Báo cáo thực tập tốt nghiệp
MỤC

Khoa Quản trị văn phòng
Số
trang

Tiêu đề
LỜI NÓI ĐẦU

4

PHẦN KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC
I
TẬP

8

I

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi
cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình

8

1

Giới thiệu chung về huyện Lâm Bình.

8

2

Chức năng của Chi cục Thi hành án dân sự
huyện Lâm Bình.

9

3

Nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Thi hành án dân sự
huyện Lâm Bình

10

4

Cơ cấu tổ chức của Chi cục Thi hành án dân sự
huyện Lâm Bình.

11

II

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
văn phòng Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình

12

1


Chức năng của Văn phòng

13

2

Nhiệm vụ của Văn phòng

14

3

Cơ cấu tổ chức của văn phòng

16

4

Bản mô tả công việc cuả Lãnh đạo Chi cục Thi hành án dân sự
huyện Lâm Bình.

16

III

Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác
hành chính văn phòng

20


1

Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

20

1.1

Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu, tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
Lấy ví dụ những tình huống cụ thể.

20

1.2

Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng công tác thường kỳ của

22

Nguyễn Thị Dung

1

Lớp Quản trị văn phòng K7a


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng


cơ quan. Đánh giá ưu điểm, hạn chế.
1.3

Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hội thảo, cuộc họp) của
cơ quan mà trong quá trình thực tập sinh viên được tham gia.
Lập hồ sơ hội nghị

23

1.4

Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho
Lãnh đạo cơ quan

26

1.5

Đánh giá tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước
về văn hóa công sở của Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm
Bình

27

Khảo sát công tác văn thư

29

2.1


Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét và
nhược điểm).

31

2.2

Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng
trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.

36

Khảo sát tình hình tực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

51

2

3

PHẦN CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH
II
CỦA CƠ QUAN

30

1

Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng

và năm của Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình.

39

2

Soạn thảo Quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan

51

3

Soạn thảo Quy chế văn hóa công sở của cơ quan

67

4

Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan

74

5

Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu
điểm, nhược điểm mô hình văn phòng này

77

6


Đánh giá cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của cơ quan. Nhận
xét ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ
quan

79

PHẦN
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
III
Nguyễn Thị Dung

2

81
Lớp Quản trị văn phòng K7a


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

I

Nhận xét, đánh giá chung về những ưu nhược điểm trong
công tác hành chính văn phòng của Chi cục Thi hành án
dân sự huyện Lâm Bình

81


1

Về công tác nhân sự.

81

2

Công tác văn phòng

82

3

Công tác văn thư lưu trữ.

83

II

Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục
những nhược điểm

84

1

Trong công tác văn thư

85


2

Trong công tác lưu trữ:

85

3

Trong các hoạt động khác:

86

4

Đối với Trường và Khoa Quản trị Văn phòng:

87

KẾT LUẬN

88

TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU
Nguyễn Thị Dung

3


Lớp Quản trị văn phòng K7a


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
Chúng ta đang được sống trong một thế giới mới, văn minh hơn và hiện
đại hơn, một thế giới của nền “ công nghiệp hóa hiện đại hóa”, cùng với đó là sự
bùng nổ của nền công nghệ thông tin. Đất nước chúng ta trải qua nghìn năm
văn hiến cũng đang nằm trong xu hướng chung của thế giới. Cùng với sự phát
triển không ngừng của thế giới thì Việt Nam chúng ta cũng đã và đang bước lên
là một nước có nền kinh tế lớn mạnh với nền chính trị ổn định, điển hình là sự
phát triển của nền công nghiệp hóa hiện đại hóa mà Đảng, Nhà nước và nhân
dân ta đang thực hiện.
Không nằm ngoài xu hướng phát triển chung của Đất nước, được sự quan
tâm đặc biệt của Đảng và Nhà nước nền giáo dục của nước nhà cũng không
ngừng được nâng cao cả về chất và lượng. Thực hiện mục tiêu xã hội hóa giáo
dục mà Đảng và Nhà Nước ta đã đặt ra trong những năm gần đây, các Trường
Đại học, Cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp… đã không ngừng nâng cao chất
lượng dạy và học, học đi đôi với thực hành, lý luận gắn liền với thực tiễn, các
Trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp đã có mặt tại hầu hết các
tỉnh thành phố trên cả nước, đáp ứng được yêu cầu học tập nghiên cứu của học
sinh, sinh viên cả trong và ngoài nước.
Tuy nhiên cùng với sự phát triển không ngừng của kinh tế, bên cạnh đó là
phải có một nền chính trị ổn định, hệ thống pháp luật nghiêm minh, thì công tác
Hành chính văn phòng cũng phải đáp ứng được yêu cầu chung của xã hội. Vấn
đề về cải cách thủ tục hành chính cũng vô cùng cấp thiết, và quan trọng nhất là
chúng ta phải xây dựng được một nền hành chính trong sạch, vững mạnh, xây
dựng một đội ngũ cán bộ, nhân viên hành chính có phẩm chất đạo đức tốt, có
năng lực và trình độ cao thì mới có thể đáp ứng được yêu cầu trong việc cải

cách thủ tục hành chính, phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và phát triển Đất
nước trở thành một nước “ lớn mạnh sánh vai cùng các cường quốc năm châu”
thực hiện theo mong ước của Chủ Tịch Hồ Chí Minh khi còn sinh thời.

