này.
Mỗi khóa học là một chuyến đò sang sông, có được kết quả như ngày hôm
nay là nhờ rất nhiều công ơn dưỡng dục của các thầy cô, xin chúc các thầy các
cô luôn luôn mạnh khỏe hạnh phúc, gặt hái được nhiều thành công trong sự
nghiệp trồng người.
Em xin chân thành cảm ơn!./.
Hà Nội, ngày 28 tháng 4 năm 2015
SINH VIÊN THỰC TẬP
Hà Ngọc Ánh

B NỘI DUNG
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC.
Hà Ngọc Ánh -Lớp Văn thư Lưu trữ k6

3


Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Khoa Văn thư Lưu trữ

I. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của cơ quan, tổ chức.
1. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước.
Ngay sau khi đất nước giành được độc lập, ngày 08/9/1945 Chính phủ lâm
thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ra Sắc lệnh thành lập và chỉ định người
đứng đầu Nha Lưu trữ Công văn và Thư viện toàn quốc thuộc Bộ Quốc gia Giáo
dục.

Ngày 03/01/1946, Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ
Cộng hòa Hồ Chí Minh ký Thông đạt số 1C-VP nhấn mạnh giá trị đặc biệt của
tài liệu lưu trữ đối với phương diện kiến thiết quốc gia và nghiêm cấm tiêu hủy
tài liệu nếu chưa được phép của cơ quan có thẩm quyền.
Nhằm tiếp tục tăng cường cho việc quản lý thống nhất của Nhà nước về
công tác lưu trữ, ngày 04/9/1962, Chính phủ ban hành Nghị định số 102/CP
thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng.
Ngày 11/12/1982 Hội đồng Nhà nước thông qua Pháp lệnh bảo vệ tài liệu
lưu trữ Quốc gia. Thi hành Điều 14 của Pháp lệnh, ngày 01/3/1984 Hội đồng Bộ
trưởng ban hành Nghị định số 34/HĐBT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước. Ngày 25/01/1991 Chủ tịch Hội đồng
Bộ trưởng ra Quyết định số 24-CT giao cho Cục Lưu trữ Nhà nước quản lý công
tác văn thư. Từ năm 1984 đến năm 1991, Cục Lưu trữ Nhà nước thuộc Hội đồng
Bộ trưởng.
Từ năm 1992, theo yêu cầu tinh giản bộ máy Nhà nước và giảm đầu mối
các cơ quan trực thuộc, Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) đã giao cho Ban
Tổ chức – cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) trực tiếp quản lý Cục Lưu trữ
Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước).
Ngày 01/9/2003, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số
177/2003/QĐ-TTg quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Theo đó, Cục Lưu trữ Nhà nước được
đổi tên thành Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có trách nhiệm giúp Bộ trưởng
Bộ Nội vụ thực hiện quản lý Nhà nước về công tác văn thư và lưu trữ.
Nhằm thực hiện tốt hơn về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, ngày 24/6/2009
Thủ tướng Chính phủ đã ra Quyết định số 89/2009/QĐ-TTg quy định chức
Hà Ngọc Ánh -Lớp Văn thư Lưu trữ k6

4



Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Khoa Văn thư Lưu trữ

năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước, phần chức năng có thêm “thực hiện các dịch vụ công theo quy định của
pháp luật”.
Để công tác quản lý tài liệu lưu trữ ngày một hiệu quả, đáp ứng yêu cầu
của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, ngày 28 tháng 10 năm
2014 Bộ Nội vụ đã ra Quyết định số 1121/QĐ-BNV về việc quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước. Về cơ cấu tổ chức và tên gọi các đơn vị thuộc Cục cũng có một số thay
đổi.
1.2. Vị trí, chức năng.
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là cơ quan thuộc Bộ Nội vụ, thực hiện
chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư,
lưu trữ trong phạm vi cả nước; quản lý tài liệu lưu trữ Quốc gia thuộc Phông lưu
trữ nhà nước Việt Nam và thực hiện các dịch vụ công tác về văn thư, lưu trữ
theo quy định của pháp luật.
1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn.
Xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành và trình cấp có thẩm
quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật; chiến lược; chương trình mục
tiêu quốc gia; đề án; dự án quốc gia; quy hoạch, kế hoạch dài hạn; tiêu chuẩn,
quy trình, quy phạm và định mức kinh tế - kỹ thuật về văn thư, lưu trữ;
Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về
văn thư, lưu trữ và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn
thư, lưu trữ;
Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và tổ chức thực hiện các văn
bản quy phạm pháp luật, chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương
trình, dự án, đề án về văn thư, lưu trữ sau khi được cấp có thẩm quyền ban hành

hoặc phê duyệt;
Thực hiện hoạt động về sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; chỉnh
lý, xác định giá trị tài liệu, bảo vệ, thống kê, bảo quản và bảo hiểm tài liệu lưu
trữ; tổ chức giải mật, công bố, giới thiệu, triển lãm, trưng bày và tổ chức phục
vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; quyết định danh mục tài liệu hạn chế sử
dụng đối với tài liệu đang được bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia
theo ủy quyền của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;
Hà Ngọc Ánh -Lớp Văn thư Lưu trữ k6

