Tài liệu quy định quá trình mua sắm tại công ty FPT
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (774.19 KB, 10 trang )
HƯỚNG DẪN :
QUI TRÌNH MUA SẮM
– PHI KINH DOANH
THÁNG 11, 2013
Người trình bày: Đoàn Thị Nam
Confidential
NỘI DUNG
1
THẾ NÀO LÀ MUA SẮM PHI KD
2
FPT QUI ĐỊNH GÌ ?
3
XEM XÉT MUA SẮM THEO CHỦNG LOẠI
4
CÁC ĐIỂM CẦN LƯU Ý ĐG.NCU
Confidential
Thế nào là mua sắm phi kinh doanh ?
Mua sắm phục vụ cho CBNV và hỗ trợ kinh doanh (quảng cáo, hàng
khuyến mãi, cho tặng, làm từ thiện, v.v…).
Ví dụ:
o Mua máy tính để nhân viên mới vào sử dụng.
o In ấn poster để quảng cáo về sản phẩm.
o Mua 10 máy tính để tặng cho trường học vùng sâu
o Mua 5 máy tính bảng để tặng cho sinh viên.
o Mua 1000 moderm để tặng cho khách hàng
Confidential
Tên tài liệu
Qui trình mua sắm
Mã tài liệu
10-TQ/TC/HDCV/FPT – V.2.3
Ghi chú
Mô tả các bước thực hiện việc mua
sắm
Phụ lục chuyên gia mua 10.01-PL/TC/HDCV/FPT – V.1.0
sắm
List ra danh sách chuyên gia xem xét
việc mua sắm theo từng chủng loại
Qui định về hồ sơ, hợp HS-HD-CT-QĐTC/FAF/FPT – V1.1
đồng, chứng từ thanh
toán
Để được thanh toán thì hồ sơ phải
đáp ứng các qui định này
Đề nghị mua sắm
Khi có nhu cầu mua sắm phi kinh
doanh thì lập form đề nghị này
10.01-BM/TC/HDCV/FPT-V1.1
Đanh giá lựa chọn NCU 10.02-BM/TC/HDCV/FPT - V1.1
(hh-dv phikinhdoanh)
Form này dùng cho đánh giá NCU
lần đầu tiên
Đánh giá NCU định kỳ
Form này dành cho đánh giá NCU
định kỳ hàng năm
10.03-BM/TC/HDCV/FPT -V1.0
Danh sách NCU được phê 10.04-BM-TC-HDCV-FPT-V1.1
duyệt
Confidential
Form này sau khi đánh giá lần
đầu/định kỳ thì những NCU nào đạt
yêu cầu thì đưa vào form này để
trình lãnh đạo duyệt.
NGƯỜI YC
CB.MUA SẮM
TBP
TC
No
BẮT ĐẦU
XEM
XÉT
LẬP ĐỀ NGHỊ
MUA
Yes
Khi ≥5M
Khi ≥5M
Khi ≥ 2.000
USD -> AF
xem xét
No
LẬP
PHƯƠNG ÁN
DUYỆT
Yes
ĐGNCU
(T12)
Pháp chế
xem xét
NHẬN BÀN
GIAO
KẾT THÚC
ORDER/
ĐẶT HÀNG
TIẾP NHẬN
HH/DV
GHI NHẬN
NCU, LƯU
TRỮ HỒ SƠ
Confidential
≥ 5.OOO USD
– AF xem xét
THANH TOÁN
NỘI DUNG
Đề nghị mua sắm
NGƯỜI YC
CB.MUA SẮM
Mua sắm có giá trị Tiếp nhận
≤ 500 nghìn đồng
VPP,
namecard,
hoa.. có thể gửi
mail có xác nhận
của TBP cho CB
mua sắm.
Lập phương án Chỉ lập khi Z giá
mua sắm
trị ≥ 5 triệu.
Có thể thay PA =
Tờ
trình/Kế
hoạch/Dự trù (nếu
nêu đủ các yêu cầu
như Phương án
mua sắm đưa ra)
Các thông tin cần thể
hiện:
o Chủng loại, đặc điểm,
thông số, cấu hình,.
o Lý do yêu cầu
o Mức độ cần thiết/quan
trọng.
o Ai mua sắm
o Thời gian hoàn tất.
o Nhà cung ứng.
o Không/có hoa hồng. (nộp
lại trg vòng 3 ngày ).