Nguyễn Thị Dung

4

Lớp Quản trị văn phòng K7a


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
Trong công tác Hành chính - Văn phòng Nhà nước, thì văn phòng là trung
tâm, là cầu nối, thực hiện phối hợp trong mọi hoạt động của cơ quan. Vì thế văn
phòng hoạt động hiệu quả mới giúp cho cơ quan hoạt động có chất lượng, tăng
khả năng cạnh tranh, và giữ được sự ổn định trong mọi công việc của cơ quan,
giúp cho hoat động của cơ quan được xuyên suốt, nhịp nhàng, thuận lợi trong
công tác hành chính của cơ quan, tạo điều kiện tốt nhất để cơ quan hoạt động
một cách hiệu quả nhất, thiết thực nhất, phục vụ cho sự phát triển chung của
Đất nước.
Nắm bắt được xu thế của thời đại và yêu cầu cấp thiết đó, trường Đại học
Nội vụ Hà Nội, trước đây là trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội là nơi có truyền
thống đào tạo ra nhiều cán bộ ngành Văn thư, lưu trữ, Quản trị Văn phòng,
Quản trị Nhân lực,... Đặc biệt là chuyên nghành Quản trị Văn phòng (một trong
những chuyên nghành chính của nhà trường) đã được đưa vào giảng dạy ngày
càng nhiều hơn để đào tạo cho đất nước những nhân viên Văn phòng có trình
độ chuyên môn sâu cũng như phẩm chất đạo đức tốt. Với bề dày truyền thống,
từ ngày thành lập trường đến nay trường đã đào tạo nhiều lớp cán bộ Quản trị
Văn phòng nhiệt tình, năng động, am hiểu học hỏi và chuyên nghiệp.

Kiến thức chuyên môn các thầy cô đã truyền đạt là những bài học vô cùng
quý báu. Nhưng “học phải đi đôi với hành”, nếu chỉ dừng lại ở đó thì sinh viên
chúng em mới chỉ hiểu được “phần nổi” mà chưa có kinh nghiệm thực tế. Để
đáp ứng nhu cầu bức thiết đó và nhằm trang bị hành trang, kỹ năng nghiệp vụ
thành thạo cho sinh viên, sau 3 năm học nhà trường đã tạo điều kiện cho sinh
viên được đi thực tập tại các cơ quan theo vốn kiến thức lý thuyết thầy cô đã
trang bị cho khi còn trên ghế nhà trường, thực hiện đúng khẩu hiệu mà trường
Đại học Nội vụ đã đề ra: “Học thật, thi thật, ra đời làm thật”. Đây cũng là dịp
để sinh viên củng cố, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một Quản trị
viên, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục
vụ cho công tác sau này.
Nguyễn Thị Dung

5

Lớp Quản trị văn phòng K7a


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
Được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận của Chi cục Thi hành án
dân sự huyện Lâm Bình, em đã được thực tập trực tiếp tại Chi cục, với kiến thức
lý thuyết học được và vận dụng vào thực tế em đã giải quyết được một số vấn đề
thực tiễn trong công việc. Bên cạnh đó, em còn được học hỏi thêm rất nhiều kinh
nghiệm thực tế. Đây sẽ là cơ hội lớn nhằm rèn luyện ý thức nghề nghiệp, phẩm
chất người cán bộ, mặt khác sẽ là dịp cho bản thân mình thu thập được thêm
những tài liệu, kiến thức chuẩn bị cho kỳ thi tốt nghiệp trước mắt.
Là một sinh viên lớp Quản trị Văn phòng, sau hơn 3 năm học em đã được
trang bị những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhất định tại trường, cùng với
sự trải nghiệm công việc thực tế trong thời gian qua tại Chi cục Thi hành án dân

sự huyện Lâm Bình em đã có thêm những nhận thức mới về những quản trị viên
trong văn phòng.
Báo cáo thực tập dưới đây phần nào phản ánh được công tác văn phòng
tại cơ quan thực tập nói riêng và văn phòng cơ quan ở nước ta nói chung. Qua
đó, cho em thấy được những ưu điểm, nhược điểm, những thiếu sót tồn tại chủ
yếu, từ đó đúc rút ra những bài học kinh nghiệm vô cùng quý báu. Nhưng với
thời gian thực tập hạn chế cũng như bản thân chưa hiểu hết về công việc văn
phòng nên không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định.
Đồng thời, qua bản báo cáo thực tập này cho phép em gửi lời cảm ơn
chân thành và sâu sắc tới Chú Nguyễn Thanh Bình – Quyền Chi cục Thi hành
án dân sự huyện Lâm Bình, Cô Quan Thị Vân cùng các anh chị trong Chi cục đã
tận tình chỉ dậy cho em trong suốt quá trình thực tập. Trong quá trình thực tập
tại đây em đã được chú Nguyễn Thanh Bình, cô Quan Thị Vân và các anh chị
tạo điều kiện để em phát huy năng lực của mình, áp dụng được những kiến thức
em đã học vào công việc cụ thể tại Văn phòng, giúp em tích lũy thêm nhiều kinh
nghiệm sau khi hoàn thành mỗi công việc được giao, được tiếp cận một môi
trường làm việc chuyên nghiệp, giúp em hiểu hơn về tầm quan trọng của
Nguyễn Thị Dung

6

Lớp Quản trị văn phòng K7a


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
chuyên ngành mà em đang theo học và tạo điều kiện để em củng cố thêm những
kiến thức em đã được học cũng như học hỏi thêm rất nhiều điều bổ ích mà khi
ngồi trên giảng đường em chưa được biết đến.
Một lần nữa em xin cảm ơn, quý cơ quan đã tận tình hướng dẫn nghiệp

vụ cho em. Em xin kính chúc sức khỏe các anh các chị, chúc các anh chị đoàn kết,
công tác tốt và hoàn thành suất sắc nhiệm vụ được giao.