5


Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Khoa Văn thư Lưu trữ

Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện lưu trữ thông tin số trong các cơ
quan nhà nước;
Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thống nhất quản lý về thống kê văn thư, lưu
trữ trên phạm vi cả nước;
Tổ chức thực hiện công tác nghiên cứu khoa học, ứng dụng và chuyển
giao công nghệ về văn thư, lưu trữ; hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật công tác
văn thư, lưu trữ;
Xây dựng và trình cấp có thẩm quyền ban hành chương trình, nội dung
bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng và kiểm tra
công tác đào tạo, bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ;
Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn, kiểm tra việc cấp, quản lý chứng
chỉ hành nghề lưu trữ; thống kê, tổng hợp tình hình cấp chứng chỉ hành nghề lưu
trữ trong phạm vi cả nước. Quản lý và phát hành phôi chứng chỉ hành nghề lưu
trữ;

Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình cải cách hành chính theo mục
tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước đã được cấp có
thẩm quyền phê duyệt;
Tổ chức quản lý bộ máy, biên chế công chức, viên chức; quyết định bổ
nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, từ chức, miễn nhiệm, biệt phái,
khen thưởng, kỷ luật, thôi việc, nghỉ hưu, đào tạo, bồ dưỡng thực hiện chế độ
tiền lương và các chế độ, chính sách khác đối với công chức, viên chức, lao
động hợp đồng khác thuộc phạm vi quản lý theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội
vụ và quy định của pháp luật;
Quản lý tài chính, tài sản và đầu tư xây dựng cơ bản theo phân cấp của bộ
trưởng Bộ Nội vụ và quy định của pháp luật;
Hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội
vụ và quy định của pháp luật;
Thực hiện cung cấp dịch vụ công về văn thư, lưu trữ theo quy định của
pháp luật;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao.

1.4. Tổ chức bộ máy.
Hà Ngọc Ánh -Lớp Văn thư Lưu trữ k6

6


Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Khoa Văn thư Lưu trữ

Theo Điều 3 Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày 28 tháng 10 năm 2014
của Bộ Nội vụ thì Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước gồm 16 cơ quan, đơn vị
trực thuộc, trong đó có 6 đơn vị giúp việc và 10 cơ quan hành chính sự nghiệp.

Tại Điều 4 Quyết định số 1121/QĐ-BNV, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước gồm Cục trưởng và không quá 03 Phó Cục trưởng, Cục trưởng và các Phó
Cục trưởng do Bộ trưởng Bô Nội vụ bổ nhiệm, miễn nhiệm, chịu trách nhiệm
trước Bộ trưởng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Cục văn thư và
Lưu trữ Nhà nước cùng với lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.
Các đơn vị chức năng thuộc Cục:
1. Phòng nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ Trung ương: có chức năng tham
mưu giúp Cục trưởng thực hiện quản lý nhà nước về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
đối với các cơ quan, tổ chức trung ương và quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia.
2. Phòng nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ Địa phương: có chức năng tham
mưu giúp Cục trưởng thực hiện quản lý nhà nước về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
3. Phòng Tổ chức cán bộ: có chức năng tham mưu giúp Cục trưởng quản
lý các lĩnh vực: công tác tổ chức bộ máy, công chức, viên chức; lao động tiền
lương; đào tạo, đào tạo lại; quốc phòng an ninh, bảo vệ chính trị nội bộ; công tác
cải cách hành chính của Cục và một số nhiệm vụ về xây dựng và phát triển tổ
chức ngành văn thư, lưu trữ trong cả nước theo thẩm quyền quản lý của Cục.
4. Văn phòng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước: có chức năng tham mưu
giúp Cục trưởng tổ chức, chỉ đạo các hoạt động chung của Cục; bảo đảm thông
tin tổng hợp; điều phối việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác; quản
lý công tác thi đua, khen thưởng của ngành và của Cục; công tác pháp chế văn
bản, văn thư, lưu trữ, hành chính, quan trị, tài vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước.
5. Phòng Kế hoạch – Tài chính: có chức năng tham mưu giúp Cục trưởng
quản lý thống nhất công tác quy hoạch, kế hoạch, quản lý tài chính, tài sản và
đầu tư xây dựng cơ bản của Cục.
6. Phòng Hợp tác Quốc tế: có chức năng tham mưu, giúp Cục trưởng quản
lý và tổ chức các hoạt động hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ theo phân cấp
quản lý của Bộ Nội vụ và theo quy định của Pháp luật.
Các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục:

