Hệ thống thông tin kế toán 2

Mục lục:
Phần 1: Doanh nghiệp kinh doanh xe đạp – POLYGONBIKE & Phần mềm kế
toán “Invoice.by.click”.............................................................................................2
Tư vấn lựa chọn phần mềm kế toán..................................................................2
Nhận xét cơ bản về phần mềm kế toán “Invoice.by.click”.............................10

I.
II.

Phần 2: Phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING
Giới thiệu chung, khái quát, xuất xứ phần mềm.............................................13
So sánh tính phân hệ của các phần mềm.........................................................15
• Phân hệ “Mua hàng”.............................................................................17
• Phân hệ “Bán hàng”..............................................................................31
Đánh giá về quy mô, ứng dụng và ví dụ triển khai tại Việt Nam...................43
Tài liệu tham khảo…………………………………………………………...49

I.
II.

III.

1

Giảng viên: Vũ Quốc Thông


Hệ thống thông tin kế toán 2

Đóng vai trò là nhà tư vấn phần mềm kế toán chuyên nghiệp. Khi được

I.

Khang và Quang yêu cầu tư vấn về lựa chọn phần mềm kế toán. Bạn hãy
đưa ra một số thông tin giúp cho doanh nghiệp.
Để có thể hiểu hơn về phần mềm kế toán cũng như những lợi ích cho nó mang lại cho
doanh nghiệp, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn, nhóm em sẽ cung cấp cho Khang và
Quang những thông tin sau: khái niệm phần mềm kế toán, tính ưu việt của phần mềm
kế toán, lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán, phân loại phần mềm kế toán,
các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán và một số phần mềm kế toán phổ biến trên thị
trường.
Khái niệm phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán: Là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các
thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng
từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy định của chế
độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và
các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác.
Tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công
Tính chính xác
Với sự hỗ trợ của phần mềm, NSD có thể giảm tối đa thời gian lãng phí vào việc
chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách, báo cáo từ vài ngày xuống còn vài phút.
Do dữ liệu tính toán kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào một nguồn duy nhất là các
chứng từ gốc được nhập vào nên dữ liệu được cung cấp bằng phần mềm kế toán mang
tính nhất quán cao. Trong khi đó, với công tác kế toán thủ công, thông tin trên một
chứng từ có thể do nhiều kế toán viên ghi chép trên nhiều sổ sách theo bản chất
nghiệp vụ mà mình phụ trách, nên dễ dẫn tới tình trạng sai lệch dữ liệu trên các sổ khi
tổng hợp, kéo theo công tác kế toán tổng hợp bị sai lệch.

2


Giảng viên: Vũ Quốc Thông


Hệ thống thông tin kế toán 2

Tính hiệu quả
Với khả năng cung cấp thông tin tài chính và quản trị một cách đa chiều và nhanh
chóng, phần mềm kế toán giúp cho chủ doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chính
xác hơn và hiệu quả hơn.
Công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế toán. Trong khi phần
mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn các công đoạn tính toán, lưu trữ, tìm kiếm và
kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và thời gian, chính điều này đã góp phần
tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Tính chuyên nghiệp
Bằng việc sử dụng phần mềm kế toán, toàn bộ hệ thống sổ sách của doanh nghiệp
được in ấn sạch sẽ (không bị tẩy xóa), đẹp và nhất quán theo các chuẩn mực quy định.
Điều này giúp doanh nghiệp thể hiện được tính chuyên nghiệp của mình với các khách
hàng, đối tác và đặc biệt là các nhà tài chính, kiểm toán và đầu tư. Đây là một yếu tố
có giá trị khi xây dựng một thương hiệu cho riêng mình.
Tính cộng tác
Các phần mềm kế toán ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần hành kế toán như mua
hàng, bán hàng, lương, tài sản cố định… và cho phép nhiều người làm kế toán cùng
làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu kế toán.
Như vậy, trong môi trường làm việc này số liệu đầu ra của người này có thể là số liệu
đầu vào của người khác và toàn bộ hệ thống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo ra một môi
trường làm việc cộng tác và cũng biến đổi cả văn hóa làm việc của doanh nghiệp theo
chiều hướng chuyên nghiệp và tích cực hơn.

3


Giảng viên: Vũ Quốc Thông


Hệ thống thông tin kế toán 2

Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán
•

Đối với kế toán viên

Không phải thực hiện việc tính toán bằng tay.
Không yêu cầu phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ cần nắm vững được quy
trình hạch toán, vẫn có thể cho ra được báo cáo chính xác. Điều này rất hữu ích đối
với các kế toán viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm về nghiệp vụ.
•

Đối với kế toán trưởng

Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách, báo cáo kế toán.
Cung cấp tức thì được bất kỳ số liệu kế toán nào, tại bất kỳ thời điểm nào cho người
quản lý khi được yêu cầu.
•

Đối với giám đốc tài chính

Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo nhiều chiều
khác nhau một cách nhanh chóng.
Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh nghiệp một
cách chính xác và nhanh chóng.