Lâm Bình, ngày 29 tháng 4 năm 2015
Sinh viên

Nguyễn Thị Dung

PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
Nguyễn Thị Dung

7

Lớp Quản trị văn phòng K7a


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thi
hành án dân sự huyện Lâm Bình.
1.Giới thiệu chung về huyện Lâm Bình và quá trình hình thành Chi
cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình.
* Giới thiệu chung về huyện Lâm Bình
Huyện Lâm Bình là một huyện mới thành lập của tỉnh Tuyên Quang, huyện
được thành lập ngày 28 tháng 1 năm 2011 theo Nghị quyết số 07/NQ-CP về việc
điều chỉnh địa giới hành chính, trên cơ sở điều chỉnh diện tích tự nhiên và nhân
khẩu 05 xã của huyện Na Hang và 03 xã thuộc huyện Chiêm Hóa. Tổng diện tích

toàn huyện sau khi sát nhập là 78.152,17 ha diện tích tự nhiên, trong đó có
29.459 nhân khẩu; huyện có 08 đơn vị hành chính trực thuộc, gồm các xã: Lăng
Can, Thượng Lâm, Khuôn Hà, Phúc Yên, Xuân Lập, Bình An, Thổ Bình, Hồng
Quang.
Là huyện miền núi có địa bàn rộng, nhiều núi cao, độ dốc lớn, địa hình chia
cắt,hiểm trở giao thông đi lại gặp nhiều khó khăn. Toàn huyện có 10 dân tộc
anh em cùng sing sống, trình độ dân trí không đồng đều, Là huyện nghèo kinh tế
chậm phát triển, chủ yếu sản xuất nông nghiệp, điều kiện khí hậu thổ nhưỡng
phù hợp cho chăn nuôi gia súc và trồng các loại cây Công nghiệp như: Chè, lạc,
bông….
Huyện Lâm Bình cách trung tâm Thành phố Tuyên Quang150 km. Địa giới
hành chính huyện:
- Phía đông giáp huyện Na hang, tỉnh Tuyên Quang.
- Phía Bắc giáp huyện Bắc Mê, tỉnh Hà Giang.
- Phía Tây giáp huyện Bắc Quang, tỉnh Hà Giang.
- Phía Nam giáp huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang.
Nguyễn Thị Dung

8

Lớp Quản trị văn phòng K7a


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
* Quá trình hình thành và phát triển của Chi cục Thi hành án dân sự
huyện Lâm Bình
Ngay sau khi chia tách một phần của huyện Na Hang và một phần của
huyện Chiêm Hóa, để thành lập huyện Lâm Bình ngày 03 tháng 03 năm 2011 Bộ
Tư pháp đã ra Quyết định số 271/QĐ-BTP về thành lập Chi cục Thi hành án dân

sự huyện Lâm Bình. Ngay sau khi có Quyết định thành lập đơn vị, Cục Thi hành
án dân sự tỉnh Tuyên Quang đã tổ chức công bố thành lập Chi cục Thi hành án
dân sự huyện Lâm Bình.
2. Chức năng của Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình.
Theo quy định tại Nghị định số 74/2009/NĐ-CP ngày 09 tháng 9 năm
2009 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của
Luật Thi hành án dân sự về cơ quan quản lý thi hành án dân sự, cơ quan thi
hành án dân sự và công chức làm công tác thi hành án dân sự, Chi cục Thi hành
án dân sự có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức như sau:
Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện là cơ quan trực thuộc Cục Thi hành
án dân sự cấp tỉnh, thực hiện chức năng tham mưu giúp UBND cấp huyện quản
lý nhà nước về công tác Thi hành án dân sự và có trách nhiệm báo cáo với Ủy
ban nhân dân cùng cấp về chủ trương, biện pháp tăng cường công tác thi hành
án dân sự trên địa bàn và thực hiện báo cáo công tác thi hành án dân sự trước
Hội đồng nhân dân cùng cấp theo quy định của pháp luật và chịu sự chỉ đạo của
Ủy ban nhân dân cùng cấp trong phạm vi huyện quản lý, thực hiện quản lý về
Thi hành án dân sự theo quy định của pháp luật như: Trực tiếp Thi hành các
bản án, quyết định theo quy định của Luật Thi hành án dân sự; giải quyết khiếu
nại tố cáo về công tác Thi hành án dân sự và Quản lý công chức,cơ sở vật
chất,kinh phí và phương tiện hoạt động được giao theo hướng dẫn, chỉ đạo của
cơ quan Thi hành án dân sự cấp tỉnh; thực hiện chế độ thống kê, báo cáo công