Hà Ngọc Ánh -Lớp Văn thư Lưu trữ k6

7


Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Khoa Văn thư Lưu trữ

1. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I: có chức năng sưu tầm, chỉnh lý, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức trung ương và cá nhân thời kỳ Phong kiến, thời kỳ
Pháp thuộc từ năm 1954 trở về trước trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra phía Bắc
theo quy định của pháp luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
2. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II: có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh
lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung ương và cá nhân thời kỳ Phong
kiến, Pháp thuộc, Mỹ - Ngụy và của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam
trên địa bàn từ Đồng Nai vào phía Nam theo quy định của pháp luật và quy định
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
3. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III: thành lập năm 1975, có chức năng sưu
tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung ương và cá nhân, gia
đình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa và nước Cộng
hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra theo quy định
của pháp luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
4. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV: thành lập tháng 12 năm 2006, có chức
năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu Mộc bản
triều Nguyễn; tài liệu, tư liệu của các cơ quan, tổ chức trung ương và cá nhân
thời kỳ Phong kiến, Pháp thuộc và của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt

Nam trên địa bàn từ Quảng Trị đến Bình Thuận và khu vực Tây Nguyên theo
quy định của pháp luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
5. Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ: có chức năng
nghiên cứu, ứng dụng và quản lý các hoạt động khoa học và công nghệ về văn
thư, lưu trữ.
6. Trung tâm Tin học: thực hiện chức năng nghiên cứu, triển khai ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ và quản lý ứng dụng
công nghệ thông tin theo thẩm quyền của Cục; lưu trữ thông tin số trong các cơ
quan nhà nước và quản lý công tác thống kê văn thư, lưu trữ theo quy định của
pháp luật trong phạm vi toàn quốc.
7. Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ: có chức năng tu bổ, phục
chế; khử nấm mốc, khử trùng, khử axit; in, đóng sách, đóng quyển đối với tài
Hà Ngọc Ánh -Lớp Văn thư Lưu trữ k6

8


Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Khoa Văn thư Lưu trữ

liệu, tư liệu lưu trữ quốc gia và tài liệu, tư liệu lưu trữ của các tổ chức, cá nhân
khác có nhu cầu.
8. Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương (có Phân hiệu tại thành
phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): có chức năng đào tạo nguồn nhân lực ở trình độ
trung cấp chuyên nghiệp và các trình độ thấp hơn, đáp ứng nhu cầu học tập của
xã hội về văn thư, lưu trữ, hành chính văn phòng và một số lĩnh vực khác có liên
quan theo quy định của pháp luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước.
9. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam: có chức năng thông tin, tuyên

truyền chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về văn thư, lưu
trữ và một số lĩnh vực có liên quan trong công tác văn phòng theo quy định của
Luật Báo chí và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; là diễn đàn trao đổi lý luận,
thực tiễn về công tác văn thư, lưu trữ và một số lĩnh vực khác có liên quan.
10. Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia: có chức năng bảo hiểm
tài liệu lưu trữ của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và của cơ quan, tổ chức lưu
trữ, cá nhân có nhu cầu.
Về cán bộ, từ lúc chỉ có hơn 10 người khi thành lập, đến nay biên chế của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là hơn 400 người, trong đó hơn 170 người có
trình độ đại học và trên đại học.
Trong quá trình thành lập và phát triển, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
đã phấn đấu vượt mọi khó khăn, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao, thể
hiện qua các thành tích xây dựng hệ thống tổ chức văn thư-lưu trữ từ trung ương
đến cơ sở, xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật văn thư, lưu trữ, sử
dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, đào tạo cán bộ, chỉ đạo nghiên cứu ứng dụng
khoa học công nghệ thông tin trong văn thư lưu trữ .v.v. Chủ tịch nước đã ký
Lệnh tặng thưởng Huân chương Độc lập hạng nhì cho Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước nhân dịp 40 năm thành lập.
2. Văn phòng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
2.1. Khái quát sự hình thành của Văn phòng.
Văn phòng là bộ phận không thể thiếu được trong cơ cấu tổ chức của tất
cả các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội và doanh nghiệp (Tùy theo cơ cấu
tổ chức, quy mô của cơ quan tổ chức thì trong bộ máy hoạt động sẽ có Văn
phòng hoặc Phòng Hành chính Tổng hợp). Văn phòng là bộ phận có chức năng
tham mưu, giúp việc cho các cấp lãnh đạo và quản lý, Văn phòng có nhiệm vụ
Hà Ngọc Ánh -Lớp Văn thư Lưu trữ k6