•

Đối với giám đốc điều hành

Có được đầy đủ thông tin tài chính kế toán của doanh nghiệp khi cần thiết để phục vụ
cho việc ra quyết định đầu tư, điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịp
thời, nhanh chóng và hiệu quả.
Tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tính chuyên nghiệp của đội ngũ,
làm gia tăng giá trị thương hiệu trong con mắt của đối tác, khách hàng và nhà đầu tư.
•

Đối với cơ quan thuế và kiểm toán

Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán tại các doanh nghiệp.

4

Giảng viên: Vũ Quốc Thông


Hệ thống thông tin kế toán 2

Phân loại phần mềm kế toán
Phân loại theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh
• Phần mềm kế toán bán lẻ
Phần mềm kế toán bán lẻ là các phần mềm hỗ trợ cho công tác lập hóa đơn, biên lai
kiêm phiếu xuất bán và giao hàng cho khách hàng. Tùy từng lĩnh vực và phần mềm cụ
thể mà phần mềm này có thể hỗ trợ thêm phần kiểm tra hàng tồn kho. Nhìn chung
phần mềm này có tính năng đơn giản và các báo cáo do phần mềm cung cấp chỉ là các
báo cáo tổng hợp tình hình bán hàng và báo cáo tồn kho. Loại phần mềm này chủ yếu

phục vụ cho các doanh nghiệp có siêu thị, nhà hàng hoặc kinh doanh trực tuyến trên
Internet. Kết quả đầu ra của phần mềm này sẽ là đầu vào cho phần mềm kế toán tài
chính quản trị.
•

Phần mềm kế toán tài chính quản trị

Phần mềm kế toán tài chính quản trị dùng để nhập các chứng từ kế toán, lưu trữ, tìm
kiếm, xử lý và kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báo cáo phân tích thống
kê tài chính.
•

Phân loại theo hình thức sản phẩm
Phần mềm đóng gói

Phần mềm đóng gói là các phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng gói thành
các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài phần
mềm. Loại phần mềm kế toán này thường được bán rộng rãi và phổ biến trên thị
trường, chi phí rẻ, có tính ổn định cao, có thể nâng cấp, cập nhật nhanh chóng, thời
gian triển khai ngắn và dễ dàng. Tuy nhiên, do được phát triển với mục đích sử dụng
cho nhiều doanh nghiệp hoạt động trong nhiều loại hình khác nhau mà vẫn bảo đảm
được tính đơn giản, nhỏ gọn và dễ sử dụng nên một số các yêu cầu đặc thù của doanh
nghiệp sẽ không có trong phần mềm.
•

Phần mềm đặt hàng

Phần mềm kế toán đặt hàng là phần mềm được nhà cung cấp phần mềm thiết kế riêng
biệt cho một doanh nghiệp hoặc một số nhỏ các doanh nghiệp trong cùng một tập
đoàn theo đơn đặt hàng, dựa trên các yêu cầu cụ thể. Tuy nhiên, giá thành của phần


5

Giảng viên: Vũ Quốc Thông


Hệ thống thông tin kế toán 2

mềm sẽ rất cao và phải chịu thêm các chi phí khác như chi phí bảo hành, bảo trì, nâng
cấp phát triển sau này, khó cập nhật, tính ổn định kém, rủi ro cao.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán
Bên cạnh việc tìm hiểu lợi ích mà phần mềm kế toán mang lại cho hoạt động của một
tổ chức, cần phải tìm hiểu đặc điểm của phần mềm kế toán mà tổ chức có ý định sử
dụng, cân nhắc một số yếu tố trước khi đưa ra quyết định. Dựa vào tình hình kinh
doanh, quy mô tổ chức như thế nào, nguồn lực tài chính, đặc thù công việc kế toán
trong lĩnh vực hoạt động của công ty… để từ đó lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp,
tất nhiên phần mềm kế toán phải thỏa mãn quy định hiện hành của pháp luật.
Một số tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán: xem xét chất lượng sản phẩm, dịch vụ,
giá cả hợp lí. Bên cạnh đó, cần xác định yêu cầu thực tế của DN trước khi lựa chọn
sản phẩm, sản phẩm nào đang được sử dụng phổ biến trên thị trường, chọn nhà cung
cấp có uy tín và thương hiệu, yêu cầu trình bày Demo sản phẩm, thu thập thông tin từ
các khách hàng đã sử dụng sản phẩm mà DN đang có ý định đưa vào sử dụng, thời
điểm lựa chọn mua sản phẩm…
Doanh nghiệp kinh doanh xe đạp điện-POLYGONBIKE đang phát triển nhanh chóng
theo nhu cầu của xe đạp điện của người dân, họ mở thêm cửa hàng, thuê thêm nhân
viên… chứng tỏ quy mô công ty tương đối lớn. Họ mở rộng bộ máy quản lý cũng như
phát triển quy mô của phòng kế toán theo mô hình tập trung, vì vậy việc quyết định
lựa chọn phần mềm kế toán, thay đổi một hệ thống kế toán mới là một trong những
quyết định quan trọng của doanh nghiệp. Để giúp cho việc lựa chọn phần mềm kế
toán được cụ thể, dễ hình dung, cần chú ý một số yếu tố sau của phần mềm: tính đáp