Nguyễn Thị Dung

9

Lớp Quản trị văn phòng K7a


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng
tác tổ chức, hoạt động thi hành án theo quy định của pháp luật và theo hướng
dẫn của cơ quan Thi hành án dân sự cấp tỉnh
Chi cục thi hành án dân sự huyện Lâm Bình có tư cách pháp nhân, có con
dấu để giao dịch, được mở tài khoản tại Kho bạc và Ngân hàng theo quy định
của pháp luật.
3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm
Bình.
Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình có nhiệm vụ trực tiếp tổ chức
thi hành các bản án, quyết định theo quy định.
3.1. Cơ quan Thi hành án dân sự cấp huyện có thẩm quyền thi hành các bản
án, quyết định sau đây:
a. Bản án, quyết định sơ thẩm của Tòa án huyện nơi cơ quan thi hành án
dân sự có trụ sở;
b. Bản án, quyết định phúc thẩm của Tòa án cấp tỉnh đối với bản án, quyết
định sơ thẩm của Tòa án cấp huyện nơi cơ quan thi hành án dân sự cấp huyện
có trụ sở;
c. Quyết định giám đốc, tái thẩm của Tòa án cấp tỉnh đối với bản án, quyết
định đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án cấp huyện nơi cơ quan thi hành án dân
sự cấp huyện có trụ sở;
d. Bản án, quyết định do cơ quan thi hành án dân sự cấp huyện nơi khác, cơ
quan thi hành án dân sự cấp tỉnh hoặc cơ quant hi hành án cấp quân ủy thác.
3.2. Giải quyết khiếu nại, tố cáo về thi hành án dân sự thuộc thẩm quyền
theo quy dịnh của Luật này.
3.3.Thực hiện quản lý công chức, cơ sở vật chất, kinh phí và phương tiện
hoạt động được giao theo hướng dẫn, chỉ đạo của cơ quant hi hành án dân sự
cấp tỉnh.
Nguyễn Thị Dung

10


Lớp Quản trị văn phòng K7a


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
3.4. Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo công tác tổ chức, hoạt động thi
hành án theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của cơ quan thi hành án
theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của cơ quan thi hành án dân sự cấp
tỉnh.
3.5. Lập hồ sơ đề nghị xét miễn, giảm nghĩa vụ thi hành án dân sự.
3.6. Giúp ủy ban nhân dân cùng cấp thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo
quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 174 của Luật Thi hành án dân sự:
- Chỉ đạo việc tổ chức phối hợp các cơ quan có liên quan trong thi hành án
dân sự trên địa bàn.
- Chỉ đạo việc tổ chức cưỡng chế thi hành các vụ án lớn, phức tạp, có ảnh
hưởng về an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội ở địa phương theo đề nghị
của Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự cấp huyện.
3.7. Báo cáo công tác thi hành án dân sự trước Hội đồng nhân dân khi có
yêu cầu.
4. Cơ cấu tổ chức của Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình.
Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình có tổng 06 biên chế và 01 hợp
đồng theo Nghị định số 74/2009/NĐ-CP ngày 09 tháng 9 năm 2009 của Chính
Phủ, quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành án một số điều cảu Luật thi hành
án dân sự về cơ quan quản lý thi hành án dân sự, cơ quant hi hành án dân sự và
công chức làm công tác thi hành án dân sự.
Đứng đầu là Chi cụctrưởng phụ trách chung, quản lý, điều hành toàn bộ
hoạt động công tác của Chi cục.
- Phó Chi cục trưởng quản lý, điều hành hoạt động công tác của cơ quan khi
được Chi cục trưởng phân công hoặc ủy quyền.

Chi cục Thi hành án dân sự huyện được phân thành hai bộ phận: bộ phận
Nghiệp vụ thi hành án và bộ phận Văn phòng.
Nguyễn Thị Dung

11

Lớp Quản trị văn phòng K7a


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
- Bộ phận Nghiệp vụ: đứng đầu là Chấp hành viên chịu sự quản lý trực tiếp
của lãnh đạo đơn vị, giúp việc cho Chấp hành viên là bộ phận thư ký thi hành án;
Chuyên viên pháp lý chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo đơn vị.
- Bộ phận văn phòng: gồm có Kế toán, Văn thư và 01 bảo vệcủa cơ quan
chịu sự quản lý, chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị.
* Theo Quyết định số O1/QĐ-THADS ngày 05 tháng 01 năm 2015 về phân
công nhiệm vụ đối với cán bộ, công chức Chi cục thi hành án dân sự huyện Lâm
Bình. (phụ lục số 1)
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Chi cục Thi hành án dân sự (phụ lục số 2)
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình.
1. Chức năng của Văn phòng
- Chức năng tham mưu: giúp Chi cục Trưởng , điều hành trong công tác,
gồm: Tài chính, kế toán; kế hoạch, tổng hợp, trình lãnh đạo những thông tin
trong công việc để Chi cục trưởng đưa ra những quyết định kịp thời.
- Giúp Chi cục trưởng tổng hợp tình hình, điều hòa phối hợp với các đơn vị
hoạt động theo chương trình-kế hoạch đã đề ra.
Thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như: sách, báo, tạp chí,
internet…để đề xuất phương án tham mưu với Chi cục trưởng.

- Chức năng tổng hợp: tổng hợp các căn cứ xây dựng các phương án hoạt
động của cơ quan, tổ chức phục vụ lãnh đạo ra quyết định quản lý, tổ chức điều
hành thực hiện mục tiêu.
- Chức năng hậu cần: Là công tác góp phần quan trọng vào việc xây dựng
cơ quan, đảm bảo về cơ sở vật chất và trang thiết bị làm việc cho toàn thể cơ
quan; phụ trách về hậu cần mua sắm trang thiết bị trong phòng làm việc như:
Văn phòng phẩm, mực in, Giấy, Máy tính, Máy in….
Nguyễn Thị Dung