9



Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Khoa Văn thư Lưu trữ

thu thập, tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin; tổ chức, điều phối công việc và
các hoạt động chung; đảm bảo cơ sở vật chất, điều kiện và phương tiện làm việc
cho cơ quan; đồng thời là trung tâm, đầu mối thực hiện các hoạt động giao dịch
và liên lạc, góp phần duy trì và phát triển các mối quan hệ của cơ quan. Có thể
nói, với vị trí đặc biệt như vậy nên hiệu quả hoạt động của bộ phận Văn phòng
thường xuyên tác động, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của bộ máy lãnh đạo
và tất cả các bộ phận khác trong cơ quan.
Văn phòng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước được thành lập theo Điều 3
Nghị định số 34/HĐBT ngày 01 tháng 3 năm 1984 của Hộ đồng Bộ trưởng và
Quyết định số 62/QĐ ngày 15 tháng 10 năm 1984 của Cục Lưu trữ Nhà nước.
2.2 Vị trí, chức năng.
Theo Quyết định số 315/QĐ-VTLTNN ngày 22 tháng 12 năm 2009 của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thì Văn phòng
Cục là tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, có chức năng tham mưu
giúp Cục trưởng tổ chức, chỉ đạo các hoạt động chung của Cục; bảo đảm thông
tin tổng hợp; điều phối việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác; quản
lý công tác thi đua, khen thưởng của ngành và của Cục; công tác pháp chế văn
bản, văn thư, lưu trữ, hành chính, quản trị, tài vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước.
2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn.
Theo dõi, thực hiện thông tin, tổng hợp; điều phối việc thực hiện các
chương trình, kế hoạch công tác và các hoạt động chung của Cục. Tình hình
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của các Bộ, ngành và các tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương;
Giúp Cục trưởng xây dựng các báo cáo định kỳ hang tuần, tháng, quý, 6

tháng, năm, chuyên đề và đột xuất của Cục;
Thực hiện các nhiệm vụ thư ký cho lãnh đạo Cục;
Thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng của Cục, giúp Cục trưởng
quản lý thống nhất công tác thi đua, khen thưởng của cơ quan Cục và của ngành.
Hướng dẫn và phát động phong trào thi đua của Cục và của ngành;
Giúp Cục trưởng chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, pháp chế văn bản, bảo
mật của các tổ chức thuộc Cục và trực tiếp thực hiện công tác này ở cơ quan
Cục;
Hà Ngọc Ánh -Lớp Văn thư Lưu trữ k6

10


Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Khoa Văn thư Lưu trữ

Giúp Cục trưởng tổ chức xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống
quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác quản lý của cơ quan Cục;
Tổ chức các cuộc họp giao ban trong cơ quan Cục, các hội nghị sơ kết,
tổng kết năm của Cục; tổ chức các hội nghị chuyên đề của Cục và của ngành,
ghi biên bản, lập và quản lý hồ sơ các hội nghị, cuộc họp;
Bảo đảm cơ sơ vật chất, phương tiện, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan;
tổ chức lễ tân, bảo đảm vệ sinh, cảnh quan môi trường trong cơ quan Cục; thực
hiện công tác dân quân tự vệ, bảo vệ an toàn, phòng cháy, chữa cháy, phòng
chống lũ lụt, bảo mật nội bộ cơ quan, bảo đảm kỹ thuật lao động, trật tự theo nội
quy, quy chế làm việc của cơ quan;
Xây dựng các đề án, dự án về hiện đại hóa công sở và các công việc thuộc
chức năng nhiệm vụ của Văn phòng;

Thực hiện một số dịch vụ công trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ;
Quản lý về tổ chức, biên chế, tài sản, kinh phí của Văn phòng theo quy
định của pháp luật và phân cấp của Cục trưởng;
Chánh Văn phòng Cục được quyền yêu cầu các đơn vị thuộc Cục cung
cấp các thông tin, cơ sở dữ liệu, tài liệu phục vụ chỉ đạo, quản lý, điều hành của
lãnh đạo Cục;
Chánh Văn phòng là người được ký thừa lệnh Cục trưởng các văn bản
theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và thẩm quyền của Cục khi được Cục
trưởng giao;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
2.4. Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của Văn phòng.
2.4.1. Cơ cấu tổ chức.
Văn phòng Cục có Chánh Văn phòng, 02 Phó Chánh Văn phòng do Cục
trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm.
Chánh Văn phòng có trách nhiệm xây dựng quy chế làm việc của Văn
phòng Cục; quy định chức năng, nhiệm vụ, biên chế và phương hướng hoạt
động của các tổ chức thuộc Văn phòng trình Cục trưởng trước khi ban hành.
Tổ chức của Văn phòng Cục gồm:
- Phòng Hành chính Tổng hợp – Thi đua;
- Phòng Kế toán;
- Phòng Quản trị - Tài vụ - Đời sống.
Hà Ngọc Ánh -Lớp Văn thư Lưu trữ k6