ứng được yêu cầu đặc thù, tính dễ sử dụng, tính quản trị, tính tự động cao, tính chi tiết,
bảo mật, ý kiến của các khách hàng trước, các chi phí liên quan trong quá trình sử
dụng.
Tính đáp ứng được yêu cầu đặc thù
Cần xem xét các yếu tố: chương trình có khả năng thay đổi thêm bớt đầu vào và báo
cáo đầu ra theo nhu cầu đặc thù của khách hàng không, tính giá vốn hàng hoá có thể
áp dụng nhiều phương pháp hay không, kết chuyển có thể chi tiết theo bất kỳ yếu tố

6

Giảng viên: Vũ Quốc Thông


Hệ thống thông tin kế toán 2

nào không, phân bổ có thể theo bất kỳ một tiêu thức nào của doanh nghiệp không,
phương thức, công thức tính lương, tỷ lệ khấu hao, các tiêu thức khấu hao TSCĐ có
theo yêu cầu doanh nghiệp không, nếu đơn vị có nhu cầu, có báo cáo vừa tiếng Việt
vừa tiếng Anh hoặc một trong hai không?
Tính dễ sử dụng
Cần xem xét các yếu tố: thao tác nhập liệu có tối ưu hay không, các đối tượng mà
doanh nghiệp quản lý vừa đủ, các danh mục có được quản lý như thế nào, có thể sửa
được dữ liệu không, khi xem báo cáo phát hiện sai thì có thể sửa được không, có hệ
thống hướng dẫn sử dụng ngay trên chương trình không, thao tác tìm kiếm, truy xuất
thông tin, in báo cáo có dễ dàng và nhanh chóng hay không, quá nhiều màn hình nhập
liệu hay chỉ có một màn hình duy nhất…
Tính quản trị
Phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống
kê, phân tích… hỗ trợ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nối với
các hệ thống phần mềm khác, phần mềm kế toán phải có tính năng thêm, bớt, chỉnh

sửa các báo cáo nhắm đáp ứng yêu cầu quản trị của đơn vị. Phần mềm có khả năng
quản trị ngược hay không, tức là khi đang xem báo cáo tổng hợp có thể xem ngay số
liệu chi tiết của từng mục tổng hợp, có thể đưa ra báo cáo thể hiện chênh lệch giữa kế
hoạch và thực tế, có thể cung cấp báo cáo theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp
không…
Tính tự động cao
Khách hàng có thể đặt tự động mã một số yếu tố lặp lại thường xuyên không, ví dụ
như định khoản tự động, tính thuế VAT tự động, đặt sẵn kho hàng…, xử lý chênh lệch
tỷ giá tự động được không, kết chuyển, phân bổ chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi
phí quản lý có thực hiện tự động không, có tính giá vốn tự động không?...
Tính chi tiết, bảo mật
Cơ chế phân quyền, bảo mật có chi tiết theo từng người với từng nghiệp vụ, từng báo
cáo, từng chức năng hay không, chương trình có lưu tên người nhập, người sửa dữ
liệu đối với từng bút toán, từng nghiệp vụ phát sinh không, chương trình có thể sao

7

Giảng viên: Vũ Quốc Thông


Hệ thống thông tin kế toán 2

lưu dữ liệu tự động không, có cho phép xử lý bù trừ công nợ không, có cho phép biết
được công nợ và tồn kho tức thời khi đang nhập liệu?...
Ý kiến của khách hàng trước
Thông thường, một phần mềm kế toán phải qua vài kỳ kế toán mới bộc lộ rõ mức độ
hiệu quả mà chương trình mang lại. Do vậy, ngoài những thông số chi tiết về kỹ thuật,
cần phải xem xét: số lượng, tỷ lệ và mô hình khách hàng đã mua và đang sử dụng, ý
kiến của các khách hàng này về hiệu quả sử dụng sản phẩm, tham gia các khoá đào
tạo về phần mềm kế toán trước khi quyết định lựa chọn phần mềm, tham khảo kỹ các