12

Lớp Quản trị văn phòng K7a


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
Luôn phối hợp với cơ quan, tạo mội trường làm việc tốt cho đồng nghiệp
trong cơ quan. Đảm bảo môi trường sinh thái nơi làm việc, lành mạnh, hài hòa,
sạch sẽ, quan tâm đến những khó khăn của họ trong quá trình làm việc để tạo
điều kiện tốt nhất.
2. Nhiệm vụ của Văn phòng
- Nhiệm vụ của chức năng tham mưu: Giúp lãnh đạo lập Chương trình
công tác theo chức năng nhiệm vụ được giao. Đề xuất các phương hướng chủ
trương, chính sách và cơ chế quản lý của Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm
Bình trong từng thời kỳ.
Nhiệm vụ của chức năng tổng hợp: tham mưu xây dựng Chương trình làm
việc, Kế hoạch, Báo cáo hoạt động hàng tháng, hàng quý, sáu tháng, và cả năm
của Chi cục, tổ chức thực hiện Chương trình Kế hoạch đã được phê duyệt.
Tham mưu, phục vụ điều hành công việc của Chi cục, điều hòa, phối hợp
hoạt động của cơ quan. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quy định của pháp

luật về lưu trữ và bảo mật; thực hiện công tác pháp chế; kiểm tra thể thức và
thủ tục trong việc ban hành các văn bản của Chi cục. Xây dựng dự toán ngân
sách, tổ chức kiểm tra, giám sát việc sử dụng các nguồn ngân sách nhà nước;
thực hiện công tác quản lý tài vụ.
Nhiệm vụ của chức năng tổng hợp: xây dựng Chương trình, tổ chức phục vụ
kỳ họp, chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp,báo cáo công việc của Chi cục hoạt
động trong thời gian qua cho Cục thi hành án dân sự tỉnh. Thực hiện công tác
quản lý tài chính, tài sản được giao; lập dự toán và báo cáo thu, chi, quyết toán
tài chính hàng năm, hàng quý phục vụ cho hoạt động của cơ quan, hướng dẫn,
thẩm định, quyết toán tài chính của các Chương trình, Đề án nghiệp vụ chi tiêu
thuộc Chi cục quản lý theo đúng quy định của Nhà nước;
Đảm bảo cơ sở vật chất, công tác hành chính, công tác lưu trữ, lễ tân và
điều kiện hoạt động của Chi cục.
Nguyễn Thị Dung

13

Lớp Quản trị văn phòng K7a


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo phân công.
3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng
Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình là cơ quan nhỏ, số lượng công
việc ít nên Chi cục không thiết lập các phòng ban, vì vậy Quyền chi cục trưởng là
vừa là người phụ trách quản lý Chi cục vừa là người lãnh đạo, điều hành, chỉ
đạo giám sát các mặt hoạt động công tác văn phòng trong Chi cục.
Cơ cấu nhân sự trong văn phòng của Chi cục như sau:
1. Quyền Chi cục trưởng: là người phụ trách, điều hành toàn bộ hoạt động

công tác trong Chi cục.
- Lập kế hoạch công tác tháng, quý, năm.
- Tham mưu cho Ban chỉ đạo Thi hành án dân sự cấp huyện, cấp trên.
- Thực hiện công việc khác Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang giao.
2.Phó Chi cục trưởng: là người phụ trách quản lý, điều hành hoạt động
của cơ quan khi được Chi cục trưởng phân công.
- Tổ chức phát động thi đua khen thưởng trong nội bộ.
- Báo cáo kết quả công tác, xây dựng kế hoạch công tác tháng
- Thực hiện công tác khác khi được Chi cục trưởng giao.
3. Kế toán trưởng: Có trách nhiệm thực hiện các quy định của nhà nước về
nhiệm vụ tài chính kế toán. Chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng về việc quản
lý, chỉ tiêu, thanh, quyết toán các khoản ngân sách mà Chi cục quản lý.
3. Cán bộ Văn thư: Được đào tạo đúng chuyên ngành. Nhân viên văn thư
có trách nhiệm thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác văn phòng theo đúng
quy định của nhà nước.

Nguyễn Thị Dung

14

Lớp Quản trị văn phòng K7a


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
4. Bảo vệ: Chịu trách nhiệm kiểm soát người ra, vào cơ quan theo quy
định, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, bảo vệ an toàn tài sản trong khu
vực của cơ quan. Đảm bảo vệ sinh, nước uống trong các phòng làm việc, và phục
vụ các kỳ họp của cơ quan. Không tự ý di chuyển văn bản trong các phòng làm
việc.

(Phụ lục số 03: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chi cục)
4. Bản mô tả công việc cuả Lãnh đạo Chi cục Thi hành án dân sự
huyện Lâm Bình.
Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình là cơ quan nhỏ, được thành lập
từ khi thành lập huyện mới Lâm Bình năm 2011, Với số lượng công việc ít nên
Chi cục không thiết lập các phòng Hành chính, vì vậy Chi cục trưởng Chi cục Thi
hành án dân sự huyện Lâm Bình là người bao quát, chỉ đạo hoạt động công tác
văn phòng của cơ quan.
Sau đây là bản mô tả công việc của Quyền Chi cục trưởng Chi cục Thi hành
án dân sự huyện Lâm Bình (Đứng dưới góc độ người quản trị văn phòng của Chi
cục) và tham mưu giúp việc cho Chi cục trưởng là cán bộ văn thư trong Chi cục.
STT

Tiêu chí

Nội dung

Cơ quan

Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình

Chức danh

Quyền Chi cục trưởng

Bậc lương, Hệ số

Bậc 3; Hệ số 3,33

Trình độ


Cử nhân Luật
- Phụ trách chung, quản lý, điều hành
toàn bộ hoạt động công tác của Chi
cục.
- Chịu trách nhiệm về những nhiệm vụ,

Nguyễn Thị Dung

15

Lớp Quản trị văn phòng K7a


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2

Nhiệm vụ

Khoa Quản trị văn phòng
quyền hạn được giao.
- Phân công nhiệm vụ và thực hiện chế
độ kiểm tra đối với Chấp hành viên,
cán bộ, công chức trong Chi cục.
- Lập kế hoạch công tác tháng, quý và
cả năm của Chi cục.
- Đăng ký giao ước thi đua và báo cáo
công tác thi đua, khen thưởng với cấp
trên.


