Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắc đối với các thầy cô
của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là thầy cô khoa Quản trị Văn phòng
của trường đã tạo điều kiện cho em có cơ hội đi thực tập để em có thêm những
trải nghiệm và kiến thức để hoàn thành đợt thực tập.
Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cô Lâm Thu Hằng đã nhiệt tình hướng
dẫn em trong đợt thực tập, cảm ơn cô đã động viên, cũng như chia sẻ những
kinh nghiệm đi thực tập, giải đáp những thắc mắc trong quá trình thực tập của
em, để em có thể hoàn thành tốt đợt thực tập.
Đồng thời em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới ban lãnh đạo UBND
quận Tây Hồ, lãnh đạo Văn phòng và các anh, chị trong cơ quan đã tạo điều kiện
thuận lợi cho em thực tập tại cơ quan, chỉ bảo tận tình, tư vấn cho em để em có
thể hoàn thành đợt thực tập và báo cáo thực tập, đồng thời giúp em hiểu thêm về
công việc văn phòng trong suốt thời gian thực tập.
Trong quá trình thực tập, cũng như quá trình làm báo cáo. Khó tránh khỏi
những sai sót, rất mong các Thầy, Cô bỏ qua. Đồng thời do trình độ lý thuyết
cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo không thể tránh
khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp Thầy, Cô để em
học thêm được nhiều kinh nghiệm và hoàn thành tốt đợt thực tập .

Sinh viên: Ngô Thị Dương

1

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU

Xã hội là một thực thể phức tạp, bao gồm nhiều mối quan hệ, nhiều cá
nhân, nhiều tổ chức tạo thành một thực thể và để cho cả xã hội – thực thể phức
tạp đó cần có sự quản lý, chỉ có nhà nước đại diện cho xã hội đứng gia quản lý
xã hội, đại diện ý chí của nhân dân, định hướng cho xã hội, quản lý xã hội phát
triển theo định hướng nhất định đã đề ra.
Chính vì vậy hoạt động công tác hành chính văn phòng có vai trò vô cùng
quan trọng trong hệ thống cơ quan nhà nước.
Để đảm bảo cho sinh viên thuộc trường Đại học Nội vụ Hà Nội có khả
năng khi ra trường tiếp cận nhanh với công tác hành chính văn phòng, cũng như
có điều kiện để hiểu thêm về công việc, đáp ứng được phương châm học đi đôi
với hành, lý luận phải đi cùng thực tiễn, Trường và Khoa quản trị Văn phòng đã
đề ra kế hoạch cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan nhà nước. Chuyến thực
tập này giúp cho sinh viên làm quen tại cơ quan, vận dụng những kiến thức lý
thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ
quan. Đó cũng là dịp để sinh viên củng cố, tập hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn
luyện phẩm chất đạo đức của một người làm công tác hành chính văn phòng, là
cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho
công việc sau này.

Sinh viên: Ngô Thị Dương

2

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................2
PHẦN I................................................................................................................6
BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC TẬP................................................................6
PHẦN II...............................................................................................................7
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ......7
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND
QUẬN TÂY HÔ.................................................................................................................7
1. Vài nét về UBND quận Tây Hồ......................................................................................7
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ...........................................8
2.1. Chức năng...................................................................................................................8
2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn....................................................................................................9
3.Cơ cấu tổ chức của UBND quận:...................................................................................10
3.1.Tổ chức nhân sự UBND quận Tây Hồ gồm:...............................................................11
3.2. Về tổ chức bộ máy:....................................................................................................11
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN
PHÒNG UBND QUẬN TÂY HÔ:...................................................................................12
1.Chức năng của Văn phòng UBND quận Tây Hồ:..........................................................12
2.Nhiệm vụ của Văn phòng UBND quận Tây Hồ............................................................12
3.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng......................................................................................14
4.Xây dựng bản mô tả công việc cho Lãnh đạo Văn phòng.............................................14
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC TÁC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ.......................................16
1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng........................................................................17

Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp
việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. Lấy ví dụ cụ thể...................................................17
Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan.
Đánh giá ưu điểm, hạn chế................................................................................................19
Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của UBND quận Tây Hồ. Lập hội nghị hồ sơ...21
Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo cơ quan...........................21
Trước khi lãnh đạo đi công tác:........................................................................................22
Trong khi lãnh đạo đi côn tác:..........................................................................................22
Sau khi lãnh đạo đi công tác vê:.......................................................................................23
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa
công sở của UBND quận Tây Hồ.....................................................................................23
2. Khảo sát về công tác văn thư.......................................................................................26
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND Quận Tây Hồ ( nhận xét ưu, nhược
điểm).................................................................................................................................26
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực
hiện công tác văn thư cho cơ quan....................................................................................27
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.................................................30
3.1. Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan....................................................................30
3.2. Đánh giá ưu, nhược điểm...........................................................................................32

PHẦN III............................................................................................................32

Sinh viên: Ngô Thị Dương

3

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND
QUẬN TÂY HÔ.................................................................................................32
1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm:......................33
2.Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của UBND quận Tây Hồ.....................45
3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của UBND quận Tây Hồ.................................65
4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan........................................................69
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm
của mô hình văn phòng này..............................................................................................70
6. Đánh giá cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của UBND quận
Tây Hồ. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc
phòng Hành chính.............................................................................................................71

PHẦN IV............................................................................................................73
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHI........................................................73
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn
phòng của UBND quận Tây Hồ........................................................................................73
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm...........75

KẾT LUẬN........................................................................................................78
C. LỜI CẢM ƠN...............................................................................................79
PHẦN V. PHỤ LỤC..........................................................................................80
PHẦN VI:...........................................................................................................81
PHIẾU ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP..................81

Sinh viên: Ngô Thị Dương

4


Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Sinh viên: Ngô Thị Dương

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

5

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I

BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC TẬP
I. QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
1. Thời gian thực tập:
Từ ngày 09/3/2015 đến ngày 29/4/2015
2. Địa điểm thực tập
Uỷ Ban nhân dân quận Tây Hồ – Văn phòng,
Địa điểm: số 657 Lạc Long Quân, Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội
3. Nội dung thực tập
Tìm hiểu được cơ cấu tổ chức, hoạt động của Ủy Ban nhân dân quận Tây
Hồ và Văn phòng; đồng thời hiểu được chức năng, nhiệm vụ của UBND, của

văn phòng. Làm quen với công việc chuyên ngành và có cái nhìn khái quát về
công tác văn phòng để có thêm kinh nghiệm sau khi ra trường có thể làm việc
được ngay với tình hình kinh tế - xã hội đang ngày càng chuyển biến nhanh như
hiện nay.