khách hàng đang sử dụng phần mềm mà mình quan tâm, đặc biệt là các khách hàng có
cùng lĩnh vực hoạt động, ngành nghề, các cách thức, phương tiện, nguồn lực hỗ trợ
khách hàng của nhà cung cấp như: tài liệu, hệ thống đào tạo, hỗ trợ trực tuyến trên
Internet, quy trình chất lượng chuyển giao, phương thức bảo hành, bảo trì, các quy
trình về chất lượng, chứng chỉ ISO về sản phẩm, dịch vụ…
Các khoản chi phí liên quan trong quá trình sử dụng
Chi phí cho giấy phép sử dụng
Là chi phí phải trả ban đầu cho quyền được sử dụng phần mềm. Chi phí này thường
được tính dựa trên căn cứ của số mô đun sử dụng trong phần mềm, hoặc số lượng
NSD phần mềm đồng thời tại công ty khách hàng. Thông thường, các phần mềm đóng
gói rẻ hơn nhiều so với các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng, bởi vì chi phí phát
triển phần mềm có thể được san sẻ cho hàng trăm hoặc hàng ngàn NSD.
Chi phí triển khai
Là chi phí phải trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ, nhà phân phối để thực hiện công tác
cài đặt hệ thống và đào tạo hướng dẫn sử dụng. Đối với các dự án phức tạp, chi phí
triển khai có thể cao gấp 5 lần chi phí cho giấy phép sử dụng.
Chi phí tư vấn
Trong quá trình sử dụng phần mềm, NSD không thể tránh khỏi những sai lầm, khi đó
họ sẽ cần tới dịch vụ tư vấn của các công ty phần mềm, giúp chỉ cho họ những sai
lầm, cách khắc phục và phòng tránh trong quá trình sử dụng. Khi chọn mua phần mềm

8

Giảng viên: Vũ Quốc Thông


Hệ thống thông tin kế toán 2

nước ngoài, chi phí tư vấn thường chiếm từ 20% đến 70% trên chi phí cho giấy phép
sử dụng.

Chi phí bảo trì
Là chi phí cập nhật các thay đổi nhỏ về biểu mẫu và chế độ theo Bộ Tài chính. Chi phí
bảo trì hàng năm thường nằm trong khoảng từ 8% đến 20% của chi phí giấy phép sử
dụng, mức tiêu biểu là 20%.
Chi phí nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT
Là các chi phí phải trả cho việc nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của công
ty như: nâng cấp phần cứng, cấu hình máy, máy trạm, máy chủ,... Các chi phí này tuỳ
thuộc vào nhu cầu của công ty và tình trạng hạ tầng hiện có.
Một số phần mềm phổ biến
Một số phần mềm kế toán phổ biến có nguốn gốc nước ngoài:
MYOB: là một trong những nhà cung cấp hàng đầu thế giới về phần mềm, dịch vụ,
hỗ trợ các giải pháp kế toán-tài chính-quản trị doanh nghiệp. Đối tượng MYOB chủ
yếu nhắm đến là các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
QuickBooks: là phần mềm kế toán của Tập đoàn Intuit của Mỹ. Phần mềm này có
nhiều gói sản phẩm khác nhau phù hợp với quy mô kinh doanh của doanh nghiệp theo
giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.
PeachTree: là dòng sản phẩm phần mềm kế toán của tập đoàn phần mềm Sage-Anh.
PeachTree có các sản phẩm phù hợp với từng quy mô của doanh nghiệp từ lúc khởi
nghiệp cho đến khi doanh nghiệp phát triển về quy mô kinh doanh.
Một số phần mềm kế toán phổ biến có nguồn gốc trong nước:
Công ty Cổ phần MISA: được thành lập năm 1994, hiện là một trong những thương
hiệu mạnh nhất trên thị trường phần mềm Việt Nam về các giải pháp phần mềm quản
lý trong doanh nghiệp. Các dòng sản phẩm của MISA đều là các phần mềm đóng gói,
mang tính phổ biến, phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa với chi phí
thấp. Ưu điểm của các dòng sản phẩm phần mềm MISA nói chung là đơn giản, dễ
học, dễ sử dụng, hình ảnh giao diện thân thiện.

9

Giảng viên: Vũ Quốc Thông



Hệ thống thông tin kế toán 2

Công ty Cổ phần Phần mềm EFFECT: là một trong những nhà cung cấp có thương
hiệu tại Việt Nam về giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp với các sản phẩm về
phần mềm kế toán và hệ thống quản lý tổng thể. Các sản phẩm của công ty được viết
theo đơn đặt hàng nên có mức giá khá cao so với những phần mềm kế toán khác phụ
thuộc vào quy mô doanh nghiệp, số phần hành áp dụng và độ phức tạp trong quản lý.
Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý doanh nghiệp FAST: thành lập từ năm 1997,
là một trong những thương hiệu mạnh trên thị trường Việt Nam. Phần mềm kế toán
FAST được xây dựng trên cơ sở Visual Foxpro và đều thuộc phần mềm đóng gói.