11


Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Khoa Văn thư Lưu trữ


Văn phòng Cục có tư cách pháp nhân, có con dấu để giao dịch, được mở
tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định của Pháp luật.
2.4.2. Lề lối làm việc và tổ chức nhân sự.
Nhìn chung công tác quản lý và phân công nhân sự hiện nay của Văn
phòng rất hợp lý, đáp ứng yêu cầu của công việc.
Hiện nay, Văn phòng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước gồm có hơn 30
người. Ngoài Chánh Văn phòng phụ trách chung còn có 01 Phó Chánh Văn
phòng phụ trách công tác tổng hợp, văn thư, lưu trữ và 01 Phó Chánh Văn
phòng phụ trách công tác quản trị, tài vụ:
Phòng Hành chính Tổng hợp – Thi đua: gồm có 01 Trưởng phòng, 01 Phó
trưởng phòng, 02 văn thư chuyên trách, 01 lưu trữ chuyên trách, 01 kỹ thuật
viên đánh máy, 01 chuyên viên thi đua khen thưởng, 01 chuyên viên tổng hợp –
pháp chế giúp lãnh đạo Văn phòng trong công tác tổng hợp, pháp chế, thi đua
khen thưởng, văn thư, lưu trữ.
Phòng Kế toán gồm có: 01 Trưởng phòng, 01 chuyên viên, 01 thủ quỹ
giúp lãnh đạo Văn phòng trong công tác kế toán.
Phòng Quản trị - Tài vụ - Đời sống: gồm có 01 Trưởng phòng, 01 Phó
trưởng phòng, 01 chuyên viên quản trị, nhân viên bảo vệ, lái xe, nhân viên thừa
hành vụ việc.
Hiện nay, Văn phòng có 01 người có trình độ tiến sĩ, 4 người có trình độ
thạc sĩ, 8 người có trình độ đại học và hầu hết đều được đào tạo đúng chuyên
ngành phù hợp với công việc được giao. Hàng năm, Văn phòng luôn tạo điều
kiện để cán bộ tham gia các khóa học ngắn hạn và dài hạn để nâng cao trình độ
chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng ngày một tốt hơn yêu cầu của công việc.
II. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của bộ phận văn thư của cơ quan, tổ chức.
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Văn thư chiếm một vị trí quan
trọng, là một phần không thể thiếu, là mắt xích nối liền các đơn vị, cá nhân với
nhau. Để đạt hiệu quả trong công tác, việc tổ chức quản lý và cán bộ làm công
tác văn thư vô cùng quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu suất

hoạt động của cơ quan. Đặc biệt Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước là cơ quan
thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước trong về văn thư, lưu trữ phạm vi toàn
quốc, vấn đề về công tác văn thư lưu trữ càng được quan tâm và chú trọng.
Hà Ngọc Ánh -Lớp Văn thư Lưu trữ k6

12


Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Khoa Văn thư Lưu trữ

1. Khái quát về công tác Văn thư của Cục Văn thư và Lưu trữ.
Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quản lý thống nhất công
tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan đơn vị trực thuộc Cục.
Chánh Văn phòng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có trách nhiệm giúp
Cục trưởng chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc và
trực tiếp tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Văn phòng Cục quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Cục VTLTNN,
phòng lưu trữ của Cục trực thuộc Văn phòng.
Theo đó, bộ phận văn thư Cục thuộc Phòng Hành chính Tổng hợp – Thi
đua, là một trong ba phòng thuộc Văn phòng.
2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư.
Bộ phận văn thư Cục thuộc Phòng Hành chính Tổng hợp – Thi đua và
chịu sự quản lý trực tiếp của Văn phòng Cục,do đó có chức năng nhiệm vụ và
quyền hạn giúp Văn phòng thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được Cục trưởng
phân công. Đặc biệt là giúp Văn phòng tham mưu cho Cục trưởng tổ chức, chỉ
đạo các hoạt động chung về công tác pháp chế văn bản, văn thư, lưu trữ, hành
chính, công tác thi đua khen thưởng của ngành và của Cục.

Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Tổng hợp – Thi đua bao gồm bộ
phận văn thư và nằm trong cơ cấu của Văn phòng Cục VTLTNN.
3. Tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
3.1. Tổ chức công tác văn thư.
Có hai hình thức tổ chức công tác văn thư phổ biến thường được áp dụng là
hình thức văn thư tập trung và hình thức văn thư hỗn hợp. Mỗi cơ quan, tổ chức
tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và quy mô để có cách lựa chọn
hình thức công tác phù hợp để đảm bảo hoạt động.
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tiến hành tổ chức theo mô hình văn thư
hỗn hợp. Bởi vì Cục VTLTNN là cơ quan thuộc Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước; quản lý tài
liệu lưu trữ quốc gia, có nhiều phòng chức năng và các đơn vị sự nghiệp trực
thuộc. Vừa bố trí văn thư cơ quan (văn thư chung của Cục) vừa bố trí văn thư ở
các phòng và đơn vị. Trong mỗi phòng, đơn vị sẽ có chuyên viên kiêm công tác
văn thư, giữa văn thư chung và văn thư đơn vị có sự phối hợp, phân công công
việc để thực hiện hiệu quả công tác.
Hà Ngọc Ánh -Lớp Văn thư Lưu trữ k6

13


Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Khoa Văn thư Lưu trữ

Với cơ cấu tổ chức của Văn phòng thì văn thư Phòng Hành chính Tổng hợp
– Thi đua vừa là văn thư của Văn phòng vừa là văn thư chung của Cục
VTLTNN.
3.2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư.
Ngoài việc ứng dụng khoa học kỹ thuật, sử dụng các trang thiết bị hiện đại

để hoạt động tốt công tác văn thư lưu trữ còn cần phải có nguồn nhân lực với
trình độ chuyên môn cao và có tinh thần trách nhiệm với công việc. Nếu trang bị
tốt, xây dựng ban hành quy chế văn thư hợp lý nhưng phân bố cán bộ không phù
hợp thì hiệu quả công tác không cao.
Số lượng biên chế cán bộ văn thư được xác định trước hết căn cứ vào khối
lượng công việc, căn cứ chỉ tiêu của Bộ Nội Vụ, của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước. Bộ phận làm Văn thư lưu trữ Cục gồm có 02 cán bộ văn thư và 01
cán bộ lưu trữ.
Cán bộ làm công tác văn thư được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn,
nghiệp vụ, có trình độ nhằm đáp ứng yêu cầu về công tác văn thư. Cán bộ văn
thư luôn cung cấp đầy đủ thông tin, kịp thời, đảm bảo các yêu cầu về giữ bí mật,
có phẩm chất chính trị tốt, cẩn thận và tinh thần trách nhiệm cao. Sự phối hợp
chặt chẽ giữa văn thưcác phòng và đơn vị giúp cho công việc được giải quyết
nhanh chóng, chính xác, đảm bảo hoạt động Cục VTLTNN luôn thông suốt
không bị chồng chéo.

Hà Ngọc Ánh -Lớp Văn thư Lưu trữ k6

14


Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Khoa Văn thư Lưu trữ

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CỤC VĂN
THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
I. Tình hình hoạt động quản lý công tác văn thư.
1. Về ban hành văn bản chỉ đạo công tác văn thư.
Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần

thiết,trong đó nguồn thông tin chủ yếu và chính xác nhất là thông tin bằng văn
bản.Công tác văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần cung cấp thông tin nhanh
chóng, chính xác, chất lượng, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước. Đảm bảo giữ
lại đầy đủ mọi bằng chứng cho hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân, giữ
gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước với vị trí là một cơ quan thuộc Bộ Nội
vụ, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội Vụ quản lý nhà nước
về văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia.v.v. Để thực hiện tốt chức
năng, nhiệm vụ của mình Cục VTLTNN dưới sự giám sát của Bộ Nội vu đã ban
hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật quy định chung về hướng dẫn, quản lý,
chỉ đạocông tác Văn thư - Lưu trữ, công tác lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ vào lưu trữ theo quy định. Việc ban hành cũng như thực hiện các
văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư được Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước tuân thủ rất đầy đủ và chính xác.
Bên cạnh các văn bản chung về quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ thì
Cục đã ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ, nội quy cơ quan, các văn bản
lưu hành nội bộ để thực hiện tốt việc quản lý công tác văn thư tại cơ quan.
2. Hệ thống văn bản quản lý công tác văn thư.
Cục Văn thư – Lưu trữ nói riêng cũng như các cơ quan tổ chức nói chung
đều thực hiện việc quản lý thông qua công tác xây dựng hệ thống văn bản hoàn
chỉnh và chính xác. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp
vụ Văn thư – Lưu trữ của Cục gồm có:
- Luật lưu trữ;
- Văn bản chung về công tác Văn thư Lưu trữ (66 văn bản);
- Văn bản quản lý công tác Lưu trữ ( 87 văn bản);
- Văn bản chung về công tác văn thư, lưu trữ của Chính phủ, các Bộ, Ban,
ngành, địa phương (385 văn bản);
- Văn bản quản lý công tác Văn thư (42 văn bản).
Một số văn bản quản lý về công tác văn thư:
Hà Ngọc Ánh -Lớp Văn thư Lưu trữ k6