Sinh viên: Ngô Thị Dương

6

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II.

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TÔ
CHỨC CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ
1. Vài nét về UBND quận Tây Hô
Địa chỉ: 657 Lạc Long Quân – Xuân La – Tây Hồ – Hà Nội
Điện thoại

: 04.7533396

Website : www.tayho.gov.vn
Hồ Tây đã tồn tại trong suốt chiều dài lịc sử 1000 năm qua với những vẻ
đẹp làm dung động rất nhiều lòng người , nhất là các nhà thơ luôn là cảm hứng
để ngâm thơ, sáng tác thơ :

“Hồ Tây đẹp tựa Tây Thi
Mênh mang sóng nước thầm thì đa mang
Ngàn năm song hỏi thời gian
Lấp vùi bao nỗi gian nan cõi người
Sông Hồng về với biển khơi
Để cho Hà Nội bãi bồi Hồ Tây
Thi nhân duyên nợ nơi này
Hồn thơ thuở trước mộ nay sóng tràn
Xuân Hương, Bà Huyện Thanh QUan
Đáy hồ rung động những trang trữ tình”.
Như chúng ta đã biết, Quận Tây Hồ được thành lập theo Nghị định số
69/NĐ-CP ngày 28/10/1995 của Chính phủ và được UBND thành phố Hà Nội
giao nhiệm vụ quản lý Nhà nước trên địa bàn bắt đầu từ ngày 01/01/1996.
Quận Tây Hồ được xác định là trung tâm dịch vụ – du lịch, trung tâm văn
hóa, là vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên cảu Thủ đô Hà Nội. Quận nằm ở phía
Tây Bắc của Hà Nội. Diện tích 24,0km2, gồm 8 phường: Bưởi, Yên Phụ, Thụy
Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng. Phía đông giáp
quận Long Biên; Phía Tây giáp huyện Từ Liêm và quận Cầu Giấy; Phía Nam
Sinh viên: Ngô Thị Dương

7

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

giáp quận Ba Đình; Phía Bắc giáp huyện Đông Anh. Quận Tây Hồ có địa hình

tương đối bằng phẳng, có nhiều hướng thấp dần từ bắc xuống nam. Quận Tây
Hồ có mật độ dân số thấp nhất trong các quận nội thành.
Quận Tây Hồ có diện tích hơn 2.400 ha, dân số trên 130.000 người; có Hồ
Tây là lá phổi xanh của Thành phố, với không gian thoáng rộng, phong cảnh
đẹp, nhiều di tích lịch sử văn hóa được xếp hạng quốc gia, nhiều làng nghề
truyền thống với những sản vật nổi tiếng như Hoa đào Nhật Tân, Phú Thượng;
quất cảnh Quảng Bá, Tứ Liên...
Sau 10 năm xây dựng và trưởng thành, Quận Tây Hồ đã ngày một lớn
mạnh. Trong 5 năm 2001-2005 kinh tết trên địa bàn quận đạt tốc độ phát triển
khá cao, giá trị sản xuất tăng bình quân 14,8% trong đó: Kinh tế Nhà nước tang
13m4%/ năm; kinh tế có vốn đầu tư nước ngaoif tăng 18,7%/năm; kinh tế ngoài
quốc doanh tăng 16,9%/năm vượt chỉ tiêu Nghị quyết Đại hội II đề ra.
Công tác quy hoạch được triển khai tích cực, 5 năm qua quận đã được
Thành phố phê duyệt: Quy hoạch chi tiết quận Tây Hồ tỷ lệ 1/2000; quy hoạch
tổng thể phát triển kinh tế – xã hội giai đoạn 2001- 2010; quy hoạch mạng lưới
trường học và mạng lưới điện quy hoạch cấp nước, quy hoạch cấp nước, quy
hoạch mạng lưới chợ đến năm 2010. Đặc biệt là thực hiện quy hoạch khu đô thị
Tây Hồ Tây. Phối hợp với các Sở, Ngành của Thành phố nghiên cứu lập quy
hoạch cùng trồng hoa đào truyền thống và hệ thống hạ tầng kỹ thuật trình Thành
phố phê duyệt. Các quy hoạch được duyệt đã tạo cơ sở pháp lỹ cho việc đầu tư
xây dựng, quản lý đô thị và thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế – Xã hội của
quận.
Quận Tây Hồ với vị trí địa lý tương đối thuận lợi, có Hồ Tây và các di
tích văn hóa, lại được tiếp thu công nghệ và điều kiện mới sẽ tạo nhiều sản phẩm
hàng hóa đặc thù với chất lượng, hiệu quả kinh tế, chính trị, dịch vụ, du lịch, văn
hoá của thủ đô và cả nước
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hô
2.1. Chức năng
HĐND&UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chấp hành của HĐND quận, là
Sinh viên: Ngô Thị Dương