II.

Nếu Khang và Quang trình bày về PMKT Invoice.Click mà họ đã được giới
thiệu. Đứng từ góc độ nhà tư vấn chuyên nghiệp, hãy nêu ra một số nhận
xét cơ bản về phần mềm Invoice.Click theo các thông tin được cung cấp và
màn hình tham khảo từ địa chỉ Website:

Công ty Phát và Quang là doanh nghiệp thương mại mặt hàng xe đạp điện
POLYGONBIKE với quy mô nhỏ, tập trung chủ yếu vào các nghiệp vụ mua lại từ các
đại lý, nhà phân phối lớn và phân phối lại. Doanh nghiệp sẽ tập trung chủ yếu vào
mua và bán hàng. Kế toán của doanh nghiệp sẽ tập trung vào việc lập hóa đơn xuất
bán cho khách hàng, thanh toán cho nhà cung cấp, kết xuất báo cáo mua/bán hàng
trong kì, …

10

Giảng viên: Vũ Quốc Thông



Hệ thống thông tin kế toán 2

Dựa vào những tiêu chí trên có thể thấy được phần mềm kế toán “Invoice by
click” rất thích hợp cho doanh nghiệp thương mại nhỏ, vừa như doanh nghiệp thương
mại mua bán mặt hàng xe đạp điện POLYGONBIKE.
Mô tả tổng quát và điểm mạnh của phần mềm Kế toán Invoice.by.Click:
Invoice by Click được thiết kể bỡi các chuyên gia trên nền tảng hoạt động rất dễ
dàng không cần phải học qua hay có kinh nghiệm trước, phần mềm tự giải thích cho
các thao tác làm việc nên việc sử dụng rất đơn giản.
Phần mềm đi kèm với một thiết kế Hóa đơn tiêu chuẩn, có thể được tùy chỉnh
riêng các mẫu này để phù hợp với doanh nghiệp bằng những công cụ thiết kế, bố trí
tính năng được thiết lập sẵn. Các tính năng khác bao gồm sao lưu dữ liệu, kiểm tra các
báo cáo, và các tùy chọn để tạo ra hóa đơn, báo giá, phiếu huy động,…
Chương trình có một giao diện không phức tạp, dễ dàng để sử dụng, ngay cả đối
với người dùng mới làm quen. Giao diện phần mềm được thiết kế rất phù hợp cho bất
kì ai cũng có thể tạo ra thông tin báo cáo, kể cả những báo cáo có tính phức tạp, độ
khó cao cũng vẫn có thể dễ dàng kết xuất được. Tuy nhiên, để hiểu rõ và thao tác
chính xác nhất, người dùng vẫn cần những hiểu biết cơ bản về Kế toán.

11

Giảng viên: Vũ Quốc Thông


Hệ thống thông tin kế toán 2

Invoice by Click cho phép khởi tạo Hóa đơn (Invoice, Proforma invoice), Báo
giá (Quotations), Biên lai (Receipts), Phiếu biên bản giao hàng (Delivery order),… chỉ

với vài thao tác đơn giản, hỗ trợ in hóa đơn, hoặc gửi qua mail cho người nhận qua
định dạng PDF đính kèm một cách tự động. Chương trình cũng cho phép lấy dữ liệu,
thông tin của khách hàng từ một tập tin Excel hiện hữu, hoặc cũng có thể nhập liệu
thủ công vào cơ sỡ dữ liệu của phần mềm. Invoice by Click bao gồm một cơ sỡ dữ
liệu Hàng tồn kho (Inventory database), cũng như các tùy chọn để kết xuất ra báo cáo
và tìm kiếm dữ liệu.
Phần mềm giúp đơn giản hoá sổ sách kế toán và công việc thanh toán hóa đơn,
thích hợp cho những doanh nghiệp nhỏ, bán lẻ, kinh doanh tại nhà, trên mạng,…
Invoice by Click không chỉ là một phần mềm xuất Hóa đơn hoặc phần mềm Thanh
toán. Trên thực tế, phần mềm nghiêng về thiết lập và kết xuất Hóa đơn (Invoicing),
theo dõi các khoản phải thu (Account Receivable), các khoản phải trả ( Account
Payable) và Hàng tồn kho (Inventory).
Invoice by Click hỗ trợ 3 mức thuế: bang, quận, thành phố. Hỗ trợ thuế giá trị
gia tăng (VAT – Value Added Tax). Thiết lập phiếu mua hàng, bán hàng. Dễ dàng
trong việc quản lý Sổ quỹ tiền mặt ( Cash book), gửi tiền ngân hàng (Deposit) và
thanh toán tiền cho các nhà cung cấp. Phần mềm phù hợp cho các đối tượng kỹ sư,
nhà thầu, tư vấn viên máy tính, thiết kế đồ họa, cũng như tất cả các đơn vị bán lẻ sản
phẩm.