15


Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Khoa Văn thư Lưu trữ

- Quyết định số 01/QĐ-VTLTNN ngày 05/01/2015 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Cơ quan Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội
vụ Quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các
ngạch công chức chuyên ngành văn thư, lưu trữ;
- Quyết định số 678/QĐ-BNV ngày 02/7/2014 của Bộ Nội vụ ban hành
Quy chế xây dựng, thẩm định và ban hành văn bản quy phạm pháp luật;
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
- Nghị định số 16/2013/NĐ-CP ngày 06/02/2013 của Chính phủ về rà
soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định
chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;
- Công văn số 1060/VTLTNN-TTTH ngày 06/11/2012 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt
động của Cục VTLTNN;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/20010 của Chính phủ sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001
về quản lý và sử dụng con dấu;
- Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 của Cục VTLTNN
về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi
trường mạng;
- Luật số 17/2008/QH12 ngày 16/8/2008 của Quốc hội về việc ban hành
văn bản quy phạm pháp luật;

Hà Ngọc Ánh -Lớp Văn thư Lưu trữ k6

16


Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Khoa Văn thư Lưu trữ

- Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ về
việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành
chính nhà nước;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư;
-Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;
- Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2012 của Bộ Công an hướng
dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP;
- Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 về việc ban hành tiêu

chuẩn ngành bìa hồ sơ lưu trữ;
- Nghị đinh 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và
sử dụng con dấu.
II. Tình hình hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
công tác quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan. Công tác văn thư bao gồm những nội dung chính: xây dựng và ban
hành văn bản, tổ chức giải quyết văn bản đi, văn bản đến, bảo quản và sử dụng
con dấu, lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu. Với chế độ văn thư hỗn hợp của cơ
quan Cục, cán bộ thực hiện công tác văn thư của Cục và của các đơn vị, phòng
ban khác cùng phối hợp với nhau thực hiện tốt công tác văn thư theo quy chế
văn thư lưu trữ của Cục VTLTNN.
1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản.
* Các văn bản do Cục ban hành:
Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật, quy định về chức năng, nhiệm
vụ và quyền hạn. Các hình thức văn bản chủ yếu của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước:
- Văn bản hành chính: Quyết định (cá biệt), Nghị quyết (cá biệt), Chỉ thị,
Quy chế, Quy định, Thông cáo, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình, Hướng dẫn,
Chương trình, Kế hoạch, Đề án, Công văn.v.v.
Văn bản hành chính được quy định tại Điểm 2, Khoản 2, Điều 1 của Nghị
định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số
điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư.
Hà Ngọc Ánh -Lớp Văn thư Lưu trữ k6

17


Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội


Khoa Văn thư Lưu trữ

- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài, văn bản
lưu hành nội bộ.
* Các văn bản do Văn phòng Cục ban hành bao gồm các văn bản hành
chính thông thường, chủ yếu là Quyết định, Kế hoạch, Chương trình, Báo cáo,
Công văn, Biên bản, Hợp đồng.v.v.
* Thể thức văn bản.
Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
*Nội dung soạn thảo văn bản.
Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật trình các cấp có thẩm quyền
ban hành được thực hiện theo quy định của Luật số 17/2008/QH12 ngày 16
tháng 8 năm 2008 về ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
Việc soạn thảo văn bản hành chính:
- Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Lãnh đạo Cục giao
cho một đơn vị hoặc một công chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
- Đơn vị hoặc công chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm xác
định giới hạn đối tượng, tên loại văn bản, hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn,
nơi nhận văn bản; thu thập, xử lý thông tin liên quan; soạn thảo văn bản. Trong
trường hợp dự thảo văn bản cần xin ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan
thì phải đề xuất với Lãnh đạo Cục hoặc Trưởng đơn vị soạn thảo.
Việc trình duyệt dự thảo văn bản thực hiện theo quy định tại Quy chế làm
việc của Cục VTLTNN. Dự thảo văn bản trình phải kèm theo Phiếu trình giải
quyết công việc. Phiếu trình phải đánh số theo từng lần trình.
* Duyệt, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản.
- Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
- Trường hợp cần sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được phê duyệt,

phải trình người duyệt xem xét, quyết định.
* Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành.
- Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách
nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản và thể thức văn bản; ký nháy vào
phần kết thúc nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo Cục ký ban
hành, chữ ký nháy nhỏ, gọn.
Hà Ngọc Ánh -Lớp Văn thư Lưu trữ k6