8

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cơ quan hành chính Nhà nước ở quận, thi hành việc quản lý Nhà nước trong
phạm vi lãnh thổ của quận mình theo Hiến pháp, pháp luật và các văn bản của
cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND quận trong tất cả
các lĩnh vực cụ thể là:
1. Phát triển kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Thương nghiệp, Lâm
nghiệp, Văn hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế, Dịch vụ, Thể dục thể thao, Báo chí,
Công nghệ môi trường...
2. Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,
Luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND các
cấp, tổ chức kinh tế, xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân địa phương
3. Bảo đảm an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ,
xây dựng lực lượng vũ trang và lực lượng quốc phòng toàn dân. Quản lý hộ tịch,
hộ khẩu ở địa phương, quản lý việc đi lại cư trú của người ngoài địa phương.
4. Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, của các tổ chức và
công dân, bảo vệ quyền tự do dân chủ của nhân dân.
5. Quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương bảo hiểm xã hội, thu chi
ngân sách của địa phương theo quy định của pháp luật…đảm bảo kịp thời và
đúng đắn.
2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ (Được quy định theo Luật

tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban nhân dân của Quốc hội ngày
26/11/2003): các nhiệm vụ, quyền hạn được quy định cụ thể như sau:
1. Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển xã hội, an ninh quốc phòng
hàng năm và lâu dài của Quận.
2. Xây dựng quy chế của UBND Quận, công tác tổ chức bộ máy và thực
hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước.
3. Kết luận những việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt
do UBND Quận quản lý hoặc những nhiệm vụ phức tạp theo quy định của Luật
khiếu nại tố cáo.
4. Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo điều hành của tập thể và mỗi cá
Sinh viên: Ngô Thị Dương

9

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhân, thành viên của UBND quận hàng năm.
5. Giải quyết những vấn đề khác mà Pháp luật quy định thuộc thẩm quyền
của UBND Quận.
UBND Quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc dân chủ, tập thể lãnh đạo
cá nhân phụ trách và thực hiện chế độ chủ trương, quyết định theo đa số.
Phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế CNXH, ngăn
chặn các biểu hiện quan liêu, lãng phí tham nhũng, cửa quyền hách dịch và một
số biểu hiện tiêu cực khác xuất hiện trong cơ quan, cán bộ công chức trong bộ
máy cơ quan.

3.Cơ cấu tổ chức của UBND quận:
Cơ cấu tổ chức của HĐND & UBND quận Tây Hồ bao gồm 01 Chủ tịch
và 03 phó Chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch và các ủy viên.
- Đứng đầu UBND Quận là Chủ tịch UBND, là người phụ trách chung, là
người lãnh đạo điều hành toàn diện các mặt công tác của UBND Quận, đôn đốc
kiểm tra công tác của Quận, chỉ đạo điều hành hoạt động của các thành viên cấp
dưới và các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND Quận, trừ các vấn đề
thuộc thẩm quyền tập thể của UBND Quận. Mặt khác, Chủ tịch UBND Quận
phải chịu trách nhiệm cá nhân về những nhiệm vụ, quyền hạn được giao riêng
cho mình và cùng với các thành viên của UBND chịu trách nhiệm về hoạt động
của UBND trước HĐND Quận và cấp trên
- Phó Chủ tịch UBND Quận gồm 03 Phó Chủ tịch giúp việc cho Chủ
tịch. Các Phó Chủ tịch UBND Quận phân công, chỉ đạo một số lĩnh vực công
tác; chỉ đạo điều hành hoạt động một số phòng, ban ngành chuyên môn của
UBND Quận.
+ 01 Phó Chủ tịch phụ trách về kinh tế
+ 01 Phó Chủ tịch phụ trách về địa chính, xây dựng
+ 01 Phó Chủ tịch phụ trách văn xã
+ Khối Nội chính: phụ trách và chịu trách nhiệm quản lý các bộ phận đơn
vị, phòng ban còn lại trong cơ quan như phòng Nội vụ, phòng Tư pháp và phòng
Thanh tra quận.
Sinh viên: Ngô Thị Dương

10

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.1.Tổ chức nhân sự UBND quận Tây Hồ gồm:
STT
1.

Họ và
Nguyễn Phúc

Tên
Quang

2.

Đỗ Anh

Tuấn

3.

Lê Văn

Phượng

4.

Đinh Trọng

Sơn


5.

Lê Trung

Đức

6.

Nguyễn Văn

Tài

Chức vụ
Chủ tịch
UBND

Điện thoại liên hệ
0977.082.777

P.Chủ tịch
UBND
P.Chủ Tịch
UBND
P.Chủ Tịch
UBND
Chánh VP
UBND
Chánh
thanh tra


0904.322.198
0988.222.911
0902.444.231
01236.786.562
0994.278.000

7.

Và 11 trưởng
phòng khác
UBND Quận bao gồm: Tất cả các lãnh đạo HĐND, UBND và các phòng.
Trong đó tổng số cán bộ công chức, viên chức, nhân viên văn phòng hiện là 41
đồng chí ( Biên chế và chỉ tiêu hợp đồng là 25, hợp đồng ngắn hạn là 15 người).
Với độ tuổi trung bình là 35. Trong đó số cán bộ nhân viên nữ là 17 chiếm tỷ lệ
là 43%, số cán bộ có trình độ đại học là 17 chiếm tỷ lệ là 43%.
3.2. Về tổ chức bộ máy:
* UBND Quận Tây Hồ có 13 phòng, ban chuyên môn cụ thể:
1. Văn phòng HĐND&UBND

8. Phòng Tài chính – Kế hoạch

2. Phòng Thanh tra Quận

9. Phòng Kinh tế

3. Phòng Thống kê

10. Phòng TNMT

4. Phòng LĐTB&XH


11. Phòng Tư pháp

5. Phòng GD&ĐT

12. Phòng Quản lý đô thị

6. Phòng Y tế

13. Phòng Nội vụ

7. Phòng Văn hóa –TT- TDTT
Ngoài ra còn có các hội như: Hội cựu chiến binh, Hội Chữ thập đỏ, Hội
Nông dân, Hội Luật gia và các đội: Đội quản lý thị trường, Đội thi hành án, Đội
Thanh tra giao thông công chính.
Các ban ngành chuyên môn thuộc UBND quận giúp việc cho UBND quận
Sinh viên: Ngô Thị Dương

11

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở cấp quận và thực hiện một số nhiệm
vụ, góp phần đảm bảo sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vự công tác ở
địa phương.