12

Giảng viên: Vũ Quốc Thông


Hệ thống thông tin kế toán 2

PHẦN 2:
Giới thiệu chung, khái quát, xuất xứ phần mềm

I.


Giới thiệu chung
Fast Accounting là phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và
nhỏ. Fast Accounting được phát triển và liên tục hoàn thiện từ năm 1997, hiện có hơn
8.500 khách hàng và đạt nhiều giải thưởng khác nhau như Sao Khuê, BIT CUP, sản
phẩm được nhiều người sử dụng, CUP CNTT…
Khái quát:
Hệ thống menu trong chương trình được tổ chức dưới dạng menu 3 cấp
Cấp thứ nhất bao gồm các phân hệ nghiệp vụ sau
1. Hệ thống

9. Báo cáo chi phí theo khoản mục

2. Tổng hợp

10. Giá thành dự án, công trình

3. Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay

11. Giá thành sản xuất liên tục

4. Bán hàng

12. Giá thành sản xuất theo đơn hàng

5. Mua hàng

13. Báo cáo thuế

6. Tồn kho


14. Báo cáo quản trị theo các trường tự do

7. Tài sản cố định

15. Quản lý hóa đơn

8. Công cụ dụng cụ

16. Thuế thu nhập cá nhân

Cấp thứ 2 bao gồm: Liệt kê các màn hình nhập liệu, các nhóm chức năng của báo cáo
trong từng phân hệ nghiệp vụ, các danh mục từ điển và số dư đầu kỳ
1. Cập nhật số liệu
2. Số dư đầu kỳ
3. Danh mục từ điển

13

Giảng viên: Vũ Quốc Thông

4. Nhóm các báo cáo
5. Tiện ích


Hệ thống thông tin kế toán 2

Cấp menu thứ 3 bao gồm: Liệt kê ra chi tiết của từng báo cáo cụ thể

Sơ đồ tổ chức các phân hệ trong phần mềm kế toán Fast Accounting:


14

Giảng viên: Vũ Quốc Thông


Hệ thống thông tin kế toán 2

Xuất xứ phần mềm
Fast Accounting 11 được phát triển trên công nghệ của Microsoft, ngôn ngữ lập trình
là C#.NET, cơ sở dữ liệu là SQL Server, có thể chạy trên máy đơn lẻ, mạng nội bộ
hoặc làm việc từ xa qua internet. Đặc biệt Fast Accounting 11 có thể chạy đồng thời
dưới dạng ứng dụng Windows hoặc ứng dụng web thông qua các trình duyệt phổ biến
như Internet Explorer, Fire Fox, Chrome…
Fast Accounting 11 cho phép chạy trên web-based giúp cho người sử dụng không phải
cài đặt phần mềm trên máy tính, chỉ cần truy cập qua địa chỉ trên web, gõ tên và mật
khẩu là có thể làm việc bình thường. Điều này đặc biệt thuận lợi khi làm việc từ xa và
khi mở rộng thêm văn phòng, chi nhánh, cửa hàng…

3 lý do vì sao nên chọn Fast Accounting
1. Thương hiệu mạnh, được nhiều doanh nghiệp tin dùng
FAST có hơn 17 năm kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực phát triển và tư vấn ứng
dụng các giải pháp phần mềm phục vụ doanh nghiệp.
Các sản phẩm và dịch vụ của FAST được trao các giải thưởng uy tín như Giải pháp
Công nghệ Thông tin hay nhất (BIT Cup) do người sử dụng bình chọn, giải
thưởng Sao Khuê của VINASA (Hiệp hội phần mềm Việt Nam), IT Award của VAIP
(Hội Tin học Việt Nam)…
Phần mềm kế toán Fast Accounting có hơn 8.500 khách hàng trên toàn quốc. Mỗi
tháng có gần một trăm doanh nghiệp đặt mua.
2. Dữ liệu tập trung, làm việc mọi lúc, mọi nơi qua internet với tốc độ rất nhanh

Fast Accounting cho phép truy cập và làm việc qua internet với tốc độ rất nhanh, giúp
cho người sử dụng có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi, tại văn phòng công ty, tại nhà, tại
các điểm làm việc ở xa. Đối với các đơn vị có nhiều chi nhánh, nhà máy, cửa hàng thì
có thể cài đặt cơ sở dữ liệu chỉ ở một nơi, không phải đầu tư hạ tầng cho tất cả các
điểm, giảm được chi phí đáng kể cho đầu tư hạ tầng.