18


Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Khoa Văn thư Lưu trữ

Sau khi Trưởng đơn vị duyệt ký và nháy về nội dung thì văn bản được
chuyển đến văn thư Văn phòng (Văn thư Cục) để trình Lãnh đạo Văn phòng
duyệt và ký nháy về thể thức.
- Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục
ban hành văn bản của Cục VTLTNN; ký nháy vào vị trí cuối cùng ở “Nơi
nhận”. Trường hợp Chánh Văn phòng đi vắng, ủy quyền cho Phó Chánh Văn
phòng phụ trách chịu trách nhiệm kiểm tra thể thức, thủ tục ban hành và ký nháy
văn bản.
Văn bản sau khi được Lãnh đạo Văn phòng duyệt sẽ được trình lên Lãnh
đạo Cục để duyệt và ký ban hành.
* Ký văn bản.
- Cục trưởng có thẩm quyền ký tất cả các văn bản do Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước ban hành.
- Phó Cục trưởng ký thay Cục trưởng các văn bản thuộc lĩnh vực được Cục
trưởng phân công phụ trách.Khi Cục trưởng vắng mặt, Phó Cục trưởng ký các

văn bản thuộc thẩm quyền của Cục trưởng sau khi được Cục trưởng ủy quyền.
- Chánh Văn phòng và Trưởng phòng Tổ chức – Cán bộ ký thừa lệnh các
văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị khi được Cục trưởng ủy
quyền.
- Văn bản do Phó Cục trưởng, Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Tổ chức –
Cán bộ ký phải gửi 01 bản để báo cáo Cục trưởng, trừ bản xác nhận sơ yếu lý
lịch, phiếu chuyển đơn thư, giấy mời họp gửi các cơ quan hữu quan.
- Văn bản phải được ký bằng bút mực xanh.
* Đính chính văn bản.
- Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi,
thay thế bằng văn bản khác.
- Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ
tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản.
* Bản sao văn bản.
- Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính, sao lục và trích sao.
- Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính.
Hà Ngọc Ánh -Lớp Văn thư Lưu trữ k6

19


Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Khoa Văn thư Lưu trữ

- Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản do Chánh Văn phòng Cục
VTLTNN quyết định.
- Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật

có giá trị pháp lý như bản chính.
- Bản sao chụp (photocopy hoặc in ấn từ bản số hóa) cả dấu và chữ ký của
văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định, chỉ có giá trị thông
tin, tham khảo.
- Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan Cục những ý kiến
Lãnh đạo Cục bút phê bên lề văn bản.
2. Công tác quản lý văn bản.
2.1. Nguyên tắc chung.
Tất cả các văn bản đến, văn bản đi của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
được quản lý tập trung tại Văn thư Cơ quan Cục để làm thủ tục tiếp nhận, đăng
ký, trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những
văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, công chức, viên chức
không có trách nhiệm giải quyết.
Văn bản đi, văn bản đến ngày nào được đăng ký, phát hành hoặc chuyển
giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có
đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng
khẩn” và “Khẩn” (gọi chung là văn bản khẩn) được đăng ký, trình và chuyển
giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục
phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (gọi tắt là văn bản mật)
được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước
và Quyết định số 135/QĐ-VTLTNN ngày 17/6/2014 ban hành Quy chế bảo vệ
bí mật nhà nước của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
2.2. Công tác quản lý văn bản đến.
Văn bản đến là tất cả các văn bản được gửi đến các cơ quan tổ chức bao
gồm: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành,
đơn thư…Tất cả các văn bản đến của Cơ quan Cục đều được quản lý theo trình
tự sau:
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
- Trình, chuyển giao văn bản đến;

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Hà Ngọc Ánh -Lớp Văn thư Lưu trữ k6

20


Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Khoa Văn thư Lưu trữ

2.2.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
* Tiếp nhận văn bản: Văn bản đến từ nhiều nguồn khác nhau:từ các cơ
quan cấp trên, cơ quan ngang cấp và cơ quan dưới gửi đếnvà được chuyển qua
đường bưu điện, chuyển trực tiếp, chuyển qua Fax.v.v.
- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc, Văn thư Cơ quan Cục hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản
đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối
chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
- Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn
hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn
bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ
tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần
thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản.
- Đối với bản Fax hoặc bản được chuyển phát qua mạng Văn thư phải kiểm
tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, trong trường hợp cần
thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Nếu phát hiện có sai sót, phải kịp
thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải
quyết. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và
làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản Fax, bản
chuyển qua mạng).

- Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, Bảo vệ cơ quan
tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay Chánh Văn phòng để xử lý.
* Phân loạibóc bì văn bản đến.
- Các bì văn bản đến được chia làm 02 loại:
+)Loại được bóc bì: đối với văn bản gửi tới cho cơ quan.
+) Loại không được bóc bì: đối với gửi đích danh cá nhân và các tổ chức
đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì
văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung
của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho
Văn thư để đăng ký.
- Những yêu cầu khi bóc bì:
Bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp
thời; không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không
làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; đối chiếu số,
Hà Ngọc Ánh -Lớp Văn thư Lưu trữ k6

21