• Sơ đô tổ chức bộ máy HĐND&UBND quận Tây Hô
( Xem phụ lục số 01 ).
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TÔ
CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND QUẬN TÂY HÔ:
1. Chức năng của Văn phòng UBND quận Tây Hô:
Văn phòng UBND Quận Tây Hồ có 02 chức năng chính: chức năng tham
mưu tổng hợp và chức năng hành chính quản trị:
- Chức năng tham mưu tổng hợp
+ Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp cho Ủy ban nhân dân về
hoạt động của UBND; tham mưu giúp UBND Quận về công tác dân tộc; tham
mưu cho Chủ tịch UBND và các Phó Chủ tịch UBND Quận về chỉ đạo, điều
hành của Chủ tịch UBND và các Phó Chủ tịch UBND Quận.
+ các cơ quan Nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật
cho HĐND&UBND Quận.
- Chức năng hành chính quản trị:
+ Văn phòng vừa đề xuất, vừa trực tiếp thực hiện các công việc sau khi
Thủ trưởng phê duyệt.
+ Văn phòng đảm bảo đủ điều kiện về cơ sở vật chất phục vụ cho quá
trình hoạt động của Quận.
- Bên cạnh đó, văn phòng còn có chức năng thu thập, xử lý thông tin và
chức năng tiếp khách cho lãnh đạo, tiếp khách ngoài giờ làm việc.
2. Nhiệm vụ của Văn phòng UBND quận Tây Hô
Nhiệm vụ của văn phòng gồm những nhiệm vụ cụ thể như sau:
1. Quản lý và sử dụng con dấu UBND
2. Giúp UBND quận dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền, làm báo
cáo gửi cấp trên.
3. Giúp UBND – HĐND về công tác bầu cử Đại biểu HĐND – UBND.
Sinh viên: Ngô Thị Dương

12


Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

4. Báo cáo công tác theo yêu cầu của UBND quận và cơ quan chuyên
môn cấp trên.
5. Giúp UBND quận xây dựng chương trình công tác tháng, năm, quý và
lên lịch làm việc hàng tuần, hàng tháng. Theo dõi đôn đốc và tổng hợp báo cáo
kết quả thực hiện chương trình và lịch công tác đó theo định kỳ.
6. Quản lý tài sản và chịu trách nhiệm về công tác giữ gìn an ninh trật tự
cho cơ quan.
7. Lưu trữ tài liệu, văn bản theo quy định của công tác lưu trữ.
8. Theo dõi, nắm bắt tình hình hoạt động chung của cơ quan và tổ chức
việc thu thập tổng hợp cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điểu hành của
UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND quận.
9. Đảm bảo các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ các hoạt động của
UBND, Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND quận
như: Bố trí sắp xếp nơi làm việc, đảm bảo điều kiện phương tiện đi lại cho
Thường trực HĐND và UBND quận.
10. Giúp Thường trực UBND quận quản lý và tổ chức thực hiện công tác
Văn thư lưu trữ cơ quan. Đồng thời hướng dẫn chỉ đạo thống nhất công tác: Lưu
trữ, công tác soạn thảo văn bản, ban hành văn bản và văn thư lưu trữ….đối với
các ban, ngành theo đúng quy định, nguyên tắc hành chính, chế độ bảo mật văn
thư Nhà nước.
11. Xây dựng chương trình UBND quận thông qua và giúp UBND quận
kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện quy chế làm việc của UBND giúp

UBND, lãnh đạo cơ quan tổ chức thực hiện quy chế phối hợp giữa UBND quận
với Thường trực Đảng ủy, Ủy ban Mặt trận tổ quốc, các đoàn thể nhân dân cùng
cấp.
12. Quản lý tài sản và chịu trách nhiệm về công tác giữ gìn an ninh trật tự
cho cơ quan.
13. Giúp UBND quận quản lý Nhà nước và thực hiện những nhiệm vụ về
lĩnh vực thi đua khen thưởng, quản lý và chỉ đạo cán bộ chuyên môn giải quyết
thủ tục hành chính tại phòng giao dịch một cửa.
Sinh viên: Ngô Thị Dương

13

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

14. Quản lý Hồ sơ tham mưu cho Chủ tịch UBND quận bổ sung hồ sơ
cán bộ công chức quận.
15. Bên cạnh đó giúp UBND quận tổ chức tiếp dân, tiếp khách và nhận
đơn khiếu nại, tố cáo công dân chuển đến cấp có thẩm quyền giải quyết.
16. Giúp UBND quận theo dõi đôn đốc các ban ngành thực hiện văn bản
của cơ quan Nhà nước cấp trên.
17. Mặt khác, đảm bảo điều kiện vật chất tài liệu phục vụ cho kỳ họp
HĐND – UBND, tổ chức phục vụ các Hội nghị do Thường trực HĐND –
UBND triệu tập phục vụ tiếp khách, công tác tạp vụ.
3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Để phục vụ và đáp ứng theo chức năng, nhiệm vụ của UBND quận, văn

phòng UBND&HĐND quận có 01 Cán bộ văn phòng đảm nhiệm các công việc
văn phòng.
Chánh văn phòng giúp UBND quận quản lý Nhà nước về công tác Văn
phòng và thực hiện nhiệm khác do Chủ tịch UBND quận giao.
Có 03 Phó Chánh văn phòng giúp việc cho Chánh văn phòng thực hiện
các nhiệm vụ và công việc của cấp phó do trưởng phòng giao. Mỗi phó Chánh
văn phòng phụ trách một mảng theo sự phân công sắp xếp của Chánh văn phòng
và trực tiếp chịu trách nhiệm về những bộ phận thuộc phạm vi quản lý của mình.
• Tổ chức nhân sự của Văn phòng UBND quận Tây Hồ
STT
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Họ và
Lê Trung
Phạm Khánh
Võ Bích
Dương Văn
Lê Quang
Phạm Đức
Nguyễn Thu

Tên
Đức
Sinh

Thủy
Trường
Hòa
Anh
Anh

Chức vụ
Chánh văn phòng
P.Chánh văn phòng
P.Chánh văn phòng
P.Chánh văn phòng
Chuyên viên
Chuyên viên
Chuyên viên

• Sơ đô cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND quận Tây Hô
( Xem Phụ lục số 02 ).
4. Xây dựng bản mô tả công việc cho Lãnh đạo Văn phòng
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG
1. Chánh văn phòng: Lê Văn A
Sinh viên: Ngô Thị Dương