Confidential
TBP
TC
Xem
xét
mua sắm:
o Hợp lý
o Đúng nhu
cầu thực tế
cần
hay
không?
Duyệt :
o Chi phí hợp
lý
o Vượt chi phí
BP
được
duyệt không?
Xem xét PA:
khi
giá
trị
HH/DV ≥ 2000
USD
NỘI DUNG
CB.MUA SẮM
Order/Hợp
đồng
mua hàng (ký duyệt
do UQ, BGĐ)
Bàn giao
PHÁP CHẾ
Xem xét
Tài chính
Nếu ≥ 5.000
USD xem xét
Tiếp nhận bàn giao từ nhà cung cấp: Biên bản
bàn giao
Bàn giao cho người sử dụng: ký xác nhận vào
để nghị cấp phát VPP, biên bản bàn giao
Thanh toán
thanh toán)
(HS Tờ trình/Kế hoạch/Phương án mua sắm (nếu
có)
Hồ sơ đánh giá NCU (nếu có)
Hợp đồng/đơn đặt hàng (nếu có)
Thanh lý hợp đồng/biên bản bàn giao/biên
bản nghiệm thu/phiếu giao nhận/giấy biên
nhận (nếu có)
Hóa đơn
Đề nghị thanh toán
Lưu ý: Cần ghi chú vào Đề nghị thanh toán là
có hoa hồng hay không
Confidential
Kiểm
tra
100% hồ sơ
thanh toán
CHỦNG LOẠI – CẦN XEM XÉT
NGƯỜI XEM XÉT
1. Tài sản cố định & công cụ dụng cụ:
― Máy tính, thiết bị mạng, website, phần mềm , Máy móc và thiết bị thông tin,
Ban CNTT
viễn thông
― Xây dựng, sửa chữa văn phòng, Bàn ghế, nội thất, đồ điện tử và máy móc thiết bị
Văn phòng
khác (ngoài thông tin, viễn thông)
2. Hàng hóa/dịch vụ mua vào:
― Tổ chức hội nghị, hội thảo, Vé máy bay, Visa, hộ chiếu, Công chứng, In ấn, May
đồng phục, Điện thoại, VPP và đồ dùng văn phòng khác, Sửa chữa, bảo trì (ngoài
hệ thống thông tin), Bảo hiểm Tài sản, DV tiếp khách, quà biếu, quà tặng, Tư Văn phòng
vấn liên quan đến Bất động sản, Thuê văn phòng, thuê địa điểm, Thuê máy móc,
thiết bị, Thuê xe, Thuê nhà hàng, khách sạn, phòng nghỉ, nhà trọ, DV du lịch,
―
―
―
―
Vận chuyển trong nước
Vận chuyển nước ngoài, Thuê kho bãi, Bảo hiểm vận tải
Đường truyền, kết nối, sửa chữa, bảo trì hệ thống thông tin,
Giáo dục, đào tạo và các dịch vụ liên quan
VP/Phòng XNK.
Phòng XNK
Ban CNTT
Ban/Phòng NS
Ban/Phòng T.Thg
― Truyền thông, quảng cáo, triển lãm
― Kiểm toán, tư vấn tài chính và liên quan đến tài chính, Tư vấn về Nghiên cứu, phát
Ban/Phòng T.Chính
Confidential
triển, Dịch vụ khác
ĐỊNH KỲ
Tháng 12 hàng năm
ĐỘT XUẤT/
TRƯỚC KHI MUA
Trước khi mua hàng (nếu
chưa đánh giá định kỳ).
Gía trị mua ≥ 100 M
(cho dù đã đánh giá định kỳ vẫn phải đánh giá lại trước khi
mua)
Đánh giá mới : thu thập ít
nhất 3 NCU.
Đánh giá lại : NCU đã sử
dụng thì phải có file theo dõi
quá trình sử dụng → làm căn
cứ để đánh giá cho điểm lại
Đánh giá phải có căn cứ cho điểm dựa trên bằng chứng nào?
Trên hồ sơ thu thập, trên file theo dõi ghi nhận đã sử dụng
Confidential
KHÔNG ĐÁNH GIÁ
Trường
hợp
NCU
do
BTGĐ/BGĐ chỉ định phải
đính kèm bằng chứng (mail,
biên bản họp….)
Nếu NCU độc quyền trong
mảng HH/DV đó thì cho phép
chỉ định (phải có tờ trình
được phê duyệt)
Confidential