- Ký các văn bản thuộc thẩm quyền và
báo cáo cấp trên.
- Tổ chức thực hiện kế hoạch và
chương trình của Cục Thi hành án dân
sự tỉnh giao cho.
- Thường xuyên báo cáo kết quả công
tác với lãnh đạo Cục, phối hợp chặt chẽ
3

Công việc

- Ngăn ngừa và đấu tranh chống các
bệnh tiêu cực, quan liêu, hách dịch,
tham nhũng, lãnh phí, “ăn cắp” giờ
hành chính của cán bộ, công chức
trong phòng và cơ quan
- Mối quan hệ bên trong tổ chức:
+ Chịu sự giám sát và quản lý Cục Thi

4

Phạm vi công việc

hành án dân sự tỉnh.
+ Quản lý các nhiệm vụ công việc của
phòng và Chi cục.
+ Giám sát các hoạt động của nhân
viên trong phòng, quản lý về lĩnh vực

Nguyễn Thị Dung


16

Lớp Quản trị văn phòng K7a


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng
Thi hành án và công tác văn phòng
mình đảm nhiệm.
+ Có quan hệ tốt, hài hòa với Cán bộ
công chức, nhân viên trong cơ quan.
- Mối quan hệ bên ngoài tổ chức:
+ Quan hệ đối tác với Bảo hiểm xã hội,
Bảo hiểm Y tế, Ngân hàng...
+ Quan hệ với Huyện ủy và UBND
huyện về vấn đề hoạt động công tác
văn phòng và Thi hành án dân sụ củ
huyện,
- Quyết định hình thức báo cáo với Cục
trưởng: báo cáo bằng văn bản, báo cáo
bằng miệng; báo cáo trực tiếp hoặc
báo cáo gián tiếp (điện thoại, Email,
fax…)
- Quyết định phương pháp xây dựng

5

Quyền Quyết định


báo cáo, kế hoạch hàng tháng, quỹ,
năm;
- Quyết định thời gian nghỉ phép cho
bản thân và nhân viên mình quản lý
theo đúng quy định của pháp luật và
cơ quan.
- Lựa chọn cách thức triển khai công
việc được giao .
- Quyết định lựa chọn đơn vị - công ty
cung cấp trang thiết bị cho cơ quan và
văn phòng làm việc.
- Hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ
được giao (98%):

Nguyễn Thị Dung

17

Lớp Quản trị văn phòng K7a


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng
+ Thực hiện tốt việc quản lý các nhiệm
vụ của văn phòng.
+ Quản lý các lĩnh vực, công việc liên
quan đến văn phòng và văn thư lưu
trữ, trang bị đầy đủ các thiết bị máy


6

Chỉ số thành công

móc liên quan đến quá trình làm việc
của nhân viên trong văn phòng và
công chức - viên chức trong cơ quan .
+ Giám sát đầy đủ các chế độ lương
cho công chức-viên chức trong cơ
quan.
+ Bảo đảm việc thực hiện tốt các nhiệm
vụ liên quan đến Bảo hiểm xã hội, bảo
đảm đầy đủ quyền lợi của công chức viên chức trong cơ quan.
+ Bảo đảm An ninh trật tự, lắp đặt hệ
thống phòng cháy chữa cháy, xử lý
nhanh chóng kịp thời các tình huống
phát sinh.
+ Báo cáo đầy đủ, chính xác tất cả công
việc và vấn đề mà mình phụ trách với
cấp trên. Đề xuất kế hoạch phù hợp với
sự phát triển của cơ quan
* Kỹ năng mềm tốt, phân tích, đánh
giá, xử lý tình huống nhanh; có kỹ năng
giao tiếp năng động trong mọi môi

7

Tiêu chuẩn công việc


Nguyễn Thị Dung

trường công việc.
- Phẩm chất đạo đức: tốt, chịu áp lực
18

Lớp Quản trị văn phòng K7a


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng
công việc cao. Có lối sống giản dị, trong
sạch, chính trực và khiên tốn. “Cần Kiệm - Liêm - Chính - Chí công vô tư”.
- Điều kiện thực hiện công việc:
+ Điều kiện vật chất:
* Cung cấp đầy đủ trang thiết bị máy
móc, bàn, ghế, tủ… cho văn phòng và
Toàn Chi cục..
* Có phòng làm việc riêng.
+ Vị trí pháp lý:
* Có vai trò và quyền hạn trong cơ
quan, có quyền đưa ra quyết định
thuộc thẩm quyền được pháp luật quy
định,
* Có sự chỉ đạo của cấp trên, sự phối
hợp trong công việc của đồng nghiệp
trong văn phòng và cơ quan
- Thiếu nguồn nhân lực, công việc
nhiều tồn đọng.

- Là cơ sở mới thành lập nên điều kiện,

8

Khó khăn trở ngại

cơ sở vật chất thiếu thốn gây trở ngại
trong công tác quản lý.
- Thực hiện nhiều công việc gây áp lực

(Phụ lục 1 : bảng phân công việc)

III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng.
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.