14

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


- Vị trí: Chánh văn phòng.
- Mã số công việc: CVP
+ Mức lương: 9.000.000đ
+ Số lượng: 01 người.
+ Nhiệm vụ:
- Là người lãnh đạo, điều hành toàn diện hoạt động của Văn phòng;
- Trực tiếp phụ trách các công việc: tổ chức bộ máy, cán bộ; tài chính;
tham mưu, tổng hợp. Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các bộ phận: Tham mưu Tổng hợp; Kế toán – thủ quỹ;
- Bố trí, sắp xếp cán bộ, công chức và nhân viên Văn phòng có đủ năng
lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành của Thường
trực HĐND và lãnh đạo UBND Quận;
- Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình trên địa bàn Quận,
phục vụ công tác điều hành của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch
UBND Quận. Truyền đạt các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, các ý kiến chỉ đạo
của Thường trực HĐND và UBND Quận;
- Chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên, đột xuất
của HĐND, UBND Quận;
- Ký các văn bản theo sự ủy nhiệm của Thường trực HĐND, lãnh đạo của
UBND Quận;
- Chủ trì các cuộc họp, giao ban toàn thể văn phòng để kiểm điểm, đánh
giá kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm.
+ Quyền hạn:
- Được Chủ tịch giao cho ký thừa lệnh một số văn bản.
- Làm chủ tài khoản của Văn phòng.
- Quyền quyết định tuyển dụng nhân sự, thuyên chuyển, bổ nhiệm cán bộ
thuộc quyền quản lý của Văn phòng.
+ Yêu cầu:
- Tốt nghiệp Đại học trở lên, tiếng Anh B, tin học B trở lên;
- Có năng lực lãnh đạo, tổ chức đơn vị.

Sinh viên: Ngô Thị Dương

15

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Là chuyên viên chính 5 năm trở lên, Cao cấp Chính trị, Quản lý Nhà
nước.
- Am hiểu đường lối, chủ trương của Đảng, Pháp luật và Nhà nước.
- Khả năng tổng hợp Báo cáo; lập Kế hoạch, tổ chức thực hiện Kế
hoạch;
- Có khả năng giao tiếp tốt;
2. Phó Chánh Văn phòng. – Phạm khánh B
- Võ Bích C
- Dương Văn D
+ Vị trí và Mã số công việc:
- Vị trí: Phó Chánh Văn phòng.
- Mã số công việc: PCVP
+ Mức lương: 8.000.000đ.
+ Số lượng: 03 người.
+ Nhiệm vụ:
- Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về lĩnh vực
quản lý được phân công.
- Giúp Chánh Văn phòng điều hành công việc chung và theo dõi lĩnh vực
thuộc nhiệm vụ quản lý.

- Tham mưu cho Chánh Văn phòng thực hiện công tác quản lý tổ chức bộ
máy biên chế công chức, viên chức được giao của Văn phòng theo quy định.
- Trực tiếp thực hiện Cải cách Hành chính, u trữ. ISO, ứng dụng Công
nghệ Thông tin vào hoạt động Hành chính – Văn thư, Lưu trữ.
- Đề xuất chế độ chính sách đối với cán bộ công chức theo quy định.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
+ Quyền hạn:
- Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần việc
được phân công phụ trách.
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TÔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY
Sinh viên: Ngô Thị Dương

16

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

HÔ.
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trực
thuộc UBND quận Tây Hồ, chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về mặt chuyên
môn nghiệp vụ của văn phòng HĐND&UBND thành phố Hà Nội.
Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. Lấy ví dụ cụ thê
Như chúng ta đã biết, trong các chức năng của Văn phòng thì chức năng

quan trọng hàng đầu là chức năng tham mưu, tổng hợp:
Tham mưu cho Chủ tịch UBND và các Phó Chủ tịch UBND Quận về chỉ
đạo, điều hành của Chủ tịch UBND và các Phó Chủ tịch UBND Quận; cung cấp
thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan Nhà
nước ở địa phương; Ngoài ra, văn phòng còn đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật
cho HĐND&UBND hoạt động.
Đúng vây, Nghị định 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 đặt vị trí hàng
đầu của Văn phòng là “tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt động của
UBND”. Theo đó, “tham mưu tổng hợp” có nghĩa là tham mưu ngay chính trong
nhiệm vụ tổng hợp, vì tổng hợp không đơn thuần chỉ là kết quả của phép cộng
mà phải hàm chứa chất lượng tham mưu, đề xuất giải pháp xử lý công việc ngay
trong công tác tổng hợp chứ không phải tổng hợp riêng rẽ.
.Tham mưu tổng hợp không phải chỉ ở một lĩnh vực hạn chế nào đó mà
phải tổng thể các hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND về chỉ đọ thực hiện
các nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội, đảm bảo an ninh quốc phòng... có nghĩa
là tất cả các hoạt động của đời sống xã hội diễn ra hàng ngày, hàng giờ tại địa
phương như thế nào thì phải thực hiện trách nhiệm và thẩm quyền quản lý tới
đó.
- Tham mưu: là đóng góp các ý kiến mang tính chất chỉ đạo, giúp người
Lãnh đạo trong việc đặt và tổ chức thực hiện các kế hoạch
- Tổng hợp: là tổng hợp các ý kiến, tổng hợp tình hình một cách khoa
học; phân tích xử lý, tập hợp nhiều vấn đề.
Sinh viên: Ngô Thị Dương