15

Giảng viên: Vũ Quốc Thông


Hệ thống thông tin kế toán 2

3. Dễ dàng nâng cấp lên giải pháp cao hơn mà không phải thay đổi nhà cung cấp
Khi doanh nghiệp cần một giải pháp quản trị cao hơn, hoặc một giải pháp tổng thể,
toàn diện doanh nghiệp (ERP), triển khai cho các phòng ban khác nhau trong công ty
thì có thể dễ dàng nâng cấp lên giải Fast Financial hoặc Fast Business Online (ERP)
của FAST mà không phải chuyển sang nhà cung cấp khác. Điều này sẽ tiết kiệm nhiều
chi phí cho doanh nghiệp.

16

Giảng viên: Vũ Quốc Thông


II.

So sánh tính phân hệ của phần mềm Fast và MISA ( Phân hệ “Mua hàng”)

Phần mềm FAST

So sánh phân hệ mua hàng và công nợ phải trả

Phần mềm MISA

Menu các chức năng

Menu các chức năng

Các chức năng được phân loại:
+ Input: Hợp đồng đơn hàng, nhập mua hàng, phiếu nhập chi phí
mua hàng, hóa đơn mua dịch vụ
+ Process: Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp, phiếu thanh toán tạm
ứng, phiếu điều chỉnh công nợ, tính năng hỗ trợ
+ Output: Báo cáo hàng nhập mua, báo cáo công nợ nhà cung
cấp, báo cáo công nợ theo hóa đơn, báo cáo hợp đồng đơn hàng

Các chức năng được phân loại:
+ Input: Đơn mua hàng, Mua hàng, Nhận hóa đơn, Nhận hóa
đơn dịch vụ.
+ Process: Trả tiền nhà cung cấp, Hàng trả lại, giảm giá.
+ Output: Tổng hợp công nợ phải trả, Sổ chi tiết mua hàng.


Dòng dữ liệ trong quy trình mua hàng đi theo trình tự sau:

Dòng dữ liệu trong quy trình mua hàng đi theo trình tự sau:

Hợp đồng đơn hàng -> Phiếu nhập mua hàng -> Phiếu nhập chi

Đơn mua hàng => Phiếu mua hàng => Hóa đơn mua hàng +


phí mua hàng -> Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp -> Phiếu thanh

Hóa đơn dịch vụ (nếu có) => Phiếu hàng trả lại, giảm giá (nếu

toán tạm ứng -> Phiếu điều chỉnh công nợ -> Báo cáo mua hàng

có) => Chứng từ trả tiền nhà cung cấp => Sổ chi tiết mua hàng

và báo cáo công nợ.

và tổng hợp công nợ phải trả.

Các chức năng của phân hệ
“Hợp đồng đơn hàng”:

“Đơn hàng”:
Chức năng:
• Chức năng Đơn mua hàng cho phép người dùng lập đơn

mua hàng gửi nhà cung cấp.
Chức năng:
• Cập nhật theo từng hợp đồng, đơn hàng nhập mua hàng hóa,

vật tư trong nước mà hợp đồng đó chỉ rõ số lượng, giá cả, và
thuế GTGT đầu vào
“Phiếu nhập mua hàng”:

“Mua hàng”:
Chức năng:

• Chức năng cho phép người dùng lập và theo dõi chứng từ
mua VTHH, CCDC trong trường hợp chưa thanh toán tiền
hoặc thanh toán ngay, đã có hóa đơn hoặc chưa có hóa
đơn, mua trong nước, mua hàng nhập khẩu.
“Hóa đơn”
Chức năng:


Chức năng:
• Chứng từ lập khi hàng hóa vật tư mua về được nhập vào kho

trong đó chỉ số lượng, giá và thuế GTGT đầu vào.
“Phiếu nhập chi phí mua hàng”:
Chức năng:
• Cập nhật hóa đơn chứng từ phát sinh chi phí
mua hàng

• Giúp người dùng khai báo thông tin về hóa đơn mua hàng

đối với trường hợp mua hàng trước đó đã nhận hàng về
nhưng chưa có hóa đơn
“Dịch vụ”:
Chức năng:
• Cho phép người dùng lập và theo dõi chứng từ mua dịch

vụ thường xảy ra tại doanh nghiệp như dịch vụ điện nước,
“Hóa đơn mua hàng dịch vụ”
Chức năng
• Việc lập hóa đơn mua hàng dịch vụ cũng
tương tự như việc cập nhật phiếu nhập mua

hàng nhưng không phải nhập chi tiết từng mặt hàng mà hạch
toán trực tiếp vào các tài khoản chi phí

điện thoại, internet

“Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp”

“Hàng trả lại/giảm giá”

Chức năng:
• Chứng từ hàng hóa mua vào xuất trả lại cho nhà cung cấp do
kém phẩm chất, sai quy cách…
• Hàng được nhập mua sẽ được xuất ra kho

Chức năng:

“Phiếu thanh toán tạm ứng”