Nguyễn Thị Dung

19

Lớp Quản trị văn phòng K7a


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp , giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan
Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình là cơ quan trực thuộc Cục Thi
hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang, Chi cục đang trong quá trình hoàn thiện cơ
cấu tổ chức nên còn rất nhiều hạn chế trong quá trình hoạt động, nhưng quá

trình hoạt động của Chi cục vẫn được diễn ra liên tục và thông suốt. Trong quá
trình hoạt động của tổ chức luôn có mối quan hệ đối nội và đối ngoại thông qua
các văn bản giao dịch chính vì vậy Bộ phận Văn phòng của Chi cục Thi hành án
có quan hệ mật thiết với Lãnh đạo, Chấp hành viên trong Chi cục về các hoạt
động quản lý của văn phòng.
Văn phòng tham mưu cho Chi cục trưởng tổng hợp điều phối hoạt động
của cơ quan theo chương trình, kế hoạch công tác tổ chức thực hiện công tác
văn thư, lưu trữ, công tác quản trị.Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm đề
suất những sáng kiến, những quyết định đúng đắn, kịp thời nhằm mang lại hiệu
quả tối ưu trong quản lý và điều hành.
Không thể có ý kiến tham mưu tốt nếu Văn phòng không đặt trên cơ sở
tổng hợp nguồn thông tin bên trong và bên ngoài; phân tích, sử dụng những
thông tin đó một cách hợp lý và hiệu quả. Chức năng tham mưu được thể hiện
trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như: xây dựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc
theo quy chế; giúp Chi cục trưởng xây dựng và tổ chức chương trình công tác;
thông tin tổng hợp phục vụ Chi cục. Ngoài ra, Văn phòng còn là bộ phận hoạch
định và kiểm soát các quy trình, phối hợp các quy trình hoạt động của cơ quan
để các hoạt động được vận hành một cách hiệu quả; kiến nghị xử lý các vấn để
thuộc chức năng Lãnh đạo của cơ quan, tổ chức; biên tập kiểm tra và chịu trách
nhiệm về thủ tục, thể thức của văn bản.

Nguyễn Thị Dung

20

Lớp Quản trị văn phòng K7a


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng

Chức năng tham mưu tổng hợp là hai công việc cùng nhằm một mục đích
thống nhất là trợ giúp Lãnh đạo có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản
lý tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan.
Ngoài chức năng trên còn có chức năng đảm bảo hậu cần. Văn phòng
cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho Cán bộ nhân viên trong Chi cục thực hiện các
hoạt động diễn ra hàng ngày của cơ quan.
Mặt khác, hoạt động của cơ quan không thể thiếu các điều kiện vật chất
như phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính... Các yêu cầu này phải được phân
phối, bổ sung và cung cấp kịp thời để đảm bảo hoạt động hiệu quả. Nội dung
công việc này thuộc chức năng hậu cần của Văn phòng.
Bên cạnh đó, Văn phòng còn là bộ phận phục vụ trực tiếp hoạt động hàng
ngày như tổ chức các cuộc làm việc của Chi cục, các hội nghị, các chuyến đi công
tác, hoạt động chuyên môn của các đơn vị; chuẩn bị các điều kiện đảm bảo công
tác của cơ quan. Như vậy, Văn phòng là bộ phận tham mưu tổng hợp giúp lãnh
đạo cơ quan thực hiện chức năng quản lý, là trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ
trợ cho cán bộ công chức trong Chi cục về chức năng khác trong cơ quan hoàn
thành tốt nhiệm vụ của mình.
* Ví dụ:
Văn phòng giúp Chi cục trưởng xây dựng kế hoạch công tác văn thư
- lưu trữ cho cơ quan.
Xây dựng nội quy, quy định cho cơ quan.
Cung cấp các thiết bị văn phòng phẩm, tổ chức hội nghị, hội họp của cơ
quan.
Luôn kiểm tra, đề xuất sửa chữa những máy móc bị hóng hóc và đảm bảo
cơ sở hạ tầng cũng như điều kiện làm việc tốt nhất cho Lãnh đạo cơ quan và các
cán bộ công chức
Nguyễn Thị Dung

21


Lớp Quản trị văn phòng K7a


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
Cung cấp thông tin bên ngoài cho lãnh đạo.
1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng công tác thường kỳ của
cơ quan. Đánh giá ưu điểm, hạn chế.
* Ưu điểm.
Việc xây dựng và triển khai kế hoạch công tác của Chi cục rất sát sao với
công việc, Chi cục Thi hành án luôn tạo điều kiện tối đa để Chấp hành viên cán
bộ, công chức trong Chi cục hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, cung cấp đầy
đủ trang thiết bị phục vụ cho việc thực hiện các chương trình kế hoạch, công tác
mà Chi cục đề ra, tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch chuyên nghiệp, có
quy mô.
* Hạn chế:
Tuy nhiên trên thực tế vẫn còn nhiều hạn chế, mức độ hoàn thành kế
hoạch chưa đạt được hiệu quả cao, khi thực hiện có nhiều công việc đột xuất
phát sinh, công tác giám sát, quản lý và đôn đốc các chương trình, kế hoạch
chưa thực sự hiệu quả, chưa sát sao tới từng đối tượng thực hiện, đôi khi công
tác chỉ đạo giám sát còn gây tác động không tốt tới đối tượng thực hiên chương
trình kế hoạch.
* Biện Pháp
Biện pháp để khắc phục theo tôi đó là trong quá trình thực hiện đơn vị
cần phải thường xuyên báo cáo tình hình cho Chi cục trưởng, xem xét và đề xuất
biện pháp cụ thể và có các phương án dự phòng tránh sự tác động của hoàn
cảnh khách quan, cần giảm bớt các khâu thủ tục không cần thiết, tránh làm
giảm tiến độ triển khai chương trình kế hoạch.
* Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Chi cục
Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình (phụ lục số 04).