17

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Văn phòng sau chức năng tham mưu còn có trách nhiệm tổng hợp, tập
hợp thông tin từ các đơn vị giúp Lãnh đạo có đầy đủ thông tin, có căn cứ để đưa
ra các quyết định quản lý phù hợp, chính xác.
 Như vậy, chức năng tham mưu tổng hợp là tổng hợp thông tin liên
quan để phục vụ UBND quận. Hai chức năng này luôn đi liền với nhau tác động
qua lại với nhau, tham mưu dựa trên kết quả của tổng hợp. Tổng hợp thông tin
liên quan đến nhiều vấn đề để đưa ra ý kiến tham mưu cho Lãnh đạo nhằm đảm
bảo cho tính khách quan và tính chuyên môn hóa từ đó nâng cao hiệu suất lao
động
Thực hiện vai trò quan trọng của văn phòng trong chức năng tham mưu,
tổng hợp cũng như công tác đảm bảo hậu cần cho cơ quan, văn phòng UBND
quận cũng đã tiếp nhận, phân loại và xử lý các thông tin có được từ hệ thống
chính trị cũng như diễn biến, hoạt động của đời sống kinh tế xã hội để có những
phản ánh đúng đắn tới cơ quan và phải đảm bảo về mặt nội dung……….Nếu
thực hiện không tốt việc này sẽ dẫn đến việc việc chỉ đạo và điều hành của cơ
quan bị chồng chéo không đúng với chức năng và thẩm quyền cũng như không
phù hợp với thực tế.
Văn phòng UBND quận với không ít cán bộ có trình độ và năng lực tổng
hợp về quản lý nhà nước, đã hoàn thành tốt việc xây dựng quy chế làm việc và
các chương trình công tác, bên cạnh đó họ cũng phân rõ thẩm quyền, trách
nhiệm giải quyết công việc và các mối quan hệ của UBND quận cũng như cả hệ
thống chính trị - xã hội ở địa phương.
Chức năng đảm bảo hậu cẩn: Làm việc đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật và
các yếu như: Y tế, vệ sinh môi trường, bảo vệ lễ nghi…để phục vụ hoạt động
quản lý cho quận.Giúp việc trong các cuộc họp , giao ban. Trong điều kiện làm
việc của Quận không thể thiếu được cơ sở vật chất, phương tiện làm việc, máy
móc, thiết bị, tài chính…do vậy văn phòng đảm bảo cung cấp, đáp ứng kịp thời

mọi lúc mọi nơi.
Văn phòng UBND quận Tây Hồ đã hoàn thành tốt và đạt hiệu quả đúng
vơi yêu cầu đã đề ra.Và còn thực hiện tốt cả các coonh tác đảm bảo Hậu cần cho
Sinh viên: Ngô Thị Dương

18

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cơ quan.
Sau khi có ý kiến chỉ đạo, điều hành của UBND, vai trò của chức năng
tham mưu tổng hợp tiếp tục phát huy tầm quan trọng thông qua hoạt động theo
dõi, đôn đốc việc tổ chức thực hiện để kịp thời phản ánh với UBND Quận chỉ
đạo, và có các chỉ đạo điều hành tiếp theo.
Bên cạnh những mặt tích cực thì chức năng tham mưu, tổng hợp và đảm
bảo công tác hậu cần của cơ quan cũng có 1 số hạn chế như:
- Một số cán bộ văn phòng chưa được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp
vụ của mình.
- Có sự chồng chéo, trùng lập về phân công chức năng, nhiệm vụ điều
này ảnh hưởng đến việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp cũng như
công tác Hậu cần cho cơ quan.
Cần có sự chuẩn hóa trong công tác đào đạo, bồi dưỡng để các cán bộ còn
thiếu sót về mặt chuyên môn nhiệp vụ có tác phong làm việc hiệu quả, chuẩn
mực và hiện đại.
Tóm lai, với chức năng tham mưu, tổng hợp và đảm bảo Hậu cần thì Văn

phòng chính là đầu mối đối với mọi hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND Quận,
giúp hoạt động của UBND được triển khai nhịp nhàng từ cấp chỉ đạo, điều hành tới
cơ sở.
• Ví dụ: - UBND quận Tây Hồ tổ chức Hội họp thì Văn phòng tham mưu
cho Lãnh đạo chuẩn bị các Quyết định về chương trình, Xây dựng kế hoạch,dự tru
kinh phí, xác định các thành phần đại biêu đến dự, phạm vi quy mô. Văn phòng cần
cập nhật, cung cấp đầy đủ số lượng, thành phần đại biêu đến dự; chuẩn bị những tài
liệu cần thiết quan trọng cho chương trình khi đang diễn ra. Tổng hợp hoàn thiện
bản báo cáo tham mưu đề xuất với Lãnh đạo , thu thập các bài phát biêu, ý kiến và
thông tin hữu ích trong buổi lễ , văn phòng giúp lãnh đạo lập hồ sơ thu thập thông tin
đê hoàn thành hồ sơ. Khi chuẩn bị Hội họp văn phòng cũng đảm bảo về cơ sở vật
chất như: công tác lễ tân, khánh tiết, băng zôn, maket….và mua sắm những trang
thiết bị cần thiết đê phục vụ cho Hội họp thành công.
Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường ky
Sinh viên: Ngô Thị Dương

19

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

của cơ quan. Đánh giá ưu điêm, hạn chế.
• Sơ đô nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường
ky
( Xem Phụ lục số 03 )
• Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ:

Theo quy chế làm việc của UBND Quận ban hành, chương trình công tác
của Quận được xây dựng trên cơ sở chương trình công tác của UBND Thành
phố, Nghị quyết của Quận ủy, Nghị quyết của HĐND Quận. Đây là nhiệm vụ cụ
thể được xác định trong một khoảng thời gian nhất định là căn cứ để lãnh đạo cơ
quan điều hành thống nhất nhằm thực hiện mục tiêu đã đề ra. Em xin nêu tóm tắt
như sau:
- Chương trình công tác năm: Văn phòng tổng hợp dự kiến chương trình
công tác năm sau của UBND Quận rồi gửi lại các đơn vị có liên quan tham gia
đóng góp ý kiến.
Chương trình công tác năm Chậm nhất vào ngày 31 tháng 10 hàng năm
các phòng, ban, đơn vị, UBND các Phường gửi văn phòng danh mục các đề án.
Sau 07 này làm việc, kể từ ngày UBND Quận thông tin chương trình, văn
phòng trình Chủ tịch UBND Quận ký ban hành và tiến hành gửi đến tất cả đơn
vị thuộc UBND Quận
- Chương trình công tác Quý: Chương trình công tác Quý được cụ thể hóa
từ công tác năm, được quy định thực hiện trong từng Quý. Sau đó văn phòng
tổng hợp, xây dựng chương trình cho Quý sau. Chậm nhất là ngày 15 của tháng
cuối Quý, các đơn vị phòng, ban thuộc Quận, UBND các phường gửi báo cáo
kết quả thực hiện chương trình công tác Quý và bổ sung chương trình công tác
Quý sau. Chậm nhất vào ngày 16 của tháng cuối Quý Chủ tịch UBND Quận phê
duyệt chương trình công tác Quý sau và gửi tới các phòng, ban, đơn vị biết để
thực hiện.
- Chương trình công tác tháng: Văn phòng tổng hợp và phân chia theo
từng lĩnh vực do Chủ tịch, Phó Chủ tịch phụ trách, trình Chủ tịch UBND Quận
quyết định. Chậm nhất vào ngày 25 hàng tháng văn phòng trình Chủ tịch UBND
Sinh viên: Ngô Thị Dương