“Trả tiền nhà cung cấp”

Chức năng:

Chức năng

• Giúp người dùng lập chứng từ hàng mua trả lại hoặc hàng

mua giảm giá


Phiếu thanh toán tạm ứng dùng để cập nhật các chứng từ

có liên quan đến việc nhân viên thanh toán các khoản tạm
ứng trước đó.
• Phiếu thanh toán tạm ứng được cập nhật giống như phiếu
chi tiền thanh toán chó các chi phí.
“Phiếu ghi nợ ghi có tài khoản công nợ”
•

Chức năng
• Điều chỉnh tăng các khoản công nợ, các khoản phải trả khác

ngoài việc mua hàng hóa, dịch vụ thông thường
• Điều chỉnh giảm các khoản nợ nhỏ do chênh lệch khi thanh

toán, xóa các khoản nợ
• Cập nhật các bút toán xử lý giữa công nợ tạm ứng trước tiền

hàng cho nhà cung cấp và công nợ mua hàng phải trả cho nhà
cung cấp.
• Cập nhật bút toán bù trừ công nợ giữa 2 tài khoản nhưng

cùng 1 nhà cung cấp. Các trường hợp điều chỉnh khác…
“Chứng từ bù trừ công nợ”

• Giúp người dùng lập chứng từ trả tiền cho nhà cung cấp

bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng theo từng hóa đơn
mua hàng.


Chức năng:

• Chứng từ bù trừ công nợ được dùng để cập nhật các phát sinh

bù trừ công nợ giữa 2 nhà cung cấp hoặc giữa 1 nhà cung cấp
và một khách hàng.
• Trong trường hợp bù trừ công nợ giữa 2 tài khoản nhưng cùng

1 nhà cung cấp thì có thể cập nhật ở phiếu ghi nợ, ghi có tài
khoản công nợ
“Báo cáo mua hàng”

“Sổ chi tiết mua hàng”

Chức năng:
• Chi tiết các mặt hàng được mua
“Báo cáo công nợ”

Chức năng:
• Cho phép xem và in Sổ chi tiết mua hàng
“Tổng hợp công nợ phải trả”
Chức năng:

Chức năng:
• Chi tiết công nợ phải trả cho nhà cung cấp

• Cho phép người dùng xem và in báo cáo Tổng hợp công

nợ phải trả

Ví dụ Nghiệp vụ :
Ngày 16/12/2014 mua hàng của công ty Hồng Hà theo đơn đặt hàng ngày 05/12/2014: 10 điện thoại NOKIA N7 với đơn giá chưa



thuế là 4.200.000 VND và 15 điện thoại SAMSUNG D9 giá chưa thuế 4.000.000 VND. VAT theo hóa đơn GTGT mẫu số
01GTKT3/001 số 0067850, ký hiệu hóa đơn AA/11T, chưa thanh toán.
Phát sinh chi phí vận chuyển bao gồm VAT 10% là 2.200.000 VND theo hóa đơn GTGT mẫu số 01/GTKT3/001, ký hiệu AA/11P,
số 0012345, đã thanh toán cho công ty Hồng Hà bằng tiền mặt, giả sử công ty phân bổ chi phí mua hàng theo số lượng.
Ngày 17/01/2015 trả lại 1 điện thoại Nokia do có hư hỏng nặng mua ngày 16/12/2014 của công ty Hồng Hà, theo hóa đơn GTGT
mẫu số 01GTKT3/001 số 0000003, ký hiệu hóa đơn AB/11T ngày 17/01/2011
Nghiệp vụ: mua hàng

Nghiệp vụ: mua hàng

- Đầu tiên, tạo danh mục các nhà cung cấp

- Lập đơn mua hàng: tại phân hệ mua hàng chọn “Đơn mua
hàng”


- Nhập các thông tin cần thiết của nhà cung cấp
- Chọn “ Hợp đồng, đơn hàng” => “Hợp đồng, đơn hàng nội địa”

Nhập các thông tin cần thiết: đối tượng, mã hàng,…
- Vào phân hệ Mua hàng => “Mua hàng”=>“Mua hàng kèm
hóa đơn”


- Nhập các thông tin: mã khách, địa chỉ, các mặt hàng
- Chọn “Nhập mua hàng” => “ Phiếu nhập mua”

Nhập các thông tin cần thiết, sau đó nhấn nút “Cất”.

Nghiệp vụ: phân bổ chi phí mua hàng
-Trên chứng từ mua hàng, nhấn “Phân bổ chi phí”


- Nhập các thông tin cần thiết: mã khách, mã hàng,…
Nghiệp vụ: phân bổ chi phí mua hàng

Màn hình hiện ra cửa sổ hiển thị các thông tin về phân bổ chi

- Trên giao diện Phiếu nhập mua chọn thẻ “Chi phí”

phí mua hàng.