Nguyễn Thị Dung

22

Lớp Quản trị văn phòng K7a


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hội thảo, cuộc họp) của
cơ quan mà trong quá trình thực tập sinh viên được tham gia. Lập hồ sơ
hội nghị.
* Công tác tổ chức hội họp cuả Chi cục Thi hành án dân sự
Hội họp là quá trình tập hợp, thảo luận của cơ quan để triển khai phổ biến
chủ trương chính sách và giải quyết các vấn đề hoặc quyết định điều gì đó của
cơ quan, từ đó xác định những hành động cần phải thực hiện. Một cuộc họp phải
có mục đích rõ ràng.
Một cuộc họp hiệu quả là cuộc họp có thể tổng hợp được kiến thức và sự
đóng góp của tất cả mọi người cho mục đích của cuộc họp. Nếu không nó sẽ gây
lãng phí rất lớn. Ngoài lãng phí thời gian của những người tham gia, cuộc họp
không hiệu quả còn gây lãng phí về vật chất. Vì vậy, không nên triệu tập một
cuộc họp nếu không có mục đích rõ ràng, không có ý kiến tập thể.
Khi tổ chức cuộc họp cần chú ý những vấn đề sau:
- Chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều
hành các cấp quản lý trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan trọng.
Không dùng cuộc họp để thay thế cho việc ra các quyết định quản lý, điều hành.
- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và
thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công
việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập

trung thống nhất, thông suốt của cán bộ quản lý các bộ phận.
- Phải có chương trình kế hoạch; thực hiện lồng ghép nội dung các vấn đề,
công việc cần xử lý; kết hợp các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp
một cách hợp lý;
- Tất cả các Lãnh đạo quản lý phải có sổ ghi chép những nội dung quan
trọng trong cuộc họp để tiến hành thực hiện.
Nguyễn Thị Dung

23

Lớp Quản trị văn phòng K7a


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
* Quá trình tổ chức hội họp gồm các bước sau:
Bước 1: Căn cứ vào quá trình làm việc, hoạt động của cơ quan và yêu cầu
giải quyết các công việc hàng ngày. Chi cục trưởng chỉ đạo xây dựng và quyết
định tổ chức cuộc họp lớn trong năm, tháng... Phân công trách nhiệm Chấp hành
viên, cán bộ công chức trong Chi cục thực hiện nhiệm vụ.
Bước 2:Cán bộ Văn thư cơ quan phụ trách: Tổng hợp các số liệu,báo cáo
phương hướng, nhiệm vụ và yêu cầu cần giải quyết các công việc.
Bước 3:Chấp hành viên gửi toàn bộ các yêu cầu của Hội nghịcho Văn thư
cơ quan để đăng ký lịch tổ chức Hội nghị trước 1 tuần để xây dựng kế hoạch tổ
chức Hội nghị, soạn thảo các văn bản có liên quan cho hội họp như: giấy mời,
chương trình nghị sự, chuẩn bị kinh phí, chuẩn bị tài liệu….
Bước 4: Tiến hành tổ chức hội nghị.
Bước 5: Kết thúc hội nghị:
- Tiễn đoàn, thu dọn và quyết toán kinh phí.
- Thông báo kết quả.

- Hoàn thiện hồ sơ.
* Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của cơ quan (phụ lục số 05)
* Lập hồ sơ Hội nghị.
1. Mở hồ sơ
- Là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ,
như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in
theo TCVN.
- Mỗi cá nhân trong Chi cục khi gải quyết công việc được giao có trách
nhiệm mở hồ sơ về công việc đó.

Nguyễn Thị Dung

24

Lớp Quản trị văn phòng K7a


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
- Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì,
khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới được ghi bằng bút mực.
2. Thu thập, cập nhật văn bản hình thành trong Tổ chức Hội nghị đưa vào
hồ sơ
- Cập nhật tất cả các văn bản trong quá trình tổ chức Hội nghị
- Thu thập các văn bản, tài liệu như: Bài phát biểu của Lãnh đạo, bài tham
luận các đại biểu tại Hội nghị…bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, trách bị thất
lạc.
Các văn bản được đưa vào hồ sơ hội nghị gồm những văn bản sau:
- Kế hoạch tổ chức Hội nghị;
- Chương trình Hội nghị;

- Lời khai mạc Hội nghị;
- Dự thảo báo cáo tổng kết;
- Bài phát biểu của Chi cục trưởng (hoặc phó Chi cục trưởng);
- Bài tham luận của đại biểu;
- Nghị quyết Hội nghị;
- Lời bế mạc Hội nghị;
- Biên bản Hội nghị;
- Các văn bản liên quan đến khâu tổ chức Hội nghị và các văn bản
khác;
3. Kết thúc hồ sơ.
Saukhi công việc được giải quyết xong thì tiến hành kết thúc hồ sơ, khi kết
thúc hồ sơ phải kiểm tra lại như:

Nguyễn Thị Dung

25

Lớp Quản trị văn phòng K7a