20

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Quận phê duyệt và gửi đến các phòng, ban thực hiện.
- Chương trình công tác tuần: Gồm những công việc mà Chủ tịch, Phó
Chủ tịch UBND Quận giải quyết hàng ngày trong tuần. Căn cứ vào những
chương trình công tác tháng và ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan. Văn phòng
xây dựng chương trình công tác tuần sau đó trình Chủ tịch UBND Quận quyết
định, chậm nhất là chiều thứ 6 tuần trước và phát hành để các đơn vị có liên
quan thực hiện.
• Đánh giá ưu nhược điểm:
- Ưu điểm:
+ Thông báo kịp thời đến Chủ tịch, các thành viên trong UBND Quận
biết, thực hiện.
+ Việc soạn thảo đề án, văn bản có trách nhiệm tổ chức xây dựng nội
dung văn bản đề án đảm bảo đúng thể thức, thủ tục, trình tự soạn thảo.
+ Thông báo kịp thời đến Chủ tịch, các thành viên trong UBND Quận
biết, thực hiện.
- Hạn chế:
Bên cạnh những ưu điểm thì việc thwucj hiện chương trình công tác
thường kỳ của UBND quận Tây Hồ vẫn còn những hạn chế nhất định. Các mặt
hạn chế mà UBND quận còn tồn tại cụ thể là:
+ Chương trình công tác còn quá khô cứng và máy móc chưa thực sự phù
hợp với thực tế.
+ Khuôn mẫu về lề lối làm việc, các chuẩn mực công tác truyền thống
chưa thực sự phát huy tác dụng.
Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của UBND quận Tây Hồ. Lập hội

nghị hồ sơ
* Sơ đô hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị của UBND quận.
( Xem phụ lục số 04)
* Lập hô sơ 01 hội nghị
( Xem phục lục số 05)
Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo cơ quan
Sinh viên: Ngô Thị Dương

21

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Sơ đô hóa quy trình tổ chức tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh
đạo
( Xem Phụ lục số 06)
Đi công tác là hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
cơ quan. Các chuyến đi công tác đều có mục đích rõ ràng, không bị chồng chéo
mục đích với các chuyến đi khác.
Thực hiện nhiệm vụ như: nắm tình hình thực tế ở cơ sở, học tập kinh
nghiệm của các đối tác trong và ngoài nước, tìm kiếm cơ hội hợp tác hoặc ký kết
các hợp đồng trong lĩnh vực chuyển giao công nghệ…
Mỗi chuyến đi công tác văn phòng đều chuẩn bị quy trình diễn ra 03 giai
đoạn: Giai đoạn trước khi lãnh đạo đi công tác, quá trình lãnh đạo đang đi công
tác, sau khi lãnh đạo đi công tác vê.
Trước khi lãnh đạo đi công tác:

+ Phác họa chuyến đi: địa điểm đến; Nội dung công tác; Số người đi;
Ngày, tháng, thời gian công tác; Mục đích chuyến đi; Phương tiện, tài liệu cần;
kinh phí..
+ Liên hệ nơi đến công tác: Thông báo bằng văn bản cho nơi đến công tác
biết trước về nội dung và thời gian công tác; Thông báo cho cơ quan tiếp nhận
về ngày giờ và danh sách người đên.
+ Tiến hành thủ tục đăng ký chuyến bay, tàu, xe du lịch, đăng ký khách
sạn, nhà khách.
+ Chuẩn bị nội dung công tác, tài liệu nghiên cứu và phương tiện nghe
nhìn. VD: đề cương báo cáo và các tài liệu khác; hồ sơ, phương án, biện pháp
giải quyết cần thiết, có thể sao chép đĩa CD, USB và mang theo máy tính xách
tay; Đề cương phát biểu trong buổi hội thảo; chuẩn bị tư lieu nghiên cứu tham
khảo.
+ Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết như giấy giới thiệu, giấy đi đường, hộ
chiếu, CMND, trang bị cá nhân cần thiết.
Trong khi lãnh đạo đi côn tác:
Trong khi lãnh đạo đi công tác xa lâu ngày, văn phòng bố trí nơi ăn, chỗ ở
Sinh viên: Ngô Thị Dương

22

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cho lãnh đạo, phục vụ đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo.
+ Thực hiện các nhiệm vụ được giao trong phạm vi thẩm quyền

+ Theo dõi tiến độ của các cá nhân, các ban, ngành
+ Ghi nhật ký công việc
+ lưu lại sách báo, tạp chí, thư riêng của lãnh đạo.
Văn phòng thường xuyên giữ liên lạc với lãnh đạo, quá trình giải quyết
công việc có liên quan tới Lãnh đạo cần phải liên lạc và xin ý kiến chỉ đạo của
Lãnh đạo bằng cách gọi điện trực tiếp.
Sau khi lãnh đạo đi công tác vê:
+ Báo cáo với lãnh đạo những công việc ở nhà ( công việc đã hoặc chưa
giải quyết) và bàn giao giấy tờ, tài liệu. Thông báo lịch làm việc và tiếp khách
của lãnh đạo
+ Lập hồ sơ
+ Kiểm tra, hệ thống các hóa đơn, chứng từ để thanh toán kinh phí tạm
ứng.
+ Biên tập, soạn thảo các văn bản liên quan đến chuyến đi công tác.
“ Nếu thư ký không đi cúng:
- Chuyển cho lãnh đạo hoặc trưởng đoàn tất cả các tài liệu cần thiết
2. Xin ý kiến lãnh đạo về ủy quyền giải quyết công việc ở nhà
- Ghi sổ những cuộc điện thoại, những người cần gặp lãnh đạo và kịp thời
thông báo cho lãnh đaoh để xin ý kiến.
3. Sắp xếp cẩn thận các công văn tài liệu nhận được khi lãnh đạo đi công
tác”.

1.5. Đánh giá công tác tình hình triên khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hóa công sở của UBND quận Tây Hồ
Trong thời lỳ mở cửa, cùng với hội nhập và phát triển kinh tế, các luồng
văn hóa nước ngoài cũng theo đó mà vào. Có nhiều luồng gió mát nhưng cũng
không ít luồng gió độc. Làm sao điều chỉnh những hành vi ứng xử để bảo tồn
Sinh viên: Ngô Thị Dương

23


Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

văn hóa mà vẫn du nhập được văn minh, tiến bộ nhân loại? Điều này hết sức
khó. Nó đòi hỏi mọi thành viên trong xã hội phải biết tự mình điều chỉnh quan
điểm hành vi ứng xử sao cho phù hợp.
Văn hóa công sở không chỉ thể hiện đạo đức, phẩm chất của cán bộ, công
nhân viên chức trong khi thực thi nhiệm vụ mà còn thể hiện trình độ văn hóa của
mỗi người. Để bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của các cơ
quan hành chính nhà nước, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quy chế văn hóa
công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước, có hiệu lực thi hành từ ngày 5 – 9
– 2007.
Cụ thể hơn, trong môi trường văn hóa công sở của UBND quận Tây Hồ
văn hóa công sở luôn được thể hiện trên tất cả mọi phương diện tứ logo đên
trang phục của cán bộ công nhân viên chức trong cơ quan, cách giao tiếp cũng
như các mối quan hệ giữa các cán bộ công chức với lãnh đạo và nhân dân.
Các cán bộ ở quận ứng xử văn minh, thanh lịch trong giao tiếp. Nhiều nơi
trong quận đã có nội quy, có bảng “ Cấm hút thuốc lá” gắn trên tường và hiện
tượng hút thuốc trong khi làm việc là không còn.
Giờ giấc làm việc nghiêm túc không còn tình trạng các anh chị các cô
ngồi nói chuyện gẫu, nói xấu nhau gây mất đoàn kết.
Là cơ quan Hành chính thực hiện chế độ một cửa, cán bộ tiếp dân có cử
chỉ rất mềm mỏng, nắm vững các quy chế, nguyên tắc, thủ tục, hướng dẫn cặn
kẽ để khách đỡ mất công sức và thời gian đi lại nhiều lần, nhất là cán bộ đi làm
đúng giờ quy đinh, có trách nhiệm với công việc.

Thực hiện việc sử dụng trang phục trên cơ sở các quy định yêu cầu đồng
thời phù hợp với ngoại hình và khả năng chi tiêu.
Thực hiện Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 thang 8 năm 2007
của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế văn háo công sở tại các cơ quan
Hành chính nhà nước. UBND quận Tây Hồ nghiêm túc triển khai, xây dựng quy
chế văn hóa công sở.
Tuyên truyền sâu rộng mục đích, ý nghĩa tầm quan trọng của việc xây
dựng quy chế văn háo công sở đến toàn thể cán bộ, đảng viên, công chức, viên
Sinh viên: Ngô Thị Dương

24

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chức và lao động trong cơ quan, xây dựng quy chế văn háo công sở tại quận đơn
vị gồm các nội dụng về trang phục, đeo thẻ công chức, viên chức, giao tiếp ứng
xử, về bài trí công sở…..
Tác phong, ứng xử giao tiếp với nhân dân khi giải quyết công việc, với
đồng nghiệp khi trao đổi, hợp tác làm việc được đưa thành nội dung cho mỗi cán
bộ, đảng viên, công chức, viên chức phấn đáu học tập làm theo tấm gương đạo
đức Hồ Chí Minh, góp phần không nhỏ trong việc đổi mới phong cách, lề lối
làm việc của UBND quận.
Việc thực hiện lề lối làm việc của cán bộ, công chức, viên chức, việc chấp
hành kỷ luật lao động, quy chế làm việc được thực hiện nghiêm túc hơn, có
nhiều tiến bộ. Giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành

công vụ được quan tâm hơn và trở thành một trong những nội dung tiêu chuẩn
rất quan trọng trong rèn luyện của cán bộ, công chức, viện chức tại cơ quan. Đại
bộ phận cán bộ, công chức viên, viên chức giao tiếp, ứng xử đúng mực với nhân
dân, với đồng nghiệp, khắc phục được tình trạng quan lieu, hách dịch, cửa
quyền, ứng xử thiếu văn hóa…Văn hóa giao tiếp khi sử dụng điện thoại có
chuyển biến tích cực. Hiện tượng cán bộ, công chức, viên chức lạm dụng rượu,
bia làm mất tư cách, ảnh hưởng đến uy tín, gây mất trật tự xã hội đã giảm nhiều,
hầu như không còn.
.Trang phục khi thi hành công vụ của cán bộ, công chức, viên chức cơ bản

tốt, đảm bảo gọn gàng, lịch sự phù hợp với bản sắc văn hóa dân tộc và việc đeo
thẻ đã dần vào nề nếp.
Các hoạt động khác như treo Quốc huy, Quốc kỳ tại quận và trong các
buổi lễ, đón tiếp khách nước ngoài và lễ trang trong cơ quan, bài trí khuôn viên
công sở được thực hiện theo quy định, nơi để phương tiện giao thông được quy
định cụ thể, thuận tiện và an toàn. Việc bài trí phòng làm việc khá gọn gàng, hợp
lý.
Mặc dù còn những hạn chế, yếu kém nhưng nhìn chung UBND quận Tây
Hồ triển khai thực hiện Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg đã đạt kết quả khá
toàn diện góp phần nâng cao hiệu quả, triển khai và thực hiện nghi thức nhà
Sinh viên: Ngô Thị Dương

25

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A